Møteinnkalling Kontrollutvalget Råde

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Råde Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: kl. 17:30 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen på telefon eller til e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale Kjell Arild Løkke Leder (s) 1

2 Kontrollutvalget Rådes møte Sakliste PS 16/24 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 16/25 PS 16/26 Rådmannens oppfølging av FR-rapport: Mobbing - skolens psykososiale miljø Rapport - Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 8 46 PS 16/27 Møteplan 1. halvår PS 16/28 Referater og meldinger 126 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/143 Dokumentnr.: 14 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /24 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes. Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet , kan godkjennes 3

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Råde Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 18:30 til kl. 19:30 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 16/18-16/23 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Kjell A Løkke, leder x Geir-Ole Åsskau, nestleder Forfall Forfall Ragnhild S Hartviksen x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 2 av 3 Møtende fra ØKUS: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra ØKR: administrerende direktør Laila Nagelhus og seksjonsleder Jolanta Betker Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalgets møter er i utgangspunktet åpne (jf. KL 31). Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører i hht. KL 31, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at alle sakene skulle behandles for åpne dører. Kjell A Løkke (leder). Ragnhild S Hartviksen Kontrollutvalget Rådes møte

5 Sakliste PS 16/18 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 16/19 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 1. halvår 2016 PS 16/20 Rapport - Utført regnskapsrevisjon for 2015 PS 16/21 Overordnet revisjonsstrategi for Regnskapsrevisjon PS 16/22 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 PS 16/23 Referater og meldinger PS 16/18 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Kontrollutvalget Rådes behandling : Vedtak ble som innstillingen Kontrollutvalget Rådes vedtak/innstilling : 1. Protokoll fra møtet , godkjennes PS 16/19 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 1. halvår 2016 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2016, tas til etterretning Kontrollutvalget Rådes behandling : Vedtak ble som innstillingen Kontrollutvalget Rådes vedtak/innstilling : Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2016, tas til etterretning 5

6 PS 16/20 Rapport - Utført regnskapsrevisjon for 2015 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Rapport etter utført revisjonsarbeid i 2015 regnskapsrevisjon, tas til orientering Kontrollutvalget Rådes behandling : Vedtak ble som innstillingen Kontrollutvalget Rådes vedtak/innstilling : 1. Rapport etter utført revisjonsarbeid i 2015 regnskapsrevisjon, tas til orientering PS 16/21 Overordnet revisjonsstrategi for Regnskapsrevisjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Overordnet revisjonsstrategi for 2016, tas til orientering Kontrollutvalget Rådes behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Rådes vedtak/innstilling : 1. Overordnet revisjonsstrategi for 2016, tas til orientering PS 16/22 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2017 med en kostnadsramme på kr ,-, vedtas, med forbehold om at representantskapet i ØKR IKS godkjenner styrets forslag til budsjettramme på kr Budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalget Rådes behandling : Kontrollutvalget gjorde endringer i budsjettet til utvalget slik at dette samsvarer med kommunens endrede reglement: Godtgjørelsen til leder ble endret til fast lønn som er 3% av lønnen til stortingsrepresentanter (27.208,- per år, månedlig beløp på kr ,-). I møtet ble det opplyst at Østfold kommunerevisjons representantskap har godkjent revisjonens budsjett. Forbeholdet i vedtaket ble derfor strøket. Kontrollutvalget Rådes vedtak/innstilling : 1. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2017 med en kostnadsramme på kr ,-, vedtas. 2. Budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 6

7 PS 16/23 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Rådes behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Rådes vedtak/innstilling : 1. Referater og meldinger tas til orientering 7

8 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/141 Dokumentnr.: 22 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /25 Rådmannens oppfølging av FR-rapport: Mobbing - skolens psykososiale miljø Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Rådmannens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport «Mobbing skolens psykososiale miljø», tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg 1. Revidert handlingsplan mot mobbing i Råde kommune 2. Handlingstrapp ved avdekking av krenkende atferd (i realiteten en kortversjon av planen) 3. Momenter ved problemløsningssamtalen 4. Mal for vedtak om iverksetting av undersøkelser 5. Mal for vedtak om elevenes psykososiale miljø Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kommunestyresak 018/16, (Rapport) KU-sak 16/2, (Rapport) KU-sak 15/18, (Prosjektplan) Kommunestyresak 13/080, (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 13/26, (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapport «Mobbing - skolens psykososiale miljø» i sitt møte I vedtaket framgår at rådmannen skal gi kontrollutvalget en tilbakemelding på hvordan rapporten er fulgt opp innen september Forvaltningsrevisjonsrapporten ble behandlet i kommunestyret Kommunestyret vedtok kontrollutvalgets forslag til oppfølging (pkt. 2 i vedtaket). KS-018/16 VEDTAK: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Mobbing skolens psykososiale miljø», til etterretning. Kommunestyret finner det positivt at skolene, i samarbeid med PPT og andre instanser, har arbeidet aktivt og kontinuerlig for å avdekke, håndtere og forebygge mobbing 8

9 og krenkende atferd. Kommunen har ervervet verdifull kompetanse til å ivareta arbeidet og kontrollutvalget mener at kommunen har et stort potensiale hva gjelder videreutvikling av arbeidet med det psykososiale miljøet. Kommunestyret merker seg videre at kommunens samlede internkontrollsystem, består av svært mange og ulike elementer, noe som bidrar til å gjøre systemet uoversiktlig, og det kan fremstå som fragmentert. I tillegg viser det seg at praksis på flere områder ikke samsvarer med planen, og at flere av planens tiltak ikke gjennomføres. Handlingsplanen er med andre ord ikke implementert fullt ut. Kommunestyret ber derfor rådmannen om at han reviderer handlingsplanen jevnlig, slik at den i større grad kan gjenspeiles i praksis. Ellers slutter kommunestyret seg til kontrollutvalgets anbefalinger om effektiv internkontroll på området og at kommunen som skoleeier derfor må sørge for å: legge føringer for enhetlig praksis på skolen, både hva gjelder maler, rutiner og metodikk, eksempelvis gjennom nivåinndeling. å ha ett sett med likelydende rutiner og retningslinjer for arbeidet med å avdekke, forebygge og håndtere mobbing og krenkende atferd, samt oppfølging av elever som har blitt utsatt for dette. vurdere hvorvidt kommunens rutiner og retningslinjer i tilstrekkelig grad avklarer ansvar, og hvordan en sak skal dokumenteres. avklare hvordan internkontrolldokumentene skal være tilgjengelig for de ansatte, og sørge for at dette gjennomføres. etablere og gjennomføre evalueringsaktiviteter knyttet til handlingsplanens målsettinger, slik at skoleeier kan følge med på at handlingsplanen fungerer som forutsatt. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere skriftlig om sin oppfølging til kontrollutvalget innen september Mobbing er et så stort samfunnsproblem, at dette alltid må stå høyt på dagsorden i Råde kommune. Kommunestyret ber derfor samtidig rådmannen om å orientere utvalget UMK løpende om arbeidet med å nå handlingsplanens målsettinger. (pkt. 3 ble lagt til under behandlingen i kommunestyret) Vi har mottatt tilbakemelding fra rådmannen i oversendelsesmailen til sekretariatet skriver pedagogisk rådgiver, Inger Kolstad: Når det gjelder de tre første dokumentene, er disse lagt inn i kvalitetslosen under mappe «Skole og barnehage». Når det gjelder de to siste dokumentene (malene), er det lite hensiktsmessig å legge disse inn i Kvalitetslosen. De skal legges inn som maler i ACOS. For øvrig: Handlingsplan mot mobbing er gjennomgått og revidert av ei gruppe lærere tilsatt ved alle tre skolene i kommunen. Planen er gjennomgått på skoleledermøte, med små justeringer Det oppleves som mye av det som tidligere er påpekt, er ivaretatt i planen og handlingstrappen, slik som rutiner og ansvarsavklaringer. Bruk av ikke-anonyme spørreundersøkelser og sosiogram er nå tatt inn i planen. Foruten å være lagt inn i Kvalitetslosen er materialet (planen og malene distribuert til hver skole. Ikke alle på alle skoler er like komfortable med Kvalitetslosen. På nåværende tidspunkt vurderes det som ikke tilstrekkelig at planen kun finnes i Kvalitetslosen. Konkrete mål for arbeidet med skolemiljøet er nedfelt i tilstandsrapporten og vurderes ifm. resultatoppfølgelse av elevundersøkelsen. Råde kommune har nulltoleranse for mobbing. Med nulltoleranse menes at det skal gripes inn ved in hver form for mistanke om mobbing eller krenkende atferd. Vurdering I utgangspunktet mener vi at orientering fra rådmannen om hvordan rapporten er fulgt opp, kan tas til orientering. Kommunestyret vil bli orientert om rådmannens oppfølging i årsmeldingen fra kontrollutvalget. Saken legges fram uten ytterlige vurdering fra sekretariatet. 9

10 HANDLINGSPLAN MOT MOBBING RÅDESKOLENE 1 10

11 11 2

12 Innholdsfortegnelse SKOLENS ARBEID MOT MOBBING 0. Definisjoner, opplæringsloven 9a - 3 og mål for skolens arbeid mot mobbing 1. Avdekking av mobbing 1.1 Årlig undersøkelse av omfanget av mobbing ved skolen 1.2 Vakt og tilsynsordninger 1.3 Kommunikasjon lærer elev foresatt 1.4 Ved mistanke om mobbing 2. Løsning av mobbesaker 2.1 Skolens prosedyre når mobbing er meldt eller avdekket 2.2 Samarbeid med andre instanser ved mobbing 2.3 Arbeid i etterkant av en mobbesak elevarbeid 2.4 Arbeid i etterkant av en mobbesak organisasjonsarbeid 3. Forebygging 3.1 Relasjon lærer elev 3.2 Relasjon lærer - klasse/gruppe 3.3 Relasjon elev elev 3.4 Relasjon lærer foresatte 3.5 Skolens samarbeid med hjemmene 3.6 Skolestart 3.7 Klasse/gruppestart 3.8 Overganger mellom barnehage-skole og mellom skoleslag 3.9 Sikring av arenaer som skolegård, toaletter, gymnastikkfløy, SFO og skolevei 3.10 Fokus på mobbing i det forebyggende arbeidet 4. Kontinuitet 4.1 Ansvarskjede 4.2 Faste tiltak i et årshjul 4.3 Informasjon om handlingsplanen 4.4 Årlig gjennomgang og revisjon av planen 3 12

13 0 Personalets handlingsplikt overfor krenkende adferd Opplæringsloven 9a-3 andre ledd Dersom nokon som er tilsett ved skolen, får kunnskap eller mistanke om at ein elev blir utsett for krenkjande ord eller handlingar som mobbing, diskriminering, vald eller rasisme, skal vedkommande snarast undersøkje saka og varsle skoleleiinga, og dersom det er nødvendig og mogleg, sjølv gripe direkte inn. Det er viktig å understreke at denne bestemmelsen handler om mer enn mobbing. Mobbing, vold, rasisme og diskriminering er bare eksempler på «krenkjande ord eller handlingar». Loven gjelder også andre former for krenkende ord eller handlinger, slik som negative, enkeltstående utsagn om en persons utseende, klær, tro, dialekt osv. Definisjoner: Mobbing: En person blir mobbet når han eller hun, gjentatte ganger og over tid, blir utsatt for negative handlinger fra en eller flere personer. Det er en negativ eller aggressiv handling når noen med vilje påfører en annen person skade eller smerte ved fysisk kontakt, ved ord eller på andre måter. For å kunne bruke betegnelsen mobbing skal det også være en viss ubalanse i makt- og styrkeforholdet: den som blir utsatt for de negative handlingene, har vanskelig for å forsvare seg og er noe hjelpeløs overfor den eller de som plager ham eller henne. Etter denne definisjonen, som også blir brukt internasjonalt, er mobbing kjennetegnet av disse tre kriteriene: 1) Det dreier seg om aggressiv eller ondsinnet adferd, som 2) gjentar seg og vedvarer over en viss tid 3) i en mellommenneskelig relasjon som er preget av en viss ubalanse i styrke- eller maktforholdet. Mobbing inntreffer ofte uten noen åpenbar provokasjon fra offeret sin side. Loven omfatter både direkte mobbing, med åpne angrep på offeret, og indirekte mobbing, med sosial isolering og utestenging fra gruppa. Diskriminering: Diskriminering innebærer at en person blir dårligere behandlet eller trakassert, for eksempel på grunn av kjønn, funksjonsdyktighet, trosbekjennelse, hudfarge, nasjonal eller etnisk opprinnelse. Diskriminering kan både være direkte og indirekte. Rasisme: Rasisme omfatter diskriminering på grunnlag av «rase», hudfarge, nasjonalitet eller etnisk opphav. 13 4

14 Digital mobbing: Denne formen for mobbing kan inkludere de andre formene, og handler primært om at mobberne har tilgang til sterke virkemidler som bilder, video og tekst. Bilder, video og tekst kan spres raskt og kan være vanskelig å fjerne. Mobbingen skjer ved hjelp av nye verktøy barna har tilgang til, som internett og mobiltelefon. Mobbere bruker sms, mms, mobilkamera, e-post, blogger og hjemmesider som sine midler. (Mediatilsynet.no/trygg-bruk) Lovbestemmelsen gjelder også krenkende ord og handlinger som ikke er mobbing, vold, diskriminering eller rasisme, slik som for eksempel enkeltstående ytringer om utseende eller funksjonshemninger. Ord eller handlinger som i utgangspunktet ikke er ment å være krenkende, vil likevel kunne oppfattes slik. Ulike aldersgrupper og sosiale og kulturelle grupper vil ha ulike normer for adferd. Et utsagn eller en handling som ville være akseptabel innad i gruppen, vil kunne virke krenkende eller skremmende på elever utenfor denne. Her kan det være en utfordring å finne balansen mellom humor og krenkelser. Lovbestemmelsen gjelder både situasjoner der krenkende ord eller handlinger kommer fra medelever og der de kommer fra personalet. Personalet og ledelsen må drøfte seg fram til en felles holdning, slik at de reagerer likt overfor samme type adferd. (Kilde: Det psykososiale miljøet. Det er elevens egen opplevelse av det psykososiale miljøet som er avgjørende. Rektor, skolens personale, medelever og foresatte skal ikke bagatellisere hva eleven opplever. Hvis eleven opplever at noe er ubehagelig og krenkende, skal skolen handle. Alle ansatte har plikt til å gripe inn jf. Skolens handlingstrapp. I denne planen er RESPEKT programmet brukt som fundament. RESPEKT er et skoleutviklingsprogram utviklet ved Nasjonalt senter for læringsmiljø og atferdsforskning. RESPEKT har tre primære innsatsområder; mobbing, konsentrasjon og disiplin samt fire sekundære; skulk, rasisme, vold og negativ gjengdannelse. Målet med RESPEKT er å forebygge og redusere flere typer atferdsproblemer. Prinsippet i RESPEKT er å oppnå målbar endring i elevatferd gjennom å utvikle lærernes og ledelsens handlingskompetanse. Sentrale prinsipper i RESPEKT er utviklingen av kollektive autoritative voksen, konsistens (at tiltakene henger sammen og forsterker hverandre) og kontinuitet (å holde mål og retning for arbeidet over tid). Høsten 2014 startet kommunen med læringsmiljøprosjekt initiert av UDIR. Disse to prosjektene bygger på de samme prinsippene. 14 5

15 Skolens arbeid mot mobbing Mål: Alle elever skal oppleve et trygt og godt arbeidsmiljø fritt for mobbing på skolen Skolens arbeid mot mobbing beskrives i skolens handlingsplan. Planen bygger på fire innsatsområder: 1. Avdekking av mobbing 2. Løsning av mobbesaker 3. Forebygging av mobbing 4. Kontinuitet i arbeidet 6 15

16 1. Avdekking av mobbing. Handlingstrapp ved krenkende adferd ( vedlegg nr. 1) Mål: Mobbing som foregår i og ved skolen blir avdekket. Hvilke synlige adferdstegn kan barn og unge som blir mobbet vise? Skole vil ikke gå på skolen, enten hele tiden, på bestemte dager eller til bestemte timer. er redd for å gå til og fra skolen. går omveier til og fra skolen. kommer for sent på skolen eller hjem fra skolen. kommer sulten hjem. klarer seg dårligere på skolen. kommer hjem med ødelagte bøker, gjenstander eller klær. mister bøker, gjenstander eller klær. mister lommepengene gang på gang. Venner unngår venner og andre barn. blir innelukket og slutter med fritidsinteresser. Atferd ber om ekstra penger eller begynner å stjele. nekter å fortelle hva som er galt. begynner å mobbe søsken eller foreldre. blir lett oppfarende, irritabelt, aggressivt og har raseriutbrudd. mister selvtillit. gråter seg i søvn eller har mareritt. Helse har uforklarlige sykdommer endrer sove- eller spisevaner har uforklarlige skrammer og blå merker Hvilke synlige atferdsmessige tegn kan barn og unge som mobber vise? kan være aggressiv. kan være frekk og trassig kan være i generell opposisjon. kan lage konflikter og intriger. kan holde andre utenfor ved verbalspråk og kroppsspråk. (kilde:

17 Mål: Avdekke mobbing som foregår i og ved skolen. 1.1 ÅRLIG ELEVUNDERSØKELSE AV OMFANGET AV MOBBING VED SKOLEN Prosedyre ved årlige undersøkelser. Sosiogram f.eks relasjonssirkel 1. 2 trinn. Ikke anonym spørreundersøkelse trinn. Elevundersøkelsen fra Utdanningsdirektoratet trinn. Foresatte informeres i forkant av undersøkelsene. Ansvar i forbindelse med gjennomføring og oppfølging av den årlige undersøkelsen. Skolens ledelse har ansvar for å tilrettelegge og sette i gang undersøkelsene. Kontaktlærer gjennomfører undersøkelsene. Resultatene fra undersøkelsene bearbeides av ledelsen og sosiallærer. De har ansvar for at resultatene offentliggjøres og at nødvendige tiltak settes i verk. På bakgrunn av den ikke anonyme spørreundersøkelsen lager kontaktlærer et sosiogram og tiltak i forhold til dette. Om nødvendig tas undersøkelsen flere ganger i året. Rektor har ansvar for at resultatene fra elevundersøkelsen blir sak i personalgruppa samt alle rådsorganene: Foreldreråd, elevråd, samarbeidsutvalg og skolemiljøutvalget. Personalgruppa har et selvstendig ansvar for å gripe fatt i en negativ utvikling, vurdere resultatene av undersøkelsen for deretter å gjøre nødvendige tiltak trinn. Kontaktlærer tar alltid trivsel og sosial kompetanse opp i samtaler med elever og foresatte i forbindelse med utviklingssamtaler/elevssamtaler

18 1.2 Vakt og tilsynsordninger Vakt og tilsynsordninger har som mål å minimere negative handlinger, samt gi utsatte elever mulighet til beskyttelse mot overgripere. Sjekkpunkt for vakt og tilsynsordninger i friminuttene: 1. Alle som har tilsyn i fellesområdene på barneskolene bærer vester som gjør dem synlige i skolegård/uteområde. Ytterligere konkretisering: Vestene skal ha navn. Vestene skal også brukes på tur/ uteskole. Vi har lånevester uten navn for studenter m. m Ansvarlig: Hver enkelt lærer, assistent/fagarbeider/miljøarbeider, lærling og midlertidige vikarer. Ledelsen har ansvar for å dele ut vester. 2. De som har vakt skal ha tilsyn med alle områdene på skolen selv om en ikke kan være tilstede overalt hele tiden. Skolens områder er delt inn i ulike soner. Hver sone har sin navngitte vakt. Ytterligere konkretisering: Elevene skal i hovedsak henvende seg til de som har tilsyn. Ansvarlig: De som har tilsyn til enhver tid. 3. Skolen har et område med økt tilsyn.. Her er det alltid minst en voksen til stede. Det vet alle elever om. 4. Tilsyn kan forsterkes i perioder der det registreres eller meldes om konflikter mellom elever eller elevgrupper. Tilsyn kan også forsterkes i andre spesielle tilfeller, f. eks ved snøfall. Den enkeltes ansvar ved tilsynsordninger: Du skal være ute i riktig tid. Alle må følge vedtatt tilsynsplan. Ta oppgaven alvorlig slik at elevene vet at de som har tilsyn er en som er til å stole på. De som er borte, på tur eller ved annet fravær, må si i fra til inspektør at de har tilsyn. Gripe inn ved uønskede episoder og stoppe konflikter, krenkende ord eller handlinger og mobbing. Stoppe mobbing Jfr. Skolens handlingstrapp i tilknytning til 9A. Tiltak ved mobbing er beskrevet senere i handlingsplanen. Informere kontaktlærer hvis man griper inn ved for eksempel større konflikter. På barneskolen kan man gå innom trivselslederne for å sjekke at alt går bra. 18 9

19 1.3 Kommunikasjon lærer elev foresatte Sjekkpunkt: Den enkelte elevs arbeidsmiljø som utgangspunkt for å avdekke evt. mobbing: 1. Mobbing tas opp i faste læringssamtaler under punktet sosialfungering og oppførsel. Ytterligere konkretisering: Hver elev bør ha minst 2 læringssamtaler i hvert av semestrene (høst/vår). Alle elever oppfordres til å si i fra om mobbing. Ansvarlig: Kontaktlærer er ansvarlig for å innhente informasjon fra eventuelle faglærere, forberede og gjennomføre samtalene med elevene. 2. Mobbing er tema på klasseforeldremøter. Tilgjengelig materiell fra Respekt kan brukes. Ytterligere konkretisering: Skolen har en egen plan for hvilke temaer innenfor mobbeproblematikken som skal tas opp på de ulike årstrinnene. Foreldre oppfordres til å kontakte skolen/ si i fra om mobbing. Ansvarlig: Kontaktlærer og klassekontakter. 3. Mobbing tas opp i utviklingssamtaler med elever og foresatte hver høst og vår. Ytterligere konkretisering: Sosial fungering og oppførsel er et fast punkt i utviklingssamtalen. Utviklingssamtalen skal være skriftliggjort etter fast mal. Utviklingssamtalen skal undertegnes av foresatte. Kopi til elevmappe. Kopi til foresatte. Ansvarlig: Kontaktlærer, foresatte og elev. Eleven skal som hovedregel være med på samtalen. 4. Mobbing som tema tas opp overfor alle foreldrene ved skolen Ytterligere konkretisering: Skolens ledelse i samarbeid med FAU informerer om mobbing, viser til resultater fra elevundersøkelsen og kommer med forslag til tiltak. Ansvarlig: skolens ledelse. 5. Mobbing som tema tas jevnlig opp på klassemøter i løpet av skoleåret. Skolen har en egen plan over hvilke temaer innenfor mobbeproblematikken som skal tas opp på de ulike årstrinnene. Skolens plan for læring av sosiale ferdigheter ses i sammenheng med dette. Ansvarlig: Kontaktlærer/ Faglærer

20 1.4 Ved mistanke om mobbing. Prosedyre når mistanke om mobbing er tilstede: 1. Informasjonsinnhenting gjennom samtale med antatt offer og evt. andre. Ytterligere konkretisering: jfr. Skolens reaksjonstrapp. Snakke med eleven alene og fortelle hva du har sett og hørt. Ansvarlig: Alle ansatte samt skolens ledelse i forhold til de ulike nivåene. 2. Informasjonsinnhenting gjennom observasjon Ytterligere konkretisering: Jfr. handlingstrapp. Drøfte mistanken på teamet, slik at også de andre som har denne eleven observerer og er ekstra oppmerksomme. Følge spesielt med eleven både inne og ute. Ansvarlig: Alle ansatte samt skolens ledelse i forhold til de ulike nivåene. 3. Samordning av informasjon blant skolens ansatte. Ytterligere konkretisering: Bruke personalmøter/teammøter/ elevfokus som felles arena for samordning og handling av vedtatte tiltak. Ansvarlig: Rektor 4. Systematisk informasjonsinnhenting fra elevene: Ytterligere konkretisering: Bruke for eksempel observasjon, verktøyet Innblikk av Tove Flack, jentegrupper samt ha samtaler med hele eller deler av klassen. Ansvarlig: Sosiallærer i samarbeid med kontaktlærer/ faglærer og andre ansatte. 5. Informasjonsinnhenting fra foresatte Ytterligere konkretisering: Foresatte kontaktes. jfr. handlingstrapp Ansvarlig: Alle ansatte og skolens ledelse i forhold til de ulike nivåene i skolens reaksjonstrapp

21 2. Løsning av mobbesaker Mål: Skolen tar ansvar og initiativ for å stoppe mobbing. Dette gjøres på måter som i neste omgang forebygger mobbing ved skolen Skolens fellesstrategi skal sikre at lærere eller foresatte som tar opp en mobbesak vet at den blir seriøst behandlet etter retningslinjer man er blitt enige om. Alle avdekkede mobbesaker bør i prinsippet følge ansvarskjeden observatør-kontaktlærerrektor- hjelpeapparat jf. De ulike nivåene i skolens reaksjonstrapp der alle ansatte har en handlingsplikt som består i av plikt til å gjøre undersøkelser raskt, plikt til å varsle rektor, plikt til å gripe inn. Undersøkelser, samtaler og avtaler/vedtak skal skriftliggjøres. Det må føres referat og/eller logg underveis med den enkelte sak. Det individrettede arbeidet deles i to; handlingsplikt og vedtaksplikt. Vedtaksplikten handler om det individrettede arbeidet, om plikten til å behandle henstillinger fra elever eller foresatte. En henstilling kan være skriftlig eller muntlig. Ved muntlig henvendelse er det viktig å klargjøre om dette er en anmodning om tiltak. En henstilling bør rettes til skolens ledelse ved rektor, men kan også rettes til inspektør, sosiallærer, kontaktlærer, faglærer eller andre ansatte. Henstillingen skal alltid bringes videre til skolens ledelse. Det er rektor som har myndighet til å fatte enkeltvedtak Skolens prosedyrer når mobbing er meldt eller avdekket Skolens prosedyrer ved en mobbesak er : 1. Undersøkelser og observasjon settes i gang for å sikre faktainformasjon Konkretisering: Innhenting av fakta gjennom elevsamtaler, foreldresamtaler, ikke anonyme spørreundersøkelsen, gjennom bruk av Innblikk, og andre formålstjenelige observasjoner. Ansvarlig: Alle ansatte samt skolens ledelse i forhold til skolens reaksjonstrapp. 2. Første samtale med offer etter prosedyre Jfr. Problemløsningssamtalen fra Nasjonalt senter for læringsmiljø og atferdsforskning. ( se vedlegg 2.). Ytterligere konkretisering: Samtaler med eleven som er mobbet for å skaffe informasjon og gi støtte. Skolen skal sikre at elevens egen subjektive opplevelse kommer fram. Skolen har ansvar for å legge til rette for et godt samarbeid med foresatte til eleven som blir mobbet. Jfr. Problemløsningssamtalen fra Nasjonalt senter for læringsmiljø og atferdsforskning. Ansvarlig: Kontaktlærer/ sosiallærer/ rektor 3. Første samtale med plager etter prosedyre Jfr. Problemløsningssamtalen fra Nasjonalt senter for læringsmiljø og atferdsforskning. ( se vedlegg 2.) Ytterligere konkretisering: Er det flere som mobber, snakkes det med en og en av gangen. Hensikten med samtalen er å gi beskjed om at slik atferd er uakseptabel og må 21 12

22 stoppe umiddelbart. Det gjøres skriftlige avtaler om oppfølging. Skolen har ansvar for å legge til rette for et godt samarbeid med foresatte når det gjelder tiltak som kan/ bør gjøres. Ansvarlig: Kontaktlærer/ sosiallærer/ rektor. Det bør være den samme som snakker med offer og plager. 4. Oppfølgingssamtaler med offer: Ytterligere konkretisering: I disse samtalene bør man få oversikt over eventuelle venner i skolemiljøet, navn på plagerne, navn på viktige statuspersoner i elevmiljøet og beskrivelse av mobbesituasjonene. Vanligvis holder det med 2-3 møter med offeret før man kontakter plagerne. Det bør ikke gå lang tid mellom møtene. Ansvarlig: Kontaktlærer eller eventuelt sosiallærer. 5. Oppfølgingssamtaler med plager: Ytterligere konkretisering: Samtalene med plagerne bør fortsette helt til situasjonen er løst og stabil, men tidene mellom møtene kan økes etter hvert. Prinsippet er at læreren ikke bare griper inn, men viser at han følger nøye med videre. Ansvarlig: Kontaktlærer eller eventuelt sosiallærer. 6. Samtaler med foreldrene til offer Ytterligere konkretisering: Mobbeofferets foreldre blir kontaktet samme dag man har den første samtalen med offeret eller så fort som mulig. Kontakten skjer per telefon, men møter kan avtales. Ansvarlig: Kontaktlærer /sosiallærer. 7. Samtaler med foreldrene til plager Ytterligere konkretisering: Plagernes foreldre kontaktes samme dag som samtalene med deres barn finner sted. Foreldre blir kontaktet per telefon, men møter kan eventuelt avtales. Skolen handlingsplikt skriftliggjøres gjennom et 9a brev. Se vedlegg. Ansvarlig: Kontaktlærer eller eventuelt sosiallærer. Rektors vurdering etter faktainnhenting: Enkeltvedtak fattes (vedlegg 3) Rektor fatter enkeltvedtak raskest mulig om elevens rett etter 9a -1 er ivaretatt eller ikke. Begrunnelse om retten er ivaretatt eller ikke Nevne de faktiske forhold som vedtaket bygger på Begrunne valg av eventuelle tiltak Hvordan følge opp og evaluere tiltakene. Konklusjon må komme klart og tydelig fram Sikre foresattes klagerett Når tiltakene evalueres, vurderes også behov for nye enkeltvedtak

23 2.2 Samarbeid med andre instanser ved mobbing Aktuelle samarbeidsparter utenfor skolen er: Helsesøster, PPT. Det kan også være nødvendig i noen saker å ta kontakt med Barnevern, BUP, politi og kommunens beredskapsteam mot mobbing. Prosedyrer for samarbeid med parter utenfor skolen: Helsesøster er tilgjengelig for samarbeid på skolen 3dager i uken. PPT som faginstans er tilgjengelig for råd og veiledning. Kommunens beredskapsteam mot mobbing skal kun kontaktes i de tilfeller der skolens arbeid ikke har ført frem eller i de tilfeller der foreldre/ foresatte opplever at skolen ikke har tatt tilstrekkelig tak i saken. Faste samarbeidsmøter Samarbeidsmøte mellom skole PPT 1 g/mnd. Ansvarlig: skolens ledelse. Tverrfaglige møter med skole, helsesøster, barnevern og PPT 1 gang i måneden. Ansvarlig: skolens ledelse/ sosiallærer Politiråd: skole, barnevern, utekontakt, allaktivitetshuset v/ leder 2gg/ halvåret

24 2.3 Arbeid i etterkant av en mobbesak - elevarbeid Etter at en mobbesak er løst eller at det er tatt affære for å endre situasjonen, vil det være nødvendig å jobbe strategisk i forhold til de ulike partene: mobbeofferet, mobberne og tilskuerne. Målet med dette arbeidet må være å forebygge at de kommer i noen av disse rollene seinere. 1. Prosedyrer for jobbing i etterkant med enkeltelever: Mobbeoffer: Oppfølgingssamtaler/ dialog i etterkant. Ofte i begynnelsen, deretter noe sjeldnere. Holde på samtalene minst det neste halvåret. Mobber(e): Oppfølgingssamtaler/ dialog i etterkant. Ofte i begynnelsen, deretter mindre hyppige samtaler, holde på samtalene det neste halvåret minst. La tidligere mobbeoffer og mobber gjøre statusoppgaver sammen. Snakke med tilskuerne. Sanksjoner må være i tråd med ordensreglementet. Skolen må dokumentere bruk av sanksjoner. Problemsituasjonene følges inntil de opphører helt. Alle involverte elever skal følges opp i henhold til de enkelt vedtak som fattes i saken. Ansvarlig: Kontaktlærer/ sosiallærer/ rektor 2. Prosedyrer for jobbing i etterkant med klasse/ gruppe: Tilskuerrollen Klasseregler om mobbing/ atferd Sosial handlingsplan (se den enkelte skoles årshjul for psykososialt arbeid.) Ansvarlig: kontaktlærer/ sosiallærer/ rektor 2.4 Arbeid i etterkant av en mobbesak - organisasjonsarbeid Problemløsning på individnivå og etterarbeid etter en mobbesak kan avdekke svakheter i systemet, som bør endres for å virke forebyggende. Det er derfor viktig at hver mobbesak avsluttes med en evaluering der ledelse sammen med aktuelle parter drøfter hva en i organisasjonen kan lære av denne saken med tanke på å forebygge mobbing. Prosedyrer for jobbing i etterkant med fokus på organisasjonen. Problemstilling angir fokus på veiledning: 1. Gjennomgang av saken med tanke på hva den viser av organisering og rutiner, hva som fungerer bra og hva som ikke fungerer godt nok. Ytterligere konkretisering: Sosiallærer, skoleledere og kontaktlærer møtes. Saken tas videre til plangruppa. Veiledning brukes aktivt i forhold til organisasjonsarbeid

25 Ansvarlig: Rektor, sosiallærer og kontaktlærer 2. Informasjon til andre ansatte og drøfting basert på vurderingene i samsvar med punkt 1 ovenfor. Ytterligere konkretisering: Det drøftes på personalmøter på skolen og i møte med SFO. Ansvarlig: Rektor 3. Eventuell endring av prosedyrer i handlingsplanen. Ytterligere konkretisering: Ansvarlig: Rektor Forebygging Mål: Alle elever skal oppleve et godt arbeidsmiljø 3.1 Relasjon lærer - elev Lærer er en tydelig autoritativ voksen som eleven kan ha tillit til. Læreren jobber for en god relasjon til hver enkelt elev. Det betyr at læreren må lytte til eleven og respektere han, men samtidig sette tydelige grenser og være konsekvent i forhold til oppfølging av disse. Tiltak skolen iverksetter for å bidra til at lærers relasjonsbygging til enkeltelever pågår kontinuerlig og har høy kvalitet: 1. En god klasseleder som ser den enkelte elev og gir støtte. Med god klasseledelse mener vi en autoritativ lærer som: har positiv fokus. eier klasserommet. har god struktur og trygge rammer i undervisningen. bygger gode relasjoner. griper inn med planlagte reaksjoner. 2. Elevsamtaler: vurdering av læring og for læring

26 3. Utviklingssamtaler: Gjennomføres høst og vår. Eleven skal i hovedregel være med på utviklingssamtalen. Dokument fra utviklingssamtalen skal undertegnes av foresatte kopi til elevmappe. Foresatte skal også ha en kopi. Annet: Aldersblanding Felles aktivitetsdager Praktiske fag Fellessamlinger 3.2 Relasjon lærer - klasse/gruppe Lærer utøver tydelig ledelse på en slik måte at klassen/gruppen oppleves som et trygt sted for alle elevene. Læreren stiller krav ut fra kjente atferdsnormer. Det betyr at læreren er en myndig og autoritativ voksen som med god klasseledelse: setter en standard i klassen og gir støtte for å oppnå en slik standard fører kontroll med skolearbeid og sosial atferd gripe inn mot uønsket atferd Tiltak skolen iverksetter for å bidra til at lærers relasjonsbygging til klassen/gruppen har høy kvalitet: Teamorganisering mot trinnene, slik at elevene har færrest mulig voksne å forholde seg til. Alle voksne følger opp felles reglement og pedagogiske føringer. Sette av tid til klasserådsarbeid jevnlig. Utøve god klasseledelse. Hver skole har sine rutiner for klasseledelse

27 3.3 Relasjon elev - elev Elevene i klassen/gruppen tar vare på hverandre og er opptatt av at alle har det trygt. Det betyr å arbeide for at alle føler seg inkludert og regnet med i fellesskapet. Det betyr å arbeide for at elevene viser omtanke, ansvar og respekt for andres følelser og synspunkter.(empati) Tiltak skolen iverksetter for å bidra til at de voksnes stimulering av positive relasjoner mellom elevene pågår kontinuerlig og har høy kvalitet: Varierte undervisningsformer som legger til rette for elevmedvirkning og ulike arbeidsformer. Variere samarbeidsformer og gruppering i ulike aktiviteter. Kontinuerlig arbeid med klassemiljø og skolemiljø. (ukas/ dagens elev, hemmelig venn, lekegrupper, jente og guttegrupper etc.) Et aktivt elevråd der eleven får reel medinnflytelse og ansvar i saker som omhandler skolens læringsmiljø og fysiske miljø. Aktiviteter i skolens årshjul. Lære sosial samhandling og det å oppnå og holde på vennskap Relasjon lærer - foresatte Relasjonen mellom lærer og den enkelte elevs foresatte er preget av respekt, tillit og samarbeidsvilje Det betyr god kommunikasjon mellom hjem og skole som bygger på gjensidig og likeverdig samarbeid. Det er skolens ansvar å legge til rette for samarbeidet. Tiltak skolen iverksetter for å bidra til at lærernes arbeid med å bygge gode relasjoner til foresatte pågår kontinuerlig og har høy kvalitet: Legge til rette praktisk for sted, tid og tilgjengelighet. Foreldresamarbeid som tema i personalet og i foreldregrupper

28 Treffpunkter mellom skole og hjem kan for eksempel være: Åpen skole Felles tilstelninger på skolen og utenfor skolen. Utviklingssamtaler Klassekontaktmøter Foreldremøter Sommer/ vintersamlinger/ avslutninger trinnvis Leke/ spillekvelder Invitere foreldre med på skoleaktiviteter. Kommunikasjon på nett/ telefon Ukebrev 3.5 skolens samarbeid med hjemmene Skolen har et åpent og aktivt samarbeid med de foresatte som gruppe Det betyr at skolen har rutiner som involverer foresatte på klasse og skolenivå. Tiltak skolen iverksetter for å bidra til at skolens samarbeid med hjemmene har høy kvalitet og bidrar best mulig til utvikling av gode læringsmiljø for elevene: Forberede foreldremøte sammen med klassekontaktene. 17. mai forberedelser og gjennomføring. Rektor/inspektør deltar på klasseforeldremøter rundt oppstart i 1. klasse og 8. klasse, og ved behov. Skriftlig informasjon; ukebrev og hjemmeside. Ha med foreldre i utviklingsprosesser. Det gjennomføres minst ett møte i halvåret i Samarbeidsutvalget og i Skolemiljøutvalget. Referat fra møtene journalføres i kommunens saks-arkikvsystem og meldes opp gtil UMK som referatsak. Skolen ledelse har et aktivt samarbeid med FAU. Eventuelt skolekurs for foreldre. Skoleledelsen inviterer førsteklasseforesatte til minst en kurskveld rett etter skolestart i første klasse

29 FUG (foreldreutvalget for grunnopplæringen) har nyttig informasjon om mobbing og samarbeid mellom skole og hjem på sine hjemmesider: SKOLESTART Skolestarten skal være forutsigbar, trygg og gi alle elever en positiv opplevelse Alle elever i Råde skolen skal møte den samme standarden for god skolestart. Tiltak skolen iverksetter for å sikre en god skolestart for enkelteleven: Jfr skolens prosedyre for God skolestart. Se vedlegg klasse/gruppestart Lærer møter klassen/gruppen på en måte som signaliserer trygg ledelse, ivaretakelse som basis for gjensidig tillit Alle elever i Råde skolen skal møte lærere som utøver god klasseledelse Tiltak skolen iverksetter for å sikre en god årlig start for klasser/grupper: Den enkelte skoles prosedyrer ifm.god skoilestart 3.8 Overganger mellom barnehage-skole og mellom skoleslag Overganger mellom barnehage og skole og mellom skoleslag oppleves som forutsigbart og trygt for elevene Det betyr at elevene og foreldre er forberedt/ har kjennskap til hva som møter dem ved skolestart på ny skole/ ved nytt skoleslag

30 Tiltak skolen iverksetter for å sikre en god overgang for enkelteleven: Jfr. Felles kommunale planer for å sikre gode overganger. Jfr. Årshjul. 3.9 Sikring av arenaer som skolegård, toaletter, gymnastikkfløy, SFO og skolevei Skolen har prosedyrer og sjekkpunkter som gjør at skolegård, toaletter, gymnastikkfløy, SFO og skolevei oppleves som trygge steder. Det betyr at læreren/ skolen skal ha tilstrekkelig kontroll og oversikt over de områdene elevene befinner seg på, slik at de kan føle seg trygge i skoletiden. Tiltak skolen iverksetter for å oppnå trygg skolegård, trygge toaletter, trygg gymnastikkfløy og trygg skolevei for enkelteleven: Trygg skolegård: Vi må ha en god, synlig voksentetthet ute i friminuttene. Vi må også ha en sjekkliste som viser hvilke områder det er viktig å kontrollere når man har tilsyn. Trygge toaletter: Den som har tilsyn må gå innom toalettene. Trygg gymnastikkfløy: Vi må sitte utenfor garderobene til alle har skiftet/ dusjet etter endt gymnastikktime. Trygg skolevei: Vi har tilsyn ved bussen. Skolepatrulje/Spetalen. Samarbeid med foresatte om trygg skolevei Fokus på mobbing i det forebyggende arbeidet Elevene skal utvikle kunnskap om temaet mobbing og bygge opp holdninger som vil motvirke mobbing. Hvordan synliggjøre det forebyggende arbeidet? Bruke «Innblikk» (Tove Flack)/ ikke anonym spørreundersøkelse/ sosiogram til å gjennomføre en sosiometrisk undersøkelse i hver klasse ved oppstarten av hvert skoleår. Dette gjøres skriftlig i hel klasse, eller ved å ta ut en og en elev. Funnene skal danne utgangspunkt for utvikling av kunnskap om: Elevkollektivet Vennskap Tilskuerrollen Kommunikasjon Kroppsspråk Positive ledere Ulike roller 30 21

31 Trivsel Konfliktløsning 1. Utvikling av kunnskap om mobbing Ytterligere konkretisering: Hver klasse, evt. trinn velger sitt satsningsområde etter de funnene som blir gjort i den sosiometriske undersøkelsen. Ansvarlig: alle lærere på trinnet, elevene og foresatte 2. Utvikling av holdninger mot mobbing Ytterligere konkretisering: De valgte fokusområdene utvikles gjennom kunnskap og praktisk arbeid i læringsmiljø. Ansvarlig: alle lærere på trinnet, elevene og foresatte 3. Elevmedvirkning i arbeidet mot mobbing Ytterligere konkretisering: ansvarliggjøre elevene gjennom refleksjon og praktiske øvelser/ aktiv deltakelse. Ansvarlig: alle lærere på trinnet. 4. Klasse/ gruppeleders arbeid overfor elevene angående mobbing Ytterligere konkretisering: Gjennomføre og oppsummere den sosiometriske undersøkelsen. På bakgrunn av dette lages en plan for skoleåret. Ansvarlig: Kontaktlærer og teamets lærere. 5. Klasse/ gruppeleders arbeid overfor foresatte angående mobbing Ytterligere konkretisering: Handlingsplanen tas opp på foreldremøte og i utviklingssamtaler minst en gang i året og ellers etter behov. Ansvarlig: Kontaktlærer og teamets lærere. 4. Kontinuitet Mål: Skolens arbeid med å forebygge, avdekke og stoppe mobbing foregår kontinuerlig 4.1 Ansvarskjede Prinsippet er at problemer løses på lavest mulige nivå, men at lærere vet når saker skal meldes videre og vet hvem de kan henvende seg til hvis problemene ikke kan løses på deres nivå. Det vil altså være som en trapp, der problemene søkes løst lavest mulig, men der en går lenger opp i trappen når nødvendig. Det settes opp en oversikt over hvem som har ansvar for hva som gjøres når det gjelder mobbing. Ansvarskjede: observatør kontaktlærer sosiallærer rektor hjelpeapparat (der i blant kommunens beredskapsteam mot mobbing 31 22

32 4.2 Faste tiltak i et årshjul For å sikre kontinuitet i tiltak for å forebygge og avdekke mobbing settes faste tiltak på skolen inn i en kalender over skoleåret. Det settes opp en oversikt som følger skoleåret og hvem som er ansvarlig for gjennomføring av de ulike tiltakene: OPPGAVE TIDSPUNKT ANSVAR 1. Skolens ledelse og ansatte gjennomgår vedtatt reaksjonstrapp med fokus på følgende områder: Ved skolestart. Rektor Hva er et godt psykososialt miljø? Hva er krenkende atferd? Hva er terskelen for å gripe inn? Hvem gjør hva? Når skal skolens ledelse varsles? Når skal enkeltvedtak fattes? 2. Skolens planer og tiltak for forebyggende Ved skolestart. Rektor og holdningsskapende arbeid gjennomsyrer skolehverdagen. 3. Opplæring og informasjon til alle ansatte. Ved skolestart. Rektor Plan for å sikre et godt psykososialt miljø. Ordensreglementet. 4. Nye foresatte gjøres kjent med Første foreldremøtet om Rektor/kontaktlærer handlingsplanen mot mobbing, ordensreglementet. høsten. 5. Elever og foresatte informeres om handlingsplanen og ordensreglementet. Høst Kontaktlærer 6. Ikke-anonym spørreundersøkelse/innblikk/sosiogram Relasjonssirkel 1.-2 trinn Høst Kontaktlærer/sosiallærer 7. Årlig elevundersøkelse trinn udir. Høst Kontaktlærer/sosiallærer /rektor 8. Funn i utviklingssamtalen vurderes Høst Kontaktlærer/rektor 9 Vakt- og tilsynsordningen evalueres. Høst Rektor 10. Funn i utviklingssamtalen vurderes Vår Kontaktlærer/rektor Gjennomgang av elevundersøkelsen tas Vår Rektor opp i personalet, elevråd, FAU, SMU, SU 12 Ikke anonym spørreundersøkelse/innblikk Sosiogram Vår 8.trinn Kontaktlærer/sosiallærer 13. Skolen skal evaluere sitt forebyggendee Vår Rektor og holdningsskapende arbeid hvert år. Evaluering og ev. revidering foretas på personalmøtte, elevråd, FAU, SMU, SU 14 Handlingsplanen skal revideres hvert år. Vår Rektor 15 Vakt- og tilsynsordninger evalueres Vår Rektor 16 Tiltak og aktiviteter vedr. skolens miljø Løpende elevrådskontakt tas opp i elevråd 17 Samarbeid hjem-skole løpende Kontaktlærer 18 Internkontroll. Sjekkpunkter/Praksis i forhold til oppfølging av opplæringslovens kap 9a Løpende Rektor 32 23

33 (elevenesskolemiljø), 11-1a (skole miljøutvalget), 2-9 (ordensreglement, 2-10 (bortvisning) 19 Skolenes arbeid med det psukososiale miljøet er til drøfting minst en gang i året. Skoleledermøter Skoleledergruppa 4.3 Informasjon om handlingsplanen Nyansatte må innføres i handlingsplanen slik at de kan delta i skolens arbeid mot mobbing. Nye elever og foresatte må bli kjent med skolens arbeid mot mobbing. Tiltak for å informere nyansatte: Tiltak for å informere elevene: Tiltak for å informere foresatte: Se skolens årshjul for psykososialt arbeid. 4.3 Ansvarlig for gjennomgang og revisjon av planen For å gjøre planen til et aktivt verktøy i organisasjonen vil det være nødvendig med en årlig gjennomgang for å vurdere om planen fungerer tilfredsstillende eller om det er nødvendig med revisjon. Tidspunkt for årlig gjennomgang av planen: Se skolens årshjul for psykososialt arbeid. Ansvarlig for at årlig gjennomgang av planen gjøres: Se skolens årshjul for psykososialt arbeid. Litteratur som tar for seg relasjonen lærer elev og lærer klasse/gruppe: Berger, A-H. (2000). Som elevene ser det: hva får elevene til å bråke eller lære? Oslo. Cappelen Akademisk. Ertesvåg, S. & Størksen, S.(2011). Implementering av skuleomfattande arbeid. SAF, UiS. Ertesvåg, S. K. & Vaaland, G.S.(2007). Prevention and reduction of behavioural problems in school: An evaluation of the Respect-program. I Educational psychology, 27(6), pp Fuglestad, O. L. (1993). Samspel og motspell. Oslo. Samlaget. Gordon, T. (1979). Snakk med oss lærer. Oslo. Dreyer. Juul, J. & Jensen, H. (2003). Fra lydighet til ansvarlighet: pedagogisk relasjonskompetanse. Oslo. Pedagogisk forum

34 Molnar, A. (1993). Skolen og problemelevene. Oslo. Universitetsforlaget. Nordahl, T. (2002). Eleven som aktør. Oslo: Universitetsforlaget. Nordahl, T. (2008). Klassen som læringsmiljø og lærerens ansvar. I Krejsler, J.B. & Moos, L.(red.) Klasseledelse maktkampe i praksis, pædagogik og politikk. S Nordahl, T., Gravkrok, Ø., Knudsmoen, H., Larsen, T.M.B. og Rørnes, K.(2006). Forebyggende innsatser i skolen. Sosial og helsedirektoratet, Utdanningsdirektoratet. Nordahl, T. & Sørlie, M-A. (1997). Elever som viser problematferd i skolen pedagogiske utfordringer. I I.M. Helgeland (red.). Utfordrende ungdom i skolen. Revidert utgave. Oslo: Kommuneforlaget. Ogden T. (2001). Sosial kompetanse og problematferd i skolen: kompetanseutviklende og problemløsende arbeid i skolen. Oslo. Gyldendal, akademisk. Ogden, T. (2002. Klasse- og undervisningsledelse. Bedre skole småskriftserie nr. 6. Oslo. Bedre Skole. Roland E. (1998). Elevkollektivet. Stavanger. Rebell forlag. Roland, E. & Vaaland, G.S. (2011). Klasseledelse og atferdsvansker. SAF, UiS. Roland, E. & Vaaland, G.S. (2011). Respektprogrammet. SAF, UiS. Roland, E. & Vaaland, G.S. (2003) Zero, SAFs program mot mobbing. Lærerveiledning. Stavanger. Senter for atferdsforskning. Roland, P. (2011). Problematferd i skolen hvordan kan pedagoger håndtere aggressiv atferd? SAF, UiS. Rørnes, K., Overland, T., Roland, E. & Tveitereid, K. (2006). Læreren som leder. I Forebyggende innsatser i skolen. Sosial og helsedirektoratet, Utdanningsdirektoratet. Schmuck, R. & Schmuck, P. (1992). Livet i klasserommet. ny utg. Oslo: Cappelen forlag. Shariff, S. (2008). Cyber-bullying. Issues and solutions for the school, the classroom and the home. London, Routledge. Skaalvik, E. M. & Skaalvik, S. (2005). Skolen som læringsarena. Selvoppfatning, motivasjon og læring. Oslo. Universitetsforlaget. Slåttøy, A. (2002). Problematferd i klasserommet. Oslo: Cappelen Akademiske forlag. Utdanningsdirektoratet (2011). Arbeid mot mobbing. Veileder for ansatte og ledere i grunnskolen. Utdanningsdirektoratet (2008). Elevenes skolemiljø. Kapittel 9a i opplæringsloven. Utdanningsdirektoratet (2010). Retten til et godt psykososialt miljø etter opplæringsloven kapittel 9a. RundskrivUdir Utdanningsdirektoratet. Utvikling av sosial kompetanse. Veileder for skolen. Westblad-Dicks, M. (2002). Å håndtere livet i skolen. Det gode møtet mellom lærere, elever og foreldre. Oslo. Kommuneforlaget.. Westergård, E & Fandrem, H. (2011). Samarbeid mellom hjem og skole. Stavanger, SAF, UiS. FUG (foreldreutvalget for grunnopplæringen) har nyttig informasjon om mobbing og samarbeid mellom skole og hjem på sine hjemmesider: Litteratur som tar for seg temaet gode relasjoner mellom skole og hjem: Andersen, J. (1995). Foreldresamtaler: En innføring. Oslo. Pedagogisk forum. Andersen, J. (1996). Mer foreldresamarbeid. Oslo, Pedagogisk Forum. Andersen, J. (2002). Vanskelige samtaler pågår. Oslo, Pedagogisk Forum

35 Haabeth, I. (2010). Dagbok fra en mors verste mareritt mobbing i skolen. Humanist Forlag. Jensen, J. og Jensen, H. (2007). Profesjonelt forældresamarbeide. København, Akademisk forlag. Kristiansen, T. (2004). Foreldrene - skolens nye ressurs. Utfordringer til samtale mellom lærere og foreldre. Bergen, DAMM & Sønn. Nordahl, T. (2000). Samarbeid mellom hjem og skole. Foreldre i skolen, 2: Nordahl, T. (2007). Hjem og skole. Hvordan skapeet bedre samarbeid?oslo, Universitetsforlaget. Nordahl, T. og M-A. Sørlie (1996). Samarbeid mellom hjem og skole. Erfaringer og utfordringer. I Sandbæk, M. og G. Tveiten (red.): Sammen med familien. Arbeid i partnerskap med barn og familie. Oslo: Kommuneforlaget. Roland, E. (1996). Mobbing, håndbok til foreldre. Stavanger. Rebell forlag. Roland, E. (1998). Elevkollektivet. Stavanger. Rebell forlag. Slåttøy, A. (Cappelen Akademiske forlag.2002). Problematferd i klasserommet. Oslo. Litteratur som tar for seg betydningen av gode overganger og god skolestart: FUB, FUG & Utdanningsforbundet (2011). Med spent forventning Sjekkliste for en god overgang fra barnehage til skole. Kunnskapsdepartementet. (2008). Veileder. Fra eldst til yngst. Samarbeid og sammenheng mellom barnehage og skole. Løge, I. K., Bø., Omdal, H. & Thorsen, A. A. (2003). Hva skjer ved overgangen barnehage skole? Tverrfaglig samarbeid rundt skolestart teori og evaluering. SAF, HiS. Roland, E. (1998). Elevkollektivet. Stavanger, Rebell forlag

36 Handlingstrapp ved avdekking av krenkende atferd Nivå1 Hva Hvordan Ansvarlig 1. Undersøke saken for å sikre korrekt info - Melde fra til kontaktlærer, sosiallærer og ledelse - Snakke med involverte parter - På jakt etter fakta. Konkrete handlinger - Hvis foreldrehenvendelse: Enkeltvedtak om at undersøkelser er satt i gang. Den som først får kjennskap til saken. Kontaktlærer/sosiallærer Rektor 2. Samtale med offer - Undersøkelse (hvem, hva, hvor) Kontaktlærer/sosiallærer 3 STOPP samtaler med elev/er som har utført krenkelsene - Fortelle eleven at han/hun ikke skal måtte tåle krenkende handlinger - Tydelig si fra om at skolen ikke aksepterer mobbing. Gi uttrykk for nulltoleranse - Være tydelig på hva som har kommet fram i undersøkelsene - Være tydelig på STOPP - Gi anledning til forklaring (men, ingen diskusjon) - Tydelig formidle nulltoleranse - Gi 2-3 konkrete forventninger - Hvis foreldrehenvendelse: Nytt enkeltvedtak om tiltak Kontaktlærer/sosiallærer Rektor 36

37 som er satt i gang. Hva, hvem, når 4. Samtale med offer - Forsikre eleven om at det nå skal være slutt - Være tydelig på at ingenting skal tåles Kontaktlærer/sosiallærer Med evnt.info til ledelse 5 Oppfølging etter 2-3 uker, i visse saker hyppigere og lengre. - Være tydelig på at han/hun må si fra - Gi konkrete oppgaver (hvis så skjer, skal du..) - Hvordan har offeret det? - Oppfølging av mobber. Kontaktlærer/sosiallærer Nivå 1 har ikke ønsket effekt Nivå 2 Hva: Hvordan: Ansvarlig 1. Innkaller til separate møter med foresatte. - Ringe foresatte til alle parter og inviterer til møter - Forvente at begge foresatte møter opp - Må avholdes så snart som mulig - Info om agenda - Hva er mobbing? 37

38 - Skolens holdning og forventning til elevene sine - Hvilke konsekvenser kan mobbing få? - Redegjørelse for den konkrete hendelsen/situasjonen VIKTIG: Ikke et dialogmøte. Tydelig skoleledelse 2. STOPP -samtaler - Alle involverte elever møter lærer/rektor til individuell samtale Kontaktlærer/sosiallærer/rektor 3. Samtale med mobbeofferet og foresatte - Kort resymè fra forrige runde med STOPPsamtale - Tydelig forventning om STOPP - Tydelig på holdning fra skolens side og eventuelt synliggjøre konsekvenser/sanksjoner - Gi 2-3 oppgaver i perioden framover - Forsikre elev og foresatte om at situasjonen blir tatt på alvor - Forsikre om at skolen skal gjøre alt de kan for at dette nå skal ta slutt - Formidle skolens holdning - Være tydelig på at man ikke skal tåle noen ting Kontaktlærer/sosiallærer/rektor 38

39 5. Oppfølging etter 2-3 uker visse saker hyppigere og lengre. - Gi 2-3 oppgaver i den kommende perioden - Samtale med offer. - Samtale med mobber. - Ingen diskusjon Kontaktlærer/sosiallærer/rektor Nivå 2 har ikke ønsket effekt Nivå 3: Regelmessige samtaler med sosiallærer i 3-4 uker. Oppfølging av disse samtalene. Nivå 4: Beredskapsteam mot mobbing 39

40 PROBLEMLØSNING MOBBING Samtale med offer 1. Lærer klargjør at hun vet hva som skjer og at skolen ikke kan akseptere i. Lærer må før samtalen ha skaffet informasjon. Å avdekke mobbing, å samle inf må være en kollektiv oppgave i kollegiet. 2. Gi eleven støtte i. Ta eleven på alvor. Har mobbing pågått lenge kan eleven føle seg skyldig, eller eleven kan være redd for represalier. 3. Gi anledning til at eleven får fortelle, men ikke press i. Dersom det her ikke kommer noe, eller eleven ser redd ut, bestem deg for å ta en ny førstesamtale raskt. Fullfør likevel denne. 4. Lærer sier at hun vil stoppe dette og at eleven skal få vite hva som skal skje på forhånd i. Gjør det forutsigbart for eleven slik at hun ikke tenker seg redd. 5. Lærer sier at hun vil informere foreldrene til eleven i. Dette er for at flere voksne skal spille på lag og gi eleven den tryggheten. Kan også være aktuelt å fortelle at de andre lærerne på skolen vet og følger med. 6. Avtal nytt møte med eleven (ha gjerne to møter med eleven før samtale med plagere) Samtale med mobbere (5-10 min) A. Individuelle samtaler der elevene ikke får muligheter for å snakke sammen mellom samtalene. 1. Lærer konfronterer eleven med at hun vet hva som foregår og at det ikke kan aksepteres i. Sørg for å ha informasjon 2. Lærer gir eleven mulighet til å uttale seg, men ikke gå inn i diskusjon. Lærer skal ha en aksepterende holdning til eleven, men fast på at hun ikke godtar det som foregår i. Si at eleven skal få lov til å uttale seg og at du ikke vil bryte inn annet enn å stille utdypende spørsmål. Skal du kommentere si: jeg registrer hva du sier Å gå inn i diskusjon er første felle i samtalen. Det gir eleven kontroll. Den er det lærer som skal ha. Lærer må følge med på det eleven sier. Innimellom kan det komme informasjon som er nyttig i det videre arbeidet. 3. Lærer sier at hun vil informere foreldrene og at rektor er informert i. La eleven forstå at dette er et kollektivt arbeid, som ikke bare handler om at denne ene læreren bryr seg 4. Lærer spør om eleven har sett noen andre plage det aktuelle offeret i. Her må lærer følge med. Det kan komme informasjon til bruk seinere 5. Lærer inviterer eleven til å komme med forslag til tiltak for å få slutt på mobbingen i. Felle nr. 2.:generalisering. Eleven må konkretisere hva dette betyr for ham og hva han da vil gjøre i konkrete situasjoner. Dersom eleven har mange ideer, må han konsentrere seg om noen viktige som kan gjennomføres raskt. Lærer sørger for å ha kontroll ved å be eleven om å konkretisere 6. Lærer prøver å få eleven til å forplikte seg til å slutte med mobbingen i. Dersom ikke eleven vil forplikte seg, må lærer si at det er elvens valg, men det kommer til å få konsekvenser. Hvilke kan han ikke si nå, men noe kommer til å skje. 7. Lærer forespeiler eleven på å komme tilbake til de andre elevene, nå når en avtale er gjort i. Dette er for å gjøre det lettere for eleven å klare å holde det de har lovet. 8. Lærer informerer om at hun også vil snakke med de andre som deltar i mobbingen enkeltvis og deretter snakke med dem sammen 40

41 Gruppesamtale, umiddelbart etter de individuelle samtalene (5-10 min) 1. Læreren starter med å referere hva som er kommet fram i de individuelle samtalene i. Det er viktig å vise elevene samlet at lærer har dannet seg et helere bilde og at de alle har bidratt noe til dette 2. Lærer informerer om at saken er tatt opp med den som utsettes for mobbing og at eleven også er informert om samtalen som nå finner sted. 3. Lærer informerer om at mobbernes foreldre vil bli informert og at rektor er informert 4. Lærer prøver å forplikte elevene til å unngå mobbing ved å få hver til å si at de ikke vil delta i mobbingen 5. Lærer spør elevene hva vil gjøre hvis de ser andre mobbe den aktuelle eleven 6. Lærer benytter forespeiling for å forberede elevene på møtet med den aktuelle eleven og andre elever 7. Lærer formidler at hun/han har tillit til at elevene nå følger opp avtalene 8. Lærer avtaler tid for ny samtale for å høre hvordan det går (om 2-4 dager) Lærer vurderer om det umiddelbart skal være et møte mellom de som mobber og den som blir mobbet. I en slik samtale skal normalt lærer gi elevene ordet, men sørge for en konstruktiv konklusjon. Bruk gjerne forespeiling. 41

42 Vedtak om iverksetting av undersøkelser Elevens navn og fødselsår. Det vises til henvendelse, datert, hvor det kom fram at dere mener at elevens psykososiale læringsmiljø ikke er tilfredsstillende. Dette er begrunnet med følgende:. Det informeres herved om at følgende vedtak er fattet: Det iverksettes nødvendige undersøkelser for å avdekke om rett til et psykososialt godt miljø er brutt. Undersøkelsene vil bli iverksatt av Når undersøkelsene er avsluttet, vil det bli fattet et nytt enkeltvedtak med ev. tiltak. Klageadgang: Du kan klage på vedtaket. Hvis du vil klage, er fristen vanligvis tre uker fra du har mottatt vedtaket. Hvis du vil klage på at tiltakene i skolens vedtak ikke gjennomføre eller a tiltakene ikke fungerer, er det ingen klagefrist. Klagen må være skriftlig, og du bør si hva du vil ha endret og begrunne hvorfor. Klagen sendes til skolen v/rektor. Dersom skolen ikke er enig i klagen din, vil de sende den til fylkesmannen i Østfold, som er endelig klageinstans. Du har, med noen unntak, rett til å se dokumentene i saken. Dersom du allerede har fått alle dokumentene i saken, skal skolen opplyse om det. Dette er et enkeltvedtak. Det betyr at reglene i forvaltningsloven gjelder. Klageadgang og klagefrist er regulert i 28 og 29 i forvaltningsloven. Reglene om å se dokumenter i saken finner du i forvaltningsloven 18 og 19. Forvaltningsloven 12 sier at du kan bruke en fullmektig som kan bistå deg i saken. Hilsen rektor 42

43 Informasjon om iverksetting av undersøkelser Elevens navn og fødselsår. Skolen er gjort kjent med at det er avdekket forhold der det kan tyde på at elevens psykososiale læringsmiljø ikke er tilfredsstillende. Dette er begrunnet med følgende:... Det informeres herved om at følgende er besluttet: Det iverksettes nødvendige undersøkelser for å avdekke om. rett til et psykososialt godt miljø er brutt. Når undersøkelsene er avsluttet, vil det bli. Dette til orientering Med hilsen Rektor (signatur) 43

44 Enkeltvedtak om elev NNs psykososiale miljø Elevens navn og fødselsår. Det vises til møtet/brev/henstilling av, hvor det kom fram at.. Det vise også til vårt vedtak av, hvor det ble informert om at saken skulle undersøkes. Følgende har vært gjort i saken_ - xxxxx - xzxxxx - xxxxxx - xxxxxxx osv. Vedtak: Her må det skrives eksplisitt om elevens rett til et psykososialt miljø, som fremmer helse, trivsel og læring, er oppfylt for denne eleven eller ikke. Dersom man kommer til at retten er brutt: - Tiltak: Du må beskrive de tiltakene som skal settes inn for å oppfylle retten til et psykososialt miljø. - Varighet: Det må opplyses om hvor lenge vedtaket skal gjelde. - Ansvarlig for oppfølging: Det må opplyses om hvem som er ansvarlig for å følge opp vedtaket. - Evaluering: Det må sies noe om når og hvordan tiltakene skal evalueres; om de virker eller ikke. - Kontakt med foresatte: Det bør beskrives hvordan skolen vil legge til rette for en fortløpende dialog med foreldrene om hvordan elevens skolesituasjonen utvikler seg, og om hvordan tiltakene virker. - Begrunnelse: Det må vurderes om tiltakene som ønskes satt inn er til elevens beste og må få fram at elevens beste er vurdert. Det må begrunnes hvorfor skolen setter inn tiltakene og hvorfor akkurat disse tiltakene er valgt. Hvis du velger andre tiltak enn de foreldrene ev, måtte be om, må det begrunnes hvorfor. - Dersom undersøkelsene konkluderer med at elevens rett til et psykososialt miljø er oppfylt og tiltak ikke iverksettes, må det begrunnes hvorfor. 44

45 Klageadgang: Du kan klage på vedtaket. Hvis du vil klage, er fristen vanligvis tre uker fra du har mottatt vedtaket. Hvis du vil klage på at tiltakene i skolens vedtak ikke gjennomføre eller at tiltakene ikke fungerer, er det ingen klagefrist. Klagen må være skriftlig, og du bør si hva du vil ha endret og begrunne hvorfor. Klagen sendes til skolen v/rektor. Dersom skolen ikke er enig i klagen din, vil de sende den til fylkesmannen i Østfold, som er endelig klageinstans. Du har, med noen unntak, rett til å se dokumentene i saken. Dersom du allerede har fått alle dokumentene i saken, skal skolen opplyse om det. Dette er et enkeltvedtak. Det betyr at reglene i forvaltningsloven gjelder. Klageadgang og klagefrist er regulert i 28 og 29 i forvaltningsloven. Reglene om å se dokumenter i saken finner du i forvaltningsloven 18 og 19. Forvaltningsloven 12 sier at du kan bruke en fullmektig som kan bistå deg i saken. Hilsen rektor 45

46 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/142 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /26 Rapport - Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS, til orientering. 2. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS, tas til orientering. Fredrikstad, Vedlegg Rapport Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Plan for selskapskontroll for perioden Saksopplysninger Kontrollutvalget vedtok i sitt møte i sak 16/5 at i løpet av perioden skal det gjennomføres en eierskapskontroll med Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Kommunestyret vedtok planen den i sak 017/16. Av planen for selskapskontroll fremgår det blant annet at det skal arbeides med å legge til rette for en eierskapskontroll med Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS. Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS er et interkommunalt selskap, organisert etter Lov om interkommunale selskaper. Selskapet har pr deleiere (kommuner). Formålet med eierskapskontrollen er å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser utøver denne myndighet på den måten som er fastsatt i virksomhetens lovverk, og at kommunens valgte representant ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunes vedtak og forutsetninger. 46

47 Med bakgrunn i formålet med eierskapskontrollen og også i henhold til planen for selskapskontroll, er følgende problemstillinger vurdert: Ajourholdes kommunens eiermelding/eierpolitikken? Gis det generelle/spesielle føringer i eiermeldingen i kommunens eiermelding som vedrører Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS, og etterleves disse? Er selskapets formålsparagraf entydig og i tråd med driften? Utøver representantskapet sin myndighet i henhold til lover og regler? Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? Kontrollen er gjennomført ved gjennomgang av aktuelle politiske saker i kommunestyret, i dialog med administrasjonen for Østfold Interkommunale Arkivselskap og gjennomgang av dokumenter mottatt fra selskapet, blant annet styre- og representantskapsprotokoller, årsberetninger og årsregnskap. Den framlagte rapport om eierskapskontroll med Østfold Interkommunale Arkivselskap har vært til høring hos selskapets ledelse, og hos kommunen ved rådmann. Uttalelsene er vedlagt rapporten. Vurdering Sekretariatet har vurdert og konkludert ihht. problemstillinger som fremgår i rapporten: Ajourhold Råde kommune har i sitt kommunestyrevedtak fra 2009 at eiermelding skal revideres minimum hvert fjerde år. Eiermeldingen har ikke vært revidert siden Vi konkluderer med at målsettingen om ajourhold ikke er innfridd. Det er signalisert fra administrasjonen at det vil foretas en revidering av eiermeldingen i løpet av Føringer i eiermeldingen Vedrørende oppfølging av selskapene har kommunestyret delegert oppfølgingen til fast utvalg for samhandling og næring (SAN). Sist orientering ble gitt i sak 16/691 «Sentrale selskapsavtaler knyttet til SAN-utvalgets aktivitet». I henhold til eiermeldingen skal det stilles krav til styrene om at det etableres rutiner for å evaluere styrets arbeid. En slik rutine vil bli styrebehandlet i selskapet ifølge daglig leder. Vedrørende eiermeldingens etikk krav har selskapet etablert etikkreglement i tråd med kommunens regler. Formålet og drift Med bakgrunn i aktivitetsnivå for selskapet slik det fremkommer gjennom sakene i selskapets styre- og i årsrapporter, konkluderes vi med at selskapet formålsparagraf er i tråd med aktiviteten. Representantskapet Ved gjennomgang av protokoller fra representantskapsmøtene er vår vurdering den at representantskapet har utøvd sine oppgaver og myndighet i tråd med Lov om interkommunale selskaper bestemmelser ( 7) og i henhold til selskapets vedtekter. Styrets forvaltning Ut fra gjennomgangen av saksdokumentene har styret sørget for en god forvaltning av selskapet med unntak av periodiske økonomirapporter. Etter vår oppfatning bør daglig leder sørge for at en økonomirapport fremlegges som egen sak til styret slik at de kan ivareta sin påsefunksjon om at selskapet drives i samsvar med budsjettet. Representasjon Vår vurdering er at det ikke har vært tilfredsstillende representasjon på vegne av Råde kommune i selskapets representantskap. Styret har hatt en tilfredsstillende møte- og oppmøtefrekvens i kontrollperioden. 47

48 På bakgrunn av rapportens vurderinger og konklusjoner anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget fatter følgende vedtak i saken. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS til orientering. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS, tas til orientering. 48

49 Råde kommune 2016 Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS 49

50 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn for selskapskontroll Formål Problemstillinger Avgrensning og metode Gjeldende lover og styringsdokumenter Lover Retningslinjer Interne reglement for selskapet Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Historikk Selskapets styrende organer Nøkkeltall utvikling Forhold vedrørende eier Råde kommune Vurdering, konklusjon og anbefalinger Selskapets og eierkommunens kommentarer Selskapets kommentarer Eiers (Råde kommune) kommentarer Vedlegg Rapport: Eierskapskontroll Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 2 50

51 1. Innledning 1.1 Bakgrunn for selskapskontroll I kommunelovens 77.5 og 80 pålegges kommunene og fylkeskommunene å gjennomføre selskapskontroll av selskaper som er heleid av kommuner. Dette vil gjelde interkommunale selskaper og aksjeselskaper. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i kontrollutvalgsforskriftens kapittel 6. Bestillerfunksjonen er i henhold til loven lagt til kontrollutvalget. Kontrollutvalget vedtok i sitt møte i sak 16/5 at i løpet av perioden skal det gjennomføres en eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Kommunestyret vedtok planen den i sak 017/16. Av planen for selskapskontroll fremgår det blant annet at det skal arbeides med å legge til rette for en eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS. Østfold kontrollutvalgssekretariat er tillagt oppgaven å utføre eierskapskontroll på vegne av kontrollutvalget i Råde kommune i henhold til samarbeidets vedtekter. 1.2 Formål Formålet med selskapskontroller fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Ifølge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Dersom kontrollutvalget bestemmer det, kan den også inkludere forvaltningsrevisjon i selskapskontrollen. 1.3 Problemstillinger Med bakgrunn i formålet med eierskapskontrollen, har vi satt opp følgende problemstillinger: Ajourholdes kommunens eiermelding/eierpolitikken? Gis det generelle/spesielle føringer i eiermeldingen i kommunens eiermelding som vedrører Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS, og etterleves disse? Er selskapets formålsparagraf entydig og i tråd med driften? Utøver representantskapet sin myndighet i henhold til lover og regler? Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? 1.4 Avgrensning og metode Vedtaket om selskapskontroll i Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS gjelder eierskapskontroll og ikke forvaltningsrevisjon. Eierskapskontrollen har vært gjennomført for driftsåret Denne rapporten gjelder for Råde kommune og hvor mandatet for kontrollen ble godkjent av kontrollutvalget i møte Kontrollen er gjennomført ved gjennomgang av aktuelle politiske saker i kommunestyret, i dialog med administrasjonen i Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS og ved gjennomgang av dokumenter mottatt fra selskapet (protokoller fra styre og representantskapet, årsberetninger og årsregnskap m.m). Rapport: Eierskapskontroll Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 3 51

52 2. Gjeldende lover og styringsdokumenter 2.1 Lover Kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften I kommunelovens 80 pålegges kommunene og fylkeskommunene å gjennomføre selskapskontroll av selskaper som er heleid av kommuner. Dette vil gjelde interkommunale selskaper og aksjeselskaper. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i kontrollutvalgsforskriftens kapittel 6. Etter paragrafens siste avsnitt skal kontrollutvalget og kommunens revisor varsles og ha rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling/representantskap eller tilsvarende organ. Lov om interkommunale selskaper Deltakerne utøver sin myndighet gjennom representantskapet. Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Representantskapet behandler selskapets regnskap, budsjett og økonomiplan og andre saker som etter loven eller selskapsavtalen skal behandles av representantskapet. Styret og styrets sammensetning reguleres gjennom 10 i loven. 13 regulerer styrets myndighet. Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Det skal ellers påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, vedtekter, selskapets årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet, og å sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Vi viser også til selskapsavtalen. Regnskaps-, skatte- og avgiftsregler (lover om årsregnskap, skatt og merverdiavgift) Vi går i denne undersøkelsen ikke inn på disse forholdene. Selskapets regnskaper er revidert av egen ekstern revisor og ren revisjonsberetning er avlagt for årene vi har sett på. 2.2 Retningslinjer Selskapsavtale Selskapet styres etter selskapsavtalen. Formålsparagrafen i selskapsavtalen setter rammene for selskapets kjernevirksomhet og lyder som følger: «Medvirke til at eldre arkiver blir tatt vare på, ordnet, katalogisert og gjort tilgjengelige for offentlig virksomhet, forskning og andre administrative og kulturelle formål. Bistå kommunene/fylkeskommunen i arbeidet med å utvikle gode og rasjonelle rutiner for dokumenthåndtering og arkivskapende virksomhet. Drive informasjons- og opplæringsvirksomhet i arkivfaglige spørsmål.» Selskapet er i henhold til Brønnøysundregistrene stiftet som Interkommunalt selskap i Selskapets vedtekter ligger som vedlegg nr. 1 til rapporten. 2.3 Interne reglement for selskapet Etikkreglement Selskapet har etablert etiske retningslinjer som gjelder for både for ansatte og for styremedlemmer. Etiske retningslinjer vedlegges rapporten (2) Reglement for godtgjøring til valgte representanter i Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Selskapet har eget reglementet som regulerer godtgjøring til valgte representanter. Rapport: Eierskapskontroll Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 4 52

53 Instruks for daglig leder Selskapet opplyser at det ikke er utarbeidet egen instruks for daglig leder. Talerør mot sentrale aktører i saker vedrørende kommunale arkivfaglige spørsmål Felles utredninger og høringer Instruks for styret Selskapet opplyser at det ikke er utarbeidet egen instruks for styret. Selskapet er lokalisert i Sarpsborg kommune. Selskapet har tre ansatte i kontrollåret Rutine for styreevaluering Selskapet har ikke utarbeide rutine for evaluering av styret. 3. Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 3.1 Historikk Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS er et interkommunalt selskap, organisert etter Lov om interkommunale selskaper. Selskapet har pr deleiere (kommuner). Selskapet ble opprettet i 2002, den gang med 15 deleiere, etter et initiativ fra rådmannsutvalget i Østfold og Statsarkivet i Oslo. Råde kommune har en eierandel på 1,49 %, Fylkeskommunen er den største eier med 57,86 %. Selskapets finansieres ved årlig eiertilskudd basert på folketallet. Dette eiertilskuddet er med på å dekke daglig drift av selskapet og følgende tjenester til eierne: Prosjektbistand Rådgivning i arkivdanning og arkivplanarbeid Arkivbegrensning/kassasjon i både nyere og eldre arkiver Kurs og seminartilbud Nettverksbygging Utarbeidelse av felles retningslinjer, maler og standarder jfr. Lovverk Tilgang til spesialkompetanse og personale i nasjonalt fagmiljø Oppfølging på relevant lovverk 3.2 Selskapets styrende organer Representantskap Den øverste myndighet for Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS er representantskapet, hvor eierne utøver sin innflytelse i selskapet. Representantskapet utgjøres av valgte representanter fra eierkommunene. Representantskapet tilsvarer generalforsamlingen i et aksjeselskap. I Lov om interkommunale selskaper 7 beskriver representantskapets myndighet. Deltakerne utøver sin myndighet i selskapet gjennom representantskapet. Representantskapet er selskapets øverste myndighet og behandlerselskapets regnskap, budsjett og økonomiplan og andre saker som etter loven eller selskapsavtalen skal behandles i representantskapet. I selskapsavtalen 12 for Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS detaljeres representantskapet oppgaver og myndighet ytterligere; Representantskapet skal gjøre vedtak i de saker som selskapsavtalen bestemmer eller som styret legger frem for det. Representantskapet skal: Velge 4 styremedlemmer med varamedlemmer Velge styrets leder og nestleder Vedta selskapets mål og økonomiplan Vedta budsjett og godkjenne årsmelding og regnskap Fastsette godtgjørelse til representantskapets og styrets leder, og til begge organers medlemmer Rapport: Eierskapskontroll Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 5 53

54 Representantskapets består en representant fra hver eierkommune, i tillegg er styrets leder og daglig leder plikt til å møte i representantskapet. For kontrollperioden 2015 har følgende representanter møtt til ordinære representantskaps- møter i 2015 og 2016 for eierkommunene som er omfattet av denne eierskapskontrollen: Representantskapsmøtet Navn Ellen M. Juliussen Anne Mona Binde Anne Eid Elisabeth Bjerkman Thomasrud Ikke møtt Representantskapsmøtet Navn Sindre Martinsen-Evje Inger Auestad Ikke møtt Lars Petter Lie Meldt forfall Meldt forfall Kommune Sarpsborg kommune Rygge kommune Råde kommune Halden kommune Moss kommune Kommune Sarpsborg kommune Rygge kommune Råde kommune Halden kommune Moss kommune Hvaler kommune Representantskapsmøter i 2015 og 2016 Tabellen under viser en oversikt over saker representantskapet har hatt til behandling i 2015 og i Møtedag Saker til behandling Konstituering Årsmelding for 2014 Årsregnskap med revisjonsberetning for 2014 Budsjett for 2016 Rullering av handlingsplan for perioden Rullering av økonomiplan for perioden Møtedag Saker til behandling Konstituering Valg av leder og nestleder for representantskapet Valg av styremedlemmer, styreleder og nestleder Valg av valgkomite Årsmelding for 2015 Årsregnskap med revisjonsberetning for 2015 Budsjett for 2017 Rullering av handlingsplan for perioden Rullering av økonomiplan for perioden Rapport: Eierskapskontroll Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 6 54

55 Styret Styrets oppgave er å føre tilsyn med selskapets virksomhet er i overensstemmelse med Lov om interkommunale selskaper og i henhold til selskapsavtalen. Styrets oppgaver er i tillegg regulert i Lov om interkommunale selskaper, nærmere bestemt i 13. Forvaltningen av selskapet hører under styret, som har ansvaret for en tilfredsstillende organisasjon av selskapets virksomhet. Styret skal påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, selskapsavtalen, selskapets årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet, og skal sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Styret skal føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten. Styret utøver all myndighet som ikke er lagt til representantskapet, eller er delegert til daglig leder. Styret skal påse at virksomheten drives i samsvar med: Selskapets formål. Selskapsavtalen. Selskapets årsbudsjett. Andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet. Sørge for at formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Styret har det overordnede HMS-ansvaret i selskapet. Styret skal blant annet: Føre tilsyn med den daglige lederen av virksomheten. Utarbeide forslag til budsjett, økonomiplan, årsmelding og regnskap i revidert stand til representantskapet. Avgi innstilling til representantskapet. Vedta selskapets organisasjonsplan. Ansette og si opp selskapets ansatte (unntatt revisor) og fastsette deres lønns- og arbeidsvilkår. Inngå samarbeidsavtaler i den utstrekning dette ikke må gjøres av representantskapet. Godkjenne den årlige virksomhetsplanen. Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS sitt styret har i henhold til selskapets vedtekter bestått av 5 medlemmer med personlige varamedlemmer I kontrollperioden (2015) har styret i Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS bestått av følgende personer/kommuner Styret har i 2015 avholdt 4 møter og behandlet 19 nummererte saker. Saker styret har behandlet er: Informasjon fra styreleder / administrasjon (alle møter) Årsmeldingen for 2014 Årsregnskapet for 2014 Budsjett for 2016 Rullering av handlingsplan for perioden Rullering av økonomiplan for perioden Ordning av Østfold fylkeskommunes eldre og avsluttede papirarkiver FjordIT Offentlig forsknings- og utviklingskontrakt digitalisering og arkivering av offentlige data. ROS-analyse for IKA Østfold Muggsluse Navn Sigmund Vister Arild Nordlie Else Gunn Gustafsson Wibekke S. Danielsen Trine Gressum Driftsavtaler Avtale om levering av IKT-tjenester mellom Sarpsborg kommune og IKA Østfold Eventuelt (alle møter) Funksjon Leder Nestleder styremedlem styremedlem Ansatt.repr. Rapport: Eierskapskontroll Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 7 55

56 Godtgjørelse til styret: Representantskapet har i 2006 fastsatt et reglement for godtgjøring til valgte representanter i Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS. For 2015 har styret mottatt følgende godtgjøring: Styreleder: kr ,- pr. år (fastbeløp) Styremedlemmer: kr. 885,- pr. møte Daglig leder: I henhold til Lov om interkommunale selskaper 14 forestår daglig leder den daglige ledelse av selskapet og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Slike saker kan den daglige leder bare avgjøre når styret i den enkelte sak har gitt daglig leder myndighet til det, eller når styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for selskapets virksomhet. I selskapets vedtekter gis det ikke ytterligere spesifisering eller detaljering av daglig leders gjøremål enn det som fremgår av lovteksten. Lønn til daglig leder i 2015: kr Nøkkeltall utvikling Nøkkeltall: Resultat: Overføring fra kommuner Avgiftspliktig salg Diverse inntekter Sum Inntekter Driftskostnad Netto finansinntekt Årsresultat Kapitalforhold Anleggsmidler Omløpsmidler Sum eiendeler Langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Sum gjeld Sum opptjent egenkapital Resultatgrad i % 36,3 % 13,4 % 9,6 % Likviditetsgrad 4,6 3,7 9,9 Egenkapitalandel (%) 66,5 % 58,4 % 60,0 % Definisjoner: Resultatgrad: Driftsresultat/driftsinntekter Likviditetsgrad: Omløpsmidler/kortsiktig gjeld (bør være større enn 1) Egenkapitalandel: Egenkapital/totalkapital Rapport: Eierskapskontroll Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 8 56

57 Selskapets revisor (Akershus og Østfold Fylkesrevisjon) har for regnskapsåret 2015 avlagt en ren revisjonsberetning og den uttrykker følgende: Årsregnskap er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stilling til Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS per 31. desember 2015 og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne dato i samsvar med lov om interkommunale selskaper, forskrifter om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper og god kommunal regnskapsskikk. Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet og forutsetningen om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Vi viser til årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning 2015 for Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS for ytterligere detaljer. 4. Forhold vedrørende eier Råde kommune Kommunens utøvelse av eierstrategi Kommunestyret har den i sak 030/09 behandlet Eiermelding for Råde kommune. I forordet til eiermeldingen kan følgende gjengis: Gjennom deltakelse i forpliktende samarbeidsformer og selskapsorganiseringer som virkemiddel for utøvelse av vesentlige deler av tjenesteproduksjon kreves det at Råde kommunes folkevalgte utøver kommunens eierskap og eierstyring innenfor de juridiske rammer som regulerer slike organisasjonsformer, det være seg; aksjeselskaper (AS), interkommunale selskaper (IKS) eller kommunale foretak (KF), om vi skulle etablere det. Eiermeldingen skal bidra til å sikre at Råde kommune fremstår som en ryddig, tydelig og samfunnsansvarlig eier. Eiermeldingen vil bli inntatt som styringsdokument i kommunens kvalitetssystem. Eiermeldingen skal være et tverrpolitisk dokument som bidrar til å gjøre Råde kommunes eierutøvelse mer synlig og funksjonell, samtidig som kommunens interesser ivaretas på en best mulig måte. Råde kommunes eierskap skal preges av integritet, og kommunens etiske retningslinjer skal ligge til grunn for eierskapet. Opplæring i styrearbeid Kommunen har tidligere bekreftet at kommunen har holdt et kurs i bedriftsstyrearbeid i regi av kommunenes sentralforbund (KS) høsten Tilbakerapportering til politiske organer Det har tidligere ikke vært etablert rutiner for tilbakerapportering til politiske utvalg som formannskapet og kommunestyret. I den vedtatte eiermelding skal dette nå skje på følgende måte: Hvert år skal det presenteres en orientering til kommunestyret om status i Råde kommunes selskaper, deltakelse i KS og kommunalt samarbeid. Denne orienteringen skjer fortrinnsvis i februar og innen utgangen av første kvartal hvert år. Formannskapet bestemmer hvordan saken skal presenteres. Eiers representasjon i selskapet Representantskapet Kun èn representant kan representere eieren på representantskapsmøte. Eiere kan ha med eksempelvis rådgiver i tillegg til den representanten som innehar fullmakt til å representere eierens interesser på ordinære representantskapsmøter. Råde kommune var representert i 2015 men ikke Rapport: Eierskapskontroll Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 9 57

58 representert på representantskapsmøte i Styret Det har vært avholdt 4 styremøter i Valgte representanters deltagelse ved styremøtene vises i tabellen under. Valgte representanter Deltatt på styremøter Forfall tilstyremøter Fremmøteprosent Vara møtt Sigmund Vister % Arild Nordlie % Else Gunn Gustafsson % Wibekke Skjødt Danielsen % nei Trine Gressum (ansattes rep.) % Rapport: Eierskapskontroll Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 10 58

59 5. Vurdering, konklusjon og anbefalinger Ajourholdes kommunens eiermelding/eierpolitikken? Kommunestyret behandlet den eiermeldingen for Råde kommune. I eiermeldingen redegjøres det for hva som ligger i begrepet eiermelding, eierstrategier, selskapsstrategier og samfunnsansvar (kap.1). Videre gis det en god oversikt over kommunens eierposisjoner i de ulike selskapene og de ulike organisasjonsformene (Kap 2 7). Avslutningsvis redegjøres det for kommunens utøvelse av eierskapet, dvs de ulike rollene og ansvarsområdene. I eiermeldingen nevnes det at eiermeldingen skal revideres fortløpende, og minimum hvert fjerde år, senest i løpet av første kalenderår etter kommunestyrevalg, ettersom eierstyringens formelle sider gjør det nødvendig. Vi har fått bekreftet at det i perioden ikke har vært gjennomført ajourholdet av eiermeldingen som ble vedtatt kommunestyret i april Kommunen opplyser i sin tilbake melding at eiermeldingen er under revisjon i disse dager og planlegges lagt frem for fast utvalg for samhandling og næring i november Hvordan rapporteres det fra valgte representanter til kommunens politiske organer? Kommunestyret har bestemt i vedtak den i sak 030/09, Eiermelding for Råde kommune følgende tiltak for rapportering til politisk organ. Hvert år skal det presenteres en orientering til kommunestyret om status i Råde kommunes selskaper, deltakelse i KS og kommunalt samarbeid. Denne orienteringen skjer fortrinnsvis i februar og innen utgangen av første kvartal hvert år. Formannskapet bestemmer hvordan saken skal presenteres. Kommunestyret har i ettertid delegert oppfølgingen til fast utvalg for samhandling og næring (SAN). Sist orientering ble gitt i sak 16/691 «Sentrale selskapsavtaler knyttet til SANutvalgets aktivitet» Etikk I Rådes eiermelding fokuseres det på at selskapene integrerer sitt samfunnsansvar i forretningsdriften og i utøvelse av eierstyring. I eiermeldingen punkt forventes det at selskapene etablerer etiske retningslinjer på lik linje som kommunen. Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS har etablert etiske retningslinjer (se vedlegg 2). Styreevaluering I henhold til eiermeldingen skal det stilles krav til styrene om at det etableres rutiner for å evaluere styrets arbeid. Daglig leder i Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS opplyser at selskapet ikke har hatt praksis for evaluering av styrets eget arbeid. Daglig leder vil fremme en sak i styret om temaet slik at styreevaluering kan gjennomføres i tråd med kravet i eiermeldingen. Er det gitt spesifikke påpekninger i eiermelding vedrørende Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS? I eiermelding er det ikke gitt spesielle føringer/anbefaling vedrørende Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS. Sekretariatets konklusjon: Vi kan konkludere med at ajourholdet av eiremeldingen er noe på etterskudd. En revisjon av eiermeldingen pågår. Kommunestyret har delegert til fast utvalg for samhandling og næring (SAN) som sørger for årlig rapportering. Rapport: Eierskapskontroll Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 11 59

60 Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS har etablert etikkreglement i tråd med kommunens forventninger, med mangler rutine for evaluering av styrets arbeid. Dette blir satt opp som en sak for styret høsten Er selskapets formålsparagraf klart definert, og er driften i tråd med formålsparagrafen? Eierskap kan oppfylle ulike typer mål (formål) for eier, det kan eksempelvis være politiske, sosialpolitiske, finansielle, industrielle eller regionaløkonomiske mål. Foretakets virksomhet skal fremgå av selskapets vedtekter. Styrets oppgave i små og mellomstore bedrifter vil være å utarbeide en strategi som ligger innenfor de formål eierne har definert for virksomheten i vedtektene og som gir uttrykk for eiernes ambisjoner for virksomheten. Formålet angir også den ytre rammen for selskapets virksomhet og fastsetter dermed rammen for styrets myndighet. Dette er også viktig for å unngå tvil om kompetanseforholdet mellom styret og representantskapet. En presis angitt ytre ramme vil kunne forebygge tvil om hvilke organ (styret/representantskap) som har ansvar for hvilke forpliktelser. Vedtektens formålsparagraf ( 3) setter rammene for selskapets virksomhet. Selskapets formålsparagraf lyder som følger: «Medvirke til at eldre arkiver blir tatt vare på, ordnet, katalogisert og gjort tilgjengelige for offentlig virksomhet, forskning og andre administrative og kulturelle formål. Bistå kommunene/fylkeskommunen i arbeidet med å utvikle gode og rasjonelle rutiner for dokumenthåndtering og arkivskapende virksomhet. Drive informasjons- og opplæringsvirksomhet i arkivfaglige spørsmål.» Sekretariatets konklusjon: I selskapets årsmeldinger for 2014 og 2015 redegjøres det for aktivitetsnivået i selskapet. Aktivitetsnivået er helt på linje med det formålsparagrafen tilsier selskapet skal drive med av oppgaver. I 2015 har selskapet inngått en særskilt avtale med Østfold Fylkeskommune om ordning av deres arkiver. Avtalen går over 4 år og har en verdi på 8 millioner. Til dette prosjektet har selskapet tatt inn ekra personale til å løse oppgaven. Selskapet leier midlertidig ut noe hylleplass til Østfold Energi AS og Borregård AS. Inntekten av utleien er i underkant av kr i kontrollåret. Ren utleie av ledig hyllekapasitet til private selskaper kommer ikke i konflikt med formålet til selskapet. Sekretariatet konkluderer med at selskapet aktivitet er i tråd med selskapets formålsparagraf. Utøver representantskapet sin myndighet i henhold til lover og regler? Eierne av selskapet har avholdt ordinære representantskapsmøter i 2015 og Til behandling har vært styrets årsmelding og fastsettelse av årsresultat og balansen, valg av styre styreleder og nestleder. I tillegg har representantskapet behandlet budsjett for 2016 og 2017 som egen sak samt økonomiplan for og Dette er helt i tråd med Lov om interkommunale selskaper 20, representantskapet skal minst en gang per år behandle økonomiplan. Selskapets regnskap (nøkkeltallene) for perioden viser at nøkkeltallene er tilfredsstillende. Selskapet har en svært god egenkapitalandel. Det er fra revisor avlagt ren revisjonsberetning for I henhold til Lov om interkommunale selskaper 22 er det anledning til å ta opp lån, men forutsetter at dette er fastsatt i selskapsavtalen. Dersom selskapet skal kunne ta opp lån, skal avtalen inneholde et Rapport: Eierskapskontroll Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 12 60

61 tak for selskapets samlede låneopptak. Selskapet har ikke tatt inn en slik formulering i sin selskapsavtale. I kontrollperioden (2015) er det ikke registrert låneopptak i selskapet. Sekretariatets konklusjon: Ved gjennomgang av protokoller fra representantskapsmøtene er vår vurdering den at representantskapet har utøvd sine oppgaver og myndighet i tråd med Lov om interkommunale selskaper bestemmelser ( 7) og i henhold til selskapets vedtekter. Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Av saker, styret har hatt til behandling er, årsmelding og årsregnskap 2015, budsjett 2016, rullering av handlingsplan og økonomiplan , ulike driftsavtaler, ROS analyse for IKA Østfold. I tillegg setter daglig leder opp en sak «Eventuelt» på sakskartet der det informeres om driften i selskapet. Møtefrekvensen for styret i kontrollåret 2015 har vært 4 møter. Vi kan ikke se at styret behandler periodiske økonomirapporter til hvert styremøte. I henhold til Lov om interkommunale selskaper 13, gjengis følgende: «Styret skal påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, selskapsavtalen, selskapets årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet, og skal sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Styret skal føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten». Vedrørende kjønnsfordeling i styret er lovkrav at forholdet skal være 3/2 eller minst 40 % av hvert kjønn for kommunale selskaper. Styret i Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS består av 2 menn og 3 kvinner. Kravet om kjønnsfordeling er ivaretatt. Sekretariatets konklusjon: Ut fra gjennomgang av saksdokumentene har styret sørget for en god forvaltning av selskapet med unntak av periodiske økonomirapporter. Etter vår oppfatning bør daglig leder sørge for at en økonomirapport fremlegges som egen sak til styret slik at de kan ivareta sin påsefunksjon om at selskapet drives i samsvar med budsjettet. Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? I kontrollperioden har det vært avholdt et representantskapsmøte i 2015 og et møte i Råde kommune var representert i 2015 men ikke i Vedrørende styrets deltakelse i Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS vi viser til oversikt- og oppmøtetabell på side 10 i rapporten. Sekretariatets konklusjon: Vår vurdering er at det ikke har vært tilfredsstillende representasjon på vegne av Råde kommune i selskapets representantskap. Styret har hatt en tilfredsstillende møte- og oppmøtefrekvens i kontrollperioden. Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Kontrollutvalget ved kontrollutvalgssekretariatet blir informert om avholdelse av representantskapsmøtene for de ulike selskapene ved at formannskapskontoret har oversendt sekretariatet nødvendig dokumentasjon, i henhold til kommuneloven 80, 3. ledd. Vedrørende Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS har vi ikke mottatt slik dokumentasjon. I henhold til bestemmelsen har eierkommunenes kontrollutvalg og revisor møterett til representantskapsmøter Rapport: Eierskapskontroll Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 13 61

62 6. Selskapets og eierkommunens kommentarer 6.1 Selskapets kommentarer Daglig leder har i brev datert avgitt sitt tilsvar til rapporten. Vedrørende selskapets kommentar til punkt 5, «Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt?» om styrets medlemmer, ser vi at formuleringen i rapportutkastet kan misforstås og avsnittet er omformulert i sluttrapporten. Vi viser forøvrig til selskapets brev i vedlegg Eiers (Råde kommune) kommentarer Kommunens organisasjonssjef har i sitt tilsvar ingen påpekninger, og er enig i de konklusjoner som fremkommer i rapporten. Fredrikstad Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder Bjørn Gulbrandsen Rådgiver 7. Vedlegg 1. Eiermeldingen Råde kommune 2. Selskapsavtalen for Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 3. Etiske retningslinjer for tilsatte i IKA Østfold 4. Selskapets uttalelse til rapporten, datert Råde kommunens tilsvar (e-post), datert Rapport: Eierskapskontroll Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 14 62

63 63

64 64

65 65

66 66

67 67

68 68

69 69

70 70

71 71

72 72

73 73

74 74

75 75

76 76

77 77

78 78

79 79

80 80

81 81

82 82

83 83

84 84

85 85

86 86

87 87

88 88

89 89

90 90

91 91

92 92

93 93

94 94

95 95

96 96

97 97

98 98

99 99

100 100

101 101

102 102

103 103

104 104

105 105

106 106

107 107

108 108

109 109

110 110

111 111

112 112

113 113

114 114

115 115

116 116

117 117

118 118

119 119

120 120

121 121

122 122

123 123

124 124

125 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/144 Dokumentnr.: 15 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /27 Møteplan 1. halvår 2017 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet i 1. halvår 2017: 6. Februar 8. Mai 12. Juni Møtestart er kl Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kontrollutvalgets budsjettforslag for 2017 Saksopplysninger Kontrollutvalget fastsetter en møteplan for ett halvt år av gangen. I kontrollutvalgets budsjett for 2017 er det innarbeidet en møtefrekvens på fem møter. I løpet av første halvår 2017 planlegges det med å avholde tre møter, henholdsvis i februar, mai og juni. Vurdering Sekretariatet foreslår at mandag blir fast møtedag og at møtestart settes til kl Sekretariatet forslag er at kontrollutvalgets møter avholdes på følgende datoer for 1. halvår 2017: 6. februar 8. mai (regnskapsmøte) 12. juni 125

126 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/143 Dokumentnr.: 15 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /28 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg 1 Høringsuttalelse fra FKT NOU 2016: 4 Ny kommunelov 2 Høringsuttalelse fra NKRF NOU 2016: 4 Ny kommunelov Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Referater og meldinger tas til orientering 126

127 En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg og deres sekretariat. Kommunal- og moderniseringsdepartementet Oslo, 30. september 2016 HØRINGSUTTALELSE NOU 2016: 4 NY KOMMUNELOV Forum for kontroll og tilsyn (FKT) viser til høringsbrev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet av Vi har gjennomført en intern høring blant våre medlemmer, og styret avgir følgende uttalelse, med hovedfokus på områdene kontroll, tilsyn og revisjon i NOU 2016: 4 Ny kommunelov: Innledende merknader I kommuneloven ble bestiller-/utførermodellen mellom kontrollutvalg og revisjon rendyrket fra I utredningen mangler en beskrivelse av de ulike rollene for kontrollutvalget som bestillere, deres sekretariat som uavhengig operativt ledd og rådgiver for kontrollutvalgene i deres arbeid, og revisjonen som leverandør av revisjon og andre undersøkelser til kontrollutvalget etter deres bestilling. Utredningen undergraver på mange måter bestiller-/utførermodellen, fordi revisjonsselskapene gis vesentlig innflytelse over kommunenes egenkontroll. Dette mener vi svekker den folkevalgte styringen, med redusert tillit til den kommunale egenkontrollen som resultat. Dette mener vi står i direkte motsetning til intensjonen med den helhetlige gjennomgangen av kommuneloven, som skulle være å styrke det kommunale selvstyret. FKT mener at dagens ordning med en mer rendyrket bestiller-/utførermodell mellom kontrollutvalg og revisjon enn det lovforslaget legger opp til, må videreføres, med en klar forankring i kommunestyre og kontrollutvalg. Kapittel 12 Valgbarhet. Ombudsplikt og suspensjon mv Valgbarhet Lovutvalget foreslår i 7-3 at lederen av sekretariatet for kontrollutvalget i kommunen eller fylkeskommunen bør utelukkes fra valg til organer nevnt i 7-2, uten at dette er nærmere utredet. Det er i praksis også andre enn leder som er sekretær for kontrollutvalget, og da kan det bli problematisk også om ansatte i sekretariatet er valgbare. Av lovforslaget 23-7 fremkommer at sekretariatsfunksjonen ikke kan legges til medlemmer av kontrollutvalget, kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. Vi finner likevel at spørsmålet om hvilke regler som burde gjelde ansatte i sekretariatet generelt burde ha vært utredet. Kanskje burde det i forskrift også komme et krav om dokumentasjon av sekretærs uavhengighet, tilsvarende som kravet for Sekretariat: FKT Postboks 1417 Vika 0115 Oslo fkt@fkt.no Telefon Bank: Org. nr

128 revisor i revisjonsforskriften 15. Vi stiller oss gjerne til rådighet for å drøfte dette i det senere arbeidet med forskrifter til kommuneloven. FKT vil påpeke at det mangler samsvar mellom 7-3 og 23-1 med hensyn til hvem som er utelukket fra valg til kontrollutvalget (punktene f-h mangler i 7-3). Vi slutter oss til det som fremgår av 23-1 og antar at det er det korrekte. Vi viser også til kommentarene knyttet til kapittel FKT mener at utvalget i større grad burde ha drøftet om ansatte i sekretariatet til kommunens/fylkeskommunens kontrollutvalg er valgbare etter 7-3. Kapittel 23 Kontroll og tilsyn med kommunene 23.1 Innledning I innledningen sies det at kapittel 23 skal gi en overordnet beskrivelse av kontroll- og tilsynsordninger med kommunen. Vår hovedinnvending er at kapitlet ikke har med en beskrivelse av kontrollutvalgets sekretariat, noe som er et helt nødvendig bakteppe for å forstå kontrollutvalgenes arbeid. Lovendringen i 2004 innebar bl.a. at kontrollutvalgene fikk et uavhengig sekretariat, og en bestiller- /utførermodell ble tatt i bruk. Dette har ført til at kontrollutvalgenes arbeid har endret seg mye, og de har blitt vitalisert. Revisors rolle endret seg også med innføring av profesjonelt sekretariat. Revisor er etter dette en leverandør som handler på bestilling fra kontrollutvalget. I og med at sekretariatet ikke er beskrevet, kommer heller ikke de ulike rollene til revisor og sekretær frem. Dette er en svakhet ved beskrivelsen. FKT mener at sekretariatets rolle må beskrives som en naturlig del av kontroll- og tilsynsordningene i kommunens egenkontroll Ekstern og intern kontroll I 6. avsnitt står det at det faglige grunnlaget i den delen av egenkontrollen som har folkevalgt ledelse ved kommunestyret og kontrollutvalget, ivaretas av revisjonen. Kontrollutvalgssekretariatets rolle i dette bildet nevnes ikke. Det er sekretariatet som saksbehandler sakene til kontrollutvalget, lager forslag til innstilling/vedtak og gir råd til utvalget i faglige spørsmål knyttet til kontroll og tilsyn. Revisjonen er en leverandør og utfører på bestilling fra kontrollutvalget. FKT mener at kontrollutvalgssekretariatet er en viktig del av det faglige grunnlaget for den delen av egenkontrollen i kommunen som har folkevalgt ledelse Egenkontroll I dette avsnittet beskrives at kontrollutvalget trenger bistand til å gjennomføre den løpende kontrollen med den kommunale forvaltningen og at «Til å hjelpe seg har kontrollutvalget en faglig uavhengig revisjon». Sekretariatet er ikke nevnt i denne beskrivelsen, noe som er en svakhet. Den løpende kontrollen består i hovedsak av at sekretariatet på vegne av kontrollutvalget ber om orienteringer og informasjon på ulike felt, legger opp saker til orientering i utvalget, virksomhetsbesøk og bestilling og oppfølging av revisjonsrapporter o.l. Sekretariatet er kontrollutvalgets rådgiver og diskusjonspartner i alle saker som utvalget tar opp. FKT mener at et uavhengig og kompetent kontrollutvalgssekretariat bistår kontrollutvalget faglig med den løpende kontrollen med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. 128

129 23.5 Statsforvaltningskontroll og egenkontroll Det er positivt at det foreslås et sterkere koordineringsansvar fra fylkesmannens side for å unngå unødvendig belastning på kommunene. Vi stiller imidlertid spørsmål ved om de foreslåtte virkemidler vil bli sterke nok for faktisk å redusere statlig kontroll. Dialog med fylkesmannen om tilsyn og kontroll må skje mellom kontrollutvalg ved sekretariatet og fylkesmannen, ikke revisjonsenheten. Dette er den mest praktiske måten å få til en koordinering på, siden det er kontrollutvalget som vedtar hvilke undersøkelser revisjonen skal gjøre og innretningen på disse. FKT mener at dialog med fylkesmannen om tilsyn og kontroll skal skje mellom kontrollutvalget ved sekretariatet og fylkesmannen Viktigste utfordringer Vi støtter forslaget om at kommunen ved kontrollutvalget skal ha en mulighet til bedre kontroll med selskaper som kommunen er deleier i sammen med private aktører. Vi støtter lovforslagets understreking av behovet for å styrke rolleforståelsen i arbeidet med kontroll og tilsyn. FKT støtter forslaget om at kommunens kontroll med virksomhet som foregår i selskaper og andre organer utenfor kommunen bør styrkes. Kapittel 24 Internkontroll FKT støtter utvalgets forslag om å innføre en tydeligere internkontrollbestemmelse i kommuneloven som erstatning for særlovgivningens bestemmelser om internkontroll for kommuneplikter. Kapittel 25 Kontrollutvalget og kontrollutvalgssekretariatet Innledning Vi støtter utvalgets forslag om å øke minimumskravet til antall medlemmer i kontrollutvalget fra tre til fem, ettersom bare tre medlemmer lett blir for sårbart ved forfall/fravær og kan begrense drøftingene i utvalgene. Det kunne samtidig vurderes nærmere om det også burde være en øvre grense for antall medlemmer i kontrollutvalget for å sikre effektivitet og partipolitisk uavhengighet. FKT støtter forslaget om å øke minste antall medlemmer i kontrollutvalget fra tre til fem medlemmer Valgbarhetsregler Vi støtter forslaget om å beholde dagens strenge valgbarhetsregler knyttet til folkevalgte og ansatte i kommunen/fylkeskommunen. Utvalget foreslår å endre valgbarhetsreglene for medlemmer som har ledende stilling, styreverv eller er medlem av bedriftsforsamling i et selskap. Vi støtter forslaget, men vi savner en nærmere vurdering av valgbarheten til kontrollutvalget for eierrepresentanter. Også her kan det oppstå uheldige inhabilitetssituasjoner. Se også kommentarene til kapittel FKT støtter forslaget om at ansatte fortsatt skal være utelukket for valg til kontrollutvalget. Vi støtter også forslaget om strengere valgbarhetskrav knyttet til personer med ledende stillinger og verv i styre og bedriftsforsamling i selskaper som kommunen/fylkeskommunen har eierinteresser i. I tillegg ønsker vi at dette skal gjelde også for eierrepresentanter i slike selskaper (representantskap, generalforsamling mv.). 129

130 25.2 Høring i regi av kontrollutvalget Utvalget presiserer i andre avsnitt s. 319 at begrepet «hos kommunen» skal forstås slik at det gjelder kun administrasjonen. Vi mener at dette ikke er i tråd med gjeldende rett i dag. I Vedlegg nr. 1 til rundskriv H-15/04 fremgår det av kommentarene til 4 punkt 3 at Kontrollutvalget er kommunestyrets/fylkestingets eget kontrollorgan og dermed ikke underlagt andre organer i kommunen/fylkeskommunen. Kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter derfor ikke kommunestyret/fylkestinget selv. Kontrollutvalget kan likevel uttale seg dersom kommunestyret/fylkestinget for eksempel har truffet eller er i ferd med å treffe et vedtak som vil være ulovlig. Begrensningen knyttet til «kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter derfor ikke» er tidligere tolket som at kontrollutvalgets tilsyn også omfatter det politiske nivået, så nær som kommunestyret/fylkestinget. Dette mener vi burde ha vært nærmere drøftet i utredningen. FKT mener at siden det kun er kommunestyret/fylkestinget selv som ikke er omfattet av kontrollutvalgets tilsynsansvar, skal også folkevalgte ha plikt til å møte og forklare seg i høringer Kontrollutvalgssekretariatet Utvalget legger til grunn at «et faglig kompetent og velfungerende sekretariat er viktig for et uavhengig og godt arbeidende kontrollutvalg». Vi anser dette som vesentlig, men synes ikke det gjenspeiles i utredningen. Sekretariat for kontrollutvalg ble lovpålagt i Kontrollutvalgenes arbeid har endret seg mye fra den tiden revisor var sekretær for utvalget. Utvalgene behandler flere saker og har blitt mer synlige og aktive med egne uavhengige og kompetente sekretariater enn under ordningen med revisor som sekretær. FKT mener at sekretariatsfunksjonen og betydningen av et faglig kompetent og velfungerende sekretariat må beskrives tydeligere i lovproposisjonen Hvem som kan være sekretariat for kontrollutvalget Vi støtter flertallets syn om at revisor ikke kan være sekretær for kontrollutvalget. Det ville være en svært uheldig rolleblanding dersom revisor skal legge frem resultatene av eget arbeid for kontrollutvalgene. I tillegg strider dette mot bestemmelsene om kontrollutvalgets tilsyn med revisor. Som lovutvalget peker på, er det viktig at sekretariatet er uavhengig av kommunens administrasjon. Vi mener at det er uheldig dersom denne grunntanken omgås gjennom at kommuner inngår en bytteordning der administrasjonen i en kommune er sekretariat for kontrollutvalget i en annen kommune. Vi viser i denne forbindelse til Forum for kontroll og tilsyn sin uttalelse til KMD datert der det ble gitt følgende anbefaling: 1. Primært at slike bytteordninger blir erklært ulovlige og at de må opphøre snarest. 2. Sekundært at slike bytteordninger er meget uheldige og at de bør opphøre snarest. I dag er det også noen revisjonsselskaper som er sekretariat for kontrollutvalg der de selv ikke er revisor. Dette er etter vår mening uheldig, og det er lett å trekke parallellen til at lovutvalget mener at sekretariatet ikke kan utføre revisjonsoppgaver. Det bør også gå motsatt vei. Særlig uheldig blir en slik rolleblanding i kommuner som har konkurranseutsatt revisjonen sin. I forbindelse med nye runder på konkurranseutsetting av revisjonstjenestene, vil revisjonsselskapet som utfører sekretariatsoppgaver for kontrollutvalget, få fullt innsyn i konkurrentene sine tilbud. Vi mener altså at revisjonsselskaper ikke bør kunne være sekretariat for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 130

131 Vi viser også til forslaget under kapittel 12.2 om at det kan være aktuelt å innføre dokumentasjon av uavhengighet for sekretær for kontrollutvalg. FKT mener at sekretariatets uavhengighet må vektlegges sterkere gjennom at bytteordninger der administrasjonen i en kommune er sekretariat for kontrollutvalget i en annen kommune ikke er lovlig. I tillegg mener vi at revisjonsenheter ikke skal kunne utøve sekretariatsfunksjonen i kommuner, selv om de ikke utfører revisjonsoppgavene i den aktuelle kommunen Sekretariatets oppgaver I utredningen fremstilles kontrollutvalgets sekretariat som et rent «møtetilretteleggingsorgan» på samme måte som møtesekretærorganet ellers i det kommunale system. Dette er en alt for snever fremstilling, sekretariatene har en mye mer omfattende rolle. Lovutvalget synes å være svært opptatt av de få sekretariatene som er små og bemannet med lite kompetanse, uten å ta hensyn til at de aller fleste sekretariatene er bemannet med en svært allsidig og relevant kompetanse, der de aller fleste har ansatte med høyere utdanning. Dersom saksbehandlerkompetanse ikke finnes i enkelte kontrollutvalgssekretariater, bør loven heller sette krav til dette i stedet for å overføre saksbehandleroppgaver til revisor. Det er kontrollutvalgene som i detalj bestemmer hva sekretariatet skal utføre. Selv om sekretariatenes oppgaver og profil er noe forskjellig, utfører de fleste følgende arbeidsoppgaver (jf. Deloittes rapport Evaluering. Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat fra 2014 som også lovutvalget har vist til): Saksbehandling Utredning Administrasjon Rådgivning Koordinering/bindeledd Sekretariatet skal dekke utvalgets behov for faglige ressurser, være utvalgets operative ledd, foreta utredning av for eksempel valg av revisjonsordning, påse at kontrollutvalgets saker er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt, i tillegg til å være et møtetilretteleggingsorgan. Sekretariatet er en selvstendig organisasjon som skal serve kontrollutvalget på samme måte som rådmannens stab server kommunestyret. Vi henviser i denne forbindelse til blant annet 20 i kontrollutvalgsforskriften og koplingen mot kommuneloven Lovutvalget forsøker å trekke en grense mellom revisjonens oppgaver ved forvaltningsrevisjon og sekretariatsoppgaver i dette kapitlet, noe de ikke lykkes med. Vi vil foreslå at den internasjonale definisjonen på revisjon NS-EN ISO 9000:2000 legges til grunn: «Systematisk, uavhengig og dokumentert prosess for å fremskaffe revisjonsbevis og bedømme det objektivt for å bestemme i hvilken grad kriterier for revisjon er oppfylt». Etter vår oppfatning må begrepet «systematisk» i denne sammenhengen bety at man følger bestemte revisjonsstandarder. Enhver vurdering av et faktum eller av om en lov er brutt, kan derfor ikke defineres som en revisjonshandling. Kontrollutvalget bør ha betydelig frihet til å velge hvordan oppgaver som ikke faller inn under en mer presis definisjon av revisjonens oppgaver skal utføres og hvem som skal utføre dem. I 4. avsnitt i kapittel sier lovutvalget: «Etter utvalgets mening har ikke sekretariatet anledning til å innhente informasjon og vurdere det opp mot et regelverk, vedtak e.l. Dette vil etter utvalgets forslag være å utføre revisjon, og dermed en oppgave for revisor.» 131

132 Formuleringen definerer revisjon så vidt at begrepet blir meningsløst. Vi er redd for at dette vil føre til at sekretariatene vil tømmes for oppgaver, som heretter skal legges til revisjonen. Vi vil peke på at det finnes tilfeller hvor nettopp slike oppgaver er sekretariatets mandat, som f.eks. ved vurdering av valg av revisjonsordning og konkurranseutsetting av revisjon, eller ved habilitetsvurderinger. Sekretariatet skal også hjelpe utvalget til å skille mellom enkeltsaker som fremstår som rene klagesaker og saker som kan tyde på at administrasjonen gjør systematiske feil, slik at undersøkelser bør bestilles fra revisjonen. Dette krever at sekretariatet foretar en vurdering. I kapittel argumenterer lovutvalget for at sekretariatet ikke skal vurdere om revisors leveranser til utvalget holder faglig kvalitet. Det er etter vår mening meningsløst å vise til gjeldende rett om at sekretariatet skal passe på at saker som skal behandles i kontrollutvalget er forsvarlig utredet, og samtidig hevde at det vil være svært krevende for et sekretariat å foreta en vurdering av kvaliteten på produktet som leveres fra revisjonen. Utvalget skriver riktignok at dersom det er åpenbare mangler ved produktene som revisor leverer, må likevel sekretariatet si fra om dette. Vi vil hevde at det ikke er mulig å gjøre en vurdering av «åpenbare mangler» uten å vurdere verken «metodevalg, prosjektdesign, datainnhenting, lovanvendelse og vurderinger som fremkommer i revisors rapporter». Det er vanskelig å vurdere om en bestilling er tilfredsstillende besvart uten for eksempel å vurdere metoden som revisjonen har benyttet for å få svar på bestillingen. Vi minner om at det knapt er noen fagmiljø som leser og vurderer flere revisjonsrapporter enn sekretariatene. Vi kan vise til konkrete eksempler der sekretariatet har påpekt feil og mangler i revisors produkter både innen regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Dette må også ses i lys av påse-ansvaret sekretariatene bistår kontrollutvalgene med. Vi vil også påpeke at det er sekretariatet som skriver innstillingen i disse som i andre saker. Kontrollutvalgssekretariatene bistår kontrollutvalgene i deres vurderinger av hvilke saker de skal ta på seg og hvordan sakene skal søkes løst, f.eks. hvordan informasjon skal innhentes. Det er også sekretariatene som bistår kontrollutvalgene med deres bestillinger av revisjonsoppdrag og andre undersøkelser fra revisjonen eller fra andre, og som bistår kontrollutvalget i vurderingen om revisjonen leverer sine rapporter i tråd med bestilling. Sekretariatet bistår også kontrollutvalget generelt i utøvelsen av deres påse-ansvar overfor revisjonen. FKT mener at lovutvalget har brukt en for vid og vag definisjon av revisjon i sin utredning, og at de går langt i å prøve å hemme sekretariatene i deres ansvars- og oppgaveutøvelse. Sekretariatene må kunne gjøre sine nødvendige vurderinger uten at de dermed foretar revisjon. En mer presis gjennomgående beskrivelse av, grensegang mellom og respekt for rollene til henholdsvis sekretariatene og revisjonen hadde vært på sin plass Kompetansekrav Det argumenteres i utredningen for å innføre kompetansekrav til sekretariatet: «Forutsetningen for et velfungerende kontrollutvalg er et godt og kompetent sekretariat.» Utvalget konkluderer overraskende nok med at det ikke bør innføres kompetansekrav, og begrunner det med at dette vil innebære en for sterk inngripen i det kommunale selvstyret. Det er svært vanskelig å forstå denne begrunnelsen. Derimot vil vi legge vekt på argumentene som er fremmet for å innføre kompetansekrav, og vi anbefaler at det innføres et krav om solid høyere utdanning i kontrollutvalgssekretariatene, der minst en ansatt bør ha relevant utdanning på mastergradsnivå eller tilsvarende. Det kan med fordel utredes nærmere hva slags spesifikke krav som bør stilles. FKT mener at det skal innføres kompetansekrav for ansatte i kontrollutvalgssekretariat. 132

133 Størrelsen på sekretariatet Lovutvalget argumenterer for at det ikke bør stilles krav til størrelsen på sekretariatet, da Deloitterapporten ikke har påvist noen sammenheng mellom størrelsen på sekretariatet og kvaliteten på sekretariatets arbeid. Vi mener at det ikke kan legges vekt på dette argumentet, da Deloitte ikke har undersøkt denne problemstillingen i tilstrekkelig grad. Vi ønsker at denne problemstillingen bør utredes nærmere. Vi vil peke på at det er gode argumenter for at sekretariatene bør bli større. Større fagmiljø og bredere kompetansebase vil være et gode, og bidra til å utvikle tjenesten og bistå kontrollutvalget på en god måte. Samtidig vil et større sekretariat være mer robust overfor sykdom og vakanser samt at det vil være lettere å sikre uavhengighet til revisor og rådmann. Videre skriver utvalget at kvalitetskrav vil tvinge mange kommuner over i interkommunalt samarbeid. Vi vil hevde at dette ikke er et reelt argument, all den tid de aller fleste sekretariater allerede er organisert som interkommunale samarbeid. FKT mener at det bør stilles krav til kontrollutvalgssekretariatets størrelse. Kapittel 26 Revisjon Regnskapsrevisjon og kontrollutvalgets ansvar for forenklet etterlevelsesrevisjon Lovutvalget foreslår at etterlevelsesrevisjon skal være en sentral kontrollform i kommunal sektor og at regnskapsrevisor skal ha utvidede oppgaver på økonomiområdet. I utredningen skriver utvalget at dette skal være en forenklet kontroll. Oppgaven slik den er beskrevet i lovforslaget ( 24-9), kan imidlertid være svært omfattende, slik at dette også kan bli et budsjettspørsmål. Men vi mener at de foreslåtte endringene vil kunne gi kontrollutvalget nyttig oversikt over tilstanden på ulike tjenesteområder. FKT støtter i utgangspunktet forslaget om utvidelse av regnskapsrevisors mandat innen forenklet etterlevelsesrevisjon. Vi mener likevel at utredningen i for liten grad konkretiserer hva de legger i dette Andre Spørsmål Skriftlige påpekninger fra regnskapsrevisor (nummererte brev) Kommunelovutvalget foreslår at nummererte brev i utgangspunktet skal rettes direkte til kommunedirektøren. Dette innskrenker kontrollutvalgets mandat. Det fremstår som lite hensiktsmessig å gjøre adressering av nummererte brev til en løpende vurdering avhengig av forholdet det rapporteres om. Det kan potensielt føre til svært ulik praksis. Vi støtter ikke dette forslaget. Vi mener at nummererte brev går til den som forestår løpende tilsyn av den kommunale forvaltningen, det vil si kontrollutvalget. Denne ordningen har vi god erfaring med. Sekretariatene konstaterer at revisor har svært ulik praksis når det gjelder nummererte brev. Vi støtter derfor utvalgets forslag om at «revisor årlig må utarbeide en oppsummering av de nummererte brev som er sendt gjennom året». I gjeldende rett har kontrollutvalget et ansvar for å følge opp påpekninger i nummererte brev. Dette er ikke tatt inn i lovutvalgets forslag. FKT mener at dagens praksis med at alle nummererte brev rettes til kontrollutvalget må videreføres, og støtter dermed ikke utvalgets forslag til endringer av dette. Kontrollutvalgets ansvar for å følge opp påpekninger i nummererte brev må også videreføres Forvaltningsrevisjon Vi støtter ikke utvalgets forslag om å fjerne kravet om årlig forvaltningsrevisjon. En kommune er i seg selv en så kompleks organisasjon at vi mener det skal veldig mye til om ikke en overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse vil vise at det er behov for forvaltningsrevisjon på årlig basis. Et mer vagt uttrykk 133

134 kan fort gjøre behovet for forvaltningsrevisjon til et tema ved f.eks. budsjettsalderinger. Dette vil dermed kunne svekke den kommunale egenkontrollen. Vi savner en presisering av kontrollutvalget sin rolle som bestiller av enkeltoppdrag i lovforslaget. Det må være kontrollutvalget som bestiller som skal bestemme hva de ønsker å få undersøkt gjennom en forvaltningsrevisjon, mens revisjonen som utfører bestemmer metode, revisjonskriterier osv. Vi mener at utredningen i for liten grad drøfter hvem som bør ha ansvar for eller utføre overordnet analyse og utarbeiding av forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Noen kontrollutvalg ber revisor om å gjøre dette arbeidet, andre ber sekretariatet gjøre det. De avveininger som kan gjøres rundt dette, kan få betydning for forståelsen av bestiller-/utførermodellen mellom kontrollutvalg og revisjon. FKT er ikke enige i utvalgets vurderinger og mener at bestemmelsen om årlig forvaltningsrevisjon må videreføres. Også innen dette feltet mener vi at rolle- og oppgavefordelingen mellom aktørene er for lite beskrevet i utredningen Sertifisering av revisor. Nasjonal kvalitetskontroll Vi støtter utvalgets forslag om en nasjonal ordning for kvalitetskontroll med revisorer i kommunesektoren. Kapittel 27 Kommunenes styring og kontroll med ekstern virksomhet 27.3 Innsynsrett i selskaper og lignende som utfører oppgaver for kommunen Lovendringene som foreslås her vil styrke den politiske kontrollen med ekstern virksomhet innen kommunens ansvarsområder. FKT støtter her utvalgets vurderinger Innledning Lovutvalget mener det eksisterende regelverket for selskapskontroll i kommuneloven i utgangpunktet fungerer etter hensikten sin, og ser derfor ikke at det foreligger behov for store endringer i regelverket. Utvalget foreslår likevel å gjøre eierskapskontroll til en oppgave for revisjonen. Lovutvalget mener at dette forslaget skal føre til en klarere rollefordeling mellom sekretariatet og revisjonen samt forhindre dobbeltrolleproblematikk knyttet til sekretariatets arbeid. I definisjonen av revisjonsoppgaver i andre kapitler mener vi at utvalget selv legger opp til større dobbeltrolleproblematikk for revisor gjennom vid og vag definisjon av revisjonsbegrepet. Vi savner derfor en tydeligere begrepsavklaring generelt gjennom utredningen. Se også kommentarene knyttet til punkt FKT mener at beskrivelsen av eierskapskontroll (uten forvaltningsrevisjon i selskap) som ren revisjonsoppgave er mangelfullt definert i utredningen Eierskapskontroll i praksis Lovutvalget bygger på data hentet fra Rapporten Evaluering. Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat (Deloitte 2014). Når vi ser nærmere på denne rapporten finner vi at det anslagsvis ble bestilt rundt 225 unike selskapskontroller i Norge i Dette er trolig en dobling siden 2008 (Nordlandsforskning, NFrapport nr. 4/2007). Deloitte har i sin rapport gjennomgått 10 utvalgte selskapskontroller. 5 fra sine utvalgte kommuner og 5 fra databasen til Norges kommunerevisorforbund (NKRF). De 10 utvalgte rapportene har Deloitte delt inn i tre varianter: «Selskapskontroll av eierskapsforvaltningen til kommunen», «forvaltningsrevisjon av et selskap» og «eierskapskontroll av et selskap». I den tredje varianten finner Deloitte at det gjennomgående har vært en utfordring å skille mellom 134

135 eierskapsforvaltning på den ene side og det at en faktisk går inn og gjør vurderinger av driften i selskapet på den andre siden. Deloitte skriver at «Flere» rapporter innenfor den tredje kategorien har en tilsvarende tilnærming. Vi mener at dette grunnlaget ikke er tilstrekkelig til å begrunne en lovendring. Departementet bør vurdere om det er behov for en grundigere undersøkelse av rolleforståelsen knyttet til gjennomføring av selskapskontroll, før eierskapskontrollen blir gjort til en oppgave kun for revisjonen. Det er etter vår oppfatning viktig at en mulig lovendring er velbegrunnet. Se også kommentarene knyttet til punkt FKT mener at utredningen i liten grad bygger opp under et eventuelt behov for lovendringen de foreslår Omfang av og plan for selskapskontroll Utvalget foreslår at det skal lages en felles plan for forvaltningsrevisjon. Utvalgets vurdering er at det er hensiktsmessig å foreta en samlet risiko- og vesentlighetsvurdering for den virksomheten som skjer i kommunen og den virksomheten som skjer i kommunale selskap. Vi er uenig i at dette er hensiktsmessig, fordi disse risiko- og vesentlighetsvurderingene er svært forskjellige. Vi mener det er mer hensiktsmessig å foreta særskilt risiko og vesentlighetsvurderinger av selskapene med sikte på å tydeliggjøre både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. FKT mener at det må utarbeides uavhengige risiko- og vesentlighetsvurderinger for den virksomheten som skjer i kommunen og den virksomheten som skjer i kommunale selskap. Med vennlig hilsen Benedikte Muruvik Vonen Styreleder 135

136 Kommunal- og moderniseringsdepartementet Oslo, 7. oktober 2016 Høring NOU 2016:4 Ny kommunelov Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) viser til høringsbrev datert , om NOU 2016:4 Ny kommunelov. I vår høringsuttalelse vil vi benevne kommune og fylkeskommune som kommuner, og kommunestyre og fylkesting som kommunestyre. Vi har følgende kommentarer til de enkelte paragrafene: Kap. 7 Valg til folkevalgte organer 7-3 Utelukket fra valg I paragrafens første ledd bokstav e går det fram, at «den som har ansvaret for regnskapsfunksjonen i kommunen eller fylkeskommunen» er utelukket fra valg. Vi antar at dette er en bestemmelse som henger igjen fra tidligere og som ikke lenger har relevans. Kap. 14. Økonomiforvaltning mv. NKRF støtter at det etableres et nytt resultatbegrep, eller at begrepet netto driftsresultat flyttes slik at det blir et resultat etter bruk av og avsetning til bundne fond. NKRF mener den foreslåtte beregningsmodellen for minimumsavdrag på lån, jf. NOUen pkt gir et mer forsvarlig nivå på minimumsavdraget og støtter forslaget. Norges Kommunerevisorforbund - på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Org.nr.: MVA Postboks 1417 Vika Munkedamsveien 3B, 3. etg. E-post: post@nkrf.no Kontonr.: OSLO Web: 136