Kvalifikasjonsgrunnlag - Rammeavtale om anskaffelse av maskin- og programvare, vedlikehold og tilknyttede tjenester.

Transkript

1 - Rammeavtale om anskaffelse av maskin- og, vedlikehold og tilknyttede tjenester Saksnr:

2 INNHOLD 1. ANSKAFFELSENS FORMÅL / OMFANG OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS INNHOLD OG OMFANG Innledning Særskilt om datarom- og lokale servere, og tilhørende service Særskilt om klientmaskiner, og tilhørende service Særskilt om tilknyttede tjenester Særskilt om multifunksjonsmaskiner Særskilt om Unix servere ANSKAFFELSESPROSEDYRE ANSKAFFELSESPROSEDYRE UTVELGELSE AV KANDIDATER KVALIFIKASJONSKRAV OG UTVELGELSESKRITERIER KVALIFIKASJONSKRAV 1: SKATT, HMS, FIRMAATTEST KVALIFIKASJONSKRAV 2: SOLIDITET KVALIFIKASJONSKRAV 3: SYSTEMER FOR SIKRING OG STYRING AV KVALITET OG SIKKERHET KVALIFIKASJONSKRAV 4 / UTVELGELSESKRITERIUM: INTERESSENTENS ERFARING OG GJENNOMFØRINGSEVNE KRAV TIL KVALIFISERINGSDOKUMENTASJON OG DELTAGELSESFORESPØRSEL PREKVALIFISERINGSBREV KVALIFISERINGSDOKUMENTER SPRÅK INNPAKNING OG MERKING LEVERINGSADRESSE KOMMUNIKASJON - OFFENTLIGHET OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON INTERESSENTENS KONTAKTPERSON PERIODE FOR HENVENDELSE TAUSHETSPLIKT OFFENTLIGHET FRISTER FRIST FOR INNLEVERING AV DELTAGELSESFORESPØRSEL FREMDRIFTSPLAN...12 SIDE 2 AV 12

3 1. 1. ANSKAFFELSENS FORMÅL / OMFANG OPPDRAGSGIVER Rammeavtalen inngås av Politiets data- og materielltjeneste (PDMT), på vegne av Justis- og politidepartementet med underliggende virksomheter samt Kriminalomsorgen og Domstoladministrasjonen. Det vil si at den omfatter følgende deltagende enheter i justissektoren: Under Justisdepartementet: Høyere påtalemyndighet PST Politiets Sikkerhetstjeneste Kriminalomsorgen Sysselmannen på Svalbard Politi- og lensmannsetaten, dvs. Politidirektoratet med underliggende politidistrikter, namsfogd og særorgan, herunder PDMT, KRIPOS, Økokrim, Politihøgskolen(PHS), Utrykningspolitiet (UP), Politiets Utlendingsenhet (PU), Grensekommisariatet og Reinpolitiet. Domstolene og Domstoladministrasjonen Namsfogden ble i 2007 en del av Politi og lensmannsetaten og oppgavene utføres normalt av politistasjoner og lensmannskontorer, med unntak av Oslo som er eget særorgan under POD. PDMT har ansvaret for data- og kommunikasjonssystemene, materiellet og utstyret i politi- og lensmannsetaten samt den høyere påtalemyndighet. Virksomheten er underlagt Politidirektoratet, og har hovedkontorer på Jaren på Hadeland og Majorstua i Oslo, med regionskontorer i Kristiansand, Bergen og Trondheim. PDMT betjener også andre enheter innen statsforvaltningen ANSKAFFELSENS INNHOLD OG OMFANG Innledning Formålet med konkurransen er å inngå avtale med en eller flere leverandører om produkter og tjenester for leveranse av: Datarom og lokale servere, og tilhørende service Klientmaskiner, og tilhørende service Tilknyttede tjenester Multifunksjonsmaskiner Unix-servere Tilbydere kan tilby på hvert område uavhengig av de andre dvs at en tilbyder kan by på ett eller flere områder. Leverandører som kan levere på flere områder og kan vise til besparelser for Kunden på dette vil oppnå tilleggspoeng. Overnevnte utstyr, tjenester og er nærmere beskrevet i pkt til Krav til disse vil fremgå av konkurransegrunnlaget. SIDE 3 AV 12

4 Anslag på volum for de ulike områdene: Område Volum (enheter) Estimert volum (forventet årlig uttak) 1 Datarom og lokale servere, MNOK og tilhørende service 2 Klientmaskiner, MNOK og tilhørende service 3 Tilknyttede tjenester MNOK 4 Multifunksjonsmaskiner Ca 600 lokasjoner Volum kommer i konkurransegrunnlaget 5 Unix-servere 60 maskiner 3-5 MNOK Alle anslag er uforpliktende for oppdragsgiver. Alle estimat er eksklusive merverdiavgift. Overnevnte utstyr, tjenester og er nærmere beskrevet i pkt til Krav til disse vil fremgå av konkurransegrunnlaget. Avtalen inngås for en periode på 3 - tre år med mulighet for et 1 ett års forlengelse. Rammeavtalen løper fra undertegnelsesdato Særskilt om datarom- og lokale servere, og tilhørende service Datarom- og lokale servere, dets og tilhørende service omhandler følgende områder: Datarom og lokale servere - Maskinvare: x86 eller tilsvarende plattform servere, utstyr for lagring, backup og nettverk Programvare - Til datarom og lokale servere. Programvare som operativsystemer og applikasjons. Leverandør må kunne tilby Direct Large Account Reseller (DLAR) avtale med dertil tilhørende for lisensadministrasjon (SAM). Garantioppfølging (Garantiansvar) og service på enheter Særskilt om klientmaskiner, og tilhørende e service Dette omfatter følgende områder: Klient maskinvare som PCer, tynne klienter, skrivere, scannere, skjermer, USB-utstyr som eksterne harddisker, lokalt nettverksutstyr, annet tilbehør som minnepinner, mus, tastatur og kabler. Multimediautstyr som digitalkamera, videokamera, lydopptak, projektorer, høytalere og klienter. Programvare som Office produkter, operativsystemer til klienter, klientapplikasjons. Leverandør må kunne tilby Direct Large Account Reseller (DLAR) avtale med dertil tilhørende for lisensadministrasjon (SAM). Garantioppfølging (Garantiansvar) og service på enheter SIDE 4 AV 12

5 1.2.4 Særskilt om tilknyttede tjenester Dette omfatter i hovedsak tjenester til: Datarom, lokale servere og klienter Tjenester til all maskinvare og IKT-utstyr beskrevet under punktene og 1.2.3, inkludert, men ikke begrenset til x86 eller tilsvarende server- og klientmaskiner, utstyr for lagring, sikkerhetskopi og nettverk, Pcer og tynne klienter Tjenestene som skal tilbys inkluderer, men er ikke begrenset til, rådgiving og bistand til driftsplanlegging, installasjon, konfigurasjon, tuning, feilsøking og retting, drift og vedlikehold og servicedesk oppgaver. Tilbydere må kunne tilby tjenester i hele landet og tilby spisskompetanse innen hele området. Kunden tillater bruk av underleverandører Særskilt om multifunksjonsmaskiner Dette området omfatter: Multifunksjonsmaskiner - Funksjoner: Kopi, utskrift, skanning, sortering, stifting, follow on print.. Vedlikehold av multifunksjonsmaskiner - landsdekkende vedlikehold. Tilbydere skal kunne tilby både leasing med service og eie Særskilt om Unix servere Området omfatter: Unix-servere maskiner AIX eller tilsvarende med tilhørende operativsystem Unix-servere - vedlikehold og tjenester lokalt i Oslo og hovedseter til politidistriktet ANSKAFFELSESPROSEDYRE ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen foretas ved begrenset anbudskonkurranse og omfattes av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 og av forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 (heretter anskaffelsesforskriften) del I og III. PDMT ønsker å inngå eksklusive rammeavtaler for hver delanskaffelse, jf anskaffelsesforskriften For å sikre leveranser i situasjoner der valgte leverandør ikke kan levere vil man vurdere om det skal inngås en avtale med en subsidiær leverandør som vil forespørres dersom valgte leverandør ikke kan levere. Dette vil kommenteres nærmere i konkurransegrunnlaget. Anskaffelsen er kunngjort i Doffin- og TED-databasen i uke 25. Kunngjøringen kan finnes på og UTVELGELSE AV KANDIDATER - Det er mulig å søke om å bli kvalifisert for ett eller flere av leveranseområdene. PDMT vil i henhold til anskaffelsesforskriften 17-6 (1) invitere de 5 best kvalifiserte interessentene innen områdene i konkurransen. SIDE 5 AV 12

6 PDMT gjør oppmerksom på at interessenter som grunnet manglende oppfyllelse av ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke regnes som kvalifisert, ikke under noen omstendighet vil kunne bli invitert til å inngi tilbud. Summen av den enkelte kvalifiserte interessents poengoppnåelse, etter nedenfor angitte poengmodell, vil danne grunnlaget for den endelige rangeringen av kvalifiserte interessenter. PDMT ønsker imidlertid å begrense antallet leverandører. De best kvalifiserte kandidater for område nevnt i pkt og vil derfor også utvelges for område og dersom de anses kvalifisert selv om andre kandidater skulle være mer kvalifisert. Krav 1 Krav 2 Krav 3 Krav 4 Skatt, HMS, firmaattest Årsregnskap, kredittrating (A) Systemer for sikring og styring av kvalitet og informasjonssikkerhet Erfaring og gjennomføringsevne Vurderes ok/ikke ok Vurderes ok/ikke ok Vurderes ok/ikke ok. Vurderes ok/ikke ok. Dersom kravet vurderes som ok, vil oppfyllelsen evalueres kvalitativt fra 1 til 30 poeng. Når kvalifiseringsprosessen er fullført, vil PDMT underrette samtlige interessenter om kvalifiseringsresultatet. Interessenter som inviteres til å inngi tilbud vil, sammen med meddelelsen, motta konkurransegrunnlaget KVALIFIKASJONSKRAV OG UTVELGELSESKRITERIER Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke er tilfredsstilt, vil interessenten ikke vurderes videre i kvalifiseringsprosessen. Der interessenten har akseptable grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgiver, før utløpet av frist for innlevering av deltagelsesforespørsel, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Dersom interessenten ønsker å godtgjøre at kvalifikasjonskravene oppfylles ved å henvise til kapasiteten i sammenslutninger eller virksomheter som interessenten indirekte eller direkte er knyttet til, skal dette fremkomme tydelig. Det er i et slikt tilfelle et krav at det godtgjøres at interessenten reelt disponerer over disse sammenslutningers eller virksomheters kapasiteter. Det åpnes for å knytte til seg underleverandører senere i konkurransen dersom konkurransegrunnlaget setter krav som gjør dette nødvendig, og dersom kravene ikke er synliggjort i dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Dette forutsetter at den kvalitative oppfyllelsen av kvalifikasjonskravene og utvelgelseskriteriene minimum overholder samme nivå som den opprinnelige kvalifikasjonssøknaden. SIDE 6 AV 12

7 KVALIFIKASJONSKRAV 1: SKATTS KATT,, HMS, FIRMAATTEST Vurderes ok/ikke ok. 1: S, HMS, Krav Skatteattester: Interessenten skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. HMS-egenerklæring: Interessenten skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Firmaattest: Interessenten skal dokumentere at vedkommende er et lovlig etablert foretak. Krav til dokumentasjon Norske interessenter skal legge frem skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (blankett RF-1244 fra Skattedirektoratet) i kommunen der interessenten har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen utløpet av frist for innlevering av deltagelsesforespørsel, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder. Interessenter fra andre EØS-land, land omfattet av GPA-avtalen eller frihandelsavtale med EFTA/Norge, skal vedlegge tilsvarende attester eller annen lovbestemt dokumentasjon fra tilsvarende myndighet i det land interessenten har sitt hovedsete. Interessenten skal legge frem egenerklæring om at interessenten oppfyller, eller eventuelt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Erklæringen kan hentes på nettadressen Dette skal dokumenteres ved firmaattest eller eventuelt ved attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor interessenten er etablert. Attest skal ikke være eldre enn 12 måneder KVALIFIKASJONSKRAV 2: SOLIDITET S Vurderes ok/ikke ok. 2: S Krav Det kreves god soliditet Utdypning av kravet Som dokumentasjon på god soliditet skal interessenten legge frem foretakets årsregnskap de siste tre år, samt opplysninger om foretakets omsetning de siste tre årene med relevans til denne kontrakten. Oppdragsgiver vil innhente kredittvurdering fra offentlig godkjent kredittinstitusjon. Eventuell kredittvurdering framlagt av interessenten skal ikke være eldre enn 6 måneder. Det kreves en kredittrating som ikke er lavere enn A eller tilsvarende. Eventuelle tallverdier som tilsvarer rating A, aksepteres. Dersom interessenten ønsker å godtgjøre at vilkåret oppfylles ved å henvise til kapasiteten i sammenslutninger eller virksomheter som interessenten indirekte eller direkte er knyttet til, må egne underskrevne forpliktelseserklæringer fra disse sammenslutningene/foretakene fremlegges. SIDE 7 AV 12

8 KVALIFIKASJONSKRAV 3: SYSTEMER S FOR SIKRING OG STYRING AV KVALITET OG SIKKERHET Vurderes ok/ikke ok. Krav 3: S Utdypning av kravet Det kreves at interessenten har et godt og velfungerende System for sikring og styring av kvalitet og sikkerhet Interessenten skal dokumentere systemer for sikring og styring av kvalitet sikkerhet. Dersom interessenten er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for kvalitetssikring / -styring, er det tilstrekklig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. Det skal dokumenteres hvilke elementer i anskaffelsen som er dekket av sertifiseringen(e). Dersom interessenten ikke er sertifisert må kvalitetssystemet dokumenteres. Dokumentasjonen skal minst omfatte: prosedyrer / rutiner som sikrer leveringsdyktighet, prosedyrer / rutiner for avviks- og reklamasjonsbehandling. Alt personell som skal arbeide i Kundens lokaler eller på kundens utstyr må kunne avkreves politiattest og taushetserklæring. All dokumentasjon skal omfatte eventuelle underleverandører. SIDE 8 AV 12

9 3.4. VALIFIKASJONSKRAV 4 / UTVELGELSESKRITERIUM: : I 3.4. KVALIFIKASJONSKRAV GJENNOMFØRINGSEVNE : INTERESSENTENS ERFARING OG Vurderes ok/ikke ok. Interessenten må ha erfaring knyttet til alle kulepunkter som nevnt under for å vurderes ok. Dersom kravet vurderes som ok, vil oppfyllelsen evalueres kvalitativt fra 1 til 30 poeng. Krav Det kreves at interessenten har god gjennomføringsevne og skal ha erfaring fra tilsvarende type oppdrag Utdypning av kravet Som dokumentasjon på god gjennomføringsevne skal interessenten beskrive hvilke systemer man har for å sikre god gjennomføring av leveranser og prosesser i denne forbindelse. Planen skal redegjøre for det som er relevant i forbindelse med utførelsen av kontraktsytelser tilsvarende de ytelser som er angitt under punkt 1.2, herunder men ikke begrenset til: Beskrive system og rutiner leverandør benytter for storkunder Hvordan leverandør sikrer kunden de til enhver tid beste priser i markedet (systemer, metodikk, sourcing strategi) Muligheter for å få ut statistikker på volumer, leveranser, servicenivå, garantier m.v. Systemer for håndtering av ordre, avvikshåndtering, mv Interessenten skal legge ved lister over utførte leveranser de siste tre år som er relevante i forhold til leveranse av samtlige produkter og tjenester nevnt under pkt. 1.2 som er relevante for den delen interessenten ønsker å tilby på. Det skal utarbeides en liste med tre leveranser for hvert av de relevante kulepunktene under: Landsdekkende (på tid, mange steder, mange bestillere) Håndtere volum Leveringsevne mht kapasitet til levering (rask og forutsigbar levering) Leveranseevne mht opprettholdelse av konkurransedyktige priser gjennom hele avtaleperioden Listene skal angi en utførlig beskrivelse av det enkelte oppdragets innhold, årlig verdi (ekskl. mva., dersom kun deler av den utførte tjenesten er relevant i forhold til denne anskaffelsen oppgis denne andelen), tidspunkt, samt navnet og kontaktinformasjonen på den offentlige eller private mottaker. PDMT understreker at det må dokumenteres relevant erfaring tilknyttet samtlige relevante kulepunkter i listen over. SIDE 9 AV 12

10 4. 4. KRAV TIL KVALIFISERINGSDOKUMENTASJON OG DELTAGELSESFORESPØRSE D ELTAGELSESFORESPØRSEL PREKVALIFISERINGSBREV Det skal utarbeides et eget prekvalifiseringsbrev som skal presenteres som deltagelsesforespørselens førsteside. Prekvalifiseringsbrevet skal som minimum inneholde informasjon om interessents kontaktperson med tilhørende kontaktdata, jf. pkt Prekvalifiseringsbrevet skal være signert av person som har fullmakt til å inngi tilbud på vegne av interessenten KVALIFISERINGSDOKUMEN VALIFISERINGSDOKUMENTER Prekvalifiseringsdokumentene skal leveres i to eksemplarer, hvor hvert eksemplar skal være innsatt i ringperm med skilleblad. Det enkelte eksemplar skal struktureres i henhold til følgende modell: 1. Prekvalifiseringsbrev 2. Skatteattester 3. HMS-egenerklæring 4. Dokumentasjon på at foretaket er lovlig etablert 5. Dokumentasjon på god soliditet 6. Dokumentasjon på erfaring fra tilsvarende oppdrag 7. Dokumentasjon på tilfredsstillende system for sikring og styring av kvalitet og informasjonssikkerhet 8. Dokumentasjon på god gjennomføringsevne 9. Skjematisk oversikt over forretningshemmeligheter i kvalifiseringsdokumentene Kun dokumentasjon som presenteres i henhold til og innenfor overnevnte modell vil bli vurdert (Interessenten kan dermed ikke presentere dokumentasjon på ulike kvalifikasjonskrav samlet). Deltagelsesforespørselen skal også leveres i elektronisk versjon på CD/DVD/minnepinne (ett eksemplar). Interessenten er ansvarlig for å verifisere at CD/DVD/minnepinne er lesbar og identisk med original. Kun materiale som har saklig sammenheng med kvalifikasjonskravene skal vedlegges SPRÅK Deltagelsesforespørselen samt øvrig kommunikasjon skal utformes på norsk eller engelsk. Der interessenten har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon på det forespurte språk, kan oppdragsgiver før utløpet av frist for innlevering av deltagelsesforespørsel, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres INNPAKNING OG MERKING Deltagelsesforespørselen leveres/oversendes i lukket, anonymisert forsendelse og merkes Deltakelsesanmodning konkurranse om leveranse av Rammeavtale om anskaffelse av IKT-utstyr, vedlikehold og saksnummer SIDE 10 AV 12

11 LEVERINGSADRESSE Deltagelsesforespørselen leveres / sendes til: Ved levering: Ved postforsendelse: Politiets data- og materielltjeneste Politiets data- og materielltjeneste v/ Christer Edlund v/ Christer Edlund Sørkedalsveien 27 B Postboks 8031 Dep 0369 Oslo 0030 OSLO KOMMUNIKASJON - OFFENTLIGHET OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON TPERSON PDMT er oppdragsgiver/ kontraktsadministrator, og alle henvendelser vedrørende anbudsprosessen/kontrakten skal rettes til: post.pdmt@politiet.no med kopi til christer.edlund@politiet.no. Interessenter skal ikke henvende seg til andre enkeltpersoner, eventuelt andre offentlige etater for å tilegne seg informasjon vedrørende anskaffelsen INTERESSENTENS KONTAKTPERSON TPERSON Interessenten skal i prekvalifiseringsbrevet, plassert fremst i deltagelsesforespørselen, jf. pkt. 4.1 og pkt. 4.2, oppgi kontaktperson (med tilhørende adresse, e-postadresse og telefonnummer) for anskaffelsen. Dersom kontaktperson endres, skal oppdragsgiver informeres. PDMT tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem dersom eventuelle endringer ikke blir videreformidlet PERIODE FOR HENVENDELSE Spørsmål til prekvalifiseringen kan sendes fram til 5. august Spørsmål fra de enkelte interessentene anonymiseres og besvares samlet til alle interessenter. Alle henvendelser skal være skriftlige TAUSHETSPLIKT Interessentene har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen. PDMT plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. anskaffelsesforskriften OFFENTLIGHET PDMT gjør oppmerksom på at allmennheten har innsyn i deltagelsesforespørsel, tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort etter lov 19. mai 2006 nr.16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), jf. 23 andre ledd samt forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om meirinnsyn, jf. offentleglova 11. SIDE 11 AV 12

12 Interessenten skal utarbeide systematiske skjema som redegjør for hvilke opplysninger vedkommende, av konkurransehensyn, mener vil være viktig å hemmeligholde, jf. pkt. 3.5 (2). Skjemaet skal oppgi nøyaktige henvisninger til de opplysninger i deltagelsesforespørselen som interessenten mener berettiger hemmelighold. Interessentene kan alternativt innlevere kopi av kvalifikasjonssøknad der informasjon som ønskes unntatt offentlighet er sladdet. Ved begjæring om innsyn er PDMT forpliktet til å ta en selvstendig vurdering av hvilke opplysninger som er taushetsbelagt FRISTER FRIST FOR INNLEVERING AV DELTAGELSESFORESPØRSEL Frist for forespørsel om å delta er satt til 9. august 2010 klokken Deltagelsesforespørselen skal være oppdragsgiveren i hende på leveringsadressen, jf. pkt. 4.5, før utløpet av overnevnte frist. Ved postforsendelse er det interessentens ansvar at deltagelsesforespørselen kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne deltagelsesforespørsler vil bli avvist FREMDRIFTSPLAN Nedenfor gis følger en uforpliktende fremdriftsplan for prekvalifiseringen samt estimat for videre fremdrift: Planlagt dato Aktivitet Kunngjøring av kvalifikasjonsgrunnlag Frist for innlevering av deltagelsesforespørsel Kvalifikasjonsprosessens resultat meddeles interessentene September 2010 Konkurransegrunnlag sendes ut til utvalgte tilbydere Desember 2010 Kontraktinngåelse Januar 2011 Leveranse starter SIDE 12 AV 12