Møteinnkalling. Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 09:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 09:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Møtesekretær innkaller vararepresentanter Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Ingrid Aune leder Sissel Langås sekretær 1

2 Saksliste Innhold Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkiv- Saksnr Side Saker til behandling PS 23/16 PS 24/16 PS 25/16 Protokoll - Valg av underskrivere Oppfølging av kommunestyrets budsjettvedtak Godkjenning av ny budsjettramme for Hommelvik ungdomsskole. 2016/ / PS 26/16 Tilsetting av rådmann X 2016/1315 Kjøreplan: Kl Valgstyret Suppleringsvalg nytt valgoppgjør Kl Formannskap Orienteringssaker Økonomirapport pr Sak 24/16 Oppfølging av kommunestyrets budsjettvedtak Sak 25/16 Godkjenning av ny budsjettramme for Hommelvik ungdomsskole Kl Orientering om organisasjonsendring ved lensmannskontoret v/ lensmann og politimester Kl Administrasjonsutvalg Referatsaker Orientering om status omstilling Orientering om ansettelse av rådmann (lukket møte, jf. Kommunelovens 31 nr. 3) Kl Formannskap fortsetter Sak 26/16 Ansettelse av rådmann (lukket møte, jf. Kommunelovens 31 nr. 3) Diskusjonstema - Samtaler med Trondheim jfr. K-sak 17/16, K-sak 28/16 fra pkt 2 og 3 fra vedtaket 2

3 3

4 Saker til behandling 4

5 PS 23/16 Protokoll - Valg av underskrivere 5

6 Arkiv: Arkivsaksnr: 2016/ Saksbehandler: Randi Rasmussen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 24/ Kommunestyret 30/ Oppfølging av kommunestyrets budsjettvedtak Rådmannens innstilling: Malvik kommune ønsker en helhetlig økonomisk styring og en effektiv drift, jf budsjettvedtak i kommunestyret For å oppnå resultater i tråd med budsjettvedtaket (verbalforslaget), deltar Malvik kommune i KS utviklingsnettverk. Etter anbefaling fra KS oppnevnes det minimum 2 politiske representanter for deltakelse i nettverket i kommunestyret den Berammet strategimøte for formannskapet den 9. mai flyttes til formannskapsmøte i juni. I tillegg planlegges strategimøte i kommunestyrets siste møte før sommerferien. Vedlegg: Vedlegg: Kommunestyrevedtak fra Invitasjon til utviklingsnettverk Prosessplan for Malvik kommune Saksdokumenter (ikke vedlagt): Sammendrag: Med bakgrunn i kommunestyrets vedtak i budsjettmøte har rådmannen jobbet med omstillingsprosessen i henhold til de forutsetninger som lå i budsjettet Det er behov for en større utviklings- og omstillingsprosess i Malvik kommune som det må jobbes kontinuerlig med gjennom hele økonomiplanperioden. Malvik kommune fikk i 2015 et underskudd på ca. 5 millioner kroner, og rådmannen ønsker at Malvik kommune framover skal arbeide bevisst med målstyring i form av kvalitet og resultat på tjenestene sammen med god økonomistyring. 6

7 Dette vil gi grunnlag for god styring, og bidra til å sikre et positivt økonomiresultat i økonomiplanperioden. Med bakgrunn i verbalforslaget fra AP, SP, SV, MPG som ble vedtatt har rådmannen sett behov for å benytte eksterne tilgjengelige ressurser og nettverk. Gjennom KS med støtte fra fylkesmannen, har rådmannen takket ja til nettverkssamarbeid med KS, fylkesmannen og andre kommuner, både for å få bidrag med dokumentasjon og prosessledelse og selv delta med fagkunnskap og egne problemstillinger. Utviklingsnettverket blir et viktig verktøy i arbeidet med å nå målene i kommunestyrevedtaket. Slik rådmannen tolker vedtaket fra kommunestyret, skal det innen 1. april 2016 legges frem et revidert budsjett for 2016, med ytterligere innstrammende tiltak i kommuneøkonomien som tilsvarer 20 millioner i reduserte kostnader i «Budsjettforslagene som fremmes må tydeliggjøre konsekvensene for innbyggerne av forslagene, samt inneholde et konkret tall for hva tiltaket vil bidra med til kommuneøkonomien. Kommunestyret ber videre rådmannen om å jobbe for å legge frem et budsjett for 2017 som gir rom for oppbygging av et disposisjonsfond og at dette legges til grunn for det videre arbeidet.» Malvik kommune har ikke tatt i bruk balansert målstyring og har heller ikke bruker- og markedsundersøkelser på alle områder. Dette kunne gitt oss en tilbakemelding fra innbyggerne/brukerne på kvalitet og servicegrad. I tillegg ønsker rådmannen å evaluere nåværende omstillingsprosess hva gjelder konsekvenser for de fire fokusområdene som er nevnt under rådmannens vurdering. Med bakgrunn i det som er nevnt ovenfor, ser rådmannen det som ikke gjennomførbart å på nåværende tidspunkt legge frem forsvarlige analyser som er gode nok for å følge opp kommunestyrets vedtak. Saksopplysninger Første del av omstillingsprosessen er snart gjennomført, og den største effekten av omstillingen har virkning fra 1. mai. Når det gjelder oppvekst, vil effekten komme fra august. Rådmannen har delt omstillingsprosessen i to på grunn av bemanningssituasjonen i ledelsen, og vil arbeide videre med virksomhetene kultur, ARESAM og FDV kommunalteknikk. Siste del vil også gi effekt allerede i siste halvdel av 2016, mens andre tiltak vil få effekt i Rådmannen vil komme tilbake med detaljerte tiltak når det har vært avholdt samtaler med de tillitsvalgte. Med bakgrunn i flere drøftelser og analyser som rådmannen har gjort, er det et stort behov for å få planlagt og gjennomført en større omstillings- og utviklingsprosess i Malvik kommune. Det har vært stort fokus på økonomistyring og innføring av systemer for budsjett- og analysearbeid hittil. Nå er dette på plass og opplæring i organisasjonen går som planlagt. Like viktig er arbeidet med å utvikle måleparametere på kvalitet og resultat. Her ønsker vi å utarbeide grunnlag for at organisasjonen skal ta i bruk balansert målstyring. Det vil si at vi skal styre på kvalitet og resultat så snart dette lar seg gjennomføre. Dette er et omfattende prosessarbeid og krever stor innsats og samhandling fra alle aktørene, også politisk, men ikke minst administrativt og i samarbeid med de tillitsvalgte. Rådmannen har takket ja til deltakelse i utviklingsnettverket som KS står ansvarlig for, og første samling er gjennomført. Fylkesmannen er bidragsyter inn i nettverket med både faglig og økonomisk støtte til kommunene som deltar. Den økonomiske støtten gjør at vi kan frigjøre en intern ressurs som skal være sekretær i prosessen. Gjennom vedlagte program vil formannskapet se innholdet i nettverksprosessen og hvordan dette er bygd opp. Som det framgår av vedlegget vil denne prosessen gå i ca. 1 1/2 år. I denne prosessen deltar flere kommuner som har samme utfordringer som oss. I tillegg får vi møte tidligere deltakere fra tilsvarende nettverk for å se på deres resultater og hvordan de har gjennomført prosessen, noe som er svært lærerikt. 7

8 Fra slutten av februar har rådmannen sammen med resten av lederteam jobbet med dokumentasjon, forberedelse og deltakelse i KS-nettverket. Målsetting med prosessen er: Å øke bevissthet om hvilke resultater som skal oppnås Å skape et grunnlag for vurdering og utvikling av tjenestene Å skape forutsigbarhet for brukere/innbyggere Å skape et godt grunnlag for beslutninger, både politiske og administrative Øke tilfredsheten blant ansatte Mer effektiv bruk av ressursene Tidspunkt for samlingene i nettverket og 8. mars og 3. juni og 7. september og 26. januar Våren 2017 (dato er ikke satt) Deltakende kommuner er: Nedre Eiker Hole kommune Midtre Gauldal Marker kommune Malvik kommune I tillegg anbefales det et kommunemøte der KS og fylkesmannen møter hele kommunestyret sammen med gruppen som deltar i nettverket. Dette for å få en felles arena for å forankre prosessen. Målsettingen er at både folkevalgte, administrasjonen og kommunens ledere skal ha et eierforhold til styringsparameterne. Målstyring skal være en del av ledernes oppfølging og skal inngå i kommunens styringsdokumenter (budsjett- og økonomiplan). Det er en målsetting at kommuneplanens handlingsdel med budsjett og økonomiplan skal inneholde mål for hoveddelen av tjenesteområdene i kommunen. Brukerundersøkelser gjennomføres for de samme områdene annethvert år, halvparten fra Framdriftsplan for prosessen i Malvik kommune legges med som vedlegg Vurdering På det nåværende tidspunkt er det ikke mulig for rådmannen å legge fram et forsvarlig forslag på tiltak slik som det er vedtatt i kommunestyret. Rådmannen legger stor vekt på nettverkssamarbeidet og den faglige støtten vi får gjennom KS for at organisasjonen skal levere slik det beskrives og på en faglig forsvarlig måte. Rådmannen ønsker å understreke at det er svært viktig at det også blir politisk deltakelse i nettverket slik det er foreslått. Gjennom denne prosessen vil Malvik kommune etablere målesystemer, kvalitet og resultatkriterier som er svært viktig i det videre arbeidet. Vi vil gjennomføre denne prosessen på en slik måte at følgende perspektiv blir ivaretatt: - Innbygger/bruker - Samfunn 8

9 - Økonomi - Medarbeider Rådmannen deltar med ledergruppen og en hovedtillitsvalgt. Ny rådmann vil bli invitert så snart som mulig. Det er ønskelig at minst ordfører og en representant fra mindretallet deltar sammen med administrasjonen. Hele prosessen krever god planlegging og forberedelse både administrativt og politisk. Med bakgrunn i kommunestyrets budsjettvedtak henvises det til kommunestyrets ønske om en strategidebatt om budsjett for 2017 i juni I henhold til vedtatte møteplan er et strategimøte for formannskapet før budsjett 2017 berammet til 9. mai. Rådmannen har ingen innvendinger til at strategimøtet for både formannskap og kommunestyre blir flyttet til junimøtene. 9

10 Verbalforslag vedtatt i PS 117/15 Det nye kommunestyret ønsker helhetlig og langsiktig økonomisk styring i Malvik kommune. Effektiv drift er viktig for å sikre innbyggernes velferd. Kommunestyret forventer at rådmannen sikrer en drift i tråd med et budsjett i balanse for 2016 og erkjenner at dette innebærer en forbedring av økonomien på minimum 35 MNOK i forhold til revidert budsjett for Vi har som mål å ikke øke eiendomsskatten i 2017, og erkjenner derfor at vi må spare ytterligere 20 millioner kroner i driften for å gå i balanse. Kommunestyret ønsker i tillegg en større sikkerhet i budsjettet for å kunne håndtere uforutsette og ekstraordinære kostnader. Vi ber derfor om at rådmannen legger fram et revidert budsjett for 2016 i kommunestyremøte 1. april med ytterligere innstrammende tiltak for kommuneøkonomien. Budsjettforslagene som fremmes må tydeliggjøre konsekvensene for innbyggerne av forslagene, samt inneholde et konkret tall for hva tiltaket vil bidra med til kommuneøkonomien. Kommunestyret ber videre rådmannen om å jobbe for å legge fram et budsjett for 2017 som gir rom for oppbygging av et disposisjonsfond og at dette legges til grunn for det videre arbeidet. Kommunestyret vil fremheve viktigheten av god økonomistyring i alle enheter. Overforbruk på et område vil påvirke andre områder negativt. Kommunestyret ønsker at rådmannen det neste året prioriterer å sikre effektiv og helhetlig drift av kommunen. Kommunestyret forventer oppdatering på at rådmannen har framdrift på innsparingstiltakene som kommunestyret vedtar. Kommunestyret forutsetter at rådmannen involverer hovedtillitsvalgte i det krevende omstillingsarbeidet. Kommunestyret ønsker å ha en grundigere politisk vurdering av budsjettet i framtida. Derfor ønsker vi en strategidebatt om budsjettet for 2017 i juni Kommunestyret ber rådmannen om å legge fram budsjettforslag for 2017 senest medio oktober 2016, slik at det er praktisk mulig å få til en grundigere politisk behandling av budsjettet i formannskap og utvalg før budsjettmøtet i kommunestyret i desember

11 11

12 12

13 13

14 Prosessen i Malvik kommune (inkl. framdriftsplan) Framdriftsplan Oppgave Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Strateginotat sendes inn til KS 1.5. Presentasjon i virksomhetsledermøtet X Dialog med virksomhetsledere og X X tillitsvalgte, målforslag Strategidebatt budsjett/økonomiplan i X kommunestyret, inkl. målforslag og forslag for områder med brukerundersøkelser Arbeidsgiverpolitikk/-strategi X Planstrategi X Revidering delegeringsreglement X Budsjettforslag og økonomiplan med X målområder og mål legges fram Planprogram X Utarbeide lederavtaler/signering X X Brukerundersøkelser, oppstart utforming X Samlinger utviklingsnettverk X X X? Medarbeiderundersøkelser gjennomføres (som tidligere) annethvert år, neste gang i

15 Arkiv: 614 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Elena Peregudova Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 25/ Godkjenning av ny budsjettramme for Hommelvik ungdomsskole. Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner at den totale budsjettrammen for prosjekt Hommelvik ungdomsskole økes med 23,768 millioner kroner eks.mva. Økt kommunal finansiering innarbeides i økonomiplan for Vedlegg: 1. Oversiktsplan datert med påførte tilleggsarbeider. 2. Landskapsplan Hommelvik Ungdomsskole datert Rammetillatelse delegert sak 69/16 datert Saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. K.sak 52/13 Framtidig oppvekststruktur i Malvik kommune 2. Reguleringsplan med bestemmelser PlanID datert PS73/2014 datert Godkjenning av romprogram v/hommelvik ungdomsskole og Vikhammer ungdomsskole, samt finansiering av videre prosjektering Sammendrag: I gjeldende økonomiplan er det avsatt samlet for bygging av Hommelvik ungdomsskole 170mill eks. mva. Foreløpige kostnadsberegninger etter gjennomført skisse- og forprosjekt viser at det er behov for økning av kostnadsramme for prosjektet med 23,768 mill.eks.mva Samlet sett er prosjektet blitt dyrere enn tidligere antatt. Dette bekymrer rådmannen. Ut fra en samlet vurdering vil allikevel rådmannen på bakgrunn av framlagte opplysninger og konklusjoner anbefale at prosjekt gjennomføres som planlagt. 15

16 Saksopplysninger På grunnlag av kommunestyrets vedtak PS 73/2014 datert vedrørende Hommelvik ungdomsskole, har Virksomhet for areal og samfunnsplanlegging ved Prosjekt og Utbygging opprettet Prosjekt «Forprosjekt Hommelvik Ungdomsskole» og gjennomført dette: Hommelvik ungdomsskole: Med utgangspunkt i fremlagte skisser og finansieringsbehov, ble romprogrammet behandlet og vedtatt i Kommunestyret PS 73/2014 datert her siteres: - Fremlagte romprogram for utbygging av ny Hommelvik ungdomsskole og ny Vikhammer ungdomsskole, godkjennes. - Vedlagte romprogram danner grunnlaget for videre forprosjekt, som igangsettes umiddelbart for Hommelvik ungdomsskole. Forprosjekt Vikhammer ungdomsskole igangsettes etter avklaringer kulturdel.. Sitat slutt. Vedtatt bygging av Hommelvik ungdomsskole, skulle sees i sammenheng og sambruk med nytt bibliotek. I november 2013 fattet kommunestyret et prinsipielt vedtak om framtidig oppvekststruktur i Malvik. I vedtaket står dette om Hommelvik ungdomsskole: - «Det ses på muligheten for å bygge nytt bibliotek i Hommelvik samlokalisert med ny ungdomsskole i Hommelvik. I forbindelse med budsjettbehandling januar 2014 ble det bestemt at biblioteket i Hommelvik skal samlokaliseres med ny Hommelvik ungdomsskole». Sitat slutt I tillegg til samlokalisering med biblioteket ble det bestemt og vedtatt at alternativ opplæringsarena eller «Ungdomshus» skal samlokaliseres i Hommelvik ungdomsskole: - «Vurdering av alternative opplæringsarena og mottaksskole ungdom på institusjon blir tatt med i forprosjekt til nye ungdomsskoler.» Sitat slutt Med bakgrunn i nevnte vedtak ble arkitektene i tegn_3 og deres rådgivere fra Reinertsen AS knyttet til prosjektet gjennom vår rammeavtale. Mulighetsstudier ble gjennomført av arkitekter, og alternativer ble utarbeidet. Ved utarbeidelse av alternativer ble det forutsatt at eksisterende skole skal være i drift under hele byggeperioden, og riving skal skje etter at ny skole står ferdig. Det ble utarbeidet 4 alternativer til utforming og plassering av nytt skolebygg: 2 alternativer for plassering på nordlige side av eksisterende skole, og 2 alternativer på den sørlige delen av skoletomta. Plassering på den nordlige siden av skoletomta ga veldig trange utearealer, og forutsetter endring av kjøremønster og parkering. Plassering på den sørlige delen av skoletomta ga store utearealer etter riving og bevarte parkeringsplasser og kjøremønster, men forutsetter oppgradering av hele Skolegata. Alternativer ble presentert for byggekomite. Alternativ 4 kompakt bygg i 2 etasje på den sørlige delen av tomta ble valgt. Prosjekteringsgruppe har laget detaljreguleringsplan for skoletomt. 16

17 Regulering Med grunnlag i skisser fra Hommelvik ungdomsskole ble reguleringsplan for tomteområdet vedtatt med PlanID datert , hvor planbeskrivelse og planbestemmelser for videre planlegging var nedfelt. Her var det nedfelt og bestemt at: 1. for uteareal legges det til rette for at en brannbil kan kjøre mellom Skolegata og Fagratunvegen 2. det skal etableres en turveg fra Skolegata til Fagratunvegen, opparbeidet med 3 meter bredt asfaltdekke 3. renovasjonsløsning skal være nedgravde konteinere 4. snumulighet for renovasjonskjøretøy skal løses utenfor skoletomta. 5. levering og avsetting av elever skal skje langs Skolegata. Her skal det etableres snumulighet med stoppelommer. 6. Skolegata opparbeides som kjøreveg iht. teknisk plan godkjent av Malvik kommune 7. innenfor området skal det opparbeides fortau 8. i frisiktsoner skal det være sikt i hh til kravene som følger av Statens vegvesen 9. nødvendige vann- og avløpssystem i Skolegata skal være ferdigstilt 10. vurdering av lavenergibygg Rammetillatelse til prosjektet ble gitt til prosjekterende og Tiltakshaver på følgende vilkår: 11. Fagratunvegen frem til og med innkjørsel til tomten, må opparbeides til kommunal standard 12. Nessvegen mellom Skolegata og Johan Nygaardsvolds gate må opparbeides iht. gjeldende reguleringsplaner til og med krysset Johan Nygaardsvolds gate. 13. dokumentasjon geotekniske tiltak (m/tredjeparts kontroll) skal foreligge før igangsettingstillatelse gis I tillegg, under prosjektering ble det avdekket behov for følgende tiltak: 14. Overvann og kloakkledning fra svømmehall /idrettsbygget skal separeres fra hverandre og fra skolebygg 15. eksisterende vannledning i Skolegata med stikkledninger til private boliger skal skiftes. 16. nytt skolebygg krever en ny trafo, som skal ivareta drift av skole under byggeperiode, drift av idrettsbygget med svømmehall, drift av ny skole og idrettsbygg etter riving. Samtlige av ovennevnte tiltak ble ikke regnet med i den opprinnelige budsjettramme. Vurdering Kostnader Rådmannen registrerer at kostnadsberegning viser høyere pris enn først antatt. Dette skyldes at avsatt budsjettramme har ikke tatt høyde for tilleggskostnadene som ble avdekket som nødvendige under prosjektering, tilleggskostnader som kom i forbindelse med krav satt i reguleringsplan, og tilleggskostnader i forbindelse med vilkår i rammetillatelse. Etter gjennomført skisse- og forprosjekt har prosjekterende gjort kostnadsoverslag. Nedenstående kostnader er veiledende og inneholder usikkerhet. For oversikt over plassering av de forskjellige tiltak, henvises det til oversiktsplan og utomhusplan. Her følger det redegjørelse for kostnader punkt for punkt: Krav, pålegg Forklaring Stipulert kostnad. 17

18 Bestemmelser i reguleringsplanen 1. for uteareal legges det til Dette innebærer fast asfaltdekke som egner rette for at en brannbil kan seg for tyngre kjøretøy. kjøre mellom Skolegata og Fagratunvegen. 2.det skal etableres en turveg fra Skolegata til Fagratunvegen, opparbeidet med 3 meter bredt asfaltdekke 3.renovasjonsløsning skal være nedgravde konteinere. 4.snumulighet for renovasjonskjøretøy skal løses utenfor skoletomta. 5.levering og avsetting av elever skal skje langs Skolegata. Her skal det etableres snumulighet med stoppelommer. 6.Skolegata opparbeides som kjøreveg iht. teknisk plan godkjent av Malvik kommune 7.innenfor området skal det opparbeides fortau 8.nødvendige vann- og avløpssystem i Skolegata skal være ferdigstilt 9.i frisiktsoner skal det være sikt i hh til kravene som følger av Statens vegvesen 10.vurdering av lavenergibygg. Asfaltdekke skal være bred nok og sterkt nok for å tåle brøytebiler. Ca.kr.eks.mva Utgraving og fundamentering, utkjøring av masser. Avfallskonteinere leveres av Inherred renovasjon Planering og utlegging av masser for snuplass. Punkt 5, 6 og 7 er et resultat av byggets plassering og utforming. Dette er nødvendig løsning for at varelevering og renovasjon ikke skal skje gjennom skolens utearealer eller parkering ved inngang til idrettsbygget og skolen. To av elevinnganger ligger også vendt mot Skolegata, det er vanskelig å unngå at noen av elevene blir kjørt til innganger. For å få til en tilfredsstillende og sikker løsning må Skolegata oppgraderes med asfalt, fortau, stoppelomme, støttemur, belysning. I følge brannteknisk prosjektering er det avdekket behov til tilstrekkelig sprinkler- og slukkevann til skole. For å oppfylle krav til nødvendig vanntrykk må det legges en ny vannledning mellom eksisterende vannledning i Fagratunvegen og eksisterende vannledning i Skolegata. Eksisterende vannledning i Skolegata er for gammel og har ikke nok kapasitet til å levere sprinkler- og slukkevann. Den må skiftes, og dimensjon på ledningen må økes. Dette innebærer at ev. eksisterende gjerde på naboeiendom må senkes. Muligens medfører dette ikke priskonsekvens Vedtatt budsjettramme tar ikke høyde for at nye Hommelvik ungdomsskole skal bygges som passivhus/lavenergibygg. Det ble gjort beregninger av merkostnad per m2 for ungdomsskole bygd som lavenergibygg i ,5 mill Ukjent priskonsekvens 18

19 forhold til skole bygd etter TEK 10. På skolens areal som er 6000m2 utgjør økning. Vann-til-væske varmepumpe ble valgt som energikilde til oppvarming av bygget og vann. Erfaringstall fra ferdigstilte prosjekter Hommelvik helsetun og Bruket kulturhus viser at denne løsning er noe dyrere i investeringskostnader, men gir lavere driftskostnader enn bygg med annet oppvarmingssystem. Investeringskostnader i varme, ventilasjon og lysstyring har vist seg å være 20% høyere enn i vanlig bygg. Dette ble tatt høyde for i beregning av entreprisekostnader. Rammetillatelse til prosjektet ble gitt på følgende vilkår: 2mill +20% av kostnad på El og VVS som utgjør kr 5,7 mill 11.Fagratunvegen frem til og med innkjørsel til tomten, må opparbeides til kommunal standard. 12.Nessvegen mellom Skolegata og Johan Nygaardsvolds gate må opparbeides iht. gjeldende reguleringsplaner til og med krysset Johan Nygaardsvolds gate. 13. dokumentasjon geotekniske tiltak (m/tredjeparts kontroll) skal foreligge før igangsettingstillatelse gis. Dette kunne prosjektet ikke tatt høyde for i sine kostnadsberegninger Dette kunne prosjektet ikke tatt høyde for i sine kostnadsberegninger. Sammen med frisiktsoner innebærer dette kjøp eller innbytte av deler av nabotomter i Nessvegen 1(61/8) og 3 (61/11). Risiko for geotekniske forhold bæres av byggherre. Det ble bestilt geotekniske undersøkelser for skoleområdet. Geotekniske undersøkelser og prosjektering ble noe dyrere enn antatt I tillegg, under prosjektering ble det avdekket behov for følgende tiltak: 1,5 mill Økt kostnad kr ,- 14.Overvann og kloakkledning fra svømmehall /idrettsbygget skal separeres fra hverandre og fra skolebygg. Prosjektering har avdekket at på nåværende tidspunkt har skolen og idrettsbygg en og samme kloakkledning som går i overvannledning. Slipp av kloakk ut i overvannsledning er ikke tillatt og strider med Malvik kommune sin VA-norm. Kommunens Kommunalteknisk avdeling har pålagt kommunens driftsavdeling å separere kloakk fra overvann. Kommunalteknikk dobler overvannavgift for hvert år hvis forholdet ikke er utbedres. Ny skolebygg skal ha separat kloakkledning, og egen separat overvannledning. Eksisterende ledninger fra idrettsbygg skal separeres og skiftes under bygging av skole. Stipulert kostnad ca. kr , kan dekkes av kommunalteknikk, dvs. VAR området. I 19

20 15.eksisterende vannledning i Skolegata med stikkledninger til private boliger skal skiftes. 16.nytt skolebygg krever en ny trafo, som skal ivareta drift av skole under byggeperiode, drift av idrettsbygget med svømmehall, drift av ny skole og idrettsbygg etter riving. Kostnad for Prosjektering. tillegg kommer kostnader for bygging av stort fordrøyningsbasseng som skal ta overvann fra hele skoleområdet, Skolegata og for å øke kapasitet på nærliggende OVledninger. Dette er nødvendig pga. at oppgraderte utearealer skal få vanntett overflate, og det blir behov for to fordrøyningsbassenger i skoleområdet. Stipulert kostnad for størst fordrøyningsbasseng Dette er redegjort for i punkt 7 og 8. Stikkledninger til private boliger skal dekkes av kommunalteknisk avdeling. VAR området. Eksisterende skole og idrettsbygg forsynes av trafo som er plassert i kjelleren i skolen. Denne må erstattes med en ny trafo som skal forsyne eksisterende skole, byggstrøm, ny skole og idrettsbygg. Ny trafo skal ha reservekapasitet for framtidige økte belastninger. Trafo er byggherres leveranse og leveres av Trønder-energi etter avtale med Malvik kommune om anleggsbidrag 2,5 mill. 1 mill. Tiltak i Skolegata (pkt. 5, 6, 7, 8 og 15) samt tiltak i grunn på skoletomta (pkt.14 og 15) ble pålagt detaljprosjektert pga. stor usikkerhet i grunnforhold og ledninger. Detaljprosjektering krever mer ressurser enn vanlig funksjonsbeskrivelse og ble ikke lagt inn i opprinnelig budsjettramme. Så langt prosjekteringskostnader, som skyldes detaljprosjektering og prosjekteringsledelse i forbindelse med pålegg fra kommunalteknikk og byggesak i ovennevnte poster, ble høyere enn antatt. Prosjektering for andre ovennevnte tiltak skal inngå i entreprisekostnader. Driftskostnader. Kostnadsøkning 3,071mill. Serviceavtaler. Prosjektkostnad inkluderer også 5-årlige serviceavtaler på de fleste tekniske anlegg. Serviceavtaler er en stor utgiftspost for driftsavdeling. Nye lavenergibygg er mye mer teknisk avanserte enn øvrige bygg, og krever service av personell med høy faglig kompetanse. Serviceavtaler inkludert i kontrakten hos totalentreprenør er konkurranseutsatt, og er en stor besparelse for kommunen. Det er ikke vanlig praksis å ha med serviceavtaler i totalentreprise, derfor regnes de ikke med i kostnadskalkyler. Erfaringskostnad på serviceavtaler fra siste prosjekter 2mill Totalt ,- + merkostnad 20

21 tekniske fag kr 5,7 mill (se punkt 10) Årlige kostnader: Ved låneopptak vil prosjektet betegnes som en klimavennlig investering, og kommunen har allerede fått tilsagn om grønn rente gjennom Kommunalbanken. Renten er lavere enn ordinær rente (p.t. 1,55 %). Tilskudd: Nytt skolebygg er planlagt som passivhus. Det ble undersøkt mulighet for å få støtte fra ENOVA til lavenergibygg/passivhus. På søknadens tidspunkt har ENOVA avviklet tilskuddsordning til lavenergibygg og passivhus. Enova tilbyr investeringsstøtte til varmesentraler basert på flis, briketter, pellets, varmepumpe luft-vann og varmepumpe væske-vann. For vårt tilfelle satser vi på varmepumpe væske-vann, eller berg/jordvarme på prosjektet. Det skal søkes tilskudd til varmesentral. Nedenfor er satt opp prosjektkostnader for bygging av Hommelvik ungdomsskole.. Tilskudd Husbanken: Det ble undersøkt mulighet for å søke Husbankens tilskudd. Husbanken har en ordning for rentekompensasjon for nye skole, rehabilitering av skoler og svømmehaller. Når endelig budsjettramme foreligger skal det søkes rentekompensasjon. Budsjett Hommelvik ungdomsskole Entreprisekostnad kr ,- Generelle kostnader ,- Spesielle kostnader ,- Byggelånsrente ,- Budsjettramme eks. mva. kr ,- MVA kr Budsjettramme inkl. mva. kr ,- I entreprisekostnad inngår alle bygningskostnader, detaljprosjektering, riving, alle tekniske fag og utomhuskostnader. I generelle kostnader inngår, prosjektering, prosjekt- og byggeledelse, kopiering, ansvarsforsikring, gebyrer osv. I de spesielle kostnader inngår, byggelånsrenter, grunnundersøkelser, reguleringskostnader, grunnerverv, inventar og utstyr. Mva regnes med spesielle kostnader. 21

22 Framdrift. Per dags dato er tilbudsunderlaget for totalentreprise er ferdig. Prosjektleder har utlyst prekvalifisering til totalentreprise. Prekvalifisering ble gjennomført, og det er prekvalifisert 5 entreprenører som kan gi tilbud på totalentreprise. Tilbudsunderlag er planlagt utsendt entreprenører senest 18 april Ferdig priset tilbud er planlagt inn 30 mai Etter evaluering, kan tilbudene presenteres kommunestyre for behandling 20 juni Planlagt byggestart sensommer/høst Antatt ferdigstillelse ny bygg desember Antatt ferdigstillelse utearealer vår 2018 Prosjektet er forsinket pga utfordringer med konsulent som har utarbeidet konkurransegrunnlaget. Rådmannen velger derfor å be om tilleggsbevilgning på grunnlag av estimerte priser, og ikke vente til etter at endelige tilbud har kommet inn og er evaluert, hvilket er normal saksgang. Rådmannen gjør dette for å unngå ytterligere forsinkelser ved at saken må utsettes over sommeren. Det er gjort relativt grundige beregninger og tilleggsbevilgningen vurderes tilstrekkelig ut fra det vi kjenner til i dag. 22

23 23

24 24

25 25

26 Areal- og samfunnsplanlegging TEGN 3 AS Postboks 6380 Sluppen 7492 TRONDHEIM Delegert vedtak Att. Hanne Reidun Brobak Deres ref: Vår ref 2015/ Saksbehandler Thomas Hermstad-Pedersen Dato Tlf.: /165 - RAMMETILLATELSE Delegert sak 69/16 Gjelder: Byggested: Tiltakshaver: Ansvarlig søker: Hommelvik ungdomsskole Nessvegen 5, 7550 HOMMELVIK MALVIK KOMMUNE TEGN 3 AS Innledning Søknad om rammetillatelse er mottatt Virksomhet for areal- og samfunnsplanlegging Tegninger og dokumentasjon mottatt ligger til grunn for behandlingen av søknaden. Det foreligger dokumentasjon for nabovarsling i henhold til plan- og bygningslovens Det foreligger ikke merknader fra naboer eller gjenboere. Planstatus Eiendommen omfattes av Detaljregulering for Hommelvik ungdomsskole, Eiendommen er hovedsakelig regulert til offentlig tjenesteyting undervisning. Postadresse Besøksadresse Telefon Bank Postboks 140, 7551 HOMMELVIK Torggata E-post: Telefaks Org.nr postmottak@malvik.kommune.no

27 Malvik kommune, saksnr. 2015/ Vurdering/begrunnelse Hommelvik ungdomsskole skal erstattes av en ny ungdomsskole på samme tomt. Tiltaket omfatter riving av eksisterende skolebygninger, etablering av nytt skolebygg, uteområder, parkering, VVA-anlegg og en transformator m.m. Eksisterende svømmehall og gymsal skal bevares. Det skal være skoledrift på eksisterende skole inntil ny skole står ferdig. Tiltaket skal være i tråd med Detaljreguleringsplan for Hommelvik ungdomsskole. Det nye skolebygget har en H-liknende form med saltaks-lameller i varierende etasjehøyder, fra 1-3 etasjer, med stående trekledning. Bygget har en maksimal mønehøyde på 24 m og et bruksareal på 3282,50 m 2. Arealet som skal rives utgjør 2714,50 m 2 BRA. Tekniske planer Kommunens VA-norm skal legges til grunn ved etablering av offentlig ledningsnett. Før igangsettingstillatelse kan gis må det foreligge komplette og godkjente tekniske planer for veg-, vann- og avløpsanlegg. Det må foreligge en skriftlig redegjørelse for behandling av alt overvann. Geoteknisk vurdering Før igangsettingstillatelse kan gis skal det utarbeides en geoteknisk vurdering av områdestabiliteten og fare for steinsprang, kvikkleireskred og erosjon. Tiltaket må også vurderes for flomfare, jf. 6-2 i gjeldende reguleringsplan. Hvis vurderingen indikerer kvikkleire, skal det foretas en faregradsvurdering og vurdering av sikkerhetsnivå iht. NVEs veileder. Prosjektering av geoteknikk belegges med særskilt ansvarsrett. Atkomst Atkomst til parkeringsplasser skal være fra Nessvegen og Skolegata. Stoppested for buss skal være i Nessvegen på tomtens nordside, samme sted som tidligere, o_skh i Detaljreguleringsplan for Hommelvik ungdomsskole. Hovedvarelevering og renovasjon skal skje fra Skolegata, men varelevering kan også skje fra Fagratunvegen. Det skal legges til rette for at utrykningskjøretøy kan komme til på nord-, vest- og østside av tomten. Fagratunvegen er ment til å kunne brukes for varelevering og utrykningskjøretøy, og rådmannen mener derfor at Fagratunvegen, frem til og med innkjørsel til tomten, må opparbeides til kommunal standard. Rådmannen mener også at Nessvegen mellom Skolegata og Johan Nygaardsvolds gate må opparbeides, til og med krysset i Johan Nygaardsvolds gate. Dette for å øke trafikksikkerheten for myke trafikanter i området. Les mer om snuplass, renovasjonsløsning og parkering i egne punkt. Universell utforming og utforming av bebyggelse og uteareal Bebyggelse og uterom skal være tilpasset bevegelses-, orienterings- og miljøhemmede. Opparbeidede utearealer skal fungere som fullverdig rekreasjons- og lekeområde for alle brukere, 27 Side 2 av 6

28 Malvik kommune, saksnr. 2015/ og anlegg og apparater skal kunne benyttes på like vilkår av så mange som mulig. Ved nyplanting skal det benyttes allergivennlige trær og planter. Det skal nedlegges varmekabler i gangstien mellom tomtens øvre og nedre nivå. Stien skal være universelt utformet, slik at personer med nedsatt funksjonsevne kan delta på aktiviteter året rundt på lik linje med øvrige elever/ansatte/foresatte. Rådmannen forutsetter at planlagt snødeponi ikke forringer gangstiens funksjon. Det foreligger ikke fasadetegninger av bodene som fremkommer i innsendte plantegninger. Bodene skal tilpasses skolens arkitektoniske uttrykk og materialbruk, jf. reguleringsplanens 4.2.4, og det må derfor foreligge godkjente tegninger av disse før igangsettingstillatelse kan gis. Utearealet er skissert i landskapsplan vedlagt søknad. Før igangsettingstillatelse gis skal størrelsen på uteområdene være dokumentert, både for skoleområdet som helhet og som tilgjengelig uteoppholdsareal per elev, og eventuelle avvik fra Helsedirektoratets rapport IS-1130 skal begrunnes, jf. bestemmelse i Detaljreguleringsplan for Hommelvik ungdomsskole. Løfteinnretninger Det søkes installert heis i skolebygget. Energi Det bes opplyst i søknad om igangsettingstillatelse om hvilken type varmeinstallasjon som skal benyttes. Ganglinjer Det skal etableres en trafikksikker ganglinje mellom kollektivholdeplass, skolens uteområde og hovedinnganger. Det skal sikres naturlige ganglinjer mellom skolens uteområde og fotgjengerovergang over Nessvegen mot idrettsområdet. Turveg Det skal etableres en turveg fra Skolegata til Fagratunvegen, gjennom skolens uteområde i sør. Denne skal opparbeides med 3 meter bredt asfaltdekke. Parkering I søknaden foreligger det anvisning av parkeringsområdene, samt detaljert anvisning av sykkelog HC-parkering. Rådmannen er orientert om at eksisterende parkering- og atkomstløsning på tomtens nordside skal ikke endres, og at det derfor ikke er innsendt detaljprosjektering for denne delen av tiltaket. Før igangsettingstillatelse kan gis må det likevel foreligge et fullstendig parkeringsregnskap. Korttidsparkering for av- og påstigning skal skje innenfor bestemmelsesområde #2 og innenfor formål o_sv, jf. Detaljregulering for Hommelvik ungdomsskole. Snuplass Snumulighet for varebil og renovasjonskjøretøy skal løses utenfor skoletomta, i enden av Skolegata, på eiendom gbnr. 57/98. Snuplassen skal dimensjoneres for renovasjonskjøretøy. 28 Side 3 av 6

29 Malvik kommune, saksnr. 2015/ Renovasjonsløsning Løsning for renovasjon er plassert i tilknytning til Skolegata. Beholdere for avfall skal være nedgravde og ha mulighet for minst 3 fraksjoner. Området over og rundt avfallsløsningen skal opparbeides med fast dekke og ha belysning. Anleggsperioden Det må foreligge en plan (riggplan) for beskyttelse av omgivelsene mot støy, støv og andre ulemper i bygge- og anleggsfasen før igangsettingstillatelse kan gis. Planen skal redegjøre for trafikkavvikling, massetransport, driftstider, trafikksikkerhet for gående og syklende, renhold og støvdemping, støyforhold, geoteknisk sikring og tilgjengelig uteoppholdsareal for skolen i anleggsfasen. Nødvendige beskyttelsestiltak skal være etablert før bygge-, sprenging- og anleggsarbeider kan igangsettes. Avfallsplan for riving og nybygg må vedlegges søknad om igangsettingstillatelse. Det må innhentes samtykke fra Arbeidstilsynet før igangsetting av tiltaket. Med henvisning til 5 i forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. forutsettes det at kommuneoverlegen får melding dersom byggearbeider skal skje samtidig med barnehage- /skoledrift i lokalene eller dersom dette er byggearbeider som kan gi miljø-/helsepåkjenninger i form av blant annet støy, rystelser og støv, samt sikkerhetsmessige utfordringer eller dårlig inneluft og som varer mer enn én uke. Ev. merknader fra kommuneoverlegen skal vedlegges søknad om igangsettingstillatelse. I henhold til gjeldende delegeringsreglement, fattes følgende VEDTAK: Det vises til søknad om rammetillatelse, Søknaden godkjennes med hjemmel i plan- og bygningsloven 20-3 med følgende vilkår: Fagratunvegen, frem til og med innkjørsel til tomten, må opparbeides til kommunal standard. Nessvegen mellom Skolegata og Johan Nygaardsvolds gate må opparbeides iht. gjeldende reguleringsplaner, til og med krysset i Johan Nygaardsvolds gate. Før igangsettingstillatelse kan gis må det foreligge komplette tekniske planer for veg-, vann- og avløpsanlegg. Planene skal godkjennes av Malvik kommune, Virksomhet for FDV-Kommunalteknikk. Før igangsetting må godkjenning av søknad om tilkobling og utføring av sanitæranlegg innhentes. Søknaden skal sendes inn i ett eksemplar. Herunder må det klareres at det er tilstrekkelig fall til den kommunale avløpsledningen, og tilstrekkelig overhøyde (minst 90 cm) for å unngå tilbakeslag i avløpsledningen. Tidspunkt for tilknytning til offentlig ledningsnett må varsles Virksomhet for FDV-Kommunalteknikk. Aktuelle kabelselskap forutsettes kontaktet for påvisning av punkt for strømtilførsel og byggestrøm, samt eksisterende kabler over eiendommen. Før igangsettingstillatelse kan gis skal det utarbeides en geoteknisk vurdering av områdestabiliteten og fare for steinsprang, kvikkleireskred, erosjon og flom. Side 4 av 6 29

30 Malvik kommune, saksnr. 2015/ Før igangsettingstillatelse kan gis må det foreligge godkjente tegninger av planlagte boder. Før igangsettingstillatelse gis skal størrelsen på uteområdene være dokumentert. Før igangsettingstillatelse kan gis må det foreligge et fullstendig parkeringsregnskap. Det må foreligge en plan for beskyttelse av omgivelsene mot støy, støv og andre ulemper i bygge- og anleggsfasen før igangsettingstillatelse kan gis. Avfallsplan for riving og nybygg må vedlegges søknad om igangsettingstillatelse. Det må innhentes samtykke fra Arbeidstilsynet før igangsetting av tiltaket. Med henvisning til 5 i forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. forutsettes det at kommuneoverlegen får melding dersom byggearbeider skal skje samtidig med barnehage-/skoledrift i lokalene eller dersom dette er byggearbeider som kan gi miljø-/helsepåkjenninger i form av blant annet støy, rystelser og støv, samt sikkerhetsmessige utfordringer eller dårlig inneluft og som varer mer enn én uke. Ev. merknader fra kommuneoverlegen skal vedlegges søknad om igangsettingstillatelse. Tildeling av ansvarsrett I henhold til søknad om ansvarsrett tildeles ansvarsrett til: TEGN 3 AS - SØK, hele tiltaket, tiltaksklasse 2 - PRO, arkitektur, tiltaksklasse 2 - PRO, landskapsarkitektur, tiltaksklasse 2 REINERTSEN AS - PRO, konstruksjonssikkerhet, tiltaksklasse 2 - PRO, VVS-system, tiltaksklasse 2 - PRO, brannkonsept, tiltaksklasse 3 - PRO, akustikk, tiltaksklasse 2 - PRO, energi og bygningsfysikk, tiltaksklasse 2 - PRO, geoteknikk, tiltaksklasse 2 - PRO, veganlegg, tiltaksklasse 2 - PRO, vannforsyning og avløpsanlegg, tiltaksklasse 2 ELPROSJEKT TRØNDELAG AS - PRO, brannalarm, nødlys og ledesystem, tiltaksklasse 2 Ansvarlige foretak skal påse at arbeidene blir gjennomført i samsvar med bestemmelser gitt i eller i medhold av plan- og bygningsloven. Kontroll Det forutsettes at kontroll foretas i samsvar med foretakets eget system og eventuelle kontrollplaner for viktige og kritiske områder. 30 Side 5 av 6

31 Malvik kommune, saksnr. 2015/ Klagerett Vedtaket kan påklages i henhold til plan- og bygningslovens 1-9 og forvaltningslovens kapittel VI. Klagefristen er 3 uker etter at vedtak er mottatt. En eventuell klage må være skriftlig og rettes til Malvik kommune, Virksomhet for areal- og samfunnsplanlegging. Virksomhet for areal- og samfunnsplanlegging gjør oppmerksom på følgende: Gebyrer Det skal betales gebyrer i samsvar med kommunens gebyrregulativ. Nota ettersendes. Bortfall av tillatelse Er tiltaket ikke satt i gang senest 3 år etter at tillatelse er gitt, faller tillatelsen bort, jf. plan- og bygningsloven Det samme gjelder hvis tiltaket innstilles i mer enn 2 år. Disse bestemmelser gjelder tilsvarende for dispensasjon. Fristene kan ikke forlenges. Underretning til øvrige aktører Ansvarlig søker har ansvaret for å underrette øvrige aktører om vedtaket. Med hilsen Svein Stræte byggesak Thomas Hermstad-Pedersen byggesak Dokumentet er elektronisk godkjent og kan være uten underskrift. Kopi: Utvalg for areal og samfunnsplanlegging, her Tiltakshaver, her Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS, Sluppenvegen TRONDHEIM Side 6 av 6 31