Innkalling til ekstraordinært sameiermøte

Transkript

1 Innkalling til ekstraordinært sameiermøte Ekstraordinært sameiermøte i Hellerudparken Boligsameie avholdes Mandag 08. juni 2015 kl på Tveita skole. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. FORSLAG A) Rehabilitering av garasjeanlegg B) Valg av tillitsvalgte Oslo I styret for Hellerudparken Boligsameie Steinar Olsen Signe Jacobsen Rolf Knudsen Eivind T Skogseide Rolf Syversen I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig.

2 Hellerudparken Boligsameie 2A Styrets informasjon om planlagt rehabilitering av betong i garasjeanlegget. Finansiering og budsjett følger som eget vedlegg. Grunnlag for prosjektet Behov for nærmere undersøkelser av betongen på vegger og søyler fremkom i vedlikeholdsplanen som ble utarbeidet for Hellerudparken boligsameie i Tilstandsvurderingen og utarbeidelse av vedlikeholdsplan ble utført av OBOS Prosjekt. I februar 2013 tok Millab Consult AS prøver av betongen i garasjen og rapporten styret mottok etter prøvetakingen anbefalte tiltak for å forebygge videre utvikling av skader i betongen. Gjennomføring av forebyggende vedlikehold nå vil på lang sikt være et tiltak for å hindre utvikling av skader på betongen som vil medføre at det må utføres større og mer kostbare reparasjoner enn det er behov for i dag. Kvalitetssikring For å kvalitetssikre resultatet i rapporten fra Millab Consult ble OBOS prosjekt engasjert til å gjøre undersøkelser og analyser. Slik kvalitetssikringe er vanlig prosedyre, og noe styret bør gjennomføre for å sikre at avgjørelsen er korrekt. Etter avklarende møter og innhenting av tilbud på videre bistand til prosjektering, konkurranseutsettelse og kontrahering av utførende entreprenør, valgte styret å inngå et samarbeid med Millab Consult AS. Prosjektering Som underlag for å be om priser fra entreprenører på utførelse av arbeidet er det innhentet informasjon fra Realbygg (entreprenøren som bygde blokkene) om oppbyggingen av vegger, søyler og tak i garasjen. Realbygg brukte dessverre svært lang tid på å levere det tegningsgrunnlaget Millab Consult AS. behøvde for å vurdere konstruksjonssikkerheten i forbindelse med rehabiliteringen. Tegningene med tilhørende beskrivelser viste at dekkene over garasjen inneholder spennkabler. Spennkabler kompliserer bruken av elektrokjemiske rehabiliteringsteknikker fordi metodene kan medføre midlertidig svekkelse av bæreevnen til dekkene. Elektrokjemiske teknikker er i vårt tilfelle de foretrukne metodene på grunn av minimale inngrep i betongen, redusert støy og enklere drift av parkeringshuset under rehabiliteringen. Muligheten for at elektrokjemiske teknikker kan benyttes uten risiko for midlertidig svekkelse av bæreevnen til dekkene skal evalueres i prosjektet ved hjelp av midlertidige installasjoner før valg av rehabiliteringsmetode bestemmes. I tilbudsunderlaget som er sendt ut til entreprenører er dette beskrevet og det er bedt om pris på alternativ utførelse av betongrehabiliteringen. Styret har lagt vekt på å få frem maksimal kostnad for gjennomføring av rehabiliteringsprosjektet i garasjen. Konkurranseutsetting Tre ulike entreprenører har inngitt pris på utførelse av rehabiliteringen av betongen i garasjen. Tilbudene er evaluert og det ble valgt ut to som styret gikk videre med. Hellerudstubben Oslo

3 Hellerudparken Boligsameie På sameiermøtet vil en representant fra Millab Consult AS orientere om prosjektet og kunne svare på spørsmål. Parkering Det er stilt krav til utførende entreprenør om at maksimalt 40 % av bilene kan flyttes ut samtidig for at de skal komme til områder det skal jobbes på. Den entreprenøren som velges vil innarbeide dette kravet i sine detaljerte planer for gjennomføring av prosjektet. For å dekke behovet for parkering i perioden(e) din bil ikke kan stå i garasjen, er det innhentet tilbud på leie av parkeringsplasser i garasjen i Tvetenveien 170 (ICA-bygget), gjesteparkeringene utenfor dette bygget og plasser på parkeringsplassen mellom ICA og vår egen gjesteparkering. Entreprenøren skal legge til rette for at de bilene som står i garasjen mens arbeidet pågår skal kunne ferdes fritt ut og inn av garasjen og at de beskyttes mot arbeidene som utføres. Gjennomføring For å få en ryddig anleggsplass er det innhentet tilbud på leie av arealer i Tvetenveien 170 (ICA-bygget). Totalt sett er dette kostnadsbesparende og gjør at vi slipper å ha brakke for kontor, skift og spiserom stående på sameiets grunn. Containere for maskiner og utstyr er planlagt plassert på venstre side av nedkjøringen til garasjen. Området vil bli satt i stand igjen så snart det lar seg gjøre etter arbeidets slutt. Arbeidet med rehabiliteringen av betongen i garasjen vil ta 6-7 måneder å gjennomføre og pågå på dagtid mandag til fredag. Ved et eventuelt behov for å utføre arbeid før kl.07.00, etter kl eller i helger skal dette godkjennes av styret på forhånd. Ekstraordinært sameiermøte Det ekstraordinært sameiermøte blir avholdt mandag , kl.1800, på Tveita skole. Det presiseres at det kun er innhentet tilbud fra entreprenører, tilbud på leie av lokaler og parkeringsplasser og tilbud på finansiering. Inngåelse av avtaler med ulike aktører i prosjektet krever vedtak i sameiermøtet. Finansiering Styret innstilling til finansiering og vedtak følger som eget dokument. Mai 2015 Styret i Hellerudparken 2

4 Budsjett rehabilitering av betong i garasjeanlegg Styret har lagt vekt på å få frem maksimal kostnad for gjennomføring av rehabiliteringsprosjektet i garasjen. Siden det det er forhold rundt armering i dekkene som tilsier at metode for rehabiliteringen ikke kan velges på nåværende tidspunkt, beskriver budsjettet kostnad for to ulike alternativer. Alternativ 1 - Forenklet mekanisk reparasjon og kloriduttrekk Alternativ 2 - Fullstendig mekanisk reparasjon og vannmeisling Etter en testperiode der det blir gjort midlertidige installasjoner tilsvarende utførelse av alternativ 1, vil det være mulig å velge hvilket alternativ for utførelse som egner seg for rehabilitering av betongen i vårt garasjeanlegg. Styret har tatt høyde for at alternativ 2 må velges når de har undersøkt finansiering. # Alternativ 1 Alternativ 2 1 Ekstern bistand Lokaler hvile, skift, bespisning, inkl. strøm Leie av parkeringsplasser Byggestrøm Istandsetting riggplass Tiltak sikkerhet Reparasjon overvåkningssystem Renhold Entreprenør Prosjekt- og byggeledelse Sum budsjett inkl 15 % reserve Alle tall er inklusive mva Kommentarer til poster i budsjettet Post 1 Ekstern bistand Posten gjelder prosjektering og konkurranseutsetting av rehabiliteringen samt innstilling og kontrahering av entreprenør. Post 2 Lokaler hvile, skift og bespisning Posten gjelder leie av lokaler i Tvetenveien 170. Dersom brakker hadde vært et alternativ ville kostnaden vært en del av post 9. Post 3 Leie av parkeringsplasser Posten gjelder leie av parkeringsplasser til beboere samt leie av plasser for tilkomst til riggplass. Det er lagt på en sikkerhetsmargin på 15% på sluttsum for dekning av uforutsette utgifter.

5 Finansiering 1 Betongrehabiliteringen i garasjen anser styret a vaere et ekstraordinaert vedlikeholdstiltak. Etter bare 10 ar forventer man normalt ikke a matte utbedre skader av denne typen og i denne st0rrelsesorden. Styret har vurdert aktuelle l0sninger til finansiering av betongrehabiliteringen i garasjen. Innhenting av kapital fra seksjonseierne, ekstern finansiering og en kombinasjon av de to forannevnte finansieringsformene er saledes blitt dr0ftet og vurdert. I I0sningalternativene har styret ogsa regnet med a anvende en del av sameiets oppsparte midler, men ikke mer enn det som er forsvarlig nar vi tar hensyn til de ordinaere vedlikeholdsoppgavene som etter hvert vil melde seg. Styret har i sine dr0ftelser vsert opptatt av a finne frem til den finansieringsformen som man mener er den mest rettferdige, og som er til beste for flest mulig av vare seksjonseiere. Man har derfor valgt a anbefale at sameiet - innenfor en forsvarlig ramme - bruker en del av sin oppsparte arbeidskapital, og dekker inn den resterende kostnaden gjennom opptak av et annuitetslan over tiltakets levetid, inntil 20 ar. Mangelen ved eller innsigelsen mot ekstern finansiering er at seksjonseierne blir solidarisk ansvarlige for lanet. Dette forholdet inntrer fordi et boligsameie ikke har egne eiendeler a stille som sikkerhet for lanet. Det er seksjonseierne som eier hver sin del av sameiets aktiva. Langiver ma derfor yte sameiet et «blanko» Ian. Fordelene ved denne finansieringsformen er at ingen innbetaling kreves fra den enkelte seksjonseier. Ingen beh0ver derfor a bruke sparepengene sine pa betongrehabilitering i garasjen eller oppta privat Ian for a dekke innhenting av kapital til dette formalet. Med denne finansieringsformen blir det heller ingen heftelse pa den enkelte seksjon. En fremtidig takst eller salgspris pa seksjonen vil derfor bli fastsatt uavhengig av sameiets fellesgjeld. En ny eier vil saledes fortsette a betjene seksjonens resterende andel av fellesgjelden gjennom husleien, og selgeren slipper a betale mer av lanet enn det som tilsvarer hans tid som eier etter laneopptaket. Dette yter rettferdighet ogsa til den eldre delen av sameiets seksjonseiere. Et Ian skal betjenes, og det ma gj0res gjennom husleien nar ingen annen innbetaling kreves. En lav eller moderat husleie er et gode for ethvert sameie, og i Hellerudparken boligsameie har vi absolutt en moderat husleie i dag. Et laneopptak vil gi oss husleie0kning. Styrets anbefaling av et annuitetslan med en l0petid pa 15 ar, vil imidlertid ikke medf0re noen dramatisk 0kning i leien. Et annuitetslan gir ogsa en forholdsvis forutsigbar utgift pa sikt da det kun er rente-endringer som vil pavirke det manedlige utgiftsbel0pet i husleien. Styret har vaert i kontakt med Obos banken, Sparebank 1 Oslo Akershus og DNB. Alle tre bankene har sagt seg villige til a yte vart sameie et «blanko» Ian i den st0rrelseorden vi har behov for. Styret har valgt a legge til grunn alternativ 2 - Fullstendig mekanisk reparasjon og

6 vannmeisling - for planleggingen av prosjektfinansieringen. Dette alternativet har en samlet kostnad pa ca. kr Styret foreslar afinansiere prosjektet ved a benytte kr av sameiets oppsparte midler, og oppta et «blanko» annuitetslan pa kr Styret forutsetter videre at eventuelle pal0pne renter i gjennomf0ringsperioden dekkes av sameiets midler. Vi har ikke kunnet sende formelle lanes0knader til bankene. For a saksbehandle en lanes0knad formelt, krever bankene dokumentert vedtak fra sameierm0te om prosjektets gjennomf0ring og finansiering. Gjennom vare samtaler med bankenes representanter mener vi imidlertid a ha dekning for a kalkulere med en nominell rente pa 4,0 % og en l0petid pa 10,15 eller 20 ar etter sameiets valg. De ulike nedbetalingsperiodene vil gi 0kte husleiekostnader som vist nedenfor. 1. Annuitetslan pa kr til 4,0 % rente og med 10 ars nedbetalingsperiode 0kning i sameiets manedlige felleskostnader: kr kning i manedlige felleskostnader pr. seksjon i gjennomsnitt: kr. 556 Prosentvis 0kning i manedlige felleskostnader: 25 % Eksempler: Navaerende husleie: 0kning: Ny husleie: kr kr. 375 kr kr kr. 500 kr kr kr. 625 kr kr kr. 750 kr Annuitetslan pa kr til 4,0 % rente og med 15 ars nedbetalingsperiode 0kning i sameiets manedlige felleskostnader: kr kning i manedlige felleskostnader pr. seksjon i gjennomsnitt: kr. 407 Prosentvis 0kning i manedlige felleskostnader: 18.3 % Eksempler: Navaerende husleie: 0kning: Ny husleie: kr kr. 275 kr kr kr. 366 kr kr kr. 458 kr kr kr. 549 kr Annuitetslan pa kr til 4,0 % rente og med 20 ars nedbetalingsperiode 0kning i sameiets manedlige felleskostnader: kr kning i manedlige felleskostnader pr. seksjon i gjennomsnitt: kr. 334 Prosentvis 0kning i manedlige felleskostnader: 15 %

7 3 Eksempler: Navaerende husleie: 0kning: Ny husleie: kr kr kr kr kr. 225 kr. 300 kr. 375 kr. 450 kr kr kr kr Nar sameierm0tet skal treffe beslutning om lanets nedbetalingsperiode/l0petid, er det saerlig to forhold man ma s0ke a balansere pa en forsvarlig og mest mulig rettferdig mate: 1. 0kningen i husleien blir lavere jo lengre nedbetalingsperiode man velger, og en eventuell ny eier vil matte betale en forholdsvis st0rre del av lanet enn ved en kortere nedbetalingsperiode. Den samlede rentekostnaden betjeningen av lanet paf0rer sameiet 0ker ved 0kende nedbetalingsperiode. Ved en kortere nedbetalingsperiode gjenvinner sameiet sin 0konomiske beredskap raskere enn ved en lengre nedbetalingsperiode. 2. Sameiets 0konomiske beredskap, herunder sameiets lanekapasitet, til a m0te nye, st0rre og uforutsette vedlikeholdsoppgaver de kommende ar ma vaere tilstrekkelig og innenfor en betryggende ramme. L0pende, ordinaere vedlikeholdsoppgaver blir naturligvis a dekke via sameiets arbeidskapital. Sameiets 0konomiske beredskap til a takle st0rre og mindre forutsigbare hendelser, ma imidlertid ogsa ivaretas. Denne beredskapen vil normalt vaere summen av sameiets disponible arbeidskapital og sameiets lanekapasitet. Lanekapasiteten til et sameie i var st0rrelsesorden er ca. 1 G pr. seksjon. Det vil si at lanekapasiteten til Hellerudparken boligsameie er ca. kr Ved et laneopptak pa kr har vi brukt ca. 59% av lanekapasiteten var. Sameiet ma velge nedbetalingsperiode under hensyntagen til begge disse forhold. Tabellen i vedlegg 1 viser utviklingen i sameiets restgjeld og lanekapasitet ved hvert av de 3 alternativene. Bilag 2 viser utviklingen i sameiets restgjeld grafisk fremstilt. Bilag 3 viser utviklingen i sameiets lanekapasitet grafisk fremstilt. Styrets forslag til vedtak: Samelerm0tet gir styret fullmakt til a gjennomf0re et prosjekt for rehabilitering av betong i garasjene basert pa dokumentasjon og opplegg presentert til m0tet. Kostnader pa inntil kr dekkes med kr av sameiets oppsparte midler og opptak av annuitetslan over 15 ar pa inntil kr Nedbetaling av lanet med renter og kostnader finansieres ved 0kning av felleskostnadene i sameiet.

8 Hellerudparken Boligsameie - Finansiering av betongrehabilitering i garasjen Utvikling i sameiets restgjeld og lanekapasitet v/annuitetslan over 10,15 og 20 ar Ar Lanekapasitet 1G pr. enhet: kr Lan kr til 4,0 % rente Annuitetslan over 20 ar Annuitetslan over 15 ar Annuitetslan over 10 ar Restgjeld Restgjeld Restgjeld Disponibel Disponibel Lanekapasitet : Disponibel Lanekapasitet Lanekapasitet _

9 utviklingen i sameiets restlan LS 201t> '01 / \'M' '>032 HB"* -^0^ ar 15 ar 20 ar ;

10 utvikling i sameiets lanekapasitet ar 15 ar 20 ar

11

12 Registreringsblankett ved ekstraordinært sameiermøte i Hellerudparken Boligsameie Fyll ut med blokkbokstaver og lever blanketten ved inngangen til møtelokalet. Eierens navn: Eierens adresse: Leilighetsnummer: I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Dersom du benytter deg av fullmaktsretten, må både ovenstående registreringsdel og nedenstående fullmakt fylles ut: Eier av gir herved fullmakt til : FULLMAKT Fullmektigens navn : å møte i ekstraordinært sameiermøte i Hellerudparken Boligsameie.. Eiers signatur (Dato)