Direktoratet for byggkvalitet (DiBK) Byggenæringen ved BYGG21 DATO

Transkript

1

2 SINTEF Teknologi og samfunn P.O. Box 4760 Sluppen NO-7465 Trondheim Forprosjektrapport Sentralbord: Telefaks: [Institute telefax] sintef.no/teknologi-og-samfunn NO MVA Prestasjonsmåling i norsk BAE-næring SAKSBEHANDLER / FORFATTER Jan Alexander Langlo, Siri Bakken, Ole Jørgen Karud, Rannveig R. Landet og Bjørn Andersen BEHANDLING UTTALELSE ORIENTERING ETTER AVTALE GÅR TIL Direktoratet for byggkvalitet (DiBK) x Byggenæringen ved BYGG21 x NR DATO GRADERING Unrestricted Denne forprosjektrapporten er skrevet gjennom et samarbeid mellom BNL, SINTEF Teknologi og samfunn, NTNU, Catenda, og arkitektfirmaet Narud Stokke Wiig. Forprosjektet er finansiert av BYGG21 i tillegg til egeninnsats fra prosjektgruppen og en rådgivende gruppe fra bedrifter, organisasjoner og etater knyttet til byggenæringen og aktuelle forskningsmiljøer. Følgende har vært forfattere for forprosjektrapporten: Rannveig R. Landet Byggenæringens Landsforening, BNL Jan Alexander Langlo SINTEF Bjørn Andersen NTNU Siri Bakken Narud Stokke Wiig/NTNU Ole Jørgen Karud Catenda 1 av 47

3 Sammendrag En forutsetning for å drive målrettet forbedringsarbeid er å kunne måle effekten av de tiltakene som blir satt ut i livet. BAE-næringen i Norge har fått et rykte for ikke å ha hatt en tilfredsstillende utvikling og der man har reist spørsmål om ressursene benyttes godt og effektivt nok. Det er nå en rekke initiativ på gang for å forbedre næringen, men det er også en erkjennelse av at næringen mangler pålitelig statistikk og oversikt over utviklingen, samt verktøy for å måle om forbedringer vil ha den tilsiktede effekten. Dette dokumentet representerer sluttleveransen for et forprosjekt som har adressert denne utfordringen og sett nærmere på hvordan prestasjonsmåling for byggenæringen kan realiseres. Forprosjektet er gjennomført på vegne av den norske BAE-næringen og med finansiering fra Bygg21. Forprosjektet har hatt følgende målsetninger: Kartlegge interesse og motivasjon i byggenæringen for å innføre verktøy for prestasjonsmåling. Undersøke hva som gjøres i de enkelte bedriftene i dag for å skaffe tilveie prestasjonsmålinger og hvilke måleindikatorer de bruker i sitt daglige virke. Legge forholdene til rette for etableringen av et hovedprosjekt som har til hensikt å finne en omforent måte å måle prestasjoner og leveranser i byggenæringen på. Forprosjektet har engasjert et stort antall representanter for næringen i arbeidet som har blitt gjennomført. Engasjementet og interessen for tematikken knyttet til prestasjonsmåling har vært stor, og det er enighet om at verktøy for prestasjonsmåling i næringen må etableres. Forprosjektet har avdekket at det er behov for prestasjonsmåling på flere nivå: Bransjenivå (samfunnsperspektiv), Prosjektnivå (måling på tvers av alle aktører som er med i et prosjekt), Bedriftsnivå, Arbeidsprosessnivå, og Bruker- og driftsnivå Prosjektgruppen har imidlertid sett klare signaler på at det er også behov for å øke kunnskaps- og presisjonsnivået knyttet til prestasjonsmåling hos virksomhetene og aktørene i byggenæringen. Mange henger seg fortsatt opp i begrepet produktivitet, som er ganske snevert i forhold til de utfordringene som må løses når vi ønsker å forbedre næringens konkurranseevne. Dette er en av grunnene til at vi velger å bruke terminologien prestasjon i stedet for produktivitet. Prosjektet har også sett på ulike måter å måle næringens leveranser på. Representantene for næringen som bidro i forprosjektet signaliserte at de ikke ser for seg et langvarig forskningsprosjekt hvor man utvikler et nytt målesystem fra start, men at vi i stor grad skal hente det beste fra eksisterende internasjonale systemer som kan passe for norske forhold. Aktørene har også signalisert at de ønsker å gjennomføre hovedprosjektet etappevis, og underlaget i dette dokumentet vil fungere som en plukkliste for å gjennomføre de første fasene i hovedprosjektet. Forprosjektet har følgende anbefalinger: 1. Det anbefales at hovedprosjektet gjennomføres i etapper. 2. Utviklingen av verktøy må suppleres med et kunnskapsgrunnlag for prestasjonsmåling og målrettet forbedringsarbeid, slik at den enkelte bedrift og aktør er best mulig rustet til å utnytte mulighetene som slike verktøy for prestasjonsmåling gir. 3. Bygg21 og byggenæringens representanter bør gå i dialog med virkemiddelapparatet, i første rekke Forskningsrådet og Innovasjon Norge, for å diskutere hvordan hovedprosjektet kan realiseres. 2 av 47

4 Innholdsfortegnelse SAMMENDRAG... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING BAKGRUNN, HENSIKT OG MÅLSETNING PROSESSEN RUNDT FORET DEFINISJONSAVKLARINGER KATEGORISERING AV PRESTASJONSMÅL OG PRESTASJONSINDIKATORER BRANSJENIVÅ (NASJONALT/SAMFUNNSNIVÅ) NIVÅ BEDRIFTSNIVÅ ARBEIDSPROSESSNIVÅ BRUKER OG DRIFTSNIVÅ DATAFANGST MULIGHET FOR Å KOBLE DATAPUNKTER OG MÅLINGER KRITERIER FOR VALG AV VERKTØY FOR TESTING I HOVEDET TILGJENGELIGHET/BRUKERVENNLIGHET/PÅLITELIGHET DATA/DATAFANGST BRUK I ANALYSER OG FORBEDRINGSARBEID PÅ FLERE NIVÅ EKSISTERENDE ORDNINGER/SYSTEMER FOR MÅLING OG BEDRIFTSNIVÅ: VURDERING AV EKSISTERENDE VERKTØY FOR TESTING I HOVEDET KORT OM VURDERINGEN AV HVERT ENKELT VERKTØY CII CII General Programme Constructing Excellence KPIZone Byggeriets Evaluerings Center Performance Based Studies Research Group PIPS Prosjekt Norge Helsesjekk Prosjekt Norge Prosjektevaluering (PEVS) Building Research Establishment (BRE) Kundetilfredshetsmålinger SAMLET VURDERING AV VERKTØYENE OG VALG AV VERKTØY FOR UTTESTING ANBEFALINGER FOR HOVEDET RESULTATMÅL OG EFFEKTMÅL OG AKTIVITETSPLAN GROV FREMDRIFTSPLAN ORGANISERING OMFANG OG FINANSIERING OPPSUMMERING OG KONKLUSJON VEDLEGGSOVERSIKT VEDLEGG VEDLEGG VEDLEGG av 47

5 1 Innledning Det generelle kostnadsnivået i Norge ligger langt over hva som gjelder våre naboland i Europa. Byggekostnadene har i tillegg økt mer enn generell prisstigning. Både veier, industrianlegg, boliger og andre bygg har blitt dyrere. De høye kostnadene er en utfordring for norsk byggenærings konkurranseevne. Faktum er at vi ikke vet hvordan produktiviteten utvikler seg i byggenæringen som helhet. Næringen kan ikke bruke SSBs produktivitetsmålinger til hverken oversikt eller forbedringsarbeid og vi har ikke andre felles måleverktøy for produktivitet, prestasjoner og vurdering av leveranser. Denne erkjennelsen danner utgangspunktet for dette dokumentet. Norsk konkurranseevne generelt bekymrer også regjeringen. Den har nedsatt en produktivitetskommisjon som skal komme med forslag til tiltak. På grunnlag av SSBs målinger har "man" trukket den slutning at produktiviteten i byggenæringen er nedadgående. Statistikken er ufullstendig og mange av næringens aktører kjenner seg ikke igjen i dette bildet. Produktivitetskommisjonen skal primært se på makrotall, men det er viktig at den får med seg innspill fra byggenæringen i sitt arbeid. Økt produktivitet i byggenæringen er satt som ett av hovedmålene i Bygg21. Eiendomsøkonomi, byggekostnader og marked samt ytelsesindikatorer og resultatmåling er prioritert. Byggenæringen og dens organisasjoner støtter Bygg21-strategien. Det er med andre ord en samlet næring som ser behov for nye og omforente måter å måle næringens effektivitet og leveranser på i den hensikt å øke produktiviteten og konkurransekraften over tid. Byggenæringen består av en lang verdikjede; eiendomsaktører (private og offentlige), rådgivere og arkitekter, utførende, vareprodusenter og handel. Når vi i dette dokumentet har brukt begrepet byggenæringen, mener vi hele nevnte verdikjede. I tillegg til dette har vi også vurdert andre berørte, eksempelvis sluttbrukere. Alle aktører i kjeden har et uttalt behov for en bedre måte å måle sin egen effektivitet og leveranse på over tid. I tillegg ønsker de seg verktøy for å kunne drive forbedringsarbeid. Det gjelder både på bransje- /næringsnivå, bedriftsnivå, prosjektnivå, arbeidsprosessnivå og bruker- og driftsnivå. I stedet for å se smalt på produktivitet ("output" over "input") foreslås et hovedprosjektet der vi vil se på prestasjonsforbedring i et litt bredere perspektiv. Dette forprosjektet bereder grunnen for et hovedprosjekt som skal gi muligheter for ett eller flere felles system for prestasjonsmåling og måling av kundetilfredshet i byggenæringen. Målesystemene skal bidra til økt konkurransekraft og produktivitet i norsk byggenæring. Forprosjektet har hatt løpende kontakt gjennom arbeidet med sentrale aktører i BAE-næringen, aktører som BA2015, ProsjektNorge, Bygg21, BNL, samt rådgivergruppen som har deltatt gjennom hele forprosjektet. Foreliggende rapport er adressert til en samlet byggenæring gjennom Bygg21. 2 Bakgrunn, hensikt og målsetning Byggenæringen ønsker å forbedre sin produktivitet og øke konkurranseevnen. Det er satt i gang mange tiltak både i enkeltbedrifter og i næringen for å oppnå dette. For å få innsikt, oversikt, sammenlignbarhet og å kunne gjøre de rette vurderingene for å oppnå felles forbedringer trenger vi ett eller flere omforente målesystem for prestasjoner og vurdering av leveranser som gjelder hele verdikjeden. Et slikt system er ikke etablert i Norge i dag. Ønsket system må omfatte måling på både nærings-, bedrifts-, prosjekt- /verdikjede-, arbeidsprosess- og bruker- og driftsnivå. Mangelen på en omforent metode å måle næringens prestasjoner og leveranser på var tema for en søkekonferanse som Byggenæringens Landsforening, BNL, arrangerte i samarbeid med Forskningsrådet 4 av 47

6 i april Et resultat av konferansen ble at det ble etablert en prosjektgruppe som arbeidet videre med å formulere et måleprosjekt. Prosjektgruppen har bestått av fem representanter fra hhv BNL, NTNU, SINTEF, Catenda og Narud Stokke Wiig. Direktoratet for byggkvalitet, DiBK, som deltok på søkekonferansen, bestilte et problemnotat fra prosjektgruppen ledet av SINTEF. Problemnotatet, Måling av produktivitet og prestasjoner i byggenæringen 1, ble levert DiBK desember Kort oppsummert konstaterer problemnotatet at SSBs produktivitetsmåling er ufullstendig når det gjelder byggenæringen; bare deler av næringen er omfattet under bygg og anlegg. Det er derfor ikke mulig å bruke statistikken for å vurdere utvikling av hverken enkeltbransjer eller næringen samlet, og bedriftene kan ikke bruke statistikken til forbedringsarbeid. Med andre ord har dagens statistikk kun begrenset verdi for byggenæringen og myndighetene. Med grunnlag i problemnotatet ble det sommeren 2014 levert et prosjektforslag til DiBK. Høsten 2014 / januar 2015 ble det så gjennomført et forprosjekt i Måleprosjektet med finansiering fra Bygg21 og egeninnsats fra en rådgivende gruppe deltakere med representasjon fra hele verdikjeden. Målet med forprosjektet har vært å undersøke om det er grunnlag og interesse for å gjennomføre et fremtidig hovedprosjekt. Prosjektgruppen presenterer i dette dokumentet en skisse til et hovedprosjekt som skal foreslå omforente målemetoder og praktiske verktøy for prestasjonsmåling og vurdering av leveranser i byggenæringen i Norge. Resultatene skal være til nytte for både byggenæringen som helhet, bedriftene og myndighetene i forbedringsarbeid og arbeid med næringens rammebetingelser for bedre produktivitet, prestasjoner og konkurransekraft over tid. 3 Prosessen rundt forprosjektet Måleprosjektet ble initiert ved en søkekonferanse i regi av BNL og Forskningsrådet i april Nøkkelpersoner i BAE-næringen var invitert og formålet var å utvikle interessante forskningsprosjekter med formål å gjøre noe for bedring av produktiviteten i næringen. Måleprosjektets 5 nøkkelpersoner fant felles interesse for områdende prestasjonsmåling i byggenæringen og formet en prosjektgruppe. Gruppen har bestått av: Rannveig R. Landet, direktør miljø- og energipolitikk/ Byggenæringens Landsforening, Jan Alexander Langlo, forskningsleder/ SINTEF teknologi og samfunn Bjørn Andersen, professor, Inst. for produksjons- og kvalitetsteknikk/ NTNU Siri Bakken, instituttleder/ BPF, NTNU og partner/ Narud Stokke Wiig Sivilarkitekter Ole Jørgen Karud, PhD, partner / Catenda Prosjektgruppen tok raskt initiativ til arbeid med søknad til Forskningsrådet for finansiering av et forskningsprosjekt, men initiativet ble stoppet på grunn av manglende samsvar mellom finansieringsmodell og hvilke aktører som det var ønskelig å ha med som deltagere i prosjektet. Etter flere møter med representanter for byggenæringen der stemningen for et felles løft ble loddet, bestilte DiBK et Problemnotat høsten 2013 (som nevnt ovenfor). Som en forlengelse av dette arbeidet, videreførte DiBK og prosjektgruppen dette i Forprosjektet høsten Hensikten har vært å konkretisere problemstillingene ytterligere og danne grunnlag for videre arbeid i et Hovedprosjekt. 1 Problemnotat til DiBK ; Måling av produktivitet og prestasjoner i byggenæringen. 5 av 47

7 Forprosjektet skulle forankre et bredt eierskap i næringen og utvikle aktuelle problemstillinger, men det har samtidig vært et betydelig fokus på at dokumentet har en selvstendig verdi for å belyse problemstillingene som har vært diskutert med næringen. Fra oppstart kan prosessen beskrives i følgende diagram: Figur 1 Illustrasjon av prosessen som har ledet frem til denne forprosjektrapporten Forprosjektprosessen har pågått fra august 2014 til januar Gjennom alle faser, har forankringen til byggenæringen vært avgjørende, og en representativ rådgivende gruppe har fulgt prosjektet og vært førende for prosjektets utvikling og veivalg. Se deltakerliste i vedlegg. Prosessen ble gjennomført ihht planen og i god dialog med DiBK/Bygg21. Underveis i prosessen uttrykte DiBK et ønske om å utvide forprosjektet noe slik at teamet også fikk vurdert dagens målesystemer og begrunnet kriterier for valg i det videre prosjektet. Forprosjektet ble gjennomført med god deltakelse fra rådgivende gruppe i workshops og i dialogmøter med enkeltaktører. Målet har vært å få innspill fra næringen om hva som er problemstillingene med hensyn til produktivitet og prestasjonsmåling samt holdninger og innspill til det videre arbeidet i prosjektet. Workshop 1 ble avholdt 2. oktober i Oslo der temaet var knyttet til hva som er de største utfordringene for næringen når det gjelder produktivitet og prestasjon i dag. 25 personer fra hele bedrifter i næringens verdikjede, offentlige etater og næringsorganisasjoner møtte. Gruppediskusjoner i flere omganger med presentasjoner i plenum ga svært fruktbare input om videre veivalg. Workshop 2 ble avholdt 6. november med 20 deltakere. Fordi det gjennom 1. workshop fremkom anbefalinger om å bygge videre på eksisterende erfaringer og ikke utvikle nye systemer fra bunnen av, ble vurdering av konkret målverktøy et viktig mål for Workshop 2. Prosjektgruppen benyttet CII sitt system som case, fordi dette allerede i noen grad er kjent på det norske markedet på Prosjekt Norges arena. Parallelt med workshopene har det blitt avholdt dialogmøter med de fleste aktørene i rådgivningsgruppen. Dialogmøtene ble gjennomført over 1,5-2 timer i form av dybdeintervjuer som hva firmaet, etaten eller enheten ser som utfordringer og potensiale med prestasjon og måleverktøy. Ved denne metodikken fikk gruppen verdifulle og reflekterte innspill nyansert fra den enkeltes ståsted. Gjennom hele forprosjektprosessen har arbeidsgruppen hatt jevnlige møter i Oslo og Trondheim og rapporten er skrevet i fellesskap. 6 av 47

8 Prosjektgruppen har gjennom workshopene, dialogmøtene og kommentarer på telefon og e-post fått mange inspirerende og konstruktive tilbakemeldinger. Nedenfor et utdrag av disse tilbakemeldingene. Prosjektet har et sterkt budskap, det er et stort behov for bedre måleverktøy. Vi bør bruke begrepet prestasjon i stedet for produktivitet. Det er viktig å forbedre omdømmet og konkurranseevnen i byggenæringen. Det bør være et mål at også prosjektets eller byggets merverdi for samfunnet er reflektert i målingen. Deltakerne ønsker at resultater blir tilgjengelige også på kort sikt. Næringen ønsker skrittvis tilnærming heller enn et langvarig forskningsprosjekt. Prestasjonsmåling må ligge til grunn for målrettet forbedringsarbeid. Verktøyene må være praktiske og i størst mulig grad benytte eksisterende data. Det er viktig å etablere felles begrepsapparat og begrepsbruk. Kompetanseheving i byggenæringen er sentralt. Vi bør måle langs hele verdikjeden og hensynta kvalitet og kompleksitet. Kunde- og brukertilfredshet er sentralt, få med verdi for eier og bruker. Man bør søke å bygge videre på eksisterende erfaringer, nøkkeltall og verktøy. Måleverktøyet bør kunne brukes som konkurransegrunnlag. Det er ikke sannsynlig at vi kan tilfredsstille alle disse ønskene, og noen av dem kan så gar være motstridende når vi går de nærmere etter i sømmene. Vi har likevel listet opp alle innspillene, slik at de kan være med og forme den videre prosessen i hovedprosjektet. Figur 2 BNLs lokaler, Oslo: Måleprosjektworkshop med god deltakelse fra næringen 7 av 47

9 Måleprosjektet har vært møtt med interesse fra næringen, og har i løpet av prosessen bl.a. vært presentert ved følgende arenaer: Produktivitetskommisjonen, Seminar om produktivitet i privat sektor, 19. mai 2014 Posterutstilling, Forskning ved Fakultet for Arkitektur og Billedkunst, 19. september oktober 2014 SINTEF Seminar: Hvordan bygge raskere, 16. oktober Innledningsforedrag: Bedre målinger er nøkkelen til effektivitet Prosjekt Årets prosjektkonferanse, 13. november Foredrag i strømmen Vellykket gevinstrealisering - hva skal til: Produktivitetstall å stole på? Statusrapporteringer til BNLs bransjedirektørmøter (14 bransjer) Styremøter og møter med partnere i Prosjekt Norge. Styremøter med partnere i BA2015. Dette var en kort gjennomgang av hovedtrekkene i prosessen som her ledet frem til denne forprosjektrapporten. Før vi presenterer de konkrete resultatene, er det behov for en avklaring og beskrivelse av ulike definisjoner, slik at vi er sikre på at alle har samme ståsted for det som skrives i denne rapporten. 4 Definisjonsavklaringer Arbeidet vårt rundt måleproblematikk i BAE-næringen har så langt vært omtalt som produktivitetsmåling og i den offentlige debatten er det begrepet produktivitet som oftest står i fokus. Dette er nok dels et resultat av at produktivitet er et mye brukt (om ikke alltid like godt forstått) begrep og dels at en offentlig debatt må basere seg på leg-begreper og dermed ikke tillater nyansering. Innen fagområdene som fokuserer på denne typen måling ble det for ca. 30 år siden foretatt en endring i begrepsbruk: I stedet for å måle og diskutere produktivitet utvidet man fokus til prestasjon (performance på engelsk). Dette var ikke bare et spørsmål om semantikk, men en reell endring til et videre begrep som vektlegger ulike dimensjoner som prosesser, bedrifter eller bransjer må gjøre det godt langs. En klar konklusjon fra vårt arbeid er at vi også i BAE-næringen må endre begrepsbruken til å etablere en ordning for prestasjonsmåling. Det innebærer at det næringen leverer må måles bredere enn den snevre definisjonen av produktivitet, som typisk måles som output over input. Dette er et rent økonomisk mål på hvor mye som produseres i forhold til innsatsen for å produsere dette, og som ofte kan skape et fortegnet bilde og gi resultater man ikke kjenner seg igjen i (dette relateres ofte til såkalt indre effektivitet, på engelsk efficiency, altså et mål på hvor ressurseffektiv en prosess er, at ting gjøres på riktig måte). Et enkelt eksempel er der produktivitet måles som kostnader per kvm bygg produsert, uten at dette suppleres med informasjon om byggets kvalitet eller kompleksitet. Med stadig mer teknisk kompliserte bygg vil nødvendigvis en slik snever måling vise fallende produktivitet, mens de involvertes forståelse er at man skaper bedre bygg med en liten økning i tidsbruk og dermed høyere prestasjon (der prestasjon relateres til ytre effektivitet, engelsk effectiveness, som mer er et spørsmål om å gjøre de riktige tingene). Forskning på prestasjonsmåling og praksis i andre bransjer tilsier at typiske dimensjoner av prestasjon er (vi vil senere i dette notatet forklare mer inngående hva vi mener med disse dimensjonene og vise eksempler på hvordan de kan måles): Tid, alle aspekter av tidsbruk, da dette sterkt påvirker både effektivitet i prosesser og andre dimensjoner av prestasjon Kostnader, som en nøkkelfaktor i både snever produktivitet og andre forhold 8 av 47

10 Kvalitet, som kan være utfordrende å måle, men som likevel utgjør en viktig faktor i hvor godt man har lykkes i forhold til forventninger og behov. Produktivitet, altså effektiv gjennomføring av oppgaver og prosesser Fleksibilitet, evne til å håndtere variasjon i volum og type oppgaver Arbeidsmiljø og sikkerhet, altså et bredt spekter av forhold rundt trivsel, psykososialt og fysisk arbeidsmiljø og arbeidstakeres sikkerhet Kommunikasjon, forhold som evne til tydelig kommunikasjon, volum av kommunikasjon, mellom hvem, på hvilke former, osv. Innovasjon, grad av investeringer og forbedring som oppnås gjennom forbedring, forskning og utvikling Læring, i hvilken grad arbeid, prosesser og prosjekter bidrar til kompetanseheving og økte ferdigheter Miljøpåvirkning og livssyklusfokus, i hvilken grad prosesser og prosjekter bidrar negativt eller positivt til det ytre miljø og ivaretar et langsiktig fokus på bærekraft i hele livssyklusen Etikk og regeloverholdelse, forhold knyttet til mer konkret etterlevelse av lover og regler til mer omdømmerelaterte forhold Dette er en omfattende meny av dimensjoner ved prestasjon og er tatt med her vel så mye for å vise bredden i begrepet, ikke for å antyde at alt dette er forhold som bør måles i BAE-næringen. Det er også viktig å påpeke at dimensjoner kan kombineres (for eksempel å måle kostnader per kvm for ulike kvalitetsnivåer). Noen viktige lærdommer fra vitenskapen om prestasjonsmåling er: 1. Målinger kan sees på som en form for briller som fokuserer på den dimensjonen man har måleparametre for og som også filtrerer bort det som ikke omfattes av målinger. 2. Måling påvirker adferd gjennom at individers, gruppers, prosjekters og bedrifters adferd endres til å maksimere de aspekter av prestasjon som måles. 3. Koples ulike typer incentiver/belønning til det å oppnå gode prestasjoner ut fra det som måles, kan det øke faren for såkalt dysfunksjonell adferd. Med andre ord, har man måleparametre som er innrettet mot tid kan konsekvensen bli at det settes inn ulike virkemidler for å redusere varigheter, på bekostning av nøyaktighet eller sikkerhet. Tilsvarende kan ensidig måling av kvalitet føre til at kostnadene øker dramatisk, eller et sterkt fokus på HMS kan skape mer tungrodde prosesser som tar lengre tid. Dette er opphav til en klar anbefaling om å måle balansert, dvs. kombinere målinger langs flere dimensjoner. Ytterligere noen lærdommer: 4. Måling innrettet mot individnivå, som altså gjør det mulig å se hvordan enkeltpersoner presterer, gir ofte motstand mot målingene og i verste fall sabotering 5. Det finnes en rekke ulike hensikter med prestasjonsmåling, der hver hensikt setter ulike krav til hva som måles og hvordan, og erfaring viser at målesystemer som forsøker å samtidig oppnå mange ulike hensikter blir kompliserte og gir mindre nytte Dette taler for at et målesystem for BAE-næringen bør være målrettet mot noen få viktige målsetninger, og at man bør unngå måling på individnivå. 9 av 47

11 5 Kategorisering av prestasjonsmål og prestasjonsindikatorer En av forutsetningene for å kunne drive prestasjonsmåling og målrettet forbedringsarbeid er at man har identifisert prestasjonsmål eller indikatorer som gir meningsfylte målinger og pålitelige måleresultater. Videre er det viktig at det etableres så få indikatorer som mulig for å dekke de behov vi har for måling, og dermed ikke overdimensjonerer målesystemet. Dersom man må legge inn store datamengder vil dette redusere motivasjonen for å bruke systemet. Dette er kanskje en av de vanskeligste utfordringene som vi står overfor i det kommende arbeidet med å etablere verktøy for prestasjonsmåling i byggenæringen. En annen forutsetning er at verktøyet i størst mulig grad skal benytte eksisterende data og utstrakt bruk av automatisk datafangst. Å innføre et slikt målesystem, enten det utvikles fra grunnen av eller baseres på eksisterende systemer, kan dermed være svært komplisert. For å gripe an problemstillingen finner vi det nødvendig å strukturere måleoppgaven. Dette kan gjøres på mange måter, vi har valgt å bryte målingen ned i henhold til et antall kategorier som definerer hva som kan/bør måles. Nedbrytningen er dels et virkemiddel for å forstå behov for ulike målinger avhengig av hvor i denne strukturen man er, og dels en slags huskeliste for å sikre at viktige kategorier dekkes opp av målinger. Vi har satt opp følgende mulige kategorier: Hvilket nivå målingene gjøres på, noe som også representerer hver målgruppe som har bruk for målingene. Dette vil være veldig forskjellig fra nivå til nivå, og vi har valgt å dele inn i følgende fem nivåer (hver av disse beskrives når det enkelte nivå diskuteres senere): a. Samfunn / nasjonalt / bransje b. Prosjekt / verdikjede c. Bedrift d. Arbeidsprosess e. Bruker og drift Hvem foretar målingene, det vil si samler inn data eller gjør subjektive vurderinger. I vurderingen av eksisterende systemer ser vi at dette også varierer betydelig, for eksempel: a. Byggherre/prosjekteier b. Prosjekterende c. Entreprenører og andre utførende d. Myndigheter e. Osv. Prestasjonsdimensjon som måles, ref. listen i forrige kapittel, og der det er viktig å fange opp flere av disse dimensjonene for å få en balansert måling. Prosjektfase, da også dette setter svært ulike krav til hva som måles. Ulike prosjektmodeller angir noe forskjellig antall og betegnelse på prosjektfaser, men vårt forslag er følgende enkle nedbrytning: a. Tidligfase b. Prosjektering c. Bygging d. Drift Type prosjekt, da mye er forskjellig mellom f.eks. nybygging av et kontorbygg og rehabilitering av en boligblokk. En nedbrytning her kan være (for alle kategoriene kan det skilles mellom nybygg og rehabilitering): a. Mindre boligprosjekter b. Boligblokker c. Næringsbygg, kontorer d. Næringsbygg, produksjonsanlegg e. Andre typer bygg 10 av 47

12 Til sammen kan disse kategoriene ansees som å spenne opp en mangedimensjonal matrise, der hver eneste celle i matrisen utgjør en unik kombinasjon som ideelt sett bør fylles med måleindikatorer. I realiteten vil kombinasjonene ha varierende grad av interesse og relevans, og det vil skape et altfor omfattende system å favne alle. For å velge ut de kombinasjonene det synes å ha størst potensiale for å utvikle målinger for, har vi satt opp noen vurderingskriterier: Finnes det en åpenbar hensikt/formål med å måle? Hvordan er datatilgangen og kvaliteten på de data som finnes eller kan innhentes? Hvor enkelt er det å etablere målinger? Er det i andre land/bransjer tatt i bruk målinger på området? I et hovedprosjekt for å utvikle et norsk målesystem for næringen, må det gjøres en analyse av de ulike kombinasjonene av kategorier for måling opp mot disse (og evt. flere) kriteriene. I dette forprosjektet har vi begrenset oss til å diskutere hva som synes mest relevant å måle på hvert av de fem nivåene, basert på de ulike prestasjonsdimensjonene. Noen av målingene er også innrettet mot ulike prosjektfaser, men det er ikke systematisk sørget for at alle faser er dekket på alle nivåer. Type prosjekt har vi i svært liten grad vurdert. En siste presisering før vi diskuterer de enkelte målenivåene er at målinger generelt kan sies å falle i tre kategorier: 1. Resultatparametre, som har som kjernefunksjon å vise hvilken prestasjon som er oppnådd. Eksempler er tid for å bygge 1 kvm, reklamasjonskostnader eller brukerfornøydhet. Felles for resultatparametre er at de måles i etterkant av at et prosjekt, fase eller operasjon er fullført, og dermed ikke har så stor prediktiv evne, altså til å spå om fremtidig prestasjon eller gi tidlig varsling om nedadgående ytelse som vil føre til problemer senere. Denne typen måling er likefullt verdifulle for å forstå hvilke prestasjoner som oppnås og for å muliggjøre analyser og benchmarking. 2. Prestasjonsdrivere, som skal måle forhold tidligere i et forløp som direkte påvirker sluttresultatet. For eksempel vil gjennomsnittlig gangavstand mellom arbeidssted på byggeplass og materiallager være en driver som påvirker byggetid/kvm. Slike målinger har mye høyere evne til å gi en diagnose og forutsi fremtidige resultater. Disse er dermed både viktige for å gi prosjekter/bedrifter innsikt som kan brukes til løpende forbedring og for å muliggjøre analyser av hvilke drivere som faktisk påvirker sluttresultater. 3. Forklaringsvariable, som er viktig for å kategorisere hvert enkelt prosjekt og hver enkelt måling, noe som er nødvendig for å kunne sammenligne epler med epler. Type prosjekt, som diskutert over, er en slik variabel. Andre eksempler kan være energiklassifisering som passivhus, Tek10, osv. eller geografisk lokasjon for prosjektet. Disse opplysningene brukes ikke som målinger i seg selv, men som grunnlag for analysere forskjeller mellom for eksempel typer prosjekter eller å justere for eksempelvis regionale forskjeller i vær eller kostnadsnivå som gjør at tall ellers ikke direkte kan sammenliknes. Heller ikke for denne kategoriseringen er det slik at vi bevisst har sørget for at alle tre gruppene er dekket opp på alle målenivåene, men vi har hatt disse i bakhodet ved oppsett av forslag til målinger. I det følgende er det presentert en tabell med mulige målinger på ulike nivåer. Disse må betraktes som en form for ønsketenkning basert på idémyldring i workshop og i prosjektgruppen over hva som kan være nyttig å måle. Skulle man utviklet et system fra grunnen av ville man måtte prioritere blant målingene om hva som skulle vært inkludert. Vi har snarere endt opp med å vurdere ulike eksisterende systemer med tanke på om disse kan tas i bruk i Norge. Dermed har tabellen med mulige målinger heller vært brukt som et kriterium for å evaluere eksisterende systemer gjennom å se på i hvilken grad disse inkluderer sentrale målinger. 11 av 47

13 Tabell 1 Samlet oversikt over potensielle og aktuelle måleområder/måleindikatorer for prestasjonsmåling i norske BAE-prosjekter Måleområde/indikator Målgruppe Hensikt Prestasjonsdimensjon Datatilgang Nivå 1 Sysselsettingsutvikling Politikere, samfunnet, potensielle fremtidige arbeidstakere Vise næringens betydning og utvikling i Norge Volum SSB / bransjeforeninger Bransjenivå 2 Verdiskaping i andel av BNP Politikere, samfunnet, potensielle fremtidige arbeidstakere 3 Fordeling sentralt vs. distriktene Politikere, samfunnet, potensielle fremtidige arbeidstakere 4 Skadestatistikk, H-verdier og sykefravær Politikere, samfunnet, potensielle fremtidige arbeidstakere, virksomhetene 5 Antall feil og garantisaker, garantikostnader Kunder til næringen, virksomhetene Vise næringens betydning og utvikling i Norge Vise næringens betydning og utvikling i Norge Vise næringens betydning og utvikling i Norge, motivere til forbedring, grunnlag for benchmarking Vise positiv utvikling, motivere til forbedring, grunnlag for benchmarking Volum SSB / bransjeforeninger Bransjenivå Volum SSB / bransjeforeninger Bransjenivå HMS Arbeidstilsynet / NAV / prosjektdata / personalsystemer Kvalitet Virksomhetene, usikkert om datatilgjengelighet og -kvalitet Bransjenivå Prosjektnivå Bedriftsnivå Bransjenivå Bruker- og driftsnivå 12 av 47

14 Måleområde/indikator Målgruppe Hensikt Prestasjonsdimensjon 6 Brukerfornøydhet / antall fornøyde Kvalitet brukere etter at bygget er tatt i bruk 7 Energiforbruk i ferdige bygg, per kvm eller iht energiklassifisering 8 Forsinkelser i ferdigstillelse (eller omvendt; andel bygg ferdigstilt på tid) 9 Tvistenivå, målt ved antall tvister i rettsapparatet / utestående beløp på grunn av tvister (i forhold til kontraktstype) 10 Antall konkurser (gjerne i forhold til hvor lenge firmaet har eksistert) Kunder til næringen, virksomhetene Politikere, samfunnet, kunder til næringen, virksomhetene Samfunnet, kunder til næringen, virksomhetene Politikere, samfunnet, kunder til næringen, virksomhetene Politikere, samfunnet, potensielle fremtidige arbeidstakere 11 Investeringer i FoU Politikere, samfunnet, potensielle fremtidige arbeidstakere Vise positiv utvikling, motivere til forbedring, grunnlag for benchmarking Vise positiv utvikling, motivere til forbedring, grunnlag for benchmarking Vise positiv utvikling, motivere til forbedring, grunnlag for benchmarking Vise positiv utvikling, motivere til forbedring, grunnlag for benchmarking Vise positiv utvikling, motivere til forbedring Vise positiv utvikling, motivere til forbedring Datatilgang Finnes neppe i dag, kan muligens måles ved enkel, nettbasert spørreundersøkelse 13 av 47 Miljø Tid Kvalitet/HMS Virksomhetene har gjerne tall for prosjektert energiforbruk, reelle tall må innhentes ved etterkontroll Aggregering av tall fra prosjektnivå som virksomhetene har Usikkert om tall kan innhentes fra rettsvesenet, evt. fra virksomheten Nivå Bransjenivå Bruker- og driftsnivå Bransjenivå Bruker- og driftsnivå Bransjenivå Bruker- og driftsnivå Bransjenivå Prosjektnivå Bedriftsnivå Bruker- og driftsnivå Volum Brønnøysundregistrene Bransjenivå Innovasjon Brønnøysundregistrene, virksomhetenes regnskapstall Bransjenivå

15 13 Kostnader for ferdig bygg, både for hele bygget og for spesifikke bygningsdeler [kr/kvm BTA] 14 Kostnadsfordeling (f.eks. prosjekteringskostnader/varighet vs byggekostnader/varighet) Alle aktører Alle aktører Gi innsikt, benchmarking Gi innsikt, benchmarking 15 Timeforbruk/omfang [timer/kvm BTA] Alle aktører Gi innsikt, benchmarking 16 Faseoverlapp Alle aktører Gi innsikt, benchmarking 17 Karakter for den enkelte aktørs Alle aktører deltakelse i prosjektet 18 Rettidig tegningsproduksjon, varighet mellom ferdig tegning og start produksjon Prosjekterende, utførende 19 Antall tegningsrevisjoner Prosjekterende, utførende 20 Grad av standardisering, antall varianter brukt av samme komponent Byggherre, prosjekterende, utførende Gi grunnlag for bedre komponering av verdikjeder i senere prosjekter Skape bevissthet, grunnlag for forbedring Skape bevissthet, grunnlag for forbedring Skape bevissthet, grunnlag for forbedring Datatilgang Virksomhetenes regnskapstall Nivå Bransjenivå Kostnad Prosjektdata Prosjektnivå Bedriftsnivå Kostnad Prosjektdata Prosjektnivå Bedriftsnivå Tid Prosjektdata Prosjektnivå Bedriftsnivå Tid Prosjektdata Prosjektnivå Bedriftsnivå Kvalitet/totalvurdering Crowdsourcing Prosjektnivå Bedriftsnivå Bruker- og driftsnivå Tid Kvalitet Kvalitet BIM, prosjektledelsessystem BIM, prosjektledelsessystem BIM, prosjektledelsessystem Måleområde/indikator Målgruppe Hensikt Prestasjonsdimensjon 12 Fortjenestemargin i virksomhetene Politikere, Vise positiv Økonomi samfunnet, utvikling, potensielle motivere til fremtidige forbedring arbeidstakere Arbeidsprosessnivå Arbeidsprosessnivå Arbeidsprosessnivå 14 av 47

16 22 Andel fag deltakende i utvikling av løsninger 23 Antall kollisjoner mellom byggelementer avdekket i BIM-modell 24 Antall (ikke-prosjekterte) endringer implementert etter byggestart 25 Logistikk på byggeplass, kan måles ved antall forflytninger av materialer, gåavstander for håndverkere, ryddighet, andel tid et fag arbeider alene i en sone Byggherre, brukere, prosjekterende, utførende Byggherre, prosjekterende, utførende Prosjekterende, utførende Byggherre, prosjekterende, utførende Byggherre, prosjekterende, utførende 26 Avfallsmengde under bygging Byggherre, prosjekterende, utførende 27 Trivsel/konfliktnivå i prosjekteringsgruppe/på byggeplass Byggherre, prosjekterende, utførende 28 Timeforbruk til bygging per kvm Byggherre, prosjekterende, utførende Skape bevissthet, grunnlag for forbedring Skape bevissthet, grunnlag for forbedring Skape bevissthet, grunnlag for forbedring Skape bevissthet, grunnlag for forbedring Skape bevissthet, grunnlag for forbedring Skape bevissthet, grunnlag for forbedring Skape bevissthet, grunnlag for forbedring Skape bevissthet, grunnlag for forbedring Datatilgang Enkelt spørreskjema overfor brukere 15 av 47 Nivå Måleområde/indikator Målgruppe Hensikt Prestasjonsdimensjon 21 Grad av brukermedvirkning i utvikling av Kvalitet behovsforståelse og løsninger Arbeidsprosessnivå Bruker- og driftsnivå Kvalitet Prosjektledelsessystem Arbeidsprosessnivå Kvalitet Produktivitet Miljø HMS Produktivitet BIM, prosjektledelsessystem RFID-brikker på materialer, skrittellere/mobiltelefon med slik funksjonalitet, BIM, prosjektledelsessystem Registreringer på byggeplass Enkelt spørreskjema overfor involverte aktører BIM, prosjektledelsessystem Kvalitet BIM Arbeidsprosessnivå Arbeidsprosessnivå Arbeidsprosessnivå Arbeidsprosessnivå Arbeidsprosessnivå Arbeidsprosessnivå

17 30 Produktiv tid for håndverkere på byggeplass Byggherre, utførende 31 Antall feil ved overlevering Byggherre, brukere, prosjekterende, utførende 32 Merverdi for samfunnet Alle aktører i næringen, brukere, naboerog regionalsamfunn forbedring Skape bevissthet, grunnlag for forbedring Skape bevissthet, grunnlag for forbedring Skape bevissthet, grunnlag for forbedring Produktivitet Kvalitet Kvalitet Datatilgang BIM, prosjektledelsessystem BIM, prosjektledelsessystem, registreringer på byggeplass BIM, registreringer ved driftsettelse/overtakelse Virksomhets effektmål, registrering av bygg i bruk Nivå Måleområde/indikator Målgruppe Hensikt Prestasjonsdimensjon 29 Ventetid påført en operasjon grunnet Byggherre, Skape Tid forsinkelse i foregående operasjon utførende bevissthet, grunnlag for Arbeidsprosessnivå Arbeidsprosessnivå Arbeidsprosessnivå Bruker- og driftsnivå Bransjenivå Bruker- og driftsnivå 16 av 47

18 I det følgende ønsker vi å gå litt nærmere inn på hvert enkelt av de fem nivåene vi har nevnt tidligere. Vi tror at det må etableres separate målesystemer og verktøy på hvert nivå, mens det kan være aktuelt at noe informasjon som samles inn i ett verktøy kan brukes på flere nivå. Figuren nedenfor viser de fem nivåene. Figur 3 Målenivåer 5.1 Bransjenivå (nasjonalt/samfunnsnivå) Dette nivået har mange interessenter med svært ulike behov for måling, noe som vil gjøre det svært krevende å imøtekomme alle interessenter og deres behov. Noen sentrale målsetninger med målinger på dette nivået kan være å: Tydeliggjøre næringens betydning for samfunnet og sørge for at politikere og andre aktører er oppmerksomme på og legger til rette for den Fremme omdømmet til næringen Øke konkurranseevnen i næringen Myndighetenes behov for datagrunnlag for å måle bruttonasjonalprodukt BNP, sysselsetting, HMS, osv. Krav om offentlig statistikk (EØS og nasjonalt) Behov for å sammenligne næringer og bransjer Behov for å vurdere næringer og bransjer over tid Dette er målsetninger som nok vil kreve ulike typer målinger. 17 av 47

19 For mange av disse målingene, selv om de er på aggregert bransjenivå, vil det være forklaringsvariable som må anvendes i analyser, for eksempel: Fordelt på boliger, næringsbygg, anlegg Fordelt på nybygg og oppgradering I henhold til NACE sektorkoder (hvor det for øvrig trengs en opprydding i eksisterende datagrunnlag). Det vil også være interessant å foreta sammenlikninger mellom BAE-næringen mot andre næringer. 5.2 Prosjektnivå Et typisk prosjekt i BAE-næringen involverer flere aktører; byggherre / prosjekteier, brukere, rådgivere, arkitekt, utførende og leverandører. Alle disse aktørene inngår i det vi kan kalle prosjektets verdikjede, altså en verdikjede hvor alle aktører må samarbeide for å fullføre et prosjekt. Og det er denne verdikjedens evne til å samarbeide og løse utfordringer som avgjør hvor godt prosjektets samlede resultat blir. Dette nivået er dermed kanskje det mest kompliserte da en av hovedutfordringene i BAE-næringen er at anbudsmekanismer, unike verdikjeder som komponeres fra prosjekt til prosjekt og ulike incentiver for ulike aktører ofte resulterer i en konfliktpreget kontekst der positivt resultat for én aktør ofte skjer på bekostning av en annen. Dette er en problemstilling ulike modeller for samspill, alternative kontraktsformer, osv. forsøker å endre på, men også hvordan vi måler prestasjon i prosjektene/verdikjedene kan påvirke dette. Følgelig er det viktig å tilby aktørene i slike verdikjeder en mulighet til å måle og målrettet forbedre sine prosesser, spesielt prosesser på tvers av aktører, og gir felles incentiver for aktørene i prosjektets verdikjede. Vi ser det derfor for meget viktig at områder for måling på dette nivået forsøker å stimulere til at alle aktører tenker det beste for prosjektet. Noen sentrale målsetninger med målinger på dette nivået kan være å: Gi detaljert innsikt i prestasjonsnivået i ulike typer prosjekter og verdikjeder Skape innsikt i hvordan ulike prestasjonsdrivere påvirker de forskjellige prestasjonsdimensjonene Stimulere til og gi grunnlag for kontinuerlig forbedring Nedenfor har vi gjengitt noen eksempler på forklaringsvariable som også må kunne måles og registreres: Kompleksitet, for å kunne vurdere ulike forhold (kostnader, tid, osv.) i forhold til kompleksitet Tekniske krav / standarder (kvalitet) Dokumentasjonskrav Energikrav Kontraktsformer / entrepriseformer Antall nasjonaliteter på byggeplass / kultursammensetning Forholdet fast ansatte / innleide Antall lærlinger Lengde / sammensetning av verdikjeden (antall aktører og ulike kategorier) Disse faktorene vil påvirke prestasjonene, og det er dermed viktig å ha målinger på dette for å forklare utslag på prestasjonsmålingene (se også senere kapittel om muligheter for å se koplinger mellom datapunkter). 18 av 47

20 5.3 Bedriftsnivå Dette nivået tar for seg nøkkeltall og målinger på bedriftsnivå. Prestasjonsmålene er her normalt fokusert rundt lovpålagt rapportering, økonomistyring og øvrige lokale strategiske mål. Det er viktig å presisere at vi på bedriftsnivå ikke har de totale prestasjonsmålene for hvert prosjekt, men i hovedsak prestasjonsmål knyttet til den totale innsatsen i bedriften. Selv om bedrifters resultater ofte samsvarer med summen av prosjektenes resultater, vil det derfor være nøkkeltall på bedriftsnivå som ikke er direkte relevante på prosjektnivå og vice versa. Mange aktører har i dag avanserte og detaljerte systemer, både for strukturering og analyse av innsamlet data. På bedriftsnivå har de gjerne akkumulerte erfaringstall knyttet til: Kroner pr prosjekt, delprosjekt, bygningsdel og kvm. Materialkostnader for de fleste innsatsfaktorer (kr), gjerne regnet om til kostnader per arealenhet (kr/kvm) for hvert prosjekt. Tidsforbruk (timer) for hvert prosjekt, gjerne regnet om til timer per arealenhet (t/kvm) Det er en del utfordringer knyttet til dette, bl.a. er det store forskjeller i hvilke arealberegninger som legges til grunn for å regne ut kvadratmeterpris. 2 Dette er spesielt utfordrende dersom man skal utveksle eller sammenligne kostnadstall mellom ulike organisasjoner som legger ulike arealberegninger til grunn. Andre interessante måleparametre på dette nivået kan være: Total varighet for hvert prosjekt, gjerne delt opp i de ulike fasene. Grad av overlapp mellom fasene kan gi nyttig informasjon. Forholdet mellom antall fast ansatte og innleid arbeidskraft Omsetning / overskudd pr ansatt / årsverk i bedriften Sykefravær og skader / HMS Eksempler på forklaringsvariabler: Investering i opplæring og FoU, sertifiseringer, kompetanse, antall lærlinger, tilgang på kvalifisert arbeidskraft etc. 5.4 Arbeidsprosessnivå Dette laveste nivået dreier seg om detaljerte målinger på prosesser som utøves i prosjektene, fra tidligfase via prosjektering til bygging og driftsettelse. Hovedutfordringene for økt produktivitet er dels å gjøre bransjen og prosessutøverne i stand til å kontinuerlig forbedre prosessene, dels å unngå fragmenteringen mellom fag/aktører/prosesser for å sikre bedre helhetlig effektivitet. Noen sentrale målsetninger med målinger på dette nivået kan være å: Skape et grunnlag for faktabasert forbedringsarbeid Fremme helhetssyn langs verdikjeden i prosjekter Unngå at kalkyler blir selvoppfyllende Forstå hvordan akkordordninger påvirker prosessprestasjon Dette er kanskje det mest krevende nivået å dekke, da ulike virksomheter/prosjekter kan ha svært ulike prosessor og behov. Her foregår det også en del arbeid, innenfor for eksempel arbeid med lean, ulike sensorer, osv. 2 Eksempler på arealberegninger fra wikipedia: BYA - Bebygd areal, BTA - Bruttoareal, NTA - Nettoareal, KA - konstruksjonsareal, BRA - Bruksareal, P-ROM - Primærareal, S-ROM - Sekundærareal 19 av 47