Tema: Nærhet- Distanse innen fagområdene byggesak, kart/oppmåling, landbruk/miljø og arealplanlegging

Transkript

1 Notat Tema: Nærhet- Distanse innen fagområdene byggesak, kart/oppmåling, landbruk/miljø og arealplanlegging Per Morten Bjørgum, Bakgrunn: ASG Inn- Trøndelag har gjennom vedtak i møte bestilt et notat "En generell vurdering av aksen nærhet/distanse". Etter samtale med leder ASG forstås bestillingen slik: Det ønskes et notat som sammenstiller/oppsummer hvilke oppgaver som fordrer lokal tilstedeværelse, og hvilke oppgaver som er stedsuavhengige (kan utføres på distanse). Generell vurdering: Hvilke oppgaver som må leveres lokalt, og hva som kan leveres på distanse, henger nøye sammen med hvilket servicetorg- tilbud som gis lokalt. Gitt et åpent servicetorg lokalt, med grunnkompetanse innen de aktuelle fagområdene, kan store deler av fagtjenestene utføres på distanse. Byggesak 1 Utlevering av søknadsskjema, Veiledning mht skjema, nabovarsel mv (nivå 1 1 ) Utskrift av kartutsnitt 2 Veiledning mht plan- og bygningslovens bestemmelser, forskrifter mv (nivå 2 2 ) Servicetorg kan håndtere disse oppgavene, evt støttet via telefon. Elektroniske løsninger finnes, og nye er under utvikling (Byggsøk, ebyggesak) () Kan gjøres på distanse evt via nett. Nettbaserte løsninger under utvikling, bla ebyggesak i regi av KS Innbyggere vil trolig ønske å møte fagperson lokalt 3 Forhåndskonferanse jfr pbl 21-1 Avtalt, formelt møte mellom tiltakshaver, kommunen (bygningsmyndigheten) og evt andre berørte og/eller fagmyndigheter 4 Mottakskontroll av søknad Sjekke at alle skjema er med, at situasjonsplan og tegninger er med osv. (nivå 1) Servicetorg og/eller postmottak kan håndtere disse oppgavene, evt støttet via telefon 1 Nivå 1 veiledning: Enkel veiledning uten behov for fagkompetanse 2 Nivå 2 veiledning: Veiledning med behov for fagkompetanse

2 5 Gjennomgang og ny mottakskontroll av søknad (nivå 2) 6 Behandling av søknad inkludert utsending av vedtak, gebyrinnkreving mv. Saksbehandler gjør dette når søknaden er mottatt via Ephorte Selve behandlingen av søknaden er utføres hvor som helst så lenge det er nett-tilgang 7 Befaringer Selve befaringen må nødvendigvis distanse. Få saker totalt der befaring er nødvendig 8 Kontroll og tilsyn Selve kontrollen må nødvendigvis distanse. Omfang jfr kommunens plan for kontroll og tilsyn i byggesaker 9 Forberedelse for politisk Stedsuavhengig behandling 10 Etterarbeid politisk behandling Stedsuavhengig Flere verktøy innen digital/nettbasert byggesaksbehandling er som nevnt under utvikling, bla ebyggesak og online veileder i forhold til nye søknadsregler Slike verktøy vil etterhvert medføre mindre behov for personlig oppmøte og 1:1 veiledning innen byggesak. Nye søknadsregler fra vil medføre redusert antall søknader som skal behandles, av regjeringen er reduksjonen stipulert til ca 20%. I en overgangsfase vil trolig nye regler øke behovet for kommunal veiledning, men når nye regler har "satt seg" vil behovet reduseres. For kommuner med lite nybygging vil andelen av saker som nå ikke lenger skal behandles, kunne være vesentlig høyere enn 20 %. Erfaringstall mht redusert antall saker vil en kunne ha ved årsskiftet 2015/16. Ved aktiv bruk av nettbaserte veileder og materiell, kan servicetorg bidra med veiledning på nivå 1. For de fleste saker vil det være nok til at søknad kan leveres komplett. Selve saksbehandlingen kan da skje uavhengig av sted. Kart/oppmåling 1 Utlevering av søknadsskjema, Veiledning mht skjema, nabovarsel mv (nivå 1) Utskrift av kartutsnitt 2 Veiledning mht matrikkellova, plan- og bygningslovens bestemmelser, forskrifter mv (nivå 2) 3 Mottakskontroll av søknad Sjekke at alle skjema er med, at situasjonsplan/kart er med osv. (nivå 1) Servicetorg bør håndtere disse oppgavene, evt støttet via telefon Kan gjøres på distanse evt via nett Innbyggere vil trolig ønske å møte fagperson lokalt Servicetorg bør håndtere disse oppgavene, evt støttet via telefon.

3 4 Gjennomgang og ny mottakskontroll av søknad (nivå 2) 5 Behandling av søknad inkludert utsending av vedtak, gebyrinnkreving mv. 6 Gjennomføring av matrikkelforretning 7 Etterarbeid matrikkelforretning Stedsuavhengig Saksbehandler gjør dette når søknaden er mottatt via Ephorte Selve behandlingen av søknaden er utføres hvor hen som helst så lenge det er nett-tilgang Fagområdet har et lavt antall saker sett opp mot for eksempel byggesak. Den jevne innbygger er sjelden i kontakt med kart/oppmåling. Ved bygging av hus eller hytte vil oppmåling være aktuelt, og det kan være enkelte andre tilfeller som innløsning av festetomt, grensejustering mv. Ingen av kommunene har i dag mer enn 3,0 årsverk direkte knyttet til disse oppgavene. Krav til dokumentasjon og kvalitet er store. Landbruk og miljø a)tilskuddsforvaltning jord/skog Sakstypen omfatter produksjonstilskudd/miljøtilskudd/kulturlandskapstilskudd samt tilskudd innen skogbruket (planting, ungskogpleie, lang transport osv.) Også nydyrkingstilskudd, drenering/grøfting mv når det finnes 1 Utsending av søknadspapir Skjer via nett evt som brev fra fylkesmann eller kommune i dag. Servicetorg kan gjøre kommunens oppgaver 2 Veiledning søknadsutfylling mv. Søknad skjer i stor grad via nett også i dag 3 Gjennomgang og mottakskontroll av søknad (nivå 2) Servicetorg kan håndtere disse oppgavene, evt støttet via telefon Behov for faglig veiledning ifbm søknadene varierer etter søknadstype Innbyggere vil trolig ønske å møte fagperson lokalt Saksbehandler gjør dette når søknaden er mottatt via fagsystem. Stedsuavhengig. 4 Behandling av søknad Selve behandlingen av søknaden er utføres hvor hen som helst så lenge det er nett-tilgang 6 Befaringer Selve befaringen må nødvendigvis distanse. Få saker der befaring er nødvendig 7 Kontroll og tilsyn Selve kontrollen må nødvendigvis

4 distanse. Omfang jfr sentrale krav til kontroll for hver sakstype b)forvaltningsoppgaver jord/skog/utmark/miljø Sakstypen omfatter generell saksbehandling/forvaltningsoppgaver innen fagområdet. 1 Utlevering av søknadsskjema, Veiledning mht skjema, utskrift av kartutsnitt 2 Veiledning mht aktuelt lovverk, forskrifter mv (nivå 2) 3 Mottakskontroll av søknad Sjekke at nødvendige skjema, vedlegg osv. er med (nivå 1) 4 Gjennomgang og ny mottakskontroll av søknad (nivå Servicetorg kan håndtere disse oppgavene, evt støttet via telefon Kan gjøres på distanse evt via nett. Innbyggere vil trolig ønske å møte fagperson lokalt Servicetorg og/eller postmottak kan håndtere disse oppgavene, evt støttet via telefon Saksbehandler gjør dette når søknaden er mottatt via Ephorte 2) 5 Behandling av søknad Selve behandlingen av søknaden er utføres hvor hen som helst så lenge det er nett-tilgang 6 Befaringer Selve befaringen må nødvendigvis distanse. Få saker totalt der befaring er nødvendig 7 Kontroll og tilsyn Selve kontrollen må nødvendigvis distanse. Omfang og behov varierer etter sakstype 8 Forberedelse for politisk Stedsuavhengig behandling 9 Etterarbeid politisk behandling Stedsuavhengig

5 c) Næringsutvikling landbruk Førstelinjetjeneste Innovasjon Norge, trad.landbruk og tilleggsnæringer. Næringsutvikling innen trad. Landbruksdrift, skog og utmark samt tilleggsnæring mv. Saksområdet er mer utadretta, og består av en større andel veiledning av næringsutøvere, etablerere mv. Det er utstrakt samarbeid med Innovasjon Norge, Norsk landbruksrådgivning og andre fagmiljøer. 1 Generell veiledning om tilskudd, lån og ulike ordninger Kombinasjon av personlig veiledning og veiledning via nett mv. 2 Veiledning mht søknadsprosess, faglig veiledning mv Personlig veiledning, men også veiledning via epost, telefon osv. Veiledning kan gjerne skje hos søkeren 3 Mottakskontroll av søknad Sjekke at nødvendige skjema, vedlegg osv. er med (nivå 1) 4 Gjennomgang og ny mottakskontroll av søknad (nivå (gårds- /bedriftsbesøk) Elektronisk søknad obligatorisk (Innovasjon) Automatisk mottakskontroll Saksbehandler gjør dette når søknaden er mottatt via saksbehandlersystem 2) 5 Behandling av søknad Selve behandlingen av søknaden er utføres hvor hen som helst så lenge det er nett-tilgang Kommunen innstiller- Innovasjon gjør vedtak 6 Forvaltning av tilskudd og lånkommunens oppgaver Oppfølging av tilskudds- og lånesaker, utbetalingsanmodninger mv. Som nevnt i rapporten angående fellestjenester, er landbruksområdet trolig det fagområdet av de aktuelle 4 som ut fra faglige og økonomiske kriterier minst trenger en samarbeidsløsning på kort sikt. Dette med et mulig unntak for næringsutvikling landbruk, som trolig bør kobles tettere opp mot øvrig næringsarbeid i kommunene. Samtidig er store deler av oppgavene for landbruksforvaltningen egnet til å løses på distanse, og det har blitt mindre andel personlig oppmøte på kontorene. Landbruksnæringa er vant med at øvrige rådgivningstjenester er sentralisert, og det er stor bruk av nettbaserte løsninger.

6 Arealplanlegging 1 Veiledning om hvilke planer som gjelder, og hvordan en finner plankart og bestemmelser. Utskrift av kartutsnitt og bestemmelser (nivå 1 ) 2 Oppstartsmøte ny plan (NB! Ikke krav om slikt møte i pblvarierende praksis i kommunene) 3 Veiledning om hvordan en går fram med forslag til ny plan. Veiledning mht planprosess, krav til planverk mv (nivå 2 3 ) 4 Gjennomgang og mottakskontroll av planforslag (nivå 2) 5 Behandling av planforslag til politisk 1. gangs behandling inkludert utsending av vedtak, Servicetorg kan håndtere disse oppgavene, evt støttet via telefon Premissene for planarbeidet gjennomgås, bla overordnet planverk. Informasjon om saksbehandlingen og krav til plandokumenter og prosess. Målgruppe er grunneier/utbygger og dennes konsulentfirma. Målgruppe er i all hovedsak konsulentfirma som lager planforslag på oppdrag fra utbygger/grunneier. Kan gjøres på distanse evt via nett. Saksbehandler gjør dette når forslaget er mottatt Selve behandlingen av søknaden er utføres hvor som helst så lenge det er nett-tilgang gebyrinnkreving mv. 6 Eventuelle befaringer Selve befaringen må nødvendigvis distanse. Få saker totalt der befaring er nødvendig 7 Gjennomgang av høringsuttalelser, utarbeidelse av politisk sak for 2. gangs behandling- endelig vedtak 8 Etterarbeid politisk behandling: -utsending vedtak -oppdatering planregister -diverse Stedsuavhengig Stedsuavhengig 3 Nivå 2 veiledning: Veiledning med behov for fagkompetanse

7 Vurderinger: Lokale tjenester kontra effektivitet og kvalitet Spørsmålet om lokale tjenester satt opp mot krav til effektivitet og kvalitet, vurderes som sentralt i denne sammenhengen. Lokale tjenester innen de aktuelle fagene har mange fortrinn: Lokalkunnskap i forvaltningen Lokalt skjønn når det er rom for det Opplever at lokalsamfunnet "klarer seg sjøl" Fagstillingene er også arbeidsplasser- og er med på å opprettholde lokalsamfunnet Samtidig kan lokale tjenester ha utfordringer: Få saker og små stillingsressurser gir mindre rom for faglig oppdatering og utvikling Vanskelig å gjennomføre kontroll og tilsyn samt behandling av klagesaker på en god måte (har bare en saksbehandler innen området) Rettssikkerheten for innbyggerne kan bli dårligere når fagmiljøet= en person. Kvalitet på tjenesten blir personavhengig, av og til også avhengig av innbyggerens kjemi med den aktuelle fagpersonen Trolig er det en "kritisk masse" mht hvor mange saker av den enkelte sakstype som må til for å opprettholde nødvendig kompetanse over tid. Dette vil gjelde for alle disse 4 fagområdene, siden de på hver sin måte har stadig høyere krav til faglig kompetanse på flere felt. Et fagmiljø der fler enn en person jobber med og har kompetanse på området, er en klar fordel sett i forhold til kvalitet og kompetanse. I rapporten "Utredning fellestjenester" antydes et oppgavetilfang som tilsier 3 årsverk å kunne utgjøre et fagmiljø. Med den størrelsen vil det være rom for en viss spesialisering, men like viktig er kanskje at man da har faglige diskusjonspartnere tilgjengelig. Og fagmiljøet blir langt mindre sårbart mht kompetanse og stabilitet over tid. KomRev Trøndelag IKS har våren 2015 på oppdrag fra kontrollutvalgene i Inderøy, Verran og Steinkjer evaluert etablerte samarbeid innen skatteoppkreving, regnskap/lønn og IKT. Evalueringen konkluderer med følgende (Rapport mai 2015): Inn- Trøndelag skatteoppkrever har nådd målsetningen for samarbeidet om økt kvalitet og effektivitet på enheten Inn- Trøndelag regnskap og lønn har i stor grad nådd målsetningen om økt kvalitet og effektivitet på enheten, men det er fortsatt rom for noen forbedringer Revisor finner ikke at en har et godt nok grunnlag for å konkludere på spørsmålet om Inn- Trøndelag IKT har nådd sine mål om økt effektivitet og kvalitet. Til det har samarbeidet eksistert i for kort tid. Om Inn- Trøndelag skatteoppkrever heter det også: "Ved Inn- Trøndelag skatteoppkrever er tjenesteproduksjonen effektivisert, og enheten holder sine budsjetter. Kvaliteten i tjenestene virker å være styrket, og enheten har lyktes i å rekruttere relevant kompetanse ved

8 nyansettelser. Tilgjengeligheten for brukere og kunder er reelt sett økt, selv om den geografiske tilgjengeligheten er noe svekket ved lokalisering til ett kontor." Erfaringene fra eksisterende samarbeid i Inn- Trøndelag tilsier altså at samarbeid kan gi: Bedre kvalitet på tjenestene Mer effektive tjenester Økt reell tilgjengelighet, selv om geografisk tilgjengelighet er dårligere (ett kontor) Ovennevnte er i stor grad sammenfallende med evalueringer som er gjort av samarbeidsløsninger bla i Midtre Namdal samkommune (miljø & landbruk) mfl. Lokalpolitisk skjønn Lokalpolitisk skjønn er det rom for i flere av de aktuelle sakstypene. Om en velger å organisere den administrative saksbehandlingen i en felles tjeneste for en eller flere av disse fagområdene, er det uproblematisk å opprettholde det lokalpolitiske skjønnet. Kommunestyrene bestemmer hva som delegeres og til hvem, og det behøver heller ikke å være samme "nivå" på delegeringen mellom kommunene. Samtidig vil det være rasjonelt om en kan ha felles forskrifter eksempelvis innen byggesak (gebyrer mv) og også i andre sakstyper. Stor grad av delegering (innenfor et avklart rammeverk/retningslinjer) vil også kunne rasjonalisere tjenesten. Tilgjengelighet Om en skulle velge en modell med 1 felles enhet lokalisert på ett sted for ett eller flere av disse fagområdene, bør det for noen av områdene vurderes å ha faste kontordager i de øvrige kommunene. Dette gjelder spesielt landbruksforvaltning og byggesak. Innbyggerne er vant til en høy grad av tilgjengelighet til fagsaksbehandlere innen de aktuelle fagområdene. Spesielt landbruksforvaltningen, men også de øvrige områdene, har hatt en "stikk innom"- kultur uten forhåndsavtale. Med fellesløsninger vil tilstedeværelsen kunne bli tilpasset saksmengden, og det kan bety at ikke alle kommuner har byggesaksbehandler på plass alle dager i uka. Det kan altså bli nødvendig for innbyggerne å gjøre forhåndsavtale (eller møte opp på fast kontordag) og ikke bare stikke innom ved leilighet. Via servicetorg og/eller nettsider er det enkelt å organisere et tilbud om bestilling av veiledningstid. Ingen av disse kommunene er større enn at innbyggerne ofte vet hvem de skal snakke med- gjerne den som har fagansvar for det aktuelle faget eller en fagperson de gjennom tidligere kontakt har fått tiltro til. Med fellesløsninger vil en kunne oppleve at saksbehandleren er "ukjent" for innbyggeren, og kanskje også har tilhold i nabokommunen de fleste dager i uka.

9 Opplevd tilgjengelighet til fagsaksbehandler kan jfr ovennevnte momenter bli dårligere. Innbyggerne vil kunne oppleve at eksempelvis byggesaksbehandler er mindre tilgjengelig når de ikke kan stikke innom hvilken dag som helst og treffe "sin" byggesaksbehandler. Faktisk tilgjengelighet kan bli like god som eller bedre enn med dagens organisering. Dette jfr erfaringer med Inn- Trøndelag skatteoppkrever (se over). Innbyggerne vil alltid få tak i en fagperson (i det minste på telefon/epost), uavhengig av om det er ferieavvikling, sykdomsforfall eller andre fravær. Videre vil saksbehandler med "utekontordager" kun ha det aktuelle fagfeltet å konsentrere seg om disse dagene, og ikke alle mulige andre oppgaver vedkommende er tillagt for å fylle opp stillingen. Virkning på "gjenværende " administrasjon Gjennomgangen av arbeidsoppgaver i dagens organisering av de aktuelle fagområdene som ble gjort i forbindelse med rapporten "Utredning fellestjenester" viste at organiseringen varierer mellom kommunene. De 3 minste kommunene i samarbeidet har gjennomgående mer "sammensatte" stillinger enn Steinkjer har. Det er også naturlig, siden flere av fagområdene isolert sett ikke forsvarer hele årsverk sett ut fra oppgaveomfanget. Etablering av felles enheter for aktuelle fagområder vil derfor medføre en intern omfordeling av oppgaver innen den enkelte kommune. Noen oppgaver som er lagt til eksempelvis byggesaksbehandler i dag skal kanskje være igjen i kommunen, mens de rene byggesakoppgavene blir med over i ny enhet. Det er ikke uvanlig at eksempelvis ingeniører på byggesak også har oppgaver innen prosjekt, eiendomsforvaltning eller lignende. Dette er ikke ukjent fra eksisterende samarbeid heller, både i forbindelse med etablering av felles lønn/økonomi, skatteoppkrever og til dels IKT-tjenesten skjedde en slik omfordeling i større eller mindre grad. Konklusjon nærhet- distanse Som det også framgår av rapporten "Utredning fellestjenester", er det aktuelle fagområdene i varierende grad egnet for å organiseres som fellestjeneste. Gitt at førstelinjetjenesten dekkes av servicetorgene i den enkelte kommune, er det ingen av fagområdene som vurderes som direkte uegnet for å samles i en fellestjeneste. Fagområdene har forskjellig grad av direkte publikumskontakt, og de varierer med hensyn til hvor ofte innbyggerne oppsøker/har behov for den aktuelle tjenesten. Felles for tjenestene er at de fordrer spesifikk fagkompetanse når det kommer til selve saksbehandlingen. Gitt gode løsninger for førstelinjetjenesten (kontaktpunkt for innbyggeren) kan saksbehandlingen innen alle disse fagområdene gjerne skje på distanse. Arealplanlegging kan vurderes som det fagområdet som har minst direkte publikumskontakt (1:1), og er et område der den enkelte innbygger sjelden har behov for å oppsøke saksbehandler. Gitt gode førstelinjetjenester kan fagområde gjerne samles i en felles enhet i Inn- Trøndelag.

10 Kart og oppmåling er også et fagområde den jevne innbygger ikke er så ofte i kontakt med. Gitt gode førstelinjetjenester kan fagområdet gjerne samles i en felles enhet i Inn- Trøndelag. Byggesak har noe mer direkte publikumskontakt. Samtidig medfører nye elektroniske løsninger redusert behov for personlig oppmøte på byggesakskontoret. Nye saksbehandlingsregler der flere saker ikke lenger er søknadspliktige, medfører trolig redusert ressurs mht stillinger. Førstelinjetjenesten kan opprettholdes med god bistand i servicetorg samt fast tilstedeværelse (kontordag/er) i alle kommunene. Landbruk og miljø har i likhet med byggesak en del direkte publikumskontakt. Her er næringsutøverne innen jord- og skogbruk i flertall. Over tid har andelen personlig oppmøte på landbrukskontoret gått ned, mens henvendelsene på epost, telefon og nett har blitt flere. Spesielt i forbindelse med tilskuddsforvaltningen er nettbaserte løsninger etter hvert hovedregelen. Førstelinjetjenesten kan opprettholdes med god bistand i servicetorg samt fast tilstedeværelse (kontordag/er) i alle kommunene. Næringsutviklingsområdet innen landbruksforvaltningen kan trolig med fordel kobles tettere mot øvrig næringsapparat i kommunene. Denne delen av landbrukskontorets virksomhet ligner mer på generelt næringsarbeid enn på forvaltning. Både Steinkjer og Verran har tidligere hatt næringsutviklere innen landbruksområdet som var tilknyttet næringsapparat/næringsselskap. Næringsutvikling innen landbruk i Inn- Trøndelag vil sannsynligvis i større grad handle om hele verdikjeden framover, fra primærproduksjon til ferdig produkt. Per i dag er det et slags skille i næringsapparatene, der landbrukskontorene håndterer primærproduksjonen og næringskontorene håndterer foredlinga og industrien. I en felles landbruksforvaltningsenhet bør det innenfor dagens ressursbruk/stillinger være rom for å ha 1-2 personer som bare jobber med næringsutvikling. Alternativet kan være at næringsutvikling landbruk med tilsvarende ressurs legges til et evt felles næringsapparat for kommunene.