Systematisk identifikasjon og oppfølging av utsatte barn i Rennebu kommune

Transkript

1 Systematisk identifikasjon og oppfølging av utsatte barn i Rennebu kommune Prosjektplan m/mandat

2 Innhold Bakgrunn... 3 Prosjektmål/beskrivelse av prosjektet... 3 Mandat for styringsgruppen og arbeidsgruppen... 4 Målgruppe... 5 Organisering av prosjektet... 5 Styringsgruppe:... 5 Arbeidsgruppe:... 5 Beskrivelse av prosjektet... 6 Mål med prosjektet... 7 Informasjon på kommunens hjemmesider... 8 Fremdriftsplan/Møteplan... 9 Budsjett og finansiering Kritiske suksessfaktorer Kritiske risikofaktorer Implementering

3 Bakgrunn Alle kommuner har et ansvar for å legge til rette for et trygt oppvekstmiljø for alle barn for å forebygge psykiske og sosiale problemer. Forebyggende innsats er forankret i en rekke lovverk og fordelt på mange offentlige tjenester og aktører. Virksomheter som er rettet mot alle barn og unge er omfattet av et generelt lovverk, men i tillegg er det også særlover som regulerer virksomheten, for eksempel barnevernloven, opplæringsloven, barnehageloven eller helse - og omsorgstjenesteloven. Barnevernreformen, eller oppvekstreformen som den også blir omtalt som, trådte i kraft fra Et av målene med reformen er at kommunene skal styrke arbeidet med tidlig innsats og forebygging i hele oppvekstsektoren. Tidlig innsats, med tiltak som er godt tilpasset barnas og familienes behov, er først og fremst en investering i innbyggernes velferd. Det kan også ses på som en investering som kan spare kommunen for mer inngripende og kostbare tiltak senere. Gode forhold for tverrfaglig samarbeid og koordinering mellom tjenestene er en avgjørende faktor for å lykkes. De kommunale tjenestene som arbeider med barn og unge i Rennebu kommune er underlagt ulike nivåer og ansvaret er ulikt fordelt. Tjenestene samarbeider når det er behov for det i enkeltsaker, men kommunen mangler i dag strukturer og systemer som tydeliggjør ansvar og arbeidsfordeling den enkelte tjeneste har for utsatte barn og unge. Det foreligger heller ikke en helhetlig plan for hvordan samarbeidet og samhandlingen mellom de ulike tjenestene skal være. Rennebu kommune har derfor behov for å utvikle en helhetlig tverrsektoriell modell for hvordan vi arbeider med utsatte barn og unge. Det er viktig at kommunen planlegger for et trygt og godt oppvekstmiljø for alle barn og unge. Dette gjøres blant annet ved å legge til rette for tverrfaglig samarbeid og samordning, samt fokus på tidlig innsats og forebygging. Kommunen har en viktig rolle i forebyggingsarbeidet og bør ha en helhetlig tilnærming til planlegging og organisering av den forebyggende innsatsen for barn og unge. En av de viktigste utfordringene i vår kommune er å tenke helhetlig og samordne innsatsen på tvers av fagområder. Rennebu kommune mottok i desember 2021 midler fra Bufdir (Barne, ungdoms og familiedirektoratet) over tilskuddsordningen «Tidlig identifikasjon og oppfølging av utsatte barn». Prosjektet har en varighet på 2 år. Tilskuddsbeløpet er på kr. Midlene skal brukes til frikjøp av nøkkelpersonell og innkjøp av relevant materiell. KoRus - midt er veileder på prosjektet. Prosjektmål/beskrivelse av prosjektet Prosjektet har som hovedmål å utvikle en modell av kommunenes samhandling, kompetanse og tilbud til brukergruppen 0 24 år. Det skal utarbeides en helthetlig og tverrsektoriell modell som viser hvordan ulike ledelsesnivåer, tjenester og ansatte jobber med tidlig identifikasjon og riktig oppfølging av utsatte barn og unge. Målet er å gi ansatte og ledere gode verktøy i arbeidet med 3

4 barn, og dermed bidra til systematisk og langsiktig innsats for å bedre barns oppvekst i Rennebu kommune. Verktøyet som kan bli brukt er BTI bedre tverrfaglig innsats. Det skal være klare og tydelige retningslinjer for tidlig identifikasjon, både for barn, voksne og ansatte. Det er viktig med god oversikt over tjenestetilbudet og utviklingsområder i arbeidet. Godt tverrenhetlig og tverretatlig samarbeid er sentralt i arbeidet. Fokus skal være riktig oppfølging av utsatte barn og tidlig innsats. Enkeltsaker skal løses på lavest mulige nivå. Modellen skal forankres i kommunens politiske og administrative ledelse og gjøres tilgjengelig på kommunens nettsider. Kommunen skal gi ansatte opplæring i modellen og implementere den i alle relevante tjenester. Mandat for styringsgruppen og arbeidsgruppen Styringsgruppen er hovedansvarlig for implementering av «Sjå Me». Dette innebærer å: - Avklare hvordan «Sjå Me» skal organiseres og implementeres i Rennebu kommune, dvs. utarbeide en lokal plan for organiseringen av arbeidet. (Når, hvordan, hvem) - Avklare økonomiske og evt. juridiske forhold ved implementering av «Sjå Me», eksempelvis innkjøp av Stafettlogg - Forankre «Sjå Me» og sikre god spredning av Sjå me på alle nivå i de aktuelle tjenestene, dvs. at «Sjå Me» inkluderes i tjenestebeskrivelser og planverk (i strategiplan, sektorplan, årsplan og handlingsplan) - Informere om «Sjå Me» i alle aktuelle tjenester (ledermøter og personalmøter) - Ta avgjørelser vedr. prioritering av utviklingsområder og arbeidsprosesser som vil kreve at ansatte må frigjøre tid og ressurser til implementeringen av «Sjå Me». Dette inkluderer frigjøring av medlemmer i arbeidsgruppen, behov for opplæring/ gjennomføring av Questback, sørge for at det oppnevnes egne ressurspersoner på den enkelte arbeidsplass, mv. Arbeidsgruppa skal: - Gjennomføre en situasjonsanalyse/ førkartlegging og systematisere hva vi allerede gjør og har: aktuelle tiltak, samarbeidsfora/ møteplasser og ressurser pr. i dag i oppvekst og helse - Gjennomgå og vurdere forslag til handlingsveileder og andre verktøy i BTI (samtykkeerklæring, møtelogg, mv) og utarbeide et felles og konkret forslag til handlingsveileder og øvrige verktøy som er tilpasset lokale forhold, dvs. ta stilling til det faglige innholdet og bruk av ulike verktøy i BTI - Utarbeide en plan for gjennomføring, opplæring og implementering av BTI i samarbeid med tillitsvalgte og ledere for helse og oppvekst Når vi har besluttet å implementere BTI, har utarbeidet materiell og verktøy, må vi etablere en ressursgruppe for «Sjå Me» som jobber for at prosjektet videreføres, hvordan opplæring gis og at det finnes oppdatert informasjon på kommunenes hjemmesider. 4

5 Målgruppe Målgruppen for prosjektet er alle kommunale tjenester som jobber med barn, unge og familier. Organisering av prosjektet Prosjektet er organisert med egen prosjektleder, styringsgruppe og arbeidsgruppe. Styringsgruppe: Deltakere Kristine Nilsen Per Øyvind Sundell Ingrid Fagerli Nina Rise Oddan Lill Hemmingsen Bøe Per Ivar Wold Bent Ove Hyldmo Stilling Prosjektleder, avdelingsleder Helse og Familie Kommunedirektør Kommunalsjef Helse og omsorg Kommunalsjef Oppvekst Kommunalsjef Samfunnsutvikling og drift Personal og stabssjef Økonomisjef Styringsgruppa sitt mandat er i hovedsak å se til at prosjektet styres i riktig retning i forhold til mandat fra Bufdir. De har hovedansvaret for implementeringen av prosjektet. Her skal økonomiske og juridiske aspekter avklares. Styringsgruppa har en viktig funksjon med å gjøre prosjektet kjent og de skal påse at prosjektet blir forankret i organisasjonen. Det er også styringsgruppen sin oppgave å avgjøre hvordan ansatte skal prioriteres opp mot prosjektet, som for eksempel frigjøring av tid til å jobbe med dette. Arbeidsgruppe: Deltakere Kristine Nilsen Gerd Staverløkk Unni Smestu Marta Hage Astrid Øverland Kjeka Therese Steinskog Merete Olsen Grete Heidi Rønning Stilling Prosjektleder, avdelingsleder Helse og Familie Rektor Rennebu barne og ungdomsskole PPT Virksomhetsleder barnehage Fagleder helsestasjon og skolehelsetjenesten Sykepleier skolehelsetjenesten og psykisk helse Folkehelsekoordinator og fysioterapeut Barnevern Arbeidsgruppa skal utforme det faglige innholdet. Det skal kartlegges og systematiseres hva vi allerede gjør i kommunen. Arbeidsgruppa skal komme med forslag til handlingsveileder og BTI som er tilpasset lokale forhold. Det skal også i denne gruppen utarbeides en plan for gjennomføring og implementering av BTI i samarbeid med tillitsvalgte og ledere innenfor helse og oppvekst. 5

6 Beskrivelse av prosjektet Det skal utarbeides en helhetlig samhandlingsmodell på 3 nivåer. Modellen skal beskrive hvordan kommunen skal jobbe med: Dokumentasjon av arbeidet med identifikasjon og oppfølging Evaluering av tilbud og tjenester Systematisk brukermedvirkning Modellen må vise hvordan kommunen jobber på tre ulike nivå; På kommunenivå skal modellen vise strategiske planer og overordnede føringer, verktøy og samhandling som er forankret på øverste ledernivå og gjelder for hele kommunens arbeid. På etatsnivå/tjenestenivå skal modellen synliggjøre planer og føringer, verktøy og samarbeidsstrukturer som gjelder for tjenester og virksomheter. Virksomhetsplaner, samarbeidsrutiner, tverrfaglige rådgivningsgrupper og verktøy for å dokumentere samarbeid mellom tjenester er eksempler på verktøy på etatsnivå. På individnivå skal modellen vise verktøy og rutiner som gjelder den enkelte ansatte i møte med barn, ungdom og familier. I Rennebu kommune skal BTI modellen benyttes. Dette er en handlingsveileder fra bekymring til handling på individnivå. BTI er en samhandlingsmodell for tjenester som møter gravide, barn, unge og foreldre det er knyttet undring eller bekymring til. Hensikten med BTI-modellen er å kvalitetssikre helhetlig og koordinert innsats uten at det blir brudd i oppfølgingen. BTI bidrar til tidlig innsats, samordning og medvirkning. Modellen gir en oversikt over handlingsforløp, og kan bidra til å rette opp svikt i samhandling mellom tjenester både på lokalt, regionalt og statlig nivå. Tanken er at BTI skal fungere som en støtte til de ansatte når de uroer seg for noen i målgruppa. Videre vil vi etablere en «verktøykasse» som de ansatte kan ta i bruk når de bruker modellen. Ett 6

7 slik verktøy kan for eksempel være en samtale-mal, observasjonsskjema, meldeskjema eller lignende. I BTI modellen arbeider en under ulike nivå. Dette sier noen om hvor mange ulike sektorer som er involvert, og graden av samhandling. Nivå 3: Beskriver mer omfattende tverrfaglig samarbeid mellom tjenester Nivå 2: Beskriver enkelt tverrfaglig samarbeid mellom fortrinnsvis to tjenester Nivå 1: Beskriver innsats innenfor hver enkelt tjeneste Nivå 0: Avklarer om det er grunn til bekymring Mål med prosjektet Rennebu kommune skal lage en helhetlig, tverrsektoriell modell som synliggjør hvordan alle nivå vil ivareta arbeidet med tidlig identifikasjon og riktig oppfølging av utsatte barn. Prosjektet er tverrsektorielt og har med deltakere både fra oppvekst og helse og omsorg. Samhandling for det enkelte barn skal stå i sentrum. Modellen skal gi ansatte og ledere gode verktøy i arbeidet og bidra til systematisk og langsiktig innsats for å bedre barns oppvekst i kommunen. Aktørene skal få bedre og gjensidig forståelse og oversikt over oppgaver knyttet til andre avdelinger, samt bli bedre på å koordinere innsats og ansvar slik at oppfølgingen blir mer sammensatt og sammenhengende. I tillegg sikrer modellen at innsatsen blir dokumentert og fremmer god overgang mellom ulike tjenester. Arbeidet med BTI vil gi mulighet til å kartlegge kompetanse og øke denne der det er hensiktsmessig. Modellen kan tilpasses Rennebu kommune. Vi vil i prosjektet skille mellom effektmål og resultatmål. Effektmål er et langsiktig mål om hva som vil være ønskelig på sikt. Dette prosjektet er tenkt som starten av en prosess som skal være dynamisk i svært lang tid fremover også etter at prosjektet er avsluttet. Det er tenkelig at noen av effektene vil være synlige først flere år etter oppstart, da dette skal implementeres i flere avdelinger som igjen har sine kulturer, tradisjoner, kunnskapsgrunnlag og arbeidsmetoder. Det må forventes at det er ulik effekt til ulik tid både 7

8 innenfor og mellom de ulike avdelingene. Effektmålet er eid av kommunedirektør, da det er han/hun som har det øverste ansvaret for at barn og unge får den oppfølgingen de trenger. De som jobber med målgruppen barn og unge skal ha kunnskap til å identifisere når det er grunn til bekymring ved ett gitt tilfelle. Det skal være klart hvordan en går videre med denne bekymringa. Dette skal sikre tidlig innsats. BTI modellen skal koordinere at avdelingene samarbeider til det beste for barnet. I de tilfeller hvor flere avdelinger jobber sammen, skal det være tydelige arbeidsfordelinger og klart hvem som sitter på ansvaret for at det ikke blir oppfølgingsbrudd. Resultatmål er tilknyttet den perioden prosjektet varer. Altså hva som skal være gjennomført i løpet av prosjektperioden. I forbindelse med tildelingen av øremerkede midler fra staten har Bufdir utarbeidet en rekke målekriterier som kommunen må gjennomføre. Dette sikrer fremdrift i prosjektet: Arbeidet med modellutviklingen må være forankret i kommunens administrative og politiske ledelse Kommunen må innen 6 måneder fra vedtaksdato ha gjennomført en kartlegging av kommunes samhandling, kompetanse og tilbud knyttet til tidlig identifikasjon og oppfølging av utsatt barn På bakgrunn av kartleggingen skal kommunen nedtegne og formalisere en helhetlig, tverrsektoriell modell for å styrke tidlig innsats og oppfølging av utsatte barn. Modellen må utformes på individs-, etats- og kommunalt nivå Modellen må synliggjøre hvordan planer, verktøy, rutiner og samhandlingsarenaer i kommunen bidrar til identifikasjon og oppfølging av utsatte barn, på alle tre nivåer Modellen skal inneholde en handlingsveileder som beskriver veien fra bekymring til handling, eksempelvis som i BTI modellen. Veilederen må beskrive ansvarsfordeling og samhandling på tvers av tjenester. Modellen må beskrive hvordan kommunen jobber med å dokumentere og evaluere arbeidet med tidlig identifikasjon, oppfølging og samhandling på ulike nivå. Systematisk brukermedvirkning skal integreres i modellen Kommunens ferdige modell må gjøres tilgjengelig i elektronisk versjon på kommunens hjemmesider for å kunne være lett tilgjengelig for kommunens innbyggere og ansatte Prosjektet skal utvikle en plan for kompetanseutvikling og for tverrfaglig samarbiedsarena Med utgangspunkt i kartleggingen skal kommunen dokumentere resultater og forbedringer i arbeidet med systematisk identifikasjon og oppfølging av utsatte barn og unge Informasjon på kommunens hjemmesider Prosjektet skal synliggjøre arbeidet som er rettet mot målgruppa på hjemmesiden til kommunen. Det skal komme tydelig frem hva som skjer på kommunalt nivå, etatsnivå og individnivå. Det er tenkt at det her skal synliggjøres handlingsplaner, strategiplaner, styringsdokumenter osv. Det vil samtidig være en støtte til de som jobber med gravide, barn og unge. I tillegg vil vi gjøre det enkelt for barn/unge og privatpersoner å finne frem på disse sidene. 8

9 Underveis i prosjektperioden vil det også være synlig for kommunens innbyggere og ansatte hvor langt prosjektet har kommet og hva det jobbes med på gitte tidspunkt. Fremdriftsplan/Møteplan Aktivitet/tiltak Tidsrom Ansvar Innvilget tilskudd Bufdir Desember 2021 Oppstartsmøte ledere helse og oppvekst Valg av prosjektleder, arbeidsgruppe og styringsgruppe Desember 2021 Kommunalsjef oppvekst og helse og omsorg Oppstart prosjektleder 1. januar 2022 Oppstartsmøte KoRus 18. januar 2022 KoRus Første møte i arbeidsgruppa Januar 2022 Prosjektleder Første møte i styringsgruppa Januar 2022 Prosjektleder Forankring politisk HOO Februar 2022 Prosjektleder Forankring politisk kommunestyre Mars 2022 Prosjektleder Regional nettverkssamling BTI modellen, Ålesund Oppstartsmøte med Bufdir, KoRus og andre kommuner som har mottatt tilskudd desember mars 2022 Prosjektleder + 2 fra arbeidsgruppa deltar 10. mars 2022 Prosjektleder Kartleggings periode 1. Februar 15. Juni Prosjektleder/arbeidsgruppa 2022 Samarbeidsavtale KoRus signert og 1. Mai 2022 Kommunedirektør sendt KoRus Mandat og prosjektplan ferdig 1. Mai 2022 Prosjektleder utarbeidet Mandat og prosjektplan godkjent arbeidsgruppe og styringsgruppe 1. Mai 2022 Prosjektleder, arbeidsgruppe og styringsgruppe Delrapportering Bufdir 1. Juni 2022 Prosjektleder Felles møte med andre kommuner Erfaringsdeling og arbeid med samhandlingsmodell og handlingsveileder Mai/juni 2022 KoRus Planlegge BTS undersøkelse/kartlegging August 2022 KoRus og prosjektleder Gjennomføre BTS-undersøkelsen i Rennebu kommune for alle ansatte i direkte eller indirekte kontakt med barn, unge, gravide og/eller familier September/oktober 2022 KoRus og prosjektleder 9

10 Prosjektet er kjent i ulike fora ansatte, politisk, brukere og befolkning via nettside Planleggingsmøte for oppstartsseminar/kick-off: Program utarbeides Oppstartsseminar/Kick-off for Bedre tverrsektorielt Invitere kommuneledelse, politikere, styrere, rektorer, enhetsledere, leder barnevern etc). Evaluering av oppstartsseminar/kick off og arbeidet så langt. Oppdatere fremdriftsplan for Tverrsektoriell modell ferdig utviklet og godkjent av styringsgruppen Kick off/fagdag: Utrulling av BTI modellen i ordinær drift i kombinasjon med kompetansehevning. Opplæring av ressurspersoner i alle tjenester Evaluering og plan for ordinær drift, utarbeide årshjul Plan for implementering av tverrsektoriell modell ferdig og godkjent av styringsgruppen. Gjennomført sluttrapportering. Oktober 2022 Oktober/november 2022 Januar/februar 2023 Januar/februar 2023 September/oktober 2023 Høst 2023 Høst/vinter 2023 Januar 2024 Prosjektleder KoRus, prosjektleder og arbeidsgruppe KoRus, prosjektleder og arbeidsgruppa Prosjektleder Prosjektleder og arbeidsgruppa Prosjektleder og arbeidsgruppa Prosjektleder og arbeidsgruppa Prosjektleder og arbeidsgruppa Møter i arbeidsgruppa er planlagt 1-2 ganger per måned gjennom prosjektperioden og for styringsgruppa ca hver 3. måned. Det vil i tillegg være jevnlige veiledningsmøter med KoRus for prosjektleder. Kurs/samlinger vil også komme i tillegg til dette, samt nettverkssamlinger for andre kommuner som har samme prosjekt pågående. Det kan være behov for å justere fremdriftsplan/møteplan underveis i prosjektperioden. Budsjett og finansiering Rennebu kommune fikk i desember 2021 tilskudd til systematisk identifikasjon og oppfølging av utsatte barn fra Bufdir. Tilskuddsbeløpet var på kr som skal gå til prosjektet over 2 år. Midlene kan brukes til frikjøp av personell og til relevant materiale. Det skal ikke brukes på allerede eksisterende tilbud i kommunen. 10

11 Fra er Kristine Nilsen ansatt i 40% stilling som prosjektleder, stillingen lønnes fra prosjektet. Prosjektet har egen prosjektkode (30115) som er knyttet opp mot ansvar 3000, funksjon 120. Mottatte midler er satt på bundet fond ( ). I tillegg er det besluttet i styringsgruppen at 2 budsjettvedtak for 2022 skal legges inn i prosjektet: «Rennebu kommune ønsker et kompetanseløft for ansatte som jobber med barn og unge. Det er ønskelig at det legges opp til eksterne kursholdere som kurser lokalt for å sikre bred deltakelse. Fokus skal være kompetanse innen barn og unge med spesielle behov som ASF, dysleksi, psykisk helse og spiseforstyrrelser. Det innvilges kr til tiltaket.» «Prosjekt for å samordne tjenester for barn/unge i kommunen. Til dette settes det av midler til ekstern bistand kr.» Kritiske suksessfaktorer Reelt eierskap i politisk og administrativ ledelse. Informasjon, orientering og deltakelse er viktig. Lederforum, politiske utvalg og kommunestyret må være informert om prosjektet underveis i prosjektperioden. Kommunaldirektør og alle kommunalsjefer må være involvert. Det må være en god og hensiktsmessig kommunikasjonsplan. Det er viktig med en engasjert arbeidsgruppe og at alle involverte i prosjektet må ha en interesse for at prosjektet/satsningen skal lykkes. God informasjonsflyt og delegering av oppgaver er viktig. Både ansatte og brukergruppene må involveres. Det er viktig med positivt omdømme til prosjektet. Det må formidles utad at dette er like mye en satsning som et prosjekt, og selv når prosjektperioden er over skal det jobbes videre med satsningen. Det blir derfor opprettet en hjemmeside for prosjektet, der alle i kommunen kan følge med på utviklingen. Det vil også være viktig å få relevante saker inn i lokalavisa og synlig på kommunens hjemmeside og for eksempel facebookside. Kritiske risikofaktorer En av de største risikofaktorene er ansattes tidsklemme. Noen av tjenestene er sårbare og marginalt bemannet. Det er vanskelig å sette av tid til utviklingsarbeid, når driften skal gå som normalt. Dette blir en utfordring som er vanskelig å håndtere, fordi dette blir en oppgave som kommer på toppen av alt det andre. Denne problemstillingen forsøkes løst med god dialog mellom tjenestene. Felles møtepunkter vil være viktig. Enkelte av møtene blir også rene «arbeidsmøter» og ulike type arbeid kan gjennomføres i mindre grupper. 11

12 Tradisjoner og fastgrodde mønstre kan være ei utfordring å trenge igjennom. Ettersom Rennebu kommune er en liten kommune, er det mange ansatte som har jobbet på samme sted «et helt liv», og er vant til å gjøre det på samme måte og oppleve at det en gjør fungerer slik det er. Utfordringen blir derfor å synliggjøre nytten av en ny modell og BTI som et arbeidsredskap. Innføringen bør derfor skje gradvis, og det er viktig at ansatte til en viss grad får bli med på styre prosessen. Dette gjøres via felles opplæringsdager og samarbeidsfora der ansatte kan gi viktige innspill til arbeidsgruppa. Utskifting av nøkkelpersoner kan være kritisk for prosjektet. Arbeidsgruppa må være godt involvert og informasjonsdelingen god. Implementering Når prosjektet avsluttes, skal BTI-modellen gå over i driftsfase og være den måten kommunale tjenester og andre aktører samarbeider og samhandler på. Det er viktig at det er lagt gode planer for hvordan arbeidet skal videreføres etter at prosjektperioden er ferdig. Det må avklares tidlig hvem som «eier» satsningen. Dette må ligge hos en tjeneste, ikke hos en enkeltperson. Det må legges en plan for opplæring til nyansatte og satsningen må inn i årshjulet i de ulike tjenestene. 12