Driftskonsept for NTNUs bygg og eiendommer. 5. mai 2021

Transkript

1 Driftskonsept for NTNUs bygg og eiendommer 5. mai 2021

2 Driftskonseptet er beskrevet med utgangspunkt i eide bygg som driftes av Campusservice Bakgrunn NTNU er landets største universitet med rundt studenter og ansatte fordelt på tre campuser, Trondheim, Ålesund og Gjøvik. NTNU har en stor eiendomsmasse og eier og leier til sammen over kvadratmeter. Avdeling for Campusservice ivaretar huseiers plikter og brukers behov. Campusservice er den operative delen av NTNUs eiendomsfunksjon i Trondheim og utfører forvaltning, drift og vedlikehold av NTNUs bygningsmasse og utearealer i byen. Driftskonseptet beskriver hvordan NTNU drifter sine eide bygg og utendørsarealer. Formål Campusservice har god dokumentasjon av organisering og arbeidsprosesser internt. Formålet er å systematisere dokumentasjonen slik at den er godt egnet til kommunikasjon av avdelingens leveranse, både internt og eksternt. Metode For beskrivelse av driftskonseptet er det gjennomgått store mengder dokumentasjon. Dette inkluderer både interne dokumenter, samt offentlig tilgjengelig dokumentasjon. I tillegg er det gjennomført arbeidsmøter med avdelingens ledelse, og det er brukt standard og ledende praksis innenfor eiendomsdrift. 2

3 Driftskonseptet består av fem elementer 5 Prestasjons- og kostnadsstyring Rapportering Prismodell Indikatorer og måloppfølging Kreativ Kritisk Konstruktiv Respektfull 1 Strategi og målbilde Visjon og målbilde Prinsipper for eiendomsområdet Strategisk veikart 4 Tjenesteleveranse Prinsipper for tjenesteleveranser Tjenestebeskrivelse Systemer Miljøprofil 3 Intern samarbeid Internt samarbeid og kommunikasjon og kommunikasjon Internt samarbeid og kommunikasjon Organisering og rollebeskrivelser Beslutningsforum Samarbeidsarenaer Samhandling med brukere 2 Styringsmodell Styringsprinsipper Roller og ansvar 3

4 Strategi og målbilde Campusservice jobber systematisk for å nå sine strategiske mål, som er i tråd med NTNUs overordnede strategi og målbilde Visjon og målbilde «Kunnskap for en bedre verden» er NTNUs overordnede visjon, og målbildet i universitetets strategi for spesifiserer at NTNU «har utviklet og modernisert det teknisk-administrative støtteapparatet og yter tjenester med riktig kvalitet tilpasset behovet til brukerne». NTNUs visjon er konkretisert videre i målbildet for Økonomi og eiendom 2025, der det er inndelt i åtte områder: Vi skal være et selvforvaltende universitet Vi skal ha effektive og moderne støttefunksjoner Kunnskap for en bedre verden Vi skal ha god samhandling med fellesadministrasjonen Vi skal ha bygg og arealer som bidrar til å forme framtidas universitet Årsplaner Årsplaner på ulike nivå støtter alle opp om NTNUs strategi og avklarer og dokumenterer kommende års prioriteringer. Årsplanen vedtatt av NTNUs styre er forankret i NTNUs strategi, og inneholder felles prioriteringer for hele organisasjonen som skal reflekteres i alle enheter. Årsplanen for Avdeling for Campusservice bidrar til NTNUs felles prioriteringer og er delt inn etter målbildet for økonomi og eiendom, der lokale prioriteringer er spesifisert. Videre har avdelingen seksjonsvise årsplaner som bygger videre på avdelingens årsplan. Årsplanene på dette nivået spesifiserer i større grad lokale prioriteringer som skal bidra til å oppnå det overordnede målbildet. Vi skal ha bærekraftige campuser Vi skal ha helhetlig og egnet virksomhetsstyring ved NTNU Vi skal ha en hensiktsmessig og forutsigbar brukerdialog og avstemte tjenester og tjenestekvalitet Vi skal ha endringsprosesser som ivaretar de ansatte og et forsvarlig arbeidsmiljø 4

5 Strategi og målbilde NTNU er et selvforvaltende universitet, og Campusservice leverer tjenester for bygningsmassen i Trondheim NTNU eier hoveddelen av bygningsmassen, men leier bygg der det er mest hensiktsmessig. Driftskonseptet er beskrevet med utgangspunkt i NTNUs eide bygg i Trondheim. Campusservice leverer også enkelte tjenester for leide bygg. Hvilke tjenester dette omfatter, avhenger av hvem som er utleier. I Ålesund og Gjøvik er det egne eiendomsavdelinger som rapporterer til viserektor og faglig til eiendomssjef. Nøkkeltall for Trondheim Totalt kvm* bygningsmasse 25 % av bygningsmassen er leid Nøkkeltall for Gjøvik Totalt kvm bygningsmasse 100 % av bygningsmassen er leid Nøkkeltall for Ålesund Totalt kvm bygningsmasse 100 % av bygningsmassen er leid Campusservice er NTNUs interne leverandør av driftstjenester for eiendom, som i hovedsak leveres i egenregi med egne ansatte. Kostnadseffektivt Å levere tjenester med egne ansatte muliggjør utnyttelse av synergier på tvers av lokasjon og fagområder. Fleksibelt Avdelingen kan raskt omstille seg til å dekke nye og endrede behov. Ekstra kapasitet leies inn ved behov. Kvalitet i tjenestene Tjenesteleveransene er utformet av fagfolk med nærhet til brukerne, som sikrer forståelse av behov og dermed riktig kvalitet i tjenestene. * Inkludert disponerte arealer i sameiet St. Olav, samt bygninger registrert andre steder (utenom Gjøvik og Ålesund) eks. Brusselkontoret, Namsos sykehus, HUNT, Oslokontoret, Kongsvoll, Sletvik mm. 5

6 Strategi og målbilde Målbildet for Campusservice er oppsummert i et strategisk veikart Visjon Vi leverer drifts- og vedlikeholdstjenester slik at våre kunder kan ha fokus på sine kjerneoppgaver Strategiske mål Organisasjon Tjeneste Økonomi Kunde Vi skal være en organisasjon preget av kompetanse, engasjement og utvikling. Vi skal levere tjenester slik at våre kunder kan ha fokus på sine kjerneoppgaver. Vi skal bidra til å ivareta og utvikle NTNUs verdier og ressurser. Vi skal være en serviceinnstilt organisasjon. Arbeide tverrfaglig og i team og videreføre helhetsleveransen til NTNU som EN leverandør 0-visjon på arbeidsmiljørelatert fravær og ha et helsefremmende arbeidsmiljø Styrke samarbeid med de andre enhetene i fellesadministrasjonen Drifte alle NTNUs arealer og gjennomføre verdibevarende vedlikehold for å støtte oppunder kjernevirksomheten Sammenligne kostnad, kvalitet og kundetilfredshet mot øvrige universitet Ha gjenkjennbar arbeidsmetode på alle områder og i alle team Strategisk handlingsplan* Jobbe systematisk for effektiv ressursbruk gjennom kontinuerlig utviklingsarbeid Beskrive og tilgjengeliggjøre driftskonsept for interessenter Implementere kommunikasjonsplan rettet mot brukerne for å fremstå enhetlig Få på plass systematikk rundt korrigerende tiltak ifm. kundeklager Jobbe for mer miljøvennlige driftsløsninger på campus Integrere e-vaktmester i NTNU hjelp Verdier Kreativ Kritisk Konstruktiv Respektfull * Tiltak fra årsplan

7 Styringsmodell Campusservice styres etter NTNUs styringsprinsipper, med roller og ansvarsområder på strategisk, taktisk og operasjonelt nivå Økonomi og eiendomsdirektør ivaretar rollen som eier på vegne av rektor og har det overordnede ansvaret for leid og eid bygningsmasse. Eiendomsavdelingen og Avdeling for Campusservice leverer tjenester i NTNUs bygningsmasse i Trondheim. Avdelingene er sidestilte i organisasjonsstrukturen, og opererer begge på vegne av eier; Økonomi og eiendomsdirektør. Organisasjonskart NTNU Eiendomsavdelingen er den strategiske enheten og legger til rette for og forvalter intern og ekstern utleie av bygningsmassen. Avdelingen sikrer effektiv utnyttelse og utvikling av arealer, og er ansvarlig for overordnet forvaltning og utvikling av bygningsmassen. Avdeling for campusservice er den operative enheten, og har ansvarsområder på strategisk, taktisk og operasjonelt nivå. På strategisk nivå innebærer dette driftskonsept og vedlikeholdsplanlegging. På taktisk nivå har Campusservice ansvar for blant annet taktisk styring og planlegging, sammenligning mot ledende praksis og samlet tjeneste- og leverandøroppfølging. På operativt nivå følger avdelingen opp tjenesteområder, den operative driften og utfører løpende tilstandsvurderinger. 7

8 Styringsmodell Campusservice leverer tjenester i egenregi, på lik linje med andre avdelinger i fellesadministrasjonen Avdeling for Campusservice Ansvarlig for operativ drift og vedlikehold Følge opp Direktør for Økonomi og Eiendom Planlegge Forbedre Utføre Eiendomsavdelingen Ansvarlig for strategisk eiendomsledelse og prosjektstyring NTNU har organisert fellestjenester for universitetet i fellesadministrasjonen (se organisasjonskart på side 7). Alle 12 avdelinger i fellesadministrasjonen, herunder Campusservice, leverer tjenester i egenregi der dette er økonomisk og praktisk mulig. Ved NTNU er eiendomstjenestene ikke organisert som en bestiller-utfører modell, og Campusservice er sidestilt med Eiendomsavdelingen. Dette innebærer at Campusservice ikke bare har ansvar for å levere tjenester iht. mål og budsjett, men også har ansvar for å definere behov og utvikle tjenester i samråd med brukere, samt definere kvalitetskrav og fordele budsjettmidler. I tillegg har Campusservice for de fleste tjenestene ansvaret for forvaltning og for noen tjenester ansvar for tilsyn. Ved mangel på kompetanse eller kapasitet engasjerer Campusservice eksterne leverandører og ivaretar da bestillerrollen ovenfor disse leverandørene. 8

9 Internt samarbeid og kommunikasjon Avdeling for campusservice er organisert i tre seksjoner, som leverer tjenester innenfor flere områder Organisasjonskart Campusservice Seksjon for bygningsdrift har ansvar for daglig drift, service og oppfølging av innmeldte brukerbehov innenfor vaktmestertjenestene, renhold, parkarbeid, internpost, avfall og varetransport. Seksjon for teknisk drift har ansvar for den daglige driften av bygningsmassen, tekniske anlegg, forsyningsinfrastruktur og oppfølging av innmeldte brukerbehov. Oppgaver som tilstandsregistrering, vedlikeholdsplanlegging og utført vedlikehold ligger også i seksjonen. Servicesenter for eiendom er knutepunkt mellom eiendomsområdet og øvrige deler av NTNU. I tillegg koordineres oppgaver i de øvrige seksjonene. Seksjonen forvalter digitale kommunikasjonskanaler og kundeoppfølgingssystem. 9

10 Internt samarbeid og kommunikasjon System for arbeidsflyt, «Vår jobb», brukes i det operative arbeidet og tydeliggjør roller og ansvar i de forskjellige arbeidsflytene System for arbeidsflyt «Vår jobb» «Vår jobb» inneholder oversikt over ti arbeidsflyter. Det er utarbeidet retningslinjer for dokumenthåndtering i Vår jobb, for å sikre oppdatering og videreutvikling iht. behov og mulige tekniske løsninger. Campusservice har gjort et strategisk valg om å bruke PUFF-hjulet for all aktivitet. Dette innebærer at man systematisk planlegger, utfører, følger opp og forbedrer. Konkret har avdelingen: Planlegge og utføre (PU) Utarbeidet retningslinjer Beskrevet arbeidsflyt Utarbeidet kvalitetsmål på relevante prosesser Tett samarbeid med kunder, både på fakultetsnivå og brukernivå Følge opp og forbedre (FF) Utpekt prosesseiere og prosessledere for de store prosessene Lært opp interne sikkerhetsinstruktører Utdannet egne revisorer for utføring av interne revisjoner Rollebeskrivelser Avdeling for campusservice har utarbeidet mandat for prosessleder: Parkering E-vaktmester Brannvern Hver prosess har definerte prinsipper for tre ulike roller LINJELEDER Ansvarlig for å bistå prosessleder og følge opp de deler av prosessen som ligger innenfor eget ansvarsområde Sørger for medvirkning Vaktmester Transport Renhold PROSESSLEDER Utføre oppgaver ut fra avklart bestilling/mandat for prosessen Involvere og bistå linjeleder som er berørt av prosessen. Sørger for medvirkning Koordinering, innsamling av data og ivareta dokumentasjon i prosessen Utarbeide beslutningsgrunnlag for prosesseier Logistikk Avfall Varsling av stans i tekniske anlegg PROSESSEIER Overordnet ansvar for prosessen, prosesseier ligger i linja Alle prosesser må ha en definert eier Definerer mål, rammer og mandat 10

11 Internt samarbeid og kommunikasjon Campusservice kommuniserer med brukere gjennom flere kanaler og arbeider med sin kommunikasjonsplattform Kommunikasjonskanaler Avdelingen kommuniserer med brukere gjennom flere digitale kanaler. Feil, behov og bestillinger av arbeid til Campusservice skal meldes til e-vaktmester, hvor man også kan sjekke status på sin sak. Både medarbeidere og studenter skal benytte denne tjenesten. Sakene blir deretter behandlet i FDV-systemet. I tillegg til e-vaktmester kan brukere kontakte Campusservice gjennom følgende kanaler: NTNU Hjelp (selvhjelpsportal) E-post Telefon Samarbeidsarenaer Campusservice har tett kontakt med brukere på ledelsesnivå gjennom brukermedvirkningsmøter, driftsmøter og inngåelse av driftsavtaler. Kommunikasjonsplattform Campusservice har utarbeidet en plattform for kommunikasjon med ulike målgrupper. Videreutvikling av kommunikasjonsplanen gjøres kontinuerlig, derunder også kartlegging av ulike kundereiser. Arbeidet med kundereiser omfatter å identifisere ulike brukergrupper og kartlegge deres behov og ressurser. Campusservice iverksetter deretter ulike tiltak for å tilpasse kommunikasjonen til hver brukergruppe. Målgrupper - NTNU-ansatte - Studenter - Leietakere - Besøkende - Konsulenter Budskap - Vi sørger for at våre kunder kan ha fokus på kjerneoppgavene - Slik bruker du oss best - Dette får du av oss - Vi lover deg - Vi tilbyr deg - Vi bidrar til 11

12 Tjenesteleveranse Campusservice leverer tjenester i henhold til definerte prinsipper Førende for tjenesteleveransene i Campusservice er bl.a. lov, forskrift og standarder, sammen med NTNUs internhusleie, kvalitetsmål for bygg og utomhus, NTNUs miljøutviklingsplan, etc. Lov, forskrift og standard Campusservice leverer sine tjenester i hovedsak i egenregi med egne ansatte. Arbeidet utføres i henhold til relevant lov, forskrift og standard Internhusleie Det er utarbeidet en regeldel og en ansvarsmatrise, inndelt etter NS 3454 «livssykluskostnader for bygg» som regulerer husleien. Ansvarsmatrisen definerer ansvaret for utførelse og kostnad mellom Eiendomsavdelingen/Campusservice og bruker. Det finnes i tillegg ansvarsmatriser for fellesrom, utleieboliger og andre spesialareal. Tjenestebeskrivelser er utarbeidet for å definere hvordan tjenestene skal utføres, hva som er leveransen til brukeren og hvordan leveransen følges opp. Kvalitetsmål Kvalitetsmålene er en videreutvikling av blant annet NTNUs kvalitetsprogram, føringer fra NTNUs arealkonsept, faglig lokalisering og gjeldende praksis og erfaringer. Målene skal tilfredsstille virksomhetens behov over tid og omfatter utvikling, vedlikehold og oppgradering av NTNUs bygningsmasse og er en sammenfatning av overordnede, generelle prinsipper og krav til fysisk utforming av NTNUs generelle bygde miljø. Miljøutviklingsplan Målene i NTNUs miljøutviklingsplan knyttet til drift og vedlikehold er særlig førende for Campusservice sitt arbeid. Formål med tjenestebeskrivelse: Avklare omfanget av tjenesteleveransen Avklare hva som er inkludert i internhusleien, og hva som skal behandles som tillegg Muliggjøre kvalitetsmåling av tjenesteleveransen Unngå misforståelser Legge et grunnlag for oppfølging av leverte tjenester 12

13 Tjenesteleveranse Campusservice har en kompleks tjenesteleveranse med egne ansatte med høy teknisk kompetanse NTNU har områdekonsesjon høyspenning på campus Gløshaugen/Sydområdet, Dragvoll og Tyholt Campusservice ivaretar oppgavene ved å ha egen installatør, driftsleder høyspenning og er stedlig el-tilsyn. Aktiviteten reguleres av «Lov om produksjon, omforming, overføring, omsetning, fordeling og bruk av energi m.m.». Egne fagfolk i elektro ivaretar i tillegg drift, vedlikehold og utvikling av alle NTNUs elektrotekniske installasjoner. Ringsystemer NTNU transporterer elektrisk strøm, vannbåren varme, kjølevann og trykkluft internt på campus mellom bygg. Anleggene utvikles og driftes med egne ansatte med høy teknisk kompetanse. Vektertjenester NTNUs eget vekterselskap drives i henhold til «Lov om vaktvirksomhet». Campusservice har registrert, dokumentert og erklært kompetanse innen: Installatør Stedlig tilsyn Driftsleder høyspenning Ingeniør VVS og elektro Fagbrev: Renhold, vaktmester/byggdrift, sjåfør, gartner, anleggsgartner, arborist, tømrer, snekker, maler, låsesmed, automasjon, rørlegger, elektro gr. S, gr. L, gr. H, vekter, kjøleteknikk, ventilasjonsmontør, kobber- og blikkenslager, glassmester og mekaniker Sertifisert personell Branntetting og kontroll av håndslukkeutstyr og sprinkler 13

14 Tjenesteleveranse Tjenestene* som Campusservice leverer er delt inn i åtte områder, i henhold til NS 3454 Eiendomsledelse og administrasjon Utførelse av forvaltningsoppgaver som beredskapsplanlegging, FDVU-dokumentasjon og vedlikeholdsplanlegging Drift Ettersyn og kontroller som er nødvendige for at bygningsdeler og byggverket skal fungere som planlagt og oppfylle lov og forskriftskrav Vedlikehold Forebyggende/planlagte tiltak for at bygningsdelens funksjon skal opprettholdes innenfor antatt levetid, normalt basert på en tilstandsvurdering Utskifting Utskifting av bygningsdeler for å opprettholde byggverkets verdi Utvikling Forsyning Renhold Service Tiltak for å imøtekomme krav fra myndighetene, marked og brukere som oppgradering av tekniske anlegg Energi, vann, avløp og renovasjon Gjennomføring av renholdsaktiviteter, både regelmessig, periodisk og ekstraordinært Aktiviteter som støtter kjernevirksomheten, som vakthold og sikring, brukerstøtte, flytting mm. * Se vedlegg for nærmere spesifikasjon av tjenestene 14

15 Rapportering på effektmål Prestasjons- og kostnadsstyring Campusservice jobber aktivt med måloppfølging og har etablert en struktur for oppfølging av tiltak for å realisere mål Måloppfølging i Campusservice Årlige planer for måloppfølging angir når mål skal utarbeides og rapporteres på. Basert på Økonomi og eiendom sine overordnede mål utarbeider avdelingen mål og tilhørende tiltak. Basert på disse utarbeides det seksjonsvise mål, der resultatmål rapporteres i henhold til tidsplan for måloppfølging. Rapportering på effektmål kan i større grad fokuseres på for å synliggjøre om avdelingen utvikler seg i riktig strategisk retning. Overordnet strategi økonomi og eiendom Tiltak og mål Campusservice Deltakelse i undersøkelser muliggjør måling av effekt og utvikling på enkelte områder NTNU deltar i arbeidsmiljøundersøkelsen som blir sendt ut til alle universitet og høyskoler annethvert år. Resultatene er helt ned på driftsområde- og fagområdenivå, og det er etablert et toårshjul for oppfølging. Universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø samarbeider gjennom BOTT med mål om å identifisere forbedringspotensial. Kostnader blir klassifisert etter NS 3454 og sammenlignet. Universitetene utveksler ideer, deltar på temasamlinger og besøker hverandre. Tiltak seksjonene Oppfølging av eksterne leverandører I de tilfeller Campusservice kjøper tjenester eksternt, rapporterer leverandør på avtalte mål. Rapportering på resultatmål 15

16 Prestasjons- og kostnadsstyring Campusservice har definerte KPI*-er for å følge opp hvert av de fire strategiske målene i det strategiske veikartet Strategiske mål Organisasjon Tjeneste Økonomi Kunde Vi skal være en organisasjon preget av kompetanse, engasjement og utvikling. Vi skal levere tjenester slik at våre kunder kan ha fokus på sine kjerneoppgaver. KPI-er Vi skal bidra til å ivareta og utvikle NTNUs verdier og ressurser. Vi skal være en serviceinnstilt organisasjon. KPI-er for organisasjonelle mål KPI-er med hensyn på tjeneste KPI-er knyttet til økonomi KPI-er for kunderelaterte mål Sykefravær HMS-avvik Skader Årlig benchmarking på brukertilfredshet, service og kvalitet Kontroll av kvalitetsnivå for park iht. NS3420Z tre ganger årlig Årlig benchmarking på pris Sammenligning av kostnader etter NS 3454 mot andre universitet annethvert år Responstid innen 24 og 48 t i e-vaktmester Andel innmeldte klager Brukertilfredshet Visuell vurdering av renholdstjenester etter NS-INSTA 800 fire ganger årlig *KPI = Key Performance Indicator 16

17 Kostnader i Avdeling for Campusservice Og/eller Prestasjons- og kostnadsstyring Campusservice jobber strukturert med kostnadsstyring, og den etablerte internhusleiemodellen legger til rette for dette Internhusleiemodellen Kostnadsstyring i Campusservice Campusservice sitt årshjul inneholder frister og leveranser knyttet til budsjettprosess og virksomhetsrapportering. Budsjett blir fulgt opp både på fag-, seksjons- og avdelingsnivå i samarbeid med Controller. Budsjetterte kostnader ligger til grunn for internhusleia. Internhusleiemodell ved NTNU NTNU har vedtatt en internhusleiemodell som skal sikre god forvaltning av de totale arealressursene. Modellen består av hovedelementene: Regeldelen, som fastsetter regler for leie av lokaler. Alle fakulteter og fellesadministrasjonen leier areal av Eiendomsavdelingen. Kostnadssiden, som er leietakers husleiekostnader som belastes leietaker. Inntektssiden, der Fakultetene, Vitenskapsmuseet og fellesadministrasjonen tildeles bevilgning for å dekke arealkostnader. A) Internhusleie C) Prosjekter Variabel kostnad (per kvadratmeter) Pris på forespørsel Prisliste (per time) Fellesareal (fordelt proporsjonalt på alle leietakere) A) Internhusleie: Beregnes på grunnlag av bruttoarealet som det enkelte fakultet eller avdeling disponerer. Kvadratmeterpris beregnes ut fra budsjetterte FDV-kostnader, samt kostnader ved innleie av areal. Alt areal har samme kvadratmeterpris, foruten lagerareal med lavere renholds- og oppvarmingskostnader. B) Bestillingstjenester: Tjenester som faller utenfor inkluderte tjenester (se ansvarsmatrise og tjenestebeskrivelser), kan bestilles via e-vaktmester. Pristilbud basert på avregningsmal blir deretter gitt. C) Prosjekter: Kostnad ved ombygginger, andre bygningsmessige tiltak og funksjonsendring av rom dekkes av søker Ekstramateriale (Kost + påslag) Ekstern leverandør (Kost +påslag) = = = Internhusleie B) Bestillingstjenester Bestillingspris Prosjektpris

18 Vedlegg SPESIFIKASJON AV STYRINGSMODELL OG SAMHANDLING 18

19 Campusservice sin styringsmodell inkluderer ansvarsområder og oppgaver på strategisk, taktisk og operasjonelt nivå Eksempel på ansvarsområder Eksempel på oppgaver Helhetlig driftskonsept Vedlikeholdsplanlegging Taktisk styring og planlegging Sammenligning mot ledende praksis Samlet tjenesteoppfølging Samordner drift og vedlikeholdsoppgaver Leverandøroppfølging Oppfølging av tjenesteområder Operativ driftsoppfølging Løpende tilstandsvurderinger Strategisk Oppnåelse av mål på lang sikt Taktisk Iverksettelse av strategiske mål på middels lang sikt Operativt Skape det etterspurte miljø for sluttbruker Utarbeide årsplaner for vedlikehold Tjenesteutvikling i tråd med teknologi, brukerbehov osv. Beskrive og oppdatere driftskonsept Analyse av resultat fra brukerundersøkelse Utarbeidelse av 1-årsplaner Oppfølging av systematiske avvik Kontinuerlig vedlikeholdsoppfølging Revidere tilstandsregistreringene Gjennomføring av vedlikeholdsoppgaver Allokering og styring av ressurser Kommunikasjon med eksterne leverandører Levere tjenester i samsvar med tjenestebeskrivelser og ansvarsmatrise Gjennomføring av stikkprøver/tilstandsvurderinger Gjennomføring av planlagt vedlikehold Kommunisere med eksterne tjenesteleverandører 19

20 Campusservice har etablert beslutningsforum på strategisk, taktisk og operativt nivå S Deltakere Formål Hyppighet Bygningsdrift Utarbeide vedlikeholdsplan for uteområder Løpende Teknisk drift Utarbeide vedlikeholdsplan bygningsmasse eid og leid Løpende Strategisk T Controller Avdelingsledere Seksjonsledere Utforme/oppdatere langtidsbudsjett for Campusservice Tre ganger årlig Deltakere Formål Hyppighet Bygningsdrift: teamledere Gjennomgå ansvarsmatrise for fellesrom Årlig Tillitsvalgte Vernelinje Rapportere status og utvikling på mål Tre ganger årlig Taktisk Bygningsdrift Gjennomgå mål og tiltak som understøtter tiltak i årsplan Årlig Teknisk drift Gjennomgå mål og tiltak som understøtter tiltak i årsplan Iht. rapporterings-frekvens Operativt O Servicesenter for eiendom Gjennomgå mål og tiltak som understøtter tiltak i årsplan Ledergruppe Campusservice Rapportere status og utvikling på mål Tre ganger årlig Fakultetet Campusservice Følge opp og eventuelt revidere tjenestebeskrivelser Deltakere Formål Hyppighet Årlig Årlig Prosesseier Endre definerte arbeidsprosesser Ved behov 20

21 Campusservice har samarbeidsarenaer på ulike nivå for å legge til rette for god samhandling med resten av organisasjonen S Deltakere Formål Hyppighet Dekan og arealkontakt på fakultet Avdelingsleder i Eiendomsavdelingen og Campusservice Gjennomgå langsiktige planer innen eiendomsområdet. Orientering og tilbakemeldinger. Årlig Strategisk T Deltakere Formål Hyppighet Campusservice HMS-avdelingen Studieadministrasjonen Tverrfaglig samarbeid og oppstart av arbeidsgrupper for utvikling Sporadisk Taktisk O Campusservice Eiendomsavdeling Koordinering av bygningsvedlikehold Kvartalsvis Deltakere Formål Hyppighet Fakultet Campusservice Inngåelse av driftsavtaler utover det som dekkes av internhusleien Ved behov Operativt Fakultet Campusservice Brukermedvirkning Jevnlig Representanter fra Campusservice Arealkontakt på fakultet Driftsmøte for gjennomgang av enkeltsaker. Jevnlig 21

22 Campusservice har tett kontakt med brukere i jevnlige møtepunkter Inngåelse av driftsavtaler I enkelte tilfeller inngås det egne driftsavtaler utover det som dekkes av internhusleien. Fakultet kan ha spesielle behov med bakgrunn i sin virksomhet, og ønsker å kjøpe tjenester/kompetanse fra Campusservice. Deltakere: Fakultetet Campusservice Brukermedvirkningsmøter Fakultet har plukket ut ressurspersoner fordelt i sine arealer, som er område- og teamleders kontaktperson ifm. oppfølging av renhold. Det avholdes møter, en til en, eller i grupper, og evt. avtalte tilpasninger innenfor internhusleien dokumenteres og følges opp etter avtale. Deltakere: Fakultetet Campusservice Driftsmøter Formålet med møtet er å diskutere saker på et mer detaljert nivå, og nødvendige ressurser blir kalt inn ved behov (eks. områdeleder, fagleder). I disse møtene går man i detalj, kommer med tilbakemeldinger, ønsker om tilpasninger, etc. Alt loggføres og tas i linja. Deltakere: Seksjonssjef servicesenter Relevante ressurser Fakultetet 22

23 Vedlegg SPESIFIKASJON AV TJENESTELEVERANSE 23

24 Nivå 3 (eksempler) Nivå 2 Nivå 1 Tjenestene er delt inn i åtte områder, i henhold til NS 3454 (Eksempler på tjenester i nivå 3) Eiendomsledelse og administrasjon 1. Eiendomsledelse og administrasjon 1.1 Kundepleie, brukerkontakt 1.2 FDVUdokumentasjon 1.3 Beredskapsplanlegging 1.4 Brannvernledelse 1.5 Energioppfølging 1.6 Vedlikeholdsplanlegging 1.7 Forvaltning av rammeavtaler 1.8 Tilstandsanalyse 1.9 Administrasjon av system Periodisk oppfølging av leietaker Forvalte, overvåke og organisere dokumentasjon Bistand ved øvelser Evakueringsøvelser, brannsentral Avtalehåndtering og gjennomføring av tiltak Innvendig vedlikeholdsplan Drift og vedlikehold (planlagt og løpende) Bygg innvendig HMS Brannverndokumentasjon Kunst Kvalitet Internkontroll 24

25 Nivå 3 (eksempler) Nivå 2 Nivå 1 Tjenestene er delt inn i åtte områder, i henhold til NS 3454 (Eksempler på tjenester i nivå 3) Drift-, vedlikehold-, utskifting-, og utviklingstjenester 2. Drift 3. Vedlikehold 4. Utskifting 5. Utvikling 2.1 Ettersyn, kontroll, oppfølging, justering 2.2 Utskifting av komponenter, forbruksmateriell 2.3 Skjøtsel av grønt, grått og hvitt 3.1 Forebyggende planlagte tiltak bygningsdel 3.2 Overflatebehandling 3.3 Utendørs vedlikehold 3.4 Reparasjon av skader 4.1 Bygningsdeler 5.1 Markeds-, myndighets- og brukerkrav Elkraft Parkering og sykkel Lys Uteområder Utskifting av kledning, gulv og tak Gulv Gartnerarbeid Hærverk /Innbrudd Utvendige vedlikeholdsarbeider Tekniske anlegg Brann og sikkerhetsanlegg Adgangskontroll, rømningsdører og dørlukkere Solskjerming Maling Asfalt og kantstein Dører, vindu, skillevegger og gulvbelegg Vann og avløp Elektriske anlegg Sanering av fuktige materialer Skilting Tekniske anlegg og installasjoner Elektriske og termiske anlegg VVStekniske anlegg Parkering og sykkel Heis, kran og brannvern Lås og skilting 25

26 Nivå 3 (eksempler) Nivå 2 Nivå 1 Tjenestene er delt inn i åtte områder, i henhold til NS 3454 (Eksempler på tjenester i nivå 3) Forsyning-, renhold- og servicetjenester 6. Forsyning 7. Renhold 8. Service 6.1 Energi 6.2 Vann og avløp 6.3 Renovasjon 7.1 Regelmessig renhold 7.2 Periodisk renhold 7.3 Ekstraordinært renhold 7.4 Rengjøringsrelaterte oppgaver 8.1 Vakt og sikkerhet 8.2 Logistikk 8.3 Diverse serviceoppgaver 8.4 Administrativ støtte 8.5 Kunst Elektrisk strøm Vannforbruk drikkevann Avfallshåndtering Inventar, gulv, vegger og vinduer Rom (Tekniske/ tavle/ heismaskin) Objektgrupper etter behov Renholdsartikler Vakthold Flytting Arrangement Papir og toner Registrering og reparasjon Fjernvarme Avløpsvann Kildesortering Minikjøkken og laboratorium 7.2.2Vinduer utvendig Utleieboliger og feltstasjoner Alarm og kameraovervåkning Post /Internpost Merking og informasjon Sluk og avløp Bekjempelse av skadedyr Nøkler og adgangskort Varetransport Brukerstøtte Støv i høyden Koronapandemi Utrykning og beredskap Møbler og inventar Parkering Gardiner Utvendig Bilpark Legionella Brukerhenvendelser 26