SERVICEVEILEDER FOR TEKNISKE HJELPEMIDLER

Transkript

1 II Vedlegg 2 til rammeavtalen: SERVICEVEILEDER FOR TEKNISKE HJELPEMIDLER NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag og Kommunen Trondheim. I. desember2015

2 1 Formål Serviceveilederen er et vedlegg til rammeavtalen mellom kommunen og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag. Avtalen skal sikre at samarbeidet mellom kommunen og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag fører til en rask og smidig hjelpemiddelformidling til brukernes beste. Serviceveilederen skal være et hjelpemiddel for alle som arbeider med tekniske hjelpemidler i kommunen og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag. Den plasserer ansvaret for å løse ulike oppgaver knyttet til de mest vanlige NAV-finansierte hjelpemidlene, med hovedvekt på tekniske tjenester, og trekker opp noen retningslinjer for å sikre at brukere blir hjulpet eller veiledet raskt og effektivt. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag og kommunen kan i samarbeid utdype serviceveilederen innenfor sine respektive fullmaktsområder når som helst i løpet av året. Ansvarsdeling Serviceveilederen beskriver ansvaret til NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag og kommunen, og beskriver koordinering og best mulig helhetlig ressursutnyttelse til brukens beste. Avtalen regulerer ansvarsdelingen knyttet til dokumentasjon, instruksjon og opplæring i bruk, lager, transport, montering, tilpasning, reparasjon samt bytte og gjenanskaffelse på teknisk grunnlag, av hjelpemidler for brukere som bor eller oppholder seg i kommunen. Bruker har ansvar for daglig vedlikehold og service av lånte hjelpemidler. Når bruker ikke kan ivareta dette skal kommunen bistå. Bruker har også ansvar for å ta godt vare på hjelpemidlet, og når hjelpemidlet ikke lenger er i bruk, levere det tilbake til hjelpemiddelsentralen. På noen områder er det ikke mulig å avklare ansvarsforhold på generelt grunnlag. Slike områder omtales som gråsoner. Oppgavene av denne type vil bli løst i fellesskap mellom NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag og kommunen. Hvem som i hvert tilfelle skal være utfører, vil avgjøres ut i fra aktuell situasjon og sakens karakter. Gråsoner handler også om endringer i praksis hos en av partene som medfører merkostnader og/eller merarbeid hos den andre. Slike saker skal avklares mellom leder/ansvarlig person med delegert fullmakt for hhv. NAV Hjelpemiddelsentral og kommunen. Partene skal legge til grunn prinsippet om at bruker ikke må påregne unødig lang ventetid mens slike ansvarsforhold avklares. Instruksjon og opplæring a. Kommunalt ansvar Kommunen har ansvar for opplæring i bruk av hjelpemidler og videre oppfølging slik at hjelpemidlene fungerer hensiktsmessig for bruker. For å sikre god oppfølging og opplæring i bruk av hjelpemidlet må kommunalt personell ho edsaklig være til stede ved opplæring/overtakelse av hjelpemidlet hjemme hos bruker. Kommunen v/søknadsbegrunner har ansvaret for at bruker får instruksjon og opplæring i bruk av hjelpemidlet. Ved søknad på spesielle produkt skal det legges fram en plan for opplæring.

3 2 Kan ikke søknadsbegrunner ivareta ansvaret må man forsikre seg om at andre ivaretar dette, og eventuelt søke NAV om opplæring. Ved overlevering av elektromedisinske hjelpemidler eller andre produkter som har en spesiell risiko for feilbruk og eller feilbetjening, må kommunalt personell være tilstede og opplæring skal dokumenteres i eget skjema utarbeidet av NAV. b. Hjelpemiddelsentralens ansvar NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag har ansvar for å drive systematisk og differensiert opplæring av kommunens ansatte innen hjelpemiddelområdet, og tilbudet utarbeides i samarbeid med kommunen. Utgifter til nødvendig opplæring i hjelpemidlets funksjon kan dekkes av NAV dersom den må gis av personell med spesialkompetanse som det ikke forventes at kommunen har. 4. Lager og transport Med lagervare forstås lagerholdte varer, deler og tilbehør det går mye av. Hjelpemidler som omfattes av bestillingsordningen vil i all hovedsak være lagervare. Med transport forstås distribusjon av varer mellom hjelpemiddelsentralen og kommunal oppsamlingsplass, distribusjon mellom kommunal oppsamlingsplass og bruker samt distribusjon mellom hjelpemiddelsentralen og bruker. Transport omfatter også tilbakelevering av varer for reparasjon, tilpassing og permanent innlevering. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag er ansvarlig for transport mellom hjelpemiddelsentralen og kommunal oppsamlingsplass. Utlevering til kommunen skjer en gang i uka etter oppsatt planl. Kommunen er ansvarlig for transport mellom kommunal oppsamlingsplass og bruker. a. Kommunens ansvar Kommunen har ansvar for å frakte hjelpemidlene fra kommunal oppsamlingsplass til bruker. Når kommunen avdekker hjelpemidler som ikke lenger er i bruk, eller behovet for disse ikke lenger er til stede, skal kommunen returnere hjelpemidlene til hjelpemiddelsentralen. Ved innlevering av hjelpemidler må det fylles ut tilbakeleveringsskjema. Evt. kan kommunen ta kontakt med hjelpemiddelsentralen for å få oversiktsliste over utlånte bjelpemidler. Kommunen skal hente inn hjelpemidler ved varsel om dødsfall. Slikt varsel sendes ut fra hjelpemiddelsentralen. Hjelpemidler som skal innleveres merkes med navn, adresse og fødselsdato. Hjelpemidler som skal innleveres for reparasjon/tilpasning ved sentralen skal også merkes med navn, adresse og fødselsdato. Alle hjelpemidler med kostnad under 1,5 % av grunnbeløpet (G) kan beholdes av kommunen til korttidsutlån, men kommunen forplikter seg til å melde fra til NAV Hjelpemiddelsentral Ser-Trøndelag slik at utlånet blir avregistrert fra opprinnelig bruker. Alle hjelpemidler I For Trondheim Kommune skjer utleverina daglig. Trondheim kommune har ansvar for transport fra NAV Hjelpemiddelsentral.

4 3 overtatt av kommunen skal merkes som kommunal eiendom, all merking fra hjelpemiddelsentralen skal fjernes. b. Hjelpemiddelsentralens ansvar Alle hjelpemidler som NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag sender fra seg skal være merket med navn på mottaker samt at det skal følge med 5.17-skjema (følgeseddel). Dette skjemaet skal inneholde navn på mottaker, leveringssted og kontaktperson med telefonnummer hvis bruker har fatt hjelp til å søke. Hvis bruker har begrunnet søknaden selv vil feltet for kontaktperson være tomt. Alle hjelpemidler utlevert fra hjelpemiddelsentralen skal være merket med hjelpemiddelnummer. Unntaket er hjelpemidler som kan beholdes av kommunen, når brukers behov opphører. Bruker har et selvstendig ansvar for å levere tilbake hjelpemidlet til oppsamlingsplass når behovet opphører. Kommunen har ansvar for at innleverte hjelpemidler sendes hjelpemiddelsentralen via hjelpemiddelsentralens transportrute. Kommunen har også ansvar for at utlånte hjelpemidler på institusjon blir merket for retur og levert tilbake når brukers behov opphører. Hjelpemiddelsentralen har ansvar for å sende ut oversikt over dødsfall. Listene skal inneholde navn, hva som er i utlån og hva som skal leveres tilbake. 5. Montering og demontering Montering omfatter både montering i form av sammensetning av deler til et komplett produkt, og montering i form av å feste et produkt til gulv, vegg eller tak. Demontering består av å løsne fastmonterte hjelpemidler eller skru hjelpemidler fra hverandre slik at de kan fraktes tilbake til oppsamlingsplass. a. Kommunens ansvar Kommunen har som hovedregel ansvar for å montere og demontere utstyr. Kommunen og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag kan i samarbeid opprette lokale delelager for å få til en effektiv montering. Oversikten under viser eksempler på produkter som kommunen har ansvar for å montere og demontere. Produkter som vanligvis ikke krever montering/demontering er ikke fort opp. Badekarheis med elektrisk drift (batteri) og hydraulisk drift Sykler. aktivitetshjelpemidler, treningshjelpemidler. ståstati ou uanuhjelpemidler. Disse hjelpemidlene kommer som oftest ferdig montert, men det kan ære aktuelt med slutfilpasning og montering av standard tilbehør. Databord og andre bord som er flatpakket Forstørrende videosystemer (lese-tv) Gelender og håndlister Hjelpemidler på bestillingsordningen som ikke er elektromedisinsk utstyr eller spesialtilpasning. lnstallasjon av enklere programvare etter avtale med bruker. skole/institusjon IR- baserte hørselshjelpemidler(unntatt ved bruk av radio-/tv-velger)

5 4 Kommunikasjonshjelpemidler - Enkel type Trykkavlastende madrasser som ikke krever programmering Manuelle rullestoler. samt deler og tilbehør til manuelle rullestoler Ordinært datautstyr etter a tale med bruker, skole/institusjon Samtaleforsterkere /enkle FM-anlegg Sengebunner - uten spesialtilpasning Telefoner (fasttelefoner og mobiltelefonutstyr) Demontering av teleslyngeanlegg Demontering av varslingsanlegg - også trådbundne Varslingshjelpemidler som ikke skal fungere sammen med portåpner (ikke overvåkingsutst r) b. Hjelpemiddelsentralens ansvar Som hovedregel har NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag ansvar for montering og demontering av utstyr som krever spesialkompetanse. Se for øvrig punkt 8c. Oversikten under viser eksempler på produkter som hjelpemiddelsentralen montere og demontere. har ansvar for å Bad og toaletthjelpemidler fastmontert (unntatt armlene med veggfeste) Sittemoduler - førstegangstilpasning Datautstyr som krever spesiell kompetanse Forstørrende video- og lesesystemer som krever spesiell kompetanse FM-anlegg /skoleanlegg Forstørrende videosystemer integrert i dataløsning Kjøkken hcv/senk mekanisme Kommunikasjonshjelpemidler som krever spesiell kompetanse Løfteplattformer Trykkavlastende madrasser som krever programmering Omgi elseskontroll Radio-/TV-velger for lyttehjelpemidler Ramper Hjelpemotor og annet elektrisk tilbehør til rullestoler Stellebord, fastmonterte Takheiser Teleslyngeanlegg trådbundne, kun montering Trappeheiser Varslingsanlegg - kompliserte Varslingshjelpemidler som skal fungere sammen med portåpner Ved demontering av hjelpemidler er NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag i noen tilfeller ansvarlig for flikking av "sår" som er oppstått i forbindelse med monteringen. Tilbakeforing til opprinnelig stand betinger at opprinnelig demonterte deler eller utslyr er tilgjengelig. c. Gråsoner For nye produktkategorier eller produktkategorier som ikke er med i listen, vil lignende

6 5 produkter som nevnt, være veiledende. Nye produkter som kommer inn på listene meldes kommunens kontaktperson. Det samme gjelder også fortolkning av regelverket som medfører økt ansvar og kostnader for en av partene. Tilpasning og spesialtilpasning Tilpasning og spesialtilpasning omfatter justeringer, forandringer, programmering og montering og demontering as tilbehør for å fa hjelpemidlet til å passe til brukers individuelle behov. Tilpasning omfatter justering av alle produkter som har justeringsmuligheter for å tilpasse hjelpemidlet til ulike brukere, og montering og demontering av hjelpemidlets standard deler og tilbehør. Dette omfatter også montering og tilpasning av tredjeparts tilbehor når samsvarserklæring foreligger. Komplisert tilpasning er uavhengig as produkt, men baserer seg på at utøver har kompetanse til å tilpasse hjelpemidlet opp mot brukes funksjon. Komplisert tilpasning omfatter justering av produkter, montering og demontering av deler og tilbehør når dette krever spesiell kompetanse som kommunen ikke kan forventes å ha. Spesialtilpasning omfatter montering, demontering og justering av deler og tilbehor som ikke er standard utstyr eller tilbehør til produktet. Dette gjelder alle tilpasninger som innebærer fysiske inngrep i produktet som for eksempel å bore hull, kutte rør, inngrep i konstruksjoner og polstring av enheter som påvirker CE-merking, garanti eller ansvarsforhold. Det samme gjør tilpasninger av elektromedisinsk utstyr som krever samtykke as Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap eller spesialkompetanse. Kommunen har ansvar for tilpasning av hjelpemidler. NAV Hjelpemiddelsentral Sor- Trøndelag har hovedansvar for å utføre kompliserte tilpasninger og spesialtilpasninger samarbeid med kommunen. i NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag har også ansvar for programmering av for eksempel elektriske rullestoler til brukere med behov for spesielle kjøreegenskaper. eller programmering as kompliserte kommunikasjonshjelpemidler. Vedlikehold For å bevare hjelpemidlet funksjonelt så lenge som mulig er det viktig med regelmessig rengjøring og vedlikehold. Det er en kommunal oppgave å påse at nødvendig vedlikehold og service blir gjennomført i samarbeid med bruker. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag har ansvar for periodisk ettersyn as alle hjelpemidler hvor dette er påkresd.

7 6 8. Reparasjoner og kassasjon Reparasjon omfatter det arbeid som må gjøres med et defekt produkt for å få det tilbake til den funksjonelle tilstand det var i før feilen oppsto. Service og reparasjoner omfatter ikke vedlikehold. Ved vurdering av kassasjon av hjelpemiddel skal NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag kontaktes. Kommune og hjelpemiddelsentral blir enige om hvordan henvendelsen skal ivaretas videre. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag bestiller opp nytt hjelpemiddel når en kassasjonsvurdering tilsier at det ikke er formålstjenlig å sette hjelpemidlet i stand. a. Kommunens ansvar Kommunen har ansvaret for å utføre enklere service og reparasjoner på hjelpemidler. Unntak gjelder for enkelte hjelpemidler beskrevet under hjelpemiddelsentralens ansvar. Kommunen har ikke ansvar for å utføre reparasjoner som krever spesialverktøy eller spesialkompetanse. Kommunen har ansvar for å frakte hjelpemidler som skal til reparasjon til kommunal oppsamlingsplass. Kommunen er ikke ansvarlig for kostnader i forbindelse med større(?) reparasjoner og service av folketrygdfinansierte hjelpemidler. Oversikten under viser eksempler på produkter som kommunen har ansvar for å reparere: Sykler, aktivitetshjelpemidler, treningshjelpemidler, sitte-, stå- og ganghjelpemidler. Badekarheis med elektrisk drift (batteri) og hydraulisk drift Databord og andre bord Forstørrende videosystemer (lese-tv) Gelender og håndlister Hjelpemidler på bestillingsordningen som ikke er spesialtilpasset eller er elektro medisinsk utstyr IR- baserte hørselshjelpemidler (unntatt ved bruk av radio-/tv-velger) Kommunikasjonshjelpemidler - Enkel type Manuelle rullestoler. samt deler og tilbehør til manuelle rullestoler Elektriske rullestoler alt av plug and play samt tilbehør (se pk.tc) Samtaleforsterkere /enkle FM-anlegg Sengebunner/sykesenger -bytte håndkontroller Bytte av håndkontroller (uansett type hjelpemiddel) Telefoner (fasttelefoner og mobiltelefonutstyr) Enkelte varslingshjelpemidler Bytte av batteri Er man i tvil om reparasjonsoppdraget hører inn under kommunens eller NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag sitt ansvarsområde, skal kommunen fysisk oppsøke hjelpemidlet og vurdere om bistand fra hjelpemiddelsentralen er nødvendig.

8 7 b. Hjelpemiddelsentralens ansvar NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag er eier av hjelpemidlene og har et overordnet ansvar for at hjelpemidlet er i forskrifismessig stand. Reparasjoner som påvirker CE-merking, garanti eller ansvarsforhold, er NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag sitt ansvar. Det samme gjelder oppgaver som krever autorisasjon, spesialkompetanse eller spesialverktøy. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag har ansvar for reparasjon av elektromedisinsk utstyr når dette krever autorisasjon eller spesiell kompetanse. Det er hjelpemiddelsentralens ansvar å håndtere alle garantisaker mot leverandør. Oversikten under iser eksempler på produkter som hjelpemiddelsentralen for å reparere: har ansvar Bad og toaletthjelpemidler fastmontert Datautstyr som krever spesiell kompetanse Forstørrende video- og lesesystemer som krever spesiell kompetanse FM-anlegg /skoleanlegg Forstørrende videosystemer integrert i dataløsning Kjøkken hev/senk mekanisme Kommunikasjonshjelpemidler som krever spesiell kompetanse Løfteplattformer Madrasser (som krever programmering) Omgivelseskontroll Radio-/TV-velger for lyttehjelpemidler Ramper Manuell rullestol begrenset til eventuell hjelpemotor,elektrisk funksjon og komponenter som ikke er -pluu and play" Elektriske rullestoler begrenset til elektrisk funksjon og komponenter som ikke er - plug and play- Stellebord, fastmonterte Trenings- og stimuleringshjelpemidler komplisert å reparere Takheiser Teleslyngeanlegu trådbundne Trappeheiser Varslingsanlegg - kompl serte Varslingshjelpem dler som skal fungere sammen med portåpner c. Vedlikehold av elektromedisinsk utstyr Forskrift om kvalifikasjoner for elektrofagfolk samt internkontrollforskriften, setter et krav til virksomheten om å benytte kvalifisert personell til å utføre arbeidet for alle klasser av elektromedisinsk utstyr. Samtykkeordningen krever samtykke for reparasjon og vedlikehold av utstyr i klasse 2A og over (jfr. Forskrifi om hruk og vedlikehold av medisinsk utsor). Arbeid på disse hjelpemidlene skal utføres av NAV Hjelpemiddelsentral. Hjelpemidler og ulikt tilbehør til elektromedisinsk utstyr faller i de fleste tilfeller klasse 1. Utstyr i klasse 1 er ikke å regne som utstyr hvis bruk er forbundet med spesiell risiko og faller derfor ikke iim under samtykkeordningen.

9 8 Hjelpemidler innen klasse 1 faller ikke under samtykkeordningen, men forutsetter en systematisk opplæring og koordinerte internkontrollsystemer. Dette er et gjensidig ansvar hos partene. 9. Prosedyrer og rutiner ved reparasjoner Brukere som har behov for reparasjon skal honedsaklig melde dette til kommunen. Kommunen vurderer hvilket tiltak som skal settes i gang. Ved behov skal kommunen fysisk oppsøke hjelpemidlet og vurdere om bistand fra hjelpemiddelsentralen er nødvendig. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag kontaktes ved behov for bistand og iverksetter tiltak i samråd med kommunen. Kommunen beskriver deler, navn på hovedprodukt og leverandørens artikkelnummer bestilling til NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag. fortrinnsvis pr. e-post til hjelpemiddelsentralens kundesenter. ved Reparasjons - og monteringsbestillinger fra NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag til kommunale hjelpemiddeltekniker(e) skal være utfylt med brukers navn, adresse, angitt hva oppdraget gjelder, samt navn og, telefonnummer til kommunal kontaktperson. Dersom henvendelser gjelder oppgaver som ligger i gråsonen mellom kommunen og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag sitt ansvarsområde. må det utøves skjønn der brukertilfredshet og riktig og effektiv hjelpemiddelformidling er i fokus. NAV lijelpemiddelsentral Sør-Trøndelag stiller kompetent teknisk personell tilgjengelig Ibr å svare på spørsmål, gi råd til kommunens ansatte og veiledning til praktisk utøvelse. Servicetelefon for hjelpemidler Av ogtil kan det oppsta en feil på hjelpemidlet som setter bruker i en vanskelig situasjon. Det cr kommunen som har ansvar for å avhjelpe den umiddelbare situasjonen for bruker. Hjelpemiddelsentral har i tillege en servieetelefon for hjelpemidler som har til hensikt a bidra til at hjelpemidlet blir reparert raskt. NAV I Ijelpemiddelsentral Sor-Frondelag vii i samrad med bruker i disse tilfellene normalt finne en losning innen 24 timer. I de tilfeller hvor det ikke er mulig å utbedre fcil vil kommunen ha ansvar for å iverksette tiltak for å ivareta bruker. Kommunen skal ha kontaktpersoni-personer som NAV kan henvende scg til dersom slike tiltak er aktuelle. Ordningen med servieetelefon omfatter alle brukere som har fått tekniske hjelpemidler folketrygden uansett hvor de oppholder seg i Norge. fra Meldeplikt ved uhell med hjelpemidler Ansvarsforholdene er regulert i Forskrifi om medisinsk utstyr av 12. januar 1995 nr. 25.

10 9 Den som produserer, omsetter, eier eller i sin virksomhet bruker utstyret og som er kjent med hendelsesavviket, feilen eller svikten plikter å gi melding, også "nestenuhell" skal meldes. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag sørger for at det ligger en oppdatert rutine på nav.no og det er kommunen sitt ansvar å formidle dette til sine ansatte og påse at meldeplikten overholdes. 10. Håndtering av uenighet/avvik fra avtalen Uenighet Uenighet mellom NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag og kommunen skal løses på en slik måte at det i minst mulig grad påvirker hjelpemiddelformidlingen i den aktuelle saken. Bruker skal ikke trekkes inn i eventuell uenighet. Uenighet som ikke lar seg løse på saksbehandlernivå, avklares mellom leder av den aktuelle enhet i kommunen og leder av den aktuelle avdeling ved NAV Hjelpemiddelsentral Sør- Trøndelag Kommunen og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag er inneforstått med at det i enkelte saker ikke er mulig å komme fram til enighet uten at det etableres en praksis som oppfattes å være i strid med partenes ansvarsområder avtalt i samarbeidsavtalen. I slike saker skal saken meldes inn til leder av den aktuelle enhet i kommunen og leder av den aktuelle avdeling ved NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag. Slike enkeltsaker skal også bringes inn ved revidering av serviceveilederen. Avvik fra avtalen Det vektlegges smidighet i samarbeidet mellom NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag og kommunen. Det kan bety at man fraviker ansvarsdelingen som er beskrevet her, for eksempel for å unngå å dele oppdrag hos en og samme bruker. Et slikt avvik forutsetter enighet mellom partene. Når det gjelder system for avviksmelding, vises det til rammeavtalen. 11. Revidering Veilederen evalueres og evt. revideres i forbindelse med det årlige samarbeidsrnøtet som normalt arrangeres hver høst (se rammeavtalen). Evt. nye sentrale føringer som kommer i konflikt med vedtatt ansvarsdeling mellom kommunen og NAV Hjelpemiddelsentral Sør- Trøndelag som medfører endringer vil bli tatt opp særskilt mln. revidering. Partene kan også tilføye punkter i avtalen underveis i avtaleperioden dersom det er enighet mellom partene.

11 I I Vedlegg lav 2 til rammeavtalen: FORMIDLINGSVEILEDER For området Tekniske hjelpemidler og tolketjeneste mellom NAV Hjelpemiddelsentral og kommunen Sør-Trøndelag Trondheim, 1. desember 2015

12 1 Formål Formidlingsveilederen er et vedlegg til rammeavtalen mellom kommunen og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag Avtalen skal sikre at samarbeidet mellom kommunen og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag fører til en rask og smidig tjenesteformidling hjelpemiddelformidling til brukemes beste. Formidlingsveilederen skal være et hjelpemiddel for alle som arbeider med tekniske hjelpemidler og tolketjenester i kommunen og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag., og trekker opp noen retningslinjer for å sikre at brukere blir hjulpet eller veiledet raskt og effektivt. Partene har et gjensidig ansvar for å sikre brukermedvirkning i formidlingsprosessen. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag og kommunen kan i samarbeid utdype formidlingsveilederen innenfor sine respektive fullmaktsområder når som helst i løpet av året. Behovsoppdaging og funksionsutredning Kommunen har hovedansvaret for å oppdage og kartlegge brukernes praktiske problemer, prøve ut og foreta en funksjonsutredning med hensyn til behovet for hjelpemidler, tolketjeneste og ergonomisk tilrettelegging som er tilpasset den enkelte bruker. Dette danner grunnlaget for en sakkyndig søknadsbegrunnelse. For utredninger knyttet til tilrettelegging i bolig, skal kommunen vurdere behovet for tekniske hjelpemidler sammen med andre alternative løsninger, kommunens og Husbankens tilskuddsordninger og ombygging av bolig. Kommunens instanser samarbeider tverrfaglig og tverretatlig da boligrådgivningsfunksjonen inneholder både en funksjonell/helsemessig del, en økonomisk del og en byggteknisk del (som ergoterapitjenesten. teknisk etat, boligkontor. vaktmestertjeneste osv.). De ulike løsningers bygningsmessige, tilgjengelighetsmessige og økonomiske konsekvenser må sees i sammenheng. Dersom kommunen har behov for bistand, kan det være nødvendiu å trekke inn andre samarbeidspartnere som NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag. Husbanken og/eller privatpraktiserende arkitekter for å bistå bruker. Før kommunen ber om bistand, skal en grunnleggende behovskartlegging og vurdering av ulike alternativer. være foretatt. Individuell plan: Kommunen har et ansvar for at tjenestemottakere med behov for langvarige og koordinerte tjenester har rett til individuell plan. Individuell plan er et verktøy for samhandling og helhetlig tjenestetilbud. Et viktig formål er å sikre at det til enhver tid er en tjenesteyter som

13 2 har hovedansvaret for oppfølging av tjenestemottaker. NAV Hjelpemiddelsentral bistår i samarbeidsmøte med tanke på individuell plan der dette er hensiktsmessig. Utprøving Kommunalt ansatte kan søke bistand til utprøving. Ønske meldes via tilleggsskjema og/eller ved kontakt NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag sine rådgivere. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag bistår kommunen med utprøving av hjelpemidler gjennom ambulante rådgivningstjenester og gjennom utlån av hjelpemidler til utprøving før søknad. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag tilbyr også utprøving i hjelpemiddelsentralens lokaler. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag har også ansvar for utprøving av tolketjeneste. Vedtaksbehandling NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag fatter vedtak i alle søknader om hjelpemidler og tolketjenester til dagligliv, skole, tiltak i regi av NAV samt arbeid. Søknadsbegrunner skal orienteres om saker som blir avslått. Saksbehandlings- og leveringstider Behandlingstid fra hjelpemiddelsentralen får soknad til hjelpemiddel blir levert til kommunal oppsamlingsplass er maksimalt 14 dager. Unntak er større/komplckse saker hvor søker far eget brev med beskjed om saksbehandlingstid inntil 3 måneder. Behandlingstid fra NAV Hjelpemiddelsentral får hestillingsskjerna til hjelpemiddel blir levert til kommunal oppsamlingsplass er maksimalt 14 dager. Leveringstider (fra vedtaksdato til utleveringsdato) fra NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag til kommunal oppsamlingsplass er maksimalt 14 dager for hjelpemidler som er på lager, og inntil 5 uker for varer som må bestilles. Hastesaker og prioriterte saker Hastesaker Hastesaker gjelder kun ved varig behov for tekniske hjelpemidler. Definisjon av hastesaker er primærhjelpemidler som skal forventes levert til kommunal oppsamlingsplass innen 24 timer. Gjelder ved følgende tilfeller: Ved terminalpleie og sårproblematikk

14 3 Prioriterte saker: Formålet med prioriterte saker er at bruker skal kunne ivaretas med hjelpemidler utlevert snarlig. Prioritert sak gjelder kun ved varig behov for tekniske hjelpemidler. En prioritert sak skal forventes utlevert innen 3 dager. Definisjon av prioritert sak: Fare for innleggelse i institusjon og utskrivning som ikke kan / kunne vært planlagt fra: Sykehus Rehabiliteringsinstitusjoner Helsehusene Alle haste- og prioriterte saker skal være avtalt pr. telefon i forkant. Hjelpemidler som ligger inn under disse to ordningene er: Rullator Gåbord Gripostang Transport rullestol Komfort rullestol Trykkavlastende pute Trykkavlastende overmadrass Trykkavlastende madrass Toalettforhøyer Toalettstol Dusjkrakk Dusj-/toalettstol Seng med madrass, sengegrinder, leftebøyle Brukerpass Et brukerpass er en kontrakt mellom bruker og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag med mål å gi brukere økt mulighet til å følge opp egen sak ved reparasjon/serviee og gjenanskaffelser. NAV Hjelpemiddelsentral Sør- Trøndelag gir opplæring og godkjenner brukere. Bestillingsordningen Formålet med bestillingsordningen er å ha en rask og effektiv saksbehandling, god samhandling og hurtig utlevering av hjelpemidler. Ordningen gjelder kun for hjelpemidler i

15 4 dagliglivet etter egen spesifisert liste. Det forutsettes at det gjøres nødvend ge funksjonsutredninger som dokumenteres hos bestiller. Sertifiserte bestillere i kommunen kan benytte seg av ordningen. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag gjennomfører i samarbeid med kommunen opplæringskurs med påfølgende godkjenning. Frekvens på kurs drøftes i samarbeid mellom partene. Ansvaret for hvilke hjelpemidler som er på bestillingslista ligger til NAV. Tolketjeneste En tolk eller tolk/ledsager fungerer som et bindeledd mellom hørende og herselshemmede. døve eller døvblinde mennesker. Tolketjeneste kan være nyttig i mange sammenhenger. og tjenesten benyttes primært i de sammenhenger der det er nødvendig å kommunisere. Eksempler der det kan være bruk for tolk eller tolkiledsager kan være møter, legebesok. skolesammenhenger. fritidsaktiviteter eller sosiale sammenkomster. Både den hørselshemmede og den hørende kan ta initiativ til å skaffe tolk. Ved skoler, der kommunen har ansatt egne tolker til å bistå hørselshemmede elever/ansatte, tilrettelegges det for systematisk samarbeid med NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag om kompetanseutvikling på området. Anskaffelse av hjelpemidler Alle anskaffelser av hjelpemidler for brukere i kommunen som finansieres av NAV skal foretas av NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag. NAV Hjelpemiddelsentral Sør- Trøndelag er også ansvarlig for deler og tilleggsutstyr som er nødvendig for å foreta tilpasninger, reparasjoner og monteringsarbeid. Søknader på hjelpemidler For å få en rask og effektiv saksbehandling skal alle søknader og tilleggsskjema til NAV være fullstendig utfy lt. Underskrift av søker skal alltid være påført. Unntaket er brukere med individuell plan. Ved bruk av fullmakt skal det alltid være med en kopi av denne som vedlegg til søknads- og tilleggsskjema NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag skal påse at alle leveringsopplysninger og merknader fra bestillinger/søknader overføres til transportør og andre involverte i oppfølgingen. Alle aktuelle vedlegg, bekreftelser, godkjenninger og lignende til søknad skal også være med der det stilles krav til dette. Se/følg skjemaveileder på

16 5 Begrunnelse for behovet og funksjonsbeskrivelse skal alltid stå på søknaden. For veiledning for utfylling se NAVs hjemmeside. NAV Hjelpemiddelsentral skal bruke utfylt tilleggsskjema ved viderebestilling til leverandører slik at hjelpemiddelet sendes ut mest mulig tilpasset. Alle hjelpemidler skal utleveres med bruksanvisning. Ved utlevering av elektrisk rullestol skal veiledningsheftet -Elektrisk rullestol i trafikken- legges ved. Bytte av hjelpemidler Bytte av hjelpemiddel på grunn av at dette er utslitt eller har store funksjonsfeil er beskrevet i serviceveileder. Om utstyret må byttes fordi det har skjedd endringer i brukers funksjonsnivå meldes dette til NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag på aktuelt tilleggsskjema. På noen områder må det gjøres ny funksjonsutredning, utprøves eller søkes på nytt med søknadsskjema, dette vil NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag kreve inn i ettertid. Transport, tilpasning, vedlikehold og reparasjon Se serviceveileder Opplæring i bruk og videre oppfølging Søknadsbegrunner har ansvar for at det gis opplæring, tilpasning og oppfølging av hjelpemidlet. Der andre instanser enn kommunen eller bruker selv har søkt. må vedkommende kontakte kommunen dersom det er behov for bistand til opplæring og oppfølging. Kommunalt ansatte kan søke bistand/veiledning ift opplæring og tilpasning i bruk av spesielle, kompliserte hjelpemidler til NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag. Montering: Se serviceveilederen. Kontaktperson i kommunen skal alltid kontaktes av leverandør for samarbeid. Hovedregelen er at leverandør tar kontakt med søknadsbeurunner for avtale om brukerbesøk. For å sikre god oppfølging og opplæring i bruk av hjelpemidlet skal søknadsbegrunner være til stede ved opplæring og overtakelse av hjelpemidlet hjemme hos bruker om ikke bruker kan ivareta dette selv. Kurs og kompetansetiltak NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag gir opplæring, bistand og veiledning ved etterspurt behov.

17 6 NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag kan etter forespørsel gjennomføre opplæring i samarbeid med for kommunen. Opplæringen kan gjennomføres som kurs, opplæring sammen med ansatte fra NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag eller av leverandør. NAV Hjelpemiddelsentral tilbyr også hospitering etter avtale. Behov for opplæring meldes NAV Hjelpemiddelsentral via kontaktpersonene. Kontaktpersoner Kommunale kontaktpersoner har ansvar for å formidle informasjon fra NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag i sin kommune. Kontaktpersonen har i samarbeid med kommunens ledelse ansvar for å melde inn problemstillinger. forbedrings- og utviklingsområder til NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag. Kommunale Syn og hørselskontakter skal sikres kompetanse på form id ing av syn og horselshjelpemidler. De har ansvar for å dele og formidle sin kompetanse i egen kommune og gi tilbud til brukere med syn- ou horselsproblematikk. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag beny tter Nav.no som sin primære informasjonskanal. Sekundært vil spesielt viktig informasjon bli formidlet skriftlig og/eller via e-post. Kommunens kontaktperson har et særskilt ansvar for å skaffe seg aktuell informasjon fra hjelpemiddelsentralen via internett, samt formidle informasjon i egen organisasjon. Håndtering av uenighet/avvik fra avtalen Uenighet Uenighet mellom NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag og kommunen skal løses på en slik måte at det i minst mulig grad påvirker hjelpemiddelformidlingen i den aktuelle saken. Bruker skal ikke trekkes inn i eventuell uenighet. Uenighet som ikke lar seg løse på saksbehandlernivå, avklares mellom leder ay den aktuelle enhet i kommunen og leder av den aktuelle avdeling ved NAV Hjelpemiddelsentral Sør- Trøndelag Avvik fra avtalen Det vektlegges smidighet i samarbeidet mellom NAV Hjelpemiddelsentral Sør=frondelag og kommunen. Det kan bety at man kan fravike ansvarsdelingen som er beskrevet her når dette a partene anses best for bruker.

18 18. Revidering Veilederen evalueres og evt. revideres i forbindelse med det årlige samarbeidsmøtet som normalt arrangeres hver høst (se rammeavtalen). Evt. nye sentrale føringer som kommer i konflikt med vedtatt ansvarsdeling mellom kommunen og NAV Hjelpemiddelsentral Sør- Trøndelag som medfører endringer vil bli tatt opp særskilt mht. revidering. Partene kan også tilføye punkter i avtalen underveis i avtaleperioden dersom det er enighet mellom partene. 7