SAKSGANG Styre, utvalg, komite m.m. Møtedato Saksnr. Saksbehandler Formannskapet /15 BNI

Transkript

1 FLEKKEFJORD KOMMUNE Saksbehandler: Bernhard Nilsen Saksfremlegg Arkivsaksnr: 15/34 Arkiv: U63 SAKSGANG Styre, utvalg, komite m.m. Møtedato Saksnr. Saksbehandler Formannskapet /15 BNI Utendørsarrangementer - rammer og retningslinjer Saksdokumenter: 1. Forslag til håndbok for utendørsarrangementer. 2. Notat fra Sinus vedr. anbefalte tiltak knyttet til ny utescene med tak, Notat fra Sinus vedr. måling av utendørs og innendørs lydnivå fra scene, Veileder IS-0327 fra Helsedirektoratet Musikkanlegg og helse Rådmannens forslag til vedtak: 1. Formannskapet tar saken til foreløpig orientering. 2. Forslaget til håndbok for utendørsarrangementer legges ut på høring i to uker. 3. Et konkret forslag til retningslinjer for utendørsarrangementer på kommunale områder, inkludert sanksjonsformer, legges frem for behandling i neste formannskapsmøte. Saksopplysninger: Sommeren 2014 pågikk det en stor diskusjon omkring bruken av Fisketorget/Fiskebrygga til konserter på fredagskveldene. På den ene siden ble det vist til konsertenes store popularitet og den massive oppslutningen omkring disse, og på den andre siden reist spørsmål ved hvor mange konserter/arrangementer det kunne gis rom for å ha, hvor lenge på fredagskveldene konsertene/arrangementene kunne foregå, og hvilket lydnivå som kunne aksepteres. Formannskapet behandlet saken i møte den (FSK-071/14) etter kommunelovens 32 (dvs. som bystyre) og fattet da følgende vedtak: 1. De resterende fredagsarrangementene/konsertene for 2014 kan gjennomføres, men med max 93dBA ved mixer og 73dBA utenfor husvegg til nabo. 2. Mellom kl 2300 og 2400 må det spilles lavest mulig lydstyrke med max 90 dba ved mixer og 70dBA ved husvegg til nabo. 3. Det forutsettes at arrangøren gjennomfører målinger slik det har blitt gjort ved tidligere anledninger. Kommunen har rett til å være til stede med representant. 4. Flekkefjord kommune tar forbehold om å kunne komme tilbake til saken dersom det skulle vise seg at arrangementene/konsertene ikke lar seg gjennomføre innenfor de grensene/rammene som nå er gitt.

2 I midten av september 2014 ble det avholdt et internt arbeidsmøte i kommunen for å drøfte de erfaringer og inntrykk man satt igjen med etter sommerens arrangementer/konserter. I etterkant av dette møtet ble det fra rådmannens side opplyst til formannskapet at det ville bli oppnevnt en egen arbeidsgruppe med oppdrag å utarbeide et konkret forslag til rammer og retningslinjer for fremtidige arrangementer/konserter. To hovedhensyn ble vist til som førende for gruppens arbeid: At Fisketorget kan brukes og utvikles som et attraktivt byrom, en sosial møteplass og en arena for ulike kulturaktiviteter og arrangementer. At bruken både av Fisketorget og andre kommunale arrangementssteder kan gis noen klare rammer som ivaretar hensynene til helse og miljø på en god måte. Arbeidsgruppa ble gitt følgende sammensetning: Steinar Ness, kommunalsjef samfunn og teknikk Marianne Omland, kommuneoverlege Arne R. Skage, kulturrådgiver Frode Johannessen, prosjektleder Smaaby (leder for gruppa) Arbeidsgruppa har valgt å ta tak i sitt oppdrag gjennom å lage et forslag til en håndbok for utendørsarrangementer i Flekkefjord kommune, og har innhentet eksempler fra andre kommuner ved utformingen av denne. Det er dette forslaget til arrangementshåndbok som danner grunnlag for og drøftes nærmere i denne saksutredningen. Håndboka er ment å være til hjelp for arrangører, og inneholder derfor konkrete beskrivelser av hvordan søkere skal gå fram for å søke om å avholde arrangementer; herunder hva en søknad må inneholde av opplysninger, spesielle forhold knyttet til søknaden (vakthold, HMS, skjenkebevilling, ROS-analyse osv.), og til hvordan søknader skal behandles i kommunen. Forslaget til håndbok inneholder egne vedlegg for hhv. søknadsskjema, lydreglement, tips til planlegging og gjennomføring av utendørsarrangementer, samt en henvisning til politivedtektene for Flekkefjord kommune. Når det gjelder videre prosess, så foreslås det fra rådmannens side følgende behandling: Saken legges fram til orientering for formannskapet i møte 22. januar med foreløpige vurderinger og tilrådinger. Saken legges ut til en åpen høring i perioden mellom 23. januar og 9. februar. Saken legges deretter fram for ny behandling i formannskapet i møte 19. februar med rådmannens endelige vurderinger og tilrådinger. Denne noe omstendelige behandlingsprosessen foreslås for å gi både arrangører, naboer og andre muligheter til å gi innspill til saken, og for å gi politisk nivå et godt beslutningsgrunnlag. Ut fra gjeldende delegasjonsreglement, så er ikke dette uten videre en sak som vil kreve egen behandling i bystyret, men dette er noe formannskapet vil kunne drøfte nærmere når saken legges fram den 22. januar. Vurdering: I forslaget til håndbok som arbeidsgruppa har utarbeidet, er det særlig to elementer som jeg mener det er viktig å drøfte. Det ene er at det i forslaget ikke skilles mellom ulike arrangementssteder i kommunen, dvs. at Fisketorget/Fiskebrygga i prinsippet likestilles med andre arealer som Sundeparken, gågata, Tollbodbrygga, Fjellparken, Grønnes, Verven, Fiskerihavna på Hidra og idrettsarenaer.

3 Dette gjør det enkelt og oversiktlig for søkere, men får samtidig betydning for hvordan det andre viktige elementet i saken; forslaget til lydreglement, kan utformes. Dersom det ikke skal differensieres mellom arrangementssteder, så må det i reglementet nødvendigvis legges inn en viss fleksibilitet og noen muligheter for unntak, for eksempel fra støygrenser. En av grunnene til dette er de årlige konsertene i Fjellparken, som foregår over et par intense dager, men som har et lydnivå og støyverdier som er høyere enn det som det er naturlig å akseptere for hyppige arrangementer, eksempelvis i gågata eller på Fisketorget. Også for større enkeltstående konserter andre steder kan det være riktig å gi tillatelse til en varighet på arrangementet som går utover det foreslåtte lydreglementet. Et alternativ til et felles lydreglement kunne vært å dele inn i ulike arrangementssteder med ulike krav til støygrenser, uten at det nødvendigvis ville ha representert en enklere eller bedre løsning. Det er likevel viktig å peke på det valget arbeidsgruppa her har gjort, og at dette får betydning for lydreglementets samlede utforming. Når det gjelder lydreglement, så er det tre spørsmål som må besvares: Hvor sent (når på døgnet) skal det være lov til å ha arrangementene/konsertene? Hvor høyt skal det være anledning til å spille under arrangementene/konsertene? Hvor mange arrangementer/konserter skal det være lov å ha på samme sted? Det er også en viss sammenheng mellom disse tre faktorene. Det kan med god grunn hevdes at man for de arrangementene som skjer en sjelden gang (eksempelvis Fjellparkfestivalen) må akseptere mer støy enn for de som skjer hyppig eller jevnlig. På samme måte kan det hevdes at man må akseptere mer støy på dagtid og tidlig kveld, enn på sen kveld og natt. I forslaget til lydreglement er det foreslått følgende hovedregler: Konserter med høyttaler avsluttes senest kl Lydnivået skal holdes på et helsemessig forsvarlig nivå. Det er gitt verdier for varslingsgrense (92 db) og absolutt grense (99 db) for støy i publikumsområdet, samt for støy i omgivelsene. Støygrensene for omgivelsene er differensiert mellom dag (kl ), kveld (kl ) og natt (23-07). Det tillates 10 arrangementer på samme sted med de støygrensene som er vist til i lydreglementet. Dersom det skal være flere enn 10 arrangementer på samme sted, så er grenseverdi i omgivelsene satt til maksimalt gjennomsnitt på 65 db. De foreslåtte hovedreglene bygger på helsedirektoratets veileder IS-0327, men går noe lenger enn anbefalingene i denne, for eksempel ved å foreslå at det tillates ti arrangementer med de nevnte støygrensene for omgivelsene, i stedet for seks, slik veilederen foreslår. Siden lydreglementet er foreslått som felles hovedregler for alle arrangementssteder, er det også foreslått tatt inn en formulering som sier at Flekkefjord kommune unntaksvis kan gi dispensasjon fra de angitte bestemmelsene. En slik unntaksbestemmelse er ikke alltid like enkel å praktisere. Jeg oppfatter forslaget til reglement slik at det åpner for å gi Fjellparkfestivalen anledning til å spille høyere og lenger utover kvelden enn hva hovedreglene sier, og å tillate enkeltkonserter på Tollbodbrygga eller Verven med noe romsligere støy- eller tidsrammer for arrangørene. Her blir det tanken om at det som skjer en sjelden gang kan kvalifisere til unntak fra hovedreglene. Vanskeligere er det for de arrangementene/konsertene som skjer ofte eller jevnlig i hvilken grad skal det være anledning til unntak i slike tilfeller? En tolkning kan være at det i tillegg til de inntil ti tillatte arrangementene, kan gis dispensasjon til ett eller to ekstra, for eksempel knyttet til Laksefestivalen eller et annet særskilt arrangement.

4 Det er også mulig å tenke seg at unntaksmuligheten kan knyttes til tidsrommet eller støygrensene, dvs. at det en eller to ganger i løpet av en sesong kan gis dispensasjon til å spille lenger enn til kl eller med høyere støygrenser. Samtidig er det viktig at man ikke blir så fleksibel når det gjelder unntak og dispensasjoner at dette uthuler hovedreglene. Da er det mer forutsigbart og ryddig heller å endre på hovedreglene. I forslaget til lydreglement er det forutsatt at arrangørene selv må gjennomføre målinger og kunne dokumentere at man holder seg innenfor de gitte verdiene. I tillegg til dette arrangørkravet, vil det fra rådmannens side bli foreslått at kommunen anskaffer måleutstyr og selv gjør sine kontrollmålinger. Ut fra den informasjonen som er innhentet, vil dette ha en relativt begrenset kostnad og vil med en grunnleggende opplæring være fullt mulig å utføre ved hjelp av kommunens eget personale (eksempelvis brannvakta). Forslaget til arrangementshåndbok sier ikke noe om hva som skjer dersom arrangørene ikke forholder seg til retningslinjene og lydreglementet. Sett fra rådmannens side, vil det være riktig å konkretisere reaksjonsformene ved overtredelse av de reglene som blir vedtatt. Her kan det være et alternativ å se hen til de sanksjonsformene bystyret har vedtatt ved overtredelse av salgs- og skjenkebevillinger, m.a.o. at det gis advarsel ved første gangs overtredelse og at gitte tillatelser (her; til arrangementer) kan trekkes tilbake ved gjentatte overtredelser. Selv om etablering av fast utescene med tak på Fisketorget er et annet prosjekt og følges opp som en egen sak (FSK-125/14), så er det likevel naturlig å nevne at dette tiltaket trolig vil ha en positiv innvirkning på de støymessige utfordringene knyttet til konserter på dette stedet. Firmaet Sinus, som var de som gjennomførte lydmålingene sommeren 2014, har i forbindelse med utarbeidelsen av idéskisser laget et notat som påpeker at en slik scene vil kunne gi bedre kontroll over lydutbredelsen fra scenen, og sikre at lyden styres til selve publikumsområdene. Avslutningsvis vil jeg understreke at dette ikke må gjøres til eller fremstilles som en sak om det i fremtiden skal være lov til å ha konserter og arrangementer på Fisketorget. Det skal det. For Flekkefjord er det viktig at dette flotte byrommet i sentrum utnyttes på en måte som er positiv og engasjerende for kommunens innbyggere og besøkende. Men også det som oppleves som viktig og positivt må rammes inn på en måte som er i samsvar med lover og forskrifter, og på en måte som ikke påfører skader eller urimelige ulemper for andre. Dette er allment akseptert når det for eksempel gjelder vår atferd i trafikken, for spisesteder og servering, samt fritidsaktiviteter med egne sikkerhetskrav. Og det må gjelde når det kommer til lyd og støy, og de helsemessige konsekvensene av dette. Rammene og lydreglementet som kommunen til slutt vedtar på for arrangementer og konserter på kommunal grunn, må balansere disse hensynene på en klok måte. Dette har lykkes på andre samfunnsområder og i andre kommuner, og bør også være mulig å få til på dette området. I samsvar med overordnet plan Økonomi Likestilling Barn og unges oppvekstvilkår Universell utforming / tilgjengelig Klima / miljø ROS-vurdering Folkehelse Eldrerådet Rådet for funksjonshemmede Vurdert i saksfremstillingen: Ikke relevant:

5 Ansvar for oppfølging: Underretning sendes til: