INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 Kontrollutvalget i Stange kommune Sekretariatet KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Trond Vangen (Frp), leder Marit Tofastrud Vestli (BL), nestleder Tom Fjæstad (H) Truls Wadd (Ap) - forfall Anne-Grethe Henriksen (Ap) Gjøvik, 13. juni J.nr./referanse: 14-19/ST/ks Kopi av innkallingen er sendt: Ordfører og rådmann Hedmark Revisjon IKS INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Det innkalles herved til møte i kontrollutvalget: Dato: Fredag 21. juni 2019 Tid: Kl ca Sted: Møterom 421, rådhuset Vedlagt følger saksliste og saksdokumenter. Eventuelt forfall til møtet bes meddelt snarest til undertegnede på telefon/sms til , eller e-post kjetil@kontrollutvalget.no Sakspapirer unntatt offentlighet: Vedlegg til sakene 37/2019 og 38/2019 er unntatt offentlighet, og er sendt ut på papir til møtedeltakerne. Deltakelse fra andre i møtet: Sak 35 Kommunens varslingsrutiner: Administrasjonen er invitert til å orientere. Saken er satt opp til behandling kl Sak 36 Oppfølging av råd om etablering av tipsmottak: Rådmann og ordfører er invitert til saken. Saken er satt opp til behandling kl Sak 37 Orientering om oppfølging av varslingssak: Administrasjonen er invitert til å orientere. Sak 40 Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid orienterer. Saken er satt opp til behandling kl Med hilsen For leder i kontrollutvalget Kjetil Solbrækken utvalgssekretær Adresse: Kontrollutvalgstjenester Kjetil Solbrækken Studievegen 7, 2815 Gjøvik Tel , e-post: kjetil@kontrollutvalget.no

2 KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE SAKSLISTE FOR MØTE I STANGE KOMMUNE Fredag 21. juni 2019 kl (Rom 421, rådhuset) SAK NR. 34/2019 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE SAK NR. 35/2019 KOMMUNENS RUTINER FOR VARSLING AV KRITIKKVERDIGE FORHOLD SAK NR. 36/2019 OPPFØLGING AV RÅD OM ETABLERING AV TIPSMOTTAK / UTVIDET VARSLINGSORDNING SAK NR. 37/2019 SAK NR. 38/2019 SAK NR. 39/2019 SAK NR. 40/2019 SAK NR. 41/2019 ORIENTERING OM OPPFØLGING AV VARSLINGSSAK OPPFØLGING AV HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET VEDRØRENDE BEKYMRINGSMELDING HELSE RAPPORTERING PR. 1. TERTIAL 2019 STANGE KOMMUNE HEDMARK REVISJON IKS: STATUS I ARBEIDET MED SAMMENSLÅING MED INNLANDET REVISJON IKS REFERATSAKER Stange, 13. juni For utvalgsleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær Kopi til orientering: - Stange kommune v/ordfører, rådmann, økonomisjef og vararepresentanter til kontrollutvalget - Hedmark Revisjon IKS

3 SAK NR. 34/2019 Stange kommune GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken (sekr.) Nei Saksdokumenter: Vedlagt: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAKSOPPLYSNINGER: Møteprotokoll fra siste møte legges herved frem til formell godkjenning. 1

4 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 23. mai 2019 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen (Frp), leder fratrådte møtet kl Marit Tofastrud Vestli (BL), nestleder Anne-Grethe Henriksen (Ap) Tom Fjæstad (H) Følgende medlem hadde meldt forfall: Truls Wadd (Ap) Følgende varamedlem møtte: Arne Andreassen (PP), første vara for Ap/Sv/PP Ellers møtte: Fra administrasjonen: Kommunalsjef Helse og omsorg Tove Nordli Selnes, virksomhetsleder Barn og familie Thilla Marie Nerli Lerberg og tidligere ledende helsesøster Britt Stensrud (alle møtte under sak 32). Fra Hedmark Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad og forvaltningsrevisor Kristoffer Svendsen (begge møtte under sakene 29 og 30). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 28/2019 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Vedtak, enstemmig: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 29/2019 FORUNDERSØKELSE: ÅKERSHAGAN EIENDOM AS Fra behandlingen: Hedmark Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad presenterte forundersøkelsen og svarte på spørsmål. 1

5 Vedtak, enstemmig: 1. Med bakgrunn i forundersøkelsen ser kontrollutvalget det ikke hensiktsmessig å gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt rettet mot selskapets drift, kostnader og måloppnåelse. 2. Kontrollutvalget har merket seg at forundersøkelsen reiser spørsmål om styresammensetningen i Åkershagan Eiendom AS er i tråd med eierskapsmeldingen til Stange kommune, del I, pkt Dette spørsmålet følges opp overfor rådmannen som en del av kontrollutvalgets planlagte oppfølging av kommunens eierskapspolitikk og eierstyring. Rådmannen inviteres til å orientere. SAK NR. 30/2019 PROSJEKTPLAN: REFERANSESJEKK OG OPPFØLGING AV NYANSATTE I STANGE KOMMUNE Fra behandlingen: Hedmark Revisjon IKS ved forvaltningsrevisor Kristoffer Svendsen presenterte prosjektplanen og svarte på spørsmålet. Vedtak, enstemmig: 1. Prosjektplan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Referansesjekk og oppfølging av nyansatte i Stange kommune» godkjennes. 2. Revisjonsprosjektet gjennomføres høsten 2019 innenfor en tidsramme på 150 timer. Prosjektet skal besvare følgende problemstillinger: 1. Innhenter Stange kommune referanser ved rekruttering av nyansatte? 2. Får nyansatte i Stange kommune tilstrekkelig oppfølging i prøvetiden? SAK NR. 31/2019 PROSJEKTPLAN: BARNEFATTIGDOM Fra behandlingen: Utvalgsleder Trond Vangen ble innvilget permisjon og fratrådte møtet før behandlingen av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av tre medlemmer og ett varamedlem. Nestleder Marit Tofastrud Vestli tiltrådte som møteleder. Vedtak, enstemmig: (4 medlemmer) 1. Prosjektplan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Barnefattigdom» godkjennes. 2. Revisjonsprosjektet gjennomføres høsten/vinteren 2019/2020 innenfor en tidsramme på 250 timer. Prosjektet skal besvare følgende problemstillinger: Problemstilling 1: I hvilken grad har Stange kommune oversikt over barn i lavinntektshusholdninger? 2

6 Problemstilling 2: Hvilke tiltak har Stange kommune for å forebygge og forbedre barns situasjon i lavinntektshusholdninger? Problemstilling 3: I hvilken grad kan man vise til at tiltakene har virkning? Problemstilling 4: I hvilken grad samarbeider NAV Stange og barneverntjenesten om oppgavefordeling ved lavinntektsproblematikk som involverer barn? SAK NR. 32/2019 OPPFØLGING AV HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET VEDRØRENDE BEKYMRINGSMELDING HELSE Fra behandlingen: Møtet ble enstemmig vedtatt lukket under behandlingen av saken, jf. kommunelovens 31, jf. offentlighetslovens 13, jf. forvaltningslovens 13. Kommunalsjef Helse og omsorg Tove Nordli Selnes, virksomhetsleder Barn og familie Thilla Marie Nerli Lerberg og tidligere ledende helsesøster Britt Stensrud orienterte om kommunens håndtering av den omtalte saken og svarte på spørsmål. Følgende ble delt ut under møtet: Rutinebeskrivelse: Fra bekymring til handling barn og unge (prosedyre for eget ansvar og tverrfaglig samarbeid i Stange kommune, når vi møter barn og unge som vi «lurer på», eller blir bekymret for.» Vedtak, enstemmig: (4 medlemmer) 1. Saken utsettes til neste møte. 2. Fylkesmannens/Helsedirektoratets behandling av klager i tilknytning til den omtalte saken bes fremlagt for kontrollutvalget. SAK NR. 33/2019 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Vedtak kommunestyret valg av Margrethe Krogsrud (V) som første vararepresentant til fellesliste for FrP og Venstre i kontrollutvalget. 2. Attestasjoner fra Hedmark Revisjon IKS: Forvaltning av private økonomiske midler - Stange helseog omsorgssenter Revisjonsberetning beboerregnskap Stange helse- og omsorgssenter, avd. 5 3

7 3. Protokoll fra styremøte i Stange kommunale Boligforetak Diverse avisartikler 5. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Vedtak, enstemmig: (4 medlemmer) Referatsakene tas til orientering. Stange, 23. mai RETT UTSKRIFT: Stange, 23. mai Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: TORSDAG 13. JUNI 2019 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Møte 13/6-19: Reviderte varslingsrutiner (KU-sak 11/18 og 13/18 høsten Jf. også fellesmøte sak 38/18) Oppfølging av råd om tipsmottak (KU-sak 05/19, jf. sak 13/18) Orientering om status for varslingssak (KU-sak 20/19) Oppfølging av henvendelse til kontrollutvalget vedr. bekymringsmelding (KU-sak 32/19) Tertialrapport 1. tertial 2019 Stange kommune (KU-sak 45/18) Hedmark Revisjon IKS: Status for sammenslåing med Innlandet Revisjon IKS (KU-sak 17/19) 4

8 Møte 12/9-19: Kommunebarometeret 2019 Eierstyring i Stange kommune (avtalt i møte den 21/3-19) Tilstandsrapport skole og arbeidet mot mobbing (KU-sak 34/18) Møte 8/10-19: Oppfølging av kommunebarometeret Kostra-analyse Egenevaluering valgperioden Kontrollutvalget Planlegging av første møte i ny valgperiode Saker til senere oppfølging: Investeringsprosjektet og ubrukte lånemidler (KU-sak 25/19) Vurdering av forundersøkelse: Økonomistyring helse- og omsorgssentre (KU-sak 07/19) Sykefraværsarbeidet i Stange kommune (KU-sak 03/19): Løpende informasjon tertialrapporter legges frem til orientering Ny presentasjon fra rådmannen (tidlig 2020) NAV/sosialtjenesten: Ny presentasjon/oppfølging fra møte 17/12-18 (KUsak 71/18) Oppfølging av tiltak etter Helsetilsynets rapport om legemiddelhåndtering mv (KU-sak 03/17) Implementering av ny personopplysningslov (KU-sak 25/18, oppf. i 2019) Byggesaksavdelingen - tema: tilsyn og internkontroll (KU-sak 10/17, oppfølging utsatt til 2018) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Oppfølging av revisjonsrapport Barnevern fra 2017 (KU-sak 60/17, jf. k.sak) HIAS IKS/Sirkula IKS: Ny forundersøkelse (KU-sak 76/18, oppf. i 2020?) Aktuelle orienteringssaker: Ny kommunelov m/forskrifter Ny veileder for selskapskontroll Ny veileder for kontrollutvalgssekretariater Årlige/løpende saker: Tertialrapporter Stange kommune (orienteringssak 1. tertial og 2. tertial, jf. KU-sak 45/18) Kommunebarometeret evt. Kostra-analyse (årlig sak, jf. KU-sak 45/18) Forundersøkelse: Oppfølging av politiske vedtak (KU-sak 15/18) Forundersøkelse: Eksterne tilsynsrapporter (KU-sak 59/17 og sak 08/18). Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjonsrapporter Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Forvaltningsrevisjonsprosjekt: Ansettelsesprosedyrer (KU-sak 30/19) Forvaltningsrevisjonsprosjekt: Barnefattigdom (KU-sak 31/19) Møteplan 2019 kontrollutvalget: Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl (i tillegg til opprinnelig møteplan) Torsdag kl Torsdag kl (i tillegg til opprinnelig møteplan) Torsdag kl Torsdag kl Tirsdag kl Torsdag kl

9 SAK NR. 35/2019 Stange kommune KOMMUNENS RUTINER FOR VARSLING AV KRITIKKVERDIGE FORHOLD Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Rutiner for varsling av kritikkverdige forhold Stange kommune Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: Kommunens rutiner for varsling av kritikkverdige forhold tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunn / oppsummering: Saken er en oppfølging av vedtak i kontrollutvalgets møte den i forbindelse med behandling av en varslingssak: Kontrollutvalget ber om en presentasjon av kommunens varslingsrutiner, jf. kontrollutvalgets vedtak i sak 11/2018. Saken søkes fulgt opp i møte den i tilknytning til sak om drøfting av behov for en utvidet varslingsordning, jf. kontrollutvalgets vedtak i sak 11/18 og 38/18. Med bakgrunn i vedtaket er rådmannen/administrasjonen invitert til å orientere. 1

10 Vedlagt saken følger kommunes rutiner for varsling av kritikkverdige forhold. Rutinene er etablert med bakgrunn arbeidsmiljølovens krav om å tilrettelegge for ansatte å kunne varsle om kritikkverdige forhold på en forsvarlig måte. I kontrollutvalgets vedtak den er det bl.a. henvist til kontrollutvalgets sak 11/2018. Denne saken hadde sakstittelen «Kommunens varslingsrutiner og praktiseringen av disse». Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i denne saken: 1. Kontrollutvalget tar presentasjon av kommunens varslingsrutiner og praktiseringen av disse til orientering. 2. Kontrollutvalget tar til orientering at dagens varslingsrutiner er under revisjon. Kontrollutvalget ber om å bli orientert om reviderte rutiner når disse foreligger. Saken følges opp høsten Kontrollutvalget har merket seg at kommunen ikke har hatt noen varslingssaker i perioden 2008 d.d. Kontrollutvalget ønsker dialog rundt årsaken til det lave antallet varslinger som en del av presentasjon av reviderte varslingsrutiner. Dette følges opp sammen med presentasjon av reviderte varslingsrutiner. HVA ER VARSLING? (kilde: Arbeidstilsynets hjemmeside, Å varsle er å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen Arbeidsmiljøloven 2-4, 2-5 og 3-6 regulerer arbeidstakers rett til å varsle. Bestemmelsene skal bidra til å styrke den reelle ytringsfriheten i et ansettelsesforhold. Arbeidsmiljølovens varslingsregler omfatter tilfeller der arbeidstaker varsler om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen som arbeidstakeren blir kjent med gjennom arbeidsforholdet og som er eller kan være i strid med: Lover og regler. Virksomhetens retningslinjer. Alminnelig oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt. Arbeidstakers rett til å varsle Arbeidstaker har rett til å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. I noen tilfeller har imidlertid arbeidstaker også en plikt til melde fra. Forsvarlig fremgangsmåte ved varsling Det følger av loven at arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. I et godt arbeidsmiljø er det en lav terskel for å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Samtidig håndteres kritikk og uenighet på en saklig og ryddig måte. Åpenhet på arbeidsplassen viser en sunn bedriftskultur som både virksomheten og de ansatte er tjent med. 2

11 Virksomheten skal ha utarbeidet rutiner for intern varsling eller sette i gang andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling ved kritikkverdige forhold. Arbeidstaker skal varsle i henhold til disse rutinene, med mindre det er forhold som gjør at intern varsling ikke er hensiktsmessig. Påstander om kritikkverdige forhold kan være en belastning både for den eller de det varsles om, for virksomheten og kolleger samt miljøet på arbeidsplassen. Mange opplever også det å varsle om kritikkverdige forhold som en belastning for seg selv. Det anbefales derfor at du søker rådgivning, gjerne hos Arbeidstilsynet, tillitsvalgt eller advokat, før du eventuelt går til det skritt å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Arbeidstaker bør spørre seg selv: Har jeg grunnlag for kritikken? Hvordan bør jeg gå frem? Hvem bør jeg si fra til? Arbeidsgiver kan ikke påberope seg forsvarlighetskravet for å beskytte eller skjule straffbar, lovstridig, uetisk eller skadelig virksomhet. Etter loven er det arbeidsgiver som har bevisbyrden ved påstand om at framgangsmåten ved varsling ikke har vært forsvarlig. Det skal ikke stilles strenge krav til arbeidstakers vurderinger med hensyn til valg av fremgangsmåte. Arbeidstaker kan også si fra til tillitsvalgt, verneombud eller arbeidsmiljøutvalg. Arbeidstaker har alltid rett til å varsle til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. Eksempler på slike myndigheter er Arbeidstilsynet, Økokrim, Skatteetaten, Konkurransetilsynet, Datatilsynet, Helsetilsynet og Klima- og forurensningsdirektoratet. Vern mot gjengjeldelse Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler, eller som på andre måter gir til kjenne at han eller hun planlegger eller vurderer å varsle, er lovstridig. Arbeidstaker må likevel tåle saklige motargumenter eller motbevis knyttet til de kritikkverdige forholdene. Hvis fremgangsmåten ikke er forsvarlig, gjelder ikke gjengjeldelsesforbudet. Dette betyr imidlertid ikke at en gjengjeldelse nødvendigvis vil være lovlig. Generelt gjelder at en reaksjon må stå i et rimelig forhold til bruddet på forsvarlighetskravet. Oppreisning og erstatning Arbeidstaker som blir utsatt for ulovlig gjengjeldelse i forbindelse med varsling, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Erstatning for økonomisk tap må eventuelt kreves gjennom rettsapparatet. Dersom arbeidstaker blir oppsagt eller avskjediget på grunn av varslingen kan det kreves erstatning etter de erstatningsregler som gjelder. 3

12 Arbeidsgivers plikt til å legge til rette for varsling Det er arbeidsgivers ansvar å sørge for åpenhet og god intern kommunikasjon i virksomheten. Arbeidsgiver skal aktivt bidra til at ytringsfrihet og varsling blir en naturlig del av virksomhetens arbeidsmiljøarbeid. Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold. Det skal vurderes om arbeidstakerne skal ha en fast rutine eller fremgangsmåte å forholde seg til når alvorlige kritikkverdige forhold skal tas opp. En slik rutine vil for det første gi de ansatte et signal om at det er ønskelig at de sier fra. Det vil dessuten gi de ansatte veiledning i hvordan de skal gå frem og trygghet for at de følger en akseptert fremgangsmåte. Med rutiner for intern varsling menes retningslinjer, instrukser, reglement med mer, som angir virksomhetens etiske plattform, hvem det kan varsles til, hvordan varslingsmeldinger skal håndteres osv. Se ellers brosjyren "Varsling om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen" som kan lastes ned i menylinjen oppe til høyre. Hva slags tiltak skal settes i verk? Loven sier ikke noe konkret om hva slags tiltak som skal settes i verk. Dette må tilpasses behovet og situasjonen i den enkelte bransje og virksomhet. Tillitsvalgte/verneombud skal trekkes inn i arbeidet med å vurdere behovet for tiltak og ved utarbeidelse og gjennomføring av konkrete tiltak. Eksempler på tiltak som kan fremme åpenhet og god kommunikasjon i virksomheten: Møteplasser med tid og muligheter til å delta Åpenhet rundt normer og verdier Diskusjon om hvordan intern kritikk bør håndteres Spørsmål knyttet til ytringsfrihet og varsling tas opp i møter, foredrag, intern avis eller lignende Informasjon om varsling og regelverket Dersom kritikkverdige forhold problematiseres eller avdekkes, må det fokuseres på saken og ikke på den som sier fra En ledelse som er tilstedeværende, tilretteleggende og aktiv, og som viser tydelig et ønske og en vilje til åpenhet Medvirkende og aktiv vernetjeneste/tillitsvalgte Rutiner for intern varsling 4

13 Varsling av kritikkverdige forhold - interne rutiner Dokument administrator: Inger Lise Storlien Gyldig fra: Revisjon: 1.7 Godkjent av: Inger Lise Storlien Revisjonsfrist: ID: Varsling av kritikkverdige forhold i Stange kommune 1. Hensikt Rutiner for varsling av kritikkverdige forhold er utarbeidet på bakgrunn av Arbeidsmiljølovens bestemmelser, 2-A og Likestillings- og diskrimineringsloven 6. Stange kommune ønsker åpenhet og deltakelse fra ansatte gjennom innspill og meldinger. Den som observerer uønskede hendelser, avvik eller andre kritikkverdige forhold kan varsle om dette til nærmeste leder, leders leder eller kommunens varslingssekretariat. Varsling til andre enn nærmeste leder kan gjøres der nærmeste leder er tidligere varslet, men ikke har gjort noe med forholdene eller forholdene gjelder leder. Ansatte har også rett til å varsle tillitsvalgt eller verneombud. Varsling av kritikkverdige forhold kan gjøres til eksterne offentlige tilsynsmyndigheter. Disse er pålagt taushetsplikt vedrørende ansattes navn og andre identifiserende opplysninger om arbeidstaker. AML 2 A-1 (2). Les punktene nedenfor før du varsler. (I pkt. 5 beskrives framgangsmåten): 2. Omfang/forklaring Generelt Den som varsler er ifølge Arbeidsmiljøloven beskyttet mot gjengjeldelse, AML 2 A-2. Det er imidlertid viktig at det er kritikkverdige forhold som varsles, og at det er saklig grunn for å varsle. Forhold som arbeidstaker mener er kritikkverdig ut i fra egen politisk eller etisk overbevisning, omfattes ikke av retten til å varsle. Med kritikkverdige forhold menes brudd på lov, interne regler/retningslinjer eller allment aksepterte etiske standarder. Eksempler kan være: Forhold som kan medføre fare for liv og helse Mobbing og trakassering, inkludert uønsket seksuell atferd Diskriminering Korrupsjon, underslag m.v. Maktmisbruk Brudd på taushetsplikten Videre skal en varsling være forsvarlig. Å varsle ved bruk av vedlagte skjema eller annet skriftlig format er forsvarlig. Elektronisk skjema ligger nederst i dokumentet under Lenker. Saksgang Når du bruker varslingsskjema, enten skriftlig eller elektronisk, går dette til den du har valgt som mottaker. Enten til nærmeste leder, leders leder, tillitsvalgt, verneombud eller varslingssekretariatet. Ved bruk av manuell rutine kan du selv velge hvem i varslingssekretariatet du vil sende varselet til. I den elektroniske rutinen vil varslingsskjema gå til alle de tre medlemmene, med leder for HR- og informasjonsavdelingen som dokumentansvarlig. Alle henvendelser skal vurderes uavhengig av hvem som mottar varselet. Varsling av kritikkverdige forhold - interne rutiner Det skal loggføres i EQS at det er igangsatt tiltak og hvilke tiltak som er gjennomført, men referat fra møter mm. skal dokumenteres i kommunens sak/arkivsystem. Varsler inviteres til et møte hvis varselet ikke er sendt anonymt. Den/de som varselet omfatter inviteres til eget møte for å gi sin forklaring. Det 1/3

14 Varsling av kritikkverdige forhold - interne rutiner skrives referat fra begge møter. Det skal loggføres i EQS hvis det varsles eksternt til eks. arbeidstilsynet. I EQS må det oppgis journalpost nummer på saken i kommunens sak/arkiv. Konkluderes det med at varselet må følges opp som en personalsak, skal HR- sjefen informeres. HR sjefen avgjør hvem som behandler saken videre. Mottar verneombud eller tillitsvalgt et varsel, er de ansvarlig for å få varselet journalført i kommunens sak/arkiv system og informere HR-sjefen. Enhver mottaker av et varsel må vurdere sin habilitet. Vurderes en eller flere av varslingssekretariatets medlemmer som inhabile vil det settes inn andre medlemmer. Vurderes rådmannen som inhabil vil varslingssekretariatet anbefale en ekstern part som kan behandle saken for Stange kommune. Varslingssekretariatet består av følgende personer: Navn Funksjon/stilling Tlf. nr. /mobil Inger Lise Storlien Leder av HR- og informasjonsavdelingen / Erik Sletner Jurist/ virksomhetsleder JUS/POL / Kai Overmo Hovedverneombud / Informasjon til berørte/parter Dersom varslingen retter kritikk mot andre ansatte, skal de som er kritisert ha muligheten til å uttale seg. De det gjelder vil derfor bli orientert om innholdet etter en vurdering av varslingssekretariatet. Orienteringen vil ta hensyn til varslerens ønsker om evt. fortrolighet eller anonymitet (se pkt. 4). 3. Ansvar for prosedyren Ansvaret for prosedyren ligger hos leder av HR- og informasjonsavdelingen. Det skal være lagt ut varslingsskjema på den enkelte arbeidsplass selv om rutine og skjema foreligger elektronisk på arbeidsplassen. 4. Definisjoner - anonym og fortrolig Det er mulig å varsle i full åpenhet, be om fortrolig behandling, eller dersom det er helt nødvendig, varsle anonymt. En varsling det er full åpenhet om, kan følges opp med bedre undersøkelser. Varslingen vil likevel bli behandlet med varsomhet og unntas offentlighet m.v. der dette vurderes som riktig. Husk at den som varsler om kritikkverdige forhold er beskyttet mot gjengjeldelse. Jfr. AML 2 A-2. Ved å krysse av for "fortrolig behandling" vil kun mottaker av varslingen kjenne varslerens identitet. Videre undersøkelser vil ta høyde for å opprettholde varslerens anonymitet i forhold til andre ansatte i kommunen. Vær oppmerksom på at dette vil kunne redusere muligheten for undersøkelser og oppfølging av saken i enkelte tilfeller. Ved en eventuell rettssak, vil vitneplikten gå foran anonymitetsønsket. Ved å krysse av for "send anonymt" (i den elektroniske rutinen) forblir varsleren anonym for alle. Det vil da ikke være mulig å finne ut hvem som har sendt meldingen. Det er åpnet for denne muligheten fordi det i helt spesielle tilfeller kan være eneste mulighet for å få inn viktige varsler. Anonyme varsler vil bli vurdert og behandlet av mottaker. Det vil imidlertid ikke være mulig for mottaker av varslet å informere varsler om behandlingen av saken eller å kunne gi noen form for direkte tilbakemelding. Det oppfordres derfor til ikke å bruke denne muligheten med mindre det oppleves som helt nødvendig. 2/3

15 5. Arbeidsbeskrivelse Varsling av kritikkverdige forhold - interne rutiner Framgangsmåte 1: Bruk av kvalitetssystemet EQS Referanser Klikk her for skjema Velg mellom "send" eller send "skjema anonymt". Skjemaet går da til den som du velger leder, leders leder, tillitsvalgt, verneombud eller varslingssekretariatets medlemmer. Nærmere beskrivelser av regler og forventninger som ved å brytes kan kalles kritikkverdige forhold, finner du blant annet i: Stange kommunes Arbeidsreglement (Gyldig) Stange kommunes arbeidsgiverpolitikk og verdigrunnlag Rutinen er vedtatt i Arbeidsmiljøutvalget Stange kommune 3/3

16 SAK NR. 36/2019 Stange kommune OPPFØLGING AV RÅD OM ETABLERING AV TIPSMOTTAK Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Råd for etikkarbeid i kommunesektoren (rapport fra KS/Oslo Economics, 2018) 2. Eksempler fra andre kommuner Vedlagt Ikke vedlagt FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Presentasjon fra varslingsordninger i andre kommuner, der både ansatte og eksterne kan varsle, tas til orientering. 2.. SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunn/oppsummering: Råd om etikkarbeid i kommuner (rapport fra KS) ble lagt frem for kontrollutvalget i deres møte den 15/3-18. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken (sak 13/18): 1. Med bakgrunn i konkret anbefaling fra Kommunens Sentralforbund (Status og råd for etikkarbeidet i kommunesektoren) ønsker kontrollutvalget å drøfte behovet for tipsmottak for innbyggere som har mistanke om uetisk atferd og korrupsjon i kommunen. 2. Saken følges opp som en del av sak om presentasjon av reviderte varslingsrutiner, jf. kontrollutvalgets vedtak i sak 11/

17 Saken ble fulgt opp i fellesmøte mellom kontrollutvalgene i Hamarregionen den 21/8-18 og i kontrollutvalget i Stange den 7/2-19. I sistnevnte møte ble det fattet slikt vedtak: Kontrollutvalget inviterer ordfører og rådmann til en drøfting av hvordan rådet om etablering av tipsmottak kan følges opp i praksis. Vedlagt saken følger rapporten med de konkrete rådene det henvises til. Råd nr. 5 (under arbeidsområde 7), som står sentralt i denne saken, er kommentert slik i den vedlagte rapporten: Råd 5: I tillegg til varslingsrutiner bør kommunen ha tipsmottak for innbyggere som har mistanke om uetisk atferd og korrupsjon i kommunen Varsling slik begrepet brukes i arbeidsmiljøloven, omfatter tilfeller der arbeidstakere (også innleide) sier fra om kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det. Som et supplement til varsling fra arbeidstakere, kan tips fra brukere, leverandører og innbyggere generelt være en viktig kilde til informasjon om kritikkverdige forhold i kommunen. Kommunen bør derfor innrette trygge tipsmottak også for personer som ikke er ansatt i kommunen. I en del tilfeller vil tips om kritikkverdige forhold i kommunen gis til folkevalgte. Det bør derfor finnes rutiner for hvordan folkevalgte skal håndtere tips fra publikum. 2

18 Råd for etikkarbeid i kommuner Del av Oslo Economics rapport

19 Råd for etikkarbeid i kommuner Kommunesektoren arbeider kontinuerlig for å hindre uetisk atferd og korrupsjon. På oppdrag fra KS har Oslo Economics, i samarbeid med Prof. Tina Søreide ved NHH, utviklet et sett råd for hvordan kommuner og fylkeskommuner bør jobbe for å hindre uetisk atferd og korrupsjon. Rådene er ment som en støtte til ledere og folkevalgte. Rådene er inndelt i ni sentrale arbeidsområder. For hvert arbeidsområde gis to til fem råd om etikkarbeidet og oppfølgingen av dette. Rådene er utarbeidet på grunnlag av beste praksis nasjonalt og internasjonalt (hovedkilde OECD). En del av rådene bygger på lovkrav og/eller gir veiledning til hvordan lovbestemmelser kan etterleves i praksis. Rådene er relevante for alle kommuner og fylkeskommuner, uavhengig av organisasjonsform. For enkelhets skyld er rådene formulert for en kommune styrt etter formannskapsmodellen. Rådene retter seg primært mot ledere i kommuner og fylkeskommuner. Når det i et råd står at «kommunen bør», betyr dette at administrasjonssjef, enhetsledere og andre ledere i administrasjonen og virksomhetene bør ta ansvar for at det skjer. Der politiske utvalg har ansvar for etikkarbeidet beskrives det eksplisitt. Vi håper at rådene vil være til nytte for kommuner og fylkeskommuner som ønsker å vurdere og forbedre sitt etikkarbeid. 1. VERDIER, HOLDNINGER OG KULTUR Kommunen bør ha verdier som tydeliggjør rollen medarbeidere og folkevalgte har overfor samfunnet og brukere av kommunale tjenester Kommunen bør ha offentliggjort sine verdier Kommunen bør iverksette tiltak slik at medarbeidere og folkevalgte får en god forståelse for verdienes praktiske betydning og tar ansvar for at de etterleves, for eksempel gjennom dilemmatrening og medarbeidersamtaler 2. ETISKE RETNINGSLINJER Kommunen bør ha vedtatt og offentliggjort etiske retningslinjer for medarbeidere og folkevalgte De etiske retningslinjene bør beskrive hvordan medarbeidere og folkevalgte skal håndtere interessekonflikter, herunder habilitetsspørsmål, bierverv og gaver/fordeler De etiske retningslinjene bør beskrive reaksjoner ved brudd på retningslinjene Kommunen bør jevnlig undersøke om medarbeidere og folkevalgte kjenner og etterlever de etiske retningslinjene, og om det blir reagert ved brudd på retningslinjene Nye medarbeidere bør underskrive på at de vil følge de etiske retningslinjene, som en del av arbeidskontrakten 3. RISIKOANALYSER FOR Å AVDEKKE SÅRBARE OMRÅDER OG PROSESSER Kommunen bør jevnlig kartlegge hvilke prosesser som er mest utsatt for risiko for uetisk atferd og korrupsjon Kommunen bør prioritere kartlegging av risiko for uetisk atferd og korrupsjon i kjente risikoområder som anskaffelser, plan- og byggesaksbehandling og eierstyring av kommunale selskap Kommunen bør iverksette risikoreduserende tiltak når det avdekkes risiko for uetisk atferd og korrupsjon 2

20 4. KLAR ROLLE- OG ANSVARSFORDELING Administrativ og politisk ledelse bør arbeide aktivt for å opprettholde en klar rolle- og ansvarsfordeling mellom folkevalgte og administrasjonen Kommunen bør arbeide aktivt for å opprettholde en klar rolle- og ansvarsfordeling mellom ulike avdelinger og medarbeidere innad i administrasjonen Administrasjonssjef og ordfører bør jevnlig gjøre rede for hvordan ulike deler av administrativ og politisk ledelse opprettholder en klar rolle- og ansvarsfordeling i praksis 5. KOMMUNENS KONTROLLUTVALG Kontrollutvalget bør ha fokus på å avdekke uetisk atferd og korrupsjon Kontrollutvalget bør få gjennomført kontroller på grunnlag av risikoanalyser og mistanke om uetisk atferd 6. INTERNKONTROLL MED FOKUS PÅ UETISK ATFERD OG KORRUPSJON Rutiner for å avdekke og hindre uetisk atferd og korrupsjon bør inngå som en del av internkontrollen Internkontroll for å hindre uetisk atferd og korrupsjon bør gjennomføres på grunnlag av risikoanalyser og mistanke, samt i form av stikkprøver Administrasjonssjefen bør jevnlig redegjøre overfor kommunestyret om hvordan internkontroll brukes for å avdekke og hindre uetisk atferd og korrupsjon 7. VARSLINGSRUTINER FOR Å AVDEKKE KRITIKKVERDIGE FORHOLD Kommunen bør anerkjenne verdien av varsling og arbeide for et godt ytringsklima Kommunen bør gjøre det enkelt og trygt å varsle om kritikkverdige forhold Varslingsrutiner bør beskrive hvordan medarbeidere kan si fra om kritikkverdige forhold til andre enn sin egen leder Kommunen bør jevnlig undersøke om medarbeidere kjenner til varslingsrutinene og varslernes rettigheter I tillegg til varslingsrutiner bør kommunen ha tipsmottak for innbyggere som har mistanke om uetisk atferd og korrupsjon i kommunen 8. ÅPENHET OG INNSYN FOR OFFENTLIGHETEN Kommunen bør gi medarbeidere en praktisk veiledning om hvilken type informasjon som skal og ikke skal unntas offentlighet Veiledningen bør legge vekt på meroffentlighetsprinsippet Kommunen bør gjøre det enkelt for publikum å bli kjent med beslutningsprosesser, forvaltningspraksis, tjenesteyting og -kvalitet Kommunen bør gjennomføre tilfeldige kontroller av saker og informasjon unntatt offentlighet og vurdere om offentlighetsloven etterleves 9. BRUKE MULIGHETENE I DIGITALISERING FOR Å HINDRE UETISK ATFERD OG KORRUPSJON Der det er mulig bør kommunens medarbeidere bruke digitale saksbehandlingssystem som sikrer at saksbehandlere kun har tilgang til egne saker, at spor lagres, og at personer med rett fullmakt må godkjenne saker før endelige vedtak Kommunen bør arbeide aktivt for at digitale løsninger innrettes på en måte som hindrer uetisk atferd og korrupsjon Kommunen bør bruke potensialet i digitale løsninger for å gi økt åpenhet og innsyn i kommunenes arbeid 3

21 Forklaring av råd for etikkarbeid i kommuner 1. VERDIER, HOLDNINGER OG KULTUR Verdier, holdninger og kultur er grunnleggende elementer for å fremme etisk atferd og hindre korrupsjon. For å støtte opp om gode holdninger og en sunn kultur, kan kommunen skrive ned og offentliggjøre sine verdier. Verdiene skal uttrykke hva som kjennetegner kommunens virksomhet i dens roller og funksjoner. Verdiene er rettesnoren for alle medarbeidere og folkevalgte, og signaliserer for omverdenen hva som skal kjennetegne kommunens virksomhet. Ved å ha et aktivt og bevisst forhold til verdiene, vil de som opptrer på vegne av kommunen stå bedre rustet til å møte uetisk atferd og korrupsjon. Det vil også kunne forhindre utglidninger og dermed forebygge at uheldig praksis finner fotfeste. For å sikre at de etterleves, må verdiene synliggjøres, tas opp med jevne mellomrom og gjøres relevante i den praktiske hverdagen i alle deler av kommunen. Det kan være enkelt å glemme verdier hvis de ikke gjentas og gjøres kjent gjennom praktiske eksempler. Små avvik kan over tid føre til aksept og at verdigrunnlaget skifter, slik at større avvik ikke lenger oppleves som alvorlige. Ledere er viktige rollemodeller i dette arbeidet og er avgjørende for å bygge en kultur med høy etisk bevissthet. Råd 1: Kommunen bør ha verdier som tydeliggjør rollen medarbeidere og folkevalgte har overfor samfunnet og brukere av kommunale tjenester Kommunene leverer velferdstjenester og forvalter offentlig myndighet og fellesskapets midler. Verdiene bør bidra til å fremme kommunenes mål ved å tydeliggjøre rollen medarbeidere og folkevalgte har overfor samfunnet og kommunens innbyggere. Råd 2: Kommunen bør ha offentliggjort sine verdier I teorien kan verdier ofte oppfattes som allmenne og enkle å slutte seg til. I praksis kan medarbeidere og folkevalgte oppleve at verdiene settes på prøve, at det oppstår dilemmaer eller konflikter hvor det ikke er opplagt hvordan en skal opptre. Verdiene kan gi veiledning i etiske dilemmaer som ikke er regulert gjennom lover og retningslinjer. Som et minimum bør kommunen skriftliggjøre og offentliggjøre sine verdier for å gjøre dem best mulig kjent for flest mulig. Råd 3: Kommunen bør iverksette tiltak slik at medarbeidere og folkevalgte får en god forståelse for verdienes praktiske betydning og tar ansvar for at de etterleves, for eksempel gjennom dilemmatrening og medarbeidersamtaler Det er ikke nok å formulere og offentliggjøre gjennomtenkte verdier hvis de ikke blir forstått og etterlevd i praksis. Etikk handler i mange tilfeller om dilemmaer, gråsoner og vanskelige valg. Derfor er det nødvendig at alle tar ansvar for verdiene og at riktig atferd trenes. Dilemmatrening gir medarbeidere og folkevalgte muligheten til å reflektere over konkrete etiske problemstillinger og utfordre egne og andres holdninger. Dilemmatrening bør være tilpasset faktiske problemstillinger den enkelte medarbeider og folkevalgte møter i hverdagen. En annen anledning til å styrke verdigrunnlaget er medarbeidersamtaler. Ved å ta opp verdigrunnlaget og diskutere innholdet og etiske problemstillinger, kan ledere bruke disse samtalene til å forme holdningene hos medarbeiderne i kommunen. Det finnes flere andre tiltak som kommunen kan iverksette for å gjøre innholdet i verdiene kjent, for eksempel opplæring eller seminarer, og introduksjonskurs for nye medarbeidere og folkevalgte. Tiltakene for å gi medarbeidere og folkevalgte bedre kjennskap til verdiene kan også brukes for å bedre forståelsen for og etterlevelsen av de etiske retningslinjene. Eksempler på hvordan rådene kan følges i praksis Etikk og verdier i Bergen kommune Eksempler på etiske dilemma fra KS Folkevalgtprogram Kortfilmer om etisk refleksjon (KS) Etiske valg et e-læringsprogram (Oslo kommune) Relevant lovverk/forskrift Kommuneloven, paragraf 1 (lovens formål) 4

22 ARBEIDSOMRÅDE 2: ETISKE RETNINGSLINJER Etiske retningslinjer er rettesnorer for håndtering av etiske problemstillinger som oppstår for medarbeidere og folkevalgte i kommunen. Retningslinjene kan være konkretiseringer av kommunens verdier. De bør gi praksisorientert veiledning og klare anvisninger om hvilken type atferd som forventes i hvilke situasjoner. Etiske retningslinjer bør utarbeides lokalt, men mange kommuner velger å ta utgangspunkt i andres når de lager sine egne retningslinjer. Det er nyttig å se hvordan andre kommuner har løst dette, men det er likevel viktig at retningslinjene bygger på en selvstendig vurdering tilpasset den enkelte kommunes situasjon. Råd 1: Kommunen bør ha vedtatt og offentliggjort etiske retningslinjer for medarbeidere og folkevalgte Mange kommuner har utarbeidet etiske retningslinjer for medarbeidere og folkevalgte. Kommuner som ikke har gjort det, bør prioritere dette arbeidet. De etiske retningslinjene bør behandles av kommunestyret og offentliggjøres for eksempel ved å legge dem på intranett, på nettsiden eller gjennom en etikkplakat. Offentliggjøring bidrar til å gjøre retningslinjene kjent og dermed til at de etterleves. Noen kommuner har kun etiske retningslinjer for medarbeidere, mens andre har det både for medarbeidere og folkevalgte. Det anbefales at det utarbeides etiske retningslinjer også for folkevalgte, enten egne retningslinjer eller felles for medarbeidere og folkevalgte. Begrunnelsen for å ha etiske retningslinjer for folkevalgte er den samme som for medarbeidere; de bidrar til at kjente etiske problemstillinger håndteres riktig. Råd 2: De etiske retningslinjene bør beskrive hvordan medarbeidere og folkevalgte skal håndtere interessekonflikter, herunder habilitetsspørsmål, bierverv og gaver/fordeler Det er viktig at de etiske retningslinjene gjør det enklere for medarbeidere og folkevalgte å håndtere interessekonflikter. Interessekonflikter oppstår blant annet ved at ansatte eller folkevalgte har egne interesser som kan påvirke deres objektivitet og integritet, noe som kan resultere i at hensynet til kommunens interesser blir skadelidende. For eksempel kan det oppstå en interessekonflikt når en leder i kommunen skal ansette en medarbeider og en nær venn er blant søkerne. De etiske retningslinjene skal bidra til å håndtere disse interessekonfliktene på en etisk riktig måte, for eksempel gjennom regler for habilitet. I det nevnte eksemplet kan lederen være inhabil og bør overlate ansettelsesprosessen til andre. Andre sentrale problemstillinger knyttet til interessekonflikter, som også bør reguleres av etiske retningslinjer, er bierverv og gaver/fordeler. Råd 3: De etiske retningslinjene bør beskrive reaksjoner ved brudd på retningslinjene For å underbygge at de etiske retningslinjene følges bør det defineres reaksjoner ved brudd på disse. Reaksjoner bør helst være rettet mot ansvarlige enkeltpersoner. For eksempel kan bøter til virksomheter ofte være en lite målrettet reaksjon ettersom det først og fremst fører til lavere tjenestekvalitet, som straffer brukerne og ikke de som har brutt retningslinjene. På generelt grunnlag er det mer virkningsfullt å sanksjonere ansvarlige enkeltpersoner, eventuelt pålegge tilsyn/rapportering som påvirker deres arbeidshverdag. Å vise at brudd på etiske retningslinjer gir reaksjoner kan ha en viktig forebyggende funksjon. Råd 4: Kommunen bør jevnlig undersøke om medarbeidere og folkevalgte kjenner og etterlever de etiske retningslinjene, og om det blir reagert ved brudd på retningslinjene At medarbeidere og folkevalgte kjenner de etiske retningslinjene er en absolutt forutsetning for at de følges. I tillegg er det svært viktig for etterlevelsen at det blir reagert ved brudd på retningslinjene. Ved jevnlig å undersøke om medarbeidere og folkevalgte faktisk kjenner retningslinjene og om det blir reagert ved brudd, kan kommunen bidra til at kunnskapen oppfriskes og at retningslinjer følges. I tillegg kan svarene fra undersøkelsen brukes til å vurdere behovet for videre etikkarbeid i kommunen. Hva som kan regnes som jevnlig undersøkelse avhenger av kommunens karakter og størrelse. For mange kommuner vil en oppfølging hvert 2-3 år være tilstrekkelig. For andre kommuner, som i en periode fokuserer mye på etikkarbeid, kan det være hensiktsmessig å undersøke årlig. Undersøkelsens form avhenger også av kommunens karakter og størrelse. I noen kommuner og sammenhenger kan en enkel og uformell undersøkelse være et nyttig bidrag. For andre kommuner vil det være nødvendig med en anonym spørreundersøkelse. 5

23 Råd 5: Nye medarbeidere bør underskrive på at de vil følge de etiske retningslinjene, som en del av arbeidskontrakten Å be nye medarbeidere underskrive på at de vil følge de etiske retningslinjene har flere fordeler. For det første bidrar det til at de gjør seg kjent med retningslinjene. For det andre vil de trolig være mindre tilbøyelige til å bryte noe de har underskrevet på. For det tredje kan det gjøre det lettere for arbeidsgiveren å reagere ved brudd på retningslinjene. I sum kan dette bidra til å hindre uetisk atferd i kommunen. Eksempler på hvordan rådene kan følges i praksis Etisk standard Bærum kommune Etiske regler for ansatte i Oslo kommune Etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte i Kristiansand kommune Rammeverk for etiske retningslinjer (KS) ARBEIDSOMRÅDE 3: RISIKOANALYSER FOR Å AVDEKKE SÅRBARE OMRÅDER OG PROSESSER Hensikten med risikoanalyser er å finne ut hvordan etikk- og antikorrupsjonsarbeidet bør innrettes og hva som bør prioriteres. Kommunen har begrensede ressurser som skal fordeles på en effektiv måte. Ved å gjennomføre risikoanalyser kan en få frem hvor det er størst fare for uetisk atferd og korrupsjon. Kartlegging og analyse av risiko er derfor et nødvendig utgangspunkt for å vurdere og etablere risikoreduserende tiltak. Risiko for uetisk atferd og korrupsjon oppstår spesielt i situasjoner der kommunen forvalter goder og avgjørelser som kan ha stor økonomisk betydning for den enkelte (for eksempel innkjøpsmidler og regulering av arealer til utbygging), og der det gjøres skjønnsmessige vurderinger som er vanskelige å etterprøve. Risiko for uetisk atferd og korrupsjon bør analyseres både på administrativt og politisk nivå. Kort forklart kan en risikoanalyse gjøres ved å forsøke å besvare tre grunnleggende spørsmål: Hvor og hvordan kan uetisk atferd og korrupte handlinger skje i virksomheten? Hvor sannsynlig er disse hendelsene? Hvilke konsekvenser kan hendelsene ha? Basert på en slik risikokartlegging kan kommunen eller enkelte virksomheter i kommunen sette sammen et helhetlig bilde av risikoen for uetisk atferd og korrupsjon, og på grunnlag av det prioritere risikoreduserende tiltak. Analysen kan gjøres enkelt eller mer formelt, avhengig av behov og ressurser. Råd 1: Kommunen bør jevnlig kartlegge hvilke prosesser som er mest utsatt for risiko for uetisk atferd og korrupsjon Risikobildet forandres hele tiden ettersom organisasjonen utvikles og omverdenen forandres. Det er derfor viktig å oppdatere risikoanalysene. Hva som er et hensiktsmessig tidsintervall for risikoanalyser varierer fra kommune til kommune og fra område til område. For områder, kommuner eller virksomheter som er kjent med at de har utfordringer, anbefales det å gjennomføre eller oppdatere risikoanalyser for eksempel hvert 1-3 år. For andre områder, kommuner eller virksomheter kan det være tilstrekkelig å gjøre dette for eksempel hvert 4-5 år. Råd 2: Kommunen bør prioritere kartlegging av risiko for uetisk atferd og korrupsjon i kjente risikoområder som anskaffelser, plan- og byggesaksbehandling og eierstyring av kommunale selskap Fra undersøkelser vet vi at anskaffelser, plan- og byggesaker og eierstyring av kommunale selskaper er områder hvor det er særlig risiko for uetisk atferd og korrupsjon. Det skyldes blant annet at det på disse områdene forvaltes betydelige ressurser og knappe ressurser, som til dels blir skjønnsmessig fordelt. Risikoanalyser rettet mot disse områdene bør derfor prioriteres. Råd 3: Kommunen bør iverksette risikoreduserende tiltak når det avdekkes risiko for uetisk atferd og korrupsjon Når risiko avdekkes er det behov for handling. Inspirasjon til mulige tiltak finnes blant annet i denne listen med råd for etikkarbeid. 6

24 Eksempler på hvordan rådene kan følges i praksis Veileder i gjennomføring av risikoanalyser for uetisk atferd i «Beskytt kommunen! Håndbok i antikorrupsjon» (KS/ Transparency International) (side 26-27) Oppsummering fra Risiko- og sårbarhets (ROS) analyse: etikk og antikorrupsjon i Drammen kommune Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll fra KS ARBEIDSOMRÅDE 4: KLAR ROLLE- OG ANSVARSFORDELING En klar rolle- og ansvarsfordeling har en viktig funksjon i forebygging av uetisk atferd og korrupsjon. Ved å fordele ansvar og makt på flere posisjoner, oppnår kommunen «checks and balances». Kommunestyret og fylkestinget har en plikt til å definere ansvarsfordeling gjennom delegasjonsreglementet i kommunelovens paragraf 39. Kommunen skal sikre en klar rolle- og ansvarsfordeling, både mellom de folkevalgte og administrasjonen og innad i administrasjonen sentralt og i de forskjellige virksomhetene. Det er viktig at rolle- og ansvarsfordeling ikke bare eksisterer på papiret, men at denne følges i praksis. Råd 1: Administrativ og politisk ledelse bør arbeide aktivt for å opprettholde en klar rolle- og ansvarsfordeling mellom folkevalgte og administrasjonen En klar rolle- og ansvarsfordeling mellom administrasjonen og folkevalgte i kommunestyret er grunnleggende viktig. Administrativ og politisk ledelse har ofte et tett samarbeid. I noen kommuner vil kommuneledere og politikere også ha en privat relasjon gjennom personlige vennskap eller annet. I slike tilfeller er det ekstra viktig å være oppmerksom på rolle- og ansvarsfordelingen. Råd 2: Kommunen bør arbeide aktivt for å opprettholde klar rolle- og ansvarsfordeling mellom ulike avdelinger og medarbeidere innad i administrasjonen Klar rolle- og ansvarsfordeling innad i administrasjon sentralt og i de ulike virksomhetene i kommunen er viktig for å forebygge uetisk atferd og korrupsjon. For å hindre at relasjoner visker ut rolle- og ansvarsfordelingen er det viktig at kommunen gjør at aktivt arbeid for å opprettholde og tydeliggjøre rolle- og ansvarsfordelingen, for eksempel mellom personalfunksjonen/avdelingen og virksomhetsledere, og økonomi/regnskapsfunksjonen/avdelingen og virksomhetsledere. Klar rolle- og ansvarsfordeling er ikke til hinder for viktig samarbeid på tvers i kommunens virksomhet. Råd 3: Administrasjonssjef og ordfører bør jevnlig gjøre rede for hvordan ulike deler av administrativ og politisk ledelse opprettholder en klar rolle- og ansvarsfordeling i praksis Hovedansvaret for å opprettholde rolle- og ansvarsfordelingen mellom administrasjon og politikk ligger hos administrasjonssjefen og ordføreren, og er omtalt i Kommuneloven. Kommunestyret kan be administrasjonssjefen og ordføreren jevnlig redegjøre for dette. En slik redegjørelse kan gi viktig informasjon til andre i kommunen og innbyggerne generelt, samt sikre at administrasjonssjefen og ordføreren engasjerer seg i problemstillingen. Eksempler på hvordan rådene kan følges i praksis KS Folkevalgtprogram om samspillet politikk og administrasjon (kapittel 4) Delegeringsreglement (Asker kommune) Delegeringsreglement (Frogn kommune) Relevant lovverk/forskrift Kommuneloven ARBEIDSOMRÅDE 5: KOMMUNENS KONTROLLUTVALG Kontrollutvalget skal føre tilsyn og kontroll med kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Et velfungerende system for kontroll er avgjørende i kommunens arbeid for å forebygge og avdekke uetisk atferd og korrupsjon. Gode kontrollrutiner øker sjansen for at uetisk atferd og korrupsjon blir oppdaget og virker dermed forbyggende. Råd 1: Kontrollutvalget bør ha fokus på å avdekke uetisk atferd og korrupsjon Å bidra til å avdekke uetisk atferd og korrupsjon er en viktig del av kontrollutvalgets rolle, og bør settes høyt på dagsordenen. 7

25 Råd 2: Kontrollutvalget bør få gjennomført kontroller på grunnlag av risikoanalyser og mistanke om uetisk atferd For å forebygge og hindre uetisk atferd og korrupsjon bør kontrollutvalget konsentrere sitt arbeid på områder med høy risiko. for uetisk atferd og korrupsjon. Dette kan oppnås ved å velge ut områder på grunnlag av risikoanalyser, i tillegg til områder der det er konkrete mistanker om uetisk atferd. Eksempler på hvordan rådene kan følges i praksis Veileder til medlemmer av Kontrollutvalget fokus på kommunal kvalitet (KS og NKRF) Kontrollutvalgsboken Relevant lovverk/forskrift Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner ARBEIDSOMRÅDE 6: INTERNKONTROLL MED FOKUS PÅ UETISK ATFERD OG KORRUPSJON Internkontroll handler i prinsippet om å ha styring og kontroll med tjenesteproduksjon og myndighetsutøvelse, og at de sentrale støtteprosessene utføres i tråd med politiske mål, faglige krav, lover og regelverk. Internkontroll er administrasjonens styringssystem. En god internkontroll inneholder elementer som skal bidra til å forhindre og avdekke uetisk atferd og korrupsjon, og rette opp uheldig praksis Råd 1: Rutiner for å avdekke og hindre uetisk atferd og korrupsjon bør inngå som en del av internkontrollen Å forebygge uønskede hendelser og hindre myndighetsmisbruk er eksplisitte mål med internkontrollen. For å oppnå disse målene og hindre uetisk atferd og korrupsjon spesielt, er det behov for rutiner for dette i internkontrollen. Råd 2: Internkontroll for å hindre uetisk atferd og korrupsjon bør gjennomføres på grunnlag av risikoanalyser og mistanke, samt i form av stikkprøver Internkontrollen bør innrettes slik at det blir et effektivt virkemiddel for å forebygge og avdekke uetisk atferd og korrupsjon. Den bør både være systematisk og samtidig ha et tilfeldig element som gjør at uetisk atferd kan avdekkes i alle deler av organisasjonen. Kontroller bør i stor grad gjøres på grunnlag av risikoanalyser og mistanke (for eksempel som følge av tips fra brukere eller leverandører). For å forebygge uetisk atferd er det viktig at det i tillegg gjennomføres tilfeldige prøver (stikkprøver) av beslutninger og prosesser, uavhengig av risikoanalyser og mistanke. De tilfeldige prøvene vil i mange tilfeller ikke finne at det er skjedd noe uetisk. Deres verdi ligger i at de kan gi en effektiv forebyggende virkning for organisasjonen som helhet. Råd 3: Administrasjonssjefen bør jevnlig redegjøre overfor kommunestyret om hvordan internkontroll brukes for å avdekke og hindre uetisk atferd og korrupsjon Administrasjonssjefen har det overordnete ansvaret for internkontrollen. For å sikre at internkontrollen også bidrar til å avdekke og hindre uetisk atferd og korrupsjon er det viktig at kommunestyret, som har det overordnede ansvaret for egenkontrollen, holdes informert om arbeidet. Dette kan sikres ved at administrasjonssjefen på jevnlig basis redegjør for kommunestyret hvordan internkontroll brukes for å avdekke og hindre uetisk atferd og korrupsjon. Redegjørelsen kan for eksempel gjøres muntlig for kommunestyret og/eller inngå som en del av årsberetningen fra administrasjonen. Kommuneloven (kapittel 8 48) stiller krav om at det i årsberetningen skal [ ] redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten. Eksempler på hvordan rådene kan følges i praksis Veileder Rådmannens internkontroll Hvordan få orden i eget hus (KS) Regjeringens sider med lenker til relevant lovverk rundt egenkontroll i kommuner Eksempel på årsberetning og rapportering (Asker kommune, side 11-12) Relevant lovverk/forskrift Kommuneloven (kapittel 8 48) 8

26 ARBEIDSOMRÅDE 7: VARSLINGSORDNING FOR Å AVDEKKE KRITIKKVERDIGE FORHOLD Å varsle er å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen til noen som kan gjøre noe med det. Begrepet «et varsel» kan omfatte både uformelle, muntlige beskjeder til nærmeste leder, og formaliserte prosesser gjennom skriftlige varslingskanaler. En varslingsordning skal bidra til at medarbeidere tør å si fra om kritikkverdige forhold, og dermed til å forhindre og forbedre disse. Virksomheter med minst fem arbeidstakere skal ha varslingsrutiner. Flere kommuner har også tiltak som går utover lovens krav, som for eksempel anonyme varslingskanaler og tipsmottak for innbyggere. Råd 1: Kommunen bør anerkjenne verdien av varsling og arbeide for et godt ytringsklima Kommunen har i henhold til arbeidsmiljøloven plikt til å oppmuntre sine medarbeidere til å varsle om kritikkverdige forhold og tilrettelegge for varsling. For å bidra til dette er det viktig at verdien av varsling anerkjennes i kommunen og at kommunen arbeider for å fremme et godt ytringsklima. Noen mulige tiltak i denne sammenheng er å informere om hva varsling er, hva verdien er for kommunen, samt anerkjenne varslere. Råd 2: Kommunen bør gjøre det enkelt og trygt å varsle om kritikkverdige forhold Arbeidsmiljøloven gir vern mot gjengjeldelse av varsling og stiller krav til at det skal finnes en varslingsordning i kommunen. I tillegg til å tilfredsstille lovens krav er det viktig at det i kommunen i praksis er enkelt og trygt å varsle om kritikkverdige forhold, både muntlig og gjennom formelle kanaler. For å bidra til å gjøre det enkelt og trygt å varsle om kritikkverdige forhold bør det være klart for ansatte hva som kan regnes som kritikkverdige forhold på egen arbeidsplass og hvordan de på ulike måter kan varsle om dem. Åpne diskusjoner på enkelte arbeidssteder kan være et godt tiltak. Det er viktig at varslingsrutinene legger til rette for enkle og ubyråkratiske måter å varsle på når det er mulig, for eksempel muntlige beskjeder til ledere og tillitsvalgte, i tillegg til formelle prosesser når det er nødvendig. Råd 3: Varslingsrutiner bør beskrive hvordan medarbeidere kan si fra om kritikkverdige forhold til andre enn sin egen leder I tilfeller der det varsles om en kollega på samme nivå eller i en annen avdeling, vil det ofte være hensiktsmessig å varsle til sin egen leder. Dette kan enten skje gjennom en muntlig beskjed, eller en mer formell prosess når det er nødvendig. En utfordring oppstår imidlertid når lederen er ansvarlig for det kritikkverdige forholdet som arbeidstakeren vil varsle om, eller ikke reagerer på varsler om andre. I slike tilfeller er det viktig at medarbeideren kan si fra om det kritikkverdige forholdet til andre enn sin egen leder. For å kunne varsle om egen leder kan det være en fordel om det er mulig å varsle konfidensielt. Konfidensialitet innebærer at varslerens identitet er kjent for den som mottar varselet, men ikke for dem det varsles om. Kommunen kan også vurdere å legge til rette for at varsling skjer anonymt for å styrke beskyttelsen av varsleren. I noen tilfeller vil det etter varslerens oppfatning være personer på toppnivå i kommunen som er ansvarlig for det varsleren mener er kritikkverdig. Av den grunn bør varslingsrutiner beskrive hvordan og til hvem arbeidstakere da skal varsle til. Det kan også varsles eksternt, for eksempel til offentlige tilsynsmyndigheter. I en del tilfeller vil varsler om kritikkverdige forhold i kommunen gis til folkevalgte. Det bør derfor finnes rutiner for hvordan folkevalgte skal håndtere varsler. Råd 4: Kommunen bør jevnlig undersøke om medarbeidere kjenner til varslingsrutinene og varslernes rettigheter Kjennskap til varslingsrutiner og varslerens rettigheter øker sannsynligheten for at arbeidstakere vil si fra om kritikkverdige forhold. Kommunen bør derfor undersøke om arbeidstakerne kjenner til varslingsrutinene og varslerens rettigheter. Undersøkelsen kan i seg selv øke bevisstheten rundt varsling, samt avdekke eventuelt behov for kompetansebygging. Råd 5: I tillegg til varslingsrutiner bør kommunen ha tipsmottak for innbyggere som har mistanke om uetisk atferd og korrupsjon i kommunen Varsling slik begrepet brukes i arbeidsmiljøloven, omfatter tilfeller der arbeidstakere (også innleide) sier fra om kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det. Som et supplement til varsling fra arbeidstakere, kan tips fra brukere, leverandører og innbyggere generelt være en viktig kilde til informasjon om kritikkverdige forhold i kommunen. Kommunen bør derfor innrette trygge tipsmottak også for personer som ikke er ansatt i kommunen. I en del tilfeller vil tips om 9

27 kritikkverdige forhold i kommunen gis til folkevalgte. Det bør derfor finnes rutiner for hvordan folkevalgte skal håndtere tips fra publikum. Eksempler på hvordan rådene kan følges i praksis Ytringsfrihet og varsling - veileder for kommuner og fylkeskommuner (KS) Hva er varsling temaside fra Fritt ord Varslingsrutiner i Gran kommune Relevant lovverk/forskrift Arbeidsmiljølovens bestemmelser om varsling ARBEIDSOMRÅDE 8: ÅPENHET OG INNSYN FOR OFFENTLIGHETEN Åpenhet og innsyn innebærer at omverden får se hvordan kommunen drives og hvordan beslutninger tas. Åpenhet og innsyn gjør at flere utenfor kommunen, inkludert media, får mulighet til å avdekke eventuelle kritikkverdige forhold. Dette kan bidra til å forebygge uetisk atferd og korrupsjon. Råd 1: Kommunen bør gi medarbeidere en praktisk veiledning om hvilken type informasjon som skal og ikke skal unntas offentlighet Visse typer informasjon skal unntas offentlighet. Dette er definert i lov og regler, og gjelder for eksempel personopplysninger. Det kan imidlertid oppstå usikkerhet om hvilke opplysninger som er omfattet av hvilke regler for offentliggjøring. Dette kan igjen føre til at for mye eller for lite unntas offentlighet. Som en støtte for medarbeidere bør ansvarlige ledere derfor sørge for at det gis praktisk veiledning i hvilke typer informasjon som skal og ikke skal unntas offentlighet. Råd 2: Veiledningen bør legge vekt på meroffentlighetsprinsippet Et godt prinsipp i spørsmål om hva som bør offentliggjøres er meroffentlighetsprinsippet. Prinsippet innebærer, i henhold til Justisdepartementets rundskriv G-18/2001, at «vedkommende forvaltningsorgan alltid skal vurdere om et dokument likevel skal gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet, og at det bør gi innsyn dersom omsynet til offentlig innsyn veg tyngre enn behovet for unntak». Råd 3: Kommunen bør gjøre det enkelt for publikum å bli kjent med beslutningsprosesser, forvaltningspraksis, tjenesteyting og -kvalitet. For å oppnå åpenhet og mulighet for innsyn er det er ikke tilstrekkelig at informasjonen er offentlig tilgjengelig. For å kunne anvendes i praksis bør informasjonen også være lett tilgjengelig. Dette innebærer også åpne møter i folkevalgte organer i henhold til kommuneloven. Andre måter å gjøre informasjon tilgjengelig på er nettløsninger for publisering av informasjon og uthenting av dokumenter og data. Det bør være lett å finne, oversiktlig og enkelt å bruke. Råd 4: Kommunen bør gjennomføre tilfeldige kontroller av saker og informasjon unntatt offentlighet og vurdere om offentlighetsloven etterleves Kommunen bør følge opp hvilken type informasjon som unntas og ikke unntas offentligheten. Dette skal sikre at det er god åpenhet om kommunens drift og beslutninger, samt at mulighetene for innsyn ivaretas. Tilfeldige kontroller (stikkprøver) av hvilken type informasjon som unntas offentligheten er en effektiv måte å følge opp dette på. Eksempler på hvordan rådene kan følges i praksis Felles reglement for åpenhet, innsyn og informasjon for Lillesand kommune Informasjonsreglement åpenhet, innsyn og informasjon (Gjerstad kommune) Relevant lovverk/forskrift Kommunelovens 31.Møteoffentlighet Offentlighetsloven 10

28 ARBEIDSOMRÅDE 9: BRUKE MULIGHETENE I DIGITALISERING FOR Å HINDRE UETISK ATFERD OG KORRUPSJON Digitalisering gir nye muligheter for å hindre uetisk atferd og korrupsjon. For eksempel kan digitale løsninger sikre at vedtak ikke kan fattes uten at personer med nødvendige fullmakter har godkjent saken. Videre kan digitalisering gi nye muligheter til etterprøvbarhet av beslutningsprosesser og brukes i opplæringsformål. Råd 1: Der det er mulig bør kommunens medarbeidere bruke digitale saksbehandlingssystem som sikrer at saksbehandlere kun har tilgang til egne saker, at spor lagres, og at personer med rett fullmakt må godkjenne saker før endelige vedtak Digitale saksbehandlingssystemer brukes i de fleste tjeneste- og arbeidsområder i kommunen. Slike systemer kan forhindre misbruk og uetisk atferd, for eksempel ved at fullmakter til saksbehandlere er begrenset til egne saker og at tredjepersoner med riktige fullmakter må godkjenne saker. De digitale systemene bør innrettes slik at spor lagres og beslutningsprosesser kan etterprøves. I en del systemer kan det i tillegg være aktuelt å opprette systemvarsler til ledere ved mistenkelig atferd i saksbehandlingen. Dette kan være nyttig i for eksempel plan- og byggesakssystemer, samt digitale anskaffelses/konkurransegjennomføringsverktøy. Råd 2: Kommunen bør arbeide aktivt for at digitale løsninger innrettes på en måte som hindrer uetisk atferd og korrupsjon Digitalisering er en pågående prosess og foregår i høyt tempo i mange deler av kommunesektoren. Når det investeres i nye digitale løsninger, er det viktig at kommunen på relevante områder også tenker på hvordan løsningene kan bidra til å hindre uetisk atferd og korrupsjon. Råd 3: Kommunen bør bruke potensialet i digitale løsninger for å gi økt åpenhet og innsyn i kommunenes arbeid Digitale løsninger kan hjelpe til å samle informasjon om kommunenes aktivitet og gjøre den enklere tilgjengelig. De vil gi økt åpenhet og lettere mulighet for innsyn, som igjen kan forhindre uetisk atferd og korrupsjon. Et godt eksempel på god digital informasjon er internettløsninger med kart over pågående plan- og byggesaker. Eksempler på hvordan rådene kan følges i praksis Digitaliseringsstrategien i KS Planinnsyn - internettløsning for kart over plan- og byggesaker i Oslo kommune 11

29 SAK NR. 37/2019 Stange kommune ORIENTERING OM OPPFØLGING AV VARSLINGSSAK Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Ja, off.loven 13 Saksdokumenter: 1. Brev av fra NN Vedlegg 1 (Unntatt offentlighet) FORSLAG TIL VEDTAK: Administrasjonens informasjon om status i saken, tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: Kontrollutvalget mottok tidligere i år en henvendelse fra en ansatt i Stange kommune om en sak man ønsket at kontrollutvalget så nærmere på. Saken ble drøftet i kontrollutvalgets møte den Administrasjonen ved kommunalsjef Oppvekst Liv Ingrid Vasasasen og jurist/leder for varslingssekretariatet Erik Sletner deltok under saken og orienterte og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken (sak 20/19): 1. Kontrollutvalget tar til orientering at rådmannen har definert henvendelsen som en varsling etter arbeidsmiljølovens 2 A-1, og at saken vil bli fulgt opp av kommunens varslingssekretariat i tråd med vedtatte varslingsrutiner. 2. Kontrollutvalget ønsker å følge utviklingen av saken. Det bes om en orientering om status i kontrollutvalgets møte den Med bakgrunn i vedtakets punkt 2 er rådmannen/administrasjonen invitert til å orientere. 1

30 SAK NR. 38/2019 Stange kommune OPPFØLGING AV HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET VEDRØRENDE BEKYMRINGSMELDING HELSE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Ja, off.loven 13, jf forv.loven 13. Saksdokumenter: 1. Brev av fra advokatfirmaet Campbell & Co til kontrollutvalget Diverse korrespondanse vedr. klager: Klage til Fylkesmannen (brev fra Fylkesmannen til advokatfirmaet Campell & Co) Uttalelse fra Datatilsynet (brev til Fylkesmannen) Angående klage (brev fra Fylkesmannen til advokatfirmaet Campell & Co) Avgjørelse i rettighetsklage (brev fra Fylkesmannen til advokatfirmaet Campell & Co) Endelig vedtak klage (brev fra Helsedirektoratet til Stange kommune) Klage på helsestasjon (svar fra Sivilombudsmannen til advokatfirmaet Campell & Co) Svar på anmodning om vurdering av tilsynssak (brev fra Fylkesmannen til advokatfirmaet Campell & Co) 9. Rutinebeskrivelse: Fra bekymring til handling barn og unge (prosedyre for eget ansvar og tverrfaglig samarbeid i Stange kommune, når vi møter barn og unge som vi «lurer på», eller blir bekymret for.» Vedlegg 1 (U.OFF) Vedlegg 2 (U.OFF) Vedlegg 3 (U.OFF) Vedlegg 4 (U.OFF) Vedlegg 5 (U.OFF) Vedlegg 6 (U.OFF) Vedlegg 7 (U.OFF) Vedlegg 8 (U.OFF) Vedlegg 9 1

31 FORSLAG TIL VEDTAK: SAKSOPPLYSNINGER: Fakta: Saken er en oppfølging av henvendelse til kontrollutvalget fra advokatfirmaet Campbell & Co på vegne av sin klient. Saken ble først drøftet i kontrollutvalgets møte den og hvor det ble fattet slikt vedtak (sak 27/19): 1. Rådmannen inviteres til å kommentere problemstillingene som saken reiser. 2. Saken følges opp på neste møte. Saken ble fulgt opp i kontrollutvalgets møte den I dette møtet deltok kommunalsjef Helse og omsorg Tove Nordli Selnes, virksomhetsleder Barn og familie Thilla Marie Nerli Lerberg og tidligere ledende helsesøster Britt Stensrud. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken (sak 32/19): 1. Saken utsettes til neste møte. 2. Fylkesmannens/Helsedirektoratets behandling av klager i tilknytning til den omtalte saken bes fremlagt for kontrollutvalget. Følgende er mottatt og følger vedlagt saken: Klage til Fylkesmannen (brev fra Fylkesmannen til advokatfirmaet Campell & Co) Uttalelse fra Datatilsynet (brev til Fylkesmannen) Angående klage (brev fra Fylkesmannen til advokatfirmaet Campell & Co) Avgjørelse i rettighetsklage (brev fra Fylkesmannen til advokatfirmaet Campell & Co) Endelig vedtak klage (brev fra Helsedirektoratet til Stange kommune) Klage på helsestasjon (svar fra Sivilombudsmannen til advokatfirmaet Campell & Co) Svar på anmodning om vurdering av tilsynssak (brev fra Fylkesmannen til advokatfirmaet Campell & Co) Hensikten med innhentingen av dokumentene var å kunne foreta en avgrensning av kontrollutvalgets myndighetsområde i saken. Kontrollutvalget har som kjent ikke myndighet til å behandle konkrete klager på administrative vedtak, der det foreligger klageadgang hos andre instanser. Kontrollutvalgets mandat er mao. ikke å være et klageorgan. Det vises her til omtale om dette på s. 31 i Kontrollutvalgsboken (departementets veileder), s. 31: «Kontrollutvalget kan også behandle henvendelser fra innbyggere eller andre aktører som mener de har en sak for kontrollutvalget. For hver henvendelse må det vurderes om den hører inn under kontrollutvalgets oppgaver. Det er viktig å huske på at kontrollutvalget ikke er et klageorgan, og at det derfor ikke behandler klager på vedtak som har vært til administrativ behandling. Krav om å få omgjort et vedtak må behandles i kommunens klageinstanser i tråd med forvaltningsloven. For klager på enkeltvedtak er det klagenemnder, kommunestyret, formannskapet/fylkesutvalget eller fylkesmannen som er klageinstans, og klagen skal framsettes for det organet som fattet vedtaket. Eventuelt kan slike saker behandles av Sivilombudsmannen. Det 2

32 kontrollutvalget kan gjøre, er å undersøke henvendelser som kan tyde på svikt i den kommunale saksbehandlingen, eller at kommunen ikke følger de lover og retningslinjer som den er underlagt. Fokuset bør være på systemkontroll.» Vurdering: Ut fra gjennomgangen av saken og de mottatte dokumentene, synes det som om de sentrale forholdene i den konkrete saken har vært gjenstand for klagebehandlinger. Saken er også prøvd fremmet for Sivilombudsmannen, uten resultat. Dette innskrenker kontrollutvalgets handlingsrom mht. å igangsette egne undersøkelser omkring den konkrete saken. Det som synes å gjenstå er å vurdere om saken reiser problemstillinger omkring systemer, rutiner mv. Ett systemspørsmål ble tatt opp og drøftet i kontrollutvalgets møte den Dette gjaldt kommunens rutiner og opplæring/kompetanse i ulike enheter for å melde bekymring til barnevernet. Her har kontrollutvalget fått oversendt kommunens rutiner på området (se vedlegg). Det vises også tidligere drøftinger i kontrollutvalget med utgangspunkt i statistikk fra barnevernet som viser store forskjeller mellom ulike enheter mht. antall meldinger til barnevernet. Blant annet har kontrollutvalget tidligere pekt på det lave antall bekymringsmeldinger fra kommunens barnehager. Dette er også et moment som kan trekke i retning av risiko knyttet til kompetanse omkring ansattes meldeplikt til barnevernet I hvilken grad kontrollutvalget ønsker å følge opp saken ytterligere er en drøftingssak, og saken legges derfor frem uten forslag til vedtak. 3

33

34

35

36

37

38

39 SAK NR. 39/2019 Stange kommune RAPPORTERING PER 1. TERTIAL 2019 STANGE KOMMUNE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Økonomirapport 1. tertial 2019 Stange kommune Vedlagt FORSLAG TIL VEDTAK: Rapportering per 1. tertial 2019 for Stange kommune tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: Økonomirapporten er rådmannens rapport til politisk ledelse om status for kommunens situasjon og virksomhet, pr. 1. tertial Økonomirapporten ble behandlet i kommunestyret den Kontrollutvalget har ingen formell rolle i kommunens behandling av tertialrapporten, og saken legges derfor kun frem som en orienteringssak. Hensikten med å legge frem rapporten er to-delt: Rapporten er et fint hjelpemiddel for kontrollutvalget til å holde seg løpende orientert om den økonomiske situasjonen, kommunens drift mv. Rapporten kan benyttes som kilde til informasjon i forbindelse med kontrollutvalgets løpende vurdering av forvaltningsrevisjon. 1

40 Rapportering 1. tertial 2019

41 Innhold Forord... 2 Kommunens tjenesteområder... 3 Samfunnsutvikling... 3 Oppvekst... 5 Helse og omsorg... 6 Felles... 9 Sentrale kapitler Sentrale inntekter Finansinntekter og -utgifter Investeringer Sykefravær Vedlegg... 23

42 Månedsrapport April-2019 Forord Regnskapet for 2018 ble avsluttet med et mindreforbruk på 31,9 mill. kroner. Dette er 32,0 mill. kroner mindre enn Netto driftsresultat utgjorde 0,8 % av driftsinntektene mot 3,3 % i Departementet anbefaler at netto driftsresultat utgjør 1,75 % 2,00 % av driftsinntektene. Overskuddet i 2018 skyldes i hovedsak ubenyttede felles reserver, skatt på inntekt og formue og pensjonsoppgjør med tilbakeføring fra KLP og SPK. Stanges budsjett for 2019, er et budsjett med stramme økonomiske rammer. Avsatte reserver vil kun dekke det høyst nødvendige. Kommunen er svært sårbar overfor inntektssvikt, lønns- og prisvekst høyere enn forutsatt, samt nye lovpålagte oppgaver. Dette vil i sum presse kommunens driftsutgifter. Det må fortsatt være fokus på å balansere utgiftsveksten på nivå med inntektsveksten framover. Følgelig er det svært viktig at virksomhetene tilpasser sin aktivitet innenfor vedtatte ramme. I tertialrapportene er det varslet mulig behov for midler i størrelsesorden 32,3 mill. kroner. Det meldes om nye, eller mer omfattende oppgaver, i hovedsak innen helse- og omsorgssektoren. Sammendrag I vedtatte budsjett for 2019 er det avsatt 15,6 mill. kroner på felles reserve. Gjennom rådmannens forslag til vedtak ved 1. tertial foreslås kroner av reserven brukt til ulike tiltak i driften for inneværende år. Jf. kommunens økonomireglement vil rådmannen justere virksomheter og stabers ramme for årets lønnsoppgjør i henhold til forhandlingsprotokollene, og innenfor den avsatte lønnsreserve. Rådmannen foreslår også bruk av lønnsreserven til utgifter knyttet til personalsaker i kommunen, totalt kroner per 1. tertial. Videre foreslås noen tiltak dekket av disposisjonsfond. Totalt beløper dette seg til kroner. Netto rammeendringer fordeler seg slik på virksomhetene: Netto rammeendring 1. tertial 2019 Rådmannen Eiendomsavdelingen Kommuneadvokatene Virksomhet for barnehager Helse og rehabilitering Tilrettelagte tjenester Helsetjenester i hjemmet - Stange helse- og omsorgssenter - Kultur og fritid Hedmarken landbrukskontor Skatt og rammetilskudd Finans Bruk av lønnsreserve Bruk av pensjonsreserve Bruk av felles reserver Rådmannen gis fullmakt til å foreta de nødvendige justeringer av virksomhetsbudsjettene. Side 2 av 24

43 Månedsrapport April-2019 Kommunens tjenesteområder Rådmann Status økonomi Oppvekst Kommunalsjef for oppvekst melder om et forventet avvik på 3,0 mill. kroner. 1,0 mill. kroner av avviket skyldes økte utgifter til skoleskyss mens resterende 2,0 mill. kroner skyldes økt elevtall. I regjeringens forslag til statsbudsjett var det lagt midler til tidlig innsats i skolen i rammetilskuddet. Stanges andel til denne satsningen ble beregnet å utgjør kroner. I budsjettforliket ble midlene trukket ut av rammetilskuddet og lagt som øremerket tilskudd for Rammen til oppvekstområdet reduseres med kroner, da midlene tilføres området som øremerket inntekt. Rådmannen tilrår at rammen til kommunalsjef for oppvekst økes med netto kroner til dekning av merutgifter økt elevtall og omgjøring av rammetilskudd til øremerket tilskudd for tidlig innsats i skolen. Resterende avvik finner rådmannen ikke rom for å dekke i denne omgang, men følger situasjonen og kommer eventuelt tilbake til dette i 2. tertial. Samfunnsutvikling Tilsyn Under kommunalsjef for samfunnsutvikling meldes det om at følgende tilsyn er utført i løpet av 1. tertial 2019: Eiendomsavdelingen: Postalt tilsyn Asbesthåndtering i kommuner av Arbeidstilsynet I brev fra Arbeidstilsynet datert , pålegges kommunen å bidra med opplysninger i et postalt tilsyn knyttet til håndtering av asbest i kommunen. Tilsynet omfatter kommunale bygg oppført før 1985, samt ledningsnett. Hensikten med tilsyn, er å bidrar til at kommunen arbeider systematisk for å forhindre at både egne og andre arbeidstakere utsettes for helseskadelig eksponering for asbestfibre. Tilsynet undersøker derfor: hvordan kommunen som arbeidsgiver og utleier sikrer at vanlig drift og vedlikehold i egne bygg og ledningsnett ikke medfører eksponering for asbestfibre hvordan kommunen som byggherre planlegger og følger opp rive- og rehabiliteringsprosjekter der asbest kan forekomme Eiendomsavdelingen og kommunalteknikk utarbeidet i fellesskap tilbakemelding til Arbeidstilsynet, datert , hvor det ble konkludert med at: Stange kommune ikke har kommunale ledninger med eternitt/asbestmateriale i sitt register (kommunale ledninger og kummer er registrert med blant annet byggeår, dimensjon og materialtype, i systemet Gemini VA) til forvaltning av eiendomsmassen benytter eiendomsavdelingen systemet IK-bygg. I internkontrollsystemet er det to spørsmål som omhandler eksponering fra byggematerialer, og som sjekkes ut en gang per år for alle bygg (dokumentasjon for gjennomgang av bygningsmassen fra før 1985, var vedlagt) Side 3 av 24

44 Månedsrapport April-2019 i forbindelse med eiendomsutviklingsprosjekter knyttet til ombygging/tilpassing av eksisterende bygningsmasse, engasjeres miljøkonsulent som utarbeider en miljøsaneringsbeskrivelse som må følges av utførende entreprenør Det foreligger foreløpig ingen tilbakemelding fra Arbeidstilsynet på det gjennomførte postale tilsynet. EL-tilsyn: Det er gjennomført fem el-tilsyn ved henholdsvis Åsbygda skole, Hoberg skole (SFO, gamle barnehagen), Solvin skole, Stange ungdomsskole og Stange helse- og omsorgssenter. El-tilsynene har ikke avdekket store mangler. Det som er avdekket er satt til utbedring og er i hovedsak utført. Status økonomi 13 Eiendomsavdelingen Eiendomsavdelingen melder om merutgifter i forbindelse med konkurs hos en leietaker som skyldes avskrivning av krav på husleie, redusert inntekt og kjøp av inventar. Totalt utgjør dette en kostnad på kroner. Årskonsekvens er kroner. Det har vært husleieregulering på Høgmyr som medfører leiekostnad utover det som er kompensert i deflator. Merutgiften utgjør kroner. Årskonsekvens kroner. Nedre Tømte barnehage starter opp driften på to til tre avdelinger fra høsten FDV-utgifter i 2019 er estimert til kroner ut over det som tidligere er bevilget. Årskonsekvens er kroner. I forbindelse med personalsak er det inngått avtale om sluttoppgjør. Merutgiften utgjør kroner som en engangskostnad. I tillegg varsler eiendomsavdelingen store økte utgifter i forbindelse med økte strømpriser. Estimat for merforbruk i forhold til vedtatte ramme vil virksomheten komme tilbake til i 2. tertial. Rådmannen ber om at virksomheten tilføres midler til følgende punkter: kroner til dekning av mindreinntekter i forbindelse med konkurs hos leietaker. Årskonsekvens kroner. Merutgifter på kroner i forbindelse med konkurs hos leietaker innvilges og finansieres fra disposisjonsfond. Husleieøkning ut over deflator på Høgmyr med kroner. Årskonsekvens kroner. FDV utgifter på Nedre Tømte utgjør kroner i Årskonsekvens er kroner. Merutgift i forbindelse med et avsluttet arbeidsforhold utgjør kroner. Midlene hentes fra lønnsreserve. 15 Kommuneadvokaten Kommuneadvokaten melder om et behov for en rammeøkning på kroner. Dette skyldes for lav stipulering av løpende driftskostnader til blant annet lisenser, sertifisering med mer. Rådmannen ber om at det tilføres til virksomhetens ramme. Årskonsekvens er kroner. Side 4 av 24

45 Månedsrapport April Kultur og fritid Antall flyktninger er høyere enn stipulert. Dette gjør at integreringsmidlene anslås å bli 7,0 mill. kroner ut over opprinnelig budsjett. Flyktningetjenesten har behov for en rammeøkning på 6,0 mill. kroner. Samtidig er det budsjettert med bruk av integreringsfond i tjenesten. Det foreslås derfor å tilføre virksomheten 7,0 mill. kroner, og virksomheten reduserer bruk av integreringsfond med 1,0 mill. kroner. Rådmannen foreslår å tilføre totalt 7,0 mill. kroner til flyktningetjenesten, og redusere bruk av integreringsfond med 1,0 mill. kroner. 76 Hedmarken landbrukskontor Ved budsjettbehandlingen i 2019 ble det vedtatt et rammekutt på 2,0 %. Dette ble ved en feil gjennomført også for denne virksomheten, og rammen ble redusert med kroner. Rådmannen ber om at det tilbakeføres kroner til Hedmarken landbrukskontor. Oppvekst Status økonomi 20 Barnehager Virksomhet for barnehager melder om behov for rammeøkning på som følge av til vedtak på enkeltbarn. Årskonsekvens i 2020 beløper seg til kroner. I forbindelse med oppstart og drift av Nedre Tømte barnehage, er det kommet flere barn enn budsjettert. For å holde seg innenfor pedagog- og bemanningsnormen er det behov for tre nye ansatte. Merutgiften i 2019 er stipulert til kroner. Årskonsekvensen er kroner. Det ble besluttet i kommunestyret at det skulle utvides med flere barnehageplasser i Kausvol og Steinerbarnehagen med henholdsvis 9 og 22 plasser. Anslått merkostnad er kroner. Årskonsekvens utgjør kroner. Rådmannen foreslår at rammen til Barnehager: Økes med kroner til dekning av økte utgifter til tre nye ansatte i forbindelse med flere barn i Nedre Tømte. Årskonsekvens kroner. Tilføres kroner til dekning av merkostnader til tilskudd til private barnehager som følge av nye barnehageplasser i Kausvol og Steinerbarnehagen. Årskonsekvens kroner. Øvrige meldte merutgifter i virksomheten forutsetter rådmannen at dekkes innenfor eksisterende ramme. Skoler Det meldes om merforbruk på lønn grunnet ressurskrevende elever på til sammen kroner, fordelt på Solvin, Espa, Tangen og Åsbygda skole. I tillegg ber Espa skole og barnehage, grunnet et lite budsjett, å få dekket ekstra utgifter til ny oppvaskmaskin på kroner. Rådmannen ser ikke noe rom for å øke rammen til skolene nå, men følger opp situasjonene og kommer eventuelt tilbake til dette ved 2. tertial. Side 5 av 24

46 Månedsrapport April Åkershagan opplæring og aktivitetssenter Virksomheten melder om merutgifter til kjøp av eksterne tjenester ved Grobunn på kroner. I tillegg har virksomheten økte kostnader til kjøp av ekstern kompetanse rundt brukere som ikke var kjent da budsjettet ble lagt. Kostnaden er estimert til kroner. Rådmannen ber om at meldte merutgifter i virksomheten dekkes innenfor eksisterende ramme. Helse og omsorg Tilsyn Under kommunalsjef for helse og omsorg er det i løpet av 1. tertial varslet om følgende tilsyn: Barn og familie: ROP-tilsynet fra 2017 er ikke lukket. Ny dokumentasjon er oversendt Fylkesmannen. Helse og rehabilitering Det er et pågående tilsyn i fengselshelsetjenesten. Sak åpnet av Fylkesmannen etter at en innsatt døde i fengslet. Saken er fortsatt ikke avsluttet. Stange kommune har laget en plan for sitt forbedringsarbeid. Denne planen innbefatter: 1. Utarbeide prosedyre/samarbeidsavtale med legevakta. Arbeidet er i gang. 2. Revidering av samarbeidsavtale med Sykehuset Innlandet. Arbeidet har startet. Ledes av sykehuset. Vil gjelde alle kommuner med fengsler i Hedmark og Oppland. Kriminalomsorgen inkluderes også. Planutkast har vært på høring en gang og ble behandlet i et samarbeidsmøte mellom alle impliserte parter Resultatet sendes ut til ny høring i slutten av mai. 3. Opplæring av fengselsbetjenter på området rusproblematikk med fokus på abstinenser og vurdering av alvorlighetsgrad. Arbeidet er i gang i samarbeid med rusmiddelavdelingen på Sanderud. Temaet vil få ekstra stor plass i helsestjenestens eget undervisningsopplegg for ferievikarer. Alle betjenter skal få en ekstra opplæring fra kommunens eget personale, under veiledning av personale, fra rusmiddelavdelingen på Sanderud. Helsetjenester i hjemmet Fylkesmannen i Innlandet åpnet tilsynssak i forbindelse med klage fra pårørende. Saken er svart opp fra Helsetjenester i hjemmet og det avventes tilbakemelding fra Fylkesmannen. Stange helse og omsorgssenter Det ble gjennomført tilsyn fra Arbeidstilsynet i mars. Dette var et tilsyn som følge av tips vedrørende avvikling og betalt/ikke betalt spisepause. Det er ikke påpekt avvik etter tilsynet. Det skal gjennomføres en ROS-analyse på området i løpet av mai. Side 6 av 24

47 Månedsrapport April-2019 Status økonomi 51 Barn og familie Kommunestyret har vedtatt at Stange kommune skal delta i den interkommunale barnvevernvakten. Forventet merkostnad utgjør kroner. Årskonsekvens kroner. I forbindelse med digitalisering av arkivet og post-ut vil det påløpe merutgifter for driftsavtale på kroner årlig. Virksomheten melder i tillegg om behov for å bytte IT-utstyr på helsestasjonen. Utgiften til dette er anslått til kroner. Videre melder virksomheten om behov for en nyopprettet stilling som helsesykepleier i skolen. Behovet for utgiftsdekning i 2019 vil være kroner. Årskonsekvens kroner. Med bakgrunn i fjorårets regnskapsmessige mindreforbruk ønsker rådmannen å avvente rammeøkning som følge av merkostnad til interkommunal barnevernsvakt. Det antas at denne må tilføres rammen senest for år Rådmannen finner ikke rom til å imøtekomme behov for rammeøkning til driftsavtale og IT-utstyr. Situasjonen vil følges og rådmannen kommer eventuelt tilbake med ny vurdering ved 2. tertial. Opprettelse av helsesykepleiestilling vil bli vurdert i forbindelse med budsjett og økonomiplan Helse og rehabilitering Virksomheten melder om økte utgifter til legevakt. Merkostnaden for 2019 utgjør kroner, og forventes tilsvarende for 2020 og framover. Rådmannen ber om at rammen til Helse og rehabilitering økes med kroner. Årskonsekvens kroner. 53 Tilrettelagte tjenester (TT) Tilrettelagte tjenester melder om store utfordringer, og om et forventet merforbruk på minimum kroner. Anslaget inkluderer ikke alt merforbruk på lønn, dette skyldes det pågående prosjekter i samarbeid med «RO» som bistår i endringsprosessen som foregår i virksomheten. Man vil komme tilbake i 2. tertial med en mer fullstendig oversikt. Til 1. tertial oppsummerer virksomheten følgende behov for rammeøkning: Elev på Norstumoen, kroner. RO-prosjekt, kroner. Husleiekostnader til Stange kommunale Boligforetaket, kroner. Har gått fra hvilende til våkne nattevakter kroner. Nye ressurskrevende brukere, kroner. Nyopprettet stilling som avdelingsleder og overlapping av tidligere ledere, medfører en merutgift pålydende kroner Årskonsekvens kroner. Virksomheten har tidligere mottatt refusjoner fra andre kommuner for eksterne brukere. Som følge av nytt lovverk har vi ikke lenger hjemmel for å kreve denne inntekten. Mindreinntekten utgjør kroner. Årskonsekvens kroner. Side 7 av 24

48 Månedsrapport April-2019 Privat avlastning gir merutgifter på kroner i forhold til budsjettert i Ordningen vil bli gjennomgått og rådmannen vil eventuelt komme tilbake til saken i forbindelse med behandling av økonomiplan. Økt omfang av vedtak i tilbud "på Tunet" gir merutgifter på kroner ut over budsjettert. Ordningen vil bli gjennomgått og rådmannen vil eventuelt komme tilbake til saken i forbindelse med behandling av økonomiplan. Virksomheten melder om behov for bil. Drift og vedlikehold er stipulert til kroner for Bruker med prøveopphold hos Grobunn gir stipulert merutgift på kroner. Rådmannen ber om at virksomheten tilføres: kroner, til dekning av husleie til Boligforetaket. Årskonsekvensen er kroner kroner til dekning av bortfalte inntekter til brukere fra andre kommuner. Årskonsekvensen er kroner. Rådmannen ber om at det overføres til Ro-prosjektet. Beløpet finansieres fra disposisjonsfond. Virksomheten bes forsøke å løse sitt behov for bil med kommunens Biladministrasjon, som er instansen for alle kommunens biler. Øvrige meldte forhold finner ikke rådmannen rom for å imøtekomme. Den økonomiske situasjonen i Tilrettelagte tjenester følges nøye, og rådmannen kommer tilbake til denne i 2. tertial. 63 Helsetjenester i hjemmet Virksomheten melder om merutgifter til brukere med nye/mer omfattende behov hvor tjenestene er vurdert mer hensiktsmessig, både for bruker og for kommunenes økonomi, kjøpt eksternt. Merkostnad er anslått til kroner. Årskonsekvens kroner. Som følge av systemoppgradering og teknologisk samhandling mellom fagsystemer har det vært nødvendig å bytte til Android telefoner. Dette har medført en merutgift hos virksomheten på kroner. Økte vedtakstimer på enkeltbrukere medfører et anslått behov for rammeøkning på til ekstra lønnsutgifter. Estimert merforbruk i 2019 anslås å være kroner. Rådmannen ber om at virksomheten tilføres kroner til dekning av kjøp av eksterne tjenester. Dette finansieres ved disposisjonsfond i Midlene videreføres i planperioden hvor den finansieres av driftsrammen. Øvrige meldte behov finner ikke rådmannen rom for å imøtekomme, og ber om at virksomheten finner dekning for dette innenfor eksisterende ramme. 65 Ottestad Helse og omsorgssenter Ved revisjon av medisinskteknisk utstyr var det flere enheter som ikke ble godkjent. Nytt utstyr må kjøpes inn. I henhold til innhentet tilbud utgjør denne utgiften kroner. Virksomheten varsler om høyere forbruk av kostbare medisiner til pasienter, ut over det som var forutsatt da budsjettrammen ble lagt. Merutgiften anslås til kroner. Side 8 av 24

49 Månedsrapport April-2019 Rådmannen finner ikke rom for å imøtekomme meldte avvik, og ber virksomheten finne dekning for tiltakene innenfor vedtatte økonomiske ramme. 66 Stange Helse- og omsorgssenter Stange Helse- og omsorgssenter melder behov for nye sofaer. Kostnad til utskiftning anslås å utgjør kroner. Garderobeplassen til de ansatte er for liten og det er behov for å øke antall garderobeskap. Nye skap er estimert til kroner. Rådmannen ber om en styrking av rammen i 2019 på kroner for å dekke behovet for å bytte ut sofaer, samt øke antall garderobeskap. Beløpet dekkes av disposisjonsfond. Felles Status økonomi 01 Felles reserver Det er avsatt en lønnsreserve på 21,8 mill. kroner, ut fra et forventet lønnsoppgjør på 3,25 % jf. regjeringens forslag til statsbudsjett, til dekning av årets lønnsoppgjør. Det har vært gjennomført lokale lønnsforhandlinger i kapittel 3 og 5. Konsekvensen av dette lønnsoppgjøret er beregnet til 3,5 mill. kroner. Lønnsoppgjøret i kapittel 4 er ennå ikke klart da alle parter enda ikke har kommet til enighet. Virksomhetenes rammer vil bli kompensert for effekt av begge disse oppgjør så snart dette er klart. Det er ved 1. tertial disponert følgende midler av reservepostene: Reserver Reserver før 1. tertial Disponert 1. tertial Reserver etter 1. tertial Felles reserve Lønnsreserve Pensjonsreserve Totalt Rådmannen ber om at det benyttes kroner av felles reserve til rammeendringer som beskrevet i tertialrapporten. Dette inkluderer økte avsetninger i tråd med Stortingets budsjettavtale og RNB som vist i oversikt. I tillegg ber rådmannen om at det benyttes kroner av lønnsreserve til rammeendring. Side 9 av 24

50 Månedsrapport April-2019 Sentrale kapitler Sentrale inntekter Beløp i 1000 Oppr. bud. Rev. bud Prognose Avvik i kr Ønsket justering Frie disponible inntekter Skatt på inntekt og formue Ordinært rammetilskudd Skatt på eiendom Andre direkte eller indirekte skatter Andre generelle statstilskudd Sum Frie disponible inntekter Rammetilskudd, skatt og inntektsutjevning I kommunens vedtatte budsjett ble regjeringens forslag til statsbudsjett lagt til grunn. Budsjettavtalen i Stortinget medførte noen mindre endringer i rammetilskuddet som kommunens budsjett foreløpig ikke er justert budsjettet for. Skatteanslaget for 2019 er justert i kommuneproposisjonen. Dette begrunnes med høy skatteinngang i 2018 som delvis videreføres i Merskatteveksten knyttes i stor grad til formuesskatter og aksjegevinster. Revidert nasjonalbudsjett for 2019 (RNB) ble lagt fram 14. mai. Samlet sett er de økonomiske rammebetingelsene for kommunesektoren nær uendret i forhold til vedtatt opplegg. Det er imidlertid gjort en oppjustering på skatteanslaget i det reviderte budsjettet. Dette begrunnes med god skatteinngang så langt i år, og en forventning om at deler av merskatteveksten i 2018 vil videreføres inn i Kostnadsveksten totalt, deflator, økes fra 2,8 % til 3,0 % som følge av høyere prisvekst på varer og tjenester enn anslått i nasjonalbudsjettet. Netto anslår regjeringen uendrede bevilgninger til kommunesektoren. Som følge av endringer ved budsjettavtalen og RNB foreslås følgende endringer: Rammetilskuddet (inkludert skjønnsmidler) økes med kroner Inntektsutjevning reduseres med kroner Skatt på inntekt og formue økes med kroner Skattetall for perioden januar-april 2019 viser at kommunene fikk inn om lag 50,3 mrd. kroner i skatteinntekter. Dette er 4,4 % mer enn samme periode i Skatteveksten ble i statsbudsjettet for 2019 anslått til 1,3 %. I RNB er skatteinntektene i kommunal sektor oppjustert med 1,5 mrd. kroner. Samtidig er kostnadsdeflatoren oppjustert fra 2,8 til 3,0 %. Sammen med demografisk vil effekten av økt skatteinngang og oppjustering av deflator mener regjeringen at bevilgning til kommunal sektor er om lag uendret. Stange kommune har per april måned mottatt 152,4 mill. kroner i skatteinntekter og 13,6 mill. kroner i inntektsutjevning. Eiendomsskatt Eiendomsskatten er inntektsført med 36,4 mill. kroner som er i henhold til budsjett. Side 10 av 24

51 Månedsrapport April-2019 Tilskuddet for ressurskrevende helse- og omsorgstjenester Tilskuddet for ressurskrevende helse- og omsorgstjenester er budsjettert med 104,5 mill. kroner. Beløpet er stipulert med utgangspunkt i avtale med Hedmarken Revisjon IKS i juni Da endelig krav for 2018-regnskapet skulle utarbeides, ble det avdekket at vi hadde noe ulik forståelse av fremgangsmåte for beregning av timepris mellom kommunens administrasjon og revisjonen. Dette medførte at Stange kommunes timepris ble ca 27 kroner lavere enn lagt til grunn i stipulering av inntektsposten, som igjen resulterte i at selve kravet for 2018 ble 16,5 mill. kroner lavere enn budsjettert. For å sikre at vi ikke stipulerer tilskudd for ressurskrevende helse- og omsorgstjenester for høyt også for 2019 foreslås det at merinntekt skatt på inntekt og formue benyttes til tilsvarende reduksjon på tilskudd for ressurskrevende helse- og omsorgstjenester. Det er varslet nye ressurskrevende brukere som vil kunne medføre at vi for 2019 kanskje vil kreve refusjon for flere timer enn i Dette vil vi komme tilbake i 2. tertial. Integreringsmidler og bundne fond for flyktninger Antakelsen om nedgang i antall mottatte flyktninger er ikke blitt som forventet. Dette gjør at integreringstilskuddet for 2019 budsjettert til 24,0 mill. kroner nå stipuleres til 31,0 mill. kroner. Inntektsøkningen legges i sin helhet i rammen til Flyktningetjenesten, som samtidig reduserer bruk av integreringsfond med 1,0 mill. kroner. Ut fra disse endringene i endelig vedtatt budsjett og RNB foreslår rådmannen følgende justeringer: Rammetilskuddet økes med kroner. Inntektsutjevningen reduseres med kroner. Skatt på inntekt og formue økes med kroner. Tilskudd ressurskrevende brukere reduseres med kroner. Justering videreføres i økonomiplanperioden Finansinntekter og -utgifter Beløp i 1000 Oppr. bud. Rev. bud Prognose Avvik i kr Regnskap hiå. i fjor Finansinntekter/-utgifter Renteinntekter og utbytte Renteutgifter, prov. og andre fin.utgifter Avdrag på lån Sum Finansinntekter/-utgifter Kommunens låneportefølje utgjorde ved 1. tertial 2019 om lag 1,5 mrd. kroner. Av dette beløpet utgjør ca. 1,4 mrd. kroner investeringslån og 226,2 mill. kroner startlån. I tillegg kommer Stange kommunale boligforetak som har langsiktig gjeld på 160,5 mill. kroner. Samlet gjeld i Stange kommune, inkludert boligforetaket, utgjør dermed ca. 1,5 mrd. kroner. Side 11 av 24

52 Månedsrapport April-2019 Største långiver er KommunalBanken-som har en andel på 64 %. Nest størst er KLP med 20 %. Långiver Gjeld Andel i % KommunalBanken ,24% KLP ,09% Husbanken ,88% KLP Kommunekreditt ,79% Ved inngangen til 2019 hadde kommunen fire fastrenteavtaler, swapper, fordelt på to forskjellige finansinstitusjoner, henholdsvis med DNB ( ), Nordea ( og ) og Swedbank ( ). Største motpart for derivater er Nordea-med en andel på 43,48 %. Motparter vises i diagrammet nedenfor. Startlånene er alle tatt opp i Husbanken med flytende rente, per april 2019 er denne 1,6 %. Side 12 av 24

53 Månedsrapport April-2019 Renterisiko Den totale gjennomsnittsrenten for hele porteføljen, inkludert startlån og boligforetaket, utgjør etter 1. tertial 2,26 %. Renteutgifter og omkostninger etter 1. tertial 2019 utgjør 7,0 mill. kroner som er 24,2 % av det totale budsjettbeløpet. Renteinntektene utgjør 3,1 mill. kroner, det vil si 33,5 % av det budsjetterte. Avdragene utgjør 11,3 mill. kroner, som er 24,8 % av budsjettet. Tabellen og grafen nedenfor viser endring i rentekostnader på eksisterende portefølje, hensyntatt forventede refinansieringer, ved en parallell forhøyning av hele rentekurven med 100 bp (1 %). Periode Rentekostnad Rentekostnad +1 % Andel økning renterisiko 1% Denne endringen med 100 bp (1,0 %) vil potensielt medføre kroner-høyere rentekostnad for inneværende år, og inntil kroner-over de 10 kommende årene. Gjennomsnittlig rente, som på analysedato er 2,29 %, forventes å være omtrent 2,76 % for Periode Gjennomsnittlig hovedstol i perioden Gjennomsnittlig hovedstol til refinansiering Gjennomsnittlig hovedstol hensyntatt refinansiering Snittrente Snittrente hensyntatt refinansiering ,13% 2,13% ,19% 2,19% ,29% 2,29% ,40% 2,40% ,44% 2,44% ,41% 2,42% Side 13 av 24