Kommunestyret. Møteinnkalling

Transkript

1 Kommunestyret Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 13:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: Sakstittel PS 73/09 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 74/09 Interpellasjoner og spørsmål PS 75/09 Møteplan for Hvaler kommune 1. halvår 2010 PS 76/09 Forslag fra Hvaler Menighetsråd om å øke festeavgift for gravsteder PS 77/09 Fordeling av kulturrelaterte oppgaver og myndighet PS 78/09 Søknad om bidrag til realisering og drift av Science senter Østfol PS 79/09 Økonomiplan , årsbudsjett 2010 PS 80/09 Høringsuttalelse på fylkesdelplan for Kultur PS 81/09 Behandling etter offentlig ettersyn: reguleringsplan for Sand Brygge, Spjærøy PS 82/09 Behandling etter offentlig ettersyn: reguleringsplan for Kjenvik småbåthavn PS 83/09 Sluttbehandling av endring av reguleringsplan for Damenga PS 84/09 Søknad om fritak som kommunens representant i menighetsrådet. PS 85/09 Presisering av kommunestyrevedtak i sak 9/09 - grunnervervsprosessen ved Kroksand og Gilbergodden PS 86/09 Meldinger og informasjon Eivind Norman Borge Ordfører Torleif Gjellebæk Rådmann Før kommunestyrets offisielle møte starter vil Rubicom Film AS presentere smakebiter fra TV serien Hvaler del 2. Enkel servering ca. kl Møteinnkalling side 1 av 67

2 PS 73/09 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Møteinnkalling side 2 av 67

3 PS 74/09 Interpellasjoner og spørsmål Møteinnkalling side 3 av 67

4 Saksnr 2009/ Hvaler kommune møteplan Arkivkode 062 Saksbehandler Grethe B Hansen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /09 Kommunestyret /09 Møteplan for Hvaler kommune 1. halvår 2010 Sammendrag Rådmannen legger frem en helhetlig møteplan med forslag til politiske møter 1.halvår 2010 Saksopplysninger I tråd med tidligere praksis samordnes forslag til møteplan slik at de respektive utvalg får saker til behandling i forkant av kommunestyret. Formannskapet og utvalgene har møter 14 dager i forkant av kommunestyret. Onsdag er fast møtedag for arbeidsmiljøutvalg, administrasjonsutvalg, formannskap og kommunestyre. Torsdag er fast møtedag for UMT, UKPT og kontrollutvalget. Tirsdag er fast møtedag for eldreråd og råd for funksjonshemmede. Vedlegg Forslag til møteplan for 1. Halvår 2010 Vurdering Administrasjonen deltar som sekretær i alle utvalg. Av hensyn til effektivitet er det viktig at møtene samordnes som vist i forslag til møteplan. Møteplanen tar hensyn til behandlingsrekkefølgen. Flere saker skal til høring i utvalgene før behandling i kommunestyret. Utvalgene beslutter også å videresende egne saker og har da mulighet for rask behandling ved at kommunestyret i møteplanen har møter 14 dager etter. Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen anbefaler formannskapet å inngi slik innstilling til kommunestyret: Møtedato som vist i vedlagt forslag godkjennes. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Behandling i Formannskapet : Rådmannens forslag vedtatt. Møteinnkalling side 4 av 67

5 Votering: Enstemmig. Innstilling fra Formannskapet : Møtedato som vist i vedlagt forslag godkjennes. Møteinnkalling side 5 av 67

6 HVALER KOMMUNE - FORSLAG TIL MØTEPLAN 1. HALVÅR 2010 (Journalnr. 09/1724) Kommunest yret Jan uar Febru ar Onsda g 24 kl Mars April Mai Juni Onsdag16 kl Plan og Onsda budsjettrundskr g Onsdag iv 7 kl Årsmelding og 0 kl regnskap 2009 Tertialrapport 30. april J ul i Formannska pet Utvalget for miljø og teknikk Utvalget for kultur og personretted e tjenester Onsda Onsd Onsda g ag g kl.17.0 kl.17. kl Torsda g 11 kl Torsda g 11 kl Torsd ag 25 kl Torsda g 22 kl Torsd Torsda ag g kl.18. kl Onsdag 2 kl Plan og budsjettrundskr iv Årsmelding og regnskap 2009 Tertialrapport 30. april Torsdag 3 kl Plan og budsjettrundskr iv Årsmelding og regnskap 2009 Tertialrapport 30. april Torsdag 3 kl Plan og budsjettrundskr iv Årsmelding og regnskap 2009 Tertialrapport 30. april Administrasj onsutvalget Onsda g Onsd ag Onsda g Onsdag 2 kl Plan og budsjettrundskr iv Møteinnkalling side 6 av 67

7 Eldrerådet Arbeidsmiljø utvalget 10 kl kl kl Tirsda g Tirsd ag Tirsda g kl.16.0 kl.16. kl Onsda g 10 kl Onsd ag 24 kl Onsda g 21 kl Årsmelding og regnskap 2009 Tertialrapport 30. april Tirsdag 1 kl Plan og budsjettrundskr iv Årsmelding og regnskap 2009 Tertialrapport 30. april Onsdag 2 kl Plan og budsjettrundskr iv Årsmelding og regnskap 2009 Tertialrapport 30. april Klageutvalge t Kontrollutval get Råd for mennesker med nedsatt funksjonsev ne Torsda g Torsdag Torsdag 11 kl Tirsda g 9 kl Tirsd ag 23 kl Tirsda g 20 kl kl kl Tirsdag 1 kl Plan og budsjettrundskr iv Årsmelding og regnskap 2009 Tertialrapport 30 april Møteinnkalling side 7 av 67

8 Saksnr 2009/ Innspill til Hvaler kommunes budsjett Arkivkode 151 Saksbehandler Kurt Skarning Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Kommunestyret /09 Forslag fra Hvaler Menighetsråd om å øke festeavgift for gravsteder Sammendrag Hvaler Menighetsråd har i møte den 19. November besluttet å anmode Hvaler kommunestyre om å øke den årlige festeavgiften fra 110 til 120 kroner pr gravsted. Saksopplysninger Hvaler Menighetsråd har stilet følgende skriv av 26. November til Hvaler kommunestyre: Hvaler Menighetsråd besluttet i møte den 19. November å anmode Hvaler kommunestyre om å øke den årlige festeavgift fra kr 110,- pr gravsted til kr 120 pr gravsted. Festeavgiftene skal i henhold til Gravferdslovens 21 fastsettes av kommunen etter forslag fra Fellesrådet (menighetsrådet). Festeavgifter kreves inn for ti år av gangen, og avgiftsøkningen vil gjelde fra første forfall. Festeavgiften ble sist endret i Den foreslåtte økningen vil bety en økt inntekt for Menigheten på rundt ti tusen kroner årlig. Dette vil igjen medføre en tilsvarende reduksjon i det tilskuddsbehov som fremkommer i vårt budsjett som ble lagt fremlagt for kommunen tidligere i høst. Hjemmelsgrunnlag Gravferdslovens 21. Rådmannens forslag til vedtak Festeavgift for gravsteder settes opp fra 110 til 120 kroner pr gravsted gjeldende fra Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 8 av 67

9 Saksnr 2009/ Organisering av Virksomhet kultur høsten 2009 Arkivkode Saksbehandler Torleif Gjellebæk Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Arbeidsmiljøutvalget /09 Administrasjonsutvalget /09 Utvalget for kultur og personrettede tjenester /09 Utvalget for miljø og teknikk /09 Formannskapet /09 Kommunestyret /09 Fordeling av kulturrelaterte oppgaver og myndighet Sammendrag Saksopplysninger Bakgrunn Spørsmålet om hvordan virksomhet kultur bør organiseres i fremtiden har vært gjenstand for diskusjon i noen uker. Diskusjonen har vært ført mellom berørte ansatte, tillitsvalgte, seksjonens og kommunens administrative ledelse, og i utvalget for kultur og personrettede tjenester (UKPT) i møte Flere innspill og alternativer har kommet til som følge av de diskusjonene som har foregått, og dette var også grunnen til at saken ikke ble realitetsbehandlet av UKPT i møte UKPT og administrasjonen ønsket å vurdere alternativene nærmere. Særlig tre ulike forhold har aktualisert disse diskusjonene: Virksomhetsleder har sluttet i sin stilling. Behovet for en fordeling av oppgaver og myndighet mellom virksomhet kultur, og den nye funksjonen som næringssjef. Virksomhetenes økonomiske rammer har reelt blitt redusert, og må ventelig reduseres ytterligere. Flere av alternativene for fordelingen av de kulturrelaterte oppgavene har også konsekvenser for driften av Kornmagasinet og virksomhet havn, samt i forhold til behovet for investeringer. Oppgavene og myndigheten knyttet til næring og næringsutvikling er i delegeringsreglementet lagt til utvalget for miljø og teknikk (UMT). Det samme når det gjelder drift av eiendommer og havn. UKPT har oppgavene og myndighet i forhold til virksomhetene innen kultur og opplæring. Verken UMT eller UKPT har oppgaver og myndighet når det gjelder investeringer. Det har alene formannskapet og kommunestyret. Denne saken berører derfor oppgavene og myndigheten til sidestilte politiske organer, og den må derfor avgjøres av kommunestyret i henhold til punkt 4 i reglementet for bruk av delegert myndighet. Rådmannen legger til grunn at formannskapet avgir innstilling til kommunestyret, mens alle andre organer som behandler saken kan avgi uttalelse. Fra den diskusjonen som UKPT hadde i møte , har rådmannen notert følgende synspunkter uttalt fra enkeltrepresentanter (ikke direkte sitat): Det er viktig å satse på barn og unge. Stillingen som virksomhetsleder må videreføres som et brohode for kultursektoren. Møteinnkalling side 9 av 67

10 Kulturskolen bør gjøres til egen virksomhet, og stillingen som leder bør utvides til 100%. Opprinnelige tre alternative modeller Til grunn for diskusjonen i UKPT lå en beskrivelse av tre alternative prinsippielle modeller for organisering av virksomhet kultur, kalt A, B og C. Alle de tre modellene hadde det til felles at følgende oppgaver i nåværende virksomhet kultur var overført til næringssjefen: Driftsansvaret for Kornmagasinet Nasjonalparksenteret Samarbeidet med Opplev Fredrikstad Samarbeid om drift av Skjærhalden Gjestehavn Turisme Modell A var i prinsippet en videreføring av nåværende organisering, bortsett fra nevnte overføring til næringssjefen. Modell B fjernet stillingen som virksomhetsleder for kultur. Avdelingene kulturskolen og fritid og idrett ble lagt til virksomhet Hvaler ungdomsskole, mens avdelingen bibliotek og enheten frivillighetssentral (inkludert oppgaven med kontakt med lag og foreninger), ble lagt direkte under seksjonssjef for opplæring og kultur. Modell C fjernet stillingen som virksomhetsleder for kultur. De tre nåværende avdelingene, kulturskolen, fritid og idrett, bibliotek og enheten frivillighetssentralen ble lagt direkte under seksjonssjefen for opplæring og kultur. I frivillighetssentralen ble det også i dette tilfelle lagt inn oppgaven med kontakt med lag og foreninger. Ingen av disse modellene ga potensiale for vesentlige økonomiske gevinster, fordi fjerningen av stillingen som virksomhetsleder for kultur måtte kompenseres ved styrkninger av andre stillinger. For øvrig hadde alle de tre alternative ulike fordeler og ulemper ved seg. Disse er nærmere beskrevet i sak 44/09 til UKPT i møte Denne saken ligger som ikke kopiert vedlegg i saksmappen til herværende sak. Ingen av de tre modellene hadde noen klar overvekt av fordeler, veid mot ulemper. Ny alternativ modell I kjølvannet av diskusjonen om de tre nevnte modellene ble det lansert et nytt alternativ, som i det alt vesentlige er ført i pennen av virksomhetsleder Svein Syversen ved Hvaler ungdomsskole og tidligere virksomhetsleder kultur, Torkel Varfjell. Dette nye alternativet er nærmere beskrevet i vedlegg til herværende sak. Dette alternativet innebærer blant annet: Virksomhet Hvaler ungdomsskole omdannes til virksomhet Hvaler oppvekst- og kultursenter. Hvaler ungdomsskole, kulturskolen, fritid og idrett, bibliotek og frivillighetssentralen etableres som avdelinger/enheter under virksomhet Hvaler oppvekst- og kultursenter. Avdelingene/enhetene samlokaliseres i bygningsmassen Hvalerhallen, og nåværende lokaler for Hvaler ungdomsskole. Dette krever en viss utvidelse av kafedelen i Hvalerhallen, slik at biblioteket kan flyttes hit. Virksomhetsleder for Hvaler oppvekst- og kultursenter vil etablere en ledergruppe med representasjon fra alle enheter. Denne får i oppdrag å utnytte potensialet for bedre samarbeid mellom enheter som i stor grad arbeider med samme målgruppe, og som etter dette forslaget også blir fysisk samlokalisert. Stillingen som virksomhetsleder for kultur videreføres ikke, men ressursene brukes i stedet til å styrke samarbeidet mellom de fem avdelingene/enhetene. Flere særlover gir føringer for organiseringen av de kommunale oppgavene og enhetene som denne saken berører. Disse særlovene er: kulturloven, lov om folkebibliotek, opplæringsloven og lov om barnevernstjenester. Det nye alternativet med Hvaler oppvekst- og kultursenter gir en organisering i bedre samsvar med føringene i denne lovgivningen, enn hva tilfellet er med de tre andre alternativene, herunder dagens organisering. Nærmere utdyping av dette fremgår av vedlegget til denne saken. Møteinnkalling side 10 av 67

11 Dersom alternativet Hvaler oppvekst- og kultursenter skal gjennomføres kreves det som nevnt utbygging av Hvalerhallen, slik at folkebiblioteket kan få plass der, i kombinasjon med skolebiblioteket. I tillegg forutsettes det at følgende oppgaver utskilles til andre enheter enn Hvaler oppvekst- og kultursenter og seksjon opplæring og kultur: Lovpålagte oppgaver med kulturminner foreslås overført til virksomhet plan og miljø Turisme og Opplev Fredrikstad foreslås overført til næringssjefen Kulturbasert næringsutvikling foreslås overført til næringssjefen Samarbeid om drift av Skjærhalden Gjestehavn foreslås overført til virksomhet havn Henvendelser om kulturarrangement foreslås overført til servicetorget/postmottaket Driften av Kornmagasinet foreslås overført til virksomhet vann, avløp og eiendom. Alle andre kjente hovedoppgaver som i dag utføres av virksomhet kultur foreslås overført til Hvaler oppvekst- og kultursenter. Vedlegg Kopiert vedlegg som utsendes sammen med saken: Notat fra virksomhetsleder/rektor Svein Syversen, datert Vedlegg som ligger i saksmappen: Sak 44/09, til UKPT sitt møte , organisering av virksomhet kultur høsten Innkomne merknader Fra grupper av ansatte, tillitsvalgte og enkeltpersoner er det innkommet flere innspill til saken, særlig relatert til de tre først nevnte modellene for organisering. Innspillene er nevnt i sak 44/09 til UKPT. Hjemmelsgrunnlag Lov nr. 89 Lov om offentlege styresmakters ansvar for kulturverksemd Lov nr. 50 Lov om kulturminner Lov nr. 108 Lov om folkebibliotek Lov nr. 61 Lov om grunnskolen og den videregående opplæring Lov nr Lov om barnevernstjenester Vurdering Rådmannen har i flere sammenhenger pekt på at vi i Hvaler kommune må bli vesentlige flinkere til å utnytte de fortrinnene vi har som liten kommune. Et viktig slikt fortrinn er mulighetene for tett samarbeid, horisontalt og vertikalt, på tvers av fag og organisatoriske enheter, til fordel for målgruppen barn og unge. Rådmannen mener at Hvaler kommune i påfallende liten grad har utnyttet sine muligheter på dette området. Dette på tross av at det i mange år har vært et uttalt ønske å styrke innsatsen for denne målgruppen, og på tross av at ressursbruken har vært betydelig til fordel for samme målgruppe. Forslaget om etablering av Hvaler oppvekst- og kultursenter, slik det er beskrevet i vedlagte notat, er etter rådmannens mening et interessant strategisk og praktisk tiltak for å legge til rette for en bedre faktisk innsats mot målgruppen barn og unge. Tiltaket utnytter kommunens fortrinn som liten kommune, og det har et reelt konkret innhold. Føringer i særlovgivningen, med relevans for organiseringen av de aktuelle kommunale tjenestene, taler etter rådmannens mening, klart for at Hvaler oppvekst- og kultursenter er en mer hensiktsmessig organisering enn de andre alternativene som nå har vært vurdert, herunder den nåværende. Alternativet Hvaler oppvekst- og kultursenter fremstår i tillegg som mest i samsvar med kommunestyrets vedtatte prosjekt endringsledelse. Rådmannen ser at det må ryddes litt mer presist i delingen av oppgaver mellom Hvaler oppvekst- og kultursenter, næringssjefen og flere av virksomhetene i seksjon miljø og teknikk, særlig plan og miljø, havn og en fremtidig enhet for drift av kommunal eiendom. Dette kan vi komme tilbake til som del av en eventuell gjennomføring av disse organisasjonsendringene, og for øvrig i sammenheng med revideringen av delegeringsreglementene. Ved revideringen av delegeringsreglementet vil rådmannen for øvrig fremme forslag om at oppgavene og myndigheten i tilknytning til næring og næringsutvikling blir flyttet fra UMT til formannskapet. Møteinnkalling side 11 av 67

12 Rådmannen vil for øvrig forutsette at Kornmagasinet fortsatt kan drives innenfor den økonomiske rammen som ble satt av formannskapet i sak xx/08, vedtatt i møte Driftsansvaret for Kornmagasinet vil bli foreslått lagt til en ny og mer profesjonell enhet for forvaltning av kommunens eiendommer som nå er under utredning. Etter en eventuell flytting av biblioteket, fra Kornmagasinet til Hvalerhallen, vil Kornmagasinet faste leietakere i det vesentligste være nasjonalparksenteret, næringssjefens kontor som foreslås flyttet fra rådhuset, og turistkontoret/fasilitetene for Skjærhalden Gjestehavn. Utover dette vil Kornmagasinet få noe ledig kapasitet for utleie til andre og som eventuell reservekapasitet for andre funksjoner som det kan vise seg hensiktsmessig å flytte fra rådhuset. Kanskje spesielt virksomhet havn. Dette har særlig sammenheng med at kapasiteten i rådhuset er mer enn fullt utnyttet. Gjennomføringen av modellen med Hvaler oppvekst- og kultursenter forutsetter investeringer i kafedelen av Hvalerhallen som følge av at biblioteket flyttes dit. Disse investeringene er foreløpig anslått til brutto kr Investeringene er til et formål og av en karakter som vil utløse betydelige eksterne tilskudd. Investeringen vil ikke medføre økte personalkostnader, kanskje tvert imot. Investeringsbehovet er fulgt opp og nærmere omtalt i rådmannens forslag til budsjett 2010/økonomiplan Rådmannen mener at disse investeringene bør prioriteres, i lys av: De nye mulighetene som utløses i kommunens innsats for barn og unge. Nytt tettere samarbeid mellom skolebiblioteket og folkebiblioteket. Frigjøringen av arealer i Kornmagasinet som kan brukes til utleie og avlastning for rådhuset. Forslaget om ikke å videreføre stillingen som virksomhetsleder for kultur har vært gjenstand for særlig diskusjon. Rådmannen mener at betydningen av denne stillingen er overvurdert i noen av disse diskusjonene. For kultursakene og kulturlivet er det antakelig viktigere at kommunen har en god og effektiv samhandling og beredskap internt i administrasjonen, til behandling av saker og henvendelser, enn at kommunen har et personifisert brohode i form av en virksomhetsleder for kultur. Når vi må prioritere vil rådmannen prioritere de fordelene som kan oppnås ved modellen Hvaler oppvekst- og kultursenter, fremfor de fordelene som er ved å videreføre nåværende organisering, inkludert stillingen som virksomhetsleder for kultur. Rådmannen vil ikke gå inn for å omgjøre kulturskolen til egen virksomhet, og på nåværende tidspunkt heller ikke øke stillingen som avdelingsleder til 100%. Årsaken er at det å opprette dette som egen virksomhet trekker i motsatt retning av det mer påtrengende behovet for bedre horisontalt samarbeid på tvers mellom de eksisterende avdelingene/enhetene. Avdelinger og enheter som for en stor del har barn og unge som felles målgruppe. Kommunens vanskelige driftsøkonomi gjør det ikke naturlig å prioritere en utvidelse av stillingen som avdelingsleder for kulturskolen på nåværende tidspunkt. Mange andre behov for utvidelser av bemanningen bør prioriteres vesentlig høyere. Rådmannens forslag til vedtak Formannskapet anbefales å avgi til kommunestyret slik innstilling: 1. Kommunestyret gir sin tilslutning til at oppgavene og myndigheten til nåværende virksomhet kultur fordeles som beskrevet i saksfremstillingen med tilhørende vedlegg på følgende enheter: Ny virksomhet Hvaler oppvekst- og kultursenter, næringssjefen, virksomhet plan og miljø, virksomhet havn, servicetorget/postmottaket og virksomhet vann, avløp og eiendom (ny virksomhet for kommunens eiendomsforvaltning). 2. Kommunestyret gir sin tilslutning til at Hvaler folkebibliotek kan flyttes fra Kornmagasinet til Hvalerhallen, og samlokaliseres der med skolebiblioteket for ungdomsskolen. Rådmannen gis i denne forbindelse i oppdrag å utrede behovet for nye investeringer tilknyttet Hvalerhallen, og legge dette frem for kommunestyret i en særskilt sak. 3. Stillingen som virksomhetsleder for kultur videreføres ikke, men ressursene til denne stillingen inngår som del av finansieringen av Hvaler oppvekst- og kultursenter. 4. Detaljene i den fordelingen av oppgaver og myndighet som blir en konsekvens av dette vedtaket i kommunestyret forutsettes tydeliggjort i rådmannens forslag til reviderte delegeringsreglementer. Hvaler kommune, Møteinnkalling side 12 av 67

13 Torleif Gjellebæk rådmann Behandling i Arbeidsmiljøutvalget : Rådmannens forslag tatt til orientering. Votering: Enstemmig Vedtak i Arbeidsmiljøutvalget : Arbeidsmiljøutvalget tar rådmannens forslag til vedtak til orientering. Behandling i Administrasjonsutvalget : Utvalget stemte Votering: Pkt mot 2 stemmer. Anne May Sandvik Olsen (AP) og Øyvind Fjeldberg (SV) stemte imot. Pkt. 2 Enstemmig Pkt. 3 7 mot 3 stemmer. Anne May Sandvik Olsen (AP), Paul Henriksen (AP) og Øyvind Fjeldberg stemte i mot Pkt. 4. Enstemmig. Vedtak i Administrasjonsutvalget : Administrasjonsutvalget ga slik uttalelse til Rådmannens forslag til innstilling 1. Kommunestyret gir sin tilslutning til at oppgavene og myndigheten til nåværende virksomhet kultur fordeles som beskrevet i saksfremstillingen med tilhørende vedlegg på følgende enheter: Ny virksomhet Hvaler oppvekst- og kultursenter, næringssjefen, virksomhet plan og miljø, virksomhet havn, servicetorget/postmottaket og virksomhet vann, avløp og eiendom (ny virksomhet for kommunens eiendomsforvaltning). Pkt 1 : 8 mot 2 stemmer 2. Kommunestyret gir sin tilslutning til at Hvaler folkebibliotek kan flyttes fra Kornmagasinet til Hvalerhallen, og samlokaliseres der med skolebiblioteket for ungdomsskolen. Rådmannen gis i denne forbindelse i oppdrag å utrede behovet for nye investeringer tilknyttet Hvalerhallen, og legge dette frem for kommunestyret i en særskilt sak. Pkt 2: Enstemmig 3. Stillingen som virksomhetsleder for kultur videreføres ikke, men ressursene til denne stillingen inngår som del av finansieringen av Hvaler oppvekst- og kultursenter. Pkt 3: 7 mot 3 stemmer 4. Detaljene i den fordelingen av oppgaver og myndighet som blir en konsekvens av dette vedtaket i kommunestyret forutsettes tydeliggjort i rådmannens forslag til reviderte delegeringsreglementer. Pkt 4: Enstemmig Behandling i Utvalget for kultur og personrettede tjenester : UKPT anbefaler formannskapet å avgi kommunestyret rådmannens forslag til vedtak, Votering: Vedtaket fikk 4 stemmer for og 3 stemmer (Madsen AP, Pedersen AP, Baltzersen AP) mot. Vedtak i Utvalget for kultur og personrettede tjenester : UKPT anbefaler formannskapet å avgi kommunestyret rådmannens forslag til vedtak, Møteinnkalling side 13 av 67

14 Behandling i Utvalget for miljø og teknikk : Rådmannens forslag. Hvaler arbeiderparti sitt forslag er i tråd med saksfremstillingen til UKPT i sak 44/09: Hvaler arbeiderparti foreslår at det ansettes ny virksomhetsleder for kultur. Hvaler kommune bør ha en tydelig profil i forhold til kultur og kulturarbeidet i kommunen. Et godt kulturtilbud er viktig for brukere og samarbeidspartnere innenfor og utenfor kommunens grenser. Virksomhetsleder for kultur skal i vareta de oppgavene som ligger under kultur i dag, men også ha fokus på hvordan virksomheten skal organiseres slik at samarbeid mellom kultur og skole/barnehage økes. Arbeidet med å fordele oppgaver mellom virksomhet kultur og næring gjennomføres som en del av saken om revidering av delegeringsreglementet. Votering: Forslag fra Hvaler AP Rådmannens innstilling 3 stemmer (A/SV/SP) 4 stemmer (H og FrP) Protokolltilførsel fra Høyre og FrP: Det forutsettes at økonomiske forhold i forbindelse med investeringen i Hvalerhallen utdypes ytterligere før behandling i formannskapet. Innstilling fra Utvalget for miljø og teknikk : 1. Kommunestyret gir sin tilslutning til at oppgavene og myndigheten til nåværende virksomhet kultur fordeles som beskrevet i saksfremstillingen med tilhørende vedlegg på følgende enheter: Ny virksomhet Hvaler oppvekst- og kultursenter, næringssjefen, virksomhet plan og miljø, virksomhet havn, servicetorget/postmottaket og virksomhet vann, avløp og eiendom (ny virksomhet for kommunens eiendomsforvaltning). 2. Kommunestyret gir sin tilslutning til at Hvaler folkebibliotek kan flyttes fra Kornmagasinet til Hvalerhallen, og samlokaliseres der med skolebiblioteket for ungdomsskolen. Rådmannen gis i denne forbindelse i oppdrag å utrede behovet for nye investeringer tilknyttet Hvalerhallen, og legge dette frem for kommunestyret i en særskilt sak. 3. Stillingen som virksomhetsleder for kultur videreføres ikke, men ressursene til denne stillingen inngår som del av finansieringen av Hvaler oppvekst- og kultursenter. 4. Detaljene i den fordelingen av oppgaver og myndighet som blir en konsekvens av dette vedtaket i kommunestyret forutsettes tydeliggjort i rådmannens forslag til reviderte delegeringsreglementer. Det forutsettes at økonomiske forhold i forbindelse med investeringen i Hvalerhallen utdypes ytterligere før behandling i formannskapet. Behandling i Formannskapet : Paul Henriksen foreslo på vegne av Arbeiderpartiet følgende: Hvaler Arbeiderparti går inn for at stillingen som virksomhetsleder for kultur videreføres. Dette for å bidra til å videreutvikle den mangesidighet som kulturlivet i Hvaler i dag representerer og som betyr mye for brukere og samarbeidspartnere både i og utenfor Hvaler kommune. Virksomhetsleder kultur skal ivareta de oppgaver som ligger under kultur i dag, men i tillegg videreutvikle samhandlingen med skoler og barnehager samt bidra til at kommunens kulturarbeid knyttes nærmere til den kulturelle satsning som vi opplever i hele regionen. Virksomhetsleder skal ha spesielt fokus på å styrke kultursektoren finansielt. Møteinnkalling side 14 av 67

15 Arbeidet med å fordele oppgaver mellom virksomhet kultur og næring gjennomføres som del av saken om revidering av delegeringsreglementet. Votering: Ved voteringen ble rådmannens forslag til innstilling fra formannskapet til kommunestyret vedtatt med 4 (2 FRP + 2 H), mot 3 (2 AP + 1 SV) som ble avgitt for forslaget til AP. Innstilling fra Formannskapet : 1. Kommunestyret gir sin tilslutning til at oppgavene og myndigheten til nåværende virksomhet kultur fordeles som beskrevet i saksfremstillingen med tilhørende vedlegg på følgende enheter: Ny virksomhet Hvaler oppvekst- og kultursenter, næringssjefen, virksomhet plan og miljø, virksomhet havn, servicetorget/postmottaket og virksomhet vann, avløp og eiendom (ny virksomhet for kommunens eiendomsforvaltning). 2. Kommunestyret gir sin tilslutning til at Hvaler folkebibliotek kan flyttes fra Kornmagasinet til Hvalerhallen, og samlokaliseres der med skolebiblioteket for ungdomsskolen. Rådmannen gis i denne forbindelse i oppdrag å utrede behovet for nye investeringer tilknyttet Hvalerhallen, og legge dette frem for kommunestyret i en særskilt sak. 3. Stillingen som virksomhetsleder for kultur videreføres ikke, men ressursene til denne stillingen inngår som del av finansieringen av Hvaler oppvekst- og kultursenter. 4. Detaljene i den fordelingen av oppgaver og myndighet som blir en konsekvens av dette vedtaket i kommunestyret forutsettes tydeliggjort i rådmannens forslag til reviderte delegeringsreglementer. Møteinnkalling side 15 av 67

16 Saksvedlegg til Sak nr. 2009/1614 MULIG NYORGANISERING AV NÅVÆRENDE VIRKSOMHET HVALER UNGDOMSSKOLE OG DELER AV NÅVÆRENDE VIRKSOMHET KULTUR Det vises til rådmannens forslag til vedtak i Sak nr. 2009/1614. Forslaget omfatter ny organisering av av nåværende Virksomhet Hvaler Ungdomsskole (i det følgende kalt HVU) og deler av nåværende Virksomhet Kultur. I tillegg foreslås at andre ansvarsområder som i dag tilligger Virksomhet Kultur overføres til andre virksomheter. Dette saksvedlegget omfatter kun de delene av rådmannens forslag som berører Virksomhet Hvaler Ungdomsskole og de delene av Virksomhet Kultur som foreslås samorganisert i en ny virksomhet. Når jeg i det videre bruker begrepet kommunal tjenesteyting mot barn og unge, er dette begrenset til de tjenestene som ytes innen barnehage, skole og de delene av Virksomhet Kultur som det vises til under. 1-ORGANISERING Rådmannens forslag innebærer altså etablering av en helt ny virksomhet. Den foreslåtte virksomheten er foreløpig ikke gitt noe navn, men jeg vil i resten av saksframlegget bruke navnet Hvaler Oppvekst- og Kultursenter som arbeidstittel. Den foreslåtte nyetablerte virksomheten vil organiseringsmessig kunne inngå i Seksjon Opplæring og Kultur slik organisasjonskartet under illustrerer: SEKSJON OPPLÆRING OG KULTUR FLOREN SKOLE ÅTTEK. SKOLE HVALER OPPV.- OG KULTUR- SENTER HAUGE BARNE- HAGE ASMAL-ØY BARNE- HAGE BREKKE BARNE- HAGE VIRKSOM HETSLEDER VIRKSOM HETSLEDER VIRKSOM- HETSLEDER VIRKSOM HETSLEDER VIRKSOM HETSLEDER VIRKSOM HETSLEDER LEDER- GRUPPE HVU (rektor) KULTUR- SKOLE (Avd.leder) FRITID IDRETT (Avd.leder) BIBLIO- TEK (Avd.leder) FRIV. SENTR. (Daglig.leder) 2-BEGRUNNELSE Rådmannens forslag til etablering av en ny virksomhet representerer et nytt strategisk grep om tjenesteyting til barn og unge i Hvaler kommune. Hensikten med nyorganiseringenn må være å bedre det horisontale samarbeidet mellom kommunal tjenesteyting som i stor grad er rettet inn mot samme brukergrupper. Forslaget bygger på en forutsetning om at det foreligger et potensiale for positive gevinster innenfor dagens ressursrammer (både kvantitativt og Møteinnkalling side 16 av 67

17 kvalitativt), samt at en samorganisering av denne tjenesteytingen i en felles virksomhet vil øke muligheten for at dette potensialet utnyttes positivt. Forslaget ivaretar også uttalt politisk vilje om at kommunal tjenesteyting innen kultur primært skal rettes mot barn og unge i Hvaler kommune. 2-1 Brukergrupper De tjenesteytende enhetene som er foreslått samorganisert i den nye virksomheten, er i dag dels en egen virksomhet (HVU), dels egne avdelinger (Kulturskolen, Biblioteket, Fritid og Idrett), dels en aktivtet omfattet av en daglig leder (Frivillighetssentralen). I det følgende vil alle for enkelthets skyld bli omtalt som enheter. En eventuell ny virksomhet vil bli preget av enheter med brukergrupper som dels er særegne for den enkelte enheten, dels felles for flere eller alle enhetene. Noen enheter må følgelig ivareta tjenesteyting til brukergrupper av barn og unge som ikke er knyttet til de andre enhetene, for eksempel barn i barnehage eller elever på de to barneskolene. Biblioteket, Fritid/Idrett og Frivillighetssentralen vil i tillegg måtte ivareta eldre brukergrupper. En erkjennelse av dette må være ett av flere forhold som legges til grunn når en eventuell ny virksomhet skal organiseres. 2-2 Basisoppgaver og fellesoppgaver De forskjellige enhetene er i dag i hovedsak beskjeftiget med det jeg i det videre vil kalle basisoppgaver. Basisoppgavene er dels hjemlet i særlovsgivning, dels i samarbeidsavtaler, planverk og kommunale vedtak. Disse basisoppgavene må videreføres innen en ny virksomhet. I tillegg må imidlertid alle enhetene forholde seg til en overordnet målsetting for virksomheten som helhet. Utarbeiding av en klar målformulering for virksomhetens tjenesteyting vil følgelig være en forutsetning for at den enkelte enhet kan målformulere egne tiltak som bidrar til at virksomhetens overordnede mål nås. Arbeid med å etablere en slik overordnet målformulering for virksomheten må involvere alle enhetene, og komme på plass tidlig i det utviklingsarbeidet som må gjennomføres i en eventuell ny virksomhet. 2-3 Samlokalisering Tre av de aktuelle enhetene er i dag samlokalisert på Asmaløy: Kulturskolen, Fritid og Idrett og HVU. Rådmannens forslag vil medføre at de to gjenværende enhetene (Biblioteket og Frivillighetssentralen) også flyttes til Rød på Asmaløy. Slik etablering forutsetter at det investeres i nye bibliotekslokaler i tilknytning til Hvalerhallen. 2-4 Hjemmelsgrunnlag Kulturloven (Lov om offentlege styresmakters ansvar for kulturverksemd) beskriver i 4 kommunens ansvar for å syta for økonomiske, organisatoriske, informerande og andre relevante verkemiddel og tiltak som fremjar og legg til rette for eit breitt spekter av kulturverksemd. Lovens intensjoner er her i stor grad sammenfallende med den begrunnelsen som det er redegjort for under innledningen til pkt. 2. I 5-a sies det videre at kommunen skal påse at kulturlivet har føreseielege utviklingskår. Slik forutsigbarhet må følgelig ivaretas av en eventuelt ny virksomhet. Lov om folkebibliotek sier i 6 at Det skal være et organisert samarbeid mellom folkebiblioteket og de kommunale skolebibliotekene. Loven går altså lenger enn å pålegge samarbeid mellom folkebibliotek og skole, ved å sette krav til organisert samarbeid. Den foreslåtte organiseringen av biblioteket inn i en virksomhet som også omfatter ungdomsskoledelen av den kommunale grunnskolen synes følgelig kunne Møteinnkalling side 17 av 67

18 ivareta lovens krav om organisert samarbeid. Den nye virksomheten må i så fall vektlegge at også de to grunnskolene omfattes av et gjensidig forpliktende og organisert samarbeid. Opplæringsloven (Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa) setter i 9-2 krav til at den enkelte skole har et funksjonelt skolebibliotek. For HVUs vedkommende pågår arbeid med å etablere et tilstrekkelig godt skolebibliotek. Arbeidet er krevende, både når det gjelder lokaliteter, tilstrekkelige bemanningsressurser og nødvendige ressurser for å bygge opp et tilstrekkelig godt utvalg av skjønnlitteratur, faglitteratur og digitale ressurser. En eventuell samlokalisering av folkebibliotek og skolebibliotek tilknyttet Hvalerhallen, vil medføre at tjenesteytingen vil kunne endres positivt både kvalitativt og kvantitativt, slik det er anført under innledningen til pkt. 2. Samlokalisering vil også muliggjøre felles utnyttelse av dagens personalressurser (bibliotekar/skolebibliotekar), og slik bidra til økt åpningstid. Kulturskoledrift er videre hjemlet i Opplæringslovens 13-6, der det heter at Alle kommunar skal ( ) ha eit musikk- og kulturskoletilbod til barn og unge, organisert i tilknyting til skoleverket og kulturlivet elles. På samme måte som for Folkebiblioteket (jfr. over) sier altså lovteksten både noe om kravet om å tilby eit musikk- og kulturskoletilbod til barn og unge, og om krav til organiseringen av kulturskoletilbudet. Det presiseres altså at kulturskolen skal være organisatorisk tilknyttet skoleverket og kulturlivet elles. Tilknytningen til kulturlivet er i dag ivaretatt ved at Kulturskolen er en av flere avdelinger innenfor Virksomhet Kultur. Tilknytningen til skoleverket er bare delvis ivaretatt ved at både skolene og Virksomhet Kultur er organisert i samme seksjon. Den foreslåtte organiseringen i en felles virksomhet vil bidra til at lovens krav til organisatorisk tilknytning imøtekommes i større grad enn i dag. For en eventuelt ny virksomhet vil det imidlertid være viktig også å holde fokus på Kulturskolens tjenesteyting overfor de brukergruppene som omfattes av barnehagene og barneskolene. Lov om barnevernstjenester setter i 3-1 krav til at Kommunen ( ) har ansvar for å finne tiltak som kan forebygge omsorgssvikt og adferdsproblemer. I Hvaler kommune ivaretas slikt forebyggende ansvar i hovedsak av barnehagene, skolene og Avdeling Fritid og Idrett. HVU og Fritid og Idrett har i stor grad felles brukergrupper (barn år). Det foreligger i dag liten grad av samarbeid mellom HVU og Fritid og Idrett om slike forebyggende tiltak. En samorganisering av disse to enhetene i en felles virksomhet vil kunne øke oppmerksomheten om slike tiltak for den aktuelle brukergruppa, og følgelig bidra til at kommunens ansvar for å iverksette forebyggende tiltak vil kunne ivaretas bedre enn i dag. 3-BEMANNING En eventuell ny virksomhet ( Hvaler Oppvekst-og Kultursenter ) må bemannes med sikte på å ivareta de forskjellige enhetenes basisoppgaver. I tillegg må det bemannes med sikte på å ivareta overgripende fellesoppgaver. Slike fellesoppgaver vil dels være planlegging, tilrettelegging og gjennomføring av konkrete samhandlinger mellom de forskjellige enhetene, dels utviklingsarbeid med sikte på å bygge målstyrt samhandlingskompetanse i hele virksomheten. Møteinnkalling side 18 av 67

19 Basisoppgavene til den enkelte enhet vil i hovedsak måtte ivaretas slik det gjøres i dag, altså ved intern planlegging og gjennomføring i den enkelte enhet. Samtidig må det legges til rette for at de overgripende fellesoppgavene utvikles og ivaretas. Rent organisatorisk bør dette løses ved at det etableres en ledergruppe med representasjon fra alle enhetene (jfr. organisasjonskart). Dette vil kunne gjennomføres ved at den nye virksomheten tilføres en hel stilling (ressursmessig tilsvarende den virksomhetslederstillingen for Kultur som evt. avvikles, jfr. rådmannens forslag til vedtak). Stillingen vil måtte ivareta de koordineringsfunksjonene som virksomhetsleder for Kultur i dag gjennomfører overfor de fire aktuelle kultur-enhetene. I tillegg bør stillingen knyttes til konkrete arbeidsoppgaver ved HVU. Dette vil gjøre det mulig å fristille nødvendige personalressurser til systematisk planarbeid (Ledergruppa) innen den nye virksomheten, fra både ungdomsskolen og kulturenhetene. Utviklingsarbeid forutsetter tilgang på både tilstrekkelig tid og nødvendig kompetanse. Det er min oppfatning at slik kompetanse finnes i det nåværende personalet i det som eventuelt blir en ny virksomhet. Den nye stillingen må fordeles på arbeidsoppgaver slik at både enhetenes basisoppgaver ivaretas, og at eksisterende kompetanse kan frigjøres for systematisk utviklings- og planarbeid for den nye virksomheten. 4-ROBUSTE OG ENDRINGSDYKTIGE? Det vil være avgjørende viktig at evnen til å utføre dagens basisoppgaver i de fem enhetene ikke påvirkes negativt ved en eventuell nyorganisering i en felles virksomhet. Fire av enhetene (Kulturskolen, Fritid og Idrett, HVU og Biblioteket) er i dag preget av høy grad av autonomi. Tjenesteytingen i disse enhetene er i liten grad kritisk avhengig av en overordnet hands-on ledelse. Frivillighetssentralen er under etablering, og har følgelig ikke i like stor grad utviklet og befestet en drift knyttet til basisoppgavene som de øvrige enhetene. Disse fire enhetene fremstår imidlertid som robuste i forhold til dagens drift. De bør derfor kunne underlegges organiseringsmessige endringer uten at tjenesteytingen tilknyttet basisoppgavene berøres negativt. Graden av endringsdyktighet i de forskjellige enhetene er jeg ikke tilstrekkelig kjent med. Med endringsdyktighet menes i denne sammenhengen evnen til kontinuerlig kritisk analyse av egen tjenesteyting, samt graden av evne til å iverksette hensiktsmessige endringer. En eventuell ny virksomhet må legge vekt på at slik kompetanse utvikles, og at den anvendes konstruktivt i arbeid mot virksomhetens overordnede mål. 4-1 Prosjekt endringsledelse I innstilling fra Formannskapet av beskrives mandatet for det pågående Prosjekt endringsledelse. Her fastsettes målet for prosjektet blant annet som mer effektiv og god tjenesteyting og forvaltning. Denne målsettingen reflekteres også i Kvalitetsbeskrivelse for Styring og Ledelse i Hvaler Kommune (red. 2009), der det under Endringsledelse sies at Lederen skal sørge for kontinuerlig forbedring ved å kunne stille kritiske spørsmål til organisasjonens egne rutiner og praksis. Vektlegging av endringskompetanse i en eventuell ny virksomhet (jfr. over) er etter min oppfatning sammenfallende med intensjonene bak Prosjekt endringsledelse. 5-KONKLUSJON Innledningsvis viste jeg til begrunnelsen (jfr. pkt 2) for det foreliggende forslaget, slik jeg har oppfattet den: Å bedre det horisontale samarbeidet i tjenesteyting overfor barn og unge. Møteinnkalling side 19 av 67

20 En forutsetning om at det foreligger et uutnyttet potensiale ved dagens situasjon At sannsynligheten for at dette potensialet vil kunne utnyttes positivt øker om tjenesteytingen samles i en virksomhet. I kommentarene over har jeg pekt på at det foreligger høy grad av sammenfall i oppgaver og brukergrupper for de aktuelle enhetene, samt tilsvarende sammenfall i hjemmelsgrunnlag. Særlovgivningen peker på større grad av organisert samarbeid enn det som er tilfelle i dag. Tjenestene er til en viss grad samlokaliserte i dag, og vil bli det helt ut om biblioteket og Frivillighetssentralen også etableres i tilknytning til Hvalerhallen. Jeg har videre pekt på viktigheten at basisoppgavene til de aktuelle enhetene opprettholdes i en eventuell ny organisasjon, samt at de fire allerede etablerte enhetene er tilstrekkelig robuste til at dette kan ivaretas etter en nyorganisering. Vektlegging av utvikling av endringskompetanse i en ny virksomhet er etter min oppfatning sammenfallende med intensjonene bak Prosjekt endringsledelse. Den nye virksomheten vil også kunne ivareta uttalt politisk ønske om at kommunal tjenesteyting innen kultur primært skal rettes inn mot barn og unge. Etter undertegnedes oppfatning vil følgelig de referte mål og forutsetninger i begrunnelsen for forslaget kunne ivaretas innen den foreslåtte nyetablerte virksomheten Svein Syversen Virksomhetsleder/rektor HVU Møteinnkalling side 20 av 67