Framtidig driftsnivå, Sarpsborg scene

Transkript

1 Arkivsak-dok. 16/ Saksbehandler Halvor Titlestad Saksgang Møtedato Sak nr. Utvalg for kultur og oppvekst Formannskapet Bystyret Framtidig driftsnivå, Sarpsborg scene Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Patrycja Monika Korpalska Kommunedirektørens innstilling: 1. Utredningens alternativ 2 legges til grunn for driftsnivået på Sarpsborg scene, gjeldende fra 1. januar Alternativet innarbeides i handlingsplan med årsbudsjett 2020 etter de føringer som er angitt i saken. Vedlegg: 1. Resultat fra publikumsundersøkelsen Resultat fra brukerundersøkelsen Spørsmål til Sarpsborg Kulturråd og Sarpsborg Musikkråd 4. Innspill fra Sarpsborg Kulturråd 5. Innspill fra Sarpsborg Musikkråd Sammendrag: I forbindelse med den pågående ut- og ombyggingen av Sarpsborg scene (den såkalte fase 2) fremmes en sak om framtidig driftsnivå for kulturscenen. Det er i dag knyttet 3,9 faste årsverk til Sarpsborg scene. I tillegg er det gjort tiltak i virksomhet kultur for å finansiere ytterligere 2 årsverk (en lærling og en vikar). Utredningen tar for seg tre alternativer for videre driftsnivå: 1. Å drifte videre innenfor dagens økonomiske ramme 2. Å drifte videre med dagens aktivitetsnivå 3. Å drifte videre med et økt nivå på tilbudet 1

2 Husets nye fasiliteter, med større scene, forbedret sceneteknikk og orkestergrav, tilsier etter kommunedirektørens vurdering at Sarpsborg scene må ha et driftsnivå som gjør at disse fasilitetene kan utnyttes på en god måte. Kommunedirektøren innstiller derfor på at alternativ 2 legges til grunn for framtidig drift av Sarpsborg scene. Dette er i tråd med ambisjonene som framgår i høringsutkastet til den nye kommunedelplan kultur. Kommunedirektøren innstiller på at økte kostnader til drift av Sarpsborg scene finansieres med omprioritering innenfor virksomhetens ramme, samt høyere inntjening. Dette medfører avvikling av Litteraturuka og reduksjon av annen aktivitet. Utredning: Bakgrunn: Det daværende Folkets Hus ble overtatt av Sarpsborg kommune i I 2015 ble driften av kulturhusvirksomheten organisert i et toårig prosjekt. Prosjektperioden ble forkortet, og allerede i 2016 ble Sarpsborg scene permanent organisert under virksomhet kultur. Våren 2017 ble Sarpsborg scene organisert sammen med blant annet Olavsdagene, Litteraturuka, Den kulturelle spaserstokken og Sarpsborg frivilligsentral i team kulturutvikling. Saken fremmes for å avklare framtidig driftsnivå for Sarpsborg scene, samt belyse konsekvenser av dette. Det er nødvendig å få denne avklaringen nå for å kunne planlegge driften etter gjenåpning på en så god måte som mulig. I dag er det 3,9 årsverk knyttet til Sarpsborg scene, i tillegg til teamleder. Utover dette har Sarpsborg scene siden 2017 vært lærebedrift, og en lærling vil i løpet av sommeren fullføre sitt utdanningsløp som lydtekniker. Netto driftsramme for Sarpsborg scene var i 2018 på 0,9 mill. kr. Sarpsborg scene har til nå hatt en profil med to hovedmål: 1. Å legge et variert program for å gi publikum i alle aldre et kulturelt tilbud i Sarpsborg. 2. Å prioritere lokale og regionale utøvere og arrangører. Dette har etter kommunedirektørens oppfatning vært en vellykket strategi, som også har gitt Sarpsborg scene en viktig posisjon i lokalsamfunnet som en arena for store kunstneriske opplevelser, en viktig arena for profesjonelle scenekunstnere og en utviklingsarena for amatører og barn og unge. Siden overtakelsen i 2010 og fram til våren 2020 vil Sarpsborg kommune ha investert om lag 170 mill. kr. i Sarpsborg scene. Den største delen av denne summen (128,5 mill. kr.) er knyttet til den pågående ut- og ombyggingen i fase 2, som er planlagt ferdigstilt 1. februar Dette vil gjøre Sarpsborg scene til et kulturhus med moderne tekniske installasjoner, og vil sterkt forbedre scenens potensial til å presentere forestillinger av et større format enn tidligere. Kommunedelplan kultur: Bystyret vedtar høsten 2019 en ny kommunedelplan kultur, «Sammen skaper vi Sarpsborgs kulturliv». Planen sendes ut på høring primo juni. Selv om et 2

3 høringsutkast ikke er en fastsatt plan, mener kommunedirektøren det er naturlig å fundere Sarpsborg scenes ambisjonsnivå i den nye planen framfor den gjeldende. Sarpsborg scene omtales i planen under kapittelet «Byutvikling og kultur». Høringsutkastet definerer to hovedmål for Sarpsborg scene i planperioden: 1. Sarpsborg scene er et ledende kulturhus med et bredt repertoar 2. Sarpsborg scene er et ressurssenter for produksjons- og arrangørkompetanse I høringsutkastet til kommunedelplanens handlingsdel er det skissert flere tiltak for å oppfylle disse målene, deriblant disse to: - Sarpsborg scene blir et produserende hus. Det betyr at kulturhuset kan være produsent eller medprodusent for egne oppsetninger som både kan tilby kulturopplevelser av høy kvalitet og bidra til å utvikle kompetansen både for kulturlivet og publikum. Å la frivillige amatører jobbe i fellesskap med profesjonelle scenekunstnere, som eksempelvis under «Jesus Christ Superstar»-oppsetningen våren 2019, fungerer erfaringsmessig som en solid vitamininnsprøytning for begge parter. - Sarpsborg scene må fortsatt være lærebedrift og samarbeide tett med andre utdanningsinstitusjoner i regionen, fra høgskoler til videregående skoler og kulturskolen, samt andre relevante institusjoner, for eksempel Inspiria. Publikumsundersøkelse og brukerundersøkelse: I arbeidet med den foreliggende saken har det vært gjennomført to ulike undersøkelser for å se nærmere på hva ulike grupperinger mener må være ambisjonsnivået til Sarpsborg scene. Undersøkelsene har vært rettet mot kulturscenens publikum, og leietakere som har hatt arrangementer på huset mer enn én gang de siste årene. Totalt 324 personer svarte på publikumsundersøkelsen. Resultatet ligger vedlagt saken. Kommunedirektørens vurdering er at de understøtter målene i høringsutkastet til kommunedelplanen. Brukerundersøkelsen ble sendt ut til 14 lokale og regionale arrangører som har benyttet seg av Sarpsborg scene to eller flere ganger de siste årene. Dessverre var svarprosenten under 50, og respondentene er utelukkende fra den lokale frivilligheten. De tilbakemeldingene som foreligger tyder likevel på at de faste brukerne gjennomgående er svært godt fornøyd med både service, kompetanse, fasiliteter og prisnivå på huset. Resultatet ligger vedlagt saken. Innspill fra Sarpsborg kulturråd og Sarpsborg musikkråd: Sarpsborg kulturråd og Sarpsborg musikkråd har fått mulighet til å gi innspill til utredningen. De komplette uttalelsene ligger vedlagt saken. Utgangspunktet for henvendelsen var 11 konkrete spørsmål om publikumstilbudet, hvordan lokale brukere forholder seg til Sarpsborg scene, samt et spørsmål om hvordan den 3

4 kompetansen som kulturhuset besitter kan komme lokale aktører til gode. Både spørsmålene og svarene ligger vedlagt saken. Alternativer for driftsnivå: Det er etter kommunedirektørens oppfatning en forutsetning for stabil og god drift ved Sarpsborg scene at ressursnivået står i forhold til ambisjonsnivået for driften. Kommunedirektøren har sett på tre alternativer for hvordan kulturhuset kan drives i årene som kommer. Det er lagt til grunn at økte kostnader for drift av Sarpsborg scene må dekkes inn med en tilsvarende reduksjon innenfor virksomhet kultur. Sarpsborg kommunes økonomiske situasjon tilsier ikke at det samlede kostnadsnivået kan økes. Alternativ 1: Sarpsborg scene har i dag en grunnbemanning på 3,9 årsverk i tillegg til teamleder. Alternativ 1 innebærer å beholde personalressursene på det nivået. Dette tilsier en driftsramme på 0,9 mill. kr. Dette vurderes av kommunedirektøren som for lavt til å kunne opprettholde dagens aktivitetsnivå. Å gå inn for dette alternativet vil derfor ha som konsekvens at Sarpsborg scene reduserer tilbudet i forhold til hvordan det har vært de siste årene. Huset vil dermed heller ikke være i stand til å utnytte de nye fasilitetene fullt ut. De overordnede målene for Sarpsborg scene, slik de er lagt opp i høringsutkastet til kulturplanen, lar seg etter kommunedirektørens oppfatning ikke realisere med dette alternativet. Det er også en risiko for at inntektene vil bli lavere som følge av at aktivitetsnivået må reduseres. Dette alternativet vil i utgangspunktet ikke medføre omdisponering av ressurser i virksomhet kultur, men dette er avhengig av at det lykkes å opprettholde inntektsnivået. Alternativ 2: For å kunne ta aktivitetsnivået opp til hva det er i dag, har det vært gjort interne grep i virksomhet kultur for å styrke bemanningen. Sarpsborg scene har fram til august 2019 en lærling på lydteknikk, som har vært kapabel til å ta et større ansvar enn hva som kan forventes. I tillegg er det hentet inn en vikar som lydtekniker. Totalt har Sarpsborg scene siden sommeren 2018 derfor hatt en reell stillingsramme på 5,9 årsverk i tillegg til teamleder. Dersom dagens aktivitetsnivå skal kunne opprettholdes, er det nødvendig å styrke den faste stillingsrammen tilsvarende dette. I tillegg er huset ikke tilstrekkelig bemannet på lys, samt at vertskapsrollen fram til nå delvis har vært løst ved hjelp av andre ansatte i team kulturutvikling. Det er derfor nødvendig å styrke disse to funksjonene. Dette alternativet anses å gi gode arbeidsforhold for de ansatte samtidig som det bidrar til at husets egne medarbeidere i stor grad kan drive vedlikehold av husets tekniske utstyr. 4

5 Dette alternativet vil etter kommunedirektørens oppfatning ivareta dagens aktivitetsnivå og legge forholdene til rette for at Sarpsborg scene kan utvikle seg videre i tråd med kulturplanens hovedmål om å bli et ressurssenter for produksjonsog arrangørkompetanse. Økonomisk vil dette alternativet øke utgiftene ved Sarpsborg scene med 2,5 mill. kr. sammenlignet med Inntektene forventes å øke med totalt 1,3 mill. kr, slik at netto økt utgiftsbehov blir 1,2 mill. kr. Alternativ 2 vil gi negative konsekvenser for andre, etablerte kulturtilbud i kommunen. Kommunedirektøren foreslår en omprioritering som innebærer at Litteraturuka legges ned fra Den finansieres i dag med en årlig post på budsjettet, samt et halvt årsverk i virksomhet kultur. I tillegg søkes det årlig midler fra andre instanser til gjennomføringen, deriblant Østfold fylkeskommune og Norsk kulturråd. Festivalen engasjerte i 2018 ca mennesker. I tillegg til dette må det gjennomføres en omdisponering av ett årsverk. Denne omdisponeringen vil få negative konsekvenser for andre arrangementer som team kulturutvikling står ansvarlig for i dag, som Olavsdagene, olsokfeiringen, pilegrimsarbeidet, 17. mai-feiringen i sentrum og Den kulturelle spaserstokken. I tillegg driver teamet Sarpsborg frivilligsentral, samt er prosjektleder for enkeltstående arrangementer som markeringen av 8. mai og Sarpsborggallaen. Økt inntjeningskrav gjør at andre deler av virksomhet kultur som i dag har arrangementer på Sarpsborg scene (herunder Den kulturelle spaserstokken og Kulturskolen/Villekulla) forutsettes å betale for tjenester som de i dag ikke har utgifter på. Totalt vil dette utgjøre utgifter i størrelsesorden kroner per år for virksomhet kultur. For å kunne sette opp fullverdige teaterproduksjoner på egenhånd eller i samarbeid med andre, slik kulturplanens høringsutkast tar til orde for, vil det være nødvendig å tilføre Sarpsborg scene ressurser til produksjon ut over dette. Avhengig av forestillingens størrelse, vil slike oppsetninger kunne ha budsjettrammer på opptil 2,5 mill. kr. Det er ikke realistisk per i dag å finansiere så store beløp med billettsalg alene. Alternativ 3: Det er potensial for å utnytte Sarpsborg scene i enda større grad enn i dag. Selv om det er få ledige dager i teatersalen i sesongen, er det både perioder med lite aktivitet i teatersalen, og også perioder der de andre lokalene er lite i bruk. Aktiviteten kan økes ved betalte arrangementer både i teatersalen og Folkets Bar, flere utstillinger i Galleri St. Marie, samt utleie til prøve- og møtelokaler for det frivillige kulturlivet, som kulturrådet og musikkrådet peker på i sine innspill. Det vil utløse noe økt behov for bemanning ettersom antallet kvelds- og helgearrangementer vil øke. Alternativ 3 vil totalt sett utnytte potensialet på Sarpsborg scene på den beste måten, gi byens befolkning et best mulig tilbud og gjøre bygget til en enda viktigere motor i 5

6 utviklingen av Østre bydel. Totalt sett vil også dette alternativet ha størst forutsetning for å oppfylle begge de overordnede målene i kulturplanen. I likhet med alternativ 2 vil det imidlertid være nødvendig å tilføre produksjonsressurser dersom det skal være mulig å gjennomføre større produksjoner. Økonomisk vil dette alternativet øke utgiftene ved Sarpsborg scene med 2,7 mill. kr. sammenlignet med Inntektene vil som for alternativ 2 øke med 1,3 mill. kr, slik at netto økt utgiftsbehov blir 1,4 mill. kr. Dette vil medføre en ytterligere omdisponering av ressurser i virksomhet kultur enn det som er skissert over, og dermed få ytterligere negative konsekvenser for aktiviteten. Kommunedirektøren anbefaler derfor ikke dette alternativet nå, men mener det kan være aktuelt på lengre sikt. Kommunedirektørens vurdering: I høringsutkastet til den nye kommunedelplan for kultur er det et viktig tiltak at Sarpsborg scene skal bli et produserende hus. Det vil i tillegg til å sikre unike opplevelser for publikum i Sarpsborg, som etterspørres i publikumsundersøkelsen, også sikre at husets nye fasiliteter med orkestergrav og øvrige scenetekniske installasjoner blir godt utnyttet. Kommunedirektøren mener dette er av avgjørende betydning for den videre driften av Sarpsborg scene. Denne strategien bør også kunne styrkes ytterligere ved et tettere samarbeid med viktige regionale institusjoner som Det Norske Blåseensemble og Opera Østfold, samt private produksjonsselskaper. Kommunedirektøren innstiller på å opprettholde dagens aktivitetsnivå på permanent basis, altså utredningens alternativ 2, selv om dette ikke fullt ut oppfyller hovedmålene i høringsforslaget til kommunedelplan kultur. Totalt vil det gi 1,2 mill. kr. i økte netto kostnader til drift av Sarpsborg scene, som må dekkes inn. Kommunedirektøren innstiller på at dette finansieres ved omdisponeringer innenfor rammen til virksomhet kultur. Å omdisponere ressurser innenfor virksomhetens egen ramme, vil gi negative konsekvenser for andre, etablerte kulturtilbud i kommunen. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Som redegjort for under avsnittet ressursnivå vil valget av framtidige ambisjoner for Sarpsborg scene slå ulikt ut økonomisk. Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 (dagens ramme) Utgifter 3,8 mill. kr 6,3 mill. kr 6,5 mill. kr Inntekter 2,9 mill. kr 4,2 mill. kr 4,2 mill kr 6

7 Driftsramme 0,9 mill. kr 2,1 mill kr 2,3 mill kr I handlingsplan er det satt av midler til ett årsverk som skal jobbe spesifikt med salgs- og markedsarbeidet på Sarpsborg scene. Årsverket skal være selvfinansierende, og det er tatt hensyn til dette i beregning av utgifter og inntekter for alternativ 2 og 3. Kommunedirektøren legger til grunn en forventet økt årlig inntjening i alternativene 2 og 3 på ca. 1,3 mill. kr., fra 2,95 mill. kr. i For alternativ 1 legges det ikke til grunn økte inntekter ettersom aktiviteten må reduseres dersom dette alternativet blir valgt. Det er en risiko for at inntektene vil gå ned, uten at det er hensyntatt i tabellen. Det anbefalte alternativet medfører at det må reduseres på øvrig aktivitet innenfor virksomhet kultur. Totalt må 1,2 mill. kr omdisponeres. Av dette utgjør nedleggelse av Litteraturuka kr. Andre deler av virksomhet kultur vil få utgifter i størrelsesorden kroner per år som de ikke har i dag. Miljø: Ingen vesentlige konsekvenser. Folkehelse: Opplevelse av og delaktighet i kulturarrangementer virker positivt inn på folkehelsen. En møteplass som Sarpsborg scene er derfor en viktig satsing for kommunen. Sarpsborg scene er et viktig byutviklingstiltak i Østre bydel. 7