Orkestergrav på Sarpsborg scene - sluttbehandling

Transkript

1 Arkivsak-dok. 15/ Saksbehandler Halvor Titlestad Saksgang Møtedato Sak nr. Utvalg for kultur og oppvekst Formannskapet Bystyret Orkestergrav på Sarpsborg scene - sluttbehandling Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Ole-Kristian Ulfeng Skinnes, Bård Andersen Rådmannens innstilling: 1. Hvorvidt det skal etableres en orkestergrav ved Sarpsborg sceneavklares ved behandling av Handlingsplan med årsbudsjett Vedlegg: Rapport forprosjekt orkestergrav Sarpsborg scene Sammendrag: Sarpsborg kommune og Østfold fylkeskommune har i samråd utarbeidet et forprosjekt for en orkestergrav ved Sarpsborg scene. Forprosjektet har tatt sikte på å oppfylle følgende krav: a) Orkestergraven skal ved realiseringen være et betydelig tilskudd til lokalt og regionalt kulturliv, og utformes i henhold til de krav og behov kulturaktørene har for å benytte seg av graven jevnlig. b) Forprosjektet skal avdekke hvorvidt det vil være bygningsteknisk mulig å oppnå målet som beskrevet i punkt a), samt gi et troverdig kostnadsbilde av arbeidene. Forprosjektet viser at det er mulig å bygge en orkestergrav som oppfyller de krav og behov som er kommet fram i forbindelse med arbeidet. Samlet kostnad er 50 mill. kr, inkludert utvidelse av sceneåpning som bystyret tidligere har bevilget 11 mill. kr. til. Det er avklart at 10 mill. kr. finansieres av tilskudd fra fylkeskommunen. Kommunen har søkt om ytterligere 10 mill. kr. fra fylket på grunn av prosjektets store regionale betydning. Avhengig av fylkeskommunens svar på dette krever investeringen en ytterligere kommunal finansiering på mill. kr. 1

2 Rådmannen innstiller på at hvorvidt kommunen skal gjennomføre denne investeringen avklares gjennom behandling av handlingsplan , som vedtas av bystyret i desember. Dette vil medføre at også øvrige arbeider ved Sarpsborg scene må utsettes noe. Utredning: Bakgrunn: Sarpsborg kommune og Østfold fylkeskommune har i samråd utarbeidet et forprosjekt for en orkestergrav ved Sarpsborg scene. Bakgrunnen for forprosjektet er følgende vedtak: Formannskapet i Sarpsborg kommune, : «Det igangsettes forprosjekt for å avklare hvorvidt det også skal anlegges orkestergrav i forbindelse med de planlagte investeringene i 2018/2019. Dette gjennomføres innenfor eksisterende bevilgning til Sarpsborg scene. Det forutsettes at Østfold fylkeskommune refunderer halvparten av utgiftene til forprosjektet.» Fylkestinget i Østfold fylkeskommune, : «Fra regionalt utviklingsfond bevilges det inntil 10 mill. kr til en realisering av orkestergrav ved Sarpsborg scene. Av disse midlene kan inntil kr benyttes til prosjektering, forutsatt at Sarpsborg kommune dekker 50 prosent av prosjekteringen.» Til grunn for bevilgningen fra fylkeskommunen lå et prosjekt med en anslått kostnad på mill. kr. inkl. mva., herav 0,5 mill. kr. til forprosjektet. Inkludert i dette kostnadsoverslaget lå også utvidelse av sceneåpningen. Siste beregning av kostnadene til dette tiltaket alene er på 11 mill. kr. Denne delen av investeringen er innlemmet i handlingsplanen , som en del av utbyggingene i fase 2 med planlagt oppstart høsten Utbedringene i fase 2 er samlet kostnadsberegnet til 69,5 mill. kr. Fase 2 er støttet av Østfold fylkeskommune med 10 mill. statlige kroner fra Desentralisert ordning for kulturbygg. Prosess: Forprosjektet har tatt sikte på å oppfylle følgende krav: a) Orkestergraven skal ved realiseringen være et betydelig tilskudd til lokalt og regionalt kulturliv, og utformes i henhold til de krav og behov kulturaktørene har for å benytte seg av fasilitetene jevnlig. b) Forprosjektet skal avdekke hvorvidt det vil være bygningsteknisk mulig å oppnå målet som beskrevet i punkt a), samt gi et troverdig kostnadsbilde av arbeidene. I arbeidet har en referansegruppe bestående av representanter fra viktige regionale kulturaktører som Det Norske Blåseensemble, Opera Østfold, samt Østfold fylkeskommunes kulturseksjon, deltatt og blitt hørt. Orkestermusiker og dirigent for Sarpsborg janitsjarkorps, Rune A. Halvorsen, har også deltatt i referansegruppen som fagperson. Referansegruppen har sammen med arkitekten og fagpersoner fra enhet kultur og enhet utbygging også vært på befaring i tre kulturhus med ulike løsninger for orkestergrav. Utover dette har kommunen knyttet til seg sceneteknisk ekspertise fra Cowi og en akustisk rådgiver fra Rambøll for å sikre at huset er riktig utstyrt dersom orkestergraven realiseres. Forprosjektet: Vedlagt saksutredningen følger forprosjektrapporten. Den er skrevet med bakgrunn i arbeidet som er utført de siste månedene. Etter rådmannens oppfatning viser arbeidet som er gjort til nå at det er mulig å bygge en velfungerende orkestergrav ved Sarpsborg scene, som vil 2

3 være attraktiv å benytte seg av for så vel lokale som regionale, og trolig også nasjonale og internasjonale aktører. Det har vært avgjørende å få et prosjekt som tilfredsstiller kravene og behovene som de lokale og regionale aktørene, og framtidige brukerne av en orkestergrav, har framsatt gjennom prosessen. Det nære samarbeidet med især Opera Østfold og Det Norske Blåseensemble, samt innhenting av verdifulle erfaringer fra flere andre kulturscener i Norge, har etter rådmannens syn gitt et solid faglig fundament til forprosjektet. Det finnes i dag ingen orkestergraver i Østfold med et format som er stort nok til å kunne benyttes ved store oppsetninger. For å kunne sette opp opera, alle former for musikkteater og musikaler, er dette en fasilitet som er nødvendig for å kunne tilby fullskala oppsetninger og gode arbeidsvilkår for de involverte. Sarpsborg scene anses per i dag å være den eneste scenen i regionen der det er realistisk å få bygget en orkestergrav. Bygget vil da kunne tilby en del av fasilitetene som regionen ikke fikk da planene om en fylkeskulturscene i Fredrikstad ikke ble vedtatt av Stortinget. Opera Østfold har i dag ingen scener å sette opp innendørs oppsetninger i, og er svært interessert i å benytte seg av slike fasiliteter i Sarpsborg. Sarpsborg scene har med sine fasiliteter, beliggenhet og gode kommunikasjoner til hele fylket og Osloregionen, en stor mulighet til å ta en unik posisjon i regionen. Gjennom det kan kulturscenen etablere en egenart og profil som vi i dag ikke finner i noen av de andre, store kulturscenene i Østfold. Dette kan åpne for muligheter for nasjonalt og internasjonalt samarbeid både for kulturhuset og for arrangør- og produksjonsmiljøer i Sarpsborg og fylket for øvrig. Kulturutøvere, kulturprodusenter og arrangører i hele regionen vil kunne settes i stand til å utvikle sin virksomhet gjennom bedre fasiliteter. En orkestergrav på Sarpsborg scene vil således være en betydelig berikelse for det regionale kulturlivet. Også de lokale barneteaterne, Diorama og Villekulla, som totalt har ca. 400 barn og ungdommer i sine miljøer, vil kunne nyttiggjøre seg av en orkestergrav. Begge har de siste årene satt opp store musikaler med band eller orkester. En orkestergrav vil både lette arbeidsvilkårene for musikerne i oppsetningene og gi barna og ungdommene i disse miljøene betydelig forbedrede vilkår i sin musikkteateropplæring. I tillegg til selve orkestergraven er det i forprosjektet jobbet fram en løsning som vil kunne gi helt nye muligheter til sceniske oppsetninger i Østfold. Ved å senke scenegulvet noe og samtidig utnytte den fulle høyden i scenehuset, vil det være mulig å etablere et snorloft som gir muligheter for å heise kulisser fra scenegulvet og opp, utenfor publikums synsvidde. Slike mekaniske sceneskift er det heller ingen av Østfolds kulturscener som har plass/utstyr til i dag. Kombinert med orkestergraven vil det posisjonere Sarpsborg scene ytterligere, og gjøre scenen attraktiv også for nasjonale og internasjonale gjestespill. Forholdet til dagens drift ved Sarpsborg scene: Siden den profesjonelle driften av Sarpsborg scene startet i 2015 er det blitt etablert en profil med et bredt tilbud med lokale og nasjonale artister, med 4-5 større teater- /musikaloppsetninger årlig. Etablering av en orkestergrav vil åpne nye muligheter for programmeringen av Sarpsborg scene. Bystyret vedtok i sitt møte (sak 58/17) at driften av Sarpsborg scene evalueres senest ett år etter at arbeidene med fase 2 er ferdigstilt. I denne evalueringen bør også erfaringene fra driften av orkestergraven inngå. 3

4 Vurdering av tiltak, kostnader og fremdrift ved etablering av orkestergrav: Forprosjektrapporten viser at det er mulig å anlegge orkestergrav på Sarpsborg scene med et totalt areal på 91,5 kvm. For å tilfredsstille de kulturfaglige behovene, legge til rette for snorloft, samt å oppfylle hensynet til de bygningsmessige forutsetningene, har kostnadsbildet endret seg siden høsten En etablering av orkestergraven er nå kostnadsberegnet til 50 mill. kr. Da er utvidelsen av sceneåpningen inkludert, og det er avsatt 3 millioner kroner i reserve til utforutsette utgifter. Bygningsmessige tiltak: Orkestergraven plasseres i forkant av scenen og blir bestående av seks løftebord. Orkestergraven vil bygge omtrent 60 cm opp fra kjellergulv, noe som gjør at universell tilkomst inn i orkestergraven fra kjellernivå vil være mulig via en løfteplattform. Løftebordene kan heves og senkes individuelt mellom kjellernivå og sceneetasje, som gjør at orkestergraven kan benyttes som gulv i sceneetasjen i hevet posisjon når den ikke er i bruk. Orkestergraven kan i tillegg heves ytterligere 60 cm for å fungere som forlenget scenekant. Dette gir en svært fleksibel løsning. Det etableres garderober, WC og HC-toaletter, lagerplass, heis og hvilerom med kjøkken rett bak orkestergraven for brukere av orkestergraven. Disse arealene kan benyttes av andre når orkestergraven ikke i bruk. Ved bygging av orkestergrav endres romfunksjoner og rominndeling i kjelleren på Sarpsborg scene. Dette medfører at dagens kulturkontor må flytte til i tredje etasje der det er erstatningsarealer store nok for teamet. Ungdommens kulturhus overtar resterende areal av dagens kulturkontor til sine kontorer. Arbeider med orkestergrav medfører at det ikke kan være drift i Ungdommens kulturhus så lenge arbeidene pågår. Ungdomsklubben vil bli driftet i alternative lokaler i byggeperioden. Det skal henges opp mye scenetekniske installasjoner i himlingen ute i salen. Undersøkelser som er gjennomført viser at det ikke er kapasitet til å henge opp mer utstyr i eksisterende takkonstruksjon. Dette medfører at takkonstruksjonen må forsterkes for å ivareta økt belastning. Det er tidligere bevilget 11 millioner til tiltak rundt sceneåpning i sak om fase 2. Tiltakene øker sceneåpning med ca. 1,5 meter i høyden og ca. 3 meter i bredden. Scenetekniske tiltak: Etablering av orkestergraven endrer lys- og lydbildet, samt akustikken i salen og krever at det gjøres større utskiftninger av sceneteknikken. All kabling til dagens lyd, lys og bildesystemer krysser salen i gulvet over orkestergraven, som gjør at all kabling til dette utstyret må utføres på nytt. Når gulvet i salen fjernes forsvinner dagens høyttalersystem under scenen. Disse høyttalerne må erstattes med mindre høyttalere som flyttes ut i egne rigger på siden av scenen. Elektro og VVS: Kostnader skal dekke ventilasjon og brannsprinkling av orkestergrav i tillegg til fremføring av vann og avløp til nye toaletter og garderober og dusj. Nødlys, brannskap og alarmanlegg må også oppgraderes. Rivning og etablering av nye underfordelinger og nye framføringer av elektrokurser. 4

5 Oppsummering av kostnader knyttet til orkestergraven: Tiltak Kostnader (kr. inkl. mva.) Orkestergrav forprosjekt Prosjektering orkestergrav Løfteplattformer Bygningsmessig inkl. riving Elektro og VVS Sceneteknisk (Lyd, lys, trekk og akustikk) Erstatningsarealer Ungdommens kulturhus Erstatningsarealer kulturkontoret Administrasjon og finansiering Uforutsett Sceneåpning Anslått prosjektkostnad Tidligere bevilget sceneåpning Bevilget tilskudd fra fylkeskommunen Merverdiavgiftskompensasjon Gjenstående finansiering Anslått prosjektkostnad angis med en usikkerhet på 20%. Fylkeskommunen har gitt et tilsagn på 10 mill. kr. til investeringen. Det er søkt om ytterligere 10 mill. kr. både som følge av prosjektets størrelse og dets store regionale betydning. Fylkestinget behandler søknaden i sitt junimøte. Framdrift: Prosjektet kan begynne innvendige arbeider med orkestergrav og sceneåpning i april Arbeidene kan da ferdigstilles i januar Senere oppstart vil medføre senere ferdigstillelse. Alternative løsninger: En nedskalering av prosjektet vil trolig medføre at orkestergraven ikke benyttes i samme grad. Rådmannen fraråder derfor å etablere en halvgod løsning, til det er de bygningsmessige inngrepene for omfattende og ulempene for mange. Rådmannen legger derfor til grunn at prosjektet ikke nedskaleres. Rådmannen mener også at de forestående investeringene på Sarpsborg scene (fase 2) bør gjennomføres innenfor samme anleggsperiode. Det er ikke gunstig for driften å måtte stenge bygget i flere perioder, og det vil trolig også fordyre investeringene samlet sett. Rådmannen legger derfor til grunn at dersom beslutning om orkestergrav utsettes slik at arbeidene må starte opp etter april 2019, vil gjennomføringen av hele fase 2 også bli utsatt. Etablering av en orkestergrav vil, avhengig av den endelige størrelsen på tilskuddet fra fylkeskommunen, kreve en ytterligere finansiering fra Sarpsborg kommune på 12 til 22 mill. kr. Slik rådmannen ser det, foreligger det tre alternative løsninger i saken: 1. Orkestergrav etableres ikke. Byggeprosjektet igangsettes med universell utforming og utvidet sceneåpning. 5

6 Konsekvenser: Orkestergraven realiseres ikke, uavhengig av størrelsen på tilskuddet fra fylkeskommunen, men det øvrige byggeprosjektet gjennomføres i henhold til planlagt framdrift og kostnadsanslag. Sarpsborg scene stenges for en innvendig anleggsperiode på ca. 20 uker (fra april 2019 til august 2019). 2. Det bevilges nødvendige midler til orkestergrav slik at den kan realiseres i henhold til angitt framdriftsplan. Konsekvenser: Fase 2 og orkestergraven realiseres samtidig. Sarpsborg scene stenges fra april 2019 til januar Den kommunale finansieringen av arbeidene med Sarpsborg scene må økes med mill. kr., avhengig av fylkeskommunens tilskudd. Byggeprosjektet gjennomføres med den framdriften som tidligere er forutsatt. 3. Spørsmålet avklares ved behandling av Handlingsplan med årsbudsjett Konsekvenser: Oppstart av byggeprosjektets fase 2 utsettes til tidligst våren Sarpsborg scene vil da måtte stenge fra sensommeren Dette vil medføre en noe lengre periode uten kulturtilbud ved Sarpsborg scene ettersom lavsesongen inntreffer i mai måned. I praksis vil det ikke være tilbud ved huset i inntil 15 måneder. Investeringskostnadene ved orkestergraven vil kunne vurderes opp mot kommunens øvrige investeringsbehov som bibliotek og nye skolebygg. Rådmannen innstiller på alternativ 3. Begrunnelsen er at en investering som krever en ytterligere kommunal finansiering på mill. kr. utover vedtatt økonomiplan bør vurderes i en ny prosess der investeringene ses opp mot hverandre, og opp mot kommunens økonomiske bæreevne. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Vedtatt budsjett og handlingsplan for bygger på en handlingsregel om at den delen av kommunens gjeld som belaster driften ikke skal øke ved utgangen av planperioden. Handlingsplanen legger opp store investeringer etter 2021, i blant annet sykehjemsplasser, skole og bibliotek. Det kan derfor være nødvendig å skyve enkelte av investeringene noe ut i tid for å unngå økt lånegjeld. Dersom kommunen investerer i orkestergrav øker sannsynligheten for at andre investeringer må forskyves. Totalt er det påløpt og planlagt investert for 109,1 mill. kr i Sarpsborg scene, hvorav 83,1 mill. kr er bevilget og avsatt til pågående utbedringer. En investering i orkestergrav forutsetter en ytterligere bevilgning på 39 mill. kr i Usikkerheten er anslått til +/- 20%. Bevilgningen kan finansieres med 10 mill. kr i tilskudd fra fylkeskommunen, 7 mill. kr i merverdiavgiftskompensasjon, og 22 mill. kr i økt låneopptak. Skulle fylkeskommunen innvilge ytterligere tilskudd vil kommunens låneopptak kunne reduseres tilsvarende. Økte renter og avdrag av et låneopptak på 22 mill. kr vil gjennomsnittlig utgjøre 1,3 mill. kr de første 4 årene, ved en rente på 4 % og en avbetalingstid på 50 år. I arbeidet med forprosjektet er det lagt til grunn at Sarpsborg scene stenges fra 1. april 2019 til januar Tap av inntekter i anleggsperioden er foreløpig estimert til 1,3 mill. kr, 6

7 samtidig som driftskostnadene bør kunne reduseres noe. Dette må hensyntas i kommende handlingsplan. Miljø: Driften ved Sarpsborg scene er et viktig tilskudd til økt aktivitet i Østre bydel og sentrum for øvrig. Folkehelse: Kulturaktiviteter er viktig for innbyggernes helse og trivsel. Forskning viser at de som er utøvere innenfor kulturlivets mange aktiviteter, scorer gjennomgående høyt på generell helse. Dette gjelder både for aktive utøvere, støttespillere og publikum. 7