MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I OS KOMMUNE

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I OS KOMMUNE MØTEDATO: Tirsdag 30. april 2019 KL.: 14:00 STED: Møterom Nystuggu i Os kommunehus Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører (jf Kommunelovens 31) SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 17/2019 Godkjenning av saksliste og innkalling 18/2019 Protokoll fra møte /2019 Årsregnskap 2018 Os kommune - Uttalelse 20/2019 Skillet mellom drift og investering i årsregnskapet /2019 Orienteringssaker 22/2019 Åpen post Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Os i Ø. mandag 15. april 2019 for Kai Inge Trøan leder i Kontrollutvalget Torill Bakken Torill Bakken Kontrollutvalg Fjell IKS Kopi er sendt: Ordfører, Revisor, ekspedisjonen til offentlig gjennomsyn. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Torill Bakken, tlf eller: tb@kontrollutvalgfjell.no

2 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2019 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 17/19 Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: - Saksliste til møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Saklisten er gjennomgått og godkjent av utvalgets leder. Sekretariatets forslag til vedtak: Saksliste og innkalling til møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 17/2019

3 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2019 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 18/19 Kontrollutvalget Godkjenning av protokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble utsendt pr. epost etter møtet. Sekretariatet har ikke mottatt forslag til endringer. Sekretariatets forslag til vedtak: Møteprotokoll fra møte tas til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 18/2019

4 Os kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Nystuggu, Os kommunehus Møtedato: Onsdag 20. mars 2019 Tid: Kl. 14:00 Saknr Medlemmer: Leder Kai Inge Trøan Jon Gunnar Rønningen Astrid Nyvoll Kari Marit Aasbø Forfall: Ikke møtt: Ivar Egil Aas Vara: Ikke innkalt Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Torill Bakken Fra Revisjon Fjell IKS: Svein Magne Evavold Fra kommunen: Ordfører Runa Finborud (sak 12/19 og16/19) Fra administrasjonen: Landbrukssjef Berit Bugten Østbyhaug (sak 12/19) Rådmann Arne Svendsen (sak 12/19 og 16/19) Merknad: Sak 16/19 ble behandlet etter sak 12/19. Møtet ble avsluttet kl. 16:00 Os i Ø, 20. mars 2019 Torill Bakken Torill Bakken Møtesekretær Neste møte avholdes tirsdag på Kommunehuset Kontrollutvalget i Os kommune Møteprotokoll, møte Side 1 av 4

5 10/2019 Godkjenning av saksliste og innkalling Sekretariatets forslag til vedtak: Saksliste og innkalling til møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Saksliste og innkalling til møte godkjennes. 11/2019 Protokoll fra møte Sekretariatets forslag til vedtak: Møteprotokoll fra møte tas til orientering. Behandling: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Møteprotokoll fra møte tas til orientering. 12/2019 Orientering i fra administrasjonen Landbruk Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar administrasjonens redegjørelse til orientering. Behandling: Landbrukssjef for felles landbrukskontor for Røros, Os og Holtålen ga utvalget en orientering om avdelingen, strategi, status og utfordringer. En av de største utfordringene ved sammenslåing var et stort antall forvaltningssaker som lå ubehandlet. Avdelingen er nå ajour og de «gamle» forvaltningssakene er ferdig behandlet. Avdelingen har nå brukeren i fokus. Avdelingen er godt i gang med å bygge opp kompetanse og kjennskap til de tre kommunene. Hun svarte videre på spørsmål i fra utvalget. Presentasjonen legges ved sakspapirene, og sendes ut til medlemmene etter møtet. Kontrollutvalget i Os kommune Møteprotokoll, møte Side 2 av 4

6 Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget tar Landbrukssjefens redegjørelse til orientering. 13/2019 Kontrollrapport 2018 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen 2018 tas til etterretning og oversendes kommunestyret til orientering. Skatteoppkreveren bes sørge for at arbeidsgiverkontroll utføres i henhold til kravet som fastsettes av Skatteetaten. Behandling: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen 2018 tas til etterretning og oversendes kommunestyret til orientering. Skatteoppkreveren bes sørge for at arbeidsgiverkontroll utføres i henhold til kravet som fastsettes av Skatteetaten. 14/2019 Orientering i fra revisor status årsregnskap Os kommune Sekretariatets forslag til vedtak: Revisjonens redegjørelse angående status for revisjon av årsregnskap 2018 for Os kommune tas til orientering. Behandling: Revisor orienterte om status for revidering av regnskapet. Regnskapet ble levert 15. februar, men var ikke fullstendig. Regnskap som ble levert 15. mars viser et mindreforbruk på 7,2 mill. som skyldes: -mindreforbruk driftsutgifter i enhetene (ca. 5 mill) -mindreforbruk renteutgifter -mindreforbruk premieavvik Det er Os kommune selv som leverer regnskapet, men leder ved felles regnskapskontor har vært med for opplæring. Kontrollutvalgets vedtak: Revisjonens redegjørelse angående status for revisjon av årsregnskap 2018 for Os kommune tas til orientering. Kontrollutvalget merker seg at kommunen selv har bidratt vesentlig med å avslutte årsregnskapet for 2018 også i år. Kontrollutvalget i Os kommune Møteprotokoll, møte Side 3 av 4

7 15/2019 Orienteringssaker Sekretariatets forslag til vedtak: Sakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Sakene tas til orientering. 16/2019 Åpen post Saksframlegg: Kontrollutvalget innførte i forrige periode en sak ved navn Åpen post på kontrollutvalgets møter. Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling: Ordfører orienterte om omstillingsarbeidet som er i gang i Os kommune. Med ønske om å kunne levere gode tjenester til innbyggerne også i framtida, settes det nå i gang et omstillingsprosjekt i kommunen for å finne ut hvordan de skal klare dette. Det ligger noen utfordringer foran kommunen, med blant annet synkende innbyggertall, og mindre penger til å levere det tilbudet som leveres i dag. Dette skal omstillingsprosjektet finne løsninger på den kommende tiden. Ordfører orienterte om hvordan det jobbes i prosessen, de fire arbeidsgruppene som er etablert og status for prosjektet. Kontrollutvalget i Os kommune Møteprotokoll, møte Side 4 av 4

8 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2019 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 19/19 Kontrollutvalget Formannskapet Kommunestyret Årsregnskapet 2018 Os kommune Administrasjonen er innkalt for å gi utvalget en orientering om årsregnskapet. Saksdokumenter: - Årsregnskapet 2018 for Os kommune (eget ) - Administrasjonssjefens årsberetning for 2018 (eget ) - Revisjonsberetning datert 10. april 2019 (vedlagt) - Forslag til kontrollutvalgets uttalelse (vedlagt) Saksopplysninger: I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 samt forskrift om revisjon 5 skal: årsregnskapet være avlagt innen 15. februar. årsberetning være avgitt innen 31. mars. revisjonsberetning avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. årsregnskap og årsberetning vedtas av kommunestyret/fylkestinget senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Årsregnskapet skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunen har brukt i årsbudsjettet. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god revisjonsskikk. Normalberetning avgis når revisor har utført revisjonen i henhold til god kommunal revisjonsskikk uten å ha avdekket vesentlige feil eller mangler i det fremlagte årsregnskapet og revisor ikke finner grunn til å presisere spesielle forhold. Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 19/2019

9 MØTEBOK Årsregnskapet for 2018: I forskrift om revisjon framgår det at revisor skal avgi revisjonsberetning senest 15. april. Revisjonsberetning skal også avgis der årsregnskapet ikke foreligger eller er ufullstendig. Revisjonsberetningen for 2018: Det ble avgitt revisjonsberetning den 10. april 2019 i henhold til forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner, 5. Beretningen er en normalberetning, det vil si ingen presiseringer, forbehold eller negativ uttalelse. Revisjon Fjell IKS har gjennomført årsrevisjon for Os kommune i samsvar med lov forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder de internasjonale revisjonsstandardene (ISA-ene. Saksvurdering: I revisjonsberetningen skal revisor skal uttale seg om årsregnskapet og om øvrige lovmessige krav. Under øvrige lovmessige krav uttaler revisor seg om budsjett, årsberetningen og til slutt registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Revisjonsberetningen konkluderer med at årsregnskapet for Os kommune er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Os kommune per 31. desember 2018, og av resultatet for regnskapet som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Regnskapet viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Til sammenligning viste regnskapet for 2017 kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Sekretariatet mener utvalget kan tilrå at regnskapet godkjennes. Dersom gjennomgangen i møtet ikke frembringer nye opplysninger kan det gis uttalelse på bakgrunn av utkastet, med eventuelle endringer foretatt i møtet. Sekretariatet mener at regnskapet, sammen med årsberetningen, gir brukerne av regnskapet god oversikt over kommunens økonomi og resultatet av virksomheten i regnskapsåret Dersom ikke noe særskilt fremkommer under behandling av årsregnskapet har sekretariatet følgende forslag til uttalelse: Kontrollutvalget har i møte 30. april 2019 behandlet Os kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjonssjefens årsberetning og revisjonens beretning, datert 10. april I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget har merket seg at Os kommunes regnskap for 2019 viser et mindreforbruk på kr Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 19/2019

10 MØTEBOK Kontrollutvalget har ingen merknader til Os kommunens årsregnskap for Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen til administrasjonssjefen omhandler. Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner kommunens årsregnskap og årsberetning for Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Os kommunes årsregnskap for 2018 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 19/2019

11

12

13

14 Til Kommunestyret i Os kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Os kommunes årsregnskap for 2018 Kontrollutvalget har i møte 30. april 2019 behandlet Os kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjonssjefens årsberetning og revisjonens beretning, datert 10. april I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget har merket seg at Os kommunes regnskap for 2019 viser et mindreforbruk på kr Kontrollutvalget har ingen merknader til Os kommunens årsregnskap for Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen til administrasjonssjefen omhandler. Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner kommunens årsregnskap og årsberetning for Os 30. april 2019 For Os kontrollutvalg Kai Inge Trøan Kai Inge Trøan leder Torill Bakken Torill Bakken Kontrollutvalg Fjell IKS Kopi: Formannskapet

15 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2019 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 20/19 Kontrollutvalget Kommunestyret Skillet mellom drift og investering i årsregnskapet for Os kommune for 2018 Saksdokumenter: - Brev om utvidet regnskapsrevisjon i fra Revisjon Fjell IKS av Saksframlegg: Kontrollutvalget ba i møte 28. november 2018 revisor om å gjennomføre en utvidet regnskapsrevisjon for å undersøke hvorvidt kommunen følger regelverket når det gjelder det regnskapsmessige skillet mellom drift og investering. Saksvurdering: Revisjon Fjell IKS har foretatt en vurdering av skillet mellom drift og investering. Utgangspunktet har vært kommunens regnskap pr Sekretariatet er av den oppfatning at Revisjon Fjell IKS har gjennomført en undersøkelse i tråd med kontrollutvalgets bestilling. Revisjonens konklusjon: Det er gjennomført korreksjoner i årsregnskapet og de mener at det er gjort en forsvarlig vurdering av skillet mellom drift og investering. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar revisjonens undersøkelse om skillet mellom drift og investering av til orientering. Saken oversendes kommunestyret til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 20/2019

16 Bildet kan ikke vises. Kontrollutvalget i Os kommune Deres ref: Vår ref. OS E Dato: Skillet mellom drift og investering i årsregnskapet for Os kommune for Kontrollutvalget ba i møte 28. november 2018 revisor om å gjennomføre en utvidet regnskapsrevisjon for å undersøke hvorvidt kommunen følger regelverket når det gjelder det regnskapsmessige skillet mellom drift og investering. Hvorfor skille mellom drift og investering? Kommuneloven fremhever prinsippet om bærekraftig utvikling. Bærekraftig utvikling dreier seg om å handle i et generasjonsperspektiv, det vil si å ta de valg som tar hensyn til senere generasjoners behovsdekning og handlefrihet. Målet om en bærekraftig økonomisk utvikling omtales også som generasjonsprinsippet, og vi finner det igjen i forarbeidene til kommuneloven som det finansielle ansvarsprinsipp. Det innebærer at de som drar nytte av et tilbud også skal dekke kostnadene ved tilbudet, og at utgiftene tilpasses inntektene innenfor en gitt tidsperiode. Dette har igjen sammenheng med formuesbevaringsprinsippet og handlingsreglene i kommuneloven, dvs.: Balansekravet Begrensningene i adgangen til låneopptak og avdragsbestemmelsene Skillet mellom drift og investering KRS nr. 4 Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet Kommunal regnskapsstandard nr. 4, KRS nr. 4 omhandler avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet. Avgrensningen er basert på at den løpende driften bare skal finansieres av løpende inntekter. Prinsippet er bærende for en sunn og langsiktig økonomiforvaltning. Standarden angir hvilke kriterier som må oppfylles for at en utgift kan klassifiseres som investeringsutgift, herunder skillet mellom vedlikehold og påkostning. Kriteriene i standarden er avgjørende for om en utgift klassifiseres som en investering i bygninger, anlegg og varige

17 2 driftsmidler til eget bruk, og dermed kan føres i investeringsregnskapet, eller om utgiften skal belastes driftsregnskapet. Standarden omfatter også kriterier for å klassifisere en inntekt eller innbetaling som «ikkeløpende». Forholdet mellom KRS nr. 2 og KRS nr. 4 Det er en tett sammenheng mellom KRS nr. 2 «Anskaffelseskost og opptakskost for balanseposter» og KRS nr. 4. KRS nr. 4 definerer kriterier for klassifisering av tiltak som investeringer. Et tiltak kan f.eks. være en innvendig oppussing og opprusting av en sykehjemsavdeling. Det er KRS nr. 4 som setter kriteriene for å vurdere om utgiftene til dette tiltaket kan føres i investeringsregnskapet. KRS nr. 2 definerer på sin side hvilke utgifter som kan henføres til tiltaket og dermed inngå i anskaffelseskost for anleggsmidlet. Dersom en konkluderer med at opprustingen av sykehjemsavdelingen er en investering, er det KRS nr. 2 som regulerer spørsmålet om enkeltutgifter som f.eks. prosjektlederlønn, brakkeleie og renteutgifter kan henføres til anskaffelseskost. Kriterier for å klassifisere utgifter som investeringer Det er varige og vesentlige utgifter som kan regnskapsføres i investeringsregnskapet. Som varig legges til grunn at eiendelen må ha en økonomisk levetid på minst 3 år. Med vesentlig verdi menes en anskaffelseskost på minst kr Vesentlighetsgrensen gjelder ikke for tomter og andre ikke-avskrivbare driftsmidler av varig verdi for kommunen. Hver enkelt eiendel skal som hovedregel vurderes for seg opp mot varighets- og vesentlighetskriteriet. Fellesanskaffelser kan likevel vurderes samlet opp mot vesentlighetskriteriet, dersom de enkelte eiendelene som omfattes av fellesanskaffelsen inngår i et samlet system med samme bruksformål. Bidrag til andres investeringer Gir kommunen tilskudd til andre juridiske enheters investeringer, er det en driftsutgift for kommunen. Andre juridiske enheter omfatter bl.a. interkommunale selskaper, aksjeselskaper, stiftelser mv. Eneste unntak er investeringstilskudd til kirkelig fellesråd, der kommunen har en forpliktelse iht. kirkeloven. Avgrensningen mellom påkostning og vedlikehold De vanskeligste vurderingene i skillet mellom drift og investering gjelder sondringen mellom påkostning og vedlikehold. Påkostning skiller seg fra vedlikehold ved at utgifter til påkostning er av investeringsmessig karakter. Påkostninger skal utgiftsføres i investeringsregnskapet og aktiveres i balansen. Vedlikeholdsutgifter skal utgiftsføres i driftsregnskapet. Hovedkontor: Rytrøa 14 Orgnr Os i Østerdalen Telefon: E-post post@revisjonfjell.no Mobil:

18 Her vil det ofte ikke foreligge klare svar, slik at det må utøves skjønn. Standarden understreker at dette skjønnet må utøves innenfor de rammene lov, forskrift og KRS nr. 4 setter. Skjønnsutøvelsen bør begrunnes og dokumenteres. Det er først og fremst standardheving og tiltak som innebærer omgjøring til en annen stand, f.eks. ombygging, som kan klassifiseres som påkostning. Slike tiltak er i utgangspunktet forholdsvis enkle å vurdere, selv om det kan være utfordrende å vurdere om et tiltak innebærer standardheving utover samme relative standard. Vanskeligere er det nok likevel å vurdere om andre tiltak kan anses som påkostning fordi de innebærer at bruksverdien øker. Med bruksverdi forstås verdien av anleggsmidlets gjenværende tjenestepotensial eller produksjonskapasitet, dvs. anleggsmidlets kapasitet til å bidra i tjenesteproduksjonen. Dette kan være snakk om tiltak som innebærer økt forventet levetid, økt kapasitet eller imøtekommer nye krav fra brukere eller myndigheter. En større rehabilitering kan være et slikt tiltak, men her kan det være vanskelige skjønnsmessige vurderinger i forhold til om det utelukkende er snakk om forsømt vedlikehold. 3 Ikke løpende inntekter Inntekter fra salg av anleggsmidler og inntekter/innbetalinger knyttet til investeringsprosjekter skal føres i investeringsregnskapet. Videre skal investeringsregnskapet omfatte øvrige inntekter og innbetalinger som ikke er løpende. Som ikke løpende inntekter regnes i korte trekk: Inntekter ved salg av varige driftsmidler og immaterielle eiendeler. Inntekter ved salg av finansielle anleggsmidler, med unntak av beregnet avkastning ved salg av aksjer, jf. regnskapsforskriften 3 fjerde ledd. Andre inntekter som reelt sett innebærer tilbakebetaling av en investering. Andre inntekter som er både uvanlig, uregelmessig og vesentlig. I vår vurdering av skillet mellom drift og investering har vi tatt utgangspunkt i regnskap pr Oversikt over investeringsutgifter i 2018, regnskap pr Prosjekt Prosjektnavn Utgift Beløp Vurdering KLP Egenkapitalinn skudd Ok, regnskapsforskr Investeringsmidler fellesrådet Tilskudd Ok, Kl. 50, jfr. kirkel IKT investering Investering Merknad Kjøp av aksjer Kjøp av aksjer Ok, regnskapsforskr Bredbåndsutbygging Investering Merknad Digitalisering Investering Ok, KRS 4 Hovedkontor: Rytrøa 14 Orgnr Os i Østerdalen Telefon: E-post post@revisjonfjell.no Mobil:

19 01012 Ekstraordinære Avdrag Ok, KRS 3 avdrag Minibuss Investering Ok, KRS Startlån Avdrag og Ok, KRS 3 utlån Håmmålfjellsveien Investering Ok, KRS Energisparende Investering Ok, KRS 4 tiltak Ombygging Verjåtunet Investering Ok, KRS 4 Fortsetter i Sundmoen barnehage Investering Ok, KRS 4 Fortsettelse fra Omsorgsboliger Investering Ok, KRS Oppgradering Investering Ok, KRS 4 kommunal vei Næringsareal Investering Ok, KRS Oppgradering Søstergata 7 Investering KRS 4 Merknad Avløpsledning Justering Ok, justering av mva. Hummelfjell Hyttegrend Salg av tomter Utgifter ved Ok, KRS 4 pkt. 4 salg Salg av tomter Avdrag Ok, KRS 3 pkt Stedsutvikling Investering Merknad Kjøp av eiendom Investering Ok. KRS VA Kalvkroken Boligområde Investering Ok, KRS 4 Prosjektene som vi har markert med merknad har vi drøftet med rådmannen og økonomisjefen. Nedenfor beskrives vår vurdering av disse prosjektene, samt hvilke endringer som har blitt gjennomført i årsregnskapet. 4 Merknad 1 Investeringer IKT Hovedtyngden av kostnader her gjelder innkjøp av Lenovo Chromebook til Os skole som oppfyller kravene til å være investering. I tillegg var det belastet kostnader for diverse mindre IT-utstyr. Samtidig fant vi at også kostnader vedrørende innkjøp av Chromebook var belastet i driftsregnskapet. Etter vår gjennomgang ble investeringskostnaden korrigert ved å overføre kr til drift, samt å overføre kr fra drift til investering. Korrigert investeringskostnad for prosjektet i årsregnskapet ble da kr Merknad 2 Bredbåndsutbygging Investeringsprosjektet var belastet med konsulenthonorar og lønnskostnader. Kostnadene har ikke resultert i noe som kan vurderes som en investering. Kostnadene som utgjorde kr er i sin helhet overført til driftsregnskapet. Hovedkontor: Rytrøa 14 Orgnr Os i Østerdalen Telefon: E-post post@revisjonfjell.no Mobil:

20 Merknad 3 Stedsutvikling 5 Investeringsprosjektet var belastet med konsulenthonorarer. Kostnadene har ikke resultert i et anleggsmiddel som kan vurderes som en investering. Kostnader på kr er overført til driftsregnskapet. Merknad 4 Oppgradering Messebygget Investeringsprosjektet var belastet med kostnader på kr Kostnadene kan vurderes som investering ut fra at det er en påkostning på anleggsmiddelet ved at byggets funksjonalitet og bruksområde endres. Administrasjonen har overført kostnadene til driftsregnskapet ut fra at det ikke var gitt en bevilgning til prosjektet. Konklusjon Det er gjennomført korreksjoner i årsregnskapet og vi mener at det er gjort en forsvarlig vurdering av skillet mellom drift og investering. Svein Magne Evavold Revisjonssjef Dokumentet er godkjent elektronisk og har ingen signatur. Hovedkontor: Rytrøa 14 Orgnr Os i Østerdalen Telefon: E-post post@revisjonfjell.no Mobil:

21 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2019 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 21/19 Kontrollutvalget Orienteringssaker 6-7/19 Sekretariatet vil presentere følgende orienteringssaker i møtet: Orienteringssak 6/19 - Årsmelding i fra felles landbruksavdeling Orienteringssak 7/19 FKT inviterer til årsmøte og fagkonferanse i Kristiansand 4. og 5. juni. Sekretariatets forslag til vedtak: Sakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 21/2019

22 Årsmelding 2018 Felles Landbruksavdeling Landbruk Fast ansatte 7 7 Faste årsverk 6,6 6,6 Sykefravær 17,6 % 6,5 % Saksområder og rammer Landbrukskontoret er førstelinjetjenesten for nasjonal, regional og lokal landbrukspolitikk. Kommunene mottar statlig støtte for å ivareta de lovpålagte arbeidsoppgavene innenfor landbruksforvaltningen. Landbrukskontoret utfører i tillegg kommunale utviklingsoppgaver (ikke lovpålagte) for å tilrettelegge overfor etablert næringsliv og gründere for å støtte lønnsomme lokale utviklingstiltak. Bygge essensiell infrastruktur for nye ideer, ny kompetanse, samarbeidsløsninger, utvikling av nettverk og ressurstilgang. Kommunenes hovedområder oppgaver landbrukskontoret: Tilskuddsordninger; produksjonstilskudd, avløsertilskudd, RMP, OBB, SMIL, NMSK, grøfting/drenering osv. Velferdsordningene; sykdomsavløsing, tidligpensjon Veterinærvakt Nydyrking; søknadsbehandling, godkjenning Oppgaver og støtteordninger i BU - utvikling av tradisjonelt landbruk og tilleggsnæringer Ajourhold AR5, kartdata, matrikkelføring, Landbruksregisteret Samhandling og nettverksarbeid med og innen næringa Kommunalt planarbeid Initiere og delta i utviklingsprosjekter Forurensning og miljøvern Friluftsliv, natur-, vilt- og fiskeforvaltning Skogfond, skogsvei, vernskog ol. Motorferdsel Jord- og konsesjonsbehandling Ivaretakelse av kommunalt ansvar for lokale og regionale verneområder Utvalgte kulturlandskap Konfliktforebyggende tiltak reindrift I svært mange av disse oppgavene/rammene har kommunen vedtaksmyndighet (Statens kommunesatsing og Landbruk pluss fra 2004). Med en sammenslått avdeling med flere ansatte kreves mer administrasjon og ledelse der rammer, retningslinjer, koordinering, økonomi og personal ivaretas til enhver tid.

23 Årsmelding 2018 Strategien i arbeidet på landbrukskontoret skal være basert på bærekraft og utvikling der lokale ressurser skal danne grunnlag for skaperkraft og slagkraft i landbruksnæringen. Dette skal danne grunnlaget for landbrukskontorets hovedmålsetting om å bidra til robuste landbruksbedrifter i disse kommunene. Tiltaksplan/-strategier for landbruket er et viktig verktøy for å nå dette målet på riktig måte. I dette arbeidet er det vesentlig at kontoret har søkt nyttige og sterke nettverk på området. Inneværende år har hatt stor saksmengde og flere eldre saker i forvaltningsområdet. Dette har medført redusert utvikling og prosjektmedvirkning dette året. Det er likevel prioritert noen prosjekter slik som konfliktforebyggende tiltak i utmarksbeite samt Aktivt Fjellandbruk. Dette har igjen generert tilskuddsmidler til kontoret. Landbruksavd. har deltatt i sammøter med kommunenes planavdelinger. Dette i forbindelse med de mange parallelle fagområdene innenfor plansaker, men også i forbindelse med arbeidet med felles Planavdeling for Røros, Os, Holtålen. Det har vært arbeidet med rutiner ol. for å kompensere for den avstand som er mellom planavd./byggesak og landbruk. Dette har medført relasjonsbygging som igjen bidrar til at det blir lettere å ta tak i de utfordringer som ligger i den fysiske avstanden mellom fagavdelingene. Det ligger utfordringer for avdelingen i kommunenes ulike rutiner innenfor sakstypene, kravet til lokalkunnskap for hele området, to fylker med ulike strategier og det å kunne ta tak i de betydelige utviklingsmulighetene som landbruksnæringen har i disse tre kommunene. Organisering og medarbeidere Os kommune er vertskommunen for den felles interkommunale landbruksavdelingen. Avtalen skal sikre et forsvarlig faglig nivå, bemanning og tjenesteleveranse med hensyn til kommunenes forpliktelser og ansvar i landbruksforvaltningen og prioriterte oppgaver. Ved regnskapsårets slutt har landbrukskontoret følgende ansatte: 2 landbrukskonsulenter, 2 landbruksrådgivere, 1 skogbrukskonsulent, 1 naturforvalter og 1 virksomhetsleder. Landbruksavd. har opprettet eget telefonnr som betjenes av en vakthavende på avd. hver dag kl Dette for å kunne styre henvendelsene inn til kontoret, og frigjøre de andre for annen saksbehandling, gjøremål ol. I tillegg er det etablert en egen facebookgruppe, og kontoret prøver å bruke kommunenes hjemmesider for fortløpende informasjon. Røros og Holtålen v/serviceavd. skal bidra med 10 % som førstelinjetjeneste for landbruksavdelingen overfor respektive brukere. Situasjonen med mange eldre og nye saker i alle tre kommuner har hatt streng prioritering, og til tider har ekstra arbeidsinnsats (timer) vært nødvendig for å kunne gjennomføre de viktigste tiltakene «på veien» til målene.

24 Årsmelding 2018 Brukere og tjenester Noen oppgaver i landbruksforvaltningen Nydyrkingssøknader: Os - 9 saker med omsøkt areal 162 daa og godkjent areal totalt 135 daa. Røros 2 saker med omsøkt areal 66 daa og godkjent areal 52 daa. Holtålen 1 sak med omsøkt areal 21 daa og godkjent areal 21 daa. Drenering: Os 1 ferdigbehandlete søknader på totalt 13 daa. Tildelt støtte på totalt kr ,-. Røros 4 ferdigbehandlete søknader på totalt 105 daa. Tildelt støtte på totalt kr ,-. Holtålen 2 ferdigbehandlete søknader på totalt 35 daa. Tildelt støtte på totalt kr ,-. Spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL), tildelt ramme inkludert inndratte midler: Os 7 saker, innvilga kr ,-. Røros 4 saker, innvilga kr ,-. Holtålen 2 saker, innvilga kr ,-. Konsesjon og plansaker: Totalt for alle tre kommuner har det blitt saksutredet og fattet vedtak i 35 delingssaker, 8 omdisponeringssaker og 25 konsesjonssaker. I tillegg en rekke uttalelser i ulike byggesaker som gjelder omdisponering av areal som ikke har krevd vedtak etter jordlova (ikke dyrka/dyrkbar mark). I Os har det vært en egen komite som i 2018 har revidert reglene for praktisering av jordlov, konsesjonslov og odelslov. Landbruksavdelingen har hatt sekretærfunksjonen for arbeidet. Skogbruket: Tall som går via skogfondssystemet i kommunen. Os: Planting 7260 stk, 46 daa. Markberedning 25 daa. Avvirkning 4625 kbm. Tilskudd til skogkultur i Os: kr ,- i tillegg ,- til ungskogpleieprosjekt. Holtålen: Planting stk, 612 daa. Markberedning 0 daa. Ungskogpleie 0 daa. Avvirkning 1020 kbm Tilskudd til skogkultur i Holtålen: kr ,-

25 Årsmelding 2018 Røros: Planting - 0 stk, 0 daa. 0 Markberedning 0 daa Ungskogpleie 0 daa Avvirkning 925 kbm (kun gran og furu i denne. I tillegg kommer en del avvirkning med leveranse av lauv også). Tilskudd til skogkultur i Røros: kr 1.200,- (manuell 1. gangs tyning) Motorferdsel: Holtålen: 129 vedtak. Røros:47 vedtak. Os: 27 vedtak (herav 4 i forhold til oppsyn med rein). I tillegg kommer løyper og andre henvendelser, hvor det ikke er fattet vedtak, men hvor kommunen har kommet med kriterier for kjøring (trase, kjøretid osv.) Produksjonstilskudd og tilskudd fra regionalt miljøprogram og organisert beitebruk: RØROS OS HOLTÅLEN PRODUKSJONSTILSKUDD Antall søkere 72 stk 121 stk 71 stk Antall dekar fulldyrket jord daa daa daa Avløsertilskudd kr kr kr Produksjonstilskudd kr kr kr Totalt PT kr kr kr RØROS OS HOLTÅLEN RMP, OBB Antall søkere 28 stk 91 stk 46stk Totalt tilskudd kr kr kr Avlingsskader: Det ble for dette året behandlet flere søknader om avlingsskader enn hva som har vært normalt. Dette grunnet den tørre vekstsesongen i deler av disse kommunene. Dette har gitt følgende tall: AVLINGSSKADER RØROS OS HOLTÅLEN Ant. behandla søknader 13 stk 13 stk 1 stk Tot. utbet. erstatningsbeløp kr ,- kr ,- kr ,- I tillegg blir det behandlet en del søknader gjennom velferdsordningene (refusjon sykdomsavløsning, tidligpensjon jordbrukere).

26 Årsmelding 2018 Bygdeutviklingsordningene: Os: Det er blitt sendt inn 8 søknader til investeringer i tradisjonelt landbruk til Innovasjon Norge. Disse har et samlet kostnadsoverslag kr ,-. Det er totalt til disse åtte søknadene blitt innvilget kr og lån kr Når det gjelder tilleggsnæringer i tilknytning til landbruk er det blitt behandlet: 1 søknad om etablerertilskudd, tildelt til sammen kr ,-. Røros: Det er blitt sendt inn 3 søknader til investeringer i tradisjonelt landbruk til Innovasjon Norge. Disse har et samlet kostnadsoverslag kr ,-. Det er totalt til disse tre søknadene blitt innvilget kr Når det gjelder tilleggsnæringer i tilknytning til landbruk er det blitt behandlet 1 søknad om bedriftsutviklingstilskudd, tildelt kr ,- av godkjent kostnader kr ,-. I tillegg har det gjennom året blitt godkjent sluttført og utbetalt flere pågående prosjekt som har blitt finansiert gjennom Innovasjon Norge. Holtålen: Det er blitt sendt inn 2 søknader til investeringer i tradisjonelt landbruk til Innovasjon Norge (én av disse var generasjonsskiftetilskudd). Disse har et samlet kostnadsoverslag kr ,-. Det er totalt til disse tre søknadene blitt innvilget kr Når det gjelder tilleggsnæringer i tilknytning til landbruk er det blitt behandlet 1 søknad om bedriftsutviklingstilskudd, tildelt kr ,-. Utmark og beitebruk: OS Antall søknader om rovdyrerstatninger Antall dyr erstattet Erstatningsutbetaling i kroner ,- RØROS Antall søknader om rovdyrerstatninger 4 Antall dyr erstattet 103 Erstatningsutbetaling i kroner ,-

27 Årsmelding 2018 HOLTÅLEN Antall søknader om rovdyrerstatninger 20 Antall dyr erstattet 226 Erstatningsutbetaling i kroner ,- Viltforvaltning: Tildelt og felt storvilt i Os År Rein Hjort Elg Rådyr tildelt felt tildelt felt tildelt felt tildelt felt * 70* * 60* Tildelt og felt storvilt i Røros År Rein Hjort Elg Rådyr tildelt felt tildelt felt tildelt felt tildelt felt * Tildelt og felt storvilt i Holtålen År Rein Hjort Elg Rådyr tildelt felt tildelt felt tildelt felt tildelt felt * * Det meste av arealet i kommunene er forvaltet etter såkalt kvotefri jakt på rådyr. * Rapportering på felte dyr er mangelfull, felte rådyr er derfor anslått i 2018 Fallvilt: I kalenderåret 2018 ble det registrert 18 fallvilthendelser i Os, 75 hendelser i Røros og 65 hendelser i Holtålen. På Røros var det involvert klart overvekt av rådyr, mens i Holtålen var det elg. For å holde elg vekk fra vei og jernbane har det vært gjennomført fóring, men dette

28 Årsmelding 2018 ble ikke utført i 2018 av fare for å spre skrantesjuke (CWD). At det siste år ikke ble fóret bestemte steder har medførte spesielt stor økning i elgpåkjørsler i Holtålen. Kommunene er pålagt å ta CWD-prøver av i utgangspunktet alt fallvilt. Fram til jan 2019 er totalt 249 hjortevilt testet mot CWD i Os kommune, 432 hjortevilt i Røros og 349 hjortevilt i Holtålen. I tillegg kommer tamrein og oppdrettshjort. Det er hittil ikke påvist CWD i dette området. Annet: Forrige år ble det gjennomført periodisk ajourhold i AR5 i Os kommune. Dette har medført arbeid med befaringer i felt og endringer i kartløsningen (GIS) dette året. Riktig kartgrunnlag er av betydning for riktig grunnlag ved produksjons- og RMP-søknader mm. Dette er grunneiernes verktøy i planlegging av ulike næringstiltak oa.. Det er også foretatt noe ajourhold av AR5 i Holtålen og Røros. Det er Os kommune som har vært prioritert først dette året ettersom periodisk ajourhold har pålagt oppfølging av bestemte felt. Kontoret har vært involvert i seterprosjektet, som økonomisk har blitt administrert av teknisk avd. I tillegg har kontoret blitt involvert i arbeidet med Utvalgte kulturlandskap der Fylkesmannens ansvarsområder med bla. vedtak skal delegeres til kommunene fom Strategisk næringsplan, handlingsplan for landbruk 2017 ble vedtatt for Os kommune. Denne handlingsplanen hadde til sammen 8 definerte tiltak innen landbruk. Det ble utbetalt kr ,- i nydyrkingstilskudd fra kommunens næringsfond til 4 gårdbrukere i Os. Det har for øvrig ikke vært prioritert å jobbe med tiltakene i planen i Det bør jobbes for å samkjøre næringsplanene for alle tre kommunene, slik at vi kan se aktuelle tiltak i sammenheng for alle tre kommuner. I løpet av året har det vært dialogmøter med faglagene i alle tre kommuner. I tillegg har det vært gjennomført ny anbudsrunde for veterinærvakten. Avdelingen har hatt ansvar for gjennomføring av dette arbeidet i de to veterinærvaktdistriktene Os/Tolga og Røros/Holtålen. Ellers er det felles Landbruksavd. som har hatt administrasjonsansvaret for vaktdistriktet Os/Tolga i Berit B. Østbyhaug Landbrukssjef Os, Røros, Holtålen Landbruksavdelingen for Os, Røros og Holtålen

29 FAGKONFERANSE KONTROLL OG TILSYN Kristiansand 4-5. juni 2019 Årsmøte i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) 4. juni 2019 #fkt2019

30 Dag 1 Tirsdag 4. juni Registrering med mat Velkommen til fagkonferansen Styreleder Benedikte Muruvik Vonen, FKT Kontrollutvalget i lokaldemokratiet spiller det noen rolle? Debattredaktør Ragnhild Sved, Kommunal Rapport, Kort pause Datasikkerhet - er kommunene egentlig rustet til å stå imot cyberangrep? Fagdirektør sikkerhetskultur Roar Thon, Nasjonal sikkerhetsmyndighet Lunsj Den nye forskriften er det noe nytt og spennende i verktøykassen? Utredningsleder Erland Aamodt, Kommunal- og moderniseringsdepartementet Kort pause Kommunale arkiv råtner de på rot? Fagdirektør Kjetil Reithaug, Riksarkivet Står det fortsatt til liv i Sogn og Fjordanes fylkeskommunale arkiv? et FR-case Manager, Frode Løvlie Deloitte Paneldebatt

31 ÅRSMØTE 2019 I FKT Registrering til årsmøte Årsmøte Båttur i Kristiansands skjærgård med MS Maarten og Øya Ca Felles middag på hotellet Dag 2 Onsdag 5. juni Ny veileder - Kontrollutvalgets påse-ansvar overfor revisor Kontrollsjef Einar Ulla, Sogn- og Fjordane fylkeskommune Pause/utsjekking Habilitet og åpenhet - hvorfor er det så viktig? Seniorrådgiver Thor Dølvik, TI-Norge Pause Olsø/Kystad-saken utilbørlig påvirkning? - kontrollkomiteens håndtering Komiteleder Rolf Jarle Brøske, kontrollkomiteen i Trondheim Paneldebatt Pause Etiske perspektiver kan de veilede kontrollutvalget? Forsker og filosof Henrik Syse, PRIO Avslutning Styreleder Benedikte Muruvik Vonen, FKT Lunsj

32 PRAKTISK INFORMASJON INFORMASJON OM ÅRSMØTET Årsmøtet er åpent for alle, men det er kun medlemmer i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) som har tale-, forslags- og stemmerett. Medlemmer som har saker til årsmøtet, eller forslag om vedtektsendringer, må sende disse til sekretariatet innen seks uker før årsmøtet, altså innen 23. april Styret sender ut sakspapirene senest to uker før årsmøtet, innen 21. mai Dersom din kommune/ditt sekretariat ikke er medlem i FKT, men ønsker å møte på årsmøtet med stemmerett, må innmelding skje innen 21. mai Leder i valgkomiteen: Arnar Helgheim, daglig leder i SEKOM ah@sekom.no Mobil: Tlf: Ønsker du mer informasjon eller medlemskap i FKT? Se nettsiden eller kontakt sekretariatet: Generalsekretær Anne-Karin Femanger Pettersen: Tlf , fkt@fkt.no FØR MIDDAG I år inviterer vi til båttur i Kristiansands skjærgård med MS Maarten og Øya. Disse båtene tar til sammen 160 passasjerer. Vi håper selvfølgelig på flere deltakere på konferansen. Vi vil tilby et arrangement på land for dem som ikke får plass og til dem som kanskje ikke synes det frister med båttur. Husk å registrere din interesse for båtturen når du melder deg på. INFORMASJON OM HOTELLET Clarion Ernst, Kristiansand Hvordan finner du fram? Fra Kjevik Lufthavn, Kristiansand Flybussen til Kristiansand sentrum stopper ved hotellet Kristiansand Lufthavn Kjevik: 17 km,15-20 minutter med bil Kristiansand Bussterminal: 200 meter Kristiansand togstasjon: 350 meter Parkering I nærheten av hotellet finnes det et flertall parkeringshus som kan benyttes av gjester. Hotellet har også et begrenset antall innendørs parkeringsplasser. Forhåndsreservering anbefales, og prisen er kr 190 NOK /døgn

33 PÅMELDING Påmelding via særskilt skjema på FKTs nettside: Bindende påmelding innen tirsdag 9. april Det tas forbehold om endringer i programmet. Ved avbud etter at påmeldingsfristen har gått ut, blir det belastet et administrasjonsgebyr på kr 500 i tillegg til eventuelle kostnader FKT får til hotellet. Avbud siste 14 dager før konferansen gir full deltakeravgift. DELTAKERAVGIFT Deltakelse med overnatting (helpensjon): Kr (Ikke medlem kr 7 100) Deltakelse uten overnatting, sosialt program og middag (dagpakke): Kr (Ikke medlem kr 5 400) FKT har reservert rom på konferansehotellet. Tildeling ut fra mottatt påmelding (først til mølla). Ekstra overnatting fra juni 2019: Kr

34 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2019 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 22/19 Kontrollutvalget Åpen post Saksdokumenter: - Ingen Saksframlegg: Kontrollutvalget innførte i forrige periode en sak ved navn Åpen post på kontrollutvalgets møter. Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 22/2019