Tilsyn - BUFETAT VEST VESTLUNDVEGEN UNGDOMSSENTER

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 av DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER EVY DALE, TLF BUFETAT VEST VESTLUNDVEGEN UNGDOMSSENTER Postboks TØNSBERG Orgnr Tilsyn - BUFETAT VEST VESTLUNDVEGEN UNGDOMSSENTER Vi viser til tilsyn den Arbeidstilsynet takker for et godt tilrettelagt tilsynsmøte. Det vises til at Arbeidstilsynet den mottok tilleggsdokumentasjon fra Bufetat Vest Vestlundveien Ungdomssenter. Dokumentasjonen er tatt til etterretning og medfører at Arbeidstilsynet ikke finner grunn til å gi varsel om pålegg. Hensikten med tilsynet Arbeidstilsynet fører tilsyn med at virksomhetene følger arbeidsmiljølovens krav for å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. Forebygging av vold og trusler er en av hovedprioriteringene for Arbeidstilsynet i Hensikten med tilsynet var å kontrollere og bidra til at virksomheten arbeider systematisk med helse, miljø og sikkerhet for å forebygge forekomsten av vold og trusler, herunder de arbeidsbetingelsene som er av betydning for utsattheten for vold og trusler. Sentrale tema for tilsynet var: Systematisk HMS-arbeid (kartlegging, risikovurdering, handlingsplan, rapportering og avvikshåndtering) knyttet til vold og trusler Organisering og tilrettelegging av arbeidet Hvordan virksomhetens egne rutiner og systemer fungerer i praksis (etterlevelse) Ledelse og medvirkning Ivaretakelse av eksterne arbeidstaker I tilsynet ble det også informert om at Arbeidstilsynet vil sende virksomheten en epost etter at virksomheten har mottatt tilsynsrapporten. Eposten vil ha lenke til en undersøkelse, der Arbeidstilsynet spør om tilbakemelding på hvordan virksomheten opplevde tilsynet. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen xxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx Trondheim INTERNETT Norge

2 VÅR REFERANSE 2 av 7 Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: Vestlundveien 22A 5145 FYLLINGSDALEN Til stede fra virksomheten: Martin Hansen Guerra (Miljøterapeut), Cecilie Rasmussen (Miljøterapeut), Daniel H. Borge (Miljøterapeut), Birthe Augestad Nilsen (Avdelingsleder), Hilde Kristin Morken (Enhetsleder), Irene Hagen (Miljøterapeut), Agnar Einestrand (Miljøarbeider) og Disa Tell (Miljøterapeut). Til stede fra Arbeidstilsynet: Evy Dale (seniorinspektør) og Edle Utaaker (sjefsingeniør). Tilsynet ble gjennomført slik det var informert om i Arbeidstilsynets utgående brev av Tilsynsrapportens innhold baserer seg på den informasjonen som Arbeidstilsynet har fått under gruppeintervjuene og den dokumentasjonen som er lest i forkant og etterkant av tilsynsmøtet. Generelle forhold ved virksomheten Avdeling Vestlundveien ble etablert i 2009 og har en tydelig definert målgruppe. I tillegg til avdelingsleder har avdelingen åtte ansatte i full stilling, tre ansatte i 70 prosent og en ansatt i tjue prosent. De fleste ansatte jobber i langturnus. Flere ansatte har lang ansiennitet ved avdelingen. Vestlundveien har en egen pool med vikarer som kun jobber ved denne avdelingen. Det betinges at alle ansatte og vikarer har en integrert forståelse for avdelingens drift og metodebruk. Vestlundveien jobber i tett samarbeid med enhetsleder og Bufetat Vest sine ressurser. Arbeidstilsynet ble orientert om antall og status med hensyn til ungdommene som for tiden bor i Vestlundveien. Avdelingen har registrert en kraftig nedgang i antall tvangsprotokoller de tre siste årene. Ansattes uttalelse om positive arbeidsmiljøfaktorer På spørsmål til representantene under gruppeintervjuene ble følgende kommentarer gitt: Positivt at Vestlundveien har integrert "Handlekraft" som metode og gjennom dette praktiserer traumebasert omsorg (TSO) Avdelingsleder er flink til å formidle ny kunnskap til ansatte Det er stort fokus på faglig utvikling for ansatte Tett oppfølging og god støtte-/veiledning fra avdelingsleder Gode kollegaer Bufetat sine verdier "Respekt - Åpenhet - Deltakelse" danner basis for avdelingens samhandling med andre. Forhold som er kontrollert og funnet i orden Oversendt dokumentasjon etter tilsynsmøtet

3 VÅR REFERANSE 3 av 7 De reviderte dokumentene som Arbeidstilsynet mottok den synliggjør at avdelingen har tatt til etterretning den veiledningen Arbeidstilsynet gav under tilsynet. Dette gjelder følgende tema: Organisering av ansvar og oppgaver o Organisasjonskartet er revidert og supplert med informasjon knyttet til navn på ansatte, funksjoner, verv med mer. En ansatt er delegert som "fagkoordinator". Arbeidstilsynet understreket at innholdet i denne funksjonen bør utformes skriftlig så snart som mulig. Fagkoordinatorrollen er foreløpig et "forsøksprosjekt". Lokal handlingsplan for arbeidsmiljøarbeidet i Vestlundveien o I Bufetats regionale handlingsplan for arbeidsmiljøet 2016 fremkommer det at "enhetene utarbeider lokale planer etter føringer fra regional handlingsplan". For 2017 har Vestlundveien utarbeidet sin HMS-handlingsplan der målsetting for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid er at avdelingen skal ha et inkluderende, trygt og utviklende arbeidsmiljø. Handlingsplanen viser at avdelingen har helsefremmende, forebyggende og reparerende fokus. Planen er utarbeidet og vedtatt i Lokalt samarbeidsutvalg (LSU) den Planens tiltak knyttet til omtale av tema "vold og trusler" inneholder to tiltak. Punkt 2 er "Det skal iverksettes tiltak for å redusere vold og trusler". Her anbefaler Arbeidstilsynet at det under dette punktet refereres til de konkrete tiltakene som er definert i handlingsplanen øvrige tiltak, eksempelvis det som gjelder lokal sikkerhetsopplæring. Avdelingens årshjul for opplæring og møter i 2017 o Årshjulet for 2017 er i forhold til planen for 2016 utvidet til å omfatte mer spesifikk beskrivelse av innholdet i møter, tema i opplæring og personaladministrasjon. Handlingsplan for Vestlundveiens arbeid med helse-, miljø- og sikkerhet 2017 o Planen omhandler flere utviklingsområder og den definerer tidspunkt for planlagte aktiviteter og hvem som omfattes av opplæringen. Blant annet fremkommer det at traumebasert omsorg, ART, MI, risikovurderinger, brukermedvirkning, MATV sikkerhetsopplæring, TQM og gjennomgang av avdelingens internkontrollsystem med mer, inngår i planens utviklingsområder. Kompetanseplanen viser også tidspunkt for gjennomføring av tiltakene og har en kolonne som skal kvitteres ut når tiltakene er gjennomførte. Vold og trusler Tilsynsdeltakerne understreket at risikoen for vold og trusler er sterkt preget av relasjonen mellom ungdom og ansatte. Derfor er blant annet teamenes sammensetning og dette sett i sammenheng med turnusplanlegging av vesentlig betydning. Avdelingsleder omtalte "nok og riktig bemanning til enhver tid". Dette resulterer blant annet i oppbemanning når spesielle situasjoner tilsier det. Dette er også en årsak til at det gjennomføres kontinuerlige risikoanalyser. Arbeidstilsynet anbefalte under tilsynsmøtet at avdelingslederen vektlegger større fokus på at risikovurderingene dokuimenteres. Arbeidstilsynet brukte tid på spørsmål og diskusjon om hva vold og trusler omhandler, hva som betraktes som utagerende adferd og hvor terskelen for akseptabel adferd ligger. Dette ble også drøftet opp mot hvem som eventuelt "bestemmer" akseptnivået for vold og trusler blant ansatte.

4 VÅR REFERANSE 4 av 7 HMS-opplæring Avdelingsleder er påmeldt HMS-opplæring i Verneombud har gjennomført lovpålagt opplæring. Avdelingens kompetanseplan for 2017 vil bidra til at ansatte og ledelse får nødvendig vedlikehold av kunnskap og ansattes behov for HMS-opplæring. Det ble informert om at psykolog bidrar faglig på noen av avdelingens fagdager- og personalmøter. Disse gjennomføres systematisk. Ansatte får også ekstern veiledning når behovet tilsier det. Metoden "Handlekraft" ble omtalt som "holdninger satt i system" og i den sammenheng gjennomføres det kurs som består av flere moduler. På tilsynstidspunktet manglet flere ansatte den obligatoriske opplæringen på dette feltet. Dette er tatt til etterretning og opplæringen samt faglig vedlikehold av kompetanse og kompetansebygging er ivaretatt dersom kompetanseplanen for 2017 følges opp som forutsatt. Ellers ble Arbeidstilsynet informert om Vestlundveien har utarbeidet en mal for hvordan nyansatte og vikarer skal følges opp med HMS-opplæring. Arbeidstilsynet kommenterte dette med tanke på at planen er omfattende, med mange tema som skal gjennomføres på relativt kort tid. Utpekt ansatt er delegert som ansvarlig for gjennomføring av opplæringen. Helse-,miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS-arbeid) Det gjennomføres årlige, elektroniske HMS runder ved bruk av EasyFact og dette skjer i samarbeid mellom avdelingsleder og hovedverneombud i Bufetat Vest. Ansattes oppslutning av undersøkelsen som ble gjennomført i 2016 var marginal. Årsak til dette forholdet ble diskutert under tilsynsmøtet. Ledelsen- og ansattes representanter drøftet mulige tiltak for å forbedre neste års HMS-runde med større oppslutning blant ansatte. Oppsummert ble det konkludert med at 2016-resultatene ikke var relatert til ansattes misnøye med undersøkelsen, men heller at undersøkelsen ikke er godt nok informert om i forhold til dens betydning som kartleggingsverktøy og i forhold til bedre tilretteleggelse for ansattes deltakelse i undersøkelsen. Arbeidstilsynet veiledet med forslag til mulige tiltak for å bedre ansattes medvirkning. Det ble informert om en fysisk vernerunde ved Vestlundveien i løpet av januar Risikovurderinger gjennomføres på flere måter, blant annet løpende i tilknytning til overlappingsmøter mellom teamene, der avdelingsleder også deltar samt systematiske kartlegginger av smertretrykk med mer. Arbeidstilsynet ble informert om at nyansatte og vikarer blir tildelt brukernavn og passord fra Bufetats sentrale administrasjon (BSA) og at det i den sammenheng ofte forekommer forsinkelser og sene leveranser av brukernavn og passord. I relasjon til at mye av avdelingens internkontrollsystem kun er tilgjengelig via det elektroniske systemet, eksempelvis TQM og opplæringsmoduler, påpekte Arbeidstilsynet at dette er forhold det skal skrives avviksmeldinger på. Vernetjenesten og plasstillitsvalgte Vestlundveiens verneombudet er relativt nyvalgt, men både denne og tidligere verneombud uttalte seg positivt om tilrettelegging for vernetjenestens arbeid. Arbeidstilsynet veiledet om hvordan ledelse og ansatte på best mulig måte kunne nyttiggjøre seg denne ressursen. Plasstillitsvalgte uttalte seg også positivt om tilrettelegging for sin rolle og viste ellers til medvirkning gjennom lokalt samarbeidsutvalg (LSU). Avvik - melding og behandling av skader og avvik Bufetat har en overordnet retningslinje for avviksmeldinger og behandling av disse. Retningslinjen presiserer leder og ansattes ansvar for å følge opp- og melde fra om avvik. Retningslinjen presiserer at alle skader og avvik skal registreres i TQM. Tilsynet avdekket at Vestlundveien har en utfordring knyttet til ansattes forståelse av når avvik skal meldes.

5 VÅR REFERANSE 5 av 7 Manglende forståelse og/eller bruk av avvikssystemet synes å være begrunnet i flere årsaker, blant annet at de ansatte selv har ulike definisjoner på hva som er avvik, eksempelvis innenfor tema vold og trusler. Noen ansatte synes å ha en høy terskel for å melde en situasjon eller trussel som avvik, mens andre ansatte uttrykte å være usikker på hva som skal betegnes som avvik. Det ble informert om en konkret situasjon der ansatt raporterte et avvik på bakgrunn av en observasjon av uønsket hendelse som gjaldt trussel inn mot kollega. Avvik som tema fikk mye tid under gruppeintervjuene og Arbeidstilsynet veiledet med hensyn til å skape større forståelse for avvikssystemet som et viktig lederverktøy og med tanke på ansattes medvirkningsplikt i forhold til dette kartleggingsverktøyet. Under tilsynsmøtet og gruppeintervjuene uttalte deltakerne at avviksmeldinger var hadde et forbedringspotensial. TQM er satt opp som tema for gjennomgang og tydeliggjøring i et personalmøte den 7. juni Det ble informert om at avdelingen har et papirsystem der ansatte kan rapportere situasjoner som deretter blir levert til avdelingslederen. I tillegg ble det informert om at det sentrale TQM-systemet er under revisjon. Sykefraværsoppfølging - nærvær - inkluderende arbeidsliv Virksomheten har hatt utfordringer knyttet til høyt langtidssykefravær. Dette forholdet utgjør en belastning for de organisatoriske arbeidsmiljøbetingelsene. Kartlegging av avdelingens fraværsprosent risikovurderes to ganger årlig. Ansattes rettigheter og plikter drøftes på personalmøter og i enkeltsaker. Forebyggingsaspektet er blant annet ivaretatt gjennom tett oppfølging av avdelingsleder samt ressurstilgang hos psykolog- og Bufetat Vest. Det legges også vekt på fysiske aktiviteter gjennom at avdelingen tilbyr treningskort for ansatte. Arbeidstid TTA utgjør avdelingens verktøy for daglig loggføring av ansattes arbeidstid. Ansvaret for loggføringen ligger hos avdelingsleder, som påpekte at dette er ressurskrevende og at dette arbeidet tidligere ble ivaretatt med bistand fra Bufetat i Tønsberg. Det ble informert om at overtidsarbeid i størst mulig grad søkes unngått, men at det fra tid til annet er nødvendig. I slike situasjoner vektlegges det at ansatte i sine friperioder ikke blir pålagt overtidsarbeid og at man i stedet bruker lengre tid på overlapping og forskyvning av hviletid på natt. I noen tilfeller økes bemanningen ut over turnusplanene på bakgrunn av risikovurderinger. Et annet tiltak for å redusere overtidsarbeidet er at det søkes å spre inntak og avslutningsperiodene for ungdommene. Bedriftshelsetjeneste (BHT) - HMS-grovkartlegging av status og risiko Vestlundveien er tilknyttet Stamina Helse og i mai 2016 bistod tjenesten med en HMSgrovkartlegging av status og risiko ved avdelingen. Resultatene viser at avdelingen hadde et forbedringspunkt med regelmessig oppfølging av HMS-system/håndbok. Dette synes å være ivaretatt gjennom avdelingens reviderte internkontroll-/hms-handlingsplan og Årshjul for Videre fremkommer det at avdelingen har utfordringer knyttet til transport av ungdommer. I denne sammenheng omtalte leder og avdelingens ansatte under tilsynsmøtet at risikoen knyttet til transport vurderes løpende i forhold til nødvendige tiltak. Kartleggingen avdekker videre at avdelingsleder er utsatt "for et stort press og trenger avlastning av nøkkelpersoner". Tiltak i denne sammenheng er blant annet tatt opp med Bufetat Vest når det gjelder merkantil støtte på avdelingen samt delegering av ansvar og arbeidsoppgaver til utpekt ansatt. Sistnevnte tiltak var på tilsynstidspunktet et foreløpig "forsøksprosjekt". Arbeidstilsynet veiledet med tanke å at delegert ansvar og oppgaver måtte tydeliggjøres skriftlig og at det gjennomføres en risikovurdering knyttet til eventuelt behov for kompetansehevende tiltak. Øvrige utfordringer er ellers relatert til bemanningsspørsmål og høyt arbeidspress. I denne sammenheng ble

6 VÅR REFERANSE 6 av 7 Arbeidstilsynet under tilsynsmøtet informert om praksis og hvilke kriterier som er gjeldende med hensyn til sammensetning av team, utarbeidelse av turnusplaner og bruk av vikarer. Det samme gjelder også for tiltak knyttet til alenearbeid og enkeltansattes utfordringer med å få sove i langturnus. BHT syntes lite kjent for noen av gruppeintervjudeltakerne. Arbeidstilsynet veiledet om vernetjenestens rett til å delta i planlegging av samarbeidet mellom avdelingen og bedriftshelsetjenesten og ansattes rett til å benytte seg av BHT-tjenester. Arbeidstilsynet mener at det ikke er grunn til å gi dere varsel om pålegg for de temaene vi gikk gjennom. Informasjon til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har sendt en egen kopi av dette brevet til verneombudet. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på og Dere kan også kontakte oss på telefon Dersom dere har spørsmål til saken, kontakt saksbehandler, oppgi referansenummer. Med hilsen Arbeidstilsynet Gro Ellingsen, for Guro Fykse tilsynsleder (sign.) Evy Dale seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur.

7 VÅR REFERANSE 7 av 7 Kopi til: BUFETAT VEST VESTLUNDVEGEN UNGDOMSSENTER v/verneombud, Postboks 2233, 3103 TØNSBERG BARNE-, UNGDOMS- OG FAMILIEETATEN REGIONKONORET VEST, Postboks 2233, 3103 TØNSBERG BARNE-, UNGDOMS- OG FAMILIEETATEN REGIONKONORET VEST v/hovedverneombud, Postboks 2233, 3103 TØNSBERG BARNE-, UNGDOMS- OG FAMILIEDIREKTORATET, Postboks 2233, 3103 TØNSBERG