Bergen, 11.mai Torsdag kl i Kommunestyresalen

Transkript

1 kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U.off. Det er avmerka øverst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, 11.mai Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Torsdag kl i Kommunestyresalen Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Kari Nygard, tlf / , kari.nygard@post.hfk.no eller til Hogne Haktorson, tlf / , hogne.haktorson@post.hfk.no. Det er planlagt at Kari Nygard og Hogne Haktorson møter frå sekretariatet på dette møtet. Til varamedlemmer er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemmer må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Anne Line Innvær (s) -kontrollutvalsleiar- Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Fitjar kommune Deloitte AS Rådmannen i Fitjar kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 Sakliste: Saknr. Sak 11/10 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 12/10 Protokoll frå siste møte i kontrollutvalet Vedlegg 13/10 Orienteringssaker 14/10 Meldingar 15/10 Rekneskap 2009 for Fitjar kommune. Uttale frå kontrollutvalet 16/10 Årsmelding 2009 for kontrollutvalet 17/10 Sak til kontrollutvalet frå Fitjar Høgre 18/10 Evaluering av gjeldande planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 19/10 Gjennomgang av møteprotokollar 20/10 Revisjonsoppdrag for ny periode Ymse 2

3 kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 01/10 10/10 MØTELEIAR Anne Line Innvær (Ap) DESSE MØTTE Benedicte Meyer (SV) Gro Rydland (SP) Svein Lunde (KrF) Johannes Koløen (H) DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/tone Mari Dahle og Gunnar Husabø Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Frå administrasjonen møtte: rådmann Atle Tornes i sak 04/10 Meldingar om milepælar ved økonomikontoret, samt i sak 08/10 Kontrollrapport 2009 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen økonomisjef Trond Salmo i sak 04/10 Meldingar om milepælar ved økonomikontoret og skatteoppkrevjar Arnfinn Ihle i sak 08/10 Kontrollrapport 2009 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen. Sakene som administrasjonen deltok på vart teke først i møtet. Ordførar var med i møtet under sakene 03/10, 04/10 og 08/10. Møtet starta med eit miniseminar vedr. gjennomgang og drøfting av rapport om 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane v/gunnar Husabø frå Deloitte. Kurset varte til (inkludert matøkt). Ordførar var med på slutten av kurset. Ordinært kontrollutvalsmøte starta kl SAKLISTE: Saknr. Sak 01/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/10 Protokoll frå siste møte i kontrollutvalet /10 Orienteringssaker 04/10 Meldingar 05/10 Rapport etter forvaltningsrevisjon om arealplanlegging i Fitjar kommune 06/10 Rapport etter prosjekt med selskapskontroll om eigarskapsforvaltning 07/10 Evaluering av gjeldande planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden /10 Kontrollrapport 2009 vedr. skatteoppkrevarfunksjonen i Fitjar kommune. Uttale frå kontrollutvalet. 09/10 Møteplan for kontrollutvalet for /10 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 3

4 01/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 02/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 03/10 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Sekretariatet Prosess med konkurranseutsetting av revisjonsteneste i det noverande avtaleperiode går mot slutten 2 Sekretariatet / Deloitte Om Deloitte sin uavhengighet når det gjeld selskapskontroll i aksjeselskap der kommunen har eigarandel 3 Sekretariatet Orientering om aktuelle fag-konferansar for kontrollutvalet i 2010 Ymse FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. HANDSAMING I MØTET: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Sekretariatet Sekretariatet orienterte om at gjeldande avtale med Deloitte gjeld til og at prosess med å konkurranseutsette revisjonstenesta på nytt må starta opp før sumaren. Dette gjeld i første rekke sak til kommunestyret om å gje kontrollutvalet fullmakt til å gjennomføre ny konkurranse. 2 Sekretariatet / Deloitte Sekretariatet førebur sak om dette til neste møte. Om at Deloitte har sagt seg ugild når det gjeld å gjera undersøking i aksjeselskap som kommunen har eigardelar i, p.g.a at dei er revisor for selskapet. Sekretariatet informerte om bakgrunn for dette. Det vil bli gjort ei utgreiing om denne problemstillinga; om revisor vert ugild til å gjennomføra undersøkingar i eit selskap, når dei samstundes er rekneskapsrevisor for selskapet. Ei juridisk vurdering / betraktning på dette vil bli utarbeida, og kontrollutvalet vil ha denne framlagt. Kontrollutvalet vil be Deloitte laga ein oversikt over kva selskap i Fitjar, der kommunen har eigarinteresser, dei er revisor for. 3 Sekretariatet Invitasjon til FKT sin fagkonferanse som skal vera vart delt ut i møtet og drøfta. Det vart bestemt at nestleiar skal reisa på konferansen Sekretariatet syter for påmelding, men Benedicte Meyer ordnar med tinging av reise sjølv. Ymse 4

5 Vedtaka i saka var samrøystes. VEDTAK Vedr. orienteringssak nr. 1: KONKURRANSEUTSETTING AV REVISJONSTENESTER Sekretariatet førebur sak til neste møte vedr. prosess med å konkurranseutsette revisjonstenesta for ny periode. Vedr. orienteringssak nr. 2: REVISOR SIN UAVHENGIGHET IFT. SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalet ber om at Deloitte lagar ein oversikt over kva selskap i Fitjar, der kommunen har eigarinteresser, dei er revisor for. Utvalet ber og om ei vurdering frå Deloitte, om kor vidt revisor er ugild til å gjennomføra undersøkingar i eit selskap, når dei samstundes er rekneskapsrevisor for selskapet. Vedr. orienteringssak nr. 3: FAGKONFERANSE FOR KONTROLLUTVAL Nestleiar Benedicte Meyer vert påmeldt til fagkonferanse for kontrollutval /10 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Fitjar Høgre Brev vedr. budsjetthandsaming, sak om eigedomsskatt mm. 2 Fylkesmannen i Rapport frå tilsyn med rettstryggleik ved bruk av tvang og makt Hordaland 3 Administrasjonen / økonomikontoret overfor personar med psykisk utviklingshemming Tilbakemelding frå økonomikontoret om milepælar og årsavslutning, og om når rekneskap for 2009 vil kunna vera ferdig gjeve av Trond Salmo og rådmann poengtera at det var MILEPÆLAR som vart lagt fram ikkje retningslinjer desse vart det f 4 Fitjar kommune Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for Sekretariatet Utkast til årsmelding for kontrollutvalet for vert ettersendt eller framlagt i møte 6 Sekretariatet Presentasjon av kontrollutvalet på heimesida til Fitjar kommune bør oppgraderast 7 Forum for Kontroll og Tilsyn 8 Kommunal- og Regionaldepartementet FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tek meldingane til orientering Medlemsbrev nr. 2/2009 Brev ds om avklaring vedr. selskapskontroll Brev ds om begrepet selskap k.lov 80 Brev ds om retten til å vera tilstades i lukka møter for kontrollutvalet Brev ds vedr. rapport med 85 tilrådingar for kontroll- og tilsynsarbeid Ymse HANDSAMING I MØTET: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Fitjar Høgre Brev vedr. budsjettprosess og innføring av eigedomsskatt. Det vart orientert om bakgrunn for at saka kom opp: Etter at saka vart vurdert av Fylkesmannen vedr. lovligheitskontroll, sende Fitjar Høgre ny henvending for å få kontrollutvalet til å sjå på saka. Denne henvendinga er ikkje kome sekretariatet i hende. Saka vert difor teke opp nå med bakgrunn i brev av Kontrollutvalet drøfta saka og konkluderte med at: 5

6 2 Fylkesmannen i Hordaland 3 Administrasjonen / økonomikontoret Saka skal settast på saklista til neste møte og realitetshandsamast då. Det vert sendt brev til Fitjar Høgre om framgangsmåte / handsaming av saka. Rapport frå tilsyn med rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming blei gjennomgått og drøfta i kontrollutvalet. Konklusjonen vart at ein vil be om ei orientering på neste møte frå helse- og sosialleiar om rapporten og kva oppfølgingstiltak ein vil setja i verk. Økonomisjef gav orientering om arbeidsplan med milepælar, om arbeid med avslutning av årsrekneskapen, og om når rekneskap for 2009 vil kunna vera ferdig. Rekneskap vil truleg kunna leggast fram i tråd med fristen, men rådmann opplyser at det kan bli vanskar med å få årsmeldinga ferdig til fristen. 4 Fitjar kommune Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2010 blei gjennomgått og drøfta. Utvalet merka seg at møtegodtgjersle ikkje er med på oversynet frå kommunen. Sekretariatet tek kontakt om dette med økonomikontoret. 5 Sekretariatet Utkast til årsmelding for kontrollutvalet for 2009 vart delt ut i møtet og gjennomgått. Kontrollutvalet kommenterte nokre av punkta. Årsmelding vert sett på saklista til neste møte. 6 Sekretariatet Presentasjon av kontrollutvalet på heimesida til Fitjar kommune bør oppgraderast. Sekretariatet tek kontakt med administrasjonen om dette. Det er ønskje om ei betre skildring av kontrollutvalet sine oppgåver, oversyn over kontaktar mm. 7 FKT Medlemsbrev nr. 2/2009. Kontrollutvalet merkar seg meldingane i medlemsbrevet frå FKT om aktuelle saker. 8 Kommunal- og Regionaldepartementet Vedtak i saka var samrøystes. 4 brev frå KRD var og lagt fram som melding. Kontrollutvalet merka seg desse. Ymse VEDTAK Vedr. melding nr. 1: BREV FRÅ FITJAR HØGRE - Saka skal settast på saklista til neste møte og realitetshandsamast då. - Det vert sendt brev til Fitjar Høgre om framgangsmåte / handsaming av saka. Vedr. melding nr. 2: RAPPORT FRÅ TILSYN Kontrollutvalet vil be om ei orientering på neste møte frå helse- og sosialsjef om rapporten og kva oppfølgingstiltak ein vil setja i verk. Kontrollutvalet tek dei øvrige meldingane til orientering. 05/10 RAPPORT ETTER FORVALTNINGSREVISJON OM AREALPLANLEGGING I FITJAR KOMMUNE FORSLAG TIL INNSTILLING 1. - Kommunestyret ber rådmannen syta for: (Kontrollutvalet drøftar og kjem fram til kva tilrådingar som er mest viktig å ta fatt på).. Desse tiltaka skal følgjast opp snarast, og tilbakemelding på kva som vert gjort skal leggast fram innan. 6

7 2. Kommunestyret ber vidare rådmann legga fram sak om korleis dei andre tilrådingane i rapporten kan gjennomførast. Saksutgreiinga skal innehalde framdriftsplan/gjennomføringsplan for å retta opp dei øvrige tilrådingane i rapporten, samt konsekvensar vedr. kostnader og organisering. Kommunestyret vil ha slik sak framlagt før budsjett for 2011 skal handsamast. HANDSAMING I MØTE Før møtet starta vart det drøfta om administrasjonen skulle vera med når denne saka skulle handsamast. Kontrollutvalet konkluderte med at det ikkje er ønske om det. Tone Mari Dahle frå Deloitte orienterte om arbeidet som er gjort med forvaltningsrevisjonen, og om undersøkingar og tilrådingar revisor kjem med. Kontrollutvalet gav Deloitte god tilbakemelding på rapporten som er lagt fram, og meiner at den legg eit godt grunnlag for å få til forbetringar innan dette ansvarsområdet i kommunen. Det vart frå utvalet si side også peika på at det er svært positivt at planprogrammet for kommuneplanarbeidet no er starta opp. Saksframlegget som var sendt ut to dagar før møtet vart gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet drøfta nøye rapporten, tilrådingane i den og rådmannen sin uttale. Konklusjonen etter drøftinga var at ein ville peika på dei punkta i tilrådinga som ein meiner er viktigaste når det gjeld å starte arbeidet med oppfølging. Desse punkta vart trekt fram som dei viktigaste å ta fatt på: At kommunen vurderer innføring av skriftlege rutinar og/eller sjekklister for handsaming av private planar og arbeid med kommuneplanar. At kommunen sikrar nødvendig kompetanse i bruk av kommunen sitt sakshandsamarsystem. At kommunen sørgjer for at tilsette får tilstrekkeleg opplæring i plan- og bygningslova av At kommunen vurderer større grad av interkommunalt samarbeid når det gjeld planar, personell og system, jf. 9-1 og 3-3 i plan- og bygningslova av At kommunen sikrar at gebyret vert justert i tilfelle der kommunen oversitter sakshandsamingsfrist i private plansaker, jf. 2 i gjeldande forskrift. Kontrollutvalet vil rå til at det vert lagt fram ei tilbakemelding til kommunestyret i juni-møtet om korleis desse viktigaste punkta skal koma på plass. Det var og semje om at det skal arbeidast vidare med dei øvrige tilrådingane i rapporten, slik at desse vert retta opp over litt tid. Tilbakemelding med oversyn over korleis dette skal gjennomførast bør leggast fram før budsjett for 2011 skal handsamast. Siste versjon av rapporten, der det er gjort nokre små korreksjonar, vart delt ut i møtet, og det er denne versjonen som skal oversendast til kommunestyret. Kontrollutvalet godkjende og at Deloitte faktuerer 10 timar utover det som er avtalt i prosjektet som kompensasjon for meirarbeid i samband med å henta inn opplysningar og dokumentasjon frå administrasjonen. Kontrollutvalet påpeika og at det er viktig at Deloitte er tilstades i kommunestyremøtet når rapporten skal leggast fram på møte Utvalet si innstilling i saka til kommunestyret var samrøystes. INNSTILLING 1. - Kommunestyret ber rådmannen syta for: At kommunen vurderer innføring av skriftlege rutinar og/eller sjekklister for handsaming av private planar og arbeid med kommuneplanar. At kommunen sikrar nødvendig kompetanse i bruk av kommunen sitt sakshandsamarsystem. At kommunen sørgjer for at tilsette får tilstrekkeleg opplæring i plan- og bygningslova av At kommunen vurderer større grad av interkommunalt samarbeid når det gjeld planar, personell og system, jf. 9-1 og 3-3 i plan- og bygningslova av At kommunen sikrar at gebyret vert justert i tilfelle der kommunen oversitter sakshandsamingsfrist i private plansaker, jf. 2 i gjeldande forskrift. 7

8 Desse tiltaka skal følgjast opp snarast, og tilbakemelding på kva som vert gjort skal leggast fram på kommunestyret sitt juni-møte. 2. Kommunestyret ber vidare rådmann legga fram sak om korleis dei andre tilrådingane i rapporten kan gjennomførast. Saksutgreiinga skal innehalde framdriftsplan/gjennomføringsplan for å retta opp dei øvrige tilrådingane i rapporten, samt konsekvensar vedr. kostnader og organisering. Kommunestyret vil ha slik sak framlagt før budsjett for 2011 skal handsamast. 06/10 RAPPORT ETTER PROSJEKT MED SELSKAPSKONTROLL OM EIGARSKAPSFORVALTNING FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret ber rådmannen syta for at: Det vert utarbeida eigarskapsmelding for Fitjar kommune, og at det i denne vert fastsett tydelege eigarmål og forventningar til selskapa gjennom eigarstrategiar. Det vert etablert eit obligatorisk opplæringsprogram for eigarrepresentantane. Det vert definert klårare kva kriterium som skal leggast til grunn for utnemning av styremedlemmer, og vurdere å nytta valnemnd i dette arbeidet. Det vert større grad av formalisering av rutinar og system for oppfølging av eigarskapa. Sikre at dei etiske retningslinjene til kommunen blir gjort kjent for alle eigarrepresentantane. Gjennomføra periodiske evalueringar av eigarstyringa. Kommunestyret vil ha framlagt ein handlingsplan som syner kva som skal gjerast for å imøtekoma desse tilrådingane, når arbeidet kan gjennomførast og kven som skal ha ansvaret for iverksetting og oppfølging. Ein slik handlingsplan skal leggast fram innan.. HANDSAMING I MØTET Gunnar Husabø frå Deloitte orienterte om arbeidet som er utført med dette prosjektet. Kontrollutvalet drøfta den framlagde rapporten og gav tilbakemelding om at dei tilrådingane som kjem fram er viktige å setja på dagsorden. Å få ein heilskapleg oversikt når det gjeld eigarskapsforvaltning i Fitjar kommune, som vert halde ved like og oppdatert, vil vera verdifullt, og dette har vore teke opp i ulike politiske fora. Det vart og hevda at det, både frå politisk hald og i administrasjonen, vil vera viktig å få fram kva forhold som skal leggast til grunn når det gjeld å forvalta kommunen sine engasjement i selskap. Kontrollutvalet slutta seg samrøystes til tilrådingane i rapporten og forslaget til innstilling. Når det gjeld også denne rapporten, vil kontrollutvalet påpeika at Deloitte bør vera tilstades i kommunestyret når saka kjem opp til handsaming, for å kunna orientera og evt. svara på spørsmål. Innstillinga til kommunestyret var samrøystes. INNSTILLING Kommunestyret ber rådmannen syta for at: Det vert utarbeida eigarskapsmelding for Fitjar kommune, og at det i denne vert fastsett tydelege eigarmål og forventningar til selskapa gjennom eigarstrategiar. Det vert etablert eit obligatorisk opplæringsprogram for eigarrepresentantane. Det vert definert klårare kva kriterium som skal leggast til grunn for utnemning av styremedlemmer, og vurdere å nytta valnemnd i dette arbeidet. Det vert større grad av formalisering av rutinar og system for oppfølging av eigarskapa. Sikre at dei etiske retningslinjene til kommunen blir gjort kjent for alle eigarrepresentantane. Gjennomføra periodiske evalueringar av eigarstyringa. 8

9 Kommunestyret vil ha framlagt ein handlingsplan som syner kva som skal gjerast for å imøtekoma desse tilrådingane, når arbeidet kan gjennomførast og kven som skal ha ansvaret for iverksetting og oppfølging. Ein slik handlingsplan skal leggast fram innan /10 EVALUERING AV GJELDANDE PLANAR FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL FOR PERIODEN FORSLAG TIL VEDTAK: Revisor vert beden om å gjera ei vurdering av om risikobiletet i kommunen er endra på ein slik måte at det bør gjerast endringar i godkjent plan for forvaltningsrevisjon eller godkjent plan for selskapskontroll. I vurderinga vert Deloitte beden om å ta omsyn til m.a. erfaring frå: Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Gjennomførte selskapskontrollar Gjennomført rekneskapsrevisjon, også i høve til om gjeldande revisjonsmandat er dekkande På kontrollutvalsmøtet i april vert det lagt opp til at Deloitte gjennomfører ein prosess med evaluering av planane saman med kontrollutvalet, med fokus på risiko og vesentlighet for aktuelle prosjekt. Deloitte utarbeider deretter eit dokument som oppsummerer kontrollutvalet sine vurderingar, og at dette vert eit tilleggsdokument for eksisterande planar. Deloitte sitt arbeid skal gjerast innafor ei tidsramme på inntil 15 timar. Kontrollutvalet vert også beden om å tenkje i gjennom til neste møte, om det er noko som dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planane. HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet drøfta saka, og gjekk samrøystes inn for å støtta forslag til vedtak. VEDTAK: Revisor vert beden om å gjera ei vurdering av om risikobiletet i kommunen er endra på ein slik måte at det bør gjerast endringar i godkjent plan for forvaltningsrevisjon eller godkjent plan for selskapskontroll. I vurderinga vert Deloitte beden om å ta omsyn til m.a. erfaring frå: Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Gjennomførte selskapskontrollar Gjennomført rekneskapsrevisjon, også i høve til om gjeldande revisjonsmandat er dekkande På kontrollutvalsmøtet i april vert det lagt opp til at Deloitte gjennomfører ein prosess med evaluering av planane saman med kontrollutvalet, med fokus på risiko og vesentlighet for aktuelle prosjekt. Deloitte utarbeider deretter eit dokument som oppsummerer kontrollutvalet sine vurderingar, og at dette vert eit tilleggsdokument for eksisterande planar. Deloitte sitt arbeid skal gjerast innafor ei tidsramme på inntil 15 timar. Kontrollutvalet vert også beden om å tenkje i gjennom til neste møte, om det er noko som dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planane. 08/10 KONTROLLRAPPORT 2009 VEDR. SKATTEOPPKREVARFUNKSJONEN I FITJAR KOMMUNE. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Fitjar kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, men med unnatak av dei tilleggsmerknadane som er gjeve i kontrollrapport datert På bakgrunn av dette må ein kunne ha forventning om at det vert sett fokus på dei avdekka punkt for forbetring som går fram av kontrollrapporten. Fitjar kommune sitt skatterekneskap og kontrollrapporten frå Skatteetaten, Skatt vest vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 9

10 HANDSAMING I MØTET Steinar Ihle orienterte om årsrapporteringa og innhaldet i rapportane. Kontrollutvalet stilte spørsmål og kommenterte innhaldet. Det vart frå skatteoppkrevjar si side opplyst om at verksemdsplan som er etterlyst av skatteetaten no vil bli utarbeida. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK: Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Fitjar kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, men med unnatak av dei tilleggsmerknadane som er gjeve i kontrollrapport datert På bakgrunn av dette må ein kunne ha forventning om at det vert sett fokus på dei avdekka punkt for forbetring som går fram av kontrollrapporten. Fitjar kommune sitt skatterekneskap og kontrollrapporten frå Skatteetaten, Skatt vest, vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 09/10 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALET FOR 2010 FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2010: Dato: Merknad: Under avvikling HANDSAMING I MØTET VEDTAK Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2010: Dato: Merknad: Under avvikling /10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet gjekk gjennom aktuelle innkallingar og protokollar frå andre politiske fora i kommunen. Under gjennomgangen kom det fram enkelte ting som kontrollutvalet vil påpeika: Kontrollutvalet stiller spørsmål om korleis rutinar for endelege godkjenning av protokollar med underskrifter er. Vert rutinane for å henta inn underskrifter følgd godt nok opp? Innkallingar og protokollar må og leggast inn med automatisk sidetals-nummerering. Kontrollutvalet peika og på at når det gjeld orienteringar som vert gjev i enkelte møter, så vert ikkje innhaldet i orienteringane referert. Dette gjer at for dei som ikkje har delteke i møtet er protokollen lite 10

11 informativ for kva som har kome fram. Det er ønskje om at det kan gjerast eit kort oppsummering av innhald og evt. konklusjonar når det gjeld orienteringssaker. Kontrollutvalet merka seg og at det tek lang tid før protokollar vert lagt ut. Det er t.d. ikkje, pr , lagt ut protokoll frå møter som vart halde 19.01, 09.02, og Kontrollutvalet vil og at sekretariatet undersøkjer nærmare til neste møte, og vurderer å få administrasjonen til å orientera om: Planar vedr. å leiga inn kompetanse for å sjå på/vurdera KOSTRA-tal på kjernetenester til heimebuande/heimetenester (del av sak om budsjett for 2010). Om å nytta fond til finansiering av driftsbudsjett (del av sak om budsjett for 2010) Sekretariatet vert beden om å følgja opp desse punkta til neste møte, og melda tilbake til kontrollutvalet. VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Til neste møte skal det lagast saksframlegg for å utgreia om kontrollutvalet skal vurdera å ha opne møter. Anne Line Innvær Leiar Kari Nygard Sekretær 11

12 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 20.mai 2010 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 13/10 13/10 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Administrasjonen v/helse- og Sosialsjef 2 Administrasjonen v/rådmann 3 Deloitte / sekretariatet Vedr. Rapport frå tilsyn med rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming i Fitjar kommune Vedr. sak 10/10 Gjennomgang av møteprotokollar frå førre møte: om rutiner for underskrifter, møteprotokollar, protokollutforming, o.l., samt saker under handsaming av budsjett for 2010 Om kva selskap der kommunen har eigarinteresser, som Deloitte er revisor for Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar Vedlegg: Rapporten etter tilsyn frå Fylkesmannen vart sendt ut til kontrollutvalet som melding til møte Den vert ikkje kopiert opp og sendt ut på nytt til dette møtet. (sekretariatet vil ta med nokre ekstra eksemplar) 12

13 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 20.mai 2010 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 14/10 14/10 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Sekretariatet Vedr. budsjett for kontrollutvalet for Fylkesmannen i Hordaland Fitjar kommune budsjett og økonomiplan Fitjar kommune Meldingar om vedtak i kommunestyret Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar Vedlegg: Notat vedr. budsjett for kontrollutvalet for 2010 Budsjettbrev frå Fylkesmannen Meldingar om vedtak i kommunestyret 13

14 Til kontrollutvalet i Fitjar Kommune NOTAT OM STATUS FOR KONTROLLUTVALET SITT BUDSJETT Frå økonomikontoret har sekretariatet fått slik informasjon: Her er tala for kontrollutvalet (for jan-mai) Konto Konto (T) Beløp Budsjett 1 Avvik Budsj Servering møter/kurs Diverse kostnader Kurs og etterutdanning Skyss/kostgodtgjersle Kontingent Andre konsulenttenester Driftsavtalar med private MVA gen. komp.ordning Ref. for MVA pål. driftsrekn Sum Kontrollutvalet etterlyste på sist møte postar på budsjettet som gjeld møtegodtgjersle og tapt arbeidsforteneste for kontrollutvalet. Frå økonomikontoret vert det opplyst at dette vert teke inn i KU-budsjettet når revidert budsjett vert lagt fram seinare i år. Sekretariatet skal til møtet laga ei fullstendig oversikt over kva beløp som er brukt på revisjon (fast, forvaltningsrev. og selsk.kontroll) og kostnader med sekretariat, slik at kontrollutvalet får oversyn over kva som er disponibelt for resten av Sekretariat for kontrollutvalet Kari Nygard 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 20.mai 2010 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 15/10 15/10 REKNESKAP 2009 FOR FITJAR KOMMUNE. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET Bakgrunn for saka: Av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7, framgår det at kontrollutvalet skal gje uttale om årsregnskapet: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet / kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Det er ikkje krav om at kontrollutvalet handsamar årsmeldinga, men denne skal følgja som sakstilfang til saka, og det skal merkast om det er vesentlege avvik mellom årsmeldinga og rekneskapen. Kommunestyret skal vedta både årsrekneskap og årsmelding i same møte. Årsrekneskapen skal vedtakast etter innstilling frå formannskapet / plan- og økonomiutvalet. Øvrig saksgang kan kommunen sjølv velja, gjerne at det går fram av eit kommunalt reglement. Mange kommunar praktiserar at det er formannskapet som innstiller overfor kommunestyret også når det gjeld årsmeldinga, sjølv om det ikkje er eit formalitetskrav om at formannskapet handsamar dette dokumentet. Om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) står det i 10 følgjande i Forskrift om årsrekneskap og årsberetning : 10 Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret.administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i 23

24 regulert budsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet skal vurdere tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen gjennom året dersom det oppstår vesentlige avvik fra regulert budsjett. Deloitte har gjennom revisjonsmeldinga dagsett gjeve sin uttale om den økonomiske situasjonen for Fitjar kommune. Her er medteke at driftsrekneskapen viser TNOK til fordeling drift og eit rekneskapsmessig meirforbruk på TNOK 0. I revisjonsmeldinga uttaler Deloitte at: årsrekneskapen er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunen si økonomiske stilling 31. desember 2009 og for resultatet i rekneskapsåret i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk i Noreg dei disposisjonar som ligg til grunn for rekneskapen er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpa i årsrekneskapen stemmer med regulert budsjett leiinga har oppfylt si plikt til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Noreg opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og i samsvar med lov og forskrifter. Om ønskjeleg kan kontrollutvalet og uttala seg om følgjande forhold: Presentasjonen av rekneskapet og årsmeldinga. Manglande avstemmingar av lønnsrekneskapen mot kommunerekneskapen. Likviditet (særleg peika på ev. svekka likviditet). Utviklinga i utgifter sett opp mot inntekter. Øvrig økonomisk utvikling, eks. lånegjeld osv. Viktige forhold som ikkje er omtala i rådmannen si årsmelding (i tilstrekkelig grad). Realismen i budsjettet (eks. store endringar mellom opphavleg budsjett og justert budsjett) Det vert tilrådd at kontrollutvalet m.a. innarbeidar følgjande i uttalen sin: rekneskapsmessig resultat netto driftsresultat utvikling av resultatgrad over dei siste åra, samanlikna med landsgjennomsnitt Av rekneskapen for 2009 har sekretariatet merka seg eit positivt netto driftsresultat på kr Netto driftsresultat vert omrekna i netto resultatgrad 2,4 %, sett opp mot sum driftsinntekter. Heile kommunesektoren hadde til samanlikning netto resultatgrad på 2,70 % i 2009, jf. SSB (Statistisk Sentralbyrå). Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 % for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. Sjå tabell nedanfor. Fitjar kommune, Resultatgrad Årstall Prosent 8,00 % 6,00 % 4,00 % 2,00 % 0,00 % -2,00 % -4,00 % ,63 % 5,40 % 3,60 % 2,20 % 2,27 2,20 % 2,40 2,70 % 1,06 % 1,06 % 0,00 % -1,90 % Fitjar Heile landet 24

25 Netto resultatgrad viser kva ein har igjen etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjev handlefridom og evne til å tåla svingingar i økonomien. Rådmannen skriv i årsmeldinga om resultatet som Fitjar kommune har oppnådd i 2009: Den økonomiske situasjonen har også i 2009 vore prioritert svært høgt av administrasjon og styrande organ i kommunen. Kommunen har eit overskot som er noko betre enn året før, men framleis eit stykke frå målet om 3 % netto driftsresultat. I årsmeldinga skildrar og rådmannen korleis tenestetilbodet i kommunen er påverka av stramme rammer: Det har i vore stor innsats frå alle tilsette i kommunen, strenge prioriteringar i budsjetta, og god kostnadsstyring i alle ledd. Tenestetilboda har vore oppretthaldne, med ein monaleg auke til pleie/omsorg. Her er framleis store udekka behov. På nokre område har innstrammingar over fleire år ført til at tilbodet er dårlegare enn ynskjeleg, men me har likevel belegg for å hevda at tilboda i Fitjar framleis er gode, også samanlikna med kommunar rundt oss. Ein har vidare merka seg korleis kommunen planlegg inndekking av heile underskotet frå tidlegare år i 2010 og Også utsikter for 2010 og kommunale mål for 2010 kjem fram i årsmeldinga. I den avsluttande kommentaren uttaler rådmannen: Kommunen står framleis på ROBEK-lista. Vi vil framleis måtta føreta harde prioriteringar dei komande åra for å tilpassa oss denne røyndommen. Det er og grunn til å visa til at vi, tilliks med svært mange kommunar i Norge, framleis ikkje er i stand til å vedlikehalda kapitalen vår tilfredsstillande. Det er eit viktig mål for kommunen å koma ut av ROBEK lista seinast i Me vil gje stor honnør til alle tilsette for innsatsen i 2009 med å få kontroll på økonomien i ei tid der krava til tenestene våre stadig aukar. Ein har også merka seg at det i årsmeldinga er trekt fram: Utvikling av rutinar og system som skal gje enno betre grunnlag for god økonomisk planlegging, forvaltning og styring, er prioriterte oppgåver. I det årlege budsjettbrevet frå Fylkesmannen i Hordaland, datert , er det uttalt: Kommunen har dei siste åra vist stor evne og vilje til å kvitta seg med akkumulert underskott. I gode år er det lett, men dei siste åra har kommunen valt å visa styringsvilje. Revisjonen har og i samband avslutning av rekneskap for 2009 gjeve ein revisjonsrapport (nr.8) om revisjonsarbeidet i løpet av året, og som gjev ei vurdering av både interimsrevisjon og årsoppgjersrevisjon. Rapporten uttaler: Vi har ved våre revisjonshandlingar ikkje funnet vesentlige formelle eller materielle feil i den framlagte rekneskapen. Vi vil likevel kommentere enkelte forhold nedenfor. Merknader og tilrådingar som er trekt fram er: Både når det gjeld investeringsrekneskapen og driftsrekneskapen er det ein del større avvik mellom rekneskap og budsjett. Desse avvika har vi fått tilfredstillande forklaring på. Kommunen bør likevel sjå på budsjetteringsrutinane sine, slik at vesentlege forhold ein veit om blir budsjettregulert gjennom året. Når det gjeld finansområdet heiter det: Vi tilrår at kommunen fylgjer opp krava i Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning. 25

26 Konklusjon: Kontrollutvalet bør drøfta dei utdrag som er trekt fram frå den framlagde rekneskapen og årsmeldinga for Også utdrag frå budsjettbrev frå Fylkesmannen og revisjonsrapport nr.8 frå Deloitte bør drøftast i utvalet. Med dette som bakgrunn sender utvalet sin uttale til kommunestyret. Kontrollutvalet sin uttale og revisjonsmeldinga er for øvrig to sjølvstendige dokument som følgjer saka vidare om formannskapet til kommunestyret. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Fitjar kommune sin årsrekneskap for Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar Vedlegg: Årsrekneskap og årsmelding for Fitjar kommune 2009 (er sendt ut frå kommunen). Revisjonsmelding for 2009 frå Deloitte datert Revisjonsrapport nr. 8 frå Deloitte, datert Utkast til uttale om rekneskap for 2009 frå kontrollutvalet. 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 Sekretariat for kontrollutvalet Fitjar kommune v/ kommunestyret Kontrollutvalet har i møte , handsama Fitjar kommune sin årsrekneskap for Grunnlaget for handsaminga har vore den avlagte årsrekneskapen, revisjonsmelding datert , rådmannen si årsmelding og revisjonsrapport nr. 8 datert I tillegg var ansvarleg revisor og representantar for administrasjonen tilstades på utvalsmøtet, for å kunna supplera kontrollutvalet med munnleg informasjon om aktuelle problemstillingar. Av rekneskapen for 2009 har kontrollutvalet merka seg eit rekneskapsmessig meirforbruk på kr. 0 og eit netto driftsresultat som er positivet med kr Netto driftsresultat vert omrekna i netto resultatgrad 2,4 % (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde til samanlikning netto resultatgrad på 2,7 prosent i 2009, iflg. Statistisk Sentralbyrå. Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU), tilrår at ein over tid bør ha eit netto driftsresultat på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. Resultatet for 2009 for Fitjar kommune ligg svært nært opp til landsgjennomsnittet. Frå årsmeldinga til rådmann merkar ein seg følgjande: Den økonomiske situasjonen har også i 2009 vore prioritert svært høgt av administrasjon og styrande organ i kommunen. Kommunen har eit overskot som er noko betre enn året før, men framleis eit stykke frå målet om 3 % netto driftsresultat. I årsmeldinga skildrar og rådmannen korleis tenestetilbodet i kommunen er påverka av stramme rammer: Det har i vore stor innsats frå alle tilsette i kommunen, strenge prioriteringar i budsjetta, og god kostnadsstyring i alle ledd. Tenestetilboda har vore oppretthaldne, med ein monaleg auke til pleie/omsorg. Her er framleis store udekka behov. På nokre område har innstrammingar over fleire år ført til at tilbodet er dårlegare enn ynskjeleg, men me har likevel belegg for å hevda at tilboda i Fitjar framleis er gode, også samanlikna med kommunar rundt oss. Ein har vidare merka seg korleis kommunen planlegg inndekking av heile underskotet frå tidlegare år i 2010 og Også utsikter for 2010 og kommunale mål for 2010 kjem fram i årsmeldinga. I den avsluttande kommentaren uttaler rådmannen: Kommunen står framleis på ROBEK-lista. Vi vil framleis måtta føreta harde prioriteringar dei komande åra for å tilpassa oss denne røyndommen. Det er og grunn til å visa til at vi, tilliks med svært mange kommunar i Norge, framleis ikkje er i stand til å vedlikehalda kapitalen vår tilfredsstillande. Det er eit viktig mål for kommunen å koma ut av ROBEK lista seinast i Me vil gje stor honnør til alle tilsette for innsatsen i 2009 med å få kontroll på økonomien i ei tid der krava til tenestene våre stadig aukar. Ein har også merka seg at det i årsmeldinga er trekt fram: Utvikling av rutinar og system som skal gje enno betre grunnlag for god økonomisk planlegging, forvaltning og styring, er prioriterte oppgåver. 31

32 I det årlege budsjettbrevet frå Fylkesmannen i Hordaland, datert , er det uttalt: Kommunen har dei siste åra vist stor evne og vilje til å kvitta seg med akkumulert underskott. I gode år er det lett, men dei siste åra har kommunen valt å visa styringsvilje. Revisjonen har og i samband avslutning av rekneskap for 2009 gjeve ein revisjonsrapport (nr.8) om revisjonsarbeidet i løpet av året, og som gjev ei vurdering av både interimsrevisjon og årsoppgjersrevisjon. Rapporten uttaler: Vi har ved våre revisjonshandlingar ikkje funnet vesentlige formelle eller materielle feil i den framlagte rekneskapen. Vi vil likevel kommentere enkelte forhold nedenfor. Merknader og tilrådingar som er trekt fram er: Både når det gjeld investeringsrekneskapen og driftsrekneskapen er det ein del større avvik mellom rekneskap og budsjett. Desse avvika har vi fått tilfredstillande forklaring på. Kommunen bør likevel sjå på budsjetteringsrutinane sine, slik at vesentlege forhold ein veit om blir budsjettregulert gjennom året. Når det gjeld finansområdet heiter det: Vi tilrår at kommunen fylgjer opp krava i Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning. Kontrollutvalet vil i sin uttale gje ros til administrasjonen og økonomikontoret for godt arbeid med framlegging av rekneskap og årsmelding, slik at m.a. fristane i Kommunelova kunne haldast. Kontrollutvalet gjev sin uttale til årsrekneskapen på grunnlag av avlagd årsrekneskap, revisjonsmelding datert , revisjonsrapport nr. 8, datert og rådmannen si årsmelding. Ut over punkta nemnde over, og det som går fram av saksframlegget til kontrollutvalet i rekneskapssaka og revisjonsmeldinga, har kontrollutvalet ikkje merknader til Fitjar kommune sitt årsrekneskap for Fitjar Anne Line Innvær Kontrollutvalsleiar Kari Nygard Rådgjevar / utvalssekretær 32

33 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 20.mai 2010 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 16/10 16/10 ÅRSMELDING 2009 FOR KONTROLLUTVALET Bakgrunn for saka: Sekretariatet har utarbeidd forslag til utvalet si årsmelding for Årsmeldinga skal gje eit oversyn over kva kontrollutvalet har arbeidd med i året som gjekk. Føremålet med årsmeldinga skal og vera å melda tilbake til kommunestyret, som er kontrollutvalet sin oppdragsgjevar, resultata av utvalet sitt arbeid. Årsmeldinga peikar både på handsaming av saker som er sluttført frå kontrollutvalet si side, og på kva som må følgjast opp vidare framover. Konklusjon: Årsmeldinga frå kontrollutvalet må reknast som ein del av den lovpålagte rapporteringa frå utvalet til kommunestyret. Sekretariatet meiner difor at det vil vera rett at kommunestyret godkjenner årsmeldinga i eiga sak. FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2009 Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar Vedlegg: Utkast til årsmelding 2009 for kontrollutvalet 33

34 ÅRSMELDING 2009 FOR KONTROLLUTVALET I FITJAR KOMMUNE 1. Kontrollutvalet sine oppgåver Kontrollutvalet sine oppgåver kjem fram i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalet skal føra tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Deloitte AS er revisor for Fitjar kommune. Kontrollutvalet kjøper sekretariatstenester frå Hordaland fylkeskommune. Sekretariatet skal til ei kvar tid yta kontrollutvalet dei tenestene som utvalet har trong for. Sekretariatet skal etter forskrifta m.a. sjå til at dei sakene som vert handsama i kontrollutvalet, er forsvarlig utgreidde. Sekretariatet gjev innstilling i saker til kontrollutvalet. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune er sekretariat for kontrollutvalet i fylkeskommunen, samt kontrollutvala i desse kommunane: Fitjar, Kvinnherad, Stord, Bømlo, Tysnes, Austevoll, Ulvik, Eidfjord, Kvam, Ullensvang, Odda, Voss, Fusa, Øygarden, Sund og Samnanger. Sekretariatet utfører og sekretæroppgåver for Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT), som er eit landsdekkande interesseorgan for kontrollutvala og deira sekretariat. 2. Kontrollutvalet i Fitjar kommune for valperioden Kontrollutvalet i Fitjar har slik samansetjing: Medlemar: Anne Line Innvær (leiar) Benedicte Meyer (nestleiar) Gro Rydland Svein Lunde Johannes Koløen Varamedlemar (personlege): Torvald Ingebrigtsen Angunn Bårdsen Per Drønen Arne Vestvik Pedersen Åge Nesbø I følgje lova skal minst ein av medlemmane i kontrollutvalet og vera medlem av kommunestyret. Anne Line Innvær og Benedicte Meyer er kommunestyremedlemmer. 34

35 3. Fakta om verksemda i 2009 Kontrollutvalet hadde 4 ordinære møter, og handsama 31 saker. Kontrollutvalet har også hatt eit fellesmøte med kontrollutvala i Stord og Bømlo kommunar. Møtet vart halde på Leirvik, og emnet var Oppfølging etter forvaltningsrevisjonsrapport om Sunnhordland Interkommunale Barnevernsteneste. Møta vart haldne for lukka dører. Ordføraren har møterett i kontrollutvalet og har møtt på nokre av møta. Arbeidet i kontrollutvalet byggjer på: o saksframlegg med framlegg til vedtak frå sekretariatet o skriftleg og munnleg informasjon frå sekretariatet og revisjonen o rekneskapsrevisjon gjennomført av Deloitte o gjennomføring av prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll orienteringar frå administrasjonen o oversending av saker frå andre politiske fora Kontrollutvalet har fått tilgang til den informasjonen det har vorte bede om. 4. Aktivitetar i 2009 Av dei viktigaste sakene: Rekneskap og årsmelding for Fitjar kommune for Forvaltningsrevisjonsprosjekt om arealplanlegging blei bestilt og starta opp. Prosjekt innan selskapskontroll blei og bestilt og starta opp. Budsjettframlegg for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalet har og fått orientering om bemanning og arbeidsopplegg for økonomiavdelinga i kommunen. Handsaming av kontrollrapport vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune. Utvalet har og hatt føre referat, meldingar og orienteringssaker, mellom anna vedr. rapportar etter tilsyn som er utført av Fylkesmannen, budsjettrapportar gjennom året, og orientering om stoda når det gjeld HMS-arbeid i Fitjar kommune. Utarbeiding av notat som klargjer saksgang mellom kontrollutval / sekretariat og kommunen / kommunestyre. Det er gjennomført kurs i forvaltningsrevisjon for kontrollutvalet, der og leiargruppa frå administrasjonen deltok 5. Særskilt om: Den økonomiske situasjonen i Fitjar kommune. Kontrollutvalet sin uttale om Fitjar kommune sin årsrekneskap for 2008, hadde bl.a med desse opplysningane: driftsrekneskapen viste kr til fordeling drift det var eit rekneskapsmessig mindre-/meirforbruk på kr. 0,- netto driftsresultat var positivt med kr Kontrollutvalet merka seg og revisor sine tilrådningar i Revisjonsrapport nr. 6: Tilråding om at det vert etablert rutiner, slik at rekneskapen kan avleggast innan fristen i kommunelova. Kommunen bør sjå på budsjettrutinane sine, slik at vesentlege forhold ein veit om blir budsjettregulert gjennom året. Kommunen rettar seg etter Kommunal- og Regionaldepartementet si lovtolking når det gjeld påpeika tilhøve innan sjølvkostrekneskapen. Tilråding om at kommunen følgjer opp krava i Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning. 35

36 Desse tilrådingane frå revisor følgde kontrollutvalet opp og ba om ei orientering frå administarsjonen om korleis ein ville retta dette opp. På slutten av året blei det lagt fram Milepælar for årsavslutning, som gjev ei skisse på oppgåvefordeling for økonomisektoren på periode/tidsrom. 5.2 Skatteoppkrevjarfunksjonen Kontrollutvalet har merka seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Fitjar kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte. 5.3 Revisor Kontrollutvalet skal på vegne av kommunestyret ha tilsyn med den kommunale forvaltninga. Utvalet må halda seg orientert om kva saker revisjonen arbeider med og føra tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og føregår i samsvar med forskrift og vedtak. Deloitte AS er revisor for Fitjar kommune. Avtalen er inngått , og medrekna opsjonstid er avtalen gjeldande fram til Deloitte har lagt fram revisjonsmelding, slik kravet er, samt rapportar og annan informasjon om sitt revisjonsarbeid. Kontrollutvalet skal også i samarbeid med revisjonen gjennomføra ei systematisk vurdering av bruk og forvaltning av dei kommunale midlar, med utgangspunkt i oppgåver, ressursbruk og oppnådde resultat (forvaltningsrevisjon). Arbeidet med ei forvaltingsrevisjon om arealplanlegging i Fitjar vart starta opp i 2009, dette er den første forvaltningsrevisjonen som vert gjennomført i Fitjar i kontrollutvalet sin regi. Til dagleg er det den valde revisor som utfører tilsynet og kontrollen mot kommunen, men kontrollutvalet har eit eige ansvar med å sjå til at arbeidet vert tilfredstillande utført. Kommunelova stiller krav om at utvalet sjølv må visa ei aktiv haldning. For å få utført det arbeid utvalet er pålagt, er ein avhengig av god kommunikasjon med kommunestyret, administrasjonen i kommunen og revisor. Samarbeidet har vore godt med dei aktuelle aktørar i Arbeid med forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon blei vedteke i kommunestyret I tråd med planen vart prosjekt med å undersøka Arealplanlegging i Fitjar kommune, sett i gang. Rapport etter arbeidet vert lagt fram for kontrollutvalet på første møte i 2010, og innstilling i saka vil bli sendt over til kommunestyret. 5.5 Arbeid med selskapskontroll Plan for gjennomføring av selskapskontroll blei og vedteke i kommunestyret Også ut i frå denne planen vart det starta opp eit prosjekt i 2009 som skal sjå på eigarskapsstyring i Fitjar kommune. Rapport etter dette prosjektet vil og bli lagt fram på kontrollutvalet sitt første møte i 2010 og sendt vidare til kommunestyret. 6 Oppfølging av tidlegare saker. I 2009 har det blitt gjeve orientering frå administrasjonen til kontrollutvalet i desse sakene: Rapport frå tilsyn med heimetenester til eldre i Fitjar (frå Fylkesmannen). Barnevernstenesta i Fitjar / Sunnhordland Interkommunale Barnevernsteneste Brev frå Fylkesmannen om budsjett og økonomiplan Oppfølging av rutinar ved økonomikontoret. HMS-arbeid i Fitjar kommune. 36

37 Nokre av desse sakene har kontrollutvalet sagt seg tilfreds med arbeidet som er gjort. Men i nokre av sakene vil kontrollutvalet framleis sjå til at det vert føreteke oppfølging. Desse sakene vil kontrollutvalet følgja opp: Arbeid med rutiner for økonomisektoren Oppfølging av vedtak vedr. tilrådingar frå rapport om forvaltningsrevisjon innan arealplanlegging Oppfølging av vedtak vedr. tilrådingar frå rapport etter prosjekt innan eigarskapsstyring Oppfølging av arbeid med rutinar innanfor IKT og IT-sikkerhetspolitikk. 7 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet. Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar fastset at kontrollutvalet har ansvar for å utarbeida budsjettframlegg for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Budsjettframlegget skal innehalda kostnader til revisjonen, kontrollutvalet sin aktivitet og kostnader til sekretariatstenester. Kontrollutvalet sitt framlegg til budsjett for 2009 blei redusert ein del, og utvalet måtte legga opp sine aktivitetar etter dette. 8 Sekretariatsordninga Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune har frå utført sekretariatstenesta for kontrollutvalet i Fitjar. Rådgjevar Kari Nygard har vore sekretær på møta. 9 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Fitjar kommune v/kontrollutvalet er medlem i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). Dette er ein møteog kompetanseplass, først og fremst for kontrollutvala og for deira sekretariat. FKT har årlege ein landsdekkande fagkonferanse og årsmøte på Gardermoen. Kontrollutvalet i Fitjar kommune var representert ved eit av medlemmane. Fitjar Anne Line Innvær leiar i kontrollutvalet 37