Innstilling. Anskaffelse av Ambulanseflytjenester Bodø 2. mai 2017

Transkript

1 Unntatt Offentlighet, jf fvl. 13, 1 ledd nr 2 og offl. 23, 1 ledd Innstilling Anskaffelse av Ambulanseflytjenester 2019 Bodø 2. mai 2017 Godkjent: Kvalitetssikret: Utarbeidet: Øyvind Juell Wikborg Rein Pål Madsen Prosjekteier/daglig leder Advokatfirma AS Prosjektkoordinator Luftambulansetjenesten ANS Luftambulansetjenesten ANS og Runar Rushfeldt Hanssen Prosjektleder Sykehusinnkjøp HF

2 2/17 Innhold 1 Sammendrag Generelt om anskaffelsen Om anskaffelsen Tildelingskriterier Avtaleperiode Avtaletype Forankring Evaluering Om innstillingen Måloppnåelse Rammebetingelser Organisering og ansvarsfordeling Styringsgruppe Prosjekteier Prosjektledelsen Prosjektgruppe Sykehusinnkjøp HF og Wikborg Rein Advokatfirma AS Tildelingskriterier og evaluering Utdyping av tildelingskriteriene Pris 40 % Kvalitet 60 % Om evalueringen Generelt Evaluering av tildelingskriterium Kvalitet Evaluering av tildelingskriterium Pris Kontraktstildeling Mottatte tilbud Tildeling Begrunnelse for tildelingen Tildelingskriterium Kvalitet Tildelingskriterium Pris Endelig rangering basert på kvalitet og pris Oppsummering begrunnelse... 17

3 3/17 1 Sammendrag Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS) ble gitt følgende mandat i Oppdragsdokument 2016: «Luftambulansetjenesten ANS skal inngå avtale om kjøp av ambulanseflytjenester for beredskap og planlagte oppdrag i luftambulansetjenesten fra 1. juli 2019». Inneværende avtale om Kjøp av ambulanseflytjenester utløper Anskaffelsen gjelder beredskap med 9 fly ved 7 ambulanseflybaser; Kirkenes, Alta (2 fly), Tromsø, Bodø, Brønnøysund, Ålesund og Gardermoen (2 fly). Det skal inngås avtale om operasjon av ambulanseflybaser inkludert anskaffelse og drift av fly, operativ bemanning, teknisk vedlikehold, beredskap, trening inkl. simulator etc. Beredskap skal være på helkontinuerlig basis, hele døgnet, hver dag, hele året med unntak av fly nr. 2 i Alta og fly nr. 2 på Gardermoen, som ikke skal ha nattberedskap. Ved base Gardermoen skal det settes inn et jetfly med langdistanseegenskaper og større kabin (kategori 2-fly). De øvrige flyene skal ha kortbaneegenskaper (kategori 1-fly). Leveransen omfatter også reserveflyberedskap for å sikre en kontinuerlig drift. Basefasiliteter inngår ikke i denne anskaffelsen, siden det skal inngås egne leiekontrakter for disse. Luftambulansetjenesten ANS har gjennom et nasjonalt prosjekt gjennomført anskaffelse av ambulanseflytjenester for perioden med mulighet for forlengelse år. Sykehusinnkjøp HF har bistått Luftambulansetjenesten ANS i anskaffelsen, og Wikborg Rein Advokatfirma AS har vært ekstern kvalitetssikrer. Prosjektet ble gjennomført i to faser: Fase 1 (oktober 2015 april 2016) var den strategiske fasen, med fastsetting av strategiske målsetninger for tjenesten. Disse ble forankret gjennom et strategidokument, som ble endelig godkjent i AD-møtet Fase 2 (mai 2016 juni 2017) var selve anskaffelsesprosjektet, som har vært basert på de strategiske målsetningene i første fase. Tre tilbydere ble prekvalifisert. To tilbydere leverte to tilbud hver innen fristen for innlevering av første tilbud. Endelig tilbudsfrist var I forkant av denne var det gjennomført to forhandlingsrunder med tilbyderne. I løpet av prosessen ble kvaliteten på tilbudene hevet vesentlig, mens prisen i varierende grad ble redusert, fra 3,28 % til 13,08 % reduksjon. Etter endelig evaluering, juridiske avklaringer og kvalitetssikring anbefaler en enstemmig prosjektledelse at kontrakt tildeles det økonomisk mest fordelaktige tilbud, Babcock Scandinavian Air Ambulance FW AB tilbud 1.

4 4/17 2 Generelt om anskaffelsen 2.1 Om anskaffelsen Anskaffelsen har vært gjennomført som en konkurranse med forhandling iht. Forskrift om offentlig anskaffelse av 7. april 2006 nr. 402 (FOA), del III 14-1, jfr Konkurransen ble utlyst på Doffin og TED Fire potensielle tilbydere søkte om prekvalifisering innen fristen Tre søkere ble prekvalifisert og en ble avvist, Eurosky AS. To tilbydere leverte inn tilbud innen den første tilbudsfristen, som var kl Den ene prekvalifiserte tilbyderen, Hummingbird Aviation Services, ble avvist da de ikke leverte tilbud innen tilbudsfristen. Tilbudsfrist for revidert tilbud var , og frist for siste og endelige tilbud var Anskaffelsen omfattet en komplett operasjon ved aktuelle ambulanseflybaser, inkludert anskaffelse og drift av ambulansefly, bemanning, vedlikehold, beredskap, utstyr, trening etc. For å delta i konkurransen måtte tilbyderne inngi minimum et komplett tilbud på alle 7 baser, samt stille med nødvendig reservekapasitet på fly og personell. Ved base Gardermoen skal det settes inn et jetfly med langdistanseegenskaper og større kabin (kategori 2-fly). De øvrige flyene skal ha kortbaneegenskaper (kategori 1-fly). Det var gitt adgang for tilbyderne til å inngi flere parallelle tilbud i konkurransen, og dette benyttet begge tilbydere seg av. Hver av tilbyderne leverte inn to parallelle tilbud. De parallelle tilbudene konkurrerte mot hverandre på samme måte som mot tilbud fra øvrige tilbydere. I konkurransegrunnlaget ble tilbyderne bedt om å komme med to ulike reserveflyløsninger. Den ene løsningen skulle minimum oppfylle beredskapskravene, mens den andre skulle være en forsterket løsning (inneholde flere reservefly). Begge løsningene skulle prises inn og evalueres. Oppdragsgiver står fritt til å velge reserveflyløsning etter kontraktsignering. Samlet årlig omsetning for anskaffelsen ble i Konkurransegrunnlaget anslått til å være ca mill.kr. Estimatet var basert på budsjettert aktivitet for år Tallet var totale kostnader, inklusive fast vederlag, timeuttak, luftfartsavgifter etc. I dette tallet er det inkludert luftfartsavgifter, operative utgifter og drivstoff. Dette er kostnader som tilbyder skal fakturere etterskuddsvis basert på faktisk forbruk. I henhold til konkurransedokumentene skal tilbyder oppgi fast vederlag samt teknisk timepris basert på oppgitte timer i prisskjemaet. Estimert verdi basert på fast vederlag og teknisk timepris er da ca MNOK eks. mva. de første 12 månedene (2019-tall). Tilbyderne ble opplyst om begge tallene i innspill til forhandlinger nr Tildelingskriterier I henhold til FOA 22-2, 2 ledd vil kontrakten bli tildelt det økonomisk mest fordelaktige tilbud, dette velges ut fra en totalvurdering av følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekting 1. Pris 40 % 2. Kvalitet 60 %

5 5/ Avtaleperiode Avtalen gjelder fra signeringsdato. Planlagt oppstartstidspunkt for beredskap er kl. 00:01. Avtalen skal ha en varighet på seks år. Oppdragsgiver kan deretter forlenge avtalen to ganger, to år første gang og tre år andre gang. Maksimal samlet avtaleperiode, knyttet til beredskap, er 11 år. 2.4 Avtaletype Avtale med én leverandør. 2.5 Forankring De strategiske målsetningene som dannet grunnlaget for Konkurransegrunnlaget ble vedtatt i styringsgruppen for prosjektet , og i AD-møtet Revidert strategiplan ble vedtatt Kravspesifikasjonen ble sendt på ekstern høring , med svarfrist Høringsbrevet ble sendt til: Offentlige myndigheter: Helsedirektoratet, regionale helseforetak, Luftfartstilsynet, Avinor, Hovedredningssentralene i Nord- og Sør-Norge Organisasjoner i arbeidslivet: LO, YS, Parat, Norges flygerforbund, Den norske legeforening, Norsk sykepleierforbund, NHO Luftfart, Akademikerne Potensielle tilbydere Verneombud (representant for de fire konsernverneombudene) Medisinsk miljø: medisinsk ledelse på alle ambulanseflybaser og Luftambulansetjenestens Medisinsk nettverk. Det var de detaljerte minimumskravene («skal»- og «kontrakts»-krav) til luftfartøy, medisinsk innredning, beredskap, kvalitet, kompetanse, flykoordinering, fremdrift og godkjenninger som ble sendt ut på høring. Evalueringskravene, som de aktuelle tilbyderne ville bli evaluert på, var ikke en del av høringen. Alle tilbakemeldingene ble vurdert og medførte en del forbedringer av kravspesifikasjonen. Noen av høringssvarene bar preg av at evalueringskravene ikke var kjent, men disse innspillene var i hovedsak ivaretatt i evalueringskravene. Det var meget god respons på høringsrunden. Konkurransegrunnlaget inklusive kravspesifikasjonen med totalt 367 ulike krav ble godkjent i prosjektets styringsgruppe , og i AD-møtet Evaluering Hele prosjektgruppen fikk tilgang til komplette tilbud , med unntak av priselementene av tilbudene som kun var tilgjengelig for deler av prosjektledelsen og medlemmene i prisgruppen.

6 6/17 Hovedevalueringen (evalueringen av innledende tilbud gitt ) ble foretatt i perioden til av den samlede prosjektgruppen. Denne ble gjennomført med to kvalitetsgrupper og en prisgruppe, i tillegg til støttetjenester (juridisk, evalueringsteknisk) fra Sykehusinnkjøp HF. Evalueringsarbeidet ble utført uten at gruppene fikk tilgang til eller innsyn i hverandres arbeid. Kvalitetsgruppene evaluerte tilbudene hver for seg, før de samlet seg og ble enige om en felles evaluering som ble presentert for prosjekteier Pris på tilbudene, og arbeidet utført av prisgruppen, ble ikke delt med den øvrige evalueringsgruppen. Evalueringen av de innledende tilbudene, inklusive prisevalueringen, ga et godt grunnlag for innspill til forhandlingsmøte nr. 1 med tilbyderne, som ble avholdt De to tilbyderne hadde på forhånd fått tilsendt generelle og individuelle innspill til forhandlingen, basert på den gjennomførte evalueringen av de første tilbudene. Fristen for å levere reviderte tilbud var kl Begge tilbydere hadde forbedringer i sine tilbud, men for den ene tilbyderen var det ingen forbedring på pris og også begrensede forbedringer knyttet til kvalitet. Forhandlingene bidro likevel til en ønsket kvalitetsheving på mange områder. Evalueringen av de reviderte tilbudene ble gjennomført i Bodø til , med en kvalitetsgruppe og en prisgruppe. Evalueringen ble gjennomført av nesten hele prosjektgruppen, på bakgrunn av resultatet av den første hovedevalueringen. Evalueringen ble gjennomført i grupper, med presentasjoner og ferdigstilling i plenum, og med påfølgende presentasjon for og godkjenning av prosjekteier. Forhandlingsrunde nr. 2 med tilbyderne ble gjennomført Her hadde også tilbyderne på forhånd fått tilsendt generelle og individuelle innspill til forhandlingen, basert på den gjennomførte evalueringen av de reviderte tilbudene. Det ble ikke gitt tilbakemeldinger på forhold som tidligere var bemerket etter første forhandlingsrunde. Fokus på tilbakemeldingene var forhold som Oppdragsgiver mente var uklare og/eller ikke var akseptable, i tillegg til et generelt fokus på å redusere pris og øke kvalitet. Tilbyderne ble informert om at dersom prisnivået ikke ble redusert, så var det en reell mulighet for at Oppdragsgiver måtte avlyse konkurransen. Fristen for tilbyderne til å inngi sine siste og endelige tilbud var kl og ble det gjennomført endelig evaluering. Evalueringen ble gjennomført av Sykehusinnkjøp HF og rådgiverne i Luftambulansetjenesten ANS. Pris og kvalitet ble evaluert hver for seg. Tidligere evaluering av de reviderte tilbudene som ble gjennomført , ble lagt til grunn. Evalueringen ble også her gjennomført i grupper, med presentasjoner og ferdigstilling i plenum, og med påfølgende presentasjon for og godkjenning av prosjekteier. I endelig tilbud hadde begge tilbyderne redusert prisene og hevet kvaliteten. Den ene tilbyderen hevet kvaliteten betydelig i endelig tilbud, særlig tilknyttet medisinsk innredning. Den endelige evalueringen av kvalitet ble gjennomgått på nytt og kvalitetssikret av prosjektledelsen i perioden til Det ble gjort mindre endringer i poengsetting for noen krav på bakgrunn av oppdagede feil/uklarheter, uten at dette endret sluttrangeringen. Flere forhold ble vurdert og kvalitetssikret juridisk av Sykehusinnkjøp HF og Wikborg Rein Advokatfirma AS.

7 7/ Om innstillingen Innstillingen som fremlegges fra prosjektledelsen er enstemmig. Prosjektledelsen består av prosjektleder, prosjektkoordinator og gruppeledere for prosjektets faggrupper. Tildelingen vurderes til ikke å inneholde innsideinformasjon. Av den grunn kan tildelingen av kontrakt offentliggjøres snarest mulig etter godkjenning av Innstillingen av de administrerende direktørene i de regionale helseforetakene. 3 Måloppnåelse Her presenteres prosjektets målsetninger og vurdering av måloppnåelse: 1. Signering av ny avtale innen Anskaffelsesprosjektet er i rute, og signering forventes å skje innen , forutsatt at styringsgruppen og de administrerende direktørene i de regionale helseforetakene godkjenner innstillingen. Det tas også forbehold om eventuelle klager på kontraktstildelingen. 2. Styrking av beredskapen for Svalbardsamfunnet Selv om kategori 2-flyet (jetflyet) stasjoneres på Gardermoen, vil det kunne transportere en pasient fra Longyearbyen til Tromsø like raskt som et kategori 1-fly stasjonert i Tromsø. Pasienter vil også kunne flys direkte fra Svalbard til sykehus i Sør-Norge eller Europa. De nye kategori 1- flyene, Beech 250, kan fly i lavere temperaturer og har marginalt høyere flyhastighet enn dagens Beech 200, noe som er en fordel ved flyging til Svalbard om vinteren. Det er tatt høyde for kommende myndighetskrav til instrumentering for å sikre flyging i stor høyde. 3. Redusert risiko og sårbarhet Flystrukturen vil i ny avtale inneholde to ulike flytyper. Det vil være et mellomstort jetfly, Cessna Latitude, på Gardermoen og helt nye Beech 250 for øvrig. Dette reduserer risiko og sårbarhet. Det stilles også høyere kvalitetskrav til fly og beredskap. Tidspunkt for vaktbytte ved basene differensieres mer, slik at det blir en bedre kontinuitet på beredskap gjennom døgnet. Antall reservefly blir to, som i dag, eller tre, avhengig av hva som blir valgt 4. Bedre medisinsk kapasitet Medisinsk innredning er forbedret i begge kategorier fly, men særlig i kategori 2-flyet (jetflyet) vil betingelsene for krevende intensivbehandling bli vesentlig bedre enn i dagens fly. I dette flyet er det også to flere sitteplasser enn i kategori 1-flyene, noe som tillater flere behandlere. 5. Bedre operativ kapasitet Kategori 2-flyet (jetflyet) har vesentlig høyere flyhastighet og rekkevidde enn dagens fly. De nye kategori 1-flyene, Beech 250, flyr marginalt fortere enn dagens fly, men har på grunn av høyere drivstofforbruk ikke lengre rekkevidde. 6. Videreføring av dagens basestruktur Basestrukturen videreføres. 7. Bedre flykoordinering

8 8/17 Det tilrettelegges for bedre virksomhetsregistrering, rapportering og håndtering av to ulike flytyper. 8. Større krav til kvalitet og miljø CO 2 -utslipp ble tillagt vekt i konkurransen. Operatøren vil være sertifisert i henhold til NS EN-ISO 9001:2015 Systemer for kvalitetsstyring og NS EN-ISO 14001:2015 Miljøstyringssystemer. 9. Riktig kostnadsnivå Pristilbudene lå til dels betydelig over estimert nivå, og er en kraftig økning fra dagens nivå, men prisene ble redusert i løpet av forhandlingsperioden. Tilbudet med lavest pris var det som viste seg å vinne konkurransen. 10. Flysikkerheten videreføres og videreutvikles på anbefalte områder Flysikkerheten forsterkes på flere områder. Flyets instrumentering oppgraderes i forhold til dagens løsning. Innflygingsprosedyrene forbedres, og det innføres såkalt Synthetic Vision System (SVS), noe som forbedrer situasjonsforståelsen ved innflyging til flyplasser med omkringliggende terreng. 11. Ingen opsjoner utover prolongering av avtalen Det avtales ingen opsjoner utover prolongering. 4 Rammebetingelser 4.1 Organisering og ansvarsfordeling Styringsgruppe Styringsgruppen har vært selskapets styre: Daniel Haga, Helse Midt-Norge RHF, styreleder Randi Spørck, Helse Nord RHF, nestleder Ingvill Skogseth, Helse Vest RHF Steinar Martinsen, Helse Sør-Øst RHF Arild Østergaard, Helse Sør-Øst RHF Prosjekteier Prosjekteier har vært Øyvind Juell, daglig leder i Luftambulansetjenesten ANS, som har rapportert til styringsgruppen Prosjektledelsen Prosjektleder har vært Runar Rushfeldt Hanssen, kategorisjef prehospitalt i Sykehusinnkjøp HF divisjon nasjonale tjenester. Assisterende prosjektleder har vært Lisa Marlen Heiestad, prosjektleder Sykehusinnkjøp HF divisjon nasjonale tjenester. Prosjektkoordinator har vært Pål Madsen, medisinsk rådgiver Luftambulansetjenesten ANS og leder av medisinsk gruppe. Prosjektledelsen har i tillegg bestått av gruppeledere Mariann M. Hunstad prisgruppen, Ole-Kristian Westberg operativ gruppe og Per Magne Tveitane kvalitetsgruppen. Prosjektledelsen har jobbet tett sammen gjennom hele prosessen.

9 9/ Prosjektgruppe Prosjektgruppen har bestått av representanter fra de fire regionale helseforetakene, Sykehusinnkjøp HF, Luftambulansetjenesten ANS og representanter for de medisinske miljøene samt verneombud. Deltakere Prosjektdeltaker Stilling og rolle Foretak Runar R. Hanssen Prosjektleder Sykehusinnkjøp HF Lisa Heiestad Pål Madsen Assisterende prosjektleder. Operativ gruppe. Prosjektkoordinator, medisinsk rådgiver. Leder medisinsk gruppe Sykehusinnkjøp HF Luftambulansetjenesten ANS Mariann M. Hunstad Økonomisk rådgiver. Leder Prisgruppe Luftambulansetjenesten ANS Ole Kristian Westberg Operativ rådgiver. Leder Operativ gruppe Luftambulansetjenesten ANS Per Magne Tveitane Kvalitets- og miljørådgiver. Luftambulansetjenesten ANS Leder kvalitetsgruppe Willy Strandkleiv Medisinsk rådgiver. Medisinsk gruppe Luftambulansetjenesten ANS Anders Aa Medisinteknisk rådgiver. Medisinsk gruppe Luftambulansetjenesten ANS Bård Mortensen Operativ rådgiver. Operativ gruppe Luftambulansetjenesten ANS Jostein Svendsen Erstattet av Terje Strand Steinar Bjørås Rådgiver. Repr. fra RHF. Kvalitetsgruppe Klinikksjef OUS. Repr. fra RHF. Medisinsk gruppe Kommunikasjonsteknisk rådgiver, repr. fra RHF. Operativ gruppe Helse Sør-Øst RHF Luftambulansetjenesten ANS (Helse Midt-Norge RHF) Erling Bang Controller. Repr. fra RHF. Prisgruppe Helse Nord RHF Jan Erik Lorentzen Controller. Repr. fra RHF. Prisgruppe Helse Vest RHF Trond Antonsen Flysykepleier, Nordlandsykehuset HF. Representant for medisinsk Medisinsk gruppe miljø Tone Raasok Flysykepleier, OUS HF. Medisinsk gruppe Representant for medisinsk miljø Søren Stagelund Flylege, UNN HF. Medisinsk gruppe Representant for medisinsk miljø Svein Harald Enge Flysykepleier, Finnmarksykehuset HF. Medisinsk gruppe Verneombud Bjørn Rikart Pedersen Advokatfullmektig Sykehusinnkjøp HF

10 10/ Sykehusinnkjøp HF og Wikborg Rein Advokatfirma AS Sykehusinnkjøp HF divisjon nasjonale tjenester har bidratt med prosjektleder og assisterende prosjektleder. Primæroppgaven har vært å lede prosjektet og ha det innkjøpsfaglige ansvaret. Juridisk kvalitetssikring av alle konkurransedokumenter og utarbeidelse av juridiske vurderinger har vært utført av Sykehusinnkjøp HF divisjon nasjonale tjenesters juridiske avdeling. Advokatfullmektig Bjørn Rikart Pedersen har hatt hovedansvaret for dette. Wikborg Rein Advokatfirma AS (WR) har utført ekstern kvalitetssikring og utarbeidet juridiske vurderinger ved behov. Saksbehandler hos WR har vært Specialist Counsel Alf Amund Gulsvik. 5 Tildelingskriterier og evaluering 5.1 Utdyping av tildelingskriteriene Pris 40 % Pris er evaluert i henhold til den forholdsmessige metoden. Tilbud med lavest totalsum pris er gitt poengscore 10. Poeng for de øvrige tilbud er beregnet etter følgende formel: Sum handlekurv beste tilbud 10 = Sluttkarakter tilbud x Sum handlekurv tilbud x Under dette tildelingskriteriet evalueres de elementer som inngår i evaluert handlekurv (totalsum til evaluering): Sum Tilbyders oppgitte faste og variable priser, inklusive o Fast vederlag o Teknisk timepris multiplisert med flytimegrunnlag pr base (ref. flytid i vedlegg B - prisskjema) Flytimegrunnlag som vil bli benyttet ved evaluering fremgår av prisskjema (se tabell under) Flytimeforbruk på de enkelte basene (budsjett 2017-tall) For kategori 2-fly, legges prognose 2019 til grunn Flytid pr år Summen i handlekurven er basert på 50 % av prisen til reserveflyløsning 1 og 50 % av prisen til reserveflyløsning 2 (forsterket løsning).

11 11/ Kvalitet 60 % Underkriteriene i tildelingskriterium Kvalitet samsvarer med de ulike arkfanene i kravspesifikasjonen, og med følgende vektingsandeler av tildelingskriterium Kvalitet: Vektingsandeler Krav Vekting Krav til luftfartøy Krav til godkjenninger 27,5 % Krav til flykoordinering Krav til fremdrift 20 % Krav til medisinsk innredning 25 % Krav til kvalitet 20 % Krav til kompetanse Krav til beredskap 7,5 % Sum 100 % Det skal tilbys åtte kategori 1-fly og ett kategori 2-fly (ikke inkludert reservefly). Av total kvalitet vektes kategori 1-fly 1/10 x 8 stk., mens kategori 2-fly vektes 2/10 x 1 stk., altså dobbelt så mye som hvert av kategori 1-flyene. Innenfor hvert underkriterium under kvalitet er det tilordnet høyt vektede EV1-krav, vanlige EV1-krav og EV2-krav. Høyt vektede EV1-krav vil telle 4 ganger så mye som vanlige EV1-krav. EV1-krav vil telle 3 ganger så mye som EV2-krav. Et høyt vektet EV-1 krav vil altså telle 12 ganger så mye som et EV2- krav. Obligatoriske krav (O): Absolutte minstekrav som må være oppfylt for at tilbudet kan anses å tilfredsstille kravspesifikasjonen. Evalueringskrav (EV): Evalueringskrav er ikke minstekrav. Tilbudets oppfyllelse av evalueringskravene vil bli evaluert under evalueringen av tildelingskriteriet «Kvalitet. Kontraktskrav (KK): Dette er krav som operatør skal oppfylle gjennom hele kontraktsperioden.

12 12/17 Oversikt over antall krav og fordeling av disse O-krav EV1-krav EV2-krav KK SUM 1. Krav til luftfartøy Krav til med.innredning Krav til beredskap Krav til kvalitet Krav til kompetanse Krav til flykoordinering Krav til fremdrift krav til godkjenninger SUM Vekten på det enkelte underkriterium vil fordeles mellom EV-kravene som er tilordnet underkriteriene. Dersom et underkriterium er vektet 20 % og det består av 1 EV1-krav høyt vektet, 2 EV1-krav normalt vektet og 2 EV2-krav, så vil EV1-kravet høyt vektet telle 12 %, de to EV1-krav normalt vektet vil hvert telle 3 %, mens de to EV2-kravene vil hvert telle 1 %. Vekten til hvert EV1- krav høyt vektet, EV1-krav normalt vektet og EV2-krav vil dermed være ulikt i de ulike underkriteriene. Det gjøres spesielt oppmerksom på at følgende EV1 krav nedenfor er ilagt større vekt enn øvrige EV1 krav innenfor hvert tildelingskriterium. Dette var også kjent for tilbydere gjennom Konkurransegrunnlaget. Krav til luftfartøy: Krav Category 2 Capacity range II Krav Cabin door II Krav til medisinsk innredning: Krav Loading/unloading of stretcher with patient or incubator and medical equipment Krav til beredskap: Krav Vaktordning piloter II Krav Vaktordning teknisk personell II Krav til fremdrift: Krav Krav - Fremdriftsplan II

13 13/ Om evalueringen Generelt Hovedevalueringen er foretatt av en gruppe sammensatt av fagpersonell fra de fire regionale helseforetak, Sykehusinnkjøp HF, Luftambulansetjenesten ANS, representanter for det medisinske miljøet og verneombud. Den endelige evalueringen, basert på hovedevalueringen, er gjennomført av ansatte i Sykehusinnkjøp HF og Luftambulansetjenesten ANS. Evalueringen er blitt gjennomført opp mot tildelingskriteriene slik de framkommer i Konkurransegrunnlagets punkt 6 Avgjørelse av konkurransen Evaluering av tildelingskriterium Kvalitet Evaluering er utført i to trinn: Trinn 1: Evaluering Hvert enkelt EV1- og EV2-krav under hvert enkelt Tildelingskriterium ble evaluert og poeng-satt av evalueringsgruppen. Det fremkom da en total poengsum for alle tildelingskriteria under kvalitet Trinn 2: Justering av sluttkarakter for tildelingskriteriet For at evalueringen skal bli konsistent i forhold til kriterienes oppgitte vekting, justeres de respektive tilbudenes poengsummer forholdsmessig etter følgende formel: Poengsum tilbud x 10 = Sluttkarakter tilbud x Poengsum beste tilbud Evaluering av tildelingskriterium Pris I Konkurransegrunnlaget var det definert hva som ville bli regnet inn som en handlekurv fra den enkelte Tilbyder (se kapittel 5.1.1). Handlekurv er basert på faste vederlag, i tillegg til den enkelte oppgitte enhetspris x antatt forbruk, hvor totalsum går til sluttevaluering. Tilbudet med lavest pris på handlekurven gis poengsum 10. Karakterene for de øvrige tilbud justeres forholdsmessig etter følgende formel: Sum handlekurv beste tilbud 10 = Sluttkarakter tilbud x Sum handlekurv tilbud x

14 14/17 6 Kontraktstildeling 6.1 Mottatte tilbud Sykehusinnkjøp HF mottok på vegne av Luftambulansetjenesten ANS følgende 4 endelige tilbud: Tilbyders navn Lufttransport FW AS (Norge) Tilbud A Tilbud B Babcock SAA FW AB (Sverige) Tilbud 1 Tilbud 2 Tilbudte flytyper og medisinsk innredning Tilbud Flytype Medisinsk innredning Lufttransport tilbud A Kategori 1-fly Beech 200 (brukte) Aerolite Kategori 2-fly Legacy 450 (nytt) Air Ambulance Technology Lufttransport tilbud B Kategori 1-fly Beech 200 (brukte) Aerolite Kategori 2-fly Cessna Latitude (nytt) Air Ambulance Technology Babcock SAA tilbud 1 Kategori 1-fly Beech 250 (nye) Aerolite Kategori 2-fly Cessna Latitude (nytt) Lifeport Babcock SAA tilbud 2 Kategori 1-fly Beech 250 (nye) Aerolite Kategori 2-fly Cessna Latitude (nytt) Lifeport 6.2 Tildeling Etter en kvalitetssikret evaluering av endelige tilbud innstiller prosjektledelsen på at Babcock SAAs tilbud 1 tildeles kontrakt. Dette begrunnes i følgende endelige rangering, som bygger på både pris og kvalitet. Nærmere begrunnelse er gitt under.

15 15/ Begrunnelse for tildelingen Prosjektledelsen vil her gi en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og fordeler i samsvar med konkurransens tildelingskriterier Tildelingskriterium Kvalitet Score uttrykker kvalitetsforskjellen mellom tilbudene, der det eller de beste tilbudene scores 10. De beste tilbudene er markert grønt. Kategori 1-fly: Kategori 2-fly: Felleskrav for kategori 1 og 2-fly: Oppsummert rangering i kvalitet: Det valgte tilbudet er rangert som nr. fire på kvalitet (se tabell over). Som oversikten viser er kvaliteten høy på alle tilbud, og det er jevnt mellom de ulike tilbudene på de fleste kvalitetskriteriene. Når det gjelder kategori 1-fly, er Babcock SAAs tilbud 1 og 2 identiske. Det tilbys nye Beech 250, og disse scores høyere enn Lufttransports brukte Beech 200, både i kriteriene luftfartøy og medisinsk innredning. Beech 250 kan fly i lavere temperaturer og har en marginalt høyere flyhastighet enn

16 16/17 Beech 200, noe som er en fordel ved flyging til Svalbard om vinteren. Dette flyet har også noe bedre strømkapasitet til medisinsk utstyr i kabinen. Også Lufttransport har identiske tilbud av kategori 1-fly i sine to tilbud. Babcock SAA tilbyr identiske fly også i kategori 2, Cessna Latitude, mens Lufttransport tilbyr Legacy 450 i tilbud A og Cessna Latitude i tilbud B. I kvalitetskriterium luftfartøy scores Babcocks to tilbud høyest, mens Lufttransports tilbud A scorer høyest på medisinsk innredning. Dette skyldes primært at Legacy 450 har størst kabinplass. Babcock SAAs Latitude og Lufttransports Legacy 450 har fem sitteplasser i kabinen, mens Lufttransports Latitude bare har fire. Når det gjelder felleskrav for kategori 1- og 2-fly, ser man at Lufttransports to tilbud scores høyest på alle kriteriene bortsett fra godkjenninger. Babcock SAA tilbyr egen godkjenning for design og produksjon av flydeler (DOA/POA), og dette anses å være en stor fordel for Oppdragsgiver. På kompetanse scorer alle tilbud likt. Siden fremdriftsplan er vektet særlig høyt (11 % av kvalitet) slår det sterkt ut at Lufttransport her har en litt bedre kvalitet. Babcock SAAs tilbud 1 scorer lavest på beredskap, siden det tilbys færre piloter og reservefly. I reserveflyløsning 1 tilbys to fly og i løsning 2 tilbys tre fly. I de andre tre tilbudene er antallet reservefly henholdsvis tre og fire i løsning 1 og 2. Oppsummert kvalitet: Det valgte tilbudet, Babcock SAAs tilbud 1 har laveste score på beredskap. Det har imidlertid meget høy kvalitet på kategori 1-fly, luftfartøy i kategori 2, samt på kompetanse og godkjenninger Tildelingskriterium Pris Det valgte tilbudet Babcock SAAs tilbud 1 er best på pris mens nr. 4 i endelig rangering, Lufttransports tilbud B, er høyest i pris.

17 17/ Endelig rangering basert på kvalitet og pris Oppsummering begrunnelse Babcock SAAs tilbud 1 er det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Tilbudet er best på pris. Tilbudet er lavest på kvalitet. Den viktigste forskjellen i kvalitet på Babcock SAAs tilbud 1 og 2 og Lufttransports to tilbud er at det førstnevnte har lavere score på beredskap i form at antall piloter og antall reservefly. Den prismessige fordelen mer enn oppveier den reduserte kvaliteten. Etter en samlet vurdering av tildelingskriteriene i henhold til den fastsatte vektingen er tilbud 1 til Babcock SAA FW AB rangert som nr. 1.