Brukerdokumentasjon Visma.net Payroll

Transkript

1 Brukerdokumentasjon Visma.net Payroll

2 Innhold Oversikt over systemet... 5 Hvordan komme i gang? Opprette et firma... 6 Opprette og tildele roller til lønningsansvarlig... 8 Onboardingswizard Oppsett av firma Selskapsinnstillinger Dimensjoner Kreditorer Skatteoppkrevere Bilregister Fagforeninger Oppsett av kontoer og kontotyper Kontoer Kontotyper Oppsett av lønnsarter Endre eksisterende lønnsart Opprette ny lønnsart Innstillinger på lønnsarten Oppsett av ansatte Ansattopplysninger Stillingsopplysninger Transaksjoner Hvordan opprette den ansatte som bruker Visma.net Calendar Godkjenningsprosedyre Innstillinger for ferie Arbeidstids- og fraværskoder Innstillinger for arbeidstid Skjule arbeidstidskoder på ansatte Hvordan registrere fravær? Godkjenne fraværssøknader Fraværsrapporter

3 Hvordan registrere timer? Hvordan godkjenne timer? Visma.net Expense Kobling av lønnsarter til bilagstypene Ansatte Kostnadsbærere Innstillinger for reiseregninger Rapporter Visma.net Approval Godkjenne reiseregninger, timelister og fravær Visma.net AutoPay Hvordan opprette en avtale? Visma.net AutoReport Visma.net Payroll Hvordan opprette en lønnskjøring? Lønnskjøring Lønnsrapporter Oppsett av lønnsslipp Supportpanel Visma Community Tips og triks Se historikk Delberegningsmetode; hva er forskjellen på kalenderdager og arbeidsdager Hvilken startdato skal benyttes på de ansatte? Hvordan registrere en kreditorbetaling

4 4

5 Oversikt over systemet Employees Payroll I Visma.net så er det Payroll som er motoren for alle Visma.net tjenestene. Det er her selve lønnskjøringen blir til. Ansatte, alle faste og variable transaksjoner registreres i «Employees». Transaksjonene fra Employees vil automatisk bli sendt videre til Payroll for kalkulering. Absence / Time / Expense Approval - Payroll Absence er fraværsmodulen for registrering av ferie og fravær. Time er modulen for registrering av timer, overtid, fleksitid etc. Expense er modulen for registrering av reiseregninger. Når ansatt sender reiseregninger, fraværsforespørsler eller timelister blir de sendt videre til Approval for godkjenning av lønningsansvarlig. Når transaksjoner er godkjent i Approval vil disse automatisk bli sendt videre til Payroll til kalkulering. Payroll AutoPay / AutoReport / Payslip Når alle lønnstransaksjonene er kontrollert av lønningsansvarlig blir betalingen sendt fra Payroll videre til AutoPay. I AutoPay må betalingen bekreftes. Når betalingen er bekreftet kan lønningsansvarlig sende A-melding. Det er AutoReport som er koblingen til Altinn i Visma.net. Selve A-meldingen sendes fra Payroll men går videre via AutoReport til Altinn. Videre fra Payroll blir lønnsslippene til de ansatte sendt videre til Payslip. 5

6 Hvordan komme i gang? Opprette et firma Når du skal i gang med Visma.net produkter, må dette bestilles fra Visma eller en Visma forhandler. Visma oppretter kunden i Visma.net basert på opplysninger om firmaet og adminbruker. Lønningsansvarlig (kontaktperson oppgitt i bestillingen) vil få mulighet til å logge seg på Visma.net og akseptere TOS (Terms of Service). Når admin-bruker er aktivert og Terms of Service (TOS) er godkjent, er du klar til å opprette selve firmaet i Visma.net løsningen. Admin / Firmaer Gå til Admin / Firmaer. Sørg for at du står på korrekt kunde helt øverst til høyre i bildet. Hvis du ikke står på korrekt kunde må du klikke på nedtrekksmenyen og velge korrekt kunde. Har du kun et kundeforhold i Visma.net løsningen, vil du alltid stå på korrekt kunde. For å opprette et nytt firma, klikker du på knappen «Legg til firma» Fyll inn informasjonen som kreves. Obligatoriske felter er markert med *. 6

7 Videre må du aktivere de tjenestene det nye firmaet skal ha. For at løsningen skal fungere i sin helhet, må følgende tjenester aktiveres: Approval AutoPay AutoReport Calendar Expense Master Data Management Payslip Visma.net Employees Management Visma.net Payroll Visma.net Time Du aktiverer tjenestene ved å klikke «På». Klikk på knappen «Lagre og lukk» for å lagre det nye firmaet. Du er nå klar til å gå til neste steg, Tildele roller til lønningsansvarlig. 7

8 Opprette og tildele roller til lønningsansvarlig Når firmaet er opprettet, må du sørge for at lønningsansvarlig får de rette rollene. Dersom en eller flere roller mangler, vil tilgangen til de ulike modulene kanskje ikke fungere som ønskelig. Admin / Brukere og roller / Roller Gå til Admin / Brukere og roller. Dersom det er lønningsansvarlig som er oppgitt som adminbruker i bestillingen av Visma.net Payroll, vil brukeren allerede være opprettet og du vil se denne i listen over brukere. Hvis lønningsansvarlig er oppført i listen, klikker du på navnet for å komme inn på selve brukeren. Hvis lønningsansvarlig ikke er opprettet som bruker må dette gjøres før du går videre. Klikk på knappen «Legge til bruker» øverst til høyre. Fyll inn informasjonen som kreves. Obligatoriske felt er markert med *. Gi lønningsansvarlig tilgang til kundeforholdet Dersom du måtte opprette lønningsansvarlig som bruker, må du også gi tilgang til kundeforholdet. Dersom lønningsansvarlig allerede var opprettet som bruker, kan du gå videre til neste avsnitt. I feltet «Gi tilgang til» må du velge hvilket kundeforhold lønningsansvarlig skal ha tilgang til. Siden du allerede har opprettet firmaet ditt, vil du få flere valg i dette feltet hvorav de skilles på firma og kunde. Kunde er det overordnede kundeforholdet, der lisensene er aktivert. Firma er de enkelte firmaene som er opprettet. Lønningsansvarlig skal nå legges til med tilgang til kunde. 8

9 Når lønningsansvarlig har fått tilgang til kundeforholdet, må du legge til hvilke roller han/hun skal ha. Dette gjøres på linjen hvor kundenavnet nå er oppført. For å kunne være en adminbruker i systemet, må lønningsansvarlig minimum ha rollen Customer administrator i kolonnen Admin. Legg derfor til denne rollen ved å klikke på linjen med kundeforholdet, og videre klikke i feltet for Admin. Rollene som kan legges til kommer opp automatisk, og du klikker på hver av rollene for å tildele disse til brukeren. De valgte rollene vil bli markert med grønn farge. Du kan klikke på flere roller samtidig, eller klikk bort en rolle dersom du skal fjerne roller. Når du har lagt til alle rollene lønningsansvarlig skal ha for kundeforholdet klikker du et hvilket som helst sted i bildet. Det skal da se slik ut: 9

10 Lønningsansvarlig har nå fått tilsendt en mail med beskjed om nye roller for det aktuelle kundeforholdet og firmaet. Dersom lønningsansvarlig ikke tidligere har en Visma.net bruker inneholder også denne mailen beskjed om at brukeren må aktiveres. Gi lønningsansvarlig tilgang til de ulike tjenestene for firmaet Du kan nå legge til roller for hvert enkelt firma du tidligere har opprettet. I feltet «Gi tilgang til» skal du nå velge korrekt firmanavn etterfulgt av "(firma)". Firmaet legger seg som en aktiv linje under kundeforholdet. I linjen som har lagt seg til under skal du nå klikke i kolonnene for de ulike tjenestene, og velge en eller flere roller i henhold til listen under. De valgte rollene vil bli markert med grønn farge. Når du har lagt til alle roller som kreves, vil bildet se slik ut: Klikk på «Lagre og lukk» nederst til høyre for å lagre brukeren. 10

11 Etter at innstillingene er lagret kan lønningsansvarlig logge seg på Visma.net for å sette opp løsningen videre. Dersom du har tildelt roller til deg selv eller brukeren har vært pålogget mens rollene ble lagt til, må du/brukeren logge ut og inn igjen for å se de ulike tjenestene du har gitt tilgang til. Oversikt over roller som skal tildeles lønningsansvarlig Her er det en oversikt over de rollene du skal aktivere, og forklaring til disse: Approval Absence Approver Tilgang til å godkjenne fraværsforespørsler Expense Approver Tilgang til å godkjenne reiseregninger System Administrator Sjekke arbeidsflyt og tilordne dokumenter Timesheet Approver - Tilgang til å godkjenne timelister AutoPay AutoPay Administrator Tilgang til å sette opp en AutoPay avtale AutoPay Approver Har muligheten til å godkjenne betalingen AutoPay Payroll Access Gis tilgang til å se den genererte bankfilen i AutoPay AutoReport AutoReport user Tilgang til å sette oppsettet mot Altinn Calendar Absence Administrator / Plus Se en oversikt over alle ansatte. Har også rettigheter til å registrere fravær på vegne av den ansatte Visma.net Employees Management Employees Management Administrator Tilgang til å registrere selskapsinnstillinger og ansatte Expense Expense Company Administrator Se innstillingene til firmaet Visma.net Payroll Visma.net Payroll Administrator Tilgang til å fullføre lønnskjøringen i Payroll Visma.net Time Time Administrator / Plus Se oversikt over alle ansatte. Har også rettigheter til å registrere timer på vegne av den ansatte MERK! Noen av rollene er inkompatibel med hverandre. Setter du på flere roller enn det som er beskrevet over kan det gjøre at du ikke får tilgang til de ulike tjenestene. Dersom lønningsansvarlig skal være bruker av tjenestene Absence, Time og Expense, vil dette opprettes når lønningsansvarlig opprettes som en ansatt senere i oppsettet. Det er altså ikke nødvendig å tildele roller for dette nå. 11

12 Onboardingswizard Når firmaet er opprettet og lønningsansvarlig er tildelt roller, kan du begynne å sette opp selve systemet. For å gjøre dette enklere for deg som lønningsansvarlig vil du bli guidet gjennom en onboardingswizard hvor du kan sette opp de fleste innstillingene som kreves for at løsningen skal fungere fullt ut. Vi anbefaler å fylle ut mest mulig informasjon i denne, men det er også mulig å fylle ut / endre informasjonen i de ulike tjenestene senere. Onboardingswizarden vil automatisk fremkomme når du går inn i tjenesten Employees. Her følger en oversikt over stegene i onboardingswizarden og hva de ulike feltene betyr. Nederst i artikkelen finner du også et PDF-dokument som henviser til hvor du finner igjen de ulike feltene i systemet. Steg 1: Velkommen Steg 2: Innstillinger Her blir noe av selskapsinnstillingene definert. 12

13 Adresse: Klikk på "Legg til" for å legge til firmaets adresse, dersom dette er ønskelig. Telefon: Klikk på "Legg til" for å legge til firmaets telefonnummer, dersom dette er ønskelig. Kontaktperson: Fyll inn informasjonen for kontaktperson. Feltene er obligatoriske. Selskapslogo: Her kan du legge inn logo som vil vises på lønnsslippen i Visma.net Payroll. Antall timer pr. uke: Her angir du antall timer pr. uke i full stilling. Dette er uavhengig om de ansatte jobber deltid eller ikke. Verdien brukes til å beregne faktisk arbeidstid pr. uke i henhold til stillingsbrøk for den enkelte ansatte. Som standard setter systemet 37,5 timer. Antall timer per år unntatt ferie (FNO): Her angir du antall timer per år unntatt ferie. Dette feltet gjelder for FNO rapporten. Arbeidstidsordning: Angi om standard for bedriften er skiftarbeid eller ikke. Det er ikke mulig å legge inn flere arbeidstidsordninger i denne versjonen. Inkluderende arbeidsliv (IA): Angi om bedriften er en IA-bedrift eller ikke. Dette har blant annet påvirkning for fravær i Absence og utbetaling i Payroll. Dersom deres bedrift praktiserer IAreglene selv om dere formelt sett ikke er en IA bedrift, må dere sette JA her for at det skal bli riktig i forhold til egenmeldingsdagene i Visma.net Calendar. Automatically prefill employee IDs: Velg ja her dersom du vil at ansattnummeret skal generes automatisk til ett høyere nummer enn forrige ansatt. F.esk. hvis du legger inn en ansatt med ansattnummer 100 så vil neste ansatt automatisk få ansattnummer 101. Show employee import option: Velg om du vil at import knappen for å importere ansatte skal være synlig under Employees / oversikt. Kontoplan: Det ligger tre forskjellige muligheter for kontoplan i systemet, hvorav den ene gir deg mulighet til å legge opp et helt eget kontoregister. Ønsker du å bruke de forhåndsdefinerte kontoplanene, kan du velge mellom «Norsk standard kontoplan» og «Mamut standard kontoplan». Skattefri org.: Angi om bedriften er en skattefri organisasjon eller ikke. Dersom det er angitt at bedriften er en skattefri organisasjon, vil det bli lagt til informasjon om dette på utbetalingen ved rapportering via A-melding. Skatteetaten vil dermed utelate inntekten fra skatteberegningen / selvangivelsen for den ansatte, forutsatt at beløpet er lavere enn grensen som er fastsatt det enkelte året. Skatteberegningen til hver enkelt ansatt vil ikke starte før grensen er passert. Navn: Legg inn et navn for underenheten til bedriften. Dette er et obligatorisk felt, og det må derfor registreres en virksomhet til firmaet. Virksomhetsnummer: Legg inn virksomhetsnummeret tilhørende underenheten. Hvis du ikke vet hva underenhetens virksomhetsnummer er, kan du søke opp organisasjonsnummeret i Brønnøydundsregistrene ( og se på "oversikt over registrerte underenheter". Kommune: Legg inn kommunen hvor virksomheten er lokalisert. Dette finner du også opplysninger om i Brønnøysundregistrene. Oppstartsmåned A-melding: Definer hvilken måned du ønsker at systemet skal begynne å sende A-meldinger. Feltet kan endres senere så fremt det ikke er sendt noen A-meldinger enda. Etter den første A-meldingen er sendt, er det ikke lenger mulig å endre feltet. Beregningsmåte for arbeidsgiveravgift: Angi hvilken type beregningsmåte for arbeidsgiveravgift som skal benyttes. Som standard settes Generelle næringer (AA). Det er foreløpig ikke mulig å endre dette feltet, men det vil komme flere alternativer i senere versjoner av Payroll. 13 MERK! Har du flere virksomheter (lokasjoner) i samme firma, må du opprette alle virksomhetene. Klikk på "Legg til" for å legge til flere virksomheter.

14 Steg 3: Kontoer Under dette steget har du mulighet til å se/legge til konto og gjøre endringer på kontotyper. Kontoer: Dersom du har valgt "Norsk standard kontoplan" eller "Mamut standard kontoplan" vil kontoene synkroniseres og oppdateres automatisk. Du trenger dermed ikke legge inn egne kontoer dersom det valgte kontosettet dekker de kontoene du ønsker. Trenger du allikevel flere kontoer, kan du legge inn disse under "Kontoer". Kontotyper: Kontotype er et nytt begrep som dukker opp i Payroll. Dette er en måte å definere lønnsarter på, slik at dersom du senere f.eks. bytter hovedbokskonto for lønn, kan du endre konto på kontotypene slik at dette oppdateres for alle lønnsarter knyttet mot nettopp denne kontotypen. Vi anbefaler at du leser mer om kontotyper senere i veiledningen. MERK! Dersom du benytter Visma.net Financials krever integrasjonen at kontoene finnes i begge systemene. Noen av kontoene som benyttes i Visma.net Payroll finnes ikke i Visma.net Financials - disse må opprettes manuelt i Visma.net Financials for at regnskapsfil fra Visma.net Payroll skal kunne overføres uten feil. Ønsker du å legge til nye kontoer, klikker på «Legg til konto» under feltet for kontoer. 14

15 ID: Angi ønsket kontonummer. Maksimal lengde er 40 tegn. Det er viktig at dette kontonummeret er det samme som brukes i regnskapssystemet, hvis ikke vil kontering bli feil ved overføring til regnskap. Navn: Legg inn ønsket navn på kontoen. Maksimal lengde er 60 tegn. Egenskaper: Angi om kontoen skal brukes for beløp, antall eller begge deler. Dimensjoner: Her kommer dimensjonsverdiene du tidligere har opprettet opp. Navnet på disse vil derfor variere ut i fra hva du har lagt inn i ditt system under Employees / Innstillinger / Selskapsinnstillinger / Dimensjonsverdier. Angi om kontoen skal knyttes til dimensjoner. Mulig valg er «Ikke tillatt», «Frivillig» eller «Obligatorisk». F.eks. vil det for enkelte bedrifter være nyttig at det alltid skal benyttes avdeling på transaksjoner knyttet til Lønn (Obligatorisk), men ikke ønskelig at transaksjoner knyttet til forskuddstrekk (Ikke tillatt). Dersom du oppretter en konto med id som starter med tallene 3-9 vil systemet automatisk foreslå «Frivillig» som innstilling for dimensjonene. Konto gyldig fra: Som standard settes gyldighetsdatoene for kontoen uten spesifikk dato. Det vil si at kontoen vil være gyldig på hvilket som helst tidspunkt. Hvis du ønsker å spesifisere en gyldighetsperiode, klikker du på «I bruk fra/til» og angir start- og/eller sluttdato. MERK! Her anbefaler vi at du ser over forslaget at konto er knyttet opp mot riktig kontotype. Steg 4: Dimensjoner I dette steget kan du legge inn kostnadsbærerne dine, eller dimensjoner som det heter i Payroll. Dimensjonsdefinisjoner er type kostnadsbærer, mens dimensjonsverdier er de ulike verdiene av kostnadsbærerne. F.eks. kan du legge opp dimensjonsverdien "Avdeling" og angi de ulike avdelingene under "Dimensjonsverdier". 15

16 Bruker du Visma.net Financials eller har hatt Visma.net Expense fra tidligere vil dimensjonsdefinisjoner og dimensjoner overføres til onboardingswizarden. Benytter dere ikke Visma.net Financials oppretter dere egne dimensjonsdefinisjoner manuelt ved å trykke på «Legg til dimensjonsdefinisjon». Id: Angi hvilken Id som skal benyttes for definisjonen. Maksimal lengde er 10 tegn. Feltet er obligatorisk. Navn: Angi navnet på type dimensjonsdefinisjon. Maksimal lengde er 30 tegn. Feltet er obligatorisk. Er numerisk: Angi om dimensjonsverdiene (de ulike kostnadsbærerne) er numeriske eller ikke. Ja: Innstillingene spesifiserer at de ulike dimensjonsverdiene er numeriske. Nei: Innstillingene spesifiserer at de ulike dimensjonsverdiene er ikke-numeriske. Velg rekkefølge: Angi hvilken prioritet rekkefølgen skal ha. Rekkefølgen benyttes i selve lønnskjøringen (Payroll), og angir hvor Payroll skal begynne å lete etter dimensjoner. F.eks. vil Payroll først se om det ligger en dimensjon på selve transaksjonen. Finnes det ingen verdier her, ser den videre på Stillingen til hver enkelt ansatt. Er dette også blankt, søkes det etter dimensjoner på lønnsarten som er benyttet. Mulige valg er: Transaksjon Stilling Lønnsart Transaksjon Lønnsart Stilling Dimensjonsdefinisjon gyldig fra: Som standard settes gyldighetsdatoene for 16

17 dimensjonsdefinisjonen uten spesifikk dato. Det vil si at dimensjonsdefinisjonen vil være gyldig på hvilket som helst tidspunkt. Hvis du ønsker å spesifisere en gyldighetsperiode, klikker du på «I bruk fra/til» og angir start- og/eller sluttdato. Videre oppretter du dimensjonsverdier ved å klikke på «Legg til dimensjonsdefinisjon» Id: Angi hvilken Id som skal benyttes for definisjonen. Maksimal lengde er 10 tegn. Dersom dimensjonsdefinisjonen er satt til å være numerisk, må også dette feltet være numerisk dersom det skal brukes innen samme gyldighetsperiode. Feltet er obligatorisk. OBS! Id kan ikke endres etter den er lagt til. Navn: Angi navnet på type dimensjonsdefinisjon. Maksimal lengde er 30 tegn. Feltet er obligatorisk. Dimensjonsverdi gyldig fra: Som standard settes gyldighetsdatoene for dimensjonsverdien uten spesifikk dato. Det vil si at dimensjonsverdien vil være gyldig på hvilket som helst tidspunkt. Hvis du ønsker å spesifisere en gyldighetsperiode, klikker du på «I bruk fra/til» og angir startog/eller sluttdato. Steg 5: Calendar I dette steget oppgir du hvordan timer og fravær skal godkjennes, hvilken ferieavtale som skal være standard i bedriften og hvilke bevegelige helligdager som er fridager eller ikke i bedriften. Bruk bekreft-/godkjenningsprosess: Dersom du skal bruke modulene Time og Absence (Calendar), må du velge det øverste alternativet. Leder (lønningsansvarlig) vil da måtte godkjenne timelistene til de ansatte når den ansatte har bekreftet sin periode. Velges det nederste alternativet, vil registreringene fra Calendar gå rett over til lønnskjøringen, og leder 17

18 vil dermed ikke få mulighet til å godkjenne timelisten før utbetaling. Standard ferieavtale: Her definerer du firmaets standard ferieavtale, altså det som i utgangspunktet skal gjelde hele firmaet. Du har to forhåndsdefinerte ferieavtaler tilgjengelig, 10,2% og 12%. Avtalen som velges legges automatisk opp på alle nye ansatte, men det er mulig å legge opp andre ferieavtaler senere, og knytte disse til enkelte personer eller gjøre den nye avtalen som standard ferieavtale. Det er også mulig å opprette egne ferieavtaler og sette denne til standard senere, i Calendar. Helligdager: Velg hvilke bevegelige helligdager som skal være fridager eller arbeidsdager i bedriften. Steg 6: Payroll I dette steget blir første lønnskjøring opprettet med en standard utbetalingsdato. Systemet oppretter senere løpende lønnskjøringer med samme utbetalingsdato som oppgitt i dette bildet. Lønnskjøringsbeskrivelse: Legg inn en beskrivelse for lønnskjøringen. Denne teksten vil komme opp som navn på hver enkelt lønnskjøring, og det kan derfor være lurt å legge inn et generelt navn for lønnskjøringen, f.eks. Månedslønn. Utbetalingsdato: Legg inn ønsket standard utbetalingsdato for lønnskjøringen. Lønn vil da utbetales til samme dato hver måned, men dette kan selvfølgelig endres i systemet for en enkelt kjøring, dersom f.eks. utbetalingsdato faller på en helligdag e.l. Halv skatt: Angi hvilken måned selskapet skal trekke halv skatt før jul. Mulige verdier er november eller desember. Delberegningsmetode: Velg mellom kalenderdager eller arbeidsdager. Innstillingene indikerer hvilken metode som skal brukes for beregninger i Payroll. Det vanligste valget er «Arbeidsdager». Kalenderdager: Lønn vil bli dividert på antall dager i den aktuelle måneden, og multiplisert med antall dager for det aktuelle fraværet eller ytelsen. Arbeidsdager: Lønn vil bli dividert på antall arbeidsdager i den aktuelle måneden, og multiplisert med antall arbeidsdager for det aktuelle fraværet eller ytelsen. Du kan lese mer om forskjellen på Kalenderdager og Arbeidsdager i eget brukertips på Visma Community, her. 18

19 Skal du gjøre endring på lønnskjøringene eller opprette ekstrakjøringer kan det gjøres under Payroll Innstillinger Lønnskjøringer i ettertid. Lag bankfil: Her avgjør du om Payroll skal opprette og sende en bankfil til AutoPay eller ikke. AutoPay er en betalingstjeneste som automatisk tar hånd om utbetalingene. Hvis du husker av for at du skal benytte AutoPay, vil du kunne sende en bankfil direkte til AutoPay under lønnskjøringsprosessen. Bankavtalen må være satt opp i Visma.net AutoPay for å gjøre prosessen mulig. Som standard er feltet ikke avkrysset, og vi anbefaler at dette ikke endres før en AutoPay avtale med banken er i orden. Dersom du ikke skal benytte AutoPay som betalingsmetode, må bankfilen manuelt punches i banken. Betale utleggstrekk skatt: Angi hvor ofte utleggstrekk for skatt og avgift skal betales til myndighetene. Du har to valg, månedlig eller terminvis. Dersom du velger månedlig vil utleggstrekk fremkomme på banklisten og kunne betales samtidig som lønn. Velges terminvis må du selv overføre penger til korrekt konto i banken når trekket skal betales. Bokføring må også gjøres manuelt. Lønnskonto: For at du skal kunne utbetale lønn fra firmaets bankkonto, må du legge inn bankkontonummeret lønnen skal betales fra. Klikk på "Legg til" og legg inn korrekt bankkontonummer. Bankgaranti: Definer om dere har bankgaranti eller ikke. Dersom det hakes av her, må du fylle inn bankkontonummer til skattetrekkskonto i neste felt. Skattetrekkskonto: Klikk "Legg til" for å legge til bankkontonummer for skattetrekkskonto. Dette må angis dersom det er valgt "Nei" på bankgaranti. Steg 7: Rapportering Her kan du sette opp innstillinger for AutoReport og hvordan regnskapsfil som ønskes for overføring til regnskap. AutoReport: Hvis du ønsker, kan du allerede nå opprette kobling mot Altinn slik at du kan forespørre og hente skattekort, og sende A-melding. Klikk på knappen "Legg inn" for å opprette koblingen. For nærmere beskrivelse av informasjonen som skal legges inn anbefaler vi at du leser brukertipset vedrørende dette, på Visma Community her. 19

20 Eksportformat: Brukes i Payroll når du oppretter regnskapsfilen. Her har du valget Visma.net Financials, Huldt & Lillevik Standard eller SIE 4 formatet. Huldt & Lillevik standard er et standardformat opprettet av Huldt & Lillevik, og kan brukes av mange ulike regnskapssystemer. SIE 4 er standard eksport format som brukes av flere regnskapssystemet f.eks. Visma Global, Visma Business, eaccounting. Avrundingskonto: Kontoen brukes for avrundinger og "feilføringer" i Payroll (Interimskonto / Feilføringskonto). Angi en av hovedbokskontoene som er opprettet Steg 4: Kontoer. Feltet må være fylt inn før du kan kjøre lønn i Visma.net Payroll. Mangler feltet en verdi vil dette medføre feil i lønnskjøringen og lønnskjøringen kan ikke utføres. Steg 8: Avslutt guiden Alle stegene i Onboardingswizarden er nå fullført. Klikk «Lagre» for å avslutte guiden. Gratulerer, du er nå ferdig med onboardingswizarden, og har forhåpentligvis fått lagt inn de fleste innstillinger. Du er nå klar til å ta systemet i bruk. Klikk på Lagre for å komme videre. Dersom det er innstillinger du ikke har hatt kjennskap til på det tidspunktet du gikk gjennom onboardingswizarden, eller det er innstillinger du vil endre eller legge til, må dette gjøres før du legger inn ansatte. Når du har avsluttet onboardingswizarden vil du automatisk komme til Employees / Oversikt. Det er i dette bildet du oppretter de ansatte, men vi anbefaler at du ser igjennom Selskapsinnstilinger først. Mye av Selskapsinnstillingene er definert i onboardingswizarden allerede, men det er et par register til i Selskapsinnstillinger som kan være nyttig å kjenne til. 20

21 Oppsett av firma Selskapsinnstillinger Employees / Innstillinger / Selskapsinnstillinger Du er nå klar til å legge inn innstillinger knyttet til firmaet, ansatte og selve lønnskjøringen. Mange av innstillingene påvirker hele løsningen i Visma.net, og det er derfor viktig at korrekte innstillinger legges inn på et tidlig tidspunkt. Selv om du har gjennomgått onboardingswizarden anbefaler vi at du går gjennom de neste stegene for å sjekke at du har fått lagt inn alle innstillinger, og får å gjøre deg litt kjent med systemet. Under selskapsinnstillinger ligger alle de overordnede innstillinger for selve firmaet ditt. Her legger du inn blant annet adresse, virksomhetsnummer og bankkonto for lønnskonto og evt. skattetrekkskonto. Generelt Vi starter på fanen Generelt, hvor opplysninger om selve selskapet legges inn. Oppstartsdato i Visma.net: Dette feltet vil forsvinne i en senere versjonen av Payroll. Feltet er ikke mulig å endre og brukes kun av Visma. Delberegningsmetode: Velg mellom kalenderdager eller arbeidsdager. Innstillingene indikerer hvilken metode som skal brukes for beregninger i Payroll. Det vanligste valget er «Arbeidsdager». Kalenderdager: Lønn vil bli dividert på antall dager i den aktuelle måneden, og multiplisert med antall dager for det aktuelle fraværet eller ytelsen. Arbeidsdager: Lønn vil bli dividert på antall arbeidsdager i den aktuelle måneden, og multiplisert med antall arbeidsdager for det aktuelle fraværet eller ytelsen. Vil du lese mer om forskjellen på arbeidsdager og kalenderdager kan du klikke her. IA: Angi om bedriften er en IA-bedrift eller ikke. Dette har blant annet påvirkning for fravær i Absence og utbetaling i Payroll. Dersom deres bedrift praktiserer IA-reglene selv om dere formelt sett ikke er en IA bedrift, må dere sette JA her for at det skal bli riktig i forhold til egenmeldingsdagene i Visma.net Calendar. Automatacially prefill employee Ids: Velg ja her dersom du vil at ansattnummeret skal generes automatisk til ett høyere nummer enn forrige ansatt. F.esk. hvis du legger inn en ansatt med ansattnummer 100 så vil neste ansatt automatisk få ansattnummer 101. Skattefri org: Angi om bedriften er en skattefri organisasjon eller ikke. Dersom det er angitt at 21

22 bedriften er en skattefri organisasjon, vil det bli lagt til informasjon om dette på utbetalingen ved rapportering via A-melding. Skatteetaten vil dermed utelate inntekten fra skatteberegningen / selvangivelsen for den ansatte, forutsatt at beløpet er lavere enn grensen som er fastsatt det enkelte året. Skatteberegningen til hver enkelt ansatt vil ikke starte før grensen er passert. Show employee import option: Velg om du vil at import knappen for å importere ansatte skal være synlig under Employees / oversikt. Adresse: Klikk på "Legg til" for å legge til firmaets adresse, dersom dette er ønskelig. Telefon: Klikk på "Legg til" for å legge til firmaets telefonnummer, dersom dette er ønskelig. Kontaktperson: Fyll inn informasjon i feltene for å registrere en kontaktperson i firmaet. Feltene er obligatoriske og skal benyttes i forbindelse med FNO-rapporten som kommer i en senere versjon. Videre må du legge inn virksomheten(e) bedriften har. Dette er de ulike lokasjonene til bedriften deres. Navn: Legg navnet på arbeidsstedet hvor virksomheten er registrert. Virksomhetsnummer: Legg inn virksomhetsnummeret tilhørende underenheten. Dette er ikke det samme nummer som juridisk organisasjonsnummer, men nummeret som tilhører den enkelte lokasjonen hvor bedriften har sitt virke. Er du usikker på hva det er, kan du søke det frem på Brønnøysundregisteret nettside og se på "oversikt over registrerte underenheter". Feltet låses etter første A-melding med virksomhetsnummeret er innsendt. Kommune: Legg inn kommunen hvor virksomheten er lokalisert. Dette finner du også opplysninger om i Brønnøysundregistrene. Oppstartsmåned A-melding: Definer hvilken måned du ønsker at systemet skal begynne å sende A-meldinger. Feltet låses etter at første A-melding er sendt inn. 22

23 Bruk av korrekt endringsdato Ved endringer må du også oppgi en «gyldig fra-dato», som endringene skal gjelde fra. Dersom det er korreksjon av en tidligere feilregistrering eller første gang du legger inn en registrering for et nytt felt, oppgir du «Eller bruk eksisterende gyldig fradato». Dersom det gjelder faktisk endring av opplysninger er det svært viktig at du oppgir en ny fra-dato fordi dette kan ha påvirkning på beregning av lønn og ytelser tilbake i tid. Kontering Under fanen Kontering finner du følgende informasjon: Eksportformat: Brukes i Payroll når du oppretter regnskapsfilen. Her har du valget Visma.net Financials, Huldt & Lillevik Standard eller SIE 4 formatet. Huldt & Lillevik standard er et standardformat opprettet av Huldt & Lillevik, og kan brukes av mange ulike regnskapssystemer. SIE 4 er standard eksport format som brukes av flere regnskapssystemet f.eks. Visma Global, Visma Business, eaccounting. Avrundingskonto: Kontoen brukes for avrundinger og "feilføringer" i Payroll (Interimskonto / Feilføringskonto). Angi en av hovedbokskontoene som ligger i den valgte kontoplanen. Dersom du ikke finner korrekt konto, må denne opprettes under Employees Innstillinger Kontoer se avsnitter vedr. kontoer for veiledning. Feltet må være fylt inn før du kan kjøre lønn i Visma.net Payroll. Mangler feltet en verdi vil 23

24 dette medføre feil i lønnskjøringen og lønnskjøringen kan ikke utføres. Kontoplan: Det ligger tre forskjellige muligheter for kontoplan i systemet, hvorav den ene gir deg mulighet til å legge opp et helt eget kontoregister. Ønsker du å bruke de forhåndsdefinerte kontoplanene, kan du velge mellom «Norsk standard kontoplan» og «Mamut standard kontoplan». Merk! Vær oppmerksom på at endringer på kontoplan med dato tilbake i tid vil føre til korreksjoner i bokføringer tilbake i tid, på neste åpne lønnskjøring. Du får dette varselet om du prøver å endre. Bank og betaling Her skal du legge opp informasjon om hvilken konto lønn skal utbetales fra, og hvilken konto skattetrekket skal overføres til. Lag bankfil: Her avgjør du om Payroll skal opprette og sende en bankfil til AutoPay eller ikke. Hvis du setter dette feltet til «Ja», vil du kunne sende en bankfil direkte til AutoPay under lønnskjøringen. Bankavtalen må være satt opp i Visma.net AutoPay for å gjøre prosessen 24

25 mulig. AutoPay er en betalingstjeneste som automatisk tar hånd om utbetalingene. Som standard står dette feltet til «Nei», og vi anbefaler at dette ikke endres før en AutoPay avtale med banken er i orden. Lønnskonto: Før du kan utbetale lønn, må du legge inn kontonummeret i banken lønnen skal betales fra. Klikk på «Legg til» for å legge til en bankkonto for utbetaling av lønn dersom dette ikke allerede er gjort. Dersom du skal endre bankkontoen som allerede er lagt inn, klikker du i feltet slik at det åpnes for redigering. Bankgaranti: Her velger du om selskapet har en bankgarantiavtale. Feltet henger automatisk sammen med neste felt om bankkontonummer for skattetrekk. Som standard står dette feltet til «Nei». Dersom dere ikke har en bankgarantiavtale og «Nei» er korrekt valg, må det legges inn et bankkontonummer vedr. skattetrekkskontoen i feltet under. Bankkontonummer: Dersom bankgaranti er satt til "Nei" må du legge inn et bankkontonummer for skattetrekkskonto. Klikk på "Legg til" for å legge til en bankkonto som skattetrekk skal overføres til ved lønnkjøringen dersom dette ikke allerede er gjort. Dersom du skal endre bankkontoen som allerede er lagt inn, klikker du i feltet slik at det åpnes for redigering. Dersom bankgaranti er satt til "Ja" vil du ikke få mulighet til å legge inn denne kontoen. Betale utleggstrekk skatt: Angi hvor ofte utleggstrekk for skatt skal betales til myndighetene. Du har to valg, månedlig eller terminvis. Dersom du setter opp månedlig utbetaling vil utleggstrekk som er trukket på ansatte fremkomme på banklisten og evt. betales månedlig sammen med lønn dersom dere skal benytte AutoPay. Diverse Den siste fanen under selskapsinnstillinger inneholder blant annet informasjon om timer pr. uke på de ansatte, innstillinger om når systemet skal trekke halv skatt, og beregningsmåte for arbeidsgiveravgift. 25

26 Antall timer pr. uke: Her angir du antall timer pr. uke i full stilling. Dette er uavhengig om de ansatte jobber deltid eller ikke. Verdien brukes til å beregne faktisk arbeidstid pr. uke i henhold til stillingsbrøk for den enkelte ansatte. Som standard setter systemet 37,5 timer. Arbeidstidsordning: Angi om standard for bedriften er skiftarbeid eller ikke. Det er ikke mulig å legge inn flere arbeidstidsordninger i denne versjonen. Halv skatt: Angi hvilken måned selskapet skal trekke halv skatt før jul. Mulige verdier er november eller desember. Merk! Første gang man registrerer skal det alltid angis at endringene gjelder fra «Eller bruk eksisterende gyldig fradato ( ). 26

27 Dimensjoner Dimensjonsdefinisjoner Før du kan legge inn ulike dimensjoner (kostnadsbærere), må du definere hvilke dimensjonsverdier (kostnadsbærertyper) du ønsker å benytte i firmaet ditt. Employees / Innstillinger / Dimensjonsdefinisjoner Dimensjonsdefinisjoner er det samme som type kostnadsbærere, f.eks. Avdeling og Prosjekt. Under dette punktet kan du opprette og administrere ulike dimensjonsdefinisjoner. Klikk på «Legg til dimensjonsdefinisjon» nederst i høyre hjørnet: Du får da opp et nytt bilde og må angi informasjon om den nye definisjonen: Id: Angi hvilken Id som skal benyttes for definisjonen. Maksimal lengde er 10 tegn. Feltet er obligatorisk. Navn: Angi navnet på type dimensjonsdefinisjon. Maksimal lengde er 30 tegn. Feltet er obligatorisk. Er numerisk: Angi om dimensjonsverdiene (de ulike kostnadsbærerne) er numeriske eller ikke. Ja: Innstillingene spesifiserer at de ulike dimensjonsverdiene er numeriske. Nei: Innstillingene spesifiserer at de ulike dimensjonsverdiene er ikke-numeriske. Velg rekkefølge: Angi hvilken prioritet rekkefølgen skal ha. Rekkefølgen benyttes i selve lønnskjøringen (Payroll), og angir hvor Payroll skal begynne å lete etter dimensjoner. F.eks. vil Payroll først se om det ligger en dimensjon på selve transaksjonen. Finnes det ingen verdier her, ser den videre på Stillingen til hver enkelt ansatt. Er dette også blankt, søkes det etter dimensjoner på lønnsarten som er benyttet. Mulige valg er: Transaksjon Stilling Lønnsart Transaksjon Lønnsart Stilling 27

28 Dimensjonsdefinisjon gyldig fra: Som standard settes gyldighetsdatoene for dimensjonsdefinisjonen uten spesifikk dato. Det vil si at dimensjonsdefinisjonen vil være gyldig på hvilket som helst tidspunkt. Hvis du ønsker å spesifisere en gyldighetsperiode, klikker du på «I bruk fra/til» og angir start- og/eller sluttdato. Merk! Dersom du har satt opp at du skal benytte Visma.net Financials som regnskapssystem, vil du måtte opprette og vedlikeholde dimensjonsdefinisjoner og verdier i Visma.net Financials. Du vil derfor ikke få mulighet til å legge til dette i Employees, kun se en oversikt over det som overføres fra Visma.net Financials. Dimensjonsverdier Når du har lagt opp dimensjonsverdiene (kostnadsbærertyper) du ønsker å benytte, kan du legge opp de ulike dimensjonsverdiene (kostnadsbærere) lønn og godtgjørelser kan kostnadsføres på. Employees / Innstillinger / Dimensjonsverdier Dimensjonsverdier er de ulike kostnadsbærerne i bedriften, f.eks. Administrasjon og Produksjon. Klikk på «Legg til dimensjonsdefinisjon» nederst i høyre hjørne: 28

29 Du får da opp et nytt bilde og må angi informasjon om den nye definisjonen: Id: Angi hvilken Id som skal benyttes for definisjonen. Maksimal lengde er 10 tegn. Dersom dimensjonsdefinisjonen er satt til å være numerisk, må også dette feltet være numerisk dersom det skal brukes innen samme gyldighetsperiode. Feltet er obligatorisk. OBS! Id kan ikke endres etter den er lagt til. Navn: Angi navnet på type dimensjonsdefinisjon. Maksimal lengde er 30 tegn. Feltet er obligatorisk. Dimensjonsverdi gyldig fra: Som standard settes gyldighetsdatoene for dimensjonsverdien uten spesifikk dato. Det vil si at dimensjonsverdien vil være gyldig på hvilket som helst tidspunkt. Hvis du ønsker å spesifisere en gyldighetsperiode, klikker du på «I bruk fra/til» og angir startog/eller sluttdato. 29

30 Kreditorer Kreditorer er eksterne og evt. interne selskaper og institusjoner med krav til de ansatte i ditt firma. Disse må registreres i systemet for å kunne få til et automatisk trekk på lønnen til den enkelte ansatte. Employees / Innstillinger / Kreditorer Ved oppstart av systemet, ligger det allerede inne en liste med tre forhåndsdefinerte kreditorer: NAV Innkrevingssentral Utleggstrekk straffbar handling Utleggstrekk statlige foretak. Disse kreditorene er ikke mulig å endre eller slette. For å opprette nye kreditorer klikker du på knappen «Legg til» på høyre side. Et nytt vindu åpnes, og du må fylle inn følgende informasjon: Navn: Angi et navn på kreditoren. Feltet er obligatorisk. Kontonummer kreditor: Dersom det skal betales automatisk til kreditoren, må kontonummer 30

31 angis. Overfør negativ balanse: Dersom du huker av i dette feltet, vil evt. negativ balanse bli overført til neste periode. Trekktype: Alle nye kreditorer vil få kategorien Andre. Dette feltet er ikke mulig å endre. Feltet brukes til å kategorisere kreditorene når du skal knytte den enkelte kreditoren og trekket til den ansatte senere. Når informasjonen på kreditoren er lagret, vil du kun se en linje med noe informasjon vedr. kreditoren. For å se alle informasjon på kreditoren, kan du klikke på pilen til høyre for å ekspandere bildet. 31

32 Skatteoppkrevere Til motsetning fra Kreditorer er Skatteoppkrevere kommuner som sender krav til ansatte i ditt firma. Skatteoppkrevere må også registreres i systemet ditt for å kunne knyttes til de ansatte. Employees / Innstillinger / Skatteoppkrevere Det ligger ingen forhåndsdefinerte kommuner i systemet. Dette må derfor opprettes manuelt. Kommunene brukes i hovedsak til kreditorbetaling til kommuner, eller Utleggstrekk skatt og avgift. Klikk på «Legg til skatteoppkrever», og fyll inn påkrevde felter. Skatteoppkrever: Velg kommune fra nedtrekksmenyen. Bankkontonummer for hver kommune ligger forhåndsdefinert, og kommer frem automatisk. Trekktype: Denne settes automatisk til Utleggstrekk skatt og avgift, og er ikke mulig å endre. Adresse: Feltet er valgfritt. Klikk på «Legg til Adresse» dersom du ønsker å angi dette. Telefon: Feltet er valgfritt. Klikk på «Legg til Telefon» dersom du ønsker å angi dette. 32

33 Bilregister Dersom du har ansatte med firmabiler, må du opprette bilene i et eget register før du kan knytte bilen til den enkelte ansatte. Employees / Innstillinger / Bilregister I menyen Bilregister kan du opprette firmabiler som kan knyttes til de ansatte. Trykk på «Legg til Firmabiler» for å legge til en ny firmabil, og fyll ut alle påkrevde felter. Et nytt vindu åpner seg, og følgende informasjon må fylles ut: I bruk: Legg inn en fra dato for når bilen skal gjelde fra, og en eventuell til dato dersom bilen kun skal brukes i en begrenset periode. Feltet er ikke obligatorisk. Registreringsnummer: For at myndighetene skal kunne ha en kontrollfunksjon på ytelsen, må bilens registreringsnummer registreres. Registreringsår: Bilens listepris reduseres dersom bilen er eldre enn tre hele kalenderår. For at systemet skal kunne ta hensyn til dette, må bilens registreringsår legges inn. Type bil: Siden det er forskjellige regler for forskjellige typer biler, må du legge inn hva slags bil 33

34 dette er. Valget settes automatisk til Ordinær. Type firmabiler som støttes: Ordinær Varebil klasse 2/lastebil < 7501 kg kun listepris Bil med uforholdsmessig listepris Navn: Bilnavnet bør være unikt, da det er dette som vil fremkomme når bilen skal knyttes til den ansatte. Informasjonen som registreres brukes blant annet til beregning av skattemessig fordel, og ved rapportering til myndighetene. Du kan f.eks. legge inn navnet på bilen, etterfulgt av navnet på den ansatte som benytter bilen. Listepris: Systemet bruker listepris for å finne den skattepliktige fordelen for den enkelte ansatte. Det er derfor viktig at du registrerer korrekt listepris. Ved usikkerhet rundt dette kan du kontakte leasingselskap eller selskapet bilen er kjøpt av. Systemet håndterer selv evt. reduksjoner av listeprisen, legg derfor alltid inn full listepris på bilen. El-bil: Huk av dersom bilen er en el-bil. Som standard er feltet ikke avhaket. 34

35 Fagforeninger Dersom du har ansatte som er medlem av en fagforening må du opprette fagforeningen i Employees / Innstillinger / Fagforeninger. Klikk på "Legg til fagforening" for å legge til ny fagforening. Følgende verdier kan/må fylles ut: 35

36 Fagforeningsnummer: Fyll ut et nummer på fagforeningen dersom du ønsker å benytte dette. Fagforeningsnavn: Fyll inn navnet på fagforeningen. Adresse: Trykk på "Legg til" for å angi adressen. (Den vil fremkomme på fagforeningsrapporten) E-post: Trykk på "Legg til" for å angi e-postadresse. Telefonnummer: Trykk på "Legg til" for å angi telefonnummer. Betalingsmetode: Velg mellom "Bankfil" og "Manuell". Velges bankfil vil betalingen av fagforeningskontigenten være med i filen til Autopoay. Kontonummer: Må fylles ut dersom betalingsmetode "Bankfil" er angitt. Kid: Må fylles ut dersom betalingsmetode "Bankfil" er angitt. Gir rett til skattefradrag: Her angis om fagforeningstrekket for denne fagforeningen skal redusere de ansattes grunnlag for forskuddstrekk eller ikke. Kontingent i prosent: Skal kontingenten trekkes i prosent, fyller du inne dette her i hele tatt. For eksempel 5% er verdien 5. Minimum kontingent: Skal det ikke skal trekkes mindre enn et gitt beløp, fyller du inn denne grensen her (gjelder prosenttrekket). Maksimum kontingent: Skal det ikke skal trekkes mer enn et gitt beløp, fyller du inn denne grensen her (gjelder prosenttrekket). Fast kontigent: Skal det trekkes et fast beløp registrerer du det her. Kollektiv forsikring: Skal kollektiv forsikring være en del av fagforeningen, kan du fylle ut denne verdien her (verdien kan også overstyres på hver ansatt). Annen forsikring: Skal annen forsikring er en del av fagforeningen, kan du fylle ut denne verdien her (verdien kan også overstyres på hver ansatt). Trykk på "Forsett" og deretter på "Lagre" nederst på siden for å lagre fagforeningen. 36

37 Oppsett av kontoer og kontotyper Kontoer For å kunne kostnadsføre lønn og godtgjørelser på korrekte kontoer i regnskapet, er du avhengig av at kontoene er satt opp i Payroll, og at de er knyttet mot lønnsarter på korrekt måte. Payroll har mulighet for å benytte to typer standard kontoplan, dette har du angitt under Onboardingswizarden eller i Employees Innstillinger Selskapsinnstillinger Kontering, men du kan også legge opp egne kontoer, eller evt. legge til egne kontoer i et allerede eksisterende kontosett. Employees / Innstillinger / Kontoer Det er svært viktig at alle kontoene du skal benytte opprettes før du registrerer transaksjoner og lønn, fordi de brukes i andre sammenhenger i systemet. Blant annet benytter Payroll kontoene når du oppretter regnskapsfilen på slutten av lønnskjøringsprosessen. Dersom du har valgt å bruke ett av kontooppsettene som ligger forhåndsdefinert i systemet, vil det allerede ligge en del kontoer klare til bruk. Koblingen mot kontotypene er også forhåndsdefinert, dette kan du lese mer om under Kontotyper. Klikk på «Legg til konto» for å opprette nye kontoer. Konto: Angi ønsket kontonummer. Maksimal lengde er 40 tegn. Det er viktig at dette kontonummeret er det samme som brukes i regnskapssystemet, hvis ikke vil kontering bli feil ved overføring til regnskap. Navn: Legg inn ønsket navn på kontoen. Maksimal lengde er 60 tegn. Type konto: Angi om kontoen skal brukes for beløp, antall eller begge deler. Angi om kontoen skal knyttes til dimensjoner. Mulig valg er «Ikke tillatt», «Frivillig» eller «Obligatorisk». F.eks. vil det for enkelte bedrifter være nyttig at det alltid skal benyttes avdeling på transaksjoner knyttet til Lønn (Obligatorisk), men ikke ønskelig at transaksjoner knyttet til forskuddstrekk (Ikke tillatt). Dersom du oppretter en konto med id som starter med tallene 3-9 vil systemet automatisk foreslå «Frivillig» som innstilling for dimensjonene. Konto gyldig fra: Som standard settes gyldighetsdatoene for kontoen uten spesifikk dato. Det vil si at kontoen vil være gyldig på hvilket som helst tidspunkt. Hvis du ønsker å spesifisere en gyldighetsperiode, klikker du på «I bruk fra/til» og angir start- og/eller sluttdato. 37

38 Hvis du skal opprette flere kontoer fortløpende, huk av for «Lagre og ny» ved siden av Lagre-knappen. Når du lagrer, vil kontoen lagres, og bildet vil være klart til å registrere neste konto fortløpende. Merk! Dersom du skal benytte Visma.net Financials som regnskapssystem, MÅ alle kontoer settes opp til at dimensjonene er Valgfrie, evt. Obligatoriske. Dette er fordi Visma.net Financials krever en dimensjon på de aller fleste kontoer. Dersom kontoene ikke settes opp med Frivillig eller Obligatorisk vil regnskapsfilen til Visma.net Financials feile ved overføring og du må bokføre manuelt. 38

39 Kontotyper I visma.net dukker det opp et nytt begrep som kanskje er ukjent for de fleste. Kontotyper er en måte for å kategorisere lønnsarter på, for å kunne knytte disse mot en felles konto. Mange lønnsarter kan ha den samme kontoen (f.eks. fastlønn, timelønn, overtid osv.) og i stedet for å knytte den samme kontoen til alle disse lønnsartene, kan man knytte kontoen til en kontotype som er felles for alle disse lønnsartene. Dette vil kunne gjøre det enklere å vedlikeholde kontoregisteret siden man kan endre konto kun på kontotypen. Oppdatering av lønnsartene som er knyttet mot den aktuelle kontotypen skjer da automatisk. Figuren under illustrerer knytningen mellom lønnsarter, konto og kontotype. Employees / Innstillinger / Kontotyper Alle kontotyper må knyttes mot korrekt konto før første lønnskjøring, for å sikre at alle transaksjoner blir kontert mot korrekt konto i regnskapet. Et sett med standard kontotyper ligger allerede inne i systemet. Har kunden valgt standard kontoregister vil også kontoene automatisk bli knyttet til en kontotype. For å koble kontotypen mot korrekt konto, kan du klikke på den enkelte kontotypen. 39

40 Klikk på «Endre» for å endre innstillingene på kontotypen. Navn: Du kan endre navnet på kontotypen dersom du ønsker. Konto: Velg konto fra hovedbokskontoene som tidligere er lagt inn under Employees / Innstillinger / Kontoer. Versjon gyldig fra: Legg inn ny startdato for når versjonen skal være gjeldende dersom den skal gjelde fra en bestemt dato. Dersom den skal gjelde tilbake i tid, angir du ingen dato. Slett denne versjonen: Du kan velge å slette versjonen av kontotypen du står på. Vær obs på at dette kan medføre retroaktive endringer tilbake i tid, dersom kontotypen er benyttet. MERK! Dersom du setter endringsdato tilbake i tid, før siste lønnskjøring ble godkjent, vil dette medføre re-kalkulering av transaksjoner på regnskapsrapporten for neste lønnskjøring. Dersom du benytter knappen «Slett denne versjonen» vil kontotypen stilles tilbake til tidligere versjon, og medføre rekalkulering av transaksjoner på regnskapsrapporten for neste lønnskjøring. 40

41 Etter lagring kan du enkelt se hvilken konto som er knyttet mot den enkelte kontotypen i oversiktsbildet. NB! Dette er bare et eksempel. Her må det knyttes til kontoene som er gjeldende for bedriften. MERK! Vi anbefaler at alle kontotyper er knyttet til en hovedbokskonto selv om de ikke er i bruk, i tilfelle du begynner å bruke kontotypen på et senere tidspunkt. Konsekvensen ved at det ikke er konto på en kontotype er at regnskapsbilaget blir ufullstendig dersom du bruker en lønnsart som er knyttet mot denne kontotypen. Dersom du benytter standard kontoplan og dermed også knytning mot kontotyper, bør du se over forslaget slik at det stemmer med ditt ønske. Kontotypene 32410, og (Reisekostnader, ikke oppgavepliktig med forskjellige mva-satser) ligger uten konto selv om du har valgt standard kontoplan. Disse må derfor kobles mot en konto manuelt. 41

42 Oppsett av lønnsarter Payroll / Innstillinger / Regler / Lønnsarter Det ligger allerede et forhåndsdefinert lønnsartregister i systemet. Du bør se igjennom disse og gjøre eventuelle justeringen hvis nødvendig. Alle lønnsarter er også knyttet mot en av de forhåndsdefinerte kontotypene. NB! Dersom det skal gjøres endringer på lønnsartene, er det viktig å være obs på lønnsartgruppen som er definert. Endring av denne kan få konsekvenser for lønnskjøringen. Se nærmere beskrivelse for lønnsartgruppene under. Endre eksisterende lønnsart Payroll / Innstillinger / Regler / Lønnsarter Dersom du skal endre på en eksisterende lønnsart, markerer du denne i listen slik at du får opp informasjon om lønnsarten. Klikk deretter "Endre" nederst til høyre. Du vil få spørsmål om når du ønsker å endre lønnsarten fra. 42

43 Her er det viktig å ta et bevisst valg. Dersom du velger å benytte at endringene gjelder fra eksisterende gyldig fradato, altså "I nåværende versjon", vil Payroll rekalkulere endringene tilbake til denne datoen, og dette kan medføre feil lønn til de ansatte eller feil kontering i regnskapet ved neste lønnskjøring. I de aller fleste tilfellene bør du derfor legge inn en dato for når endringene faktisk skal gjelde fra. Vi anbefaler alltid å benytte første dato i neste kalendermåned det ikke er kjørt lønnskjøringer for enda. F.eks. dersom du er i mars måned, og ikke enda har bekreftet en lønnskjøring, kan endringsdatoen settes til Har du bekreftet en betaling allerede kan det være lurt å gjøre endringen fra neste måned, altså Opprette ny lønnsart Payroll / Innstillinger / Regler / Lønnsarter 43

44 For å opprette nye lønnsarter klikker du på knappen "Ny lønnsart" helt nederst på høyre side. Du kan deretter velge «Kopier fra eksiterende» eller «Start med blank». Vi anbefaler at du alltid kopierer en lønnsart fra en allerede eksisterende lønnsart. Her kan det lønne seg å velge en lønnsart som ligner på lønnsarten du skal opprette. Innstillinger på lønnsarten De neste punktene i denne artikkelen vil gjelde uansett om du endrer en lønnsart eller oppretter en ny. Vi gir deg her en innføring i hva de ulike fanene og innstillingene betyr. Generell informasjon På fanen Generell informasjon angir du overordnet informasjon om lønnsarten. 44

45 Nummer: Angi lønnsartnummeret du ønsker å bruke på lønnsarten. Nummeret kan endres for nye lønnsarter, eller for lønnsarter du har opprettet selv. Navn: Angi navnet du ønsker å bruke på lønnsarten. Navnet kan endres for nye lønnsarter, eller for lønnsarter du har opprettet selv. Beskrivelse: Her kan du legge til en beskrivelse av lønnsarten. Denne vises når du blant annet holder markøren over lønnsarten. Håndtering: Her kan du enten angi om lønnsarten er variabel eller datosensitiv. Datosensitiv: Dette er et nytt begrep i Payroll og betyr at transaksjonen vil ta hensyn til de datoene som brukes på transaksjonen. F.eks. kan du ha en transaksjon med beløp på 100,- pr. mnd., men startdatoen for ytelsen er angitt til midt i måneden. Det faktiske beløpet vil da bli beregnet om til 50,-. Det er kun faste lønnsarter som kan defineres som datosensitive. Variabel: Lønnsarter som har hake for «Variabel» vil kunne angis som variable transaksjoner på den enkelte ansatte i Employees. Dersom ingen av hakene settes på lønnsarten, vil den anses som fast, og kan kun legges til under faste transaksjoner på den ansatte. Skattbar inntekt: Angi om lønnsarten skal beregnes etter tabelltrekk eller prosenttrekk. Basis: Velg hvilke grunnlag lønnsarten skal være aktuell for. Brutto / til: Her velger du om lønnsarten inngår i bruttoinntekten, eller ikke. I tillegg må du angi om lønnsarten skal føre til utbetaling eller ikke. Alle lønnsarter som skal inngå i selve utbetalingen, må ha hake for «til utbetaling». F.eks. skal ikke naturalytelser ha hake for «Til utbetaling». Rapportering: Alle lønnsarter som skal rapporteres via A-meldingen må ha hake for «Rapportering til A-meldingen». Beregningsgrunnlag: Her kan du angi om lønnsarten skal danne grunnlag for videre beregning i en ny lønnsart. Dette kan du lese mer om på Visma Community, her. 45

46 Visning Under denne fanen angir du hvordan lønnsarten skal vises på f.eks. lønnsslippen til den ansatte og hvilke lønnsartgruppe den skal inngå i. Grupper: Her kan du velge hvilke grupper den aktuelle lønnsarten skal tilhøre. Lønnsartgruppe er en måte å kategorisere lønnsartene. Du må velge minst en. Mange av gruppene er for det meste bare brukt til filtrering, mens andre grupper faktisk har en funksjon. Følgende grupper er tilgjengelige: Absence: Her angis det om lønnsarten skal være tilgjengelig for Visma.net Absence. Eks på lønnsart: Fravær uten lønn, trekk i timer. Expense: Angi om lønnsarten skal genereres ut i fra reiseregningene de ansatte registrerer i Visma.net Expense. Eks på lønnsart: Bilgodtgjørelse. Inngående saldo: Alle lønnsarter som skal benyttes som inngående saldo lønnsarter, må være huket av for denne gruppen. Lønnsarten vil da automatisk bli tilgjengelig under «Inngående saldo» i transaksjonsbilde på den ansatte. Lønnsarter som har denne haken kan kodes med en lønnsbeskrivelse, men det er da svært viktig at haken for «Rapportering til A-meldingen» på fanen Generelt ikke er satt på slik at lønnsarten ikke rapporteres via A- melding. Lønnsarter satt med halen for «Inngående saldo» vil ikke fremkomme på lønnsslippen til den ansatte. Naturalytelse: Angi om lønnsarten er en naturalytelse. Eks på lønnsart: Elektronisk kommunikasjon (naturalytelse). Skatt: Her angis det om lønnsarten skal trekke skatt. Eks på lønnsart: Ekstra skattetrekk. Time: Dersom lønnsarten skal være tilgjengelig for Visma.net Time, må du sette på en hake her. Dette er typiske variable lønnsarter som genereres ut i fra timelisten den ansatte registrerer under Visma.net Time. Eks på lønnsart: Timelønn. 46

47 Betalingsregel: Angi om lønnsarten skal komme frem under bank og betaling på den ansatte. Dette feltet er ikke i bruk pr. denne versjonen. Feriepenger: Feltet er kun filtrering. Lønn: Feltet er kun filtrering. Pensjon: Her angis det om lønnsarten skal behandle pensjon, typisk OTP eller pensjonstrekk. Ellers bare i bruk til filtrering. Eks på lønnsart: Tjenestepensjon, OTP. Sykelønn: Angi om lønnsarten gjelder sykepenger. Eks på lønnsart: Sykepenger refundert av NAV. Transaksjon: Her angis det om lønnsarten skal være en transaksjon. Alle lønnsarter som skal være tilgjengelig for både faste og variable transaksjoner i «Employees» må settes opp med hake for dette valget. Eks på lønnsart: Overtid 50%. Diverse: Her angis det om lønnsarten er diverse. Pr. nåværende versjon er det ingen lønnsarter som er knyttet til den gruppen. Forskudd: Foreløpig er denne gruppen kun for filtreringsmuligheter ellers i programmet. Eks på lønnsart: Forskudd, fast. Mal: Ikke i bruk pr. denne versjonen. Rapportering: Denne brukes kun for filtrering i rapporter. De lønnsartene vi har tenkt at er mest fornuftige å vise i rapporter har blitt koblet opp mot denne gruppen. Disse filtrene i rapporter kan kunden endre selv, men vi har satt opp enkelte rapporter default kun med filter på "Rapportering". Eks på lønnsart: Bonus. System A-melding: Når du endrer tilleggsinformasjon på en transaksjon som ligger på denne gruppen, vil det bli generert en A-melding på den opprinnelige måned det er ført og ikke i nåværende måned. Gruppen følger ikke kontantprinsippet. Eks på lønnsart: Firmabil. Trekk: Dette feltet er kun i bruk for filtrering. Eks på lønnsart: Kantinetrekk. Lønnsslipp informasjon: Under dette punktet må du angi hvordan lønnsarten skal vises på lønnsslippen. Sortering for lønnsslipp: Sortering for lønnslipp indikerer hvilke område på lønnsslippen lønnsarten/transaksjonen skal vises. Sorteringsgruppen «Sum» er forhåndsdefinert og vises i fet skrift på lønnsslippen. I tilfeller hvor andre sorteringsgrupper enn «Sum» eller «Utelat fra lønnsslipp» er valgt kan du videre velge: En transaksjon pr. line: Hver transaksjon på lønnsarten vises på egen linje på lønnslippen. Vis fra- og tildatoer: Om fra- og tildatoer på transaksjonen skal vises, f.eks. dato for når timene fra Calendar gjelder. Vis tilleggsinformasjon: Om tilleggsinformasjon fra lønnsarten skal vises. Detaljer: Det kan spesifiseres om Faktor/Antall/Sats skal vises på lønnsslippen eller ikke. Beløp skal alltid vises. Det kan også angis om teksten som legges inn i feltet «Beskrivelse» på den enkelte transaksjonen skal vises på lønnsslippen. Lønnsslippkategori i mobil: Her kan du bestemme hvilken kategori resultatet for lønnsarten 47

48 skal vises under når den ansatte får lønnsslippen sin elektronisk, f.eks. i tjenesten Payslip, eller i app en Mobile Employees. Kontering Under Kontering må du velge hvordan lønnsarten skal konteres i regnskapet. Kontering: Velg om lønnsarten skal knyttes mot en kontotype, eller direkte til en konto. Det gjelder både for debet og kredit. Dersom kontotyper benyttes er det svært viktig å sjekke at det er angitt korrekt konto på kontotypen for å sikre at lønnsarten konteres mot korrekt konto i regnskapet. Kontoen vil fremkomme til høyre for kontotypen som er valgt. Dersom haken for «Bruk kontotype» ikke er satt får du mulighet til å velge en enkelt konto. Dimensjon: Det er mulig å legge inn en fast dimensjon på lønnsarten. Dette kan f.eks. være aktuelt dersom kunden bruker Visma.net Financials, og har lønnsarter som ikke skal konteres på en spesiell avdeling i disse tilfellene kan det være aktuelt å legge inn en dummy-avdeling med ID 000, men sørg for at ID en stemmer overens med dummyid en som er opprettet i Visma.net. 48

49 Innberetning A-melding På denne fanen kan du administrere hvordan lønnsarten skal rapporteres i A-meldingen, altså rapportkode lønnsbeskrivelse og fordel. Type beløp: Angi om lønnsarten f.eks. er type "Lønn", "Fradrag" eller "Forskuddstrekk". Ut ifra hva som velges her, vil aktuelle lønnsbeskrivelser bli tilgjengelige under beskrivelser. Lønnsbeskrivelse: Ut ifra hva som er angitt i Type beløp, vil aktuelle lønnsbeskrivelser bli tilgjengelige. Fordel: Angi om lønnsarten gjelder en kontantytelse, godtgjørelse eller naturalytelse. Det er kun de fordelene som er aktuelle for lønnsbeskrivelsen som er tilgjengelige. Rapporteringsperiode: Rapporteringsperioden sier noe om når lønnsarten skal rapporteres i A- meldingen. Betalt periode vil si at lønnsarten alltid rapporteres mot perioden den ansatte mottar pengene på sin bankkonto og skal benyttes for alle lønnsarter som utbetales. Opprinnelig periode vil si at lønnsarten alltid rapporteres med den perioden den tilhører og skal brukes for naturalytelser. F.eks. kan en ansatt ha mobilabonnement fra arbeidsgiver i fra og med januar, men dette legges ikke inn i Employees før i mars. Siden transaksjonsdatoen på elektronisk kommunikasjon nå legges inn med vil elektronisk kommunikasjon allikevel rapporteres på A-melding for januar, februar og mars. I lønnskjøringen for mars vil dette merkes ved at det kommer opp retroaktive A-meldinger for tidligere kalendermåneder. 49

50 Avansert På denne fanen kan du gjøre enkelte avanserte innstillinger for faktor, antall, sats og beløp på lønnsarten. Transaksjonsdata: Angi om faktor, antall, sats og beløp skal være valgfri, påkrevd eller ikke lovlig. Script: På noen av lønnsartene ligger det script som gjør at Payroll vil behandle disse lønnsartene automatisk. F.eks. vil scriptet som ligger på lønnsarten for elektronisk kommunikasjon (naturalytelse) beregnes med 366,- pr. måned automatisk når lønnsarten knyttes til en ansatt. I bildet over ligger det et script under sats som gjør at Payroll automatisk henter fastlønnen til den enkelte ansatte. Fast verdi: Angi om lønnsarten skal ha en fast verdi for faktor, antall, sats eller beløp. Starter lønnsart: Dersom noen lønnsarter skal knyttes sammen, kan du legge til en lønnsart under «Starter lønnsart». Når denne lønnsarten legges til på en ansatt, vil den da automatisk trigge inn lønnsarten angitt under «Starter lønnsart» slik at begge utbetales til den ansatte. Beregn pr.: Her angir du om lønnsarten skal beregnes pr. stilling på den ansatte, evt. pr. ansatt. Dersom du velger «Stilling» i dette feltet vil lønnsarten kunne hente informasjon fra fanen «Stilling» på den ansatte, blant annet dimensjoner. Dersom du velger «Ansatt» i dette feltet vil lønnsarten kunne hensynta at den alltid skal beregnes pr. ansatt og dermed f.eks. kun en gang pr. ansatt. Med hensyn til kostnadsføring i regnskapet anbefales det å velge «Stilling» i dette feltet. Avrundingsmetode: Angi hvilken avrunding som ønskes for lønnsarten. Avrundingsnivå: Angi hvilket avrundingsnivå som ønskes for lønnsarten. I dette tilfelle er det angitt 1 som tilsier at lønnsarten skal beregnes til hele beløp. Angis f.eks. 0,1 vil dette medføre at lønnsarten avrundes til nærmeste tiøre. Sekvensnummer: Dersom flere lønnsarter skal kobles sammen, og en lønnsart f.eks. skal danne grunnlag for beregninger i en annen lønnsart, må lønnsarten som danner grunnlaget alltid ha et lavere sekvensnummer enn lønnsarten som skal hente grunnlaget. Du kan lese mer om hvordan du kan koble lønnsarter sammen på denne måten på Visma Community, her. 50

51 Merk! Vi anbefaler ikke at scriptene blir fjernet fra en standard lønnsart. Hvis det er ønskelig å fjerne et script, bør det opprettes en ny lønnsart for så å fjerne scriptet på denne. Tilleggsinformasjon På fanen «Tilleggsinformasjon» kan du legge til tilleggsinformasjon på lønnsartene. Tilleggsinformasjon brukes for å legge til ekstra informasjon som blant annet kreves i forbindelse med innrapportering av a-meldingen. Et typisk eksempel på dette er diett eller antall passasjerer. Nå har du fått en oversikt over de standard lønnsartene som ligger i Payroll, og du har kanskje opprettet noen egendefinerte. Nå er du klar for å opprette de ansatte. 51

52 Oppsett av ansatte Ansattopplysninger Employees / Oversikt Her skal de ansatte og deres informasjon legges inn. For å komme i gang må du først klikke på «Legg til ansatt» nederst i venstre hjørne. Du vil nå få opp et nytt bilde hvor du kan registrere opplysninger om den ansatte. Fanen Ansatt inneholder alle faste opplysninger på den ansatte, mens fanen Stilling inneholder opplysninger tilknyttet det enkelte stillingen til den ansatte. Når du oppretter den ansatte for første gang må du legge inn informasjon i begge fanene før du kan lagre den ansatte. Personalia Under personalia legger du inn informasjon som navn, fødselsnummer, adresse og telefon. Ansattnummer: Legg inn ansattnummeret til den enkelte ansatte. Dersom du tidligere har benyttet et annet lønnssystem, og den ansatte har et ansattnummer fra tidligere, bør dette benyttes. Ansattnummeret kan ikke endres etter at den ansatte har blitt lagret. Fornavn/Etternavn: Legg inn den ansattes fornavn og etternavn Type identifikator: Her kan du angi mellom: fødselsnummer, D-nummer eller i internasjonalid. InternasjonalID benyttes i de tilfeller hvor den ansatte verken har fått tildelt fødselsnummer eller D-nummer. I de tilfellene hvor InternasjonalID velges må feltene som fremkommer også fylles ut. Type InternasjonalID: Her kan du velge mellom å registrere den ansatte med Pass, Social 52

53 Security nummer, Tax nummer eller Value added tax nummer. Feltet er kun tilgjengelig dersom internasjonalid velges i «Type identifikator». Land: Legg inn landet hvor den ansatte er folke registrert. Feltet er kun tilgjengelig dersom internasjonalid velges i «Type identifikator». Fødselsdato: Dette feltet fylles ut automatisk i henhold til personnummer/d-nummer, etter lagring av opplysningene. Dersom internasjonalid er valgt i «Type identifikator» må feltet oppdateres manuelt. Kjønn: Dette feltet fylles ut automatisk i henhold til personnummer/d-nummer, etter lagring av opplysningene. Dersom internasjonalid er valgt i «Type identifikator» må feltet oppdateres manuelt. Kontaktinformasjon: Disse feltene er valgfrie, men vi anbefaler at de fylles ut slik at de f.eks. fremkommer på lønnsslippen til den enkelte ansatte. Klikk på «Legg til Adresse» eller «Legg til Telefonnummer» for å legge til verdier her. E-post: For at en ansatt skal få en bruker i Visma.net må en e-post adresse registreres her. Vi anbefaler at e-post adresse legges inn fortløpende som den ansatte blir registrert. Klikk på «Legg til e-post», og legg inn informasjonen som kreves. Du kan legge til flere e-postadresser for hver ansatte, f.eks. en med e-posttype «Privat» og en med e-posttype «Arbeid». Ansettelsestype: Fyll ut ansettelsestypen til den ansatte. Pr. i dag er det kun mulig å registrere «Ansatt», men i en senere versjon vil det bli mulig å registrere f.eks. «Vikar». Skriv ut lønnsslipp: Velg om lønningsansvarlig ønsker å få mulighet til å skrive ut lønnsslippen til den ansatte, eller ikke, under modulen Payroll. Lønnskonto, type: Velg om den ansatte skal få sin utbetaling kontant eller via bankbetaling. Dersom bankbetaling velges må også bankkontonummeret til den ansatte legges inn. Kontonummer: Dersom det er valgt utbetaling via bankbetaling, må bankkontonummeret til den ansatte legges inn. Linked user data: Viser hvilken bruker den ansatte er koblet mot i admin. 53

54 Skatt Her angis opplysninger om den ansattes skattekort. Det er mulig å hente inn skattekort elektronisk fra Altinn til Payroll. Hovedarbeidsgiver: Angi om bedriften er hovedarbeidsgiver eller ikke. Dersom dette feltet hukes av vil systemet trekke etter tabellkortet til den ansatte, dersom dette er angitt. Dersom feltet ikke er haket av vil prosenten på den ansatte bli benyttet, selv om den ansatte har et tabellkort. Dette feltet blir ikke oppdatert elektronisk fra Altinn. Skatteprosent: Importerer du skattekort fra skatteetaten, blir feltet oppdatert automatisk etter innhenting av skattekortopplysninger. Det vil si at du ikke trenger å skrive noe manuelt i dette feltet. Importerer du ikke skattekortopplysninger via Altinn, vil du måtte fylle inn og vedlikeholde feltet manuelt. Vi anbefaler alltid å hente skattekortopplysninger fra Altinn, slik at du alltid har oppdaterte skattekortopplysninger på de ansatte. Skattetabell: Importerer du skattekort fra skatteetaten, blir feltet oppdatert automatisk etter innhenting av skattekortopplysninger. Det vil si at du ikke trenger å skrive noe manuelt i dette feltet. Importerer du ikke skattekortopplysninger via Altinn, vil du måtte fylle inn og vedlikeholde feltet manuelt. Vi anbefaler alltid å hente skattekortopplysninger fra Altinn, slik at du alltid har oppdaterte skattekortopplysninger på de ansatte. Frikort: Importerer du skattekort fra skatteetaten, blir feltet oppdatert automatisk til «Ja» etter innhenting av skattekortopplysninger. Frikort beløp: Importerer du skattekort fra skatteetaten, blir feltet oppdatert automatisk etter innhenting av skattekortopplysninger hvis den ansatte har en frikortsaldo. Full skatt i nov/des: Her kan du angi om den ansatte ønsker full skatt i den måneden bedriften normalt trekker halv skatt. Ønsker en av dine ansatte full skatt også i måneden det normalt kun trekkes halv skatt, huker du av i dette feltet. Innstillinger om hvilken måned som skal være gjeldende for halv skatt angis under Employees / Innstillinger / Selskapsinnstillinger / Diverse. Skal denne Skattemessig bosatt: Angi om den ansatte er skattemessig bosatt i et annet land enn Norge. 54

55 Dersom den ansatte er skattemessig bosatt i Norge, trenger du ikke oppgi noe i dette feltet. Send skattekortforespørsel: Huk av dersom du ønsker at skattekort skal hentes elektronisk på den ansatte. Vi anbefaler alltid å hente skattekortopplysninger fra Altinn, slik at du alltid har oppdaterte skattekortopplysninger på de ansatte. Skattekort ID: Verdien i dette feltet viser hvilken versjon av skattekortet som er hentet inn fra skatteetaten. Hvis lønningsansvarlig gjør en manuell endring av feltene «Skatteprosent», «Skattetabell» eller «Frikort» vil feltet bli satt til blankt. Skattekort dato: Verdien i dette feltet viser datoen for når skatteetaten genererte skattekortet til den aktuelle ansatte. Hvis et av feltene for skatt; «Skatteprosent», «Skattetabell», «Frikort», og «Frikortbeløp» endres manuelt, blir feltene «Skattekort ID» og «Skattekort dato» satt til blankt. Ved neste lønnskjøring i Payroll vil du få muligheten til å sende en skattekortforespørsel dersom alternativet «Send skattekortforespørsel» er huket av. Dato for siste endring: Verdien i dette feltet viser datoen for når den siste skattekortforespørselen ble oppdatert. Denne datoen er ikke mulig å endre. Pårørende Her kan du registrere den ansattes pårørende, f.eks. barn og ektefelle. Informasjon om barn brukes ved registrering av sykdom i Calendar, så det er viktig at denne informasjonen er fullstendig og korrekt. Klikk på «Legg til pårørende», og legg inn informasjonen som kreves. 55

56 Relasjon: Velg hvilken relasjon den pårørende har til den ansatte. Mulige valg er Barn, Ektefelle, Forelder, Samboer og Annen. Fornavn: Legg inn fornavnet til den pårørende. Etternavn: Legg inn etternavnet til den pårørende. Hovedkontakt: Dersom den pårørende er den ansattes hovedkontakt huker du av i dette feltet. Fødselsdato: Legg inn fødselsdato til den pårørende. For relasjonen «Barn» må dette feltet registreres fordi det har betydning for antall dager barns sykdom i tjenesten Calendar. Aleneforsørger: Feltet er kun tilgjengelig for relasjonen «Barn». Dersom den ansatte er aleneforsørger for barnet setter du hake her. Haken har betydning for antall dager barns sykdom den ansatte kan registrere i tjenesten Calendar. Kronisk sykt barn: Feltet er kun tilgjengelig for relasjonen «Barn». Dersom barnet til den ansatte er kronisk sykt setter du hake her. Haken har betydning for antall dager barns sykdom 56

57 den ansatte kan registrere i tjenesten Calendar. E-posttype: Dersom du ønsker å registrere e-postadresse til den pårørende legger du inn hvilken type e-post du ønsker å registrere. Mulige valg er Annen, Arbeid og Privat. E-post: Legg inn e-postadressen til den pårørende dersom dette er ønskelig. Telefontype: Dersom du ønsker å registrere telefonnummer til den pårørende legger du inn hvilken type telefonnummer du ønsker å registrere. Mulige valg er Arbeid, Mobil arbeid, Mobil privat og Privat. Telefonnummer: Legg inn telefonnummeret til den pårørende dersom dette er ønskelig. Notat: Dette er et fritekstfelt hvor du kan gjøre korte notater ang. den pårørende eller tilknytning til den ansatte. Sluttdato relasjon: Dersom relasjonen på ett tidspunkt ikke lenger skal være gyldig, kan du angi en sluttdato for relasjonen. Hvilke felter som fremkommer avhenger litt av hvilken relasjon som legges inn. Barn er den type pårørende som krever fleste felter utfylt. Rapportering Under rapportering må du angi om den ansatte er kronisk syk eller om bedriften velger å forskuttere lønn ved sykdom og annet fravær. Kronisk syk: Angi om den ansatte er kronisk syk. Dersom det settes «Ja» i dette feltet må du også angi fra og til dato. Innstillingen benyttes i Calendar i forbindelse med fraværsgrenser. Forskutterer sykdom: Angi om det skal forskutteres sykepenger eller ikke til den aktuelle ansatte. Forskutterer annet fravær: Angi om det skal forskutteres permisjonspenger eller ikke til den aktuelle ansatte. Fagforening: Dersom du ønsker å knytte en fagforening til den ansatte, klikker du «Legg til» og angir fagforeningen den ansatte skal tilknyttes. Informasjon om trekk o.l. vil hentes fra 57

58 innstillingene som er angitt på den valgte fagforeningen under Employees / Innstillinger / Fagforeninger, men du kan også velge å overstyre informasjonen pr. ansatt dersom dette er ønskelig. Bil Dersom den ansatte har avtale om firmabil, må bilen knyttes til den ansatte. Bilen må være opprettet under «Employees / Innstillinger / Bilregister» før du kan legge inn bilen på den ansatte. Klikk på «Legg til» for å legge bilen inn på den ansatte. I bruk: Her er det svært viktig å registrere datoen den ansatte får bilen til disposisjon, fordi systemet vil beregne den skattemessige fordelen for alle måneder fra og med startdatoen. Dette gjelder allikevel ikke for kalendermåneder før Visma.net Payroll tas i bruk. F.eks. har den ansatte fått firmabil fra , men systemet tas ikke i bruk før i januar 2018, og første lønnskjøring er i januar Du kan da legge inn som fradato. Systemet beregner den skattemessige fordelen fra og med januar Dersom bilen ikke tas i bruk før og systemet er i bruk fra januar 2018 skal 58

59 registreres som fradato. Dersom det legges inn fradato vil systemet beregne skattemessig fordel fra og med januar, evt. rekalkulere for tidligere kalendermåneder dersom det finnes lønnskjøringer som allerede er bekreftet. Bil: Velg blant bilene som tidligere er registrert under Employees / Innstillinger / Bilregister. Her fremkommer kun navnet og det er derfor viktig at bilen er gitt et forståelig navn slik at det enkelt kan skilles på hvilken bil som skal knyttes til den ansatte. Ved kun en bil registrert, eller en bil «tilgjengelig» vil denne bilen fremkomme automatisk. Antall kjørelengde arbeid: Dersom du med sikkerhet vet at den ansatte kjører over km. i arbeid i løpet av kalenderåret, kan du legge inn et antall over kilometer i dette feltet. Systemet vil da beregne et lavere skattemessig beløp for den ansatte. Vi anbefaler at det legges inn en lavere verdi enn kilometer inntil du mottar en elektronisk kjørebok som dokumenterer kjørelengden. Feltet kan endres senere, og vil da medføre en rekalkulering med tilbakebetaling av skatt til den ansatte. Faste trekk og utleggstrekk I denne fanen kan du legge inn faste utbetalinger til andre kontoer enn hovedkontoen til den ansatte, samt påleggs- og utleggstrekk den ansatte har. Faste trekk Dersom den ansatte f.eks. ønsker at et fast beløp skal utbetales til en sparekonto hver måned, kan du legge inn dette her. Klikk på «Legg til» for å legge til en ny konto. 59

60 I bruk: Legg inn når den nye utbetalingskontoen skal være gyldig fra. Dette bør være første dato i en kalendermåned, f.eks Kontonummer: Legg inn ønsket kontonummer utbetalingen skal utbetales til. Navn kontoinnehaver: Legg inn navn på kontoinnehaver om ønskelig. Betalingsmetode: Velg om et fast beløp eller en beløpet fra en fast lønnsart skal utbetales til den oppgitte bankkontoen. Foreløpig er kun beløp i bruk. Dersom beløp velges, må du legge inn beløpet som skal utbetales til bankkontoen i feltet som fremkommer under. Beskrivelse: Legg inn beskrivelse om ønskelig. Kid: Dersom du har en fast KID som skal oversendes sammen med betalingen kan du legge inn denne her. Stillingsopplysninger Employees / Oversikt / Aktuell ansatt / Stilling Under fanen stilling legges alle opplysninger vedr. stillingen til den ansatte opp. Dette er med andre ord opplysninger som er direkte knyttet til den stillingen den ansatte har i bedriften. Generelle detaljer Under generelle detaljer legges de aller fleste innstillingen ang. stillingen til den ansatte inn. 60

61 Stillingsnummer: Nummeret genereres automatisk av systemet når den ansatte lagres. Foreløpig kan en ansatt ha kun 1 stilling av gangen, men i senere versjoner vil det være mulig å registrere flere stillinger på samme ansatt. Hver stilling vil da få sitt eget nummer. Dersom en ansatt slutter og begynner igjen, vil personen få et nytt stillingsnummer. Stillingsnummeret starter alltid med 1 og vil alltid telles oppover med +1. Stillingsnummeret brukes også som arbeidsforholdsid ved rapportering av arbeidsforholdet via A-meldingen. Startdato: Legg inn startdatoen for når den ansatte starter i stillingen. Startdatoen for den aktuelle stillingen. Sluttdato: Når den ansatte slutter angir du siste arbeidsdag her. For ansatte som er aktive må feltet være blankt. Sluttårsak: Når den ansatte slutter kan du velge å legge inn en sluttdato for enkelt å kunne se på historikken på den ansatte. Virksomhet: Angi hvilket arbeidssted eller lokasjon den ansatte er ansatt ved. Systemet henter arbeidsstedet ut i fra tilgjengelige virksomhetsnumre som er registrert under Employees / Innstillinger / Selskapsinnstillinger / Generelt. Startdato selskap: Her legger du inn startdatoen for når den ansatte startet i bedriften første gang. Datoen er det samme som en ansiennitetsdato og er kun for egen oversikt. Sluttdato selskap: Dersom den ansatte tidligere har sluttet i selskapet, kan du legge inn sluttdatoen i dette feltet. Klikk på «Legg til» for å legge til flere tidligere perioder i selskapet om ønskelig. Arbeidsforhold: Disse opplysningene brukes i forhold til A-meldingen som rapporteres inn til myndighetene hver måned. Det er svært viktig at disse opplysningene registreres korrekt, da det ved bruk av feil opplysninger kan føre til at den ansatte for eksempel ikke får ytelser de har krav på fra NAV. Arbeidsforholdstype: Registrer arbeidsforholdstypen den ansatte er ansatt i, i henhold til arbeidskontrakt / oppdragskontrakt og kriterier gitt fra myndighetene. De resterende typene vil komme i en senere versjon av systemet. 61

62 Yrkeskode: Definer yrkeskoden til den ansatte i henhold til registeret fra SSB. Persontype: Dersom den ansatte f.eks. er norsk pendler må dette registreres her. Mulige valg er Norsk pendler, Sokkelarbeider, Utenlandsk pendler, Utenlandsk pendler med skattekort uten standardfradrag og Utlending med opphold i Norge. Faller ikke den ansatte innenfor noen av disse kategoriene skal feltet være blankt. Stillingsprosent: Den ansattes stillingsbrøk i henhold til arbeidskontrakten. I tilfeller der det ikke er angitt noen stillingsprosent for timelønnede, kan du angi 0. Timer/uke: Dette feltet oppdateres automatisk i forhold til stillingsprosenten til den ansatte og hva som er oppgitt som timer i full stilling under «Employees / Innstillinger / Selskapsinnstillinger / Diverse». Avlønningstype: Angi om den ansatte er akkordlønnet, fastlønnet, timelønnet, provisjons- /prosentlønnet eller får utbetalt honorar. Månedslønn: Legg inn månedslønn for den ansatte. Dette feltet må angis uavhengig av hva som er valgt som avlønningstype, dvs. at dersom det kun er oppgitt timelønn i arbeidskontrakten til den ansatte, må du regne deg frem til hva dette vil være i full månedslønn dersom den ansatte arbeider alle timene i en 100 % stilling. Resterende felter regnes automatisk ut av systemet. Kalkulert månedslønn vil justeres ut i fra stillingsprosenten til den ansatte. Rapportering Her må du angi hvilke kostnadsbærere lønn skal bokføres på. I tillegg må du registrere permittering på personen, dersom dette skulle være aktuelt. Permitteringer rapporteres i A- meldingen. 62

63 Dimensjoner: Alle dimensjonsdefinisjonene som er opprettet under Employees Innstillinger Dimensjonsdefinisjoner vil vises her. I nedtrekksmenyen vil alle dimensjonsverdiene angitt under de ulike dimensjonsdefinisjonene være synlige. Registrer de faste dimensjonene den ansatte er tilknyttet. MERK! Dersom du benytter Visma.net Financials må du legge inn dimensjoner i alle feltene som fremkommer i dette bildet. Grunnen til dette er at Visma.net Financials krever dimensjoner på de aller fleste kontoer. Dersom det ikke registreres noe i ett eller flere av feltene her, risikerer du at filen til Visma.net Financials feiler, og at du må bokføre manuelt. Vi anbefaler derfor at du knytter en «dummy»-dimensjon til den ansatte dersom den normalt ikke er tilknyttet en fast dimensjon i ett eller flere av feltene. Dimensjonen opprettes i Visma.net Financials og overføres til Employees automatisk. Permitteringer: For å legge til en permittering på en ansatte, klikker du på «Legg til». 63

64 Fraværstype: Settes automatisk til Permittering ID: Settes automatisk av systemet når permitteringen er lagret. Denne brukes for å identifisere den enkelte permitteringen i rapportering til myndighetene. Startdato: Angi første permitteringsdag for den ansatte. Sluttdato: Angi siste permitteringsdag for den ansatte. Fraværsprosent: Angi permitteringsprosenten til den ansatte. Nå har du vært igjennom alle opplysningene på de ansatte. Trykk «Lagre». Etter at du har nå har lagret den ansatte vil arkfanen «Transaksjoner» komme frem. Transaksjoner Etter den ansatte er lagret med påkrevde opplysninger rundt arbeidsforhold og stilling, vil du få opp en ny fane i bildet «Employees / Oversikt», på hver person. Under fanen transaksjoner kan du registrere faste og variable transaksjoner på den ansatte, i tillegg til Inngående saldo eller Hittil-verdier. Faste For å gjøre lønnskjøringen mest mulig automatisk og enkel kan du registrere inn faste transaksjoner som skal være med på hver lønnskjøring. Merk at fastlønn ikke trenger å registreres her, siden systemet automatisk legger dette til på hver ansatt i lønnskjøringen. 64

65 For å legge til en ny fast transaksjon klikk på «Legg til transaksjon» F.o.m. dato: Legg inn datoen som transaksjonen skal være gyldig fra. For mange ytelser vil det være helt nødvendig å registrere inn korrekt dato for når ytelsen skal beregnes, fordi systemet baserer seg på datostyring. F.eks. vil et fast tillegg på 5000,- avkortes ved første lønnsutbetaling, dersom du benytter en dato midt i måneden i stedet for den første datoen i måneden. Det samme gjelder også dersom du legger inn sluttdato midt i en måned. T.o.m. dato: Dersom det kun er aktuelt med en ytelse for noen måneder, kan du legge inn t.o.m. dato. Dersom det er en løpende transaksjon eller du ikke vet når sluttdato er lar du feltet ligge blankt. Skal lønnsarten avsluttes på et senere tidspunkt må du legge inn sluttdato for transaksjonen når dette er kjent. Lønnsart: Lønnsartene hentes fra Payroll. Et sett med ferdige lønnsarter ligger allerede i systemet ved oppstart. Hent opp aktuell lønnsart i dette feltet. Avhengig av hvordan 65

66 lønnsarten du velger er definert, vil det komme opp ulike felter som vil være valgfrie eller påkrevd å fylle inn, f.eks. «Beløp» eller «Antall». Merk at det er kun lønnsarten som er satt opp som faste som fremkommer i dette registreringsbilde. Dimensjoner: Dimensjonsdefinisjonene som tidligere er registrert i Employees vil fremkomme i bildet slik at du kan knytte en dimensjonsverdi til den gitte transaksjonen. Dersom ingen dimensjoner legges inn på lønnsarten vil dimensjonene oppgitt på den ansatte være gjeldende. Beskrivelse: Her kan legger du inn en beskrivelse på transaksjonen. Tips! Hvis du skal registrere flere faste lønnsarter på samme ansatt fortløpende, kan du klikke på knappen «Lagre og ny», eller Enter på tastaturet. Lønnsarten vil da lagres, og du vil få opp et tomt bilde for å kunne registrere neste lønnsart. Hvis du på et senere tidspunkt skal avslutte lønnsarten på den ansatte fordi den ansatte ikke lenger har krav på ytelsen klikker du på «Angi slutt-dato». Klikk på transaksjonen det gjelder og videre på endre. Du må da legge inn sluttdato for lønnsarten på den dagen hvor ytelsen skal stoppes for beregning. Dersom transaksjonen skulle vært avsluttet for en stund tilbake, kan til-datoen settes tilbake i tid til den datoen transaksjonen skulle stoppes for beregning. Payroll vil da rekalkulere denne lønnsarten tilbake i tid på neste lønnskjøring. Dersom ytelsen på ett tidspunkt f.eks. endrer beløp, må transaksjonen avsluttes, og ny transaksjon må opprettes. 66

67 Merk! Dersom du legger inn dagens dato for avslutning av lønnsarten, vil dette kunne medføre at systemet delberegner ytelsen frem til denne dagen. Det kan medføre avkortning i ytelsen ved utbetaling. Det er derfor viktig å angi faktisk sluttdato for ytelsen for å sikre at det blir korrekt beregnet ut i fra hva den ansatte har krav på. Skal den avsluttes på slutten av en måned, legg inn siste dag ytelsen skal være gyldig, f.eks. siste dag i kalendermåneden. Du anbefales aldri å slette en fast transaksjon fordi dette vil kunne medføre en re-kalkulering på lønnskjøringen. Dersom en transaksjon skal avsluttes skal det alltid settes sluttdato for transaksjonen. Er det allikevel registrert en fast transaksjon som aldri skulle vært registrert kan transaksjonen slettes, men vær da oppmerksom på at evt. verdier av lønnsarten som har vært med i lønnskjøringen vil trekkes tilbake. Forsøker du å legge inn en lønnsart med startdato før arbeidsforholdet til den ansatte, vil du få feilmelding, som vist under: Variable På fanen variable, kan du legge inn transaksjoner som kun skal være med på en lønnskjøring, f.eks. timelønn eller overtid. Dersom løsningen tas i bruk fullt ut, vil normalt de ansatte registrere de fleste variable transaksjoner vedr. lønn selv, i modulen time, ved å registrere antall timer i arbeid eller antall timer overtid. 67

68 Klikk på «Legg til transaksjon» nederst til høyre for å legge til en ny variabel transaksjon. Transaksjonsdato: Legg inn datoen som transaksjonen skal være gyldig fra. For enkelte ytelser vil det være helt nødvendig å registrere inn korrekt dato for når ytelsen skal beregnes fra, fordi systemet baserer seg på datostyring. Som standard vil systemet alltid foreslå første datoen i nåværende kalendermåneden. Lønnsart: Lønnsartene hentes fra Payroll. Et sett med ferdige lønnsarter ligger allerede i systemet ved oppstart. I dette bildet kan du hente opp alle lønnsarter som er lagt opp som «Variabel» og merket med lønnsartgruppen «Transaksjoner». Avhengig av hvordan lønnsarten ellers er definert, vil det komme opp ulike felter som vil være valgfrie eller påkrevd å fylle inn, f.eks. «Beløp» eller «Antall». Variable transaksjoner stopper automatisk når de har blitt benyttet i en lønnskjøring. Du trenger derfor ikke å angi en sluttdato. Dimensjonsdefinisjoner: Dimensjonsdefinisjonene som tidligere er registrert i Employees vil fremkomme i bildet slik at du kan knytte en dimensjonsverdi til den gitte transaksjonen. Dersom ingen dimensjoner legges inn på lønnsarten vil dimensjonene oppgitt på den ansatte være gjeldende dersom lønnsarten er satt opp til «Beregn pr. Stilling». Dersom lønnsarten er 68

69 satt opp til «Beregn pr. Ansatt» må du alltid angi dimensjonsverdier for å sørge for at transaksjonen kostnadsføres på en dimensjon. Beskrivelse: Her kan du legge inn en beskrivelse. Dersom lønnsarten er satt opp med hake for «Vis tekst fra transaksjon» vil teksten fremkomme på lønnslippen til den ansatte. Tips! For å kunne se hvilke lønnsarter og transaksjoner som gjelder for en lønnskjøring, kan du gjøre utvalg på fra dato og til dato for den aktuelle måneden. Du kan også sortere på transaksjoner som er utbetalt eller ikke utbetalt, samt alle transaksjoner. Velger du alle transaksjoner vil du også se de transaksjonene som evt. er slettet og mest sannsynlig har ført til en rekalkulering på en av lønnskjøringene dine. Ikke utbetalt: Denne statusen viser alt som ikke er utbetalt til den ansatte. Den viser også hvis det er korrigert på en variabel transaksjon hvor korrigeringen enda ikke er utbetalt. Utbetalt: Denne statusen vil vise alle variable transaksjoner som er utbetalt til den ansatte. Denne statusen vil også vise det som er korrigert hvor korrigeringen har vært med i en lønnskjøring. Alle: Statusen "alle" viser alle variable transaksjoner som er tilknyttet den ansatte. Dette gjelder også det som ikke er utbetalt og utbetalt. Statusen vil også vise om det er noen transaksjoner som er slettet. 69

70 Inngående saldo På denne fanen kan du håndtere inngående saldo. For eksempel kan du legge til inngående saldo fra et tidligere brukt system eller legge til feriepenger som er opptjent forrige inntektsår. For å opprette nye inngående saldoer, klikk på «Legg til inngående saldo». Datoen blir automatisk satt til den 1. i inneværende kalendermåned, men denne kan endres til hvilken som helst dato etter startdatoen til den ansatte. Transaksjonsdato: Legg inn datoen som transaksjonen skal være gyldig fra. Skal du legge inn f.eks. feriepenger som er opptjent forrige inntektsår, anbefaler vi å bruke inneværende år som dato. Lønnsart: Lønnsartene hentes fra Payroll. Et sett med ferdige lønnsarter ligger allerede i 70

71 systemet ved oppstart. I dette bildet kan du hente opp alle lønnsarter som er merket med lønnsartgruppen «Inngående saldo». Avhengig av hvordan lønnsarten ellers er definert, vil det komme opp ulike felter som vil være valgfrie eller påkrevd å fylle inn, f.eks. «Beløp» eller «Antall». Lønnsartene tilgjengelig for inngående saldo: IS Bruttolønn brukes for all bruttolønn utbetalt i inneværende år. IS Forskuddstrekk brukes for all forskuddstrekk trukket i inneværende år. IS Kilometergodtgjørelse, antall kilometer brukes for utbetalt kilometergodtgjørelse inneværende år. Lønnsarten har betydning for grensen mellom høy og lav sats dersom dere benytter statens satser. IS Elektronisk kommunikasjon brukes for hele det skattemessige beløpet den ansatte har fått ang. elektronisk kommunikasjon inneværende år. Lønnsarten er av betydning for når den ansatte passerer skattepliktig grense. IS Avsatte feriepenger ordinære, fjoråret brukes for ordinære feriepenger som er opptjent tidligere år, og som skal utbetales i inneværende år. IS Avsatte feriepenger ekstra uke, fjoråret - brukes for feriepenger for personer f.o.m. 59 år, som er opptjent tidligere år, og som skal utbetales i inneværende år. IS Avsatte feriepenger ordinære, årets brukes for feriepenger opptjent i inneværende år og som skal utbetales neste år. IS Avsatte feriepenger ekstra uke, årets - brukes for feriepenger for personer over 59 år, opptjent i inneværende år og som skal utbetales neste år. Dimensjonsdefinisjoner: Dimensjonsdefinisjonene som tidligere er registrert i Employees vil fremkomme i bildet slik at du kan knytte en dimensjonsverdi til den gitte transaksjonen. Dersom ingen dimensjoner legges inn på lønnsarten vil dimensjonene oppgitt på den ansatte være gjeldende. Beskrivelse: Her kan du legge inn en beskrivelse om ønskelig. 71 Merk! For å sørge for korrekt behandling av skattemessige sjablonbeløp er det spesielt viktig å legge inn inngående saldo for Elektronisk kommunikasjon dersom det er benyttet et annet lønnssystem i deler av kalenderåret. Videre er det svært viktig å legge inn inngående saldo for feriepenger, for å sørge for korrekt behandling av feriepenger når disse skal utbetales. Merk! Ikke alle inngående saldoer vises på lønnslippen enda. Dette kommer i en senere versjon av Visma.net Payroll. Inngående saldoer vises som standard ikke på sammenstillingsoppgaven til de ansatte. Dersom det allikevel ønskes at inngående saldo skal vises på sammenstillingsoppgaven, må det opprettes flere lønnsarter for Inngående saldo, hvor det også legges inn lønnsbeskrivelse og fordel for hver av ytelsene. Det anbefales da å benytte sammenstillingsoppgave fra tidligere år for å legge inn inngående saldo i Visma.net Payroll, fordi lønnslippen ikke sier noe om hvordan hver enkelt lønnsart er innrapportert.

72 Hvordan opprette den ansatte som bruker For at ansatte skal få tilgang til Visma.net tjenestene må det lages en bruker for hver ansatt. Når dette er gjort, vil den ansatte få tilgang til Calendar, Expense og Payslip. Calendar er tjenesten hvor den ansatte registrerer sine timer og sitt fravær. Expense er reiseregningsmodulen i Visma.net hvor den ansatte kan registrere reiseregninger og utlegg, og Payslip er der den ansatte kan se lønnsslippen sin. Den ansatte kan også laste ned app en som heter «Employees» for å se lønnsslippen, og registrere timer og fravær. Før du kan opprette bruker, må du påse at det er fylt inn en e-postadresse til den ansatte under Employees / Oversikt / Ansatt / Personalia. Når du har lagret epostadressen, får du opp knappen «Lag bruker» tilgjengelig nederst i bildet. 72

73 Når du har laget bruker på den ansatte motta en epost med beskjed om å aktivere brukeren sin. Den ansatte vil bli tildelt følgende roller automatisk: Absence User Time User Expense Regular User Web Payslip User Mobile Payslip User Etter at brukeren er aktivert, kan den ansatte logge seg på Visma.net og får da tilgang til disse tjenestene Calendar, Expense og Payslip. Det anbefales at alle tjenestene er satt opp før du trykker på «Lag bruker» på de ansatte! Merk! Dersom du har lagt inn flere epostadresser på den ansatte, f.eks. privat og arbeid, får du valg om hvilken epostadresse du vil opprette brukeren på. 73

74 Visma.net Calendar Calendar er delt opp i to tjenester, Absence og Time. Absence håndterer fraværet, mens Time håndterer timelister de ansatte skal levere. Begge tjenestene ligger under fanen Calendar i Visma.net, dvs. at både den ansatte og leder vil kun se valget Calendar. Tjenesten gir de ansatte og leder full oversikt over registrerte timer og fravær. Ansatte får tilgang til tjenesten ved å logge seg på Visma.net eller bruke app en Employees, og kan selv registrere timer, fravær og ferie. Alle registreringene blir kontrollert mot turnus og fravær som allerede er registrert på den ansatte, og at registreringene er innenfor gjeldende lover og regler. Godkjenningsprosedyre Godkjenningsprosessen i Calendar sier noe om flyten i godkjenningsprosessen når en ansatte legger inn arbeidstid eller fravær. Det ligger to ulike typer godkjenningsprosesser i Calendar. Du kan allerede i Onboardingswizarden sette opp hvilken type som skal brukes. Calendar / Innstillinger / Selskapsinnstillinger Under selskapsinnstillinger velger du hvordan registrereringer for Absence og Time skal godkjennes. Her får du først og fremst oversikt over hvordan den valgte prosessen fungerer, og kan endre den om ønskelig. Hvis du ønsker å endre prosessen, klikker du på «Endre nederst til høyre. Velg så den prosessen du ønsker å benytte og lagre. Overføring av registreringer til lønnsberegning: Her velger du hvordan registreringer skal overføres til lønn. Du har to valg: Registrering Lønnsberegnes: Dersom dette valget aktiveres, vil alle registreringer gå direkte 74

75 fra registrering til lønnsutbetaling, dvs. at det ikke trenger å godkjennes verken av ansatt eller av leder. Registreringer som f.eks. ferie anses som fraværssøknader, og vil allikevel måtte godkjennes av leder før de er fullstendig registrert. Dette valget anbefales ikke, og bør heller ikke brukes dersom du skal benytte timeregistreringer i Calendar. Registering Periodens registreringer er ferdige (ansatt) Perioden er godkjent av (admin/leder) Lønnsberegnes: Denne alternativet medfører at de ansatte må bekrefte sin periode, og videre at leder må godkjenne samme periode. Dette valget bør være aktivert dersom timeregistringer skal benyttes. Her vil lønningsansvarlig få mer kontroll over hva som blir godkjent i perioden. Innstillinger for ferie Calendar / Innstillinger / Selskapsinnstillinger Under selskapsinnstillinger velger du standard ferieavtale for bedriften. Standard ferieavtale: Her kan du velge hvilken ferieavtale som skal ligge standard for bedriften. Hvilke avtaler som er tilgjengelige avhenger av hvilke avtaler som legges inn under Calendar / Innstillinger / Ferie. 75

76 Calendar / Innstillinger / Ferie / Ferieavtale Alle ansatte må være knyttet til en ferieavtale. Under «Ferieavtaler» ligger det to standard avtaler som er 12 % og 10,2 %. Når du klikker på ferieavtalen på f.eks. «Norge 12%» får du opp denne oversikten: Ferieavtalene som ligger forhåndsdefinert i systemet kan delvis endres, eller det kan opprettes en ny ferieavtale. Merk at dersom ferieavtalen skal endres etter systemet er tatt i bruk, kan det være lurt å opprette en ny ferieavtale. 76

77 Endre standard ferieavtale Calendar / Innstillinger / Ferie / Ferieavtale Dersom du ønsker å endre en standard ferieavtale markerer du avtalen og klikker på «Endre». Du vil få spørsmål om det skal endre i ny versjon eller nåværende versjon. Hvis du ikke har tatt i bruk systemet før man skal endre på en ferieavtale så kan du velge "I nåværende versjon". Hvis systemet er tatt i bruk bør du velge "I ny versjon fra" og legge inn datoen endringene gjelder fra. Merk at dersom ferieavtalen skal endres etter systemet er tatt i bruk, kan det være lurt å opprette en ny ferieavtale. Det er ikke mulig å endre på alle feltene på de ferieavtalene. Se beskrivelse av alle feltene under «Oppsett av ferieavtalen». 77

78 Opprette ny ferieavtale Calendar / Innstillinger / Ferie / Ferieavtale Ønsker du å opprette en ny ferieavtale klikker du på «Legg til ferieavtale». Du får da opp et nytt bilde med mulighet til å kopiere en av de eksisterende ferieavtalene. Muligheten til å «Starte med blank» er foreløpig ikke tilgjengelig i denne versjonen. Velg hvilken ferieavtale du ønsker å ta utgangspunkt i og klikk «Lage». 78

79 Oppsett av ferieavtalen Calendar / Innstillinger / Ferie / Ferieavtale De neste punktene i denne artikkelen vil gjelde uansett om du endrer en ferieavtale eller oppretter en ny. Vi gir deg her en innføring i hva de ulike fanene og innstillingene betyr. Vanlig Navn: Legg inn ønsket navn på ferieavtalen Ferietype: Feltet angir hvordan ferieavtalen beregnes. Feltet er ikke mulig å endre. Ferieåret starter i: I dette feltet er det angitt hvilken kalendermåned ferieåret starter med. Feltet er ikke mulig å endre. Ordinære dager: I dette feltet er det angitt hvor mange feriedager som inngår som ordinære feriedager pr. ferieår. Feltet er ikke mulig å endre. Feriepengeprosent: I dette feltet er det angitt hvilken prosent som brukes for beregning av feriepenger. Feltet er ikke mulig å endre. Dager per uke: Velg hvilken faktor som skal benyttes for beregning av trekk i lønn for ferie. Utbetalingsmåned for fastlønnede: Velg hvilken måned du ønsker utbetaling av feriepenger og trekk i lønn for ferie. Utbetalingsmåned for timelønnede: Velg hvilken måned du ønsker utbetaling av feriepenger. Ferietrekk for fastlønnede?: Velg om du ønsker full trekk i lønn for ferie når feriepengene utbetales, eller om du ønsker at ferien skal trekkes fortløpende. Foreløpig er kun det kun mulig å benytte full trekk ved utbetaling av feriepenger. 79

80 Aldersbestemt ferie: velg hvilken måned du ønsker utbetaling av feriepenger og trekk i lønn for ferie. Ekstra uke fra alder: Feltet gir informasjon om når den ansatte får tildelt en ekstra ferieuke. Feltet er ikke mulig å endre. Antall dager ekstra uke: I dette feltet er det angitt hvor mange ekstra feriedager som er inkludert i den ekstra ferieuken. Feltet er ikke mulig å endre. Feriepengeprosent ekstra uke: Feltet gir informasjon om hvilken feriepengeprosent som brukes for beregning av feriepenger for den ekstra ferieuken. Feltet er ikke mulig å endre. Beregning av feriepenger: velg om du ønsker full opptjening av feriepenger, eller at ferieopptjeningen skal stoppe når grunnlaget for feriepenger når 6G. Håndtering av feriedager Grense for ubetalte dager: Angir hvilken måned som en grensen for når den ansatte skal få tildelt full ferie, eller lavere antall feriedager iht. ferieloven. Feltet er ikke mulig å endre. Ubetalte dager før grensen: Antall ubetalte dager den ansatte får tildelt før grensen for ubetalte dager. Feltet er ikke mulig å endre. Ubetalte dager etter grensen: Antall ubetalte dager den ansatte får tildelt etter grensen for ubetalte dager. Feltet er ikke mulig å endre. Maks forskuddsdager: velg hvor mange dager som maks skal kunne tas på forskudd. 80

81 Ferielønnsavregning Fanen inneholder akkumulatorer for ulike typer feriedager. Vi går ikke gjennom de ulike feltene fordi de ikke er mulig å endres, og skal heller ikke kunne endres pga. funksjonaliteten i systemet. Sluttoppgjør 81

82 Fanen inneholder akkumulatorer vedr. sluttoppgjør for ulike typer feriedager. Vi går ikke gjennom de ulike feltene fordi de ikke er mulig å endres, og skal heller ikke kunne endres pga. funksjonaliteten i systemet. Knytte ferieavtale til den ansatte Calendar / Innstillinger / Innstillinger ansatt / Ferie Når standard ferieavtale er valg er det denne som blir lagt til på alle ansatte. Dersom du har opprettet en ny ferieavtale som skal knyttes til en eller flere ansatte, må denne derfor nå knyttes til disse ansatte. Klikk på den aktuelle ansatte i listen. Du vil da få opp et nytt bilde. 82

83 Klikk på «Endre» for å endre ferieavtalen til den ansatte. Velg om du ønsker å knytte den nye ferieavtalen til den ansatte fra en gitt dato, eller om denne skal være gjeldende også tilbake i tid. Hvis du ikke har tatt i bruk systemet før man skal endre ferieavtalen kan du velge "I nåværende versjon". Hvis systemet er tatt i bruk bør du velge "I ny versjon fra" og legge inn datoen endringene gjelder fra, med mindre den faktisk skal ha tilbakevirkende kraft. Dersom «I nåværende versjon» velges vil dette kunne medføre rekalkuleringer på ferieberegning tilbake i tid. 83

84 Dersom du velger «I nåværende versjon» og versjonen er brukt i systemet tidligere, vil du varselet som vist over. Dette vil kunne medføre rekalkuleringer. Du kan nå endre ferieavtalen i feltet ferieavtale. 84

85 Arbeidstids- og fraværskoder Når en ansatt skal registrere i kalenderen, vil mulige valg være arbeidstid og fravær. Hvilke alternativer som kommer opp avhenger av hvilke koder for arbeidstid og fravær som ligger i systemet. Calendar / Innstillinger / Koder Under koder finner du de forskjellige standard kodene du kan gjøre registrering på. Du kan velge å gjøre utvalg på venstre side for å se hvilke koder som gjelder for hvilken type registrering. Alle koder som f.eks. ligger under utvalget Arbeidstid er tilgjengelig for registrering av arbeidstid for den enkelte ansatte. Hver kode har forskjellige oppsett. De forhåndsdefinerte kodene som ligger i Calendar er ikke mulig å endre på. Du kan se nærmere på en kode ved å klikke på den i listen. 85

86 Hvordan opprette en ny kode for arbeidstid? Du kan velge å opprette ny fraværskoder dersom dette er ønskelig. For å opprette en ny kode trykker du på «Legg til kode». Vi anbefaler at du velger «Kopiere fra eksisterende» og velger en kode som er tilnærmet lik som mal. Alternativet «Start med blankt» er per nå ikke mulig å velge i denne løsningen. Marker koden du ønsker å kopiere fra, og klikk «Lage». 86

87 Vanlig Navn: Gi den nye arbeidstidskoden en passende navn. Kortnavn: Gi den nye arbeidstidskoden et kode på tre bokstaver. Type: Feltet fylles ut automatisk ut i fra om du har valgt å opprette en arbeidstidskode eller fraværskode. Anse som: Feltet fylles ut automatisk ut i fra om du har valgt å opprette en arbeidstidskode eller fraværskode. Det er ikke mulig å endre dette feltet fordi det er forhåndsdefinert ut i fra hvilken type kode som er kopiert. Mulig å registrere: Her velger du når koden skal være mulig å registrere. Foreløpig har ikke feltet stor betydning, men ettersom nye funksjoner vil bli tilgjengelig i Calendar vil dette feltet avgjøre når den ansatte kan benytte arbeidstidskoden. Feltet er allikevel av betydning for videre innstillinger av arbeidstidskoden. Mulig å registrere i prosent: Huk av dersom arbeidstidskoden skal være mulig å registrere i prosent. Valget er lite aktuelt for arbeidstidskoder. Mulig å registrere i timer: Huk av dersom arbeidstidskoden skal være mulig å registrere i antall timer. Bare gyldig for del av dag: Huk av dersom arbeidstidskoden kun er gyldig for en del av dagen. Bare gyldig for hel dag: Huk av dersom arbeidstidskoden kun er gyldig for en hel dag. En kommentar er obligatorisk: Huk av dersom den ansatte må legge inn en kommentar ved registrering av arbeidstidskoden. Anse som fraværssøknad: Dette feltet er i utgangspunktet kun i bruk for fraværskoder. Sjekk minimum ansettelsestid før koden kan benyttes: Dette feltet er i utgangspunktet kun i bruk for fraværskoder. Behandle flere stillinger sammen: Dette feltet er i utgangspunktet kun i bruk for fraværskoder. 87

88 Terskel Kontroll av terskel: I nåværende versjon er det kun mulig å legge inn «Tilfelle» i dette feltet. Deling av terskel: Feltet er ikke mulig å endre og er heller ikke i bruk for arbeidstidskoder. Reduser ekstra arbeidstillegg: Feltet er ikke i bruk for arbeidstidskoder i nåværende versjon. Type kontroll: Legg inn hvilken lønnsart som skal genereres i Payroll når arbeidstidskoden benyttes. Legg også inn hvilken enhet som skal benyttes på lønnsarten. Det er også mulig å legge til flere koder som skal genereres sammen, men i nåværende versjon er det kun aktuelt å bruke kontrollen «generer alltid» ved bruk av denne funksjonen. Fanene «Del av dag» og «Hel måned» er foreløpig ikke i bruk. Merk! Det er ikke mulig å legge til en arbeidstidskode med Enhet på lønnsrt lik «arbeidsdag». Dette vil føre til en feilmelding når den ansatte forsøker å benytte koden for registrering. 88

89 Hvordan opprette en ny kode for fravær? Innstillingene for fraværskodene avhenger av hva slags type fravær det gjelder. F.eks. har koden Sykt Barn har følgende faner: Under fanen Vanlig får du en oversikt oppsettet og hvordan alternativer for registreringen på denne koden. Under fanen Terskel finner du hvilke lønnsarter fraværskoden skal føres på i Visma.net Payroll. Disse hentes fra Payroll ut i fra de lønnsartene som er satt opp med gruppen «Fravær» og er ikke mulig å overstyre. Ønsker du egne lønnsarter på kodene, må egne fraværskoder opprettes. På koden Sykt barn har du i tillegg en fane som heter Grenser. Her ligger de ulike lovmessige grensene som gjelder for reglene ved sykt barn. Under fanen Rapporter angir du hvilke rapporter denne koden skal inkluderes i. For eksempel har fraværskoden «Permisjon» hake for «Rapportert i A-melding». Når den ansatte registrerer en permisjon vil denne automatisk rapporteres i A-meldingen. På koden Syk har du en egen arkfane som heter Egenmelding. 89

90 Her kan du se standard lovmessige regler. Dersom det er definert IA-bedrift under Employees / Selskapsinnstillinger / Generelt vil også «Maks antall tilfeller» og «Maks antall dager pr. tilfelle» oppdateres her automatisk i henhold til reglene rundt dette. Fanen terskel inneholder blant annet informasjon om hvilken lønnsart som brukes ved registrering av koden: På koden Syk ligger det flere ulike lønnsarter. Hvilken som brukes avhenger av hvordan den ansatte er registrert under Employees / Oversikt / Aktuell ansatt / Ansatt / Rapportering. 90

91 Innstillinger for arbeidstid For at beregning av timer og dager skal blir korrekt for den ansatte er det viktig at det settes opp korrekte innstillinger for arbeidstid i systemet. Dette gjelder innstillinger for bedriften samlet, og for den enkelte ansatte. Noen av innstillingene angitt under er allerede definert i Onboardingswizarden, men innstillinger for den enkelte ansatte må legges opp etter at den ansatte er registrert i systemet. Helligdager Calendar / Innstillinger / Helligdager Disse verdiene settes allerede i Onboardingswizarden, men kan også endres her. Klikk på den aktuelle dagen og videre på «Endre» nederst i høyre hjørne. Velg så om dagen skal være «ingen arbeidsdag» eller «normal dag». F.eks. kan man endre nyttårsaften til «ingen arbeidsdag» dersom det er vanlig å ha fri denne dagen. Arbeidsplan Calendar / Innstillinger / Arbeidsplan / Arbeidsplan mal Arbeidsplan er arbeidstiden til de ansatte. Det ligger to standarder arbeidsplaner i systemet disse er ikke mulige å endre. «Fulltid normal arbeidstid» legges til på alle ansatte som har en 100% stilling, og henter timene definert i Employees / Innstillinger / Selskapsinnstillinger / Diverse. «Null arbeidstid» legges til på alle ansatte som er registrert med en lavere stillingsprosent enn 100%. Ved å trykke på arbeidstidsordningen får du opp to faner; Arbeidsplan mal og Ansatte. Under «Arbeidssyklus» ser du informasjonen om arbeidstiden per dag og summert for uken for 91

92 den valgte turnusen. Under «Ansatte» får du en oversikt over hvilke ansatte som er tilknyttet denne turnusen. Du kan også se hvilken arbeidsplan hver enkelt ansatt er registrert med under Calendar / Innstillinger / Arbeidsplan / Ansatte. 92

93 Hvordan endre arbeidstidsplan på en ansatt? Calendar / Registrering Du endrer turnus eller oppretter nye turnuser ved å gå i kalenderen til den ansatte under Calendar / Registrering. Marker den ansatte i oversikten til venstre og klikk på første dag arbeidsplanen skal være gjeldende. Gå videre til fanen Administrasjon og klikk på Arbeidsplan. Du vil nå få opp den gjeldende arbeidsplanen til den ansatte, på den valgte datoen i kalenderen. For å endre arbeidsplanen klikker du på Endre. Klikk videre på «Legg til ny turnus»: 93

94 Når du skal lage en ny turnus, må du først angi nytt navn. Dagen som er markert med «Start her» er dagen du klikket på i kalenderen, og den dagen i uken hvor arbeidsplanen vil starte. Timene kan skrives inn på flere måter, blant annet som f.eks. 7,5 / 7:30. Det viktige her er at totalen for uken blir det samme som arbeidstiden som er angitt under Employees / Oversikt / Aktuell ansatt / Stilling / Rapportering. 94

95 Hvis det er avvik mellom arbeidstiden i Employees og turnusen, vil du få opp følgende varsel: Legge til flere ukesykluser i arbeidsplanen Det er også mulig å legge til flere ukesykluser hvis man jobber forskjellige timer fra uke til uke ved å trykke på «Legg en uke»: Det er da gjennomsnittet av de valgte ukene som må være lik arbeidstiden til den ansatte. 95

96 Du kan lage en arbeidstidsordning som er utenfor arbeidstiden i kontrakten, da vil du få denne meldingen ved lagring: Hvis turnusen i kalenderen ikke samsvarer med arbeidstiden oppgitt i Employees på den ansatte, f.eks. at turnusen er lagt opp med virkning fra før startdatoen på den ansatte, vil du få opp følgende varsel i kalenderen: Justere arbeidstimer Calendar / Registrering Du har også mulighet til å justere arbeidstimene på spesifikke dager som ikke påvirker turnusen. Klikk på en dag i kalenderen, gå til fanen Administrasjon og velg Juster arbeidstimer. Legg deretter inn et annet timeantall. Du kan også markere flere dager etter hverandre ved å klikke på første dag i kalenderen og dra markøren bortover til siste dag. 96

97 Skjule arbeidstidskoder på ansatte Arbeidstidskoder er koder for hva slags type ytelse som skal utbetales for arbeidstimene til den ansatte, f.eks. timelønn eller overtid. Som standard har alle ansatte mulighet til å registrere alle arbeidstidskodene som finnes i lønnssystemet. Du kan velge å endre på dette om ønskelig, slik at noen eller alle ansatte kun får opp enkelte arbeidstidskoder ved registrering i Calendar. Sette opp arbeidstidsordning Det første som må gjøres, er å sette opp regler for hvilke koder som skal vises og ikke. Det opprettes så mange arbeidstidsordninger du ønsker, men du kan kun knytte en arbeidstidsordning til hver ansatt. Calendar Innstillinger Oppsett timekoder Arbeidstidsordning Klikk på Legg til Arbeidstidsordning for å legge til en ny regel for hvilke koder som skal vises og ikke. Første gang du oppretter regler for arbeidstidskoder, må du velge alternativet Start med blank. Dersom du skal opprette flere regler, kan du senere velge å kopiere den regelen du allerede har opprettet om ønskelig. I boksen for Valgte koder, på venstre side, ligger de arbeidstidskodene som er tilgjengelig for registrering nå. Marker de kodene du ikke ønsker skal kunne benyttes for registrering og klikk på pil mot høyre. 97

98 De markerte kodene legger seg da over i boksen Tilgjengelige koder. Det er da disse kodene som blir skjult for den ansatte ved registrering i Calendar. Lagre når alle de ønskede kodene ligger under Tilgjengelige koder. 98

99 Knytte ansatte til arbeidstidsordningen Calendar Innstillinger Innstillinger ansatt Tidsavtale Når du har opprettet arbeidstidsordningen, må du definere hvilke ansatte som skal knyttes til hvilken regel. Klikk på den ansatte i listen og velg Endre. Legg inn ordningen den ansatte skal knyttes til og lagre. Administrator kan fortsatt registrere alle kodene i Calender på den ansatte. Den ansatte vil imidlertid kun se de kodene som er satt opp som Valgte koder i arbeidstidsordningen. 99

100 Hvordan registrere fravær? Calendar / Registrering Du kan velge å vise kalenderen på to måter; måned visning og uke visning. Dette gjøres øverst i kalenderen. Når du klikker i kalenderen for å registrere fravær eller timer, får du opp flere ikoner å velge mellom. Under menyen «Ikke på jobb» finner du kodene for fravær markert i oransje og de tre første du får opp er de tre mest brukte: 100

101 Du kan registrere flere dager sammenhengende ved å dra markøren over flere dager. Du kan også flytte registrert fravær fra en dag til en annen ved å klikke på selve registreringen og flytte den til en annen dag/periode. Hva som kreves utfylt på de ulike kodene er angitt på selve koden under Calendar / Innstillinger / Koder. Dette vises i registreringsbildet for fraværet med en *. Merk! For å få muligheten til å registrere «Sykt barn» så må barnet være registrert under «Pårørende» på den ansatte i Employees. Avhengig av hvilken kode du velger, kan du i tillegg se informasjon på selve koden. F.eks. vil du på koden ferie se feriesaldoen til den ansatte: 101

102 102

103 Godkjenne fraværssøknader Calendar / Fraværssøknad Menyvalget «Fraværssøknad» kan benyttes til godkjenning av fraværssøknader. Man kan velge å bruke bare rutinen for godkjenning av fraværssøknader, bare bruke Approval eller begge delene om hverandre. En fraværssøknad er tilgjengelig for brukere med rollen Absence Manager, men for å kunne godkjenne må brukeren også ha rollen Absence approver, i tillegg til å være opprettet i arbeidsflyten i Approval. Brukere med rollen Absence manager ser kun de ansatte du er satt opp som leder for i Approval og kun de som har fraværssøknader. Altså det er først når brukerne registrerer en søknad at den ansatte dukker opp her. Brukere med rollen Absence administrator har tilgang til å se alle de ansatte sine fraværssøknader. Ved å klikke på tannhjulet øverst til høyre kan du velge hvilke statuser som skal vises: Du kan også velge om du vil vise fraværssøknadene i Timer, Dager, Uker eller Måneder: I menyen til høyre kan du velge å godkjenne hver og en fraværssøknad eller du kan velge knappen «Godkjenn alle» for å godkjenne alle samtidig. 103

104 Knappen «Godkjenn» vil godkjenne alle markerte dager. Du kan også velge å avvise fraværet i dette bildet. Når en dag blir avvist må det i tillegg fylles ut en kommentar fra lederen til den ansatte. Merk! I nåværende versjon får ikke den ansatte noe varsel om godkjenner avviser fraværsforespørselen. Godkjenner du et fravær i bildet «Fraværssøknad» vil du kunne finne denne igjen i modulen Approval under Dokumentoversikt. 104

105 Fraværsrapporter Calendar / Rapport Det er kun en rapport tilgjengelig for utskrift for HRM løsningen; «Refunderbart fravær». Flere utskiftbare rapporter vil komme i senere versjoner. Denne rapporten viser en oversikt over hvilket fravær man kan kreve å få refundert fra NAV og kan tas ut av en administrator. Calendar / Ferieberegning Under denne fanen vil du finne Ferieberegninger basert på innstillingene fra ferieavtalen og fra den enkelte ansatte sin informasjon. Ved å klikke på en av de ansatte, vil du få opp mer detaljert informasjon om hvor mange feriedager den ansatte har til gode. 105

106 For ansatte som registreres i nåværende år eller i løpet av året vil feriedagene vises som «Resterende feriedager». Til neste år (2019) vil feriesaldoen til den ansatte vises som «Ordinære feriedager». Resterende dager vil si dager den ansatte kan avvikle, men som den ansatte ikke trekkes for. Dersom du registrerer ansatte i systemet før ferieavregningen, og de ansatte skal trekkes for ferien i Payroll, må du flytte dagene fra «resterende dager» til «ordinære dager». Klikk på «Endre» og flytt dagene som skal trekkes opp til feltet «ordinære dager». 106

107 Hvordan registrere timer? Calendar / Registrering Når timer skal registreres klikker du på aktuell dag i kalenderen, på samme måte som når du registrerer timer. Alle kodene som har med Arbeidstid å gjøre vil vises under «På jobb», og er markert med grønn farge. Hvilke valg som kommer opp for mulig registrering avhenger av hvordan den ansatte er definert iht. arbeidstid og avlønningstype. Kodene for Arbeidstid kan registreres på dimensjoner. Dimensjonene hentes fra Visma.net Employees. Velg korrekt dimensjon i nedtrekklisten. 107

108 Tips! Ved registrering av mer arbeidstid, kan du sette på hake for «Registrere mer» nederst i bildet. Når du lagrer en registrering blankes opplysningene ut og du kan fortsette med neste registrering på samme ansatt. Arbeidstiden vil bli markert i grønt i kalenderen, og for å se mer detaljer om registreringen kan du holde markøren over «i» symbolet: 108

109 Hvordan godkjenne timer? Godkjenning av timer gjøres i Approval. For at timene skal bli sendt til Approval minner vi om at godkjenningsflyten må settes opp slik bildet under viser: Calendar / Registrering Den ansatte må bekrefte sin periode for å gi et signal til sin leder at det ikke kommer flere registreringer. Dette gjøres ved at den ansatte klikker på en dato i kalenderen (f.eks. siste dagen i måneden) og velger å bekrefte: Kalenderen markeres med en oransje strek dette indikerer at den ansatte selv har bekreftet og godkjent perioden. 109

110 Det er først når den ansatte har bekreftet perioden sin at timene blir sendt til godkjenning i Approval. Leder/lønningsansvarlig kan også bekrefte perioden på vegne av den ansatte. Når timene er godkjent i Approval vil kalenderen til den ansatte få en grønn strek som viser at perioden er godkjent. Etter at timene er godkjent i Approval, vil informasjonen bli sendt videre til den åpne lønnskjøringen i Payroll. Det vil ikke være mulig for bruker å registrere / endre timene når perioden er godkjent og overført til Payroll. Dersom endringer skal gjøres på en periode som er godkjent, må administrator utføre endringen. MERK! Alle fraværssøknadene må godkjennes i Visma.net Approval før perioden kan bekreftes. MERK! Alle registreringer som er godkjent av både ansatt og leder, vil sendes til den åpne lønnskjøringen i Payroll. Det må derfor ikke godkjennes en lengre periode enn den som faktisk skal være med på neste lønnskjøring. 110

111 Visma.net Expense Visma.net Expense er reiseregningsmodulen i Visma.net HRM løsningen. Her kan de ansatte logge seg på for å registrere sine reiseregninger som f.eks. Reise, Kjørebok og Utlegg. Kobling av lønnsarter til bilagstypene Expense / Innstillinger / Typer Alle typer i Expense ligger forhåndsdefinert med en lønnsart fra Payroll. I utgangspunktet skal det ikke være nødvendig å gjøre endringer her, men vi anbefaler at du ser over at de typene dere benytter er koblet mot riktig lønnsart under «Kjøring», «Diett» og «Utlegg». 111

112 Dersom du allikevel trenger en ny lønnsart for en kjøre- eller utleggstype, må denne settes opp med gruppen Expense når den opprettes i Payroll / Innstillinger / Regler / Lønnsarter. Det er kun de lønnsartene som er definert med gruppen Expense som er mulig å koble mot de ulike typene i Visma.net Expense. Dersom du trenger nye bilagstyper i Visma.net Expense opprettes disse under Expense / Innstillinger / Typer / Aktuell type. Trykk på «Legg til» nederst i høyre hjørne. Legg inn navnet på den nye utleggstypen. Den nye bilagstypen må da også kobles mot en ny eller eksisterende lønnsart som er definert med gruppen Expense ved å trykke på «Lønn/Bokføring». Her angir du både lønnsart for 112

113 innenlands og utenlands. 113

114 Ansatte Expense / Innstillinger / Ansatte og grupper / Ansatte Under ansatte vil du se alle ansatte som er aktive i Visma.net Expense. Her kan du også se hvilke ansatte som er aktive eller inaktive. Ansattopplysninger blir vedlikeholdt i Employees. Kostnadsbærere Expense / Innstillinger / Kostnadsbærere Her vil du kunne se alle kostnadsbærerne som er registrert i Employees. Disse vedlikeholdes i Employees, evt. i Financials dersom du benytter dette. Innstillinger for reiseregninger Expense / Oppsett / Innstillinger for reiseregninger Innstillinger for reiseregninger må fortsatt vedlikeholdes i Expense. Her kan du sette opp innstillinger for visning og endring av kostnadsbærere ved registrering av reiseregninger, eller sette opp innstillinger for beregning av diett eller ikke. Expense / Oppsett / Arbeidsflyt Under arbeidsflyt vil du finne innstillinger for hvordan reiseregningene skal utbetales / bokføres. 114

115 Når du benytter Visma.net Payroll skal arbeidsflyten «Betaling i lønnssystem, manuell bokføring» benyttes. Dersom andre arbeidsflyter velges vil du måtte legge inn hovedbokskontoer på de ulike diett-, kjøre- og utleggstypene. Selv om dette gjøres er det uansett lønnsarten som en knyttet til typen som avgjør hvilken hovedbokskonto som faktisk benyttes for bokføring. Rapporter Expense / Rapporter Her ligger en oversiktsrapport som du kan ta ut for en angitt periode. Her kan du gjøre diverse utvalg på f.eks. «Kostnadstype», «Reiseregningsstatus» og «Kostnadsbærere». Rapporten kan eksporteres ut i PDF, Excel og Word format. 115

116 116

117 Visma.net Approval Approval / Innstillinger / Arbeidsflyter Når et nytt firma opprettes med lisens for Visma.net HRM vil en standard godkjenningsflyt bli opprettet i Approval. Approval er tjenesten i Visma.net hvor alt av reiseregninger, fraværsforespørsel og timelister blir godkjent før det automatisk blir sendt over til Payroll. For å se hvordan arbeidsflyten er lagt opp går du under Approval / Innstillinger / Arbeidsflyter. Her vil du se en for Expense, en for Absence og en for Time: Når f.eks. rollen for Expense Approver blir satt på en bruker i Admin, vil det automatisk opprettes en godkjenningsflyt for Expense i Approval med denne brukeren som godkjenner for alle reiser. Vi skal nå se litt nærmere på hvordan arbeidsflyten i Expense ser ut. Klikk rediger på linjen for Expense (kostnadskrav). Selve oversikten over arbeidsflyten ser slik ut: For å se hvem som er godkjenner, trykker dere på «rediger» der det står «En godkjenner godkjenner alle dokumenter». Da får du opp følgende bilde: 117

118 Dette vil si at denne brukeren skal godkjenne alle reiser, og når denne brukeren registrerer egne reiseregninger så skal disse godkjennes automatisk. Tilsvarende godkjenningsflyt for Absence og Time blir opprettet automatisk så fort en bruker får rollen Absence Approver og Timesheet Approver. Dette hjelper små bedrifter som ikke har kompliserte godkjenningsflyter med å starte godkjenning av dokumenter med det samme uten å måtte sette opp godkjenningsflytene manuelt. MERK! Hvis det er flere brukere som blir lagt inn med rollen Absence Approver, Expense Approver eller Timesheet Approver har ikke Payroll noen grunnlag for å avgjøre hvem av brukerne som skal være godkjenner. Man burde derfor gå gjennom arbeidsflyten for å se at det er riktig bruker som ligger som godkjenner, evt. opprette godkjenningsflyten som vist her. Hvis feil bruker er definert som godkjenner kan du endre dette ved å krysse bort brukeren som ligger under generell regel og unntak. Legg så inn brukeren som skal være godkjenner ved å søke etter navnet i det tomme feltet. Merk at denne brukeren må ha approver-rollene for den gitte tjenesten for flyten du er inne på. 118

119 119

120 Godkjenne reiseregninger, timelister og fravær Approval / Mine Oppgaver Her kan du godkjenne reiseregninger, timelister og fravær. Når det er oppgaver som er klare for å godkjennes vil du få opp en linje for den ansatte, som vist på bildet under: For å godkjenne reiseregningen, timelisten eller fraværet kan du trykke på det grønne tegnet på linjen for reiseregningen, timelisten eller fraværet Hvis flere av reiseregningene, timelistene eller fraværet som ligger i Approval skal godkjennes kan du hake av for de det gjelder og trykke på «Godkjenn utvalgte» som ligger nederst i høyre hjørnet. For å godkjenne eller avvise denne trykker dere på linjen for den ansatte. Da får du opp en rapport som viser hva den ansatte har sendt til godkjenning. 120

121 For å godkjenne trykker du på «godkjenn» nederst i høyre hjørnet. Du kan legge inn en kommentar for godkjenningen eller trykke på godkjenn med en gang. Kommentaren kan du se hvis du går inn igjen på den godkjente reiseregningen, timelisten eller fraværet i Approval. Trykk på «OK», da vil reiseregningen, timelisten eller fravær bli overført til den første åpne lønnskjøringen i Payroll. Hvis reiseregningen, timelisten eller fraværet ikke er korrekt kan dere trykke på «avvis». Da vil den bli sendt tilbake til den ansatte for retting. 121

122 Du må legge inn en kommentar for hvorfor du avviser reiseregningen, timelisten eller fraværet. Den ansatte vil få en e-post som forklarer at reiseregningen, timelisten eller fraværet har blitt avvist, her vil også kommentaren som du legger inn komme frem slik at den ansatte ser hvorfor du velger å avvise den. Trykk på «OK» for å avvise reiseregningen, timelisten eller fraværet. 122

123 Visma.net AutoPay Visma.net AutoPay muliggjør integrasjonen med banker som brukes til å sende utgående betalinger. Hvordan opprette en avtale? AutoPay / Administrasjon / Avtaler. Før du kan opprette en AutoPay må du sette «Lag bankfil» til Yes under Employees / Innstillinger / Selskapsinnstillinger / Bank og betaling. I tillegg må du sørge for at det er oppgitt bankkontonummer for lønnskonto og eventuelt skattetrekkskonto. MERK! Før det settes opp «Yes» på lag bankfil vær sikker på at du har en AutoPay avtale, og at den er bekreftet aktiv fra banken. Gå deretter til Visma.net AutoPay / Administrasjon / Avtaler. 123

124 Klikk på «Ny avtale» for å opprette avtalen. Du kommer da til veiviseren for å opprette en AutoPay avtale. Velg Bank Selskap: Automatisk valg. Land: Norge er automatisk valg. Bank: Velg banken som du har en avtale med. MERK! Det kan komme forskjellig informasjon enn det som vises i de neste bildene, alt ettersom hvilken bank man velger. Kontoinformasjon Kontonummer: Dette hentes automatisk fra Employees / Innstillinger / Selskapsinnstillinger / Bank og Betaling / Lønnskonto og feltet «Bankkontonummer». Kontonummer brukes til opp og nedlastning av betalinger og andre filer. Du kan registrere dette ved hjelp av IBAN eller BBAN format. Beskrivelse: Fyll ut en beskrivelse for kontoen. Valutakode: Velg i nedtrekklisten valutaen på bankkonto. ERP Valuta: Velg i nedtrekklisten valutaen i bankkontoen som er satt opp på ERP systemet CCM Avtale ID: Her legger du inn avtalenummer du har med banken. Dette skal fremkomme i 124

125 bankavtalen. Betalingsinformasjon Betalerens navn: Betalers navn, sendes med i betalingsfil til banken E-postliste kontaktpersoner: E-postadressen som mottar tilbakemeldinger fra banken. Det anbefales å oppgi mer enn én e-post adresse. Skill adresser med semikolon (;). Epostregler: Dette feltet kan brukes til å filtrere uønsket e-post ved å spesifisere ord i emnefeltet. Reglene må være semikolon (;) separert. Epostadr til godkjenner(e) i AutoPay: E-postadressen til den (de) som skal godkjenne betaling i AutoPay. Dersom det er flere godkjennere, kan du angi flere adresser, adskilt med semikolon (;). Epostadr til godkjenner(e) i nettbanken: E-postadressen til den (de) som skal godkjenne betaling i nettbanken. Dersom det er flere godkjennere, kan du angi flere adresser, adskilt med semikolon (;). To-faktor autentisering: Ikke i bruk enda. Antall godkjennere: Her angir du hvor mange godkjennere det skal være for betalingen. Hver godkjenner må være forskjellige brukere. Samleepostering: I dette feltet definerer du om du ønsker enkeltpostering av transaksjoner på kontoutskrift eller samleposteringer. Standard er samlepostering for innlandsbetalinger og enkeltpostering for utland 125

126 Motta meldinger som e-post: Aktiver dette alternativet hvis du ønsker å motta operatørmeldinger per e-post. Hvis alternativet ikke er aktivert, vil operatørmeldinger vises på startsiden av programmet. Hvis den er aktivert, blir meldinger også mottatt via e-post. AutoPay sender slike meldingene dersom spesielle situasjoner oppstår. De er ikke det samme som avvisninger/tilbakemeldinger mottatt fra banken. Varsel om avvist betaling: Dette alternativet er aktivert som standard. Det betyr at det blir sendt en e-postvarsling når betalinger blir avvist av banken. Denne e-posten blir sendt til e- postadressen(e) i feltet «Kontakt e-postadresser». Tillat support å se transaksjoner: Når dette alternativet er aktivert, har du autorisert Vismasupport rettigheter til å vise dine betalingstransaksjoner. Bare brukere som har rollen AutoPay Administrator kan endre denne innstillingen. Bruk tidligste forfallsdato fra transaksjonene: Denne haken sikrer at forfallsdatoen som sendes til banken, er den tidligste forfallsdatoen blant alle transaksjonene. Slå sammen utlandsbetalinger: Haken sørger for å gruppere utlandsbetalinger for samme kreditor, valuta og forfallsdato. Ikke Kontroller om faktura er betalt tidligere: Sett hake om du IKKE ønsker kontroll på om en faktura med samme KID og fakturanr. er betalt tidligere via AutoPay. Tillat opplastning av lønnsutbetalinger: Denne haken tillater opplastninger av lønnsutbetalinger opprettet i f.eks. Visma lønn 126

127 Velg tjenester Utgående betaler: Indikerer om betalingstjenesten er aktiv eller ikke. Hvis det ikke er merket av i boksen, er det ikke mulig å sende betalinger. Filer fra bank: Trenger ikke å stå som Aktiv. Det feltet har ingenting med Payroll å gjøre. Hvis du f.eks. har Visma.net Financials må du ta stilling til det som står under filer fra bank. Sammendrag Her får du en oversikt over de valgene du har gjort i de foregående stegne. Klikk på «Lagre» for å opprette avtalen. 127

128 Visma.net AutoReport AutoReport / Innstillinger For å kunne sende A-melding via Payroll må kontakten til Altinn opprettes. Legg inn Datasystem ID og Datasystem passord som har blitt definert i Altinn. I teksten er det beskrevet hvor man kan legge inn opplysninger om datasystem id og passord i Altinn. Du kan velge å teste forbindelsen med Altinn ved å sette på hake for dette. Dette kan brukes som en kontroll for å sjekke at det er lagt inn korrekt datasystem ID og passord. Kontrollen mot lønningsansvarlig gjøres ikke her. Lønningsansvarlig må legge inn sitt brukernavn og passord i Payroll når de skal hente selve tilbakemeldingen på A-meldingen. 128 MERK! Pr. i dag ligger ikke Visma.net Payroll som datasystem i Altinn. Det er imidlertid ikke noen kontroll på hvilke datasystem som blir valgt.

129 Visma.net Payroll Vima.net Payroll er selve motoren i denne Visma.net HRM pakken. Det her du sender forespørsel om skattekort og henter de tilbake elektronisk via Altinn, det er her selve lønnskjøringen beregnes og godkjennes, A-melding sendes og tilbakemelding hentes. I tillegg ligger blant annet lønnsartene under modulen Payroll. Hvordan opprette en lønnskjøring? Innstillinger / Firmainnstillinger / Lønnskjøring I dette bildet kan du opprette den løpende lønnskjøringen. I Onboardingswizarden som ble gjennomgått ved oppstart av programmet ble det satt opp en kjøreplan for lønnskjøringene, med blant annet utbetalingsdatoen. Dette kan, om ønskelig endres i Visma.net Payroll. Når du først har opprettet en løpende lønnskjøring vil det automatisk opprettes løpende lønnskjøringer for hver måned fremover. Klikk på knappen «Ny lønnskjøring» nederst til venstre bildet. Du får da opp en veiviser hvor du kan legge inn opplysninger om denne lønnskjøringen: Tittel: Legg til en tittel, for eksempel «Månedslønn». Det er den tittelen de andre løpende lønnskjøringene også vil hete. Lønnsslipp beskjed: Du kan her legge inn en tekst som skal vises på lønnsslippen. Denne vil være felles for alle lønnskjøringer som inngår i kjøreplanen dersom det under velges «Løpende lønnskjøring». Løpende lønnskjøring: Huk av for «Løpende lønnskjøring». Hvis du skal ha en ekstra lønnskjøring eller korrigere en lønn før neste måned skal ikke den haken stå på. 129

130 Utbetalingsdato: Velg standard utbetalingsdato for kjøreplanen. Utvalg lønnsarter: Det er mulig å gjøre utvalg på enkelte lønnsarter, f.eks. utbetaling av kun reiseoppgjør (Expense). Utvalg av ansatte: Det er mulig å gjøre utvalg på enkelte ansatte, f.eks. hvis du har forskjellige utbetalingsdatoer for de som jobber i administrasjon og de som jobber i produksjon. Siden det ikke enda ligger mulighet for å legge inn flere ansattgrupper, må du velge de personer som skal være med på lønnsutbetalingen manuelt. Rapporter: Her kan du velge hvilke standardrapporter som skal vises i selve lønnskjøringen. Velg rapporten fra nedtrekksmenyen og klikk på knappen «Legg til rapport». Du får da mulighet til å se på den enkelte rapporten i selve lønnskjøringen, f.eks. før du bekrefter betalingen. Se nærmere beskrivelse av de ulike standardrapportene under punktet «Lønnsrapporter» Rekken av lønnskjøringene vil bli vist i denne tabellen. Dersom utbetalingsdato må endres, så kan du redigere utbetalingsdatoen manuelt på den enkelte kjøringen under den pågående lønnskjøringen. 130

131 Lønnskjøring / Pågående lønnskjøringer Når lønnskjøringen er opprettet vil headingen på lønnskjøringen se slik ut: Du kan endre på innstillingene for lønnskjøringen i etterkant hvis dette er nødvendig ved å trykke på «Endre». (F.eks. hvis det er valgt utbetalingsdato faller på en helligdag e.l.) Før du går inn på lønnskjøringen er det viktig å påse at du har fått en «prognose» på lønnskjøringen. Denne prognosen inneholder en dato og et klokkeslett for når siste oppdatering til lønnskjøringen har skjedd. Legger du inn transaksjoner på Employees eller godkjenner timelister og reiseregninger/utlegg, påse at prognosen er oppdatert etter tidspunktet for redigering/godkjenning. Når prognosen er oppdatert, er også de nye transaksjonene kommet med i lønnskjøringen. Prognosen vil også oppdatere seg dersom du gjør endringer på kontoer, lønnsarter, arbeidsforhold eller selve lønnskjøringen. Dersom prognosen ikke enda er oppdatert, forsøk å frisk opp bildet inntil du ser at prognosen er oppdatert. Lønnskjøring For å komme inn på lønnskjøringen trykker du et vilkårlig sted på «headingen» eller på den blå pilen. En lønnskjøring er delt inn i fem steg: Skattekort, Validering, Resultat, Rapporter og Kvittering. Bestille skattekort Hvis du har satt opp at du skal hente skattekort elektronisk, vil det første steget i lønnskjøringen være «Skattekort». Det vil også komme en melding hvis det er ansatte som mangler skattekort informasjon fra Altinn. Her vil få en oversikt over hvem ansatt det gjelder. Du bør alltid bestille skattekortene fra Payroll da vil du alltid ha oppdaterte skattekort. 131

132 Trykk på «Bestill skattekort» for å sende forespørselen til Altinn. Det er kun de ansatte som er satt opp med «Ja» i feltet «Send skattekortforespørsel» på Employees / Innstillinger / Aktuell ansatt / Ansatt / Skatt, som vil bli med i bestillingen. Når skattekortene er bestilt vil statusen på forespørselen bli oppdatert til «Bestiller». Forespørselen sendes via AutoReport og videre til Altinn. En bekreftelse vil da bli returnert fra Altinn og knappen «Oppdater skattekort» og «Bestill skattekort på nytt» er tilgjengelig. 132

133 Når du trykker på knappen «Oppdater skattekort», dukker en dialog opp hvor du må legge inn Altinn pålogging, bestille og legge inn pinkode, og velge knappen «Last ned». Skattekortinformasjon blir lastet ned og skattekortinformasjonen blir oppdatert på den ansatte. I tillegg blir disse feltene på ansatt fylt ut. Kontroller lønnsslipper På dette steget kan du se detaljerte resultater for lønnskjøringen. Med en gang du går inn på dette steget, vil du se hva som utbetales av nettolønn til hver enkelt ansatt. Under 133

134 fremdriftslinjen på toppen finner du to mulige oversikter for visning av lønnsslippene: «Lønnsslipper» og «Linjer». Ved å klikke på en av de ansatte, vil du se hvilke transaksjoner som er med på denne personens lønn. 134

135 På høyre side av bildet har du mulighet til å gjøre filtreringer. F.eks. kan du velge å fjerne haken for «Synlig på lønnslipp» for å vise alle transaksjoner på lønnskjøringen. Alle lønnsarter og akkumulatorer vil da vises i bildet, også de transaksjonene den ansatte ikke ser på sin lønnslipp. Øverst i høyre hjørne vil du også se utbetalinger til andre kontoer enn hovedkontoen til den ansatte, og trekk den ansatte er satt opp med, f.eks. kreditortrekk. Her kan du også laste ned lønnsslippen PDF eller laste ned tabellresultatene til Excel dersom du ønsker å se nærmere på dette før du går videre. Du kan også navigere deg videre til neste eller forrige ansatt, ved å klikke på navnet til denne ansatte øverst i høyre hjørne. Resultatene for den gjeldende perioden og evt. etterbetalingene som følge av f.eks. rekalkulering av lønn, vises i to separat kolonner. Dette gjør det enkelt å kunne se hva som gjelder perioden og hva som gjelder etterbetalinger av tidligere perioder. 135

136 Du kan også klikke på en av lønnsartene som er med på lønnskjøringen til den ansatte, for å se nærmere på hvilke perioder lønnsarten er generert for. I bildet under vises en etterbetaling for mars, april og mai fordi den ansatte har fått en lønnsendring med tilbakevirkende kraft. Mellomlegget for mars, april og mai vil dermed utbetales på denne lønnskjøringen. Når du er ferdig med dette steget, klikker du på «Neste» for å gå videre til neste steg. Detaljer Steget «Detaljer» viser resultatene i lønnskjøringene på et overordnet nivå. Her vil du se alle lønnsartene som er med på lønnskjøringen. Klikker du deg videre inn på en av lønnsartene, vil du se hvilke ansatte som mottar denne lønnsarten i denne lønnskjøringen. Du kan også her klikke deg videre inn på de ansatte for å se hvilken periode lønnsarten gjelder for. 136

137 I dette steget har du mulighet til å gruppere pr lønnsart (standard), Ansettelse, Akkumulator og Virksomhet. Når du er ferdig med dette steget klikker du på «Neste» for å gå videre. Betaling og rapportering Dette steget er det avsluttende steget i lønnskjøringen. Her kan du bekrefte betalingen, generere og laste ned lønnsslipper, kjøre andre rapporter og opprette en regnskapsfil, i tillegg til å rapportere A-meldingen. 137

138 Andre rapporter Vi anbefaler at du tar ut og kontrollerer rapporter før du utfører noen av de andre oppgavene i dette steget. Spesielt er regnskapsrapportene viktig å kontrollere. Hent f.eks. ut «Regnskapsrapport detaljert» for å se detaljer av konteringen. Velg ønsket rapport i nedtrekkmenyen «Velg rapport» og klikk på Legg til rapport for å legge den til på lønnskjøringen. Du får da mulighet til å ta ut rapporten i Excel eller PDF. På denne måten kan du kontrollere at alle lønnsarter ligger med en konto, eller føres på de dimensjonene som er ønskelig. Sjekk spesielt avrundingskontoen kommer det opp et uvanlig høyt beløp her, ligger det mest sannsynlig en eller flere lønnsarter uten kontotype/konto. Når denne kontrollen gjøres før betalingen er bekreftet, vil du ha en mulighet til å korrigere det som evt. er feil og dermed få en regnskapsrapport som er korrekt. Dette punktet er spesielt viktig ved første lønnskjøring. Lønnsslipper Under avsnittet «Lønnsslipper», kan du generere lønnsslipper ved å trykke på knappen «Generer og send» eller ved å klikke på «Generer». Når du trykker på «Generer og send» blir lønnsslippen sendt til Payslip. 138

139 Knappen «Skriv ut» er bare tilgjengelig dersom lønnsslippene har blitt generert. Du har også mulighet til å skrive ut lønnsslipper eller (re-)generere lønnsslipp, og du kan velge mellom følgende alternativer: Alle lønnsslipper, Lønnsslipper som ikke er levert elektronisk eller Utvalg. Knappen «Skriv ut» kan bli brukt for å laste ned lønnsslipper, for eksempel for å kontrollere de eller dele de ut på papir. Er de ansatte bruker av Payslip vil lønnsslippen bli sendt videre til Payslip når du klikker på «Generer og Send». Ansatte kan logge seg inn i Web-løsningen eller mobil-app en Employees for å se lønnsslippen sin elektronisk og evt. skrive den ut på papir selv. Regnskapsrapport Dersom du ikke benytter Visma.net Financials vil du under regnskapsrapporten ha mulighet til å ta ut den type fil som er valgt under Employees Innstillinger Selskapsinnstillinger Kontering. Trykk på «Generer» for å lage regnskapsfilen. Da vil du få en fil tilgjengelig om oppsettet er satt opp mot SIE4 format eller Huldt & Lillevik Standard. Hvis lønnskjøringen ikke er bekreftet vil du få en melding om at filen ble generert før frist for registrering og det kan derfor være at regnskapsfilen ikke inneholder alle resultatene fra lønnskjøringen. Dersom du gjør endringer på lønnskjøringen etter at filen er generert, kan du klikke «Regenerer» for å lage en ny fil. 139

140 Regnskapsrapport Visma.net Financials Om kunden har valgt «Eksportformat» Visma.net Financials vil du ha mulighet til å trykke på knappen «Send» av regnskapsbunten. MERK! Det viktig at hovedbokskontoene / kostnadsbærerne som er opprettet i Employees også eksisterer i Financials. Det er ikke støtte for momshåndtering i denne versjonen. Har kunden moms, bør du sette den på en midlertidig konto og foreta en korreksjon for moms i Visma.net Financials. Etter at regnskapsbunten er sendt til Visma.net Financials vil du finne transaksjonene under Financials / Hovedbok / Arbeidsområde / Registrering / Hovedbokstransaksjoner. 140

141 Betaling Når lønnskjøringen er ferdig, og du har kontrollert lønnsslipper og regnskapsrapport må du bekrefte betalingen før du kan gå videre. Betalingen må være godkjent før du kan få sendt en A-melding. Har du satt opp en AutoPay-avtale vil bankfilen bli sendt dit. Trykk på «Send bankfil». Dersom du har en AutoPay avtale og systemet er satt opp med denne, må du gå inn i AutoPay for å godkjenne betalingen. Du vil finne denne på startsiden: 141

142 Huk av for aktuell(e) betaling(er) og trykk på «Godkjenne betalinger». Du vil deretter bli bedt om å angi et passord. Dette passordet er det samme som du bruker ved innlogging i Visma.net. Betalingen blir da godkjent, og du kan nå bekrefte den i Payroll: Dersom du ikke har en AutoPay-avtale trykker du på knappen «Bekreft»: 142

143 Du får opp følgende varsel og må klikke «Ja» for å kunne gå videre. Betalingen vil da være bekreftet med engang. Her har du mulighet til å ta ut en betalingsliste i PDF eller i Excel. Så fort en betalingen er bekreftet vil det ikke kunne gjøres endringer på lønnskjøringen og eventuelt registreringer gjort etter bekreftelsen vil genereres på neste lønnskjøring. MERK! Payroll lager ikke noe bankfil. Kun en betalingsrapport hvis du ikke skal remittere via AutoPay. 143

144 A-melding For å kunne sende A-melding, må oppsett mot Altinn være gjort enten i Onboardingswizarden eller i AutoReport. Se eget avsnitt på hvordan oppsettes gjøres. Trykk på «Send» for at systemet skal sende inn en A-melding til Altinn. Når A-meldingen er behandlet i Altinn, kan du se tilbakemeldingen i Payroll. Oppdater bildet og klikk på «Hent tilbakemelding». Logg inn med fødselsnummer, Altinn-passord og engangskode for å hente tilbakemeldingen. 144

145 MERK! Det er ikke MinID pålogging eller bankid pålogging som benyttes i dette bildet, men din personlige påloggingsinformasjon i Altinn. Er du ikke sikker på hva passordet er, Se i Altinn.no under «Profil, roller og rettigheter» og videre under «Avanserte innstillinger». Passordet må da sannsynligvis oppdateres. Hvis det ikke er feil, vil a-meldingen bli akseptert og du kan velge å vise grunnlaget og tilbakemeldingen: Dersom A-meldingen inneholder feil, må disse rettes. Du kan se tilbakemeldingen i samme bildet som vist ovenfor, men må rette feilene og sende A-meldingen på nytt for å komme videre i lønnskjøringene. Sammendrag Steget «Sammendrag» viser en oppsummering av alle tidligere steg. Siden er delt inn i forskjellige seksjoner med informasjon om dine betalinger, lønnsslipper, regnskapsfil, A- melding og så videre. 145

146 Trykk på «Fullfør» nederst i høyre hjørne for å fullføre lønnskjøringen. Du vil kunne finne igjen lønnskjøringen under Ferdige lønnskjøringer i Payroll / Lønnskjøringer senere: 146

147 Når lønnskjøringen er markert som «Fullført», vil den neste lønnskjøringen bli opprettet automatisk: Feil I tilfeller hvor det oppstår en feil under beregningen av lønnskjøringen, vil det første steget være et steg med «Feil» som viser hva feilen er. Dette vil hindre deg fra å gjøre rapportering og du må rette feilene før du kan gå videre. 147

148 Lønnsrapporter Payroll / Rapporter / A-melding Når du er i gang med lønnskjøringer og sending av A-melding kan se godkjente og åpne A- meldingene du under «A-melding». Under Godkjent har du mulighet til å vise grunnlag og å vise betaling for den aktuelle perioden. Under Åpne kan du se A-meldingen som ikke blitt godkjente, for eksempel avviste. Her kan du vise grunnlaget og lese tilbakemeldingen om hvorfor den er avvist. Hvis feilen på A-melding f.eks. gjelder et arbeidsforhold, må dette rettes før du kan gjøre noe mer. Du kan videre klikke «Regenerer» nederst i dette bildet, og deretter «Send». Gjelder feilen i A-meldingen lønn eller andre typer feil, må du opprette en ny lønnskjøring på samme kalendermåned og sende A-meldingen herfra. Du vil ikke få bekreftet lønnskjøring for neste kalendermåned, før A-meldingen for denne kalendermåneden er rettet. 148

149 Standardrapporter Payroll / Rapporter / Standardrapporter Under «Standardrapporter» ligger enkelte valgfrie rapporter du kan kjøre ut. A-melding kontrollrapport: Denne rapporten gir deg en oversikt over hva som er innrapportert av lønn og arbeidsforhold for en angitt periode. A-melding tilbakemelding: Denne rapporten inneholder betalingsinformasjon og detaljert tilbakemelding om eventuelle feil på firma, ansatt og skatt og avgift. Betalingsrapport: Denne rapporten viser deg hva som har blitt utbetalt på en angitt lønnskjøring. Betalingsrapport kreditorer: Viser deg en oversikt over hva som er betalt til de forskjellige kreditorene. Endringslogg: Rapport over endringer gjort i systemet, f.eks. på ansatte, kontoer o.l. Feriepenger: Feriepengeliste basert på opptjeningsår. Merk at denne rapporten også tar med seg verdier fra den åpne lønnskjøringen. Ønsker du en feriepengeliste over kun bekreftede verdier, må du ta ut rapporten under lønnskjøringen. Rapport negative utleggstrekk: Rapporten viser en oversikt over alle aktive betalingsregler og inneholder alle aktive lønnskjøringer opprettet for perioden. Registreringsliste: Viser en oversikt over alle registreringene i en valgt periode. Regnskapsrapport detaljert: Regnskapskontering spesifisert på konto og dimensjoner. Lønnsart er i tillegg spesifisert. Regnskapsrapport per lønnskjøring: Regnskapskontering spesifisert på konto og dimensjoner, for hver lønnskjøring som settes opp i utvalget. Regnskapsrapport per periode: Regnskapskontering spesifisert på konto og dimensjoner, for hver periode som settes opp i utvalget. Sammenstillingsoppgave til inntektsmottakere: Hver inntektsmottakers oversikt over innrapporterte opplysninger. Utbetalinger per ansatt/lønnsart: Oversikt over utbetalinger pr ansatt hvor du kan gjøre utvalg på lønnsart/lønnsarter Utleggstrekk for skatt og avgift: Oversikt over skyldig skatt og avgift basert på termin. Når du klikker deg inn på en av rapportene får du også utvalgsmuligheter slik at du f.eks. kan ta ut for en eller flere perioder, eller for en eller flere ansatte. 149

150 150

151 Oppsett av lønnsslipp Rapporter / Lønnsslipp / Oppsett av lønnsslipp Før du kjører den første lønnsskjøringen bør du se gjennom oppsettet av lønnsslippen. Som standard er oppsettet forhåndsdefinert, men det kan være at du ønsker et annet oppsett. Klikk på «Endre» for å komme til oppsettet. Dette er noe av det du kan gjøre: Du kan laste opp egen selskapslogo som vises på lønnsslippen. Du kan velge hva som skal vises og flytte på kolonner. Du kan når som helst gjøre endringer på dette oppsettet. 151

152 Supportpanel I Visma.net har du også tilgang til vårt Supportpanel. For hver tjeneste har du spørsmålstegnknappen tilgjengelig. Trykk på: Her kan du søke i hjelpen, lese hvordan ulike funksjonene fungerer i tjenesten, samt at du kan se hva som er nytt i for eksempel Visma.net Payroll: Det jobbes også med å utarbeide denne siden. Her vil etter hvert komme FAQ, samt videoer. Visma Community Support legger også ut informasjon på Visma Community siden som du kan finne nyttig informasjon Her er det et egen arkfane som heter «Brukertips» som kan være til hjelp. Følg også med på Visma Community fordi vi legger også ut artikler for hver gang det kommer en ny versjon med nyheter og endringer. 152

153 Tips og triks Se historikk I Visma.net Payroll har du mulighet til å se historiske endringer som har blitt gjort. Historisk oversikt er tilgjengelig for: Ansatt - Skatt Stilling - Lønn Stilling - Arbeidstimer og mer Trykk på «Se historikk». Alle felt hvor det er en historisk endring vil få et timeglass symbol. Historikken vil da bli presentert i en tabell hvor endring blir vist for hver periode der det er en ny verdi. Trykk på «Vis historikk...». Hvis du ønsker å skjule historiske data, klikk på «Se historikk» igjen. 153

154 Delberegningsmetode; hva er forskjellen på kalenderdager og arbeidsdager For at Payroll skal kunne ta hensyn til korrekt datostyring og retroaktive endringer, er det viktig å ta stilling til om Payroll skal utbetale lønn ut i fra arbeidsdager eller kalenderdager. På Employees / Innstillinger / Selskapsinnstillinger kan man velge delberegningsmetode. Du får opp to valg i listen, arbeidsdager og kalenderdager. Velger du arbeidsdager så Visma.net Payroll beregne faktiske arbeidsdager i måneden, men velger du kalenderdager vil den regne alle dagene i en måned. Valget vil påvirke ansatte som starter / slutter midt i en måned, og tilfeller hvor en datostyrt lønnsart legges inn som en transaksjon fra en gitt dato. Eksempel 1: Juli har totalt 21 arbeidsdager og 31 kalenderdager. Begynner den ansatte 11. juli, med en fastlønn på ,- så vil beregningen for fastlønn bli slik: Arbeidsdager: Fastlønn / arbeidsdager i juli * faktisk jobbet arbeidsdager i juli= fastlønn i juli ,- / 21 * 15 = ,- Kalenderdager: Fastlønn / kalenderdager i juli * faktisk dager i juli fra begyntdato = fastlønn i juli ,- / 31 * 21 = ,- Eksempel 2: Begynner derimot den ansatte 16. oktober, hvor oktober har 22 arbeidsdager og 31 kalenderdager, blir forskjellen mellom arbeidsdager og kalenderdager som følger: 154

155 Arbeidsdager: Fastlønn / arbeidsdager i oktober * faktisk jobbet arbeidsdager i oktober = fastlønn i oktober ,- / 22 * 12= ,- Kalenderdager: Fastlønn / kalenderdager i oktober * faktisk dager i oktober fra begyntdato = fastlønn i oktober ,- / 31 * 16 = ,- Det er med andre ord viktig å ta en vurdering av hvilken delberegningsmetode som skal benyttes. I disse tilfellene skilles det ca. 2000,- på bruk av arbeidsdager og kalenderdager. Dette vil variere ut i fra hvilken lønn den ansatte har, men eksemplene over viser at det kan utgjøre store beløp både for firma og for den enkelte ansatte. Husk at hvis du skal endre dette etter at en eller flere lønnskjøringer er utbetalt fra Payroll, bør du legge på dato for når endringen skal gjelde fra (dvs. ikke "bruk eksisterende gyldig fradato"), slik at innstillingen ikke medfører rekalkulering tilbake i tid for ansatte som allerede kan være påvirket av innstillingen. 155

156 Hvilken startdato skal benyttes på de ansatte? Dersom du bytter fra et lønnssystem til et annet er det alltid viktig å tenke over hvilken startdato som skal brukes på arbeidsforholdet i det nye systemet. Dette er av stor betydning for innrapportering i Aa-registeret, men det har også en betydning for bruken av systemet i Visma.net Payroll. Her presenterer vi de to alternativene du må velge mellom. Alternativ 1 bruk opprinnelig startdato i selskapet I utgangspunktet ønsker myndighetene at arbeidsforholdet ikke skal avsluttes i det gamle lønnsystemet, men at opprinnelig startdato skal benyttes i nytt system. Så fremt all informasjon på arbeidsforholdet er likt i gammelt og nytt system, skal mottaket av A- meldingen kunne koble det gamle og det nye arbeidsforholdet og dermed kun ha ett løpende arbeidsforhold i Aa-registeret. Siden Visma.net Calendar baserer seg på lover og regler rundt fravær, ligger det blant annet en sperre på at ansatte ikke kan registrere koden «Syk» (egenmelding / sykemelding) før de har vært ansatte en viss periode. Det er dermed en stor fordel å kunne benytte opprinnelig startdato for når de ansatte startet i bedriften, i Employees. De ansatte vil dermed få korrekte regler ift. når de kan registrere ulike typer fravær. Dersom dette alternativet velges er det viktig å være nøye på å legge inn samme informasjon vedr. arbeidsforhold i nytt system, som er registrert i gammelt system. Dette betyr samme antall ansatte, samme arbeidsforholdstype, samme stillingsprosent og yrkeskode, samme virksomhetsnummer o.l. Dersom det finnes ansatte som ikke skal registreres inn i nytt system, f.eks. fordi de har sluttet, må de avsluttes i gammelt system før overgang til nytt system. De ansatte som er med over i nytt system, skal IKKE meldes ut av Aa-registeret via gammelt system dersom dette alternativet velges. Det er en risiko dersom dette alternativet velges vi ser av og til at mottaket av A-meldingen ikke klarer å koble arbeidsforholdene fra gammelt og nytt system. Dette vil medføre i 108- feilmeldinger på første A-melding, og de ansatte må dermed meldes ut av AA-registeret via gammelt system. Videre må startdato i Visma.net Employees endres til dagen etter sluttdato i gammelt system før A-melding fra Visma.net Payroll sendes inn på nytt. Selv om dette alternativet medfører en liten risiko, er dette alternativet anbefalt. Alternativ 2 bruk ny startdato Det tryggeste alternativet er å melde de ansatte ut av Aa-registeret via det gamle systemet, for så å melde de ansatte inn igjen i Aa-registeret i nytt system. På denne måten vil arbeidsforholdet være fullstendig avsluttet fra gammelt system slik at det ikke vil medføre 108- feilmeldinger når A-meldinger sendes inn fra nytt system. Dette vil allikevel medføre noen hindringer. Siden Visma.net Calendar baseres på lover og regler rundt registrering av fravær, vil en ny startdato på de ansatte medføre at de ansatte ikke kan registrere enkelte typer fravær før 156

157 etter en viss periode. Dersom dette alternativet velges er det svært viktig at det ikke medfører hull i arbeidsforholdet til den enkelte ansatte. Arbeidsforholdet fra det gamle systemet bør avsluttes på en dato, f.eks. siste dato i en kalendermåned. Startdato i det nye systemet må være påfølgende kalenderdag, f.eks. første dag i neste kalendermåned. På denne måten vil den ansatte fortsatt få innrapportert et forløpende arbeidsforhold, fordelt på to forskjellige arbeidsforholdsid er og innrapportert fra to forskjellige systemer. 157

158 Hvordan registrere en kreditorbetaling Dersom en ansatt har krav som krever at selskapet trekker et visst beløp eller prosent fra lønnen til den ansatte, må det registreres en kreditorbetaling. Før dette gjøres, kreves det at kreditoren, eller skatteoppkreveren (kommune) er lagt opp i systemet under Employees / Innstillinger / kreditorer eller skatteoppkrevere Employees / Oversikt / Aktuell ansatt / Ansatt / Faste trekk og utleggstrekk For å legge til utleggstrekk, klikk på «Legg til» under Utleggstrekk øverst til høyre. I bruk: Angi dato for når trekket skal starte, evt. også når trekket skal stoppe. Dette er et obligatorisk felt og du vil ikke kunne legge til informasjon vedr. trekket før min. startdato er angitt. Dersom det f.eks. kun settes en fra dato, vil trekket stoppe dersom hele beløpet for trekket er trukket på den ansatte. Kreditortrekktype: Velg hvilken type kredittrekk det gjelder. Inkassosaker skal registreres som "Andre". Alle kreditorer som er opprettet av deg, vil automatisk få typen "Andre", så dersom du skal knytte utleggstrekket mot en egenopprettet kreditor, må du velge "Andre". Avhengig av hva du velger her, vil du få litt forskjellige typer valg i neste bilde. Andre: Inkassosaker 158

159 Bidragstrekk: Bidragstrekk til NAV, f.eks. barnebidrag Utleggstrekk skatt og avgift: Betaling av restskatt til kommuner. Krever at det er opprettet kommune under «Employees / Innstillinger / Kommuner». Utleggstrekk statlige foretak: Betaling av krav til statlige foretak, f.eks. Statens innkrevingssentral Utleggstrekk straffbar handling: Betaling av bøter o.l., f.eks. til Statens Innkrevingssentral. Kreditor: Trekket må knyttes til en Kreditor dersom kravet kommer fra en kreditor. Kreditorene opprettes under Employees / Innstillinger / Kreditorer. Innstillingen er KUN aktuell for Kreditor trekktype "Andre". Opprinnelig beløp: Legg inn totalbeløpet som skal trekkes på den ansatte. Innstillingen er ikke aktuell for Kreditor trekktype "Bidragstrekk". Betalingsmetode: Velg om det skal trekkes et fast beløp eller prosent. For Kreditor trekktype "Bidragstrekk" er det kun mulig å velge "Beløp". Beløp: Legg inn beløpet som skal trekkes hver måned. Beskrivelse: Her kan du legge inn en beskrivelse for kreditoren / utleggstrekket. KID: Her kan du legge inn KID nummeret for kreditoren / utleggstrekket. 159

160 Betalingsmetode: Her kommer det automatisk opp Beløp, men man kan velge prosent hvis dette er aktuelt. Skatteoppkrevere: Dersom kravet kommer fra en kommune, må kreditorbetalingen knyttes mot den korrekte skatteoppkreverne du har registrert under Employees Innstillinger Skatteoppkrevere. Inntektsår: Her kan du legge det året grunnlaget for trekket oppstod. Visning og beregning i Payroll Under Payroll Lønnskjøringer Aktuell lønnskjøring Kontroller lønnslipper kan du klikke deg inn på de ansatte for å kontrollere sammendraget av lønnslippene. Klikker du deg inn på en av de ansatte somhar en kreditorbetaling, vil du se trekket i sammendraget over utbetalingene øverst til venstre. I dette tilfelle har den ansatte et utleggstrekk på 1000,- til Oslo kommune. Siden dette trekket er ett utleggstrekk, vil det i dette tilfelle bli overført til skattetrekkskontoen ved utbetaling av lønn - dette avhenger av om det er satt opp til at utleggstrekk skal betales terminvis eller månedsvis under Employees Innstillinger Selskapsinnstillinger Bank og betaling. 160

161 På lønnslippen til den ansatte vil beløpet som går til utbetaling vises fordelt på to eller flere bankkontonummer ettersom hvor mange krav og evt. kontoer den ansatte har registrert på seg. I siste del av lønnskjøringen kan du ta ut banklisten. Her vil også utbetalingen til kreditoren / skatteoppkreveren komme opp som en egen betaling, og dersom du benytter AutoPay for betaling av lønn, vil denne betalingen skje automatisk sammen med lønnsutbetalingen. I dette tilfellet overføres betalingen til skattetrekkskontoen fordi utleggstrekk er satt opp til å betales terminvis. 161

162 Hvis utleggstrekket ikke blir trekt en måned kan du se dette på rapporten «Rapport negativ utleggstrekk». Denne finner du i lønnskjøringen på fanen betaling og rapportering under andre rapporter eller på Payroll / Rapporter / Standardrapporter. Hvis du har ansatte med utleggstrekk er det greit å se på denne listen for å sjekke at det har blitt trekt på den ansatte. 162