Referat fra møte i. Torsdag 24. apr. 2014, kl Tjøme kirkestue

Transkript

1 Referat fra møte i Tjøme kirkelige fellesråd Torsdag 24. apr. 2014, kl Tjøme kirkestue Tilstede: Fravær: Svein Byholt, Inga Bryde Claus, Odd Andreassen, Marit Monsen, Bente Pedersen, Brooke Bakken Lissbeth Sundby (B): beslutningssaker (O):orienteringssaker Saksliste Åpningsord ved Svein Byholt: Påskesalmene Jesus lever graven brast og Eyvind Skeies Klapp alle hender i glede 17/14 Innkalling, dagsorden og referat (B) Innkalling, dagsorden og referat ble godkjent som fremlagt. 03/14 Orgel i Hvasser kirke (O) Innvielsesgudstjeneste Festgudstjeneste i Hvasser kirke med fullsatt kirke. Se også artikkel i Tønsbergs Blad fra Oppsummering fra arbeid: Finansieringsarbeid: Overestimert hvor mange litografier som ville selges, eventuelt satt prisen for høy. Har fortsatt mange igjen. Gode søknader til relevante instanser kan skaffe midler, men forvent å bruke god tid. Viktig å ha lokale pådrivere som holder prosessen varm samt å ha en lederfigur som fronter og taler saken. Budsjettarbeid og oppfølging: Usikkerhet underveis i forhold til Euro kurs. Endelige resultat er ennå ikke kjent ettersom flere fakturaer ikke er mottatt. Nærmere oppstilling i neste møte. Innkjøpsprosess: Krever mye kjennskap til offentlig lover, regler og datasystemer (Doffin og Ted). Her bruker vi nok mye tid for å sette oss inn i prosessen før vi går i gang. Viktig å ha faglig konsulentbistand for det som skal kjøpes inn fordi vi må være nøyaktig med beskrivelse av ønsket produkt. Tidkrevende og byråkratisk. Kontrakthåndtering: Viktig å ha en velskrevet og dekkende kontrakt. Dette brukte vi også tid på å få skrevet på en omfattende måte, og for kontraktsgjennomgang med advokat. Orgelbygger inngikk kontrakten, men ville trekke seg før arbeidet var påbegynt. Forhandling og oppfølgingskorrespondanse. Teknisk oppfølging: I tillegg til orgelbygger var det nødvendig å engasjere byggmester, elektriker, og maler i prosjektet. Byggmesterarbeid og malearbeid var det også innhentet priser fra flere leverandører for å sikre konkurranse. Det var også nødvendig å ha en byggteknisk ingeniør med på prosjektet for å sikre at galleriet ville tåle vekten av nytt orgel. Fellesrådet har ikke teknisk kompetanse for alle oppgavene som er nødvendig. Konsekvent er nødvendig å innhente kompetanse fra fagfolk (konsulenter) og/eller å stole på løsninger som leverandører foreslår.

2 Kommunikasjonsarbeid: Orgelet er omtalt i Tønsbergs Blad med 2 artikler og andre omtale tidligere, i Øyene flere ganger, og i Tjømeposten. Oppfølging fra råd og menighet: For å få til et godt resultat og holde engasjement oppe er det viktig med frivillige ildsjeler fra råd og utvalg fra menigheten. Her har det vært to utpekte fra Hvasser menighetsråd som har vært med på løpende oppfølging av tekniske løsninger. Dette har bidratt til et smidig og effektivt samarbeid mellom stab og menighet, og raskt beslutningstaking. Gjenstående arbeid: ferdigstillelse maling, elektrisk, monitorløsning. Luftanalyse verktøy til kirken, eventuelt luftfukter for tørre og kalde perioder. Mulig besøk fra orgelbygger i juni. Orgelkomité møte i mai for å runde av arbeidet, og avklare detaljer med menighetsråd for orgelhelg. Konklusjon: Orgelprosjektet har pågått i mange år og det er gledelig å se et nytt orgel i Hvasser kirke. Utførelsen av prosjektet har gått stort sett etter tidsplan og etter budsjett. Orgelkomité, menighetsråd, frivillige og stab takkes for sitt utholdende engasjement og mange bidrag til gjennomføring av prosjektet. 04/14 Regnskap per (O) Ren revisjonsberetning er mottatt. Disposisjoner gjort i TKF møte er gjeldende. 05/14 Interkirkelig samarbeid over kommune grenser (O) Fellesrådsleder orienterte om fremdrift i saken og diskusjon fulgte. Presisering av begrep samarbeid i forhold til sammenslåing (sentralisering) ble diskutert. TKF ser at den politiske prosessen med kommunesammenslåing kan ta flere år og ønsker ikke å løpe foran denne. Kirkeverge var utfordret til å gi sitt syn på mulige fordeler med samarbeid. Tempo på utredningsarbeid er forsinket av flere grunner, blant annet fordi kirkevergen på Nøtterøy endrer stilling. Ny kirkeverge er forventet fra august. TKF ber kirkevergen ta opp saken igjen til høsten. 18/14 KA strategikonferanse holdt 01.april (O) Fellesrådsleder, Tjøme menighetsrådsleder og kirkeverge deltok på strategikonferanse. Rådsmedlemmer oppsummerte fra dagen. Temaene omtalt var: a. Fra rødgrønn til blåblå regjering hva vil skje med Dnk? Og hvilke strategier er under utvikling på kirkelig hold? b. Kommunereformen hva skjer og hvordan engasjere seg lokalt? c. Vårens tariffoppgjør rammer og profil d. Trosopplæringsreformen e. Forebygging/håndtering av mobbing og trakassering på arbeidsplassen

3 19/14 Samarbeidsavtale mellom kirke og kommune (B) Utsatt. På fellesrådsmøte er det orientert om en formell, skriftlig samarbeidsavtale som Nes og Flå kirkelige fellesråd har med kommunen. I utsendt saksdokumentasjon er det et lignende forslag til samarbeidsavtale laget for TKF og Tjøme kommune. Målsetning med avtalen er å styrke dialog med kommunestyret gjennom året samt å ha et fast forum for informasjonsutveksling mellom kirke og kommune. Forslag til vedtak: For å styrke dialog og samarbeid mellom TKF og Tjøme kommunestyret foreslår TKF at det lages en skriftlig samarbeidsavtale mellom partene. TKF godkjenner forslag til samarbeidsavtale mellom TKF og Tjøme kommune. Kommunal representant til TKF bes å ta saken videre til behandling i kommunestyret. Saken er utsatt til neste møte. 20/14 Regnskap per (O) Kirkevergen orienterte om regnskap etter første kvartal. Regnskap viser et driftsresultat per på i mindre forbruk, og dette er å forvente på dette tidspunkt. Inntekter: I begynnelsen av året er det utbetalt store andeler av tilskudd til trosopplæring og diakoni uten at kostnadene har påløpt. Dette påvirker inntekter slik at de er økt med mer enn budsjettert i tidsrommet. Kostnader: På lønn og sosiale kostnader er påløpte kostnader mindre enn budsjettert tilsvarende kroner. Dette er i hovedsak på grunn av periodiseringseffekter relatert til lønnsoppgjør for året, møtegodtgjørelser, vikarbruk og sommerhjelp. Driftsutgifter er ca kroner mer enn budsjettert og disse er relatert til forsikringspremier og medlemskapspremier som utgiftsføres i begynnelsen av året. Disposisjoner relatert til orgelet er ikke regnskapsført i drift i mars, og dermed viser regnskap mindre enn budsjettert også på disposisjoner. 21/14 Høring om kirkebygg (B) Kirkerådet ber om høringsuttalelse fra menighetsråd og fellesråd i forbindelse med kirkebygg innen 16.jun Kirkevergen presenterte høringsdokumentet i møte og delte ut et notat som kan brukes i forbindelse med høringen. Dokumentet er omfattende og menighetsråd ser fordel av å samarbeide mellom rådene på saken. Begge menighetsråd behandler høringsdokumentet. Dersom TKF sender inn egen uttalelse vil saken komme igjen i mai møte. Kirkevergen koordinerer uttalelse(r) til Kirkerådet dersom innspill mottas innen 10.juni.

4 Vedtak/konklusjon: Menighetsrådene på Tjøme og Hvasser er oppfordret til å uttale seg på kapittel 5 Kirkebygg og livssynsnøytralitet og kapittel 8 Problemstillinger ved nedleggelse, utleie og salg av kirkebygg samt spørsmål 6b. 22/14 Kortbetaling (B) Eventuelt Sommer er høysesong for loppemarked og konserter. I den forbindelse er det behov for en kortbetalingsløsning. Flere kortløsninger er undersøkt og izettle kortløsning anbefales. izettle aksepterer alle store kreditkort og krever verifisering ved chip og pin. Løsningen består av 2 deler: en mobil del (enten en mobilelefon eller nettbrett) og en chip og pin kort leser. Løsningen krever tilgang til internett via wi-fi eller cellular nettverk. Kostnader knyttet til izettle er engangskjøp av chip og pin leser er 795 kr (pluss mva) og 2,75% avgift på alle salgstransaksjoner. Det er ingen bindingstid og ingen månedlig eller årlig avgifter utover dette. En ekstra kostnad vil være knyttet til kjøp av nettbrett som brukes i forbindelse med kortløsning (ca kr) Fellesrådet inngår avtale med izettle kortbetalingsløsning. Kostnader knyttet til kjøp av chip og pin leser samt nettbrett estimert til kr (eks mva) dekkes over Fellesrådets driftsbudsjett for inventar og utstyr. Løpende avgifter relatert til kort transaksjoner vil bli belastet den aktivitet som bruker løsningen. 23/14 Innspill til økonomiplan (B) Frist for innspill til økonomiplan er før neste TKF møte og politisk behandling er i juni. Økonomiplan bygger på prioriteringsliste som er tidligere behandlet av TKF. TKF AU får delegert fullmakt til å godkjenne økonomiplan. 24/14 Forslag til datoer for høstens møter (B) Følgende datoer er satt opp til TKF møter i høst, alle torsdager, kl : 4. sep. 16.okt. 20.nov. 18.des. NB. Menighetsråds fastsetter tidspunkt for brann og praktisk gjennomgang til høsten.

5 30.apr.2014 Brooke Bakken Sekretær Tjøme kirkelige fellesråd