Referat fra møte i. Torsdag 28. februar. 2013, kl Fredtun

Transkript

1 Referat fra møte i Tjøme kirkelige fellesråd Torsdag 28. februar. 2013, kl Fredtun Innkalte: Invitert: Forfall: Svein Byholt, Inga Bryde Claus, Odd Andreassen, Lissbeth Sundby, Marit Monsen, Bente Pedersen, Brooke Bakken Ordfører John Martiniussen, Rune Jæger-Lian Lissbeth Sundby (B): beslutningssaker (O):orienteringssaker Saksliste: Åpningsord ved Svein Byholt: Gullmeteren av Geir Johannessen 08/13 Innkalling, dagsorden og referat (B) Innkalling, dagsorden og referat var godkjent. 05/13 Orgel i Hvasser kirke Daglig leder orienterte om orgelprosessen. Neste steget er å søke om biskops godkjenning av orgelet. Søknad vil inkludere plan for 1) fjerning av det gamle orglet, 2) styrking av galleriet, 3) nytt orgel inkludert overflatebehandling, og 4) andre bygningsmessige endringer som er knyttet til orgelprosessen. TKF anmoder Orgelkomité i Hvasser kirke (OHK) om å fortsette arbeid inntil orgelet er installert, herunder: 1) Innsamling av midler fortsetter inntil orgelet er installert og avhending av litografier er ivaretatt. 2) Blant sine medlemmer utpeker OHK 1-2 kontaktmennesker som skal bistå administrasjon med koordinering av bygningsmessige endringer i Hvasser kirke. 06/13 Styrking av galleri i Hvasser kirke Daglig leder orienterte om prisforespørsel til 5 leverandører og om innkomne tilbud fra Sverres Snekker Service og Tømrermester Henning Berntsen. TKF gir AU fullmakt til å innstille leverandør blant innkomne tilbud. 12/13 Galleri i Tjøme kirke: rømning og brann tiltak (B) Daglig leder presenterte saksdokumentasjon i forbindelse med evakuering av galleri i Tjøme kirke (se også notat i forbindelse med sak 12/13). Saken er tidligere drøftet i AU. a) TKF, ved daglig leder, utreder nytteverdi, praktiske implikasjoner og kostnader for å lage en trapp til galleri foran i kirken.

2 b) For å ytterligere styrke beredskap under store arrangementer hvor galleri er tatt i bruk, implementeres en galleri vakt som har dedikerte oppgaver relatert til galleribruk og evakuering. Forslag til oppgaver for galleri vakt ble også presentert og godkjent i møte og er vedlagt referat. 14/13 Gjervåg gravlund toalett/driftsbygg (O) Daglig leder og fellesrådsleder orienterte om prosess rundt Gjervåg gravlund toalettbygg. Daglig leder, fellesrådsleder, kommunens prosjekt leder Arve Bockelie, og gravferdsbetjent Odd Steen Hanssen har hatt flere møter i forbindelse med arbeidet. Planlagt bygg skal inneholde 2 toaletter (1 universell utformet), 1 kald lager, 1 spisepauserom for fellesrådsansatte. Arkitektkontoret TARE (Tandberg/Reinhardsen arkitekter) er engasjert og skisser utarbeidet. TKF prioriterer et funksjonell, praktisk og enkelt å vedlikeholde bygg. Skisser er presentert i TKF møte som viser både planløsning og plassering på tomt. Saken presenteres igjen når arkitekt har innarbeidet endringer som er bedt om (blant annet, takvinkel og sydveggen). 11/13 Festeavgifter i Tjøme kommune (B) Det refereres også til notat om regulering av festeavgifter, sak 11/13. a) TKF foreslår å øke festeavgift i Tjøme kommune til kr 150 per år for både urnegrav og kistegrav, gyldig fra b) TKF foreslår å regulere festeavgift årlig i henhold den pris- og lønnsvekst som anslås i statsbudsjett. c) TKF vedtar å redusere festetiden fra 20 til 10 år og reviderer Vedtekter for kirkegårdene i Tjøme kommune i henhold til endringen. d) Saken videresendes til Tjøme kommune med henvisning til vedtak i punktene a og b. 13/13 Prioriterte tiltaksliste (O) TKF har i løpet av høst/vinter holdt befaringer på eiendommene TKF forvalter. I forbindelse med befaringene er det identifisert flere nødvendig vedlikeholds- og investeringstiltak. Listen er oppsummert og presentert i møte. Tiltakene vil danne også grunnlag for fremtidige økonomiplan og budsjettbehov. Tiltakene opplistet er estimert til drøyt 2,6 MNOK eksklusive MVA. Store tiltak som driftsbygg ved Tjøme kirke og seremonibygg på Gjervåg gravlund er inkludert i listen uten kostnadsestimat (kommer i tillegg). AU bearbeider listen og setter et forslag til prioritet på tiltakene. 02/13 Økonomisk status per (B) Forslag til årsrapport og disposisjoner er sendt ut med saksdokumentasjon. Årets mindreforbruk skyldes hovedsakelig gravferdsvirksomhet som er lavere enn gjennomsnitt, reduserte strømkostnader, og vakans i stillinger i Egne inntekter var noe høyere enn forutsatt, og relatert primært til flere gravfesteavtaler

3 som forfalte. Renteinntekter var også høyere enn forventet. Fra er alle stillinger besatt. Med bakgrunn også i prioriterte tiltaksliste (sak 13/13): a) Regnskap og årsrapport 2012 godkjennes under forutsetning av en ren revisjonsberetning. b) Under forutsetning av godkjent revisjonsrapport disponerer TKF 2012 mindreforbruk som følger: Kr avsettes til Fond Fredtun vedlikehold, utbedring og oppgradering. ( ) Kr avsettes til Fond nytt orgel i Hvasser kirke. ( ) Resterende avsettes til disposisjonsfond ( ) 09/13 Fredtun orientering og befaring (O) Rune Jæger-Lian (sekretær for Fredtun utvalget) ledet Fredtun befaring og orientering. Det refereres forøvrig til tilstandsrapport utarbeidet av Takstkonsulent Helge Semb i 2011 og Taksthusets vedlikeholdsplan med kostnadsestimater presentert i TKF sak 20/11. Det var orientert om nylig installert brannalarmanlegg, ikke fungerende varmepumpe i lille salen, og nylig vedlikeholdt ventilasjonsanlegget ( varmegjenvinningsanlegg ). 10/13 Fredtun sørvegg og utskifting av dører (B) Det er bedt om tilbud fra fem leverandører i forbindelse med arbeidet. Sverres Snekker Service og Bygg Consult (Nøtterøy) leverte tilbud. Innstilling fra Fredtun utvalget er fremmet til TKF i notat sak 10/13. a) TKF engasjerer Sverres Snekkerservice AS for å isolere og skifte kledning på Fredtuns sørvegg samt å skifte ut dører i henhold til brannteknisk anbefaling. b) TKF gir daglig leder fullmakt til å engasjere elektrikere i forbindelse med arbeidet. c) TKF vedtar å benytte fond Fredtun vedlikehold, utbedring og oppgradering ( ) med inntil kr (inklusive mva) for å finansiere arbeidet. 15/13 Daglig leders orientering (O) Gravstellavtale leverandør, ny termostat Hvasser kirkestue, og vikarer for kantor er orientert om. 16/13 Endring til mai og juni TKF møtedatoer (B) TKF møtedatoer endres: - Fra tirsdag 07.mai.13 til torsdag 30.mai Fra torsdag 20.jun.13 til fredag 21.jun.13. Tidspunkt er uendret.

4 Neste møte er 11.april 2013 i Tjøme kirkestue Odd Andreassen Leder Vedlegg: Sak 12/13: Galleri vakt oppgaver oversikt

5 GALLERIVAKT I forbindelse med sak 12/13: Galleri i Tjøme kirke: rømning og brann tiltak er det påpekt behov for en dedikert gallerivakt når det er store arrangementer i kirken og galleriet tas i bruk. En gallerivakt har følgende oppgaver: 1. Hold øyene åpne: Sørg for at de som får adgang til galleriet har god bevegelighet og klarer rømning i nødstilfelle. Sørg for at rømningsveier er holdt åpne. Sjekk at vesker, klær og andre gjenstander er ikke til hinder for effektiv rømning. Se opp for mulige brannkilder: levende lys, gjenstander i nærheten av ovner eller elektriske elementer. 2. I nødstilfelle: Manuell brannmelder og handslokke apparat finnes ved rullestol inngangen. 3. Assister ved rømning: Ta på gullvest. Stå i første etasje ved trappegang. Evakuerende mennesker fra galleriet skal sluses ut gjennom rullestolinngang.