Agenda for møte i. Torsdag 11. sep. 2014, kl Tjøme kirkestue

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Agenda for møte i. Torsdag 11. sep. 2014, kl.14.00 Tjøme kirkestue"

Emma Sletten
8 år siden
Visninger:

1 Agenda for møte i Tjøme kirkelige fellesråd Torsdag 11. sep. 2014, kl Tjøme kirkestue Innkalte: Varamedlemmer: Lyder Verne, Inga Bryde Claus, Odd Andreassen, Ordfører John Martiniussen, Marit Monsen, Bente Pedersen Helge Johnsen, Christopher Johansen, Thomas Bell, Tulle Bøe og Pål P. Syse Invitert: (B): beslutningssaker (O):orienteringssaker Saksliste Åpningsord ved Lyder Verne 34/14 Innkalling, dagsorden og referat (møtebok) (B) 32/14 Ny kommunal representant fra (O) John Martiniussen tar over som kommunal representant til TKF med virkning fra /14 Sogneprest stilling (O) Sogneprest Svein Byholt sluttet i sin stilling fra 1.september. Stillingen er utlyst på bispekontorets nettside, samt på kirkens rekrutteringsportal (kirkejobb.no), NAV, og TKFs nettside. Søknadsfrist er 7.september. Neste bispedømmerådsmøte (tilsettingsinstans) er 8.oktober. 05/14 Interkirkelig samarbeid over kommune grenser (O) Diskusjon ledet av fellesrådsleder med innspill fra kommunal representant. 16/14 Toalettbygg på Gjervåg gravlund (O) Orientering om status. 19/14 Samarbeidsavtale mellom kirke og kommune (O) Orientering på status fra kommunal representant. 35/14 Daglig leders orientering (O) - Kirkebyggdatabasen - inventar i Tjøme kirke - Sommerhjelp - Gravferdsstatus. - Kirketjener kurs - Etter Alpha møte med biskop Per Arne Dahl 07.okt. på Fredtun - Tariffavtale 2014 / lønnsendring

00 Tjøme kirkestue Innkalte: Varamedlemmer: Lyder Verne, Inga Bryde Claus, Odd Andreassen, Ordfører John Martiniussen, Marit Monsen, Bente Pedersen Helge Johnsen, Christopher Johansen, Thomas Bell,

2 - Mulighet for Gjennestad skoleprosjekt/samarbeid - Fellesdag i prostiet 24.september - Lik og likskap høring, notat fra KA 36/14 Fredtun utleie på ukentlig basis (B) TKF har fått henvendelse om ukentlig utleie av Fredtun. Fredtun har noe ledig kapasitet på dagtid på mandager, tirsdager, torsdager og fredager. Fredtun AU har deretter drøftet betingelser og forutsetninger for ukentlig leie og foreslår vedlagt leieavtale til formålet. 1. TKF vedtar utleieavtalen for ukentlig utleie som det foreligger. 37/14 Trosopplærer stilling (B) TKF vedtar å fortsette med 60 % fast trosopplærer stilling. Dersom lønnsmidler i fremtiden overstiger statstilskudd til trosopplæring må stillingsbrøk vurderes. 38/14 Budsjett 2015 (B) Se vedlagt budsjett (talloppstilling), budsjettnotat, og trosopplæringsbudsjett. 1. TKF vedtar budsjettet for 2015 som det foreligger. Ved behov for mindre endringer (+/ ) har daglig leder fullmakt til å foreta endringene i dialog med fellesrådets leder. 2. TKF vedtar fremlagt trosopplæringsbudsjett for 2015 for Tjøme og Hvasser. 39/14 Tjøme kirkegård, Syd datakvalitet i gravferdsregister (B) Tjøme Syd er den eldste gravplass TKF forvalter. Datakvalitet i gravferdsregister for Tjøme Syd har behov for kvalitetssikring. Det er nylig opprettet tilgang til gravferdsdatabase på Ipad slik at det er enklere tilgang til informasjon mens man befinner seg på selve kirkegård. Datakvalitetsarbeid krever kjennskap til gravferdslover og forskrifter, samt medlemsregister og gamle arkiver og avtaler hos TKF. Det foreslås å øke stillingsbrøk med 20 % for menighetssekretær i en 3-måneders periode for å gjennomføre arbeidet. TKF vedtar å øke menighetssekretærs stilling med 20 % frem til for å gjennomføre datakvalitetsarbeid for gravregister for Tjøme Syd.

Fredtun har noe ledig kapasitet på dagtid på mandager, tirsdager, torsdager og fredager.

3 27/14 Tilsyn av elektrisk anlegg (B) Skagerak Energi kom på varslet tilsyn av elektrisk anlegg i kirkelige eiendommer i mai. Tilsyn var både teknisk og systemrettet (intern kontroll). Det er inngått avtale med Tjøme El-Installasjon for retting av tekniske avvik og for utskiftning av elektrisk anlegg i Tjøme kapell. For systemrettet avvik kreves det at organisasjon inngår avtale om internkontroll med et firma som utfører dette. I praksis betyr dette at en el-leverandør skal jevnlig kontrollere at systemet fungerer etter hensyn og at TKF har oppdatert dokumentasjon på systemet, rutiner og avvik. Tre leverandører er forespurt om pris for en slik avtale. TKF inngår avtale med Elektriker Per Johansen AS (Nøtterøy) for internkontroll av elektrisk anlegg. Kostnader knyttet til dette er beregnet til eks. mva og disse vil inngå som en del av driftsbudsjett. 12/14 Prioriterte tiltak 2014 (B) I mars ble det vedtatt prioriterte vedlikeholdsområder for Status for tiltak på alle eiendommer unntatt Tjøme kirke: Eiendom Tiltak Beløp (estimat) Status Gravplassene (Tjøme Nord, Gjervåg, Hvasser) Gravplassene Gjervåg Fredtun Hvasser kirke 1. Bolting prosjekt Utlegg, viderefaktureres Datakvalitet (lister) sikret. 2. Beskjæring av trær langs allé 3. Drenering: Avfukter til kjelleren 4. Hengsle om dør (evakuering) 5. Pusse/male døpefont og lesestol 6. Skifte ut råteskadet kledning 7. Bedre lufting i grunnmur /under kirken Utføres av steinhoggeri i september. Faktureres av TKF i oktober Utført til budsjettpris Avfukter gitt i gave til Fredtun hus. Ingen kostnader Utført. 5. Døpefont malt. Lesestol maling pågår Inngått avtale, forventes utført i oktober. 8. Skraping påbegynt av TKF

For systemrettet avvik kreves det at organisasjon inngår avtale om internkontroll med et firma som utfører dette.

4 8. Male bårehus stab. Tjøme kirke I samarbeid med Riksantikvaren er det anbefalt noen endringer til rekkefølge for utførselen av prioriterte tiltak relatert til Tjøme kirke. De aller fleste tiltak på Tjøme må søkes Riksantikvaren om. På tiltak som krever graving på middelalderkirkegrunn er det også nødvendig å involvere arkeolog for å sikre arkeologiske spor. 9. Takrennenedløp kobles til avløpsrør/bedre avledning av vann fra kirken 10. Bedre lufting i kryperommet under kirken Fremgangsmåte må kartlegges og evt. omsøkes. 10. Avventes. Dette etter anbefaling fra RA. 11. To nye el-kurser med uttak i koret Uføres ifm retting av el-avvik. 12. NY i 2014: Reparasjon av råteskader i klokketårnet på Tjøme, inkludert kalkbehandling av vegger Totalt, inkl. mva Anbefalt av RA å rette snarest. Se også sak 39/14 for fullstendig detaljer. a) TKF tar anbefaling fra Riksantikvaren om Tjøme kirke til følge og avventer bedre lufting i kryperommet under kirken. TKF prioriterer heller i 2014 å reparere råteskader i klokketårnet. b) Daglig leder får fullmakt til å justere internt i driftsbudsjett for å dekke inn overskytende kostnader tilsvarende cirka kr (i forhold til avsatt vedlikeholdsmidler fra 2013 overskudd). 39/14 Råteskader i klokketårn på Tjøme kirke (B) I tilstandsrapport er fuktighet og råteskade i klokketårnet på Tjøme kirke påpekt som nødvendig å reparere. I sommer er det kartlagt at det er gråråte som forårsaker skaden etter analyse fra Mycoteam AS. Videre er det kartlagt omfang av råteskade i en rapport fra rådgiver Frank Berg. I tillegg til beskrivelse av skadeomfang inneholder rapporten forslag til reparasjonsmetode med kostnadsprognose. Søknad om reparasjon er sendt til RA. Etter godkjenning blir det innhentet tilbud om å få utført arbeidet i kirken.

Takrennenedløp kobles til avløpsrør/bedre avledning av vann fra kirken 10. Bedre lufting i kryperommet under kirken 24.000 41.500 9. Fremgangsmåte må kartlegges og evt. omsøkes. 10. Avventes.

5 Tjøme kirkelige fellesråd For å sikre at Tjøme menighets perspektiver er representert kan det være hensiktsmessig å oppnevne en representant fra menigheten som deltar underveis i prosessen. a. Daglig leder får fullmakt til å innhente tilbud og inngå avtale basert på Riksantikvarens anbefaling. Det forutsettes at tilbud ligger innenfor prisestimat oppgitt i Sak 12/14+10% (totalt inkl mva). b. Tjøme menighets representant som følger prosessen er... Eventuelt 26.aug.2014 Odd Andreassen Leder Vedlegg: Sak 34/14 Referat fra TKF møte Sak 35/14 Notat om Lik og likskap høring fra KA Sak 36/14 Utleieavtale for ukentlig leie av Fredtun Sak 38/14 Budsjett, tall og tekst, trosopplæringsbudsjett Sak 39/14 Søknad til Riksantikvaren om råteskadeomfang i klokketårn - Tjøme kirke

2014 Odd Andreassen Leder Vedlegg: Sak 34/14 Referat fra TKF møte 19.06.

Like dokumenter

Referat fra møte i. Tirsdag 02. sep. 2014, kl.14.00 Tjøme kirkestue

Referat fra møte i. Tirsdag 02. sep. 2014, kl.14.00 Tjøme kirkestue Referat fra møte i Tjøme kirkelige fellesråd Tirsdag 02. sep. 2014, kl.14.00 Tjøme kirkestue Tilstede: Lyder Verne, Inga Bryde Claus, Odd Andreassen, Ordfører John Martiniussen, Marit Monsen, Bente Pedersen,