Protokoll fra møte i Frogner menighetsråd

Transkript

1 Protokoll fra møte i Frogner menighetsråd STED og DATO: Schafteløkken, Røde sal tirsdag TIL STEDE Trond Arild Lidalen (leder) Sissel Nilsen (nestleder) Grethe M. Robertsen Adolph Denis Horn Kaare Framstad Harald Kringlebotn Erik Grøttum Margunn Sandal (sokneprest) Lars Gathe (1. vara) Erik Kyvik Hauge (3. vara) Inger-Lise Rist (5. vara) FORFALL Gro Lauvland Morten Hennie (2. vara) Siri Andresen (4. vara) Dessuten møtte: Thomas Ekeberg-Andersen (sekretær) PROTOKOLLEN Alle vedtak er enstemmige, om ikke annet fremgår av den enkelte sak TIL BEHANDLING: MR 18/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN MR 19/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MR-MØTE MR 20/16 GIVERTJENESTE I FROGNER MENIGHET MR 21/16 FROGNERHJEMMET MR 22/16 GENERELT UTLEIEREGLEMENT MR 23/16 HØRINGSUTTALELSE ELEKTRONISK SELVBETJENING MR 24/16 BUDJSETT BARNEHAGEN MR 25/16 MANDAT KOMITE FOR OPPUSSING AV FROGNER KIRKE MR 26/16 AVSETNING AV GJELDSPOST MR 27/16 UNDERVISNINGSPLAN KONFIRMANT 2016 MR 28/16 ORIENTERINGSSAKER MR 29/16 EVENTUELT Protokoll fra møte i Frogner menighetsråd Side 1 av 5

2 MR 18/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Innkalling til møtet Følgende eventuelt-saker ble tilføyd dagsorden: - Kommentar fra Adolph Denis Horn ang taushetserklæringen. - Orientering om menighetsrådets strategisamling mars Søknad til Frogner menighets legat om midler til Kulturutvalget Med disse tilføyelser ble innkalling og dagsorden godkjent MR 19/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MR-MØTE MR 19/16: Møtebok fra møtet Møteboken godkjennes med følgende endringer: - Erik Grøttum var ikke til stede under møtet 2/2. - Sak 14/16 ble viderebehandlet 9/2. Dette noteres i møteboken. - Sissel Nilsen var ikke til stede 9/2. Dette noteres i møteboken. - Teksten i sak 14/16 endres til: «Frogner menighetsråd ønsker å videreføre dialogen rundt interessemelding fra aktør som er interessert i å videreføre driften av Frogner menighets hjem i ny form. Saken behandles som åpen sak av Frogner menighetsråd og lukkes kun ved partsforhold der forretningsmessige årsaker krever dette. Det er behov for et møte om saken med forberedte saksdokumenter; årsberetning med regnskaper for 2014/15, budsjett for 2016, og innstilling på mandat for nytt styre og valg av et styre. Det nedsettes en arbeidsgruppe bestående av Sokneprest Margunn Sandal, Harald Kringlebotn og Lars Gathe som utreder saken, stiller forslag til mandat for styret og legger frem forslag til styresammensetning på neste menighetsrådsmøte. MR 20/16 GIVERTJENESTEN I FROGNER MENIGHET MR 20/16: Notat fra Adolph Denis Horn Givertjenesten i Frogner menighet tas opp på den kommende strategisamlingen. Protokoll fra møte i Frogner menighetsråd Side 2 av 5

3 MR 21/16 FROGNERHJEMMET MR 21/16 Frognerhjemmet UNNTATT OFFENTLIGHET Frogner menighetsråd anser det som formålstjenlig å forlenge perioden for det sittende styre i Frogner menighets hjem under følgende forutsetninger som bes styrebehandlet og meldt tilbake til menighetsrådet: 1) Styret i Frogner menighets hjem fremforhandler beslutningsgrunnlag med anbefaling, som presenteres Frogner menighetsråd forut for forpliktende vedtak. a. Beslutningsgrunnlaget presenteres Frogner menighetsråd og styreleder og institusjonssjef bes om å være til stede. b. Årsberetning og revidert regnskap/balanse for årene 2015, 2014 og 2013 fremlegges for Frogner menighetsråd snarest. c. Frogner menighetsråd engasjerer egen advokat som gis full innsikt i virksomhetens regnskap, balanse, kontrakter og lignende samt forhandlingens status og underliggende dokumentasjon. 2) Styret for stiftelsen presenterer snarest en robust plan for institusjonssjefsituasjonen, på 12 måneders sikt, som også tar høyde for at en situasjon hvor pågående forhandlinger ikke skulle nå forventet konklusjon og/eller ikke innen forventet tidsramme. MR 22/16 GENERELT UTLEIEREGLEMENT SCHAFTELØKKEN MR 22/16 Generelle regler Daglig leder Inger E. Solem og styreleder Lars Gathe har etter vedtak i Styret om dette utarbeidet forslag til generelt utleiereglement for Frogner menighets hus Schafteløkken, Frogner menighets barnehage Schafteløkken, Seniorsenteret og Frogner kirkestue. Forslag er sendt MR for stadfestelse. Frogner menighetsråd ønsker noen språklige presiseringer og ber samtidig om de generelle regler for Menighetens Hus fremlegges. Saken utsettes til neste møte MR 23/16 HØRINGSUTTALELSE ELEKTRONISK SELVBETJENING MR 23/16 Saksutredning: Høringsuttalelse Elektronisk selvbetjening MR 23/16-1 «Høring elektronisk selvbetjening» - Kirkerådet 09/02/16 MR 23/16-2 «Høringsnotat elektronisk selvbetjening» - Kirkerådet Forslaget til høringsuttalelse godkjennes. Menighetsforvalter sender inn høringssvar innen fristen 7. mars 2016 MR 24/16 BUDSJETT BARNEHAGEN Protokoll fra møte i Frogner menighetsråd Side 3 av 5

4 MR 24/16: Forslag til budsjett 2016 Budsjettet godkjennes. MR 25/16 MANDAT FOR KOMITEEN FOR OPPUSSING AV FROGNER KIRKE Komiteen for oppussing av Frogner kirke har hatt sitt første møte. Tilstede var Thomas Ekeberg-Andersen, Margunn Sandal, Kaare Framstad, Ragnar Osnes og Adolph Denis Horn. Komiteen konstituerte seg med Ragnar Osnes som leder. Komiteen formulerte følgende forslag til mandat: Komiteen for oppussing av Frogner kirke har i oppdrag å planlegge og organisere oppussing av Frogner kirke frem mot ferdigstillelsen av det nye orgelet (desember 2017). Oppussingen må i hovedsak pågå mens orgelet er demontert fra påsken 2017 frem til monteringen begynner i oktober Komiteen skal komme med innspill til hvordan menighetsrådet kan skaffe økte midler, utover de allerede øremerkete midler. Komiteen skal avklare ansvarsfordeling og samarbeid med Kirkelig fellesråd i Oslo. Konstitueringen tas til etterretning og mandatet for komiteen godkjennes. MR 26/16 AVSETNING AV GJELDSPOST - SENIORSENTERET MR 26/16: Styrenotat Schafteløkken Avtalen som Frogner menighet tidligere har inngått med Seniorsenteret rundt deling av utført nødvendig utvendig vedlikehold tilsier at Frogner menighet skal betale sin andel på Styret for Schafteløkken har mandat å reforhandle leieavtalen med Seniorsenteret. Partene er i prosess og Seniorsenteret er innforstått med at denne gjelden kan legges til side i påvente av et nytt avtalegrunnlag i en ny leieavtale og nå ikke er forfalt. En ny avtale vil fremlegges for MR for godkjennelse. Det avsettes en gjeldspost i menighetens balanse på kr. Denne gjelden er påløpt men ikke forfalt. MR 27/16 UNDERVISNINGSPLAN - KONFIRMASJON MR 27/16: Undervisningsplan Frognerkonfirmantene 2016 Frogner menighetsråd godkjenner undervisningsplanen for konfirmantene i Frogner menighet 2016 Protokoll fra møte i Frogner menighetsråd Side 4 av 5

5 MR 28/16 ORIENTERINGSSAKER 1) Regnskap 2015 Foreløpig regnskap for 2015 endelig godkjenning kommer etter revisjon tilsier et mindreforbruk på kr. (bruk av midler i forhold til budsjettet). Heri et gjeldsposten (sak 26/16) ikke tatt med. Foreløpig balanse , Foreløpig driftsregnskap og Innt./utg. pr avdeling 2) Kantorprosjektet MR 28/16-1: Orientering til MR om kantorprosjektet Sakene tas til orientering. Regnskapet for 2015 gjennomgåes og rettes av menighetsforvalter vedrørende feilføringer mellom avdelinger og konti samt at fordring fra sak 26/16 legges inn. Korrekte avdelingsbetegnelser legges in i avdelingsoverskriftene. (Regnskapet gjennomgås av Økonomiutvalget før det legges frem for MR for godkjenning sammen med foreløpig revisjonsrapport. MR 29/16 EVENTUELT 1) Tausheterklæring Det ønskes kommentert hvorvidt taushetserklæring er et krav for MRmedlemmer. Dette ble bekreftet. 2) Strategisamling mars. Frogner menighetsråd drar på strategisamling til Losby gods fredag 3. mars frem til lørdag 4. mars. Programmet ble skitsert. 3) Søknad til Frogner menighets legat om midler til Kulturutvalget Menighetsforvalter sender søknad til Frogner menighets legat når budsjettforslag og programskisse forelegger fra Kulturutvalget. Trond Arild Lidalen Menighetsrådsleder Thomas Ekeberg-Andersen Menighetsforvalter Protokoll fra møte i Frogner menighetsråd Side 5 av 5