Lister. Veiledning og oppgaver. Sist redigert september / 21

Transkript

1 Lister Veiledning og oppgaver Sist redigert september / 21

2 Innholdsfortegnelse Lister... 4 Standard Lister... 5 Fremmøteliste... 6 Avlysninger... 6 Aktiviteter... 7 Kopinor... 7 Flerfags Elever... 7 Re-registrering... 8 Kontroller Elevbetalere... 8 Konserter... 8 Nye Elever... 9 Romplan... 9 Utlånte instrumenter... 9 Venteliste... 9 Ny Liste Innhold Avlysninger Aktive elever Betaling Booking Booking Konserter Elev Elev Spørsmål Elev Spørsmål (Utmelding) Re-registrering Global Avdeling Innbetalinger Instrument Lærer Note Grupper Takst Fag Venteliste / 21

3 2. Felter Filter Gruppering Portal Mapper Hvordan oppretter jeg en Liste? Oppgave 1. Lister med filtre og sortering Oppgave 2. Gruppering og beregning Oppgave Oppgave / 21

4 Lister Listefunksjonen er den primere adgangen til alt data i systemet. Enten via de faste Standard Listene med innebygget funksjonalitet eller via de brukerdefinerte listene. Standard Lister. Standard Listene er forhåndsdefinerte lister med forskjellig funksjonalitet. Disse listene kan ikke redigeres eller kopieres. Brukerdefinerte Lister. De brukerdefinerte Listene består av 4 forskjellige lister: 1. Liste Bibliotek. Inneholder lister som er opprettet av Speedadmin. Disse listene kan du kopiere og redigere etter eget bruk. Listebiblioteket utbygges løpende. 2. Globale Lister. Er lister som alle brukerne med riktig tillatelse kan se. Med den riktige tillatelse kan det også redigeres i de Globale Listene som er markerte med en 3. Egne Lister. Lister som ikke er Globale kan kun ses og kopieres av andre hvis man klikker inn på Listens eiers navn. 4 / 21

5 Standard Lister Fremmøteliste linker til funksjonen Fremmøteliste. Her kan fremmøtelistene printes ut og/eller føres elektronisk. Avlysninger viser avlysninger. Aktiviteter viser bookede Aktiviteter. Kopinor viser tal vedr. Kopinor- innberetning. Elever uten betalinger viser en oversikt over de elevene som har været aktiv i inneværende sesong men som ikke er ilagt en takst. Flerfags Elever viser en oversikt over de elevene de som går på flere fag. Denne listen fases ut idet funksjonaliteten overtas av de utvidede Rabattordningene. Re-registrering viser en oversikt over Re-registreringsprocessen. Denne listen finner du også i listebiblioteket hvor den kan kopieres og deretter redigeres. Kontroller Elevbetalere viser en oversikt over de elevene som ikke har betalende foresatt/e på en eller flere av betalingene. Funksjonen går på tvers av sesongene men aktive fag vises. Konserter viser en liste over kommende konsertbookinger. Nye Elever viser en oversikt over nye elever som skal godkjennes. Romplan gjør det mulig å printe ut eller sende opplysninger til skolene via de bookede rom. Utlånte instrumenter viser en oversikt over de instrumentene som er lånt ut. Venteliste viser samme liste som brukes ved tildeling av ventelisteelever til hhv. lærere og grupper. 5 / 21

6 Fremmøteliste Her kan du printe en fremmøteliste eller føre den elektronisk. Listen avspeiler lærerens timeplan. Klikk frem til den ønskede fremmøteårsak. (årsaker oppsettes i Stamdata Fremmøteårsak). Opplysninger, ukedag, fag og hvilke uker som skal vises kan velges individuelt. Nå kan du velge om listens skal vises og føres elektronisk, om den skal hentes som PDF eller om den skal printes ut. Skal noe av undervisningen avlyses gjør du det via lærerens timeplan. Avlysning vises deretter i listen (som oransje farge i eksemplet nedenunder). Avlysninger Denne listen viser fremadrettede avlysninger (Kommende) eller alle i inneværende sesong. Det er mulig å registrere en etterundervisning i kolonnen Manuelt etterundervist. Etterundervist og Manuelt etterundervist betyr at avlysningen ikke regnes med i refusjon regnskapet. Avlysningsårsaken velges i Stamdata - avlysningsårsak, og bestemmer om avlysningen skal etterundervises og om det skal gis refusjon for avlysningen. 6 / 21

7 Aktiviteter En samlet oversikt over manuelt opprettede bookinger hvor du har mulighet for å søke på bookingtype, måned og/eller år. Du blir linket til bookingen med adgang til flere opplysninger hvis du klikker på dato. De valgbare Bookingtyper er de bookingtyper som er opprettet i Stamdata - BookingTyper. Du kan også komme inn på listen via Start Aktivitet/Konsert Liste Kopinor Kopinor tall oppdateres til ny beregning. Innberettes pr. avdeling. Flerfags Elever Listen inneholder elever med flere enn et fag. Det er mulig å tildele en elevtakst til utvalgte elever. 7 / 21

8 Re-registrering Listen viser de "aktive" valg elevene har tatt ifm. Re-registreringen. De viktigste grupperingene er de to nederste som viser aktive og venteliste elevene som ennå ikke har valgt noe ifm. med re-registreringen. Ventelistefilter sorterer de elever fra som har påmeldt seg et fag på ventelisten etter den gitte datoen. Se evt. mere i veiledning for Re-registrering. Kontroller Elevbetalere Aktive Elever og elever på ventelisten hvor det ikke er valgt en betaler. Via elevnr. kan elevens faktiske forhold kontrolleres. Konserter Listen linker til Bookinglistes konsertoversikt. 8 / 21

9 Nye Elever Nye Elever i skolen som skal godkjennes. Listen ligger også i notifikasjonskassen øverst på siden med antall Nye Elever. Romplan Her kan du opprette en liste over belegningen på en skole/rom, også ut i fra valgte bookinger. Utlånte instrumenter Liste over instrumenter som er lånt ut. Venteliste Skolens aktuelle venteliste. Dette er den samme listen som også er tilgjengelig når du tildeler elevene et fag. Utvidet Søkning gir mulighet for å søke på en konkret elev. 9 / 21

10 Ny Liste Opprett Ny Liste. 1. Velg Innhold 2. Angi minimum et Felt, o lagr Listen, evt. i en bestemt mappe. 3. Definer søkning/filtre 4. Angi evt. Grupperinger. 5. Velg evt. Portaler til visning. 6. Lagr i en Mappe 7. Overvei om Listen skal være Global, (brukere med rettighetene til å se globale lister vil kunne se listen) 1. Innhold Innhold er systemets "hovedlister", dvs. en grunnfiltrering av all data i databasen. Noen av disse listene har allerede forvalgte filtreringer som kan tilpasses etter behov. Formålet er å gjøre listefunksjonen mer overskuelig i temaform, samt begrense antallet at etterfølgende filtreringer. Avlysninger Avlysninger er en hovedliste som inneholder informasjon om Bookinger som er avlyst i den valgte sesong. Aktive elever Aktive Elever er en hovedliste som inneholder de elevene som har en lærer og et fag tilknyttet i den valgte sesong, og som ikke har sluttet pr. Dags dato. Aktive Elever vil være den listen som oftest benyttes. Det er også den hovedlisten som inneholder er flest felter. 10 / 21

11 Betaling Denne hovedlisten er på forhånds filtrert på bl.a. sesong på betalinger. Hovedlisten brukes til lister vedr. betalinger, bokføringer osv. Booking Booking er en hovedliste som inneholder bookinger foretatt i Speedadmin. Du kan etterfølgende søke/filtrere på bookingtyper mm. Booking Konserter Innholdet her er delvis det samme som i Bookinger, men her har du mulighet for å søke/filtrere på informasjoner som er lagt inn i konsertprogrammet. Elev Listen inneholder alle elevene som er opprettet i systemet uten noen form for søkning/filtrering. Både aktive og ikke aktive elever, og elever som har stått på ventelisten. Elev Spørsmål Listen gjør det mulig å søke/filtrere på brukerdefinerte spørsmål som stilles ifm. Ny påmelding og Reregistrering. Elev Spørsmål (Utmelding) Listen gjør det mulig å søke/filtrere på brukerdefinerte spørsmål som stilles ifm. utmelding via Speedadmin. Re-registrering Listen refererer til Standardlisten Re-registrering. Dvs. At du kan opprette brukerdefinerte lister basert på de valg elevene har gjort ifm. Re-registrering. Global Avdeling Listen inneholder lærere og elever ifm. globale samarbeid som f.eks. korps samarbeid. For å kunne benytte seg av listen skal Globale Rettigheder være tildelt, og den skole/forening man er logget inn som må være medlem av et globalt samarbeid. Innbetalinger Listen inneholder opplysninger ifm. bruk av Giroblankett og brukes til forskjellige registreringer av innbetalt oppkrevning. 11 / 21

12 Instrument Listen inneholder opplysninger om instrumenter registrert i Speedadmin. Her er det er også mulig å søke/filtrere på lånerne mm. Lærer Listen inneholder alle lærere registrert i Speedadmin. Standard filtrering her er på aktive lærer. Note Listen inneholder Noter opprettet i note biblioteket. Grupper Listen inneholder informasjon om alle grupper og gruppenes tildelinger. Takst Listen inneholder opplysning om takster. Både standard informasjon og rater, og takstene tilknyttet til fagene. Fag Listen inneholder informasjon på alle Fag som er opprettet, og de valg som er mulige. Venteliste Listen inneholder de elevene som er registrert på ventelisten. Både de elevene som er aktive og de som ikke er aktive på. 12 / 21

13 2. Felter Felter er de på den valgte hovedlistes tilgjengelige datafelter, som vil fremgå på som kolonner. Feltene velges etter behov, og evt. i den rekkefølge du ønsker kolonnene skal stå (kan også redigeres senere). Du skal være oppmerksom på hvis det valgte felt inneholder flere forskjellige data, vil feltet generere en rekke/linje pr. innhold. F. eks hvis feltet Foresatte velges og eleven har to foresatte, så vil det genereres to nesten like rekker for eleven, men med hver sin foresatte vist i Foresatte kolonnen. Langt de fleste listene krever et felt med en eller anden form for ID. ID brukes som "intern" referanse i Speedadmin. F. Eks hvis du har Elev Id på en listen så kan listen brukes til å sende beskjeder. Utover det er ID en rask snarvei til ressursens stamkort (f. eks. elevkortet via Elev ID). En Tommelfingerregel er: Prøv å Bruk så få felter som mulig. Det er selvfølgelig en god idé å have de feltene med som du ønsker å filtrere på. På denne måten sikrer du deg at det som velges i filtret har den riktige syntaks. Når filtret er på plass behøver du ikke ha feltene med og de kan derfor unnlates. Feltene e-post adresser er ikke nødvendige for å sende e-post i Speedadmin. Disse opplysningene hentes via ElevID. Deretter velger du i beskjedmodulen om du ønsker å sende til både foresatte og elev, og om det skal sendes SMS og/eller e-post. Følgende 3 felter inneholder opplysninger i kommaseparert form. Dvs. innholdet ikke genererer flere linjer. Elevens UVT: Dette felt inneholder alle elevens fag i kommaseparert form i et felt. Elevens Grupper: Dette felt inneholder alle elevens grupper i kommaseparert form i et felt. Elevens Venteliste: Dette felt inneholder alle elevens (aktive) ventelistefag i kommaseparert form i et felt. Legg Til Feltene (Aktive elever): Elev Breddegrad og Elev Lengdegrad vises et kart med elevenes plassering. Det kan f. eks. brukes til å få et bilde av konsentrasjonen av elever i de forskjellige områdene i kommunen. 13 / 21

14 Feltet Er Gruppe, refererer til om FagTypen er av Typen gruppe. Feltet er et ja/nei felt og kan brukes til å filtrere grupper fra eller til. Feltene Ressurs felt er brukeropprettede Ressursfelt. Dvs. felt som er opprettet i Stamdata Ressurstyper, og er felt som brukes til registrering av opplysninger som ikke er i standardoppsetningen i Speedadmin. Rekkefølge og sortering Feltenes rekkefølge avhenger av hvordan du velger dem som så bestemmer kolonnenes plassering. Rekkefølgen velges med tall til høyre for feltet. Dette kan redigeres senere. Utover dette kan du vha. pil op og ned ved tallet lagre en sortering. F. eks. Etternavn i alfabetisk orden, eller dato med nyeste først. 14 / 21

15 3. Filter Filtrene brukes til å filtrere/søke på de tilgjengelige feltene i den valgte hovedlisten. Det er ikke nødvendig at feltene er valgt for å filtrere dem, men det kan hjelpe på prosessen. Filtre kan legges til enten som Og, eller som Eller. Og : betyder at f. eks. filter 1 Og filter 2 skal være oppfylt. Eller : betyder at f. eks. filter 1 Eller filter 2 skal være oppfylt. Funksjonen Eller kan ikke være det første filter. Den er avhengig av et foranliggende Og. Nedenstående knapper kan slå på og slå av de respektive filtrene. Følgende FilterTyper kan brukes: Ligner: brukes så kun resultat som matcher 100% vil vises på listen. F. eks. Søker du på Gitar vises KUN gitar. Velger du %Gitar%, (% er wildcard), vises også f. eks. Elgitar eller Gitar-workshop. Ligner Ikke: motsatt funksjon av ovenstående. Inneholder: Feltet skal inneholde det valgte. F. eks. fag skal inneholde Kla, som vil vise bla. alle fag med klaver. Inneholder ikke: Feltet skal ikke inneholde det valgte. Er Sant: filtrerer på Ja/Nei felt (true/false), feltet skal være utfylt Ja. Er Falsk: filtrerer på Ja/Nei felt (true/false), feltet skal være utfylt Nei. Er før denne dato: filtrerer et datofelt så resultat er før den valgte dato. Er etter denne dato: filtrerer et datofelt så resultat er etter den valgte dato. Er mindre end: Feltet skal være mindre end den valgte verdi. Kun tal. Er større end: Feltet skal være større end den valgte verdi. Er lik med: Feltet skal være li med den valgte verdi. Er ikke lik med: Feltet skal være forskjellig fra det valgte. Er Tom: Feltet skal være tomt. Ingen data registrert. Er ikke Tom: Feltet kan ikke være tomt. Er før dags dato: datoen i datofeltet må være før dags dato. Er etter dags dato: datoen i datofeltet må være etter dags dato. 15 / 21

16 Er ikke på denne listen: Her har du mulighet for å referere til en anden liste. F. eks. Hvis du har en liste over de elevene som var aktive i forrige sesong kan du filtrere disse fra, og dermed få en liste over de elevene som er helt nye i inneværende sesong. Listen du referere til må være global. Er på denne listen: Her har du mulighet for å sammenligne elevene ol. som er på den valgte listen. Er lik med den valgte sesong: Gjør sesongfeltene avhengige av den valgte sesong øverst i Speedadmin. Er ikke lik med den valgte sesong: Gjør at sesongfeltene må være forskjellige fra den valgte sesong. Er lik med den aktuelle lærerid.: refererer til den lærer som er logget på. Er ikke lik med den aktuelle lærerid.: refererer til den lærerid som er logget på, og skal være forskjellig. Tekstlengde er større/mindre enn: Her har du mulighet for å filtrere på lengden av teksten. Velges det i kolonnen Filter et?, vil du ved visning av listen bli spurt om hva som skal filtreres. Er feltet med i listen har du mulighet for å velge innholdet ut fra en nedtrekkmeny. Velger du ikke noe, foretas det ingen filtrering. Felttype Alm. tekst felt Ja/Nei Tal Komma/hel? Dato ElevID LærerID BetalerID Filtrering mulighed Ligner/Ikke (Brug % for Wildcard Indeholder / Ikke Er sand (Er lig med Ja) Er falsk (Er lig med Nej) Større end MIndre end Lig med Er lig med denne dato Er før denne dato Er efter denne dato Er før dagens dato Er i den liste Er i denne komma separeret liste Er lig med aktuel login ID 16 / 21

17 4. Gruppering Gruppering bruker du til å gruppere linjer i en valgt liste ut fra det felt grupperingen er valgt på. Du kan lage flere grupperinger/undergrupperinger i en liste, og disse kan hver især legges til en beregning. Velger du en graf er der en begrensning på 2 grupperinger. F. eks. grupperes en liste med ventelisteelever på feltet Fag. Elever i listen samles så "gruppert" pr. fag. I de enkelte grupperinger kan der gjøres beregninger på grupperingen. Beregningsmuligheter Antall: Teller antallet i det valgte felt. F. eks. antall ElevID Sum: Summerer det valgte felt. F. eks. en sum av antall timer. Gjennomsnitt: Beregner gjennomsnittet i det valgte felt. Max: Viser høyeste verdi Min: Viser minste verdi Antall (unike): Teller antallet av unike i det valgte felt. 17 / 21

18 Skjul undergrupperinger: Denne muligheten kan med fordel brukes på lister hvor det er beregningen av grupperingerne som er det interessante, og ikke selve innholdet. Lager du f. eks. lister over samtlige bookinger så kan disse fort løpe op i linjer. For å øke hastigheden på disse listene kan undergrupperingene skjules. Vis Graf: Velges denne muligheten så vises en graf over de valgte grupperingene. Grafen kan f. eks. brukes til å vise utviklingen over flere sesonger. 5. Portal På fanen Portal kan du velge hvilke portaler listen skal være tilgjengelig i. Denne funksjonen er god til f. eks. skoler hvor brukerne kun har bruk for begrenset adgang til nøye utvalgte lister, eller til å gi lærere adgang til utvalgte lister. Det er også mulig å velge at kun en bestemt rettighetsgruppe må få adgang til listen. Disse listene kan så være tilgjengelige via Portalen uten at brukerne behøver tillatelse til Lister. 18 / 21

19 6. Mapper Lister kan lagres i mapper. Mapper opprettes/redigeres ved å klikke på Mapper på forsiden av Lister. Du kan lagre en liste i en mappe når du står på listen ved Velg mappe. Her kan du også redigere/legge til mapper. Velg den ønskede mappe og klikk Lagre. Opprettelse av mapper gjør du ved å høyreklikke på det stedet i "trestrukturen" hvor du ønsker at mappen skal opprettes. Avslutt med at klikke Lagre. 19 / 21

20 Hvordan oppretter jeg en Liste? Overveielser og gode råd på veien. Før du oppretter en liste bør du overveie følgende: 1. Definer hva listens innhold skal være. 2. Hvilken hovedliste skal brukes? Altså hvilke opplysninger gjør at jeg kan komme frem til det ønskede resultat, og i hvilken hovedliste finnes disse opplysningene. o Er det noe unikt som gjør det mulig å komme frem til det ønskede resultat? F. eks. kan det i selve faget være noe unikt så som fag inneholdende klaver osv. Din Speedadmin fagstruktur kan her være avgjørende. I langt de fleste tilfelle vil det være Aktive Elever som skal brukes, idet den inneholder elever som har et aktivt fag og en lærer i den valgte sesong. 3. Begrens antall felter til et minimum. Du kan alltid legge til felter senere. Du skal være oppmerksom på at yterligere felter kan ha innflytelse på antall linjer i listen. Har du f. eks. valgt feltet foresatte så vil eleven, hvis den har to foresatte, vises to ganger på listen. Det kan være en god idé å ha de feltene med du ønsker å bruke til filtrering, men du kan også filtreres på felter som ikke er vist. 4. Hvilke filtre skal brukes? Hvordan kan jeg filtrere mig frem til det ønskede resultat? Kan det gjøres på flere måter, og hvordan unngår jeg feil? 5. Hvilke Grupperinger ønskes? Grupperinger kan som oftest brukes i stedet for filtre fordi den samlede liste vises i de valgte grupperinger. o Du kan sende beskjeder til de forskjellige grupperinger, og til hele listen. o Grupperinger kan eksporteres til PDF. og til Excel. o Grupperinger kan vises som graf. 6. Hvilke Portaler skal listen vises i? Lister kan vises i én eller flere Portaler, hvis Portalfunksjonen brukes. 20 / 21

21 Oppgave 1. Lister med filtre og sortering. 1. Opprett en mappe som heter Listekurs. 2. Opprett en liste over aktive elever i den valgte sesong. Listen skal vise hvilke fag elevene går på og elevene skal kun vises en gang på listen. Navngi listen: Aktive elever i valgt sesong. Listen skal lagres i mappen Listekurs. Overvei hvilken hovedliste som skal brukes. Overvei nøye hvilke felter som er nødvendige og hvilke som er gode å ha med. 3. Opprett et filter så det kun er soloelever med på listen. 4. Sett inn sortering så listen sorteres alfabetisk etter fornavn. Oppgave 2. Gruppering og beregning. 1. Kopier listen fra oppgave 1, og navngi listen: Aktive elever i valgt sesong Gruppert i fag. 2. Grupper listen i fag, og tell antall fødselsnummer Elever og antall aktivitetselever. 3. Beregn gjennomsnittsalderen pr. fag. 4. Slå på/slå av for filtre så det ikke tas hensyn til sesong. 5. Sett inn gruppering på sesongen, og endr evt. grupperingsrekkefølgen. Oppgave 3 1. Opprett en liste som viser fakturerte beløp pr. Bokføring. 2. Grupper så du får fakturerte beløp pr. takst pr. Bokføring. 3. Sett inn filter så det kan søkes valgfritt pr. rate. Oppgave 4 1. Finn antallet av fødselsnummerelever i de siste to sesongene. 2. Finn antallet av jenter og gutter. 3. Lek videre med flere felter. 21 / 21