Brukerdokumentasjon Vestlandspasienten.no

Transkript

1 Brukerdokumentasjon Vestlandspasienten.no Forfatter Oppdatert dato Dokumentrevisjon Versjon av Vestlandspasienten Håkon Bull-Njaa Leveranse 2 ( ) Margrete Lexow Leveranse 4 ( ) Innhold 1 Om dokumentet Vestlandspasienten en introduksjon Videreutvikling og forbedringer av portalen Hvilke timer vises på Vestlandspasienten? Hvilke timer vises ikke på Vestlandspasienten? Linken mellom Vestlandspasienten.no og Helsenorge.no Må pasientene bruke denne portalen? Visning av timer Pålogging Finn «Mine timeavtaler» Finn «Tildelte timeavtaler for dine barn» Visning av timer Underliggende informasjon i timeboksystemene Funksjonalitet tilknyttet en time «Legg i kalender» «Se mer informasjon» «Jeg kommer til timen» Send melding Send melding på vegne av barn... 15

2 1 Om dokumentet Dette dokumentet er en brukerveiledning for Vestlandspasienten.no og for funksjonaliteten «Mine timeavtaler». Veiledningen gjelder for fjerde oppgradering datert og vil bli oppdatert fortløpende etter hvert som ny funksjonalitet blir gjort tilgjengelig i løsningen. 2 Vestlandspasienten en introduksjon Vestlandspasienten er navnet på en portalløsning som gir pasienter mulighet til å se informasjon om egne og barn (under 12 år på samme folkeregistrerte adresse) sine timeavtaler i Helse Vest. Formålet med Vestlandspasienten er å etablere en elektronisk kommunikasjonskanal mellom helseforetakene og pasientene. Målet er å gjøre informasjon mer tilgjengelig for pasientene. På denne måten yter vi pasientene bedre service enn hva som har vært gjort tidligere. Vi legger også grunnlaget for en framtid der elektronisk kommunikasjon mellom pasientene og helseforetakene vil være hovedregelen. 2.1 Videreutvikling og forbedringer av portalen Vestlandspasienten er under stadig utvikling. Det vil si at løsningen løpende vil utvides og forbedres slik som nettportaler ofte gjør. Brukerne får dermed tilgang til løsningen som er i kontinuerlig utvikling og endring. De erfaringene vi gjør underveis bruker vi til å gjøre løsningen bedre. Vi tror at dette på sikt vil føre til en svært god løsning for både pasienter og foretak. På kort sikt betyr det at ikke all funksjonalitet vil være tilgjengelig for alle pasientene. Et eksempel på dette er at pasienter ikke kan sende elektroniske meldinger til avdelingene som har timer i andre systemer enn DIPS. Det kan også forekomme feil på visning av timer på portalen ved avvik i registreringspraksisen i EPJ systemene. I tilfeller der det er ulik informasjon i pasientens innkallingsbrev og timevisningen i DIPS så skal pasienten forholde seg til innkallingsbrevet. 2.2 Hvilke timer vises på Vestlandspasienten? Alle registrerte timer i DIPS, Agfa (Helse Bergen) og Carestream (Helse Stavanger) vises i portalen. Det er mulig for pasienten å se en time så snart denne er lagret i disse systemene. Pasientene kan kun se egne og barn (under 12 år på samme folkeregistrerte adresse) sine timer og de kan kun se timer som er frem i tid. 2.3 Hvilke timer vises ikke på Vestlandspasienten? Timer i andre systemer enn DIPS, Agfa og Carestream vises ikke på portalen Historiske timer vises ikke på portalen Timer som er merket som «indirekte pasientkontakt» vises ikke på portalen Røntgentimer i Helse Fonna vil ikke vises på portalen 2

3 2.4 Linken mellom Vestlandspasienten.no og Helsenorge.no Vestlandspasienten.no og Helsenorge.no er begge inngangsporter til funksjonaliteten «Mine timeavtaler». Selve listen med timeavtaler ligger under Helsenorge.no portalen. Vestlandspasienten.no er den adressen som vil bli markedsført mot pasienter i Helse Vest fordi de andre regionene ikke tilbyr «Mine timeavtaler» enda. Brukere av løsningen vil kunne benytte begge disse to adressene for å få tilgang til timeoversikten. Logger brukerne seg inn via Vestlandspasienten.no vil de komme direkte til listen med «Mine timeavtaler». Benytter man helsenorge.no må man gjennom et ekstra menyvalg under «Min Helse» før man kommer til «Mine timeavtaler hos Helse Vest». 2.5 Må pasientene bruke denne portalen? Portalen er et tilbud som pasientene kan velge om de vil benytte eller ei. Det har pr i dag ingen konsekvenser for pasientene om de velger å ikke benytte portalen. 3

4 3 Visning av timer I dette kapittelet finner du en detaljert gjennomgang av funksjonalitet knyttet til «Mine timeavtaler». 3.1 Pålogging For å kunne se timeoversikten må man først logge seg på løsningen. Dette kan gjøres på to måter: Via Vestlandspasienten.no Via Helsenorge.no Begge løsninger krever at brukeren logger seg inn med en godkjent elektronisk ID. Uten en slik elektronisk ID vil man ikke kunne benytte portalen. Man kan i dag se oversikt over sine egne og barn (under 12 år på samme folkeregistrerte adresse) sine timer i portalen. Dersom man skal se sine barns timer logger man seg på med egen ID. Figur 1. Innlogging via Vestlandspasienten.no 4

5 Figur 2. Bildet viser innlogging via Helsenorge.no Figur 3. Bildet viser oversikt over godkjente elektroniske ID`er for innlogging 5

6 3.2 Finn «Mine timeavtaler» Brukere som er logget inn via vestlandspasienten.no vil komme rett inn i listen med timeavtaler. Brukere som logger inn via Helsenorge.no vil komme til en meny hvor «Mine timeavtaler» er et av flere valg under «Min helse». Man må da velge «Mine timeavtaler hos Helse Vest» i menyen. Figur 4. Bildet viser hvor brukeren må klikke for å få opp listen med "Mine timeavtaler" når innlogget via Helsenorge.no 3.3 Finn «Tildelte timeavtaler for dine barn» Foreldre kan se oversikt over sine egne timer, samt timene til egne barn under 12 år dersom de bor på samme folkeregistrerte adresse som en selv. Foreldre logger inn seg inn med egen ID. Deretter velger man barnets navn i nedtrekkmenyen «Du ser nå opplysninger for» for å se barnets tildelte timer. Figur 5. Bildet viser hvordan man kan velge å se egne eller egne barns timeliste 6

7 3.4 Visning av timer Pasientens timeavtaler vises i en liste. Listen er sortert slik at den timen som er nærmest i tid er øverst. Den timen som er lengst fram i tid er nederst i listen. For hver time kan* det listes følgende informasjon: Dato Klokkeslett for oppmøte/forberedelse Helseforetak/sykehus Avdeling Lokalisering Adresse for lokaliseringen Telefonnummer for lokaliseringen Type time (omsorgsnivå)* Antatt varighet* Ansvarlig behandler* Hvilken informasjon som vises for en time kan variere noe. Årsaken til dette er at portalen viser den informasjonen som er registrert i DIPS, Agfa og Carestream og her er det ulik praksis i forhold til hva som registreres for en time. *Det er laget en del visningsregler basert på timens «omsorgsnivå»: Omsorgsnivå Viser dato (D) og/eller tidspunkt (T) Tekst vedr. Type time Visning av Antatt varighet Tekst vedr. Antatt varighet DIPS: "Dagbehandling" D og T Behandling nei Varighet: Se innkallingsbrev eller ta kontakt med sykehuset. DIPS: "Heldøgn" D og T Behandling nei Varighet: Se innkallingsbrev eller ta kontakt med sykehuset. Visning av Ansvarlig behandler fra 'kontakt' nei nei DIPS: "Poliklinisk dagbehandling" D og T Poliklinisk time ja Antatt varighet: TT.MM - TT.MM ja, dersom reg. i DIPS DIPS: "Poliklinisk omsorg" D og T Poliklinisk time ja Antatt varighet: TT.MM - TT.MM ja, dersom reg. i DIPS RIS: "Røntgentimer" D og T Poliklinisk time ja (dersom starttidspunkt ikke er 00:00) RIS: "Røntgentimer" Kun D Poliklinisk time nei (dersom starttidspunkt er 00:00 og systemet ikke regner ut oppmøtetidspunkt) Antatt varighet: TT.MM - TT.MM Oppmøtetid: Se innkallingsbrev eller ta kontakt med sykehuset Figur 6. Tabellen viser visningsregler basert på timens «omsorgsnivå» i DIPS, Agfa og Carestream. nei nei 7

8 Figur 7. Bildet viser en oversikt over pasientens timer, og hvor man trykker for å ekspandere bildet slik at mer informasjon om timen kommer til syne Figur 8. Bildet viser en oversikt over pasientens timer etter at man har ekspandert bildet for å få mer informasjon 8

9 3.5 Underliggende informasjon i timeboksystemene All informasjon som vises for en time i portalen er hentet fra DIPS, Agfa eller Carestream. Under er bilder som viser hvor i systemene informasjonen hentes fra. Figur 9. Kobling mellom Kontakt i DIPS og timeavtalen på portalen Figur 10. Kobling mellom Agfa og timeavtalen på portalen 9

10 Figur 11. Kobling mellom Carestream og timeavtalen på portalen 4 Funksjonalitet tilknyttet en time Tilknyttet de timene som vises i Vestlandspasienten er det en del funksjonalitet. Det er ulik funksjonalitet tilknyttet DIPS timer på kontra Røntgen timer. Noen DIPS timer har også begrenset funksjonalitet på lik linje med røntgentimene. Funksjonalitet for alle timer: Legg i Kalender Se mer informasjon Tilleggs-funksjonalitet for de fleste DIPS timer: Jeg kommer til timen Mulighet for å sende elektronisk melding til sykehuset 10

11 4.1 «Legg i kalender» Man har mulighet til å laste informasjon om en time ned i egen kalender. På denne måten kan brukeren på en enkel måte få lagt informasjon om timen inn i hans eller hennes kalender. Figur 12. Bildet viser hvor man finner «Legg i kalender» funksjonen 13. Bildet viser kalenderfilen som brukeren kan legge til i egen kalender 11

12 4.2 «Se mer informasjon» I tilfeller der pasienten har spørsmål til timen kan de klikke på linken «Se mer informasjon». Da vises en tekst som refererer til informasjonen som står i innkallingsbrevet. Pasienten oppfordres her til å kontakte sykehuset om han eller hun har ytterligere spørsmål eller om det er et ønske om å avbestille eller endre timen. Figur 14. Bildet viser hvor man finner «Se mer informasjon» funksjonen og hvilken tekst som ligger her 12

13 4.3 «Jeg kommer til timen» «Jeg kommer til timen» er en funksjonalitet som lar pasienten indikere ovenfor sykehuset at han eller hun har tenkt å møte opp på den aktuelle timen. Hensikten med denne funksjonaliteten er å la pasienten informere sykehuset om at han eller hun kommer til den tildelte timen. Denne funksjonaliteten er ikke tilgjengelig for Røntgentimer (og noen DIPS timer som er unntatt utvidet funksjonalitet). I de tilfellene en pasient benytter seg av «Jeg kommer til timen» funksjonaliteten sendes en melding til Ringetjenesteapplikasjonen hvor denne informasjonen blir tilgjengelig. Informasjonen om en timer er bekreftet eller ei er pr i dag ikke tilgjengelig i DIPS. Når man har klikket på «Jeg kommer til timen» vises en meldingsboks hvor pasienten bes å bekrefte valget. Når pasienten har klikket «Bekreft timen» sendes denne bekreftelsen direkte til Ringetjenesteapplikasjonen. Figur 15. Jeg kommer til timen funksjonalitet Figur 16. Dialogboks for å bekrefte timen 13

14 4.4 Send melding Pasientene har mulighet til å sende en elektronisk melding til sykehuset. Det finnes tre ulike meldinger pasienten kan sende: Ønsker mer informasjon Ønsker nytt tidspunkt Ønsker ikke videre oppfølging Meldingen kan være maksimalt 150 tegn lang og mottas hos den avdelingen som har gitt pasienten time. Når meldingen er sendt vil disse mottas i DIPS og ligge som arbeidsoppgaver i egne dedikerte mapper. For beskrivelse av hvordan disse meldingene mottas og besvares se dokumentet «Motta og behandle meldinger fra Vestlandspasienten». Figur 17. Velg ønsket meldingstype Figur 18. Webskjema for å sende elektronisk melding 14

15 4.5 Send melding på vegne av barn Foreldre har mulighet til å sende samme type meldinger som beskrevet i forrige kapittel på vegne av sine egne barn under 12 år som bor på samme folkeregistrerte adresse. Dersom man skal se sine barns timer, og sende en melding på vegne av dem, logger man seg med egen ID. Deretter velger man barnets navn i nedtrekkmenyen «Du ser nå opplysninger for». Figur 19. Bildet viser en oversikt over barnas timer Figur 20. Webskjema for å sende elektronisk melding på vegne av barnet. 15

16 Kjente feil og svakheter Vestlandspasienten.no og Helsenorge.no fungerer ikke på nettleseren Internet Explorer 8. Denne nettleseren er standard for foretakene i Helse Vest, men er mindre i bruk utenfor foretakene. Helse Vest skal oppdatere til nettleseren Internet Explorer 10 i løpet av september/ oktober 2014, og da vil de nevnte nettadressene fungere. Ansatte i Helse Vest kan installere nettleseren Chrome som er tilgjengelig for alle ansatte om man ønsker å benytte denne funksjonaliteten. På filen man kan laste ned og legge i egen kalender står Helse Vest som emne på alle timer uavhengig av hvilket foretak som har tildelt timen. Dersom man lester ned og legger sitt barns time i egen kalender, kan man per i dag ikke se at kalenderinnslaget gjelder timen til et barn Det er ikke mulig å se om funksjonaliteten «Jeg kommer til timen» er benyttet tidligere på en time. En bruker kan dermed komme til å klikke flere ganger på denne linken. Om en person klikker flere ganger på denne linken vil dette ikke medføre noen problemer. Dersom ette flere av timeboksystemene (DIPS, Agfa eller Carestream) er utilgjengelig hos Helse vest, vil får man i portalen få informasjon om at muligens ikke alle timeavtalene vises. 16