aksjeselskaper Regnskap for små Stortest av 9 regnskapsprogrammer: Slik har vi testet tester

Transkript

1 Stortest av 9 regnskapsprogrammer: Regnskap for små aksjeselskaper Vi har testet ni regnskapsprogrammer for aksjeselskaper med minst tre brukere og krav om moderne funksjoner, som e-faktura, webintegrasjon og automatikk. år har vi gått litt opp på kravene I til regnskapsprogrammene og skilt ut de aller enkleste systemene i en egen test senere i høst. Nå gir vi poeng for e-faktura, webintegrasjon, lønn, bankintegrasjon og automatikk. Deltakerne i årets test skuffer ikke, og du trenger ikke benytte dyre konsulenter for å få deg et regnskapssystem med moderne funksjoner. Alle selskaper har valget mellom å benytte en regnskapsfører eller ta jobben selv. Hvis du kan arbeide nøyaktig og disiplinert, er det en overkommelig oppgave å gjøre hele eller deler av regnskapet på egenhånd. Samtidig tar de fleste selskaper seg av faktureringsjobben selv, og da må du uansett holde rede på innbetalingene også. Når denne delen av jobben gjøres internt, er allerede den løpende bokføringen på plass. Du har da valget mellom å avstemme og føre resten av regnskapet selv, eller leie inn en regnskapsfører som kommer med faste mellomrom og gjør dette for deg. Du trenger uansett ditt eget regnskapssystem for å gjøre jobben. Husk at våre to webbaserte testdeltakere, 24SevenOffice og e-cononomic, gir deg gratis brukere til regnskapsfører og revisor hvis du bare vil gjøre deler av jobben selv. Mange regnskapsførere er behjelpelige med opplæring, og de kan i perioder gjøre deler av eller hele arbeidet for deg. Kanskje fører du alle bilagene selv, og lar en erfaren regnskapsfø- Webløsningene kommer SaaS eller data i skyen, kommer sterkere for hvert år. 24SevenOffice og e-conomic er rene SaaSløsninger. Mamut satser videre på sin Software+Services-strategi hvor dine data replikeres automatisk mellom din og Mamuts servere. Visma Avendo og Uni Micro har en tilsvarende strategi, men replikerer bare de dataene som er nødvendige for webfunksjonaliteten. Daldata satser på sin ASP-plattform hvor du kjører programmene dine lokalt hos Daldata. Du kan altså velge mellom å kjøre Duett lokalt eller hos Daldata. Mamut har en tilsvarende ASP-løsning for deg som ikke har egen server. E-faktura er i vinden som aldri før. Alle leverandørene jobber med dette, men langt ifra alle har det på plass ennå. Uni Micro er på mange måter ledende her og har hatt e-faktura i mange år. Problemet er at e-faktura ikke vil bli ordentlig utbredt før alle støtter det. Skanning av inngående fakturaer er et godt alternativ i melrer avstemme regnskapet og ta årsavslutningen. Hvis du er usikker, bør du ta et kurs. Kunnskap er aldri noen ulempe, selv om du siden skulle sette bort regnskapet. Du vil ofte få mye bedre kontroll og forståelse for virksomheten din ved å føre regnskapet selv. Feil oppdages raskere av en som kjenner bakgrunnen til hvert bilag. Et medlemskap i Skattebetalerforeningen kan også være godt å ha hvis du sitter fast, og svært mye rimeligere enn å spørre revisor. Det er penger å spare på revisjonsbehandlingen hvis regnskapet er oversiktlig og greit å revidere. er ferskvare Et regnskapssystem uten oppdateringer blir fort foreldet. Reglene for regnskapsføring endres hele tiden, og offentlige satser justeres hvert år. Med stadig skjerpede krav til dokumentasjon og sporbarhet er det ikke lenger mulig å føre et regnskap uten et moderne regnskapsprogram. Programmene blir derfor løpende oppdatert for å følge opp endringene. Hvis regnskapsprogrammet følger med i tiden, trenger ikke arbeidet bli mer krevende for deg. Alle programmene i denne testen har obligatoriske vedlikeholdsavtaler. Disse koster litt hvert år, og sørger for at du også i fremtiden vil ha et system som er i henhold til gjeldende regler. I denne testen er det bare 24SevenOffice som ikke inklude- Av ERIK ANDERSEN og THORE G. ANDRESEN rer brukerstøtte i vedlikeholdsavtalen, men dette kan kjøpes separat for en ressursperson i virksomheten. Pass på at det er enkelt å få med dataene dine hvis du skal bytte system, og at det ikke koster en formue i konsulenthonorarer for å eksportere dataene fra ditt gamle system og importere dem i ditt nye. Husk at det er du som har eierskap til dine data. Slik har vi testet Tiden strekker ikke til for å teste hver eneste funksjon i alle programmene. Tilleggsfunksjoner som lønn og CRM har vi ikke testet spesielt denne gangen. Vi har konsentrert oss om kjernefunksjoner som regnskapsføring og fakturering. Samtidig har vi testet flere av disse programmene i mange år, og tester derfor ikke de samme funksjonene på nytt hver gang. Vi ber alltid leverandørene om en oversikt over nyheter fra år til år slik at vi vet hva vi skal se etter i testingen. Basert på vår erfaring innenfor 44 SÆRTRYKK FRA PC WORLD NORGE NR

2 regnskap i små aksjeselskaper, enkeltmannsforetak og foreninger, har vi laget et sett med representative fakturaer og bilag som vi fører i hvert enkelt program. Da vi i tillegg har erfaring fra programutvikling og annen sammenlignende testing, har vi utført en grundig gjennomgang av alle programmer, med full installasjon og utprøving av viktige funksjoner og egenskaper. Utgangspunktet for vår test var å se på programmer som tar seg av grunnleggende regnskap og fakturering, men har i år også testet webfunksjonalitet som naturlig hører sammen med dette. Samtidig vektlegger vi sterkere andre moduler som et lite aksjeselskap har bruk for. I hovedartikkelen beskrives en del momenter vi mener det er viktig å sjekke. I tabellen finner du dessuten en oversikt over karakterene våre (fra 1 til 6) på de enkelte områdene, og hvordan vi har vektet dem. Her kan du selvfølgelig velge å vekte annerledes selv. Vi er to personer som har samarbeidet om testen denne gangen, og det medfører at vi har diskutert oss frem til karakterene. Når det gjelder karakteren for pris, har vi sett på hva systemet kommer til å koste i løpet av en 3-års periode. Alle programmene er testet på en pc med 2,8 GHz Core i7 prosessor og 4 GB minne og Windows 7 Ultimate 64-bit eller en laptop med Core 2 Solo 1,4 GHz, 4 GB minne og Windows 7 Professional 64-bit. I tillegg har vi installert Microsoft Office 2010, Adobe Reader, Flash og Java. Databasen har vært installert på en 64-bit Windows Server 2008 SP2. Internettforbindelsen er en 30/30 Mbit/s fiberlinje. Alle oppdateringer og servicepakker er installert. Vi har testet webbaserte programmer og funksjoner med Internet Explorer 8, men har også hatt siste Firefox, Chrome og Opera i bakhånd. Vi har utført mesteparten av testen med eksternt skrivebord mot laptoppen, slik at vi kan jobbe fra vår vanlige arbeidsplass og også over Internett. SÆRTRYKK FRA PC WORLD NORGE NR

3 lomtiden, selv om enkelte leverandører hopper over dette i påvente av e-faktura. Mamut One har deler av programmet på web allerede i Mamut Online Desktop. Det samme gjelder Visma Avendo i VismaOnline. Likevel ligger det an til at selve bilagsregistreringen blir det siste vi finner på web. Uni Micro gjør det helt motsatt, og her er det bilagsregistreringen som er det første som introduseres på web. Det er stort fokus på Windows Azure. Uni Micros webløsning bruker Azure, og Mamut har sin nye lisensweb på plattformen. Tidligere hadde flere av programmene en automatisk agent som hentet data fra nettstedet til Brønnøysundregisteret (brreg.no), men det ble det brått slutt på da registeret forbød dette. Senere har det vært inngått avtaler mellom kunder av Brønnøysundregisteret og programvareleverandører, og Uni Økonomi inkluderer gratis oppslag og import av data fra I Visma Avendo koster det kr 1,50 å gjøre det samme fra Vismas egen BizWeb. Flere av programmene lar deg sende sms direkte fra programmet til kr 1 pr. sms. Mamut har også integrert Validis regnskapsanalyse i Mamut Online Desktop, for alle brukere av en One-versjon. Brukergrensesnittet oppdateres hele tiden, og Uni Micro har allerede tilpasset programmene sine til utseendet i Office Visma Avendo har jobbet mye med dette i de siste versjonene, og Mamut har vært ledende på dette lenge. Samtidig betyr ikke et moderne brukergrensesnitt at programmet er det beste eller det mest effektive for deg. Det er dog ingen ulempe at programmet er lekkert og oversiktlig. Tilpasning av åpningsbildene med nøkkeltall, nyheter og informasjon kan du også gjøre i 24SevenOffice, Uni Micro og Mamut. Regnskapsdata ute eller inne? Norsk lov krever at regnskapsdata skal oppbevares innenfor landets grenser, med mindre bedriften «Det er stort fokus på Windows Azure.» har fått unntak fra regelen etter søknad. Hvis du har en utskrift av alt og har bilagspermene i Norge, kan regnskapsdataene ligge hvor som helst, men når bilagene blir elektroniske, må de finnes i Norge. Hvis du installerer regnskapsprogrammet på dine egne maskiner i Norge, er aldri dette noe problem. Hvis du tar med den bærbare til utlandet, bør du legge igjen en sikkerhetskopi, ikke bare til myndighetene, men også for din egen del. Mamut med sitt One-konsept, replikerer hoveddatasettet ditt mellom din egen maskin og Mamuts servere. Likevel må du fortsatt sikkerhetskopiere dataene dine selv, og Mamut tilbyr deg 1 GB Online Backup i One-konseptet. Uni Økonomi inkluderer også nettbasert sikkerhetskopiering på 250 MB. Uni Micro lagrer sikkerhetskopien på to steder i Norge for sikkerhets skyld. De bruker blant annet Amazons skytjeneste til dette. Hvis du velger hostede webløsninger som 24SevenOffice eller e-conomic, lever du et bekymringsfritt liv da leverandøren tar ansvaret med å sikkerhetskopiere dataene dine. Ingen av disse har noen gang mistet data, så sikkerhetskopiene har kun vært benyttet der brukerne selv har slettet ting de ikke burde. 24SevenOffice har sine tre maskinparker i Norge, og e-conomic har sine maskiner i Danmark. e-conomic løser problemet med landegrensene ved alltid å ha en sikkerhetskopi i Norge. Hvis ikke måtte de søkt om dispensasjon for samtlige selskaper som bruker systemet deres. Ditt valg Vi har gjort vårt valg, og du må gjøre ditt valg. I tabellen med karakterene kan du se hvordan vi har vurdert de enkelte delene og vektet disse. Kanskje vil du vurdere dette annerledes i forhold til dine behov. De fleste programmene finnes som prøveversjoner. Ta kontakt med leverandørene, be om en prøveversjon og konfronter dem med dine behov og ønsker. Bare da kan du være sikker på å få et system som passer deg. Be også revisor om råd i denne prosessen. Ingen av deltakerne i årets test er dårlige. Alle dekker elementære behov, men noen gjør det bedre enn andre. Hva trenger du om fem år? Det er mye lettere hvis du velger riktig system på første forsøk. 24SevenOffice kr ( inkl. mva.) Pluss: Gjennomarbeidet webløsning, mye funksjonalitet, bra bokføringsmaler, god integrasjon mot spesielt Fokus Bank Minus: Begrenset utvalg av hurtigtaster. 24SevenOffice er et komplett system med alle kontorfunksjoner. Her finner du moduler for regnskap, ordre/faktura, CRM, kommunikasjon, planlegger, filer/ dokumenter, publisering, prosjekt og bestilling. Det siste året har 24SevenOffice jobbet mye med kjernefunksjonene, men det er ikke helt ferdig ennå. Det er den nye bilagsregistreringsmodulen som er mest interessant i vår test. Da den forventes lansert ikke lenge etter at du leser dette, har vi fått tilgang til og vurdert den i årets test. I fjor fokuserte de mye på nye integrasjoner med tredjepartsleverandører, samt å bygge ut community-løsningen sin. Community er et nettsamfunn som gjør at det skal være enkelt å drive forretning mellom brukere av 24SevenOffice. Her skal brukerne ha egne nettbutikker og kunne sende elektroniske fakturaer og betalinger til hverandre. Begrensningen er at det er en lukket gruppe som er stengt for utenforstående. Dette arbeidet har fortsatt i år. Alle som vil kan følge med på endringer i programmet på 24sevenoffice.com/login/changelog/ Rammeverket Ajax gjør at du får et fullverdig brukergrensesnitt i nettleseren din, og alle de nyeste delene av systemet er utviklet med dette. Ved å Ctrl-klikke på de forskjellige delene av programmet, kan du ha mange funksjoner i gang samtidig. Systemet er laget slik at du kan jobbe med mange ting på en gang uten problemer. Du må gjerne ha flere kundebilder eller ordrebilder oppe samtidig. Du kan naturligvis også åpne opp de forskjellige delene i separate vinduer, og virkelig spre deg ut over en eller flere skjermer. For at systemet skal fungere best mulig, må du bruke systemet slik som det er ment. Filosofien er at 24SevenOffice skal ta over alle dine lokale funksjoner. Du må flytte alle filene dine, e-posten, kalenderen og regnskapet til 24SevenOffice sine servere. Lokale applikasjoner som Word, Excel og Outlook kan fortsatt benyttes. Du installerer en bakgrunnsprosess som sørger for at endringer kopieres tilbake til 24SevenOffice etter at du har redigert en fil lokalt. Outlook kobles opp mot e-posten din med protokollen IMAP4, slik at alt ligger lagret sentralt. De har også laget en egen innstikksmodul for Outlook som sørger for at kalenderen virker, da IMAP4 ikke støtter dette. Ordreregistreringen er elegant oppbygget. Du kan enkelt søke deg frem til det du trenger, og det er lett å legge til tekst og delsummer. Det er heller ikke mange andre systemer som lar deg dra rundt på ordrelinjene for å stokke om på rekkefølgen. Her inne finner du hurtigtasten Ctrl-N for å opprette en ny vare mens du registrerer ordren. Det er altså mulig å overstyre hurtigtaster som benyttes av nettleseren. Det er da litt underlig at dette ikke er tatt mer i bruk. Selv om den ikke er helt ferdig, har vi fått tatt en titt på en betautgave av det nye bilagsregistreringsbildet som skal lanseres i høst. Det er et mye mer direkte bilde med mange tilpasningsmuligheter. Her kan du velge hvilke kolonner som skal være med, og rekkefølgen på disse. Planen er å kunne lage forskjellige registreringsmodi, og enkelt kunne bytte mellom dem. Ikke ulikt det Uni Økonomi og Mamut Enterprise har allerede. Dette er en utvidelse 46 SÆRTRYKK FRA PC WORLD NORGE NR

4 Det kommende bilagsregistreringsbildet til 24SevenOffice er foreløpig ikke fornorsket. Legg merke til at du kan velge hvilke felter som skal være med. av de eksisterende bokføringsreglene som finnes i dag. Du kan også velge mellom egne debet/ kredit-kolonner, eller ha bare en kolonne og sette fortegn på beløpet. Beløpene vises i blått eller rødt avhengig av om de går til debet eller kredit. 24SevenOffice planlegger egne skript for automatisert bokføring. Dette er utvidet for å kunne støtte bokføringsregler i andre land. Det nye bildet virker lovende og lar deg jobbe direkte i bokføringslinjene. Det er likevel en god del ting som gjenstår, og bildet er foreløpig kun i engelsk språkdrakt. I likhet med e-conomic, benytter bokføringen seg av bunt-prinsippet. Det vil si at du grupperer bilagene i bunter før de bokføres. Så lenge bunten ikke er bokført, kan du endre på bilagene. Systemet har også en ganske fiks måte å periodisere kostnader på. Ved å angi første periode, antall perioder og en mellomregningskonto, vil det automatisk bli generert posteringer i de riktige periodene. Regnskapet har funksjoner for avdeling og prosjekt. Forskjellige valutaer fungerer fint, og du kan skanne inn bilag. Dette koster ekstra, men hvis OCR-automatikken svikter, sitter det faktisk noen i India og ordner det manuelt for deg uten at du merker det. Filene kan også sendes som vedlegg til e-post. Hvis du mottar en faktura som PDF-fil, kan du bare videresende den til systemet eller oppgi mottaksadressen direkte til leverandøren. Programmet vil selv gjenkjenne bilagsnummeret, beløpet, kontonummer det skal betales til, kreditor, og så videre. Når det innskannede bilaget først er på plass, kan du se det på skjermen i mange sammenhenger. Vi liker godt drilldown-funksjonen som gjør at du kan starte med nøkkeltall og klikke deg nedover til rapportlinjen, kontolinjen, bilagslinjen og til slutt se det innskannede bilaget. Online lagring av bilagene er utrolig nyttig når du skal forsøke å finne igjen bilag på et senere tidspunkt, for eksempel hvis revisor eller styret har noen spørsmål. Revisor kan også spare tid ved revisjonen, da han slipper å bla i permene. Mottak og lagring av skannede bilag er ikke gratis, og 24Seven- Office benytter en trappetrinnsmodell. For inntil 500 bilag pr. år er prisen 250/mnd (fra kr 6 pr. bilag), inntil 1000 bilag pr. år er prisen 500/mnd (også fra kr 6 pr. bilag) og inntil 5000 bilag pr. år er prisen 1500/mnd (fra kr 3,60 pr. bilag). Regnskapsrapportene er greie og oversiktlige, og du kan plukke ut de kolonnene som skal være med. Det er veldig enkelt linjeoppsett da de rett og slett er delsummer i kontoplanen. Det har tidligere ikke eksistert begreper som år og periode i rapportvisningen, noe som var ganske upraktisk. Det er nå løst da du kan velge et datointervall for et helt år av gangen, og deretter velge periode fra og til. 24SevenOffice opererer med tretten perioder, hvor den trettende perioden er for årsoppgjørsposteringene. Drilldownfunksjonaliteten er omfattende og veldig bra. I alle rapporter kan du klikke deg nedover hele veien fra rapportlinjen til hvert enkelt bilag. 24SevenOffice har en god integrasjon med banken både når det gjelder direkte remittering (egiro) og OCR-innbetalinger. Sistnevnte går rett inn i systemet uten at du trenger å hente dem! Innbetalinger synkroniseres mot banken hver sjette time, noe som gjør at du har nær sanntidskontroll over innbetalingene. Forutsetningen for denne tette integrasjonen, er at du er kunde hos Fokus Bank. Hvis du bruker en annen bank, får du også en integrasjon, men den er mye enklere og oppdateres sjeldnere. I tillegg har systemet direkte kobling til et inkassoselskap slik at du enkelt kan oversende dårlige betalere med noen klikk fra purresystemet. 24SevenOffice har ikke noe eget lønnssystem, men samarbeider med Huldt & Lillevik og Bluegarden om denne funksjonen. Huldt & Lillevik er et av Norges mest kjente lønnssystemer, og er en tradisjonell Windows-applikasjon. Bluegarden er webbasert. I årets test kommer 24SevenOffice bedre ut av sammenligningen prismessig, men faller noe igjennom på funksjonalitet og effektivitet. 24SevenOffice er spesielt sterke på CRM-funksjonaliteten, og hvis det er utgangspunktet ditt, er systemet svært godt. Det er verdt å nevne at prisen inkluderer en gratis bruker for regnskapsfører, og lesetilgang for revisor. Har du brukere som ikke har behov for å se på regnskapet, kan du gå til anskaffelse av rimeligere klienter, avhengig av hvilken funksjonalitet de trenger. Duett Økonomisystem Bedrift Basis kr ( inkl. mva.) Pluss: Fint starthefte, oversiktlig, enkelt å bruke, plattformuavhengig Minus: Kan ikke kjøres i vindu Duett Økonomisystem leveres av Daldata as, og har svært mange moduler tilgjengelig. Versjonen vi har testet, er Bedrift Basis med en rekke tilleggsmoduler. Du får med regnskap, faktura, budsjett, betalingsformidlig, purremodul, bærere (dimensjoner som avdeling, ansatt og hva annet du måtte ønske), prosjektregnskap, perioderegnskap og rapportgenerator. Versjonen vi har testet og priset er for tre fulle brukere og en klient. Flere klienter kan kjøpes til. Daldata kan også levere versjoner tilpasset landbruk. Tidligere har vi testet lokal SÆRTRYKK FRA PC WORLD NORGE NR

5 installasjon av Duett, og har hatt store problemer med den gamle MSDE-databasen i Windows Vista og nyere. I fjor testet vi en hostet ASP-versjon på Citrix-plattformen til Daldata. I år har vi på nytt installert selv, og kan endelig konstatere at støtten for SQL-server 2008 er på plass og fungerer utmerket. Installasjonen av Duett er automatisk, hvis du installerer alt på en maskin fra dvd-en til Daldata. Når du skal installere databasen på serveren og klientene på lokale pc-er, slik som vi har gjort i denne testen, må du installere databasen manuelt. Det er noe som vanligvis gjøres av en konsulent fra Daldata, men den beskrivelsen vi fikk oversendt burde gjøre det mulig for en lokal it-ansvarlig å installere selv. Vi valgte å installere på SQL Express 2008 R2 som er ganske fersk. Selv om Daldata anbefaler en fullversjon av SQL-server 2008, mener vi at gratisversjonen SQL Express 2008 R2 med inntil 10 GB kapasitet, er tilstrekkelig for tre brukere på en regnskapsklient. Vi lastet ned SQL Express og installerte en instans ved navn Duett i mixed-modus med et sa-passord vi har fått fra Daldata. Dessverre er ikke dette passordet sterkt nok til at SQL Express aksepterer det som sa-passord under installasjonen. Det synes vi er litt klønete. Vi var da nødt til å installere med et annet passord, logge oss på SQL-konsollet og kjøre TSQLkommandoen ALTER LOGIN sa WITH CHECK_POLICY = OFF, før vi kunne endre til Daldatas standardpassord. Et annet alternativ ville være å legge det nye sterke passordet inn i duett.ini for hver klient etter at de var installert. Ingen av disse to metodene er beskrevet i dokumentet til Daldata. Når databasen er på plass, kjører du en serverinstallasjon av Duett på serveren. Den legger inn klientinstallasjonsfilene i en katalog du kan dele ut. Klientene installeres fra denne katalogen, og innstillingene til databasen velges automatisk. Det er greit og enkelt å installere Duett på et stort antall klient-pc-er. Det er nyttig når programmet skal oppdateres 3-4 ganger i året. I tillegg kommer Bilagsregistreringen i Duett er puncherens drøm. det en rekke oppdateringspakker mellom hovedversjonene, som installeres automatisk ved oppstart av klienten når de er utplassert i riktig katalog. Det er ikke noen gjennomgripende forandringer i Duett siden vår test i fjor, men det finnes en rekke større og mindre nyheter som bør nevnes. Duett Periodisering er en ny modul som gjør det mulig å fordele inntekter og kostnader over flere regnskapsperioder eller på flere kostnadsbærere. Daldata jobber fortsatt med støtte for utgående e-faktura. Noen kunder har allerede fått levert løsninger for utgående faktura i bestemte formater, men dette har ikke nådd standardpakken ennå. Duett har lenge hatt støtte for å sende PDF-faktura på e-post. Duett har ved siden av Uni Økonomi den mest effektive bilagsregistreringen. Du kan bestemme rekkefølgen på alle kolonnene bortsett fra de to første som i tillegg er låst for rulling. Et viktig felt er OK-feltet. Når du kommer til dette feltet, vil Duett automatisk opprette neste linje, og lite brukte felter kan ligge bak OK-feltet uten å forstyrre. Når du oppretter et nytt bilag eller en bilagslinje, benytter Duett automatisk forrige bilagsnummer. Ved å trykke + får du et nytt bilagsnummer, og det er bare å gå i gang med den nye linjen. Bilag registreres etter debet/kreditmetoden. Du kan velge om mva-oppgjøret skal periodiseres etter regnskapsperiode eller bilagsdato, og du kan føre prosjektregnskap med flere kostnadsbærere. Dersom du forsøker å foreta en debet-postering på en konto som normalt skal ha en kredit-postering eller motsatt, får du en advarsel om dette. Pluss- og minus-tastene kan «Duett har ved siden av Uni Økonomi den mest effektive bilagsregistreringen.» brukes for å endre dato, eller du kan skrive inn dato og automatisk få sist brukte måned og år. Det er veldig enkelt å korrigere bilag som ikke er bokført. Bilagsmaler er nyttige når bilag skal føres på en bestemt måte, gjerne med flere posteringer innenfor samme bilaget. Det stod i hjelpeteksten at man kunne legge inn {SALDERES} som formel, men man måtte skrive =SALDERES for at det skulle virke. Ved nærmere lesing i brukerdokumentasjonen oppdaget vi at det er mulig å lage ganske avanserte bilagsmaler med egne formler. Statuslinjen viser mulige hurtigtaster for feltet du befinner deg i, noe som gjør at bilagsregistreringen fungerer utmerket uten bruk av mus. Vi anbefaler likevel at du leser gjennom dokumentasjonen for å få vite om alle hurtigtastene som det er mulig å bruke. Fakturamodulen er like effektiv som bilagsregistreringen. Det er enkelt å navigere i bildet da Enter-tasten automatisk hopper til neste felt slik som Tab gjør. Kolonnene i ordrebildet har OK-felt og kan stokkes på som i bilagsbildet. Et eget felt på knapperaden gir deg fritekst (Ctrl+F), og den noe mer uvanlige bruddsum (Ctrl+B). Vi er svært godt fornøyd med dette bildet. Duett Bilagsflyt er basert på ErgoGroups Eyeshare, og bilagene tolkes, kontrolleres, attesteres og konteres i Bilagsflyt før de overføres til bilagsregisteret i Duett. Systemet har innlesning av e-faktura eller skanning av papirfaktura. Her har du full arbeidsflyt på inngående fakturaer. Bilagsflyt driftes hovedsakelig på Daldatas ASP-plattform, da den er svært dyr å installere lokalt. Vi har derfor ikke testet denne. Trestrukturmenyen i Duett gir god oversikt. Vi liker veldig godt at de også har organisert kontoplanen i et hierarkisk system basert på Norsk Standard. Det gjør det enklere å se hvor i kontoplanen en konto hører hjemme dersom man ikke har kontoplanen i hodet. Duett har omfattende rapporter som inneholder det du tren- 48 SÆRTRYKK FRA PC WORLD NORGE NR

6 ger i de fleste situasjoner. Du har gode utvalgsfunksjoner når du skal skrive ut rapportene. Hvis du mangler noe, kan du lage dine egne rapporter i rapportgeneratoren. Duett er et godt program som er populært blant regnskapsførere og de med store bilagsvolum. Brukergrensesnittet har rom for kosmetiske forbedringer, men effektiviteten og funksjonaliteten er upåklagelig. Duett har fortsatt noe å hente i installasjonsrutinen, men de har endelig tatt steget opp til en moderne databaseversjon, og hvis du betaler for konsulentene til Daldata, går installasjonen smertefritt. e-conomic Standard kr ( inkl. mva.) Pluss: Enkelt og oversiktlig, rimelig skannemodul. Minus: Har ikke noe større system å skalere opp til utover tilleggsmodulene og integrasjonspartnerne. e-conomic er et dansk system som tilbys på en rekke språk, inkludert norsk. De har eksistert lenge, men produktet er fortsatt et av de enkleste. Du får ordre, faktura, budsjett, regnskap og dimensjon som standard for kr 318 pr. bruker i måneden. Hvis du klarer deg med 2000 posteringer, betaler du bare halvparten. Alle starter derfor med den til de når grensen, og du oppgraderes automatisk til fullversjonen. Du kan ved behov utvide med abonnementsfakturering (massefaktura), skanning, lagerstyring og prosjektstyring. Du trenger ikke en gang å snakke med e-conomic for å komme i gang. Du kan selv registrere deg og ta i bruk programmet umiddelbart. Du styrer selv hvilke tilleggsmoduler og funksjoner du til enhver tid vil betale for. Du har 14 dagers angrefrist før første faktura kommer, og e-conomic har i tillegg innført en 3 måneders 100 % fornøyd garanti hvis du skulle bli misfornøyd med valget ditt. Tiden som går med til regnskapsføringen er likevel svært mye mer verdifull enn abonnementsprisen til e-conomic, så vi anbefaler at du gjennomfører en 14-dagers prøveperiode og bruker tiden godt. Det er ingen andre systemer i testen det er like enkelt å komme i gang med som e-conomic. I år møtes vi av et friskt og lyseblått grensesnitt. Helt i tråd med data i skyen. e-conomic har et forholdsvis enkelt rammebasert (frames) brukergrensesnitt som er tilpasset alle nettlesere. Foruten en ASP-løsning fra Daldata eller Mamut, er dette testens eneste alternativ for deg som ikke vil bruke Windows. De nyeste modulene i systemet er utviklet med det moderne rammeverket Ajax, og med tiden vil hele systemet benytte dette. Hovedskjermbildet har en rekke arkfaner på toppen med hovedmodulene du abonnerer på. Til venstre er det en meny med alle funksjonene under hver modul. Resten av skjermen er delt i to horisontalt, hvor den nederste delen er en listevisning hvor hver linje kan velges for redigering i den øverste halvdelen. Du kan ikke bruke flere vinduer samtidig slik som i 24SevenOffice, så én stor skjerm gir deg best mulig oversikt. Det bokføringsbildet vi har testet tidligere, er uendret, men et nytt bilde forventes ferdig når du leser dette. Vi har derfor også sett på det. Det nye bildet ligner på de mer tradisjonelle regnskapsprogrammene, og vil nok bli populært blant regnskapsførerne. Her kan du velge hvilke felter som skal være med, rekkefølge på dem og lagre innstillingene som profiler. Det blir senere enkelt å veksle mellom disse profilene ved behov. Dagens bilde blir ikke borte, og siden innskanning av bilag ikke vil bli støttet i det nye bildet med det første, er det nyttig å kunne bruke begge. Det nye bildet vil også bygges ut med muligheter for å opprette kunder og leverandører uten å forlate bildet, men det kommer ikke i den første utgaven. Bilagsregistreringen er basert på en eller flere typer kassakladder. Så lenge bilagslinjene ligger i kassakladden, er de fritt redigerbare. Du bør derfor ikke bokføre kassakladden før du er sikker på at alt er riktig. Ettersom du kan velge om alle rapporter skal inkludere bilagslinjene i kassakladdene eller ikke, kan du godt ha kassakladden åpen lengst mulig for å slippe korreksjonsposteringer. Du kan bare ha en åpen kassakladd for hver type, men du kan ha så mange typer du vil. Det er altså ikke noen praktisk begrensning her. Det ser e-conomic tar imot fakturaer på e-post, men du må taste selv (fakturaen er sladdet). ut til å være konsensus mellom de to web-baserte løsningene om at bunter er tingen. Samtidig har alle de tradisjonelle programmene i denne testen gått vekk fra dette. Selve bilagsregistreringen støtter fem bilagstyper (finansbilag, leverandørfaktura, leverandørbetaling, kundebetaling og manuell kundefaktura) som også fungerer som bilagsmaler. Det er én mer enn i fjor. Du kan også krysse av for automatisk føring av leverandørbetaling når du fører en leverandørfaktura. Ved å benytte de rette bilagstypene og fylle ut de riktige feltene, vil du få automatisk post-mot-post-kobling. Mens du fører bilagene vises det fire nøkkeltall som oppdateres fortløpende, og gir deg løpende oversikt. Fakturamodulen har fått et nytt startbilde med god oversikt over tilgjengelige funksjonene. I tillegg vises det en løpende oversikt over de største kundene, og de mest omsatte varene. Du velger selv om du vil starte med et tilbud, ordre eller faktura, og det er lett å opprette kunder samtidig som du fakturerer. Hvis kunden ikke betaler, sender du en purring som til slutt sendes automatisk til et inkassobyrå som e-conomic har integrert i sitt system. SÆRTRYKK FRA PC WORLD NORGE NR

7 Alle blankettene i systemet behandles som brevmaler. Elementene vises i en tabell med posisjon, størrelse, tekst, farge, bilde etc. De kan så redigeres hver for seg mens forhåndsvisningen oppdateres fortløpende. Du kan både legge til og trekke fra elementer. Flettekoder i tekstfeltet styrer hvilke elementer som skal «Det er ingen andre systemer i testen det er like enkelt å komme i gang med som e-conomic.» vises på siden. Dette høres ganske komplisert ut, og det krever erfaring å lage en blankett fra grunnen av. De aller fleste klarer likevel fint å ta en kopi av standardblankettene og gjøre enkle endringer. Slik kan du tilpasse blankettene med egne skrifttyper og firmalogo. Det er mulig å arve egenskapene til en standardmal som er utgangspunktet for alle de andre. Regnskapsrapportene i e-conomic styres av kontoplanens oppbygging og benytter delsummer. Du har dog kontroll over hvilke perioder og andre kolonner som skal være med. Det ligner på 24SevenOffice, men mangler begreper for år og periode, så du må forholde deg til fra- og til-dato hele tiden. e-conomic har også en avansert rapportgenerator som gjøres tilgjengelig for utvalgte brukere. Vi har ikke sett på denne, men regner med at du bør være mer enn middels opptatt av programmering før du gyver løs på den. Skanne-modulen i e-conomic fungerer ved at du sender e-poster med innskannede vedlegg til din unike e-postadresse hos e-conomic. Da legges bilaget automatisk inn i systemet, og du kan behandle det videre derfra. e-conomic laget for en tid tilbake en alternativ skannemodul, men har fortsatt å videreutvikle den gamle. Prisen på skannemodulen er også latterlig lav i forhold til mange av de andre, med en pris på kr 55 i måneden, men vår test viser at det ikke utføres noen OCR-behandling på bilaget. Bankintegrasjonen i e-conomic er langt fra så elegant som i 24SevenOffice, og du må remittere ved å laste opp og ned filer fra nettbanken på tradisjonell måte. e-conomic har et eget bilde som hjelper deg med bankavstemmingen. Støtten for Altinn er nå på plass slik at du kan sende inn mvaoppgaven elektronisk. e-conomic er et enkelt system, men et stadig voksende utvalg av integrasjoner gjør at vekstmulighetene utvides løpende. De har avtale både med et nettbasert lønnssystem (nettlønn.no) og et inkassoselskap (Credicare) i tillegg til mange andre. Det skyldes at de har et gratis programmeringsgrensesnitt (API) som i tillegg gjør at du selv kan få tilpasset interne systemer til e-conomic. e-conomic gir deg egne brukere for regnskapsfører og revisor inkludert i prisen til den første brukeren. Hvis du ikke vil føre alt selv, kan du jo bare skanne inn bilagene og overlate resten til en regnskapsfører. Det er også rimelig å utvide med tilleggsbrukere i din egen virksomhet, da disse bare koster kr 79 + mva pr. måned mot kr 109 i fjor. Resultatet er at e-conomic er det aller rimeligste programmet i testen, og selv om det er enkelt, får du svært mye for pengene. Mamut Office Standard kr ( inkl. mva.) Pluss: Bra rapportgenerator, bra bilagsregistrering, lav pris Minus: Kunstig sperre for mer enn en bruker av gangen Mamut Office Standard er storebroren til fjorårets vinner Office Start. Forskjellen er at Office Standard inkluderer en purremodul. Videre får du mer automatisering av aktiviteter, arbeidsflyt, nettbutikk og mer avansert kundeoppfølging (CRM). I år er ting snudd litt på hodet, og programmet er testens nest rimeligste. Programmet er omfattende og har det som trengs for å fakturere og føre regnskap. I tillegg inneholder det enkle moduler for kundeoppføl- Installasjonsprogrammet til Mamut legger klientinstallasjonsfilene på serveren så du slipper å gå rundt med en cd. ging og nettbutikk. Vedlikeholdsavtalen inkluderer eget nettsted. Vi har egentlig bare testet Enterprise E3 (se egen omtale), da fellesfunksjonene og installasjonen er identiske. Årets versjon er 12.5, som ikke er så forskjellig fra 12.3 fra i fjor. Hjelpefilen er nå online og oppdateres derfor oftere. Det er også forbedringer i noen av rapportene. Vi valgte å laste ned programmet fra Mamuts nettsider, og benyttet ikke noen cd i år. SQL Express 2005 lastes ned fra nettet og installeres automatisk. I likhet med Uni Økonomi og Visma Avendo, har de full kontroll på databaseinstallasjonen. Mamut har litt å hente på klientinstallasjonen. Klientinstallasjonsfilene legges inn på serveren automatisk, men du må selv dele ut katalogen og sette rettigheter. Dette gjør Visma automatisk. Vi hadde litt problemer med klienten da vi forsøkte å installere den på en pc som hadde hatt Mamut fra før. Det er bra at Mamut passer på gamle databaser som en smed, men vi hadde satt pris på å få et valg når vi benyttet klientinstallasjonsfiler som var ferdig konfigurert for et annet datasett. Mamut har et eget hjelpeprogram som kan brukes til å sikkerhetskopiere Mamut-databasene. Dette programmet kan parameterstyres så du kan automatisere og tidsstyre sikkerhetskopieringen. Det er meget nyttig for en itansvarlig. Du kan også ta sikkerhetskopier uten at alle brukerne er logget av. Mamut Office er ikke noen flerbrukerversjon og faller derfor litt utenfor kravene i årets test. Det er ikke fordi funksjonaliteten ikke finnes der, men det er et valg Mamut har gjort i lisensen. Det er jo de samme programfilene som benyttes i Mamut Enterprise E3 og oppover, så begrensningen er kunstig. Du kan likevel få kjøpt tilleggslisenser hvis du vil ha tilgang til databasen fra flere pc-er. Brukerregistreringen er den samme som i de større versjonene, og du kan opprette så mange brukere du ønsker. Ulempen er dog at bare ett program kan være pålogget av gangen. Tilleggslisensene kan derfor være nyttige i noen sammenhenger for eksempel på en bærbar pc eller en hjemmemaskin, men det er upraktisk å måtte ringe en kollega for å finne ut om en annen bruker allerede er inne, hver gang du skal logge på Mamut. Mamut Office er et greit sted å starte, men det er et stort steg opp når du trenger mer enn en samtidig bruker. Et av kjennetegnene i Mamutprogrammene er de brukervennlige flytdiagrammene som du finner i alle modulene. Her får du en oversikt over arbeidsflyten i programmet, samtidig som diagrammet fungerer som en meny for skjermbildene. Denne løsningen er en av Mamuts aller største fordeler og kommer mer til sin rett jo flere skjermbilder og funksjoner 50 SÆRTRYKK FRA PC WORLD NORGE NR

8 Bilagsregistreringsbildet i Mamut Enterprise E3 er mer tilpasningsdyktig enn det vi er vant til i Mamut Office. programmet har. Selve bilagsregistreringen foregår nesten automatisk hvis du fakturerer eller registrerer innog utbetalinger i reskontroen. I bokføringsbildet registrerer du et bilag med debet og kredit på hver sin linje. Du kan enkel reversere et bilag direkte i hovedboken hvis du har ført feil. Det er spesielt nyttig hvis du ikke benytter bunter. I Mamut kan du velge mellom bunter og direkte bokføring. I bilagsbildet kan du skjule de kolonnene du ikke bruker, og det er faktisk mulig å skjule både reskontronummer og faktura og likevel føre disse feltene. Når du registrerer en leverandørfaktura, er det bare å benytte 2410 (leverandørgjeld), og Mamut vil automatisk vise reskontrolisten. Når du velger en leverandør, blir du spurt etter informasjon om fakturaen. Mamut fyller så inn riktig informasjon og lager en passende bilagstekst ut i fra dette. Du kan bare begynne å skrive inn en kontotekst hvis du er usikker på kontonummeret, og kontolisten vises automatisk når du trykker Enter for neste felt. Det finnes rikelig med hurtigtaster, så du trenger ikke bruke musen når du har lært deg dem. Alt i alt oppfatter vi dette som en enkel og naturlig måte å føre bilag på. Vi liker også at Mamut kontrollerer at MVA- og IBAN-numre er gyldige. Upraktisk for oss som tester, men praktisk for deg som ikke vil gjøre feil. Faktureringen er enkel og effektiv så snart du venner deg til kontaktregisteret, som inneholder både kunder og leverandører. Hver kontakt tilordnes en «Det finnes en rekke artikler og videoer på nettbaserte Mamut Supportsenter.» rolle og kan godt være kunde og leverandør samtidig. Det er praktisk å slippe dobbeltregistreringen, og det forenkler CRM-systemet som naturligvis bruker det samme kontaktregisteret. Det er fort gjort å glemme å krysse av for kunde når du oppretter en kontakt mens du fakturerer. Uten dette krysset vises den ikke i den listen du akkurat kom fra. Mamut kan automatisk generere en PDF-kopi av ordre, fakturaer og rapporter i en egen katalog. Hvis du tar dette i bruk, er det enkelt å finne tilbake til og skrive ut på nytt den rapporten som ble spist av skriveren. Rapportgeneratoren i Mamut Office er fra en tredjepart, og heter QuickReports. Den er ikke fornorsket, men er enkel nok å forstå for oss som har erfaring fra programutvikling. Enkle ting som endring av skrifttype og flytting av felter, er overkommelige for de fleste. Mer avanserte ting krever mer erfaring. Du har full fleksibilitet når det gjelder KID-formater. Dokumentasjonen er omfattende og av høy kvalitet, så det er lett å lære og å komme i gang med programmet. Det finnes en rekke artikler og videoer på nettbaserte Mamut Supportsenter. Der kan du søke i flere tusen relevante artikler og brukertips, eller få direkte kontakt med Mamut Support. Det finnes også et eget Datapower-kurs for Mamut. Ordre/faktura- og regnskapsfunksjonaliteten er god. Tilleggsfunksjonene for tilbud og kundepleie gjør at programmet også egner seg godt for prospektering og oppfølging av avtaler m.m. CRM-systemet i Mamut er aller best for oppfølging av eksisterende kunder, men vår tidligere test av CRM-systemer viser at det ikke er fullt så godt på å skaffe nye. Brukergrensesnittet i Mamut er lekkert og har vært klasseledende i mange år. I år ser vi likevel at flere av konkurrentene nå er på høyden og til og med litt foran. Alle Mamut-programmene er sertifisert for Windows 7, og vi har ikke funnet noen kompatibilitetsproblemer. En nyhet for alle Mamut-brukerne i år, er MyMamut.com som er et nettsted hvor Mamuts kunder og partnere får tilgang til sine lisenser og andre Mamut-tjenester de abonnerer på. Du kan blant annet få tilgang til Mamut Online Backup gjennom portalen. Mamut har stått nesten på stedet hvil med denne versjonen, men vi vet at versjon 14 (ja, de hopper over versjon 13 på amerikansk vis) skal lanseres i oktober. I versjon 14 vil vi se e-faktura, offisiell støtte for Office 2010, SQLserver 2008 R2 som standard og en rekke andre nyheter. De vurderer også sammensetningen av programversjonene, så det kan fort se veldig annerledes ut, men vi må forholde oss til det som er tilgjengelig nå. Mamut One E3 Bronze kr ( inkl. mva.) Pluss: Bra rapportgenerator, bra bilagsregistrering, mye funksjonalitet. Minus: Høy pris på vedlikeholdet, ikke automatisk sikkerhetskopiering. Mamut One E3 Bronze er en kombinasjon av Enterprise E3 og Onekonseptet. Denne kombinasjonen er mye dyrere enn Mamut Office, men prisen er ikke avskrekkende i dette selskapet. Mamut Enterprise E3 er Mamuts enkleste flerbrukerversjon og inneholder naturligvis alt som finnes i Mamut Office. I tillegg får du lønnsmodul, innkjøpog lagerstyring, strukturvarer, rollebasert bilagsregistrering og rentefakturering. Lønnsmodulen er enkel, men inneholder alt du trenger for å kjøre lønninger i små selskaper. Den rollebaserte bilagsregistreringen gir deg muligheter til enkelt å veksle mellom flere oppsett i bilagsregistreringen. Det finner vi også i Uni Micro, og det kommer snart i e-conomic og 24SevenOffice. Det neste steget er One-funk- SÆRTRYKK FRA PC WORLD NORGE NR

9 sjonaliteten. One kan fås til alle Mamuts programversjoner og kommer i form av tre servicenivåer gold, silver og bronze. Bronze er det rimeligste nivået, og gir deg Mamut Validis, domene, e-post og hjemmeside, hosted Share- Point, Mamut Online Survey og Mamut Online Backup. Med versjon 12 introduserte Mamut konseptet Software and Services. Det går ut på at programmet replikerer dataene dine mellom din lokale database og Mamuts sentrale servere. Når du har identiske data begge steder, kan du bruke både lokal programvare og et webgrensesnitt om hverandre. Dette webgrensesnittet kalles Mamut Online Desktop (MOD). Mamut har fokusert på å utvikle en solid replikeringsmotor som replikerer alle data i ett datasett. Det er et godt utgangspunkt for å bygge tjenester i skyen uten å miste fordelene med lokal programvare. Når du skal ta i bruk One-funksjonaliteten, trenger du en Mamut ID som du kan registrere fra programmet. Du må gå inn i brukerinnstillingene, koble Mamut-brukeren din til en ansatt i ansattregisteret, og så bruke veiviseren for å registrere deg. Når du har fått registrert din e-postadresse, som også er brukernavn, og har valgt et tilstrekkelig komplisert passord, kan du koble opp et av datasettene til Mamut Online Desktop. Du må registrere Mamut-IDen din inn i programmet, slik at det kan logge seg på og replikere over dataene. Det er viktig å merke seg at det bare er ett datasett som kan replikeres og kobles mot nettet. Etter at replikeringen er fullført, kan du logge deg inn med Mamut-IDen din på Der vil du finne de nettbaserte tjenestene som er tilgjengelige for deg. Skjermbildene er oversiktlige og greie, og har samme lekre design som Mamutprogrammene forøvrig. Validis regnskapsanalyse er et nyttig verktøy som kan hjelpe deg til å avsløre feil i regnskapet, og også avdekke positiv og negativ utvikling i virksomheten. Det er først når du har noen historiske data som grunnlag for analysen at «Mamut har de siste to årene vært veldig opptatt av onlinetjenestene, slik at de tradisjonelle systemene har stått litt stille.» Validis kommer til sin rett. Derfor kan Validis være noe du tar i bruk etter å ha brukt Mamut en stund. Mamut Online Backup er viktig da bare et av datasettene replikeres til Mamut, og de ikke har noen standardrutine for å redde data den veien. Online Backup er for øvrig Mamuts første tjeneste som benytter Windows Azure. Vi forstår det slik at dataene da fysisk befinner seg i Irland, så det kan være greit å ta en årlig sikkerhetskopi lokalt for å tilfredsstille norske myndigheter. Det skal også nevnes at hvis du mister krypteringsnøkkelen til Mamut Online Backup, så kan ikke Mamut hjelpe deg da de ikke har noen kopi av denne. Det betyr at de heller ikke kan hjelpe myndighetene ved et bokettersyn. Du må derfor selv passe på nøkkelen og gi fra deg dataene. Det vi nå ser, er bare starten på hva One-konseptet inneholder. Med tiden vil alle funksjonene i programmet også være tilgjengelige i Mamut Online Desktop. MOD kommer i versjon 3 i oktober, som en del av Mamut versjon 14. MOD 3 vil inneholde ordrehåndtering og full brukerstyrt tilgang. Mamut One E3 Bronze er et svært kraftig system som gir en

10 liten virksomhet alt de trenger for å drive. Mamut har de siste to årene vært veldig opptatt av online-tjenestene, slik at de tradisjonelle systemene har stått litt stille. Det er fortsatt et veldig godt system, men konkurrentene har nå tatt dem igjen på en rekke områder hvor Mamut var enerådende. Uni Økonomi V3 Regnskap og Faktura kr ( inkl. mva.) Pluss: Lav pris, moderne brukergrensesnitt, ekstremt funksjonsrikt Minus: Taksameteret løper ved OCR- og E2B-fakturaer Uni Økonomi V3 Regnskap og Faktura er standardversjonen til Uni Micro. Det er et stort og omfattende system med alle tenkelige funksjoner. Vi har tidligere testet den rimelige Start-versjonen, og den har kommet godt ut i våre tester. I år har vi tatt steget opp til fullversjonen, samtidig som Uni Micro leverer en større oppgradering av brukergrensesnittet. Uni Micro benytter Live Update til å installere og oppdatere sine programmer. Du laster ned et lite program (under 100 kb) som identifiserer en eksisterende installasjon, og enten oppgraderer eller installerer siste versjon direkte fra Uni Micros servere. Nedlastingen ved første gangs installasjon er på i underkant av 90 MB, men det er overkommelig med dagens linjer. Når programmet er lastet ned og installert, kan du selv velge hvordan du skal installere databasen. Du kan enten installere den i en eksisterende instans, opprette en ny eller laste ned og installere SQL Express. Vi valgte sistnevnte og fikk valget mellom SQL Express 2005 og SQL Express 2008 R2. Med 10 GB kapasitet mot 4 GB i tidligere versjoner, anbefaler vi deg å velge den nyeste. Vi ble likevel litt overrasket over at det var SQL Express 2008 R2 november I det ekstremt fleksible bilagsregistreringsbildet til Uni Økonomi, finner du også en importfunksjon som henter kontoutskriften fra nettbanken din. CTP som ble installert. Dette er en tidlig utgave av databasen, og nesten en betaversjon. Uni Micro forklarer at det skyldes at det er den versjonen de har testet programmet mot, og at den vil være byttet ut med den endelige utgaven når du leser dette. Vi hadde ingen problemer med databasen under testingen. Påloggingsbildet til Uni Micro lar deg velge hvilken databaseinstans du skal koble deg opp mot, så det er ingen problemer å ha flere databaser rundt omkring. Påloggingsbildet er et eget program som ligger foran Regnskap og Faktura, som er separate programmer. I påloggingsbildet finner du alle klientene og innstillingene for sikkerhetskopiering og replikering av et eller flere (!) datasett mot Uni Micros servere. Uni Micro tilbyr 250 MB Online Backup som standard, og det holder nok for noen, men kan fort overskrides ved flere klienter. Uni Micro har en egen Windowstjeneste (service) som kan installeres på en server eller arbeidsstasjon. Den inneholder en tidsstyrer som lar deg ta sikkerhetskopier på bestemte tider av døgnet. Det skjer enten lokalt eller mot Online Backup-tjenesten. Uni Micro presenterer i år testens mest moderne brukergrensesnitt, som er Office 2010-basert. Hvis du liker Office 2010, vil du føle deg hjemme i Uni Økonomi. Vi liker dette brukergrensesnittet svært godt, men regnskapsførere er ofte konservative, og de har «Uni Økonomi imponerer voldsomt med sitt nye brukergrensesnitt og funksjonsrikdom.» muligheten til å slå av det nye arkfanesystemet (ribbons) og bruke tradisjonelle knapperader. De tradisjonelle rullegardinsmenyene er fortsatt tilgjengelige i begge brukergrensesnittene, så her får du i både pose og sekk. Rullegardinsmenyene er faktisk integrert i tittellinjen, så de tar ikke noe plass på skjermen. Oppstartsbildet til hver enkelt modul er et sett av såkalte widgets. Dette er småprogrammer som viser en bestemt type informasjon, ikke ulikt gadgetene som du finner i Windows Vista og Windows 7. Widgetene kan inneholde RSS-strømmer med nyheter eller nøkkeltall fra programmet. Uni Micro har også laget en widget som er et dataflytdiagram som viser hvordan de forskjellige modulene i programmet henger sammen. Dette er en funksjon som Mamut har hatt lenge, så de har nok hentet inspirasjon her. Det følger med et eget verktøy hvor du kan tilpasse eller lage dine egne widgets. Uni Micro arbeider også med en gadget som kan vise en widget. Når den blir ferdig kan du plassere widgetene direkte på skrivebordet i Windows. Bare tenk deg en widget for sjefen, som kontinuerlig viser oppdatert omsetning fra fakturaprogrammet. I Uni Økonomi finner du et meget avansert bilde for registrering av bilag. Dette bildet er svært fleksibelt, og du kan tilpasse bokføringen akkurat som du vil. I tillegg til å velge hvilke kolonner som skal være med og rekkefølgen på disse, kan du også styre tab-rekkefølgen slik at du kan hoppe frem og tilbake mellom SÆRTRYKK FRA PC WORLD NORGE NR

11 Åpningsbildet i Uni Økonomi kan fritt tilpasses og gir deg oversikt over hele programmet. feltene når du trykker tabulatoreller enter-tasten. Dette settet med innstillinger kan lagres som en profil, og det er enkelt å bytte mellom profilene avhengig av hva du skal bokføre. I tillegg finnes det noe de kaller for SMART bokføring. Det kan du bruke for registrering av leverandørfakturaer. Programmet vil da se på forrige faktura fra den angitte leverandøren, for å komme med et posteringsforslag basert på denne føringen. I tillegg får du tre forskjellige måter å bokføre på: Debet/Kredit, Fortløpende og Standard. I Standard angir du kontonummer, og fortegnet på beløpet avgjør om det blir ført til debet eller kredit. De to andre metodene bruker positivt beløp, og har egne felter for å angi debet- og kredit-konto. Tastatur-tips vises for det feltet du står i, slik at det blir enklere å lære seg hurtigtastene. Ønsker du å splitte et kostnadsbilag på flere perioder, trykker du bare Ctrl+P og krysser av for de periodene kostnaden skal fordeles på. Enklere kan det ikke bli å fordele for eksempel en kvartalsfaktura på husleie. Du kan også periodisere over i neste år, lenge før det året er opprettet. Post-mot-post registrering er utrolig enkelt hvis du passer på å legge inn fakturanummer på bilaget. Du kan også knytte et dokument til bilaget. Du kan bruke dette til å skanne inn bilagene isteden for å sette de i permen. I denne versjonen av Uni Økonomi er det full OCR-støtte for de innskannede fakturaene. Du må riktignok ut med kr 3 pr. bilag for denne tjenesten, men det er til stor besparelse. Uni Micro benytter en online-tjeneste til dette, og den virker med både jpg, gif og tif. Du kan også putte PDF-fakturaer rett inn, men det tar noen sekunder ekstra siden de må tegnes opp (rendres) før de kan OCR-tolkes. Systemet kontrollerer også at organisasjonsnummeret på fakturaen stemmer overens med det som er registrert på leverandørkortet. Da er du trygg på at riktig faktura havner på riktig leverandør. Uni Økonomi er helt i tet når det gjelder e-faktura. Denne versjonen har full støtte for e-faktura mellom bedrifter (E2B). E2B sendes ut som vedlegg til e-post og trenger derfor ikke noen egen meldingssentral. Vedlegget er en zip-fil med endelsen MSE. Den inneholder en PDF av fakturaen og en XML-fil med innholdet. Da har du en full PDF for arkivet og metadata for regnskapet. Her kan all informasjonen ligge ved. I tillegg til å importere og bokføre en slik faktura, kan du overføre den til en ordre og viderefakturere hele eller deler til en av dine kunder med en passende avanse. Du kan også plukke ordrelinjer fra flere forskjellige E2B-fakturaer. Det koster det samme å importere en E2B-faktura som en OCRfaktura (kr 3), men du må i tillegg betale kr 3 for å sende den ut. Det betyr at sender og mottaker til sammen betaler kr 6 pr. faktura til Uni Micro. Det er gratis å sende ut en PDF-faktura som kan OCRtolkes, så det vil nok sette en liten demper på utbredelsen. Vi tror likevel at dette vil jevne seg ut når flere aktører kommer på banen i nær fremtid. E-fakturaer fungerer jo best når alle støtter det. Uni Micro har laget en kobling mot Bedriftskatalogen 1880 hvor du gratis kan hente ned adresseog selskapsinformasjon for kunder og leverandører. I motsetning til Visma Avendo, er disse oppslagene gratis da Uni Micro har betalt en ikke ubetydelig avgift til 1880 for at alle deres kunder skal ha tilgang til tjenesten. Hvis du ikke liker fakturablanketten til Uni, kan du ta en kopi og lage din egen med den omfattende rapportgeneratoren som ligger i programmet. Denne rapportgeneratoren har tidligere sett litt rufsete ut, men det kan vi ikke se noe til i årets utgave. Programmet har rikelig med standardrapporter. Rapportene har begreper som er relative til dagens dato. For eksempel denne måneden og hittil i år. Det kommer i tillegg til absolutte fra- og til- datoer, år og perioder. Uni Økonomi kan ha flere underbilder oppe samtidig, så du kan ha enkel tilgang til kunderegisteret, vareregisteret og fakturabildet på en gang. Det er veldig praktisk når du fakturerer. Hvis du har to eller flere skjermer på pc-en, kan du spre bildene utover for full oversikt. Fakturamodulen er meget avansert, og foruten E2Bstøtte, kan du lage samlefakturaer av flere ordre til samme kunde, eller delfakturere ved restordre. Mamut og Visma Avendo er ikke alene om replikering og Software+Services. Uni Micro gir deg dette på kjøpet i standardversjonen. I motsetning til de andre, som sier at bokføring er det aller siste som kommer på nett, gjør Uni Micro det motsatte og begynner med bokføringsmodulen. Du kan faktisk føre hele regnskapet her om du skulle ønske det. Det er likevel en begrensning som gjør det upraktisk. Du kan føre 500 bilag eller 2500 transaksjoner gratis i webgrensesnittet. Deretter koster det 30 øre pr. bilag. Bilagene som føres på nett har sin egen bilagsserie, og er hovedsakelig beregnet på revisor eller andre som gjør korreksjoner utenifra. Uni Micro har også valgt å satse på Flash som brukergrensesnitt. Her bruker de et system som heter Flex til å tegne opp skjermbildene. Brukergrensesnittet fungerer veldig godt, og bortsett fra at 54 SÆRTRYKK FRA PC WORLD NORGE NR

12 Adobe Flash er kjent for å ha sikkerhetshull, ser dette ut til å være en god løsning. Programmet inkluderer gratis nettbutikk og en salgsanalysefunksjon som finner frem de kundene og varene du tjener mest penger på, eller kanskje taper penger på. Uni Økonomi imponerer voldsomt med sitt nye brukergrensesnitt og funksjonsrikdom, og er det første programmet på lenge som klarer å skyve Mamut ned fra tronen. Uni Økonomi V3 Regnskap, Faktura og Lønn kr ( inkl. mva.) Pluss: Moderne brukergrensesnitt, ekstremt funksjonsrikt Minus: Den dyreste løsningen i testen, grensesnittet i lønnsmodulen er ikke oppdatert. Uni Økonomi V3 Regnskap, Faktura og Lønn er testens dyreste løsning, men også det mest funksjonsrike programmet. Forskjellen på denne og Uni Økonomi V3 Regnskap og Faktura, som vi har omtalt over, er bare lønnsmodulen. Bortsett fra Mamut E3, er dette testens eneste program med innebygget lønnsmodul. Vi har ikke testet verken denne eller Mamuts modul spesielt, men vi har observert et par ting. Det ene er at brukergrensesnittet i lønnsmodulen ikke har fått det nye 2010-grensesnittet. Den er altså Uni Micros svar på Outlook som var eneste program i Office 2007 med et tradisjonelt brukergrensesnitt med knapperad. Det andre er hvordan Uni Micro har løst problemet med utsendelse av lønnslipper på e-post. Problemet med lønnsslipper på e-post er at Skattedirektoratet krever at en lønnsslipp skal inneholde fullt personnummer. Samtidig aksepterer ikke Datatilsynet at personnummer sendes med ukryptert e-post. Uni Micro har løst dette ved å sende ut lønns- slippen som en kryptert PDF-fil, og passordet til filen er nettopp personnummeret til mottaker. Alle kan personnummeret sitt i dag i hvert fall de som bruker en nettbank. Det er bare personnummeret selv som er sensitiv informasjon, og hvis du allerede har personnummeret, så får du ikke noe mer ut av lønnsslippen. En elegant løsning på et problem som mange ikke vet at de har. Lønnsmodulen har også full integrasjon med Altinn, hvor du kan sende inn årsoppgaver elektronisk. I tillegg har regnskapsmodulen Altinn-støtte for mva-oppgaven uten noe krav om lønnsmodul. Nytt av året er en alternativ lisensmodell for alle Uni Micros systemer. Nå kan du velge mellom den tradisjonelle pr. maskinmodellen eller pr. bruker-modellen. Du må da vurdere om det er mange brukere som deler et fåtall maskiner, eller om det er mange maskiner som har få brukere. Uni Micro har en rekke andre moduler å tilby som koster ekstra. Uni Årsavslutning er egentlig Sticos Årsoppgjør. Du kan også få reiseregning på web, butikkdatamodul, Uni avstemming og Uni HMS. Uni Økonomi V3 Standard, som vi har testet, gir deg inntil tre brukere og tre klienter, og passer godt til testen. Hvis du går opp et steg til Professional, kan du ha inntil 9 brukere og 19 klienter, og du får enda flere moduler å bygge ut med. På toppen finner du Enterprise med ubegrenset antall brukere og klienter. Her finner du også E2C-fakturaer som Uni Micro har støttet siden E2C-fakturaer er de e-fakturaene du er vant til å få i nettbanken din fra store leverandører som strømog teleselskaper. Uni Økonomi er et system du kan vokse langt med. Det er moderne og til tross for at det langt i fra er billigst, får du mye for pengene. Husk at lisensieringen til Uni Micro gjør at du kan skreddersy hver enkelt bruker hvis ikke alle de tre trenger alle funksjonene i programmet. Kanskje skal alle fakturere, to bokføre og bare en kjøre lønn. Her er det mye å spare. Visma Avendo Økonomi 40 og VismaOnline kr ( inkl. mva.) Pluss: Lekkert brukergrensesnitt, funksjonsrikt program Minus: Mangler en del moderne funksjoner Visma Avendo Økonomi 40 er det enkleste systemet til Visma. Det består av moduler for regnskap, faktura, kassesalg, prosjekt og budsjett. I tillegg får du tilgang til VismaOnline som gir deg en del ekstra funksjoner på nett. Visma Avendo passer godt til årets test, da flerbrukerfunksjonalitet er standard. Det er bare å bestille flere lisenser, men det er ingen rabatt på bruker to og tre. I praksis har vi bare testet Avendo 60 da forskjellen på de to først og fremst er lagerstyring og innkjøpsrutiner. En av de store nyhetene i fjor «Visma Avendo Økonomi er et moderne regnskapssystem med et av testens lekreste brukergrensesnitt.» var en helt ny installasjonsrutine. Den fungerer meget godt, og gir deg en av de aller enkleste installasjonene i testen. Den har ikke støtte for å legge databasen i en egen instans på en full SQL-server, men programmet støtter det, og Visma hjelper deg hvis du ber om det. Visma Avendo lanserer nye versjoner på høsten, rett etter at dette bladet har kommet leserne i hende. Det betyr at versjon 5.0, som vi har testet i år, har vært i bruk siden i fjor. Denne versjonen fokuserer på å forbedre de viktigste prosessene i programmet. Det medfører et helt nytt Salgsbilde som samler tilbud, ordre, faktura, innbetaling og purring i samme vindu. Det finnes også andre nyheter, som lettere tilgang til å sende sms fra programmet, nye søkefunksjoner og nye regnskapslister som er mer kompakte og utnytter arket helt ut i kantene. Det finnes også en ny funksjon for avtalefakturering. Her kan du opprette og vedlikeholde faste avtaler som skal faktureres ut fra faste intervaller. Brukergrensesnittet i Avendo samler alle de viktigste skjermbildene i en oversiktlig meny på høyre side, og årets konsolidering har forenklet den ytterligere. Hvert menyvalg har en undermeny med store ikoner som dekker mesteparten av skjermen. De mest brukte funksjonene i hvert skjermbilde har ekstra store ikoner, så du havner der du skal. I tillegg får du påminnelser på ting du har glemt å utføre under ikonene på undermenyene. Meget praktisk. «Sjekkliste for det nye firmaet» gir en fin oversikt over de innstillingene du må gjøre i programmet for å tilpasse det til din virksomhet. Firmatermometeret gir rask oversikt over økonomisk status for virksomheten. Avendo er nå fullt ut forberedt for Windows 7 både visuelt og teknisk. Infoline-vinduet inneholder mye nyttig informasjon om hvordan du kommer i gang. Det er lite med trykket dokumentasjon som følger med, men all informasjon finnes online eller på cd-en, hvis du har fått tilsendt den. Den innebygde hjelpen er svært god, og gir deg hjelp der du er ved å trykke F1. Visma Avendo tillater bruk av alfanumeriske leverandør-, kunde-, avdelings- og prosjektnummer. Det er enkelt å opprette kunder og leverandører, enten via menyen eller direkte i oppslagsbildet under bilagsregistreringen. Bilagsregistreringen kan gjøres på flere måter. I bildet for hurtigregistrering kan den erfarne regnskapsfører raskt registrere sine transaksjoner. Du kan selv velge hvilke kolonner som skal være tilgjengelige i registreringsbildet. Den uerfarne foretrekker nok menyvalget for nytt bilag. Her kan du velge bilagstype og tilhørende konteringsmal som veileder deg i registreringen. Programmet har en egen synonymordliste for hovedbokskonti. Du kan definere dine egne hvis du trenger flere enn SÆRTRYKK FRA PC WORLD NORGE NR

13 de som er standard. Synonymene kan enten angi en bestemt konto eller et intervall, og brukes av konteringsmalene. Du kan også bruke formler i konteringsmalene. I bilagsregistreringen kan du skrive tekst i kontofeltet for å få en liste over konti som inneholder teksten, eller du kan få en liste over alle konti og søke i den. En tredje mulighet for bilagsregistrering er bruk av egne registreringsbilder for spesifikke bilagstyper, som f.eks. leverandørfakturaer og utbetalinger. Bilagsregistreringsmulighetene burde tilfredsstille de fleste. I år vil også Avendo gi deg en advarsel hvis du forsøker å lukke et bilde uten å lagre det du har gjort. En klar forbedring. Du kan registrere kunder og varer underveis når du fakturerer, takket være at Visma kan ha flere skjermbilder oppe samtidig. Dessverre kan ikke de flyttes ut av hovedvinduet, så det blir ikke så lett å utnytte to skjermer. Du velger både kunder og varer fra en nedtrekksliste som har en NY-knapp oppe i venstre hjørne. Vareregisteret har noen spesialvarer på slutten av registeret som lar deg lage blant annet delsummer midt i ordren. Visma Avendo har en rekke blanketter å velge mellom, og den beste rapportgeneratoren i testen. Her kan du kopiere og endre samtlige rapporter og blanketter i programmet på en enkel måte. E2B eller EDI (elektronisk Avendo 40 og 60 har samlet hele salgsprosessen i ett bilde. dokumentutveksling) er på plass. Du kan sende fakturaene dine elektronisk til Visma, som vil sørge for at kundene dine får dem på e-post eller med vanlig post. EDI kreves også hvis du skal levere til enkelte av de store dagligvarekjedene i landet, og snart alle statlige virksomheter. Når det gjelder inngående E2B eller skannede fakturaer, krever det en større modul fra Visma, som blir uforholdsmessig dyr i denne sammenhengen. VismaOnline er et nettsted som alle brukere av Avendo får tilgang til. Her har du mulighet til å sende sms, kredittsjekke kundene dine og fylle ut mesteparten av kontaktinformasjonen på kundene og leverandørene dine. Disse tjenestene er ikke gratis. Sms koster kr 1, kontaktinformasjon koster kr 1,50 og en kredittsjekk kr 15. Ved å registrere brukernavn og passord i Avendo, kan du utføre disse funksjonene direkte i programmet uten å ta veien om VismaOnline. Visma har også laget en gadget til høyremargen i Vista eller Windows 7, som lar deg sende sms. Visma Avendo Økonomi er et moderne regnskapssystem med et av testens lekreste brukergrensesnitt. Selv om det er ny hovedversjon i år, er ikke nyhetene så veldig mange. Vi tror at noen av de mest moderne funksjonene blir holdt litt unna Avendo for å unngå at det skal konkurrere med Vismas store systemer. Avendo har en filosofi om enkelhet, og det har de lykkes svært godt med. Vårt valg n Årets test viser at det er tettere mellom de aller beste enn noen gang tidligere. Denne erkjennelsen gjør ikke akkurat jobben enklere for oss. Selv om noen av programmene har endret seg lite, er alle programmene nå gode på basisfunksjonaliteten. Dette er et svært tøft felt med bare gode deltakere, og på mange måter kremen av tidligere tester. De to webbaserte programmene 24Seven- Office og e-conomic er i hver sin ende prismessig, men ender likevel opp på samme karakter. De er likevel valget for virksomheten hvor de ansatte er mye på farten, kanskje med hver sin bærbare maskin, ingen egen server eller fast kontorplass. En ASP-løsning vil gjøre samme nytten, men en ren SaaS-løsning er enda lettere å komme i gang med. Duett har tatt steget inn i fremtiden, men er nok beregnet på enda større virksomheter enn dagens test sikter seg inn mot. Regnskapskontorer er en av Duetts viktigste målgrupper, og den effektive bilagsregistreringen er populær blant puncherne. Det virker likevel på oss som at Daldata helst vil ha brukerne på ASPplattformen sin istedenfor at Duett installeres lokalt. Visma Avendo har sin nisje med fokus på kjernefunksjonene. Det gjør Avendo svært godt, og programmet er veldig polert. Vi er likevel spente på om når Avendo kommer etter med elektroniske bilag og fakturaer som «alle» jobber med nå. Det er vanskelig å komme utenom Mamut. Mamut Office mangler likevel grunnleggende flerbrukerfunksjonalitet i forhold til konkurrentene, men er et godt sted å starte før du tar steget opp til Enterprise-versjonene. One E3 Bronze gir deg svært mye funksjonalitet, og Mamut er den eneste leverandøren med lønnsmodul i samtlige flerbrukerversjoner. Mamut mangler likevel en del funksjonalitet før versjon 14 kommer. Vi sitter da igjen med Uni Økonomi V3 som virkelig har tatt steget opp i år. Vi er imponert over både funksjonaliteten og det lekre nye brukergrensesnittet. Vi er derfor ikke i tvil når vi utroper Uni Økonomi V3 Standard til best i test. 56 SÆRTRYKK FRA PC WORLD NORGE NR

14 Visma Avendo Økonomi 60 og VismaOnline kr ( inkl. mva.) Pluss: Lekkert brukergrensesnitt, funksjonsrikt program Minus: Mangler en del moderne funksjoner Visma Avendo Økonomi 60 er storebror i Avendo-familien. Den kan alt som Avendo 40 kan, og har i tillegg lager, innkjøp og bestilling, utvidet prosjekthåndtering og dokumenthåndtering. I tillegg kan du få rimelige moduler for lønn, timeregistrering og nettbutikk til begge versjoner. Årets nyheter i Avendo 60 er den samme konsolideringen av salgsprosessen som i Avendo 40. I tillegg har Visma laget en tilsvarende konsolidering av innkjøpsprosessen i Avendo 60, hvor bestillinger, varemottak, leverandørfaktura og betaling er integrert i samme bilde. For kr 990 ekstra i året kan du få tilgang til webapplikasjonen SalesOnline. Det er et CRM-system som integreres med Avendo. En tjeneste du installerer på pc-en din vil automatisk synkronisere kontaktregisteret, inkludert kunder og leverandører, med SalesOnline hos Visma. Visma lønn er det samme systemet som leveres til storebrødrene Visma Global og Visma Business. Vi forventer derfor et fullverdig og omfattende system, men har ikke installert eller testet det. Visma Lønn er ganske rimelig og koster bare kr 990 i innkjøp og kr i årlig vedlikehold for fem lønnsmottagere. Det er pr. bruker. Programprisen stiger jevnt oppover til kroner for 100 lønnsmottagere, og vedlikeholdsavgiften er da lave kroner. Visma lønn installeres sammen med Visma Avendo, og Avendo 60 har samlet hele kjøpsprosessen i ett bilde. integrerer seg automatisk med SQL-databasen ved å utvide med flere tabeller. Avendo 60 gir deg full kontroll over varene dine og er ikke altfor dyr. Programmet er svært oversiktlig, og Visma har jobbet mye med brukerne for å tilpasse programmet til et effektivt og enkelt system. Plattformen var opprinnelig den samme som Visma Global, men skilte lag for et par år siden. Mange latente funksjoner er stengt av i Avendo for at den skal passe inn i sin nisje. Avendo fyller sin nisje svært godt. Program 24Seven Office Duett Økonomisystem Utgave Fullversjon Bedrift basis m.m. e-conomic Mamut Mamut Uni Økonomi V3 Standard Office Standard One E3 Bronze Regnskap/ Faktura Uni Økonomi V3 Regnskap/ Faktura/ Lønn Visma Avendo Økonomi 40 og Visma- Online Visma Avendo Økonomi 60 og Visma- Online Versjon august a august Startpris 1. bruker Vedlikehold 1. bruker pr. år obligatorisk? Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja -- inkl. brukerstøtte? Nei Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Pris tre brukere i tre år Leverandør 24Seven Office ASA Daldata AS e-conomic norge as Mamut ASA Mamut ASA Uni Micro AS Uni Micro AS Visma Avendo AS Visma Avendo AS Telefon Web 24sevenoffice.no daldata.no e-conomic.no mamut.no mamut.no unimicro.no unimicro.no vismaavendo.no vismaavendo.no (Alle priser er ekskl. mva.)