Vi følger opp endringen fra i

Transkript

1 Stortest: 9 regnskapsprogrammer Moderne regnskap for aksjeselskaper Vi har testet ni regnskapsprogrammer for aksjeselskaper med tre brukere og krav til moderne funksjoner. Av ERIK ANDERSEN og THORE G. ANDRESEN Vi følger opp endringen fra i fjor og tester regnskapssystemer med fokus på små aksjeselskaper med tre brukere. Nå forventer vi at systemene håndterer e-faktura, har webintegrasjon, muligheter for lønnskjøring, bankintegrasjon og annen moderne automatikk. Senere i høst tar vi for oss de minste systemene som er rettet inn mot enkeltmannsforetak. Nå som de minste aksjeselskapene slipper revisjonsplikten, blir gode rutiner enda viktigere. Hvis du ikke trenger revisor og i tillegg skal føre regnskapet selv, er det nyttig å ha en programleverandør som hjelper deg i en knipe. Alternativt kan du benytte en løsning som gir regnskapsfører tilgang til å hjelpe deg med kontroll og avstemming i ditt eget system. Da trenger du et system som støtter mer enn en bruker, og det er nyttig å ha hele eller deler av løsningen på nett. Mye av jobben er gjort hvis du fakturerer selv og om du uansett skal legge alle utbetalinger inn i nettbanken, er den andre halvdelen av jobben gjort når du bruker remittering. Resten kan en regnskapsfører hjelpe deg med. Hvis du skanner bilagene eller mottar e-fakturaer, trenger du heller ikke å levere inn permene fysisk. Husk at våre to webbaserte testdeltakere, 24SevenOffice og e-cononomic, gir deg gratis brukere til regnskapsfører og revisor. er ferskvare Det er ikke mulig å benytte en webløsning uten en vedlikeholdsavtale da dette er ren leie av en tjeneste. Selv de tradisjonelle lokalt installerte programmene er knyttet opp mot nettjenester som krever abonnement. F.eks. så slutter gamle versjoner av Mamut å virke etter to år. Du må derfor oppgradere enten du vil eller ikke. Programmene blir også løpende oppdatert for å følge opp endringene. Hvis regnskapsprogrammet følger med i tiden, «Nå som de minste aksjeselskapene slipper revisjonsplikten, blir gode rutiner enda viktigere.» trenger ikke arbeidet bli mer krevende for deg. Alle programmene i denne testen har obligatoriske vedlikeholdsavtaler. Disse kommer i form av en månedlig kostnad pr. bruker som ofte faktureres for ett år av gangen. I denne testen er det bare 24SevenOffice som ikke inkluderer brukerstøtte i vedlikeholdsavtalen, men dette kan kjøpes separat for en resursperson i virksomheten. Pass på at det er enkelt å få med dataene dine hvis du skal bytte system, og at det ikke koster en formue i konsulenthonorarer for å eksportere dataene fra ditt gamle system og importere dem i ditt nye. Du vil gjerne ha med deg både kontoplanen med inngående saldobalanse og reskontroen med leverandør- og kundesaldi. Det er lettest å bytte i forbindelse med et årsskifte, og du vil typisk beholde tilgangen til det gamle systemet til årsskiftet er ferdig og fakturaene er betalt. Husk at det er du som har eierskap til dine data. Mamut + Visma = Sant Årets test er litt spesiell siden Vismas kjøp av Mamut ble endelig avgjort et par dager før vi hadde møte med begge to som konkurrenter i testen. I skrivende stund er vi ikke kjent med noen av de planene som Visma har med kjøpet av Mamut. Det hadde heller ikke noen av dem vi snakket med i Mamut eller Visma Avendo den dagen. Vi ser dog at det er en del overlapping mellom spesielt Mamut Business System og Visma Avendo. Begge har også ambisiøse og overlappende planer for fremtiden. Vi tester likevel både Mamut MBS og Visma Avendo som konkurrerende systemer i denne testen. Det vil forbause oss veldig om et av dem forsvinner over natten. Webløsningene kommer SaaS eller data i skyen, kommer sterkere for hvert år. 24SevenOffice og e-conomic er rene SaaSløsninger. Mamut satser videre på sin Software+Services-strategi hvor dine data replikeres automatisk mellom din og Mamuts servere. Visma Avendo og Uni Micro har en tilsvarende strategi, men replikerer bare de dataene som er nødvendige for webfunksjonaliteten. Daldata satser på sin ASP-plattform hvor du kjører programmene dine lokalt hos Daldata. Du kan altså velge mellom å kjøre Duett lokalt eller hos Daldata. Mamut har en tilsvarende ASP-løsning for deg som ikke har egen server. E-faktura er i vinden som aldri før. Alle leverandørene jobber med dette, men langt i fra alle har det på plass ennå. Uni Micro er på mange måter ledende her og har hatt e-faktura i mange år. Problemet er at e-faktura ikke vil bli ordentlig utbredt før alle støtter det. Skanning av inngående fakturaer er et godt alternativ i mellomtiden, selv om enkelte leverandører hopper over dette i påvente av e-faktura. 44

2 Mamut One har deler av programmet på web allerede i Mamut Online Desktop. Det samme gjelder Visma Avendo i VismaOnline. Likevel ligger det an til at selve bilagsregistreringen blir det siste vi finner på web. Uni Micro gjør det helt motsatt, og her er det bilagsregistreringen som er det første som introduseres på web. Det er stort fokus på Windows Azure. Uni Micros webløsning bruker Azure, og Mamut har sin nye lisensweb på plattformen. Tidligere hadde flere av programmene en automatisk agent som hentet data fra nettstedet til Brønnøysundregistrene (brreg. no), men det ble det brått slutt på da registeret forbød dette. «Husk å gjøre en grundig jobb før du velger system. Bare da kan du være sikker på å få et system som passer deg.» Senere har det blitt inngått avtaler mellom kunder av Brønnøysundregistrene og programvareleverandører, og Uni Økonomi inkluderer gratis oppslag og import av data fra I Visma Avendo koster det kr 1,50 å gjøre det samme fra Vismas egen BizWeb. Flere av programmene lar deg sende SMS direkte fra programmet til kr 1 pr. SMS. Mamut har også integrert Validis regnskapsanalyse i Mamut Online Desktop, for alle brukere av en One-versjon. Brukergrensesnittet oppdateres hele tiden, og Uni Micro har allerede tilpasset programmene sine til utseendet i Office Visma Avendo har jobbet mye med dette i de siste versjonene, og Mamut har vært ledende på dette lenge. Samtidig betyr ikke et moderne brukergrensesnitt at programmet er det beste eller det mest effektive for deg. Det er dog ingen ulempe at programmet er lekkert og oversiktlig. Tilpasning av åpningsbildene med nøkkeltall, nyheter og informasjon kan du også gjøre i 24SevenOffice, Uni Micro og Mamut. Regnskapsdata ute eller inne? Bokføringslovens 13 er endret siden sist. Mens det tidligere var 45

3 et krav om at regnskapsdataene skulle oppbevares i Norge, har dette blitt stadfestet som et brudd på EØS-avtalen. Bokføringsforskriftens 7-5 tillater nå oppbevaring i andre EØS-stater, men dette er foreløpig begrenset til Norden. Dette gjør det enklere for blant andre e-conomic som har sine servere i Danmark. Hvis du skal benytte en server utenfor Norden må du søke om dette for hvert enkelt selskap. Hvis du installerer regnskapsprogrammet på dine egne maskiner i Norge, er aldri dette noe problem. Hvis du tar med den bærbare til utlandet, bør du legge igjen en sikkerhetskopi, ikke bare til myndighetene, men også for din egen del. Mamut med sitt One-konsept, replikerer hoveddatasettet ditt mellom din egen maskin og Mamuts servere. Likevel må du fortsatt sikkerhetskopiere dataene dine selv, og Mamut tilbyr deg fra 5 GB Online Backup i One-konseptet. Uni Økonomi inkluderer også nettbasert sikkerhetskopiering på 250 MB. Uni Micro lagrer sikkerhetskopien på to steder i Norge for sikkerhets skyld. De bruker blant annet Amazons skytjeneste til dette. Hvis du velger hostede webløsninger som 24SevenOffice eller e-conomic, lever du et bekymringsfritt liv da leverandøren tar ansvaret med å sikkerhetskopiere dataene dine. Ingen av disse har noen gang mistet data, så sikkerhetskopiene har kun vært benyttet der brukerne selv har slettet ting de ikke burde. 24SevenOffice har sine tre maskinparker i Norge, og e-conomic har sine maskiner i Danmark. Ditt valg Vi har gjort vårt valg, og du må gjøre ditt valg. Ta gjerne med våre erfaringer og sammenlign dem med dine egne. Vi vet at leverandørene setter en seier i vår test høyt og at en andreplass ofte betraktes som tap, betyr ikke det at noen av programmene i vår test er dårlige. Det er små marginer, og du må vurdere dine spesifikke behov opp mot våre generelle vurderinger. I tabellen med karakterene kan du se hvordan vi har vurdert de enkelte delene og vektet disse. Se nøye på delkarakterene og vurder disse ut i fra ditt behov. Ingen av programmene er best på alt. e-conomic har en 14 dagers gratis prøveversjon som du selv kan aktivere. Hvis du liker den er det bare å gjøre den om til en fullversjon. Det samme gjelder 24SevenOffice. Pass på ikke å registrere for mye data i de modulene du ikke regner med å abonnere på da prøveversjonene gir tilgang til alle funksjoner i programmene. Visma Avendo gir deg hele 45 dager til å teste programmet, noe som var mer enn nok for vår testing. Bare last ned og installer. Mamuts evalueringsversjon lar deg ikke teste Online-delen, men du vil få et godt inntrykk av programmet likevel. Den lokale Windows-klienten er fortsatt den viktigste delen og kjernen i Onekonseptet. Uni Micro har sin prøveversjon lett tilgjengelig fra forsiden på nettstedet sitt, og det samme har Daldata for Duett. Da vi klikket oss inn på siden for Daldatas prøveversjon, kom vi dog til en tom side. Dette var riktignok midt i fellesferien, så de har sikkert rettet dette nå. Det er uansett bare å ta kontakt med dem. Husk å gjøre en grundig jobb før du velger system. Bare da kan du være sikker på å få et system som passer deg. Hva trenger du om fem år? Det er mye lettere hvis du velger riktig system på første forsøk. 24SevenOffice kr ( inkl. mva.) Pluss: Gjennomarbeidet webløsning, mye funksjonalitet, avansert skriptet bokføring, god bankintegrasjon for alle banker. Minus: Fortsatt ikke helt nettleseruavhengig, dyrest over tid 24SevenOffice inneholder alle de vanligste kontorfunksjonene. Du får moduler for regnskap, ordre/ faktura, CRM, kommunikasjon, planlegger, filer/dokumenter, publisering, prosjekt og bestilling. 24SevenOffice har fortsatt arbeidet med å fornye kjernefunksjonene i programmet. Dette arbeidet er fortsatt ikke helt ferdigstilt, men den nye bilagsregistreringsmodulen er nå så nær ferdigstillelse at vi har valgt å teste denne. Du kan bruke den om hverandre med den gamle modulen, og den er allerede tilgjengelig for alle brukere av systemet. Vi trodde egentlig at den skulle være ferdig rett etter testen i fjor, men da dette ikke skjedde, får vi være optimistiske på nytt denne gangen. Den oppleves i det minste relativt ferdig i vår testing. Arbeidet med å fornye den siste av de gamle modulene, som er ordre- Slik har vi testet Tiden strekker ikke til for å teste hver eneste funksjon i alle programmene. Tilleggsfunksjoner som lønn og CRM har vi ikke testet spesielt denne gangen. Vi har konsentrert oss om kjernefunksjoner som regnskapsføring og fakturering. Samtidig har vi testet flere av disse programmene i mange år, og tester derfor ikke de samme funksjonene på nytt hver gang. Vi ber alltid leverandørene om en oversikt over nyheter fra år til år slik at vi vet hva vi skal se etter i testingen. Basert på vår erfaring innenfor regnskap i små aksjeselskaper, enkeltmannsforetak og foreninger, har vi laget et sett med representative fakturaer og bilag som vi fører i hvert enkelt program. Da vi i tillegg har erfaring fra programutvikling og annen sammenlignende testing, har vi utført en grundig gjennomgang av alle programmer, med full installasjon og utprøving av viktige funksjoner og egenskaper. Utgangspunktet for vår test var å se på programmer som tar seg av grunnleggende regnskap og fakturering, men har i år også testet webfunksjonalitet som naturlig hører sammen med dette. Samtidig vektlegger vi sterkere andre moduler som et lite aksjeselskap har bruk for. 24SevenOffice og Mamut har også CRM-moduler som vi har gått grundig gjennom i vår spesialtest av CRM. Vi vektlegger naturligvis den funksjonaliteten helt annerledes her da CRM-testen fokuserer på mye større selskaper. I hovedartikkelen beskrives en del momenter vi mener det er viktig å sjekke. I tabellen finner du dessuten en oversikt over karakterene våre (fra 1 til 6) på de enkelte områdene, og hvordan vi har vektet dem. Her kan du selvfølgelig velge å vekte annerledes selv. Vi er to personer som har samarbeidet om testen i flere år, og har også denne gangen diskutert oss frem til karakterene. Når det gjelder karakteren for pris, har vi sett på hva systemet kommer til å koste for tre brukere i løpet av en 3-års periode. Alle programmene er testet på en PC med 3,4 GHz Core i7 prosessor, 8 GB minne og Windows 7 Ultimate 64-bit, eller en laptop med Core 2 Solo 1,4 GHz, 4 GB minne og Windows 7 Professional 64-bit. I tillegg har vi installert Microsoft Office 2010, Adobe Reader, Flash og Java. Databasen har vært installert på en virtuell Windows Server 2003 Enterprise. Internettforbindelsen er en 60/60 Mbit/s fiberlinje. Alle oppdateringer og servicepakker er installert. Vi har testet webbaserte programmer og funksjoner med Internet Explorer 9, men har også hatt siste Firefox, Chrome og Opera i bakhånd. Vi har utført mesteparten av testen med eksternt skrivebord mot laptoppen, slik at vi kan jobbe fra vår vanlige arbeidsplass og også over Internett. 46

4 Det nye bilagsregistreringsbildet skal ta 24SevenOffice inn i fremtiden. og fakturamodulen, vil utføres i høst. Da er det bare gruppekalenderen som fortsatt låser 24Seven- Office til Internet Explorer. Tidligere har 24SevenOffice fokusert mye på nye integrasjoner med tredjepartsleverandører, samt å bygge ut community-løsningen sin. Community er et nettsamfunn som gjør at det skal være enkelt å drive forretning mellom brukere av 24SevenOffice, men også andre brukere kan opprette en gratis community-konto. GTD (getting things done) er et supplement til prosjekt hvor du kan administrere dine egne oppgaver. Denne modulen blir gratis og vil kobles mot Facebook, Linkedin etc. 24SevenOffice har laget en egen synkronisering til mobiltelefonen basert på ActiveSync. GTD forventes klar i løpet av høsten. 24SevenOffice fungerer best hvis du bruker alle modulene. Du må flytte alle filene dine, e-posten, kalenderen og regnskapet inn i skyen til 24SevenOffice. Lokale applikasjoner som Word, Excel og Outlook kan fortsatt benyttes. Du installerer en bakgrunnsprosess som sørger for at endringer kopieres tilbake til 24SevenOffice etter at du har redigert en fil lokalt. Outlook kobles opp mot e-posten din med protokollen IMAP4, slik at alt ligger lagret sentralt. De har også laget en egen utvidelse (plugg-inn) i Outlook som sørger for at kalenderen virker da IMAP4 ikke støtter dette. Den aldrende ordreregistreringen har en del funksjoner vi liker godt. Foruten integrasjonen med CRM-systemet, har vi ikke sett dra- og slippfunksjonalitet i dette omfanget andre steder. Du kan blant annet ordne rekkefølgen på ordrelinjene ved å flytte de rundt med musen. Det nye bilagsregistreringsbildet trekker 24SevenOffice opp på et nivå vi tidligere bare har sett i lokale applikasjoner. Buntprinsippet er beholdt, og du kan fritt redigere en bunt så lenge den ikke er bokført. Teknisk sett lastes hele bunten ned til nettleseren i en javaskript-struktur. Det gjør bilagsregistreringen lynrask. Det nye og smarte her er at bildet selv holder rede på hvilke felter som er endret slik at bare endringene lastes opp til serveren. Du kan nå stille inn systemet slik at den automatisk lagrer alle endringene fortløpende. Det gamle bilagsregistreringsbildet hadde en nødlagringsfunksjon hvor du kunne mellomlagre hele bunten lokalt hvis du mistet forbindelsen. Du måtte da ha hjelp fra brukerstøtte for å få lagt den inn etterpå. Den funksjonen er borte, men det skal istedenfor være mulig å kopiere til og hente fra Excel. Da kan du redde deg selv. Excel-funksjonen er i skrivende stund ikke ferdig. Organiseringen av kolonneoppsett er nå ferdig. Du kan organisere bilagskolonnene i forskjellige maler som blir en knapperad i bildet. Dette fungerer godt nå. I tillegg til de tradisjonelle bilagsmalene har bildet fått støtte for skript. Det betyr at du selv kan automatisere de registreringene du utfører oftest. Språket er Javascript. Dette er funksjoner som vi tidligere ikke har sett i denne klassen, så det er tydelig at 24SevenOffice tar mål av seg til å konkurrere med mye større systemer som for eksempel Visma Business. Når du fører bilag skal du trykke + og pil ned for oppslag. Dette fungerte fint da 24SevenOffice Det gamle ordrebildet krever Internet Explorer og skal snart byttes ut, men vi liker dra- og slipp-mulighetene. 47

5 demonstrerte det for oss, men vi fikk opp en feilmelding da vi forsøkte selv. I fjor var bildet på engelsk, men nå er det i norsk språkdrakt. Funksjonen for verifisering av bunten har fortsatt engelske feilmeldinger, men dette skal være klart når du leser dette. Du kan fortsatt velge mellom egne debet/kredit-kolonner eller ha bare en kolonne og sette fortegn på beløpet. Beløpene vises i blått eller rødt avhengig av om de går til debet eller kredit. Systemet har også en ganske fiks måte å periodisere kostnader på. Ved å angi første periode, antall perioder og en mellomregningskonto, vil det automatisk bli generert posteringer i de riktige periodene. 24SevenOffice har fått en ny avansert skannemodul fra Ibistic. Den koster ekstra, men er mye mer avansert enn standardmodulen. Standardmodulen har blitt hengende litt etter da den kun utfører OCR på girodelen av den inngående fakturaen og færre og færre fakturaer har girodel. Den innebygde modulen kommer til å forbedres på dette området i fremtiden. Når det innskannede bilaget først er på plass, kan du se det på skjermen i mange sammenhenger. Vi liker godt drilldown-funksjonen som gjør at du kan starte med nøkkeltall og klikke deg nedover til rapportlinjen, kontolinjen, bilagslinjen og til slutt se det innskannede bilaget. Online lagring av bilagene er utrolig nyttig når du skal forsøke å finne igjen bilag på et senere tidspunkt, f.eks. hvis revisor eller styret har noen spørsmål. Revisor kan også spare tid ved revisjonen da han slipper å bla i permene. Kunde- og leverandørregisteret er ett felles register akkurat som i Mamut. Her kan samme oppføring være både kunde- og leverandør. Det er en mengde innstillinger du kan gjøre på kundekortet som kan automatisere bokføringen og spare tid. Regnskapsrapportene er greie og oversiktlige, og du kan plukke ut de kolonnene som skal være med. Det er veldig enkelt linjeoppsett da de rett og slett er delsummer i kontoplanen. Det har tidligere ikke eksistert begreper som år og periode i rapportvisningen, noe som var ganske upraktisk. Det er nå løst da du kan velge et datointervall for et helt år av gangen, og deretter velge periode fra og til. 24SevenOffice opererer med 13 perioder hvor den 13. perioden er for årsoppgjørsposteringene. Drilldown-funksjonaliteten er omfattende og veldig bra. I alle rapporter kan du klikke deg nedover hele veien fra rapportlinjen til hvert enkelt bilag. 24SevenOffice er best på bankintegrasjon. De har støtte for alle banker via Nets (tidligere BBS) løsning for direkte remittering, men må som alle andre ha en spesialløsning for DnBNor. Det er derfor laget en paymul-løsning (utbetaling) mot DnBNor. Her må du som eneste bank, logge inn i nettbanken og godkjenne hver enkelt utbetaling manuelt. Det er laget en tilsvarende paymulløsning for Fokus Bank, men her er det valgfritt om du vil logge inn på nettbanken og godkjenne utbetalingene. For innbetalinger (cremul) hentes det automatisk filer fra banken. Dette gjelder alle banker. 24SevenOffice har ikke noe eget lønnssystem, men samarbeider med Huldt & Lillevik om denne funksjonen. Huldt & Lillevik er et av Norges mest kjente lønnssystemer, og er en tradisjonell Windows-applikasjon. I årets test kommer 24Seven- Office noe bedre ut enn tidligere. Når de får rettet de siste småtingene i bilagsregistrereren, vil du også få et godt punsjealternativ på nett. De har fortsatt en jobb å gjøre når det gjelder ytelse og ved et tilfelle da vi logget oss inn etter midnatt, var systemet så tregt at det ikke gikk an å bruke. 24SevenOffice er spesielt sterke på CRM-funksjonaliteten, og hvis det er utgangspunktet ditt, er systemet svært godt. Det er verdt å nevne at prisen inkluderer en gratis bruker for regnskapsfører og lesetilgang for revisor. Vi tror også at samarbeidet de har med revisjonsselskapet PwC, vil slå positivt ut for systemet. Duett Økonomisystem Bedrift Basis kr ( inkl. mva.) Pluss: Effektiv bilagsregistrering, svært omfattende system Minus: Kan ikke kjøres i vindu, høy pris Duett Økonomisystem leveres av Daldata as, og har svært mange moduler tilgjengelig. Vi har testet versjonen Bedrift Basis med en rekke tilleggsmoduler. Du får med regnskap, faktura, budsjett, betalingsformidlig, purremodul, bærere (dimensjoner som avdeling, ansatt og hva annet du måtte ønske), prosjektregnskap, perioderegnskap og rapportgenerator. Prisen er for tre fulle brukere og en klient. Flere klienter kan kjøpes til. Daldata kan også levere versjoner tilpasset landbruk. Installasjonen av Duett er automatisk hvis du installerer alt på en maskin fra DVD-en til Daldata. Vi har benyttet denne installasjonen i vår test, og den fungerer helt utmerket. Daldata anbefaler ikke bruk av den integrerte SQL Express 2008 R2 til flere enn to brukere, men vi tror nok at mange kan tyne dette til en fire-fem brukere. Da sparer du prisen av SQL Server selv om den kan kjøpes for bare kr 750 pr. bruker fra Daldata. Det er svært rimelig, men lisensen tillater da ikke bruk av andre programmer mot databasen. Det går uansett helt fint å legge til en eller flere SQL Express-instanser for andre programmer på samme server. Hvis du skal bruke Duett mot en full SQL Server, anbefaler både vi og Daldata at du får hjelp til dette. Selv om vi har klart dette selv tidligere, kan det være usedvanlig fiklete å få det til å virke. Vi mener at Daldata her har en jobb å gjøre, som ikke burde være uoverkommelig. Samtidig er vi ikke i tvil om at Daldata helst vil ha alle kundene inn på ASP-løsningen sin, og vi mistenker at de prioriterer deretter. Oppdatering til nye versjoner på serveren og installasjon av klientene kan gjøres av alle så lenge du passer på at ingen av klientene er i gang under oppdateringen. Når databasen er på plass, kjører du en serverinstallasjon av Duett på serveren. Den legger inn klientinstallasjonsfilene i en katalog du kan dele ut. Klientene installeres fra denne katalogen, og innstillingene til databasen velges automatisk. Det er greit og enkelt å installere Duett på et stort antall klient-pc-er. Det er nyttig når programmet skal oppdateres 3-4 ganger i året. I tillegg kommer det en rekke oppdateringspakker mellom hovedversjonene, som installeres automatisk ved oppstart av klienten når de er utplassert i riktig katalog. Dialogbildet i Duett finner du også på nett. Den nye grafikken og søkemulighetene viser at også Daldata tar i bruk ny teknologi. 48

6 Bilagsregistreringen i Duett er regnskapsførernes favoritt. Daldata har varslet at alle brukere av Duett må oppgradere til SQL Server 2008 R2 og Windows Server 2008 til våren. Da vil ikke lenger Windows Server 2003 eller SQL Server 2000 være støttet. Det vil samtidig bli krav om at du må være tilkoblet internett for å starte programmet. Det gjelder både for kontroll av lisensen og bruk av oppstartsbildet i Duett. Daldata gjør denne endringen for å kunne innføre nye webtjenester i Duett. Samtidig forsvinner en av de viktigste fordelene med lokal installasjon kontra ASP-løsningen. Duett Dialog Minside er Daldatas svar på Mamut Online Desktop, Uni24 og Visma Online. Det er et rent webbasert grensesnitt for brukere av Duett eller for kundene til et regnskapskontor som kjører Duett. Webløsningen jobber direkte mot databasen, så det er ikke noen replikering av dataene som hos konkurrentene. Det er naturligvis ikke nødvendig for brukere av ASP-løsningen. Du kan installere løsningen på din egen server som kjører IIS7 eller nyere, eller legge den hos en driftspartner. Daldata understreker at dette er en løsning som må installeres av deres teknikere. Brukergrensesnittet er basert på Silverlight. I bunnen av løsningen ligger Daldatas eget webpubliseringsverktøy ColumbiWeb. Det er et fullverdig verktøy for websider, intranett, brukeradministrering mv. Du får også inn deler av Duett Dialog når du installerer en enbrukerversjon med lokal database på pc-en din. Den blir automatisk installert sammen med IIS7.5 som er en lokal webserver fra Microsoft. Dialog er et eget valg i venstremenyen inne i Duett. Her finner du nøkkeltall, resultat, balanse og innstillinger. Vi opplevde at IIS7.5 krasjet da vi skulle se på balanserapporten på vår test-pc. I Duett Dialog får du tilgang til grafer over nøkkeltall fra regnskapet. Da ser du raskt hvordan resultatet, egenkapitalen og likviditeten utvikler seg. Dette er funksjoner som vi er vant til å finne på åpningsbildet til systemer som Mamut, Uni Micro og 24Seven- Office, men også via tilsvarende webløsninger. For et regnskapskontor er det svært nyttig å kunne publisere denne informasjonen for klientene. Det er mulig å opprette egne brukere for klientene slik at de selv kan hente ut informasjon om regnskapet når det er ført. Det går også an å publisere dokumenter med kommentarer til regnskapet eller annen informasjon. Duett Dialog inneholder også webregistrering av utgående fakturaer. Kunden kan altså fakturere selv og la regnskapskontore bokføre fakturaen. Timeregistrering gjøres på nett før regnskapsfører fakturerer og bokfører timene. Weboppslag i reskontroen er på plass, og alle regnskapsrapporter kan hentes ut på nett. Vi har alltid like bilagsregistreringen i Duett. Den er svært effektiv og programmets styrke. Det er en grunn til at en av de største målgruppene til Duett er regnskapsførere, og de svært kravstore på dette området. Vi mener at Duett ved siden av Uni Økonomi, har den mest effektive bilagsregistreringen. Du kan bestemme rekkefølgen på alle kolonnene bortsett fra de to første som i tillegg er låst for rulling. Et viktig felt er OK-feltet. Når du kommer til dette feltet, vil Duett automatisk opprette neste linje, og lite brukte felter kan ligge bak OK-feltet uten å forstyrre. Bilagsregistreringen er full av hurtigtaster, støtter bilagsmaler med formler og de viktigste hurtigtastene vises på statuslinjen til en hver tid. Dersom du forsøker å foreta en debet-postering på en konto som normalt skal ha en kredit-postering eller v.v., får du en advarsel om dette. Pluss- og minus-tastene kan brukes for å endre dato, eller du kan skrive inn dato og automatisk få sist brukte måned og år. Det er veldig enkelt å korrigere bilag i perioder som ikke er avsluttet. Fakturamodulen er like effektiv som bilagsregistreringen. Det er enkelt å navigere i bildet da Entertasten automatisk hopper til neste felt slik som Tab gjør. Kolonnene i ordrebildet har OK-felt og kan stokkes på som i bilagsbildet. Et eget felt på knapperaden gir deg fritekst (Ctrl+F), og den noe mer uvanlige bruddsum (Ctrl+B). Vi er svært godt fornøyd med dette bildet. Duett Bilagsflyt er basert på ErgoGroups Eye-share, og bilagene tolkes, kontrolleres, attes- 49

7 teres og konteres i Bilagsflyt før de overføres til bilagsregisteret i Duett. Systemet har innlesning av e-faktura eller skanning av papirfaktura. Her har du full arbeidsflyt på inngående fakturaer. Bilagsflyt driftes hovedsakelig på Daldatas ASP-plattform da den er svært dyr å installere lokalt. Vi har derfor ikke testet denne, men har snakket med noen som bruker den og gir den gode attester. Daldata har ennå ikke fått på plass støtte for utgående e-faktura, men lover at dette skal være på plass før offentlige virksomheter vil kreve det neste sommer. Duett har lenge hatt støtte for å sende PDF-faktura på e-post, og hvis du har bilagsflyt-modulen, kan du motta e-fakturaer. Duett har omfattende rapporter som inneholder det du trenger i de fleste situasjoner. Du har gode utvalgsfunksjoner når du skal skrive ut rapportene. Hvis du mangler noe, kan du lage dine egne rapporter i rapportgeneratoren. Duett er et klassisk og solid regnskapssystem som nå begynner å få omfattende webfunksjoner. Selve programmet har rom for kosmetiske forbedringer, men effektiviteten og funksjonaliteten er upåklagelig. Prisen er den høyeste i testen, men har du store bilagsvolumer vil det være verdt det. e-conomic Standard kr ( inkl. mva.) Pluss: Enkelt og oversiktlig, rimelig skannemodul, testens laveste pris Minus: Har ikke noe større system å skalere opp til utover tilleggsmodulene og integrasjonspartnerne Danske e-conomic er et av de eldste webbaserte regnskapssystemene og tilbys på en rekke språk inkludert norsk. e-conomic fokuserer på enkelhet og lav pris. De er derfor både testens enkleste og rimeligste deltaker. Du får ordre, faktura, budsjett, regnskap og dimensjon som standard for 318 kroner i måneden. Hvis du klarer deg med 2000 posterin- e-conomic har et enkelt, men effektivt grensesnitt. Her vises resultatrapporten. ger, betaler du bare halvparten. Alle starter derfor med den til de når grensen, og du oppgraderes automatisk til fullversjonen. Du kan ved behov utvide med abonnementsfakturering (massefaktura), skanning, lagerstyring og prosjektstyring. En av de viktigste grunnene til den lave prisen er at alle påfølgende brukere bare koster 79 kroner i måneden. I tillegg betaler du ingenting ekstra for en bruker til regnskapsfører og en lesebruker til revisor. Du kan selv registrere deg og ta i bruk e-conomic umiddelbart. Du styrer selv hvilke tilleggsmoduler og funksjoner du til enhver tid vil betale for. Du har 14 dagers angrefrist før første faktura kommer, og e-conomic har i tillegg innført en 3 måneders 100 % fornøyd garanti hvis du skulle bli misfornøyd med valget ditt. Tiden som går med til regnskapsføringen er likevel svært mye mer verdifull enn abonnementsprisen til e-conomic, så vi anbefaler at du gjennomfører en 14-dagers prøveperiode og bruker tiden godt. Det er ingen andre systemer i testen det er like enkelt å komme i gang med som e-conomic. e-conomic er tilpasset alle nettlesere, så foruten en ASP-løsning fra Daldata eller Mamut, er dette testens eneste alternativ for deg som ikke vil bruke Windows. De nyeste modulene i systemet er utviklet med det moderne rammeverket Ajax, og med tiden vil hele systemet benytte dette. En av problemstillingene ved å ta i bruk et nettbasert system, er hva du gjør med gamle regnskapsdata hvis du slutter å bruke systemet. e-conomic har derfor laget en ny tjeneste hvor du kan lagre dine gamle regnskapsdata hos dem for 240 kroner i året. Du kan automatisk overføre regnskapsdata fra selve e-conomic til denne tjenesten. Det er også mulig å benytte denne tjenesten hvis du benytter andre regnskapssystemer. Denne tjenesten ble mulig da bokføringsloven ble endret til å tillate oppbevaring av norske regnskapsdata i hele Norden. Selve programmet virker uendret fra tidligere. I fjor testet vi et nytt bokføringsbilde som da skulle være «rett rundt hjørnet». Det nye bildet gjorde at e-conomic nærmet seg de mer tradisjonelle 50

8 regnskapsprogrammene, og vi mente at bildet var svært lovende. Dette bildet er fortsatt ikke rullet ut for de vanlige brukerne. Det er tydelighvis ikke bare 24SevenOffice som bruker tid på å ferdigstille det nye bokføringsbildet sitt. Brukerne må derfor fortsatt ta til takke med det gamle og gjennomtestede bildet. I e-conomic har vi også tidligere sett nye og moderne bilder dukke opp for så og forsvinne igjen. Forrige gang var det et nytt bilde for skanning av bilag som forsvant. Den gamle bilagsregistreringen er basert på en eller flere typer kassakladder. Så lenge bilagslinjene ligger i kassakladden er de fritt redigerbare. Du bør derfor ikke bokføre kassakladden før du er sikker på at alt er riktig. Ettersom du kan velge om alle rapporter skal inkludere bilagslinjene i kassakladdene eller ikke, kan du godt ha kassakladden åpen lengst mulig for å slippe korreksjonsposteringer. Det er ikke mulig å opprette nye leverandører mens du bokfører. Hvis du ctrl-klikker på leverandørlisten og forsøker å opprette en leverandør fra det nye vinduet, risikerer du at det andre bokføringsvinduet eller fanen blir gjenbrukt av leverandørbildet og bilagene dine forsvinner. Innstillinger i nettleseren, kan avhjelpe dette, men slike ting er svært irriterende. Fakturamodulen har et startbilde med god oversikt over de tilgjengelige funksjonene. I tillegg vises det en løpende oversikt over de største kundene, og de mest omsatte varene. Du velger selv om du vil starte med et tilbud, ordre eller faktura, og det er lett å opprette kunder samtidig som du fakturerer. Hvis kunden ikke betaler, sender du en purring som til slutt sendes automatisk til et inkassobyrå som e-conomic har integrert i sitt system. Alle blankettene i systemet behandles som brevmaler som du kan edre selv. Elementene vises i en tabell med posisjon, størrelse, tekst, farge, bilde etc. De kan så redigeres hver for seg mens forhåndsvisningen oppdateres fortløpende. Du kan både legge til og trekke fra elementer. Flettekoder i tekstfeltet styrer hvilke elementer som skal vises på siden. Dette høres ganske komplisert ut, og det krever erfaring å lage en blankett fra grunnen av. De aller fleste klarer likevel fint å ta en kopi av standardblankettene og gjøre enkle endringer. Vi opplevde en feil i standard fakuramal som medførte at {sum 1,00+1,00} ble skrevet ut nederst på fakturaen. Sikkert lett å rette, men burde fungere som standard. Skanne-modulen i e-conomic fungerer ved at du sender e-poster med innskannede vedlegg til din unike e-postadresse hos e-conomic. Da legges bilaget automatisk inn i systemet, og du kan behandle det videre derfra. e-conomic laget for en tid tilbake en alternativ skannemodul, men har fortsatt å videreutvikle den gamle. Prisen på skannemodulen er også latterlig lav i forhold til mange av de andre, med en pris på kr 55 i måneden, men vår test viser at det ikke utføres noen OCR-behandling på bilaget. Bankintegrasjonen i e-conomic benytter tradisjonelle remitteringsfiler og ligger derfor langt etter systemer som 24SevenOffice. Du må altså hente ned og laste opp filer til nettbanken selv. Støtten for Altinn er nå på plass slik at du kan sende inn mva-oppgaven elektronisk. e-conomics styrke er alle integrasjonene, og det er stadig flere som tar i bruk det publiserte grensesnittet (API) til e-conomic og lager integrasjoner. API-en er gratis, og du finner integrasjoner til blant andre nettlønn.no, Credicare Inkasso og Conta egeninkasso. Du kan også tilpasse egenutviklede systemer på denne måten. Det rimeligste programmet i testen er litt på stedet hvil og ser ut til å prioritere funksjoner som er uvesentlige i Norge, men viktige i andre land. En nyvinning er finsk språkdrakt som de fleste nordmenn har lite bruk for. e-conomic er lett å komme i gang med, lett å lære og hjelpefunksjonen blir bare bedre og bedre. Mamut One Enterprise E3 Bronze kr ( inkl. mva.) Pluss: Lekkert brukergrensesnitt, inneholder alt du trenger Minus: Dyrt for deg som ikke trenger alt i One-konseptet Mamut One Enterprise E3 Bronze er minstemann i Enterprise-serien og Mamuts rimeligste flerbrukerversjon. Mamut har tradisjonelt gjort det svært godt i våre tester, Flytdiagrammene i Mamut er svært nyttige. Her i kombinasjon med nøkkeltall fra regnskapet. 51

9 men ble i fjor så vidt forbigått av Uni Micro. Enterprise E3 gir deg regnskap, faktura, CRM, lagerstyring, lønn for 20 ansatte og e-handel. E4 gir deg bedre prosjektstyring, bedre nøkkeltall, bedre dokumenthåndtering, utenlandsremittering, elektronisk arkiv, kjedehåndtering, bedre lagerstyring og lønn for 50 ansatte med remittering. E5 gir i tillegg flere kostnadsbærere, valutakontohåndtering, kampanjemodul, abonnementsfakturering, timeregistrering, varianthåndtering og 999 lønnsmottakere. One-konseptet utgjør nettjenestene og er nå en obligatorisk del av Mamut. Du får altså ikke lenger kjøpt Mamut uten One. Eksisterende kunder må ikke oppgradere til One ennå, men vi forventer at det vil bli ett visst trykk på dette etter hvert. Det er servicenivået som bestemmer innholdet i One uavhengig av nivået i applikasjonen. Vi har sett på det enkleste nivået Bronze hvor du får Exchange Online, Office WebApps, SharePoint Online og Lync Online. Dette leveres i skrivende stund som Office 365. Hovedideen bak One er muligheten til å synkronisere en av klientene med Mamuts servere. Via Mamut Online Desktop får du tilgang til kontaktregisteret, edokumenter, årsplanlegger, utstyrsregister, selskapsstatus samt aktiviteter og kalender. Du får også domene, nettsted, Mamut Online Survey og 5 GB Mamut Online Backup. Hvis du betaler kr 200 mer i måneden pr. bruker, får du i tillegg Office 2010 Professional Plus, time- og ordreregistrering på nett, bedre publisering, interaktiv opplæring og 25 GB til sikkerhetskopiering. Gold for ytterligere kr 200 pr. bruker pr. måned, gir deg timekalendervisning, rapportarkiv, utvidet Exchange og 50 GB til sikkerhetskopiering. Kjernen i hele konseptet er naturligvis Mamut Business Software (MBS) som flere ganger har blitt best i test her i bladet. MBS har nå hoppet elegant over versjon 13, og vi har testet versjon Nyheter siden sist er ny bankintegrasjon, renteberegning Mamut Online Desktop inneholder en rekke arbeidsområder. Inkludert nøkkeltallene i bildet for selskapsstatus. på purringer, integrert Altinnstøtte, støtte for SQL Server 2008 R2 og Office En av de viktigste nyhetene er støtte for e-faktura gjennom edokumenter i Mamut Online Desktop. Her kan du både sende og motta e-fakturaer i både vanlig PDF og det nye EHF-formatet til myndighetene. Fakturaene kan enkelt utveksles med andre Mamut One-brukere eller sendes på e-post til hvem som helst. Statlige virksomheter har lenge kunnet ta i mot fakturaer på e-post. Vi startet installasjonen med å laste ned en demoversjon fra Mamuts nettsider. Filen setup.exe setter i gang resten av installasjonen ved å laste ned selve Mamut og SQL Express 2008 R2 om nødvendig. Installasjonen gikk relativt smertefritt, men Mamut kunne ha forenklet den betydelig ved automatisk å dele ut datakatalogen og klientinstallasjonsfilene på serveren. Du kobler ditt utvalgte datasett opp mot Mamut Online Desktop etter at du har opprettet en Mamut Online-konto. Du legger inn brukernavn og passord i veiviseren i Mamut, og dataene replikeres over. Mamut har et eget hjelpeprogram som kan brukes til å sikkerhetskopiere Mamut-databasene. Dette programmet kan parameterstyres så du kan automatisere og tidsstyre sikkerhetskopieringen. Det er meget nyttig for en ITansvarlig. Du kan også ta sikkerhetskopier uten at alle brukerne er logget av. Mamuts brukervennlige flytdiagrammer som du finner i alle deler av programmet, gir svært god oversikt, og de fungerer like godt i dag som da Mamut innførte dem for mange år siden. Her får du en oversikt over arbeidsflyten i programmet, samtidig som diagrammet fungerer som en meny for skjermbildene. Mange av bilagene kommer automatisk fra fakturamodulen eller registrering av inn- og utbetalinger direkte i reskontroen. I bokføringsbildet registrerer du et bilag med debet og kredit på hver sin linje. Du kan enkel reversere et bilag direkte i hovedboken hvis du har ført feil. Det er spesielt nyttig hvis du ikke benytter bunter. I Mamut kan du velge mellom bunter og direkte bokføring. Vi oppdaget også at Mamut gir beskjed hvis du forsøker å registrere samme leverandørfaktura to ganger, en nyttig detalj. Du kan skjule de kolonnene du ikke bruker, og det er faktisk mulig å skjule både reskontronummer og faktura og likevel føre disse feltene. Når du registrerer en leverandørfaktura, er det bare å benytte 2410 (leverandørgjeld), og Mamut vil automatisk vise reskontrolisten. Når du velger en leverandør, blir du spurt etter informasjon om fakturaen. Mamut fyller så inn riktig informasjon og lager en passende bilagstekst ut i fra dette. Nytt av året er at Mamut lager alle kolonneoppsett under hver enkelt bruker slik at innstillingene følger brukeren og ikke pc-en. Mamut kunne dog lære litt av Duett og Uni Micro ved gi noen flere antydninger om hurtigtaster underveis i registreringen. Det finnes rikelig med hurtigtaster, så du trenger ikke bruke musen når du har lært deg dem. Alt i alt oppfatter vi dette som en enkel og naturlig måte å føre bilag på. Vi liker også at Mamut kontrollerer 52

10 at MVA- og IBAN-numre er gyldige. Upraktisk for oss som tester, men praktisk for deg som ikke vil gjøre feil. Faktureringen er enkel og effektiv så snart du venner deg til kontaktregisteret som inneholder både kunder og leverandører. Hver kontakt tilordnes en rolle og kan godt være kunde og leverandør samtidig. Det er praktisk å slippe dobbeltregistreringen, og det forenkler CRM-systemet som naturligvis bruker det samme kontaktregisteret. Det er fort gjort å glemme å krysse av for kunde når du oppretter en kontakt mens du fakturerer. Uten dette krysset vises den ikke i den listen du akkurat kom fra. Mamut kan automatisk generere en PDF-kopi av ordre, fakturaer og rapporter i en egen katalog. Hvis du tar dette i bruk, er det enkelt å finne tilbake til og på nytt skrive ut den rapporten som ble spist av skriveren. Mamut Online Desktop har i år fått muligheter for å lage ordre på webben. Det er svært praktisk for folk på farten og nyttig hvis du bare kjøper en tilleggsbruker. Den er likevel ikke med i vår test da den er forbeholdt Silver eller bedre servicenivå. Tilleggsfunksjonene for tilbud og kundepleie gjør at programmet også egner seg godt for prospektering og oppfølging av avtaler m.m. CRM-systemet i Mamut er aller best for oppfølging av eksisterende kunder, men våre tidligere tester av CRM-systemer viser at det ikke når helt opp når det prospekteres etter nye kunder. Brukergrensesnittet i Mamut er lekkert og har vært klasseledende i mange år. I år ser vi likevel at flere av konkurrentene nå er på høyden og til og med litt foran. Alle Mamut-programmene er sertifiserte for Windows 7, og vi har ikke funnet noen kompatibilitetsproblemer. MyMamut.com er et nettsted hvor Mamuts kunder og partnere får tilgang til sine lisenser og andre Mamut-tjenester de abonnerer på. Du kan blant annet få tilgang til Mamut Online Backup gjennom portalen. Alle nyhetene i Mamut ser nå ut til å komme i One-konseptet og hvordan MBS er koblet mot dette. Mamut leverer en svært omfattende pakke med imponerende funksjonalitet. Mamut er derfor perfekt for deg som vil kaste ut alle eksisterende løsninger og utnytte One-konseptet fullt ut. Hvis du bare ønsker et regnskapssystem og ikke vil bruke alt det andre, blir det litt dyrt, selv om Mamut har redusert prisene noe samtidig som de har lagt inn enda flere funksjoner. Det blir også spennende å se hva Mamuts nye eier, Visma, vil gjøre med sin 780 millioners-anskaffelse. Mamut One Office Standard Bronze kr ( inkl. mva.) Pluss: Bra rapportgenerator, effektiv bilagsregistrering Minus: Kunstig sperre for mer enn en bruker av gangen Mamut Office er ikke noen flerbrukerversjon og faller derfor litt utenfor kravene i årets test. Det er ikke fordi funksjonaliteten ikke finnes der, men et valg Mamut har gjort i lisensen. Det er jo de samme programfilene som benyttes i alle MBS-versjonene, så begrensningen er kunstig. Du kan likevel få kjøpt tilleggslisenser hvis du vil ha tilgang til databasen fra flere pc-er. Brukerregistreringen er den samme som i de større versjonene, og du kan opprette så mange brukere du ønsker. Ulempen er dog at bare et program kan være pålogget av gangen. Tilleggslisensene kan derfor være nyttige i noen sammenhenger f.eks. på en bærbar pc eller en hjemmemaskin, men det er upraktisk å måtte ringe en kollega for å finne ut om en annen bruker allerede er inne hver gang du skal logge på Mamut. Nå som One-konseptet er standard også for Mamut Office blir det mulig å kjøpe tilleggsbrukere for Mamut Online Desktop og de andre web-funksjonene. Det gir jo faktisk også Office en betydelig flerbrukerfunksjonalitet for et selskap hvor bare en fører regnskap og fakturerer. Hvis du går opp til Silver servicenivå, kan du også legge inn ordre på webben, og det holder for mange. I selve programmet har Mamut inkludert en enkel lønnsmodul i programmet. Det er første gang vi ser lønn i MBS Office. For et lite selskap med inntil fem ansatte, er dette den aller rimeligste løsningen som inkluderer lønn. I forhold til E3 så er de viktigste manglene varelager, noen rapporter og maksimalt tre klienter. Mamut Office er et greit sted å starte, men det er et stort steg opp når du trenger mer enn en samtidig bruker. Uni Økonomi V3 Standard med regnskap og faktura kr ( inkl. mva.) Pluss: Lav pris, moderne brukergrensesnitt, ekstremt funksjonsrikt Minus: Taksameteret løper for noen funksjoner, dyr bruker nummer fire Uni Økonomi V3 Standard er enkleste flerbrukerversjon fra Uni Micro. Den er større en enbrukerversjonen Start og mindre enn Professional- og Enterprise-utgavene. Den passer godt til vår test da den er for inntil tre brukere og tre klienter. Trenger du flere brukere eller klienter, må du ta steget opp til Professional med inntil 9 brukere og 19 klienter, og du får enda flere moduler å bygge ut med. På toppen finner du Enterprise med ubegrenset antall brukere og klienter. Her finner du også E2Cfakturaer som Uni Micro har støttet siden E2C-fakturaer er de e-fakturaene du er vant til å få i nettbanken din fra store leverandører som strøm- og teleselskaper. Uni Micro leverer et stort og omfattende system med alle tenkelige funksjoner. Vi har tidligere testet den rimelige Start-versjonen, og den har kommet godt ut i våre tester. Start er nå med i vår test av de minste systemene. Uni Micro kaller sin nettbaserte installasjonsfunksjon Live Update, akkurat som Symantec. Du laster ned et lite program (under 100 kb) som identifiserer en eksisterende installasjon, og enten oppgraderer eller installerer siste versjon direkte fra Uni Micros servere. Nedlastingen ved første gangs installasjon er på i underkant av 90 MB, men det er overkommelig med dagens linjer og mindre enn både Mamut og Avendo som har tilsvarende installasjonsrutiner. Når programmet er lastet ned og installert, kan du selv velge hvordan du skal installere databasen. Du kan enten installere den i en eksisterende instans, opprette en ny eller laste ned og installere SQL Express. Påloggingsbildet til Uni Micro lar deg velge hvilken databaseinstans du skal koble deg opp mot, så det er ingen problemer å ha flere databaser rundt omkring. Påloggingsbildet er et eget program som ligger foran Regnskap og Faktura, som er separate programmer. I påloggingsbildet finner du alle klientene og innstillingene for sikkerhetskopiering og replikering av et eller flere (hører dere Mamut!) datasett mot Uni Micros servere. Uni Micro tilbyr 250 MB Online Backup som standard, og det holder nok for noen, men kan fort overskrides ved flere klienter. Uni Micro har en egen Windows-tjeneste (service) som tar sikkerhetskopi automatisk lokalt eller mot Online Backuptjenesten. I år er påloggingsbildet endret til bare å vise det sist benyttede datasettet og la de andre være i en nedtrekksliste. Du kan likevel velge å vise hele listen slik som tidligere, eller la systemet velge visning automatisk basert på antall klienter. Svært gjennomtenkt. I fjor presenterte Uni Micro testens mest moderne brukergrensesnitt basert på Office Samtidig finnes muligheten til å slå det hele av for konservative kunder. Vi liker dette brukergrensesnittet svært godt og har ikke endret mening i årets test. Oppstartsbildet til hver enkelt modul er et sett av såkalte widgets. Dette er småprogrammer som viser en bestemt type informasjon, ikke ulikt gadgetene som 53

11 du finner i Windows Vista og Windows 7. Widgetene kan inneholde RSS-strømmer med nyheter eller nøkkeltall fra programmet. Uni Micro har også laget en widget som er et dataflytdiagram som viser hvordan de forskjellige modulene i programmet henger sammen. Dette er en funksjon som Mamut har hatt lenge, så de har nok hentet inspirasjon her. Det følger med et eget verktøy hvor du kan tilpasse eller lage dine egne widgets. Uni Micro har nå ferdigstilt sin gadget som kan vise en widget. Du kan nå plassere en widget direkte på skrivebordet i Windows. Bare tenk deg en widget for ledelsen, som kontinuerlig viser nøkkeltall fra regnskapet. Uni har et meget avansert bilde for registrering av bilag. Dette bildet er svært fleksibelt, og du kan tilpasse bokføringen akkurat som du vil. Vi trodde dette bildet var ferdig utviklet i fjor med all sin fleksibilitet og effektivitet. Der tok vi feil. Uni Micro har forbedret dette bildet betydelig i år. Det gjelder først og fremst smartsøk som automatisk og kontinuerlig viser oppslag fra alle felter mens du registrerer. Det gjøres med en effektivitet som ikke sinker arbeidet. Du kan naturligvis slå dette av hvis du vil, men de fleste vil nok raskt lære seg å sette pris på denne funksjonen. Du får nå enda bedre hjelp til valg av riktig mva-kode basert på kontoklasse og mva-satser. Kontoklassene er blitt fargekodet for å gi deg bedre oversikt. I tillegg finnes det noe de kaller for SMART bokføring. Det kan du bruke for registrering av leverandørfakturaer. Programmet vil da se på forrige faktura fra den angitte leverandøren, for å komme med et posteringsforslag basert på denne føringen. Tastatur-tips vises for det feltet du står i, slik at det blir enklere å lære seg hurtigtastene. Ønsker du å splitte et kostnadsbilag på flere perioder, trykker du bare Ctrl+P og krysser av for de periodene kostnaden skal fordeles på. Enklere kan det ikke bli å fordele for eksempel en kvartalsfaktura på husleie. Du kan også Åpningsbildet i Uni Økonomi er oppdatert i år og gir deg oversikt over alle moduler og innstillinger. periodisere over i neste år, lenge før det året er opprettet. Postmot-post registreringen er veldig enkel når du legger inn fakturanummer på bilaget. Du kan også knytte et dokument til bilaget. Du kan bruke dette til å skanne inn bilagene isteden for å sette de i permen. Uni Økonomi er ikke helt perfekt. Vi opplevde å få en feilmelding da vi skulle opprette en leverandør fra bokføringsbildet. Etter at vi klikket den bort kunne vi likevel opprette leverandøren og feilmeldingen dukket ikke opp på nytt. På et bilag som skal splittes på flere hovedbokskonti, blir beløpet satt inn med fortegn når man velger sett inn differanse på leverandørlinjen. Dermed blir differansen dobbelt så stor! Registreres leverandøren på første linje, blir det dog riktig. Uni Økonomi har OCR-støtte for både innskannede- og PDFfakturaer i form av en skytjeneste. Tjenesten koster riktignok kr 3 pr. bilag, men det er likevel en stor besparelse. Denne tjenesten er kraftig forbedret i år, og du kan lære den opp til å gjenkjenne alle mulige blanketter som leverandørene dine måtte benytte. Etter hvert går det av seg selv. Systemet kontrollerer også at organisasjonsnummeret på fakturaen stemmer overens med det som er registrert på leverandørkortet. Da er du trygg på at riktig faktura havner på riktig leverandør. Uni Økonomi er best på e-faktura og har lenge hatt full støtte for E2B-fakturaer (fakturaer mellom bedrifter). Myndighetene har nå laget sitt eget EHB-format som nå også støttes for både utgående og inngående fakturaer. En e-faktura sendes ut som vedlegg til e-post og trenger derfor ikke noen egen meldingssentral. I tillegg til å importere og bokføre en slik faktura, kan du overføre den til en ordre og viderefakturere hele eller deler til en av dine kunder med en passende avanse. Du kan også plukke ordrelinjer fra flere forskjellige e-fakturaer. Det koster det samme å importere en e-faktura som en OCR-faktura (kr 3), men du må i tillegg betale kr 3 for å sende den ut. Uni Micro har laget en kobling mot Bedriftskatalogen 1880 hvor du gratis kan hente ned adresse- og selskapsinformasjon for kunder og leverandører. I motsetning til Visma Avendo, er disse oppslagene gratis da Uni Micro har betalt en ikke ubetydelig avgift til 1880 for at alle deres kunder skal ha tilgang til tjenesten. Denne funksjonen virker også når du skal opprette en ny klient da den også vil hente klientopplysninger om eget firma når du starter opp. Programmet har rikelig med standardrapporter og en ryddig rapportgenerator. Rapportene har begreper som er relative til dagens dato. For eksempel denne måneden og hittil i år. Det kommer i tillegg til absolutte fra- og tildatoer, år og perioder. Uni Økonomi kan ha flere underbilder oppe samtidig så du kan ha enkel tilgang til kunderegisteret, vareregisteret og fakturabildet på en gang. Det er veldig praktisk når du fakturerer. Hvis du har to eller flere skjermer på pc-en, kan du spre bildene utover for full oversikt. Fakturamodulen er meget avansert, og foruten e-faktura-støtte, kan du lage samlefakturaer av flere ordre til samme kunde, eller delfakturere ved restordre. Ordreregistreringen har også fått det nye smartsøket. For eksempel vil varer som er på lager vises med grønn farge i søket. Uni Micros onlinetjeste Uni 24 lar deg registrere bilag på nett. Registrering av bilag er Uni Micros første online-tjeneste og kom i fjor. Uni Micro gjør det motsatte av Mamut og begynner med bokføringsmodulen. Du kan føre 500 bilag eller 2500 transaksjoner gratis i webgrensesnittet. Deretter koster det 30 øre pr. bilag. 54

12 Bokføringsbildet i Uni Økonomi passer på deg med all sin automatikk uten å sinke arbeidet. Bilagene som føres på nett har sin egen bilagsserie, og er hovedsakelig beregnet på revisor eller andre som gjør korreksjoner utenifra. Uni Micro har valgt å satse på Flash som brukergrensesnitt. Her bruker de et system som heter Flex til å tegne opp skjermbildene. Uni Micro har støtte for innsendelse av mva-oppgaven til Altinn. Uni Micro samarbeider med Sticos på årsoppgjør og legger nå med en enkel versjon av Uni Årsoppgjør. Det er for å hjelpe de minste selskapene som nå kan klare seg uten revisor. Vi har ikke sett på dette systemet spesielt, men det bør være til stor hjelp for mange mindre aksjeselskaper. Årsoppgjøret er en stor jobb, og en integrert løsning sparer mye tid. Da Uni Økonomi vant i fjor, innehold testen en feil som vi har rettet opp i år. Det viste seg prisen vi hadde fått oppgitt var feil. Utregningen av sammenligningsprisen over tre år, tok ikke hensyn til at vedlikeholdsavgiften for bruker to og tre er mye lavere enn for bruker en. Det betyr at prisen vi sammenlignet med mot de andre deltakerne var nesten dobbelt så høy som den riktige. Uni Micro imponerer voldsomt med systemet sitt og tempoet i utviklingen. De beviser at en relativt liten, men stabil utviklingsavdeling på vestlandet i Norge, kan konkurrere med store selskaper som Mamut og Visma. De har fortsatt å forbedre systemet i høyt tempo, og årets seier er klarere enn sist. Uni Økonomi V3 Standard med regnskap, faktura og lønn kr ( inkl. mva.) Pluss: Moderne brukergrensesnitt, ekstremt funksjonsrikt Minus: Maksimalt tre brukere for standard. Uni Økonomi V3 Standard med regnskap, faktura og lønn er identisk med programmet over med tillegg av lønnsmodulen. Foruten Mamut, er dette testens eneste program med innebygget lønnsmodul. Vi har ikke testet verken denne eller Mamuts modul spesielt, men har sett på funksjonaliteten og nyhetene. Lønnsmodulen har nå fått det nye Office 2010-grensesnittet som manglet i fjor. Uni Micro har også løst problemet med utsendelse av lønnslipper på e-post. Problemet med lønnsslipper på e-post er at Skattedirektoratet krever at en lønnsslipp skal inneholde fullt personnummer. Samtidig aksepterer ikke Datatilsynet at personnummer sendes med ukryptert e-post. Uni Micro har løst dette ved å sende ut lønnsslippen vedlagt som en kryptert PDF-fil, og passordet til filen er nettopp personnummeret til mottaker. En elegant løsning på et problem som mange ikke vet at de har. Vi vet at andre lønnssystemer nå kommer etter med denne funksjonen. Lønnsmodulen har også full integrasjon med Altinn hvor du kan sende inn årsoppgaven elektronisk. Satsene til lønnsartene oppdateres automatisk over nettet slik at de kan endres uten at programmet må oppdateres. Lønnsmodulen har ingen begrensning på antall ansatte det føres lønn for. Uni Micro tilbyr en rekke andre moduler som koster ekstra. Du kan få reiseregning på web, butikkdatamodul (POS), Uni avstemming og Uni HMS. Uni Økonomi er et system du kan vokse langt med. Det er moderne og rimelig. Lisensieringen til Uni Micro gjør at du kan skreddersy hver enkelt bruker hvis ikke alle brukerne trenger alle funksjonene i programmet. Kanskje skal alle fakturere, to bokføre og bare en kjøre lønn. Her er det penger å spare. 55

13 Ordrelisten i Avendo lar deg se ordrelinjene direkte. Visma Avendo Økonomi 40 og VismaOnline kr ( inkl. mva.) Pluss: Lekkert brukergrensesnitt, funksjonsrikt program Minus: En del moderne funksjoner kommer først i neste versjon Visma Avendo Økonomi 40 er det enkleste systemet til Visma. Det består av moduler for regnskap, faktura, kassesalg, prosjekt og budsjett. I tillegg får du tilgang til VismaOnline som gir deg en del ekstra funksjoner på nett. Visma Avendo passer godt til årets test da flerbrukerfunksjonalitet er standard. Det er bare å bestille flere lisenser, men det er ingen rabatt på bruker to og tre. I praksis har vi bare testet Avendo 60 da forskjellen på de to først og fremst er lagerstyring og innkjøpsrutiner. En av de store nyhetene i fjor var en helt ny installasjonsrutine. Den er ytterligere forbedret i år. Du laster ned en fil på 316 MB fra en server med god kapasitet. Det kan ta litt tid for noen, men vi ventet i ca. 40 sekunder takket være vår lynraske fiberlinje. En av nyhetene i år er at du enklere kan styre klienten til den databasen du ønsker. Visma Avendo lanserer normalt nye versjoner på høsten, rett etter at dette bladet har kommet leserne i hende. I fjor testet vi versjon 5.0, og 5.1 kom like etter. Denne gangen har Visma også lansert versjon 5.2 som kom i våres, så vi tester derfor en ferskere versjon enn vi pleier. Med forbehold om at kjøpet av Mamut forandrer alt, forteller Visma Avendo oss at det nye webbaserte regnskapssystemet eaccounting som ble lansert på slutten av fjoråret, vil være fremtiden til Avendo. Dagens eaccount, som vi vil se nærmere på i den kommende testen av de aller minste systemene, er i dag et mye enklere system enn Avendo. Det er likevel dette systemet som vil vokse opp og erstatte dagens tradisjonelle applikasjon. Det er dog ingenting å frykte på en god stund ennå da Visma er kjent for å vedlikeholde eldre systemer i årevis etter at erstatteren er lansert. Allerede til høsten kommer versjon 5.3 med e-faktura, AltInnstøtte, automatisk bankintegrasjon og skanning av bilag. Dette er de aller viktigste funksjonene som mangler i dagens versjon. Etter at du har startet opp Avendo og har valgt riktig klient, møtes du av Infoline-vinduet. Her finner du mye nyttig informasjon om hvordan du kommer i gang. Avendo har et omfattende og godt hjelpesystem som nå har blitt nettbasert. Det betyr at det forbedres fortløpende med de problemstillingene som brukerne finner mest aktuelle. Det finnes også en tradisjonell offlinevariant som vises hvis du ikke har kontakt med nettet. Hjelpesystemet er kontekstfølsomt slik at du får hjelp til det du holder på med akkurat nå når du trykker F1. Brukergrensesnittet i Avendo samler alle de viktigste skjermbildene i en oversiktlig meny på høyre side. Menyen er lekkert designet i sort og grått med graderinger og skygger. Hvert menyvalg har en undermeny med store ikoner som dekker mesteparten av skjermen. De mest brukte funksjonene i hvert skjermbilde har ekstra store ikoner, så du havner der du skal. I tillegg får du påminnelser på ting du har glemt å utføre, under ikonene på undermenyene. Veldig nyttig. Vismas «Sjekkliste for det nye firmaet» gir en fin oversikt over de innstillingene du må gjøre i programmet for å tilpasse det din virksomhet. Firmatermometeret gir rask oversikt over økonomisk status for virksomheten. Fakturamodulene gir deg svært god oversikt i prosessen fra tilbud via ordre og faktura til innbetaling eller purring. Vi liker godt muligheten for å kunne trykke pluss og få se de individuelle ordrene eller fakturalinjene uten å forlate listen over fakturaer eller ordre. Her blir det raskt og effektivt å finne frem til hva kunden har kjøpt og når. Visma Avendo tillater bruk av alfanumeriske leverandør-, kunde-, avdelings- og prosjektnummer. Det er enkelt å opprette kunder og leverandører, enten via menyen eller direkte i oppslagsbildet under ordre- eller bilagsregistreringen. Avanserte funksjoner som del- og samlefakturering på tvers av ordre, er på plass. Avendo gir deg flere måter å føre bilag på. Mange bilagstyper, blir registrert automatisk via ordremodulen eller bestillingsmodulen. Den erfarne regnskapsfører vil nok bruke mye tid i bildet for hurtigregistrering. Der kan du selv velge hvilke kolonner som skal være tilgjengelige og tilpasse registreringen som du ønsker. Den uerfarne foretrekker nok menyvalget for nytt bilag og valg av en bilagstype med tilhørende konteringsmal. Da blir du veiledet gjennom registreringen. Programmet har en egen synonymordliste for hovedbokskonti. Du kan definere dine egne hvis du trenger flere enn de som er standard. Synonymene kan enten angi en bestemt konto eller et intervall, og brukes av konteringsmalene. Du kan også bruke formler i konteringsmalene. 56

14 Varianthåndteringen i Avendo lar deg velge de kombinasjonene du skal selge. I bilagsregistreringen kan du skrive tekst i kontofeltet for å få en liste over konti som inneholder teksten, eller du kan få en liste over alle konti og søke i den. En tredje mulighet for bilagsregistrering er bruk av egne registreringsbilder for spesifikke bilagstyper, som f.eks. leverandørfakturaer og utbetalinger. Bilagsregistreringsmulighetene burde tilfredsstille de fleste. Vi har alltid likt rapportgeneratoren i Avendo og anser den som testens aller beste. Her kan du kopiere og endre samtlige rapporter og blanketter i programmet på en enkel måte. E2B eller EDI (elektronisk dokumentutveksling) er på plass. Du kan sende fakturaene dine elektronisk til Visma som vil sørge for at kundene dine får dem på e-post eller med vanlig post. Det nye formatet som brukes av offentlige virksomheter, kommer som nevnt på plass i versjon 5.3 til høsten. Skanning av bilag kan i dag gjøres via en modul som er laget for Vismas større systemer, og den er uforholdsmessig dyr i forhold til Avendo. Vi venter derfor spent på Avendos egen modul i versjon 5.3. VismaOnline er et nettsted som alle brukere av Avendo får tilgang til. Her har du mulighet til å sende SMS, kredittsjekke kundene dine og fylle ut mesteparten av kontaktinformasjonen på kundene og leverandørene dine. Disse tjenestene er ikke gratis. SMS koster kr 1, kontaktinformasjon koster kr 1,50 og en kredittsjekk kr 15. Ved å registrere brukernavn og passord i Avendo kan du utføre disse funksjonene direkte i programmet uten å ta veien om VismaOnline. Visma har også laget en gadget til høyremargen i Vista eller Windows 7, som lar deg sende SMS. Visma Avendo Økonomi er et moderne regnskapssystem som fremstår veldig komplett. Det har et lekkert brukergrensesnitt og fremstår som et modent system. Etter at de viktige nyhetene i kommende versjon er på plass, ser vi ikke helt hvordan programmet skal utvikle seg videre. Det er ikke nødvendigvis noen ulempe, men det blir spennende å se hvordan kabalen går opp etter Vismas kjøp av Mamut og de nye webbaserte storebrødrene til eaccount. Visma Avendo Økonomi 60 og VismaOnline kr ( inkl. mva.) Pluss: Lekkert brukergrensesnitt, funksjonsrikt program Minus: En del moderne funksjoner kommer først i neste versjon Visma Avendo Økonomi 60 er storebror i Avendo-familien. Den utvider funksjonene i Avendo 40 med lager, innkjøp og bestilling, utvidet prosjekthåndtering og dokumenthåndtering. Begge versjonene kan kompletteres med rimelige moduler for lønn, timeregistrering og nettbutikk til begge versjoner. Årets nyheter som er unike for Avendo 60, er først og fremst varianthåndteringen i vareregisteret. Har kan du benytte inntil to varianter og plukke ut de aktuelle kombinasjoner. Hvis du for eksempel selger sokker, kan du legge til varianter med farge og størrelse. Når du oppretter varianter, krysser du av i en oversiktlig matrise på de kombinasjonene du selger, og variantene oppettes med egne varenumre. Varenumrene tar utgangspunkt i hovednummeret med tillegg av en variantkode. Bildet med variantkombinasjonene kunne med hell vært 57

15 skalerbart for bedre oversikt med mange varianter. For kr 990 ekstra i året kan du få tilgang til webapplikasjonen SalesOnline. Det er et CRM-system som integreres med Avendo. En tjeneste du installerer på pc-en din, vil automatisk synkronisere kontaktregisteret, inkludert kunder og leverandører, med SalesOnline hos Visma. Visma lønn er det samme systemet som leveres til storebrødrene Visma Global og Visma Business. Vi forventer derfor et fullverdig og omfattende system, men har ikke installert eller testet det. Visma Lønn er ganske rimelig og koster bare kr 990 i innkjøp og kr i årlig vedlikehold for fem lønnsmottagere. Det er pr. bruker. Programprisen stiger jevnt oppover til kr for 100 lønnsmottagere, og vedlikeholdsavgiften er da lave kr Visma lønn installeres sammen med Visma Avendo, og integrerer seg automatisk med SQL-databasen ved å utvide med flere tabeller. Avendo 60 gir deg full kontroll over varene dine i tillegg til alle funksjonene fra Avendo 40. Hvis du har et eget varelager, er det denne versjonen du skal ha. Avendo er også integrert med POS-systemer fra tredjepart. Program 24Seven Office Duett Økonomisystem Utgave Fullversjon Bedrift basis m.m. e-conomic Mamut Mamut Uni Økonomi V3 Standard One Enterprise E3 Bronze One Office Standard Regnskap/ Faktura Uni Økonomi V3 Regnskap/ Faktura/ Lønn Visma Avendo Økonomi 40 og Visma- Online Visma Avendo Økonomi 60 og Visma- Online Versjon juli b juli Startpris 1. bruker Vedlikehold 1. bruker pr. år obligatorisk? Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja -- inkl. brukerstøtte? Nei Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Pris tre brukere i tre år Leverandør 24Seven Office ASA Daldata AS e-conomic norge as Mamut ASA Mamut ASA Uni Micro AS Uni Micro AS Visma Avendo AS Visma Avendo AS Telefon Web 24sevenoffice.no daldata.no e-conomic.no mamut.no mamut.no unimicro.no unimicro.no vismaavendo.no vismaavendo.no Karakterer Vekt Komme i gang 5 5,0 4,5 6,0 5,0 5,0 5,5 5,5 5,5 5,5 Brukervennlighet 14 4,5 5,0 5,2 5,5 5,5 5,5 5,5 5,5 5,5 Funksjonsinnhold 12 5,0 5,0 4,0 5,5 5,0 5,3 5,8 4,5 5,0 Utvidelsesmuligheter 12 5,0 5,0 3,5 5,5 5,5 5,5 5,5 5,5 5,5 Bokføring 8 4,0 5,8 5,0 5,4 5,4 5,8 5,8 5,2 5,2 Fakturering 6 4,0 5,4 5,0 5,4 5,4 5,5 5,5 5,2 5,2 Rapporter 5 5,0 5,5 4,5 5,5 5,5 5,0 5,0 5,5 5,5 Elektronisk samhandling 7 5,0 4,5 4,5 5,0 5,0 6,0 6,0 3,5 3,5 Tilleggsfunksjoner 10 4,5 4,5 2,0 5,0 4,0 5,4 6,0 3,0 4,0 Hjelp og brukerstøtte 10 3,5 5,0 3,5 5,5 5,5 5,2 5,2 5,5 5,5 Sikkerhetskopiering 4 6,0 3,0 6,0 4,5 4,5 4,0 4,0 3,0 3,0 Pris 7 1,0 1,0 6,0 2,0 4,5 5,0 3,0 3,5 2,5 Sluttkarakter 100 4,4 4,6 4,4 5,1 5,1 5,4 5,4 4,7 4,8 (Alle priser er ekskl. mva.) Vårt valg Årets test viser at det er tettere mellom de aller beste enn noen gang tidligere. Denne erkjennelsen gjør ikke akkurat jobben enklere for oss. Selv om noen av programmene har endret seg lite, er alle programmene nå gode på basisfunksjonaliteten. Dette er et svært tøft felt med bare gode deltakere, og på mange måter kremen av tidligere tester. De to webbaserte programmene 24SevenOffice og e-conomic sliter litt med å komme opp på det samme funksjonalitets- og effektivitetsnivå som sine mer tradisjonelle konkurrenter. Det tar tid å ferdigstille avanserte skjermbilder på nett, og det er vanskelig å kombinere dette med full nettleseruavhengighet. De er likevel valget for virksomheten hvor de ansatte er mye på farten og ikke ønsker egen server eller kanskje heller ikke har fast kontorplass Duett har også blitt en hybridløsning med Duett Dialog. Den er dog tung å installere, og Daldata fokuserer på ASP-plattformen sin. Duett er bilagspunchernes valg og er populær blant regnskapskontorer. Prisen og kompleksiteten bremser noe av nytten for de miste selskapene som fører selv. Visma Avendo fremstår som et modent system som barer venter på å få de siste funksjonene på plass før en ny utfordrer kommer og overtar. Avendo er likevel et trygt valg som vil kunne benyttes i mange år fremover. Mamut med har med sitt One-konsept blitt et altomfattende system. Systemet er glimrende og gjennomtenkt, men det kan bli litt overveldende for det lille selskapet som «bare» skal ha et regnskapsprogram. Uni Økonomi V3 Standard har ytterligere forbedret seg på områder som vi ikke hadde ventet. Programmet vant i fjor med «dobbel» pris i tabellen. I år er de enda bedre, og riktig pris gjør programmet også svært rimelig. Vi er imponert og Uni Økonomi V3 Standard er best i test for andre år på rad. 58