TROMSØ KOMMUNE. Rapport om Flyktningtjenesten i Tromsø kommune

Transkript

1 TROMSØ KOMMUNE Rapport om Flyktningtjenesten i Tromsø kommune

2 Innhold Bakgrunn for saken... 2 Revisjonsgruppens medlemmer og mandat... 2 Metodikk... 3 Flyktningtjenesten i Tromsø... 4 Flyktningtjenestens myndighetsområde... 4 Administrasjonen/organisering... 5 Flyktningtjenestens økonomiske fullmakter... 6 Flyktningtjenestens økonomi - pengestrømmer... 6 Grensesnittavtaler Flyktningtjenesten NAV Flyktningtjenesten Boligkontoret Flyktningtjenesten Voksenopplæringen Gjennomgang av rutiner Rutine for mottak av flyktninger Rutine for ventestønad Rutine for bosetting Rutine for kontantutbetaling til flyktninger Rutine og arbeidsbeskrivelse: Bestilling/rekvirering av varer og tjenester Rutine for utbetaling på ladekort til flyktninger Øvrige funn Oppsummering

3 Bakgrunn for saken Den 13. april mottok kommunaldirektør for byrådsavdeling for utdanning i Tromsø kommune en redegjørelse fra Flyktningtjenesten i kommunen, hvor det ble fremlagt dokumentasjon på at en tidligere ansatt i Flyktningtjenesten over en periode fra har manipulert datasystemer og fått utbetalt til egne bankkonti beløp på til sammen 4,5 millioner kroner. Forholdet er politianmeldt. Utredningen hadde sin bakgrunn i rutinemessige kontrollister fra skatteetaten hvor Flyktningetjenesten har utredet forholdene nærmere. Ut fra disse avsløringene har Byrådsleder opprettet en revisjonsgruppe som har fått i oppdrag å kartlegge rutiner og fullmakter knyttet til Flyktningtjenesten, samt anbefale tiltak for å sikre eventuelle mangelfulle rutiner. Revisjonsgruppens medlemmer og mandat Revisjonsgruppen består av: Andreas Buunk (regnskapsrådgiver), Lene Somby Iversen (controller) og Gry Dons (juridisk rådgiver/sekretær for gruppen). Gruppens mandat: 1. Gjennomgang av flyktningtjenesten i forhold til alle aspekter knyttet til intern økonomisk kontroll, herunder kartlegging og praktisering av kommunens økonomiske rutiner. 2. Kartlegge og redegjøre for rutiner og praktisering av fullmaktsforhold, knyttet til rutiner for vedtak og annet. 3. Kartlegge og redegjøre for rutiner knyttet til adgangskontroll og brukerrettigheter i fagsystem som benyttes av enheten. - Teamet leverer en skriftlig rapport til byrådsleder, innen 18, mai. I tillegg til dette, gis ukentlige oppdateringer om status i arbeidet - til direktør for finans og BLK. - Teamet forholder seg direkte til de 3 kontaktpersoner som er oppgitt hos flyktningtjenesten, og samarbeider eller med revisjonen der det er hensiktsmessig. - Rapporten skal inneholde en redegjørelse for faktiske forhold slik de er i dag, og tilbake i en tidsperiode teamet mener er hensiktsmessig for å belyse saken tilstrekkelig. I tillegg til dette, skal rapporten inneholde anbefalinger om hvilke tiltak som kan iverksettes for å sikre eventuelle mangelfulle rutiner. - Ved behov, knytter teamet kontakt mot andre faglige ressurser internt. - BLK har ansvar for å ferdigstille rapporten, og koordinere skrivingen. 2

4 Metodikk I forbindelse med kontrollarbeidet har revisjonsgruppen innhentet relevant dokumentasjon som knytter seg til Flyktningtjenestens organisasjon, funksjonsbeskrivelser og fullmakter. Det er innhentet grensesnittavtaler som synliggjør enhetens fullmakter relatert til andre kommunale enheter i tillegg oversikt over eksterne samarbeidsparter. Det er innhentet oversikt over Flyktningtjenestens interne rutiner både når det økonomiske forhold (bestilling, attestering, utbetaling osv.) og rutiner knyttet til inngåelse av vedtak/innvilgelse av stønader. Disse rutinene er deretter sammenholdt med Tromsø kommune sine interne rutiner samt fullmakter som hører under Flyktningtjenestens myndighetsområde. I rapporten er det gjort rede for funn, avvik og potensielle svakheter samt gitt forslag til tiltak. Kontrollgruppen har sett på rutiner og praksis over en periode fra 2008 til Grunnen til dette er at det anmeldte bedrageriet har pågått i dette tidspunktet og det har vært relevant å se nærmere på Flyktningtjenestens praksis i denne perioden. Videre har kontrollgruppen konsentrert seg om å se på praksis knyttet til rutiner hvor det allerede på forhånd var avdekket mulige avvik samt rutiner som har vært nærliggende å se på fordi dette har vært relevant i forhold til det anmeldte bedrageriet. Det bemerkes at i forbindelse med kontrollgruppens anmodning om tilgang til og utlevering av interne rutiner, så har dette tatt noe tid å få dette utlevert. Av den mottatte dokumentasjonen ser man at organisasjonsoversikt med stillingsbeskrivelser og fullmakter samt rutiner knyttet til avdeling for enslige mindreårige er av helt nyere dato. Det kan derfor se ut til at disse har blitt nedtegnet og formalisert i forbindelse med den forestående kontrollen. 3

5 Flyktningtjenesten i Tromsø Flyktningtjenestens myndighetsområde I henhold til reglement for videredelegering i Tromsø kommune, sist revidert den , så er Flyktningtjenesten underlagt Byrådsavdeling for utdanning. Følgende myndighet er delegert fra fagbyråd til enhetsleder for Flyktningtjenesten: «Myndighet og oppgaver som er tillagt byrådet etter Lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere av unntatt kapittel 4, med tilhørende forskrifter». Dette innebærer at flyktningetjenesten er den enheten i kommunen som skal se til at kommunen oppfyller sin plikt til å tilby introduksjonsprogram til personer som er bosatt etter avtale med utlendingsmyndighetene og kommunen. I dette ligger også en juridisk rettighet til å avslå søknader og pålegge personer i målgruppen et introduksjonsprogram. Lovens kapittel 2 (introduksjonsprogram) og kapittel 3 (introduksjonsstønad) hører under Flyktningtjenestens område. Lovens kapittel 4 som omhandler rett og plikt til deltakelse i opplæring i norsk og samfunnskunnskap er tillagt Voksenopplæringen i Tromsø kommune. Introduksjonsprogram i henhold til lovens kapittel 2 består hovedsakelig av opplæringstiltak med betydelig krav til egenaktivitet, samt forberedelser og etterarbeid hjemme og spenner mellom 30 timer og 37,5 timer i uken. Dette skal tilsvare fulltids uker med en viss grad av skjønn tilpasset den enkelte. Målet er at introduksjonsprogrammet skal forberede personen til videre utdanning eller tilknytning til arbeidslivet. Programmet kan vare inntil to år, og ved særlige grunner inntil tre år. For deltakelse i introduksjonsprogram mottar personen introduksjonsstønad tilsvarende to ganger folketrygdens grunnbeløp pr år. Stønaden reduseres ved ureglementert fravær. Flyktningtjenesten i Tromsø kommune er delegert myndighet til å «sørge for» introduksjonsprogram til flyktninger. Dette innebærer blant annet å kartlegge behov, veilede, lage individuell plan, samordne og legge til rette for opplæring, inngå avtaler med eksterne kurs- og opplæringsaktører m.m. Når flyktningene ankommer kommunen, og før de blir deltakere i et introduksjonsprogram, kan de søke om stønad til livsopphold etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 18 og 19. I henhold til kommunens reglement for videredelegering er «myndighet og oppgaver som er tillagt byråden etter Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av med tilhørende forskrifter, videredelegert til enhetsleder for NAV Tromsø». Som alternativ til stønad til livsopphold tilbys flyktningene ventestønad som utbetales fra Flyktningtjenesten som supplerende sosialhjelp via saksbehandlersystemet Visma Velferd og Integrering. Stønaden har overskriften «supplerende sosialstønad» i saksbehandlersystemet. I forbindelse med bosetting av flyktninger, er myndighet og oppgaver som er tillagt byråden innenfor boligsosialt område, videredelegert til enhetsleder for boligkontoret. I henhold til 4

6 kommunens reglement for videredelegering skal boligkontoret blant annet «tildele alt av kommunale utleieboliger, herunder boliger til tjenestemottakere innenfor Flyktningtjenesten, sosialtjenesten og Rus- og psykiatritjenesten». I tillegg til spesifikk myndighet som fremgår av delegasjonsreglementet er det i byrådssak 5/11 gjort følgende vedtak: 1. Samtlige enhetsledere delegeres myndighet etter personaladministrative fullmakter. 2. Samtlige enhetsledere har fått anvisningsfullmakt på sitt tjenerrammenivå. Administrasjonen/organisering Ansatte: I forbindelse med rapporten er det innhentet oversikt over organiseringen og ansatte i Flykningtjenesten. Foruten enhetsleder og merkantil stab på 2 medarbeidere er det to avdelinger; avdeling for introduksjonsordning (12 ansatte) og avdeling for enslige mindreårige flyktninger (10 ansatte). Arbeidsoppgaver/fullmakter: Enhetsleder har totalansvaret for enhetens økonomi (inntekter og utgifter), totalansvaret for enhetens ansatte, herunder personaladministrasjon og totalansvaret for enhetens faglige utøvelse. Enhetsleder har økonomisk rapporteringsansvar for resultatenhet I henhold til delegasjonsreglementet er enhetsleder delegert myndighet som er tillagt byrådet etter introduksjonsloven med unntak av kapittel 4. Enhetsleder har anvisningsfullmakt. I Agresso er enhetsleder med merkantil stab organisert som egen økonomisk enhet, ansvarskode Merkantil stab håndterer faktura, konterer og fører regnskap, godkjenner vedtak på intro- og sosialsiden, administrerer ordningen med ladekort, utfører personaladministrasjon, innmelder til lønn, fører integreringstilskudd m.m. Disse har ikke anvisningsfullmakt, men attesterer for alle ansvarene under Flyktningtjenesten. I leders fravær vil hovedattestanten anvise. Avdelingsleder ved introduksjonsordningen er videredelegert myndighet i henhold til det daglige ansvaret for avdelingen hva angår økonomi, personal, drift samt utøvelse av myndighet og oppgaver etter introduksjonsloven med unntak av lovens kapittel 4. Er i tillegg enhetsleders faste stedfortreder. Avdelingsleder har anvisningsfullmakt og attestasjonsfullmakt. I Agresso har avdelingen ansvarskode Øvrige ansatte ved introduksjonsordningen gjennomfører bl.a. miljøarbeid i tilknytning til bosettingsfasen, kontrollerer timelister for introduksjonsprogrammet, fatter vedtak i tilknytning til husleie, registrerer persondata, sender ankomstmeldinger til andre kommunale enheter m.m. Har ikke anvisnings eller attestasjonsfullmakt. 5

7 Avdelingsleder ved avdeling for enslige mindreårige er videredelegert det daglige ansvaret for avdelingen hva angår økonomi, personal og drift. De øvrige ansatte skal fungere som primærkontakt for ungdommene og være kontaktperson i forhold til skole, fritidsaktiviteter og for øvrig tilby tilstedeværelse av voksenrollen. I Agresso har avdelingen ansvarskode Flyktningtjenestens økonomiske fullmakter I henhold til kommunens innkjøpsrutine har enhetsleder fullmakt til å inngå særavtale inntil 1,6 mill. Innenfor ramme-/særavtale har enhetsleder fullmakt til å foreta kjøp av varer og tjenester inntil kr 1,6 mill. Enhetsleder kan foreta enkeltkjøp inntil kr 1,6 mill. Medarbeider med rekvisisjons-/attestasjonsrett har fullmakt til å foreta kjøp av varer og tjenester innenfor ramme-/særavtaler inntil kr samt enkeltkjøp for inntil kr I forbindelse med kontrollen er det innhentet oversikt over hvem som har anvisnings- og attestasjonsfullmakter i Flyktningtjenesten. Videre går det frem av innkjøpsrutinen at Tromsø kommunes prosedyrer som knytter seg til ulike kjøp og avtaler skal følges. Flyktningtjenestens økonomi - pengestrømmer Enheten finansieres i sin helhet av statstilskudd og har ingen kommunale budsjettmidler. Statlige tilskudd utgjør viktige økonomiske virkemidler for å oppnå målene i integrerings- og inkluderingspolitikken. IMDI (integrerings- og mangfoldsdirektoratet) forvalter disse midlene. Integreringstilskuddet utbetales til kommunene for enkeltpersoner som har fått oppholdstillatelse, og skal bidra til at kommunene gjennomfører et planmessig og aktivt bosettings- og integreringsarbeid, med sikte på at de bosatte skal komme i jobb og greie seg selv. Slikt tilskudd gis i henhold til gitte satser over en periode på fem år pr flyktning. Tilskuddet skal dekke kommunens gjennomsnittlige utgifter ved bosetting og integrering i bosettingsåret og de neste fire årene. Satsene og størrelsen på tilskudd fastsettes årlig i statsbudsjettet. I henhold til rundskriv om integreringstilskudd for 2014 utgjør tilskudd for enslig voksen kr over 5 år for voksne, kr over 5 år for barn under 18 år, kr over 5 år for enslige voksne og kr over 5 år for enslige mindreårige. Tromsø kommune har de siste år forpliktet seg til å ta imot 125 flyktninger hvert år. Det er summen av disse tilskuddene som danner grunnlaget for Flyktningtjenestens økonomi. Ut fra disse tilskuddene betales lønn til de ansatte i Flyktningtjenesten, leie av kontorlokaler, eksterne kurs og opplæring samt stønader til enkeltpersoner m.m. Flyktningtjenesten fremstår som en egen økonomisk enhet i kommunen. Av rundskrivet fremgår at kommunene ikke skal legge frem særskilt regnskap og rapport til IMDI. Det gjennomføres imidlertid en årlig kartlegging av de kommunale utgiftene til 6

8 bosetting og integrering av flyktninger. Dette gjennomføres av et beregningsutvalg og funnene danner beslutningsgrunnlag når neste års satser skal fastsettes. Inntekter: Inntektene dreier seg i hovedsak om overføringer fra staten i form av integreringstilskudd. I 2008 mottok enheten 37,8 millioner kroner i integreringstilskudd, inklusiv tilskudd til enslige mindreårige. Beløpet har økt i årene fremover, med 62,2 millioner kroner i 2011 og 96,7 millioner kroner i I 2014 mottok enheten 100,4 millioner kroner. En annen stor inntektspost i regnskapet er knyttet til refusjonsinntekter fra staten knyttet til enslige mindreårige. I årene 2008 til 2014 har enheten mottatt fra fire til syv millioner kroner årlig. Andre inntektsposter er momskompensasjon og betaling fra andre kommuner på grunn av deling av introduksjonstilskudd ved flytting av flyktninger. Utgifter: Den største utgiftsposten i regnskapet knyttes til introduksjonsstønad til flyktninger. Det er i 2014 utbetalt totalt 30,3 millioner kroner. Dette er utgifter som utbetales via lønnssystemet til Tromsø kommune. Den nest største utgiftsposten knyttes til bidrag til livsopphold, boutgifter, helseundersøkelser, andre tilskudd/overføringer og økonomisk støtte. Det er totalt utbetalt ca. 21 millioner kroner over disse postene i regnskapet i Bidrag til livsopphold dreier seg for det meste om ventestønad til flyktninger. Andre tilskudd/overføringer er klesstøtte, etableringsstøtte, innboetablering mm. I 2008 ble det utbetalt 15,7 millioner kroner over disse postene, i 2011 ble det utbetalt 21,5 millioner kroner og i 2013 ble det utbetalt 28,4 millioner kroner. En annen stor utgiftspost var i 2014 knyttet til kjøp fra private aktører og summerer seg til 15,7 millioner kroner. Dette er hovedsakelig utgifter/tilskudd til ulike prosjekter (språkpraksis, carpe lingua, helårlig program). I årene 2008 til 2013 har utbetaling til private ligget på mellom 3,3 til 5,3 millioner kroner. En annen utgiftspost knyttes til kjøp av konsulenttjenester. Denne kontogruppen innbefatter kjøp av tolketjenester og kjøp av diverse tjenester. I 2014 har enheten brukt 5,3 millioner kroner på disse kontogruppene. I perioden 2008 til 2013 er det betalt ut mellom kroner og 3,7 millioner kroner. Enheten kjøper en del tjenester fra andre kommunale enheter, såkalt internkjøp. I årene 2008 til 2014 er det betalt ut fra 1,8 millioner kroner i 2008 til 5,2 millioner kroner i Det gjelder blant annet refusjon til enheten Forebyggende helsetjenester for 7

9 flyktninghelsesøstre, til Allmennlegetjenesten for flyktninglege og en stilling hos Barnevernstjenesten og Boligkontoret. Regnskapsresultat: Tabellen viser enhetens regnskapsresultat for årene 2008 til 2014 (tall i hele 1000) Totale utgifter Totale inntekter Regnskapsresultat I 2008 var regnskapsresultatet tilnærmet lik null, mens i 2009 var det et lite merforbruk. I årene etter 2009 har enheten levert et mindreforbruk. I 2014 hadde enheten et mindreforbruk på 13,8 millioner kroner. Tromsø kommune har indirekte kostnader tilknyttet flyktninger som føres på andre ansvarsområder i kommuneregnskapet. En rekke støttetjenester som drift og lisenser av itsystemer, økonomiforvaltning, regnskap, faktura og lønnsadministrasjon er ikke inkludert i de fremviste tallene. Videre er ikke kostnader til renholdstjenester av kontorlokaler med i Flyktningtjenestens regnskapstall. Flyktningers bruk av kultur- og idrettsbygg er heller ikke inkludert. Enkelte undervisningstilbud som svømmeundervisning er også utenfor disse tallene. Det er ikke krav fra staten om tilbakebetaling av integreringsmidler, og enhetens eventuelle mindreforbruk ved årenes slutt utgjør en del av kommunens samlede økonomiske resultat. 8

10 KOSTRA art Fast lønn Lønn til vikarer Lønn til ekstrahjelp Overtidslønn Annen lønn og trekkpliktige godtgjørelser Trekkpliktih/oppgavepliktig, ikke arb.g.lønn Pensjonsinnskudd og trekkpliktige forsikringso Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Undervisningsmateriell Medisinsk forbruksmateriell Medikamenter Matvarer Samlepost annet forbruksmateriell, råvarer og Post, banktjenester, telefon Annonse, reklame, informasjon Opplæring og kurs Oppgavepliktig reisegodtgj, diett, bil m.v Transport / drift av egne transportmidler Energi Forsikringer og utgifter til vakthold og sikri Leie av lokaler og grunn Avgifter, gebyrer, lisenser og lignende Inventar og utstyr Medisinsk utstyr Transportmidler Maskiner Vedlikehold og byggetjenester Serviceavtaler og reparasjoner Materialer til vedlikehold Renhold, vaskeri- og vaktmestertjenester Konsulenttjenester Internkjøp Fra andre (private) Kjøp fra IKS Fra egne særbedrifter Merverdiavgift utenfor mva-loven Til kommuner Til andre (private) Renteutgifter, provisjoner og andre finansutgi Avsetninger til bundne fond Overføringer til investeringsregnskapet Annet salg varer, tjen, gebyr m.m utenfor avg Husleieinntekter, festeavgifter, utleie av lok Overføringer fra staten (motytelse) Sykelønnsrefusjon Kompensasjon moms påløpt i driftsregnskapet Overføringer fra kommuner (motytelse) Overføringer fra andre (private) (motytelse) Interne salg (interne overføringer) Andre statlige overføringer Fra fylkeskommuner Fra kommuner Bruk av bundne fond SUM TOTAL

11 Grensesnittavtaler Flyktningtjenesten NAV Ved innføring av lov om sosiale tjenester i NAV fra ble retten til å innvilge økonomisk sosialstønad lagt til NAV kontorene. Etter dette ble det gjort en omstrukturering i det kommunale delegasjonsreglementet, noe som medførte at Flyktningtjenesten ble fratatt sin delegasjon knyttet til innvilgelse av økonomisk sosialstønad. NAV og Flyktningtjenesten har etter dette gjort avtaler knyttet til økonomisk sosialstønad til flyktninger. Det ble besluttet at det er NAV gjennom sine virkemidler som er ansvarlig for å yte økonomisk sosialstønad til de flyktningene i introduksjonsprogrammet som også har behov for økonomisk sosialstønad. Dette gjøres i henhold til lov om sosiale tjenester i NAV. Samtidig som denne avtalen ble gjort, ble det avtalt at Flyktningtjenesten skulle fortsette å innvilge en såkalt ventestønad. Denne ventestønaden skulle innvilges ved ankomst/bosetting i Tromsø kommune og inntil oppstart i introduksjonsprogrammet som utløser introduksjonsstønad. Stønaden skulle ikke hjemles i lov om sosiale tjenester i NAV, og Flyktningtjenesten skulle forberede et saksfremlegg overfor byråd og kommunestyre vedrørende et kommunalt reglement hvor stønaden skulle hjemles. Dette er ikke gjort. De flyktningene som har et suppleringsbehov i tillegg til introduksjonsstønad blir henvist til å søke om supplerende økonomisk sosialstønad samt bostøtte fra NAV. Denne ordningen er nedfelt i en samarbeidsavtale mellom Flyktningtjenesten og NAV. Avtalen er ikke signert, men ordningen praktiseres i dag, og er også nedfelt i et rutinedokument utarbeidet i samarbeid mellom NAV og Flyktningtjenesten. Introduksjonsloven og reglene omkring introduksjonsstønaden forutsetter samarbeid mellom Flyktningtjenesten og NAV i kommunene. Samarbeidsavtalen (som ennå ikke er underskrevet) legger opp til tettere samarbeid og bedre dialog. NAV har egen kontaktperson for Flyktningtjenesten og det avholdes regelmessige oppfølgings- og samarbeidsmøter. Flyktningtjenesten Boligkontoret I henhold til delegasjonsreglementet er det Boligkontoret som sørger for å framforhandle og godkjenne leiebetingelser med aktører på boligmarkedet, herunder signering av leiekontrakter. Boligkontoret har myndighet til å framleie boliger med et årlig volum på 200 boenheter. Boligkontoret har fullmakt til å inngå avtaler om tildelingsrett hvor kommersiell utleier har Husbankfinansiering som forutsetter kommunal tildelingsrett. I tillegg tildeler Boligkontoret alt av kommunale utleieboliger. Flyktningtjenesten er ikke tildelt myndighet til å forhandle eller inngå leieavtaler med aktører på leiemarkedet. Når Boligkontoret har inngått leieavtale med aktuell utleier, er det Flyktningtjenesten som betaler husleie de første månedene inntil det er fattet vedtak om introduksjonsprogram og introduksjonsstønad. Deretter er det flyktningen selv som betaler husleie. 10

12 Flyktningtjenesten Voksenopplæringen Det finnes en samarbeidsavtale mellom Flyktningtjenesten og Voksenopplæringen som tar utgangspunkt i delegasjonsreglementet hvor Voksenopplæringen er tillagt myndighet etter introduksjonslovens kapittel 4. Avtalen synliggjør ansvarsfordelingen med hensyn til vedtaksmyndighet, fordeling av undervisningstimer/opplæring og innhold i opplæringen. I tillegg er det avtalt samarbeidspunkter, utveksling av opplysninger og fokusområder. Leder av Voksenopplæringen har bekreftet at avtalen er underskrevet og praktiseres. Avtalen skal gjennomgås og revideres i løpet av våren

13 Gjennomgang av rutiner Rutine for mottak av flyktninger Innledning Flyktningtjenesten har utarbeidet egen rutinehåndbok som ligger elektronisk på enhetens hjemmeside. Rutinehåndboken har linker til relevante nettsteder og omfatter områdene: økonomi, etablering, helse, barn, intro/tiltak, diverse. Mottak av flyktninger skjer ved at den kommunale Flyktningtjenesten mottar epost eller telefonhenvendelse fra IMDI med anmodning om å ta imot nye flyktninger. Før ankomst kontrollerer alltid Flyktningtjenesten at nyankomne flyktninger har bolig, enten ved selvbosetting (flyktningen har selv sørget for bolig før ankomst) eller ved at Boligkontoret har ledig kommunal bolig/inngått leieavtale med privat aktør. Når flyktningen ankommer Tromsø kommune registreres personen i saksbehandlersystemet Visma Velferd og Integrering. Flyktningtjenesten har utarbeidet en rutine for mottak og bosetting av flyktninger som går frem av et eget «bosettingsskjema». Dette er utformet som en sjekkliste hvor Flyktningtjenesten krysser av når ulike handlinger er gjennomført. Oversikten ivaretar Flyktningtjenestens samhandling med samarbeidene organer (Boligkontoret, NAV, Voksenopplæring m.fl.) fra før ankomst og helt til flyktningen er ferdig med introduksjonsprogrammet. Hver saksbehandler ved Flyktningtjenesten har en portefølje over aktive flyktninger som er registrert i Visma Velferd og Integrering. Her kan avdelingsleder gå inn og se hvilke aktiviteter den enkelte flyktning har vært igjennom. Avdelingsleder ved Flyktningtjenesten kan på denne måten kvalitetssikre at alle registrerte flyktninger blir fulgt opp i henhold til nevnte rutine. En slik oppfølging og kontroll skjer kontinuerlig. Med hver flyktning følger det et bosettingsbrev med kartlegging fra mottak. Av dette fremgår DUF-nummer, navn, fødselsdato, kjønn og sivilstand. I tillegg opplyses det hvilket mottak personen befinner seg på, og hvilket oppholdsgrunnlag som er innvilget til hvilken dato. Flyktningene er videre registrert i et Nasjonalt Introduksjonsregister (NIR) hvor alle opplysninger lagres og oppjusteres. I saksbehandlersystemet Visma Velferd og Integrering finnes en funksjon som er linket mot NIR. Dette er en egen funksjon hvor administrator av systemet rapporterer/oppjusterer hendelser inn i registeret en gang i uken. Da sendes data fra fagsystemet over til NIR, og det mottas feilmeldinger dersom noe er feil. På denne måten blir NIR kontinuerlig oppdatert. Dersom det ikke rapporteres til NIR på denne måten, vil Flyktningtjenesten få etterspørsel fra IMDI om hvorfor data ikke er oversendt. Saksbehandlerne ved Flyktningtjenesten i Tromsø kommune kan ikke deaktivere denne funksjonen. 12

14 Avvik og potensielle svakheter Dersom en saksbehandler i Flyktningtjenesten har fått «slått av NIR knappen» vil ikke denne personen dukke opp når data på alle i fagsystemet skal sendes over. Videre vil man heller ikke få feilmeldinger når man legger inn for eksempel fiktive personer. Dette vil normalt ikke skje. Det anmeldte bedrageriet ble gjennomført ved at anmeldte, som var superbruker på saksbehandlersystemet Visma Velferd og Integrering og Integrering, hadde deaktivert funksjonen som rapporterer til NIR. Anmeldte hadde på denne måten opprettet flyktninger som var unntatt fra slik oppfølging i Nasjonalt Introduksjonsregister. I tillegg hadde vedkommende merket disse som «passive» i saksbehandlersystemet. Den anmeldte registrerte flyktningene som «aktive» kun i forbindelse med utbetalingsdatoer og deretter registrerte vedkommende flyktningene som «passive». På grunn av dette ble disse registrerte flyktningene ikke fanget opp av avdelingsleders regelmessige oppfølging. Forslag til tiltak Det må gjennomføres en kvalitetssikring av dataprogrammet Visma Velferd og Integrering som sikrer at slik manipulering ikke lar seg gjennomføre. Rutine for ventestønad Innledning Ventestønad er en økonomisk støtte som utbetales til flyktningene før de har fått vedtak om introduksjonsstønad. I henhold til økonomiske retningslinjer/sosialstønad/rutine «vedtak med utbetaling» fattes det vedtak om aktuell stønad i saksbehandlersystemet Visma Velferd og Integrering. Her legges det inn stønadsmottaker, hvilken stønad det gjelder, beløp og utbetalingsperiode. Stønadsmottaker legges inn i systemet når Flyktningtjenesten har bekreftet at Tromsø kommune tar imot flyktningen. Personen legges inn med DUF-nummer eller personnummer. Det fremmes ingen søknad om slik stønad, men utbetales rutinemessig i påvente av at vedkommende blir innvilget introduksjonsstønad. Koordinator fatter vedtaket, avdelingsleder eller enhetsleder godkjenner for utbetaling med signatur. Merkantilt ansatt klargjør vedtaket for utbetaling. Av overskriften på utskrift av vedtaket går det frem hvilken stønad vedtaket gjelder; ventestønad (i påvente av deltakelse i introduksjonsprogram), egenandel transport (også transport i påvente av deltakelse i introduksjonsprogram og behov for transport for å komme seg til ulike tiltak og aktiviteter) i tillegg til husleie og strømutgifter. Det går frem av rutinen at størrelsen utbetales i henhold til kommunens gjeldende sosialstønadsnorm. Dette er konkrete beløp knyttet til sivilstand og alder. Av vedtaket går det frem om beløpet settes inn på mottakers konto eller utbetales kontant. Det vises også til klageadgang i vedtakene. 13

15 Det går frem av vedtaket at det er fattet med hjemmel i lov om sosiale tjenester i NAV 18. Avvik og potensielle svakheter Flyktningtjenesten har ikke fullmakt til å fatte vedtak i henhold til lov om sosiale tjenester i NAV. I avtalen mellom Flyktningtjenesten og NAV vises det til at det skal utarbeides et kommunalt reglement hvor en slik vedtaksordning skal hjemles. Dette har ikke kommet på plass. Flyktningtjenesten fatter derfor vedtak som er hjemlet i regelverk som de ikke har myndighet til. Det er opplyst at ventestønad følger prinsippene for tildeling av stønad til livsopphold etter lov om sosiale tjenester i NAV. De veiledende satsene for sosialhjelp ligger til grunn for utbetalingene. Det er for øvrig ikke vist til kriterier/vilkår for slike stønader hvor formål/målgruppe, størrelse på utbetalingen, periode for utbetaling/tidsbegrensning m.m. fremgår. Dette kan medføre manglende forutberegnelighet i forbindelse med mottak av slik stønad og mangelfulle begrunnelser for vedtakene. I tillegg kan en praksis med en tilsynelatende skjematisk utbetaling av slik stønad føre til manglende bevissthet og kontroll rundt utbetalingene. Disse vedtakene er enkeltvedtak i henhold til forvaltningslovens regler. Det er knyttet særlige lovkrav til enkeltvedtak når det gjelder innhold; hjemmelshenvisning, begrunnelse med henvisning til innholdet i reglene og faktiske forhold som legges til grunn i vedtaket. I tillegg skal det vises til klageadgang. Ved at man ikke har klare retningslinjer og riktig hjemmel, blir vedtakene mangelfullt begrunnet og kriteriene for å klage blir dermed også uklare. Forslag til tiltak Hjemmelsgrunnlaget for disse stønadene må snarest bringes i orden. Det bør utarbeides vilkår og retningslinjer for de ulike formene for stønader. Rutine for bosetting Innledning I henhold til Flyktningtjenestens egne rutiner fremgår det at alle flyktninger som kommer til kommunen skal ha en ventende bolig før de ankommer. Det er således en forutsetning for at kommunen kan ta imot flyktninger at boforholdene er ordnet på forhånd. Dette skjer enten gjennom selvbosetting, leie av kommunale boliger eller bosetting gjennom fremleie via Boligkontoret. Av delegasjonsreglementet går det frem at det er Boligkontoret som forhandler, godkjenner og signerer leieavtaler. Boligkontoret inngår også avtaler om tildelingsrett. Dette innebærer at kommersiell utleier får gunstig finansiering gjennom Husbanken mot at kommunen v/ Boligkontoret får rett til å fremleie boligene til flyktninger. I henhold til rutiner og delegasjonsreglement er ikke Flyktningtjenesten gitt fullmakt til å forhandle eller inngå 14

16 leieavtaler. Flyktningtjenesten er således ikke i forhandling eller dialog med privat aktør på leiemarkedet utover det å betale husleie til utleier i perioden frem til flyktningen mottar vedtak om introduksjonsstønad. I forbindelse med kontrollarbeidet har gruppen etterspurt en eventuell samarbeidsrutine mellom Flyktningtjenesten og Boligkontoret som synliggjør de enkelte enhetenes ansvar i prosessen frem mot bosettingen. Vi har ikke mottatt slik rutine. Avvik og potensielle svakheter I henhold til delegasjonsreglementet går det frem en klar ansvarsfordeling mellom enhetene. Kontrollen har ikke avdekket dokumentasjon på at fullmakter og ansvarsområder ikke blir ivaretatt i den daglige driften i enhetene. Det er imidlertid dokumentert et tilfelle hvor KomRev nord i samarbeid med Regnskapstjenesten har konkludert med at en utbetaling fra Flyktningtjenesten til en privat aktør på leiemarkedet på kr er foretatt uten tilstrekkelig hjemmel. Dette skjedde i februar Dokumentasjon i denne saken tyder på at Flyktningtjenesten har vært i dialog med privat utleier for å sikre at 11 boenheter sto klar til å ta imot flyktninger. Epostkorrespondanse i saken viser at leder av Flyktningtjenesten og utleiers advokat har drøftet mulige løsninger og avtaleutkast som skulle sikre Flyktningtjenesten tilgang til de aktuelle boligene. Samtidig går det frem av korrespondansen at utleier er i en vanskelig økonomisk situasjon med mulig tvangssalg. Flyktningtjenesten mottok noen dager senere faktura på ovennevnte beløp, og denne ble senere anvist av bosettingsansvarlig v/ Flyktningtjenesten og betalt i sin helhet. I ettertid har det vært uklart om beløpet er å anse som forskuddsleie, vakansleie eller depositum. Videre avviker transaksjonen på flere punkter sammenlignet med andre transaksjoner fra nevnte selskap. Fakturaen mangler bankkontonummer og KID-nummer. I tillegg synes fakturaen å komme direkte fra selskapet, mens det vanligvis faktureres gjennom ØkoNett. I saken konkluderes det med at Flyktningtjenesten har foretatt anvisning og utbetaling til privat aktør på leiemarkedet uten hjemmel og gyldig dokumentasjon. Enhetsleder ved Flyktningtjenesten har mottatt skriftlig advarsel i arbeidsforhold på grunn av denne hendelsen. Forholdet er påklaget av enhetsleder. Forslag til tiltak Det går ikke frem av innhentet dokumentasjon i forbindelse med kontrollen at det er uklare retningslinjer rundt inngåelse av leieavtaler og bosetting. Det bør allikevel vurderes å utarbeide en konkret rutine som ivaretar de ulike enhetenes ansvar i prosessen. På den måten eliminerer man muligheten for å gå ut over egne fullmakter i tillegg til at det er enklere å plassere ansvar dersom dette skjer. 15

17 Rutine for kontantutbetaling til flyktninger Innledning Før utbetaling kan finne sted skal det skrives vedtak (MD-flykt). Sekretær ved enheten skal registrere utbetalingen i henhold til vedtak på klient i MD-flykt. Klientreskontroen oppdateres. Flyktningtjenesten har fullmakt til bankkontoen og er ansvarlig for at det finner sted korrekt utbetaling i henhold til vedtak. Flyktningtjenesten skal for hver utbetaling fra bankkonto fylle ut bilag som skal sendes økonomienheten (nå: regnskapstjenesten). Bilaget skal være fullstendig kontert, attestert og anvist. Bilaget må sendes umiddelbart etter utbetaling. Det må ligge ved god underdokumentasjon, blant annet kopi av vedtak, kvittering for uttak bankkonto og kvittering av personen som har mottatt kontant utbetaling. Rutinen er sist revidert Praktisering Dette er en rutine som ble benyttet før Bankaxept-ordningen ble innført i Tromsø kommune. Flyktningtjenesten inngikk avtale om bruk av Bankaxept-kort og sluttet da med kontantuttak. Stikkprøver foretatt av Sparebank1 viser at det fra juli måned 2011 kun er korttransaksjoner på kontoen. Det er samme bankkontonummer som i dag benyttes for Bankaxept-kortene. Utbetalinger her dreier seg om «ventestønad» til etablering (innbo, klesstøtte), livsopphold, transport, med mer. En gjennomgang av fagsystemet Visma Velferd og Integrering hos Flyktningtjenesten viser at stegene før utbetaling fortsatt er slik det var da denne rutinen ble praktisert før Programkoordinator ved Flyktningtjenesten lager vedtak og registrerer utbetalingen i hht vedtak på klient i Visma Velferd og Integrering og klientreskontro oppdateres. Programkoordinator legger inn betalingsmåte, der kode B står for bankkort og kode K står for bankaxept (tidligere kontant). Merkantil konsulent legger inne personopplysninger før saken går til koordinator. Før godkjenning for utbetaling kontrollerer anviser beløp i Visma mot vedtak på hver enkelt klient. Utbetaling godkjennes. Det tas så ut en utbetalingsanvisning fra Visma Velferd og Integrering, som legges ved som underdokumentasjon når bilaget sendes til Regnskapstjenesten. Tidligere, ved kontantutbetaling, ble betalingsanvisningen attestert, anvist og signert av klient (mottaker). Dersom nye opplysninger om klient kommer, som for eksempel nytt kontonummer eller mobilnummer, er det vanligvis programkoordinator som går inn i Visma Velferd og Integrering og gjør endringene. Slike endringer skjer på bakgrunn av kopi av bankkort, 16

18 eventuelt kopi av pass dersom dette er tilgjengelig. Endringsmelding går til personalavdelingen og er underskrevet av deltaker. Avvik og potensielle svakheter I forhold til fagsystemet Visma Velferd og Integrering er det svakheter. For hver klient ligger det inne personopplysninger, inklusiv bankkontonummer. Programkoordinator og anviser har anledning til å endre på opplysningene og programkoordinator kan for eksempel gå inn og endre på kontonummer på klient i henhold til rutine som nevnt ovenfor. Det var interessant å se om enheten har fulgt rutinen når det gjelder signatur for mottak av kontant utbetaling. I bilagene som er undersøkt i perioden 2008 til 2011 er betalingsanvisningene attestert og anvist, og inneholder underskrift fra mottaker. Vedleggene som er sendt Regnskapstjenesten er i henhold til rutinen. Siktede i bedragerisaken har selv anvist betalingsanvisninger der han var programkoordinator (saksbehandler) for klient. Samme person kan ikke være saksbehandler og anviser på et vedtak, da man her har mistet et sentralt kontroll-ledd. I bilag (fra 2009) og bilag (fra 2008), der en vet at siktede selv har tatt pengene, er det signert for mottak av kontanter. Det er underskrevet med navnet på klient. Dette tyder på dokumentforfalskning. I bilagene nevnt ovenfor viser vedleggene at siktede er programkoordinator for klient, anviser av betalingsanvisningen og har gjort det fysiske uttaket av kontanter. I bilag (fra 2011) ser det ut til at samme person har anvist og signert for mottatt kontantutbetaling. Konklusjon og forslag til tiltak Rutinene rundt anvisning må forbedres. En person med anviserrolle kan ikke samtidig være saksbehandler for vedtak. For å sikre mot signaturforfalskning bør det alltid være krav om at klient må legitimere seg. Det bør tas kopi av legitimasjon (eksempelvis pass) i tillegg til signatur. Dette i likhet med konklusjonen på rutinen for Bankaxept-kort. Tromsø kommune bør kontakte Visma for å endre på mulighetene i forsystemet. Det er alt for enkelt i dag å kunne endre fødsels- og personnummer og bankkontonummer på klient. Det bør være en kobling mellom fagsystemet og folkeregisteret, slik at det vil komme en feilmelding dersom det foreligger feil i fødsels- og personnummer. Rutine og arbeidsbeskrivelse: Bestilling/rekvirering av varer og tjenester Innledning Alle kommunale innkjøp skal skje i henhold til gjeldende lover og regler, inngåtte innkjøpsavtaler samt interne rutiner. Formålet er å sikre at kommunens midler blir benyttet i 17

19 samsvar med gitte forutsetninger og fullmakter. Det er enhetsleder/tjenesteleder som er ansvarlig for at bestilling/innkjøp av varer og tjenester skjer på bakgrunn av det til en hver tid gjeldende reglement, innkjøpsavtaler og rutiner. Enhver anskaffelse skal uansett innkjøpsmåte, så langt det er mulig, baseres på konkurranse. Kjøp av varer og tjenester skal i samsvar med forskrifter om offentlige anskaffelser skje etter/(foretas ved): - Åpen eller begrenset anbudskonkurranse, jf. kap. 4 ( 4.1) og/eller kap. 11 ( 11-1). - Konkurranse med forhandlinger, jf. kap. 11 ( 11-1) (unntakstilfeller jfr. 4.1 (2)). - Direkte anskaffelse (hovedsakelig under kr ). Den enkelte bør likevel innhente 3 tilbud. Prosedyren direkte anskaffelse kan kun benyttes ved anskaffelser over kr når forskriftens 11-2, bokstav a-g er oppfylt. Innkjøp av varer og tjenester utenfor ramme- og særavtaler betegnes som enkeltkjøp. For enkeltkjøp over kr ,- og inntil kr ,- skal det fylles ut beslutningsskjema. For alle innkjøp under kr ,- bør det innhentes tilbud fra minst tre leverandører der dette er mulig. For alle innkjøp over kr ,- skal lov om offentlige anskaffelser m/forskrifter brukes. Som en hovedregel skal det ved innkjøp benyttes elektronisk rekvisisjon. Det er kun de enheter i kommunen som har klientregnskap som kan bruke manuell rekvisisjon til innkjøp av varer og tjenester. Ved rekvisisjon/kjøp forpliktes kommunen. De senere handlinger attestasjon og anvisning er kontrollfunksjoner. Rekvirenten som har utstedt den elektroniske rekvisisjonen eller oppgir bestillernummer til leverandøren skal attestere mottatte faktura. Før anvisning, skal den som har fått anvisningsfullmakt forvisse seg om at rett rekvirent har attestert fakturaen. Fakturaen anvises (godkjennes) og lagres hvoretter den automatisk blir returnert til regnskapstjenesten. Det er ikke anledning å la andre benytte ditt bestillernummer. Praktisering Etter et besøk i Flyktningtjenestens lokaler på Veita-senteret ble det anledning til å stille noen spørsmål rundt rutinen. På grunn av egen sak angående enhetens anskaffelser og på bakgrunn av råd fra juridisk rådgiver ved byrådsavdeling for finans gikk vi ikke inn på konkrete spørsmål rundt anskaffelser. Enheten forteller at de bruker elektroniske rekvisisjoner for kjøp av varer og tjenester. Videre brukes det manuelle rekvisisjoner (fra rekvisisjonsblokk) for en del innkjøp knyttet til avdelingen for enslige mindreårige flyktninger (bofellesskapet Harmoni). Varer som bestilles til avdeling for enslige mindreårige leveres direkte til bofellesskapet. Da er det ansatte der som kontrollerer mottatte varer mot bestilling. Leder for avdelingen er ikke sikker på hvordan man utsteder elektronisk rekvisisjon, og vedkommende spør derfor 18

20 ofte en av de merkantile medarbeiderne på Veita-senteret om hun kan utstede elektronisk rekvisisjon. Videre spørres det om bruken av manuell rekvisisjon og hvorfor. Forklaringen på bruken av dette er at det er vanskelig å planlegge enkelte innkjøp på forhånd, og det er derfor vanskelig å benytte seg av elektronisk rekvisisjon. Ungdomsveileder er gjerne i butikk sammen med klient og gjør innkjøp der og da. Dersom man skal bruke elektronisk rekvisisjon fra Agresso web, vil man måtte planlegge innkjøpene på forhånd, noe som kan være vanskelig. Ungdomsveileder skriver derfor ut rekvisisjon der og da, i butikk. Faktura fra leverandør blir sendt til den administrative avdelingen på Veita-senteret. Avvik og potensielle svakheter Det er sett på anskaffelser med en årlig sum per leverandør på kr ,- eller mer i perioden 2009 til april Det er i tillegg sett på enkeltanskaffelser man kan stille spørsmålstegn ved. Videre er det undersøkt hvor mye enheten har brukt på rekruttering fra ulike leverandører. Til slutt er det sett på bruken av manuelle rekvisisjoner. Nedenfor følger ti punkter. 1. Tromsprodukt AS I perioden 2009 til april 2015 er det utbetalt totalt 33,5 millioner kroner. Bare i 2014 er det kjøpt tjenester for 10,62 millioner kroner. Så langt i 2015 er det kjøpt for 1,74 millioner kroner. Anskaffelsene dreier seg hovedsakelig om tilskudd til språkpraksisplasser, tilskudd Carpe Lingua (prosjekt), tilskudd Globus og tilskudd arbeidslivskurs. Tromsø kommune har ikke rammeavtale med selskapet og det er ikke kjørt anbudskonkurranser. Det er gjennomført møte mellom enhetsleder i Flyktningtjenesten og innkjøpsavdelingen 26. mars 2014 der tema omhandlet anskaffelser. I epost datert 27. mars 2014 fra innkjøpsavdelingen til enhetsleder i Flyktningtjenesten fremkommer det at Tromsprodukt ikke kommer inn under egenregibegrepet og at anskaffelser fra bedriften må konkurranseutsettes i samsvar med forskrifter om offentlige anskaffelser (FOA). Den 12. og 13. juni 2014 var det igjen epostutveksling angående anskaffelser fra Tromsprodukt AS mellom enhetsleder og innkjøpsavdelingen der det stilles spørsmål rundt egenregibegrepet. Her virker det som innkjøpsavdelingen er usikker på om Tromsprodukt kommer inn under unntaksbestemmelsene. Etter denne tid har ikke innkjøpsavdelingen hørt noe mer om saken. 2. Kommunikatoren AS I perioden er det utbetalt totalt 8,76 millioner kroner. Summen i 2013 var på kr ,-, i 2014 på 5,4 millioner kroner og så langt i 2015 er det utbetalt 3,15 millioner kroner. Anskaffelsene dreier seg om ulike kurs for deltakere i introduksjonsprogrammet. Regnskapstjenesten oppdaget noen avvik i forbindelse med regnskapsavslutningen for 2014 der man så store fakturaer betalt i 2014 som gjaldt kurs som skulle finne sted i Det var 19