Kostnadseffektivitet og bærekraft har vi de rette indikatorene? Asle Aasen, Bergen Kommune Erland Staal Eggen, EDC AS

Transkript

1 Kostnadseffektivitet og bærekraft har vi de rette indikatorene? Asle Aasen, Bergen Kommune Erland Staal Eggen, EDC AS

2 innledning Norsk VA-bransje har de siste årene gjort store fremskritt når det gjelder å skaffe seg objektive prestasjonsindikatorer som kan bidra til bedre styring av virksomheten: Norsk Vanns nøkkeltallprosjekt fra 2000 Kostra fra 2001 Norsk Vanns prosjekt Bedre VA (BVA 1 og 2) fra 2009 Effometerbenchmarking eller Bedre VA nivå 3 (BVA 3) fra 2008 Er vi i mål? behovet for objektive referanser er avhengig av ambisjonsnivået har vi nødvendige basismålinger? har vi nødvendige modeller for å sammenstille målingene til prestasjonsindikatorer? har vi tilstrekkelig mange kommuner å sammenlikne med? når resultatindikatorene frem til beslutningstakerne, og blir de hensyntatt taktisk og strategisk? 2

3 disposisjon 1. behovet for indikatorer 2. balansert målstyring 3. Kostra og BVA 1 og 2 1. vann 2. avløp 3. vurdering 4. BVA 3 (Effometer) 1. balansert målskive 2. effektivitet 3. bærekraft og finansiell styrke 4. intern/ eksternanalyse 5. strategianalyse 6. vurdering 5. gode nok indikatorer? 3

4 1. behovet for styringsindikatorer er avhengig av styringsform regel ren regelstyring: kontroll av at alle transaksjoner er innenfor politiske vedtak samt gjeldende norske lover og regler laissez faire : drift uten særlig hensyn til lover, regler og prestasjoner balansert målstyring New Public Management : best mulig effektivitet innenfor samfunnsøk. rammer, lover og regler (+ transaksjonskontroll)* ren prestasjonsstyring: udelt fokus på profit, priser eller kvalitet prestasjon kostnadseffektivitet innenfor samfunnsøkonomiske rammer, lover og regler betyr at virksomheten må måle såvel kvalitet- som produktivitetsindikatorer (i tillegg til å utføre revisjon av transaksjoner) best mulig betyr at man trenger objektive referanser for målingene 4

5 2. balansert målstyring av en VA-virksomhet forberedelser: målepunkter prestasj.- indikator finne partnere vedta strategi løpende aktiviteter: Registrere målepunkter for ytelse, kvalitet, bærekraft og økonomi Beregne prestasjonsindikatorer Sammenlikne indikatorene med partnere/ konkurrenter Sammenholde resultatene med vedtatt strategi, avdekke avvik Kommunisere avvik til besluttende myndigheter og foreslå tiltak Gjennomføre besluttede tiltak Figuren viser forberedelser og løpende aktiviteter som er nødvendig for å realisere balansert målstyring av en VA-virksomhet 5

6 2. balansert målstyring hvor er vi i 2009? Kostra og BVA 1 og 2 Kostra og BVA 1, 2 og 3 transaksjonskontroll og måling av lovregulerte kvalitetsindikatorer og Kostra sammenlikner dessuten kost/ innb. og flere kvalitetsindikatorer sammenlikner dessuten effektivitet og bærekraft sammen med kvalitet alle kommuner: definerte målepunkter og grenseverdier 41 kommuner: 41 konkurrenter, prestasjonsindikatorer for kvalitet og kostnad/ innb. 6 kommuner: 38 konkurrenter, overordnede prestasjonsindikatorer, balansert målskive 6

7 3.1 Kostra og BVA 1 og 2 nøkkeltall, vannforsyning Kostnader er beregnet pr. innbygger og 5 kvalitetsindikatorer er karakterisert med grønt (godt), gult (middels) og rødt (uakseptabelt 7

8 3.2 Kostra og BVA 1 og 2 nøkkeltall, avløpstjenesten Kostnader er beregnet pr. innbygger og 5 kvalitetsindikatorer er karakterisert med grønt (godt), gult (middels) og rødt (uakseptabelt) 8

9 3.3 Kostra og BVA 1 og 2 vurdering mange viktige nøkkeltall kan overvåkes men strategisk viktige prestasjonsindikatorer mangler: effektivitet bærekraft finansiell styrke pris, kvalitet kan ikke vurderes opp mot effektivitet og bærekraft ingen indikasjoner på effektiviseringsmuligheter og/ eller investeringsbehov for å oppnå målsettinger vedrørende bærekraft ulik rapportering og definisjoner vedr. kundeklager BVA 1 og 2 gir oss mange av bitene i puslespillet, men viser ikke bildet 9

10 4.1 BVA 3 benchmarking balansert resultatangivelse ledelsesradar: Finansiell styrke Driftseffektivitet 1,0 0,8 Systemeffektivitet NN middel 0,6 0,4 Bærekraft 0,2 Investeringskost. 0,0-0,2 Driftssikkerhet Prisnivå Rensestandard Lekkasje/overløp 1=beste score Vannkvalitet 0=svakeste score 10 aggregerte prestasjonsindikatorer for bærekraft, kvalitet, kostnad og effektivitet hver kommune blir sammenliknet med 37 andre kommuner 10

11 4.2 BVA 3 benchmarking effektivitet 40 % 35 % systempotensiale driftspotensiale 30 % 25 % 20 % 15 % 10 % 5 % 0 % En sammenstilling av virksomhetenes kostnad i forhold til normert oppgave gir grunnlag for å vurdere effektivitetsnivået og potensialet for besparelser på middels og lang sikt 11

12 4.2 BVA 3 benchmarking metodikk for effektivitetssammenlikn. EFFOMETER innsatsfaktor 1 innsatsfaktor 2 innsatsfaktor n ressurser normert enhetskostnad 0 = ressurser oppgave oppgave kost.driver 1 kost.driver 2 kost.driver m effektivitet avvik fra beste Medgåtte ressurser er summen av innsatsfaktorene. Samlet innflytelse av kostnadsdriverne utgjør normert oppgave. Såvel anleggsvolum, antall kunder og vann-/ avløpsmengder hensyntas som kostnadsdrivere, og oppgaven beregnes pr. VA-aktivitet. Både ressurser og ramme regnes ut i kroner pr. år; dvs. at rammen er virksomhetens årskostnad med midlere effektivitet. Normert enhetskostnad er da medgåtte kostnader i forhold til kostnadene ved midlere effektivitet. Laveste enhetskost er beste praksis og betyr null effektiviseringspotensiale. 12

13 4.3 BVA 3 benchmarking metodikk for bærekraftsammenlikning Finansiell styrke avskrivninger + kalk. finanskost + merinntekt / normert nyverdi dvs. finansiell evne til å opprettholde infrastrukturen Antall år det vil ta for virksomheten å oppnå en midlere alder på ledningsnetter med dagens alder og fornyelsesgrad er en indikator på bærekraft: A n = antall år til nettet har oppnådd middels alder A m = middelet av A n for samtlige nett Bærekraft A m / A n Prisnivå Kostnad/ innbygger 13

14 4.3 BVA 3 benchmarking bærekraft og finansiell styrke 600 % 500 % Finansiell styrke Bærekraft 400 % 300 % 200 % 100 % 0 % En sammenstilling av virksomhetenes finansielle styrke og bærekraft i forhold til konkurrentene gir et grunnlag for å vurdere behovet for investeringer og gebyrjusteringer og for å kommunisere dette behovet til politisk ledelse 14

15 4.3 BVA 3 benchmarking finansiell styrke og prisnivå 400 % 350 % Finansiell styrke Prisnivå 300 % 250 % 200 % 150 % 100 % 50 % 0 % En sammenstilling av virksomhetenes finansielle styrke og prisnivå i forhold til konkurrentene gir et ytterligere grunnlag for å vurdere behovet for investeringer og gebyrjusteringer og for å kommunisere dette behovet 15

16 4.4 BVA 3 benchmarking intern/ eksternanalyse, modell vannkilde avløpsbehandling vannledninger avløpsledninger vannbehandling resipient inndata fra BedreVA og Kostra vannledninger kunder & service vannbehandling avløpsledninger avløpsbehandling støtte De aggregerte prestasjonsindikatorene brytes ned på aktivitetene i VA - verdikjeden slik at en nærmere intern/ eksternanalyse av virksomheten muliggjøres 16

17 4.4 BVA 3 benchmarking intern/ eksternanalyse, eksempel Effektivitet, drift/ vedlikehold og system vannbehandling vannledning avløpsledning avløpsbehandling kunder & service drift system drift svak middels svak middels svak svak middels middels adm.støtte middels sterk ikke relevant Tjenestestandard og bærekraft vannbehandling vannledning avløpsledning avløpsbehandling kunder & service standard middels middels middels middels ikke målt bærekraft middels middels ikke relevant * sterk: Blant de 25% beste, svak: Blant de 25% dårligste, Middels: øvrige ** tjenstestandard omfatter vannkval., driftssikkerhet og rensestandard. Bærekraft omfatter finansiell og fysisk bærekraft En vurdering av sterke og svake sider pr. aktivitet gir ledelsen er godt grunnlag for å vurdere alternative strategier for virksomheten. 17

18 4.5 BVA 3 benchmarking strategianalyse, eksempel aktivitet, kostnadsart enhet nåkost normkost ref. normkost ref. beste åpen gruppe vannbehandling kr/ m3 1,40 0,96 1,10 energi 0,20 0,14 0,14 kapital 0,63 0,43 0,46 drift og vedlikehold 0,56 0,40 0,50 vannledning kr/ m3 2,97 2,25 2,45 energi 0,12 0,09 0,09 kapital 1,70 1,24 1,30 drift og vedlikehold 1,14 0,92 1,06 avløpsledning kr/ m3 1,79 1,38 1,55 energi 0,02 0,02 0,02 kapital 0,74 0,57 0,59 drift og vedlikehold 1,02 0,79 0,93 avløpsbehandling kr/ m3 1,59 1,20 1,34 energi 0,02 0,01 0,01 kapital 0,75 0,54 0,57 drift og vedlikehold 0,82 0,65 0,76 kunder & service kr/ innbygger 22,6 21,3 22,1 drift- og kapitalkostnader 22,6 21,3 22,1 støtte kr/ m3 0,10 0,08 0,10 drift- og kapitalkostnader 0,10 0,08 0,10 For å bli like kostnadseffektiv som det valgte referanseselskapet på vannbehandling må kostnadene reduseres fra 1,4 til 1,1 kr pr. m3 osv. 18

19 driftseffektivitet 4.5 BVA 3 benchmarking strategianalyse, bortsetting 120 % 100 % 80 % 60 % y = -0,1253x + 1, % 20 % 0 % 40 % 60 % 80 % 100 % 120 % 140 % bortsettingsandel Økt andel eksterne kostnader har foreløpig ikke gitt noen uttelling i form av bedre kostnadseffektivitet 19

20 fysisk bærekraft 4.5 BVA 3 benchmarking strategianalyse, effektivisering 70 % 60 % y = -0,3122x + 0, % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % 65 % 70 % 75 % 80 % 85 % 90 % 95 % 100 % effektivitet Effektivisering kan påvirke bærekraften negativt 20

21 driftseffektivitet 4.5 BVA 3 benchmarking strategianalyse, nettfornyelse 120 % 100 % y = 0,0239x + 0, % 60 % 40 % 20 % 0 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % alder Alderen på nettet ser ikke ut til å påvirke driftseffektiviteten 21

22 fysisk bærekraft 4.5 BVA 3 benchmarking strategianalyse, bærekraft 70 % 60 % y = 0,1338x + 0, % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % finansiell styrke Økende finansiell styrke gir økt bærekraft eller omvendt? 22

23 tjenestekvalitet 4.5 BVA 3 benchmarking strategianalyse, tjenestekvalitet 60 % 50 % y = 0,0016x + 0, % 30 % 20 % 10 % 0 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % fysisk bærekraft Svak bærekraft synes ikke å påvirke kvaliteten på vann- og avløpstjenesten 23

24 4.6 BVA 3 benchmarking vurdering de fleste viktige prestasjonsindikatorene kan overvåkes og kommuniseres men inndata fra Kostra / BVA 1 og 2 er i noen tilfeller for unøyaktige kostnadsfordelingen på aktiviteter er mangelfull og usikker Ulik kostnadsføring på f.eks støttefunksjoner og administrasjon modellen og presentasjonen har begrenset nøyaktighet mangler kundeundersøkelse BVA 3 kompletterer bitene i puslespillet og setter dem sammen til et bilde som inneholder det viktigste, men bildet må forstås og forklares 24

25 5. konklusjoner fra indikatorer til virksomhetsledelse BVA 1 og 2: resultatmåling BVA 3: Overordnede prestasjonsindikatorer sammenstilt til en balansert målskive med potensialer/ avvik Kost/innb og en rekke indikatorer på kvalitet Taktikk: virksomhetsledelse Strategi: Potensialer og avvik gir grunnlag for å begrunne strategiendringer og tyngre tiltak Enkeltindikatorer gir grunnlag for å begrunne tiltak på taktisk nivå for å komme fra analyse til forbedring må det vises at egne prestasjoner eller egen tilstand krever tiltak, fokusere på overordnede prestasjonsindikatorer vise posisjonen i forhold til andre (aksepterte grenseverdier) 25

26 5. konklusjoner har vi det beslutningsgrunnlaget vi trenger? 41 kommuner sammenliknet nøkkeltall i 2009 (BVA 1 og 2); 38 av datasettene var av en slik kvalitet at effektivitet og bærekraft kunne beregnes har bitene i puslespillet 6 kommuner fikk tilgang på overordnede prestasjonsindikatorer (BVA 3) har det bildet puslespillet fremstiller ca 3 kommuner brakte overordn. indikatorer inn i beslutningsprosessen forstår bildet og forholder ser til det Vi har i stor grad målepunktene, metodikken og indikatorene og vi har mange kommuner å sammenlikne med, men resultatene forblir usikre (og ubrukte) pga for lite lederfokus og dermed svak kvalitetssikring. 26

27 Takk for oppmerksomheten! spørsmål / kommentarer når som helst til Erland Eggen telefon epost erland.eggen@energidata.no 27