Ny#organisering#av# administrasjonen#ved#uit

Transkript

1 Nyorganiseringav administrasjonenveduit

2 Bakgrunn ADM2020 Mål: Etableremerrobusteadministrativemiljøer Digitaliseringogstandardiseringavarbeidsoppgaver/7flyt,ogmer kostnadseffektivforvaltning Likttjenestenivåuavhengigavenhet Fortsatttilgangtilbrukernæretjenesterforstudenter,ansatteog ledere Øktadministrativfleksibilitetogtilpasningsdyktighet

3 BakgrunnABE+reformen Budsjettår Kutt i bevilgning Skjermingavkjernevirksomheten , 752 mill , 107 mill , 130 mill ,724 mill. Totalt 83,721 mill. «Innsparingstiltakene.internt.på.UiT.skal. omfatte.det.som.er.underlagt. universitetsdirektørens.virkeområde,.og. dermed.den.samlede.administrative. virksomheten,.gjennomgående.på.alle.nivåer».. Sak$S%18/15,$Universitetsstyret

4 Prosess&og&tiltak&for&å&nå&målene 1)Etableringavflerenyeadministrativefellestjenester 2)Reorganiseringavadministrasjonen

5 Etablering+av+nye+fellestjenester Fellestjenester: Nivå41 Avdeling Nivå42 Fakultet Andre Ansatt Student Institutt Nivå43 "Eksamensforvaltning4og4vitnemålsproduksjon "Opptak4av4studenter "Innkjøp4over4terskelverdi4for4 konkurranseutsetting "Variabellønnsattestasjon4reiseregninger4mm) "Adm.4støtte4til4rekruttering4og4tilsetting "Standardisert4personalforvaltning "Internasjonal4mobilitet4for4ansatte4og4studenter "Nyhetsproduksjon "Kanalforvaltning4nettsider) "Grafiske4tjenester4trykkeri,4grafisk4design4mm)

6 Etablering+av+nye+fellestjenester Nivå41 Fellestjenester: Avdeling Nivå42 Fakultet Andre Ansatt Student Institutt Nivå43 Innkjøp4under4terskelverdi4for4 konkurranseutsetting Støtte4til4ekstern4 forskningsfinansiering Ledelsesnær4personalforvaltning Økonomistyring4og4regnskap/ bilagshåndtering4for4underliggende4 enheter

7 Reorganisering*av*administrasjonen 1.Avdelingsstrukturifellesadministrasjonennivå1) 2.Organiseringavadministrasjonenpånivå2og3

8 HRogøkonomi Forskning, utdanningog formidling Universitetsdirektør Stab Studentrekruttering, markedog profilering Kommunikasjonog kanalforvaltning Studieadm Internasjonalt samarbeid IT Byggogeiendom Ledelseogstab Digitale forskningstjenester Grunntjenester Systemutviklingog arkitektur Digitale utdanningstjenester BrukernærITEstøtte Prosjektseksjon Renholdsseksjon Driftsseksjon Ledelseogstab TilsettingsEog rekrutteringsstøtte HR DokumentasjonsE forvaltning Økonomioginnkjøp Regnskap Utvidetledermøte Strategisk utdanningsutvalg Forskningsstrategisk utvalg Rektorat Forskning, innovasjonog utdanningskvalitet

9 Adm.%organisering%på%fakultetene Helsefak NT HSL IVT JUS BFE HRogøkonomi Inntiltreseksjoner HRogøkonomi Inntiltoseksjoner Inntiltoseksjoner HRogøkonomi Forskning,utdanning ogformidling Forskning,utdanning ogformidling Forskning,utdanning ogformidling Enhetfor medisinutdanning Fartøyogtekniske tjenester

10 Campusadministrasjon./ oppgaver Beredskapsarbeid+og+ledelse+av+lokal+beredskapsgruppe Ansvar for+fellesarrangement på campus Sekretariatsfunksjoner+for+campusråd+og+campusmøte Praktisk+lederstøtte+og+rådgiving+for+viserektorene Sørvistorgfunksjoner I+Harstad+skal+sørvistorget+drives+av+campusadm.+i+samarbeid+med+andre+ enheter.+ I+Alta+skal+sørvistorget+drives+av+BEA+i+samarbeid+med+campusadministrasjonen+ og+andre+enheter I+Narvik+skal+sørvistorget+drives+av+BEA+i+samarbeid+med+IVT++ Andre+oppgaver på delegasjon

11 Administrative,innsparinger I"samband"med"selve"den"administrative"omstillingen"i"2018"se"vedlagte"tidsplan)"utformes"det" administrative"bemanningsplaner"med"et"stillingstall"som"totalt"sett"er"minimum"5%"lavere"enn"tallet"uit" hadde"ved"fusjonstidspunktet"i"2016.""reduksjonen"knyttes"til: Nært"forestående"naturlig"avgang"pensjonering) Reduksjon"av"antallet"lederstillinger Avtak"av"midlertidige"stillinger"det"er"p.t."om"lag"8%"midlertidighet"i"administrasjonen"ved"UiT)." Dupliseringseffekter"knyttet"til"samling"av"administrative"miljø"i"fellestjenester"og"sammenslåing"av" tilgrensende"og"overlappende"fagmiljø"i"nye"enheter Flere"digitaliserte"funksjoner Forenkling"av"saksflyt"og"avvikling"av"unødvendig"kontroll I"samband"med"den"ordinære"budsjettfordelingen"for"2018"som"legges"frem"for"universitetsstyret"i"juni" 2018"foreslår"universitetsdirektøren"konkrete"innsparingstiltak"knyttet"til"andre"administrative"utgifter." Økonomiske"gevinster"for"kjernevirksomheten"skal"synliggjøres."" Gjenstående"behov"for"innsparinger"fastsettes"som"måltall"som"den"enkelte"administrative"enhet"må"innfri" innen"en"angitt"frist."en"egen"orientering"om"dette"fremmes"for"universitetsstyret"høsten"2018

12 Endringerfordeadm.ansatte Ingen%ansatte%vil%bli%sagt%opp,%ingen%må%flytte%geografisk%men%flere%adm.% ansatte%vil%få:% Ny%arbeidsflyt% Helt%eller%delvis%nye%arbeidsoppgaver Ny%organisatorisk%tilknytning Nye%kolleger Ny%leder

13 Noen%ledelsesutfordringer Skape&forståelse&for&hvorfor&endringene&skjer Forberede&de&ansatte&på&hvilke&type&endringer&som&kommer Ta&ansvar&for&at&beslutningene&og&prosessene&blir&gode

14

15 Statsforvaltningens.verdier Rettsstatsverdier Eks:%legalitet,%nøytralitet, likebehandling,%rettferdighet Demokratiske.verdier. Eks:%ytringsfrihet,%likeverd,% medbestemmelse, fellesskapsansvar,% brukerorientering%og% åpenhet

16 UiTs verdier Troverdighet, Akademisk,frihet, Nærhet, Kreativitet, Engasjement,

17 ADMST&og&UFFST& årsverk& Kilde&Paga pr.&dato ADM$ÅRSV UFFST$ÅRSV ,1 1962, ,1 2000, ,4 2005, ,6 2031, ,6 2058,0

18 Utvikling)midlertidige)ansatte)i)universitetsadministrasjonen) )årsverk) Kilde)DBH) ADMST 20,86 17,76 28,4 29,65 32,2 DRIFTST 0,5 1 2,75 3,25 2 STØTTEST 5,13 6,83 3,17 7,17 5,33

19 Administrativt+ansatte+som+er+66+år+eller+mer+i+2018,+fordelt+på+stillingskoder+og+ fakultet/enhet.+ 38+ansatte+33,5+årsverk) Ca 70+%+av+administrative+ansatte+66+år+eller+mer+finner+vi+på+de+fire+største+fakultetene+og+i+stillingskodene+seniorrådgivere, instituttledere,+ seksjonsledere,+og+seniorkonsulenter.+ Kilde+Paga+februar % % 80-% % %