Postadresse/besøksadresse: Nore og Uvdal Næringspark, 3632 Uvdal

Transkript

1 Regionrådet - Buskerud Fylkeskommune Nore og Uvdal Kommune Søknad om tilskudd for 2011 Søker: Nore og Uvdal Næringsselskap BA avd. turistkontoret v/kristin Helgerud. Postadresse/besøksadresse: Nore og Uvdal Næringspark, 3632 Uvdal Kommune/fylke: Nore og Uvdal /Buskerud Kontaktinformasjon: Telefon: E-post: kristin@uvdal.no Kontaktperson: Kristin Helgerud

2 Innholdsfortegnelse 1. Bakgrunn Mål for utviklingsprosjektet Overordnet mål Overordnede kvantitative mål Prosjektmål... 5 Om målgrupper: Fremdriftsplan og ressursbruk for de enkelte HA - er Rammer Kostnadsoverslag og finansieringsplan Omfang og avgrensing Organisering Prosjektledelse Øvrige roller Beslutningspunkter, oppfølging Beslutningspunkter Oppfølging Risikoanalyse og kvalitetssikring Kritiske suksessfaktorer Kvalitetssikring

3 1. Bakgrunn Nore og Uvdal Næringsselskap BA ble stiftet 15. august 2007 og har i dag ca. 130 andelseiere. Selskapet arbeider med samfunns-, nærings- og destinasjonsutvikling i nær kontakt med Nore og Uvdal Kommune, som ikke er eier, men som gir betydelig støtte til driften av selskapet, gjennom partnerskapsavtale. Det er siden høsten 2007 blitt arbeidet aktivt med å forankre slagordet Uvdal tettere på naturen internt og eksternt. Videre nedlegges et betydelig arbeid på å utvikle Destinasjon Uvdal til et nasjonalt og internasjonalt konkurransedyktig reisemål. Kommunen er fraflyttingstruet, og hjelp til satsing innen reiseliv vil være med på å snu denne trenden slik tilfellet har vært andre steder i Norge og i utlandet. Å snu fraflyttingstrenden ved hjelp av satsning på reiseliv og arrangementer er en realistisk målsetting ettersom Nore og Uvdal kommune og tilgrensende områder har et betydelig potensial for utvikling av reiseliv basert på natur og kultur. Flere lokale reiselivs - aktører og Turistkontoret for destinasjon Uvdal ser et tydelig behov for å styrke attraktiviteten til destinasjon Uvdal ved en bevisst satsning på arrangementsutvikling i området. Flere arrangementer skaper også muligheter for økonomisk vekst for flere næringer på destinasjonen. I første rekke står handel og reiselivsnæringen, men også byggebransjen, tomteutviklere og andre vil tjene på at destinasjonen gjøres mer attraktiv. Destinasjonens markedsplan for sier Destinasjonen og dens aktører skal jobbe sammen for å tilby aktiviteter, attraksjoner og arrangementer basert på kultur og natur sammen med overnatting av høy kvalitet slik at Uvdal fremstår som et levende og attraktivt reisemål hele året. I 2009 hadde Nore og Uvdal 2 % (42 627) av totalt antall gjestedøgn i Buskerud, og målet er at dette skal økes til 5 % ( ) innen 5 år. Nye arrangementer og økt kompetanse som også overføres til eksisterende arrangementer vil kunne bidra til å nå våre mål. For store og små destinasjoner er arrangement en måte å gjøre destinasjonen mer attraktiv og drive trafikk til destinasjon. Særlig i sesonger med lavt besøk kan man bruke arrangement for å fylle kapasitet. Helårig drift i så mange virksomheter som mulig på destinasjonen er et mål, og bidrar til større verdiskaping, bedre lønnsomhet, stabil sysselsetting, helårs arbeidsplasser og en sterkere destinasjon. Bente Bjerknes, BFK Det er særlig gjennom pakking av produkter at reiselivsnæringen kan utnytte potensialet i arrangementer. Attraktive pakker som distribueres målrettet i markedet gir salg og økt omsetning, og distribusjon i relevante kanaler, som for eksempel destinasjonens online booking system, gjør de tilgjengelige. Initiativtakerne tror dessuten på en rekke positive bi - effekter utover økt lokal omsetning, av en slik satsning; involvering og utvikling av kommunenes ungdommer, økt bolyst og positiv lokal identitets følelse for å nevne noe. Flere lokale aktører har allerede forpliktet seg, sentralt står Turistkontoret og Nore og Uvdal Næringsselskap som med sine 125 medlemsbedrifter representerer en stor del av næringslivet på destinasjonen. Prosjektet er også forankret i Miljøringen SA, en konstellasjon av 30 grunneiere som 3

4 arbeider for utvikling i Øvre Uvdal. Andre bedrifter som støtter prosjektet er Kirkebygda Produkter, Uvdal Resort, Spekeburet, Fjellsnaret og Uvdal Skisport. Opplevelsesnæring kan være del av stedsutvikling fordi: 1) stedet og produkter forsterker hverandre når det gjelder synlighet i markedet, 2) mennesker på et sted bruker kulturgrunnlaget for å utvikle sin identitet og verdi, og 3) steder som skiller seg ut, klarer å tiltrekke seg kompetent, kreativ arbeidskraft og teknologi. Frivillig innsats (dugnad) vil være meget viktig for å lykkes med arrangementsutviklingen, og vil samtidig kunne gi positive effekter for vårt område. Viktige effekter av frivillighet handler i følge Agderforskning, konkret om bygging av en immateriell infrastruktur for økt bolyst, boglede, optimisme og pågangsmot som gir seg til kjenne som; Skapermot, Skaperglede og Skaperkraft - innovasjonens tre S'er. Agderforskning (Aronsen 2006; Hjemdal 2007) påpeker at mange frivillige på spørsmål om hva det faktisk er som driver dem til frivillighet, svarer at det er glede og tilfredsstillelse over å kunne bidra med noe, samt være sammen med noen om noe, som er den sterkeste motivasjonsfaktor. Materiell belønning i form av betaling eller gjenytelser er mindre viktig. Det som betyr noe er altså delaktighet i å skape og bygge noe sammen med andre, stolthet over det man skaper, og det faktum at man tør/torde skape noe på tross av mange uforutsigbare odds. Denne immaterielle infrastrukturen skaper sterk identitet og forløser kollektiv stolthet over å være del av og høre til, altså grunnlaget for lykke og livskvalitet. 4

5 2. Mål for utviklingsprosjektet 2.1 Overordnet mål Øke lokal kunnskap og kompetanse om arrangementsutvikling og planlegging. Kunnskapen og kompetansen som opparbeides i prosjektperioden skal i størst mulig grad gjøres tilgjengelig for eksisterende arrangementer. Utvikle ett større nytt arrangement med flere mindre arrangementer under, samt gjennomføre ett test arrangement. Arrangementene som utvikles skal bygge på prinsippene om bærekraft for lokal kultur, lokal økonomi og lokale miljø og natur verdier. Arrangementene skal baseres på bærekraftig utvikling som sikrer involvering fra alle ledd i næringen lokalt og gjennom sponsorprogram. Å bidra til et økt antall besøkende på destinasjonen Bidra til økt lokalt og regionalt samarbeid 2.2 Overordnede kvantitative mål Prosjektet har følgende kvantitative mål: 1) Det nye arrangementet skal som min generere 2000 nye gjestedøgn innen 2015 Prosjektet har blant annet som mål at arrangementene skal bidra til flere besøkende på destinasjonen, som i tillegg til å delta på arrangementene benytter seg av de lokale tilbudene. For å øke antall gjestedøgn, vil prosjektet legge opp til følgende: a. Utvikle pakker med arrangement + overnatting b. Selge seg inn der gjesten allerede har kjøpt for at de skal bli lenger I tillegg er målet å øke antall persondøgn på hyttene ved at området får et høyere aktivitetsnivå og blir mer attraktivt. Det nye arrangementet skal generere min 5 M kr i ny omsetning innen 2015 Det estimeres at de nye arrangementene vil omsette for ca. 3 M kr, resten vil være økte inntekter i lokalt næringsliv. Noen ringvirkninger er et naturlig resultat av flere aktiviteter og et økt antall besøkende lokale servicetilbud som for eksempel dagligvarebutikker og bensinstasjoner vil oppleve økt omsetning, det samme gjelder for tilbydere av bespisning. 2.3 Prosjektmål HA 1) Konseptutvikle og planlegge ett nytt stort arrangement/festival, med større og mindre del - arrangementer i Nore og Uvdal. Vinterfestival i februar/mars 5

6 Konsept for Vinterfestival En Vinterfestival i Nore og Uvdal er viktig for å synliggjøre kommunens tilbud og muligheter for tilreisende, samt gi lokale inspirasjon fra nye og utradisjonelle måter å bruke sine egne ressurser på. Et slikt arrangement vil naturlig ta utgangspunkt i Uvdal Alpinsenter og jobbe med det grunnlaget som ligger her, men i tillegg er det viktig å tenke på å utnytte de muligheter som ligger i området for øvrig. Eksempelvis kiting, alternative skirenn, multisport på nye måter, kulturinnslag, lokal mat osv. HA 2) Det er et mål at bygdas ungdom skal være involvert i alle faser av arrangementsutvikling, og det er et mål å samarbeide med skoler i kommunen spesielt med utvikling av nye arrangement. Ungdommen er bygdas framtid, og prosjektet har et stort ønske om å bidra til å fremme lokalt engasjement, skape arrangementer som er attraktive for ungdom, gjerne med utspring i folkehelse for de unge. HA 3) Testarrangement og øvelse i sponsorinnhenting: Kompetanse på å skaffe sponsorer er ofte avgjørende for økonomien i arrangementer, og dette vektlegges i prosjektet: konkret praktisk innhenting av sponsorer til test-arrangementet. Samtidig vil test-arrangement være en generalprøve for om man har truffet med konseptutviklingen. Om målgrupper: Destinasjonen Uvdal Tettere på naturen har familier som hovedmålgruppe, spesielt i det norske og danske markedet. Annen utvikling på destinasjonen, som for eksempel Masterplan2030 og destinasjonens markedsplan fokuserer her, og prosjektet vil utvikle arrangementer i tråd med dette. En annen stor målgruppe er kommunens mange fritidsbeboere. Nore og Uvdal kommune har ca 3700 hytter, med et gjennomsnittlig antall persondøgn på 175 pr år (Hyttebrukerundersøkelse Nore og Uvdal kommune 2009), I samme hyttebruker undersøkelse kom det frem at 29 % av de spurte sa at et generelt aktivitetstilbud var viktig eller veldig viktig mens under 1 % sa at de brukte hytta på grunn av eksisterende kulturtilbud (konserter, arrangementer etc.) noe som tilsier at potensialet for vekst er stort. I store deler av prosjektet er ungdommens engasjement viktig, og for at forankringen skal bli best mulig legges det opp til at de mer spesifikke målgruppene fastsettes etter hvert som prosjektet drives frem. Dette er et bevisst valg da det gjennom de kreative prosessene og posisjonerings arbeid med hva vi skal være for hvem blir en reel påvirkningsmulighet og for deltakerne. For at arrangementene skal bli godt forankret lokalt må det oppleves at dette er vårt arrangement slik at det er motivasjon til å involvere seg etter prosjektperionden. Hovedhypotesen er å forsterke øvre Uvdals mål om å bli landets beste familiedestinasjon, og da gjerne storfamilien. 6

7 2.4 Fremdriftsplan og ressursbruk for de enkelte HA - er Fremdriftsplan for de enkelte hovedarbeidsområdene for perioden 1/ /4 2012: HA 1) Konseptutvikling og test av konsept: "vinterhelg" 1) August - september 2011: konseptutvikling og involvering: 230 t Krever involvering gjennom 2 workshop med sentrale ressurs-personer i Nore og Uvdal med ekstern prosessledelse, ca. 75 timer per workshop (150 timer). Fokus på samhandling ved hjelp av coach (20 t) Konseptualisering, finansieringsplan og handlingsplaner (30 timer) Den operative Prosjektgruppen konstitueres og har kick-off-samling (30 timer) 2) September november 2011: Utvikle markedsplanen for arrangementet testhelgen 2012 : 150 t Profil-/designutvikling. Koordineres mot Uvdal-profilen forøvrig (75 timer) Kommunikasjonsplan. Herunder presse/info + markedsføring (75 timer) 3) Januar mars/april 2012: Evaluering og videreføring av konsept for testhelg: 100 t Markedsundersøkelse mot publikum (60 timer) Partner-/utstillerundersøkelse (40 timer) Resultater for HA1 vinterhelg : Etableringen av en årlig vinterfestival i Nore og Uvdal. Mal til prosjektplan for bruk ved gjennomføring av arrangementer HA 2 Involvering av bygdas ungdom 1) August - desember 2011: Parallelt inn i alle idé - prosesser for konseptutviklingen av arrangementene ønsker vi å sette fokus på å involvere ungdom fra lokale samfunnet. Konkret tenkes det lagt opp til 2 egne workshops i samarbeid med ungdomsskole og videregående skole med mål om å utvikle arrangementer og konsepter som er attraktive for ungdom, og som stimulerer til engasjement for lokalmiljøet og forretningsutviklingen lokalt. September 2011: Workshops for å få opp ideer fra ungdom og unge voksne. (50 timer) Oktober 2011: Workshops for å teste ut konseptene mot ungdom og unge voksne. (50 timer) Resultater for HA2: 7

8 Økt engasjement og involvering fra ungdommen i fbm. arrangementer Minimum å utvikle 1 del-arrangement i fbm. vinterhelg som er rettet mot ungdom. HA 3) Sponsorinnhenting til test-arrangement: I forbindelse med konseptutviklingen for test av "vinterhelgen" vil det være viktig å sette av nok tid til å jobbe frem et godt sponsorgrunnlag. Det er vanskelig å estimere tidsbruken for denne posten, men vi har estimert 100 timer for å skaffe to hovedsponsorer til dette arrangementet. I tillegg vil det ligge en understruktur for ytterligere partnere/finansieringen, men det anser vi ikke ligger innenfor utviklingsarbeidet, men som en del av selve test arrangementet. 1) September- oktober 2011: Definere hvilke verdier vi ønsker inn i arrangementet fra en hovedsponsor, og definere hvilke verdier vi kan gi en hovedpartner i henhold til sponsorstrategi. Sortering av relevante sponsorer i henhold til verdigrunnlag, målgrupper og ønsket posisjonering for arrangementet (40 timer). 2) Oktober 2011: Første kontakt mot ca. 20 aktuelle sponsorer for å avdekke deres behov og ønsker (ca. 10 timer). Møter med ca. 10 av disse sponsorene (40 timer). 3) November 2011: Ytterligere oppfølgning mot ca. 5 av disse før vi forhåpentligvis lander kontrakt med 2 hovedsponsorer (20 timer). Resultater for HA3 sponsorinnhenting : Verdidokument og prospektliste for hovedpartnere kontrakter for hovedpartnere til test-arrangement 3. Rammer Overordnede rammer for prosjektet er gitt som: Tidsramme: Kostnadsramme: Kr

9 4. Kostnadsoverslag og finansieringsplan Budsjett Kostnadsart (Hovedposter) NOK BFK N og U Egenkapital Egeninnsats Prosjekt administrasjon, prosjekt oppfølging/ledelse HA HA HA HA HA Slutt rapport Møtekost Styringsgruppe SUM SUM Det er beregnet kr 500 pr/t for prosjektleder gruppen, altså alle forskjellige innleide godtgjøres med kr 500 pr time. Det er avsatt mange timer, men det er nødvendig å innhente flere typer kompetanse, og ansettelse av en prosjektleder som driver frem hele prosjektet er vurdert ikke å være realistisk, rett og slett fordi det neppe er mulig å finne en person som besitter all nødvendig kompetanse og kunnskap. Nærmere beskrivelse av planlagte benyttede ressurspersoner som tenkes leid inn i prosjektet finnes i avsnitt 6.1. Det er planlagt at deler av ansvarlig prosjektleders lønn defineres som egeninnsats fra hennes arbeidsgiver, Nore og Uvdal Næringsselskap, da prosjektet berører oppgaver som uansett er viktig for å styrke destinasjon Uvdal. Egenkapital er innbetalinger fra lokale bedrifter som står bak prosjektet. 5. Omfang og avgrensing Oppgaver som skal gjennomføres i forprosjektet: 1) Konseptutvikle arrangement som kan gjennomføres i Nore og Uvdal og samarbeidende områder med stor grad av involvering fra ungdom. 2) Gjennomføre test-arrangement og test på sponsorinnhenting. 9

10 6. Organisering Prosjekteier har et tett samarbeid med næringsdrivende i området. Dette for å kunne sikre et bredt og best mulig forankret prosjektet. 6.1 Prosjektledelse Prosjektansvarlig (PA): Leder av styringsgruppen Prosjektkoordinator (PL): Ansvarlig prosjektkoordinator vil være Kristin Helgerud, turistsjef for Destinasjon Uvdal. Det vil være nødvendig å innhente forskjellig typer kompetanse på de forskjellige hovedarbeidsområdene (HA), det vil derfor være et team som arbeider sammen. 6.2 Øvrige roller Prosjektets eier: Styringsgruppe: Nore og Uvdal Næringsselskap v/ Turistkontoret for Destinasjon Uvdal Nedsettes av prosjekteier og prosjektkoordinator Referansegruppe: Sammensatt av personer som er genuint interessert og har kompetanse på næringsutvikling, reiseliv og arrangement, samt personer som har kjennskap til kulturen i Numedal. 7. Beslutningspunkter, oppfølging 7.1 Beslutningspunkter 1) Oppstart av prosjekt finansiering i henhold til budsjett 2) Avslutning av prosjekt 7.2 Oppfølging Dersom dette prosjektet lykkes med utviklingen av vinterarrangement i Nore og Uvdal er det naturlig å tenke seg oppfølgende prosjekt som arbeider på liknende måte med; 1) Utvikling av sommerarrangementer kanskje i hele Numedal 2) Utforming av brukermanual for bærekraftig arrangementsutvikling 3) Evt. oppfølgende prosjekt bør avklare om det er nødvendig med et fast arrangementskontor for destinasjonen/regionen. 10

11 8. Risikoanalyse og kvalitetssikring 8.1 Kritiske suksessfaktorer Engasjement blant samarbeidsaktører. Forankring av målsetningene Tilstrekkelig lokalt engasjement synliggjort ved vilje til å reise egenkapital til prosjektet 8.2 Kvalitetssikring 1) Kvalitetskriterier: 2) Planverket 3) Godkjent planverk (prosjektdirektiv, milepælplaner, prosjektansvarskart) 4) Faglig innhold i planene. 5) Nøyaktighet i tidsplanene. Om definerte milepæler blir nådd til planlagt tidspunkt. 6) Om faktisk ressursbruk stemmer med antatt ressursbruk 7) Nøyaktighet i arbeidsfordelingen Om ansvars- og arbeidsfordelingen blir som planlagt på ansvarskartet. 8) Om ambisjonsnivået har ligget fast. Om prosjektet har økt eller minket i omfang, og om endringene eventuelt har vært planlagt og ført til reviderte planer. 9) Statusrapportene. PL rapporterer hver annen mnd. til PA. Om det er rapportert så hyppig som avtalt, og om det faglige innholdet i statusrapportene har vært tilfredsstillende. 10) Korrigerende tiltak. Om prosjektleder har foreslått tiltak ved avvik fra planene, og om forslagene har vært realistiske og konstruktive. 11