Arrangementsnettverk Elverum søknad om støtte til forprosjekt. Nytt vedtak i saken

Transkript

1 Saknr. 14/ Saksbehandler: Turid Lie Arrangementsnettverk Elverum søknad om støtte til forprosjekt. Nytt vedtak i saken Innstilling til vedtak: Vedtak i sak 275/14 fra oppheves grunnet feil i ordlyd. Nytt vedtak: Fylkesrådet finner at forprosjektet Arrangementsnettverk Elverumregionen er forenlig med gjeldende Samarbeidsprogram for Hedmark og Regional plan for opplevelsesnæringer i Hedmark Fylkesrådet bevilger Elverum kommune v/næringssjefen, Storgata 18, 2418 Elverum, et tilskudd inntil kr ,- over regionale utviklingsmidler budsjettpost tjeneste 6510, til gjennomføring av prosjektet. Tilskuddet gjelder for prosjektperioden Tilskuddet utgjør 50 % av prosjektets godkjente kostnader. Generelle vilkår for prosjektet vil fremgå av tilsagnsbrevet. Særskilte vilkår: Det forutsettes at det innenfor prosjektet jobbes regionalt med flere kommuner og at representanter fra alle samarbeidende kommuner inviteres inn i styringsgruppa. Vedlegg: Justert søknad m/vedlegg fra Elverum kommune om støtte til forprosjekt Arrangementsnettverk i Elverumregionen mottatt Hamar,

2 Per-Gunnar Sveen fylkesrådsleder Dette dokumentet er elektronisk godkjent.

3 Saksutredning Arrangementsnettverk Elverum - forprosjekt. Nytt vedtak Hjemmel/referanse for saken Fylkesrådets vedtakskompetanse er hjemlet i FT-sak 95/11. Innledning og bakgrunn Elverum kommune v/ næringssjef Anne Vigdis Ellingsen søker Hedmark fylkeskommune om kr av et totalbudsjett på kr til forprosjektet Arrangementsnettverk i Elverumregionen. Prosjektet søkes støttet over programkategori Nettverk og klyngeutvikling. Søknaden ble opprinnelig behandlet og vedtatt av fylkesrådet i møte 8. desember Saken ble imidlertid fremmet med feil ordlyd i vedtaket hvor tilsagnsbeløpet var blitt galt. Saken fremmes derfor på nytt med endret tilsagnsbeløp. Det er ellers ikke gjort noen endringer i selve saken. Elverum kommune fikk våren 2014, etter søknad, tilsagn om tilskudd inntil kr til en forstudie til samme prosjekt (FRAD-sak 145/14). Søker har i etterkant valgt å frasi seg dette tilskuddet, og har finansiert forstudien over egne midler. Saksopplysninger fakta Elverumregionen har mange små og store arrangementer i løpet av ett år fordelt på mange arrangører. Det er et stort potensial i å få til et bedre samarbeid mellom aktørene innenfor besøksnæringene (her definert som handel, reiseliv, idrett og kultur) i regionen. Besøksnæringen har vokst som en følge av de mange arrangementene, og er en betydelig andel av det totale næringslivet i regionen. Bedre og smartere samarbeid vil være med å styrke besøksnæringene ytterligere og øke verdiskapingen. Det ble i perioden juni-august 2014 gjennomført en forstudie med hensikt å avdekke interessen blant aktuelle aktører for å delta i et arrangementsnettverk. Forstudien ble gjennomført først og fremst med tanke på aktører i Elverum, men det ble også opprettet kontakt med Våler (Vålerbana) og Åmot (Birkebeinerarrangementene). Rundt 30 aktører har vist interesse for nettverket, og en ønsker nå å ta arbeidet videre i et forprosjekt. Forprosjektet skal klargjøre hvordan aktørene i besøksnæringene kan samarbeid og utnytte hverandre og arrangementene bedre for å få til større, bedre og mer lønnsomme arrangement og derigjennom økt verdiskaping i lokalsamfunnet. En vil i forprosjektet utvikle et nettverk mellom aktørene inne besøksnæringene. En ønsker også å få på plass flere produsenter og leverandører av lokalmat. Gjennom bedre samarbeid mellom de ulike aktører ser søker for seg å kunne oppnå større/bedre arrangement, nye arrangement, felles logistikkløsninger, felles salgs- og markedskanaler, tilgang på et stort nettverk, sponsorer, frivillige osv.

4 Prosjektet vil jobbe med fire hovedtema: 1. Konseptutvikling, økt samarbeid under arrangementer, årshjul: Bedre samarbeid mellom handelsnæringen, overnatting- og servicebedrifter, aktivitetsleverandører og arrangører for å utnytte hverandre under arrangement. Utvikling av et funksjonelt årshjul er en del av arbeidet. 2. Logistikk, frivillige, kompetanseheving: God logistikk og tilstrekkelig med frivillige er to viktige forutsetninger for at større arrangementer skal kunne gjennomføres. Det skal lages en utstyrsoversikt og se på mulige fellesløsninger for organisering av frivillige. Kompetanseheving av arrangører, samarbeidspartnere og frivillige er videre en viktig faktor å styrke planlegging og gjennomføring av arrangementer. 3. Lokalmat Å tilby mat som passer sammen med arrangementskonseptet er viktig for helheten. Det vil jobbes for å få flere til å satse på lokalmat, både som produsenter og leverandører, og utarbeide et markedskonsept for disse. En håper å kunne etablere et eget matnettverk som undernettverk av arrangementsnettverket. 4. Salg/booking, pakking, markedsføring, strategisk kommunikasjon Det er ønskelig å samle mest mulig salgbare tilbud på ett sted og utvikle attraktive pakkeløsninger. Det vil vurderes om det er aktuelt med felles markedsaktivitet og det vil være fokus på strategisk kommunikasjon og merkevarebygging. Mål for prosjektet 1. Etablere et arrangementsnettverk med deltakere 2. Økt verdiskaping i besøksnæringene 3. Gjøre Elverumregionen attraktiv som arrangementsregion 4. Skape grobunn for flere arrangementer 5. Få fram flere produsenter og leverandører av lokalmat Målgruppe Arrangører innen kultur, idrett, reiseliv, arrangement og handel Bosatte i regionen Besøkende utenfra både nasjonalt og internasjonalt Bedrifter i regionen Aktiviteter/tidsplan* Utlyse stilling, intervjue og ansette prosjektleder(e) innen1. januar -15 Gjennomføre en inspirasjonskveld for lokalmatnettverket i oktober -14 Studietur til Inderøya eller annet sted for lokalmatnettverket i november/desember - 14 Gjennomføre en inspirasjonskveld for arrangementsnettverket i november med innleid foredragsholder som kan dele erfaringer og gode tanker om samarbeid -14 Gjennomføre arbeidsmøter i alle fire gruppene månedlig fra november -14 Kompetanseheving/kurs gjennom føres i februar/mars/april -15

5 (*Det vil bli forskyvning i tidsplanen i forhold til oppsatt plan da saken behandles seinere enn forutsatt) Resultat Arrangementsnettverk Elverumregionen etableres Konkret samarbeid mellom flere aktører Utviklet et funksjonelt årshjul til intern og ekstern bruk Felles salgs- og bookingløsninger Utvikle salgbare pakker Enighet om felles strategisk kommunikasjon En god oversikt over utstyr, materiell, kompetanse, arenaer, overnatting etc Etablert et lokalmat-nettverk under arrangementsnettverket Effekter Arrangementsnettverket etableres med en funksjonell forretningsmodell Det lages en prosjektplan for et hovedprosjekt Økonomi Budsjett Administrasjonskostnader/ kontorhold Prosjektleder 7 mnd Fellesstand for lokalmatnettverket Kjørekostnader Kompetanseheving/kurs Konseptutvikling/marked Møtekostnader Studietur Sum Finansieringsplan Egenandel deltakere (275 t à kr.400) Egenkapital deltakere Elverum kommune Elverumregionens næringsutvikling Hedmark fylkeskommune Sum Søker har, etter at søknaden ble skrevet, vært i kontakt med prosjektleder for temasatsingen innenfor opplevelsesnæringer (lokalisert til IN), og fått nyttige innspill som kan føre til noen endringer/ utvidelse av prosjektet. Blant annet er det diskutert hvordan de kan jobbe smartere med nettverket, og muligheter i å se arrangementsturisme som fyrtårn for andre produkter. Vurderinger En nærmere samordning mellom de mange ulike arrangement som gjennomføres i Elverumregionen i løpet av ett år synes fornuftig. Framfor å se på mulige nye arrangement, vil fylkesrådet imidlertid

6 anbefale at prosjektet har fokus på de arrangementer som allerede eksisterer i regionen for å gjøre disse enda bedre og mer lønnsomme. Det er videre positivt at en i dette arbeidet vil trekke inn aktører som ikke er direkte involvert i de enkelte arrangementet, som for eksempel reiselivsnæringa og handelsstanden, for slik å få en bedre koordinering mellom de ulike næringer. Bedre samordning vurderes på sikt å kunne bidra til økt verdiskaping. Det er positivt at prosjektet allerede har hatt kontakt med prosjektleder for «Temabasert produktutvikling» (lokalisert til IN Hedmark), og at en gjennom dette har sett nye muligheter som kan bidra til ytterligere verdiskaping. Fylkesrådet vil også anbefale at prosjektet ser på hvordan andre har løst liknede problemstillinger. Som eksempel nevnes Hamar som har gjennomført en større samordning av arrangementer gjennom Juni-Hamar. Videre har Grue kommune fått fylkeskommunal støtte til et liknende arbeid over kommunale prosjektmidler for økt attraktivitet 2013 (FRAD-sak 261/13). Prosjektet vurderes å støtte opp under handlingsprogrammet 2014(15) til Regional plan for opplevelsesnæringer i Hedmark , hvor satsing på utvikling av arrangement og samarbeid om konsept- og temautvikling i nettverk/klynger er to av strategiene under delmålet om å utvikle flere og mer attraktive opplevelser. Fylkesrådet ser også at arrangementsutvikling kan være et positivt bidrag når det gjelder å øke attraktiviteten til et område, og prosjektet vurderes derfor også å være i tråd med gjeldende Samarbeidsprogram for Hedmark og visjonen om befolkningsøkning i fylket. Det er en forutsetning at prosjektet fortsetter å involvere Våler og Åmot, og gjerne også andre kommuner i regionen, i sitt arbeid. Fylkesrådet mener videre at representanter fra disse kommunene bør inviteres inn i styringsgruppa. En forutsetning for tildeling av regionale utviklingsmidler er at støtten skal ha utløsende effekt. Fylkesrådet ser at forprosjektet muligens ikke vil la seg gjennomføre uten støtte fra fylkeskommunen. Siden søker bak prosjektet er en kommune og ikke et foretak, kommer for øvrig ikke EØS-reglene for offentlig støtte til anvendelse. Fylkesrådet vedtok i møte og støtte dette forprosjektet. Imidlertid var det ved en feiltakelse kommet inn galt støttebeløp i vedtaket, og fylkesrådet ønsker derfor å behandle saken på nytt. Konklusjon Vedtak av , hvor tilskuddsbeløpet var blitt feil, oppheves, og saken fremmes på nytt slik at innstilling til vedtak og tilskuddsbeløp er i samsvar med vurderinger/konklusjon. Fylkesrådet går inn for å støtte prosjektet med det omsøkte beløp på kr , tilsvarende 50 % av totale kostnader. Midlene dekkes over budsjettpost regionale utviklingsmidler. Det forutsettes at det innenfor prosjektet jobbes regionalt med flere kommuner og at representanter fra alle samarbeidende kommuner inviteres inn i styringsgruppa.