DIFI VEILEDNING I BRUK AV AVANT

Transkript

1 Dokument type Veiledning Versjon 2.4 DIFI VEILEDNING I BRUK AV AVANT WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDER- UNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR

2 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR INNHOLD 1. Innlogging i systemet 1 2. Velge språk 2 3. Redigere spørreskjema Spørsmål skal ha positiv retning Korrigere spørreskjema 5 4. Redigere enheter Oppbygging av organisasjons/rapportstruktur Ledergrupper Opprette enheter 6 5. Administrere respondenter og undersøkelse Viktig om anonymitet Importer respondenter Skriv distribusjons-e-post (invitasjon til undersøkelsen) Sende ut undersøkelsen E-post håndtering (returmeldinger) Følg status (svarprosent) Skriv påminnelses-e-post Send ut påminnelse Stenge undersøkelse Opprette tidsplan for utsendelse Lag rapporter Øvrige funksjoner Rediger Banner (virksomhetens logo i spørreskjema) Rediger avslutningsdokument Analysér data i SurveyXact Bistand fra Rambøll Prosess/prosjektbistand Analyser og rapportering Etterprosess/oppfølging 23

3 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR 1 1. INNLOGGING I SYSTEMET Gå til Internettsiden og skriv inn det brukernavnet og passordet du har fått oppgitt. Klikk OK. Du kommer så til undersøkelsens meny, hvor du kan: 1. Redigere spørreskjema 2. Redigere enheter 3. Administrere respondenter og undersøkelse 4. Lage rapporter

4 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR 2 2. VELGE SPRÅK Før man starter å administrere undersøkelsen må man avgjøre hvilke(t) språk undersøkelsen skal gjennomføres på. Per har en mulighet til å benytte samisk og nynorsk, i tillegg til norsk og engelsk som ligger inne fra før. Det er viktig at man avgjør hvilket språk man vil benytte FØR man går i gang med å redigere spørreskjema og definere enheter. Dersom en bestemmer seg og tilføyer et språk ETTER at redigering av skjema og definisjon av enheter er fullført vil dette medføre problemer i forhold til datainnsamling og rapportering. Viktig: Dersom man velger å ha med et språk skal enheter og egendefinerte spørsmål angis på dette språket. Når du har bestemt deg for språk gjør du følgende: Klikk på linken 3. Administrere respondenter og undersøkelse (SurveyXact). I fanen Spørreskjema vil du se de fire språkmulighetene i menyen til høyre: De(t) språk(et) du ikke ønsker å ha med i undersøkelsen skal du fjerne. Det gjør du ved å trykke på den lille pilen ved siden av navnet på språket, da vil en liten meny komme til syne. Her velger du slett. Merk at du ikke bør fjerne norsk som standardspråk. Dersom du ved et uhell sletter et språk etter at du har fylt ut egendefinerte spørsmål og definert enheter på dette språket kan du bare tilføye det på nytt igjen uten at det du har lagret går tapt. Dette gjør du ved å trykke på legg til språk og søke opp og velge det aktuelle språket. Nå kan du gå i gang med å administrere undersøkelsen. NB! Dersom du før har fått brukertilgang og startet med å bearbeide undersøkelsen (definering av enheter og spørreskjema) og nå ønsker å tilføye samisk og/eller nynorsk skal du gjøre følgende: 1) Klikk på Rediger spørreskjema i AVANT 2) På siden med selve skjemaet skal du klikke på OK i bunnen (dette sikrer at det gamle skjema oppdateres til en ny versjon hvor tekstene på nynorsk og samisk er med) 3) Tilføy/slett språk(et) i SurveyXact 4) Klikk igjen på Rediger spørreskjema i AVANT, og det vil nå være mulig å skifte mellom de nye språkene. Husk at alle språkversjoner skal være identiske og at egendefinerte spørsmål må legges inn på de respektive språk.

5 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR 3 Ta gjerne kontakt med oss i Rambøll dersom du har spørsmål knyttet til dette. Kontaktinformasjon finner du på 3. REDIGERE SPØRRESKJEMA Klikk på linken 1. Rediger spørreskjema i menyen. Start med den norske versjonen av skjema og marker de spørsmålene du ønsker å ha med i undersøkelsen. NB. Gjennomgående i hele undersøkelsen er det grad av enighet/uenighet i påstander som skal besvares. Begrepene spørsmål og påstander brukes om hverandre i denne veilederen. I AVANT er det fire grupper av spørsmål: - Valgfrie bakgrunnsspørsmål, som kjønn og alder etc. - Obligatoriske spørsmål er spørsmål som må være med i undersøkelsen (kan ikke velges bort). - Valgfrie spørsmål er spørsmål som er formulert på forhånd og inkludert i spørreskjemaets temaer, men som man selv velger om man vil ha med i undersøkelsen eller ikke. - Spørsmål fra egen organisasjon er spørsmål som man fritt formulerer selv. Det er mulig å inkludere inntil 10 lokale spørsmål. De spørsmålene du ønsker at ha med i undersøkelsen skal ha en -markering. De spørsmålene du ikke ønsker å inkludere skal ikke ha noen markering. Vær oppmerksom på at -markeringen ikke kan fjernes i de obligatoriske spørsmålene, men vises i lysegrått. Som utgangspunkt er alle bakgrunnsspørsmål valgt automatisk. Dersom man ikke ønsker å ha med et eller flere av disse fjerner man simpelthen markeringen. Valgfrie spørsmål og spørsmål fra egen organisasjon må velges aktivt for å bli inkludert.

6 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR 4 Det er mulig for respondenter å besvare AVANT spørreskjemaet på engelsk, nynorsk eller samisk, avhengig av hva du har valgt. Når du har gjennomført redigering av skjema på norsk (og trykket OK for å lagre dette) vil de andre språkversjonene av skjemaet automatisk være identiske for alle spørsmål UNN- TATT de egendefinerte spørsmålene. Egendefinerte spørsmål må derfor angis på de respektive språk. Du skifter mellom ulike språkversjoner ved å trykke på knappene Endre til. Spørsmål til egen organisasjon legger man til ved å skrive inn spørsmålsformuleringen manuelt (se under). Det er mulig å inkludere opp til 10 slike spørsmål. Har du ikke satt inn noe tekst i en boks vil spørsmålet automatisk deaktiveres. Når du har lagt til egendefinerte spørsmål på for eksempel nynorsk skal du påse å trykke OK i bunnen av skjema. Da sikrer du at spørsmålet er lagret før du endrer til en annen språkversjon. Endrer du til en annen språkversjon FØR du trykker OK risikerer du å miste spørsmålsformuleringen på nynorsk. 3.1 Spørsmål skal ha positiv retning Spørsmålene fra egen organisasjon må formuleres som påstander, som passer til en 5-punktsskala (Helt uenig Helt enig). På samme måte som resten av spørsmålene / påstandene i undersøkelsen skal påstandene ha en positiv retning, dvs. at svarene Enig eller Helt enig er uttrykk for noe godt (eksempel: I min avdeling er det et godt samhold). Spørsmål med en negativ retning (eksempel: I min avdeling er det dårlig samhold) vil ødelegge beregningen av gjennomsnittene, og må derfor ikke inngå i undersøkelsen.

7 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR 5 Når du har skrevet inn et egendefinert spørsmål på et språk skal du trykke OK. Klikker man ikke OK etter man har skrevet inn spørsmål på for eksempel samisk (og skifter til engelsk) så mister man de samiske spørsmålene. Vær derfor oppmerksom på at en bør trykke OK flere ganger underveis i redigeringen, i alle språkversjoner der egendefinerte spørsmål er lagt til. Spørreskjemaet vil nå være klart til bruk. 3.2 Korrigere spørreskjema Dersom du på et senere tidspunkt, innen datainnsamlingen er startet, ønsker å endre valgte spørsmål, klikker du igjen på 1. Rediger spørreskjema i menyen og foretar ønskede endringer. Husk også å oppdatere endringer på alle språk dersom dette er aktuelt. Bemerk at det kan skape metodiske problemer hvis du endrer på spørreskjemaet etter at datainnsamlingen er startet. Derfor anbefaler Rambøll å unngå dette. 4. REDIGERE ENHETER For å få avdelings- eller enhetsrapporter, må medarbeiderne i organisasjonen deles inn i enheter (divisjon, avdeling, team osv.). Etter at undersøkelsen er gjennomført genereres det én rapport for hver enhet (såfremt minimum 5 ansatte i enheten har besvart undersøkelsen i den aktuelle enheten), og en samlet totalrapport for hele organisasjonen på de språk som er valgt. Når man skal opprette enheter i AVANT, anbefales det at man tar støtte i et personalsystem (dersom virksomheten har det) eller annen informasjon som gir deg et godt overblikk over virksomhetens organisasjonsstruktur. Det lønner deg å arbeide systematisk, og sikre at alle enheter som skal ha en egen rapport blir opprettet. Anse opprettelse av enheter som en slags rapportbestilling. 4.1 Oppbygging av organisasjons/rapportstruktur I AVANT er det kun mulig med en lineær oppbygging av organisasjonsstrukturen. Man kan altså ikke bygge et hierarki med underliggende enheter. Eksempel: Dersom man har en virksomhet som består av fire avdelinger som igjen har en eller flere underliggende enheter, så vil man ikke kunne opprette (få rapporter på) både avdelingene og enhetene. Man må ta stilling til om man vil ha rapporter på enten avdelingsnivå, eller enhetsnivå. Se under: Enten slik: Virksomheten totalt Avdeling 1 Avdeling 2 Avdeling 3 Avdeling 4 Ledergruppe Eller slik: Virksomheten totalt Enhet 1 Enhet 2 Enhet 3

8 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR 6 Enhet 4 Enhet 5 Etc. Ikke slik: Virksomheten totalt Avdeling 1 Avdeling 2 Enhet 1 Enhet 2 Enhet 3 Enhet 4 Enhet 5 Dersom man oppretter enheter på enhetsnivå i AVANT, så kan avdelingsrapporter (eller andre sammensatte ekstrarapporter) bestilles av Rambøll i etterkant av undersøkelsen. Se kapittel 8 for beskrivelse og kontaktinformasjon. 4.2 Ledergrupper Man må også huske å opprette ledergrupper som egne enheter. Hvis man ikke gjør det, og i stedet plasserer lederen i avdelingen han eller hun er leder for, så vil lederen evaluere seg selv på spørsmålene om nærmeste leder. Det er ikke ønskelig. I ledergruppene vil lederne legges inn som respondenter og man vil således få ledernes evaluering av sin nærmeste leder. Hvor mange ledergrupper man har behov for å opprette varierer avhengig av virksomhetens størrelse og struktur. Se under: Virksomheten totalt Avdeling 1 Avdeling 2 Avdeling 3 Avdeling 4 Ledergruppe (består av lederne for Avd. 1-4) 4.3 Opprette enheter Klikk på linken 2. Rediger enheter i menyen. Som utgangspunkt er det ikke lagt til noen enheter. Klikk på Legg til enhet for å opprette/legge til en enhet. Angi enhetens navn og klikk OK for å lagre. Enhetens navn skal oppgis på alle språk som er inkludert i undersøkelsen. NO = norsk bokmål, EN = engelsk, SE = samisk, NN= nynorsk. (Husk å benytte unike enhetsnavn, slik at man lett kan skille rapporter fra hverandre.)

9 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR 7 Enheten blir så lagt til i listen over enheter. Alle enheter som opprettes vil fremgå av denne listen, som vil vises på norsk. Hver enhet som opprettes vil få et automatisk løpenummer (ID). (Dette ID nummeret er sentralt når man senere skal laste inn respondenter). Dersom du har behov for å redigere enhetene innen datainnsamlingen har startet, klikker du igjen på 2. Rediger enheter i menyen. For å redigere enhetsnavn, eller slette en enhet, klikker du på ikonene til høyre for enhetens navn. Husk å redigere alle eventuelle språkversjoner. Når du er ferdig med å definere/legge til enheter klikker du på Ferdig med redigering. Bemerk at det kan skape problemer i forhold til rapporteringen hvis du endrer på enhetene etter at du har lastet inn respondenter, samt etter at datainnsamlingen er startet. Derfor anbefaler Rambøll at man unngår dette. I tillegg skal man unngå å legge til et språk etter at enhetene er definert. Velg alltid språk først!

10 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR 8 5. ADMINISTRERE RESPONDENTER OG UNDER- SØKELSE De opprettede enhetene skal nå fylles med medarbeidere. Administrasjonen av respondenter og gjennomføring av datainnsamlingen foregår i survey-systemet SurveyXact. AVANT tar deg automatisk til SurveyXact når man klikker på 3. Administrere respondenter og undersøkelse (SurveyXact). VIKTIG: Du skal ikke redigere spørreskjemaet i SurveyXact. Gjør du dette kan du risikere at rapporter ikke kan genereres. Gjør derfor denne jobben ferdig i AVANT via link 1. Rediger spørreskjema. 5.1 Viktig om anonymitet At medarbeideres anonymitet er ivaretatt ved gjennomføring av medarbeiderundersøkelser er svært viktig. En medarbeiderundersøkelse skal alltid være anonym! At medarbeidere har tillit til at deres besvarelse anonymiseres, er et sentralt suksesskriterium for en vellykket undersøkelse. Når du som administrator arbeider med forberedelsen av undersøkelsen er det naturlig at du arbeider med identifiserbare respondentdata, men etter at undersøkelsen er gjennomført er det ikke mulig for administrator å avgjøre hvilke respondenter som har avgitt hvilke svar. Informasjon om respondentene som kan avsløre respondentens identitet (e-post, navn) vil ikke være tilgjengelige i analysen/rapportene. Når virksomheten selv er ansvarlig for gjennomføringen av medarbeiderundersøkelsen (som ved bruk av AVANT), er det viktig å presisere overfor organisasjonen at administratoren av målingen ikke kan se hva hver enkelt respondent har svart. Det er også viktig å presisere at en enhet kun får en rapport dersom det er minimum 5 respondenter som har besvart undersøkelsen. Dersom det er 5 respondenter i en rapport, vil enkeltspørsmål kunne bli utelatt fra rapporteringen dersom noen har svart vet ikke, da hvert spørsmål krever 5 gyldige svar for å bli vist i rapporten. I rapportene som genereres vil ikke resultater bli nedbrutt på bakgrunnsvariabler (eks kjønn og alder) med mindre det er minimum 30 besvarelser i enheten. Videre vil det bli vist tomme celler dersom det er færre enn 5 besvarelser i en gruppe (for eksempel hvis det bare er 2 menn som har svart på et spørsmål i en enhet). Nedbrytning på bakgrunnsinformasjon krever derfor en viss variasjon. Dette står forklart i leseveiledningen til rapportene som du finner i AVANT portalen.

11 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR Importer respondenter Respondenter skal nå importeres inn i de opprettede enhetene. Klikk på 3. Administrere respondenter og undersøkelse (SurveyXact) for å gå til SurveyXact. Klikk så på fanebladet Datainnsamling, hvis det ikke allerede er aktivt. Respondenter importeres samlet fra en kommaseparert fil (CSV), som kan lages i bl.a. Excel. I SurveyXact kan du hente en mal som forteller deg hvordan respondentfilen skal bygges opp. Start med å føre musen over Opprett og klikk på Importer i nedtrekksmenyen. Klikk deretter på Hent mal for CSV-fil Du kan lagre eller åpne CSV-filen. Neste figur viser filen åpnet i Excel.

12 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR 10 TIPS: I mange tilfeller vil det være til hjelp å hente ut informasjon om ansatte (respondentdata) fra personalsystem/registre. De fleste slike systemer har en eksportfunksjon, som gjør at respondentdata kan hentes ut i Excel filer. Informasjonen fra personalsystemer vil kunne justeres og benyttes (i noen tilfeller klippes og limes inn i enkelte kolonner) i AVANT- malen. AVANT- filen inneholder 8 kolonner. Alle felter skal fylles ut. I SurveyXact er det angitt en beskrivelse av hvordan strukturen på filen skal være. lang står for språk. Her skal det angis om respondenten skal besvare på norsk, engelsk, samisk eller nynorsk. Som standard kan det være lurt å legge inn angivelsen 2, som står for norsk språk, her. Ansatte som ønsker å besvare på et annet språk kan velge disse ved å klikke på English -knappen eller tilsvarende for nynorsk/ samisk som er synlig når de logger inn i undersøkelsen for å besvare. Dersom du har god oversikt over hvilke ansatte som skal besvare på engelsk, kan du selvsagt legge inn tallet 3 for engelsk språk, slik at engelskspråklige respondenter får engelsk språk automatisk. Tilsvarende kan 4 eller 5 legges til for henholdsvis samisk og nynorsk. Dersom du definerer hvilket språk respondenten skal få automatisk må du imidlertid være oppmerksom på at distribusjons-e-posten må skrives på de respektive språk. Les mer om dette nedenfor.

13 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR 11 distr-variablene angir hvordan undersøkelsen skal distribueres. AVANT- undersøkelsen gjennomføres kun via e-post, og det skal derfor være 1 ere for alle respondenter i distr_1 og 0 i distr_2 og distr_3. Respondentenes e-post angis i kolonnen . Det kan være en god idé å ha et unikt ID og/eller navn på respondentene. Dette kan angis i kolonnen id (skal være unikt og numerisk). Man kan benytte seg av ansattnummer, evt. velge et tilfeldig nummer. I kolonnen navn angis den ansattes navn. Til sist, under kolonnen enhet angis en nummerisk verdi for den enheten som respondentene tilhører. Her må man tilbake til oversikten man fikk når man opprettet enheter i AVANT (se kapittel 4.3). Hver enhet fikk et unikt ID nummer da den ble opprettet, og det er dette nummeret du skal benytte for å fortelle systemet hvilken enhet den ansatte tilhører. For eksempel skal respondenter i 1 Kontor gis verdien 1 i kolonnen for enhet. TIPS: Skriv ut skjermbildet som viser oversikten over enhetsnavn og ID nummer for enheten. Da kan du ha dette som støtte når du jobber med filen. Når filen er komplett, lagres den som Unicode text (*.txt) eller CSV (comma delimited) (*.csv). Vær oppmerksom på filnavnene kan variere mellom program, versjon og språk. Du kan nå laste opp den lagrede filen i SurveyXact ved å trykke på Browse og Importer.

14 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR 12 Dersom systemet ikke kan laste inn filen, er det fordi det f.eks mangler informasjon i enkelte kolonner. Se på filen igjen, avdekk feilen, og importer på ny. De importerte respondentene finner du nå i systemets respondentliste, og under kolonnen samlet status vil de være registrert som ny. Rediger respondent Hvis du ønsker å redigere opplysninger for en enkelt respondent (for eksempel e- postadresse), fører du pilen til 1. kolonne i listen og klikker på Egenskaper. Du får så se respondentens redigerbare bakgrunnsinformasjon. Først vil bildet for språkvalg komme opp.

15 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR 13 I neste bilde kommer de øvrige valgene. Klikk på X nederst i høyre hjørne for å lagre endringen. Slette en respondent Kryss av med en -markering for de respondentene du ønsker å slette. Før musen så til Rediger valgte og klikk på Slett. Du vil bli bedt om å bekrefte slettingen. Legge til en respondent Du kan enkelt legge til en respondent uten å måtte importere en hel fil. Gå til opprett og klikk på opprett ny respondent. Fyll så ut respondentens bakgrunnsinformasjon. Velg e-post, angi e-post, evt ID og språk, navn og enhet. Klikk på X nederst til høyre side for å lagre.

16 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR Skriv distribusjons-e-post (invitasjon til undersøkelsen) Før datainnsamlingen kan settes i gang må det utformes en e-posttekst for invitasjonen til undersøkelsen. Gå til Distribusjon, E-postmaler og klikk på Distribusjonsmelding. Det ligger en mal inne som forslag til distribusjonstekst i systemet. Juster denne og tilpass til den aktuelle virksomheten. Angi avsendernavn og emne. AVANT-systemet genererer selv en avsenderadresse, men du kan velge hva som skal stå først i denne adressen. Skriv selve innholdet i det store tekstfeltet. Her vil du finne et forslag på en tekst som kan redigeres. Som utgangspunkt skrives e-posten som plain text, men det kan endres til HTML ved å klikke på linken Skift til HTML, nederst på siden. Når man benytter HTML-koding får man mulighet til å velge ulike skrifttyper og størrelser etc. VIKTIG: <%MorpheusMailLink%>, som er den unike linken til selve spørreskjemaet for hver enkelt respondent, skal nevnes i teksten, ellers kan ikke e-posten lagres. Det er valgfritt hvor i teksten linken står.

17 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR 15 Fra menyen til høyre kan man velge å sette inn ytterligere informasjon i e-posten. Enhet kan for eksempel settes inn for å understreke for medarbeideren hvilken enhet vedkommende tilhører. Enhetslinken er knyttet til bakgrunnsinformasjonen som er angitt for hver medarbeider. Hører en medarbeider til i Administrasjonsavdelingen, er det dette enhetsnavnet som vises i vedkommendes e-post. Dersom du har definert alle respondentene med norsk språk (se import av respondentfil over) holder det å redigere den norske versjonen av distribusjons-eposten. Dersom det er behov for en engelsk, samisk eller nynorsk tekst, er det anbefalt å legge denne teksten under den norske teksten og for eksempel starte den norske teksten med this letter will follow in english eller tilsvarende på nynorsk og samisk. Respondenten velger så selv hvilket språk den vil svare på når den kommer inn i undersøkelsen. Har du imidlertid definert et annet språk enn norsk for en eller flere enheter som forklart over, må du fylle inn de respektive språkversjonene av distribusjons-e-posten. Dersom dette ikke gjøres vil de respondentene det gjelder motta en tom e-post. Klikk OK, når du er ferdig med å redigere. Du kan sende teksten til deg selv/andre for kontroll og redigere igjen ved behov. 5.4 Sende ut undersøkelsen For å distribuere undersøkelsen fører du musen over Distribusjon og klikker på Send e-post. Du får så tre valgmuligheter, og du skal velge den første som innebærer at du sender distribusjonsmelding til respondenter med distribusjonstype e-post, som ikke tidligere har mottatt invitasjonen. Klikk så på Neste. E-postteksten blir vist, og nederst angis det hvor mange respondenter e-posten sendes til. Kontroller gjerne at antallet stemmer overens med antall medarbeidere som skal være med i undersøkelsen. Hvis opplysningene er riktige, bekrefter du ditt valg ved å klikke på Send. Når e-posten er distribuert til respondentene (invitasjonen er sendt til dem), endres deres status fra Ny til Distribuert. Når en respondent starter sin besvarelse, endres status til Noen svar. Når en respondent har fullført sin besvarelse endres status til Gjennomført.

18 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR 16 TIPS: Før du starter undersøkelsen ved å sende e-post ut til alle respondenter, er det en god idé å opprette deg selv som testrespondent og først sende e-posten kun til deg selv som en test. Etter å ha opprettet testrespondenten, markeres respondenten med en -markering, og du fører musen over Distribusjon og klikker på Send e-post. Velg Distribusjonsmelding, klikk på Neste, og deretter på Send i neste vindu. Husk å slette din testrespondent før utsendelse av undersøkelsen! 5.5 E-post håndtering (returmeldinger) Når en medarbeiderundersøkelse sendes ut på e-post er det naturlig at automatiske fraværsmeldinger etc. kommer i retur til avsender. Under fanebladet Returmeldinger vil du finne slike e-poster. Her vil også eventuelle meldinger om at e-posten ikke har kommet frem vises. Funksjonen fungerer som en e-post innboks. For å åpne en e-post kan du enten dobbeltklikke på den eller føre musen over den lille pilen ved siden av respondentens e-postadresse. Her kan du så velge Vis returmelding. I denne menyen kan du også endre respondentens e- postadresse, slette respondenten (gi avkall på respondenten), markere e-posten som lest eller videresende den til deg selv eller en annen administrator i virksomheten. Du kan også gå direkte til den aktuelle respondenten for å oppdatere bakgrunnsinformasjon o.l. Under funksjonen Videresend kan du velge å videresende alle meldingene til målingsansvarliges innboks automatisk. Merk at den målingsansvarlige er den som er angitt som bruker av AVANT i din virksomhet. 5.6 Følg status (svarprosent) Du kan løpende følge undersøkelsens status ved å klikke på fanebladet Status. Hvis du ønsker status (svarprosent) oppdelt på enheter, klikker du på Vis detaljert status. Du kan også se svarfordelingen per registrerte enhet.

19 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR Skriv påminnelses-e-post Påminnelses-e-post opprettes på samme måte som distribusjons-e-posten. Se over. Det ligger en mal inne i systemet som forslag til tekst. Denne kan redigeres om ønskelig. Før pil til Distribusjon, E-postmaler og klikk på Påminnelsesmelding. Det kan være lurt å skrive Påminnelse: før teksten som er angitt i emnefeltet, slik at den skiller seg ut fra den opprinnelige invitasjonen. 5.8 Send ut påminnelse Påminnelsesmelding sendes ut på samme måte som distribusjonsmeldingen. Før musen over Distribusjon og klikk på Send e-post. Du skal heretter velge alternativ nummer 2 for å sende påminnelser til de respondentene som har mottatt distribusjonsmeldingen, men som ennå ikke har fullført sin besvarelse (dvs. de som ikke har besvart alle spørsmål i undersøkelsen). Systemet finner ut hvilke respondenter dette er automatisk. 5.9 Stenge undersøkelse Når du ønsker å stenge undersøkelsen (respondenter skal ikke lenger kunne besvare), klikker du på Steng for besvarelser i sidepanelet. Du må så bekrefte ditt valg. Du er nå ferdig med arbeidet med undersøkelsen i SurveyXact Opprette tidsplan for utsendelse Dersom det er ønskelig er det mulig å sette opp en tidsplan for distribusjon, påminnelse og stenging av undersøkelsen. Dette gjør man også i valg 3. Administrere respondenter og undersøkelse (SurveyXact). Dersom man oppretter en tidsplan vil de ovennevnte stegene foregå automatisk (utsendelse og stenging). MERK: Utforming av distribusjons- og påminnelses-e-post må gjøres uansett. I menyen til høyre i datainnsamlingsfanen klikker du på Opprett tidsplan. Videre defineres dato og klokkeslett for distribusjon, påminnelse og stenging. Det må være minimum en time fra man definerer distribusjon, til klokkeslett for distribusjonen angis. Tidsplanen kan også redigeres.

20 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR LAG RAPPORTER Når data er samlet inn og undersøkelsen er stengt vil man kunne hente ut rapportene. Klikk på linken 4. Lag rapporter i hovedmenyen. Nå starter rapportgenereringen, og tiden det tar er avhengig av antall enheter, respondenter og antall språk i undersøkelsen. Som regel vil det ta under 5 minutter å generere alle rapporter. Rapporter dannes alltid for alle språk som er med i undersøkelsen. Dersom du har samlet inn svar på for eksempel samisk, men ikke ønsker å generere rapporter på samisk, skal du fjerne språket fra undersøkelsen FØR du genererer rapporter. Dette gjør du i valg 3. Administrere respondenter og undersøkelse (SurveyXact), som beskrevet i kapittel 1. Når rapportgenereringen er ferdig kan man hente ut en samlet zip-fil med alle rapporter. Klikk på Last ned rapporter. For å kunne generere en rapport har Difi og Rambøll som nevnt satt en anonymitetsgrense på minimum 5 besvarelser per enhet for å kunne se et resultat. Dersom ikke alle rapporter kan genereres på grunn av for få svar, vises en feilmelding med forklaring. Husk også at resultater ikke vil bli delt opp på bakgrunnsspørsmål med mindre det er minimum 30 besvarelser i enheten. Videre må det være en viss variasjon.

21 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR 19 Dersom man ikke har angitt navn på en eller flere enheter på for eksempel samisk dersom dette språket er med i undersøkelsen vil ikke rapportene på samisk kunne genereres. Man vil i så tilfelle få en feilmelding med forklaring. Det er derfor veldig viktig å angi språk FØR man oppretter enheter, slik det ble beskrevet i kapittel 1. Alle genererte rapporter kan åpnes eller lagres. NB: Du kan hente ut rapporter på hvilket som helst tidspunkt i undersøkelsen. Rapportene vil alltid bli generert på bakgrunn av de data som er samlet inn på det tidspunktet du velger å lage rapporter. Det kan være spennende å ta en titt på resultatene underveis i undersøkelsen, men Rambøll anbefaler at du venter med dette til undersøkelsen er stengt og alle svar er samlet inn, slik at det ikke sås tvil om undersøkelsens anonymitet ut i organisasjonen.

22 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR ØVRIGE FUNKSJONER 7.1 Rediger Banner (virksomhetens logo i spørreskjema) Skjemaets logo går igjen på alle sider i online-spørreskjemaet som respondentene besvarer. Som utgangspunkt vises en DIFI-logo, men denne kan også endres til for eksempel organisasjonens egen logo. Gå inn i SurveyXact via meny-punkt 3. Klikk på fanebladet Spørreskjema. Før musen over Spørreskjemaer og klikk på Rediger banner. Marker logoen og klikk på ikonet vist under (upload image). I det vinduet som fremkommer klikker du så på Browse, og finner det bildet eller logoen du ønsker å laste opp. Klikk OK for å laste opp. Logoen bør være ca px høy og i en filstørrelse egnet til web. Når du er ferdig med å redigere banneret, klikker du på OK nederst til høyre.

23 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR Rediger avslutningsdokument Når undersøkelsen er stengt, får respondenter som forsøker å komme inn på egen link en standardbeskjed som takker for interessen, og informerer om at undersøkelsen er avsluttet. Det er mulig å redigere denne beskjeden. Gå inn i SurveyXact via meny-punkt 3. Klikk på fanebladet Datainnsamling. Klikk så på Rediger avslutningsdokument og rediger dokumentet.

24 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR Analysér data i SurveyXact Det er mulig å bruke SurveyXact til å utføre egne analyser på innsamlet data og eksportere resultatdata til andre programmer (for eksempel SPSS, SAS eller Excel). Merk: Dersom du velger å eksportere data fra eller analysere data i SurveyXact kan vi ikke lenger garantere for anonymitet slik dette ble beskrevet i avsnitt 5.1. Anonymitetsgrensene gjelder for de automatiske rapportene som genereres i Avant. Det er derfor du som administrator som har ansvar for å anonymisere eventuelle data som eksporteres fra/analyseres i SurveyXact. Gå inn i SurveyXact via meny-punkt 3. Klikk på fanebladet Analyse. Hva analysen kan brukes til, og hvordan den benyttes er beskrevet i SurveyXacts brukerhåndbok, som kan lastes ned via linken nederst til venstre. I brukerhåndboken til SurveyXact er analyser beskrevet fra side 211 og utover.

25 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR BISTAND FRA RAMBØLL Dersom din virksomhet ønsker å benytte AVANT, men er usikker på om dere har tilstrekkelig kapasitet til å gjøre jobben selv internt, eller har behov for bistand i forbindelse med gjennomføring, analyser og rapportering, eller trenger oppfølging av medarbeiderundersøkelsen, ta gjerne kontakt med oss i Rambøll direkte. Kontaktinformasjon og ytterliggere informasjon om AVANT finner du på Prosess/prosjektbistand Rambøll har en egen avdeling med konsulenter spesialisert på gjennomføring av medarbeiderundersøkelser, og vi bistår gjerne med: Veiledning i utforming av overordnet tids-, aktivitets- og prosessplanlegging Faglig prosessparring Bistand i informasjons/forankringsprosess Veiledning under utforming av invitasjons- og påminnelses e-post: Eks. kvalitetssikring av definisjoner av begreper som blir benyttet i undersøkelsen, retningslinjer og kommunikasjon vedrørende anonymitet etc. Bistand og kvalitetskontroll av egendefinerte spørsmål Sparring i forbindelse med opprettelse av enhet/rapporteringsstruktur Generell teknisk support ved bruk av AVANT 8.2 Analyser og rapportering Ekstra enhetsrapporter (enheter slås sammen til avdelinger/divisjoner osv, evt. store avdelinger deles opp i mindre enheter): AVANT legger kun til rette for en lineær rapportstruktur. Det kan derfor være behov for å slå sammen registrerte enheter til en eller flere overordnede rapporter på avdelings- eller divisjonsnivå. Rambøll kan utarbeide nye enhetsrapporter på ønskede enheter som ikke fremgår av enhetene registrert i AVANT. Kommentert hovedrapport: Rapporten har et strategisk hovedfokus og angir og kommenterer makrotrender for virksomheten totalt, samt på tvers av avdelinger og demografiske variabler. Rapporten presenterer relevante analyser og identifiserer særlige innsatsområder. Presentasjon av totalresultater: Presentasjon av totalresultat for virksomhetens ledelse og/eller ansatte. 8.3 Etterprosess/oppfølging Train the trainer: Rambøll kan gjennomføre train-the-trainer - workshops for interne HR/Personal- konsulenter og ledere. Formålet med workshopen er å gjøre organisasjonens interne ressurspersoner rustet til selv å arbeide med resultatene fra undersøkelsen, formidle funn/resultater ut i organisasjonen og i sine avdelinger og bistå i oppfølgingsarbeidet. Samlet resultatoversikt med resultater per enhet (Excel): En stor fellesoversikt over alle resultater i undersøkelsen for samtlige enheter i organisasjonen. Oversikten er meget nyttig for å få overblikk, se hovedtendenser og mønster, samt identifisere hvilke enheter som skiller seg positivt og negativt ut.

26 WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIG SEKTOR 24 Faglig sparring til personal avd. ved behov (eks. kritisk lave resultater osv): Faglig sparring og støtte til HR/personalavdeling i deres arbeid med oppfølging av resultater Oppfølgingsguide: Oppfølgingsguiden fungerer som en konstruktiv og handlingsorientert veiledning for ledernes oppfølgingsarbeid. Målgruppen for guiden er alle ledere som mottar en egen rapport og som har ansvar for å følge opp resultatene. Guiden vil kunne inneholde: - Introduksjon til undersøkelsen - bli kjent med AVANT og spørsmålsområdene! - Forklaring og beskrivelse av hvordan man skal lese og forstå rapportene fra AVANT - Tips til analyse og tolkning av resultater - Tips til hvordan man kan tilrettelegge gruppeprosesser ved resultatgjennomgang i egen enhet - Verktøy for å komme fra analyse til fokusområder og handlingstiltak Oppfølgingsguiden fungerer som en konstruktiv idékatalog, som støtter ledernes oppfølgingsarbeid. Hovedformålet er å få lederne til å komme inn i riktig mindset, og forstå at det er viktig at de håndterer prosessen på en god måte. Vi er opptatt av å kommunisere at det er hensiktmessig at det er et fokus på positive resultater og utvikling, fremfor å grave seg ned i dårlige resultater. Gjennom oppfølgingsguiden deler vi mange sentrale tanker knyttet til oppfølgingsarbeidet og våre kunder pleier å være meget fornøyd med veilederne vi utarbeider. At lederne får god hjelp til hvordan de skal arbeide med resultatene, er ofte nettopp det som gjør at lederne faktisk tar tak i oppfølgingsarbeidet, og gjør det på en god måte!