Express import-system

Transkript

1 Express import-system Enkel guide for mottakere

2 TNTs Express Import-system TNTs Express Import-system gjør det enkelt for deg å få dokumenter, pakker eller paller hentet fra 168 land. Du starter som mottaker av varene prosessen ved å legge inn en forespørsel om henting, sammen med informasjon om varene og avsenderen. Systemet vil deretter automatisk sende en e-post med en lenke som gir avsenderen øyeblikkelig tilgang til systemet. Etter å ha angitt størrelsen og vekten på varene som skal sendes, mottar avsenderen all nødvendig forsendelsesinformasjon via e-post, med instruksjoner for klargjøring av forsendelsen for henting. Systemet sørger også for at en TNT-sjåfør henter varene hos avsender og bringer dem til deg. Så enkelt er det. Slik virker Express Import-systemet: Mottaker ber om et pristilbud (valgfritt) Mottaker godtar pristilbud Mottaker legger inn en forespørsel Invitasjon sendes på e-post til avsender Avsender angir forsendelsesinformasjon Avsender mottar forsendelsesdokumenter Forsendelsen leveres til mottaker

3 1. Mottaker legger inn forespørsel Logg på systemet med brukernavn og passord, og klikk på Opprett ordre. Fyll ut feltene som angir informasjon om varene du vil ha hentet, og noe informasjon om avsenderen, inkludert en kontaktperson og en e-postadresse. Det er en god idé å oppgi en alternativ kontaktperson og e-postadresse, i tilfelle din primære kontakt ikke er tilstede. Opplysningene dine vil lagres, slik at du raskt kan repetere ordrer i fremtiden. Trykk på Repeter -knappen i skjermbildet Overvåk ordre, og endre informasjon fra din tidligere ordre.

4 2. Mottaker ber om pristilbud Fordi Express Import er tilgjengelig på et stort utvalg av TNTs tjenester fra tidsdefinerte tjenester til Economy Express har mottakeren kontroll over leveringstid og kostnader. Derfor har du mulighet til å få et pristilbud før varene sendes De som benytter systemet ofte og kjenner prisene, kan velge å hoppe over pristilbudsprosessen for å spare tid. Når du velger å innhente et pristilbud sendes det en e-post som viser prisen på alle tilgjengelige tjenester basert på forsendelsens størrelse og vekt (som angitt av avsenderen). Velg helt enkelt den tjenesten du ønsker. I det øyeblikk du gjør et valg, vil systemet sende all nødvendig forsendelsesdokumentasjon til avsender. Hvis du ikke ønsker å sjekke pris på forhånd, velger du helt enkelt den tjenesten du ønsker når du sender forespørselen. I dette tilfellet sender systemet dokumentasjonen til avsenderen umiddelbart etter at han eller hun har angitt forsendelsesinformasjonen. (Hvis størrelsen eller vekten på de forespurte varene ikke dekkes av den tjenesten du har valgt, vil du få en e-post som viser de tilgjengelige tjenestene, med spørsmål om å velge en annen tjeneste.)

5 3. Avsender mottar e-post på valgt språk x10 item Etter at du trykker Send på oversiktsskjermen, genererer Express Import-systemet en e-post som ber avsenderen klikke på en lenke og angi forsendelsesinformasjon. Avsenderen behøver ikke noe passord, PIN-kode eller kundenummer. Selv om han eller hun har et TNT kundenummer er tilgang til systemet kun mulig gjennom e-postinvitasjonen. Systemet lar deg velge språket på meldingen til avsenderen. Alle meldingene sendes på språket du velger, i tillegg til engelsk. Merk at teksten i Melding til avsender ikke vil oversettes til det valgte språket, men sendes slik du skriver den inn. Receiver Sender

6 4. Avsender angir forsendelsesinformasjon x10 Når avsenderen klikker på lenken i e-postinvitasjonen, vil han eller hun se at du har bedt om en forsendelse, og hvilke varer som må sendes. For å akseptere invitasjonen, angir avsenderen helt enkelt størrelse og vekt på varene. Avsenderen kan også avvise invitasjonen. Dette kan for eksempel hende dersom varene du ønsker ikke er på lager. Når en avsender avviser en invitasjon blir du øyeblikkelig varslet på e-post. 5. Mottaker godkjenner pristilbud x10 item Hvis du ba om et pristilbud, vil du motta en e-post med en lenke til pristilbudet. Tilbudet baseres på størrelsen og vekten som avsenderen anga. (Hvis størrelsen eller vekten på de forespurte varene ikke dekkes av den tjenesten du har valgt, vil det sendes en e-post som viser de tilgjengelige tjenestene, med spørsmål om å velge en annen tjeneste.)

7 6. Avsender legger inn forsendelsesinformasjon Når bookingen er fullført mottar avsenderen en e-post med instruksjoner for klargjøring av forsendelsen. Vedlagt til denne e-posten er: TNTs vilkår og betingelser fraktbrev handelsfaktura Instruksjonene ber avsenderen lese vilkårene og betingelsene. Avsenderen må deretter skrive ut fraktbrevet og handelsfakturaen og feste disse til pakningen. Avsenderen må la emballasjen være åpen, slik at TNTs sjåfør kan inspisere varene.

8 7. Forsendelsen leveres til mottaker Når dokumentasjonen genereres blir forsendelsen automatisk lagt inn i TNTs bookingsystem og det blir planlagt henting. Overvåkningsskjermen viser sendingsnummer for alle bekreftede bookinger. Du kan kontroller statusen på forsendelsen din når som helst, ved å angi nummeret i sporingsfunksjonen på TNTs hjmmeside.

9 Spørsmål og svar Komme i gang Hvordan registrerer jeg meg som bruker av Express Import-systemet Hvis du er en eksisterende TNT-kunde, logger du helt enkelt inn i systemet via mytnt på www. tnt.no. Hvis du ikke allerede er mytnt-bruker, kan du registrere deg en på Systemet vil be deg om nødvendig registreringsinformasjon. Alternativt kan du kontakte TNT kundeservice. Jeg har glemt passordet mitt eller har problemer med å logge inn. Hva skal jeg gjøre? Klikk på lenken Glemt passordet ditt? på innloggingsskjermen. Du vil da få nødvendig hjelp med å logge deg inn igjen.

10 Opprette og administrere ordrer Hvilken informasjon behøver jeg for å opprette en ordre? Du behøver avsenders adresse og navnet og e-postadressen til en kontaktperson. Det er en god idé å oppgi en alternativ kontaktperson og e-postadresse, i tilfelle din primære kontakt ikke er tilstede. Hvordan oppretter jeg en ny ordre? Velg Opprett ordre i den første skjermen du ser etter at du logger inn, og følg anvisningene Hvilke land kan varer hentes i? Du kan hente forsendelser i alle de 168 landene som Express Import er tilgjengelig i. Se seksjonen for tjenester på tnt.no for en liste over alle disse landene. Express Import-tjenesten forbedres kontinuerlig til å inkludere flere land. Avsenderen snakker et annet språk enn meg. Hva skal jeg gjøre? Ikke noe problem. Systemet inneholder flere språk, inkludert engelsk, fransk, tysk, italiensk, spansk og forenklet kinesisk. Velg helt enkelt avsenderens foretrukne språk i nedtrekksmenyen under seksjonen Avsenderinformasjon på oversiktsskjermen. E-posten vil sendes på det språket du velger og engelsk. Hvis avsenderen snakker et språk som ikke er tilgjengelig i systemet, så kan du kontakte TNT kundeservice for å organisere en forsendelse med Express Import. Kan jeg få et pristilbud før jeg binder meg til transaksjonen? Ja. Velg helt enkelt ja når du tilbys et pristilbud i skjermbildet Tjenestevalg mens du oppretter en ordre. Når du ber om et pristilbud, vil invitasjonen sendes på e-post til avsenderen. Når han eller hun angir størrelsen og vekten på forsendelsen, vil du motta en e-post som viser de tilgjengelige tjenestene og priser basert på denne informasjonen. Etter at du har godtatt pristilbudet ved å velge den tjenesten du ønsker, vil transaksjonen fortsette. Hvordan vet jeg om avsenderen har akseptert invitasjonen min? Det er to måter du kan se om avsenderen har svart på: Du vil motta et varsel på e-post. Du kan velge dette valget i menyen Innstillinger i Express Import-systemet. Du kan også kontrollere status på bookingen din i Express Import-systemet under Overvåk ordrer.

11 Hva om jeg ikke får et svar fra avsenderen? Det kan være en rekke årsaker til at avsenderen ikke svarer: Avsenderen har ikke åpnet e-posten med invitasjonen ennå. En påminnelse sendes automatisk 8 timer etter den første invitasjonen. Invitasjonen utløper etter 24 timer. Hvis invitasjonen din utløper, vil du bli varslet og må opprette en ny invitasjon. Det er ikke i ekspedisjonstiden for avsenderens bedrift. Du kan krysse av Avsendertid i skjermbildet Overvåk ordrer for å finne den lokale tiden hos avsenderen. Avsenderen er ikke tilstede. Kontaktpersonen din kan f.eks. ha en fridag. For å unngå å havne i denne situasjonen, er det alltid en god idé å legge til en alternativ kontaktperson når du oppretter en ordre. Avsenderens e-postadresse er utgyldig. Verifiser adressen ved å velge ordren i skjermbildet Overvåk ordrer og velg Vis ordre. Express Import-systemet sender ikke et varsel om at avsenderens e-postadresse er ugyldig. For å endre adressen velger du Repeter ordre, korrigerer e-postadressen og sender invitasjonen på nytt. Hvis avsenderen fremdeles ikke svarer på e-postinvitasjonen, er det en god idé å kontakte ham eller henne direkte. Hva om jeg endrer mening om det jeg har bestilt? Om du vil korrigere en ordre, må det lages en ny ordre i Express Import-systemet. Gå til Overvåk ordrer og velg knappen Kanseller. Du vil bli bedt om å oppgi en årsak til kanselleringen. Du kan da sende en ny invitasjon med den endrede forespørselen ved å velge ordren på skjermbildet Overvåk ordrer, endre informasjonen og trykke Repeter ordre. Når du kansellerer en ordre vil systemet varsle avsenderen om kanselleringen, og årsaken for den. Varslet informerer også om at det kan komme en ny invitasjon. Kan jeg kansellere en ordre? Ja. Du kan kansellere en ordre i systemet inntil 1 time før henting. Etter dette tidspunket kan du ikke lenger kansellere ordren online, men må ringe TNT kundeservice for hjelp. For å kansellere en ordre gjennom systemet: Velg ordren på skjermbildet Overvåk ordrer. Oppgi årsaken for kanselleringen. Avsenderen vil varsles om kanselleringen via e-post. Kan avsenderen endre den tjenesten jeg velger? Nei. Bare du som mottaker kan velge tjeneste. Kan jeg spore ordren min? Ja. Finn sendingsnummeret for forsendelsen på skjermbildet Overvåk ordrer, og skriv det inn i sporingsfunksjonen på tnt.no.

12 Systemsikkerhet Er opplysningene mine trygge? Ja. Express Import-systemet er sikkert og passordet ditt er kryptert. Som en ekstra sikkerhetsforanstaltning har systemet en timeout på 15 minutter for å forhindre uautorisert bruk. TNTs vilkår og betingelser inneholder ytterligere informasjon om online sikkerhet. Må jeg gi avsenderen tilgang til mitt TNT-kundenummer? Nei. Avsendere behøver bare invitasjonen på e-post for å behandle en forsendelse. Kundenummeret og innloggingsinformasjonen er bare for din egen bruk. Behøver du mer hjelp? Du kan finne kontaktinformasjon til kundeservice på hvor du også kan laste ned en kopi av Express Import-systemets guide for avsendere.