MØTEINNKALLING. DISKUSJON: Arbeidsgiverstrategi Frogn kommune Notat av fra rådmannen vedlagt arbeidsgiverstrategien. Klikk her.

Transkript

1 Frogn kommune Administrasjonsutvalget Spilleregler - vedtatt på Sundvolden 2005: Innbyggerne i sentrum Felles ansvar for Frogn kommunes omdømme og arbeidsmiljø Forståelse, aksept og respekt for hverandres roller Klarhet i beslutningsgrunnlag gir klarhet i vedtak Vi er modige, synlige og glade MØTEINNKALLING Utvalg: ADMINISTRASJONSUTVALGET Møtested: Rådhuset, Oscarsborg Møtedato: Tid: Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes snarest til sekretariatet tlf eller tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. ORIENTERINGER: Presentasjon av enhet kultur- og fritid ved enhetsleder Pål Mørk. Sykefraværstall 2. kvartal Notat av fra rådmannen. Klikke her. Statusnotat utskrivningsklare pasienter korttidsplasser og langtidsplasser. Notat av Klikk her. DISKUSJON: Arbeidsgiverstrategi Frogn kommune Notat av fra rådmannen vedlagt arbeidsgiverstrategien. Klikk her. SAKLISTE Type Side 17/12 - Protokoll GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I ADMINISTRASJONSUTVALGET /12 - HP medarbeidere HANDLINGSPROGRAM - MEDARBEIDERE

2 19/12 - Sykehjemsplasser ØKT BEHOV FOR NYE SYKEHJEMSPLASSER EVENTUELT Drøbak, den 24. august Rita Hirsum Lystad Utvalgsleder

3 Sak 17/12 FROGN KOMMUNE Administrasjonsutvalget SAKNR: 17/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I ADMINISTRASJONSUTVALGET Saksbehandler: Guro Merlid Arkivsaksnr.: 12/253 Løpenr.: 14384/12 Arkiv: 033 SKAL BEHANDLES/ER BEHANDLET I: Utvalg Saknr Møtedato Administrasjonsutvalget 17/ INNSTILLING: Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget godkjennes. SAKSUTREDNING: Sammendrag: Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget legges fram for godkjenning. Rådmannen i Frogn, den Harald K. Hermansen Vedlegg: Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget Følgende dokumenter ligger på saken:

4 FROGN KOMMUNE Administrasjonsutvalget SAKNR: 18/12 HANDLINGSPROGRAM - MEDARBEIDERE Saksbehandler: Maria Nordlander Flatøy Arkivsaksnr.: 12/1799 Løpenr.: 14087/12 Arkiv: 145 SKAL BEHANDLES/ER BEHANDLET I: Utvalg Saknr Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 29/ Administrasjonsutvalget 18/ Formannskapet / INNSTILLING: 1. Saken tas til orientering 2. Følgende bør vurderes i rådmannens forslag til Handlingsprogram : a... b... c... SAKSUTREDNING: Sammendrag: I tråd med vedtatt prosess for handlingsprogrammet informerer rådmannen i denne saken om Etterslep Behov Potensielle kvalitetshevinger De økonomiske tiltakene er klassifisert i: Etterslep Nye behov Kvalitetshevinger Omprioriteringer 2 % Mål med saken er: Å bli kjent med aktuelle utfordringer

5 Gi rådmannen innspill til hva som skal legges til grunn for administrasjonens arbeid med Handlingsprogrammet. Bakgrunn for saken Formannskapet behandlet 01. februar 2012 tidsplanen og prosessen for arbeidet med Handlingsprogrammet for. Prosessen viderefører en tett dialog mellom rådmannen, formannskapet og kommunestyret. Utvalgsbehandlingen ble fastsatt til september. Enhetene har i denne saken meldt inn beskrivelse av situasjoner og utfordringer. Denne informasjonen videreformidles de folkevalgte uten noen form for justeringer. Nytt i år, er at nye behov samlet sett for alle områdene, er begrenset til estimert økonomisk ramme. Dette er gjort for å forenkle arbeidet i enhetene og for å gi en tydeligere pekepinn på rådmannens anbefalte prioriteringer til de folkevalgte, tidligere i prosessen. En konsekvens av denne endringen er at det innen kvalitetshevinger ligger flere tiltak som tidligere ville sortert under nye behov. Enhetenes mulighet til å melde inn ønskede tiltak er søkt ivaretatt på denne måten. I tillegg til økonomiske tiltak for, inneholder saken situasjonsbeskrivelse, samt forslag til styringsindikatorer for Momenter som kom fram under dialogseminaret i juni er integrert i saken. Den foreliggende saken gir utvalgene mulighet til: Bli kjent med aktuelle utfordringer, tiltak og hva som fungerer bra Gi rådmannen innspill til hva som skal legges til grunn for administrasjonens arbeid med Handlingsprogrammet. Det er et mål å oppnå minst 3 % netto driftsresultat. Etterslepet og innmeldte tiltak utgjør samlet for kommunen ca 13 mill kroner. Hvis ytterligere tiltak legges inn i budsjettet for 2013, vil behov for å effektivisere/omprioritere øvrig drift øke tilsvarende. Investeringsnivået tidligere vedtatt er betydelig, rådmannen fremmer ikke forslag om å øke gjeldsgraden fra dagens nivå. Ettersom kommunen nedbetaler sin gjeld med ca 100 millioner over fireårsperioden og øker inntektene tilsvarende, åpner det for låneopptak på millioner. Et låneopptak i denne størrelsesorden ligger innenfor 80 prosent av driftsinntektene, slik nivået er i dag. Det er spesielt viktig i en situasjon med lave renter å være oppmerksom på risikoen ved låneopptak og gjeldskostnadene frem i tid. Rentesikring gir en merkostnad i perioder, mens det er både kostbart og komplisert med sikringsstrategier i et tidsperspektiv ut over ti år. Rådmannen minner også om at en andel av gjelden og renterisikoen er knyttet til selvkostområder og at risiko knyttet til låneopptak utenfor selvkostområdet må vurderes isolert sett.

6 Økonomiske konsekvenser: for POP i kroner Netto ramme A. Etterslep 1 Konsulent pol.tj, lønnsglidning Hovedverneombud økt fra 20 % til 30 % Vedtatt tilskudd Follorådet ikke budsjettert Fra 8-13 lærlinger vedtatt kommunestyret Sum etterslep B. Nye Behov 5 Økt godtgjøring folkevalgte 6 Valg Sum Nye Behov C. Kvalitetsøkninger 7 Øke ressurs kantina fra 40 % til 50 % Sum Kvalitetshevinger D. Effektivisering og omprioritering 8 Økte inntekter BHT Organisasjonsutvikling Utgifter til jubilanter Sum kutt og omprioriteringer Sum endringer netto ramme (A+B+D) Rådmannens forslag til netto ramme Kommentarer til tiltakene 1 Økt behov for lønnsmidler i 2013 grunnet lønnsglidning 2 Hovedverneombudfunksjon er økt fra 20 % til 30 % fra 1. januar Differanse kr ,-. 3 Vedtatt tilskudd til Follorådet har økt med kr men er ikke budsjettert 4 13 Lærlinger er vedtatt men ikke fullt ut budsjettert 5 Økt godtgjøring til folkevalgt under behandling 6 Stortingsvalg og kommunevalg

7 7 Økt behov for ressurser til kantina 10 %, 8 Økte inntekter BHT - bla dialogmøter 9 Reduserte utgifter grunnet økt tilskudd til organisasjonsutvikling fra KS 10 Gaver til jubilanter bortfaller Medarbeidere til HP Frogn kommunes arbeidsgiverstrategi Det stilles store krav til kommunen som arbeidsgiver, krav til endringer etter samfunnets behov, nytenking for å møte nye utfordringer og oppgaver, og endringer i egen organisasjon. I 2011 startet arbeidet med å utvikle en helhetlig arbeidsgiverstrategi i Frogn kommune, for å møte kommuneovergripende og virksomhetsspesifikke utfordringer på best mulig måte. Arbeidsgiverstrategien er planlagt ferdigstilt i 2012 for å deretter revideres strategien hvert 4. år. Mål og aktuelle utfordringer nedfelles i kommuneplan og strateger og tiltak formuleres i handlingsprogrammet. Det vil være med på å sikre en systematisk tilnærming til arbeidet og at det blir en del av et system som det allerede oppleves et eierskap til. Mål foreslått i medarbeiderdelen i kommuneplan Frogn Kommune er til enhver tid en nyskapende og fleksibel organisasjon som tiltrekker seg, utvikler og beholder kompetente medarbeidere. Delmål Frogn kommune rekrutterer og beholder medarbeidere som det til enhver tid er behov for. Frogn kommune er en nyutviklede og lærende organisasjon Ledere i Frogn har en felles lederplattform basert på kommunens verdier og lederprinsipper. Frogn kommune har et nærvær på 94 % prosent. Kommunen skal være en fremtidsrettet kommune som tilpasser seg nye krav og utfordringer. Som en konsekvens av innbyggernes behov, økonomiske rammer og føringer må Frogn kommunes virksomheter tilpasses, utvikles og endres. Innbyggernes behov for kommunale tjenester skal styre virksomhetenes arbeid og de ansattes møte med borgerne. Motiverte og engasjerte medarbeidere en forutsetning for gode resultater og utvikling av kommunens tjenestetilbud. 4.1 Frogn kommune rekrutterer og beholder medarbeidere som det til enhver tid er behov for Å tiltrekke seg relevant kompetanse i alle ledd i organisasjonen er en av våre store utfordringer. Kommunesektoren som interessant arbeidsplass må bli mer synlig. Å profilere Frogn kommune som attraktiv arbeidsplass ved å vise frem Frogn kommunes gode sider er viktig i konkurransen om arbeidstakere. Godt lederskap, god virksomhetskultur og et godt arbeidsmiljø vil ha fokus. Et annet viktig virkemiddel for rekruttering er å tilby ansatte goder som motiverer søkere til ledige stillinger. Muligheten for faglig og personlig utvikling er viktig både i forhold til å rekruttere og å beholde medarbeidere. For mange utdanningsgrupper virker interessante og

8 utfordrende faglige miljøer rekrutterende. Synliggjøring av alternative karriereveier vil kunne bidra til at ansatte ønsker å bli. Vi bør også ha et sterkere fokus på å rekruttere unge og nyutdannede. Det har vist seg å være stor konkurranse om førskolelærere etter at full barnehagedekning ble en realitet. Dekningsgraden var på 56 % i 2010 og 67 % dekning i Målet er å ha 100 % dekning fra januar 2013 i og med at 6 førskolelærerstudenter er ferdig utdannet da. Allmennlærere vil også mangle på kortere sikt. Det er behov for flere helsearbeidere på lenger sikt. IKT personell og ingeniører er vanskelig å tiltrekke seg for kommunene og i tillegg vil det være behov for å rekruttere fagpersoner innen vei, vann og avløp. Likebehandling legges til grunn for ansettelsesprosessene. Mangfold er viktig for arbeidsmiljøet og ikke minst for å bidra til gode rollemodeller på oppvekstarenaene. Periodevis har det vært utfordrende å rekruttere lærlinger. Et tiltak for å øke rekrutteringen er å bruke unge fagutdannede ansatte i en rekrutteringsstrategi overfor elever i ungdomsskolen. Et annet tiltak er å markedsføre Frogn kommune som lærebedrift i de videregående skolene i Follo. Strategi 1 - Frogn kommune har fokus på å være en attraktiv arbeidsgiver som tiltrekker seg og beholder arbeidstakere 1 Det identifiseres og iverksettes tiltak i enhetene som er fremmende for å rekruttere og beholde medarbeidere 2 Det utvikles en attraktiv livsfaseprofil for å beholde og tiltrekke kompetente medarbeidere 3 Det iverksettes tiltak for at ansatte skal kunne være stolte over sin arbeidsplass og egen jobbutførelse gjennom bruk av medarbeiderundersøkelse, medarbeidersamtalen mm. 4 Frogn kommunes lønns politiske strategier videreutvikles slik at det er en sammenheng med kommunens mål og utfordringer. Strategien gjøres kjent for de ansatte. 5 Gode resultater, eksempler, unike og meningsfulle arbeidsoppgaver og faglig og utfordrende jobbinnhold formidles og synliggjøres i media 6 Det jobbes aktivt for et godt faglig omdømme og at alle er bevisst sin ambassadørrolle Strategi 2 Frogn kommune har høy etisk standard og en organisasjonskultur basert på felles utviklede holdninger og verdier 1 Det jobbes systematisk for å sikre åpenhet og høy etisk standard Strategi 3 - Frogn kommune rekrutterer og beholder kvalifisert personell i alle stillinger

9 1 Det utvikles strategier og konkrete tiltak for å rekruttere unge og nyutdannede 2 Det benyttes urealisert kompetanse og ressurser som identifiseres i medarbeidersamtalen. 3 Tett samarbeid med utdanningssystemer for økt rekruttering innen kritiske rekrutteringsområder 4 Det utvikles og benyttes alternative karriere veier 5. Det rekrutteres til 13 lærlingeplasser Strategi 4 - Frogn kommune har en seniorpolitikk som bidrar til individuelt tilpasset arbeidstid, arbeidssted og arbeidsoppgaver 1 Alle virksomheter må innenfor gjeldende avtaleverk etablere tiltak for seniormedarbeidere som inneholder forslag til fleksible arbeidsvilkår 2 Ta i bruk motiveringstiltak i henhold til seniorpolitiske retningslinjer rettet mot eldre arbeidstakere slik at de lettere kan se sine muligheter i arbeidssituasjonen og ønske å stå lenger i arbeid Strategi 5 - Frogn kommune skal gjenspeile det mangfoldet som til enhver tid finnes i samfunnet 1 Utarbeide en strategi i forhold til ansettelse av personer med minoritetsbakgrunn i kommunens arbeidsgiverstrategi 2 Stimulere til utdanning og videreutdanning, fag og språkopplæring for ansatte med minoritets bakgrunn 4.2 Frogn kommune er en nyutviklende og lærende organisasjon Kompetanseutvikling er et viktig virkemiddel for å rekruttere og beholde medarbeidere. Det gir faglig kvalitet på alle ledd i tjenestekjeden. Frogn kommune skal være en lærende organisasjon som stimulerer til organisatorisk, faglig og personlig utvikling. Det er derfor en utfordring for kommunens virksomheter å utvikle en kultur der en prioriterer god læring hos alle ansatte. Ledelsens utfordring er å legge til rette for gode læringsarenaer på arbeidsplassen. Det har blitt gjennomført betydelig faglig kompetanseutviklingstiltak i organisasjonen. Enhetsledere, kommunalsjefer og rådmannen sluttførte i 2010 et lederutviklingsprogram i regi av AFF. Målet med programmet var å styrke ledernes ferdigheter og rolleutøvelse med utgangspunkt i felles verdier, felles ledelseskultur og felles målbilder. Høsten 2011 og våren 2012 gjennomførtes lederutviklingsprogram for mellomlederne hvor følgende temaer er gjennomgått; Ledelse i Frogn kommune, Relasjoner og samspill, Forventninger og krav til lederrollen, Gruppedynamikk og organisasjon. Et nytt lederutviklingsprogram er under arbeid. Det vil fortsatt satses på tverrenhetlig kurs/opplæring som nytilsattkurs, opplæring i interne systemer og IKT relaterte kurs. Likeledes opplæring i hht felles sentrale opplæringstiltak.

10 Kompetansehjulet i Follo, som består av kommunene Frogn. Ås, Ski, Enebakk, Oppegård og Nesodden, jobber med utdanning av helsefagarbeidere og sykepleiere samt etter- og videreutdanning av de samme gruppene, slik at vi kan møte behovet i omsorgsyrkene med kompetanse i egne rekker. Kompetansehjulet samarbeider for å skape rimelig kvalitetstilbud. Kompetansehjulet tilbyr fagutdanning på videregående skolenivå, utdanning til helsefagarbeider, undervisning for medarbeidere med fremmedspråklig bakgrunn (i samarbeid med Høgskolen Diakonova), fagutdanning på høgskolenivå samt en rekke andre fagskoler og kurs. Strategi 1 Frogn kommune har en strategisk kompetanseplan hvor kompetansebehov er kartlagt og synliggjort 1 Det utvikles en kompetanseplan gjennom å definere kompetansekrav, analysere kompetansekapital og identifisere kompetansebehovet 2 Systematisk opplæring på strategiske områder for effektiv samhandling og oppgaveløsning i henhold til kommunens mål Systematisk lederutvikling på alle nivåer Frogn kommune tilrettelegger for videre og etterutdanning gjennom samarbeid med ulike utdanningsinstitusjoner Strategi 2 Frogn kommune har en kultur for læring og utvikling som er kunnskapsbasert gjennom systematisk bearbeiding og refleksjon over egne og andres erfaringer, både i og utenfor organisasjon. 1 Deltar i lærende nettverk både i og utenfor organisasjon Tilrettelegger for god læring og kompetansedeling i det daglige arbeidet Samarbeider med høgskoler, universiteter og næringsliv Utvikler og tar i bruk nye metoder Benytter fadder og mentordninger Alle ansatte har en individuell kompetanseplan som utvikles i medarbeidersamtalen Strategi 3 Frogn kommune har et kvalitetssystem som sikrer at tjenesteyting skjer innenfor gjeldende lovverk og kvalitetskrav 1 Kvalitetssystemet i Frogn kommune videreutvikles for å sikre at all tjenesteyting skjer innenfor gjeldene lovverk og kvalitetskrav Avvik registreres og det settes tiltak som resulterer i høyere kvalitet og læring Person opplysningsloven

11 4.3 Ledere i Frogn har en felles lederplattform basert på kommunes verdier og lederprinsipper God ledelse er en forutsetning for et godt arbeidsmiljø, interessant fagmiljø kompetente medarbeidere og måloppnåelse. Frogn kommunes ledere skal ha høy grad av lederkompetanse, være tydelige og stimulere til kreativitet og nyskapning. For å utvikle og beholde dyktige ledere må vi utforme strategier for ledelse og lederutvikling basert på felles verdigrunnlag og lederprinsipper. I hht handlingsprogrammet ble det besluttet at Frogn kommune skulle videreutvikle et helhetlig lederutviklingsprogram for alle nivåer i kommunen. Målet er at alle ledere i Frogn kommune skal ha en felles lederplattform. Denne plattformen skal være drivende for at ledere, på ulike nivåer, skal være i stand til å ta beslutninger og strategiske valg basert på kommunens verdigrunnlag og lederprinsipper. Det er gjennomført lederutviklingsprogram på alle nivåer i 2010 til Nytt program planlegges gjennomført fra For å sikre medbestemmelse, utvikling av tjenester og samhandling mellom ledere og tillitsvalgte er det utformet en ny rutine for dette i Rutinen er under implementering og vil bli evaluert ved årets slutt. Strategi 1 - Frogn Kommune har et felles verdigrunnlag for å skape en felles identitet og kulturforståelse og bidrar til å utvikle organisasjonskulturen i ønsket retning. 1 Det arbeides for å etterleve Frogn kommunes felles verdier; Respekt, engasjement, raushet og profesjonell. Strategi 2 Frogn kommune har ledere som utfordrer, stiller krav og støtter sine medarbeidere for å nå Frogn kommunes mål 1 Utfordrer gjennom å delegere oppgaver og myndiggjøre medarbeidere Ledere og tillitsvalgte samhandler for å sikre i medvirkning, innflytelse og medbestemmelse i hht rutinen «samhandling mellom ledere og tillitsvalgte» 3 Det legges til rette for aktiv deltakelse i utarbeidelse av mål og felles forståelse for prioriterte oppgaver Strategi 3 - Ledere i Frogn har kompetanse til å møte endringer og omstillingsbehov med nyutvikling og videreutvikling av tjenester og arbeidsprosesser. 1 Det gjennomføres lederutviklingsprogram årlig, hvert annet år for enhetsleder og hvert annet år for mellomledere 2 Det bestående utfordres og nyutvikling og videreutvikling av tjenester og arbeidsprosesser settes på agendaen

12 3 Det videreutvikles målbare og hensiktsmessige styringsindikatorer på kvalitet, produktivitet og effektivitet Strategi 4 Ledere i Frogn kommune er tydelige, gir tillit og delegerer for å utvikle og beholde selvstendige og kompetente medarbeidere. 1 Utfordrer gjennom å delegere oppgaver og myndiggjøre medarbeidere Ledere og tillitsvalgte samhandler for å sikre i medvirkning, innflytelse og medbestemmelse i hht rutinen «samhandling mellom ledere og tillitsvalgte» Frogn kommune har et nærvær på 94 % Sykefravær/nærværsarbeid Fraværstall registrert i agresso 1. og 2. kvartal viser en positiv nærværsutvikling i kommunen totalt. Langtidsfraværet har gått mest ned, mens korttidsfraværet har vært relativt stabilt, dvs. 1,8 Målet er et gjennomsnittlig sykefravær på under 6 %. Det kan se ut som måltallet er vanskelig å oppnå for noen virksomheter, som f.eks. innen pleie- og omsorg og i barnehager. Det er viktig at et mål oppleves som realistisk i forhold til måloppnåelse. Kanskje bør målene i større grad utarbeides for den enkelte virksomhet. Rådmannen har kontinuerlig fokus på nærværsarbeidet. Enhetsledere leverer månedsrapporter om status i sykefraværet som en del av resultatoppnåelsen. Avvik følges opp med tiltak. I enheter hvor det er igangsatt tiltak, har vi sett at nærværet har økt. Forskingsrapporter gir ingen entydige, klare svar på årsakssammenhenger knyttet til sykefravær. Mye kan tyde på at det som gir resultat i nærværsarbeidet, er at leder har et kontinuerlig fokus på nærvær/sykefravær som følges opp med et bredt spekter av tiltak. Frogn kommune har flere tilbud/tiltak som kan bidra til økt nærvær: DNB Liv forsikring gir tilbud om «arbeidsmiljødugnader» og «energitrim» på jobben Kommunen tilrettelegger for trening i arbeidstiden der dette er mulig Jordmor veileder og bistår ledere og gravide ansatte så de kan stå lenger i jobb. NAV arbeidslivssenteret bistår kommunen i forebyggende tiltak (systemnivå): kurs/veiledning, prosjekter, tilskuddsordninger Bedriftsidrettslag Bedriftshelsetjenesten foretar individuelle arbeidsplassvurderinger, deltar i sykefraværsoppfølging (dialogmøter), gjennomfører lovpålagte helsekontroller, Lederopplæring Arbeidsmiljø - forebygging og oppfølging

13 Frogn kommune har forpliktet seg gjennom IA-avtalen (inkluderende arbeidsliv) og har fokus på arbeidsmiljøet generelt. Leder på alle nivåer skal bidra til å forebygge sykefravær og tidlig pensjonering. Dette krever kompetanse innen områdene forebygging, tilrettelegging og oppfølging av langtidssykemeldte. Det må settes søkelys på hva som fremmer nærvær og trivsel på arbeidsplassen kontra fravær/sykemeldinger. Trivsel og arbeidsglede for de ansatte vektlegges. Alle enheter er pålagt å utarbeide en sosial handlingsplan. Ansatte inviteres til motivasjonsøkter minimum 2 ganger årlig. IA-avtalen inneholder 3 delmål for aktivt nærværsarbeid som alle virksomheter i kommunen må forholde seg til. Et godt helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS), vil bidra til å redusere risiko, dempe en stresset arbeidssituasjon og øke tryggheten. Alle kommunens virksomheter skal være aktive i sin praktisering av HMS- arbeidet. Medarbeiderundersøkelser tilfredse medarbeidere Hvert år gjennomføres medarbeiderundersøkelser. Undersøkelsen tar for seg tema arbeidsmiljø, ledelse, trivsel, stolthet over egen arbeidsplass og mulighet for kompetanseutvikling. 65 % av de ansatte svarte på undersøkelsen i Undersøkelsen tok for seg områder knyttet til arbeidsmiljø, ledelse, trivsel, stolthet over egen arbeidsplass og mulighet for kompetanseutvikling. Samlet sett for Frogn kommune ga svarene inntrykk av stor grad av tilfredshet blant de ansatte. Alle tjenestesteder har mottatt rapport for sitt område, og hver enkelt leder er ansvarlig for en tiltaksplan for forbedringstiltak. En tiltaksplan blir fremlagt til arbeidsmiljøutvalget og administrasjonsutvalget i september Medarbeiderundersøkelsen skal gjennomføres årlig. Strategi 1 Frogn kommune har fokus på helsefremmende faktorer som bidrar til en god utvikling både for den ansatte og arbeidsplassen 1 Det identifiseres helsefremmende faktorer i enhetene for eksempel gjennom kartlegging av arbeidsmiljø og erfaring fra andre 2 Det settes helsefremmende tiltak som evalueres i forhold til mål oppnåelse på nærværstall og trivselsmålinger. Årlig Strategi 2 Frogn kommune har et godt fysisk og psykososialt arbeidsmiljø som skaper grunnlag for god tjenesteyting og samhandling. 1 Det legges til rette for en kultur hvor tillit og åpenhet preger arbeidsmiljø og at varslingsrutiner er kjent Kontinuerli g 2 Det gjennomføres medarbeiderundersøkelser som følges opp med konkrete tiltak Årlig 3 Det gjennomføres medarbeidersamtale med fokus på trivsel, opplevelse av mestring og læringsmuligheter. Årlig 4 Det gjennomføres systematiske arbeidsmiljøtiltak ved behov. Ved behov

14 5 Vernerunder følges opp med konkrete tiltak Årlig Strategi 3 Ledere på alle nivåer har fokus på høyt nærvær gjennom systematisk HMS arbeid. 1 Frogn kommune tilrettelegger og gir muligheter for fysisk aktivitet og sunn livsstil IA-avtalen følges opp med bla individuelle oppfølgingsplaner ved sykefravær og dialogmøter 3 Ved fravær over 6 prosent (fra IA avtalen) settes nærværstiltak som evalueres og endres eller videreføres, avhengig av resultat Styringsindikatorer Styringsindikatorene skal måle kvalitet og ressursbruk innenfor ulike områder. De er ment å gi økt kunnskap om tilstand og gi grunnlag for politiske beslutninger. Styringsindikatorer medarbeidere Hva vi må lykkes med Hva vi skal måle Hvordan vi måler (Kritiske suksessfaktorer) (Måleindikatorer) (Målemetoder) (Resultat) (Ønsket) (Godt nok) M1 M1.1 Nærvær og arbeidsmiljø Trivsel i FK Medarbeiderundersøkelse * 5,1 5 4,5 M1.2 Sykefravær (2011) Fraværsregistrering (2011) 7,5 % 6 % 7 % M2 M2.1 Gode ledelse Ledere Medarbeiderundersøkelse * 4,9 5 4,5 M2.2

15 Styringsindikatorer medarbeidere Hva vi må lykkes med Hva vi skal måle Hvordan vi måler (Kritiske suksessfaktorer) (Måleindikatorer) (Målemetoder) (Resultat) (Ønsket) (Godt nok) Mobbing, diskriminering og varsling Medarbeiderundersøkelse * 5,1 6 6 M3 M3.1 Kompetanseutvikling Faglig og personlig utvikling Medarbeiderundersøkelse * 4,5 5 4,5 M4 M4.1 Beholde kompetanse Andel AFP uttak (2011) Egen registrering Agresso (2011) 0,11 0,05 0,1 *Måleindikator skala fra 1-6 som beste Rådmannen i Frogn, Harald Karsten Hermansen Vedlegg: Følgende dokumenter ligger på saken:

16 Sak 19/12 FROGN KOMMUNE Administrasjonsutvalget SAKNR: 19/12 ØKT BEHOV FOR NYE SYKEHJEMSPLASSER Saksbehandler: Anne Margrete Fletre Arkivsaksnr.: 12/1191 Løpenr.: 13626/12 Arkiv: H12 SKAL BEHANDLES/ER BEHANDLET I: Utvalg Saknr Møtedato Eldrerådet 24/ Frogn kommunes råd for personer med nedsatt funksjonsevne 17/ Arbeidsmiljøutvalget 28/ Hovedutvalget for oppvekst, omsorg og kultur 54/ Administrasjonsutvalget 19/ Formannskapet / Kommunestyret / INNSTILLING: 1. Antall somatiske sykehjemsplasser på Grande sykehjem utvides med tre somatiske langtidsplasser. Tre midlertidige korttidsplasser omgjøres til permanente korttidsplasser 2. Investeringskostnader på kr ,- dekkes i 2012 innenfor rammen for prosjektet omsorgsmelding. 3. Økte netto driftskostnader på 2,24 mill. pr. år legges inn i rådmannens forslag til Handlingsprogram. 4. Sykehjemsplassene skal være i drift fra Dette vil være et prøveprosjekt i 1 år og må ses i sammenheng med helse og omsorgsmeldingen. SAKSUTREDNING: Sammendrag: Som en konsekvens av samhandlingsreformen skrives pasienter raskere ut fra sykehus enn tidligere, og det er derfor fra mai 2012 registrert et økt behov for sykehjemsplasser, både langtidsplasser og korttidsplasser. Sak om økt behov for sykehjemsplasser, ble satt opp til behandling i kommunestyret (Sak 74/12). Det ble vedtatt at saken skulle utsettes. Rådmannen fremmer nå en ny sak og tilrår et alternativ som ikke var utredet til juni sak 74/12. Rådmannen anbefaler å etablere tre korttidsplasser og tre langtidsplasser. Dette alternativet gir en best mulig utnyttelse av areal og personalressurser. Bakgrunn for saken

17 Sak 19/12 Som en konsekvens av samhandlingsreformen skrives pasienter raskere ut fra sykehus enn tidligere, og det er derfor fra mai 2012 registrert et økt behov for sykehjemsplasser, både langtidsplasser og korttidsplasser. Sak om økt behov for sykehjemsplasser, ble satt opp til behandling i kommunestyret (Sak 74/12). Det ble vedtatt at saken skulle utsettes. Rådmannen fremmer nå en ny sak. Pr er det 4 som venter på somatisk langtidsplass på sykehjem. Alle disse er utenbys og har tilsvarende tjenester i sin nåværende hjemkommune. I forbindelse med innføring av samhandlingsreformen og pasienter som skrives raskere ut fra sykehus, har det vært et økt behov for korttidsplasser i forbindelse med rehabilitering før hjemreise. Antall korttidsplasser ble økt med tre midlertidige plasser ved at tre av de største rommene på Grande sykehjem ble endret til to sengs rom. Korttidsplass er et kortvarig opphold på en tidsavgrenset periode på 2-4 uker. Hensikten med oppholdet er rehabilitering for å bli i stand til å mestre hverdagens utfordringer i eget hjem. Det er derfor ikke noe lovmessig krav om at det må være enkeltrom. I tillegg ligger det alltid en faglig vurdering bak hvem som kan være på to-sengs rom. Med bakgrunn i dette er det etablert et godt apparat for å ta imot utskrivningsklare pasienter fra sykehuset. Antall utskrivningsklare pasienter fra til utgjør 174 betalingsdøgn. Det gir et snitt på 13,2 betalingsdøgn pr mnd. Det er bevilget 1,5 mill til dekning av betalingsdøgn som gir et snitt på 30 betalingsdøgn pr. mnd. Frogn ligger dermed godt innenfor den budsjetterte rammen. Jamfør kommunebarometeret 2012, har Frogn få innleggelser på sykehus sammenlignet med landet for øvrig. Utfordringen nå er at de som har fått vedtak på langtidsplass opptar korttidsplass, slik at fleksibiliteten på korttidsplassene har blitt noe redusert. Frogn kommune har valgt en strategi der hjemmetjenesten styrkes med økt antall stillinger (jmf. Handlingsprogrammet ) og det er i tillegg etablert et innsatsteam som kartlegger funksjonsevne og ressurser og følger pasienter tett opp i overflytting fra institusjon til hjemmet. Rådmannen mener en bør holde fast ved denne strategien og ikke øke dekningsgraden på institusjon mer enn nødvendig. Frogn har for tiden 63 langtidsplasser, 15 korttidsplasser og 24 plasser i heldøgnbemannende omsorgsboliger for eldre med demenssykdom. Dette er det totale antall innen enhet pleie og omsorg i institusjon (PLO). I tillegg driftes 7 omsorgsboliger på Haukåsen med bistand fra hjemmebaserte tjenester. Dekningsgraden for 2011 sammenliknet med andre kommuner og gruppe 8 er vist under (KOSTRA):

18 Andel Sak 19/12 Andel av innbyggerne over 80 år som mottar PLO-tjenester 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Nesodden Enebakk Oppegård Gruppe 08 Frogn 11 Ås 11 Vestby 11 Ski Hjemmetjenester ellers 33,5 % 31,8 % 24,3 % 33,4 % 35,0 % 25,2 % 24,2 % 30,0 % I bolig med heldøgns bemanning 4,3 % 0,2 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 2,4 % 2,0 % 5,4 % I institusjon 10,5 % 13,5 % 20,2 % 12,1 % 11,7 % 13,8 % 14,8 % 11,7 % Figuren viser at noen kommuner har lavere dekningsgrad enn Frogn og noen høyere. Gruppe 8 har høyere dekningsgrad enn Frogn. Frogn har høy dekningsgrad på hjemmetjeneste. Befolkningsprognoser viser at den største befolkningsøkningen fra 2012 er innen gruppen år. Den største befolkningsøkningen for de over 80 år starter i Sett i lys av befolkningsveksten, kan det være behov for økt kapasitet innen sykehjem eller alternative tilbud som omsorgsboliger. Helse og omsorgsmeldingen vil beskrive nærmere hvordan denne utfordringen kan møtes. Alternativer Alternativ 1

19 Sak 19/12 Antall somatiske sykehjemsplasser på Grande sykehjem utvides med tre somatiske langtidsplasser. Tre midlertidige korttidsplasser omgjøres til permanente korttidsplasser Investeringskostnader på kr ,- dekkes i 2012 innenfor rammen for prosjektet omsorgsmelding. Økte netto driftskostnader på 2,24 mill. pr. år legges inn i rådmannens forslag til Handlingsprogram. Sykehjemsplassene skal være i drift fra og etableres som et prøveprosjekt i 1 år. Nærmere beskrivelse av alternativ 1: Korttidsavdelingen utvides ved å ta i bruk 6 pasientrom i 2. etasje på Grande, som alle har eget dusj/bad. Alle pasientene på Grande sykehjem får enerom. Dette gjøres som et prøveprosjekt for 1 år. Behovene og løsningen vil da kunne vurderes i lys av helse og omsorgsmeldingen. Dette alternativet vil ha muligheter til fleksibel bruk av plassene, samt muligheter til utvidelse av tilbudet, om behov. Forslaget forutsetter oppussing og noe ombygging i 2.etasje. Korttidsavdelingen vil trenge økte ressurser og kompetanse. Dette innebærer en hjelpepleier ekstra dag og kveld. For å møte de økte kompetansekravene og samarbeid med sykehus, hjemmetjeneste og andre aktører må det tilsettes 1 sykepleier, fortrinnsvis med spesialistkompetanse i 80 % stilling, dagtid. Økonomiske konsekvenser av alternativ 1: Investeringer Estimert kostnad 6 nye senger, nattbord og madrasser Diverse nye møbler Reparasjon av ringesignal Bygningsmessige tilpasninger inkl oppussing av rom og innkjøp av kjøleskap og mikrobølgeovn Investeringskostnader totalt Årlige driftskostnader Økte utgifter medisiner, teknisk utstyr, vask av klær Økte matutgifter Økte driftskostnader TDF ; renhold og vaktmestertjeneste.. Lønnskostnader turnus 1 dag og kveld alle dager (3 årsverk) Sykepleier 80% dagtid Totale årlige driftskostnader

20 Sak 19/12 Inntekter, vederlags og oppholdsbetaling 3 langtidsplasser korttidsplasser Økning i inntekter Årlige driftskostnader I drift fra Kostnader per døgn kr pr. plass for disse 6 plassene. Til sammenligning betaler kommunen kr pr. døgn for UK meldte. De økonomiske konsekvensene legges inn i rådmannens forslag til Handlingsprogram Investeringskostnadene dekkes i 2012 innenfor rammen for prosjektet omsorgsmelding. Alternativ 2 Kommunen kjøper 3 langtidsplasser i annen kommune, som legges ut på anbud. Nærmere beskrivelse av alternativ 2: På Granås sykehjem i Ås selger de plasser til kr /døgn. De har både en- og to sengs rom. Dette alternativet innebærer at den midlertidige ordning med 3 ekstra korttidsplasser på Grande ved omgjøring av tre rom til to sengs rom fortsetter som en permanent ordning. Økonomiske konsekvenser av alternativ 2: Årlige driftskostnader 3 langtidsplasser sykehjem, anbud ( stipulert pr døgn) korttidsplasser på dobbeltrom Grande ( pr mnd) Økte utgifter medisiner, teknisk utstyr, vask av klær Økte matutgifter Økte driftskostnader TDF ; renhold og vaktmestertjeneste Totale årlige driftsutgifter Inntekter, vederlags og oppholdsbetaling -3 korttidsplasser langtidsplasser Årlige driftskostnader Kostnader per døgn kr pr. plass for disse 6 plassene. Netto kostnader pr sykehjemsplass i Frogn Kommune er iflg KOSTRA kr. pr. døgn Til sammenligning betaler kommunen kr pr. døgn for UK meldte.

21 Sak 19/12 De økonomiske konsekvensene legges inn i rådmannens forslag til Handlingsprogram Miljømessige konsekvenser: Det vil ikke være miljømessige konsekvenser i disse alternativene. Medbestemmelse Saken er drøftet med hovedtillitsvalgte i Fagforbundet Vurderinger: Rådmannen anbefaler alternativ 1. Dette alternativet gir en bedre utnyttelse av areal og personalressurser ved at kommunen får tre flere langtidsplasser (totalt 66 langtidsplasser) og tre flere korttidsplasser (totalt 15 plasser). Plassene kan brukes fleksibelt ut fra behov. Alle pasienter tilbys enerom. Å ta i bruk rom i 2.etasje på Grande gir en større fleksibilitet i forhold til utnyttelsesgrad når det er «topper» i forhold til utskrivningsklare pasienter fra sykehus. Dette kan gjøres ved å ta i bruk flere rom, eller ved å benytte to sengs rom der dette vurderes som en faglig forsvarlig løsning. Bemanningen på Grande styrkes med 3.8 årsverk med bakgrunn i økt antall pasienter. Det vil være nødvendig med sykepleiefaglig kompetanse da pasientene kommer tidlig fra sykehus og har behov for oppfølging i forhold til behandling og rehabilitering. Dette er i tråd med kommunens strategi i forhold til satsning på hverdagsrehabilitering og fokus på egenomsorg, der personer skal få mulighet til å bo lengst mulig hjemme i egen bolig. Alternativ 1 gir også en mulighet til å øke kapasiteten gradvis ved at flere rom på Grande tas i bruk, enten til korttids- eller langtidsplass. Med utgangspunkt i behov for økning i antall sykehjemsplasser, gir dette en økning med totalt 6 plasser, der 3 er korttidsplasser, samtidig som vi gradvis kan oppnå en ytterligere økning i forhold til korttidsplasser. Alternativ 2 Dette alternativet forutsetter anbudskonkurranse og gir en uforutsigbarhet med tanke på pris, lokalisasjon og fasiliteter (ene-/to sengs rom). Forslaget innebærer at vi opprettholder 3 rom på Grande som benyttes som to sengs rom som korttidsplasser. Denne løsningen gir ingen muligheter til utvidelse av egne plasser og fleksibiliteten reduseres. Konklusjon: Som en konsekvens av samhandlingsreformen er det et økt behov for sykehjemsplasser i kommunen. Rådmannens vurdering er at en utvidelse av antall sykehjemsplasser ved Grande både er mer gunstig økonomisk, gir en større fleksibilitet og en bedre utnyttelse av areal og personalressurser enn å kjøpe sykehjemsplasser i annen kommune. Rådmannen anbefaler derfor å vedta alternativ 1 i saken. Rådmannen i Frogn, den 9. august 2012 Harald K. Hermansen

22 Sak 19/12