Retningslinjer og rammer. Vigdis Berg & Anne Hunderi SIU Bergen, 13/09/2017

Transkript

1 Retningslinjer og rammer Vigdis Berg & Anne Hunderi SIU Bergen, 13/09/2017

2 Gratulerer! 2

3 Mål for denne sesjonen Felles referanseramme Økonomi Kontrakten Oppstart Prosjektadministrasjon Erfaringsdeling Bli kjent Nettverk 3

4 Utlysningen 2017 Relativt trangt nåløye Bare prosjekter med god kvalitet har fått støtte Store forventninger til prosjektene Skole VET Voksne 17/41 (7/16) 6/10 3/10 4

5 Prosjektsyklus Strategisk Partnerskap Utlysning fra EU Søknadsskriving Innvilget prosjekt Kontrakt skrives Oppstartsdato 1. Utbetaling Kick-off Besøk fra SIU Interim/progress report Kontroll av rapport 2. utbetaling (for 3-årige prosjekt) Erfaringsseminar / Besøk fra SIU Sluttrapport Kontroll av sluttrapport Besøk fra SIU Sluttutbetaling 5

6 Kontrakten

7 Kontrakter/mandat i strategiske partnerskap Subcontracting (possible) National Agency (SIU) Contractor Mandates Partner 1 Subcontracting (possible) Partner n Subcontracting (possible) MULTI BENEFICIARY STRATEGIC PARTNERSHIP 7

8 Partnerkontrakt? Kan være et nyttig virkemiddel Forplikter partnere og koordinator Økonomibestemmelser Tydeliggjør ansvarsforholdene Rammer for eventuelle rettslige tvister og terminering Det finnes en mal og kontrakten kan tilpasses behov. 8

9 Viktige ting i kontrakten Amendments Endringer Alt som prosjektet utvikler blir offentlig Mobility Tool+ Erasmus+ Project Results Platform Terminering Gyldige kostnader Dokumentasjonsplikt 9

10 Koordinatorrollen ifølge kontrakten Sørge for at prosjektet implementeres i henhold til kontrakten og søknaden Være den som kommuniserer med SIU Fortelle om endringer Sende inn dokumentasjon som SIU etterspør Stille eventuelle «financial guarantees» Sende inn rapportene Betale ut midler til partnerne Ha dokumentasjon tilgjengelig i tilfelle revisjon 10

11 Utbetalingsprofil Opp til dere å bestemme hvordan dere vil betale ut midlene til partnerne Vi anbefaler å ikke betale ut alt på en gang men å betale ut etter prestasjon Husk at dere er ansvarlig for midlene 11

12 SIU har laget maler for: - Deltakerbevis - Deltakerlister fra prosjektmøter - Deltakerlister fra Multiplier events - Timelister for Intellectual Outputs disse vil bli sendt per epost og lagt ut på SIU hjemmesider 12

13 Oppstart

14 Søknad som styringsverktøy Vurderingsgrunnlag Tilgang til deltakelse i EU-program Planleggingsverktøy Styringsverktøy Referansedokument man går tilbake til 14

15 Prosjektkalender: viktige datoer Kontraktsperiode: start / slutt på prosjektperioden Kick-off møte anbefales avholdt innen utgangen av november 2017 Interim/Progress report : frist - ett år + 60 dager fra start Utløser andregangsutbetaling Sendes i Mobility Tool+ Sluttrapport (Final report) frist: to/tre år + 60 dager fra avsluttet prosjekt Utløser sluttutbetaling Sendes i Mobility Tool+ 15

16 Det viktigste møtet: kick-off Viktig å sette av tid for : Planleggingsprosesser Faglige og sosiale aktiviteter bruk gjerne 2-3 dager Justering av budsjett, rolle- og ansvarsfordeling, oppgaver, tidslinje, osv.? Samarbeidsavtale (forebygging av konflikter) SIU vil delta på noen oppstartsmøter 16

17 Prosjektledelse noen anbefalinger Ansvarsfordeling og ressurser: Nominer prosjektansvarlig som gir administrativ støtte til koordinatoren Identifiser en kontaktperson hos hver partner Kontinuitet: Prøv å unngå hyppige skifter av personer tilknyttet prosjektet Plan for fremdrift Dimensjonering ressurser, tid, osv. 17

18 Intern kommunikasjon Lag en intern kommunikasjonsstrategi Regelmessig informasjonsdeling (Skype, e-post ) Lag rapportmaler Lag et system for enkel økonomirapportering Bruk en felles intranettplattform Definer hvem som gjør hva Kommunikasjon med SIU en gylden regel: Det er større sjanse for tillatelse enn tilgivelse 18

19 Dokumentasjon Dokumentasjon og økonomirapportering for å: Informere om prosjektets fremdrift Dokumentere hva prosjektet har oppnådd Dokumentere eventuelle endringer Involver partnere i rapporteringen! Benytt maler for økonomirapportering for å unngå feil Start tidlig! 19

20 Oppfølging fra SIU Egen kontaktperson Veiledning på telefon, e-post, Skype Prosjektbesøk hos koordinator Tematisk monitorering (seminar) Delta på oppstarts-/prosjektmøter Erfaringsseminar og konferanse for resultatformidling 20