ØKONOMI OG ADMINISTRASJON AV PROSJEKT I EUs 7. RAMMEPROGRAM. Hege D. Høiland Seniorrådgiver Forskningsavdelingen/Økonomiavdelingen

Transkript

1 ØKONOMI OG ADMINISTRASJON AV PROSJEKT I EUs 7. RAMMEPROGRAM Hege D. Høiland Seniorrådgiver Forskningsavdelingen/Økonomiavdelingen

2 INNHOLD Deltakere i rammeprogramsprosjekt og kontrakten Bevilgning fra EU Budsjett og bevilgning, enkelt eksempel Utbetaling fra EU og Cash-flow Eligible costs Administrasjon og krav til dokumentasjon

3 Deltakere i rammeprogramsprosjekt De fleste prosjektene består av et konsortium med flere partner institusjoner. Det kan være alt fra under 10 til over 30 partnere i et prosjekt. Én av partnerinstitusjonene vil fungere som koordinator (koordinator blir også uformelt brukt om vitenskapelig ansvarlig/prosjektdirektør hos koordinerende institusjon). Koordinator er hovedansvarlig for gjennomføringen av prosjektet og for kommunikasjonen mellom EU-Kommisjonen (EU) og konsortiet. Hvert prosjekt har en ansvarlig person i EU (Project Officer).

4 Kontrakten med EU-Kommisjonen Består av flere dokument: Core Contract Annex I Description of work Annex II General conditions Other annexes Basis for the Consortium Agreement

5 Økonomi i EUs 7. rammeprogram

6 Bevilgning fra EU Konsortiet vil få tildelt et maksimalt beløp fra EU til å oppfylle arbeidet beskrevet i kontrakten Requested contribution. Dette beløpet er fordelt mellom de ulike partnerne i henhold til antall månedsverk og arbeid som skal leveres i henhold til kontrakten. Bevilgningen fra EU blir i FP7 beregnet ut i fra Full-cost modellen. I FP7 benyttes Full-cost modellen for alle deltakere (3 modeller i FP6, UiB benyttet Additional cost modellen).

7 Bevilgning fra EU Full cost modellen Man skal få dekket direkte prosjektkostnader og reelle indirekte kostnader (overhead/dekningsbidrag). Forskningsorganisasjoner kan imidlertid benytte et påslag flat rate for å beregne de indirekte kostnadene. Dette gjør UiB (60% special transitional flat rate). I tillegg budsjetteres det og tildeles midler i henhold til prosjekttype og type aktivitet som skal utføres i prosjektet. EU dekker ikke 100% av kostnadene for alle aktiviteter.

8 Maximum reimbursement rates Research and Technological development activities * Demonstration activities Other activities Network of Excellence 50% 75% ** 100 % Collaborative Project **** Coordination Action Support Action 50% 75%** 50 % 100 % 100% *** 100% *** *) Research and technological development includes scientific coordination **) For beneficiaries that are non-profit public bodies, secondary and higher education establishments, research organisation and SME's ***) The reimbursement of indirect costs, in the case of coordination and support actions, may reach a maximum of 7% of the direct eligible costs, excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs of resources made available to third parties which are not used on the premises of the beneficiary ****) Including research for the benefit of specific groups (in particular SME's) Flat rate indirekte kostnader: 60% for NOE og CP 7% for CA og SA Other activities inkluderer: Training, Management og Dissemination

9 Bevilgning fra EU For Marie Curie prosjekt (forskerutvekslingsprosjekt) budsjetteres det og tildeles midler i henhold til egne aktivitetstyper og satser. Overheadssats (flat rate) for disse prosjektene er 10%.

10 Bevilgning fra EU Arbeidet som skal utføres i prosjektet er delt inn i arbeidspakker Work package og er beskrevet i Annex I. Hver arbeidspakke er tilknyttet én type aktivitet. EU krever at man rapporterer ressurser (kostnader og månedsverk) per arbeidspakke/aktivitet.

11 Enkelt eksempel på budsjett og bevilgning Collaborative project, 2 arbeidspakker (tall i Euro): WP1 RTD WP2 Management Lønn Drift Overhead Totale kostn Dekkes fra EU Totale kostnader Totalt fra EU (requested contribution) Egeninnsats

12 Finansiering fra UiB sentralt Tilleggsfinansiering fra UiB 12,5% av RTD kostnadene (1/2 av RTD kostnadene som ikke blir dekket av EU). Søknad sendes til Økonomiavdelingen. Frikjøp av fast ansatte Institutt/senter får dekket lønn over ordinær tildeling pluss midler fra EU.

13 Finansiering fra UiB sentralt Enkelt eksempel, Collaborative project, 2 arbeidspakker: Totale kostnader Blir finansiert som følger: Totalt fra EU UiB sentralt Institutt/senter

14 Bedre finansiering for institutt/senter i FP7 enn i FP6 Enkelt eksempel, Collaborative project, 2 arbeidspakker Totale direkte prosjektkostnader , inkl i lønn til professor FP6 Additional cost FP7 Full cost (uten lønn til prof) Direkte kostnader ( ) Overhead * ( ) Totale prosjekt kostnader ( ) Totalt fra EU (requested c.) ( ) Tilleggsfinansiering ( ) Total finansiering ( ) Frikjøp fast ansatt ** ( 0 ) *) I FP6, 20% av de direkte additional cost, dvs ekskludert lønn til fast ansatte. RTD: 20% overhead med 100% dekning fra EU = 60% overhead med 75% dekning fra EU **) I tillegg til at EU dekker deler av lønnen til professoren, vil institutt/avdeling også få dekket lønnskostnadene til stillingen over grunnbevilgningen

15 Utbetaling av midler fra EU Overføring av midler fra EU vil gå via koordinator til konsortiemedlemmene. EU godkjenner kostnader og utbetaler midler på bakgrunn av de periodiske rapportene. Rapporter skal leveres for hver prosjektperiode. Én prosjektperiode er normalt på 12 eller 18 måneder (varierer fra prosjekt til prosjekt). Kun kostnader som er eligible blir godkjent av EU (se definisjon av eligible costs i ark 14).

16 Cash-flow i FP7 Fra EU Fra Koordinator Beløp Prefinancing (forskudd) 45 dager etter kontrakten er trådt i kraft Innen rimelig tid/regulert i konsortieavtalen 160% av requested contribution for 1.periode/gj.snitt Interim betaling Innen 105 dager etter den periodiske rapporten er levert Innen rimelig tid/regulert i konsortieavtalen Rapporterte og godkjente kostnader for prosjektperioden Max. 90% av requested contrib. utbetales som pre-financing og interim Slutt betaling (Final payment) Innen 105 dager etter den periodiske rapporten + slutt rapport er levert Innen rimelig tid/regulert i konsortieavtalen Utestående beløp i henhold til rapporterte og godkjente kostnader.

17 Cash-flow i FP7 Eksempel, Collaborative project, 2 arbeidspakker, start Prosjektperiode 3 år, rapportering per 18 mnd og 36 mnd innen* Pre-financing Rapportering Interrim bet. Rapportering Slutt bet. G-fund** Euro Euro Euro Euro Euro Euro jan.09 jan.10 jan.11 jan.12 *) Konsortiet har 60 dager på å levere rapportene fra prosjektperiodens slutt. Utbetalingstid kan gå ut over 105 dager om EU krever korrigeringer eller tilleggsinformasjon fra konsortiet. **) 5% av pre-financing blir satt av til Guarantee-fund, tilbakebetales med slutt betaling. Siste utbetaling blir Euro dersom det er rapportert og godkjent kostnader for Euro

18 Eligilbe costs / kostnader EU godkjenner Kun kostnader som EU definerer som eligible vil bli godkjent og refundert (artikkel II.14). Dvs. at kostnadene skal være; reelle og bokført i UiBs regnskapssystem og i henhold til UiBs regnskapsprinsipp og nasjonal lovgivning påløpt i løpet av prosjektperioden (med unntak av kostnader som knytter seg til sluttrapporteringen) være indikert i budsjettet i Annex I kun være benyttet til å oppfylle arbeidet og resultatene til prosjektet, samt være i overensstemmelse med prinsipper for god utnyttelse av ressurser EU definerer en rekke kostnader som ikke er godkjent ineligible blant annet; Mva og andre indirekte skatter (flyskatt er eligible) valuta tap overdrevent og hensynsløst forbruk

19 Administrasjon av prosjekt i FP7 Effektiv og god administrativ av et EU prosjekt er spesielt viktig fordi EU på et hvilket som helst tidspunkt, og inntil 5 år etter at prosjektet er avsluttet, foreta en revisjon av prosjektet. En revisjon kan være - Finansiell, inkludert revisjon av administrative rutiner og system. - Teknisk, for å sjekke hvordan prosjektet utføres/ble utført i henhold til Annex I (inkluderer å vise sammenheng mellom planlagte/brukte ressurser og prosjektets utvikling samt administrasjon og ledelse av prosjektet). I tillegg kan EU utføre on-the-spot checks. Dersom en revisjon eller sjekk avdekker feil eller mangler i forhold til kontrakten kan resultatet bli at kostnader blir underkjent og må tilbakebetales, at arbeid beskrevet i Annex I må justeres, eller i verste fall at prosjektet blir terminert.

20 Administrasjon av prosjekt i FP7 EU prosjekt krever i større grad enn andre prosjekt et samarbeid mellom de vitenskapelige og administrasjonen. Ha minst én navngitt person som er ansvarlig for den administrative driften av prosjektet (dersom flere er involvert bør det være en klar arbeidsdeling). Dette vil være en fordel når det gjelder oppfølging av prosjektet samt for den/de vitenskapelig involverte. Ha administrative prosjektmøter med jevne mellomrom, der både den/de vitenskapelig og administrative involverte deltar (for noen prosjekter vil det også være en fordel med rene vitenskapelige prosjektmøter).

21 Eksempel på administrative oppgaver i FP7 prosjekt Følge opp den økonomiske utviklingen i prosjektet Tilse at krav i kontrakten og krav til dokumentasjon blir oppfylt Utbetaling av midler fra EU Økonomisk rapportering (periodiske rapporter til EU og eventuelle interim rapporter til koordinator) Arrangere konsortiemøter Kontraktsendringer, kontraktstolkning UiB Koordinator Både for UiB og konsortiet For UiB / delvis for konsortiet Til konsortiet og UiB For UiB og konsolidere for konsortiet Kick-off møte, årsmøter, WP møter For UiB og konsortiet For UiB sin andel For UiB UiB Partner Tilse at UiB får rett beløp Input til koordinator WP møter, del arrangør årsmøter For UiB

22 Krav til dokumentasjon Kontrakten med EU krever dokumentasjon av kostnader og det vitenskapelige arbeidet. Dokumenter som vil bli etterspurt ved en revisjon inkluderer: Regnskapsrapporter, periodiske rapporter sendt til EU Timelister Faktura og reiseregninger Rapport fra reiser Referat fra møter Beskrivelse av system og rutiner for regnskap og administrasjon Vitenskapelige rapporter, resultat, journaler etc ved en teknisk revisjon

23 Kontrakten og veiledningsdokument Model contract Samt, veiledningsdokument til kontrakten, inkludert: Guide to Financial issues Guidance notes on project reporting Kan lastes ned fra

24 Assistanse til administrativ drift av EU prosjekt fra UiB sentralt Oppstartsmøte Kontaktperson (rådgiver gjennom prosjektperioden og hjelp i forbindelse med økonomisk rapportering) Issue-tracker (under utarbeidelse) Webside med administrativ håndbok, maler og informasjon (under utarbeidelse) Workshops (førstkommende 4.desember)

25 HF så langt i FP7 6 prosjekt (+ 1 under forhandling) Prosjekt Prosjektleder Institutt/senter Requested contibution (Euro) Prosjekttype CLARIN Koenraad de Smedt LLE CP/CSA NANOPLAT Roger Strand SVT CSA Technolife Roger Strand SVT CP SEAT Matthias Kaiser SVT CP PEGASUS Matthias Kaiser SVT SA VALUEISOBAR Matthias Kaiser SVT CP Under forhandling (Requested contribution kan bli endret) CLARA Koenraad de Smedt LLE MC