Fallgruver i søknadsprosessen

Transkript

1 Fallgruver i søknadsprosessen Trym N. Holbek Kristin Amundsen UiS/SIU Bergen,

2 Plan for sesjonen Erfaringer fra søknadsarbeid Gjennomgang av typiske fallgruver Gruppearbeid Oppsummering 2

3 Erfaringer fra UiS Utdanningsprosjekter har ikke status Forskning trumfer utdanning Ildsjelene som ikke forsker? 3

4 LLP Comeniusprosjektenes forbannelse Fagperson: «Kan du få signatur fra direktøren» (to dager før frist i Brussel) Leder: «Hva har NN på gang nå, da?» 4

5 Utveksling av dårlig praksis Overlat ildsjeler til seg selv La søknader ligge til 1 uke før innsending til EACEA Orienter om prosjektbudsjettet i døren til leder sånn i forbifarten Endre på partnerskapet et par dager før levering av søknad inviter gjerne et par organisasjoner Strategi? Høh. Håp at det går greit 5

6 En ny verden - Erasmus+ Internasjonalt kontor etablert 2011 Ny rolle for fakultetskoordinator Mobilitetsarbeid Prosjektrådgivning Nettverksbygging Besøk 6

7 Organisering av søknadsskriving Prosjektsøknadsteam Fagperson leder arbeidet Fakultetskoordinator programtilknytning Økonomikonsulent budsjett Kommunikasjonsrådgiver - formidling Instituttleder - forankring 7

8 Valideringsprosess Utkast fra fagperson Vurdering fra fakultetskoordinator og orientering for instituttleder Prosjektøkonomi og formidlingsstrategi Godkjenning hos instituttleder Støtte og signatur fra dekan/legal rep. 8

9 Kvalitetssikring videre Det etablerte søknadsteamet følger med videre i implementeringsfasen hvis tildeling Kick-off for lokalt prosjektteam Driftsfasen: overføring av ansvar til instituttet som skal eie prosjektet 9

10 Fordeler Bevisstgjøring Ansvarliggjøring Gir handlingsrom for støttefunksjoner Muliggjør spesialisering av oppgaver og kompetanseheving Erfaringsoverføring og mindre sårbarhet 10

11 Prosjektsamarbeid Strategiske partnerskap: tett samarbeid mellom utdanning og viktige aktører (inkludert arbeids- og næringsliv Kunnskapsallianser: Balansert og gjensidig samarbeid mellom høyere utdanning og virksomheter Fellesgrader: Samarbeid mellom europeiske HEIs om felles studieprogram av høy kvalitet, primært rettet mot studenter fra partnerland Kapasitetsbygging: Samarbeid om kvalitetsforbedring i utdanning i partnerland 11

12 Evalueringskriterier - prosjekt Relevans Prosjektutforming og implementering Sammensetning og samarbeid i partnerskapet Virkning og spredning av resultat 12

13 Status etter to søknadsrunder Tildelte prosjekt gjennomgående god kvalitet høy score Identifisert noen områder flere strever med Vanligste feil potensiale for forbedringer 13

14 Relevans Politisk bakgrunn, mål og prioriteringer Må vise til et reelt behov Hvordan kan dette prosjektet bidra til en løsning? Nytt, nyttig og nyttiggjort 14

15 Spesifikke mål Presise og konkrete mål som er målbare Oppnåelige (innen rekkevidde) Relevante i forhold til hva man ønsker å oppnå Langsiktige og kortsiktige mål 15

16 Prosjektadministrasjon Nominer prosjektansvarlig som gir administrativ støtte til koordinatoren Identifiser en kontaktperson hos hver partner Kontinuitet: Unngå hyppige skifter av personer tilknyttet prosjektet Definer hvem som gjør hva Sett frister! Intern kommunikasjonsstrategi 16

17 Monitorere og evaluere Intern og ekstern monitorering Intern: a) ex-ante (teste verktøy, fokus grupper)) b) ex-post («impact» spørreskjema) Ekstern: a) Spørreskjema -> målgrupper b) Ekstern evaluering 17

18 Risikovurdering Vær forberedt på å takle utfordrende situasjoner problemløsning - Partnere som ikke involverer seg - Dårlig kommunikasjon - Hyppige utskiftinger av ansatte kritisk kompetanse - Overholde tidsfrister/ fremdriftsplan - Grave seg ned i detaljer og miste overblikket - Økonomisk rapportering 18

19 Budsjettering Balanse Ansvarsfordeling mellom partnerne må gjenspeiles i budsjettet Kost nytte: Realisme i budsjetteringen God budsjettering er et kvalitetstrekk Budsjettkategoriene Forstå og bruke riktig Utnytte best mulig 19

20 Budsjettkategoriene Project management and implementation Transnational project meetings Intellectual outputs Multiplier events Learning, teaching and training (travel and subsistence) Special needs support/exceptional costs/language preparation Slide 20

21 Budsjettkategorier noen utfordringer Project management and implementation Intellectual output: Vær realistisk se i forhold til resultat og totalt budsjett Overblikk over estimerte dagsverk for de ulike elementene Se administrasjon i forhold til project mangagement and implementation Multiplier events: Spredningaktiviteter utover prosjektdeltakere spredning av resultater Exceptional costs 21

22 Spredning av resultater Hvilke resultat ønsker en å kommunisere ut og hvorfor? Målgruppefokus Hvem kan ha interesse av resultatene Hvordan nå ut til målgruppene? Sammenheng med relevans og impact 22

23 En kritisk venn er god å ha Avstand til prosjektet Erfaring fra prosjektsamarbeid og budsjettering 23

24 Gruppearbeid CASE: I en årrekke har studenter som tar ingeniørutdanningen vært sikret gode jobber rett etter endte studier. På grunn av nedgangstider i oljebransjen har situasjonen endret seg og det er nå utfordrende å finne relevant jobb for noen grupper ingeniører. Dette innebærer at det er et behov for å tilpasse utdanningen og bransjen til en ny virkelighet. Det er et behov for at studenter utrustes med bredere og mer overførbar kompetanse knyttet til omstillingsevne, innovasjonsevne og entreprenørskapskompetanse for å være relevant for nye jobber og for å kunne skape alternative yrkesveier. En annen utfordring er at det er liten grad av internasjonalisering i ingeniørutdanningen, til tross for at det er et internasjonalt arbeidsmarked og studentene arbeider i internasjonale selskaper. GRUPPEOPPGAVER: 15 minutter per oppgave (totalt 45 minutter) Plenumsdiskusjon til slutt 24