Veiledning til framdriftsrapport

Transkript

1 Veiledning til framdriftsrapport Merk: Denne veiledningen viser til de enkelte delene i den elektroniske framdriftsrapporten. Vi anbefaler brukeren å ha rapporten fremme på skjermen ved gjennomgang av veiledningen. Hovedside framdriftsrapport Hovedsiden viser de rapporteringspunktene som skal besvares. Rapporteringen på det enkelte punkt gjøres ved å benytte menyen til venstre på siden. Skjermbildet for det enkelte rapporteringspunkt kommer da opp, og rapporteringen kan utføres. Når rapporteringen er utført, vil Hovedsiden vise hvilke rapporteringspunkter som inneholder avvik eller endringer. Alle rapporteringspunkter må være besvart for å kunne sende inn rapporten. Hovedsidens spørsmål 1. Er det rapporteringspliktige avvik i de avtalte mål? 2. Er det rapporteringspliktige avvik i framdrift i forhold til avtalte milepæler, prosjektbeskrivelsen eller i forhold til stipendenes tilsetting/framdrift? 3. Er det rapporteringspliktige avvik i finansieringsplanen? 4. Er det rapporteringspliktige avvik mellom budsjett og forbruk? 5. Er det rapporteringspliktige avvik i den avtalte konsortiesammensetningen? 6. Er det andre vesentlige avvik i forhold til det som er avtalt i kontrakten (særlig art 8)? 7. Opplysninger om alle stipend må være fullstendige og korrekte. Er det gjort endringer i disse opplysningene? 8. Det skal gis en populærvitenskapelig framstilling av viktige nye resultater som er framkommet i prosjektet i rapporteringsperioden. Foreligger slike resultater? 9. Alle resultatdata som er framkommet i prosjektet skal rapporteres. Er rapportering foretatt? 10. Omfanget av internasjonalt samarbeid skal angis. Har det vært slikt samarbeid i rapporteringsperioden? 11. Dersom det foreligger krav om særskilt rapportering i egen melding skal dette utføres. Er særskilt rapportering utført Rapporteringsperioden er fra sist avgitte framdriftsrapport fram til rapporteringsfristen. Nedenfor følger en opplistning over krav til hva og hvordan det skal rapporteres på det enkelte rapporteringspunkt. Veiledningen må leses nøye! Vilkårene for prosjektet er avtalt i kontrakten mellom Forskningsrådet og prosjektansvarlig. Framdriften i prosjektet skal vurderes i forhold til disse vilkårene. Det skal kun rapporteres avvik i forhold til de vilkårene som gjelder for prosjektet. Vesentlige avvik i forhold til framdrifts- eller finansieringsplan skal raskest mulig rapporteres til Forskningsrådet. Melding om slike forhold skal ikke utsettes til framdriftsrapporteringen ref. Generelle kontraktsvilkår pkt. 2. 1

2 Mål Hvis de oppgitte målene og delmålene for prosjektet ikke lenger gjelder, må avvikene kommenteres. Dersom nye mål er innført, er også dette å anse som avvik. Det er kun mulig å skrive en kommentar dersom det svares Ja på at det er avvik Framdrift Det skal rapporteres inn dersom framdriften i rapporteringsperioden ikke har vært i samsvar med de avtalte milepælene og prosjektbeskrivelsen. eventuelle stipendiaters tilsetting/framdrift ikke er i rute. Dersom framdriften i rapporteringsperioden kan få innvirkning på den videre framdriften i prosjektet, skal dette kommenteres. Dersom prosjektleder allerede nå har grunn til å tro at framdriften i prosjektet ikke vil kunne følge de avtalte planene, skal også dette kommenteres. Det er kun mulig å skrive en kommentar dersom det svares Ja på at det er avvik Økonomi Det skal rapporteres inn dersom minst ett av følgende punkter er tilfelle: Totalfinansieringen og finansieringskildene er ikke i samsvar med det som er oppgitt i finansieringsplanen og kontrakten. Forbruket er ikke i tråd med det avtalte budsjettet for rapporteringsperioden. Budsjettet for resten av prosjektperioden vil ikke være i samsvar med det opprinnelige budsjettet. Dersom det svares nei på minst ett av disse spørsmålene, regnes det som rapporteringspliktig avvik som skal kommenteres. Viktig! Det forventes at det rapporteres om avvik i forholdet mellom budsjett og forbruk dersom det senere kan bli aktuelt å søke om å få overført midler, eller om å få beholde utbetalte midler som ikke er forbrukt. Rapportering av underforbruk på rapporteringstidspunktet er imidlertid ikke å anse som en søknad om overføring av midler, eller en søknad om å få beholde utbetalte midler som ikke er forbrukt. Slik søknad må i så fall gjøres i eget brev til Forskningsrådet. Partnere En konsortiedeltaker er en samarbeidspartner som yter et bidrag i form av finansiering eller andre ressurser, eller utfører forskning i prosjektet slik at det har vesentlig betydning for gjennomføringen av prosjektet. Dersom det er endringer i konsortiesammensetningen, skal dette rapporteres. Nye partnere legges til ved å klikke på Ny partner. Både inkludering av nye partnere og eventuelle endringer hos eksisterende partnere regnes som avvik og skal kommenteres. 2

3 Andre avvik Vilkårene for prosjektet er avtalt i kontrakten (inkludert prosjektbeskrivelsen) mellom Forskningsrådet og prosjektansvarlig. Dersom det foreligger avvik som ikke er rapportert foran, skal dette rapporteres her. Det gjøres spesielt oppmerksom på vilkår som er gitt i art. 8 i kontrakten. Stipend I dette bildet skal opplysninger om stipend gis og ajourføres. Viktig! Avvik i forhold til stipendiatenes tilsetting/framdrift må rapporteres under rapporteringspunktet Framdrift. Listen skal inneholde en komplett oversikt over stipend som er helt eller delvis finansiert av prosjektet. Alle stipend skal rapporteres, selv om de bare delvis er finansiert av Forskningsrådets bevilgning. Stipendiater som er tilknyttet prosjektet, men ikke er finansiert av prosjektet, skal ikke tas med i oversikten. Dersom en stipendiat både har dr.gradsstipend/postdoc-stipend og utenlandsstipend, skal dette føres opp som to ulike stipend. Det er bare stipendtypene dr.gradsstipend, postdoc-stipend, utenlandsstipend og gjesteforskerstipend som skal rapporteres. Opplysningene om alle stipend må være fullstendige og korrekte. Alle opplysningsfeltene om det enkelte stipend finnes ved å klikke på endringsboksen utenfor hvert stipend som er oppgitt i listen. Nytt stipend legges til ved å klikke på Nytt stipend. Dr.gradsstipend og postdoc-stipend Oppdatér og legg til korrekte opplysninger. Med Arbeidsland menes det landet stipendiaten har sin faste tilknytning til. Med Gjennomføringsland menes landet der stipendiatens faste vertsinstitusjon i stipendperioden ligger. Periode start er datoen for når stipendet første gang starter. Periode slutt er datoen for når stipendet endelig avsluttes. Ved midlertidig avbrudd som fører til utsettelse av endelig sluttdato, skal Periode slutt forskyves tilsvarende, selv om denne eventuelt vil falle utenfor gjeldende sluttdato for prosjektet. Oppgi det faktiske antall månedsverk som utføres per år (ett år = 12 måneder). Totalt antall månedsverk skal tilsvare det tildelte antall månedsverk fra prosjektet. Utenlandsstipend og gjesteforskerstipend Oppdater og legg til korrekte opplysninger. Med Arbeidsland menes det landet stipendiaten har sin faste tilknytning til. Med Gjennomføringsland menes landet til stipendiatens midlertidige vertsinstitusjon i stipendperioden. Periode start er datoen for når stipendet første gang starter. Periode slutt er datoen for når stipendet endelig avsluttes. Populærvitenskapelig framstilling Det skal gis en samlet populærvitenskapelig framstilling av de viktigste resultatene som er framkommet i prosjektet, for eksempel en beskrivelse av de viktigste resultatene som kommer til uttrykk i de tellekanter som er oppgitt under Resultat-data. Framstillingen skal ikke være en rapport over aktivitetene i prosjektet. Det forventes at resultater foreligger og rapporteres 3

4 hvert år. Dersom prosjektet er pålagt å rapportere flere ganger i året, forventes det at det gis en populærvitenskapelig framstilling minst én gang i året. Framstillingen vil blant annet bli benyttet som underlag for rapportering til departementer og resultatformidling på Internett, og for oppfølging av Forskningsrådet og dets styrende organer. Framstillingen bør ikke overskride en halv side. Tellekanter Forskningsrådet har behov for en tallfesting av sentrale dimensjoner (tellekanter) ved prosjektet, for å kunne rapportere til sine oppdragsgivere og samarbeidspartnere. For hver tellekant skal det rapporteres totalt antall oppnådd hittil i prosjektperioden. Rapporteringen skal omfatte det totale antallet oppnådd innenfor prosjektet for alle deltakere som finansieres av prosjektet. Antallet skal kun omfatte ferdigstilte og oppnådde forekomster, det vil si ikke uferdige eller planlagte. Det skal oppgis et tall for hver tellekant. Dette skal være det akkumulerte antallet som er oppnådd siden prosjektet startet. Dersom tellekanten ikke er relevant, settes antallet lik null. Det er kun endringer som må oppdateres. Listen skal være à jour etter hver rapportering. For alle oppføringer inkludert i antallet under Vitenskapelige/faglige publikasjoner og Resultatformidling skal det i Sluttrapporten oppgis utvalgte sentrale data om slike resultater. Internasjonalt samarbeid Alle midler brukt på internasjonalt samarbeid finansiert av prosjektet skal rapporteres. Det er de totale kostnadene til internasjonalt samarbeid som skal rapporteres, ikke bare den andelen av disse kostnadene som er finansiert av Forskningsrådets bevilgning. Midlene brukt til internasjonalt samarbeid skal fordeles på de landene som har deltatt i samarbeidet. Med internasjonalt samarbeid menes prosjektsamarbeid mellom forskere/bedrifter/institutter fra ulike land om felles mål og problemstillinger. Eksempelvis EU-prosjekter og Eureka-prosjekter, der normalt alle prosjektmidlene regnes brukt på internasjonalt samarbeid. tid og ressurser brukt på internasjonal kontakt med utenlandske forskere/bedrifter/institutter for å få innspill til å nå målene i eget prosjekt. Eksempelvis konferanser, reiser, nettverksmøter osv. Det er normalt prosjektmidler brukt for å dekke tid og kostnader til denne type aktiviteter som skal oppgis som internasjonalt samarbeid. stipender for internasjonal kontakt og forskerutveksling. Eksempelvis gjesteforskerstipend og utenlandsstipend, samt utenlandsopphold for dr.gradsstipendiater og postdoc-stipendiater tilknyttet prosjektet. Lønns-, drifts- og oppholdsutgifter i perioden skal tas med. Særskilt rapportering Særskilt rapportering skal utføres kun dersom det foreligger krav om dette. Slike krav vil i så fall være framsatt i egen melding fra Forskningsrådet. I meldingen vil det være oppgitt hva 4

5 som skal rapporteres, om det skal rapporteres direkte i kommentarfeltet, eller om det skal gjøres i et eget vedlegg som må lastes opp. 5