Revidering av sentral beredskapsplan beredskapsanalyse

Transkript

1 Revidering av sentral beredskapsplan beredskapsanalyse Del 1 - Ledergruppen Tom Henry Knutsen Marian Nathalie E. Resell

2 Program Velkommen - NTNUs ambisjoner og behov for beredskap Kriseledelse (Tom Henry Knutsen, Safetec) : Mini-beredskapsanalyse Scenariobasert gjennomgang (kortversjon) Forventning til lokal beredskap framover (lokal ROS og beredskap) : Avslutning

3 Mål for arbeidet Beredskap for å møte risiko og sårbarhet avdekket i overordnet ROSanalyse Revidere sentral beredskapsplan (forenklet) Mal for ny lokal beredskapsplan (forenklet) Tar utgangspunkt i et scenario som har utpekt seg som krevende Identifiserer NTNUs styrker, svakheter og forbedringspunkter Rapportering direkte i beredskapsplan og tiltakskort

4 Metodikk Forankret i NS 5814 Og NS-ISO 31000

5 Overordnet ROS-analyse 2017 Store og alvorlige hendelser: Lab.ulykke Brann/eksplosjon Terrorhendelse (på campus/i utlandet) Naturkatastrofe (på campus/i utlandet) Mindre, men alvorlige hendelser: Vold, trusler Sensitiv informasjon på avveie Tap av kritisk infrastruktur Relevant for beredskapen: Eskaleringspunkt Uklare roller i krisehåndteringen

6 Dimensjonerende fare- og ulykkeshendelser 1. Skade/død på student, ansatt eller besøkende 2. Brann, eksplosjon og evakuering 3. Trusler, vold, terror eller gisseltaking 4. Kriminell handling utført av student/ansatt i tjeneste 5. Spredning av smitte og utbrudd av smittefarlig sykdom/pandemi 6. Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser 7. Brudd på informasjonssikkerheten 8. Hendelser med negativ konsekvens for ytre miljø 9. Ulykker, uhell og unormale hendelser med strålekilder

7 NTNUs politikk for beredskap Gjennom systematisk beredskapsarbeid skal NTNU forberedes på å effektivt kunne respondere på, og håndtere, en krisesituasjon med et riktig organisert, bemannet og øvet beredskapsapparat. Mål for risikostyring, forebygging og beredskapsplanlegging Mål for etablert beredskapsorganisasjon Mål for opplæring og øving Mål for hendelseshåndtering og samvirke

8 Handlingsplan for sikkerhet og beredskap Oppstart, forankring, målsetting Støtteverktøy Sentralt nivå Lokalt nivå Kartlegging av risiko, sårbarhet Oversikt og trusler Metoder, verktøy og opplæring i ROS-analyser Overordnet ROS-analyse Lokale ROS-analyser Beredskapsplanlegging Metoder, verktøy og opplæring i beredskapsplanlegging Sentral beredskapsplan Lokale beredskapsplaner Krisehåndtering Metoder, verktøy og opplæring i krisehåndtering Opplæring, trening og øvelser Sentral beredskapsledelse Opplæring, trening og øvelser Lokal beredskapsledelse Hendelser, erfaringer, kontinuerlig sikkerhets- og beredskapsarbeid Your business is safe with us 8

9 Plan for beredskapsarbeidet 2017/18 Aktiviteter Leveranser Ressurser Fase 1 Gjennomført Fase 2 Gjennomført Ledelsesforankring Overordnet ROS Rapport Overordnet ROS-analyse 2017 A1 Forberede beredskapsanalysen Uke A2 Forslag til ny beredskapsplan Uke 47 A3.1 Beredskapsanalyse-Formøte Beredskapsorganisering Uke 48 Ressurser internt på HMSseksjonen 27./28.nov 1 times møte med Org.dir, og økonomidir. Fase 3 Beredskap - Pågår A3.2 Beredskapsanalyse - Del 1 Beredskapsnivå, grensesnitt, eierskap/støtte mm. Uke 49 5.des. kl Beredskapsanalyse del 1 med Dekangruppen, rektorat og sentral beredskapsgruppe A3.3 Beredskapsanalyse - Del 2 Innhold i revidert beredskapsplan Uke 50 A4 Layout og form på ny beredskapsplan Uke des. kl Beredskapsanalyse del 2 med Sentral beredskapsgruppe Ressurser fra HMS-seksjonen og Kommunikasjonsavd. A5 Beredskapsplan Utarbeide ny plan ihht beredskapsanalysen Uke 2-3 Beredskapsplan 2018 Forslag sendes på høring Ressurser fra HMS-seksjonen og Kommunikasjonsavd. Fase 4 Krisehåndtering - Planlegges Opplæring i beredskapsroller Proaktiv kriseledelse Januar 2018 Beredskapsøvelse Februar 2018 Uke 5/Januar (2 timer) Sentral beredskapsgruppe Opplæring i beredskapsroller og proaktiv kriseledelse Uke 6/ Februar (2 timer) Sentral beredskapsgruppe Øvelse Tabletop med noe input respons

10 Mål med møtet Avklare beredskapsnivå hvilke hendelser utløser deler av beredskapsledelsen og hva utløser full beredskap på sentralt nivå Avklare eskaleringspunkt fra lokal til sentral beredskapsledelse Avstemme forventinger mellom beredskapsroller på ulike nivå Hvem leder og hvem bistår ved ulike typer hendelser Gjennomgå roller, ansvar og oppgaver avklare hva som må endres i eksisterende beredskapsplan

11 Organisering av kriseledelse og krisestab Tom Henry Knutsen, Generalmajor(p)/Sjefsrådgiver

12 Kriseerkjennelse? - Krise som inntreffer brått og uventet med umiddelbare synlige konsekvenser - Krise som utvikler seg over tid med mindre synlige umiddelbare konsekvenser, men som plutselig kan eskalere

13 Definisjon på en krise Krise (gresk krisis): plutselig forandring, skjebnesvanger forstyrrelse (medisin: en plutselig forverring av en pasients tilstand) Krisen preges av: Usikker/mangelfull informasjon Involverer vitale interesser Tidspress Usikkerhet om utfall

14 Krisehåndtering-holdninger, kultur og ledelse Krisehåndtering er for de aller fleste i forvaltningen en oppgave de møter gjennom planverk og øvelser, sjelden eller aldri i praksis. Store hendelser krever mer av ledere og organisasjoner enn oppgaveløsningen i hverdagen. Det kreves et «takt-skifte»!

15 Faser i en krisehåndtering Varsling Mobilisering Håndtering Normalisering Hvordan mottas varsel? - Interne varslingsrutiner - Eksterne varslingsrutiner - Når mobiliseres det? - Hel eller delvis mobilisering? - Beredskapsorganisasjonen - Stabsfunksjoner - Krisehåndteringsfasiliteter - Skiftordninger - Ressurser - Beslutningsmetodikk - Proaktiv kriseledelse - Krisekommunikasjon og psykososial omsorg - Samvirke - Når er krisen over? - Hvem beslutter? - Gradvis nedtrapping? - Debrief - Interne utredninger - Eksterne utredninger

16 Beslutningstagning i kriser ORG HIERARKI BESLUTNINGSNIVÅER BESLUTNINGSSLØYFER TID

17 KD UTD.DIR? NTNU TAKTISK NIVÅ FYLKER KOM- MUNER KOM- MUNER KOMMUNER HV- DISTRIKT POLITI- DISTRIKT SF- DISTRIKT FRIVILLIGE ORG

18 Beredskapsledelsesnivåer Nasjonalt Strategisk nivå 3.linje Sentralt nivå Nasjonalt Operasjonelt nivå 2.linje Nasjonalt Taktisk nivå Virksomheters strategiske nivå Virksomheters operasjonelle nivå Virksomheters taktiske nivå Regionalt nivå 1.linje Lokalt nivå

19 Beslutningssløyfen (John Boyd s OODA-loop relatert til krisehåndtering) OBSERVE-ORIENT-DECIDE-ACT Iverksetting - Ordrer - Direktiver - Instrukser -Sb midler OBSERVE Situasjonsoversikt -Informasjonkilder Situasjonsforståelse ACT ORIENT Beslutningsprosess - Sjefsorientert - Gruppeorientert - Analytiske beslutninger - Intuitive beslutninger - Kreative beslutninger DECIDE Vurdering -Faktorer (Tid og Rom, Worst Case, MMMOO) -Fokus og mulige handlemåter

20 ORG HIERARKI Strategisk/ 3. linje Taktisk/ 1. linje Beslutningssløyfer i en hierarkisk organisasjon BESLUTNINGSNIVÅER Fokus: Overordnede rammer, driftskontinuitet, økonomi, jus, krisekommunikasjon, normalisering, granskinger Dager/uker/måneder Fokus: Situasjonsbilde, støtte taktisk nivå, ressursprioriteringer, logistikk, pårørende, rapportering Operasjonelt/ Timer/dager 2. linje Fokus: Direkte håndtering av krisen Sek/min/timer BESLUTNINGSSLØYFER TID

21 LEDELSE Tar beslutninger STAB Situasjonsoversikt og beslutningsstøtte

22 Generisk beredskapsledelse 3. Linje BEREDSKAPSLEDELSE Virksomhetsleder, ledergruppe, strategiske stabsfunskjoner AD HOC PLANGRUPPER Normalisering Utredninger 2. Linje BEREDSKAPSLEDELSE BEREDSKAPSLEDER Operative stabsfunksjoner: Personell, Informasjonsinnhenting, Operasjoner, Logistikk, IKT, Loggføring/ rapportering, (Liaisoner) J1,J2,J3 osv P1, P2, P3 osv KRISE- KOMMUNIKASJON Egne ansatte Pårørende Media 1. Linje BEREDSKAPSLEDELSE

23 Beredskapsrom Skjerm Ad hoc Plangruppe Prosjektor IKT Liaison Kommunikasjon (eksternt og internt) Logistikk Personell Operasjoner Informasjonsinnhenting Beredskapsleder Loggfører

24 Oppsummering Kriseerkjennelse Krisehåndtering krever «taktskifte» fra daglig drift Kjernen i all krisehåndtering er evnen til å fatte gode beslutninger under stress Organisering av kriseledelse og krisestab må tilrettelegge for beslutningstagningen Krever en form for linje-stabsorganisering der stabens funksjon er å fremskaffe beslutningsgrunnlag og støtte ledelsen med iverksetting Kriseorganisasjonen må kunne operere fra egnede fasiliteter (beredskapsrom)

25 BEREDSKAPSANALYSE Viktige elementer: Varsling Eskaleringspunkt (skifte av eierskap til krisen, når og hvordan?) Eierskap til krisen Oppgavefordeling Forventningsavklaring

26 Sentral, lokal og stedlig beredskapsledelse Stedlig beredskapsledelse Gjøvik/Ålesund STEDLIG BEREDSKAPSLEDELSE Stiller alltid Stedlig beredskapsleder Stedlig Kommunikasjonsansvarlig Stedlig HMS-ansvarlig Stedlig Loggfører Kalles inn etter type hendelse: Stedlig Utdanningsansvarlig Stedlig HR Stedlig IT Stedlig Økonomi, eiendom, drift Instituttleder Sentrale støtteressurser Liaison Sentral beredskapsledelse Lokal beredskapsledelse STRATEGISK LEDELSE / ANSIKT UTAD Rektor Prorektor / andre fra rektoratet? SENTRAL BEREDSKAPSGRUPPE Stiller alltid: Sentral beredskapsleder (org.dir) Kommunikasjonsansvarlig (kom.-sjef) HMS-ansvarlig (HMS-sjef) Ved behov for stab: Stabsleder (Sikkerhets- og beredskapsrådg.) Etterretningsansv. (Kommunikasjonsres.) Loggfører Kalles inn etter type hendelse: Prorektor utdanning Økonomi- og eiendomsdirektør Dekan / museumsdirektør Fagansvarlig Liaison LOKAL BEREDSKAPSLEDELSE Stiller alltid Lokal beredskapsleder Lokal Kommunikasjonsansvarlig Lokal HR/HMS-ansvarlig Lokal Loggfører Kalles inn etter type hendelse: Lokal Utdanningsansvarlig Lokal IT Lokal Økonomi, eiendom, drift Sentrale støtteressurser Liaison Psykososial omsorg Beredskapsledelse Yrkeshygiene Smittevern Arbeidsmiljø BHT Intern og ekstern kommunikasjon Mediehåndtering Medieovervåkning Tekstproduksjon VVS Elektro Byggeteknisk Brannteknisk Transport IT- drift IT-brukerstøtte Digital sikkerhet Sentrale støtteressurser - kan bistå sentral, lokal og stedlig beredskapspledelse

27

28 Beredskapsnivå Grønn beredskap Håndteres innenfor normal driftsorganisasjon Lokal beredskapsledelse varsles Alle ordinære driftsavvik som medfører økt risiko for kvalitetsavvik/eskalering. Gul beredskap Håndteres av drift Lokal beredskapsledelse etableres og overvåker situasjonen Sentral beredskapsledelse varsles, ev. deler av denne samles Lokal hendelse Lite omfang Potensial til eskalering Rød beredskap Sentral beredskapsledelse etableres Beredskapsplanen iverksettes Styret og KD varsles Kompleks Omfattende Alvorlig Langvarig

29 Beredskapsanalyse Del 1

30 Scenario - Katastrofe i utlandet Studenter og ansatte ved alle tre campuser er berørt Hvem mobiliseres på de ulike campusene og hvem informeres? Samvirkeaktører hvem ivaretar samvirke? Avklare beredskapsnivå Fase 1: Varsel om hendelse Fase 2: Det bekreftes at NTNU har studenter og ansatte som er berørt Fase 3: Normalisering og etterarbeid Avklare eskaleringspunkt Når går det fra lokal til sentral beredskapsledelse? Hvem har fullmakt til å høyne beredskapsnivå? Avstemme forventinger mellom beredskapsroller på ulike nivå Hvem leder og hvem bistår ved trinn 1, 2 og 3? Gjennomgå roller, ansvar og oppgaver Er dette klart? Ev. hva må avklares og tydeliggjøres i ny plan? Avklare ressursbehov og hva som finnes av ressurser internt og eksternt Er det eksterne du som leder må forholde deg til underveis i kriseledelsen?

31 Sånn går vi fram: 5 min. egenrefleksjon Skriv ned dine oppgaver under en beredskapssituasjon huskelapp til stedfortrederen din! Gul lapp = en aksjon pr lapp Rosa lapp = Grønn lapp = jeg har behov for avklaring eller behov for ressurser / bistand jeg har ressurser / bistand å tilby

32 Fase 1: Varsel om hendelse Terrorangrep i Brussel Ca kl tirsdag eksplosjon i en togvogn ved metrostasjonen Maelbeek, nær EUs hovedkvarter og NTNUs kontor. Mange er antatt drept og såret Hvilket beredskapsnivå anser dere dette for å være (grønn, gul, rød)? Hvem varsler deg og hvem varsler du videre? Hvem mobiliserer hvem, ev. begynner å gjøre noe på dette stadiet? Hvem leder og hvem bistår ved trinn 1: varsel om hendelse?

33 Fase 2: Det bekreftes at NTNU har studenter og ansatte som er berørt Facebook-oppdatering fra dekan på IE, postet kl 13.45: «Kjempeinteressant og inspirerende arbeidsdag avsluttes med et besøk i EU- parlamentet. Metroen neste!»

34 Status kl NTNU ansatte og studenter bekreftes involvert IE fakultetets ledergruppe er ved metroen da bomben går av. En person er skadet. Flere fakultet har ansatte og / el. studenter i Brussel på dette tidspunktet. Ansatte og studenter ved campus Gjøvik og Ålesund er berørt 2 ansatte ved VM er på konferanse En studentgruppe fra helsevitenskap er på studietur

35 Status kl NTNU ansatte og studenter bekreftes involvert 3 personer er skadet og sendt til sykehus (1 fra IE) 2 studenter man enda ikke har fått kontakt med 15 NTNU ansatte og studenter som var i nærområdet EU-parlamentet er selv-evakuert og sterkt preget av hendelsen. Hvilket beredskapsnivå anser dere dette for å være (gul, rød)? Hvem informerer deg om status og hvem informerer du videre? Hvem mobiliserer hvem, ev. begynner å gjøre noe nå? Hvem leder og hvem bistår ved trinn 2: Krisehåndtering? OBS: Hvor settes det beredskap (sentral, lokal, stedlig Ålesund/Gjøvik)? Hvem tar eierskap til krisen? Hvem håndterer samvirke med eksterne?

36 2018 Lokal sikkerhet og beredskap Samtlige fakultet og adm.enheter skal Utnevne en ressursperson innen sikkerhet og beredskap Oppdatere ROS-analyser / risikovurdering av virksomheten Oppdatere lokale beredskapsplaner Gjennomføre øvelser Mer informasjon kommer!

37 Takk for samarbeidet!