Innholdsfortegnelse. Forord... 17

Transkript

1 Innholdsfortegnelse Forord DEL I Introduksjon til beredskap Kapittel 1 Risikostyring og beredskap Risikostyring Strategisk, finansiell og operasjonell risiko Risikohåndtering Beredskap Restrisiko Formålet med beredskap Kapittel 2 Definisjoner og prinsipper Definisjoner Beredskapsorganisasjon og beredskapsledelse Beredskapssituasjon Proaktivitet Prinsipper De proaktive prinsippene Sikker usikkerhets-prinsippet Moderat overreaksjons-prinsippet Første informasjons-prinsippet De nasjonale beredskapsprinsippene Likhetsprinsippet Ansvarsprinsippet Nærhetsprinsippet Samvirkeprinsippet

2 Innholdsfortegnelse Kapittel 3 Etablering av beredskap Identifisering Beredskapsambisjon: ytelsesrammer og ytelseskrav Myndighetspålagte og virksomhetsinterne ytelseskrav Kvalitative og kvantitative ytelseskrav Ytelsesrammer før ytelseskrav Beredskapsområdet Beredskapsressurser Eksisterende eksterne ressurser Eksisterende interne ressurser Etablere nye ressurser Risikovillighet Innsatskriterier Etablering Beredskapsdokumentasjon Beredskapsopplæring Evaluering Kontinuerlig forbedring Kapittel 4 Organisering av beredskapsledelse Hierarkisk struktur Taktisk nivå Operasjonelt nivå Strategisk nivå Politisk nivå Forholdet mellom beredskapsledelsesnivåene Intern organisering av beredskapsledelsen Operasjonsområde og kommunikasjonsområde Politiets organisering av stabsfunksjoner Organisering av stabsfunksjoner i enhetlig ledelsessystem Fleksibel organisering Beredskapskommunikasjon Kommunikasjonsmidler Tydelig og entydig kommunikasjon Bekreftende kommunikasjon Prioritert interessentkommunikasjon Beredskapsplaner Beredskapsplanens formål

3 4.3.2 Beredskapsfaseoppbygging Operativ del Aksjonsplaner og funksjonsbeskrivelser Praktisk bruk av operativ del Administrativ del Vedlegg Annen planlegging Operasjonsordre DEL I Oppsummering DEL II Potensialbasert beredskapsledelse Kapittel 5 Beredskapsverdiene Mennesker Ansvar for varsling av pårørende Ytre miljø Vern av kulturminner Økonomiske verdier Driftskontinuitetsledelse Omdømme Forberede mediehåndtering Frigitt informasjon Fellesverdier Beredskap er ivaretakelse av mennesker Kapittel 6 Konsekvenspotensialet Fordelene ved en potensialbasert tilnærming Sikre proaktivitet Motvirke menneskelige beslutningsfeller Felles mental modell Effektivt tilsyn Viktigheten av å definere et riktig potensial Å være tro mot potensialet Argumenter mot en potensialbasert tilnærming Introduksjon til proaktiv stabsmetodikk Introduksjon av elementene i metodikken Den proaktive prosess

4 Innholdsfortegnelse Den proaktive strategi Metodeoppbyggingens begrunnelse Metodikkens opprinnelse Proaktiv tenkning, metode, konsept og mobilisering Proaktiv tenkning Proaktiv metode Proaktivt konsept Proaktiv mobilisering Vitenskapelig støtte for bruk av metodikken Felles mentale modeller og samhandling i team Standard samhandlingsprosess Standardisert felles informasjonsdokumentering Stress og stressmestring Menneskelige beslutningsfeller og beslutningssystemer DEL II Oppsummering DEL III Proaktiv stabsmetodikk Kapittel 7 Førstemøtet Situasjonsspesifikk plan Forholdet til beredskapsplanen Avholdelse og varighet av førstemøtet Førstemøtets oppbygging Situasjonsforståelse Konsekvenspotensial Plan To utgaver av førstemøtet Det generiske førstemøtet Oppbygging Strukturering Det strategiske førstemøtet Oppbygging Innvirkningsanalysen Plan for strategisk håndtering Strukturering Gjennomføring av førstemøtet Forberedelse Varsling

5 7.5.3 Oppstart Gjennomføring Avslutning med fokus Ingen annen kommunikasjon under førstemøtet Vanlige feil på førstemøtet Funksjonene deltar ikke aktivt på møtet Funksjonene er ikke forberedt Funksjonene starter med håndteringen Funksjonene bidrar ikke med sin kompetanse Funksjonene stiller ikke kritiske spørsmål Møtet har ingen tydelig prosess og struktur Møtet har ingen tydelig oppstart Møtet følger ikke agendaen Møtet fullføres ikke Møtet har ingen tydelig avslutning Møtet varer unødvendig lenge Møtet inneholder lange diskusjoner Møtet blir konsentrert rundt mindre viktige detaljer Prosessen blir viktigere enn innholdet Gjennomføringen blir viktigere enn kvaliteten på innholdet Diskusjonene fanger ikke opp det unike i hendelsen Avslutningsvis om førstemøtet Det avholdes kun ett førstemøte Når det ikke blir identifisert et potensial Førstemøtet vil aldri bli perfekt Kapittel 8 Fokusområder Hensikten med fokusområder Etablering og endring av fokusområder Formulering og dokumentering av fokusområder Formulering av fokusområder Dokumentering av fokusområder Typiske fokusområder på de ulike nivåene Taktiske fokusområder Operasjonelle fokusområder Strategiske fokusområder Vanlige feil ved fokusområder Fokusområdene blir for spesifikke Fokusområdene blir for generelle

6 Innholdsfortegnelse Funksjonene etterlever ikke fokusområdene Fokusområder blir ikke etablert Kapittel 9 Aksjoner Innledningsvis om aksjoner Kilder til aksjoner Funksjonene er ansvarlige for egne aksjoner Ulike typer aksjoner Proaktiv loggføring Proaktiv loggføring sikrer realisering av planen Proaktiv loggføring etablerer et kontinuerlig planleggingsverktøy Proaktiv loggføring muliggjør kontinuerlig koordinering Ordinære aksjoner Formulering av aksjoner Dokumentering av aksjoner Avslutningsvis om aksjoner Bruk av loggfører Effektiv formulering av aksjoner Aksjoner som ikke er iverksatt når fokus blir endret Umiddelbare aksjoner Hastetiltak Forhåndsplanlagte tiltak Automatiserte handlinger Dokumentering av umiddelbare aksjoner Bruk av umiddelbare aksjoner Vanlige feil ved aksjoner Aksjonene dokumenteres ikke eller de dokumenteres reaktivt Aksjonene blir kamuflert som umiddelbare aksjoner Aksjonene er ikke utledet av fokus Feil bruk av aksjonstavlen Kapittel 10 Situasjonsbeskrivelsen Innledningsvis om situasjonsbeskrivelsen Skriftlig eller billedlig situasjonsbeskrivelse Innholdet i situasjonsbeskrivelsen Dokumentering av situasjonsbeskrivelsen Ansvarlig for situasjonstavlen Spesialtilpassede situasjonstavler

7 Personell: antall og tilstand Antall involverte personer Personelloversikt Involverte personers tilstand Personellkontroll Delt personelloversikt Manglende personelloversikt Varslinger Ressurser Værforhold Milepæler Frigitt informasjon Vanlige feil ved situasjonsbeskrivelsen Situasjonstavle er ikke tilgjengelig Situasjonstavlen oppdateres ikke Kapittel 11 Statusmøtet Avholdelse av statusmøter Ved mottak av situasjonsrapport fra underliggende nivå Ved mottak av viktig informasjon Ved behov for kalibrering av beredskapsledelsen Ved endring av fokusområder Gjennomføring av statusmøter Forberedelse Varsling Oppstart Gjennomføring Avslutning med fokus Vanlige feil på statusmøtet Vi oppnår ikke hensikten med møtet Møtet blir for langt Møtet avsluttes ikke med vurdering av fokus Avslutningsvis om statusmøter Ingen annen kommunikasjon under statusmøtet Dokumentering av statusmøter Avholdelse av andre møter

8 Innholdsfortegnelse Kapittel 12 Tilpasset metodebruk Minimert metodebruk Potensialbasert tilnærming Visualisert situasjonsbeskrivelse Nivådynamisk metodebruk Taktisk og operasjonelt ansvarsområde Operasjonelt og strategisk ansvarsområde Avansert metodebruk Bruk av metodetilpasset programvare Fordeler ved bruk av programvare Utfordringer ved bruk av programvare Erfaringer ved bruk av programvare Kapittel 13 Organisering av beredskapsrommet Utrustning av beredskapsrommet Plassering av tavlene Plassering av funksjonene DEL III Oppsummering DEL IV Avsluttende emner Kapittel 14 Fra beredskapsledelse til annen ledelse Overgang til annen ledelse av hendelsesoppfølgingen Demobilisering av beredskapsledelsen Konsekvenspotensialet må være avklart Den akutte responsen må være over Det må være tid til detaljplanlegging av den videre håndteringen Det må være avklart hvem som skal overta ansvaret Videre oppfølging av beredskapssituasjonen Oppfølging i ordinær drift Oppfølging i prosjekt Strategisk oppfølging En prosess for overtakelse av operativt lederansvar Beslutte overtakelse og identifisere påtroppende leder Avtroppende leders situasjonsorientering til påtroppende leder Påtroppende leders forberedelse og planlegging

9 Påtroppende leders observasjon av håndtering og justering av plan Påtroppende leders initiering av overtakelsesmøte Avtroppende leders møteledelse og informasjon Ikke planlagt skifte av operativ leder Metodetilpasset operasjonshjul for langvarige situasjoner Demobilisering, evaluering og granskning Demobilisering av mannskaper Demobiliseringssamtaler Oppfølgingssamtaler Evaluering av beredskapshåndteringen Granskning av beredskapshendelsen Kapittel 15 Beredskapsledelsens reelle beredskapsevne «Observatørene» «Sekretærene» «Ekspertene» Beredskapslederne DEL IV Oppsummering Avslutning Vedlegg Noter Stikkordregister