Kriseberedskapsplan. for Norges idrettshøgskole KRISEBEREDSKAPSNUMMER:

Transkript

1 Kriseberedskapsplan for Norges idrettshøgskole KRISEBEREDSKAPSNUMMER: Versjon: november

2 Viktige telefonnummer: Brann Politi Sykehus 113 Legevakt Oslo NIHs beredskapstelefon: Alle i kriseberedskapsgruppen blir kontaktet på dette nummeret SiO Helse: Lege Psykolog Akutt psykisk hjelp Unicare Helse: Bedriftshelsetjenesten Olympiatoppen helseavd: Ved akutte fysiske skader Politivakta i Oslo: 2800 Studentprest i Oslo: Inger Anne Naterstad / Sosial legevakttjeneste Voldtekt Giftinformasjons 24 t vakt Folkehelseinstituttet smittevern 24 t vakt Smittevernoverlege Arbeidstilsynet Oslo kommune (Tore W. Steen): Alvorlige personskader og dødsfall / UDs beredskapstelefon / Kunnskapsdepartementet Ekspedisjonssjef Toril Johansson Sjømannskirken 24 t vakt

3 Oversikt varsling 3

4 Innholdsfortegnelse Viktige telefonnummer: Oversikt varsling... 3 A Varslingsliste ved kriser eller alvorlige ulykker Introduksjon Planprosess Gyldighet og revisjon Roller og ansvar Prinsipper for krisehåndtering... 7 Det forventes at ansatte:... 7 Det forventes at studenter: Organiseringen av kriseberedskap ved NIH Beredskapsnivå Beredskapsorganisasjon Avklaring av beredskapsroller Rullering av personell Koordinering med eksterne samarbeidspartnere Opplæring og øvelser Opplæring Øvelser Psykososial omsorg Informasjonsberedskap Prinsipper for krisekommunikasjon Organisering av informasjonsberedskapen Varsling Mobilisering Tiltaksplaner for krisehåndtering ved NIH Tiltaksplan 1: Akutt skade/død på student, ansatt eller besøkende Tiltaksplan 2: Alvorlig brann, eksplosjon og evakuering Tiltaksplan 3: Trusler, vold, terror eller gisseltaking Tiltaksplan 4: Hendelser med spesielle krav til informasjonshåndtering (omdømme)

5 8.5 Tiltaksplan 5: Spredning av smitte og utbrudd av smittefarlig sykdom /pandemi Tiltaksplan 6: Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser Tiltaksplan 7: Alvorlige negative konsekvenser for ytre miljø Vedlegg A B C D E F G Varslingsliste ved kriser eller alvorlige ulykker Loggføring Beredskapsplan for krisekommunikasjon ved NIH Pandemiplan Plan for psykososial omsorg Branninstruks Evaluering - møtereferat 5

6 Administrativ del 1 Introduksjon Kriseberedskapsplanen skal legge grunnlag for en effektiv og god krisehåndtering ved Norges idrettshøgskole. Det er vanskelig å kontrollere en krise en god koordinering er målet. kriseberedskapsplanen skal være et verktøy som brukes ved større kriser slik at tap av liv og skader på mennesker, miljø og materiell unngås eller reduseres. 1.1 Planprosess Høsten 2012 og våren 2013 ble det gjennomført overordnede risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) for NIH. Disse ligger som grunnlag for etableringen av planen. Basert på ROS-analysene ble det plukket ut 25 uønskede hendelser som genererte følgende åtte såkalte dimensjonerende fare- og ulykkeshendelser: 1) Akutt skade/død på student, ansatt eller besøkende 2) Alvorlig brann, eksplosjon og evakuering 3) Trusler, vold, terror eller gisseltaking 4) Hendelser med spesielle krav til informasjonshåndtering (omdømme) 5) Spredning av smitte og utbrudd av smittefarlig sykdom/pandemi 6) Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser 7) Alvorlige negative konsekvenser for ytre miljø 8) Hendelser i friluftslivundervisning (under utarbeidelse) Tiltaksplanene i beredskapsplanen er skrevet med utgangspunkt i resultatene fra en egen beredskapsanalyse av de åtte dimensjonerende fare- og ulykkeshendelsene. Tiltaksplanene i operativ del beskriver på generelt grunnlag hvordan vi håndterer de ulike hendelsene. Skjønn og improvisasjon er likevel en nødvendighet under krisehåndtering. 1.2 Gyldighet og revisjon Gyldig versjon av planverket finnes på Innersvingen, på nih.no og skal finnes på minnepinner som alle i beredskapsgruppen, samt koordinator for informasjonssenteret og servicetorget skal ha. Planverket revideres ved alle større endringer i planforutsetningene, og er gjenstand for en hovedrevisjon annethvert år. I forbindelse med evaluering av hendelser og øvelser skal behov for endringer i planverket vurderes. Ansvar for revisjon av kriseberedskapsplanen er lagt til personal- og økonomiavdelingen (PØ), ved HMS-ansvarlig. 6

7 Varslingslisten revideres når det skjer endringer i hvem som har de ulike funksjonene. Medlemmer av beredskapsledelsen skal ha en kopi av planen og være kjent med sine oppgaver, ansvar og myndighet. 2 Roller og ansvar 2.1 Prinsipper for krisehåndtering Beredskaps- og sikkerhetsarbeid baseres på fire hovedprinsipper: ansvarsprinsippet, likhetsprinsippet, nærhetsprinsippet og samvirkeprinsippet: Ansvarsprinsippet, den som har det daglige ansvaret har ansvaret også i en krisesituasjon. Likhetsprinsippet, organiseringen i en krise skal være mest mulig lik den daglige organiseringen. Nærhetsprinsippet, en krise skal håndteres på lavest mulig nivå. Samvirkeprinsippet, ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører/instanser i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering. For NIH gjelder følgende prinsipper for ansvars- og oppgavefordeling i det løpende beredskapsarbeidet: 1. Administrerende direktør er beredskapsansvarlig og har det overordnede administrative ansvaret for beredskapsarbeidet ved NIH. Dette innebærer overordnet ansvar for at prinsippene i dette dokumentet følges. Direktøren har også ansvar for å lede NIHs håndtering av beredskapssituasjoner når de oppstår. I tillegg har beredskapsleder ansvar for utarbeidelse, revisjon, opplæring og øvelser knyttet til beredskapsplanen. Beredskapsleder håndterer sitt ansvar og sine beredskapsoppgaver i samråd med rektor. 2. Beredskap er et lederansvar. Alle ledere har ansvar for å sette seg inn i planverk og delta i utarbeidelse av planverk, revisjon, opplæring og øvelser. De skal også lede håndteringen av beredskapssituasjoner på eget nivå når de oppstår. 3. Beredskap er alles ansvar. Det er alle ansatte og studenters ansvar å vise årvåkenhet og fange opp signaler om forhold som kan utvikle seg til en hendelse som må håndteres beredskapsmessig av NIH. Slike signaler skal vurderes løpende, og om nødvendig, formidles til personer som kan ta saken videre. Det forventes at ansatte: Skal være informert om NIH beredskapsplaner og hvor planverket finnes, samt kjenne sin rolle. Skal kjenne til viktige telefonnummer for varsling ved alvorlige hendelser. Skal få opplæring i roller og ansvar de tildeles. Plikter å medvirke til ivaretakelse av sikkerhet og beredskap ved NIH. Skal kjenne til varslingsrutiner, evakueringsrutiner og rømningsveier. Det forventes at studenter: Skal kjenne til varslingsrutiner, evakueringsrutiner og rømningsveier. Skal bli informert ved hendelser som er relevante for dem. 7

8 Skal kjenne til viktige telefonnummer for varsling ved alvorlige hendelser. 2.2 Organiseringen av kriseberedskap ved NIH Beredskapsnivå På NIH skiller vi mellom tre ulike beredskapsnivå; grønn, gul og rød beredskap. Normal beredskapsnivå (grønn beredskap): Normal beredskapsorganisasjon tilsvarer grønn beredskap og fungerer permanent utenom normal arbeidstid med støtte fra vaktselskap (NOKAS). Vanlige driftsforstyrrelser håndteres med normal organisering. Dette gjelder for eksempel situasjoner som mindre personskader, kortere strømbrudd, nedetid på datasystem i kortere tid eller situasjoner med begrensede materielle skader. Utvidet beredskap (gul beredskap): Operativ leder (intern) i samråd med beredskapsleder (adm. direktør) avgjør om det skal etableres gul beredskap som medfører økt årvåkenhet. Ved større hendelser, evt. hendelser som medfører økt risiko og trigger årvåkenhet, skal hver enkelt leder ta kontakt med beredskapsleder. Det kan være hendelser som alvorlige skader på personer, studenter som meldes savnet, mange sykdomstilfeller samtidig, lengre strømbrudd, vannskader, omfattende utfordringer med datasystemene, mindre gasslekkasjer m.m. Andre vurderingskriterier er antall personer berørt, og hvorvidt situasjonen vil kunne påvirke omdømmet til NIH. Full beredskap (rød beredskap): Beredskapsleder beslutter og iverksetter i samråd med operativ leder rød beredskap». Dette innebærer at beredskapsplanen trer i kraft. Hvis krisen er svært alvorlig, kompleks eller omfattende, evt. at det er flere sammenfallende hendelser, oppstår behovet for overordnet koordinering, beslutninger om ressursdisponering/tildeling og informasjonsformidling. I slike tilfeller trer beredskapsledelse i NIH sammen. Grønn beredskap: Normalorganisasjonen håndterer, men beredskapsleder varsles dersom ordinære driftsavvik medfører økt risiko for kvalitetsavvik Gul beredskap: NIHs beredskapsleder vurderer utvidet beredskap ved hendelser som medfører økt risiko og trigger årvåkenhet. Rød beredskap: NIHs beredskapsledelse etableres i tillegg til operativ innsats. Kunnskapsdeparttementet bør informeres: Hendelser som kommer inn under dimensjonerende scenarioer. Hendelser som har eskalert fra gul beredskap. 8

9 2.2.2 Beredskapsorganisasjon Beredskapsledelsen skal håndtere situasjoner som påvirker hele/store deler av organisasjonen, og hendelser der NIHs omdømme er truet. Beredskapsleder vurderer og eventuelt beslutter høynet beredskap og at beredskapsplanen trer i kraft. Beredskapsledelsen suppleres med ressurspersoner/støttefunksjoner etter type hendelse og behov, eksempelvis seksjonsleder, avdelingsleder og hovedverneombud (HVO). Beredskapsledelsen består av: Administrerende direktør leder Stedfortredere: 1. Personal- og økonomisjef 2. Seniorrådgiver personal- og økonomiavdelingen (PØ) Rektor Stedfortreder: 1. Prorektor 9

10 Kommunikasjonssjef Stedfortredere: 1. Webredaktør 2. Leder Senter for etter- og videreutdanning (SEVU) Loggfører Stedfortredere: 1. Seniorrådgiver PØ 2. Rådgiver PØ Studiesjef Stedfortredere: 1. Leder studieavdelingen (STA) 2. Leder SEVU Eiendomssjef Stedfortredere: 1. Leder drift og vedlikehold 2. Leder brannvern IKT-leder Stedfortreder: 1. Overingeniør IKT Operativ leder (leder som har ansvaret for det området som er berørt) er en fagperson med ansvar for koordinering og gjennomføring av den praktiske håndteringen av hendelsen. Operativ leder utnevnes av beredskapslede, og vil normalt være en administrativ leder. Operativ leder har myndighet til å rekvirere ekstern hjelp (underleverandører, kritisk nøkkelpersonell mv) og intern hjelp fra egen stab. Operativ leder skal: Utarbeide anslag for omfang av den inntrufne hendelsen. Utarbeide anslag for ferdigstillelse av reparasjonsarbeid/normalisering. Bistå beredskapsleder. Se ellers intern ressursoversikt (VEDLEGG A) for andre støttespillere Avklaring av beredskapsroller Adm direktør: beredskapsansvarlig og beredskapsleder Leder av beredskapsgruppa og ansvarlig for alle beslutninger som fattes i gruppa. Ha tydelig prioritering av: mennesker miljø materiell omdømme. Beredskapslese skal holde rektor løpende orientert slik at rektor kan ivareta sitt overordnede ansvar som talsperson internt og eksternt. 10

11 Har ansvar for å: Varsle beredskapsgruppen og gjøre den operativ. Vurdere å innlemme ressurspersoner. Varsle aktuelle myndigheter og samarbeidsinstitusjoner. Fremskaffe og fordele de ekstra ressurser situasjonen krever. Vedta etablering av informasjonssenter. Vedta etablering av kontakttelefon for pårørende og media. Vedta etablering av pårørendesenter. Ivareta ledelse av høgskolen med tanke på å gjenopprette «business as usual» så raskt som mulig.. Gjennomføre første møte i beredskapsledelsen med vekt på: Varsling Potensial/omfang Fokus Ressurser Iverksette tiltak Informasjonsstrategi Sørge for: Iverksette loggføring. Varsle/informere alle enhetene og personer som blir berørt. Gjennomføre fortløpende statusmøter for å oppdatere beredskapshåndteringen. Ivaretakelse forhold til myndigheter (eksterne ressurser/ nødetater). Mobilisere nok ressurser basert på «worst case»- tankegang. Koordinere informasjon mellom NIH og Kunnskapsdepartementet (KD). Vurdere fortløpende om KD skal oppdateres, og be etter behov KD redegjøre for sine forventninger. Vurdere: Evakuering i samråd med nødetater Etablere infosenter Etablere pårørendeapparat etter behov - Telefoner - Pårørende mottak Behovet for psykososial støtte Rektor Talsperson internt og eksternt, også mot media. Beslutter når og hvilken informasjon som skal ut til hvem i samråd med kommunikasjonssjef og beredskapsleder. Utarbeide anslag for omfang av den inntrufne hendelsen. Utarbeide anslag for ferdigstillelse av reparasjonsarbeid/normalisering. Bistår beredskapsleder. Kommunikasjonssjef Sikre enhetlig kommunikasjon til alle aktuelle målgrupper. Iverksette beredskapsplan for krisekommunikasjon. Koordinere innkommende og utgående informasjon med informasjonssenter. Holde ledelsen oppdatert på mediebildet i samråd med informasjonssenter. Rådgi rektor og bistå med utforming av budskap internt og eksternt Opprette kriseweb i samarbeid med informasjonssenter. 11

12 Ved pressekonferanser: samordne og koordinere. Studiesjef Fremskaffe studentoversikt etter anmodning, samt ved behov for å bistå politiet i arbeidet med å fremskaffe pårørendeoversikt. Eiendomssjef Ansvarlig for å iverksette evakuering og avstenging av områder i samråd med beredskapsleder og politiet. Framskaffe oversikter over aktuelle bygg/lokaler for beredskapsledelse og nødetater. Bistå med å etablere lokaler til pårørendesenter og informasjonssenter. Organisere og bistå ved behov for alternative arbeidsplasser hvis nåværende arbeidsplass er utilgjengelig. IKT sjef: Iverksette tiltak for tilstrekkelig utstyr og linjer for intern og ekstern tele- og datakommunikasjon. Sikre og forhindre ytterligere tap av data. Bistå i rigging av pårørendesenter og informasjonssenter. Loggfører Loggfører er i første rekke ansvarlig for å dokumentere informasjon som fremkommer under statusmøtene i beredskapsgruppen. Dette skal gjøres slik at informasjonen er tilgjengelig for nye ressurser som kommer til underveis, samt at informasjon benyttes i evaluering og rapportering i etterkant. Loggfører fører kronologisk register over de mest sentrale hendelser og tiltak. Om loggen: Logg er ledelsesstøtte. Noterer faktisk informasjon om hendelsen. Anbefalte tiltak og beslutninger loggføres i statusmøtene. Viser siste status på aksjoner/tiltak på neste statusmøte. Bidrar til å gi et helhetlig bilde av situasjonen. Stopper /hjelper beredskapsledelsen hvis den bruker for mye tid på en sak/ går seg vill. Gir viktige input til evalueringsrapport. Det skal føres logg for å sikre en overordnet oversikt over strategiske og viktige beslutninger og handlinger som fattes og utføres for å håndtere den uønskede hendelsen. Ved utvidet beredskap fører alle involverte logg over egen aktivitet i aktuell tiltaksplan. Rapporterer Rapport benyttes for å skaffe en kvalitetssikret og helhetlig statusoversikt over håndtering av hendelsen underveis i forløpet. Beredskapsleder utnevner ansvarlig for å skrive daglig rapport avhengig av type hendelse. Rapporterer samarbeider med loggfører og vil være en person i beredskapsledelsen som ikke har et framtredende ansvar i den konkrete hendelsen. Rapporten baseres på informasjon fra logg, fra kommunikasjonsavdelingen og fra operativ leder. I tillegg til å gi statusrapport om det som har hendt, bør rapporten også gi en oversikt over planlagte ikke-iverksatte tiltak. Rapport bør si noe om antatt utvikling av hendelsen, basert på tilgjengelig informasjon for å sikre et strategisk perspektiv på hendelsen slik at adekvate tiltak kan vurderes/forberedes. 12

13 I tillegg bør rapport inneholde hovedelementer fra talepunkter til mediene og evt. også en oversikt over de mest relevante hovedpunktene om hva mediene skriver om hendelsen. Dersom NIH bistår KD med talepunkter etc., må disse fremkomme i rapport. Støttefunksjoner: Informasjonssenter Bemannes ved større hendelser. Skal ha tett kontakt med beredskapsgruppen. Sørge for at beredskapsgruppen har et så oppdatert og nøyaktig situasjonsbilde som mulig. Formidle beslutninger og budskap fra beredskapsgruppen internt og eksternt. Publisere oppdatert informasjon på intranett og internett/kriseweb. Ta i mot henvendelser og holde en løpende dialog med media. Føre logg og følge opp henvendelser i samarbeid med kommunikasjonssjefen. Sende ut pressemeldinger og invitasjoner til pressekonferanser i samarbeid med kommunikasjonssjefen. Servicetorg Servicetorget har en viktig rolle for varsling av en ulykke/krise både til nødetater og nødnummeret til beredskapsgruppen. I tillegg skal alle (telefon) henvendelser som krever oppfølging nedtegnes i en logg. Bemanning i torget skal holde seg oppdatert på loggene fra infosenteret og kriseberedskapsgruppen, og formidle avklarte budskap og beskjeder til studenter, ansatte, pårørende og andre. Informasjonstavlen ved servicetorget skal tas i bruk ved behov. Henvise til politiets pårørendetelefon. Personal- og økonomisjef: Skaffe til veie nødvendig informasjon om ansatte og pårørende. Bistå med informasjon til ansatte og pårørende. Bistå i rigging av pårørendesenter. Bistå med mat og drikke til beredskapsledelsen, informasjonssenteret og servicetorget ved hendelser som går over lang tid. Hovedverneombud innkalles ved behov. Internasjonal koordinator Bistå ved hendelser med internasjonale studenter eller med studenter i utlandet Rullering av personell Beredskapssituasjoner kan trekke ut i tid. Hvis det er grunn til å tro at en situasjon kan vare i mange timer/dager, må beredskapsledelsen, koordinator for informasjonssenteret og leder av servicetorget å etablere en rulleringsplan. Her benyttes stedfortrederlister, og ellers de ressurser som er tilgjengelige. Det bør legges opp til løpende rullering, slik at man ikke bytter ut hele teamet samtidig Koordinering med eksterne samarbeidspartnere NIH leier ut lokaler, og har utstrakt forskningssamarbeid, bl.a. med Helsedirektoratet, Olympiatoppen (OLT), Norges Idrettsforbund (NIF), Norges Forskningsråd (NFR) og andre. Ansatte kan ha mer enn én arbeidsgiver. Studentsamskipnaden i Oslo (SiO) vil være en svært viktig støttespiller for NIH ved alle hendelser der studenter blir rammet. En hendelse vil raskt kunne berøre flere institusjoner. Prinsippet er som følger: Den part som er mest berørt, eier krisen. 13

14 Hvis NIH ikke eier krisen, stilles minimum en representant til rådighet til den beredskapsledelsen som kriseeier etablerer. Hvis NIH eier krisen, inviteres representanter fra andre berørte til å delta i NIHs beredskapsledelse. Dette for å sørge for en samordnet beredskapsledelse og mest mulig hensiktsmessige felles tiltak. 3 Opplæring og øvelser NIHs beredskapsorganisasjon skal utvikles gjennom et kontinuerlig forbedringsarbeid. Opplæring og øvelser er viktige elementer i dette. 3.1 Opplæring Alle ansatte skal ha kjennskap til NIHs beredskapsarbeid, beredskapsplanen og hvor den og vedleggene er tilgjengelig på nett. Dette skal inngå i opplæring ved ansettelse. Alle ansatte og ledere som har et definert ansvar i henhold til beredskapsplanen, skal få en innføring i sine oppgaver. Seksjonsleder/avdelingsleder har ansvar for at nødvendig opplæring i beredskapsarbeid inngår som en del av opplæringen for ansatte. Som en del av opplæringen av de nyansatte, skal det være en årlig overordnet gjennomgang av beredskapsplanen. HMS-ansvarlig på PØ er ansvarlig for denne opplæringen. 3.2 Øvelser Øvelser er et viktig element i kvalitetssikringen og håndtering av hendelser man normalt ikke får trening i. Det finnes ulike øvingsformer. Det kan være alt fra enkle varslingsøvelser, via såkalte skrivebords-/simulerings-/spilløvelser (table-top), til store øvelser med markører og faktisk ressursinnsats. Ansatte med spesiell rolle i beredskapsarbeidet skal: Øve spesielt på egen rolle. Trene på varsling, evakuering, organisering og håndtering. Ansatte som har en ledelsesfunksjon i en krise-/ulykkessituasjon, skal: Diskutere mulige krisescenarier på ledermøter minst hvert semester og ha kontinuerlig høy bevissthet rundt beredskap og forebygging av kriser. Gjennomføre minst en øvelse pr. år. Gjennomføre varslingsøvelse, to ganger pr. år. Øve på informasjonsberedskap (gjelder spesielt rektor, kommunikasjonssjef og koordinator for informasjonssenteret som vil ha en rolle ovenfor mediene). Etter alle øvelser skal det være en evaluering, og behovet for endringer i planverket skal vurderes. 4 Psykososial omsorg Psykososial omsorg er en viktig del av håndteringen av både større ulykker og mindre kriser. NIHs beredskap innen psykososial omsorg skal bidra til god håndtering og helhetlig omsorg for studenter, ansatte og besøkende ved kriser, ulykker og katastrofer ved NIH. 14

15 Det å bli godt ivaretatt vil bidra til å avdempe ettervirkninger etter en alvorlig hendelse. PØavdelingen har etablert en egen plan for psykososial omsorg, se vedlegg E. Planen viser overordnet organisering og håndtering av psykososial omsorg ved NIH. Den gir også en oversikt over roller, ansvar og muligheter i grensesnittet mellom NIH, offentlige instanser og eksterne støttespillere. Ved store ulykker kan det være behov for å etablere et pårørendesenter og en pårørendetelefon. Dette er politiets ansvar. Vi kan benytte følgende lokaler som pårørendesenter: møte/lunsj lokaler i 2. eller 3. etasje i UF-bygget. Beredskapsplan for psykososial omsorg er gjeldende for hele NIH og kan iverksettes av beredskapsledelsen og PØ-leder. 5 Informasjonsberedskap All erfaring viser at informasjon er avgjørende for god krisehåndtering. Hvis ikke informasjonen håndteres godt (eksternt og internt), vil det kunne virke forsterkende på krisen. Kommunikasjonsavdelingen ved NIH har etablert en egen beredskapsplan for krisekommunikasjon (vedlegg C). Planen skal sikre at informasjonsarbeidet i forbindelse med en beredskapssituasjon utøves profesjonelt og effektivt og bidra til å begrense hendelsens skadevirkninger Sentrale punkter i denne planen gjengis her: 5.1 Prinsipper for krisekommunikasjon I en krisesituasjon vil man ha flere informasjonskilder, ofte med motstridende eller forskjellig informasjon. Det er derfor viktig kun å videreformidle informasjon som er bekreftet av politiet eller klarert av beredskapsledelsen. Kommuniser mest mulig direkte med de ulike aktører i situasjonen, f.eks. ansatte, øvrige myndigheter eller samarbeidspartnere. På den måten oppnår NIH at viktige aktører får sin informasjon direkte fra kilden og ikke gjennom mediene. Hva kan sies? Kommunikasjon om ulykkesårsak, hendelsesforløp, skadde og døde er primært politiets ansvar. Gi kun informasjon videre som er bekreftet og frigitt av politiet. Fortell sannheten. Vis åpenhet. Vis medfølelse og ta ansvar (uten nødvendigvis å ta skyld). Unngå omgåelser og unnskyldninger. Ikke diskuter skyldspørsmål. Rektor er talsperson, Kommunikasjonssjefen kan bistå og opptre som talsperson i samråd med rektor. Oppgaven er i første omgang å få klarhet i og oversikt over hva som har skjedd og omfanget av skadene. Beredskapsledelsen må videre være orientert om hva som gjøres av redningsarbeid, eventuelt andre tiltak som er satt i verk for å begrense skadene. For å kunne gi journalistene oppdatert informasjon, må de informasjonsansvarlige holde seg løpende oppdatert. 15

16 Særlig fire spørsmål er sentrale når det har skjedd en ulykke som vi må være forberedt å svare på: Hendelsesforløpet og omfanget av menneskelige og materielle skader Årsak (og skyld) Sikkerhet Konsekvenser for NIH Ha fokus på de fire M er - i alt som gjøres. Prioriter fokus i kommunikasjonen i følgende rekkefølge: 1. Mennesker 2. Miljø/omgivelser 3. Materielle verdier 4. Marked/økonomi 5.2 Organisering av informasjonsberedskapen Rektor har det overordnede informasjonsansvaret i beredskapssituasjoner ved NIH. I praksis håndheves det slik: Ved hendelser som omfattes av beredskapsplanen, er rektor informasjonsansvarlig. Ansvaret håndheves i samråd med, og med støtte fra sentral beredskapsleder og kommunikasjonssjef. Besetningen i informasjonssenteret skal sikre at informasjonsarbeidet i forbindelse med en beredskapssituasjon utøves profesjonelt og effektivt. Informasjonssenteret skal bidra til å begrense hendelsens skadevirkninger, og samhandler tett med kommunikasjonssjef og rektor, samt sentralbord/servicetorg. 16

17 Operativ del 6 Varsling Hovedprinsipp for varsling: Det er bedre å varsle én gang for mye enn én gang for lite. Følgende hovedprinsipp for varsling gjelder: 1. Ved alvorlig ulykke, ring nødetatene. 2. Varsling skal videre følge de etablerte styringslinjer. 3. Mottatt varsel om krise/ulykke skal alltid meldes nærmeste leder som vurderer behovet for å melde fra til beredskapsleder. 4. Ved krise/ulykke skal seksjonsleder/avdelingsleder vurdere om det er behov for å varsle beredskapsleder med hensyn til: om det er en situasjon som kan medføre overgang til høynet beredskap. om det av andre årsaker (fare for omdømmetap, behov for informasjonsstøtte fra Kommunikasjonsavdelingen, evt. behov for ekstra ressurser) skal gis informasjon til beredskapsleder. 4. Seksjons/avdelingsleder skal varsle egne ansatte. 5. Ved behov skal beredskapsleder varsle eksterne aktører. 7. Beredskapsleder varsler rektor og kaller inn beredskapsledelsen hvis behov. 8. Ved høynet beredskap skal styret og KD varsles. Se figur side 3: Oversikt varsling Se vedlegg A: Varslingsplan og oversikt ressurser NIHs beredskapstelefon er betjent av samtlige medlemmer av beredskapsledelsen. Telefonen fungerer slik at den ringer i sløyfe til samtlige i beredskapsledelsen med beredskapsleder først i sløyfen. Den som mottar budskap via beredskapsnummeret, sørger for å varsle beredskapsleder/øvrig beredskapsledelse. Se varslingsliste, vedlegg A. 7 Mobilisering Beredskapsledelsen innkalles etter vurdering tatt av beredskapsleder. Hvis beredskapsleder beslutter at beredskapsledelsen skal mobiliseres, møtes medlemmene så snart som mulig. Den faste staben innkalles alltid. Beredskapsleder beslutter hvilke eventuelle tilleggsressurser det er behov for og hvilke faste medlemmer det evt. ikke er behov for. Møtesteder: Beredskapsledelsen og informasjonssenteret vil i perioder sitte sammen, og det er viktig at gruppene sitter i umiddelbar nærhet til hverandre. 17

18 Rektors kontor fungerer som beredskapsrom for kriseledelsen. Informasjonssenteret benytter direktørens kontor og møterommet Katnosa. Hvis egnede lokaler ikke er disponible på campus, flytter beredskapsledelse og informasjonssenter til Norges musikkhøgskole på Majorstua. 8 Tiltaksplaner for krisehåndtering ved NIH Tiltaksplan 1: Akutt skade/død på student, ansatt eller besøkende Tiltaksplan 2: Alvorlig brann, eksplosjon og evakuering Tiltaksplan 3: Trusler, vold, terror eller gisseltaking Tiltaksplan 4: Hendelser med spesielle krav til informasjonshåndtering (omdømme) Tiltaksplan 5: Spredning av smitte og utbrudd av smittefarlig sykdom/pandemi Tiltaksplan 6: Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser Tiltaksplan 7: Alvorlige negative konsekvenser for ytre miljø Tiltaksplan 8: Hendelser i friluftslivundervisning ikke ferdig Generell tiltaksplan for loggfører 18

19 9 Vedlegg Oversikt over vedleggene Vedlegg A Vedlegg B Vedlegg C Vedlegg D Vedlegg E Vedlegg F Vedlegg G Varslingsliste og oversikt ressurser Veiledning for loggføring Beredskapsplan for krisekommunikasjon Pandemiplan Beredskapsplan for psykososial omsorg Branninstruks Mal møtereferat og evaluering 61