Rammeplan - Sykehuset Telemark HF

Transkript

1 ID: 736 Versjonsnr. 003 Rammeplan STHF Beredskapsplaner Gyldighetsområde: STHF Utarbeidet: Beredskapsleder Emne: Rammeplan STHF Beredskapsplaner Verifisert av / fagansvarlig: Adm. direktør / Beredskapsrådet / Dokumenttype: Prosedyre Godkjent av: Styret STHF xx.xx.2013 Planlagt neste revisjon: xx.xx.2016 (2 år fra godkjent) Rammeplan - Sykehuset Telemark HF Beredskap 1

2 Innhold Planverkets formål Fire hovedprinsipper: Beredskapsnivå...3 Rammeplanen og det totale planverket Struktur Oppgave- og ansvarsfordeling...5 Ansvarsfordeling planlegging og planverk Overordnet ansvar for planverk og beredskapsplaner Beredskapsrådet Beredskapsleder...6 Varsling Varslingssystemet ved STHF GRØNN beredskap GUL beredskap Rød beredskap...7 Beredskapsledelse Beredskapsledelsen for Sykehuset Telemark Krav til utstyr mv Lokalisering av Beredskapsledelsen Oppgaver...8 Pårørende og psykososiale støttetjenester...8 Informasjonsberedskap og krisekommunikasjon...9 Forholdet til RHF, andre foretak og eksterne instanser Varsling av Helse Sør-Øst RHF Plikt til å bistå andre foretak Forholdet til sentrale myndigheter Forholdet til eksterne instanser...9 Dokumentasjon og rapportering...9 Ressurser...10 Øvelser...10 Internrevisjoner Planverkets formål Beredskapsplanlegging og planverk skal baseres på Lov om helsemessig og sosial beredskap (Lov 23.juni , nr. 56), som har som formål ( 1-1) å verne befolkningens liv og helse og bidra til at nødvendig helsehjelp og sosiale tjenester kan tilbys befolkningen under krig og ved kriser og katastrofer i fredstid. For å ivareta lovens formål, skal virksomheter loven omfatter kunne fortsette og om nødvendig legge om og utvide driften under krig og ved kriser og katastrofer i fredstid, på basis av den daglige tjeneste, oppdatert planverk og regelmessige øvelser. Samt tilhørende forskrift (FOR 23.juli 2001, nr. 881) Videre skal lov- og planverket bidra til at: Regionens samlede ressurser innen helseberedskap utnyttes effektivt Nivået på beredskap, både lokalt og regionalt høynes ved tydeliggjøring av krav. 1.1 Fire hovedprinsipper: 2

3 Ansvarsprinsippet: Den som har ansvaret for en sektor, har også ansvaret for nødvendige skadeførebyggende, beredskapsforberedelser og iverksettelse av tiltak ved en krisehendelse Likhetsprinsippet: Det skal være størst mulig likhet mellom organiseringen i fred, krise og krig. De som utfører en samfunnsoppgave i fred, har også de beste forutsetningene for å håndtere oppgavene ved krise. Nærhetsprinsippet: Krisen skal håndteres på et lavest mulig nivå (dvs. der oppgavene skal utføres) Samvirkeprinsippet: Myndighet, virksomhet eller etat har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeid med forebygging, beredskap og krisehåndtering (ref. ST.Meld. ( ) Samfunnssikkerhet). Planverket skal være et verktøy for foretaket i arbeidet med å oppfylle krav og intensjoner i Lov om helsemessig og sosial beredskap. Formålet med rammeplanen er å legge de overordnede strategiske føringer for beredskapsarbeidet ved Sykehuset Telemark HF (STHF). 1.2 Beredskapsnivå Helse Sør-Øst RHF har innført følgende begreper for å illustrere beredskapsnivå: Grønn beredskap: Betegner en beredskap der det etableres beredskapsledelse på foretaksnivå / sykehusnivå i situasjoner der det ikke eller i begrenset grad er behov for ekstra ressurser. Link medlemmer Gul beredskap: Betegner en beredskap som iverksettes når en uønsket hendelse er inntruffet (eller det er stor fare for at den kan inntreffe) og der det er sannsynlig at de ordinære ressursene ikke strekker til. På dette nivået iverksettes definerte tiltak og begrenset beredskapsøkning. Rød beredskap: Betegner at en beredskap som iverksettes når en større uønsket hendelse er inntruffet og de ordinære ressursene ikke strekker til. På dette nivået iverksettes definerte tiltak og en mer omfattende beredskapsøkning. 2 Rammeplanen og det totale planverket 2.1 Struktur Helse Sør-Øst RHF har vedtatt følgende struktur for beredskapsplanene: RHF - nivå Hovedberedskapsplan RHF Link Regional beredskapsplan Regionale delplaner HF - nivå Rammeplan HF Delplaner Klinikk/ seksjons- eller enhetsspesifikke planer Føringer fra Hovedberedskapsplan og regionale delplaner fra Helse Sør-Øst skal innarbeides på relevant sted i alle planer på STHF nivå. 3

4 Planverket skal sikre at beredskapssystem og beredskapstiltak er dokumentert, og vil danne grunnlaget for internrevisjoner. Planverket for Sykehuset Telemark HF har tre nivåer: 1. Rammeplanen er et strategisk dokument som gir føringer for beredskapsplanlegging, beredskapsplaner og krisehåndtering. Den er ikke et operativt verktøy for å håndtere ulykken eller krisen når den oppstår. Rammeplanen gjelder for hele foretaket. 2. Delplanene er klinikkovergripende, og kan gi både taktiske og operative føringer for håndteringen av den enkelte situasjon. Delplanene er forankret i den enkelte klinikk. Delplan eksterne ulykker er i en særstilling fordi elementer som varsling og beredskapsledelse som beskrives i denne vil gjelde for alle andre beredskapssituasjoner, uansett hvilken delplan som aktiviseres. 3. Klinikk/ seksjons og enhetsspesifikke planer er operative planer som beskriver hvordan den enkelte avdeling planlegger å håndtere mulige uønskede hendelser av alvorlig karakter. Disse planene skal gjenspeile føringene i alle delplaner som er aktuelle. Klinikkene har ansvar for delplaner som innbefatter alle lokasjoner der klinikken har fast virksomhet. Lovverket fastslår at risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) skal danne grunnlaget for beredskapsplanleggingen. Den som eier planverket er også ansvarlig for gjennomføring av ROS analyser. BEREDSKAPSSYSTEM STHF Rammeplan STHF Delplaner - Eksterne Delplaner - Interne Delplaner - Svikt i forsyning Eksterne ulykker Smittevern Strålefare Info. beredskap Evakuering Brann / eksplosjon Svikt IKT tjenester Svikt Telefoni tjenester Svikt vann / avløp Pandemisk influensa Kjemiske ulykker Pårørende Sperreplan Personellavgivelse Bombe / terror Svikt vareforsyning Svikt i forsyning medisinske gasser Svikt i legemiddelforsyning Ran Truende person(er) Klinikk Seksjon Enhet Klinikk Seksjon Enhet Plan mot kopper Klinikk / seksjons eller enhetsnivå Svikt strøm / kraft Klinikk Seksjon Enhet Klinikk Seksjon Enhet Klinikk Seksjon Enhet Figur 1. 4

5 2.2 Oppgave- og ansvarsfordeling Klinikk/funksjon Adm. direktør Ansvar for utvikling og oppdatering av planverk Rammeplan Retningslinjer for stedlig og overordnet beredskapsledelse Situasjoner for bombe / terror - ran - truende person(er) Direktør systemledelse IKT - data / telefoni Kommunikasjonssjef Informasjonsberedskap HR - direktør Avgivelse/mottak av personell i forhold til andre foretak Fagdirektør Tilgjengelighet kritiske legemidler Svikt i legemiddelforsyning Beredskapsleder Systemansvar for beredskapssystemet Kirurgisk klinikk Eksterne ulykker (legger føringer for varslingsplaner, stedlig beredskapsledelse mv.) Geografisk plan Porsgrunn Medisinsk klinikk Smittevern (herunder pandemi, kopper og utbrudd av infeksjoner) ABC- ulykker (hendelser med radioaktive, biologiske og kjemiske stoffer) Geografisk plan Kragerø Psykiatrisk klinikk Psykososial støttetjeneste / pårørende Medisinsk serviceklinikk Svikt i forsyning blodprodukter mv. Serviceklinikken Svikt i strøm / kraftforsyning Svikt i vannforsyning / avløp Svikt i trykkluft og medisinske gasser Brann/eksplosjon internt Evakuering Sperreplan Svikt i forsyning av mat / senger / tekstiler / varer Klinikk Notodden Geografiske planer Notodden - Rjukan Rjukan 3 Ansvarsfordeling planlegging og planverk 3.1 Overordnet ansvar for planverk og beredskapsplaner Administrerende direktør ved STHF er øverste ansvarlig for beredskapsplanlegging og beredskapsplaner. Klinikksjefene har ansvar for beredskapsplanlegging og beredskapsplaner ved alle sine lokasjoner. 3.2 Beredskapsrådet Beredskapsrådet ved STHF er direktørens rådgivergruppe i beredskapsarbeidet. Link beredskapsrådets mandat 5

6 Beredskapsrådets medlemmer er: Klinikksjef kirurgisk klinikk (leder) Beredskapsleder (sekretær) Kirurgisk klinikk, Seksjonsleder Medisinskfaglig seksjon Representant serviceklinikken Representant for psykiatrisk klinikk Representant prehospital klinikk Klinikksjef medisinsk klinikk Klinikksjef Notodden/Rjukan Representant fra barne- og ungdomsklinikken Representant fra medisinsk serviceklinikk Representant fra IT- avdelingen Observatør fra Betanien Hospital Medlemmene har stedfortredere som møter ved forfall. Link beredskapsrådets medlemmer 3.3 Beredskapsleder Hovedoppgaver: Systemansvarlig for STHF sin rammeplan, denne plan. Gjennomføring av internrevisjon av beredskapsplan. Veilede delplanansvarlige i forhold til ROS analyser og utarbeidelse/ revisjon av delplaner. Sikre en tilfredsstillende flyt og distribusjon av relevant dokumentasjon til delplanansvarlige. Distribusjon av beredskapsplanen. Representere STHF i beredskapsarbeidet i Helse Sør-Øst RHF og i nasjonale fora. Representere STHF i katastrofeberedskapsrådet i Grenland Være oppsøkende i forhold til beredskapsarbeid nasjonalt og internasjonalt. 4 Varsling Ved eksterne hendelser vil melding komme til sykehuset via AMK Telemark Vestfold. Interne hendelser vil bli meldt av den klinikk/ seksjon/ enhet eller funksjon som registrerer hendelsen. Videre varsling skal fremgå av aktuell delplan eller annen spesifikk plan. Skillet mellom økt og full beredskap gjelder kun den operative delen av virksomheten. Ved GUL eller RØD beredskap skal beredskapsledelse etableres. Beredskapsledelsens leder eller stedfortrederfunksjon vil vurdere beredskapsnivået og iverksette eventuell innkalling av aktuelt personell. 4.1 Varslingssystemet ved STHF 6

7 Varslingssystemet skal sikre rask innkalling av personell iht. planverket.: GRØNN beredskap Ledelsesstøtte Adm.direktør kan kalle inn til GRØNN beredskap. Dette er spesielt utvalgt personell for strategisk planlegging GUL beredskap Beredskapsledelsens medlemmer og stedfortredere, klinikksjefer, adm. direktør, sykehusledelse, enhetsledere intensiv og informasjonskontorets medlemmer varsles via UMS katastrofevarslingssystemet. Melding: Det er utløst GUL beredskap ved Sykehuset Telemark, møte på avtalt sted snarest etter å ha utført følgende instruksjoner. Beredskapsledelse etableres Rød beredskap Beredskapsledelse etableres. Innkalling til GUL beredskap utløses. Beredskapsledelsen vurderer personellbehovet utfra vurdering om Økt- / Full beredskapsnivå og utløser RØD beredskap via UMS katastrofevarslingssystemet første melding. (Oversikt over personell som er tilgjengelig) Melding: Det er utløst RØD beredskap ved Sykehuset Telemark. Du skal IKKE møte, men følg videre instruksjoner og avvent eventuell innkalling. Beredskapsledelsen innkaller personell etter avklart behov utfra disponibelt personell, via UMS katastrofevarslingssystemet andre melding. Melding: Det er utløst RØD beredskap ved Sykehuset Telemark. Møt på ditt arbeidssted snarest, etter å ha fulgt videre instruksjoner. Link - GUL beredskap Link - RØD beredskap Link Tiltakskort tertiærvakt kirurgi Ekstern ulykke 5 Beredskapsledelse Behovet for tydelig ledelse forsterkes ved kriser eller når kriser truer. Det skal fremgå av alle delplaner hvem som er ansvarlig for beslutning om å iverksette planen, og hvem som utgjør kriseledelsen. Ansvarsprinsippet, likhetsprinsippet, nærhetsprinsippet og samvirkeprinsippet gjelder gjennomgående. Ved hendelser i Notodden Rjukan hvor Gul eller RØD beredskap iverksettes, etableres lokal beredskapsledelse ved Notodden Rjukan for å støtte beredskapsledelsen i Skien. Eksterne og interne ulykker vil stille størst krav til en rask etablering av beredskapsledelse og innsats, og må derfor være dimensjonerende for beredskap og kapasitet. Dette er utgangspunktet for beskrivelsen nedenfor. Det er i prinsippet behov for samme lederfunksjoner ved økt og full beredskap(rød beredskap). En begrenset forsterkning av enkelte seksjoner- enheter/ funksjoner utover normaldrift kan iverksettes av driftsansvarlige lokalt uten at det defineres som økt beredskap. Beredskapsledelsen varsles både ved GUL og RØD beredskap. 7

8 5.1 Beredskapsledelsen for Sykehuset Telemark Krav til utstyr mv. Telefoner, telefaks PC`er, skriver Intra - og internett-tilgang Logg-/dokumentasjonssystem CIM Storskjermer for visning av AMIS og IMATIS / DIPS TV Ansvarlig for teknisk utstyr er beredskapsleder Lokalisering av Beredskapsledelsen Lokaliseres i møterom i sydfløyens underetasje (Bygg 56, rom 0.132) som er avsatt til kontor for beredskapsledelsen. 5.2 Oppgaver Beredskapsledelsen: Foretakets beredskapsledelse skal ha fokus på overordnede og strategiske/ taktiske forhold. Link Beredskapsledelsens medlemmer Loggfunksjon Ha oversikt over pasientpågang samt sykehusets kapasitet, ressurser og behov. Ha ansvar for helheten i beredskapsarbeidet for hele foretaket og kapasitetsoversikt. Sikre etableringen av hensiktsmessige kontaktpunkter og tilbud om psykososial støttetjeneste (telefon og/eller fremmøte) for pårørende/involverte. Være kontaktpunkt mot andre foretak, RHF, myndigheter og andre instanser på overordnet nivå. Informasjonskontor: Ansvarlig for informasjonsberedskap og beredskapskommunikasjon Sekretær- og loggfunksjon Ivareta mediehåndteringen (pressemeldinger, pressekonferanser) i nært samarbeid med politi og andre etater. Sørge for intern informasjon til ansatte på jobb som ikke er direkte involvert i beredskapstiltak (intranett) Sørge for relevant informasjon til ansatte som har fri (internett) i samarbeid med politi og eventuelle andre aktører som er involvert i hendelsen (transportselskaper, arbeidsgivere mv.) Sikre god tilrettelegging for pårørende som henvender seg til sykehuset. 6 Pårørende og psykososiale støttetjenester 8

9 Beskrives i Delplan for opprettelse av pårørendesenter og organisering av psykososiale støttetjenester 7 Informasjonsberedskap og beredskapskommunikasjon Beskrives i Delplan informasjonsberedskap 8 Forholdet til RHF, andre foretak og eksterne instanser 8.1 Varsling av Helse Sør-Øst RHF Helse Sør-Øst RHF skal varsles dersom Når foretaket har økt beredskapsnivået til GUL eller RØD beredskap. Det har oppstått situasjoner som kan medføre alvorlig kritikk av beredskap eller andre forhold omkring håndtering av en beredskapssituasjon. Når eget personell er alvorlig skadd eller omkommet i tjeneste. Når situasjonen tilsier at sentrale myndigheter varsles eller anmodes om å engasjere seg direkte i beredskapshåndteringen. Det oppstår uenighet mellom to eller flere foretak om lederrolle, ansvar eller omfang av bistand. 8.2 Plikt til å bistå andre foretak Ethvert helseforetak, eller privat virksomhet som leverer helsetjenester til spesialisthelsetjenesten, plikter å imøtekomme anmodninger om støtte til andre helseforetak i eller utenfor regionen, såfremt ikke avgivelsen medfører en tilsvarende trussel mot liv og helse innenfor egen virksomhet. Avgivelse eller mottak av personell på tvers av foretakene håndteres i henhold til Delplan beredskapsrelatert personellforvaltning 8.3 Forholdet til sentrale myndigheter Det finnes en rekke krav for melding/varsling av sentrale myndigheter. Melderutiner som er relevante i en beredskapssituasjon og som ikke er beskrevet i det ordinære prosedyreverket skal beskrives i delplaner eller avdelingsspesifikke planer. 8.4 Forholdet til eksterne instanser Avtaler eller spesifikt samarbeid med andre instanser i beredskapsplanlegging eller beredskapshåndtering skal beskrives i delplaner eller avdelingsspesifikke planer. 9 Dokumentasjon og rapportering Både beslutning og gjennomføring av beredskapstiltak skal dokumenteres av den som er ansvarlig for beslutningen eller handlingen. Rapporter skal utarbeides av de klinikker/ seksjoner og enheter som er involvert i en øvelse eller hendelse der det iverksettes beredskapstiltak, og oversendes beredskapsleder som utarbeider en samlet rapport for foretaket. Rapportene skal danne grunnlaget for evaluering og 9

10 oppdatering av beredskapsplanene. Etter større reelle hendelser hvor sykehuset har vært i GUL eller RØD beredskap skal det sendes rapport til RHFet. 10 Ressurser Gjennomføring av beredskapsplanlegging, opplæring og øving forutsettes dekket av midler på eget budsjett dersom ikke annet er beskrevet i planverket. Det samme gjelder utstyr, materiell eller beredskapslager (spesielle medikamenter mv.) 11 Øvelser Det skal gjennomføres minimum 1 foretaksovergripende øvelse årlig. 4 table- top- øvelser som involverer stedlig og/ eller overordnet beredskapsledelse. 1 full- skala- øvelse som inkluderer operativ innsats fra (deler av foretaket) samt stedlig og overordnet beredskapsledelse. 2 mindre innsatsøvelser som involverer operativ innsats fra deler av foretaket. 12 Internrevisjoner Internrevisjon etablert i kvalitetssystemets nivå 1, kvalitetshåndboken, omfatter også det som her defineres som beredskapsrevisjon. Intern revisjon betyr at beredskapsarbeidet etterprøves hvert annet år for å verifisere at de planer og tiltak som er etablert, faktisk er iverksatt og fungerer etter hensikten. Planen gjelder for to 2 år av gangen. Planen godkjennes av sykehusstyret. 10