HØGSKOLEN I ÅLESUND SENTRAL BEREDSKAPSPLAN

Transkript

1 HØGSKOLEN I ÅLESUND SENTRAL BEREDSKAPSPLAN HAR DET SKJEDD EN HENDELSE? Høgskolen har egen satelitttelefon som kan brukes dersom alt annet samband svikter. CSO har denne. Telefonen kan hentes og brukes av nøkkelpersonell ved behov. Telefonnummer: Kan også sende SMS og epost! Beredskapstelefon: VARSLINGSLISTE Rektor Marianne Synnes Direktør (SBA)* Roar Tobro Personaldirektør Lasse Gallefoss Økonomidirektør Per-Vidar Sæhaug Studiedirektør Øyvind Edvardsen Informasjonsansvarlig Else B. Ervik CSO Direktør Roar Tobro SBA = Sentral Beredskapsansvarlig CSO = Sikkerhetsansvarlig Beredskaps- og sikkerhetsarbeid baseres på fire hovedprinsipper: Ansvarsprinsippet: Den som har ansvaret for en tjeneste, har også ansvaret for nødvendige skadeforebyggende tiltak, beredskapsforberedelser og iverksettelse av tiltak ved en krisehendelse. Likhetsprinsippet: Det skal være størst mulig likhet mellom organiseringen i fred, krise og krig. De som utfører en oppgave/samfunnsoppgave i fred, har også de beste forutsetningene for å håndtere oppgavene ved en krise. Nærhetsprinsippet: Kriser skal håndteres på lavest mulig nivå. Samvirkeprinsippet: Kriser håndteres i samarbeid med relevante etater. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 1 ~

2 HENDELSE Den som oppdager hendelsen Varsle Nærmeste leder Lokal beredskapsleder Dekan/avdelingsleder Akutt? I tvil? Varsle Utkalle Ikke kontakt med leder 110 Brann 112 Politi 113 Ambulanse Lokalt nøkkelpersonell (Etter type hendelse) Hials beredskapstelefon OMFANG(?) Mobilisere Lokal beredskapsgruppe Sentral Beredskapsansvarlig CSO-Beredskapsansvarlig OMFANG(?) Mobilisere Sentral beredskapsgruppe HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 2 ~

3 Viktige telefonnummer: Brann Politi 112 (evt ) - Sykehus Legevakt HiÅ sin beredskapstelefon (sentralbord): (NB! Securitas ringer til deg fra ) Drift/Teknisk Beredskapsvakt: mobil Styrerommet: , konferansetelefon Møterom KP2-vest: , KP2-øst: Statsbygg Høgskolen i Ålesund: IT-avvik varsles til IT-leder Geir Halsvik , mobil eller overingeniør Steinar Otto Sjøholt , mobil Møreforsking sin beredskapstelefon: Fagskolen: , mobil , (sentralbord) Kunnskapsparken sin beredskapstelefon: Sentralbord: , driftsleder mobil , vaktmester mobil Sykehuset sin beredskapsledelse: 113 Ålesund kommunes kriseledelse: (sentralbord dagtid), 110 (beredskapstelefon kveld/natt) Giftinformasjonen: Utenriksdepartementets beredskapstelefon: eller Sjømannskirkens beredskapstelefon: HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 3 ~

4 Kontaktpersoner 2013 (se også varslingslisten for beredskap HiÅ) Møreforsking: Elisabeth Støle Trygg Barnung Statsbygg: Frank Tore Tafjord Oddbjørn Aasen Kunnskapsparken: Peder Ryste Odd Dybvikstrand Fagskolen Alf Furland Otto Blindheim Drift/Teknisk - HiÅ: Olav Sture Enrico Agostinelli Helge Myklebust Helge Midthaug Vakttelefon 24/ HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 4 ~

5 INNHOLD VARSLINGSLISTE. 1 DIAGRAM HENDELSE 2 VIKTIGE TELEFONNUMMER 3 KONTAKTPERSONER 4 DEL 1 - ADMINISTRATIV DEL 1 INTRODUKSJON Oppbygging og bruk av planen Mål med planverket Krav til lokale planverk Planprosess Gyldighet og revisjon beredskapsplan ANSVARS- OG OPPGAVEFORDELING I DET LØPENDE BEREDSKAPSARBEIDET Overordnede prinsipper Generelle beredskapsprinsipper HIÅ beredskapsprinsipper Beredskapsnivå og organisering av beredskapen ved HiÅ Nivå 1 - Sentral beredskapsledelse Nivå 2 - Lokal beredskapsledelse Støttegrupper Teknisk beredskapsgruppe Pandemigruppe Rullering av personell Koordinering med eksterne samarbeidspartnere OPPLÆRING OG ØVELSER Opplæring Øvelser...16 DEL 2 - OPERATIV DEL VARSLING / DETEKSJON MOBILISERING LOGGFØRING OG RAPPORTERINGSLINJER Loggføring Rapporteringslinjer...20 HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 5 ~

6 7 PSYKOSOSIAL OMSORG Mål med psykososial omsorg Planforutsetninger Organisering av omsorgsberedskapen Evakuerings- og pårørendesenter Pårørendetelefon Omsorg ved hendelser i utlandet Oppfølging av involvert personell Langtidsoppfølging av involverte INFORMASJONSBEREDSKAP Mål for kriseinformasjon Prinsipper for krisekommunikasjon Organisering av informasjonsberedskapen Hendelser med spesielle krav til informasjonshåndtering - Kriseinformasjonsplan INNSATSPLANER Skade/død på student, ansatt eller besøkende Brann, eksplosjon og evakuering Trusler, vold, terror eller gisseltaking Kriminell handling utført av student/ansatt i tjeneste Spredning av smitte og utbrudd av smittefarlig sykdom/pandemi Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser Hendelser med negativ konsekvens for ytre miljø Ulykker, uhell og unormale hendelser med strålekilder NORMALISERING Evaluering Rapportering...92 VEDLEGG...93 Vedlegg A Varslingsliste...93 Vedlegg B Ressursoversikt...98 Vedlegg C Skjema for loggføring Vedlegg D Beredskapsplan for psykososial omsorg Vedlegg E Avtaler med samarbeidspartnere XXXX Vedlegg F Pandemiplan Vedlegg G Mal for møtereferat og agenda for evalueringsmøte Vedlegg H Sjekkliste ved trusler og signalementskjema Vedlegg I Teknisk Beredskapsgruppe medlemmer..150 HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 6 ~

7 DEL 1 - ADMINISTRATIV DEL 1 INTRODUKSJON 1.1 Oppbygging og bruk av planen Beredskapsplanen er delt opp i 2 deler: Del 1. Administrativ del Del 2. Operativ del Administrativ del Denne del av beredskapsplanen viser bakgrunn og forankringen av planen, utdypende informasjon om noen beredskapsforhold, samt rutiner for oppdatering og vedlikehold av planen. Følgende er bl.a. beskrevet: - Mål for og administrasjon av planverket - Beredskapsprinsipper, ansvars- og rollefordeling - Overordnet organisering av virksomheten ved beredskapssituasjon Operativ del Den operative delen av beredskapsplanen er et praktisk hjelpemiddel til bruk under krise- eller beredskapssituasjoner, og gir føringer for håndtering av kriser og ulykkeshendelser. Følgende er beskrevet: Hovedprinsipper for varsling og mobilisering av mannskap. - Beredskap for psykososial omsorg. - Informasjonshåndtering i beredskapssituasjoner. - Innsatsplaner for ulike typer ulykkeshendelser med tilhørende oppgavefordeling for nøkkelpersonell som skal håndtere hendelsen. - Normalisering 1.2 Mål med planverket Målet med denne planen er at den skal legge grunnlag for en effektiv og god krisehåndtering ved Høgskolen i Ålesund. Sentral beredskapsplan er ledelsens verktøy for krisehåndtering, samt at den gir føringer for lokale beredskapsplaner ved høgskolen. Planen skal også avklare grensesnitt og forventninger overfor avdelinger/fagseksjoner/administrative enheter, og overfor eksterne samarbeidspartnere og redningsetatene. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 7 ~

8 Nivå Dokumentnavn Sentral beredskapsplan (dette dokumentet) Sentralt planverk Vedlegg A: Varslingsliste Vedlegg B: Ressursoversikt Internt og eksternt Vedlegg C: Skjema for loggføring Vedlegg D: Psykososial omsorg Vedlegg E: Avtaler med samarbeidspartnere Vedlegg F: Pandemi/epidemiplan Vedlegg G: Mal for møtereferat og evaluering Vedlegg H: Sjekkliste ved trussel Kriseinformasjonsplan (kapittel 8.4) Lokalt planverk Brannvernberedskap Teknisk beredskap IKT beredskap Avdelingenes beredskapsplaner 1.3 Krav til lokale planverk Hver enkelt avdeling/administrativ enhet skal etablere en egen beredskapsplan som beskriver intern håndtering av kriser som kan ramme enheten. De lokale beredskapsplanene skal gjenspeile de bestemmelsene som er lagt i den sentrale beredskapsplanen. Basert på lokale risikoanalyser (ROS) skal beredskapsplanene tilpasses hvert enkelt enhets behov. 1.4 Planprosess ROS-analyser er gjennomført i Disse danner grunnlaget for å ajourføre både den sentrale og de lokale beredskapsplanene. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 8 ~

9 1.5 Gyldighet og revisjon beredskapsplan Gyldig versjon av planverket er alltid å finne på Høgskolen i Ålesund sin internettside. BEREDSKAPSPLAN. Planverket revideres ved alle større endringer i planforutsetningene, og er gjenstand for en hovedrevisjon annethvert år. I forbindelse med evaluering av hendelser og øvelser skal behov for endringer i planverket vurderes. Ansvar for revisjon av sentralt planverk er lagt til direktøren, og til høgskolen sin sikkerhetsansvarlige (CSO). Varslingslisten revideres når det skjer endringer i hvem som har de ulike funksjonene. Oppdatering skjer minst en gang pr. semester. Lokale beredskapsplaner er underlagt samme ramme for gyldighet og krav til revisjon som sentral beredskapsplan. Ansvar for revisjon av lokalt planverket er lagt til dekan/enhetsleder. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 9 ~

10 2 ANSVARS- OG OPPGAVEFORDELING I DET LØPENDE BEREDSKAPSARBEIDET 2.1 Overordnede prinsipper Generelle beredskapsprinsipper Beredskaps- og sikkerhetsarbeid baseres på fire hovedprinsipper: ansvarsprinsippet, likhetsprinsippet, nærhetsprinsippet og samvirkeprinsippet. Dissefireprinsippene er etablert og anerkjent over lang tid, og blant annet forankret i NOU 2000:24 Et sårbart samfunn. 1. Ansvarsprinsippet: Den som har ansvaret for en tjeneste, har også ansvaret for nødvendige skadeforebyggende tiltak, beredskapsforberedelser og iverksettelse av tiltak ved en krisehendelse. 2. Likhetsprinsippet: Det skal være størst mulig likhet mellom organiseringen i fred, krise og krig. De som utfører en oppgave/samfunnsoppgave i fred, har også de beste forutsetningene for å håndtere oppgavene ved en krise. 3. Nærhetsprinsippet: Kriser skal håndteres på lavest mulig nivå. 4. Samvirkeprinsippet: Kriser håndteres i samarbeid med relevante etater Høgskolen i Ålesund - beredskapsprinsipper For HiÅ gjelder følgende prinsipper for ansvars- og oppgavefordeling i det løpende beredskapsarbeidet: 1. Høgskoledirektøren er beredskapsansvarlig og har det overordnede administrative ansvaret for beredskapsarbeidet ved Høgskolen i Ålesund. Dette innebærer det overordnede ansvaret for at prinsippene i dette dokumentet følges, både i sentraladministrasjonen og i den enkelte enhet. 2. CSO-Sikkerhetsansvarlig er beredskapsleder og har ansvar for å lede høgskolen sin håndtering av Beredskapssituasjoner når de oppstår. I tillegg har beredskapsleder ansvar for utarbeidelse, revisjon, opplæring og øvelser knyttet til sentral beredskapsplan. Beredskapsleder håndterer sitt ansvar og sine beredskapsoppgaver i samråd med høgskoledirektøren. 3. Beredskap er et lederansvar. Alle dekaner/avdelingsledere har ansvar for utarbeidelse, revisjon, opplæring og øvelser knyttet til egen krise- og beredskapsplan. De skal også lede håndteringen av beredskapssituasjoner på eget nivå når de oppstår. 4. Beredskap er alles ansvar. Det er også alle ansattes ansvar å vise årvåkenhet i forhold til signaler om forhold som kan utvikle seg til en hendelse som må håndteres beredskapsmessig av høgskolen. Slike signaler skal vurderes løpende, og om nødvendig, formidles til beredskapsleder og høgskoledirektøren. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 10 ~

11 Sentral beredskapsledelse Lokal beredskapsledelse BEREDSKAPSANSVARLIG Høgskoledirektøren CSO -beredskapsleder Lokal beredskapsleder Dekan/avdelingsleder OVERORDNET ANSVAR Rektor Beredskapsstab Personaldirektør (HMSansvarlig) informasjonsleder,studiedirektør, personaldirektør, økonomidirektør, Lokal beredskapsstab Figur 2-1 Oversikt over Høgskolen i Ålesund sin beredskapsorganisasjon. 2.2 Beredskapsnivå og organisering Nivå 2 Mindre omfattende hendelser - håndteres av lokal beredskapsledelse, men sentral beredskapsledelse blir informert. Ved iverksettelse av lokal beredskapsplan skal alltid sentral beredskapsledelsen varsles. Nivå 1 Omfattende hendelser - som krever høynet beredskap ledes av sentral beredskapsleder. Ved iverksettelse av sentral beredskapsplan vil sentral beredskapsledelse etableres i tillegg til den lokale. Sentral beredskapsledelse skal være eier av krisen. Høynet beredskap Jf. kapittel 2.5 skal kriser som oppstår ved høgskolen håndteres på så lavt nivå som mulig (nivå 2). Noen hendelser krever imidlertid at den sentrale beredskapsledelsen (nivå 1) involveres. I slike tilfeller er det beredskapsleder for nivå 1 som avgjør om den sentrale beredskapsplanen skal iverksettes. Slike situasjoner defineres som høynet beredskap. Med høynet beredskap menes situasjoner der enheter på nivå 2 ikke har kapasitet til å håndtere situasjonen, eller at hendelsens karakter og omfang tilsier at den sentrale beredskapsledelsen vil ta over styringen av beredskapshåndteringen, og på den måten støtte den lokale beredskapsledelsen. Det er ikke mulig å lage en uttømmende liste over situasjoner som fører til høynet beredskap. Det kan være mange tenkelige og utenkelige situasjoner som rammer høgskolen sin virksomhet. Med bakgrunn i beredskapsanalysen kan følgende eksempler gis på skille mellom hendelser som skal håndteres lokalt og slike som kan føre til høynet beredskap: HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 11 ~

12 Nivå 2: Lokal beredskapsledelse håndterer, men sentral beredskapsledelsen varsles Student eller ansatt er savnet på studietur/tjenestereise Arbeidsulykke med personskade Enkeltdødsfall på ansatt eller student som følge av sykdom, ulykke eller selvmord. Innbrudd/ran i egne lokaler. Mindre brann i egne lokaler uten personskade Nivå 1: Sentral beredskapsledelse etableres i tillegg til lokal beredskapsledelse Større brann/eksplosjon med personskader og/eller store materielle tap. Gisseltaking, skyteepisoder, bombetrusler el.l. Større ulykke med personskader/dødsfall der studenter/ansatte fra flere avdelinger er involvert. Større hendelser som har rammet både høgskolen og nære samarbeidspartnere (Møreforsking, Fagskolen, Kunnskapsparken NMK, m.fl) Hendelser der høgskolen sitt omdømme er truet. Tabell 2-1 Eksempler på hendelser innenfor beredskapsnivå 1 og 2. Nivå 2: håndterer, men sentral Samtidige hendelser Dersom flere hendelser oppstår samtidig, skal krise 2 ledes på lokalt nivå, men med bistand fra sentralt nivå. Dersom hendelsen er av slik omfang at det kreves sentral beredskapsledelse, skal krise 2 ledes av stedfortreder for sentral beredskapsleder (økonomidirektøren) Nivå 1 - Sentral beredskapsledelse Sammensetning: Den sentrale beredskapsledelsen skal håndtere situasjoner som påvirker hele/store deler av organisasjonen, hendelser som berører flere fagavdelinger, og hendelser der høgskolen sitt omdømme er truet. Beredskapsansvarlig (høgskoledirektøren) vurderer, og eventuelt beslutter høynet beredskap og at sentral beredskapsplan trer i kraft i samråd med beredskapsansvarlig. Sentral beredskapsledelse HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 12 ~

13 Beredskapsansvarlig - beredskapsleder - sentral Beredskapsstab SENTRAL BEREDSKAPSLEDELSE Beredskapsansvarlig (høgskoledirektøren) Sentral beredskapsstab (8 medlemmer) Rektor/ styreleder CSO-beredskapsleder Stedfortredere for beredskapsansvarlig (høgskoledirektøren): 1. Personaldirektør 2. Økonomidirektør 3. CSO-beredskaplsleder Stedfortreder for rektor: 1. Prorektor Stedfortreder for CSO-beredskapsleder: 1. Økonomidirektør 2. Utpekt Dekan Informasjonsleder Stedfortreder: Nestleder informasjonsavdeling Loggfører Stedfortreder: Rådgiver økonomiavdeling Studiedirektør Stedfortreder: Rådgiver studieavdelingen Personaldirektør (HMS-ansvarlig) Stedfortreder: Rådgiver Personalavdelingen Økonomidirektør Stedfortreder: Rådgiver økonomiavdelingen Beredskapsstaben suppleres med ressurspersoner etter type hendelse og hvor den inntreffer geografisk. Eksempelvis IT-leder driftsleder. Ressurspersoner fra lokalt nivå kan kalles inn ved hendelser som har en lokal tilknytning. Eksempelvis dekan, fagseksjonsleder. Ressurspersoner fra samarbeidspartnere kan kalles inn der høgskolen eier hendelsen, men samarbeidspartner er berørt/involvert. Eksempelvis Møreforsking, Fagskolen, Kunnskapsparken og NMK. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 13 ~

14 2.2.2 Nivå 2 - Lokal beredskapsledelse Lokal beredskapsledelse skal håndtere mindre omfattende hendelser som har tilknytning til avdeling/administrativ enhet. Beredskapsleder i lokal beredskapsledelse vurderer og evt. beslutter at lokal beredskapsplan trer i kraft og varsler CSO-beredskapsleder. Lokal beredskapsledelse ber om bistand fra sentral beredskapsledelse ved behov, og informerer/rapporterer til sentral beredskapsansvarlig (høgskoledirektøren). Selv om sentral beredskapsledelse har/overtar den overordnede kriseledelsen, vil lokal beredskapsledelse fortsatt ha det primære oppfølgingsansvaret overfor egne ansatte og studenter. Ved hendelser som påvirker drift, vil den lokale beredskapsledelsen ha oppfølgingsansvar for at egen virksomhet raskest mulig kommer tilbake i normal drift. LOKAL BEREDSKAPSLEDELSE Lokal beredskapsleder Dekan/avdelingsleder Lokal beredskapsstab Stedfortreder: Fagseksjonsleder Annen utpekt person Leder for berørt fagseksjon Stedfortreder Informasjonsmedarbeider - lokal Stedfortreder Ressursperson innen HMS - lokal Stedfortreder Loggfører Ressurspersoner etter type hendelse og hvor den inntreffer. Ressurs fra sentralt nivå ved behov. Eksempelvis fra informasjonsleder, HMS-leder, studiedirektør, personaldirektør, IT-leder, eller driftsavdelingen. 2.3 Støttegrupper I krise- og beredskapssituasjoner kan lokal og/eller sentral beredskapsledelse ha behov for bistand fra støttegrupper med spesialkompetanse. Det vil være i situasjoner der man har behov for rådgivning, supplering av kompetanse og ressurser, samt konkret hjelp til håndtering av deler av situasjonen. De ulike administrative enhetene og deres ledere vil være ressurs og støtte i beredskapssituasjoner på lokalt og sentralt nivå, slik de er i normale driftsituasjoner. Disse avdelingene er Personalavdelingen, Økonomiavdelingen, Studieseksjonen, HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 14 ~

15 Informasjonsavdelingen, og IT-seksjonen. Enkelte avvikssituasjoner og kriser krever organisering av kompetanse i en beredskapsgruppe. Dette gjelder Teknisk beredskapsgruppe og Pandemigruppe. Disse beredskapsgruppene vil etter varsling mobiliseres og håndtere situasjonen, eventuelt bistå beredskapsledelsen med rådgivning Teknisk beredskapsgruppe ( medlemmer ) Teknisk beredskapsgruppe (Driftsavdelingen) har vaktordning og rykker ut på alle tekniske alarmer. Gruppen har kompetanse innen høgskolens infrastruktur som VVS, elektro, byggteknisk, brannteknisk, transport osv. Ved uavklarte og uoversiktlige hendelser skal leder av teknisk beredskapsgruppe kontaktes. Ved hendelser som krever faglig bistand, kontaktes fagansvarlig i liste over ressurspersoner, se vedlegg B. Tilsvarende har IT-seksjonen ikke en egen døgnvaktordning for kritiske IT-avvik, men IT-leder og stedfortreder kan kontaktes 24/7 dersom det er nødvendig, se vedlegg B Pandemigruppe ( medlemmer ) Når Norge trues av en pandemisk influensa (verdensomspennende influensaepidemi med et nytt virus som få er immune mot), trer Pandemigruppen inn. Den fungerer som et rådgivende organ til den sentrale beredskapsledelsen. En oversikt over ressurser og kontaktpunkt finnes i vedlegg B. Pandemiplanen til høgskolen beskriver detaljene i hvordan en pandemisk influensa håndteres. Den foreligger som vedlegg F. 2.4 Rullering av personell Beredskapssituasjoner kan trekke ut i tid. Hvis det er grunn til å tro at en situasjon kan vare i mange timer/dager, må beredskapsledelsen, både sentralt og lokalt, etablere en rulleringsplan. Her benyttes stedfortrederlister, og ellers de ressurser som er tilgjengelige. Det bør legges opp til løpende rullering, slik at man ikke bytter ut hele beredskapsledelsen samtidig. 2.5 Koordinering med eksterne samarbeidspartnere Høgskolen leier ut areal, og samarbeider om areal med flere bedrifter/institusjoner som Møreforsking, Fagskolen og Kunnskapsparken m. fl. En hendelse vil derfor raskt kunne berøre flere institusjoner. Høgskolen må sørge for å etablere gode avtaler (vedlegg G) slik at en raskt kan få til en samordnet beredskapsfunksjon og mest mulig hensiktsmessige og koordinerte tiltak. 3 OPPLÆRING OG ØVELSER Høgskolens beredskapsorganisasjon skal utvikles gjennom et kontinuerlig forbedringsarbeid. Opplæring og øvelser er viktige elementer i dette. 3.1 Opplæring Alle ansatte skal ha kjennskap til Høgskolens beredskapsarbeid, beredskapsplanen og hvor den er tilgjengelig på Dette skal inngå i opplæringen ved ansettelse. Alle ansatte og ledere som har et definert ansvar i hht. beredskapsplanen, skal få en innføring i sine oppgaver. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 15 ~

16 Dekan/avdelingsleder har ansvar for at nødvendig opplæring i beredskapsarbeid inngår som en del av opplæringen for ansatte. Han/hun har også ansvar for at enheten har en plan som ivaretar opplæring i beredskapsarbeid. Som en del av opplæringen av de ansatte skal det være en årlig overordnet gjennomgang av beredskapsplanen. Dets skal skje i løpet av 1.kvartal. CSO-beredskapsleder og Personaldirektøren (HMS-ansvarlig) er ansvarlig for å gi evt. innspill hvis det er spesifikke forhold som det skal være fokus på, og bistår avdelingene med opplæringen. a. Øvelser Øvelser er et viktig element i kvalitetssikringen og håndtering av hendelser man normalt ikke får trening i. Det finnes ulike øvingsformer. Det kan være alt fra enkle varslingsøvelser, via såkalte skrivebords-/simulerings- /spilløvelser, til store øvelser med markører og faktisk ressursinnsats. I både sentral og lokal beredskapsplan skal det beskrives hvordan krav om tilstrekkelig beredskapskompetanse hos eget personell skal ivaretas. Følgende krav er minimum: Den enkelte ansatte skal: kjenne sine egne oppgaver i en krise-/ulykkessituasjon. kjenne Høgskolen sine oppgaver i en krise-/ulykkessituasjon. kjenne varslingsrutiner internt i enheten, og ved behov de overordnede varslingsrutinene for Høgskolen. Ansatte med spesiell rolle i beredskapsarbeidet skal: øve spesielt på egen rolle. trene på varsling, organisering og håndtering. Ansatte som har en ledelsesfunksjon i en krise-/ulykkessituasjon, skal: gjennomføre skrivebordsøvelse/planspill årlig. gjennomføre varslingsøvelse, minimum en gang pr. år. øve på informasjonsberedskap (gjelder spesielt ansatte som vil ha en rolle ovenfor mediene, de bør få reell trening). Gjennomføring av øvelser skal beskrives nærmere i en øvingsplan (utarbeides av CSO-beredskapsleder). Etter alle øvelser skal det være en evaluering, og behovet for endringer i planverket skal vurderes. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 16 ~

17 DEL 2 - OPERATIV DEL 4 VARSLING / DETEKSJON Hovedprinsipp for varsling: Varsling skal følge de etablerte styringslinjer. Mottatt varsel om krise/ulykke skal alltid meldes nærmeste leder. Dekan/avdelingsleder skal vurdere om det er behov for å iverksette egen beredskap. Ved iverksettelse av lokal beredskapsplan skal det alltid varsles til sentral beredskapsleder og Informasjonsavdelingen ved informasjonslederen. Ved krise/ulykke skal dekan/avdelingsleder vurdere om det er behov for å varsle sentral beredskapsleder med hensyn til: om det er en situasjon som kan medføre overgang til høynet beredskap om det av andre årsaker (fare for omdømmetap, behov for informasjonstøtte fra sentraladministrasjonen evt. behov for ekstra ressurser fra sentralt nivå) skal gis informasjon til sentral beredskapsleder Dekan/avdelingsleder skal varsle egne ansatte. Ved behov skal beredskapsleder (sentral/lokal) varsle eksterne aktører. Sentral beredskapsleder varsler rektor. Ved høynet beredskap skal styret og Kunnskapsdepartementet varsles. Se vedlegg A for varslingsplan/liste for sentral beredskapsplan. Se vedlegg B for oversikt over ressurser, både interne og eksterne. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 17 ~

18 HENDELSE Den som oppdager hendelsen Varsle Nærmeste leder Lokal beredskapsleder Dekan/avdelingsleder Akutt? I tvil? Varsle Utkalle Ikke kontakt med leder 110 Brann 112 Politi 113 Ambulanse Lokalt nøkkelpersonell (Etter type hendelse) Hials beredskapstelefon OMFANG(?) Mobilisere Lokal beredskapsgruppe Sentral Beredskapsansvarlig CSO-beredskapsleder OMFANG(?) Mobilisere Sentral beredskapsgruppe Figur 4-1 beskriver det generelle prinsippet for varsling ved Høgskolen i Ålesund Høgskolens beredskapstelefoner er betjent 24/7. Den betjenes av øverste beredskapsansvarlig (høgskoledirektøren), CSO-beredskapleder, og den som har vakt i Teknisk beredskapsgruppe. Vakta på beredskapstelefonen vil varsle videre iht varslingsinstruksen. Instruksen beskriver hvem som skal varsles ved ulike typer hendelser og hvor hendelsen inntreffer geografisk. Varslingsliste foreligger som vedlegg A. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 18 ~

19 5 - MOBILISERING Den sentrale beredskapsledelsen innkalles etter vurdering tatt av beredskapsleder. Hvis beredskapsleder beslutter at beredskapsledelsen skal mobiliseres, møtes medlemmene så snart som mulig. Den faste staben innkalles alltid, se kapittel Beredskapsleder beslutter hvilke eventuelle tilleggsressurser det er behov for. Møtesteder: Den sentrale beredskapsledelsen og informasjonstjenesten vil sitte sammen, evt i nærheten av hverandre. Hovedbygget: Styrerommet D Rundskue telefon eller Kunnskapsparken: Møterom KP2-vest telefon (Møterom KP2-øst telefon ) 6 - LOGGFØRING OG RAPPORTERINGSLINJER 6.1 Loggføring Loggføringen skal komme i gang så snart som mulig. Beredskapsleder (sentral og lokal) er ansvarlig for oppstart og gjennomføring av loggføring på sitt nivå. Beredskapsleder utnevner en person som er ansvarlig for loggføringen under alle krisens faser. Det anbefales at kriseledelsen har en fast loggfører. Loggfører er i første rekke ansvarlig for å dokumentere informasjon som fremkommer under statusmøtene i sentral beredskapsgruppe, samt å gjøre denne informasjonen tilgjengelig. Huskeliste loggfører: Ha fokus på faktainformasjon og besluttede tiltak. Ikke vær redd for å bryte inn i diskusjonen, du er lederstøtte, ikke bare sekretær. Noter helst om faktainformasjon er bekreftet/ubekreftet. Vurder sammen med beredskapsleder om loggen bør sendes til andre enheter ved høgskolen, og eventuelt involverte samarbeidspartnere i etterkant av hvert statusmøte. Informasjon fra loggen vurderes av informasjonsansvarlig for mulig publisering på Høgskolen sine nettsider evt. også sosiale medier Når situasjonen har roet seg: Sammenfatt loggen slik at den kan inngå som grunnlag for evaluering og rapportering. Loggfører deltar på evalueringsmøtet og fører referat fra dette. Ved etablering av flere beredskapsgrupper skal det føres logg i hver lokale beredskapsgruppe i tillegg til i sentral HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 19 ~

20 beredskapsgruppe. Viktig informasjon inn/ut, tiltak, avgjørelser og utførte oppgaver skal loggføres. Loggføringsmal foreligger som vedlegg C. 6.2 Rapporteringslinjer Informasjon av betydning for beredskapssituasjonen skal rapporteres. Primærregelen er at rapportering skal skje i linja. Ved en beredskapssituasjon skal følgende rapporteringer gjøres i tillegg: Viktig informasjon rapporteres fortløpende til (telefon, SMS, e-post) Beredskapsansvarlig (høgskoledirektøren) CSO-beredskapsleder 7 - PSYKOSOSIAL OMSORG Egen plan finnes i Vedlegg D Psykososial omsorg er en viktig del av håndteringen av både større ulykker og mindre kriser. Det å bli godt ivaretatt vil bidra til å avdempe ettervirkninger etter en alvorlig hendelse. Personalavdelingen har god kompetanse og vil ta seg av ansatte og studenter som har behov for psykososial omsorg, se vedlegg D. Personalavdelingen kan også anmode beredskapsledelsen om å tilkalle ekstern hjelp fra Ålesund kommune sitt kriseteam. 7.1 Mål med psykososial omsorg Høgskolen sin beredskap innen psykososial omsorg skal bidra til god håndtering og helhetlig omsorg for studenter, ansatte og besøkende ved kriser, ulykker og katastrofer der høgskolen er involvert. 7.2 Planforutsetninger Følgende forutsetninger er lagt til grunn ved utarbeidelse av beredskapsplan for psykososial omsorg: Ålesund kommune har ansvar for å ivareta alle som oppholder seg i kommunen. Kommunens apparat innen psykososial omsorg vil iverksettes ved ulykker og kriser. Politiet leder innsatsen ved ulykker og kriser og vil beslutte hvilke tiltak som skal iverksettes. Beredskapsledelsen ved høgskolen etablerer tidlig kontakt med politiet og kriseteamet i kommunen for å tilby sin bistand. Beredskapsledelsen er besluttende organ for høgskolen sin innsats og tiltak. 7.3 Organisering av omsorgsberedskapen Beredskap innen psykososial omsorg er basert på de samme prinsippene som resten av høgskolen sitt beredskapsplanverk, se kapittel HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 20 ~

21 Bedriftens forpliktelse ovenfor arbeidstakere som rammes av ulykker og katastrofer er hjemlet i arbeidsmiljøloven med forskrifter. Dette innebærer at ansvar for studenter og ansatte ligger i det ordinære linjeansvaret. Organiseringen er tilsvarende som for resten av beredskapen, se kapittel 2.2 i Administrativ del. Se Vedlegg D Beredskapsplan for psykososial omsorg kapittel 8.1 og 8.2 for hvem som skal involveres når det er behov for psykososial omsorg. Politiet vil sammen med kriseteamet i Ålesund kommune vurdere behovet for, og eventuelt sørge for at det iverksettes omsorgstiltak. De vil også bestemme organisering og innhold. I akuttfasen vil det eventuelt opprettes et evakuerings- og pårørendesenter og/eller pårørendes svartelefon. Politiet vil involvere sentral beredskapsledelse, som sammen enes om hvordan Høgskolen sine ressurser innen psykososial omsorg og informasjonsformidling kan inngå i dette arbeidet. Høgskolens oppgave er som følger: Høgskolens beredskapsledelse stiller personell, lokaler og eventuelt andre ressurser disponible for politiet og kriseteamet i kommunen. Høgskolens stab innen psykososial omsorg (se vedlegg D, kap 8.1 og 8.2) vil være rådgiver for sentral beredskapsleder i hvordan Høgskolen skal ivareta omsorgsbehovet. De skal bidra til at de berørte får et helhetlig omsorgstilbud og har ansvar for at Høgskolen, Studentsamskipnaden og eventuelt samarbeidspartneres innsats inngår i arbeidet. Ved hendelser i utlandet vil beredskapsavtalen Høgskolen har inngått med Sjømannskirken tre i kraft (se Vedlegg G Avtaler med samarbeidspartnere) Evakuerings- og pårørendesenter Ved større ulykker vil det være akutt behov for å skjerme uskadde og dekke informasjonsbehovet. Politiet vil beslutte om det skal opprettes et evakuerings- og pårørendesenter (EPS). De vil også iverksette og koordinere innsatsen i dette arbeidet. Senteret vil være et sted hvor berørte (studenter, ansatte, besøkende, pårørende og involvert personell) fra Høgskolen og andre samarbeidspartnere samles og blir ivaretatt. Her vil de få nødvendig informasjon og eventuell oppfølging i forbindelse med uønskede hendelser. Personaldirektøren (HMS-ansvarlig) har ansvar for at Høgskolens, psykososiale tjenester og eventuelt samarbeidspartneres innsats inngår i drift av evakuerings- og pårørendesenteret. Høgskolen vil kunne bistå med personell, informasjonsformidling, lokaler og bevertning Pårørendetelefon Politiet kan opprette pårørendes svartelefon i tilfeller der det kan forventes stor pågang fra pårørende. Denne driftes av politiet. Høgskolen kan likevel forvente mange henvendelser til sitt sentralbord. Betjening på sentralbordet skal være opplært i hvordan slike telefoner håndteres. De skal kun videreformidle informasjon som de skriftlig har fått klarert av politiet eller beredskapsledelsen. 1. linjen er derfor avhengig av jevnlig oppdatering av klarert informasjon. Henvendelsene henvises primært til informasjon på nettet, pressekonferanser og eventuelt politiets pårørendes svartelefon. For spørsmål om tilstand for skadde/døde, skal det også henvises til politiet. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 21 ~

22 7.3.3 Omsorg ved hendelser i utlandet Norske myndigheter dekker hverken utgifter under sykehusopphold i utlandet eller hjemtransport. Ansatte og studenter som reiser til utlandet, er selv ansvarlig for å ha god nok reise- og sykeforsikring før utreise. Dette gjelder også for reiser til EØS-land, hvis man ønsker å få dekket eventuell syketransport hjem. Utenriksdepartementet (UD) Lokal, evt. sentral beredskapsledelse kan kontakte UD ved hendelser i utlandet. Utenriksstasjonene kan bistå med råd og veiledning om legetjenester, bistå med å skaffe juridisk bistand, utstede nødpass eller annet reisedokument for hjemreise samt bistå pårørende ved dødsfall i utlandet. Før en utenriksstasjon kontaktes i slike saker, bør man ha søkt hjelp hos forsikringsselskap eller turoperatør. Sjømannskirken Høgskolen har inngått en beredskapsavtale med Sjømannskirken. Avtalen innebærer at Sjømannskirken stiller sine ressurser til disposisjon og forplikter seg til å være på stedet så raskt som mulig, uansett hvor i verden hendelsen skjer utenfor Norge. De vil være tilstede så lenge det er behov for bistand. Dette innebærer at både lokal og sentral beredskapsledelse skal kontakte Sjømannskirken ved hendelser i utlandet. Høgskolen vil være eier av hendelsen, og Sjømannskirken bistår Høgskolen. Sjømannskirken har lang erfaring i å hjelpe mennesker når ulykken rammer. Beredskapsarbeidet spenner fra å gi psykososial omsorg til enkeltmennesker til å delta ved større katastrofer som rammer nordmenn i utlandet Oppfølging av involvert personell Ansvar for de ansattes psykososiale velferd ligger i det ordinære linjeansvaret. Beredskapsledelsen har likevel ansvar for å vurdere den totale belastningen som ressurspersonell utsettes for under en pågående beredskapssituasjon. På bakgrunn av dette har beredskapsledelsen ansvar for at det settes i verk målrettede tiltak for å unngå senskader hos de personer som har deltatt. Ved større beredskapssituasjoner skal det arrangeres formelle samtaler for å snakke gjennom selve hendelsen og håndteringen. Hensikten med samtalen er både bearbeiding av inntrykk for involvert personell samtidig som man får inn rapportering og evaluering like etter hendelsen. Alle som har vært involvert, har møterett og -plikt. Samtalen ledes av beredskapsledelsen, som sørger for at det blir ført referat. Beredskapsledelsen er ansvarlig for at det ved behov innhentes relevant fagkompetanse Langtidsoppfølging av involverte Ansvar for videre oppfølging av involverte studenter, ansatte og pårørende i etterkant av en krise eller alvorlig ulykke, er lagt til fastlegen. Videre oppfølging av ansatte fra Høgskolens side, ligger i det ordinære linjeansvaret. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 22 ~

23 8 - INFORMASJONSBEREDSKAP Informasjonsressurser er trukket tett inn i både den sentrale og den lokale beredskapsledelsen. Hvis ikke informasjonen håndteres godt (eksternt og internt), vil det kunne virke forsterkende på krisen. Informasjonsavdelingen ved Høgskolen egen informasjonsberedskapsplan., se kapittel Mål for kriseinformasjon Kriseinformasjonsplanen skal sikre at informasjonsarbeidet i forbindelse med en beredskapssituasjon utøves profesjonelt og effektivt og bidra til å begrense hendelsens skadevirkninger. 8.2 Prinsipper for krisekommunikasjon I en krisesituasjon vil man ha flere informasjonskilder, ofte med motstridende eller forskjellig informasjon. Det er derfor viktig kun å videreformidle informasjon som er bekreftet av politiet eller klarert av beredskapsledelsen. Kommuniser mest mulig direkte med de ulike aktører i situasjonen, f.eks. ansatte, øvrige myndigheter eller samarbeidspartnere. På den måten oppnår høgskolen at viktige aktører får sin informasjon direkte fra kilden og ikke gjennom mediene. Hva kan sies? Kommunikasjon om ulykkesårsak, hendelsesforløp, skadde og døde er primært politiets ansvar. Gi videre kun informasjon som er bekreftet og frigitt av politiet. Fortell sannheten. Vis åpenhet. Vis medfølelse og ansvar. Unngå omgåelser og unnskyldninger. Ikke diskuter skyldspørsmål. Vær klar på hvem som skal uttale seg og hvem som kan gi bakgrunnsinformasjon i alt som gjøres. Prioriter fokuset i kommunikasjonen i henhold til denne rekkefølgen: Mennesker Miljø/omgivelser Materielle verdier Marked/økonomi 8.3 Organisering av informasjonsberedskapen Direktøren har det overordnede informasjonsansvaret i beredskapssituasjoner ved Høgskolen i Ålesund.. I praksis håndheves det slik: Lokal beredskap Ved hendelser som omfattes av lokal beredskapsplan, er dekan/avdelingsleder informasjonsansvarlig. Lokal beredskapsleder skal informere Informasjonsavdelingen om krisen så snart som mulig. Han/hun vurderer om det trengs informasjonsassistanse fra informasjonslederen. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 23 ~

24 Sentral beredskap Beredskapsplan Helse Miljø Sikkerhet Risiko og Sårbarhet Ved hendelser som omfattes av sentral beredskapsplan, er rektor informasjonsansvarlig. Ansvaret håndheves i samråd med, og med støtte fra sentral beredskapsleder og informasjonslederenen. Kriseinformasjon Informasjonsavdelingen skal sikre at informasjonsarbeidet i forbindelse med en beredskapssituasjon utøves profesjonelt og effektivt. Informasjonsavdelingen skal bidra til å begrense hendelsens skadevirkninger, og er tillagt ansvar for å innkalle egen kriseinformasjonsstab og sikre at sentralbord er bemannet. Avdelingen skal opprette informasjonssenter og pressesenter i henhold til kriseinformasjonsplanen. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 24 ~

25 Organisering av informasjonspersonellet og beskrivelse av rollene 8.4 Hendelser med spesielle krav til informasjonshåndtering Hendelser med spesielle krav til informasjonshåndtering (Kriseinformasjonsplan) Innsatsplanen dekker hendelser av denne typen: Beskrivelse Skadeomfang og konsekvenser Ulykker hvor Høgskolen kan holdes ansvarlig for skade på mennesker eller miljø. Hendelser der Høgskolen har begått lovbrudd med alvorlige konsekvenser. Forskningsjuks Deler av Høgskolen sin virksomhet som vekker sterkt engasjement nasjonalt/internasjonalt (politisk, etisk, religiøst mm). Beredskapshendelser som ikke er håndtert på en god måte av Høgskolen. De fleste uønskede hendelser/kriser kan potensielt bli en omdømmekrise. Krisens innvirkning på omdømmet avhenger av hvordan den håndteres og kommuniseres. Tap av omdømme. Svikt i rekruttering. Høyt press på informasjonsressursene lokalt og sentralt. Ressurser Oversikt over interne og eksterne ressurser foreligger i vedlegg B. Viktig informasjon Ved informasjonskriser styres informasjon internt og eksternt av sentral beredskapsledelse ved informasjonslederen. Høgskoledirektøren (beredskapsansvarlig) er Høgskolens ansikt utad, i samarbeid med rektor. Ved hendelser som har potensial til å bli en omdømmekrise, skal sentral beredskapsledelse, (CSO-beredskapsleder og informasjonslederen) varsles. Ansatte ved Høgskolen kan ikke ilegges munnkurv, men beredskapsleder sentralt eller lokalt kan henstille Høgskolen sine ansatte at det er ønskelig at Høgskolen taler med en stemme i omdømmekritiske saker (dvs at kun en eller noen få får i oppgave å orientere media). Mindre hendelser kan håndteres ved at Informasjonsavdelingen sentralt bistår lokal beredskapsledelse med ressurser og råd. Større hendelser håndteres av sentral beredskapsledelse. Avhengig av type hendelse, kan det være aktuelt å kombinere denne innsatsplanen med andre aktuelle innsatsplaner. Oppgave - Hendelser med spesielle krav til informasjonshåndtering UTFØRT MERKNAD Lokal beredskapsledelse (dekan/avdelingsleder) 1. Vurdere om hendelsen kan håndteres lokalt og om lokal beredskapsplan skal iverksettes. Ved hendelser som potensielt kan bli en omdømmesak, ta umiddelbart kontakt med sentral beredskapsleder og informasjonslederen for avklaring om håndteringen. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 25 ~

26 Intern varsling og mobilisering ved iverksatt lokal beredskap: Varsle og kalle inn lokal beredskapsledelse. Varsle sentral beredskapsleder og Informasjonsavdelingen ved informasjonslederen. Etterse at relevant ressurspersonell er varslet og mobilisert. Ved iverksettelse av sentral beredskapsplan vil lokal beredskapsleder fra berørt enhet ved behov inngå som ressurs i sentral beredskapsledelse. Ekstern varsling og mobilisering: Varsle Studentsamskipnaden dersom studenter eller samskipnaden sin virksomhet er berørt. Varsle eventuelt andre berørte institusjoner/eksterne samarbeidspartnere. 2. Led den strategiske krisehåndteringen. Vektlegg følgende: Lag en kommunikasjonsstrategi/plan sammen med avdelingens informasjonsansvarlige samt Informasjonsavdelingen sentralt ved Høgskolen for å sikre god krisekommunikasjon. Avklar hvem som har hovedansvar for kommunikasjon utad og innad og hvem sier hva, og når. Be om nødvendig egne ansatte om å ikke uttale seg til media om den aktuelle saken. Bli enig om en hovedkontakt ved Informasjonsavdelingen som samarbeider med informasjonsansvarlig ved avdelingen. Be om jevnlig statusrapportering for strategisk planlegging av håndtering av hendelsen. Vurder å bemanne Høgskolens sentralbord/ekspedisjon ut over normal arbeidstid. Hold beredskapsledelsen løpende orientert. Vurder å opprette en egen gruppe lokalt som får i oppgave å innhente mest mulig faktainformasjon om saken. Rapporter om utvikling/status til sentral beredskapsleder. Oppretthold mest mulig normal drift på tross av hendelsen. Følg opp ansatte, studenter og besøkende som er berørt av hendelsen. Ved langvarig hendelse, utarbeid rulleringsplan for eget involvert personell. 3. Når situasjonen er avklart går man tilbake til normal drift. Dersom beredskapsplan har vært iverksatt, skal overgang til normal drift varsles sentral beredskapsleder. Når situasjonen er avklart: Varsle overgang til normal drift til de involverte, inklusiv sentral beredskapsleder. Sørg for å avholde evalueringsmøte med alle involverte. Det bør utarbeides en skriftlig rapport etter evalueringen. Revider beredskapsplanen ved behov. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 26 ~

27 Oppgave - Hendelser med spesielle krav til informasjonshåndtering UTFØRT MERKNAD Sentral beredskapsledelse CSO-Beredskapsleder 1. Vurdere om hendelsen skal håndteres lokalt eller sentralt i samråd med lokal beredskapsleder og informasjonslederen. Dersom hendelsen håndteres på lokalt nivå vil sentral beredskapsleder ved behov bistå lokal beredskapsleder med ressurser og råd. 2. Beslutte om nødvendig høynet beredskap og iverksette sentral beredskapsplan. Videre aksjoner blir som beskrevet i denne innsatsplanen. 3. Intern varsling og mobilisering: Varsle og kalle inn sentral beredskapsledelse. Varsle høgskoledirektøren (om at høynet beredskap er satt). Kalle inn lokal beredskapsleder og ressurspersonell etter behov. Ekstern varsling: Varsle Studentsamskipnaden dersom studenter eller samskipnaden sin virksomhet er berørt. Varsle eventuelt andre berørte institusjoner (eksempelvis Møreforsking, Fagskolen, Kunnskapsparken m.fl.) Varsle og informere Ålesund kommune (Rådmann) ved hendelser som berører lokalsamfunnet. 4. Utnevne ansvarlig for loggføring. Etterse at loggføring startes og følges opp ved info inn/ut, avgjørelser og utførte oppgaver. Se mal for logg, vedlegg C. 5. Bidra til å skaffe oversikt over situasjonen og planlegge informasjonstiltak sammen med informasjonslederen, både eksternt og internt. Ved behov, sørge for at det opprettes informasjonssenter og pressesenter. 6. Drive strategisk ledelse i form av å vurdere ulike utviklinger av situasjonen, og planlegge tiltak frem i tid. 7. Sørge for rullering av beredskapsledelsen ved hendelser som strekker ut i tid. 8. Beslutte overgang til normal driftssituasjon når situasjonen er håndtert. 9. Varsle alle berørte parter om at beredskapen er avsluttet. 10. Ansvarlig for at etterarbeid og rapportering gjennomføres og formidles til Personalseksjonen (HMS-ansvarlig) og til Høgskoledirektøren. Vurder om det er behov for revidering av beredskapsplanen, ref beredskapsplanens kapittel 10. Mal for møtereferat og agenda for evalueringsmøte vedlegg G. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 27 ~

28 Oppgave - Hendelser med spesielle krav til informasjons- håndtering UTFØRT MERKNAD Beredskapsansvarlig (høgskoledirektøren) 1. Etterse at sentral beredskapsledelse etableres. 2. Ved behov være støtte for sentral beredskapsledelse. 3. Være Høgskolen sitt ansikt utad, evt. i samarbeid med rektor. Bistå på pressekonferanser. Informere medier. Være en synlig leder av Høgskolen internt: Gjennomføre interne informasjonsmøter ved hendelser som berører ansatte og studenter. Tilrettelegge for mest mulig stabil drift på tross av situasjonen. Sørge for varsling/rapportering til høgskolestyret og til Kunnskapsdepartementet hvis situasjonen gjør at driften blir sterkt redusert i uholdbart lang tid. Oppgave - Hendelser med spesielle krav til informasjonshåndtering UTFØRT MERKNAD Informasjonsleder 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Iverksette Kriseinformasjonsplanen (denne planen) og håndtere krisen i samsvar med denne. 3. Ansvarlig for informasjonsberedskapen: Kalle inn egen kriseinformasjonsstab. Bemanne sentralbord. Opprette informasjonssenter, samlokaliseres med sentral beredskapsledelse. Ved behov opprette pressesenter. Produsere intern/ekstern informasjon. Bistå evt lokal beredskapsledelse med informasjonstiltak. Formidle pressemeldinger og tilrettelegge pressekonferanser. Føre logg over alle henvendelser, hendelser, beslutninger og tiltak som iverksettes. Overvåke medienes omtale av krisesituasjonen. Sørge for rullering av personell på Informasjonsavdelingen, inklusiv sentralbordet. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 28 ~

29 Oppgave - Hendelser med spesielle krav til informasjonshåndtering UTFØRT MERKNAD Personaldirektør (HMS-ansvarlig) 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. Bistå beredskapsleder. 2. Kan involveres hvis forholdet angår en ansatt. Rådgivende funksjon ovenfor beredskapsledelsen og den enhet eller det avdeling som har det formelle arbeidsgiveransvaret. 3. Ansvarlig for å gjennomføre revidering av beredskapsplanen i samsvar med evalueringen etter hendelsen. Oppgave - Hendelser med spesielle krav til informasjonshåndtering UTFØRT MERKNAD Studiedirektør 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Involveres hvis forholdet angår en student. Bistår beredskapsledelsen og avdelingen der studenten hører til. Oppgave - Hendelser med spesielle krav til informasjonshåndtering UTFØRT MERKNAD Ressurspersoner etter type hendelse 1. Bistå sentral beredskapsledelse og offentlig innsatspersonell med sin kompetanse. Eksempelvis IT-leder, driftsleder, HR-ressurser m.m. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 29 ~

30 Oppgave - Hendelser med spesielle krav til informasjonshåndtering UTFØRT MERKNAD Ressurspersoner fra samarbeidspartnere 1. Representanter fra berørte samarbeidspartnere kalles inn av sentral beredskapsleder ved behov. Representanten(e) fungerer som bindeledd mellom Høgskolen og berørte samarbeidspartnere som Møreforsking, Fagskolen, Kunnskapsparken, og Ålesund kommune. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 30 ~

31 9 INNSATSPLANER 9.1 Skade/død på student, ansatt eller besøkende PLAN 1 SKADE PÅ STUDENT, ANSATT ELLER BESØKENDE Beskrivelse Hendelsen dekker akutt skade, sykdom og død hos studenter, ansatte eller besøkende, både i Norge og i utlandet. Planen dekker også uoversiktlige situasjoner hvor dette er potensielt men ikke bekreftet. Skadeomfang og konsekvenser Kan innebære at student/ansatte/besøkende får alt fra moderate til livstruende skader, eller dør. Kan få direkte påvirkning på gjennomføring av undervisning eller forskningsprosjekter fordi ansatte ikke kan møte på jobb. Kan påvirke andre ansatte og studenter, gjennom at de er direkte eller indirekte berørt av hendelsen, og i en periode ikke er i stand til å møte på jobb/studiet, eller fungere normalt her. Kan medføre stort informasjonsbehov, både hos medier, pårørende, medstudenter og kollegaer. Ressurser Oversikt over interne og eksterne ressurser foreligger i vedlegg B. Dødsfall som ikke er relatert til jobb/studie, og som ikke utløser bruk av beredskapsplanen, håndteres i tråd med retningslinjer gitt i høgskolens plan for Psykososial omsorg, vedlegg D, sentral beredskapsplan. Viktig informasjon Høgskolen sin planplan for Psykososial omsorg gir også informasjon om rutiner rundt minnestund, begravelse etc. Ved yrkesskade MÅ den ansatte oppsøke helsetjenesten så raskt som mulig, hvis ikke kan rett til ytelser/erstatning tapes. Ved dødsfall er det politiet som varsler pårørende. All informasjon om sykdom/skade er i utgangspunktet konfidensiell/fortrolig informasjon mellom den ansatte og høgskolen, og må derfor behandles deretter både internt og eksternt. Anonymisert informasjon kan legges ut. Hvis en student/ansatt er savnet, skal man sende bekymringsmelding eller savnetmelding til politiet. P HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 31 ~

32 9.1 Skade/død på student, ansatt eller besøkende UTFØRT MERKNAD DEN SOM OPPDAGER HENDELSEN/ANSATTE PÅ STEDET 1. Ring om nødvendig nødetatene: - Brann Politi Ambulanse 113 Et varsel bør inneholde: - Hvem varsler - Hva har skjedd - Hvor har det skjedd - Omfang/konsekvenser 2. Sikre skadested og yt nødvendig førstehjelp. 3. Varsle din nærmeste overordnede. Hvis du ikke får tak i rette vedkommende, ring høgskolens beredskapstelefon eller beredskapsledelsen (se varslingsliste vedlegg A) 4. Møt personell fra nødetatene når de ankommer skadestedet for å gi informasjon om hendelsen. MERKNAD HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 32 ~

33 9.1 Skade/død på student, ansatt eller besøkende UTFØRT MERKNAD LOKAL BEREDSKAPSLEDELSE DEKAN/AVDELINGSLEDER 1. Vurderer om hendelsen kan håndteres lokalt og om lokal beredskapsplan skal iverksettes. Selv i tilfeller hvor lokal beredskapsledelse ikke møtes fysisk, skal lokal beredskapsleder orientere beredskapsgruppen om situasjonen. Intern varsling og mobilisering: Lokal beredskapsplan er gjeldende for lokal beredskapsledelse. - Varsle og kalle inn lokal beredskapsledelse. - Ved iverksettelse av lokal beredskapsplan skal sentral beredskapsleder og Informasjonsavdelingen ved informasjonslederen varsles. - Vurder behov for bistand fra sentral beredskapsledelse, sammen med sentral beredskapsleder. - Vurder personellbehov ut over den faste beredskapsledelsen. Kall inn etter behov. - Ved behov varsle enheter/aktører i bygget. - Ved iverksettelse av sentral beredskapsplan vil lokal beredskapsleder fra berørt enhet ved behov inngå som ressurs i sentral beredskapsledelse Ekstern varsling og mobilisering: - Oppgi kontaktinformasjon til pårørende til politi/sykehus ved alvorlig skade/død (ikke kontakt pårørende selv). - Ved mindre alvorlige eller uavklarte hendelser der nødetater ikke er involvert, kan pårørende kontaktes direkte. - Varsle samarbeidspartnere/andre institusjoner dersom deres virksomhet er berørt. 2. Ved store ulykker på høgskolen sitt områder (campus) i Ålesund, der nødetatene er involvert: - Opprette kontakt med bygningsansvarlig og be om jevnlig statusrapportering. På dagtid er dette driftsleder, på kveldstid kontaktes den som har vakt i Teknisk beredskapsgruppe (mobil ) Se varslingsliste, vedlegg A. Se interne ressurser, vedlegg B. - Teknisk beredskapsgruppe/driftsleder er stedlig leder og vil ivareta kontakt og samordning med eksternt (brannvesen, politi, lege/sykehus) og internt (teknisk beredskapsgruppe) hjelpeapparat. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 33 ~

34 3. Ved ulykker utenfor campus, i Norge - Opprett kontakt med stedlig leder og be om jevnlig statusrapportering. - Behov for representant fra høgskolen vurderes sammen med sentral beredskapsleder. Se interne og eksterne ressurser, vedlegg B. 4. Ved ulykker i utlandet - Kontakt alltid sentral beredskapsledelse ved hendelser i utlandet. Se eksterne ressurser, vedlegg B. - Sjekk at ambassade/konsulat er varslet. Utenriksdepartementet kan bistå med råd og veiledning. - Ring Sjømannskirken og mobiliser bistand, den vil være høgskolen sin representant på stedet. Ved ulykke som rammer student på utveksling til et utenlandsk lærested: Kontakt i tillegg internasjonal koordinator. De sitter på detaljert informasjon. Ved langvarige hendelser må det vurderes å sende en representant fra høgskolen for bistand til berørte (ansatte/studenter). Vurder om det er behov for at pårørende reiser til det aktuelle området.. 5. Hvis student er skadd/rammet: Kontakt studieseksjonen og studentens avdeling, og påse at nødvendig oppfølging blir ivaretatt. Hvis en internasjonal student er skadd/rammet: Kontakt i tillegg internasjonal koordinator direkte. De varsler videre til utenlandsk lærested, ambassade og pårørende (med mindre det er et dødsfall), og kan bistå. Hvis ansatt er skadd/rammet: Kontakt personalavdelingen og den ansattes avdeling (ved ansatte utenfor egen avdeling). 6. Videre oppgaver for lokal beredskapsleder: Led den strategiske krisehåndteringen. Vektlegg følgende: - Etterse at hendelsen håndteres. - Bistå nødetatene med informasjon om berørte ansatte og studenter (personalia og nærmeste pårørende). HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 34 ~

35 - Personalavdelingen kontaktes for bistand til psykososial omsorg til de berørte. - Ved langvarig hendelse, utarbeide rulleringsplan for eget involvert personell. - Be om jevnlig statusrapportering for strategisk planlegging av håndtering av hendelsen. - Vurder å bemanne avdelingens/enhetens sentralbord/ekspedisjon ut over normal arbeidstid. - Holde beredskapsledelsen løpende orientert. - Rapportere om utvikling/status til sentral beredskapsleder. - Opprettholde mest mulig normal drift på tross av hendelsen. - Følge opp ansatte, studenter og besøkende som er berørt av hendelsen. 7. Ved akutt død eller personskade på student og/eller ansatt i tjeneste skal følgende varsles: - Arbeidstilsynet (student/ansatt) Se interne og eksterne ressurser, vedlegg B. - HMS-ansvarlig/hovedverneombud (student/ansatt) - Lokalt verneombud (ansatt) - Tillitsvalgt (ansatt) - Leder Studentparlamentet (student) - NAV på meldeskjema Melding om yrkesskade eller yrkessykdom som er påført under arbeid på norsk eller utenlandsk laboratorium (student/ansatt) - Sentral beredskapsleder/høgskoledirektøren gjennom at du melder hendelsen som avvik(student/ansatt) 8. Når situasjonen er avklart: - Varsle overgang til normal drift til de involverte, inklusiv sentral beredskapsleder. Hvis det har vært en stor hendelse kan det være hensiktsmessig å legge dette ut på - Sørg for å avholde evalueringsmøte med alle involverte. - Det bør utarbeides en skriftlig rapport etter evalueringen. - Revider beredskapsplanen ved behov. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 35 ~

36 9.1 Skade/død på student, ansatt eller besøkende UTFØRT MERKNAD SENTRAL BEREDSKAPSLEDELSE CSO - BEREDSKAPSLEDER 1. Vurdere om hendelsen skal håndteres lokalt eller sentralt i samråd med lokal beredskapsleder. Beslutte om nødvendig høynet beredskap og iverksett sentral beredskapsplan. 2. Intern varsling og mobilisering: - Varsle og kalle inn sentral beredskapsledelse. Se varslingsliste, vedlegg A. - Varsle høgskoledirektøren om at sentral beredskap er satt. - Kalle inn lokal beredskapsleder og ressurspersonell etter behov. 3. Ekstern varsling: - Varsle Studentsamskipnaden dersom studenter eller samskipnaden sin virksomhet er berørt. Se interne og eksterne ressurser, vedlegg B. - Varsle eventuelt andre berørte institusjoner (Møreforsking, Fagskolen) - Varsle og informere Ålesund kommune (Rådmann/Kommunalsjef) ved hendelser som berører lokalsamfunnet. 4. Utnevne ansvarlig for loggføring. Etterse at loggføring startes og følges opp ved info inn/ut, avgjørelser og utførte oppgaver. Se mal for logg, vedlegg C. 5. Bidra til å skaffe oversikt over situasjonen og planlegge informasjonstiltak sammen med informasjonslederen, både eksternt og internt. Ved behov, sørge for at det opprettes informasjonssenter og pressesenter. Se Kriseinformasjonsplan, se kap. 8, og kap Samarbeide tett med politiet og vurdere behov for psykososiale støttetjenester, informasjonstiltak etc. 7. Ved behov, mobilisere psykososial omsorg, ved Personaldirektøren. Følgende prinsipp gjelder: - Politiet leder og høgskolen bistår. - Kommunen hvor hendelsen skjer, har hovedansvar for at høgskolens studenter, ansatte og besøkende bli ivaretatt. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 36 ~

37 - Høgskolen bidrar, på anmodning fra politiet og kriseteamet i kommunen, med psykososial omsorg i samarbeid med personal- og studieseksjonene, samskipnaden og evt. berørte samarbeidspartnere. - Høgskolen bidrar ved behov med lokaler og personell. Det forventes at høgskolen bidrar økonomisk etter 1.døgn med eksempelvis mat og drikke. 8. Drive strategisk ledelse i form av å vurdere ulike utviklinger av situasjonen, og planlegge tiltak frem i tid. 9. Tilrettelegge for mest mulig stabil drift på tross av situasjonen. 10. Sørge for samordning ved større hendelser der flere, avdelinger eller aktører er involvert. 11. Sørge for rullering av beredskapsledelsen ved hendelser som strekker ut i tid. Etterse at det lages en rulleringsplan. 12. Beslutte overgang til normal driftssituasjon når situasjonen er håndtert. 13. Varsle alle berørte parter om at beredskapen er avsluttet. 14. Sørge for at etterarbeid og rapportering gjennomføres og formidles til rektor/styret og berørte parter. evt. vurdere om beredskapsplanen bør revideres, justeres. 15. Ansvarlig for å gjennomføre revidering av beredskapsplanen i samsvar med evalueringen etter hendelsen. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 37 ~

38 9.1 Skade/død på student, ansatt eller besøkende UTFØRT MERKNAD SPESIELT ANSAVAR FOR SENTRAL BEREDSKAPSANSVARLIG HØGSKOLEDIREKTØREN 1. Etterse at sentral beredskapsledelse etableres og fungerer ved hendelser som krever involvering av denne. 2. Ved behov være støtte for sentral beredskapsledelse 3. Være høgskolen sitt ansikt utad: - Bistå på pressekonferanser - Informere mediene. 4. Være en synlig leder av høgskolen internt: - Gjennomføre interne informasjonsmøter ved hendelser som sterkt berører ansatte og studenter. - Bidra på minnesamvær ved hendelser som sterkt berører ansatte og studenter. - Tilrettelegge for mest mulig stabil drift på tross av situasjonen. 5. Varsling/rapportering til Høgskolestyret, Fylkesmannen i Møre og Romsdal, og til Kunnskapsdepartementet i saker der styret og eier er sentrale interessenter. 9.1 Skade/død på student, ansatt eller besøkende UTFØRT MERKNAD INFORMASJONSLEDER 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Ansvarlig for informasjonsberedskapen: Kalle inn egen kriseinformasjonsstab. Bemanne sentralbord. Opprette informasjonssenter, samlokaliseres med sentral beredskapsledelse. Ved behov opprette pressesenter. Produsere intern/ekstern informasjon. Bistå evt lokal beredskapsledelse med informasjonstiltak. Se Kriseinformasjonsplan kap. 8.4 HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 38 ~

39 Formidle pressemeldinger og tilrettelegge pressekonferanser Føre logg over alle henvendelser, hendelser, beslutninger og tiltak som iverksettes. Overvåke medienes omtale av krisesituasjonen. Sørge for rullering av personell på Informasjonsavdelingen, inklusiv sentralbordet..ms- 9.1 Skade/død på student, ansatt eller besøkende UTFØRT MERKNAD HMS - ANSVARLIG 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Bistå berørt(e) enhet(er) i oppfølging av de involverte sammen med: - Personalavdelingen (ansatte) - Studieavdelingen (studenter) - Studentsamskipnaden (studenter) 9.1 Skade/død på student, ansatt eller besøkende UTFØRT MERKNAD PERSONALDIREKTØR 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Iverksette beredskapsplan for psykososial omsorg og kalle inn stab for psykososial omsorg, dersom situasjonen tilsier det. Høgskolen bidrar, på anmodning fra politiet og kriseteamet i kommunen, med psykososial omsorg i samarbeid med Studentsamskipnaden og evt. berørte samarbeidspartnere. Sørge for rullering av personell dersom omsorgsarbeidet blir omfattende og trekker ut i tid. 3. Involveres ved død eller alvorlig skade på ansatt. Rådgivende funksjon ovenfor beredskapsledelsen og den enhet eller den avdelingen som har det formelle arbeidsgiveransvaret. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 39 ~

40 9.1 Skade/død på student, ansatt eller besøkende UTFØRT MERKNAD ØKONOMIDIREKTØR 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. Stedfortreder for CSO. 2. Overordnet ansvar for at Teknisk beredskapsgruppe etableres og fungerer slik som forutsatt i beredskapsplanen. Sørge for rullering av personell dersom arbeidet for driftsavdelingen blir omfattende og trekker ut i tid. 3. Bistår berørte enheter etter behov. 9.1 Skade/død på student, ansatt eller besøkende UTFØRT MERKNAD STUDIEDIREKTØR 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Involveres ved død eller alvorlig skade på student. Rådgivende funksjon ovenfor beredskapsledelsen og avdelingen der studenten hører til. 9.1 Skade/død på student, ansatt eller besøkende UTFØRT MERKNAD RESSURSPERSONER ETTER TYPE HENDELSE 1. Bistå sentral beredskapsledelse og offentlig innsatspersonell med sin kompetanse. Eksempelvis Internasjonal koordinator, leder for Samskipnaden, verneombud, m.fl. 9.1 Skade/død på student, ansatt eller besøkende UTFØRT MERKNAD RESSURSPERSONER FRA SAMARBEIDSPARTNERE 1. Representanter fra berørte samarbeidspartnere kalles inn av sentral beredskapsleder ved behov. Representanten(e) fungerer som bindeledd (liaison) mellom høgskolen og berørte samarbeidspartnere som Fagskolen, Møreforsking, NMK, Kunnskapsparken og Ålesund kommune. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 40 ~

41 9.2 Brann, eksplosjon og evakuering PLAN 2 BRANN, EKSPLOSJON OG EVAKUERING PÅ CAMPUS Beskrivelse Innsatsplanen dekker brann og/eller eksplosjon med fare for eskalering til storbrann. Den dekker også omfattende evakuering av hele eller deler av bygningsmasse og/eller campus som følge av brann, eksplosjon, lekkasje av giftig, brannfarlig eller eksplosiv gass, eller andre hendelser som medfører at personer raskt må fjernes fra høgskolen sine bygg/område. Skadeomfang og konsekvenser Kan innebære at student/ansatte/besøkende får alt fra moderate til livstruende skader. Kan medføre at deler av campus må stenges av. Kan få direkte påvirkning på undervisning eller forskningsprosjekter som en følge av at forskningsmateriale og/eller bygningsmasse går tapt. Kan medføre stort informasjonsbehov hos studenter, ansatte, pårørende, mediene og lokalsamfunnet. Ressurser Oversikt over interne og eksterne ressurser foreligger i vedlegg B. Høgskolen er ansvarlig for umiddelbar evakuering ved brann/gassalarm. Viktig informasjon Ved brann, eksplosjon og gasslekkasjer gjør brannvesenet om nødvendig søk i bygning etter person og skadeopphav vedhjelp av røyk- og kjemikaliedykkere. Ved personskade/død på student og/eller ansatt i forbindelse med brann, eksplosjon og evakuering skal Innsatsplan1 følges. 9.2 Brann, eksplosjon og evakuering på campus UTFØRT MERKNAD BRANNVARSLING - EVKUERINGSVARSLING Brannvarsling utenfor bygg skjer av publikum, ansatte eller studenter til brannvesenet på tlf 110. Brannvarsling i bygg skjer automatisk, og beskjed går direkte til brannvesenet. Varsel går også via tekstmelding til bygningsansvarlig (Statsbygg), til driftsleder/vakt og til enkelte andre (ihht lokalt oppsett for det enkelte bygg). HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 41 ~

42 I arbeidstid (08:00-15:30) Følgende, som utgjør høgskolens vaktgruppe, får automatisk melding dersom brannalarm utløses. Bygningsansvarlig (Statsbygg), - mobil eller vakt driftsavdeling/teknisk beredskapsgruppe, - mobil driftleder på høgskolen mobil Alle får varsel via tekstmelding/telefon og møter brannvesenet ved den respektive bygningen. Vaktgruppen påser at evakuering av bygningen(e) skjer etter oppsatt plan. Bygningsansvarlig (Statsbygg) tar kontakt med brannvesenet på tlf 110 og er hovedansvarlig for koordineringen av tiltakene for Statsbygg og høgskolen. Utenom arbeidstid (15:30-22:00) Høgskolen har etablert tilsynsvaktordning mellom kl 15:30 og 22:00. Tilsynsvakta utøver funksjonene til vaktgruppen inntil en eller flere av vaktgruppen er på plass. Representant for vaktgruppen vil kunne være på høgskolen ca 15 min etter at alarmen har gått. Vaktgruppen varsler beredskapsledelsen (høgskoledirektøren mobil og CSO-beredskapsansvarlig mobil ) når de ankommer høgskolen og har avklart at det ikke er falsk alarm. Utenom arbeidstid ( :30) Ved brannalarm varsles Bygningsansvarlig (Statsbygg) og vakt driftsavdeling automatisk. Representant for vaktgruppen vil kunne være på høgskolen ca. 20 minutter etter at alarmen har gått. NB! Evakuering av andre grunner enn brann/gassalarm bør skje i samråd med politiet (eks. ved bombetrussel eller gisseltaking). 9.2 Brann, eksplosjon og evakuering på campus UTFØRT MERKNAD BYGNINGSANSVARLIG TILSYNSVAKTA HAR DETTE ANSVARET UTENOM ARBEIDSTID 1. Avlese skadested ved brannsentral, ringe brannvesenet på tlf 110 Ved personskade varsles sykehuset på tlf 113 Ta på vaktgruppens identifikasjonsvest Møte og informere brannvesenets utrykningsleder HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 42 ~

43 Kalle inn Teknisk beredskapsgruppe ved behov for bistand til å sikre bygningen, samt utføre feilretting og skadebegrensning. Være tilgjengelig for utrykningsleder og personell fra Driftsavdelingen Være tilgjengelig for utrykningsleder og personell fra Driftsavdelingen Bistå med å forhindre at noen tar seg inn i bygningen før politiet eller brannvesenet gir klarsignal 9.2 Brann, eksplosjon og evakuering på campus UTFØRT MERKNAD FAGSEKSJONSLEDER - LABORATORIEPERSONELL 1. Hvis spesialrom som laboratorier, kjemikalielager eller lignende er berørt og det er behov for detaljert kunnskap om rommets innhold, varsle romansvarlige. Be romansvarlig oppsøke innsatspersonell fra brannvesenet som ankommer stedet. Slik vil innsatspersonell få informasjon om eventuell spesiell risiko. Lokal 9.2 Brann, eksplosjon og evakuering på campus UTFØRT MERKNAD LOKAL BEREDSKAPSLEDELSE DEKAN/AVDELINGSLEDER 1. Vurdere om hendelsen kan håndteres lokalt og om lokal beredskapsplan skal iverksettes. Intern varsling og mobilisering: Opprette kontakt med bygningansvarlig for å få situasjonsbeskrivelse. Lokal beredskapsplan er gjeldende for lokal beredskapsledelse. Varsle og kalle inn lokal beredskapsledelse. Ved iverksettelse av lokal beredskapsplan skal sentral beredskapsleder og Informasjonsavdelingen ved informasjonsleder varsles. Vurdere behov for bistand fra sentral beredskapsledelse sammen HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 43 ~

44 med sentral beredskapsleder. Vurder personellbehov ut over den faste beredskapsledelsen. Kall inn etter behov. Varsle enheter/aktører i bygget. Svare på eventuelle spørsmål fra media. Ved iverksettelse av sentral beredskapsplan vil lokal beredskapsleder fra berørt enhet ved behov inngå som ressurs i sentral beredskapsledelse. 2. Lede den strategiske krisehåndteringen. Vektlegg følgende: Etterse at hendelsen håndteres. Be om jevnlig statusrapportering for strategisk planlegging av håndtering av hendelsen.. Holde beredskapsledelsen og alle fagseksjonslederne løpende orientert. Rapportere om utvikling/status til CSO-beredskapsleder. Ved langvarig hendelse - utarbeide rulleringsplan for eget involvert personell. Opprettholde mest mulig normal drift på tross av hendelsen. Følge opp ansatte, studenter og besøkende som er berørt av hendelsen. Studentsamskipnaden og/eller Personalavdelingen kontaktes for bistand til psykososial omsorg til de berørte. Opprettholde mest mulig normal drift på tross av hendelsen. 3. Melde hendelsen inn som avvik. 4. Når situasjonen er avklart går man tilbake til normal drift. Varsle overgang til normal drift til de involverte, inklusiv CSOsentral beredskapsleder. Sørg for å avholde evalueringsmøte med alle involverte. Det bør utarbeides en skriftlig rapport etter evalueringen. Revider beredskapsplanen ved behov. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 44 ~

45 9.2 Brann, eksplosjon og evakuering på campus UTFØRT MERKNAD SENTRAL BEREDSKAPSLEDELSE CSO-BEREDSKAPSLEDER 1. Vurdere om hendelsen skal håndteres lokalt eller sentralt. Beslutte om nødvendig høynet beredskap og iverksette sentral beredskapsplan 2. Intern varsling og mobilisering: Varsle og kalle inn sentral beredskapsledelse. Se varslingsliste, vedlegg A. Varsle beredskapsansvarlig/høgskoledirektøren om at høynet beredskap er satt. Kalle inn lokal beredskapsleder og ressurspersonell etter behov. 3. Ekstern varsling: Varsle studentsamskipnaden dersom studenter er involvert. Se eksterne ressurser, vedlegg B. Varsle eventuelt andre berørte institusjoner (eksempelvis Fagskolen, Møreforsking, Kunnskapsparken) Varsle og informere Ålesund kommune (Rådmann, Kommunalsjef) ved hendelser som berører lokalsamfunnet. 4. Utnevne ansvarlig for loggføring. Etterse at loggføring startes og følges opp ved info inn/ut, avgjørelser og utførte oppgaver. Se mal for logg, vedlegg C. 5. Bidra til å skaffe oversikt over situasjonen og planlegge informasjonstiltak sammen med informasjonslederen, både eksternt og internt. Ved behov, sørge for at det opprettes informasjonssenter og pressesenter. Se Kriseinformasjon splan, kap 8 6. Samarbeide tett med politiet og vurdere behov for psykososiale støttetjenester, informasjonstiltak etc. 7. Ved behov, mobiliser psykososial omsorg, ved Personaldirektøren. Følgende prinsipp gjelder: Se beredskapsplan for psykososial omsorg, HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 45 ~

46 Politiet leder og høgskolen bistår. vedlegg D. Kommunen hvor hendelsen skjer, har hovedansvar for at høgskolen sine studenter, ansatte og besøkende bli ivaretatt. Høgskolen bidrar, på anmodning fra politiet og kriseteamet i kommunen, med psykososial omsorg i samarbeid med studentsamskipnaden og evt. berørte samarbeidspartnere Høgskolen bidrar ved behov med lokaler og personell. Det forventes at høgskolen bidrar økonomisk etter 1.døgn med eksempelvis mat og drikke. 8. Sammen med beredskapsansvarlig (høgskoledirektøren), drive strategisk ledelse i form av å vurdere ulike utviklinger av situasjonen, og planlegge tiltak frem i tid. 9. Sørge for mest mulig stabil drift på tross av situasjonen. 10. Samordning ved større hendelser der flere, avdelinger eller aktører er involvert. 11. Sørge for rullering av beredskapsledelsen ved hendelser som strekker ut i tid. Etterse at det lages en rulleringsplan. 12. Beslutte overgang til normal driftssituasjon når situasjonen er håndtert. 13. Varsle alle berørte parter om at beredskapen er avsluttet. 14. Ansvarlig for at etterarbeid og rapportering gjennomføres og formidles til Beredskapsansvarlig/høgskoledirektøren. Sørger for revidering av beredskapsplanen dersom det er nødvendig, ref beredskapsplanens kapittel 10. Mal for møtereferat og agenda for evalueringsmøte vedlegg F. 9.2 Brann, eksplosjon og evakuering på campus UTFØRT MERKNAD SENTRAL BEREDSKAPSLEDELSE BEREDSKAPSANSVARLIG/HØGSKOLEDIREKTØREN 1. Etterse at sentral beredskapsledelse etableres og fungerer ved hendelser som krever involvering av denne. 2. Ved behov være støtte for sentral beredskapsledelse.. 3. Være høgskolens ansikt utad: Bistå på pressekonferanser. Informere mediene Se Kriseinformasjonsplan, kap 8.4 HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 46 ~

47 4 Være en synlig leder av høgskolen internt: Gjennomføre interne informasjonsmøter ved hendelser som sterkt berører ansatte og studenter. Bidra på minnesamvær ved hendelser som sterkt berører ansatte og studenter. Tilrettelegge for mest mulig stabil drift på tross av situasjonen. 5. Varsling/rapportering til rektor og høgskolens styre og til Kunnskapsdepartementet i saker der styret og eier er sentrale interessenter. 9.2 Brann, eksplosjon og evakuering på campus UTFØRT MERKNAD SENTRAL BEREDSKAPSLEDELSE INFORMASJONSLEDER 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Ansvarlig for informasjonsberedskapen:. Kalle inn egen kriseinformasjonsstab. Bemanne sentralbord. Opprette informasjonssenter, samlokaliseres med sentral beredskapsledelse. Ved behov opprette pressesenter. Produsere intern/ekstern informasjon. Bistå evt lokal beredskapsledelse med informasjonstiltak. Formidle pressemeldinger og tilrettelegge pressekonferanser Føre logg over alle henvendelser, hendelser, beslutninger og tiltak som verksettes. Overvåke medienes omtale av krisesituasjonen. Sørge for rullering av personell på Informasjonsavdelingen, inklusiv sentralbordet. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 47 ~

48 9.2 Brann, eksplosjon og evakuering på campus UTFØRT MERKNAD HMS LEDER/VERNEOMBUD 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Bistå berørt(e) enhet(er) i oppfølging av de involverte sammen med: - Personalavdelingen (ansatte) - Studieavdelingen (studenter) - Studentsamskipnaden (studenter) 9.2 Brann, eksplosjon og evakuering på campus UTFØRT MERKNAD PERSONALDIREKTØR 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Iverksette beredskapsplan for psykososial omsorg og kalle inn stab for psykososial omsorg, dersom situasjonen tilsier det. Høgskolen bidrar, på anmodning fra politiet og kriseteamet i kommunen, med psykososial omsorg i samarbeid med studentsamskipnadenog evt. berørte samarbeidspartnere. Sørge for rullering av personell dersom omsorgsarbeidet blir omfattende og trekker ut i tid. 3. Involveres ved død eller alvorlig skade på ansatt. Rådgivende funksjon ovenfor beredskapsledelsen og den enhet/avdeling som har det formelle arbeidsgiveransvaret. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 48 ~

49 9.2 Brann, eksplosjon og evakuering på campus UTFØRT MERKNAD ØKONOMIDIREKTØR 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Overordnet ansvar for at Teknisk beredskapsgruppe etableres og fungerer slik som forutsatt i beredskapsplanen. Sørge for rullering av personell dersom arbeidet for driftsavdelingen blir omfattende og trekker ut i tid. 3. Bistår berørte enheter etter behov. 9.2 Brann, eksplosjon og evakuering på campus UTFØRT MERKNAD STUDIEDIREKTØR 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Involveres ved død eller alvorlig skade på student. Rådgivende funksjon ovenfor beredskapsledelsen og avdelingen der studenten hører til. 9.2 Brann, eksplosjon og evakuering på campus UTFØRT MERKNAD RESSURSPERSONER ETTER TYPE HENDELSE 1. Bistå sentral beredskapsledelse og offentlig innsatspersonell med sin kompetanse. Eksempelvis Internasjonal koordinator, leder for Samskipnaden, verneombud, m.fl. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 49 ~

50 9.2 Brann, eksplosjon og evakuering på campus UTFØRT MERKNAD RESSURSPERSONER FRA SAMARBEIDSPARTNERE 1. Representanter fra berørte samarbeidspartnere kalles inn av sentral beredskapsleder ved behov. Representanten(e) fungerer som bindeledd (liaison) mellom høgskolen og berørte samarbeidspartnere som Fagskolen, Møreforsking, NMK, Kunnskapsparken og Ålesund kommune. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 50 ~

51 9.3 Trusler, vold, terror eller gisseltaking PLAN 3 TRUSLER, VOLD, TERROR ELLER GISSELTAKING Beskrivelse Innsatsplanen dekker hendelser som: Trusler om ondsinnet handling, eksempelvis bombetrussel. Funn av bombelignende gjenstand. Skyting på campus. Fysiske terrorhandlinger som gisseltaking. Kidnapping. Skadeomfang og konsekvenser Kan innebære at student/ansatte/besøkende får alt fra moderate til livstruende skader. Kan medføre at deler av campus må stenges av. Kan medføre stort informasjonsbehov hos studenter, ansatte, pårørende, medier og lokalsamfunnet. Kan medføre stort behov for oppfølging og psykososial omsorg for de berørte i etterkant. Ressurser Oversikt over interne og eksterne ressurser foreligger i vedlegg B. Viktig informasjon Politiet gjør trusselvurderinger og leder aksjonen. Hvis hendelsen fører til skade på personer, benytt innsatsplan 1, Skade på student/ansatt. Hvis hendelsen krever evakuering, benytt innsatsplan 2, Brann, eksplosjon og evakuering. Hvis hendelsen setter teknisk infrastruktur ut av spill, benytt innsatsplan 6, Bortfall av kritisk infrastruktur. Hvis det er snakk om mindre alvorlige trusselhendelser, der enkeltansatte blir utsatt for psykisk press eller vanskelige situasjoner, så dekkes dette av Innsatsplan for trusler og trakassering som ligger under Plan for psykososial omsorg Annet Vedlagt denne innsatsplanen ligger sjekkliste ved trusler og signalementsskjema. Disse skjemaene kan skrives ut og oppbevares i skranker/ekspedisjoner og andre utsatte steder. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 51 ~

52 9.3 Trusler, vold, terror eller gisseltaking UTFØRT MERKNAD DEN SOM MOTTAR TRUSSEL 1. Ved innringt trussel: VÆR ROLIG Sjekkliste ved trussel, vedlegg H VÆR VENNLIG IKKE AVBRYT DEN SOM RINGER Dersom bombe eller mistenkelig gjenstand oppdages, skal den ikke røres! LYTT NØYE!! Ta fram skjemaet: Sjekkliste ved trussel, evt bare noe å skrive på. Om mulig, få en kollega til å ringe politiet parallelt. Dersom samtalen ikke blir brutt, still spørsmål etter sjekklisten. Få den som ringer til å gjenta mest mulig av det han/hun sier. Ved trussel mottatt elektronisk (via epost, nettsamfunn osv), utagerende personer, funn av bombelignende gjenstand, gisseltaking, kidnapping o.l: Varsle som vist under. 9.3 Trusler, vold, terror eller gisseltaking UTFØRT MERKNAD VARSLING 1. Ring Politiet Varsle din nærmeste overordnede. Hvis du ikke får tak i rette vedkommende, varsle høgskolens beredskapstelefon , (dir) eller (CSO) for bistand. Områdeansvarlig/ HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 52 ~

53 9.3 Trusler, vold, terror eller gisseltaking UTFØRT MERKNAD BYGNINGSANSVARLIG (STATSBYGG) DRIFTSANSVARLIG TEKNISK BEREDSKAPSGRUPPE 1. Eventuell evakuering skjer i samråd med politiet. Hvis politiet velger å evakuere bygg/område, benyttes de samme rutiner som ved brannevakuering, men evakueringsruter og møtesteder kan være annerledes ved evakuering som følge av ondsinnede handlinger. Ved for eksempel skyteepisoder, kan politiet oppfordre flest mulig til å bli der de er eller komme seg til lokaler med mulighet for å låse dører framfor å evakuere ut og samles. Brannsentralene kan ha muligheter for talevarsling som kan benyttes i slike situasjoner. 2.. Varsle din nærmeste overordnede. Hvis du ikke får tak i rette vedkommende, varsle høgskolens beredskapstelefon eller for bistand. Områdeansvarlig/ 9.3 Trusler, vold, terror eller gisseltaking UTFØRT MERKNAD LOKAL BEREDSKAPSLEDELSE DEKAN/AVDELINGSlLEDER 1. Vurder om hendelsen kan håndteres lokalt og om lokal beredskapsplan skal iverksettes. Intern varsling og mobilisering: Opprette kontakt med bygningsansvarlig. Varsle og kalle inn lokal beredskapsledelse. Ved iverksettelse av lokal beredskapsplan skal CSO-sentral beredskapsleder og Informasjonsavdelingen ved informasjonslederen varsles. Vurdere behov for bistand fra sentral beredskapsledelse sammen med sentral beredskapsleder. Vurder personellbehov ut over den faste beredskapsledelsen. Kall inn etter behov. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 53 ~

54 Ved iverksettelse av sentral beredskapsplan vil lokal beredskapsleder fra berørt enhet ved behov inngå som ressurs i sentral beredskapsledelse Internasjonal koordinator kan bistå dersom hendelsen rammet internasjonale studenter. Ekstern varsling og mobilisering: Oppgi kontaktinformasjon til pårørende til politi ved forespørsel. Varsle Studentsamskipnaden dersom studenter eller Studentsamskipnadens virksomhet er berørt. Varsle eventuelt andre berørte institusjoner/eksterne samarbeidspartnere 2. Ved hendelser utenfor campus, i Norge Opprett kontakt med stedlig leder og be om jevnlig statusrapportering. Behov for representant fra høgskolen vurderes sammen med sentral beredskapsleder. Områdeansvarlig/ 3. Ved hendelser i utlandet Sjekke at ambassade/konsulat er varslet. Utenriksdepartementet bistår med råd og veiledning. Ringe Sjømannskirken og mobilisere bistand, den vil være høgskolen sin representant på stedet. Internasjonal koordinator kan bistå dersom hendelsen rammet høgskole-studenter på utveksling til lærested i utlandet. 4. Led den strategiske krisehåndteringen. Vektlegg følgende: Etterse at hendelsen håndteres. Bistå politiet med informasjon om ansatte og studenter (personalia og nærmeste pårørende). Be om jevnlig statusrapportering for strategisk planlegging av håndtering av hendelsen. Vurder å bemanne høgskolens sentralbord/ekspedisjon ut over normal arbeidstid. Holde beredskapsledelsen og alle avdelingslederne løpende orientert. Rapportere om utvikling/status til sentral beredskapsleder. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 54 ~

55 Ved langvarig hendelse - utarbeide rulleringsplan for eget involvert personell. Opprettholde mest mulig normal drift på tross av hendelsen. Følge opp ansatte, studenter og besøkende som er berørt av hendelsen. Studentsamskipnaden og/eller Personalavdelingen kontaktes for bistand til psykososial omsorg til de berørte. 5. Meld hendelsen inn som avvik. 6. Når situasjonen er avklart går man tilbake til normal drift. Når situasjonen er avklart: Varsle overgang til normal drift til de involverte, inklusiv CSOsentral beredskapsleder. Sørg for å avholde evalueringsmøte med alle involverte. Det bør utarbeides en skriftlig rapport etter evalueringen. Revider beredskapsplanen ved behov.entral 9.3 Trusler, vold, terror eller gisseltaking UTFØRT MERKNAD SENTRAL BEREDSKAPSLEDELSE CSO-BEREDSKAPSLEDER 1. Vurdere om hendelsen skal håndteres lokalt eller sentralt. Beslutte om nødvendig høynet beredskap og iverksette sentral beredskapsplan 2. Intern varsling og mobilisering: Varsle og kalle inn sentral beredskapsledelse. Varsle beredskapsansvarlig/høgskoledirektøren om at høynet beredskap er satt. Kalle inn lokal beredskapsleder og ressurspersonell etter behov. Se varslingsliste, vedlegg A. 3. Ekstern varsling: Varsle studentsamskipnaden dersom studenter er involvert. Varsle eventuelt andre berørte institusjoner (eksempelvis Fagskolen, Møreforsking, Kunnskapsparken) Se eksterne ressurser, vedlegg B. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 55 ~

56 Varsle og informere Ålesund kommune (Rådmann, Kommunalsjef) ved hendelser som berører lokalsamfunnet. 4. Utnevne ansvarlig for loggføring. Etterse at loggføring startes og følges opp ved info inn/ut, avgjørelser og utførte oppgaver. Se mal for logg, vedlegg C. 5. Bidra til å skaffe oversikt over situasjonen og planlegge informasjonstiltak sammen med informasjonslederen, både eksternt og internt. Ved behov, sørge for at det opprettes informasjonssenter og pressesenter. Se Kriseinformasjon splan, kap Samarbeide tett med politiet og vurdere behov for psykososiale støttetjenester, informasjonstiltak etc. 7. Ved behov, mobiliser psykososial omsorg, ved Personaldirektøren. Følgende prinsipp gjelder: Politiet leder og høgskolen bistår. Se beredskapsplan for psykososial omsorg, vedlegg D. Kommunen hvor hendelsen skjer, har hovedansvar for at høgskolen sine studenter, ansatte og besøkende bli ivaretatt. Høgskolen bidrar, på anmodning fra politiet og kriseteamet i kommunen, med psykososial omsorg i samarbeid med studentsamskipnaden og evt. berørte samarbeidspartnere Høgskolen bidrar ved behov med lokaler og personell. Det forventes at høgskolen bidrar økonomisk etter 1.døgn med eksempelvis mat og drikke. 8. Sammen med beredskapsansvarlig (høgskoledirektøren), drive strategisk ledelse i form av å vurdere ulike utviklinger av situasjonen, og planlegge tiltak frem i tid. 9. Sørge for mest mulig stabil drift på tross av situasjonen. 10. Samordning ved større hendelser der flere, avdelinger eller aktører er involvert. 11. Sørge for rullering av beredskapsledelsen ved hendelser som strekker ut i tid. Etterse at det lages en rulleringsplan. 12. Beslutte overgang til normal driftssituasjon når situasjonen er håndtert. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 56 ~

57 13. Varsle alle berørte parter om at beredskapen er avsluttet. 14. Ansvarlig for at etterarbeid og rapportering gjennomføres og formidles til Beredskapsansvarlig/høgskoledirektøren. Sørger for revidering av beredskapsplanen dersom det er nødvendig, ref beredskapsplanens kapittel 10. Mal for møtereferat og agenda for evalueringsmøte vedlegg G. 9.3 Trusler, vold, terror eller gisseltaking UTFØRT MERKNAD SENTRAL BEREDSKAPSLEDELSE BEREDSKAPSANSVARLIG/HØGSKOLEDIREKTØREN 1. Etterse at sentral beredskapsledelse etableres og fungerer ved hendelser som krever involvering av denne. 2. Ved behov være støtte for sentral beredskapsledelse.. 3. Være høgskolens ansikt utad: Bistå på pressekonferanser. Se Kriseinformasjonsplan, kap 8.4 Informere mediene 4 Være en synlig leder av høgskolen internt: Gjennomføre interne informasjonsmøter ved hendelser som sterkt berører ansatte og studenter. Bidra på minnesamvær ved hendelser som sterkt berører ansatte og studenter. Tilrettelegge for mest mulig stabil drift på tross av situasjonen. 5. Varsling/rapportering til rektor og høgskolens styre og til Kunnskapsdepartementet i saker der styret og eier er sentrale interessenter. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 57 ~

58 9.3 Trusler, vold, terror eller gisseltaking UTFØRT MERKNAD SENTRAL BEREDSKAPSLEDELSE INFORMASJONSLEDER 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Ansvarlig for informasjonsberedskapen:. - Kalle inn egen kriseinformasjonsstab. - Bemanne sentralbord. - Opprette informasjonssenter, samlokaliseres med sentral beredskapsledelse. - Ved behov opprette pressesenter. - Produsere intern/ekstern informasjon. - Bistå evt lokal beredskapsledelse med informasjonstiltak. - Formidle pressemeldinger og tilrettelegge pressekonferanser. - Føre logg over alle henvendelser, hendelser, beslutninger og tiltak som iverksettes. - Overvåke medienes omtale av krisesituasjonen. - Sørge for rullering av personell på Informasjonsavdelingen, inklusiv sentralbordet. 9.3 Trusler, vold, terror eller gisseltaking UTFØRT MERKNAD HMS LEDER/HOVEDVERNEOMBUD 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Bistå berørt(e) enhet(er) i oppfølging av de involverte sammen med: - Personalavdelingen (ansatte) - Studieavdelingen (studenter) - Studentsamskipnaden (studenter) HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 58 ~

59 9.3 Trusler, vold, terror eller gisseltaking UTFØRT MERKNAD PERSONALDIREKTØR 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Iverksette beredskapsplan for psykososial omsorg og kalle inn stab for psykososial omsorg, dersom situasjonen tilsier det. Høgskolen bidrar, på anmodning fra politiet og kriseteamet i kommunen, med psykososial omsorg i samarbeid med studentsamskipnadenog evt. berørte samarbeidspartnere. Sørge for rullering av personell dersom omsorgsarbeidet blir omfattende og trekker ut i tid. 3. Involveres ved død eller alvorlig skade på ansatt. Rådgivende funksjon ovenfor beredskapsledelsen og den enhet/avdeling som har det formelle arbeidsgiveransvaret. 9.3 Trusler, vold, terror eller gisseltaking UTFØRT MERKNAD ØKONOMIDIREKTØR 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Overordnet ansvar for at Teknisk beredskapsgruppe etableres og fungerer slik som forutsatt i beredskapsplanen. Sørge for rullering av personell dersom arbeidet for driftsavdelingen blir omfattende og trekker ut i tid. 3. Bistår berørte enheter etter behov. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 59 ~

60 9.3 Trusler, vold, terror eller gisseltaking UTFØRT MERKNAD STUDIEDIREKTØR 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Involveres ved død eller alvorlig skade på student. Rådgivende funksjon ovenfor beredskapsledelsen og avdelingen der studenten hører til. 9.3 Trusler, vold, terror eller gisseltaking UTFØRT MERKNAD RESSURSPERSONER ETTER TYPE HENDELSE 1. Bistå sentral beredskapsledelse og offentlig innsatspersonell med sin kompetanse. Eksempelvis Internasjonal koordinator, leder for Samskipnaden, verneombud, m.fl. 9.3 Trusler, vold, terror eller gisseltaking UTFØRT MERKNAD RESSURSPERSONER FRA SAMARBEIDSPARTNERE 1. Representanter fra berørte samarbeidspartnere kalles inn av sentral beredskapsleder ved behov. Representanten(e) fungerer som bindeledd (liaison) mellom høgskolen og berørte samarbeidspartnere som Fagskolen, Møreforsking, NMK, Kunnskapsparken og Ålesund kommune. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 60 ~

61 9.4 Kriminell handling utført av student/ansatt i tjeneste PLAN 4 Kriminell handling utført av student/ansatt i tjeneste Innsatsplanen dekker hendelser som: Beskrivelse Skadeomfang og konsekvenser Ansatt/student utøver grov maktmisbruk over student/ansatt. Tilsikta handling/sabotasje utført av student/ansatt: Tyveri av høgskolen sin eiendom (fysisk materiell, data). Tyveri av samarbeidspartneres eiendom (fysisk materiell, data). Manipulering av data og forskningsjuks. Kriminelle handlinger, tilsikta og utilsikta, men som bryter med norsk lov, høgskolens eller samarbeidspartneres retningslinjer og som derfor kan ha medieinteresse. Grove kriminelle handlinger der medstudenter/kollegaer blir berørt av det som har skjedd. Straffeforfølgelse av ansatt eller student. Opprettelse av personalsak. Tap av omdømme. Kan medføre stort informasjonsbehov, både hos medier, pårørende, medstudenter, kollegaer og samarbeidspartnere. Ressurser Oversikt over interne og eksterne ressurser foreligger i vedlegg B. Viktig informasjon Ved hendelser i utlandet varsles ved behov forsikringsselskapet til den/de involverte, ambassade/konsulat, Utenriksdepartementet (UD) og Sjømannskirken (jf. beredskapsavtale høgskolen har med Sjømannskirken). Hvis utenlandsk politi er koblet på hendelsen, skal også norsk politi varsles. Hvis politiet er inne i saken, skal all informasjon koordineres med politiet. Oppgave - Kriminell handling utført av student/ansatt i tjeneste UTFØRT MERKNAD Den som oppdager eller mottar varsel om hendelsen 1. Ring om nødvendig nødetatene: Et varsel bør inneholde: Hvem varsler Hva har skjedd Hvor har det skjedd Omfang/konsekvenser 112 Politi 110 Brann 113 Ambulanse HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 61 ~

62 2. Varsle din nærmeste overordnede. Hvis du ikke får tak i rette vedkommende, ring høgskolen sin beredskapstelefon (berdskapsansvarlig) (CSOberedskapsleder), eller sentralbord for bistand til varsling. 3. Møt personell fra nødetatene når de ankommer stedet (der dette er aktuelt). 4. Ved hendelser i utlandet: Varsle stedlig politi og norsk politi. Varsle evt forsikringsselskapet til den/de involverte, ambassade/konsulat og Utenriksdepartementet. Oppgave - Kriminell handling utført av student/ansatt i tjeneste UTFØRT MERKNAD Lokal beredskapsledelse (dekan/avdelingleder) 1. Vurderer om hendelsen kan håndteres lokalt og om lokal beredskapsplan skal iverksettes. Intern varsling og mobilisering: Varsle og kalle inn lokal beredskapsledelse. Ved iverksettelse av lokal beredskapsplan skal sentral beredskapsleder og Informasjonsavdelingen ved informasjonslederen varsles. Vurder behov for bistand fra sentral beredskapsledelse. Vurderes sammen med sentral beredskapsleder. Vurder personellbehov ut over den faste beredskapsledelsen. Kall inn etter behov. Ved iverksettelse av sentral beredskapsplan vil lokal beredskapsleder fra berørt enhet ved behov inngå som ressurs i sentral beredskapsledelse. Ekstern varsling og mobilisering: Varsle Studentsamskipnaden dersom studenter eller Studentsamskipnaden virksomhet er berørt. Varsle eventuelt andre berørte institusjoner/eksterne samarbeidspartnere. 2. Dersom en ansatt ved høgskolen har begått kriminell handling i tjeneste skal Personalseksjonen ved personaldirektøren varsles. Dersom en student har begått en kriminell handling i tilknytning til høgskolen, skal Studieseksjonen ved studiedirektøren varsles. Lokal beredskapsplan er gjeldende for lokal beredskapsledelse Se eksterne ressurser, vedlegg B. Saker som kan generere stort informasjonsbehov, varsles til Informasjonsavdelingen ved informasjonslederen. Alle saker som fører til at høgskolen går til anmeldelse mot student eller ansatt skal meldes til sentral beredskapsledelse ved høgskoledirektøren. 3. Ved hendelser der studenter/ansatte er berørt av hendelsen, vurderer lokal beredskapsledelse behov for oppfølging av den enkelte. Studentsamskipnaden og Personaldirektøren (HMS-ansvarlig) kontaktes for bistand til psykososial omsorg til de berørte. Se eksterne ressurser, vedlegg B. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 62 ~

63 4. Ved hendelser i utlandet Hvis lokalt politi er koblet inn, vurder behov for å kontakte forsikringsselskap, ambassade/konsulat eller UD for råd og veiledning. Ved behov kan Sjømannskirken mobiliseres for bistand, den vil være Høgskolen sin representant på stedet. Internasjonal koordinator kan bistå dersom hendelsen rammet høgskolens studenter på utveksling til lærested i utlandet. Oppgave - Kriminell handling utført av student/ansatt i tjeneste UTFØRT MERKNAD Lokal beredskapsledelse (dekan/avdelingleder) 1. Vurderer om hendelsen kan håndteres lokalt og om lokal beredskapsplan skal iverksettes. Intern varsling og mobilisering: Varsle og kalle inn lokal beredskapsledelse. Ved iverksettelse av lokal beredskapsplan skal sentral beredskapsleder og Informasjonsavdelingen ved informasjonslederen varsles. Vurder behov for bistand fra sentral beredskapsledelse. Vurderes sammen med sentral beredskapsleder. Vurder personellbehov ut over den faste beredskapsledelsen. Kall inn etter behov. Ved iverksettelse av sentral beredskapsplan vil lokal beredskapsleder fra berørt enhet ved behov inngå som ressurs i sentral beredskapsledelse. Lokal beredskapsplan er gjeldende for lokal beredskapsledelse Ekstern varsling og mobilisering: Varsle Studentsamskipnaden dersom studenter eller Studentsamskipnadens virksomhet er berørt. Varsle eventuelt andre berørte institusjoner/eksterne samarbeidspartnere. 2. Dersom en ansatt på høgskolen har begått kriminell handling i tjeneste skal Personalavdelingen ved personaldirektøren varsles. Dersom en student har begått en kriminell handling i tilknytning til høgskolen, skal Studieavdelingen ved studiedirektøren varsles. Saker som kan generere stort informasjonsbehov, varsles til Informasjonsavdelingen ved informasjonslederen. Alle saker som fører til at høgskolen går til anmeldelse mot student eller ansatt skal meldes til sentral beredskapsledelse ved høgskoledirektøren. 3. Ved hendelser der studenter/ansatte er berørt av hendelsen, vurderer lokal Beredskapsledelse, behov for oppfølging av den enkelte. Studentsamskipnaden og/eller Personalavdelingen (HMS-ansvarlig) sentralt ved høgskolen kontaktes for bistand til psykososial omsorg til de berørte. Se eksterne ressurser, vedlegg B. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 63 ~

64 4. Ved hendelser i utlandet Hvis lokalt politi er koblet inn, vurder behov for å kontakte forsikringsselskap, ambassade/konsulat eller UD for råd og veiledning. Ved behov kan Sjømannskirken mobiliseres for bistand, den vil være høgskolen sin representant på stedet. Internasjonal koordinator kan bistå dersom hendelsen rammet høgskolestudenter på utveksling til lærested i utlandet. 5. Led den strategiske krisehåndteringen. Vektlegg følgende: Se eksterne ressurser, vedlegg B. Etterse at hendelsen håndteres. Bistå politiet med informasjon om involverte ansatte og studenter. Legg til rette for politiets etterforskning av saken. Be om jevnlig statusrapportering for strategisk planlegging av håndtering av hendelsen. Holde beredskapsledelsen og alle instituttledere/enhetsledere løpende orientert. Rapportere om utvikling/status til sentral beredskapsleder. Ved langvarig hendelse - utarbeide rulleringsplan for eget involvert personell. Opprettholde mest mulig normal drift på tross av hendelsen. Følge opp ansatte, studenter og besøkende som er berørt av hendelsen. 6. Melde hendelsen inn som avvik. 7. Når situasjonen er avklart går man tilbake til normal drift. Dersom beredskapsplan har vært iverksatt, skal overgang til normal drift varsles sentral beredskapsleder. Når situasjonen er avklart: Varsle overgang til normal drift til de involverte, inklusiv sentral beredskapsleder. Sørg for å avholde evalueringsmøte med alle involverte. Det bør utarbeides en skriftlig rapport etter evalueringen. Revider beredskapsplanen ved behov. Oppgave - Kriminell handling utført av student/ansatt i tjeneste UTFØRT MERKNAD Sentral beredskapsledelse CSO- beredskapsleder 1. Sentral beredskapsledelse vil normalt ikke ha en rolle i saker som kun omfatter enkeltpersoner. Hvis kriminell handling har forårsaket personskade, håndteres hendelsen også i tråd med Innsatsplan 1, Skade/død på student/ansatt. Under skade regnes også psykisk skade. 2. Intern varsling og mobilisering: Informere sentral beredskapsledelse om hendelsen. Vurdere behov for å innkalle beredskapsledelsen. Vurdere administrative tiltak i samråd med dekan/avdelingsleder. Se varslingsliste, vedlegg A HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 64 ~

65 3. Ekstern varsling: Varsle Studentsamskipnaden dersom studenter eller Studentsamskipnaden sin virksomhet er berørt. Varsle eventuelt andre berørte institusjoner (eksempelvis Møreforsking, Fagskolen, Kunnskapsparken). 4. Etablere informasjonsberedskap ved behov i tråd med føringene i Innsatsplan 7 (Kap 8.4) Hendelser med spesielle krav til informasjonshåndtering samt informasjonsavdelingens beredskapsplan. Se varslingsliste, vedlegg A Se Kriseinformasjonsplanen, kap Hvis politiet iverksetter granskning skal sentral beredskapsledelse legge til rette for etterforskningen. 6. Vurder om høgskolen skal iverksette intern granskning av hendelsen i tillegg til annen etterforskning. 7. Ansvarlig for at rapportering gjennomføres og formidles til Styret og Personalavdelingen, og for evt. revidering av beredskapsplanen, jfr beredskapsplanens kapittel 10.1 og Oppgave - Kriminell handling utført av student/ansatt i tjeneste UTFØRT MERKNAD Sentral beredskapsledelse Beredskapsansvarlig (Høgskoledirektøren) 1. Etterse at sentral/lokal beredskapsledelse etableres, avhengig av behov, og at denne fungerer ihht type hendelse. 2. Ved behov være støtte for sentral beredskapsledelse. 3. Være høgskolen sitt ansikt utad, evt sammen med rektor Bistå på pressekonferanser. Informere mediene. 4. Være en synlig leder av høgskolen internt: Gjennomføre interne informasjonsmøter ved hendelser som sterkt berører ansatte og studenter. Bidra på minnesamvær ved hendelser som sterkt berører ansatte og studenter. 5. Varsling/rapportering til høgskolestyret og til Kunnskapsdepartementet i saker der styret og eier er sentrale interessenter. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 65 ~

66 Oppgave - Kriminell handling utført av student/ansatt i tjeneste UTFØRT MERKNAD Informasjonsleder 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Ansvarlig for informasjonsberedskapen. Iverksettes etter behov: Formidle pressemeldinger og tilrettelegge pressekonferanser. Føre logg over alle henvendelser, hendelser, beslutninger og tiltak som iverksettes. Overvåke medienes omtale av krisesituasjonen. Sørge for rullering av personell på Informasjonsavdelingen, inklusiv sentralbordet Bistå lokal beredskapsledelse med informasjonstiltak. Kalle inn egen kriseinformasjonsstab. Bemanne sentralbord. Opprette informasjonssenter, samlokaliseres med sentral beredskapsledelse. Opprett kontakt med politiet, hvis de er inne i saken, må all informasjon koordineres. Opprette pressesenter. Produsere intern/ekstern informasjon. Oppgave - Kriminell handling utført av student/ansatt i tjeneste UTFØRT MERKNAD Personaldirektør (HMS-ansvarlig) 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Kan involveres hvis forholdet angår en ansatt. Rådgivende funksjon ovenfor beredskapsledelsen og avdelingen som har det formelle arbeidsgiveransvaret. Ved behov, bistå berørt(e) enhet(er) i oppfølging av de involverte sammen med: Studieavdelingen (student) Samskipnaden (student) 3. Iverksette beredskapsplan for psykososial omsorg og kalle inn stab for psykososial omsorg, dersom situasjonen tilsier det. Høgskolen bidrar, på anmodning fra politiet og kriseteamet i kommunen, med psykososial omsorg i samarbeid med Studentsamskipnaden (studenter og ansatte), Sørge for rullering av personell dersom omsorgsarbeidet blir omfattende og trekker ut i tid. 4. Ansvarlig for å gjennomføre revidering av psykososial beredskapsplan (Vedlegg D) i samsvar med evalueringen etter hendelsen. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 66 ~

67 Oppgave - Kriminell handling utført av student/ansatt i tjeneste UTFØRT MERKNAD Studiedirektør 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Kan involveres hvis forholdet angår en student. Rådgivende funksjon ovenfor beredskapsledelsen og avdelingen der studenten hører til. Oppgave - Kriminell handling utført av student/ansatt i tjeneste UTFØRT MERKNAD Ressurspersoner etter type hendelse 1. Bistå sentral beredskapsledelse og innsatspersonell med sin kompetanse. Eksempelvis jurist, personalressurser, IT-leder, økonomidirektør, m.fl. Oppgave - Kriminell handling utført av student/ansatt i tjeneste UTFØRT MERKNAD Ressurspersoner fra samarbeidspartnere 1. Representanter fra berørte samarbeidspartnere kalles inn av sentral beredskapsleder ved behov. Representanten(e) fungerer som bindeledd mellom høgskolen og berørte samarbeidspartnere som Studentsamskipnaden, Ålesund kommune, Møreforsking, Fagskolen m.fl. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 67 ~

68 9.5 Spredning av smitte og utbrudd av smittefarlig sykdom/pandemi PLAN 5 Spredning av smitte og utbrudd av smittefarlig sykdom/pandemi Innsatsplanen dekker hendelser som: Beskrivelse Skadeomfang og konsekvenser Utbrudd av pandemisk influensa. Omfattende utbrudd av matbåren, vannbåren eller luftbåren sykdom som mage/tarminfeksjoner og legionella der smittekilden kan spores til høgskolen. Utslipp/søl av smittefarlig materiale Fare for omfattende utbrudd av smittefarlig sykdom/pandemi. Ekstraordinært fravær av både ansatte og studenter. Stor innsats for å finne smittekilden. Deler av virksomheten stoppes eller må legges om for en periode. Kan medføre stort informasjonsbehov og mye engstelse. Ressurser Oversikt over interne og eksterne ressurser foreligger i Vedlegg B. Pandemiplan foreligger i Vedlegg F. Viktig informasjon Mindre utbrudd (for eksempel smittsom hjernehinnebetennelse hos en student) håndteres av lokal beredskapsledelse (følger retningslinjer fra smittevernlege i kommunen). Alle omfattende utbrudd ledes av sentral beredskapsledelse. Ved (fare for) store utbrudd av smittefarlig sykdom vil høgskolens Pandemigruppe tre sammen og drøfte høgskolen sin håndtering. Pandemigruppen vil ha en rådgivende funksjon for lokal og sentral beredskapsleder under håndtering av situasjonen. Ved utslipp fra laboratorium eller dyrestall, skal laboratorieansvarlige bistå i et ekspertteam for å vurdere farlighetsgrad og tiltak. Alle som er ansvarlig for laboratorier med spesiell risiko skal derfor finnes i lokale varslingslister. All informasjon om sykdom/skade er i utgangspunktet konfidensiell/fortrolig informasjon mellom den ansatte og høgskolen, og må derfor behandles deretter, både internt og eksternt. Anonymisert informasjon kan legges ut. Oppgave - Spredning av smitte og utbrudd av smittefarlig sykdom/pandemi Pandemisk influensa 1. Varsel om at en pandemisk influensa er i vente kommer fra helsemyndighetene. På et stadium i prosessen der man begynner å forberede tiltak for ulik utvikling av pandemien, trer høgskolens Pandemigruppe sammen. Pandemigruppen gir råd om hvordan høgskolen skal håndtere situasjonen og hvilke tiltak som skal iverksettes (eks. økt frekvens på renhold, sette ut dispensere med desinfeksjonsmidler etc). Tiltaksplanen vedtas av sentral beredskapsledelse og videreformidles til lokale beredskapsledere. UTFØRT MERKNAD HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 68 ~

69 2. Sentral og lokale beredskapsledere er ansvarlige for at råd om tiltak iverksettes. 3. Lokal beredskapsledelse forbereder hvordan en situasjon med mye sykefravær blant ansatte skal håndteres for å kunne opprettholde mest mulig normal drift. 4. Informasjon om utviklingen styres av nasjonale helsemyndigheter, og det finnes en egen nettsider som man kan vise til framfor å legge ut informasjon selv Oppgave - Spredning av smitte og utbrudd av smittefarlig sykdom/pandemi UTFØRT MERKNAD Mindre sykdomsutbrudd (en eller få er rammet av smittefarlig sykdom) 1. Det kan være aktuelt å iverksette ringvaksinering, medisinering eller andre tiltak blant de som har vært fysisk nær den eller de som har fått en smittsom sykdom. Lokal beredskapsleder har ansvar for at råd fra smittevernoverlegen i Ålesund kommune følges opp. Det er smittevernoverlegen som leder innsatsen, og Høgskolen stiller med bistand og informasjon. Studentsamskipnaden og Studieseksjonen kan i en del tilfeller bistå med å kartlegge nære kontakter til rammede studenter. Hvis høgskolen har behov for råd i en konkret sak, er det legevakta (tlf ) som er varslingspunkt for kommunelege og smittevernlege. 2. Det er lokal beredskapsleder som er ansvarlig for å koordinere informasjon og tiltak dersom det kan være aktuelt å informere eller iverksette tiltak for studenter i samme klasse/kurs eller nærmeste kolleger til ansatt. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 69 ~

70 Oppgave - Spredning av smitte og utbrudd av smittefarlig sykdom/pandemi Større smitteutbrudd der årsaken kan knyttes til Høgskolen UTFØRT MERKNAD 1. Større hendelser der Høgskolen kan eie årsaken håndteres av sentral beredskapsledelse. Hvis det er en enkel avdeling som er rammet, trekkes dekan inn i sentral beredskapsledelse. Ved legionella-utbrudd, mistanke om vannbåren sykdom, eller sykdom spredt via ventilasjonssystemet kobles driftsavdelingen inn. 2. Hvis smittespredning har skjedd/mistenkes å ha skjedd fra laboratorier, dyrestall, arbeid med eller frakt av potensielt smittefarlig stoff, skal man straks søke kontakt med ansvarlig for den aktuelle laben eller aktiviteten. Oppgave - Spredning av smitte og utbrudd av smittefarlig sykdom/pandemi Lokal beredskapsleder (dekan) UTFØRT MERKNAD 1. Håndtere enkeltutbrudd av smittsom sykdom der det kan være aktuelt å informere eller iverksette tiltak for studenter i samme klasse/kurs eller nærmeste kolleger til ansatt. Mindre hendelser kan håndteres ved at Informasjonsavdelingen og Personalseksjonen (HMS-ansvarlig) sentralt ved Høgskolen sentralt bistår lokal beredskapsledelse med ressurser og råd. Kommunens smittevernlege beslutter behov for tiltak. 2. Ved utbrudd av pandemisk influensa følges retningslinjene i Høgskolen sin pandemiplan. 3. Vurderer om hendelsen kan håndteres lokalt og om lokal beredskapsplan skal iverksettes. Intern varsling og mobilisering: Vurder å varsle enheter/aktører i bygget. Varsle og kalle inn lokal beredskapsledelse. Ved iverksettelse av lokal beredskapsplan skal sentral beredskapsleder og Informasjonsavdelingen ved informasjonslederen varsles. Vurder behov for bistand fra sentral beredskapsledelse, sammen med sentral beredskapsleder. Vurder personellbehov ut over den faste beredskapsledelsen. Kall inn etter behov. Ved iverksettelse av sentral beredskapsplan vil lokal beredskapsleder fra berørt enhet ved behov inngå som ressurs i sentral beredskapsledelse. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 70 ~

71 Vurder ekstern varsling og mobilisering: Varsle Studentsamskipnaden og Studieseksjonen dersom studenter eller samskipnaden sin virksomhet er berørt. Varsle eventuelt andre berørte institusjoner/eksterne samarbeidspartnere. 4. Ved hendelser i utlandet Opprett kontakt med de personer fra Høgskolen som er i landet der smitteutbruddet har oppstått. Følg råd fra helsemyndighetene (Folkehelseinstituttet og Helsedirektoratet, evt kommunens smittevernlege) i forhold til om personell bør hjemkalles til Norge. Etterspør evt helsehjelp på stedet via forsikringsselskapene til de reisende. Sjømannskirken kan kontaktes hvis det er behov for bistand til rammede på stedet. Internasjonal koordinator kan bistå dersom hendelsen rammer høgskolestudenter på utveksling til lærested i utlandet. 5. Led den strategiske krisehåndteringen. Vektlegg følgende: Be om jevnlig statusrapportering fra direkte berørte og/eller stedlig representant. Hold beredskapsledelsen og alle avdelingslederne løpende orientert. Rapporter om utvikling/status til sentral beredskapsleder. Oppretthold mest mulig normal drift på tross av hendelsen. Følg opp ansatte, studenter og besøkende som er berørt av hendelsen. Ved behov, bistå med informasjon om ansatte og studenter (personalia og nærmeste pårørende). 6. Når situasjonen er avklart går man tilbake til normal drift. Dersom beredskapsplan har vært iverksatt, skal overgang til normal drift varsles sentral beredskapsleder. Når situasjonen er avklart: Varsle overgang til normal drift til de involverte, inklusiv sentral beredskapsleder. Sørg for å avholde evalueringsmøte med alle involverte. Det bør utarbeides en skriftlig rapport etter evalueringen. Revider beredskapsplanen ved behov. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 71 ~

72 Oppgave - Spredning av smitte og utbrudd av smittefarlig sykdom/pandemi Sentral beredskapsledelse CSO-beredskapsansvarlig 1. Vurdere om hendelsen skal håndteres lokalt eller sentralt. Beslutte om nødvendig høynet beredskap og iverksette sentral beredskapsplan. Pandemiplanen er gjeldende ved fare for, eller ved utbrudd, av smittefarlig sykdom ved Høgskolen. Vurdere sammen med Høgskoledirektøren og Personaldirektøren om Høgskolens pandemigruppe skal tre sammen og drøfte Høgskolens håndtering. 2. Ved andre smitteutbrudd enn pandemi har Høgskolen følgende hovedoppgaver: Bistå kommunens smittevernlege med å finne smittekilden i tilfeller der smitte kan spores til Høgskolen. Bistå med å sette i verk eventuelle smitteverntiltak. Sørge for mest mulig normal drift på tross av hendelsen. Informere eksternt og internt om saken i tråd med retningslinjer fra smittevernlegen og evt. Ålesund Sjukehus. 3. Følgende ressurser inngår i sentral beredskapsledelse: Informasjonsdirektøren er ansvarlig for informasjonsberedskapen Personaldirektøren er ansvarlig for helserelaterte saker, inklusiv psykososial omsorg og, har en rådgivende funksjon i forhold til de ansatte. Studiedirektørenhar en rådgivende funksjon i forhold til konsekvensene situasjonen får for undervisning, eksamensavvikling og studentene. Høgskoledirektøren er Høgskolens ansikt utad, evt. i samarbeid med rektor. Ved behov kalles Driftsleder, Bygningsansvarlig (Statsbygg) eller IT-leder inn. UTFØRT MERKNAD Oppgave - Spredning av smitte og utbrudd av smittefarlig sykdom/pandemi Ressurspersoner fra samarbeidspartnere 1. Representanter fra berørte samarbeidspartnere kalles inn av sentral beredskapsleder ved behov. Representanten(e) fungerer som bindeledd mellom Høgskolen og berørte samarbeidspartnere som Møreforsking, Fagskolen, samskipnaden, og Ålesund kommune. UTFØRT MERKNAD HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 72 ~

73 9.6 Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser Plan 6 Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser (IKT, strøm, vann, bygningsmasse og nøkkelpersonell) Innsatsplanen dekker hendelser som: Beskrivelse Skadeomfang og konsekvenser Bortfall av strøm for hele eller deler av Høgskolen som kan få kritiske konsekvenser for infrastrukturen. Bortfall av kritiske IT- systemer som nettverk, eksternweb, telefon, e-post m.m. som kan få kritiske konsekvenser for drift eller håndtering av beredskapssituasjoner. Tap av kritisk bygningsmasse for en periode, eventuelt under eksamensavvikling. Mangel på nøkkelpersonell, for eksempel som følge av streik. Kan medføre at deler av virksomheten stoppes eller må legges om for en periode. Kan medføre eskalering til større hendelser ved at ventilasjon og/eller kjøling svikter. Kan medføre at eksamen ikke kan avvikles som normalt. Kan medføre at avgangs- og utvekslingsstudenter ikke får fullført studiet på normert tid. Kan medføre stort informasjonsbehov, både hos studenter, ansatte og medier. Ressurser Oversikt over interne og eksterne ressurser foreligger i vedlegg B. Viktig informasjon IT-seksjonen leder arbeidet med å finne og rette feil. Hvis hendelsen krever evakuering, benytt innsatsplan 2, Brann, eksplosjon og evakuering Oppgave - Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser UTFØRT MERKNAD Automatisk varsling av tekniske avvik 1. Normalt vil en feil i teknisk infrastruktur oppdages av overvåkningssystemer (såkalte SD-anlegg Sentralt Driftskontrollanlegg). SD-anlegget sender varsel pr SMS til vaktpersonell som beskrevet under: I arbeidstid ( ) Avvik i tekniske system vil gi automatisk varsling til driftsleder, bygningsansvarlige/vakt, IT-leder og andre ansvarlige etter avtale. Disse møtes ved den respektive bygningen/alarmsentral. Bygningsansvarlige/vakt tar kontakt med Teknisk beredskapsgruppe ved behov. Utenom arbeidstid ( ) Vakta er bygningsansvarlig utenom arbeidstid og dermed innsatsleder på skadested. Det er vakt på Høgskolen fram til kl Etter kl 15:30, rykker beredskapshaver/fagpersonell i driftsavdelingen ut. Bygningsansvarlig (Statsbygg) får også varsel ved teknisk svikt, og rykker ut ved behov.i ng HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 73 ~

74 Oppgave - Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser UTFØRT MERKNAD Varsling (HiÅ har egen Satellitt-telefon) 1. Ikke alle sviktsituasjoner oppdages automatisk. En svikt i kritisk infrastruktur varsles slik: IT-tekniske avvik IT avvik varsles til It-seksjonen: (It-leder) eller (stedfortreder) Andre tekniske avvik varsles til Høgskolens Tekniske Beredskapsvakt: og til Bygningsansvarlig (Statsbygg) Et varsel bør inneholde: 1. Hvem varsler 2. Hva har skjedd 3. Hvor har det skjedd 4. Omfang/konsekvenser Oppgave - Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser UTFØRT MERKNAD IT-seksjonen/Driftsavdelingen/Bygningsansvarlig (Statsbygg) 1. Vurderer om hendelsen kan håndteres innen rimelig tid. Ved større utfall av kritisk infrastruktur som rammer hele/deler av Høgskolen varsles: 1. Lokal beredskapsledelse ved berørte enhet(er). 2. Sentral beredskapsleder (CSO-beredskapsleder) ved omfattende hendelser som kan strekke ut i tid. 3. Informasjonsavdelingen ved informasjonslederen for raskt å nå ut med informasjon. 4. Eventuelt andre berørte institusjoner (eksempelvis Møreforsking, Fagskolen, m.fl.) 5. Ved behov for evakuering skjer dette i hht lokal beredskapsplan/lokal evakueringsplan, evt i samråd med brannvesenet. 6. Dersom bygg/område må evakueres, benyttes de samme rutiner som ved brannevakuering. Se innsatsplan 2 Brann, eksplosjon og evakuering 2. Håndtering i samsvar med instrukser og lokale beredskapsplaner for ITavdelingen, Driftsavdelingen og Statsbygg. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 74 ~

75 Oppgave - Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser UTFØRT MERKNAD Lokal beredskapsledelse (dekan/avdelingsleder) 1. Intern varsling og mobilisering: Opprette kontakt med den som er ansvarlig for håndtering (ITseksjonen, Driftsavdelingen og/eller Bygningsansvarlig (Statsbygg) dersom dette ikke er gjort. Varsle og eventuelt kalle inn lokal beredskapsledelse. Ved iverksettelse av lokal beredskapsplan skal sentral beredskapsleder og Informasjonsavdelingen ved informasjonslederen varsles. Vurder behov for bistand fra sentral beredskapsledelse. Vurderes sammen med sentral beredskapsleder. Vurder personellbehov ut over den faste beredskapsledelsen. Kall inn etter behov. Varsle berørte enheter/aktører i bygget. Ved iverksettelse av sentral beredskapsplan vil lokal beredskapsleder fra berørt enhet ved behov inngå som ressurs i sentral beredskapsledelse. Ekstern varsling og mobilisering: Varsle Studentsamskipnaden dersom studenter eller samskipnadens virksomhet er berørt. Varsle eventuelt andre berørte institusjoner/eksterne samarbeidspartnere. 2. IT-seksjonen, Driftsavdelingen og Bygningsansvarlig (Statsbygg) har oppnevnt ansvarlig(e) person(er) som leder gjenopprettelse av drift. (Se 1. Introduksjon Administrativ del Viktige telefonnummer og kontaktpersoner). Lokal beredskapsledelse sin rolle er å håndtere konsekvensene av avbruddet på best mulig måte. Vektlegg følgende i håndteringen: Avklar med IT-seksjonen, Driftsavdelingen eventuelt Bygningsansvarlig (Statsbygg) om muligheter for alternativ infrastruktur. Avklar håndteringen av situasjonen med Personalavdelingen, Studieavdelingen og Informasjonsavdelingen dersom bortfall av personell påvirker ordinær drift. Be om jevnlig statusrapportering for å strategisk planlegge håndteringen. Holde beredskapsledelsen og alle avdelingsledere/dekaner løpende orientert. Vurder å bemanne høgskolens sentralbord/ekspedisjon ut over normal arbeidstid. Hvis situasjonen rammer studentene: Varsle studentrepresentantene og evt. Studentparlamentet. Rapportere om utvikling/status til sentral beredskapsleder. Opprettholde mest mulig normal drift på tross av hendelsen. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 75 ~

76 3. Når situasjonen er avklart går man tilbake til normal drift. Dersom beredskapsplan har vært iverksatt, skal overgang til normal drift varsles sentral beredskapsleder. Når situasjonen er avklart: 1. Varsle overgang til normal drift til de involverte, inklusiv sentral beredskapsleder. 2. Sørg for å avholde evalueringsmøte med alle involverte. 3. Det bør utarbeides en skriftlig rapport etter evalueringen. 4. Revider beredskapsplanen ved behov. Oppgave - Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser UTFØRT MERKNAD Sentral beredskapsledelse CSO Beredskapsleder 1. Vurdere om hendelsen skal håndteres lokalt eller sentralt i samråd med lokal beredskapsleder. Beslutte om nødvendig høynet beredskap og iverksette sentral beredskapsplan. 2. Intern varsling og mobilisering: 1. Varsle beredskapsansvarlig (høgskoledirektøren) og kalle inn sentral beredskapsstab. 2. Kalle inn ressurser fra IT-seksjonen, Driftsavdelingen og/eller Bygningsansvarlig (Statsbygg) 3. Kalle inn lokal beredskapsleder og ressurspersonell etter behov. Ekstern varsling: Se varslingsliste, vedlegg A. Se interne ressurser, vedlegg B. 1. Varsle Studentsamskipnaden dersom studenter eller samskipnaden sin virksomhet er berørt. 2. Varsle eventuelt andre berørte institusjoner (Møreforsking, Fagskolen, Kunnskapsparken) 3. Utnevne ansvarlig for loggføring. Etterse at loggføring startes og følges opp ved info inn/ut, avgjørelser og utførte oppgaver. 4. Bidra til å skaffe oversikt over situasjonen og planlegge informasjonstiltak sammen med informasjonslederen, både eksternt og internt. Ved behov, sørge for at det opprettes informasjonssenter og pressesenter. 5. Drive strategisk ledelse i form av å vurdere ulike utviklinger av situasjonen, og planlegge tiltak frem i tid. 6. Generelt ved ekstraordinært bortfall av nøkkelpersonell: Se mal for logg, vedlegg C. Se Kriseinformasjonsplan kap Ha hovedfokus på å holde kritiske tjenester og systemer i gang. 2. Være i dialog med enhetene om behov for omlegging av drift og/eller omdisponering av ressurser. 3. Formidle informasjon om endring i drift til ansatte og studenter. 4. Være i dialog med Studieseksjonen om endringer/tilrettelegginger 5. for studentene. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 76 ~

77 Være i dialog med Personalseksjonen ved spesielle behov knyttet til ansatte (for eksempel bruk av hjemmekontor eller annen tilrettelegging for arbeid på tross av fravær fra arbeidsplassen). Vurdere mulighet for utvidet bruk av nettbasert undervisning og alternativ eksamensavvikling. 7. Tilrettelegge for mest mulig stabil drift på tross av situasjonen. 8. Sørge for samordning ved større hendelser der flere avdelinger eller aktører er involvert. 9. Sørge for rullering av beredskapsledelsen ved hendelser som strekker ut i tid. 10. Beslutte overgang til normal driftssituasjon når situasjonen er håndtert. 11. Varsle alle berørte parter om at beredskapen er avsluttet. 12. Ansvarlig for at etterarbeid og rapportering gjennomføres og formidles til Personalseksjonen (HMS-ansvarlig) og til Høgskoledirektøren. Vurder om det er behov for revidering av beredskapsplanen, ref beredskapsplanens kapittel 10. Mal for møtereferat og agenda for evalueringsmøte vedlegg G. Oppgave - Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser UTFØRT MERKNAD Beredskapsansvarlig (høgskoledirektøren) 1. Etterse at sentral beredskapsledelse etableres. 2. Ved behov være støtte for sentral beredskapsledelse. 3. Være Høgskolen sitt ansikt utad, evt. i samarbeid med rektor. Bistå på pressekonferanser. Informere medier. 4. Være en synlig leder av Høgskolen internt: Gjennomføre interne informasjonsmøter ved hendelser som berører ansatte og studenter. Tilrettelegge for mest mulig stabil drift på tross av situasjonen. 5. Sørge for varsling/rapportering til høgskolestyret og til Kunnskapsdepartementet hvis situasjonen gjør at driften blir sterkt redusert i uholdbart lang tid. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 77 ~

78 Oppgave - Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser UTFØRT MERKNAD Informasjonsleder 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen Ansvarlig for informasjonsberedskapen. Denne iverksettes ved behov. 2. Bistå evt lokal beredskapsledelse med informasjonstiltak. 3. Produsere intern/ekstern informasjon. 4. Kalle sammen egen kriseinformasjonsstab. 5. Ekstra bemanning ved sentralbordet. 6. Opprette informasjonssenter, samlokaliseres med sentral beredskapsledelse. 7. Opprette pressesenter. 8. Formidle pressemeldinger og tilrettelegge pressekonferanser. 9. Føre logg over alle henvendelser, hendelser, beslutninger og tiltak som iverksettes. 10. Overvåke medienes omtale av krisesituasjonen. 11. Sørge for rullering av personell på Informasjonsavdelingen, inklusiv 12. sentralbordet. Se Kriseinformasjonsplan (kap.8.4) Oppgave - Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser UTFØRT MERKNAD Personaldirektør (HMS-ansvarlig) 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. Bistå beredskapsleder. 2. Kan involveres hvis forholdet angår en ansatt. Rådgivende funksjon ovenfor beredskapsledelsen og den enhet/avdeling som har det formelle arbeidsgiveransvaret. 3. Ansvarlig for å gjennomføre revidering av beredskapsplanen i samsvar med evalueringen etter hendelsen. Oppgave - Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser UTFØRT MERKNAD Studiedirektør 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Iinvolveres hvis forholdet angår en student. Bistår beredskapsledelsen og avdelingen der studenten hører til. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 78 ~

79 Oppgave - Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser UTFØRT MERKNAD Ressurspersoner etter type hendelse 1. Bistå sentral beredskapsledelse og offentlig innsatspersonell med sin kompetanse. Eksempelvis IT-leder, driftsleder, HR-ressurser m.m. Oppgave - Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser UTFØRT MERKNAD Ressurspersoner fra samarbeidspartnere 1. Representanter fra berørte samarbeidspartnere kalles inn av sentral beredskapsleder ved behov. Representanten(e) fungerer som bindeledd mellom Høgskolen og berørte samarbeidspartnere som Møreforsking, Fagskolen, Kunnskapsparken, og Ålesund kommune. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 79 ~

80 9.7 Hendelser med negativ konsekvens for ytre miljø Plan 7 Hendelser med negativ konsekvens for det ytre miljø Innsatsplanen er gjeldende for: Beskrivelse Hendelser/aktivitet som kan ha en negativ miljøkonsekvens. Lekkasje av giftig gass, eller annet skadelig stoff til luft. Kjemikaliesøl/forurensning til jord/vassdrag/grunnvann. Kan innebære negativ miljøkonsekvens for luft, jord, vann, flora, fauna og mennesker. Skadeomfang og konsekvenser Ressurser Tap av omdømme. Kan medføre stort informasjonsbehov, primært ovenfor myndigheter og medier. Oversikt over interne og eksterne ressurser foreligger i vedlegg B Brann 110 (fagmyndighet på forurensning) Kystverkets beredskapsavdeling har ansvar og myndighet også ved kjemikaliesøl på land. Kystverket har døgnvakt (tlf ) for mottak og behandling av meldinger om fare forakutt forurensning eller inntruffet akutt forurensning. Viktig informasjon Brannvesenet håndterer akutt forurensning. Hendelse håndteres lokalt av dekan/avdelingsleder, om ikke annet blir bestemt av beredskapsleder Ut fra type hendelse vil den øvrige håndteringen kunne skje i samsvar med: Innsatsplan 1 - Skade/død på student/ansatt Innsatsplan 2 - Brann, eksplosjon og evakuering Kriseinformasjonsplan - Hendelser med spesielle krav til informasjonshåndtering Innsatsplan 8 - Uhell med strålingskilder Oppgave - Hendelser med negativ konsekvens for det ytre miljø UTFØRT MERKNAD Varsling 1. Ring om nødvendig nødetatene - Brann 110 (fagmyndighet på forurensning) Politi Utløs brannmelder manuelt hvis det er behov for å tømme bygget. 3. Varsle din nærmeste overordnede. Hvis du ikke får tak i rette vedkommende, varsle Høgskolens beredskapstelefon (beredskapsansvarlig) for bistand, sentralbord , eller beredskapsleder HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 80 ~

81 Oppgave - Hendelser med negativ konsekvens for det ytre miljø UTFØRT MERKNAD Driftsleder Bygningsansvarlig (Statsbygg) 1. Ved behov for evakuering skjer dette i hht lokal beredskapsplan/lokal evakueringsplan, evt i samråd med brannvesenet. Se innsatsplan 2, Brann, eksplosjon og evakuering 2. Ved ulykker på Høgskolen sitt områder (campus) i Ålesund: Driftsleder og Bygningsansvarlig (Statsbygg) er stedlige ledere og vil ivareta kontakt og samordning med eksternt (brannvesen, politi, lege/sykehus) og internt (teknisk beredskapsgruppe) hjelpeapparat. Oppgave - Hendelser med negativ konsekvens for det ytre miljø UTFØRT MERKNAD Lokal beredskapsledelse (dekan/avdelingsleder) 1. Kall inn aktuelle fagpersoner som kan bidra til å begrense skade eller gjøre rede for hvilken risiko hendelsen medfører. Sørg for at disse er tilgjengelige for nødetatene. 2. Vurdere om hendelsen kan håndteres lokalt og om lokal beredskapsplan skal iverksettes. Intern varsling og mobilisering: Varsle og kalle inn lokal beredskapsledelse. Ved iverksettelse av lokal beredskapsplan skal sentral beredskapsleder og Informasjonsavdelingen ved informasjonslederen varsles. Vurder behov for bistand fra sentral beredskapsledelse. Vurderes sammen med sentral beredskapsleder. Vurder personellbehov ut over den faste beredskapsledelsen. Kall inn etter behov. Varsle enheter/aktører i bygget. Ved iverksettelse av sentral beredskapsplan vil lokal beredskapsleder fra berørt enhet ved behov inngå som ressurs i sentral beredskapsledelse. Ekstern varsling og mobilisering: Varsle eventuelt andre berørte institusjoner/eksterne samarbeidspartnere. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 81 ~

82 3. Led den strategiske krisehåndteringen. Vektlegg følgende: Etterse at hendelsen håndteres av fagpersonell. Be om jevnlig statusrapportering for strategisk planlegging av håndtering av hendelsen. Vurder å bemanne høgskolenss sentralbord/ekspedisjon ut over normal arbeidstid. Bistå med informasjon om kilden til miljøtrusselen og eventuelt annen informasjon som kan bidra til god håndtering. Ved langvarig hendelse, utarbeide rulleringsplan for eget involvert personell. Holde beredskapsledelsen og alle avdelingslederne løpende orientert. Rapportere om utvikling/status til sentral beredskapsleder. Opprettholde mest mulig normal drift på tross av hendelsen. Ved behov, følge opp ansatte, studenter og besøkende som er berørt av hendelsen. 4. Ved ulykker utenfor campus, i Norge Opprett kontakt med stedlig leder og be om jevnlig statusrapportering. Behov for representant fra Høgskolen vurderes sammen med sentral beredskapsleder. 5. Melde hendelsen inn som avvik. 6. Når situasjonen er avklart går man tilbake til normal drift. Dersom beredskapsplan har vært iverksatt, skal overgang til normal drift varsles sentral beredskapsleder. Når situasjonen er avklart: Varsle overgang til normal drift til de involverte, inklusiv sentral beredskapsleder. Sørg for å avholde evalueringsmøte med alle involverte. Det bør utarbeides en skriftlig rapport etter evalueringen. Revider beredskapsplanen ved behov. Oppgave - Hendelser med negativ konsekvens for det ytre miljø UTFØRT MERKNAD Sentral beredskapsledelse CSO Beredskapsleder 1. Vurdere om hendelsen skal håndteres lokalt eller sentralt i samråd med lokal beredskapsleder. Beslutte om nødvendig høynet beredskap og iverksette sentral beredskapsplan. 2. Intern varsling og mobilisering: Varsle og kalle inn sentral beredskapsledelse. Varsle beredskapsansvarlig (høgskoledirektøren) om at høynet beredskap er satt. Kalle inn lokal beredskapsleder og ressurspersonell etter behov. Se varslingsliste, vedlegg A. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 82 ~

83 Ekstern varsling: Etterse at varsling til Brannvesenet (fagmyndighet på akutte utslipp) og Kystverket (hovedansvar for akuttforurensing både på sjø og land) er utført. Se eksterne ressurser, vedlegg B. Varsle eventuelt andre berørte institusjoner (Møreforsking, Fagskolen, Kunnskapsparken). Ved hendelser der Høgskolen er ansvarlig for utslipp til miljøet, som kan ha betydelige negative konsekvenser, skal følgende instanser varsles: Fylkesmannen (forvalter oppgaver for DSB - Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap) Klima- og forurensningsdirektoratet (Klif) Direktoratet for naturforvaltning ved utslipp av genmodifiserte Organismer, eller potensielt patogene organismer. Ålesund kommune (Rådmann) ved hendelser som berører lokalsamfunnet. 3. Utnevne ansvarlig for loggføring. Etterse at loggføring startes og følges opp ved informasjon inn/ut, avgjørelser og utførte oppgaver. 4. Bidra til å skaffe oversikt over situasjonen og planlegge informasjonstiltak sammen med informasjonslederen, både eksternt og internt. Ved behov, sørge for at det opprettes informasjonssenter og pressesenter. Se mal for logg, vedlegg C. Se Kriseinformasjonsplan, kap Bistå offentlig fagmyndigheter i håndtering av situasjonen og ved evt. granskning i etterkant. 6. Drive strategisk ledelse i form av å vurdere ulike utviklinger av situasjonen, og planlegge tiltak frem i tid. 7. Sørge for mest mulig stabil drift på tross av situasjonen. 8. Samordning ved større hendelser der flere avdelinger eller aktører er involvert. 9. Sørge for rullering av beredskapsledelsen ved hendelser som strekker ut i tid. 10. Beslutte overgang til normal driftssituasjon når situasjonen er håndtert. 11. Varsle alle berørte parter om at beredskapen er avsluttet. 12. Ansvarlig for at etterarbeid og rapportering gjennomføres og formidles til Personalavdelingen (HMS-ansvarlig) for revidering av beredskapsplanen, ref beredskapsplanens kapittel 10. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 83 ~

84 Oppgave - Hendelser med negativ konsekvens for det ytre miljø UTFØRT MERKNAD Beredskapsansvarlig (Høgskoledirektøren) 1. Etterse at sentral beredskapsledelse etableres og fungerer ved hendelser som krever involvering av denne. 2. Ved behov være støtte for sentral beredskapsledelse. 3. Være Høgskolen sitt ansikt utad, evt i samarbeid med rektor. Bistå på pressekonferanser. Informere mediene. Se Kriseinformasjonsplan, kap Være en synlig leder av Høgskolen internt: Gjennomføre interne informasjonsmøter ved hendelser som berører ansatte og studenter. Se Kriseinformasjonsplan kap Varsling/rapportering til Høgskolen sitt styre og til Kunnskapsdepartementet i saker der styret og eier er sentrale interessenter. Oppgave - Hendelser med negativ konsekvens for det ytre miljø UTFØRT MERKNAD Informasjonsleder 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Iverksette Kriseinformasjonsplanen (denne planen) og håndtere krisen i samsvar med denne. 3. Ansvarlig for informasjonsberedskapen: Kalle inn egen kriseinformasjonsstab. Bemanne sentralbord. Opprette informasjonssenter, samlokaliseres med sentral beredskapsledelse. Ved behov opprette pressesenter. Produsere intern/ekstern informasjon. Bistå evt lokal beredskapsledelse med informasjonstiltak. Formidle pressemeldinger og tilrettelegge pressekonferanser. Føre logg over alle henvendelser, hendelser, beslutninger og tiltak som iverksettes. Overvåke medienes omtale av krisesituasjonen. Sørge for rullering av personell på Informasjonsavdelingen, inklusiv sentralbordet. Se Kriseinformasjonsplan, kap 8.4 HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 84 ~

85 Oppgave - Hendelser med negativ konsekvens for det ytre miljø UTFØRT MERKNAD Personaldirektør (HMS-ansvarlig) 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. Bistå beredskapsleder. 2. Kan involveres hvis forholdet angår en ansatt. Rådgivende funksjon ovenfor beredskapsledelsen og den enhet/avdelingsom har det formelle arbeidsgiveransvaret. 3. Ansvarlig for å gjennomføre revidering av beredskapsplanen i samsvar med evalueringen etter hendelsen. Oppgave - Hendelser med negativ konsekvens for det ytre miljø UTFØRT MERKNAD Studiedirektør 1. Inngår i den sentrale beredskapsledelsen. 2. Iinvolveres hvis forholdet angår en student. Bistår beredskapsledelsen og avdelingen der studenten hører til. Oppgave - Hendelser med negativ konsekvens for det ytre miljø UTFØRT MERKNAD Ressurspersoner etter type hendelse 1. Bistå sentral beredskapsledelse og offentlig innsatspersonell med sin kompetanse. Eksempelvis IT-leder, driftsleder, HR-ressurser m.m. Oppgave - Hendelser med negativ konsekvens for det ytre miljø UTFØRT MERKNAD Ressurspersoner fra samarbeidspartnere 1. Representanter fra berørte samarbeidspartnere kalles inn av sentral beredskapsleder ved behov. Representanten(e) fungerer som bindeledd mellom Høgskolen og berørte samarbeidspartnere som Møreforsking, Fagskolen, Kunnskapsparken, og Ålesund kommune. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 85 ~

86 9.8 Ulykker, uhell og unormale hendelser med strålekilder Plan 8 Ulykker, uhell og unormale hendelser med strålekilder Beskrivelse Følgende strålekilder hos Høgskolen omfattes av denne innsatsplanen: Radioaktive kilder (alfa-, beta- og gammastråling) Røntgen Laser UVC (ultrafiolett stråling) Innsatsplanen gjelder alle enheter ved Høgskolen som har strålekilder. Med ulykker, uhell og unormale hendelser menes ( 19 i FOR nr 1380): hendelser som forårsaker eller kunne ha forårsaket utilsiktet eksponering av arbeidstakere, pasient eller andre personer vesentlig utover normalnivåene tap eller tyveri av strålekilder utilsiktet utslipp av radioaktive stoffer til omgivelsene hendelser som medfører bestråling til allmennheten slik at individ kan bli eksponert for mer enn 0,25 msv/år (ikke relevant for Høgskolen) vesentlig teknisk svikt av strålevernmessig betydning ved strålekilden vesentlig avvik fra adekvat dose/aktivitet til behandlet vev hos pasient alvorlig radioaktiv forurensning av virksomhetens område eller utstyr (ikke relevant for Høgskolen) funn av eierløse strålekilder Brann i rom med radioaktive kilder er også en mulig hendelse. Skadeomfang og konsekvenser For radioaktive kilder: Lungeskade (inhalasjon av radioaktive partikler), økt kreftfare ved lang tids eksponering med for høye doser. Kan være aktuelt å evakuere rommet ved søl. NB! Høgskolen har ikke radioaktive kilder som vil kunne gi akutt strålesyke. Ved uhell inne på en lab, er det ikke behov for evakuering av bygg. For røntgenstråling: Hudskader (akutteksponering for høy dose), økt kreftfare ved lang tids eksponering med for høye doser. For laserskader: Øyeskader (NB! Det kan ta tid før en skade merkes. Hvis du er i tvil om du har fått en skade, oppsøk øyelege), hudskader For UVC-skader: Hudskader (alvorlig solforbrenning), øyeskader (det kan ta tid før skaden merkes), dannelse av ozongass som er giftig, problematisk ved samtidig svikt i ventilasjon, økt kreftfare ved lang tids eksponering med for høye doser. Annet: Utrygghet ved strålingskilde på avveie/mulig eksponering med ukjent dose. Stort behov for informasjon. Potensielt tap av omdømme. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 86 ~

87 Ressurser Risikovurdering Oversikt over interne og eksterne ressurser foreligger i vedlegg B, sentral plan. 17 i FOR nr Risikovurdering og forebyggende tiltak (se referanse/lenke) Virksomheter som planlegger å bruke eller håndtere strålekilder skal kartlegge og vurdere de risikomomenter som er forbundet med strålingen. Nye aktiviteter som omfatter strålekilder, skal ikke settes i gang før risiko er vurdert og nødvendige forebyggende tiltak er iverksatt. Risikovurderingen skal dokumenteres skriftlig. Følgende skal delta på risikovurdering ved oppstart av ny aktivitet: Fagansvarlig, instrumentansvarlig (hvis aktuelt), lokal strålevernkoordinator. Faregrad og tiltak ved uhell skal dokumenteres skriftlig. Viktig informasjon Denne innsatsplanen angir supplerende tiltak og varsling når en strålekilde er involvert, og må kombineres med annen relevant innsatsplan.ut fra type hendelse vil den øvrige håndteringen kunne skje i samsvar med: Innsatsplan 1 Skade/død på student/ansatt. Innsatsplan 2 Brann, eksplosjon og evakuering. Innsatsplan 8 Hendelser med negativ konsekvens for ytre miljø. Kriseinformasjonsplan - Hendelser med spesielle krav til informasjonshåndtering, kap 8.4 Ansvarsforhold Linjeleder (dekan/avdelingsleder) er ansvarlig for at det utarbeides lokale rutiner for uhell med strålekilder. Rutinene skal utarbeides på bakgrunn av oppdaterte risikovurderinger. Oppgave - Ulykker, uhell og unormale hendelser med strålekilder UTFØRT MERKNAD Førsteinnsats ved akutte skader forårsaket av røntgen, laser eller UVC 1. Slå av kilden, og skaff oversikt over skadene. Ring 113 ved akutt behov for hjelp. Ved alvorlige øyeskader skal den skadede følges til sykehuset av en annen ansatt gjerne en som kjenner involvert apparatur. Ambulanse bør rekvireres. For hudskader må man være klar over at det kan forekomme latenstid (tid før symptomer opptrer) for alle disse typene stråling. 2. Varsle: 1. Romansvarlig/instumentansvarlig (se romkort på døra) 2. Lokal strålevernskoordinator HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 87 ~

88 Oppgave - Ulykker, uhell og unormale hendelser med strålekilder UTFØRT MERKNAD Førsteinnsats ved uønskede hendelser med radioaktiv stråling 1. Høgskolen har ikke radioaktive kilder som vil kunne gi akutt helseskade. Konsentrer førsteinnsatsen om å skjerme området som kan være kontaminert. 2. Evakuer og lukk rommet ved søl eller svikt i ventilasjon. 3. Varsle: 1. Romansvarlig/instumentansvarlig (se romkort på døra) 2. Lokal strålevernskoordinator 4. Innsatsen på skadestedet ledes av romansvarlig/instrumentansvarlig/lokal strålevernskoordinator i tråd med de retningslinjer som finnes for den aktuelle radioaktive kilden (prosedyrer skal finnes lokalt). 5. Ta på nødvendig beskyttelsesutstyr ved fjerning av søl. Sjekk strålenivåer før og etter fjerning. Ved svikt i ventilasjon bør personell med strålevernkompetanse og måleutstyr bistå driftspersonell. 6. Registrere alle som er blitt eksponert Oppgave - Ulykker, uhell og unormale hendelser med strålekilder UTFØRT MERKNAD Romansvarlig/instrumentansvarlig/faglig ansvarlig 1. Ved uhell hvor det er fare for spredning av radioaktivt materiale varsles: Nærmeste leder Lokal strålevernskoordinator (dekan/avdelingsleder) Sentral strålevernskoordinator (Hovedverneombud , (ring evt Høgskolens beredskapsleder-cso ) for å varsle vedkommende utenfor normal arbeidstid). Statens strålevern tlf Driftsleder og Bygningsansvarlig (Statsbygg) (ved behov for at rengjøringspersonell eller driftspersonell må tas spesielle hensyn) Lokalt hovedverneombud HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 88 ~

89 Ved tap eller tyveri av strålekilder: Politi 112 Nærmeste leder Lokal strålevernskoordinator (dekan/avdelingsleder) Sentral strålevernskoordinator (Hovedverneombud , (ring evt Høgskolens beredskapsleder-cso ) for å varsle vedkommende utenfor normal arbeidstid). Statens strålevern tlf Ved alvorlig personskade (laser, røntgen, UVC): Varsle i hht Innsatsplan 1 Varsle i tillegg: Lokal strålevernskoordinator Sentral strålevernskoordinator (Hovedverneombud , (ring evt Høgskolens beredskapsleder-cso ) for å varsle vedkommende utenfor normal arbeidstid). Statens strålevern tlf Ved behov for mer informasjon kan følgende kontaktes: 1. Leverandør av strålekilde/apparat/instrument 2. Statens Strålevern tlf Rapportere til Statens strålvern Varsle muntlig umiddelbart etter hendelsen. Rapportere skriftlig innen tre (3) dager etter hendelsen. Ved tvil om hendelsen skal varsles, ta telefonisk kontakt med Statens strålevern. Rapporten skal utarbeides av instrumentansvarlig/romansvarlig sammen med lokal strålevernskoordinator eventuelt andre aktuelle personer i hendelsen (faglig ansvarlig, driftsoperatører, laboratorieteknikere o.a.). Rapporten oversendes Statens strålevern med kopi til sentral strålevernskoordinator (Hovedverneombud) Adresse Statens strålevern: Postboks Østerås tlf e-post: nrpa@nrpa.no no Rapporten skal som minimum inneholde: 1. Navn og adresse til virksomheten der uhellet skjedde. 2. Tildelt godkjenningsnummer og/eller meldenummer for virksomheten. 3. Opplysninger om hvem som har laget rapporten. 4. Navn på alle involverte personer. 5. Tidspunkt og sted for uhellet, dvs. hvor i virksomheten skjedde det. 6. Beskrivelse av hendelsesforløpet. 7. Hvilke mottiltak som er gjort/vil bli gjort for å rette opp situasjonen. 8. Beregning/anslag av stråledoser til de involverte personer. 9. Forebyggende tiltak, dvs. tiltak som kan forhindre eller redusere risikoen for liknende uhell. Hendelser som involverer åpne radioaktive kilder skal rapporten i tillegg inneholde: 1. Beregning/anslag av interne og eksterne stråledoser 2. Opplysninger om type radioaktivt stoff og aktivitetsmengde som var involvert HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 89 ~

90 3. Anslag av eventuelt utslipp av radioaktive stoffer til omgivelsene 4. Melde hendelsen som avvik Oppgave - Ulykker, uhell og unormale hendelser med strålekilder UTFØRT MERKNAD Lokal strålevernskoordinator (dekan/avdelingsleder) 1. Bistå romansvarlig/instrumentansvarlig ved strålingsrelaterte hendelser. Foreta en rask risikovurdering av situasjonen. Vurder behov for avsperring av rom, bruk av verneutstyr, varsling av driftspersonell etc. Overta ansvar for håndteringen dersom romansvarlig/instrumentansvarlig ikke har tilstrekkelig kompetanse eller ikke er til stede. 2. Bistå instrumentansvarlig/romansvarlig med rapportering til Strålevernet. 3. Etterarbeid 1. Etterse at rapport sendes til Statens strålevern innen 3 dager. 2. Følge opp avvik og tiltak som er identifisert i rapporten til Statens strålevern. 3. Følge opp involverte studenter og ansatte som er utsatt for utilsiktet eksponering i arbeidstakerregister (Forskrift om ioniserende stråling 12, se referanse) 4. Ansvarlig for å gjennomføre evaluering i etterkant av hendelsen. 5. Gjennomgang av lokale rutiner Oppgave - Ulykker, uhell og unormale hendelser med strålekilder UTFØRT MERKNAD Driftsleder og/eller Bygningsansvarlig (Statsbygg) 1. Ved behov for evakuering skjer dette i henhold til lokal beredskapsplan/lokal evakueringsplan, eventuelt i samråd med brannvesenet. 2. Mengder og styrke på strålekildene som Høgskolen har, er ikke slik at de bør hindre nødetatene i å gå til innsats. Se innsatsplan 2 Brann, eksplosjon og evkuering Det vil kunne medføre risiko å gå ubeskyttet inn i et rom der det benyttes strålekilder. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 90 ~

91 Oppgave - Ulykker, uhell og unormale hendelser med strålekilder UTFØRT MERKNAD Sentral strålevernskoordinator (Hovedverneombud) 1. Bistå lokal strålevernskoordinator og beredskapsledelsen (lokal og evt sentral) med fagkunnskap. Konferere med ekstern fagekspertise, eksempelvis Statens strålevern. 2. Rapportere om hendelsen til Personaldirektøren (HMS-ansvarlig) 3. Delta på evalueringsmøte for å etterse læring etter uønsket hendelse. Formidle erfaringene til lokale strålevernkoordinatorer. Referanser: FOR nr 1380: Forskrift om strålevern og bruk av stråling (strålevernforskriften) FOR : Forskrift om arbeid med ioniserende stråling HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 91 ~

92 10 NORMALISERING Når en krise er avverget eller er under kontroll, starter demobiliseringen av personell. Melding om overgang til normal drift skal følge samme vei som varsel om krise. Ofte vil det være naturlig med en gradvis demobilisering. Beredskapsledelsen på lokalt og sentralt nivå samles, lager en plan over etterarbeid og fordeler oppgaver Evaluering En krise, eller noe som kunne ha blitt en krise, er en viktig kilde til ny lærdom. Den sentrale beredskapsledelsen tar initiativ til et evalueringsmøte, og det skrives en evalueringsrapport etter hendelsen. I den grad nære samarbeidspartnere eller redningsetatene var involvert i krisehåndteringen, bør beredskapsledelsen vurdere å invitere disse til evalueringsmøtet. Del gjerne møtet i to, en intern del, og en del med eksterne. I etterkant av faktiske hendelser skal det vurderes om det er behov for endringer i planverket. Se mal for møtereferat og agenda for evalueringsmøte, vedlegg G. Planverket revideres i tråd med funn fra evalueringen jfr kapittel Rapportering til styret ved høgskolen I etterkant av evalueringen skal det skrives en rapport. Den sammenfatter hendelsen og høgskolens respons og resultat av evalueringen i etterpåklokskapens lys. Beredskapslederne på sentralt og lokalt nivå er ansvarlige for at rapportering gjennomføres på hvert sitt nivå. De skal også se til at dette formidles til ansvarlige for revidering av beredskapsplanen, samt at avvik og forslag til tiltak legges inn i avvikssystemet. Innholdet i rapporten skal også formidles internt og til de eksterne som har vært berørt og involvert. Man bør prøve å videreformidle lærdom av hendelsen til fagforum ved andre universitet og høgskoler, samt til Kunnskapsdepartementet. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 92 ~

93 Vedlegg A - Varslingsliste for beredskapssituasjoner ved Høgskolen i Ålesund Høgskolens døgnbetjente vakttelefoner: Høgskolens beredskapstelefon er: beredskapsansvarlig CSO- beredskapsleder Sentralbord vakttelefon teknisk beredskap/driftsavdelingen vakttelefon IT-seksjon tilsynsvakt (man-fred, 15:30 22:00) Alarmsentral Securitas Tegnforklaring: SBA sentral beredskapsansvarlig (høgskoledirektøren) SBS sentral beredskapsstab CSO sentral beredskapsleder ABF Avdeling for biologiske fag AHF Avdeling for helsefag AIM Avdeling for internasjonal markedsføring AIR Avdeling for ingeniør og realfag AMO Avdeling for maritime operasjoner HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 93 ~

94 VARSLINGSLISTE - SBS Sentral Beredskapsstab Beredskapstelefon Rektor Marianne Synnes Høgskoledirektør Roar Tobro Personaldirektør Lasse Gallefoss Økonomidirektør Per-Vidar Sæhaug Studiedirektør Øyvind Edvardsen Informasjonsleder Magne Rasmussen CSO - Sikkerhetsansvarlig Knut Sjåstad Stedfortredere Direktør (SBA) 1. Personaldirektør 2. Økonomidirektør 3. CSOberedskapsleder CSO sikkerhetsansvarlig/beredskapsleder 1. Økonomidirektør HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 94 ~

95 Sentral/lokal beredskapsplan i tillegg til sentral beredskapsledelse, sjekk at følgende er varslet: Enhet Funksjon Navn Telefon Mobil Utført Sentralbord Ekspedering av telefoner Tilsynsvakt Vakt man-fre mellom 15:30 og 22: Kantinen Ved behov for forpleining Driftsavdeling Vakttelefon Driftsleder Teknisk beredskapsgruppe Olav Sture Statsbygg Bygningsansvarlig Frank Tore Tafjord HMS-leder/ Hovedverneombud Studentparlamentet Varsles når studenter er involvert Andre Tranvåg Kristine Aarnes Møreforsking Marin Når Møreforsking er berørt Øyvind Herse eller Trygg Barnung Ålesund kommune Ved hendelser som berører lokalsamfunnet Sentralbord Beredskapsleder (Albert E. Gjørtz) Kunnskapsparken Bygningsansvarlig Peder Ryste Odd Dybvikstrand HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 95 ~

96 Fagskolen Rektor Alf Furland Sentralbord Lokal beredskapsledelse ABF Avdeling for biologiske fag Navn Funksjon Telefon Mobil Stedfortreder Tove Havnegjerde Dekan Birgitte Torset Birgitte Torset Fagseksjonsleder Anne Røsvik Fagseksjonsleder Willy Sæter Verneombud Andre Tranvåg Lokal beredskapsledelse AIM Avdeling for internasjonal markedsføring Navn Funksjon Telefon Mobil Stedfortreder Siv Marina Flø Karlsen Dekan Dagrun Lorgen Jensen Jon Ivar Håvold Programansvarlig Steinar Nistad Programansvarlig Willy Sæter Verneombud Andre Tranvåg HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 96 ~

97 Lokal beredskapsledelse AHF Avdeling for helsefag Navn Funksjon Telefon Mobil Stedfortreder Elin M. Aasen Dekan Gunnhild N. Furnes Bente Skei Skagøy Fagseksjonsleder Gunnhild N. Furnes Rådgiver Willy Sæter Verneombud Andre Tranvåg Lokal beredskapsledelse AIR Avdeling for ingeniør og realfag Navn Funksjon Telefon Mobil Stedfortreder Geirmund Oltedal Dekan Kjell Inge Tomren Webjørn Rekdalsbakken Kjell Inge Tomren Programansvarlig Automasjon Programansvarlig Data Andre Tranvåg Verneombud Willy Sæter Lokal beredskapsledelse AMO Avdeling for maritime operasjoner Navn Funksjon Telefon Mobil Stedfortreder Hans Petter Hildre Dekan Lars Petter Bryne / Øyvind Andersen Programansvarlig Arne Jan Sollied Programansvarlig Andre Tranvåg Verneombud Willy Sæter HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 97 ~

98 VEDLEGG B RESSURSOVERSIKT INTERNE RESSURSER OPPDATERT 1. JANUAR 2013 Avdeling Funksjon Involveres Kan bistå med Telefon Sentral ledelse Direktør (SFA beredskapsansvarlig) (Stedfortreder, personaldirektøren) Varsles når sentral beredskapsplan iverksettes. Holdes løpende underrettet ved krisesituasjoner av betydelig omfang og/eller der man kan forvente stor oppmerksomhet fra media. Være høgskolen sitt ansikt utad: Bistå på pressekonferanser Informere mediene Være en synlig leder av høgskolen internt: Gjennomføre interne informasjons-møter ved hendelser som sterkt berører ansatte og studenter. Bidra på minnesamvær ved hendelser som sterkt berører ansatte og studenter ( ) Være støtte for sentral beredskapsledelse, bistå i beredskapsledelsen på et strategisk nivå. Sentral ledelse Rektor (Prorektor) Varsles når sentral beredskapsplan iverksettes. Påser at beredskapsorganisasjonen fungerer slik som styret har forutsatt, og vurdere om tilstrekkelig med ressurser er tilgjengelig. Kaller inn styret dersom det er nødvendig ( ) Sentral ledelse CSO-beredskapsansvarlig (Stedfortreder, økonomidirektøren) Varsles ved alle hendelser av betydelig omfang og/eller der man kan forvente stor oppmerksomhet fra media. Bistå lokal beredskapsleder ved behov. Beslutte om nødvendig høynet beredskap og leder situasjonen i samsvar med sentral beredskapsplan ( ) Varsles når lokal beredskapsplan iverksettes. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 98 ~

99 Sentral ledelse HMS-ansvarligpersonaldirektør (hovedverneombud HMSleder) ( ) Varsles ved død eller person-skade på student og/eller ansatt. Bistå berørt(e) enhet(er) i oppfølging av de involverte sammen med: Personalavdelingen (ansatte) Studieavdelingen (studenter) (Kari Vedde) Studentsamskipnaden (studenter) Økonomiseksjon Økonomidirektør Varsles og mobiliseres dersom CSOsentral beredskapsleder er indisponibel. Overordnet ansvar for at Teknisk beredskapsgruppe etableres og fungerer slik som forutsatt i beredskapsplanen Personalseksjon Personaldirektør Varsles ved død eller person-skade på ansatt. Ansvarlig for høgskolens bidrag innen psykososial omsorg ved høynet beredskap (Stedfortreder, Unni Sletten) Personalavdelingen kan bistå med rådgivning og håndtering av helse, miljø og sikkerhets-arbeidet, inklusiv psykososial omsorg, i samarbeid med HMS-ansvarlig Ved behov, bistå med: personell informasjon om ansatte Informasjonsseksjonen Informasjonsleder Varsles ved alle hendelser av betydelig omfang og/eller der man kan forvente stor oppmerksomhet fra media. Ansvarlig for intern og ekstern informasjon, herunder bemanning av sentralbord og opprettelse av informasjons- og pressesenter i henhold til kriseinformasjonsplanen. Informasjonslederen kan bistå lokal beredskapsledelse med informasjonstiltak Studieseksjon Studiedirektør (Stedfortreder, Per Arne Orloff) Varsles ved død eller personskade på student. Ved behov, bistå med: personell informasjon om studenter (navn, adresse, telefonnummer og bilde) Studieseksjonen Internasjonal koordinator Varsles ved hendelse i utlandet Ved behov, bistå med: personell informasjon om studenter (navn, adresse, telefonnummer og bilde) HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 99 ~

100 IT-seksjonen IT-leder (Stedfortreder) Varsles ved uavklarte og uoversiktlige avvik som involverer ITsystem og nettverk og ved avvik i ITsystemer og nettverk, evt ved situasjoner som kan true dette. Vil inngå i sentral beredskapsledelse og ved behov bistå beredskapsleder ( ) Driftsavdelingen Driftsleder og den som til en hver tid har døgnvakt ved høgskolen Varsles ved branntilløp, avvik i tekniske system, vann, avløp, elektriske anlegg, evt. ved situasjoner som kan true drift av høgskolen. Bistå beredskapsledelsen ved hendelser som berører teknisk drift av høgskolen. Håndtering av driftsmessig og teknisk hendelser og avvik. Se teknisk beredskapsgruppe Tabell 1.2 for oversikt over tilgjengelig personell driftsleder vakttelefon Statsbygg Bygningsansvarlig, Frank Tore Tafjord (Stedfortreder, Oddbjørn Aasen) Varsles ved branntilløp, avvik i tekniske system, vann, avløp, elektriske anlegg, evt. ved situasjoner som kan true drift av høgskolen. Bistå beredskapsledelsen ved hendelser som berører teknisk drift av høgskolen ( ) Studentparlamentet Leder 2013 (Kristine Aanes) Varsles når studenter er involvert. Er høgskolen sitt øverste studentorgan og skal være representert i beredskapsledelsen når studenter er involvert i hendelsen Fagforening Tillitsvalgt utpekt av fagforeningene Kontaktperson: Randi Tafjord Stedfortreder: Kari Marie Øvrebø Varsles når medlemmers helse, miljø og sikkerhet er berørt. I første rekker ved dødsfall og kriminelle handlinger utført av ansatte. Kan ved behov bistå med informasjonsformidling, psykososial omsorg. De største fagforeningene ved høgskolen: Forskerforbundet Sykepleierforbundet NITO - Norsk ingeniørorganisasjon Parat Tekna - Teknisknaturvitenskapelig forening HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 100 ~

101 VEDLEGG B EKSTERNE RESSURSER OPPDATERT 1. JANUAR 2013 (Alfabetisk) Avdeling Funksjon Kan bistå med Telefon Nettside Arbeidstilsynet Varsles om alvorlig arbeidsulykke (død og personskade). Vil registrere arbeidsrelaterte ulykker. Ved noen ulykker vil det også være behov for granskning av ulykke. Høgskolen skal da legge til rette for det og bistå. Arbeidstilsynet har også fagfolk som kan svare på spørsmål om HMS, arbeids-miljø, rettigheter og plikter, (tast 1) I arbeidstid: (tast 3) Utenom arbeidstid: Inger Marie Seth et.no/artikkel.html?tid= Brannvesenet Varsles ved brann, eksplosjon, gasslekkasje, akutt forurensing Ansvarlig for innsats innenfor brannvesenets ordinære ansvarsområde slik som brannslokning og redning. Akutt forurensning som ikke kan håndteres internt meldes til brannvesenet. (tilsynsleder, Ålesund og Kristiansund) 110 (akutt) (sentralbord) mmune.no/sub/brannve sen/ Brannsjefen har ordensmyndighet og skadestedsledelse inntil dette overtas av politiet. Evakuering er høgskolen sitt ansvar, men brannvesenet vil ved en hendelse gjennomsøke skadested med røyk/kjemikaliedykkere. Søket vil primært være etter personer og skadeopphav. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) DSB er fagmyndighet på områdene brann- og elsikkerhet, håndtering av brannfarlig-, eksplosjonsfarlige, trykksatt og reaksjonsfarlige stoffer og landtransport i alle fareklasser samt sikkerhet ved produkter og forbrukertjenester (beredskaps tlf) (sentralbord) Folkehelseinstituttet (FHI) Nasjonalt folkehelseinstitutt (FHI) er et forvaltningsorgan underlagt Helse- og omsorgsdepartementet. FHI er en nasjonal kompetanseinstitusjon innen smittevern, miljømedisin, epidemiologi, psykisk helse samt rettstoksikologi og rusmiddelforskning default.aspx?pid=233&t rg=mainarea_5661&ma inarea_5661=5640:0:1 5,1368:1:0:0:::0:0 Fylkesmannen i Møre og Romsdal Fylkesmannen har et koordinerende ansvar for samfunnssikkerhet i fylket HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 101 ~

102 både i fred og krig, og skal føre tilsyn, gi råd og veilede i aktuelle samfunnssikkerhetsspørsmål. n.no/mr Ved behov for å iverksette en regional samordning, skal det opprettes kontakt mellom Fylkesmannen og berørte politidistrikter. Giftinformasjonssentralen Klima- og forurensningsdirekto ratet Klif Kriseteamet i Ålesund kommune Beredskapsleder i Ålesund kommune Ved mistanke om akutt forgiftning. Varsles ved behov for krisehjelp og bistand til psykososial omsorg. Hjelp og råd ved forgiftninger og forgiftningsfare (døgnåpen) (Tidligere SFT) kan gi råd og veiledning ved akutt forurensning. Kriseteamet i Ålesund kommune utløses via kriseledelsen i kommunen, Politiet, Brannvesenet eller AMK, som vurderer behov for - og som kaller ut/kontakter kriseteamet ved en hendelse. Vil komme på stedet og sammen med politi og/eller helsepersonell etterse at det iverksettes psykososiale støttetiltak i henhold til behov. Tiltak rettes inn mot det nivået som er nærmest de som er rammet (eget nettverk, arbeidsplassen, lokal helse- og sosialtjeneste). 110 (brannvesenet) (sentralbord kommunen) (Albert E. Gjørtz) lseogsunnhet/giftinform asjon/sider/default.asp x m-oss mmune.no/tjenester/ind ivid-ogsamfunn/beredskap-ogsikkerhet/kriseteampsykososial mmune.no/fakta-omalesund/organisasjon/4 47- organisasjon/stab/4463 -plan-og-utvikling De sørger også for at de berørtes fastlege informeres om hendelsen. Kriseteamet er operative til primærhelsetjenesten overtar. Videreføring av tiltak gjøres av fastlegen, primærhelsetjenesten og evt. spesialisthelsetjenesten (Ålesund sykehus) Legevakta i Ålesund Varsles ved behov for medisinsk assistanse som ikke er akutt. Alle - også de som er på besøk hit til kommunen, pendler, eller er turister - har krav på legehjelp mmune.no/legevakt Mattilsynet Møreforsking Marin Politi Varsles ved mat og vannbåren smitte samt dyrevelferd, planteforedling og akutt forurensing. Varsles når Møreforsking sine areal, utstyr eller eller personell er berørt Varsles ved større kriser, ulykker og katastrofer (alvorlig personskade, død, Skal varsles og gir råd og veiledning ifht mat og vannbåren smitte samt dyrevelferd, planteforedling og akutt forurensing. Bistå beredskapsledelsen med råd og tiltak når deres personell, laboratorier og utstyr kan bli berørt av hendelsen. Ordensmyndighet og skadestedsledelse. Lede og koordinere operativ innsats ved redningsaksjoner, og vil om (også beredskapsvakt) Distriktssjef Kristin Ness, (Øyvind Herse) (Trygg Barnung) 112 (akutt) (sentralbord) o/ HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 102 ~

103 brann, eksplosjon, trussel, gisselsituasjoner, kriminelle handlinger, student/ansatt er savnet osv.). nødvendig etablere lokal redningssentral (LRS), der helsevesenet og prest er representert i staben. Ved behov vil politiet kontakte kriseteamet i kommunen for evt. opprettelse av informasjons- og mottakssted for pårørende og fysisk uskadde etter en ulykke. Sjømannskirka Varsles og mobiliseres ved hendelser i utlandet. Ved dødsfall er det politiet som varsler pårørende. Vil på kort varsel reise ut og være høgskolen sin representant på stedet og gi psykososial omsorg til studenter og ansatte i utlandet (beredskaps -tlf) o/tema.aspx?m=2764& amid=26855 Statens strålevern Varsles ved hendelser, uhell eller ulykker med strålekilder. Statens strålevern har forvaltningsog tilsynsansvar ved all bruk av strålekilder i medisin, industri og forskning. Kan rådspørres om tiltak innen strålevern (vakttelefon) (sentralbord) akt-oss Utenriksdepartementet (UD) Ålesund kommune, Team Folkehelse og Velferd Ålesund kommune, Sentraladministrasjon Rådmann Varsles ved hendelser i utlandet. Varsles ved smitteutbrudd ved høgskolen. Varsles ved hendelser som berører lokalsamfunnet. UD kan gi råd og veiledning ved hendelser i utlandet. Utenriksstasjonene kan i spesielt vanskelige situasjoner bistå studenter og ansatte i utlandet. Ansvaret for å løse akutte helsemessige problemer, f. eks. utbrudd av næringsmiddelbåren sykdom, er tillagt kommunehelsetjenesten ved smittevernoverlegen. De bistår også med råd og veiledning. Kommunen kan bistå med informasjonsformidling til lokalbefolkningen. Ved større kriser eller katastrofer som høgskolen er involvert i, vil kommunens kriseplan, evt. katastrofeplan bli utløst (akutt og sentralbord) (teamleder) (kommuneoverlege) (sentralbord) (rådmann) (kommunalsjef) mmune.no/tjenester/hel se/folkehelse/447- organisasjon/stab/4461 -folkehelse-og-velferd mmune.no/fakta-omalesund/organisasjon/r admann-ogkommunalsjefer (beredskaps -leder) Ålesund sykehus Varsles ved behov for akutt medisinsk hjelp. Innsatsenhet ved sykdom og ulykker med skade på person. Ambulanse blir tilkalt ved å ringe akuttnummer 113, eller gjennom direkte kontakt med lege som rekvirerer ambulanse. 113 (akutt medisinsk hjelp) (sentralbord) Sykehuset har ansvar for å ivareta skadde som blir innlagt og deres pårørende. Andre pårørende henvises til kommunens/politiets senter for pårørende. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 103 ~

104 (Vedlegg C i landscape-format finnes bakerst i planen) HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 104 ~

105 VEDLEGG D BEREDSKAPSPLAN FOR PSYKOSOSIAL OMSORG INNHOLD 1. INNLEDNING 1.1 Oppbygging og bruk av planen OPERATIV DEL 2. VARSLING OG MOBILISERING 3. INNSATSPLANER 3.1 Truende situasjoner for studenter og/eller ansatte. Vær faktaorientert. Bruk et enkelt språk og vær konkret 3.2 Psykososial omsorg ved plutselig død blant studenter og/eller ansatte 3.3 Høgskolen sin bistand til opprettelse og drift av evakuerte- og pårørendesenter 3.4 Oppfølging av innsatspersonell 4. VEILEDNING OG UTFØRELSE 4.1 Informasjonsformidling via 1. linje 4.2 Minnestund 4.3 Sorgarbeid i 2. oppfølgingsfase ADMINISTRATIV DEL 1. INNLEDNING 1.1 Mål med psykososial omsorg i beredskapssituasjoner 1.2 Gyldighet og revisjon av plan for psykososial omsorg 1.3 Plangrunnlag 1.4 Planforutsetninger 2. ANBEFALINGER OG VEILEDNING OM PSYKOSOSIAL OMSORG 3. ROLLE-OG ANSVARSFORDELING EKSTERNT VED PSYKOSOSIAL OMSORG 3.1 Sentrale aktører innen psykososial omsorg Redningstjenesten Ålesund sykehus Kriseteamet i Ålesund kommune Studentsamskipnaden 4. PSYKOSOSIAL OMSORG VED HØGSKOLEN 4.1 Psykososial omsorg sentral beredskapsledelse 4.2 Psykososial omsorg lokal beredskapsledelse 5. REFERANSER HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 105 ~

106 1 INNLEDNING 1.1 Hva er psykososial omsorg? Psykososial omsorg inkluderer en helhetlig og behovsrelatert hjelp til mennesker etter en akutt oppstått krisesituasjon. Slik hjelp kan innebære ulike former for hjelp: medisinsk, psykologisk, sosiale (f.eks. mobilisering av sosiale nettverk), praktisk, økonomisk, juridisk og religiøst (f.eks. kontakt til/samtale med prest eller eget religiøst samfunn). Ved større hendelser, der kommunens hjelpeapparat er mobilisert, skal høgskolen primært bistå med å legge til rette for ivaretakelse av de involverte og deres pårørende. Ved mindre hendelser, vil høgskolen sitt eget ressursapparat kunne yte bistand eller henvise videre i hjelpeapparatet. 1.2 Oppbygging og bruk av planen Beredskapsplan for psykososial omsorg består av følgende dokument: Operativ del Administrativ del Operativ del Den operative delen av beredskapsplanen er et praktisk hjelpemiddel til bruk under kriseeller beredskapssituasjoner, og gir føringer for håndtering av kriser og ulykkeshendelser. Følgende er beskrevet: Varsling og mobilisering av beredskapsinnsatsen ved høgskolen opp mot politi og kommunalt hjelpeapparat innen psykososial omsorg. Innsatsplaner for psykososial omsorg med tilhørende oppgavefordeling for nøkkelpersonell innen håndtering av hendelsen. Administrativ del Den administrative delen av beredskapsplanen viser bakgrunn og forankringen av planen, rutiner for oppdatering og vedlikehold av planen samt informasjon om beredskap i grensesnitt mot det offentlige hjelpeapparatet. Følgende er beskrevet: Mål for og administrasjon av planverket. Generell informasjon hvilke kriser og ulykkeshendelser som trigger ulike typer psykososial omsorg. Anbefalinger og veiledning Aktører og rollefordeling inn psykososial omsorg. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 106 ~

107 OPERATIV DEL 2. VARSLING OG MOBILISERING Tidlig varsling og mobilisering er viktig element i god krisehåndtering. Ved iverksetting av psykososial omsorg i beredskapssituasjoner er det politiet som tar initiativ. Lokal og sentral beredskapsleder mobiliserer deretter ressurser på sine respektive nivå. Personaldirektøren er ansvarlig for høgskolen sin beredskap innen psykososial omsorg og er den som mobiliserer og koordinerer høgskolen sin innsats mot politi og kommunalt hjelpeapparat, se Figur 2-1. HENDELSE BEHOV FOR PSYKSOSIAL OMSORG Varsler og mobiliserer Håndterer 110 Brann 112 Politi 113 Ambulanse Kommunalt hjelpeapparat - Kriseteamet - Legevakt - Ålesund sykehus Høgskolen sin beredskapstelefon Lokal beredskapsleder Lokal HMS ressurs - Personaldirektør - HMS-leder Ressurs fra egen avdeling Sentral beredskapsleder Ressurser etter behov fra: - Personalseksjonen - Studieseksjonen - Informasjonsleder - Samskipnaden - Studentparlamentet Ressurser fra samarbeidspartnere Figur 2.1 Oversikt over varsling og mobilisering av hjelpeapparatet for psykososial omsorg. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 107 ~

108 3 INNSATSPLANER Beredskapsplan Helse Miljø Sikkerhet Risiko og Sårbarhet 3.1 Truende situasjoner for studenter og/eller ansatte Plan 1 Truende situasjoner for studenter og/eller ansatte Beskrivelse Innsatsplanen angir høgskolen sine oppgaver for håndtering av truende situasjoner og trakassering. Eksempler på hendelser som omfattes av denne innsatsplanen er: Forstyrrende/utagerende atferd Fremsettelse av trusler Situasjoner der student er psykisk ustabil/truer med selvmord Denne innsatsplanen omfatter hverdagshendelsene som ikke utløser en beredskapsrespons. Alvorlige anslag og trusler dekkes av innsatsplan nr. 3 i sentrale og lokale beredskapsplaner: Trusler, vold, terror eller gisseltaking. Hendelser som forårsaker skade dekkes av innsatsplan nr. 1 Skade/død på studenter, ansatte og/eller ansatte i beredskapsplanen (sentral og lokal). Skadeomfang og konsekvenser Ressurser Grunnregler Viktig informasjon Behov for oppfølging og psykososial omsorg av den/de fornærmede. Saksbehandling i form av avviksrapportering, skriftlig advarsel, bortvisning osv. Informasjonshåndtering; vurdere behov for informasjon til medarbeider, medstudenter og media. Oversikt over interne og eksterne ressurser innen psykososial omsorg foreligger i kapittel og samt i vedlegg B, sentral beredskapsplan. I forhold til trusler og trakassering gjelder følgende: Ansatte og studenter skal føle seg trygge ved høgskolen. Det skal være ro og orden i våre arbeids- og studielokaler. Personer som viser aggressiv og/eller truende oppførsel skal henstilles om å opptre behersket. Hvis oppførselen ikke bedres skal personen bes om å forlate stedet. Politiet skal kontaktes dersom vedkommende ikke etterkommer anmodningen om å forlate stedet Utestengning og bortvisning av student etter skriftlig advarsel og gjentatte episoder skal skje i tråd med føringene i Universitet- og høyskolelovens 4-8. Kolleger skal ha lav terskel for å gripe inn der en sitasjon er under oppseiling (tilkalle hjelp eller avlede). Merk: Ved alvorlige vold- og trusselsituasjoner skal politiet varsles umiddelbart. Gjentagende utilbørlig atferd skal også varsles politiet. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 108 ~

109 Plan 1 Oppgave - Truende situasjoner for studenter og/eller ansatte Utført Merknad Den som oppdager, blir utsatt for eller er vitne til truende situasjoner eller trakassering 1. Hvis du er direkte truet/redd, tilkall hjelp! Politi 112 Følgende råd kan hindre eskalering: 1. Opptre rolig. 2. Lytt og vær observant. 3. Vis forståelse. 4. Vær faktaorientert. Bruk et enkelt språk og vær konkret. 5. Forklar tydelig hva som er mulig og hva som ikke kan la seg gjøre. 6. Vær hjelpsom. 7. Vær ikke dominerende eller underkastende. 8. Hold en passende avstand. 9. Tenk på vedkommendes selvbilde og opplevelse av kontroll over situasjonen. 10. Ta deg god tid og ikke gjør noe overilt. 11. Tilkall hjelp fra en kollega hvis mulig. 2. Prøv å bryte opp situasjonen ved å fjerne deg fra stedet (si du skal hente kaffe, høre med noen andre etc). Prøv å få med deg noen andre tilbake. 3. Dersom du er alene, kontakt politiet eller legevakta dersom situasjonen tilspisser seg. De som har alarmknapp benytter denne. 4. Vitner kan prøve å avlede situasjonen ved å tilby kaffe, sitteplass e.l. Tilkall hjelp fra politiet heller en gang for mye enn en for lite! 5. Ansatte som er vitne til situasjonen bør vurdere om det er behov for å avskjerme situasjonen slik at ikke flere blir involvert. 6. Vold, tilløp til vold og trusler om vold skal ifølge AML 2-3 rapporteres til den berørtes leder. Dette gjelder selv om det ikke oppstår personskade. Alle ansatte har slik varslingsplikt. 7. Alle situasjoner med truende adferd skal meldes inn i avvikssystemet så snart som mulig. Nærmeste leder med personalansvar har ansvar for at dette blir gjort. God rapportering av avvik gjør at vi kan fange opp gjentakende vanskelig adferd, slik at tiltak kan iverksettes. 8. Vurder anmeldelse til politiet. Hvis anmeldelse er aktuelt, kontakt juridisk rådgiver ved personalavdelingen eller høgskoledirektøren. Den fornærmede kan også selv anmelde forholdet. Se detaljer lengre ned i denne innsatsplanen. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 109 ~

110 Tiltak overfor student som opptrer truende eller trakasserer andre Avdelingens ansvar 1. Personer med forstyrrende atferd, kan der og da bli bedt om å forlate forelesningen, eksamenslokalet eller andre lokaler. Dette er ikke bortvisning eller utestenging, men konkrete tiltak for å opprettholde ro og orden. Hvis vedkommende ikke vil forlate lokalet, skal politiet kontaktes. 2. Avdelingen må ta en innledende vurdering om hendelsen er så grov at man umiddelbart ønsker å gi en skriftlig advarsel. 3. Hvis JA gå direkte til punkt 4 (neste punkt). Innkall studenten til en samtale. Dekan, med støtte fra fagseksjonsleder/programansvarlig, avgjør hvem som skal delta fra høgskolen sin side. Det skal være minimum to personer fra høgskolen tilstede. Opplys studenten om vedkommendes mulighet til å ha med seg bistand (tillitsvalgt). Samtalen har følgende mål: Avklare hva som er problemet. Sjekke ut evt hjelpebehov for studenten (psykisk/fysisk/praktisk). Tydeliggjøre konsekvenser hvis oppførselen fortsetter. NB! Samtalen dokumenteres i et møtereferat i løpet av møtet. Studenten skal om mulig skrive under på at møtet er gjennomført og at referatet er godkjent. 4. Ved grov hendelse der man gir skriftlig advarsel med en gang, eller hvis oppførselen ikke endres etter innledende samtale: Studenten innkalles til samtale. Studieseksjonen skal være representert, da det er de som er formelt ansvarlige for studenten. Deltaker nr 2 avtales med avdelingen. Vurder også om det er behov for personell med spesiell kompetanse med under samtalen (personal, tolk, psykiatrisk-, kulturell- eventuell religiøs kompetanse). Student kan ha med tillitsvalgt. Universitets- og høyskoleloven har i 4-8 nr. 1 bestemmelser om skriftlig advarsel, bortvisning og utestenging dersom en student opptrer på en slik måte at det virker grovt forstyrrende for medstudenters arbeid eller for virksomheten ved institusjonen ellers. Retningslinjer for utstedelse av skriftlig advarsel følger vedlagt denne innsatsplanen HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 110 ~

111 Tilak over for ansatt som opptrer truende Dekan og direktør sitt ansvar 1. Nærmeste leder med personalansvar vurderer hvor grov hendelsen er og vurderer videre saksgang. 2. Iverksett nødvendige skjermende tiltak både ovenfor kolleger og evt studenter slik at de som er berørte ikke får større belastning enn nødvendig. Oppfølging av berørte studenter 1. Avdelingen, i samråd med studieseksjonen, har det formelle ansvaret for at studenter blir ivaretatt etter en hendelse. Dekan er ansvarlig for å utpeke en ansvarlig som følger opp i hht punktene under. 2. Vurder om legehjelp er nødvendig. Hvis den/de berørte må til lege: Følg vedkommende, eller sørg for at vedkommende blir fulgt, og for at noen er sammen med vedkommende rett etterpå. 3. Gjennomfør første samtale med berørt student. Vis omsorg og nærvær, men ha fokus på fakta hva skjedde? 4. Vurderer behov for å kontakte pårørende eller nære venner i samråd med vedkommende. 5. Vurder behov for ytterligere faglig oppfølging eller ekstern bistand. Følgende ressurser er aktuelle: Fastlegen til vedkommende Studentsamskipnadens psykososiale helsetjeneste Studieseksjonen Personalavdelingen 6. Meld hendelsen som avvik også om det er studenter som er utsatt for en uønsket situasjon. 7. Hvis det er ansatt som har opptrådt truende eller trakassert en student, skal studenten om mulig skjermes mot vedkommende. 8. Sørg for å holde studenten informert om evt videre saksgang internt i høgskole-systemet. Informasjon gir trygghet 9. Vurder behov for informasjon til medarbeidere og medstudenter. 10. Vurder sanksjoner mot skadeforvolder. 11. Evaluering vurdere behov for tiltak (forebyggende arbeid). HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 111 ~

112 Oppfølging av berørte ansatte - Nærmeste leder med personalansvar sitt ansvar 1. Vurder om legehjelp er nødvendig. Hvis leder ikke er på jobb, må dette vurderes av de som er på jobb sammen med den som er utsatt for hendelsen. Hvis den/de berørte må til lege: Sørg for at vedkommende blir fulgt, og sørg for at noen er sammen med vedkommende rett etterpå. 2. Vurder alvorlighetsgrad for evt. melding videre oppover i linja. 3. Gjennomfør første samtale med arbeidstaker. Vis omsorg og nærvær, men ha fokus på fakta hva skjedde? 4. Vurderer behov for å kontakte pårørende i samråd med vedkommende. 5. Vurder behov for ytterligere faglig oppfølging eller ekstern bistand (kan konferere med verneombud). Ved behov for ekstern samtalehjelp, kan personalavdelingen kontaktes. 6. Meld hendelsen som avvik. Bistå om nødvendig med dette. 7. Vurder behov for informasjon til medarbeidere og studenter. 8. Den/de berørte bør gjenoppta arbeidet så snart som mulig. Nærmeste leder med personalansvar må holde kontakt i en eventuell sykemeldingsperiode. Når arbeidet skal gjenopptas er det viktig med støtte og tilrettelegging. Situasjonen og eventuelle problemer vurderes spesielt. Det kan være et problem å møte skadeforvolderen igjen. Nærmeste leder med personalansvar skal da iverksette tiltak. 9. Vurder sanksjoner mot skadeforvolder. 10. Evaluering vurdere behov for tiltak (forebyggende arbeid). Oppfølging av andre (vitner, kolleger etc) - Dekan/direktør sitt ansvar 1. Både vitner, kolleger og medstudenter kan ha oppfattet situasjonen som skremmende og trenger mulighet til å bearbeide reaksjonene. Samtidig er det viktig at de får høre hva som skjer med de involverte. Det er viktig å ta tak i dette umiddelbart etter hendelsen. 2. Personavdelingen kan bidra med råd og bistand til oppfølging for ulike grupper av berørte. Kall gjerne sammen til allmøte ved alvorlige situasjoner. Dette bør skje senest påfølgende dag. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 112 ~

113 Dersom tiltak uteblir eller ikke virker tilfredsstillende 1. Dersom tiltak uteblir eller ikke virker tilfredsstillende skal: - arbeidstaker varsler leder og verneombudet. Jf. AML verneombudet tar kontakt med sitt lokale hovedverneombud. Dette sikrer viktig støtte i det videre arbeidet. - Arbeidsgiveren skal gi verneombudet svar på henvendelsen. Er det ikke innen rimelig tid tatt hensyn til meldingen, skal verneombudet informere sitt lokale hovedvernombud. Arbeidstakere har også en selvstendig plikt til å avbryte arbeidet når en anser at arbeidet ikke kan fortsette uten å medføre fare for liv eller helse, jfr. AML 2-3, pkt 2c. Anmeldelse 1. Den avdelingen som får innmeldt en alvorlig trussel skal vurdere politianmeldelse/ sende inn påtalebegjæring dersom Straffelovens 228 (legemsfornærmelse), 229 (skade) og /eller 127 (vold mot offentlig tjenestemann), 128 (trusler mot offentlig tjenestemann) brytes. Det presiseres at ikke alle saker nødvendigvis skal anmeldes; anmeldelse må vurderes i hvert enkelt tilfelle, men terskelen for anmeldelse bør være lav. Høgskolens sin juridiske rådgiver (personalavdelingen) kan rådspørres om dette. Dersom en kommer til at høgskolen ønsker å levere anmeldelse/ påtalebegjæring, så ta kontakt med juridisk rådgiver, personaldirektør, eller direktøren. Ved utforming av anmeldelse/påtalebegjæring må en vurdere innholdet nøye slik at en ikke røper taushetsbelagte opplysninger som ikke er nødvendig for å gi politiet informasjon om hendelsen. Hva hvis en student truer med selvmord/ er i tydelig alvorlig psykisk ubalanse? 1. Høgskolen plikter å bistå med å finne relevant hjelp. Ansatte skal ikke gå inn i en sjelesørger/hjelperolle. Følgende råd kan bidra til å avklare behov for oppfølging: Vær faktaorientert. Bruk et enkelt språk og vær konkret. Er det behov for hjelp (psykisk/fysisk/praktisk)? Spør om du skal kontakte pårørende eller helsetjenesten HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 113 ~

114 for vedkommende. Spør om Hva har du tenkt å gjøre nå etter møtet? Er du farlig for deg selv? Inkluder en kollega: Si at du ønsker en kollegas innspill Hvis du opplever at personen representerer fare for seg selv eller andre, skal vedkommende følges opp. Se videre i innsatsplanen. 2. Hvis du i en gitt situasjon mistenker akutt fare for liv og helse: Ring 113. Ved alvorlig rus/psykiatri-problematikk som ikke utgjør akutt fare, kan Legevakt kontaktes på telefon Kommunen har et kriseteam som kan følge opp ved behov Hvis den berørte må til lege/legevakt: Følg vedkommende, eller sørg for at vedkommende blir fulgt og for at noen er sammen med vedkommende rett etterpå. 4. Følgende ressurser kan kontaktes for bistand der situasjonen er mindre akutt: - Fastlegen til vedkommende (legen kan ikke drøfte saken med deg, men du kan be vedkommende lytte til dine bekymringer. Slik kan legen ta saken videre.) - Studentsamskipnadens psykososiale helsetjeneste - Personalseksjonen - Studentseksjonen 5. Samtal med studenten om at du forstår at vedkommende nå er i en vanskelig situasjon, men at det finnes hjelp. Spør vedkommende om du kan få kontakte noen som kan bistå, samt tilby å kontakte pårørende eller nære venner som kan avhjelpe den akutte situasjonen. 6. Sørg for at vedkommendes avdeling blir underrettet om at det er behov for ekstra oppfølging. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 114 ~

115 3.2 Psykososial omsorg ved plutselig død blant studenter og/eller ansatte Plan 2 Psykososial omsorg ved plutselig død blant studenter og/eller ansatte Beskrivelse Skadeomfang og konsekvenser Beskriver psykososiale tiltak ved plutselig død blant studenter og/eller ansatte. Eksempelvis ved hendelser som: Ulykker som fører til dødsfall Selvmord Død etter kort tids sykdom Student eller ansatt er savnet (forsvinning, mistenkt død) Behov for informasjon til studenter, ansatte og pårørende. Behov for kondolanse til pårørende. Behov for minnestund/markering med involvering fra studenter, ansatte og pårørende ved død. Behov for samling/markering dersom student eller ansatt er meldt savnet, mistenkt død. Ressurser Viktig informasjon Oversikt over interne og eksterne ressurser ifht psykososial omsorg foreligger i Vedlegg A og Vedlegg B. Merk: Øvrige tiltak ved alvorlig ulykke/død på student/ansatt finnes i innsatsplan 1 i operativ beredskapsplan. Ved dødsfall er det politiet som varsler pårørende. All informasjon om sykdom/skade er i utgangspunktet konfidensiell/fortrolig informasjon mellom den ansatte og høgskolen, og må derfor behandles deretter både internt og eksternt. Plan 2 Psykososial omsorg ved plutselig død blant studenter og/eller ansatte Utført Merknad Varsling 1. Ved dødsfall skal følgende varsles: Politi 112 (dersom dette ikke er gjort) Enhetsleder (direktør/dekan/personaldirektør/studiedirektør) HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 115 ~

116 Politiet 1. Varsle: - Pårørende om dødsfallet. Dersom student eller ansatt har sine nærmeste pårørende utenfor Ålesund, varsles presten på studentens/den ansattes hjemsted. Lokal prest/kriseteam varsler deretter pårørende der. 2. Pårørendetelefon: Politiet kan opprette pårørendes svartelefon i tilfeller der det kan forventes stor pågang fra pårørende. Denne driftes av politiet. For hendelser i utlandet 1. Varsle: -Politiet varsler pårørende om dødsfallet. Dersom student eller ansatt har sine nærmeste pårørende utenfor Trondheim, varsles presten på studentens/ den ansattes hjemsted. Lokal prest varsler deretter pårørende der. Lokal beredskapsledelse 1. Innkalle til møte for å få klarhet i situasjonen, planlegge håndtering videre, inklusiv informasjonstiltak. Følgende instanser bør være representert: Ledelsen ved avdelingen (dekan, fagseksjonsleder/programansvarlig) Studentsamskipnaden (student) Studiedirektøren (student) Personaldirektøren (ansatt) Innhente bistand ved behov fra: Informasjonslederen (informasjonstiltak) Direktøren (ansatt, student) 2. Legge til rette for, og kalle sammen til informasjon og samtale på studiestedet/arbeidsplassen. Informere om: dødsfallet og situasjonen rundt, kun klarert informasjon fra politiet. hvilke hjelpetiltak innen psykososial omsorg som kan benyttes. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 116 ~

117 Anmode de berørte til å ta vare på hverandre. 3. Ved behov, tilby samtale med de som var direkte involvert (f.eks. deltagere på en fest, hyttetur, ekskursjon eller konferanse). Kommunalt kriseteam kan tilby samtaler. Ved høgskolen kan bedriftshelsetjenesten (Medi 3) tilby kartleggingssamtale for å vurdere evt videre oppfølgingsbehov. Studentsamskipnaden/persalseksjonen tilbyr samtaler og sorggrupper. 4. Arrangere minnestund i samarbeid med studentsamskipnaden og personalavdelingen (bistår også for ansatte), studenter, ansatte og evt. familie: - Informere om hva som har hendt. - Avholde minneord. - Gi anledning til samtale og spontane minneord. Samskipnaden/personalavdelingen kan formidle kontakt med representanter fra andre trossamfunn ved behov. Omstendighet rundt dødsfallet, evt. personens tilknytning til høgskolen vil kunne medføre at flere fra høgskolen sin sentrale ledelse deltar. 5. I forbindelse med begravelsen: Sende kondolanse til familien/pårørende. Sende krans/blomster til begravelsen. 6. Vurdere behov for videre oppfølging. Ved særskilt traumatiske hendelser eller katastrofer vurderes behov for å planlegge årsmarkering etter hendelsen. Vurderes i samråd med samskipnaden og sentral beredskapsledelse. Representant fra sentralledelsen ved høgskolen (rektor/høgskoledirektør eller stedfortreder) 1. Være synlige ledere av høgskolen internt: Gjennomføre interne informasjonsmøter ved hendelser som sterkt berører ansatte og studenter. Bidra på minnesamvær ved hendelser som sterkt berører ansatte og studenter. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 117 ~

118 3.3 Høgskolen sin bistand til opprettelse og drift av evakuerte- og pårørendesenter Plan 3 Høgskolen sin bistand til opprettelse og drift av evakuerte- og pårørendesenter Beskrivelse Skadeomfang og konsekvenser Bistå politi og kommunalt hjelpeapparat med opprettelse og drift av evakuerte- og pårørendesenter i forbindelse med en krise, ulykke eller katastrofe. En større ulykke eller katastrofe på campus vil medføre: Behov for å skjerme og samle uskadde. Stort informasjonsbehov for studenter, ansatte, pårørende, publikum og mediene. Ressurser Viktig informasjon Behov for å samles til felles støtte, samtale og bearbeiding av hendelsen. Oversikt over interne og eksterne ressurser for psykososial omsorg foreligger i Vedlegg A samt vedlegg B. Merk: Høgskolen skal ikke selv ta initiativ til opprettelse av evakuerte- og pårørendesenter. Hvis det er grunn til å tro at det oppstår et slikt behov, skal politiet kontaktes. Politiet og kommunen har primæransvaret for fremskaffelse av fagpersoner til å bistå de som oppsøker senteret. Høgskolen bidrar med praktisk tilrettelegging og etter nærmere avtale. Tolketjeneste kan rekvireres via kommunen. Plan 3 Høgskolen sin bistand til opprettelse og drift av evakuerteog pårørendesenter Utført Merknad Varsling og mobilisering Politiet mobiliserer kriseteamet i kommunen og varsler via høgskolen sin beredskapstelefon. 2. Vakt ved beredskapstelefonen varsler lokal beredskapsleder (evt. sentral beredskapsleder). 3. Lokal beredskapsleder varsler sentral beredskapsleder og mobiliserer lokal ressurs innen HMS. 4. Sentral beredskapsleder mobiliserer sentral beredskapsstab. 5. Personaldirektøren mobiliserer ressurser etter behov (Samskipnaden, HMS-komptanse, samarbeidspartnere, internt personell samt lokaler, mat og drikke). HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 118 ~

119 Politiet 1. Lede og koordinere innsatsen: Iverksette psykososiale støttetiltak etter behov (i samarbeid med helsetjenesten). Mobiliserer kriseteamet i kommunen 2. Ved behov for evakuerte- og pårørendesenter: rekvirere egnet sted i nærheten for å evakuere uskadde rekvirere busser ved behov for evakuering bort fra området ved behov for tepper, evt klær, kontaktes Røde kors eller Sivilforsvaret 3. Ved behov for å mobilisere høgskolen sin innsats ved evakuerteog pårørendesenter, etablere kontakt med høgskolens sentrale beredskapsledelse. Bruk høgskolens beredskapstelefon. 4. Frigi klarert informasjon. Kriseteamet i Ålesund kommune 1. Registrere personer som er involverte i hendelsen, men som ikke er sendt til legevakt eller sykehus. 2. Kartlegge og sortere behov for oppfølging (psykososialt og evt. medisinsk) i samarbeid med helsepersonell. Etterse at pårørende og evt arbeidsgiver er varslet. Informere fastlegen til samtlige som er direkte involvert i hendelsen for å etterse videre oppfølging. 3. Koordinere innsatsen fra høgskolen, Samskipnaden og evt samarbeidspartnere i samarbeid med politiet. 4. Innkalle nødvendig tolketjeneste. 5. Ved behov for krisehjelp utover 1. virkedag, overføres ansvaret til den kommunale beredskapen/primærhelsetjenesten. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 119 ~

120 Sentral beredskapsleder 1. På anmodning fra politiet, mobilisere høgskolen sine ressurser innen psykososial omsorg via Personaldirektøren. 2. Be om jevnlig statusrapport om utvikling fra Personaldirektøren. 3. Videreformidle informasjon som er klarert og frigitt fra politiet. Etterstrebe å gi informasjon samtidig til berørte på evakuerte- og pårørendesenteret som til mediene. Informasjonsformidlingen til media skjer i samråd med beredskapsansvarlig (høgskoledirektøren) Personaldirektør (HMS-ansvarlig) 1. Ansvarlig for høgskolen sin beredskap innen psykososial omsorg. Leder og koordinerer høgskolen sin innsats innsats. 2. Etablere kontakt med politi og kommunens kriseteam for avklaring av behov for bistand til lokaler, personell og evt. mat og drikke. 3. Ved behov for lokaler på campus: Dagtid: Bygningsansvarlig( Statsbygg) eller driftsleder/vaktmester for det bygg som rekvireres. Utenom arbeidstid: Tilsynsvaka Bygningsansvarlig (Statsbygg), driftsleder/vaktmester evt. tilsynsvakta vil også kunne bistå for å skjerme berørte på evakuerte- og pårørendesenteret. 4. Mobilisere personell som skal bistå på et evakuerte- og pårørendesenter etter behov: Studentsamskipnaden (når studenter er berørt) Lokale ressurspersoner (administrativt personell med HMS-, personal- evt. studiekompetanse) Sentrale ressurspersoner (studieseksjonen, studentservice, personalavdelingen) 5. Ringe Kantinen ( ) for å iverksette leveranse av mat og drikke (varm og kald). Åpning av kantine er å foretrekke, med jevn tilgang på mat og drikke. 6. Involver informasjonslederen i planlegging av informasjonstiltak ved senteret. 7. Lede høgskolen innsats innen psykososial omsorg. Sørge for informasjonsflyt mellom de ulike psykososiale støttetiltakene som opprettes og den øvrige beredskapsledelsen. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 120 ~

121 8. Ved behov, bistå med å skaffe ressurser med spesialkompetanse: Internasjonal koordinator (i forhold til internasjonale studenter) - Krisepsykolog 9. Utarbeide rulleringsplan for innsatspersonell. Viktig dersom håndteringen strekker seg ut i tid. Informasjonsleder 1. Ansvarlig for informasjonsberedskapen. Planlegge informasjonstiltak sammen med politiet og høgskolens beredskapsledelse. 2. Sørge for jevnlig informasjon til berørte ved evakuerte- og pårørendesenteret. Gi informasjon, både om hendelsesforløp og oppfølgingstilbud. 3. Bidra til god informasjonsflyt mellom evakuerte- og pårørendesenteret, sentralbord og den øvrige beredskapsledelsen. Lokal beredskapsledelse (dekan/avdelingsleder) 1. Mobilisere egne ressurser, eksempelvis innen HMS og informasjon, som kan bistå ved evakuerte- og pårørendesenteret. Antall personer avklares med Personaldirektøren ut fra behov. 2. Legge til rette for, og kalle sammen til informasjonsmøter og samtaler på studiestedet/arbeidsplassen. Informere om hendelsen (klarert informasjon fra politiet) og hvilke hjelpetiltak innen psykososial omsorg som kan benyttes. Studentsamskipnaden 1. Bistå med psykososial omsorg ved evakuerte- og pårørendesenteret i samråd med politiet, kommunalt hjelpeapparat og høgskolen. 2. Tilby samtaler, enkeltvis eller i gruppe. 3. Ved dødsfall, tilby sorggrupper for studenter. Opprette andre samtalegrupper ved behov. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 121 ~

122 Representant fra sentralledelsen ved høgskolen (rektor eller høgskoledirektør) 1. Være en synlig leder av høgskolen internt: Gjennomføre interne informasjonsmøter ved hendelser som sterkt berører ansatte og studenter. Bidra på minnesamvær ved hendelser som sterkt berører ansatte og studenter. 2. Være høgskolen sitt ansikt utad: Bistå på pressekonferanser. Informere mediene. 3.4 Oppfølging av innsatspersonell Plan 4 Oppfølging av innsatspersonell Beskrivelse Skadeomfang og konsekvenser Ressurser Viktig informasjon Innsatsplanen angir retningslinjer til minimum oppfølging av innsatspersonell etter en krise, ulykke eller en katastrofe ved Høgskolen i Ålesund. Ansvar for de ansattes psykososiale velferd ligger i det ordinære linjeansvaret. Beredskapsledelsen har likevel ansvar for å vurdere den totale belastningen som ressurspersonell utsettes for under en pågående beredskapssituasjon. Oversikt over interne og eksterne ressurser ifht psykososial omsorg foreligger i kapittel og samt vedlegg B. God psykososial omsorg i akuttfasen virker forebyggende i forhold til senskader. Noen kan også ha behov for oppfølging over tid. Nyttige lenker: Veileder for psykososiale tiltak ved kriser, ulykker og katastrofer, Helsedirektoratet Merk: All informasjon om sykdom/skade er i utgangspunktet konfidensiell/fortrolig informasjon mellom den ansatte og høgskolen, og må derfor behandles deretter både internt og eksternt. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 122 ~

123 Plan 4 Oppfølging av innsatspersonell Utført Merknad Sentral og/eller lokal beredskapsledelse 1. Ansvar for de ansattes psykososiale velferd ligger i det ordinære linjeansvaret. Beredskapsledelsen har likevel ansvar for å vurdere den totale belastningen som ressurspersonell utsettes for under en pågående beredskapssituasjon. På bakgrunn av dette har beredskapsledelsen ansvar for at det settes i verk målrettede tiltak for å unngå senskader hos de personer som har deltatt. 2. Ved større beredskapssituasjoner skal følgende gjøres: Kalle innsatspersonell inn til møte for å snakke gjennom hendelsen og håndteringen. Hensikten er både bearbeiding av inntrykk for innsatspersonell samtidig som man får inn rapportering og evaluering like etter hendelsen. Alle som har vært involvert, har møterett og - plikt. Ved langvarige hendelser kan det være behov for å ha samtaler med personellet når de går av vakt. Innhente relevant fagkompetanse. Lede samtalen (debriefingen). Sørge for at det blir ført referat. Sørge for at referatet som minimum formidles til innsatspersonellet og beredskapsledelsen. 3. Informasjonsavdelingen ved informasjonsdirektøren bistår med å produsere informasjonsmateriell, til internt og eksternt bruk. Avdelingene (studenter og ansatte) 1. Oppfølging og ivaretakelse etter kriser, ulykker og katastrofer er et linjeansvar. Bistand innhentes fra, Personalavdelingen, studentstudentsamskipnaden og evt katastrofepsykiatrisk spesialist. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 123 ~

124 3. VEILEDNING TIL UFØRELSE 4.1 Informasjonsformidling via 1. linje Ved større hendelser kan høgskolenforvente stor pågang til sitt sentralbord, selv om politiet oppretter pårørendes svartelefon. Alle som sitter i 1. linje, betjening på sentralbordet og enhetskontor, skal være opplært i hvordan slike telefoner håndteres. De skal kun videreformidle informasjon som de skriftlig har fått klarert av politiet eller beredskapsledelsen. 1. linjen er derfor avhengig av jevnlig oppdatering av klarert informasjon. Henvendelsene henvises primært til informasjon på nettet, pressekonferanser og eventuelt politiets pårørendes svartelefon. For spørsmål om tilstand for skadde/døde, skal det også henvises til politiet. 4.2 Minnestund Minnestunden bør finne sted før begravelsen, men noen dager etter dødsfallet, slik at det er tid for familie og venner til å forberede seg. En bør være nøye med hva slags lokale som skaffes tilveie. Blomster og bilder av avdøde, samt tente lys er egnet for å skape en høytidelig ramme rundt samlingen. Pårørende bør inviteres til å delta. All undervisning på avdelingen evt. hele høgskolen skal avlyses i den tiden minnestunden pågår og gjerne resten av dagen. Før minnestunden presenterer den som leder minnestunden (ofte studentpresten) seg. Det gis også en kort orientering om samlingens oppbygging og planlagte bidragsytere presenteres. Forslag til ordning for minnestund Innledning: Lys tennes. 1 minutts stillhet. Orientering om det som har skjedd. Tid til stillhet, ettertanke. Samtale: De tilstedeværende oppfordres til å si noe. Trekke fram minner (gode, vonde, morsomme, triste ) Studentpresten leder samtalen, men er minst mulig aktiv i selve samtalen. NB! Noter gjerne sentrale momenter til oppsummeringen. Oppsummering: Personaldirektøren trekker sammen trådene fra samtalen og har evt. en mer generell avrunding. Informasjon om evt. videre oppfølging, samt ulike hjelpetiltak. Aktuelle telefonnr. og adresser deles ut Innimellom disse punktene kan det med fordel spilles musikk, gjerne noe som avdøde likte, eller leses dikt/andre tekster. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 124 ~

125 Det presiseres at dette kun er et forslag til hvordan man kan legge opp en slik samling. Opplegget bør tilpasses etter omstendighetene rundt dødsfallet/dødsfallene, samt etter hvor mange som er tilstede. Om det ventes mange, kan det for eksempel være vanskelig å ha en samtale. Da kan isteden flere av de tilstedeværende ha minneord, uten at det oppsummeres etterpå. 4.3 Sorgarbeid i 2. oppfølgingsfase Husk på dødsfallet også etter minnestund og begravelse. Tydeliggjør for de impliserte at man kan ta kontakt med avdelingsledelsen om man ønsker noen å snakke med. Start opp igjen med dagligdagse gjøremål, men gi rom for at mange ikke orker så mye som vanlig. Oppfølgingssamlinger for avdelingen(e) Dersom dødsfallet/dødsfallene har vært svært dramatiske, kan en ha flere samlinger for de berørte. Dette vurderes av ledelsen i samarbeid med Personaldirektøren, Studentsamskipnaden m.fl. Sorggruppe En sorggruppe er et tilbud til mennesker som behøver et sted å snakke om sorgen og egne sorgreaksjoner. Den skal ikke være en erstatning for sosialt nettverk, men være et supplement til dette. En sorggruppe bør ikke bestå av flere enn 8 personer. Det bør så langt det er mulig, eksistere et kontinuerlig tilbud om en slik sorggruppe for studenter, ledet av Studentsamskipnaden og helsepersonell knyttet til samskipnaden. Mht. sorggruppe for ansatte, kan personalseksjonen hjelpe til med å finne aktuelle ressurspersoner til å lede den, eller evt. være med selv. ADMINISTRATIV DEL 5 INNLEDNING Den administrative delen av beredskapsplanen viser bakgrunn og forankringen av planen, rutiner for oppdatering og vedlikehold av planen samt informasjon om beredskap i grensesnitt mot det offentlige hjelpeapparatet. Følgende er beskrevet: - Mål for og administrasjon av planverket. Generell informasjon hvilke kriser og ulykkeshendelser som trigger ulike typer psykososial omsorg. Aktører og rollefordeling inn psykososial omsorg. Beredskapsplan ifht. psykososial omsorg er gjeldende for hele høgskolen og kan iverksettes av beredskapsledelsen (lokal eller sentral). Personaldirektøren (HMS-ansvarlig) er operativt ansvarlig. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 125 ~

126 5.1 Mål med psykososial omsorg i beredskapssituasjoner Høgskolen i Ålesund sin beredskap innen psykososial omsorg skal bidra til god håndtering og helhetlig omsorg for studenter, ansatte og besøkende ved kriser, ulykker og katastrofer ved høgskolen. Målet med planen er som følger: 1. Studenter og ansatte skal bli ivaretatt på en god måte når en ulykke eller krise oppstår. 2. Ledelsen og innsatspersonell ved høgskolen skal vite hva som er deres rolle og ansvar. 3. Høgskolens psykososiale beredskap skal være en tilpasset og nyttig ressurs for det etablerte hjelpeapparatet i kommunen. 4. Psykososial omsorg kan redusere sannsynligheten for senskader for berørte studenter og ansatte. 5.2 Gyldighet og revisjon av plan for psykososial omsorg Gyldig revisjon av planverket er alltid å finne på Planverket revideres ved alle større endringer i planforutsetningene, og er gjenstand for en hovedrevisjon hvert år. I forbindelse med evaluering av hendelser og øvelser skal behov for endringer i planverket vurderes. Ansvar for revisjon av plan for psykososial omsorg er lagt til Personalseksjonen, ved Personaldirektøren (HMSansvarlig). 5.3 Plangrunnlag Høgskolen har gjennomført en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) som grunnlag for sitt beredskapsplanverk. Psykososial omsorg inngår som del av høgskolen sin håndtering av ulykker og uønskede hendelser. Planen er laget etter modell fra NTNU sin beredskapsplan. Planen bygger ellers på følgende dokumenter: Veiledning om oppgaver og rollefordeling etter ulykker og katastrofer, Justis og politidirektoratet (Ref 1) Veileder for psykososiale tiltak ved kriser, ulykker og katastrofer, Helsedirektoratet (Ref 2). 5.4 Planforutsetninger Følgende forutsetninger er lagt til grunn ved utarbeidelse av planen: Ålesund kommune har ansvar for å ivareta alle som oppholder seg i kommunen. Kommunens apparat innen psykososial omsorg vil iverksettes ved ulykker og kriser ved høgskolen. Politiet leder innsatsen ved ulykker og kriser og vil beslutte hvilke tiltak som skal iverksettes. Beredskapsledelsen ved høgskolen etablerer tidlig kontakt med politiet og kriseteamet i kommunen for å tilby sin bistand. Beredskapsledelsen er besluttende organ for høgskolen sin innsats og tiltak. 6 ANBEFALINGER OG VEILEDNING OM PSYKOSOSIAL OMSORG Beredskap for psykososial omsorg er basert på de samme tre hovedprinsipper som resten av Høgskole i Ålesund sitt beredskapsplanverk, i samsvar med myndighetenes anbefalinger: HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 126 ~

127 Ansvarsprinsippet: Den som har ansvaret for en tjeneste, har også ansvaret for nødvendige skadeforebyggende tiltak, beredskapsforberedelser og iverksettelse av tiltak ved en krisehendelse. Likhetsprinsippet: Det skal være størst mulig likhet mellom organiseringen i fred, krise og krig. De som utfører en oppgave/samfunnsoppgave i fred, har også de beste forutsetningene for å håndtere oppgavene ved en krise. Nærhetsprinsippet: Kriser skal håndteres på lavest mulig nivå. Samvirkeprinsippet: Kriser løses i samarbeid med relevante etater. Disse prinsippene er videreført i innen tiltak for støtte og omsorg, Figur 6-1. Innsatsen organiseres fra bunnen av pyramiden, og høyere nivå involveres ikke med mindre det er nødvendig. Råd kan selvfølgelig innhentes fra overordnet instans. I første rekke innebærer dette å bygge opp under enkeltindividets iboende evne til å mestre kriser samtidig etterse at de berørte har venner og familie rundt seg. Katastrofepsykiatrisk ekspertise Spesialisthelsetjenesten Spesialister innen psykiatri og somatikk Primærhelsetjenesten Fastlegen, bedriftslegetjenesten (Medi 3) Naturlige hjelpere i beredskapssituasjonen Lokal og sentral HMS-ressurs, Kristeteamet i Ålesund kommune Kamerat/Kollegastøtte Selvhjelp Figur 6-1 Støtte- og omsorgspyramiden for bruk i en beredskapssituasjon. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 127 ~

128 Ved en ulykke eller krise ved høgskolen, vil redningstjenesten raskt avdekke behov for psykososiale tiltak og utløse kommunalt kriseteam via politiet eller AMK-sentralen. Sentrale aktører innen psykososial omsorg ved høgskolen er illustrert i Figur 7-1. Politiet vil ta initiativ til samling av uskadde og berørte, samt evt. å opprette pårørende svartelefon, ved behov. Hensikten med støttetiltakene er i første rekke å gi informasjon samt å skape en trygg og rolig ramme der uskadde og pårørende skjermes og blir ivaretatt ved å få tilgang på mat, drikke og mulighet for samtale. Hvis det opprettes Evakuerte- og pårørendesenter, vil kriseteamet vil komme dit og starte kartlegging av omfang og behov for psykososiale tiltak. Dette gjøres ofte sammen med medisinsk personell. Ved mindre hendelser kan de oppsøke berørte direkte. Kriseteamets primære oppgave er å etterse at den, eller de, berørte blir ivaretatt ut fra behov på et så lavt nivå som mulig i samsvar med prinsippet fra omsorgspyramiden, figur 2-1. De berørte (etterlatte, overlevende og pårørende) skal sikres tilgjengelighet, kontinuitet, og ved behov behandling, oppfølging og informasjon fra det kommunale hjelpeapparatet, både på kort og lang sikt. Dette ivaretas i første rekke ved å overføre de berørte til fastlegen. Ved antatt langvarige og/eller sammensatte problemstillinger kreves det at kommunale tjenestene samarbeider, koordinerer tiltak og deltar i nettverksgrupper, hvor den berørte virksomheten deltar. høgskolen vil tidlig etablere kontakt med politi og kriseteamet for å tilby sin bistand. Høgskolen sitt ansvar og innsats er beskrevet i kapittel 4, men i hovedsak innbefatter dette å stille lokaler og personell til disposisjon. Politiet koordinerer den samlede innsatsen sammen med kriseteamet i kommunen. I tråd med anbefalinger fra Helsedirektoratet vektlegges tidlig og personlig kontakt for å klargjøre behov for hjelp og fremme forebygging. Personalseksjonen og Studentsamskipnaden vil være ressurser i dette arbeidet. Psykososial omsorg kan bestå av ulike elementer, delvis avhengig av hvilke fase av krisen man er i: informasjon, både om hendelsesforløp og oppfølgingstilbud informasjon om normale reaksjoner etter en traumatisk hendelse praktisk hjelp, mest aktuelt i forhold til dem som er direkte rammet (f.eks. husløse etter en brann, tap av pass og penger i utlandet) tilbud om samtale, kan gis både i grupper og individuelt tilbud om deltakelse i ritualer, f.eks. minnestund Nyttige lenker: Senter for Krisepsykologi (SfK), Bergen, har utarbeidet anbefalinger for psykososial oppfølging etter traumatiske hendelser i kommunene. Se: og HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 128 ~

129 7 ROLLE-OG ANSVARSFORDELING VED PSYKOSOSIAL OMSORG 7.1 Sentrale aktører innen psykososial omsorg Figur 7-1 gir en oversikt over sentrale aktører innen psykososial omsorg ved en krise eller ulykke ved Høgskolen i Ålesund, både akutt og videre oppfølging. Noen hendelser vil medføre at høgskolen lokalt eller sentralt er den som først mottar varsel om hendelsen. AMK-sentralen eller politiet utløser iverksetting av kommunalt hjelpeapparat, og eventuelt sykehusets ressurser. Hendelse behov for psykososial omsorg AKUTTFASEN FØRSTE DØGN Nødetatene 112 Politi 110 Brann 113 Ambulanse Krisetemet i Ålesund kommune Studentsamskipnaden Personalseksjonen (HMS) Samarbeidspartnere VIDERE OPPFØLGING Primærhelsetjenesten i aktuell kommune Høgskolen (HMS, lokalt sentralt) Samarbeidspartnere Bedriftshelsetjenesten (Medi 3) Figur 7-1 Oversikt over sentrale aktører innen psykososial omsorg ved en krise eller ulykke ved Høgskolen i Ålesund, både akutt og videre oppfølging. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 129 ~

130 7.1.1 Redningstjenesten Beredskapsplan Helse Miljø Sikkerhet Risiko og Sårbarhet Redningstjenesten er et samvirke av blant andre politi, helsevesen og ambulansetjenesten, kommunalt brannvesen, forsvaret, kystverket og frivillige organisasjoner. Deres primære oppgave er akuttinnsats for å redde menneskers liv og forebygge personskader. Ved større katastrofer vil det opprettes lokal redningssentral (LRS) hos politiet i Ålesund. Politiet har ansvar for den koordinerende ledelse av redningsaksjoner, og vil om nødvendig etablere lokal redningssentral (LRS), der helsevesenet og prest er representert i staben. Sunnmøre politidistrikt har en egen redningsplan, som også omfatter arbeid for pårørende og overlevende. Justisdepartementet gir veiledning om oppgaver og rollefordeling etter ulykker og katastrofer (Ref 1). I Ålesund har politiet etablert planer for å opprette evakuerte- og pårørendesenter for pårørende og fysisk uskadde etter en katastrofe. Politiet har også etablert et lokalt samarbeid med sivilforsvaret som bistår med slik etablering. Politiet vil ha behov for helsepersonell for å yte psykososiale støttetjenester, og tilkaller da kriseteamet i kommunen. Politiet vil sammen med kriseteamet avgjøre om det skal iversettes tiltak. Det er politiet som skal koordinere all informasjon om tilskadekomne og døde, og som enten sørger for gjenforening eller overbringer dødsbudskap (ofte delegert til prestetjenesten). Det er også politiet som oppretter pårørendetelefon. Høgskolen i Ålesund skal ikke gjøre dette selv. AMK-sentralen koordinerer de akutte helseressursene i Ålesund kommune, og resten av Møre og Romsdal. Hver AMK-sentral skal ha et system for å fremskaffe ressurser til psykososiale støttetjenester og ha oversikt over katastrofepsykiatrisk kompetanse i kommunen. AMK kontakter kriseteamet i Ålesund kommune i hendelser der psykososial omsorg kan behøves. Denne ordningen gjør at både de kommunale ressursene og spesialisthelsetjenestens ressurser blir koordinert i samsvar med prinsippene beskrevet i omsorgspyramiden, Figur 6-1. I den grad hendelsen gjør at de kommunale ressursene ikke er tilstrekkelig, vil det bli trukket inn kompetanse fra spesialisthelsetjenesten. Personell fra Ålesund sykehus/helse Møre og Romsdal Ålesund sykehus Sykehuset har ansvar for å ivareta skadde som blir innlagt og deres pårørende. Andre pårørende henvises til kommunens/politiets evakuerings- og pårørendesenter, eventuelt til sine fastleger Helse- og sosialtjenesten i kommunen Kommunen har primæransvaret for etableringen av et organisert tilbud om psykososial oppfølging, med støtte fra spesialiserte psykiatri- og psykologtjenester fra psykiatriske poliklinikker og sykehus. Den enkelte kommune plikter å etablere omsorgstiltak for fysisk uskadde overlevende og pårørende ved kriser og katastrofer innen kommunen. Kriseteamet i Ålesund kommune har ansvar for at de berørte blir ivaretatt i henhold til behov. I første rekke innebærer dette å møte de berørte og umiddelbart starte kartlegging av omfang og behov for psykososiale støttetiltak. Dette gjøres ofte sammen med medisinsk personell. Tiltak rettes inn mot det nivået som er nærmest de som er rammet (eget nettverk, arbeidsplassen, lokal helse- og sosialtjeneste). Dette innebærer at de etterser at pårørende og arbeidsgiver varsles og at vedkommende har et nettverk rundt seg. Det tilrås at ansvaret for tiltakene så snart som praktisk mulig og faglig forsvarlig blir overført fra midlertidig innsatspersonell (akuttpersonell og krisepsykologisk spesialkompetanse) til det primære omsorgsapparatet i eget nettverk for videre oppfølging der. Dette innebærer at fastlegen informeres om hendelsen. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 130 ~

131 Fastlegen har en viktig rolle i forhold til å følge opp personer som har vært berørt av en krise, ulykke eller katastrofe. Fastlegen vil kunne følge utvikling av posttraumatiske stressreaksjoner og iverksette tiltak i hht dette. I etterkant av en katastrofe, skal fastlegen ringe den eller de berørte for å opprette kontakt. For norske studenter som har bosted andre steder i landet og som ikke har byttet til fastlege i Ålesund, vil kriseteamet ringe fastlegen på hjemstedet. For utenlandske studenter og ansatte som ikke kommer inn under fastlegeordningen, har Studentsamskipnaden en ordning med at disse blir ivaretatt Sjømannskirken Sjømannskirken vil være høgskolen sin representant på stedet ved hendelser i utlandet. De vil yte bistand og psykososial omsorg og prestetjeneste på stedet, så lenge det er behov for dette Studentsamskipnaden på Sunnmøre Samskipnaden skal bidra til å ivareta studenters velferd. Ved kriser, ulykker og katastrofer som berører studenter ved høgskolen vil beredskapsledelsen ved Høgskolen i Ålesund og Studentsamskipnaden, etablere kontakt og enes om best mulig håndtering av den aktuelle situasjonen. SAmskipnaden kan tilby berørte studenter eksempelvis samtaler eller sorggruppe via sin psykososiale helsetjeneste. Kantinen kan bistå med leveranse av mat og drikke i beredskapssituasjoner Mediene som aktør Massemediene vil ved ulykker og katastrofer være svært aktive og kunne oppfattes som pågående og påtrengende. De vil være opptatt av å få tak i enkeltpersoner som kan fortelle den unike historien. De berørte må skjermes i størst mulig grad for pressen i akuttfasen. Pressesenteret bør derfor lokaliseres et annet sted enn evakuerte- og pårørendesenteret. Det er viktig kun å videreformidle informasjon som er bekreftet av politiet eller klarert av beredskapsledelsen. Rammede og pårørende vil ofte ha nærmest umettelige informasjonsbehov. Om mulig bør disse gruppene snarest gis direkte de samme opplysninger som mediene får. Dette kan imidlertid være vanskelig å etterleve i en tid hvor det er teknisk og praktisk mulig for massemediene å overføre redningsarbeidet direkte. Ved større ulykker kan det være aktuelt å benytte mediene som informasjonskanaler også overfor rammede og pårørende, og å bruke mediene proaktivt i omsorgen for disse. Dette vil særlig være aktuelt i de tilfeller hvor det vil ta tid å etablere et tilfredsstillende støtteapparat for pårørende. 8 PSYKOSOSIAL OMSORG VED HØGSKOLEN I ÅLESUND 8.1 Psykososial omsorg - sentral beredskapsledelse Ved kriser, ulykker og katastrofer ved Høgskolen i Ålesund som involverer sentral beredskapsledelse, vil Personaldirektøren (HMS-ansvarlig) på anmodning fra sentral beredskapsleder, kalle sammen aktuelle ressurser for psykososiale støttetiltak. Høgskolen skal etterse at berørte studenters ansattes og andre involvertes psykososiale behov blir ivaretatt på en god måte. Tabell 8-1 viser en oversikt over sentrale aktører og ressurspersoner innen psykososial omsorg. Disse mobiliseres etter behov. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 131 ~

132 Avdeling Beredskapsplan Helse Miljø Sikkerhet Risiko og Sårbarhet Funksjon Involveres Rolle/ansvar Personalseksjonen HMS-ansvarlig Alltid Ansvarlig for beredskapen innen psykososial omsorg ved høgskolen. Koordinere innsats innen psykososial omsorg opp mot sentral kriseledelse, politi og kommunalt hjelpeapparat. Ved behov, bistå med: - personell - informasjon om ansatte Informasjonsavdelingen Informasjonslederen Alltid Ansvarlig for informasjonsberedskapen ved høgskolen. Sender en medarbeider fra Informasjonsavdelingen til pårørende og evakuertesenter ved behov. Studentsamskipnaden Lokal beredskapsleder (fagavdeling/ administrativ enhet) Leder ved samskipnaden Dekan og/eller enhetssleder med personalansvar Når studenter er berørt. Når studenter, ansatte, samarbeidspartere og besøkende ved avdelingen/enheten er berørt. Studieseksjonen Studiedirektør Når studenter er berørt. Studentparlamentet Leder Når studenter er berørt. Sjømannskirken Lokal representant Ved hendelser i utlandet. Involveres i håndtering av krisen. Samskipnaden har et særlig ansvar for å ivareta studenter som bor i deres boliger. Har også generelt helsetilbud til studenter. Håndtere i samsvar med innsatsplaner. Varsling, beredskapsledelse, informasjonsformidling, minnestund osv. Ved behov, bistå med: - personell - informasjon om studenter og ansatte Ved behov, bistå med: - personell - informasjon om studenter Informeres En representant fra Sjømannskirken vil være høgskolen sin representant på stedet, så lenge det er behov for det. Bistår med psykososial omsorg og kommunikasjon med høgskolen. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 132 ~

133 8.2 Psykososial omsorg - lokal beredskapsledelse Ved kriser og ulykker av mindre omfang håndteres av lokal beredskapsledelse, men med bistand fra Personalavdelingen, Studentsamskipnaden og andre ressurser etter behov. Tabell 8-2 viser en oversikt over ressurspersoner innen psykososial omsorg for den lokale beredskapsledelsen. Ved behov kan lokal beredskapsleder be om bistand fra sentral beredskapsledelse. Avdeling Funksjon Involveres Rolle/ansvar Lokal beredskapsleder (avdeling, administrativ enhet) Lokal beredskapsleder (fagavdeling, administrativ enhet) Informasjonsavdelingen Studentsamskipnaden Dekan eller enhetssleder med personalansvar Ressurs innen HMS Informasjonslederen Leder ved samskipnaden Når studenter, ansatte, samarbeidspartere og besøkende ved avdelingen er berørt. Når studenter, ansatte, samarbeidspartere og besøkende ved enheten er berørt. Ved behov for råd og bistand til informasjonshåndteringen. Når studenter er berørt. Håndtere i samsvar med innsatsplaner. Varsling, beredskapsledelse, informasjonsformidling, minnestund osv. Ved behov, bistå med: - personell - informasjon om studenter og ansatte Håndtere hendelsen i samsvar med innsatsplaner. Vurdere behov for bistand fra Personal- og Studieseksjonen Bistå på minnestund og informasjonsmøte. Ansvarlig for informasjonsberedskapen ved høgskolen. Sender en medarbeider fra Informasjonsavdelingen til pårørende og evakuertesenter ved behov. Involveres i håndtering av krisen. Samskipnaden har et særlig ansvar for å ivareta studenter som bor i deres boliger. Har også generelt helsetilbud til studenter. Studieseksjonen Studiedirektør Når studenter er berørt. Ved behov, bistå med: - personell - informasjon om studenter Studentparlamentet Leder Når studenter er berørt. Informeres Sjømannskirken Lokal representant Ved hendelser i utlandet. En representant fra Sjømannskirken vil være høgskolen sin representant på stedet, så lenge det er behov for det. Bistår med psykososial omsorg og kommunikasjon med høgskolen. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 133 ~

134 9 REFERANSER 1. Justis- og politidepartementet: Helhetlig omsorg. Veiledning om oppgaver og rollefordeling etter ulykker og katastrofer, helhetlig_omsorg_norsk_v.pdf 2. Helsedirektoratet: Veileder for psykososiale tiltak ved kriser, ulykker og katastrofer, HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 134 ~

135 Vedlegg F - Pandemiplan Beredskapsplan Helse Miljø Sikkerhet Risiko og Sårbarhet INNHOLD INNLEDNING Formål Oppbygning Revisjon av pandemiplanen Plangrunnlag Planforutsetninger GENERELT OM PANDEMI ROLLE-OG ANSVARSFORDELING EKSTERNT VED PANDEMI ORGANISERING VED HØGSKOLEN VED UTBRUDD AV PANDEMISK INFLUENSA Beredskapsledelse.137 Pandemigruppe 138 MULIGE TILTAK.138 Medisinsk behandling.138 Vaksinasjon..138 Generelt om tiltak ved Høgskolen.138 Forberedende tiltak ved begrenset smitte mellom mennesker i utlandet (nivå 4) Tiltak ved smittespredning mellom mennesker i Norge (nivå 6).139 Normalisering..140 REFERANSER HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 135 ~

136 1 INNLEDNING 1.1 Formål Denne pandemiplanen har til hensikt å bidra med å opprettholde kritiske tjenester i HØGSKOLEN for å sikre kontinuitet ved høyt personellfravær. Pandemiplanen skal også bidra til det generelle arbeidet med å begrense smitteeksponering og - overføring. Planen viser overordnet organisering og håndtering av en pandemisituasjon for HØGSKOLEN, samt angir forventninger til avdelingene/enhetene. 1.2 Oppbygning Planen beskriver: Generell informasjon om hvordan en pandemi forløper Aktører og rollefordeling ved pandemi Organisering og rutiner som HØGSKOLEN vil benytte for å overvåke utviklingen av pandemien, samt sørge for best mulig kontinuitet i tjenestetilbudet Tiltak som vil være aktuelle å iverksette ved en pandemi. I løpet av en pandemiutvikling, vil man stadig få mer informasjon om hvordan det nye viruset er, og hvordan pandemien utvikler seg. Relevante tiltak vil variere ut fra virusets aggressivitet og smittsomhet. Planen beskriver derfor ikke detaljerte tiltak, da tiltakene fortløpende besluttes av helsemyndighetene, men det er tatt med en momentliste for to ulike faser av pandemiutviklingen som beredskapsledelsen på sentralt og lokalt nivå kan benytte som en sjekkliste. 1.3 Revisjon av pandemiplanen Planen fastsettes av rektor og revideres/gjennomgås ved større endringer i plangrunnlaget. Når en ny pandemi oppstår, vil HØGSKOLEN ved oppgradering til nivå 4 i WHO sin nivåinndeling for pandemi, gå gjennom planverket og eventuelt gjøre endringer. 1.4 Plangrunnlag HØGSKOLEN har gjennomført en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) som grunnlag for sitt beredskapsplanverk. Planverket ferdigstilles våren I sentral beredskapsplan beskrives Pandemigruppen som en støttegruppe som trer i sammen ved større smitteutbrudd og pandemisk influensa. Den vil ha en rådgivende funksjon for den sentrale beredskapsledelsen. Pandemiplanen gir utfyllende detaljer omkring hvordan en større smittesituasjon med høyt fravær skal håndteres. Planen er oppbygd etter samme mal som NTNU har benyttet for sitt planverk. Pandemiplanen bygger ellers på følgende dokumenter: Nasjonal beredskapsplan for pandemisk influensa (Pandemiplanen), rev 3.0 (Ref. 1) Nasjonal sårbarhets- og beredskapsrapport 2008 (Ref. 2) DSBs veileder Kontinuitetsplanlegging - pandemisk influensa (Ref.3) 1.5 Planforutsetninger Følgende forutsetninger er lagt til grunn ved utarbeidelse av planen: HØGSKOLEN skal opprettholde normal drift i størst mulig grad. Det vil bli satt fokus på opprettholdelse av de mest kritiske tjenestene. Det som vil være en utfordring, er om HØGSKOLEN som følge av personellmangel eller stort sykefravær blant studenter får problemer knyttet til sentrale prosesser som eksamensavvikling, opptak, laboratoriedrift/forskning, opprettholdelse av kritisk infrastruktur og andre kritiske tjenester. Beredskapsledelsen er besluttende organ for når nye tiltak skal iverksettes. Type tiltak varierer med alvorlighetsgraden av pandemien, samt føringer fra Helsemyndighetene. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 136 ~

137 Det planlegges for opp til prosent fravær (som følge av egen sykdom og omsorg for andre som er syke) over en periode på noen uker. 30 prosent utgjør 60 av 200 ansatte og 600 av studenter per GENERELT OM PANDEMI Informasjonen under er hentet fra helsemyndighetenes informasjonssider. samt fra samtaler med Helsedirektoratet. Se lenken under. 1:0:0:::0:0 Hva er pandemi Influensapandemier er store, verdensomspennende epidemier av influensa med et nytt virus som store deler av befolkningen helt mangler immunitet mot. De opptrer med varierende mellomrom og kan gi omfattende konsekvenser, både helsemessig og økonomisk. Verdens helseorganisasjon (WHO) overvåker spredningen av influensavirus globalt, og beslutter hvilket beredskapsnivå man er på i forhold til pandemi: Fase 1 - Ingen nye virus Fase 2 - Nytt virus hos dyr Fase 3 - Smitte til mennesker Fase 4 - Begrenset smitte mellom mennesker Fase 5 - Økende, men ikke svært smittsomt Fase 6 Pandemi Postpandemi eller mellom utbrudd I fase 2-6 skiller Helsemyndighetene på om Norge er berørt eller ikke. Aktuelle smittemåter Den vanligste smitteformen ved influensa er dråpesmitte, det vil si via nysing og hosting. Smitte via hudkontakt (direkte via å håndhilse, ta på dørhandtak, utstyr etc.) er mindre vanlig, men kan forekomme. Symptomer Symptomene vil variere noe ettersom hvilket virus som forårsaker pandemien. Typiske influensasymptomer er: Plutselig feber Muskelsmerter Utmattethet Hodepine Oftere diaré og oppkast enn ved vanlig influensa. Ubehag i luftveier Hvordan kan du beskytte deg mot smitte? Vask hendene grundig og ofte. Bruk eventuelt alkoholbasert desinfeksjonsmiddel. Unngå (om mulig) nærkontakt med syke personer. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 137 ~

138 Hvis du mistenker at du er smittet Beredskapsplan Helse Miljø Sikkerhet Risiko og Sårbarhet Har du fått symptomer på influensa som feber, hoste, vond hals, hodepine, verk i kroppen og dårlig allmenntilstand? Ta kontakt med lege eller legevakt via telefon for å unngå å smitte andre. Begrens nærkontakt med andre mennesker til diagnosen eventuelt er avkreftet. Avhengig av symptomene dine vil legen vurdere om du skal behandles (se kap. 5.1). Beskytt andre mot smitte hvis du er blitt syk Dette kan du gjøre for å begrense spredning av viruset: Ved influensasymptomer bli hjemme. Du kan gå på jobb selv om noen hjemme er syke, så lenge du selv er symptomfri. Bruk engangs papirhåndklær foran munnen for å beskytte andre når du hoster eller nyser. Kast papirhåndkleet etter bruk. Host eller nys i albuekroken hvis du ikke har papirhåndkle tilgjengelig. Vask hendene grundig og ofte, spesielt når du har vært ute og før du spiser. Hånddesinfeksjon med sprit er et godt alternativ når man ikke får vasket hendene på annen måte. Det er sjelden at influensa krever sykehusinnleggelse. For mange gir sykdommen relativt milde symptomer og ikke større plager enn en vanlig sesonginfluensa. Ved komplikasjoner, som for eksempel lungebetennelse, kan noen trenge sykehusinnleggelse. Råd til personer med økt risiko for influensa og komplikasjoner Enkelte grupper er mer utsatt for sykdom og komplikasjoner dersom de blir smittet med influensa. Hvilke grupper som er mer utsatt for sykdom og komplikasjoner kan variere noe mellom ulike influensavirus, men på generelt grunnlag kan følgende kategorier sies å være mer utsatt: Astma og kols Gravide Ekstrem overvekt Diabetes (både type 1 og type 2) Immunsvekkelse Kronisk hjerte-/karsykdom Kronisk nyresvikt, Kroniske nevrologiske sykdommer Kreft Personer med økt risiko bør kontakte sin behandlende lege (evt. legevakt) hvis de utvikler tegn til sykdom forenlig med influensa, eller hvis de har vært i nær kontakt med andre som har fått slik diagnose. Mer informasjon finnes på folkehelseinstituttets sider og nettstedet 3 ROLLE-OG ANSVARSFORDELING EKSTERNT VED PANDEMI Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) har det overordnede ansvaret for å håndtere en pandemi i samarbeid med underliggende etater og den utøvende helse- og omsorgstjenesten. Dersom en pandemi skulle kreve tverrsektoriell innsats vil HOD få ansvar som lederdepartement i krisehåndteringen på departementsnivå. Dette betyr at HOD blir ansvarlig for å koordinere arbeidet med andre departementer og sektorer. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 138 ~

139 Helsedirektoratet og Nasjonalt folkehelseinstitutt (FHI) har viktige roller som myndighets- og fagorganer på sentralt nivå. Ved en pandemisk influensa styres informasjon og medisinske råd primært av disse. Aktuell informasjon legges på nettstedet 1:0:0:::0:0, samt på FHI sine nettsider. Man kan abonnere på nyheter om influensaen på Kommunene vil være blant dem som får den største belastningen under en pandemi. Kommunene er derfor gitt vide fullmakter etter smittevernloven til å iverksette tiltak for å håndtere utbrudd av smittsom sykdom. I forhold til tiltak som må iverksettes på HØGSKOLEN, er smittevernlegen i Ålesund kommune en viktig samarbeidspartner. Det er kommunene som vil få tildelt vaksine, og som vil organisere vaksinering for kommunens befolkning. folkehelse-og-velferd 4 ORGANISERING VED HØGSKOLEN VED UTBRUDD AV PANDEMISK INFLUENSA 4.1 Beredskapsledelse I HØGSKOLEN benyttes samme kriseorganisering ved en pandemi som ved andre kriser. Da en pandemisituasjon utvikler seg over tid, vil det imidlertid ikke i en tidlig fase settes beredskapsledelse på sentralt eller lokalt nivå. Kriseorganiseringen vil være naturlig å benytte når WHO har erklært fase 6 (pandemi), og smitten sprer seg mellom mennesker i Norge. Beredskapsledelsen på sentralt nivå avtaler en hensiktsmessig møtefrekvens avhengig av pandemiens utbredelse og alvorlighetsgrad. På lokalt nivå vurderer dekanus/administrativ leder om situasjonen er så prekær at man ønsker å benytte beredskapsorganisering. Sentral beredskapsledelse Lokal beredskapsledelse BEREDSKAPSANSVARLIG Høgskoledirektøren CSO -beredskapsleder Lokal beredskapsleder Dekan/avdelingsleder OVERORDNET ANSVAR Rektor Beredskapsstab Personaldirektør (HMSansvarlig) informasjonsleder, studiedirektør, økonomidirektør, loggfører Lokal beredskapsstab Figur 4-1 Oversikt over Høgskolen i Ålesund sin beredskapsorganisasjon. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 139 ~

140 HØGSKOLENs sentrale beredskapsledelse overvåker situasjonen, og bistår den enkelte avdeling/enhet med råd og beslutningsstøtte hvis situasjonen utvikler seg til å bli et bemanningsproblem. Beredskapsledelsen får faglige råd og støtte fra Pandemigruppen (se påfølgende kapittel, 4.2). Informasjon om pandemien styres sentralt av Informasjonsavdelingen. Normale informasjonskanaler benyttes. 4.2 Pandemigruppe Det opprettes en Pandemigruppe bestående av: Pandemigruppe - medlemmer Personaldirektør (HMS-ansvarlig) Hovedverneombud Informasjonsleder Driftsleder Studiedirektør Studentsamskipnaden Studentparlamentet Rolle Leder, innkaller pandemigruppen, ansvar for ansatte Kontrollerer at vedtatte tiltak er gjennomført Utarbeider nødvendig informasjon til studenter og ansatte Iverksetter ekstraordinært renhold, ventilasjonsanlegg Oversikt over syke/smittede studenter Velferdstiltak/omsorg for studentene Velferdstiltak/omsorg for studentene Pandemigruppen vil være en rådgivende gruppe til den sentrale beredskapsledelsen, og vil fremme forslag til tiltak, samt utarbeide utkast til nødvendig informasjonsmateriell. Formelle vedtak om iverksettelse av tiltak gjøres av Sentral beredskapsledelse. Mer detaljert oppgavebeskrivelse finnes i tabellene i kapittel 5.4 og MULIGE TILTAK 5.1 Medisinsk behandling Pandemisk influensa forårsakes av et virus. Det finnes såkalte antiviralia (medisin mot virusinfeksjoner), oseltamivir (Tamiflu ) og zanamivir (Relenza ), som kan brukes både som behandling og som forebygging. De kan forkorte og lindre sykdomsbildet. Gitt etter sannsynlig smitte kan de hindre at smitten utvikler seg til sykdom. Pasienter med alvorlig sykdom og pasienter som tilhører risikogruppene for komplikasjoner får tilbud om behandling. Andre pasienter kan også tilbys behandling, men det vurderer legen i hvert enkelt tilfelle. Er det gått mer enn to dager siden symptomstart, har behandlingen begrenset nytte, men ved tegn på alvorlig sykdom forsøkes behandling med antiviralia uansett. Det vil variere noe hvordan ulike virus responderer på medikamentene. Behandlingen foretas av primærhelsetjenesten. 5.2 Vaksinasjon Vaksine mot en pandemi vil først kunne være ferdig utviklet en del måneder etter at viruset er identifisert. Ingen kan pålegges å ta vaksine, men en virksomhet kan oppfordre sine ansatte til å ta vaksine. Særlig personer i risikogruppene anbefales å ta vaksine. Vaksine kan tas selv om man har hatt influensalignende sykdom (så lenge man er feberfri). Den norske stat bestiller vaksine og fordeler denne til kommunene. Det er kommunene som beslutter hvordan vaksinasjonene skal gjennomføres. Vaksinen kommer normalt i flere leveranser så det vil bli foretatt en viss prioritering innledningsvis. Dette gjøres av helsemyndighetene. 5.3 Generelt om tiltak ved HØGSKOLEN Ulike virus har forskjellige egenskaper. Det vil være stor forskjell på hvilke tiltak som er aktuelle ved en pandemi med lav dødelighet kontra en med høy dødelighet. Helsemyndighetene vurderer fortløpende situasjonen, og kommer med oppdaterte faglige råd. Det viktigste tiltaket fra HØGSKOLENs side er derfor at pandemigruppen holder seg kontinuerlig oppdatert og at beredskapsledelsen iverksetter virksomhetsinterne tiltak i tråd med helsemyndighetenes føringer. I tillegg sørger beredskapsledelsen for at relevant informasjon videreformidles til studenter og ansatte. Det er ikke ønskelig, at avdelingene iverksetter smittebegrensende tiltak uten at dette er initiert fra HØGSKOLEN sentralt. Etablering av ulik lokal praksis ved universitetet er forvirrende, og det er viktig at de tiltak som gjennomføres er fundert i medisinske anbefalinger. Hvis det er spesielle behov lokalt, skal dette avklares med Pandemigruppen, slik at HØGSKOLEN fremstår med en mest mulig helhetlig strategi. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 140 ~

141 5.4 Forberedende tiltak ved begrenset smitte mellom mennesker i utlandet (nivå 4) Ved oppgradering til beredskapsnivå 4 (i WHOs 6-trinns skala) gjort av WHO, skal følgende tiltak vurderes iverksatt ved HØGSKOLEN: Smitteverntiltak Sentral beredskapsledelse Pandemigruppen Avdelinger/enheter Ingen - Gå gjennom eksisterende planverk. Supplere ved behov. - Stille krav til at avdelingene om at de går igjennom sine planer. - Overvåke situasjonen og holde seg oppdatert på norske myndigheter og WHOs informasjon - Informere sentral beredskapsledelse når WHO oppgraderer til nytt beredskapsnivå. - Gå eventuelt i dialog med smittevernlege i kommunen om forberedende tiltak/planer - Bestille desinfiseringsmiddel til dispensere for håndvask - Oppdatere lokale planer med hensyn til: - Iverksette kryssopplæring der spesiell kompetanse besittes kun av et minimum av personer, og tjenesten ansees som viktig - Ha reserveplaner for å sikre overlapp for kritiske funksjoner, herunder også forsknings- og laboratorieaktivitet. 5.5 Tiltak ved smittespredning mellom mennesker i Norge (nivå 6) Smitteverntiltak Følg helsemyndighetenes smittevernråd. Andre mulige tiltak: Øke frekvens på renhold Tømme søppel oftere Tilgjengeliggjøre desinfeksjonsmidler for håndvask Alle ansatte som får symptomer eller er i tvil, møter ikke på jobb Hjemmekontor for personell der dette ansees som hensiktsmessig Unødvendige flyreiser unngås Ansatte i risikogruppene tilbys helseråd og eventuell tilrettelegging av arbeidssituasjonen Sentral beredskapsledelse Overvåke situasjonen. Motta råd fra Pandemigruppen og iverksette nødvendige virksomhetsinterne tiltak for HØGSKOLEN. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 141 ~

142 Ha et strategisk fokus og vurdere ulike utviklinger av situasjonen. Avholde møter etter behov. Samordne strategier, informere, og vurdere felles møter med: Møreforsking, Fagskolen, Kunnskapsparken, Ålesund kommune. Pandemigruppen /Personalseksjonen Avdelingene IT-seksjonen Overvåke situasjonen og daglig følge med på helsetjenestens råd fra (Folkehelseinstituttets nettsider). Informere studenter og ansatte om aktuelle smitteverntiltak (utarbeides og tilgjengeliggjøres av helsemyndighetene) Innkalle den sentrale beredskapsledelsen ved spørsmål som krever drøfting og beslutning på øverste nivå. Samle inn informasjon fra avdelingene og nære samarbeidspartnere (Fagskolen, Møreforsking, Kunnskapsparken) om status og eventuelle driftsproblemer. Være rådgiver ovenfor den sentrale beredskapsledelsen. Være kontaktpunkt for helsemyndighetene, Ålesund kommune og Kunnskapsdepartementet Ved behov, etablere samarbeid med kommunen om tiltak rettet mot studenter og ansatte. Vurdere behov for å ha møter i lokal beredskapsledelse. Iverksette smittebegrensende tiltak etter føringer fra sentral beredskapsledelse og Pandemigruppen. Rapportere status etter føringer fra Pandemigruppen. Formidle viktig informasjon til egne ansatte og studenter. Være i dialog med Studieseksjonen om endringer/tilrettelegginger for enkeltstudenter og studentgrupper. Vurdere om det er nødvendig med ekstraordinære tiltak ved eksamensavvikling. Være i dialog med Personalavdelingen ved spesielle behov knyttet til ansatte (for eksempel bruk av hjemmekontor for skjerming eller tilrettelegging for arbeid på tross av fravær fra arbeidsplassen). Utnytte tilgjengelige e-læringsmuligheter (Adobe connect, opptak og strømming av forelesinger m.m.) Fokus på opprettholdelse av kritiske IKT-tjenester. Veiledning i forbindelse med økt bruk av hjemmekontor og mobilt bredbånd. Bidra med endringer i tilganger og optimal bruk av e-læringssystemer i samarbeid avdelingene og studieseksjonen HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 142 ~

143 Informasjonsavdelingen Personalseksjonen Ansvar for informasjonen til virksomheten. Bearbeide innsamlet informasjon/statusrapporter og distribuere den til alle avdelinger og nære samarbeidspartnere, og ved forespørsel også til smittevernlege i kommunen, helsemyndigheter og Kunnskapsdepartementet. HØGSKOLENs internettsider benyttes til jevnlige statusrapporter når pandemien er på sitt mest aktive. Distribuere informasjon om nødvendige tiltak til ansatte og studenter. Informasjon til studenter samordnes med Studentsamskipnaden og Studentparlamentet. Informasjon distribueres både på norsk og engelsk via de normale informasjonskanalene. Overvåke media. Avdekke kritiske prosesser innen personalfeltet og om nødvendig legge føringer for hva som skal prioriteres. - Løpende kontakt med tillitsvalgte og enhetsledere angående personalpolitiske spørsmål som f. eks: oppgaver enn de normale. for bruk av overtid (NB! Nytt skjema fra Arbeidstilsynet i forbindelse med Influensa A (H1N1) i 2009). - Balansere sentralstyring og prinsipper mot avdelingsspesifikke tiltak. Studieseksjonen Ha hovedfokus på å holde egne kritiske prosesser i gang (FS, studentweb timeplaner/romplaner, eksamensplaner og eksamensavvikling, søknadsweb/opptak, utstede vitnemål mm) Kan bidra med å nå ut med informasjon til spesifikke grupper av studenter - Kan gi støtte til enhetene/avdelingene i administrasjon av studentenes studieløp (en alvorlig pandemi kan gi forstyrrelser i studieløpet til mange) - Rådgivning av studenter og ulike problemstillinger knyttet til for eksempel utenlandsopphold, behov for spesiell tilrettelegging/skjerming etc. (utføres av Studentservice). Om nødvendig, innhente kompetanse fra underleverandører hvis personellmangel i egen stab. - Koordinere status og evt. behov for ekstra bistand hos de andre IT-enhetene ved HØGSKOLEN. En krise er en viktig kilde til ny lærdom. Den sentrale beredskapsledelsen tar initiativ til et evalueringsmøte, og det skrives en evalueringsrapport etter hendelsen. Man vil vurdere om det er behov for justeringer eller endringer i planverket. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 143 ~

144 5.6 Normalisering Beredskapsplan Helse Miljø Sikkerhet Risiko og Sårbarhet Nedtrapping av beredskapen starter når det ikke lenger er fare for at man ikke skal kunne opprettholde drift av kritiske tjenester. En krise er en viktig kilde til ny lærdom. Den sentrale beredskapsledelsen tar initiativ til et evalueringsmøte, og det skrives en evalueringsrapport etter hendelsen. Man vil vurdere om det er behov for justeringer eller endringer i planverket. 6 REFERANSER 1. Helse- og omsorgsdepartementet; Nasjonal beredskapsplan for pandemisk influensa, versjon 3.0. Fastsatt Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap; Nasjonal sårbarhets- og beredskapsrapport Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap; Kontinuitetsplanlegging - pandemisk influensa, Opprettholdelse av kritiske funksjoner ved høyt personellfravær, Veileder Versjon 2, Sentral beredskapsplan, HØGSKOLEN, januar Ålesund kommune, Kommunal beredskapsplan ved pandemisk influensa, Smittevernplan for Ålesund kommune, rev FHI, Smittevernhåndboka - sykdommer A-Å (se lenken under) HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 144 ~

145 VEDLEGG G MØTEREFERAT Referat dato dd.mm.åååå Referent Forum Møte dato Innvalgstelefon BEREDSKAP dd.mm.åååå Til (stede) [Klikk her og skriv inn mottaker(e)] Fravær EVALUERING ETTER BEREDSKAPSHENDELSE TYPE HENDELSE: Evaluering (jfr kap 10.1 i Sentral beredskapsplan) En krise, eller noe som kunne ha blitt en krise, er en viktig kilde til ny lærdom. Den sentrale beredskapsledelsen tar initiativ til et evalueringsmøte, og det skrives en evalueringsrapport etter hendelsen. I den grad nære samarbeidspartnere eller redningsetatene var involvert i krisehåndteringen bør kriseledelsen vurdere å invitere disse til evalueringsmøtet (del gjerne møtet i to en intern del, og en del med eksterne). I etterkant av faktiske hendelser skal det vurderes om det er behov for endringer i planverket. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 145 ~

146 Agenda 1. Intern evaluering Hva var hovedmålet med å sette sentral/lokal beredskapsstab? Hvordan fungerte vi ifht: VARSLING Internt (sentralt nivå, lokalt nivå)? Eksternt? MOBILISERING SENTRAL/LOKAL BEREDSKAPSSTAB BLE SATT FOR TIDLIG/FOR SENT? PSYKOSOSIAL STØTTE (FAMILIE AV AVDØDE, SIKTEDE OG MEDSTUDENTER?) Hva ble gjort/hva burde vært gjort? Hvor fikk høgskolen bistand/evt forventet bistand som ikke ble innfridd? INFORMASJONSFORMIDLING/RAPPORTERING7BESLUTNINGSTAKING INNAD I BEREDSKAPSGRUPPEN INFORMASJONSFORMIDLING INTERNT VED HØGSKOLEN HVORDAN FUNGERTE INFORMASJONSFLYT MELLOM SENTRAL OG LOKAL LEDELSE INFORMASJONSFORMIDLING EKSTERNT MEDIAHÅNDTERING SAMORDNING MED EKSTERNE Redningstjenesten Samarbeidspartnere Kommunen LOGGFØRING, FUNGERTE DEN ETTER HENSIKTEN NORMALISERING, VARSLING OM NORMALISERING OG DEMOBILISERING SKJER SAMME VEI SOM MOBILISERING. BLE DETTE GJORT? BEHOV FOR DEBRIFING AV INVOLVERTE? BLE DETTE GJENNOMFØRT? SAMTIDIGE HENDELSER? I SÅ FALL HVORDAN BLE DISSE HÅNDTERT? ANNET? HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 146 ~

147 2. Ekstern evaluering Eksternes innspill til høgskolen sin håndtering av beredskapen. 3. Innspill til sentral beredskapsplan 4. Avvik som skal meldes 5. Videre aksjonspunkter (fordele oppgaver, ansvar, tidsfrister) Evaluering (jfr kap 10.2 i Sentral beredskapsplan) Rapportering til høgskolestyret I etterkant av evalueringen skal det skrives en rapport som sammenfatter hendelsen og høgskolens respons og resultat av evalueringen i etterpåklokskapens lys. Beredskapslederne på sentralt og lokalt nivå er ansvarlige for at rapportering gjennomføres på hvert sitt nivå og at dette formidles til ansvarlige for revidering av beredskapsplanen samt at avvik og forslag til tiltak legges inn i avvikssystemet. Innholdet i rapporten skal også formidles internt og til de eksterne som har vært berørt og involvert. Det bør også etterstrebes å videreformidle lærdom av hendelsen til fagforum for andre universitet og høgskoler samt til Kunnskapsdepartementet. HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 147 ~

148 VEDLEGG H(1) - Sjekkliste ved trusler og signalementskjema 1) Vær rolig Vær vennlig Still så mange spørsmål som mulig for å avdekke om trusselen kan virke reell. Be den som truer om å gjenta det han sier, og prøv å få til en dialog. 2) Eksempel på spørsmål: Hvem er du? Hvor ringer du fra? Hvorfor ringer du? 3) Ordlyd i meldingen (Fritekst): 4) Varsle politiet, 112. Politiet vil iverksette videre tiltak. 5) Beskrivelse (strek under ett eller flere alternativ): Kjønn Stemme Tale Holdning Kvinne Kraftig Stresset Nervøs Mann Lav Stammende Opphisset Gutt Mørk Dannet Beruset Pike Snøvlete Slang Rolig Myk Lespende Aggressiv Forvrengt Langsom Hurtig Lys Hysterisk Dialekt: Norsk, hvilken dialekt: Utenlandsk, hvilket land: Bakgrunn: Gatestøy Fest Stemmer Latter Maskiner 5) Beskriv bakgrunn med egne ord: Dag/Dato/Klokkeslett: Melding mottatt av: Levert til: HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 148 ~

149 VEDLEGG H(2) - SIGNALEMENTSSKJEMA Kommentarer Vitnets navn Adresse Arbeidssted Adresse Sted, dato Fødselsdato Telefon, priv Telefon, arb Mobil Underskrift Levert til HiÅ BEREDSKAP (CSO) (vakt) ~ 149 ~