Kriseberedskapsplan for NIH Kriseberedskapsplan. for Norges idrettshøgskole KRISEBEREDSKAPSNUMMER:

Transkript

1 Kriseberedskapsplan for Norges idrettshøgskole KRISEBEREDSKAPSNUMMER: Versjon per 4. juni

2 Viktige telefonnummer: Brann Politi Sykehus 113 Legevakt Oslo NIHs beredskapstelefon: Alle i kriseberedskapsgruppen blir kontaktet på dette nummeret SiO Helse: Lege Psykolog Akutt psykisk hjelp Unicare Helse Bedriftshelsetjenesten Olympiatoppen helseavd: Ved akutte fysiske skader Politivakta i Oslo: 2800 Studentprest i Oslo: Inger Anne Naterstad / Sosial legevakttjeneste Voldtekt Giftinformasjons 24 t vakt Folkehelseinstituttet smittevern 24 t vakt Smittevernoverlege Oslo kommune (Tore W. Steen): Arbeidstilsynet Alvorlige personskader og dødsfall / UDs beredskapstelefon / Kunnskapsdepartementet Universitets- og høgskoleavd: / Kunnskapsdepartementet Ekspedisjonssjef Toril Johansson Sjømannskirken 24 t vakt 2

3 Oversikt varsling 3

4 Innholdsfortegnelse Viktige telefonnummer: Oversikt varsling... 3 A Varslingsliste ved kriser eller alvorlige ulykker Introduksjon Planprosess Gyldighet og revisjon Roller og ansvar Prinsipper for krisehåndtering... 7 Det forventes at ansatte:... 7 Det forventes at studenter: Organiseringen av kriseberedskap ved NIH Beredskapsnivå Beredskapsorganisasjon Avklaring av beredskapsroller Rullering av personell Koordinering med eksterne samarbeidspartnere Opplæring og øvelser Opplæring Øvelser Psykososial omsorg Informasjonsberedskap Prinsipper for krisekommunikasjon Organisering av informasjonsberedskapen Varsling Mobilisering Tiltaksplaner for krisehåndtering ved NIH Tiltaksplan 1: Akutt skade/død på student, ansatt eller besøkende Tiltaksplan 2: Alvorlig brann, eksplosjon og evakuering Tiltaksplan 3: Trusler, vold, terror eller gisseltaking Tiltaksplan 4: Hendelser med spesielle krav til informasjonshåndtering (omdømme)

5 8.5 Tiltaksplan 5: Spredning av smitte og utbrudd av smittefarlig sykdom /pandemi Tiltaksplan 6: Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser Tiltaksplan 7: Alvorlige negative konsekvenser for ytre miljø Vedlegg A B C D E F G Varslingsliste ved kriser eller alvorlige ulykker Loggføring Beredskapsplan for krisekommunikasjon ved NIH Pandemiplan Plan for psykososial omsorg Branninstruks Evaluering - møtereferat 5

6 Administrativ del 1 Introduksjon Kriseberedskapsplanen skal legge grunnlag for en effektiv og god krisehåndtering ved Norges idrettshøgskole. Det er vanskelig å kontrollere en krise god koordinering er målet. Beredskapsplanen skal være et verktøy som brukes ved større kriser slik at tap av liv og skader på mennesker, miljø og materiell unngås eller reduseres. 1.1 Planprosess Høsten 2012 og våren 2013 ble det gjennomført overordnede risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) for NIH. Disse ligger som grunnlag for etableringen av planen. Basert på ROS-analysene ble det plukket ut fra 25 uønskede hendelser generert følgende åtte såkalte dimensjonerende fare- og ulykkeshendelser: 1) Akutt skade/død på student, ansatt eller besøkende 2) Alvorlig brann, eksplosjon og evakuering 3) Trusler, vold, terror eller gisseltaking 4) Hendelser med spesielle krav til informasjonshåndtering (omdømme) 5) Spredning av smitte og utbrudd av smittefarlig sykdom/pandemi 6) Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser 7) Alvorlige negative konsekvenser for ytre miljø 8) Hendelser i friluftslivundervisning (under utarbeidelse) Tiltaksplanene i beredskapsplanen er skrevet med utgangspunkt i resultatene fra en egen beredskapsanalyse av de åtte dimensjonerende fare- og ulykkeshendelsene. Tiltaksplanene i operativ del beskriver på generelt grunnlag hvordan vi håndterer de ulike hendelsene. Skjønn og improvisasjon er likevel en nødvendighet under krisehåndtering. 1.2 Gyldighet og revisjon Gyldig versjon av planverket finnes på Innersvingen, på nih.no og skal finnes på minnepinner som alle i beredskapsgruppen, samt koordinator for informasjonssenteret og servicetorget skal ha. Planverket revideres ved alle større endringer i planforutsetningene, og er gjenstand for en hovedrevisjon annethvert år. I forbindelse med evaluering av hendelser og øvelser skal behov for endringer i planverket vurderes. Ansvar for revisjon av kriseberedskapsplanen er lagt til PØ, ved HMS-ansvarlig. Varslingslisten revideres når det skjer endringer i hvem som har de ulike funksjonene. 6

7 Medlemmer av beredskapsledelsen skal ha en kopi av planen og være kjent med sine oppgaver, ansvar og myndighet. 2 Roller og ansvar 2.1 Prinsipper for krisehåndtering Beredskaps- og sikkerhetsarbeid baseres på tre hovedprinsipper: ansvarsprinsippet, likhetsprinsippet og nærhetsprinsippet: Ansvarsprinsippet, den som har det daglige ansvaret har ansvaret også i en krisesituasjon. Likhetsprinsippet, organiseringen i en krise skal være mest mulig lik den daglige organiseringen. Nærhetsprinsippet, en krise skal håndteres på lavest mulig nivå. Samvirkeprinsippet, ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører/instanser i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering. For NIH gjelder følgende prinsipper for ansvars- og oppgavefordeling i det løpende beredskapsarbeidet: 1. Administrerende direktør er beredskapsansvarlig og har det overordnede administrative ansvaret for beredskapsarbeidet ved NIH. Dette innebærer overordnet ansvar for at prinsippene i dette dokumentet følges. Direktøren har også ansvar for å lede NIHs håndtering av beredskapssituasjoner når de oppstår. I tillegg har beredskapsleder ansvar for utarbeidelse, revisjon, opplæring og øvelser knyttet til beredskapsplanen. Beredskapsleder håndterer sitt ansvar og sine beredskapsoppgaver i samråd med rektor. 2. Beredskap er et lederansvar. Alle ledere har ansvar for å sette seg inn i planverk og delta i utarbeidelse av planverk, revisjon, opplæring og øvelser. De skal også lede håndteringen av beredskapssituasjoner på eget nivå når de oppstår. 4. Beredskap er alles ansvar. Det er alle ansatte og studenters ansvar å vise årvåkenhet og fange opp signaler om forhold som kan utvikle seg til en hendelse som må håndteres beredskapsmessig av NIH. Slike signaler skal vurderes løpende, og om nødvendig, formidles til personer som kan ta saken videre. Det forventes at ansatte: Skal være informert om NIH beredskapsplaner og hvor planverket finnes, samt kjenne sin rolle. Skal kjenne til viktige telefonnummer for varsling ved alvorlige hendelser. Skal få opplæring i roller og ansvar de tildeles. Plikter å medvirke til ivaretakelse av sikkerhet og beredskap ved NIH. Skal kjenne til varslingsrutiner, evakueringsrutiner og rømningsveier. Det forventes at studenter: Skal kjenne til varslingsrutiner, evakueringsrutiner og rømningsveier. Skal bli informert ved hendelser som er relevante for dem. Skal kjenne til viktige telefonnummer for varsling ved alvorlige hendelser. 7

8 2.2 Organiseringen av kriseberedskap ved NIH Beredskapsnivå På NIH skiller vi mellom tre ulike beredskapsnivå; grønn, gul og rød beredskap. Normal beredskapsnivå (grønn beredskap): Normal beredskapsorganisasjon tilsvarer grønn beredskap og fungerer permanent utenom normal arbeidstid med støtte fra vaktselskap (NOKAS). Vanlige driftsforstyrrelser håndteres med normal organisering. Dette gjelder for eksempel situasjoner som mindre personskader, kortere strømbrudd, nedetid på datasystem i kortere tid eller situasjoner med begrensede materielle skader. Utvidet beredskap (gul beredskap): Operativ leder (intern) i samråd med beredskapsleder (adm. direktør) avgjør om det skal etableres gul beredskap som medfører økt årvåkenhet. Ved større hendelser, evt. hendelser som medfører økt risiko og trigger årvåkenhet, skal hver enkelt leder ta kontakt med beredskapsleder. Det kan være hendelser som alvorlige skader på personer, studenter som meldes savnet, mange sykdomstilfeller samtidig, lengre strømbrudd, vannskader, omfattende utfordringer med datasystemene, mindre gasslekkasjer m.m. Andre vurderingskriterier er antall personer berørt, og hvorvidt situasjonen vil kunne påvirke omdømmet til NIH. Full beredskap (rød beredskap): Beredskapsleder beslutter og iverksetter i samråd med operativ leder rød beredskap». Dette innebærer at beredskapsplanen trer i kraft. Hvis krisen er svært alvorlig, kompleks eller omfattende, evt. at det er flere sammenfallende hendelser, oppstår behovet for overordnet koordinering, beslutninger om ressursdisponering/tildeling og informasjonsformidling. I slike tilfeller trer beredskapsledelse i NIH sammen. Grønn beredskap: Normalorganisasjonen håndterer, men beredskapsleder varsles dersom ordinære driftsavvik medfører økt risiko for kvalitetsavvik Gul beredskap: NIHs beredskapsleder vurderer utvidet beredskap ved hendelser som medfører økt risiko og trigger årvåkenhet. Rød beredskap: NIHs beredskapsledelse etableres i tillegg til operativ innsats. Kunnskapsdeparttementet bør informeres: Hendelser som kommer inn under dimensjonerende scenarioer. Hendelser som har eskalert fra gul beredskap. 8

9 2.2.2 Beredskapsorganisasjon Beredskapsledelsen skal håndtere situasjoner som påvirker hele/store deler av organisasjonen, og hendelser der NIHs omdømme er truet. Beredskapsleder vurderer og eventuelt beslutter høynet beredskap og at beredskapsplanen trer i kraft. Beredskapsledelsen suppleres med ressurspersoner/støttefunksjoner etter type hendelse og behov, eksempelvis seksjonsleder, avdelingsleder og HVO. Beredskapsledelsen består av: Administrerende direktør leder Stedfortredere: 1. Personal- og økonomisjef 2. Seniorrådgiver PØ Rektor Stedfortreder: Prorektor 9

10 Kommunikasjonssjef Stedfortredere: 1. Webredaktør 2. Leder SEVU Loggfører Stedfortredere: 1. Seniorrådgiver PØ 2. Rådgiver personal- og økonomiavdelingen Studiesjef Stedfortredere: 1. Leder STA avdelingen 2. Leder SEVU Eiendomssjef Stedfortredere: 1. Leder drift og vedlikehold 2. Leder brannvern IKT-leder Stedfortreder: Overingeniør IKT Operativ leder (leder som har ansvaret for det området som er berørt) er fagperson med ansvar for koordinering og gjennomføring av den praktiske håndteringen av hendelsen. Utnevnes av beredskapsleder. Normalt vil dette være en administrativ leder. Operativ leder har myndighet til å rekvirere ekstern hjelp (underleverandører, kritisk nøkkelpersonell mv) og intern hjelp fra egen stab. Operativ leder skal videre blant annet: Utarbeide anslag for omfang av den inntrufne hendelsen. Utarbeide anslag for ferdigstillelse av reparasjonsarbeid/normalisering. Bistå beredskapsleder. Se ellers intern ressursoversikt (VEDLEGG A) for andre støttespillere Avklaring av beredskapsroller Adm direktør: beredskapsansvarlig og beredskapsleder Leder av beredskapsgruppa og ansvarlig for alle beslutninger som fattes i gruppa. Ha tydelig prioritering av: mennesker miljø materiell omdømme. Skal holde rektor løpende orientert slik at rektor kan ivareta sitt overordnede ansvar som talsperson internt og eksternt. Har ansvar for å: Varsle beredskapsgruppen og gjøre den operativ. 10

11 Vurdere å innlemme ressurspersoner. Varsle aktuelle myndigheter og samarbeidsinstitusjoner. Fremskaffe og fordele de ekstra ressurser situasjonen krever. Vedta etablering av informasjonssenter. Vedta etablering av kontakttelefon for pårørende og media. Vedta etablering av pårørendesenter. Ivareta ledelse av høgskolen med tanke på å gjenopprette «business as usual» så raskt som mulig.. Gjennomføre første møte i beredskapsledelsen med vekt på: Varsling Potensial/omfang Fokus Ressurser Iverksette tiltak Informasjonsstrategi Sørge for: Iverksette loggføring. Varsle/informere alle enhetene og personer som blir berørt. Gjennomføre fortløpende statusmøter for å oppdatere beredskapshåndteringen. Ivaretakelse forhold til myndigheter (eksterne ressurser/ nødetater). Mobilisere nok ressurser basert på worst case tankegang. Koordinere informasjon mellom NIH og KD. Vurdere fortløpende om Kunnskapsdepartementet (KD) skal oppdateres, og be etter behov KD redegjøre for sine forventninger. Vurdere: Evakuering i samråd med nødetater Etablere infosenter Etablere pårørendeapparat etter behov - Telefoner - Pårørende mottak Behovet for psykososial støtte Rektor Talsperson internt og eksternt, også mot media. Beslutter når og hvilken informasjon som skal ut til hvem i samråd med kommunikasjonssjef og beredskapsleder. Utarbeide anslag for omfang av den inntrufne hendelsen. Utarbeide anslag for ferdigstillelse av reparasjonsarbeid/normalisering. Bistår beredskapsleder. Kommunikasjonssjef Sikre enhetlig kommunikasjon til alle aktuelle målgrupper. Iverksette beredskapsplan for krisekommunikasjon. Koordinere innkommende og utgående informasjon med informasjonssenter. Holde ledelsen oppdatert på mediebildet i samråd med informasjonssenter. Rådgi rektor og bistå med utforming av budskap internt og eksternt Opprette kriseweb i samarbeid med informasjonssenter. Ved pressekonferanser: samordne og koordinere. 11

12 Studiesjef Fremskaffe studentoversikt etter anmodning, samt ved behov bistå politiet i arbeidet med å fremskaffe pårørendeoversikt. Eiendomssjef Ansvarlig for å iverksette evakuering og avstenging av områder i samråd med beredskapsleder og politiet. Framskaffe oversikter over aktuelle bygg/lokaler for beredskapsledelse og nødetater. Bistå med å etablere lokaler til pårørendesenter og informasjonssenter. Organisere og bistå ved behov for alternative arbeidsplasser hvis nåværende arbeidsplass er utilgjengelig. IKT sjef: Iverksette tiltak for tilstrekkelig utstyr og linjer for intern og ekstern tele- og datakommunikasjon. Sikre og forhindre ytterligere tap av data. Bistå i rigging av pårørendesenter og informasjonssenter. Loggfører Loggfører er i første rekke ansvarlig for å dokumentere informasjon som fremkommer under statusmøtene i beredskapsgruppen. Dette skal gjøres slik at informasjonen er tilgjengelig for nye ressurser som kommer til underveis, samt at informasjon benyttes i evaluering og rapportering i etterkant. Loggfører fører kronologisk register over de mest sentrale hendelser og tiltak. Om loggen: Logg er ledelsesstøtte. Noterer faktisk informasjon om hendelsen. Anbefalte tiltak og beslutninger loggføres i statusmøtene. Viser siste status på aksjoner/tiltak på neste statusmøte. Bidrar til å gi et helhetlig bilde av situasjonen. Stopper /hjelper beredskapsledelsen hvis den bruker for mye tid på en sak/ går seg vill. Gir viktige input til evalueringsrapport. Det skal føres logg for å sikre en overordnet oversikt over strategiske og viktige beslutninger og handlinger som fattes og utføres for å håndtere den uønskede hendelsen. Ved utvidet beredskap fører alle involverte logg over egen aktivitet i aktuell tiltaksplan. Rapporterer Rapport benyttes for å skaffe en kvalitetssikret og helhetlig statusoversikt over håndtering av hendelsen underveis i forløpet. Beredskapsleder utnevner ansvarlig for å skrive daglig rapport avhengig av type hendelse. Rapporterer samarbeider med loggfører og vil være en person i beredskapsledelsen som ikke har et framtredende ansvar i den konkrete hendelsen. Rapporten baseres på informasjon fra logg, fra kommunikasjonsavdelingen og fra operativ leder. I tillegg til å gi statusrapport om det som har hendt, bør rapporten også gi en oversikt over planlagte ikke-iverksatte tiltak. Rapport bør si noe om antatt utvikling av hendelsen, basert på tilgjengelig informasjon for å sikre et strategisk perspektiv på hendelsen slik at adekvate tiltak kan vurderes/forberedes. I tillegg bør rapport inneholde hovedelementer fra talepunkter til mediene og evt. også en oversikt over de mest relevante hovedpunktene om hva mediene skriver om hendelsen. 12

13 Dersom NIH bistår KD med talepunkter etc., må disse fremkomme i rapport. Støttefunksjoner: Informasjonssenter Bemannes ved større hendelser. Tett kontakt med beredskapsgruppen. Sørge for at beredskapsgruppen har et så oppdatert og nøyaktig situasjonsbilde som mulig. Formidle beslutninger og budskap fra beredskapsgruppen internt og eksternt. Publisere oppdatert info på intranett og internett/kriseweb. Ta i mot henvendelser og holde løpende dialog med media. Føre logg og følge opp henvendelser i samarbeid med kommunikasjonssjef. Sende ut pressemeldinger og invitasjoner til pressekonferanser i samarbeid med kommunikasjonssjef. Servicetorg Servicetorget har en viktig rolle for varsling av en ulykke/krise både til nødetater og nødnummeret til beredskapsgruppen. I tillegg skal alle (telefon)henvendelser som krever oppfølging nedtegnes i en logg. Bemanning i torget skal holde seg oppdatert på loggene fra infosenteret og beredskapsgruppa, og formidle avklarte budskap og beskjeder til studenter, ansatte, pårørende og andre. Infotavla ved servicetorget skal tas i bruk ved behov. Henvise til politiets pårørendetelefon. Personal- og økonomisjef: Skaffe til veie nødvendig informasjon om ansatte og pårørende. Bistå med informasjon til ansatte og pårørende. Bistå i rigging av pårørendesenter. Bistå med mat og drikke til beredskapsledelsen, informasjonssenteret og servicetorget ved hendelser som går over lang tid. Hovedverneombud innkalles ved behov. Internasjonal koordinator Bistå ved hendelser med internasjonale studenter eller med studenter i utlandet Rullering av personell Beredskapssituasjoner kan trekke ut i tid. Hvis det er grunn til å tro at en situasjon kan vare i mange timer/dager, må beredskapsledelsen, koordinator for informasjonssenteret og leder av servicetorget å etablere en rulleringsplan. Her benyttes stedfortrederlister, og ellers de ressurser som er tilgjengelige. Det bør legges opp til løpende rullering, slik at man ikke bytter ut hele teamet samtidig Koordinering med eksterne samarbeidspartnere NIH leier ut lokaler, og har utstrakt forskningssamarbeid, bl.a. med Helsedirektoratet, Olympiatoppen/NIF, NFR og andre. Ansatte kan ha mer enn én arbeidsgiver. SiO vil være en svært viktig støttespiller for NIH ved alle hendelser der studenter blir rammet. En hendelse vil raskt kunne berøre flere institusjoner. Prinsippet er som følger: Den part som er mest berørt, eier krisen. 13

14 Hvis NIH ikke eier krisen, stilles minimum en representant til rådighet til den beredskapsledelsen som kriseeier etablerer. Hvis NIH eier krisen, inviteres representanter fra andre berørte til å delta i NIHs beredskapsledelse. Dette for å sørge for en samordnet beredskapsledelse og mest mulig hensiktsmessige felles tiltak. 3 Opplæring og øvelser NIHs beredskapsorganisasjon skal utvikles gjennom et kontinuerlig forbedringsarbeid. Opplæring og øvelser er viktige elementer i dette. 3.1 Opplæring Alle ansatte skal ha kjennskap til NIHs beredskapsarbeid, beredskapsplanen og hvor den og vedleggene er tilgjengelig på nett. Dette skal inngå i opplæring ved ansettelse. Alle ansatte og ledere som har et definert ansvar iht. beredskapsplanen, skal få en innføring i sine oppgaver. Seksjonsleder/avdelingsleder har ansvar for at nødvendig opplæring i beredskapsarbeid inngår som en del av opplæringen for ansatte. Som en del av opplæringen av de nyansatte, skal det være en årlig overordnet gjennomgang av beredskapsplanen. Det skal skje i løpet av 1. kvartal. HMS-ansvarlig skal gi evt. innspill hvis det er spesifikke forhold som skal fokuseres. 3.2 Øvelser Øvelser er et viktig element i kvalitetssikringen og håndtering av hendelser man normalt ikke får trening i. Det finnes ulike øvingsformer. Det kan være alt fra enkle varslingsøvelser, via såkalte skrivebords-/simulerings-/spilløvelser (table-top), til store øvelser med markører og faktisk ressursinnsats. Ansatte med spesiell rolle i beredskapsarbeidet skal: Øve spesielt på egen rolle. Trene på varsling, evakuering, organisering og håndtering. Ansatte som har en ledelsesfunksjon i en krise-/ulykkessituasjon, skal: Diskutere mulige krisescenarier på ledermøter minst hvert semester og ha kontinuerlig høy bevissthet rundt beredskap og forebygging av kriser. Gjennomføre minst en øvelse pr. år. Gjennomføre varslingsøvelse, to ganger pr. år. Øve på informasjonsberedskap (gjelder spesielt rektor, kommunikasjonssjef og koordinator for informasjonssenteret som vil ha en rolle ovenfor mediene). Etter alle øvelser skal det være en evaluering, og behovet for endringer i planverket skal vurderes. 4 Psykososial omsorg Psykososial omsorg er en viktig del av håndteringen av både større ulykker og mindre kriser. NIHs beredskap innen psykososial omsorg skal bidra til god håndtering og helhetlig omsorg for studenter, ansatte og besøkende ved kriser, ulykker og katastrofer ved NIH. 14

15 Det å bli godt ivaretatt vil bidra til å avdempe ettervirkninger etter en alvorlig hendelse. PØavdelingen har etablert en egen plan for psykososial omsorg, se vedlegg H. Planen viser overordnet organisering og håndtering av psykososial omsorg ved NIH. Den gir også en oversikt over roller, ansvar og muligheter i grensesnittet mellom NIH, offentlige instanser og eksterne støttespillere. Ved store ulykker kan det være behov for å etablere et pårørendesenter og en pårørendetelefon. Dette er politiets ansvar. Vi kan benytte følgende lokaler som pårørendesenter: møte/lunsj lokaler i 2. eller 3. etasje i UF-bygget. Beredskapsplan for psykososial omsorg er gjeldende for hele NIH og kan iverksettes av beredskapsledelsen og PØ-leder. 5 Informasjonsberedskap All erfaring viser at informasjon er avgjørende for god krisehåndtering. Hvis ikke informasjonen håndteres godt (eksternt og internt), vil det kunne virke forsterkende på krisen. Kommunikasjonsavdelingen ved NIH har etablert en egen beredskapsplan for krisekommunikasjon. Planen skal sikre at informasjonsarbeidet i forbindelse med en beredskapssituasjon utøves profesjonelt og effektivt og bidra til å begrense hendelsens skadevirkninger Sentrale punkter i denne planen gjengis her: 5.1 Prinsipper for krisekommunikasjon I en krisesituasjon vil man ha flere informasjonskilder, ofte med motstridende eller forskjellig informasjon. Det er derfor viktig kun å videreformidle informasjon som er bekreftet av politiet eller klarert av beredskapsledelsen. Kommuniser mest mulig direkte med de ulike aktører i situasjonen, f.eks. ansatte, øvrige myndigheter eller samarbeidspartnere. På den måten oppnår NIH at viktige aktører får sin informasjon direkte fra kilden og ikke gjennom mediene. Hva kan sies? Kommunikasjon om ulykkesårsak, hendelsesforløp, skadde og døde er primært politiets ansvar. Gi kun informasjon videre som er bekreftet og frigitt av politiet. Fortell sannheten. Vis åpenhet. Vis medfølelse og ta ansvar (uten nødvendigvis å ta skyld). Unngå omgåelser og unnskyldninger. Ikke diskuter skyldspørsmål. Rektor er talsperson, Kommunikasjonssjefen kan bistå og opptre som talsperson i samråd med rektor. Oppgaven er i første omgang å få klarhet i og oversikt over hva som har skjedd og omfanget av skadene. Beredskapsledelsen må videre være orientert om hva som gjøres av redningsarbeid, eventuelt andre tiltak som er satt i verk for å begrense skadene. For å kunne gi journalistene oppdatert informasjon, må de informasjonsansvarlige holde seg løpende oppdatert. 15

16 Særlig fire spørsmål er sentrale når det har skjedd en ulykke som vi må være forberedt å svare på: Hendelsesforløpet og omfanget av menneskelige og materielle skader Årsak (og skyld) Sikkerhet Konsekvenser for NIH Ha fokus på de fire M er - i alt som gjøres. Prioriter fokus i kommunikasjonen i følgende rekkefølge: 1. Mennesker 2. Miljø/omgivelser 3. Materielle verdier 4. Marked/økonomi 5.2 Organisering av informasjonsberedskapen Rektor har det overordnede informasjonsansvaret i beredskapssituasjoner ved NIH. I praksis håndheves det slik: Ved hendelser som omfattes av beredskapsplanen, er rektor informasjonsansvarlig. Ansvaret håndheves i samråd med, og med støtte fra sentral beredskapsleder og kommunikasjonssjef. Besetningen i informasjonssenteret skal sikre at informasjonsarbeidet i forbindelse med en beredskapssituasjon utøves profesjonelt og effektivt. Informasjonssenteret skal bidra til å begrense hendelsens skadevirkninger, og samhandler tett med kommunikasjonssjef og rektor, samt sentralbord/servicetorg. Operativ del 6 Varsling Hovedprinsipp for varsling: Det er bedre å varsle én gang for mye enn én gang for lite. Følgende hovedprinsipp for varsling gjelder: 1. Ved alvorlig ulykke, ring nødetatene. 2. Varsling skal videre følge de etablerte styringslinjer. 3. Mottatt varsel om krise/ulykke skal alltid meldes nærmeste leder som vurderer behovet for å melde fra til beredskapsleder. 4. Ved krise/ulykke skal seksjonsleder/avdelingsleder vurdere om det er behov for å varsle beredskapsleder med hensyn til: 16

17 om det er en situasjon som kan medføre overgang til høynet beredskap. om det av andre årsaker (fare for omdømmetap, behov for informasjonsstøtte fra Kommunikasjonsavdelingen, evt. behov for ekstra ressurser) skal gis informasjon til beredskapsleder. 4. Seksjons/avdelingsleder skal varsle egne ansatte. 5. Ved behov skal beredskapsleder varsle eksterne aktører. 7. Beredskapsleder varsler rektor og kaller inn beredskapsledelsen hvis behov. 8. Ved høynet beredskap skal styret og Kunnskapsdepartementet varsles. Se figur side 3: Oversikt varsling Se vedlegg A: Varslingsplan og oversikt ressurser NIHs beredskapstelefon er betjent av samtlige medlemmer av beredskapsledelsen. Telefonen fungerer slik at den ringer i sløyfe til samtlige i beredskapsledelsen med beredskapsleder først i sløyfen. Den som mottar budskap via beredskapsnummeret, sørger for å varsle beredskapsleder/øvrig beredskapsledelse. Se varslingsliste, vedlegg A. 7 Mobilisering Beredskapsledelsen innkalles etter vurdering tatt av beredskapsleder. Hvis beredskapsleder beslutter at beredskapsledelsen skal mobiliseres, møtes medlemmene så snart som mulig. Den faste staben innkalles alltid. Beredskapsleder beslutter hvilke eventuelle tilleggsressurser det er behov for og hvilke faste medlemmer det evt. ikke er behov for. Møtesteder: Beredskapsledelsen og informasjonssenteret vil i perioder sitte sammen, og det er viktig at gruppene sitter i umiddelbar nærhet til hverandre. Rektors kontor fungerer som beredskapsrom for kriseledelsen. Informasjonssenteret benytter direktørens kontor og møterommet Katnosa. Hvis egnede lokaler ikke er disponible på campus, flytter beredskapsledelse og informasjonssenter til Norges musikkhøgskole på Majorstua. 17

18 8 Tiltaksplaner for krisehåndtering ved NIH Tiltaksplan 1: Akutt skade/død på student, ansatt eller besøkende Tiltaksplan 2: Alvorlig brann, eksplosjon og evakuering Tiltaksplan 3: Trusler, vold, terror eller gisseltaking Tiltaksplan 4: Hendelser med spesielle krav til informasjonshåndtering (omdømme) Tiltaksplan 5: Spredning av smitte og utbrudd av smittefarlig sykdom/pandemi Tiltaksplan 6: Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser Tiltaksplan 7: Alvorlige negative konsekvenser for ytre miljø Tiltaksplan 8: Hendelser i friluftslivundervisning ikke ferdig Generell tiltaksplan for loggfører 18

19 8.1 Tiltaksplan 1: Akutt skade/død på student, ansatt eller besøkende TILTAKSPLAN NR. 1 Beskrivelse av hendelser AKUTT SKADE/DØD PÅ STUDENT, ANSATT ELLER BESØKENDE Tiltaksplanen dekker akutt skade/sykdom og død hos studenter, ansatte eller besøkende, både i Norge og i utlandet. Planen dekker også uoversiktlige situasjoner der hendelsespotensialet ikke er bekreftet. Skadeomfang, konsekvenser Kan innebære at studenter/ansatte/besøkende får alt fra moderate skader til livstruende skader, eller i verste fall dør. Kan få direkte påvirkning for gjennomføring av undervisning eller forskningsprosjekter fordi ansatte ikke kan møte på jobb. Kan påvirke studenter og ansatte gjennom at de direkte eller indirekte blir berørt av hendelsen, og i en periode ikke er i stand til å møte på jobb/studier eller fungerer normalt. Kan medføre stort informasjonsbehov, både hos medier, pårørende, medstudenter og kollegaer. Ressurser Oversikt over interne og eksterne ressurser finnes i VEDLEGG A. Forberedelse før ekskursjoner og feltarbeid Eksterne ressurser Se tiltaksplan nr. 8. Brann 110 Politiet 112 Ambulanse 113 Bistand til informasjonsformidling og mediehåndtering: Eksternt Annet: Bedriftshelsetjenesten Unicare Helse og SiO Helse Viktig informasjon Dødsfall som ikke er relatert til jobb/studier, og som ikke utløser bruk av kriseberedskapsplaner, håndteres i samarbeid med nødetater. Ved dødsfall er det KUN politiet som varsler de pårørende. Se eget punkt for informasjon rundt begravelser, minnestund med mer. All informasjon om sykdom/skade er i utgangspunktet konfidensiell/fortrolig informasjon mellom den ansatte og NIH, og skal derfor behandles deretter både internt og eksternt. Det kan vurderes om anonymisert informasjon kan legges ut. Dersom en student/ansatt er savnet, skal det i dialog med pårørende sendes bekymringsmelding eller savnetmelding til politiet. Ved yrkesskade MÅ den ansatte oppsøke lege/bedriftshelsetjeneste så raskt som mulig. Hvis ikke kan rett til ytelser/erstatning tapes. 19

20 FØR BEREDSKAP ER SATT: NR. 1 VARSLING VED AKUTT SKADE/DØD PÅ STUDENT, ANSATT ELLER BESØKENDE UTFØRT MERKNAD Den som oppdager hendelsen/ansatt på stedet: Ring nødetatene om nødvendig: Brann 110 Politi 112 Ambulanse 113 Et varsel bør inneholde: Hvem varsler Hva har skjedd Omfang Konsekvenser Sikre skadested og yt om nødvendig førstehjelp. Varsle din nærmeste overordnede. Hvis du ikke får tak i rette vedkommende, ring eller 9 (servicetorget) for bistand til varsling. Møt personell fra nødetatene når de ankommer skadestedet for å gi informasjon om hendelsen. NR. 1 AKUTT SKADE/DØD PÅ STUDENT, ANSATT ELLER BESØKENDE UTFØRT MERKNAD STUDIESJEF/PERSONAL- OG ØKONOMISJEF Studiesjef har hovedansvar hvis det er en hendelse som har rammet studenter. Personalog økonomisjef har ansvaret hvis hendelsen først og fremst angår ansatte eller besøkende ved NIH. Etterse at relevant førsteinstanser er varslet og varsle beredskapsleder om hendelsen. I samarbeid vurderes det om hendelsen er en krisesituasjon og beredskapsgruppen skal møtes. 20

21 NR. 1 AKUTT SKADE/DØD PÅ STUDENT, ANSATT ELLER BESØKENDE UTFØRT MERKNAD Informasjonsinnhenting: Opprett om mulig kontakt med den/de som er direkte involvert i hendelsen for å innhente mest mulig korrekt informasjon. Ved uavklarte hendelser: avtal tidspunkter for oppdatert informasjon. Hvis det har skjedd en ulykke der fagpersonell trengs for å vurdere risiko og begrense skade, så tilkall relevant personell og sørg for at disse er tilgjengelig for nødetatene. Hvem varsles: Student er skadd/rammet: Kontakte Studieavdelingen og se til at nødvendig oppfølging blir ivaretatt. Internasjonal student er skadd/rammet: Varsle videre til utenlandsk lærested og ambassade som kan bistå. Varsle pårørende (med mindre det er et dødsfall). Ansatt er rammet: Kontakt personal- og økonomiavdelingen for bistand. Besøkende er rammet: Kontakt nødetatene. HUSK: Oppgi kontaktinformasjon til pårørende til politi/sykehus ved alvorlig skade/død (IKKE kontakt pårørende selv). Ved mindre alvorlige og uavklarte hendelser der nødetater ikke er involvert kan pårørende kontaktes direkte. Dersom du er usikker, kontaktes personal- og økonomisjef for å avklare dette. Dersom en ansatt eller student har vært utsatt for en alvorlig ulykke, i verste fall er død, skal seksjonsleder vurdere om eventuelle forskningsprosjekter vedkommende har vært involvert i bør utsettes/avvikles. Det vurderes av fagseksjonsleder eller veileder i forbindelse med studentprosjekt. 21

22 NR. 1 AKUTT SKADE/DØD PÅ STUDENT, ANSATT ELLER BESØKENDE UTFØRT MERKNAD BEREDSKAPSLEDER Erklære beredskapssituasjon basert på informasjon: Utvidet beredskap (gul) Full beredskap (rød) Situasjonens omfang og alvorlighet avgjør. Intern og ekstern varsling: Intern varsling: Varsle beredskapsledelsen til angitt tidspunkt. Beredskapsledelsen møter på rektors kontor. Ekstern varsling: Kunnskapsdepartementet. Varsle SiO Helse dersom en student er involvert. Varsle og informere Oslo kommune ved hendelser som berører lokalsamfunnet. Ved ulykker utenfor campus og i utlandet: Vurdere behov for representant fra NIH på stedet. Ta kontakt med utenlandsk lærested. Ta kontakt med Sjømannskirken og mobiliser bistand, den vil være NIHs representant på stedet. Ta kontakt med UD og ambassade på stedet. UD kan bistå med råd og veiledning. Bidra til å skaffe oversikt over situasjonen og planlegge informasjonstiltak sammen med kommunikasjonssjef. Dette gjelder informasjon både internt og eksternt. Ved behov opprettes et informasjonssenter. Informere og mobilisere øvrige ansatte. Samarbeide med politiet og vurdere behov for psykososiale støttetjenester (SiO Helse for studenter og Unicare Helse for ansatte) og eventuelle informasjonstiltak. Vurdere å bemanne servicetorg ut over normal arbeidstid. Situasjonens omfang og alvorlighet avgjør. 22

23 NR. 1 AKUTT SKADE/DØD PÅ STUDENT, ANSATT ELLER BESØKENDE UTFØRT MERKNAD Drive strategisk ledelse i form av å vurdere tenkbar utvikling av situasjonen, og planlegge frem i tid. Tilrettelegge for mest mulig stabil drift tross situasjonen. Beslutte overgang til normal drift når situasjonen er håndtert. Varsle alle berørte parter om at beredskap er avsluttet. Sørge for at etterarbeid og rapportering gjennomføres og formidles til NIHs styre og videre til Kunnskapsdepartementet. Sørge for at beredskapsgruppen møtes for å foreta en evaluering av hendelsen og måten det ble håndtert på. Sørge for sammen med loggfører at eventuelle endringer i beredskapsplanen gjøres basert på de erfaringer man har opparbeidet seg. Ved skade på student eller ansatt skal følgende kontaktes i etterkant: Arbeidstilsynet Hovedverneombud NAV skademeldingsskjema SPK skademeldingsskjema ansatte Lokalt skademeldingsskjema fylles ut og avvik registreres i avvikssystemet. Se VEDLEGG G: Mal møtereferater og evaluering. STUDIESJEF Kontakt SiO dersom studenter er berørt. Studiesjef skal vurdere hvorvidt det er aktuelt å avlyse (deler av) undervisningen. Ved død må studiesjef sørge for at det registreres i datasystemet at en student har gått bort, og at tiltak gjøres for å rydde eventuell kontorplass og skap slik at avdødes eiendeler kan sendes de pårørende. Elektronisk lagret materiale etter avdød håndteres i tråd med IKT reglement. 23

24 STUDIESJEF Studiesjef (ved dødsfall blant studentene) avgjør om det skal brennes lys til minne om avdøde og eventuelt arrangere minnestund. Studiesjef (ved dødsfall blant studentene) skal vurdere om det er naturlig å sende et kondolansebrev og/eller en blomsterbukett til pårørende. Ved hendelse på reise: Kontakte den/de rammedes forsikringsselskap (dersom studenten ikke er i stand til det selv). REKTOR Rektor er NIHs ansikt innad og utad: Bistå på pressekonferanser. Informere medier via kommunikasjonssjef og informasjonssenter. Gjennomføre interne informasjonsmøter ved hendelser som sterkt berører ansatte og studenter. Bidra til minnesamvær ved hendelser som sterkt berører ansatte og studenter. Rektor i samarbeid med administrerende direktør skal avgjør om det skal brennes lys til minne om avdøde og videre avgjøre om det skal arrangeres minnestund. Dette skal dette skje i samråd med de pårørende, og med hensyn til avdødes livssyn. Hjelp til utforming av minnestund kan en få ved å henvende seg til personalog økonomiavdelingen. Rektor i samarbeid med administrerende direktør skal vurdere om det er naturlig å sende et kondolansebrev og/eller en blomsterbukett til pårørende. Rektor eller administrerende direktør skal representere høgskolen ved dødsfall blant nåværende studenter og nåværende eller pensjonerte ansatte. Høgskolen skal flagge på halv stang den dagen som begravelsen/ bisettelsen finner sted. 24

25 KOMMUNIKASJONSJEF Ansvarlig for informasjonsberedskapen: Kalle inn egen kriseinformasjonsstab. Sørge for å bemanne servicetorg. Opprette informasjonssenter/pressesenter. Utarbeide informasjon og situasjonen som har oppstått, konsekvenser og håndtering ved NIH. Sende ut, og publisere informasjon på følgende kanaler: Nettpublisering på hjemmeside og Innersvingen Pressemelding til mediene Forberede talepunkter for talsperson overfor mediene. Overvåke medienes omtale av krisesituasjonen. Opprettholde informasjonsarbeidet over tid i samarbeid med beredskapsleder, rektor og koordinator for informasjonssenteret. PERSONAL- OG ØKONOMISJEF (HMS) Bistå de berørt(e) enhet (er) i oppfølging av de involverte sammen med: Personal- og økonomiavdelingen (ansatte) Studieavdelingen (studenter) SiO (studenter) Ved død er personal- og økonomisjef ansvarlig for at det registreres i lønns- og personalsystemet at en ansatt er gått bort, og at nødvendige meldinger blir gitt til trygdeetaten og Statens pensjonskasse. Personal- og økonomisjef er i samråd med nærmeste over- ordnede ansvarlig for at kontor og skap ryddes og at avdødes eiendeler sendes de pårørende. De pårørende må kontaktes før rydding iverksettes for å sikre at avdødes personlige eiendeler ikke kastes. Elektronisk lagret materiale etter avdød håndteres i tråd med 2. IKT reglement. Ved hendelse på reise: Kontakte den/de rammedes forsikringsselskap (dersom den ansatte ikke er i stand til det selv). 25

26 PERSONAL- OG ØKONOMISJEF (HMS) EIENDOMSSJEF Eiendomssjef er stedlig leder ved ulykker på campus, og skal ivareta kontakt og samordning med eksterne (politi og brann) og internt (teknisk del) hjelpeapparat. Ved en ulykke skal eiendomssjef sørge for å bistå nødetater med en oversikt over samtlige bygninger og uteområder. Oversikten skal også vise hvor det er exit-utganger. 26

27 8.2 Tiltaksplan 2: Alvorlig brann, eksplosjon og evakuering TILTAKSPLAN NR. 2 Beskrivelse av hendelser Skadeomfang, konsekvenser Ressurser Eksterne ressurser Brann 110 Politiet 112 Ambulanse 113 ALVORLIG BRANN, EKSPLOSJON OG EVAKUERING Tiltakskortet dekker alvorlig brann, eksplosjon og evakuering på NIH. Dekker hendelser som: Brann eller branntilløp av alvorlig karakter, med eller uten personskade. Eksplosjon i anlegg som medfører personskade eller betydelige skader på bygningsmassen. Gasslekkasje med påfølgende eksplosjon. Gasslekkasje av større omfang som truer liv og helse. Kan innebære at student/ansatte/besøkende får alt fra moderate til livstruende skader eller omkommer. Kan medføre at deler av campus må stenges av. Kan medføre stort informasjonsbehov hos studenter, ansatte, pårørende, medier og lokalsamfunnet. Kan få direkte påvirkning på undervisning eller forskningsprosjekter som en følge av at forskningsmateriale og/eller bygningsmasse går tapt. Kan medføre stort behov for oppfølging og psykososial omsorg for de berørte i etterkant. Oversikt over interne og eksterne ressurser foreligger i vedlegg B Bistand til informasjonsformidling og mediehåndtering: Ekstern medierådgiver. Annet: SiO Helse, Unicare Helse, Oslo kommune beredskapsetaten. Viktig informasjon Politiet og brannvesen vil ha hovedansvar på skadestedet. Hvis hendelsen fører til skade på personer, benytt tiltaksplan nr. 1: Akutt skade/død på student, ansatt eller besøkende. Hvis hendelsen setter teknisk infrastruktur ut av spill, benytt tiltaksplan nr. 6: Bortfall av kritisk infrastruktur. Annet Se VEDLEGG F: Branninnstruks. Varsling: Den som oppdager brann varsler. Ring brannvesen 110 (hvem er jeg og hvor brenner det). Utløs nærmeste manuelle brannmelder hvis brannalarmen ikke er utløst. Ring 113 hvis personskade konstanter. Følg oppslått branninstruks. Ved brann og eksplosjon iverksettes NIH sin brannrutine. 27

28 I arbeidstiden (08:00-15:45): Servicetorget varsler brannvernleder og deretter beredskapsansvarlig og Eiendomssjef. IKT-sjef varsles hvis IKT-infrastruktur er rammet. Servicetorg ringer 113 hvis personskade allerede er konstatert. Person fra servicetorget møter brannvesen når de ankommer hvis ikke brannvernleder er på plass. Utenom arbeidstid (15:45-23:00): Vakttjenesten varsler brannvernleder og deretter beredskapsansvarlig (direktør) og Eiendomssjef. Person fra vakttjenesten møter brannvesen når de ankommer. Om natten (23:00-08:00): Automatisk varsling til vaktselskap (NOKAS) som varsler brannvesen og brannansvarlig ved NIH i henhold til rutine. NOKAS og evt. representant fra Eiendomsavdelingen møter personell fra nødetatene når de ankommer skadestedet for å gi informasjon om hendelsen. 2 BRANN, EKSPLOSJON OG EVAKUERING UTFØRT MERKNAD EIENDOMSSJEF Tar på vest som viser ansvar ved brann. Kommuniserer med brannvernleder om status og evakuering. Inngår i beredskapsledelsen hvis denne kalles inn. Forsikrer seg om at brannorganisasjonen fungerer Oppretter kontakt og bistår nødetatene på campus. Mobilisere aktuelle ressurser i avdelingen og eventuelt eksterne ressurser ved behov for sikring av bygningen samt for å utføre feilretting og skadebegrensning. Holde beredskapsledelsen løpende orientert. Avvikle tiltak og normalisere situasjonen. Om nødvendig må man vurdere erstatningslokaler (konferer med studiesjef) og reparere skader. BEREDSKAPSLEDER Erklære beredskapssituasjon basert på informasjon: Utvidet beredskap (gul) Full beredskap (rød) Situasjonens omfang og alvorlighet avgjør. 28

29 Intern varsling og mobilisering: Opprette kontakt med eiendomssjef. Sjekke at nødvendige nødetater er varslet. Vurdere behov for å kalle inn beredskapsledelsen til angitt sted og tid. Vurder innkalling av IKT-sjef hvis IKTinfrastruktur er rammet. Vurder behov for andre ressurser på huset (j.fr ressursliste). Kall inn etter behov. Oppgi kontaktinformasjon om pårørende til politi ved forespørsel (bruk PØ sjef og Studiesjef). Se VEDLEGG A: Varslingsliste og oversikt ressurser. Informere og mobilisere øvrige ansatte. Informere/vurdere å informere: Vurdere varsling til Kunnskapsdepartementet. Andre aktuelle: OLT SiO Helse Andre berørte institusjoner Oslo kommune Ved alvorlig skader og/eller dødsfall. Se tiltaksplan nr. 1: Akutt skade/død på student, ansatt eller besøkende. Lede krisehåndteringen: Utnevne ansvarlig for loggføring og rapportering, og sørge for at loggføring starter og følges opp. Etterse at hendelsen håndteres. Drive strategisk ledelse i form av å vurdere ulike utviklinger av situasjonen og planlegge tiltak frem i tid. Bistå politiet med informasjon om ansatte og studenter, personalia og nærmeste pårørende. Be om jevnlig statusrapportering. Vurder å bemanne servicetorget utover normal arbeidstid. Holde beredskapsgruppa og andre ledere løpende orientert. Ved langvarig hendelse, utarbeide rulleringsplan for eget personell. Opprettholde mest mulig normal drift på tross av hendelsen. Sørge for oppfølging av berørte ansatte, studenter og besøkende. Sørge for nødvendig psykososial omsorg, konferere med SiO Helse, Unicare Helse. VEDLEGG B: Veiledning for loggføring. Plan for psykososial omsorg, VEDLEGG E. 29

30 Når situasjonen er avklart: Varsle overgang til normal drift. Holde evalueringsmøte med alle involverte. Sørge for skriftlig rapport etter evalueringen. Revider evt. beredskapsplanen eller branninnstruks. REKTOR Inngår i beredskapsledelsen. Vurdere, og ta stilling til informasjonsstrategi Forberede informasjonstiltak og budskap for å være forberedt dersom det kommer eksterne henvendelser. Være NIHs ansikt utad. Uttale seg i pressekonferanser/til mediene. Være en synlig leder internt på NIH. Gjennomføre interne informasjonsmøter ved hendelser som sterkt berører ansatte og studenter. Ta initiativ til og bidra ved minnesamvær. VEDLEGG C: Beredskapsplan for krisekommunikasjon. Forberede budskap internt/eksternt for å avslutte krisen/hendelsen. Kunngjøre internt (og eksternt) avslutning av krisen. Rapportere til styret. STUDIESJEF Inngår i beredskapsledelsen. Involveres ved død eller alvorlig skade på student, samt ved hendelser som påvirker mulighetene til å gi undervisning, avvikle eksamen etc. Rådgivende funksjon ovenfor beredskapsledelsen og seksjonen der studenten hører til. Bistå med informasjon om studenter og pårørende. Opprettholde normal undervisning etter hendelse. Bidra i arbeidet med psykososial omsorg for berørte studenter. Se Tiltaksplan nr. 1: Akutt skade/død på student, ansatt eller besøkende 30

31 KOMMUNIKASJONSSJEF Inngår i beredskapsledelsen. Ansvarlig for informasjonsberedskapen: Vurder å kalle inn egen kriseinformasjonsstab Bemanne sentralbord/servicetorg. Opprette informasjonssenter/pressesenter ved behov Opprette kontakt med politiet. Hvis de er inne i saken, må all informasjon koordineres. Beslutte opprettelse av kriseweb. Koordinere arbeidet mellom infosenter og beredskapsledelsen. Produsere intern/ekstern informasjon og kvalitetssikre budskap som går ut internt og eksternt. Formidle pressemeldinger og tilrettelegge pressekonferanser. Sørge for at det føres logg over alle viktige henvendelser, hendelser, beslutninger og tiltak som iverksettes. Overvåke medienes omtale av krisesituasjonen. Sørge for rullering av personell på infosenteret, inklusiv servicetorget. Forberede talepunkter for talsperson overfor mediene. Beredskapsplan for krisekommunikasjon VEDLEGG C Opprettholde informasjonsarbeidet over tid i samarbeid med beredskapsleder og rektor. IKT-SJEF Inngår i beredskapsledelsen hvis IKT-infrastruktur er rammet. Holde ledelsen orientert om status og konsekvenser når det gjelder IKT- infrastruktur Gi råd til beredskapsledelsen. Iverksette alternative IKT- løsninger. Initiere Kontinuitets- og beredskapsplan for IKTsystemene. Bidra til å opprette normal aktivitet etter hendelse. Se tiltaksplan nr. 6: Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser. 31

32 8.3 Tiltaksplan 3: Trusler, vold, terror eller gisseltaking TILTAKSPLAN NR. 3 Beskrivelse av hendelser TRUSLER, VOLD, TERROR ELLER GISSELTAKING Tiltakskortet dekker trusler, vold, terror eller gisseltaking, både på og utenfor NIH. Dekker hendelser som: Trusler om ondsinnet handling, eksempelvis bombetrussel. Funn av bombelignende gjenstand. Skyting på campus. Fysiske terrorhandlinger som gisseltaking. Kidnapping. Skadeomfang, Kan innebære at student/ansatte/besøkende får alt fra moderate til konsekvenser livstruende skader. Kan medføre at deler av campus må stenges av. Kan medføre stort informasjonsbehov hos studenter, ansatte, pårørende, medier og lokalsamfunnet. Kan medføre stort behov for oppfølging og psykososial omsorg for de berørte i etterkant. Ressurser Oversikt over interne og eksterne ressurser foreligger i vedlegg D. Eksterne ressurser Brann 110 Politiet 112 Ambulanse 113 Bistand til informasjonsformidling og mediehåndtering: Ekstern medierådgiver Annet: SiO Helse, Unicare Helse og Oslo kommune Viktig informasjon Annet Politiet gjør trusselvurderinger og leder aksjonen. Hvis hendelsen fører til skade på personer, benytt tiltakskort nr. 1: Akutt skade/død på student, ansatt eller besøkende Hvis hendelsen krever evakuering, benytt tiltakskort nr. 2, Brann, eksplosjon og evakuering. Hvis hendelsen setter teknisk infrastruktur ut av spill, benytt tiltakskort nr. 6, Bortfall av kritisk infrastruktur. Hvis det er snakk om mindre alvorlige trusselhendelser, der enkeltansatte blir utsatt for psykisk press eller vanskelige situasjoner, så dekkes dette av Innsatsplan for trusler og trakassering som ligger under Plan for psykososial omsorg. Vedlagt dette tiltakskortet ligger sjekkliste ved trusler og signalementsskjema. Disse skjemaene kan skrives ut og oppbevares i servicetorget, og i Studieavdelingen. 32

33 FØR BEREDSKAP ER SATT: 3 TRUSLER, VOLD, TERROR ELLER GISSELTAKING UTFØRT MERKNAD VARSLING Ring politiet 112 Et varsel bør inneholde: - Hvem varsler - Hva har skjedd - Omfang - Konsekvenser Iverksette Skyting på campus rutine. Egen varsling av studenter og ansatte i form av et sms-varsling til samtlige. Varslingen innebærer en gitt atferd fra lærer og studenter. Varsle din nærmeste overordnede. Hvis du ikke får tak i rette vedkommende, varsle NIHs beredskapstelefon for bistand. Sikre skadested og yt om nødvendig førstehjelp Møt personell fra nødetatene når de ankommer skadestedet for å gi informasjon om hendelsen. OPPGAVE TRUSLER, VOLD, TERROR ELLER 3 GISSELTAKING EIENDOMSSJEF Inngår i beredskapsledelsen. Eventuell evakuering skjer i samråd med politiet. Hvis politiet velger å evakuere bygg/område, benyttes de samme rutiner som ved brannevakuering, men evakueringsruter og møtesteder er annerledes ved evakuering som følge av ondsinnede handlinger. Ved for eksempel skyte-episoder oppfordrer politiet folk til å bli der de er eller komme seg til lokaler med mulighet for å låse dører. De som kommer seg ut skal komme seg lengst mulig bort fra campus. Det er viktig at ansatte og studenter ikke samles på et sted som ved brann. Mobilisere aktuelle ressurser i avdelingen. Bistå nødetater. Holde beredskapsgruppa løpende orientert. Avvikle tiltak og normalisere situasjonen. Om nødvendig å vurdere erstatningslokaler og reparere skader. BEREDSKAPSLEDER UTFØRT MERKNAD Se tiltaksplan nr. 2 Brann, eksplosjon og evakuering. 33

34 Erklære beredskapssituasjon basert på informasjon: - Utvidet beredskap (gul) - Full beredskap (rød) Intern varsling og mobilisering: Opprette kontakt med eiendomssjef. Sjekke at nødvendige nødetater er varslet. Varsle og kalle inn beredskapsledelsen til angitt tid og sted. Vurder behov for andre ressurser på huset (j.fr ressursliste). Kall inn etter behov. Vurdere varsling til Kunnskapsdepartementet. Oppgi kontaktinformasjon om pårørende til politi ved forespørsel. Situasjonens omfang og alvorlighet avgjør. VEDLEGG A: Varslingsliste og oversikt ressurser. Informere/vurdere å informere: SiO Helse Andre berørte institusjoner Oslo kommune Ved hendelser utenfor campus/i utlandet: Opprett kontakt med stedlig leder og be om jevnlig statusrapportering. Representant fra Sjømannskirken kontaktes for å kunne bistå på stedet. Lede krisehåndteringen: Utnevne ansvarlig for loggføring og rapportering, og sørge for at loggføring starter og følges opp. Etterse at hendelsen håndteres. Drive strategisk ledelse i form av å vurdere ulike utviklinger av situasjonen og planlegge tiltak frem i tid. Bistå politiet med informasjon om ansatte og studenter, personalia og nærmeste pårørende. Be om jevnlig statusrapportering. Vurder å bemanne servicetorg utover normal arbeidstid. Holde beredskapsgruppa og andre ledere løpende orientert. Ved langvarig hendelse, utarbeide rulleringsplan for eget personell og sørge for mata og drikke til beredskapsledelsen. Opprettholde mest mulig normal drift på tross av hendelsen. Sørge for oppfølging av berørte ansatte, studenter og besøkende. Sørge for nødvendig psykososial omsorg, Unicare Helse og UiO Helse. Se tiltaksplan nr. 1: Akutt skade/død på student, ansatt eller besøkende VEDLEGG B: Veiledning for loggføring. Se plan for psykososial omsorg, VEDLEGG E. 34