Vestre Revisjonsdistrikt ST VRD Rapport forvaltningsrevisjon Sykefravær Agdenes kommune År 2001

Transkript

1 Vestre Revisjonsdistrikt ST VRD Rapport forvaltningsrevisjon Sykefravær Agdenes kommune År 2001

2 Innholdsfortegnelse side 1. SAMMENDRAG FORMÅLET MED PROSJEKTET REVISORS VURDERINGER OG KONKLUSJONER REVISORS ANBEFALINGER INNLEDNING BAKGRUNN FOR PROSJEKTET HJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON BESKRIVELSE AV PROSJEKTET HØRING FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER FORMÅL PROBLEMSTILLING PROBLEMSTILLING PROBLEMSTILLING PROBLEMSTILLING METODE OG GJENNOMFØRING METODE GJENNOMFØRING AVGRENSNINGER AV PROSJEKTET REVISJONSKRITERIER FAKTA OM SYKEFRAVÆR OG SYKEFRAVÆRSREGISTRERING MYNDIGHETENES HOLDNING TIL SYKEFRAVÆR FRAVÆRSREGISTRERING I AGDENES KOMMUNE REVISORS FUNN OG VURDERINGER PROBLEMSTILLING 1: HVILKET OMFANG HAR SYKEFRAVÆRET I AGDENES KOMMUNE? PROBLEMSTILLING 2: HVILKEN KOSTNAD REPRESENTERER SYKEFRAVÆRET I AGDENES KOMMUNE? PROBLEMSTILLING 3: HVILKE TILTAK ER IVERKSATT FOR Å REDUSERE SYKEFRAVÆRET I AGDENES KOMMUNE? PROBLEMSTILLING 4: HVORDAN FUNGERER RUTINENE FOR INNKREVING AV REFUSJON FOR SYKEPENGER I AGDENES KOMMUNE HØRING REVISORS ANBEFALINGER Orkanger, 4. desember 2001 Inge Storås Revisjonssjef Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 2 av 2

3 1. SAMMENDRAG 1.1 Formålet med prosjektet Formålet med prosjektet er å synliggjøre og vurdere omfanget av sykefraværet i Agdenes kommune. I tillegg skal rutinene for fraværsregistrering samt rutinene for refusjon av sykepenger vurderes. 1.2 Revisors vurderinger og konklusjoner Sykefraværet i Agdenes kommune de siste årene er litt lavere enn gjennomsnittet for kommunene. Fra midten på 1990 tallet har sykefraværet økt i Agdenes i takt med den generelle økningen i samfunnet. I 2000 var sykefraværsprosenten i Agdenes kommune på 6,7 og det tilsvarer 2122 dagsverk. Sykefraværet i 2001 ser ut til å være på samme nivå som i Sykefraværet varierer en del fra enhet til enhet. Fraværsregistreringen i Agdenes kommune som danner grunnlaget for sykefraværsstatistikken er ut fra revisors vurdering i det alt vesentlige pålitelig og representativ for sykefraværet. Sykefraværet representerer en betydelig kostnad for Agdenes kommune. Alle kommuneansatte har rett til lønn under sykefravær. Trygdekontoret refunderer det meste av lønnskostnadene ved fravær utover 16 dager. Sykefraværet representerer i tillegg til kostnad, et betydelig effektivitetstap for arbeidsgiver og samfunnet. Sykefraværet i Agdenes kommune har de siste årene utgjort over 8 100% stillinger. Agdenes kommune bruker ikke fraværsstatistikken aktivt. Det rapporteres hverken til enhetslederne eller til den politiske ledelse. Fraværsstatistikken fremlegges for AMU. Agdenes kommune har retningslinjer for oppfølging av sykmeldte som absolutt er et positivt tiltak i arbeidet med å redusere sykefraværet. Forsøket med utvidet egenmeldingsperiode i Agdenes kommune som startet har så langt ikke hatt noen effekt på sykefraværet. For øvrig er det ingen konkrete tiltak/handlinger iverksatt i Agdenes kommune for å oppfylle Statens og partene i arbeidslivets målsetting om å redusere sykefraværet. Rutinene for innkreving av refusjon for sykepenger fra trygdekontoret er ut fra revisors vurdering tilfredsstillende i Agdenes kommune. 1.3 Revisors anbefalinger Revisor anbefaler at ledelsen i Agdenes kommune har fokus på sykefraværet og arbeider med å oppfylle Statens og partene i arbeidslivets målsetting om å redusere og forebygge sykefraværet. 1. Det psykososiale arbeidsmiljøet på enhetene bør overvåkes og evalueres løpende av enhetslederne. 2. Fraværsrapportene bør sendes til enhetslederne. Kommuneledelse sammen med enhetslederne bør jevnlig drøfte og vurdere fraværet på hver enhet. 3. Sykefraværet bør være en del av rapporteringen til den politisk ledelsen. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 3 av 3

4 2. INNLEDNING 2.1 Bakgrunn for prosjektet Det har vært en sterk økning i sykefraværet i Norge de siste 10 årene. Sykefravær er tema som diskuteres i mange sammenhenger. Sykefravær representerer en stor utgiftspost for arbeidsgiverne og for staten. I tillegg er sykefravær et effektivitetstap for arbeidsgiver og samfunnet generelt. SINTEF Unimed har gjennomført et prosjekt for å beregne kostnaden med sykefravær og har kommet frem til at en fraværsdag koster samfunnet i gjennomsnitt kr Den totale årlige kostanden i Norge er ut fra det beregnet til 120 milliarder. Både Staten og arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjonene har som mål og redusere sykefraværet og de har en avtale om å arbeide for å redusere sykefraværet. For kommunene som har mange ansatte, vil sykefravær alltid representere en vesentlig kostnad og et betydelig effektivitetstap. 2.2 Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonen skal i følge kommuneloven 60 pkt. 7 og forskrift om revisjon 5 og 8 utføre forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Formålet med forvaltningsrevisjon er å bidra til:! Økt produktivitet, effektivitet og måloppnåelse for kommunen! At kommunal virksomhet drives i samsvar med regelverket! Å skaffe fram informasjon som gir grunnlag for kommunestyrets og kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen 2.3 Beskrivelse av prosjektet I dette prosjektet vil vi vurdere omfanget av sykefraværet for alle enhetene i Agdenes kommune samt systemet for fraværsregistrering. 2.4 Høring Foreløpig rapport ble sendt til rådmannen for uttalelse den og med svar fra rådmannen den FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER 3.1 Formål Formålet med prosjektet er å synliggjøre og vurdere omfanget av sykefraværet i Agdenes kommune. I tillegg skal rutinene for fraværsregistrering samt rutinene for refusjon av sykepenger vurderes. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 4 av 4

5 3.2 Problemstilling 1 Hvilket omfang har sykefraværet i Agdenes kommune? 3.3 Problemstilling 2 Hvilken kostnad representerer sykefraværet i Agdenes kommune? 3.4 Problemstilling 3 Hvilke tiltak er iverksatt for å redusere sykefraværet i Agdenes kommune? 3.5 Problemstilling 4 Hvordan fungerer rutinene for innkreving av refusjon for sykepenger i Agdenes kommune? 4. METODE OG GJENNOMFØRING 4.1 Metode Revisor sendte brev til rådmannen i Agdenes kommune den med orientering om oppstart av prosjektet. Som metode for datainnsamling er det benyttet intervju/samtaler og dokumentanalyse. Det er gjennomført intervju/samtaler med personalleder Edith Størdal og sekretær Ingrid Grostad. Revisor har tatt dokumentanalyse av rutinebeskrivelse, retningslinjer og bestemmelser. I tillegg har revisor analysert fraværsstatistikken for Agdenes kommune samt aktuelle regnskapstall. Fraværsstatistikk er sammenlignet med nasjonal statistikk. Revisor har testet rutinene for fraværsregistrering og refusjon fra trygdekontoret. 4.2 Gjennomføring Rapporten er laget av Vestre revisjonsdistrikt (VRD). Hovedansvarlig for prosjektet er ass. revisjonssjef Toril Ulfsnes. 4.3 Avgrensninger av prosjektet Dette prosjektarbeidet omfatter kun fravær som er begrunnet i arbeidstakernes egen sykdom. Det omfatter således ikke barns sykdom, barnepassers sykdom, svangerskaps/ fødselspenger/-permisjon eller annet fravær med eller uten lønn. Rapporten bygger på situasjonen i Agdenes kommune høsten 2001 samt statistikk for årene 1999 og I tillegg brukes en del data fra regnskapsrevisjon for 2000 og REVISJONSKRITERIER Folketrygdloven gir arbeidstakerne rett til sykepenger. Hovedtariffavtalen for kommunal sektor 8 gir arbeidstakerne rett til lønn under sykedom. Sykepengene skal da refunderes til kommunen jfr. Ftl Alle arbeidsgivere har en plikt til å føre sykefraværsstatistikk, jfr. FTL 25-2 og Arbeidsmiljøloven 20. Omfanget av sykefravær i Agdenes kommune sammenlignes med nasjonal statistikk for sykefravær fra SSB, Rikstrygdeverket, KS, m.fl. for å kunne si noen om omfanget av sykefraværet i Agdenes. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 5 av 5

6 Forvaltningen av kommunale midler skal være kostnadseffektiv, det går også fram av forarbeidet til kommuneloven (NOU 1990:13, kap. 16). Kommunene skal velge den løsningen som gir lavest ressursbruk for å nå det ønskede resultatet. Ut fra det har kommunen en plikt til å sørge for at tapet /kostnadene med sykefraværet blir minst mulig. 6 FAKTA OM SYKEFRAVÆR OG SYKEFRAVÆRSREGISTRERING Partene i arbeidslivet og myndighetene har vært veldig opptatt av å forsøke å redusere sykefraværet. Sykefraværet representere betydelig kostnader for både arbeidsgiver og samfunnet. Det har vært gjennomført mange prosjekter rundt omkring i landet som har hatt til hensikt å redusere sykefraværet. 6.1 Myndighetenes holdning til sykefravær I 1999 ble det oppnevnt et utvalg, Sandmann-utvalget, som skulle utrede årsaken til den sterke veksten i sykefraværet og foreslå tiltak som kan redusere sykefraværet. Sandmannutvalget ga sin innstilling, NOU 27:2000- Sykefravær og uførepensjonering, et inkluderende arbeidsliv, til Sosial og- helsedepartementet høsten Sosial og helsedepartementets mål for området sykefravær er: Sikre inntekt ved sykdom. Bidra til å redusere sykefraværet, særlig langtidsfraværet. Regjeringen og partene i arbeidslivet inngikk den en intensjonsavtale som bl.a. skal bira til reduksjon i sykefraværet. Det er et mål å redusere sykefraværet med minst 20% i avtaleperioden som er fra til I flere år har det vært Forsøksvirksomhet i trygdesektoren som er et virkemiddel for å prøve ut nye arbeidsformer i arbeidet med å redusere og forebygge sykefraværet. 6.2 Fraværsregistrering i Agdenes kommune Den som er syk skal varsle nærmeste overordna om fraværet seneste ved arbeidsdagens start. Sykemelding/egenmelding leveres til den nærmeste overordna snares mulig. Enhetslederne sender sykemeldinger/egenmeldinger til personalkontoret. Enhetslederne har ansvar for fraværsregistreringen på fraværslister. Alle enheter benytter standard fraværslister fra NLP. Fraværslisten leveres til personalkontoret innen 10. måneden etter. Personalkontoret registrerer fraværsoppgavene i fraværsregisteret, NLPF. 7 REVISORS FUNN OG VURDERINGER 7.1 Problemstilling 1: Hvilket omfang har sykefraværet i Agdenes kommune? I denne problemstillingen vurderes sykefraværsstatistikken for Agdenes kommune. Det er kun fravær for egen sykdom som er med i statistikken. Før vi begynner å vurdere sykefraværsstatistikken for Agdenes kommune, finner vi det nødvendig å vurdere om fraværsregistreringen og sykefraværsstatistikken er fullstendig og pålitelig Er fraværsregistreringen i Agdenes kommune pålitelig? Funn: Funn fra intervju/samtale med Ingrid Grostad og Edith Størdal og fra dokumentanalyse av rutinebeskrivelse fra personalkontoret : Enhetslederne fører fraværsoppgave som leveres personalkontoret innen 10. påfølgende måned, sammen med bilagene (egenmeldinger, permisjonssøknader osv). Sykemeldingene Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 6 av 6

7 leverer enhetslederne omgående til personalkontoret. Personalkontoret registrerer oppgavene fortløpende. Hvis fraværsoppgaven eller bilagene mangler fra noen enheter; etterlyser personalkontoret dem. Fraværet til arbeidstakerne på kommunehuset blir utledet fra flexistemplingen, manglende tilstedeværelse. Personalkontoret rapporterer ikke tilbake til enheten. Ved gjennomgang av fraværsregistreringen i 2000 sett opp mot timelister for vikarer i grunnskolen, barnehage og SFO ble det funnet at noen få manglet fraværsregistrering. Ved stikkprøvekontroll av fraværsregistreringen ved Helsesenteret i 2001 fann vi ett tilfelle der dokumentasjon, sykemelding/egenmelding, manglet. Ellers ingen unormale funn. Revisors vurdering: Alle enhetene må levere fraværsoppgaver selv om de ikke har fravær. Hvis noen fraværsoppgaver eller sykemeldinger/egenmeldinger mangler, etterlyser personalkontoret dokumentasjonen. I en liten organisasjon som Agdenes kommune der alle kjenner alle, vil personalkontoret ofte fange opp en del av fraværet som ikke blir meldt til dem formelt. Revisor har inntrykk av at personalkontoret tilstrever at fraværsregistreringen blir fullstendig. Når personalkontoret ikke rapporterer tilbake til enhetene etter registreringen, har enhetene ingen muligheter til å foreta etterkontroll av personalkontorets registrering. Gjennom kontroller har vi funnet enkelte mangler med fraværsregistreringen, men ikke av vesentlige omfang. Revisor vurdere rutinene for fraværsregistrering som tilfredsstillende og revisor mener derfor at fraværsdataene til Agdenes er rimelig pålitelig. Fraværsregistret i Agdenes kommune oppfyller kravene i FTL 25-2 og arbeidsmiljøloven 20 til sykefraværsstatistikk Hvilket omfang har sykefraværet i Agdenes kommune? Funn: Tabellen viser sykefraværet i Agdenes kommune de siste årene sammenlignet med gjennomsnittlig sykefraværet i kommunene. Sykefraværet i % År Agdenes Gjennomsnitt for kommunene i Norge ,9 5, , ,5 5, ,8 6, ,8 6, ,6 6, ,2 7, ,8 7, ,7 8,2 Tabell 1 Gjennomsnitt for kommunene er hentet fra KS B-rundskriv og er sykefravær de 3 første kvartalene i året + 4. kvartal forrige år. Sykefraværsprosenten er antall tapte dagsverk i forhold til mulige dagsverk. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 7 av 7

8 Sykefraværet i Agdenes fordelt etter kjønn og alder tom sept % dagsverk % dagsverk % dagsverk sykefravær samlet 6, , , sykefravær kvinner 6, , , sykefravær menn 5, , ,6 460 alder , ,2 57 3,8 120 alder , , ,4 658 alder , , ,8 434 alder , , ,6 917 alder , ,0 82 7,0 87 Tabell 2 - Kilde er NLPF-rapporter. Sykefraværet på enhetene i Agdenes kommune: tom sept Enhetene sykefraværet i % sykefraværet i dagsverk sykefraværet i % sykefraværet i dagsverk sykefraværet i % sykefraværet i dagsverk Fellestj./sentraladm/ økonomi 0,6 13 1,8 55 2,3 67 Teknisk etat og FDV/uteseksjon 3,6 65 4, ,6 38 Vaktmestere/renholdere 12, , ,1 109 Lensvik skole 9, , ,6 684 Lysheim skole 2, , ,9 197 Lensvik og Mølnbukt Barnehage 11, , ,5 237 Hjemmehjelp 10, , ,6 259 Avd. for funksjonshemmede 5, , ,8 140 Agdenes helsesenter 5, , ,1 352 Tabell 3 - Kilde er NLPF-statistikk. Tabellen omfatter ikke riktig alle enhetene. De enhetene som naturlig hører sammen er slått sammen. Revisors vurdering: Sykefraværet i Agdenes i perioden fra 1992 til og med 2000 er lavere enn gjennomsnittet for kommunene i Norge med unntak av I Agdenes kommune økte fraværet på slutten av 90-tallet som er den samme trenden som for resten av landet. Fra 1999 til 2000 hadde sykefraværet i Agdenes kommune en liten nedgang. Endelig sykefraværsprosent for 2001 vil nok øke litt i forhold til tallene t.o.m. september. Erfaringsvis er det høyere sykefravær på førjulsvinteren enn ellers i året. Nedgangen i sykefraværet fra 2000 til 2001er kanskje ikke reell da 2001 kun omfatter fravær til og med september. Kvinner har gjennomgående høyere sykefravær enn menn. Kvinnene i Agdenes kommune har også høyere fravær enn menn, men forskjellen i 2001 for Agdenes kommune er mindre enn tidligere. Sykefraværet øker vanligvis med alder. Det er ingen tydelig sammenheng mellom sykefravær og alder i Agdenes kommune. Sykefraværet fordelt på de ulike enhetene i Agdenes kommune viser store variasjoner mellom enhetene. Tabellen over har små enheter med mellom 10 og 25 årsverk og en langtidssykmeldt gir forholdsvis stort utslag på statistikken. Slik at variasjonen mellom enhetene til Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 8 av 8

9 dels kan forklares med enkelttilfeller, men likevel kan en se trender i sykefravær på enhetene i Agdenes kommune som i stor grad stemmer med den generelle variasjonen i sykefraværet mellom bransjer. Sykefraværsprosenten på enhetene varierer fra 0,6 % til 12,4%. Statistikken viser at de to skolene hadde til sammen over 800 dagsverk i sykefravær både i 2000 og Sykefraværet ved disse to skolene representerer nesten 40% av sykefraværet i Agdenes. Sykefraværet er lavest blant ansatte på rådhuset. 7.2 Problemstilling 2: Hvilken kostnad representerer sykefraværet i Agdenes kommune? Funn: Viser til tabell 1, 2 og 3 under problemstilling 1. Kortidsfravær 2001 t.o.m. sept dagsverk % dagsverk % dagsverk % sykefravær 1-16 dager 501 1, , ,7 sykefravær 1-16 dager i % av totalt sykefravær 32,2 % 27,8 % 25,8 % Tabell 4 - Kilde er NLPF-statistikk. Revisors vurdering: Sykefraværet i Agdenes kommune er ikke høyt i forhold til gjennomsnittstall for kommunene i Norge. Likevel representerer sykefraværet i Agdenes kommune en betydelig kostnad for kommunen og for samfunnet generelt. Sykefravær medfører at arbeidet til den sykemeldte ikke blir gjort og det resultere i et effektivitetstap. Arbeidstakerne har krav på sykepenger under sykefraværet jfr. Ftl Arbeidstakerne i kommunen har krav på at arbeidsgiveren utbetaler dem lønn under sykefravær, jfr. Hovedtariffavtalen 8. Når enkelte arbeidstakere som f.eks. institusjonsarbeidere, lærere, barnehageansatte har sykefravær, må det engasjeres vikarer. For andre vil det ikke bli aktuelt med vikar før det blir langtidsfravær. En tilfeldig vikar kan vanligvis ikke utøre jobben like effektivitet og med den samme kvalitet som den sykemeldte. I tillegg krever vanligvis vikarer opplæring og tilrettelegging av arbeidet. Selv i de tilfeller det engasjeres vikar for den sykemeldte vil arbeidsgiveren ofte ha effektivitetstap. I tillegg medfører sykefravær økt belastning på de andre ansatte. Det kan være vanskelig å beregne eksakt hva en dag med sykefravær koster totalt for arbeidsgiver og samfunnet. Sintef Unimed har beregnet det gjennomsnittlige totale samfunnsøkonomiske tap til kr 1700 per dagsverk i sykefravær mens NHO har beregnet at en fraværsdag koster en bedrift i gjennomsnitt kr I 2000 utgjorde sykefraværet i Agdenes 2120 dagsverk og i 1999 var det 2219 dagsverk i sykefravær. Vi kan anslå at Agdenes kommune har i overkant av 2000 dagsverk i sykefravær hvert år. Agdenes kommune taper hvert år over 2000 dagsverk i sykefravær som tilsvarer over 8 100% stillinger. Hvis et dagsverk i Agdenes kommune verdsettes til kr som tilsvarer ca lønnskostnadene i ltr. 30, blir kostnaden og effektivitetstap på kr 2,6 mill årlig. Det viser at sykefraværet er en betydelig kostnad for kommunen selv om sykefraværet er på et forholdsvis lavt nivå. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 9 av 9

10 En del av kostnadene med sykefravær får Agdenes kommune refundert fra trygdekontoret. Arbeidsgiver får refundert sykelønn for fravær over 16 kalenderdager, jfr. Ftl 8-19 og De første 16 dagene må arbeidsgiver dekke selv. I tillegg må kommunen dekke lønnskostnader som arbeidstaker har krav på etter Hovedtariffavtale og lokal avtaleverk som ikke dekkes av folketrygden. I Agdenes kommune har arbeidstakerne full lønn og feriepengeopptjening i 1 år som er en bedre avtale for arbeidstakerne enn Hovedtariffavtalen og folketrygdeloven. Korttidsfravær under 16 dager er dyrest for arbeidsgiveren. For Perioden fra 1999 til nå representerer korttidsfraværet 26% av det totale sykefraværet. I 2001 tom september har korttidsfraværet en liten økning i forhold til de to forrige årene. Selv om trygdekontoret dekker en del av de direkte kostnadene med lønn til sykemeldte blir kostnadene og effektivitetstapet for samfunnet som helhet det samme. 7.3 Problemstilling 3: Hvilke tiltak er iverksatt for å redusere sykefraværet i Agdenes kommune? Funn: Funn fra intervju/samtale med Edith Størdal og fra dokumentanalyse Sykefraværet rapporteres til AMU. Det rapporteres samlet tall for hele kommunene, ikke fokus på fraværet på hver enhet. Ingen rapportering til enhetslederne. Agdenes kommune har Retningslinjer for oppfølging av sykmeldte som er vedtatt av adm.utvalget i Retningslinjene beskriver arbeidstakers plikter og rettigheter, hvem som utfører arbeidsgivers oppgaver og plikter, og hvem som skal holde kontakt med den sykemeldte. Agdenes kommune har fra 2001 innført en prøveprosjekt med utvidet egenmelding til 7 dager. Revisors vurdering: Selv om Agdenes kommune ikke har spesielt høyt sykefravær kan det likevel være mulig å redusere fraværet og tapet ved fraværet litt uten å bruke vesentlige ressurser. I tillegg er det viktig for Agdenes kommune å forebygge at sykefraværet ikke øker betydelig i fremtiden. Det er helt naturlig med et visst sykefravær i alle organisasjoner. Å fjerne alt sykefraværet er naturligvis ikke realistisk. Men all erfaring og forskning tilsier at et bevisst og systematiske arbeid kan bidra til å redusere eller forebygge sykefraværet. Sykefraværsprosenten kan gi en indikasjon på arbeidsmiljøet. Sykefravær kan ofte ha direkte eller indirekte sammenheng med det psykososiale arbeidsmiljøet. Arbeidsgiver bør ha oversikt over psykososiale arbeidsmiljøet blant sine ansatte. Ledelsen bør vurdere arbeidsmiljøet løpende. Det psykososiale arbeidsmiljøet er også viktig for motivasjonen og kvaliteten på arbeidet som utføres i tillegg til at det påvirker sykefraværet. Myndighetene og partene i arbeidslivet har fokus på å redusere sykefraværet. Det har vært brukt betydelige midler til forskning og forsøksvirksomhet for å redusere sykefraværet. Det er den enkelte arbeidsgiver og leder i samarbeid med tillitsvalgte/arbeidstakere som kan bidra til at myndighetenes mål om å redusere sykefraværet nås. Det er naturlig at den enkelte arbeidsgiver i samarbeid med arbeidstakerne er opptatt av å redusere fraværet. Sykefraværsarbeidet er helt klart et lederansvar som må forankres til linjeledelsen. Det er nærmeste overordna til den sykemeldte som er den som har mest mulighet til å påvirke sykefraværet med å ta tak i det psykososiale arbeidsmiljøet samt fysisk tilrettelegging på arbeidsplassen. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 10 av 10

11 Revisor har den oppfating at fraværsregistreringen i Agdenes kommune er en pliktig oppgave som kun gjøres for å tilfredsstille regelverket. Agdenes kommune har liten fokus på fraværsstatistikken. Fraværsrapportene brukes i svært liten grad. Fraværsstatistikken rapporteres til AMU noen ganger i året. Det er ingen rapportering av resultatene til enhetslederne eller til den politiske ledelse. Retningslinjer for oppfølging av sykmeldte er absolutt et positivt tiltak for Agdenes kommune. Retningslinjene kan nok ha bidratt til at sykefraværet i Agdenes kommune ikke er høyere enn det er. Retningslinjene legger vekt på omsorg for den sykemeldte og det kan være et effektivt bidrag i arbeidet med å redusere sykefraværet. Fra og med 2001 har arbeidstakerne i Agdenes kommune 7 dager egenmelding. Det er ingen vesentlig økning på antall egenmeldinger i 2001, det er heller ingen merkbar økning på sykefraværet totalt i Det tyder på at arbeidstakerne i Agdenes kommune ikke misbruker tilliten med å kunne sykemelde seg selv i 7 dager. Andelen av sykefravær under 16 dager har en svak økning i 2001 uten at det kan relateres til utvidelsen av antall egenmeldingsdager. 7.4 Problemstilling 4: Hvordan fungerer rutinene for innkreving av refusjon for sykepenger i Agdenes kommune. Funn: Funn fra intervju med Ingrid Grostad 06. september Sykemeldingene registreres i fraværssystemet. Refusjonskravet til trygdekontoret lages automatisk på grunnlag av data i fraværs-/lønnssystemet som er grunnlaget for refusjonen som kreves fra trygdekontoret. Refusjonen inntektsføres i kommuneregnskapet når refusjon mottas fra trygdekontoret. Tall fra regnskapet: Refusjon fra trygdekontoret 2001 t.o.m. september kr kr kr Tabell 5 Tallene i tabellen ovenfor er refusjon for sykepenger og fødselspenger. I regnskapet før 2001 ble det ikke skilt mellom refusjon for sykepenger og fødselspenger slik at de eksakte tallene for refusjon for sykepenger ikke kan leses ut av regnskapet. Fra 2001 skilles det i regnskapet mellom refusjon for fødselspenger og sykepenger. I 2001 t.o.m. september representerer refusjon for sykepenger kr I Agdenes kommune budsjetteres det ikke med refusjon for sykepenger/fødselspenger slik at regnskapstallen kan ikke sammenlignes med budsjettet. Ved stikkprøvekontroll av om det er krevd/mottatt refusjon for sykemeldinger over 16 dager fann vi kun noen få avvik der refusjon manglet. Revisors vurdering: Ansatte i kommunen skal ha lønn under sykdom jfr. hovedtariffavtalen 8. Kommuner får da refundert folketrygdens stønad. Det er kommunen som må fremme krav om refusjon. Tallene i regnskapet viser hvor mye trygdekontoret har refundert til Agdenes kommune. Refusjon er ikke periodisert for hvert år i samsvar med budsjett- og regnskapsforskriftene. Tal- Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 11 av 11

12 lene skiller ikke mellom refusjon for sykepenger og fødselspenger, men rutinene er de samme for både sykepenger og fødselspenger. Agdenes kommune benytter automatikken i NLP, lønns- og fraværssystemet for å lage refusjonskrav til trygdekontoret. Hvis fraværsregisteret er fullstendig og pålitelig, vil refusjonskravene til trygdekontoret bli korrekt. Hvis derimot fraværsregistret ikke er fullstendig, vil kommunene tape refusjon. Under problemstilling 1 ble fraværsregisteret i Agdenes kommune vurdert som pålitelig i det alt vesentlige. Ut fra det må rutinene rundt refusjonskravene være betryggende. Avvik mellom krav og mottatt beløp fra trygdekontoret gjennomgås av personalkontoret med jevne mellomrom. 7.5 Høring Rapporten ble sendt rådmannen for uttalelse Rådmann svarer i e-post og skriver følgende: Rådmann og personalleder har gått gjennom rapportens del 6.2 og funnene under del 7, og vi har ingen bemerkninger til dette. 8. REVISORS ANBEFALINGER Revisor anbefaler at ledelsen i Agdenes kommune har fokus på sykefraværet og arbeider med å oppfylle Statens og partene i arbeidslivets målsetting om å redusere og forebygge sykefraværet. 1. Det psykososiale arbeidsmiljøet på enhetene bør overvåkes og evalueres løpende av enhetslederne. 2. Fraværsrapportene bør sendes til enhetslederne. Kommuneledelse sammen med enhetslederne bør jevnlig drøfte og vurdere fraværet på hver enhet. 3. Sykefraværet bør være en del av rapporteringen til den politiske ledelsen. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 12 av 12