RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON IA-avtalen og sykefraværsarbeid KAUTOKEINO KOMMUNE

Transkript

1 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON 2009 IA-avtalen og sykefraværsarbeid KAUTOKEINO KOMMUNE

2

3

4 INNHOLD 0. SAMMENDRAG Formålet med prosjektet Revisors vurderinger og konklusjoner Hvordan har Kautokeino kommune som arbeidsgiver fulgt opp samarbeidsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv? Oppfyller Kautokeino kommune kravene i lov og forskrift om sykefraværsarbeid? Anbefalinger INNLEDNING Bakgrunn og formål Bakgrunnen Formålet Problemstillinger Avgrensing Problemstillinger Revisjonskriterier Kilder til kriterier Utledning av revisjonskriterier Metode BAKGRUNNSOPPLYSNINGER Bakgrunn for avtale- og lovverk - historikk Sykefravær Kautokeino HVORDAN HAR KAUTOKEINO KOMMUNE SOM ARBEIDSGIVER FULGT OPP SAMARBEIDSAVTALEN OM ET MER INKLUDERENDE ARBEIDSLIV? Har Kautokeino kommune utarbeidet egne mål på grunnlag av delmålene i intensjonsavtalen? Data Vurdering Har Kautokeino retningslinjer for oppfølging av sykemeldte og følges disse i praksis? Interne retningslinjer Vurderinger Etablert praksis Vurderinger Legges det til rette for arbeidstakere med redusert funksjonsevne? Data Vurdering OPPFYLLER KAUTOKEINO KOMMUNE KRAVENE I LOV OG FORSKRIFT OM SYKEFRAVÆRSARBEID? Har Kautokeino kommune tilfredsstillende rutiner for registrering av sykefravær? Data Vurderinger Har Kautokeino et tilfredsstillende system for å sikre at kommunen mottar refusjon for alle sykemeldte? Data... 18

5 4.2.2 Vurderinger KONKLUSJONER Hvordan har Kautokeino kommune som arbeidsgiver fulgt opp samarbeidsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv? Oppfyller Kautokeino kravene i lov og forskrift om sykefraværsarbeid? ANBEFALINGER LITTERATURLISTE VEDLEGG 1: RÅDMANNENS KOMMENTARER VEDLEGG 2: UTVALGTE BESTEMMELSER FOLKETRYGDLOVEN FORSKRIFT OM FØRING AV STATISTIKK OVER SYKEFRAVÆR OG FRAVÆR VED BARNS SYKDOM FIGUROVERSIKT Figur 1: egen- og legemeldt sykefravær for Kautokeino, Karasjok og Porsanger i perioden 4. kvartal kvartal 2009, pst. Tall fra hjemmesiden til KS... 8 Figur 2: Det totale sykefraværet ved enheten for kultur og barnehage og enhet for sykehjem i perioden kvartal 2009, tall fra kommunens egne registrering... 9 TABELLOVERSIKT Tabell 1: Kobling mellom problemstillinger og revisjonskriterier... 6 Tabell 2: Sykefraværet i hele landet i perioden januar 2007-desember 2008, tall fra SSB... 8 Tabell 3: Tall* over sykefravær i Kautokeino kommune, perioden , pst... 8

6 0. SAMMENDRAG 0.1 Formålet med prosjektet Formålet med prosjektet har for det første vært å undersøke hva Kautokeino kommune som arbeidsgiver har gjort for å følge opp den inngåtte avtalen om et mer inkluderende arbeidsliv. Vi har også sett på kommunens rutiner for registrering av sykefravær og innkreving av sykelønnsrefusjon. 0.2 Revisors vurderinger og konklusjoner Hvordan har Kautokeino kommune som arbeidsgiver fulgt opp samarbeidsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv? Kautokeino kommune som arbeidsgiver har ikke fulgt opp IA-avtalen på en systematisk og helhetlig måte. Kommunen hadde ikke fulgt opp målsetningene i Samarbeidsavtalen om å utforme delmål og tiltak for å nå den overordna målsetningen om å redusere sykefraværet, innen fristen på 12 uker etter avtaleinngåelse. Kommunen har imidlertid inkludert enkelte mål og tiltak knyttet til arbeidsmiljø og sykefravær i Økonomiplanen for med handlingsprogram. Våre undersøkelser viser at Kautokeino har ett sett med svært gode og informative retningslinjer for sykefraværsarbeid i kommunen. Vi fant likevel at praksis på flere områder ikke var tilfredsstillende. Blant annet ble oppfølgingsplaner ikke systematisk utarbeidet og enkelte framstod som innholdmessig upresis og mangelfull. Våre undersøkelser viser også at selv om samtaler blir gjennomført regelmessig, ble ikke kravet om dialogmøter gjennomført i henhold til bestemmelsene i loven. Vi fant også at Kautokeino kommune ikke har faste prosedyrer for å tilrettelegge for arbeidstakere med nedsatt funksjonsevne, og at det heller ikke føres oversikt over arbeidstakere med en eller form for tiltak Oppfyller Kautokeino kommune kravene i lov og forskrift om sykefraværsarbeid? Kautokeino kommune har ikke oppfylt kravene i lov og forskrift om sykefraværsarbeid på en tilfredsstillende måte. Vår undersøkelse viser at kommunen har retningslinjer for føring av statistikk over sykefravær, og at fravær ved kommunens enheter og avdelinger registreres løpende og rapporteres til stab en gang hver måned. Kommunens statistikk over sykefravær framstår i enkelte tilfeller ukomplett på grunn av mangelfull registrering og feilrapportering. Videre viser våre undersøkelser at statistikken ikke systematisk benyttes i sykefraværsarbeidet. Vi fant at Kautokeino kommune ikke har hatt en forsvarlig saksbehandling av sykelønnsrefusjoner. Videre viser våre undersøkelser at kommunen i dag har iverksatt tiltak for å etablere prosedyrer som skal sikre at kommunen får de inntektene som de lovmessig har krav på. Prosedyrene skal nedfelles skriftlig. 1

7 0.3 Anbefalinger Kommunen bør påse at alle punkter i Samarbeidsavtalen blir iverksatt Kommunen må følge opp bestemmelsene i folketrygdloven og arbeidsmiljøloven om oppfølging av sykemeldte Kommunen bør sørge for at kommunens retningslinjer for sykefraværsarbeid forankres i virksomheten Kommunen må sikre at sykefraværet registreres og føres i henhold til kravene i forskrift og avtale Kommunen må etablere et forsvarlig system for å sikre at kommunen mottar sykelønnsrefusjoner de lovmessig har krav på 2

8 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn og formål Bakgrunnen Bakgrunnen for dette prosjektet er at kommunestyret i Kautokeino den 9. oktober 2008 i sak 40/08- plan for forvaltningsrevisjon, vedtok at revisjonen skulle gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt om kommunens samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv og sykefraværsarbeid Formålet Formålet med prosjektet har for det første vært å undersøke hva Kautokeino kommune som arbeidsgiver har gjort for å følge opp den inngåtte avtalen om et mer inkluderende arbeidsliv. Dernest å se på kommunens rutiner for registrering av sykefravær og innkreving av sykelønnsrefusjon. 1.2 Problemstillinger Avgrensing Prosjektets undersøkelsesperiode er fra januar 2007 og til og med første halvår av Vi har sett på kommunen som helhet, men har hatt særlig fokus på enhetene kultur- og barnehage og sykehjem, som begge hadde en økning i sykefravær fra 2007 til Problemstillinger 1. Hvordan har Kautokeino kommune som arbeidsgiver fulgt opp samarbeidsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv? 2. Oppfyller Kautokeino kommune kravene i lov og forskrift om sykefraværsarbeid? 1.3 Revisjonskriterier Kilder til kriterier Revisjonskriterier er samlebetegnelsen på krav og forventninger som brukes for å vurdere den reviderte virksomhet. Kriteriene holdes opp mot datagrunnlaget, og danner basis for analyser, vurderinger og konklusjoner. Revisjonskriteriene i denne undersøkelsen er utledet fra: Lov om folketrygd av 28. februar1997(folketrygdloven) Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. av 1. januar 2006 (arbeidsmiljøloven) Forskrift om føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom av 1. mai 1997 Samarbeidsavtalen mellom Kautokeino kommune og NAV Veileder for oppfølging ved sykdom, vedtatt i 2001 og oppdatert senest i

9 1.3.2 Utledning av revisjonskriterier Kautokeino kommune som IA-bedrift Hovedmålet med Intensjonsavtalen, som er undertegnet av myndighetene og partene fra arbeidslivet, er å redusere andelen av personer i alderen år som mottar sykepenger fra trygden, rehabiliterings- og attføringspenger og uføreytelser. Hovedmålet er i sin tur presisert i tre delmål: - å redusere sykefraværet - å rekruttere personer med redusert funksjonsevne - å øke den gjennomsnittlige avgangsalder Intensjonsavtalen beskriver spesifikke tiltak som skal sikre at virksomhetsnivået 1 i størst mulig grad klarer å innfri delmålene. Vi har i all hovedsak fokusert på det første delmålet, men har der det er naturlig, også omtalt de to andre delmålene. Alle offentlige og private virksomheter som ønsker å bli IA-virksomheter må inngå en samarbeidsavtale med arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV). Kautokeino kommune inngikk en avtale om å bli IA-bedrift 1. oktober Arbeidsgiver skal sammen med tillitsvalgte/ansattes representanter i en IA-virksomhet, innen 12 uker etter inngått avtale, sette egne mål på bakgrunn av de tre delmålene i Intensjonsavtalen. Samarbeidsavtalen pålegger arbeidsgiver å iverksette flere tiltak for å nå intensjonsavtalens mål. Det betyr blant annet at kommunen skal ta initiativ og legge til rette for dialog med de ansatte. I tillegg skal kommunen i samarbeid med de ansattes representanter utarbeide rutiner for oppfølging av sykemeldte, og utarbeide individuelle oppfølgingsplaner for sykemeldte. Kommunen skal også samarbeide med myndighetene for å finne tiltak slik at den sykemeldte skal fortsette i arbeid. Det skal også føres fraværsstatistikk og oversikt over antall personer innen ulike tiltak i henhold til samarbeidsavtalens mål. Både folketrygdlovens 25-2 og arbeidsmiljølovens 4-6, tredje ledd, sier at arbeidsgiver i samråd med arbeidstaker skal utarbeide oppfølgingsplan for tilbakeføring til arbeid i forbindelse med ulykke, sykdom, slitasje eller lignende, under forutsetning at dette lar seg gjennomføre. Arbeidsgiver skal også innkalle arbeidstaker til dialogmøte om innholdet i oppfølgingsplanen senest innen tolv uker etter at arbeidstaker har vært helt borte fra arbeidet som følge av blant annet sykdom, jf. 4-6, fjerde ledd. Videre framgår det at bedriftshelsetjenesten skal være representert i møte og at arbeidsgiver skal gi skriftlig melding om dialogmøte til arbeids- og velferdsetaten. I følge arbeidsmiljøloven 3-1 andre ledd(g) skal arbeidsgiver sikre en systematisk tilnærming til forebygging og oppfølging av sykefravær. Videre leser vi under arbeidsmiljølovens 4-6, første ledd, at arbeidsgiver, så langt det er mulig, skal iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstaker med redusert arbeidsevne, fremdeles skal kunne stå i arbeid. Det betyr at for de som allerede er ansatt, kan arbeidsgiver legge til rette slik at de får utføre de opprinnelige oppgavene eller får andre passende oppgaver. I tillegg finnes det en rekke økonomiske virkemidler for at de som ikke er i et arbeidsforhold skal kunne integreres i arbeidslivet. 1 Kommune, fylkeskommune og private bedrifter 4

10 Ut fra bestemmelsene over kan vi utlede følgende krav: kommunen skal utarbeide egne mål på grunnlag av delmålene i Intensjonsavtalen kommunen skal ha en systematisk tilnærming til arbeidsmiljø- og sykefraværsarbeid kommunen skal legge til rette for at personer med redusert arbeidsevne kan stå i et arbeidsforhold Kautokeino kommune og rutiner for sykefraværsregistrering og innkreving av sykelønnsrefusjoner I følge folketrygdlovens 25-2 plikter arbeidsgiver å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. Arbeidsgiver skal også utarbeide en oppfølgingsplan og gjennomføre et dialogmøte etter arbeidsmiljølovens 4-6, tredje og fjerde ledd. Oppfølgingsplan skal etter dialogmøte leveres til arbeids- og velferdsetaten dersom etaten ber om det. Folketrygdlovens 25-2 er utdypet i Forskrift om føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom, som i 1 angir arbeidsgivers plikt til å føre statistikk over de ansattes sykefravær, ved egen sykdom så vel som fravær som skyldes barns sykdom. Videre framgår det at formålet med føring av sykefraværsstatistikk er å rette fokus på sykefraværet, og dermed gi de involverte en mulighet til sammen å iverksette tiltak dersom sykefraværet er høyt. Det framgår av 4 hvilke opplysninger som skal registreres. Registreringsperioden er ett kvartal, og statistikken bør tidligst settes opp den 15. i måneden etter utløpet av kvartalet. Folketrygdelovens 22-3 omhandler utbetaling av sykepenger til arbeidsgiver. Her heter det En arbeidsgiver som betaler full lønn for et tidsrom da medlemmer har rett til en ytelse som skal sikre inntekt etter kapittel 8, 9 eller 14, kan kreve å få utbetalt ytelsen til seg. I følge ftrl må arbeidsgiver innen tre måneder fra sykemelding fremsette refusjonskrav: en arbeidsgivers refusjonskrav etter 8-20, 8-21, 9-8 og 22-3 innfris for opptil tre måneder før den måneden da kravet ble satt fram. I tilfeller hvor den som søker ikke har vært i stand til å sette fram krav tidligere, åpner ftrl femte ledd for at ytelsen gis for opptil tre år før kravet ble satt fram. Ut fra bestemmelsene over kan vi utlede følgende krav: kommunen skal føre sykefraværsstatistikk og bruke informasjonen som framgår av statistikken i sykefraværsarbeid kommunen må kreve tilbakebetaling av sykepengelønn fra arbeids- og velferdsetaten innen 3 måneder 5

11 Tabell 1: Kobling mellom problemstillinger og revisjonskriterier Problemstillinger Underproblemstillinger Revisjonskriterier Hvordan har Kautokeino kommune, som arbeidsgiver, fulgt opp samarbeidsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv? Har Kautokeino kommune utarbeidet egne mål på grunnlag av delmålene i intensjonsavtalen? Har Kautokeino kommune etablert rutiner for oppfølging av sykemeldte? Følges rutinene i praksis? Legges det til rette for arbeidstakere med redusert funksjonsevne? IA-avtalen/Samarbeidsavtalen mellom Kautokeino kommune og NAV IA-avtalen/Samarbeidsavtalen Folketrygdloven 25-2 Arbeidsmiljøloven 4-6 Kommunens veileder IA-avtalen/ Samarbeidsavtalen Arbeidsmiljøloven 4-6 Oppfyller Kautokeino kravene i lov og forskrift om sykefraværsarbeid? Har Kautokeino kommune tilfredsstillende rutiner for registrering av sykefravær? Har Kautokeino et tilfredsstillende system for å sikre at kommunen mottar refusjon for alle sykemeldte? IA-avtalen/Samarbeidsavtalen Folketrygdloven 25-2 Forskrift om statistikk over sykefravær Folketrygdloven 22-3 og Interne rutiner og reglement 1.4 Metode Metode er samlebetegnelsen på de framgangsmåtene som benyttes for å samle inn data som kan gi svar på problemstillingen i en undersøkelse. Framgangsmåten i denne undersøkelsen har vært intervju, dokumentanalyse og statistikkanalyse. Vi besvarer problemstillingene med grunnlag i informasjon som har framkommet i intervju med kommunens personalrådgiver og lederne ved henholdsvis enhet for kultur- og barnehage og enhet for sykehjem. Vi har også sett på samarbeidsavtaler som er inngått mellom Kautokeino kommune og arbeids- og velferdsetatene, NAV. I tillegg har vi sett på interne retningslinjer for oppfølging av sykemeldte, og aktuell statistikk fra kommunen og fra NAV for å holde sykefraværet i Kautokeino opp mot sykefraværet i andre kommuner. 6

12 2. BAKGRUNNSOPPLYSNINGER 2.1 Bakgrunn for avtale- og lovverk - historikk Den 3. oktober 2001 ble Intensjonsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv (IA) inngått mellom daværende regjering og flere parter i arbeidslivet, både fra arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjonene 2. I ettertid har flere organisasjoner 3 fått fulle partsrettigheter og ulike regjeringer sluttet seg til avtalen. Avtaleverket mellom arbeidsgiver og arbeidstaker var i utgangpunktet et forsøk på motarbeide en negativ utvikling, hvor en stadig større del av befolkningen faller utenfor arbeidslivet og går over på langvarig trygdeordninger. Intensjonsavtalen ble fulgt opp av en erklæring fra partene av 3. desember Etter evaluering høsten 2003 ble partene enige om å forlenge avtalen ut prøveperiode fram til 31. desember En ny Intensjonsavtale, som trådte i kraft 1. januar 2006, gjelder fram til 31. desember Selv om flere av målene ble videreført i den nye avtalen, så partene at den tidligere avtalen ikke i tilstrekkelig grad tok hensyn til personer som står utenfor arbeidslivet. Den nye avtalen har derfor et større fokus på inkludering og rekruttering av personer som står uten et arbeidsforhold. Intensjonsavtalen, som skal bidra til et mer inkluderende arbeidsliv, redusere sykefravær og kompetanseutvikling, har definert to hovedmål: Å forebygge sykefravær, øke fokus på jobbnærværet og hindre utstøting fra arbeidslivet Å øke rekrutteringen til arbeidslivet av personer som ikke har et arbeidsforhold Gjennom avtalene har de overordna nasjonale målene blitt konkretisert og nye virkemidler introdusert. Virksomheter som inngår en samarbeidsavtale med NAV får: - tilgang til spesielle tjenester og økonomiske virkemidler - egen kontaktperson ved NAV, blant annet skal bistå virksomhetene med veiledning i arbeidet for å nå målene i Samarbeidsavtalen. Samarbeidsavtalen klargjør oppgavefordelinga partene i mellom, og angir ansvaret som tillegges henholdsvis arbeidsgiver, i dette tilfellet kommunen, arbeidstaker og NAV 4. Ved å inngå et samarbeid med myndighetene om inkluderende arbeidsliv, får kommunen rettigheter som kun er forbeholdt IA-virksomhet. Det innebærer blant annet egen kontaktperson i arbeids- og velferdsetaten, raskere tilgang til økonomiske virkemidler og utvidet rett til å bruk av egenmelding. IA-samarbeidet er et virkemiddel for å nå overordna mål i sysselsettings-, arbeidsmiljø og inkluderingspolitikken. 2.2 Sykefravær Kautokeino Kautokeino kommune har som målsetning at ingen enheter skal ha mer enn 10 % sykefravær, og at enheter som har mindre enn 10 % skal reduserer eget sykefravær med 20 % 5. 2 De to arbeidstaker- og arbeidsgiverorganisasjonene LO og NHO, Yrkesorganisasjonene Sentralforbund(YS), Handels- og Sørvisnæringens Hovedorganisasjon(HSH), Kommunenes Sentralforbund(KS), staten v/arbeids- og administrasjonsdepartementet(aad) og Akademikerne. 3 Arbeidsgiverforeningen NAVO(i dag Arbeidsgiverforeningen Spekter) og Hovedorganisasjonen for Universitetets og Høgskoleutdannede (UHO) 4 Tidligere Trygdeetaten 5 I følge interne retningslinjer for oppfølging av arbeidstakere ved fravær som skyldes sykdom, Veilederen, jf. punkt

13 Tabell 2: Sykefraværet i hele landet i perioden januar 2007-desember 2008, tall fra SSB 2007(1) 2007(2) 2007(3) 2007(4) 2008(1) 2008(2) 2008(3) 2008(4) Sykefravær totalt 7,3 6,5 6,8 6,9 7,4 6,8 6,9 7 Egenmeldt sykefravær 1,3 0,8 0,8 1 1,2 0,8 0,8 1,1 Legemeldt sykefravær 6 5,7 6 5,9 6,2 6 6,1 6 Vi ser av tabellen over at landssnittet for det totale sykefraværet holder seg stabilt rundt 7 % i perioden 2007 til Tallene inkluderer sykefravær i virksomheter i offentlig og privat sektor. Tabellen viser at tendensen er nokså stabil for både egenmeldt og legemeldt sykefraværet i samme periode, hvor tallet holder seg henholdsvis rundt 1 % og 6 %. Tabell 3: Det totalt registrerte sykefraværet i Kautokeino kommune, perioden , pst * Sykefravær totalt* 11,28 11,61 10,78 * tall viser det totalt registrerte sykefraværet i Kautokeino kommune så langt i Vi ser av tabellen over at det totale sykefraværet i Kautokeino kommune har holdt seg relativt jevnt i perioden 2007 til I forhold til landssnittet for virksomheter innenfor offentlig og privat sektor, er tallet for sykefraværet i Kautokeino kommune relativt høyt. Figur 1: egen- og legemeldt sykefravær for Kautokeino, Karasjok og Porsanger i perioden 4. kvartal kvartal 2009, pst. Tall fra hjemmesiden til KS 6. 18,0 16,0 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 4.kv kv kv kv kv kv kv kv kv kv Kautokeino Karasjok Porsanger * merk at kurvene for Porsanger og Karasjok ikke er sammenhengende, det skyldes at tall for denne perioden ikke foreligger Av figur 2 ser vi at egen- og legemeldt sykefravær har vært noe lavere i Kautokeino enn i Karasjok og Porsanger for perioden 4. kvartal kvartal Vi merker oss at selv om KS baserer sin statistikk på tall fra kommunen ligger det totale sykefraværet i Kautokeino noe lavere i figur 2 enn det som framkommer av tabell 3. At tallene ikke sammenfaller kan blant annet skyldes at registreringsperiodene er forskjellig. I tillegg kan ulik forståelse av målkriteriene som for eksempel hva et dagsverk utgjør og arbeidstakere som regnes med, bidra til at tallene ikke er like. 6 KS er en forkortelse for Kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon 8

14 Figur 2: Det totalt registrerte sykefraværet ved enheten for kultur og barnehage og enhet for sykehjem i perioden *, tall fra kommunens egen registrering enhet for kultur og barnehage enhet for sykehjem * tall for 2009 inkluderer sykefravær registrert til og med 1. kvartal. Kommunens oversikt over sykefraværet i enhetene viser at det er relativt store forskjeller innad i kommunen. Vi ser av figur 2 at enhet for kultur/barnehager og enhet for sykehjem i 2008 hadde et sykefravær på rundt %, men at registreringen ved 1. kvartal i 2009 viste en reduksjon i sykefraværet. Kommunens tall for 2. og 3. kvartal viser en økning i sykefraværet ved enhet for sykehjem, og sykefraværet ved siste registrering hadde økt til knappe 17 %. Enheten for kultur og barnehage har ikke meldt inn tall fra alle avdelingene og vi kan derfor ikke si noe entydig om utviklingen. 3. HVORDAN HAR KAUTOKEINO KOMMUNE SOM ARBEIDSGIVER FULGT OPP SAMARBEIDSAVTALEN OM ET MER INKLUDERENDE ARBEIDSLIV? 3.1 Har Kautokeino kommune utarbeidet egne mål på grunnlag av delmålene i intensjonsavtalen? Data Kautokeino kommune inngikk en avtale om å bli IA-bedrift 1. oktober Personalrådgiver forteller at i den anledning fikk en arbeidsgruppe i oppgave å utforme lokale løsninger med utgangspunkt i de nasjonale målene i IA-avtalen. Gruppa som bestod av representanter fra stab og enhetene i kommunen og tillitsvalgte fra fagforeninga, møtte første gang høsten 2003 og skulle blant annet: - utforme mål for IA-arbeidet i kommunen - foreslå tiltak for å få ned sykefraværet - foreta en gjennomgang av sykefraværsrutiner - utvikle en ny egenmeldingsblankett Gruppas medlemmer holdt sitt siste møte våren 2004 og rakk ikke å fullføre alle oppgavene, men fikk utarbeidet et nytt egenmeldingsskjema og oppdatert sykefraværsrutiner. 9

15 Arbeidet med å utforme og konkretisere de nasjonale målene ble gjenopptatt høsten Personalrådgiver oppgir at kommunen har utarbeidet virksomhetsplaner og at noen enheter har holdt kurs for sine ansatte. I tillegg presenterer kommunen visjoner, mål, satsningsområder og tiltak med fokus på samfunnsutvikling i Økonomiplanen med handlingsprogram 7. Her presenterer enhetene noen delmål knyttet til brukergruppen mens andre delmål knyttes til de ansatte. Hver enhet er ansvarlig for å utforme mål og hensiktsmessige tiltak for egen virksomhet. Stab har behandlet materialet de har mottatt fra enhetsnivåene. Vi ser at det mest vanlige delmålet for de ansatte i forhold til henholdsvis arbeidsmiljø og sykefraværsarbeid er bedre arbeidsmiljø og lavt sykefravær, som i enkelte tilfeller er tallfestet. Likeså foreslår den enkelte enheten tiltak som skal gi måloppnåelse. For å skape et bedre arbeidsmiljø synes det mest vanlige tiltaket å være medarbeidersamtaler. Relevante tiltak for å redusere fravær som skyldes sykdom er for eksempel jevnlige samtaler med ansatte under sykefravær, søke midler til rekrutteringsarbeid som skal sikre stabil bemanning eller å legge til rette for trim i arbeidstida. Arbeidsmiljøutvalget (AMU) består av fire representanter fra henholdsvis arbeidsgiver (inkl. rådmann) og ansatte, to hovedtillitsvalgte fra fagforeninger og tre folkevalgte. Utvalget har også hatt fokus på IA-avtalens innhold, spesielt i forhold til sykefraværsarbeid. AMU har gjennomført to møter i 2008 og uttaler seg om relevante problemstillinger knyttet til utvikling av sykefravær. I tillegg godkjenner de sykefraværsarbeid. I følge vår informant har kommunens system for å ivareta helse, miljø og sikkerhet (HMSsystem) fra slutten av 1990-tallet vist seg å være for omfattende og tungvint å håndtere. All informasjon var fra 1997 samlet i permer og har vært lite benyttet av kommunens ansatte. Videre blir det sagt at kommunen i samarbeid med Fibas (Finnmarks bedriftshelsetjeneste as) har forsøkt å oppdatere systemet i flere omganger. Arbeidet ble imidlertid fullført da rådmannen i 2006/2007 oppnevnte en arbeidsgruppe 8 som skulle videreføre arbeidet. Våren 2009 fikk Kautokeino et lett tilgjengelig og elektronisk oppdatert HMS-system. Utvalget skal bestå selv om HMS-systemet er ferdig, men vil ikke ha faste møter Vurdering Ved å inngå Samarbeidsavtalen om inkluderende arbeidsliv forpliktet Kautokeino kommune seg til å utarbeide mål for egen virksomhet innen 12 uker etter at avtalen ble inngått. Av avtalen framgår det at tillitsvalgte eller ansattes representanter skal delta i arbeidet med å fastsette mål og finne egnede tiltak. Det betyr blant annet at kommunen skal ta initiativ og legge til rette for dialog mellom de ulike nivåene i virksomheten. Våre undersøkelser viser at Kautokeino kommunen ikke hadde utformet egne mål innen fristen på 12 uker, det vil si 1. januar Vi merker oss likevel at kommunen innledningsvis opprettet en arbeidsgruppe som skulle tilpasse innholdet i Intensjonsavtalen til lokale forhold, men at arbeidet den gang ikke ble sluttført. 7 Økonomiplanen med handlingsplan ble vedtatt av Kommunestyret i sak 48/08 8 HMS-utvalget består av rådmannen, assisterende rådmann, representanter fra fagforening, skolefaglig rådgiver og enhetsledere fra henholdsvis helse og bygningsdrift 10

16 Vi ser at kommunen i 2008 innledet en ny prosess, som tok mål av seg å fastsette mål for uvikling og nyskaping i Kautokeino. I Økonomiplan med handlingsprogram har kommunen inkludert mål og tiltak for blant annet sykefraværsarbeid under de ulike enhetene. Vi forstår at arbeidet har foregått ved enhetene, men at stab har gått gjennom innspill fra de ulike enhetene. På den måten har arbeidstakernes deltakelse vært ivaretatt. Vi ser imidlertid noen svakheter ved planen i forhold til Samarbeidsavtalen. For det første har ikke alle enhetene fastsatt mål og definert tiltak som berører arbeidsmiljø og sykefraværsarbeid. I tillegg framstår målene under enkelte av enhetene som uferdig og lite konkrete. Det blir også problematisk at det i noen tilfeller ikke skilles mellom mål og tiltak. For at kommunen skal lykkes i dette arbeidet, bør målene være så konkrete og realistiske som mulig og tiltak hensiktsmessige. Vi ønsker å understreke at selv om Økonomiplanen favner videre enn de områdene som dekkes av Samarbeidsavtalen, ser vi planen som et godt utgangspunkt for videreføring av arbeidet som omhandler sykefravær. Likevel vil vi påpeke at sykefravær er et arbeidsfelt som består av flere og sammensatte utfordringer, og derfor gjerne krever en egen plan. Kommunen bør forholde seg bevisst til arbeidet som er pålagt dem som en IA-virksomhet. Samarbeidsavtalen slår fast at arbeidsgiver sammen med representanter for de ansatte skal utforme mål og finne egnede tiltak som sikrer best mulig måloppnåelse. Det at arbeidstakerne deltar i utformingen av mål og tiltak kan trolig øke måloppnåelse ved at mål og tiltak får større legitimitet og at arbeidstakerne har forpliktet seg til planens innhold. Oppsummering Vi har ikke funnet støtte i vårt datagrunnlag for at kommunen har fulgt Samarbeidsavtalens punkt om å utforme delmål med utgangspunkt i Intensjonsavtalen. 3.2 Har Kautokeino retningslinjer for oppfølging av sykemeldte og følges disse i praksis? Interne retningslinjer I samtale med personalrådgiver får vi opplyst at kommunen har utarbeidet veilederen Når din medarbeider blir syk, som ansatte skal forholde seg til ved sykefravær. Veilederen beskriver detaljert hva arbeidsgiver og arbeidstaker skal gjøre ved kortere og lengre fravær på grunn av sykdom. Innledningsvis finner vi en modell som skjematisk framstiller ulike trinn i oppfølgingen av ansatte som er syk. Her finnes også flere aktuelle skjema, for eksempel egenmelding på norsk og samisk, ulike evalueringsskjema som arbeidsgiver bruker i oppfølging av den ansatte, plan for tilbakeføring av den sykemeldte og sjekkliste som arbeidsgivers representant kan bruke i oppfølgingssamtalen med den sykemeldte. Dokumentet ble først vedtatt av personalstyret i 2001, og har etter dette fortløpende blitt oppdatert av personalrådgiver, sist i De fleste endringene ble gjort i 2003/2004 som en konsekvens av innføringen av IA-avtalen. Vi får oppgitt av vår informant at Veilederen ligger sammen med annen relevant og viktig informasjon på kommunens interne informasjonssystem, Intranett. Videre blir det sagt at Intranett ikke brukes av brukergruppa i det omfang som forventes, og stab har purret på relevante brukere for å få opp aktiviteten uten at det har blitt særlig bedre. 11

17 Enhetsleder ved sykehjem oppgir at det gjenstår noe jobb i forhold til rutiner for egenmelding. Det framgår videre av samtalen at Veilederen har vært lite kjent blant de ansatte. Vår informant sier at hun derfor har prioritert å gjøre retningslinjene kjent på personalmøte og ved å henge relevant informasjon på informasjonstavla. Enhetsleder merker at flere og flere kjenner til Veilederen eller de mest sentrale punktene. I følge vår informant ved enhet for kultur og barnehage følges de faste rutiner ved sykefravær delvis. Egenmeldinger går til Servicetorget og sykemelding til personal med kopi til leder for enheten. Det har blant annet vært jobbet med å forbedre rutinen ved registrering av fravær ved sykdom. Noe av grunnen til at det ikke foreligger tall over sykefraværet ved enheten i siste årsmelding skyldes problemer med å få inn sykefravær fra barnehagene. Avdelingene skal rapportere til personal med kopi til enhetsleder hvert kvartal. Videre forteller enhetslederen at veilederen er sendt ut til alle avdelingsledere, som har hatt ansvar for å gjøre innholdet kjent for de ansatte Vurderinger Både lov- og avtaleverk pålegger kommunen å ha et planmessig arbeid som forebygger sykdom på grunn av oppgaver lagt til stillinga eller arbeidsmiljø, og for å sikre at arbeidstaker, som er syk, kan vende raskest mulig tilbake til arbeid. Arbeidsgiver skal i følge arbeidsmiljøloven 3-1 sikre en systematisk tilnærming til forebyggende og sykefraværsarbeid. Kommunen skal også samarbeide med myndighetene for å finne tiltak slik at den sykemeldte skal fortsette i arbeid. I følge Samarbeidsavtalen har arbeidsgiver ansvaret for å gjøre retningslinjene kjent og sørge for at rutinene forankres i virksomheten. Våre undersøkelser viser at kommunen siden 2001 har hatt detaljerte retningslinjer for sykefraværsarbeid. Vi oppfatter at formen på og innholdet i Veilederen bidrar til å gjøre dokumentet tilgjengelig for brukerne. Videre mener vi at Veilederen er et godt utgangspunkt for at gode rutiner for sykefraværsarbeid etableres Etablert praksis Vi får oppgitt i intervju med personalrådgiver at utfordringen i sykefraværsarbeidet er å få de ansatte til å følge retningslinjene. Normalt har enhetslederne ansvaret for å følge opp den sykemeldte, men kan velge å delegere ansvaret til for eksempel avdelingsleder eller bestyrer i barnhagen. Det sies videre at enhetsledere sammen med sykemeldte skal planlegge forløpet fra sykemelding foreligger fram til den ansatte er tilbake på jobb eller blir uføretrygdet. Erfaringene tilsier at oppfølging av den sykemeldte varierer noe fra enhet til enhet og innad i enhetene. Vi får blant annet oppgitt at noen enhetsledere eller ansvarlige for oppfølging av den sykemeldte, ikke utformer individuelle oppfølgingsplaner før planen etterlyses av NAV. Det samme skjer i forhold til gjennomføring av dialogmøter der noen enhetsledere gjør det uoppfordret, mens andre først foretar samtaler etter purring fra NAV. Vi får opplyst at kommunen har en kontaktperson ved arbeidslivssenteret som kan bistå i spørsmål relatert til inkluderende arbeid og sykefraværsarbeid. Videre sies det at kommunen innførte krav om at individuelle oppfølgingsplaner systematisk ble utformet fra og med endringer i folketrygdloven 2004, og at det i forbindelse med lovendringen ble gjennomført kurs for enhetsledere. 12

18 Kommunen bruker standard mal for individuell oppfølgingsplan som ligger på hjemmesidene til NAV, men andre maler godtas dersom innholdet tjener formålet. For at den skal godkjennes må den være underskrevet av arbeidsgiver og arbeidstaker. Det viser seg imidlertid at kommunen i enkelte tilfeller må motta purring fra NAV før en plan utarbeides. NAV purrer når de ikke har mottatt kopi av oppfølgingsplaner. Personalrådgiver sier at samarbeidet med NAV i enkelte tilfeller kan være problematisk. Oppfølgingsplaner og dialogmøter Vår informant ved enhet for sykehjem oppgir at oppfølgingsplaner blir utformet, men at type fravær bestemmer tidspunktet for ferdigstillelse. Her deltar normalt enhetsleder og den sykemeldte, men personalkonsulent kan i enkelte tilfelle også delta. Enhetslederen forteller at lønn- og personal har blitt kontaktet i vanskelige saker. Videre fremgår det at oppfølgingsplaner ikke alltid foreligger innen seks(6) uker, og det vil heller ikke utformes plan for alle sykemeldte. Enhetsleder sier at det hender at NAV etterspør oppfølgingsplaner som er sendt, men som må ha blitt borte på veien. Enhetsleder har derfor begynt å sende en kopi til lønn- og personal. Enhetsleder ved kultur og barnehage mener at stab har ansvaret for at det utformes oppfølgingsplaner ved sykefravær. Enhetsleder sier videre at oppfølgingsplaner sendes umiddelbart til NAV. Etter ca. 8 uker deltar han, personalrådgiver, avdelingsleder og den sykemeldte i møte. Enhetsleder har ikke opplevd at NAV etterspør planene og beskriver samarbeidet med NAV som godt. Samarbeidet med de ansatte er også bra i møter som gjelder oppfølgingsplaner. Vi så på to tilfeldige oppfølgingsplaner fra enhet for kultur og barnehage, og tre fra enhet for sykehjem. Innholdet i de fem planene varierte mellom enhetene. I de to planene fra enhet for kultur og barnehage var blant annet arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne var ikke vurdert. Tiltak var heller ikke spesifisert og tidspunkt for oppfølging var angitt i kun en av de to oppfølgingsplanene. Leder ved enhet for sykehjem opplever det noen ganger som vanskelig å ta kontakt med sykemeldte, og sier at det ikke har vært vanlig å ha kontakt med ansatte som er syk. Enkelte ansatte blir derfor overrasket når enhetsleder ringer. Dersom ansatte leverer sykemelding blir det enklere å opprettholde kontakten med den det gjelder. Enhetsleder sier at så lenge hun har jobbet som enhetsleder har det ikke skjedd at arbeidstaker uoppfordret har ringt etter 4 dager. Enhetsleder ved sykehjem sier at det gjennomføres regelmessige samtaler mellom enhetsleder og den sykemeldte. De regelmessige samtalene utføres ikke i form av dialogmøter, men det har vært gjennomført ett dialogmøte med henne som leder. Her deltok en representant fra Fibas og personkonsulent og fokus i samtalen var hvordan arbeidsgiver kunne tilrettelegge slik at den sykemeldte kunne komme tilbake til jobben. Vår informant ved enhet for kultur og barnehage sier at det holdes ett møte mellom 4-8 uker hvor enhetsleder, avdelingsleder eller barnehagestyrer og den sykemeldte deltar. Enhetsleder sier at han ikke bruker begrepet dialogmøte om samtalen, og tema for møte er ikke oppfølging av oppfølgingsplan. Utfordring i sykefraværsarbeidet Enhetsleder ved sykehjem oppgir at sykefraværet er høyt, og forsøker å ha fokus på mulige årsaker. Det siste året har fokus blitt rettet mot de som er lite eller ikke syke. Enheten har slitt litt med dårlig arbeidsmiljø og ustabil bemanning har resultert i mange vikarer. Selv om 13

19 kortidsfraværet har gått ned, fører slitasjeproblematikk til at langtidsfraværet fremdeles holder seg relativt høyt. Ved enhet for kultur og barnehage har kortidsfraværet gått ned, men langtidsfraværet holder seg fremdeles relativt høyt. I følge enhetslederen har barnehagene mange arbeidstakere over 50 år, som er plaget av slitasje. Han beskriver videre samarbeidet med NAV Kautokeino og Fibas som godt. Fibas holder kurs i HMS og har blitt brukt en gang i møte med sykemeldte, og brukes ellers i vernerunder ved barnehagene og ulike kurs. Fagforening inviteres etter behov i møter med den sykemeldte, spesielt i vanskelige saker Vurderinger Gjennom Samarbeidsavtalen har Kautokeino kommune forpliktet seg til å etablere rutiner for oppfølging av sykemeldte og sørge for at disse forankres i virksomheten. Enhets- eller avdelingsleder skal sørge for at arbeidstaker kjenner til innholdet i Veilederen. Selv om enhetslederne kjenner til dokumentet, er vårt inntrykk er at innholdet i Veilederen ikke i tilstrekkelig grad er forankret i virksomheten. Arbeidsmiljølovens 4-6 tredje ledd sier at arbeidsgiver i samråd med arbeidstaker skal utarbeide oppfølgingsplan for tilbakeføring til arbeid, så tidlig som mulig og senest etter at arbeidstaker har vært delvis eller helt borte fra arbeider i seks uker. Vi fant at dette ikke systematisk ble gjennomført på enhetsnivå. Arbeidsmiljølovens 4-6 tredje ledd stiller også krav til Oppfølgingsplanen, som blant annet skal inneholde en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne. Den skal også angi hvilke tiltak som er iverksatt i regi av arbeidsgiver eller med bistand av myndighetene. I tillegg skal den inneholde en plan for videre oppfølging. Vi fant store innholdsmessige variasjoner i oppfølgingsplanene vi så på fra de to utvalgte enhetene. De to oppfølgingsplanene fra enhet for kultur og barnehage tilfredsstilte ikke kravene i loven, mens planene fra enhet for sykehjem var i henhold til loven. Det vil si at av fem oppfølgingsplaner tilfredsstilte to av planene ikke kravet i loven. At kommunens representanter ikke legger mer arbeid i oppfølgingsplanene er bekymringsfullt, men like betenkelig er det at NAV godkjenner planene. Ved at informasjonen framstår som svært begrenset fungerer ikke oppfølgingsplanen etter hensikten, som er å sikre en planmessig prosess for å få arbeidstaker raskere tilbake i jobb. Kommunens retningslinjer pålegger enhetsleder å sende oppfølgingsplanen til NAV med en kopi til lønn og personal. Vi fant at kommunen ikke konsekvent følger egne retningslinjer om å sende oppfølgingsplaner til NAV, men at de ble sendt dersom arbeids- og velferdsetaten purret. Arbeidsgiver skal senest innen tolv uker etter at arbeidstaker har vært helt borte fra arbeidet som følge av sykdom, innkalle arbeidstaker til dialogmøte for å drøfte innholdet i oppfølgingsplanen, jf. 4-6 fjerde ledd. Videre framgår det at bedriftshelsetjenesten skal være representert i møte og at arbeidsgiver skal gi skriftlig melding om dialogmøte til arbeids- og velferdsetaten (NAV). Arbeidsgiver plikter etter folketrygdlovens 25-2 også å sende oppfølgingsplan med eventuelle endringer etter dialogmøte til NAV dersom de ber om det. Det står i Veilederen at arbeidsgiver skal innkalle arbeidstaker, bedriftshelsetjenesten og evt. lege/sykemeldte for å drøfte innholdet i oppfølgingsplanen. Vi fant at dialogmøter ikke ble gjennomført systematisk. 14

20 Oppsummering Vi fant at kommunens rutiner for oppfølging av sykemeldte ikke fungerte tilfredsstillende og at dialogmøtet ikke ble gjennomført systematisk. Hensikten med dialogmøte, til forskjell fra mer uformelle samtaler, er å følge opp innholdet arbeidstakers oppfølgingsplan. Hvis det ikke foreligger en tilfredsstillende oppfølgingsplan blir det vanskelig eller lite hensiktsmessig å gjennomføre dialogmøter. 3.3 Legges det til rette for arbeidstakere med redusert funksjonsevne? Data Vår informant i stab forteller at kommunen per i dag ikke har overordna retningslinjer eller felles prosedyrer for tilrettelegging av arbeidsoppgaver for eller oppfølging av arbeidstakere med redusert funksjonsevne. Videre framgår det av intervjuet at kommunen ikke fører oversikt over arbeidstakere i kommunen med tiltak i form av omplassering eller tilrettelegging, men at en generell tilpasning foregår fortløpende etter behov. Eksempelvis har kommunen kjøpt inn heve- og senkebord til barnehagen og løfteredskap til helsesektoren for å avhjelpe tunge løft. IA-avtalen åpner for at virksomheten kan søke om ekstra midler til ansatte som trenger spesialtiltak for å fortsette å arbeide. Kautokeino konkurrerer med andre IA-bedrifter om midler til denne type tiltak, og prinsippet først til mølla gjelder. Tre av fire søknader om tilretteleggingstilskudd fra Kautokeino har resultert i avslag. Kommunen har en kontaktperson ved arbeidslivsenteret (NAV) som blant annet behandler søknader om tilretteleggingstilskudd. Kontaktpersonen skal møte enhetsledere for å informere om søknadsprosessen for tilretteleggingstilskudd og opplæringsplaner. Leder ved sykehjem oppgir at enheten følger faste prosedyrer dersom ansatte ikke kan fortsette i sin opprinnelige stilling på grunn av redusert arbeidsevne. Vår informant kjenner ikke til andre typer tilrettelegging enn den som skjer gjennom aktiv sykemelding, men sier at enheten hele tiden har et fokus på bruk av hjelpemidler og holder kurs i løfteteknikk, ergonomi og andre verktøy. Leder ved enhet for kultur og barnehage forteller at en egen konsulent har ansvar for tilrettelegging, men oppgir samtidig at det spesielt for barnehager har vist seg vanskelig å finne alternative arbeidsoppgaver. Det søkes om tilskudd til hjelpemidler i de ulike avdelingene, som for eksempel løfteutstyr til de ansatte i barnehagene. Vi får også vite at det har vært noen problemer ved at søknader om tilskudd som er sendt fra kommunen ikke har blitt mottatt ved NAV. Personalrådgiver forteller at tilrettelegging med et generelt preg skjer gjennom Finnmark bedriftshelsetjeneste AS (Fibas), som veileder kommunen i spørsmål som gjelder helse, miljø og sikkerhet 9 på arbeidsplassen. Bedriftsheletjenesten kan delta på interne møter i kommunen hvor saker som angår arbeidsmiljøet behandles. Fibas foretar også regelmessige ergonomirunder og enhetslederne kan ta kontakt med bedriftshelsetjenesten ved behov. 9 HMS= Helse, miljø og sikkerhet. Alle virksomheter skal ha et system for sitt arbeid med helse, miljø og sikkerhet og må kunne dokumentere dette, jf. arbeidsmiljøloven

21 Som et ledd i å holde flere i arbeid gjennom en helsetilnærming har kommunen tilbudt Vitaltrimmen, som innebærer at de ansatte har anledning til å sette av 15. min daglig til trim. Hensikten er å forebygge belastningsskader og bidra til bedre trivsel og lagånd. Ordningen med 15. minutters trim har blitt prøvd ut i barnehager og sykehjem med blandet mottakelse, og hvor barnehagene har gitt positive tilbakemeldinger. I kommunens lønnspolitiske plan fra 2006 legges det vekt på seniorpolitikk. Det betyr at ansatte over 60 år kan søke om å få redusere arbeidstida med 20 % men fremdeles motta lønn for full stilling. Gjennom seniorpolitikk ønsker kommunen å holde på kompetansen og selv om ordningen har blitt svært populær, er den billigere enn AFP-ordningen 10. I tillegg til å legge til rette for arbeidstakere innebærer IA-avtalen at virksomheten tar inn personer som ikke er i et arbeidsforhold. Vår informant sier at kommunen også har hatt personer på tiltak fra NAV Vurdering I følge arbeidsmiljølovens 4-6 første ledd skal arbeidsgiver, så langt det er mulig, iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstaker med redusert arbeidsevne, fremdeles skal kunne stå i arbeid. Det betyr at for de som allerede er ansatt, kan arbeidsgiver legge til rette slik at de får utføre de opprinnelige oppgavene eller får andre passende oppgaver. Gjennom punkt G i samme avtale forplikter kommunen seg til å legge til rette for arbeidstakere med redusert funksjonsevne. Vi fant at kommunen ikke har en overordna og planmessig tilnærming til å holde på ansatte med redusert arbeidsevne, men at det tilrettelegges på et generelt nivå. For å forebygge at personer ender som uføretrygdede bør kommunen ha en aktiv holdning overfor denne type problematikk. Det er derfor viktig at arbeidsgiver har et bevisst forhold til hvilke tilbud den kan gi. I følge Samarbeidsavtalens punkt G, under arbeidsgivers ansvar, plikter arbeidsgiver å føre oversikt over antall personer innen ulike tiltak. Våre undersøkelser viser at Kautokeino kommune ikke forholder seg til samarbeidsavtalen om inkluderende arbeidsliv på dette punktet. Kommunen bør holde oversikt over arbeidstakere med tiltak, først og fremst for å kunne følge opp arbeidstaker på en tilfredsstillende måte. I tillegg blir det enklere for kommunen å søke om økonomiske bistand og andre hjelpemidler, som virksomheten har tilgang på gjennom IA-avtalen. I følge Samarbeidsavtalens punkt F skal Kautokeino kommune legge til rette for å rekruttere og beholde eldre arbeidstakere. Vi fant at kommunen gjennom seniorpolitikken oppmuntrer eldre ansatte til fortsatt å stå i arbeid og følger egne retningslinjer. 10 AFP står for avtalefestet pensjon, som er en frivillig tidligpensjonsordninger for personer som har fylt 62 år. 16

22 4. OPPFYLLER KAUTOKEINO KOMMUNE KRAVENE I LOV OG FORSKRIFT OM SYKEFRAVÆRSARBEID? 4.1 Har Kautokeino kommune tilfredsstillende rutiner for registrering av sykefravær? Data Vi får vite av vår informant i stab at Kautokeino kommune fører statistikk over sykefravær ved alle enheter i kommunen. Statistikken viser det totale sykefraværet i kommunen, sykefraværet på de ulike enhetene, prosentvis andel på henholdsvis egen- eller legemeldt fravær, prosentvis andel av fraværet fordelt mellom menn eller kvinner og hvor stor andel av sykefraværet innenfor intervallene 1-5, 6-16 og > 16. I enkelte tilfeller har statistikken imidlertid ikke vært komplett på grunn på mangelfull rapporteringer fra enhetene. Det framgår videre av intervju med personalrådgiver at ansatte som er syk melder til nærmeste overordnede ved enheten eller avdelinga. Det betyr at den enkelte barnehage og skole fører fravær selv. Servicetorget fører sykefravær for alle på rådhuset bortsett fra økonomikontoret, som fører selv. Av kommunes rutine ved føringa av fravær 11 framgår det hvordan en sykemelding skal håndteres. Ved korttidsfravær skal et eget egenmeldingsskjema fylles ut. Følgende opplysning skal være med: - hvem som er syk(egen eller barn) - avdeling hvor den ansatte jobber - hvem som har mottatt egenmeldinga - underskriften til den sykemeldte Personalavdelinga mottar lister fra enhetene og registrerer kommunens sykefravær kvartalsvis. Enhetsleder ved sykehjem oppgir at ved korttidsfravær skal arbeidstaker underrette leder ved avdelinga og fylle ut egenmelding, som leveres til enhetsleder, som registrerer opplysningene elektronisk. Vår informant forteller videre at egenmeldinger i enkelte tilfeller blir levert inn lenge etter selve fraværsperioden, andre ganger mottar enhetsleder ufullstendige egenmeldinger og det hender også at de ansatte ikke leverer egenmeldinger når de har vært syk. Enhetsleder ved sykehjem leverer egenmeldingsskjema til merkantil ansatt og sykemelding til lønn- og personal. Det framgår videre av samtalen at en ansatt i merkantil stilling registrerer all sykefravær ved enheten elektronisk og sender opplysningene til personal. I vår undersøkelsesperiode skjedde rapporteringen kvartalsvis med kommentarer, men tallene ble fra og med sommer 2009 levert til personal hver måned. Enhetsleder for kultur og barnehage sier at egenmelding leveres til servicetorget og sykemelding til lønn og personal. Vi får også vite at på grunn av systemsvikt har barnhagenes egen statistikk ikke blitt levert til enhetsleder. Enhetsleder forteller videre at det blir ført fraværsliste på hver ansatt, hvor også årsaken til fraværet blir førte opp. Tall for sykefravær skal rapporteres månedsvis og kommenteres kvartalsvis Vår informant i stab forteller at det ikke foreligger en oversikt over egenmeldinger som benyttes, og det har vist seg vanskelig å holde kontroll. Selv om servicetorget har sendt ut en oppfordring til enhetene om å følge opp, er praksis ulik mellom enhetene. Eksempelvis har 11 Datert

23 enhet for sykehjem en person i merkantil stilling, som har ansvaret for å følge opp at arbeidstakere leverer egenmeldinger. Vår informant i stab sier at hun opplever at statistikken i altfor liten grad brukes som grunnlag for sykefraværsarbeid ved enhetene, og mener enhetslederne bør bruke opplysningene som fremgår av statistikken på personalmøter. Vår informant ved enhet for sykehjem forteller at tallene for sykefraværet har blitt lagt fram på personalmøtet og diskutert med tanke på å finne årsak og hensiktsmessige tiltak. Enhetsleder ved kultur og barnehage hevder at det er vanskelig å bruke statistikk i sykefraværsarbeidet på grunn av det høye antallet ansatte. Enhetsleder ved sykehjem opplyser at på grunn av tidspress har kontakten med lege, NAV eller lønn og personal blitt nedprioritert, og forteller at målet fremover er å i større grad oppsøke informasjon eller hjelp fra disse instansene. Vi får også vite av samme person at hun mener at Fibas har vært svært imøtekommende de gangen hun har tatt kontakt Vurderinger I følge Samarbeidsavtale punkt g, ftrl og 1 i Forskrift om føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom plikter kommunen å føre fraværsstatistikk. Formålet med føring av sykefraværsstatistikk er i følge forskriften å rette fokus på sykefraværet, og dermed å gi de involverte en mulighet til sammen å iverksette tiltak dersom sykefraværet er høyt. Våre undersøkelser viser at statistikk føres på kommunens ulike nivåer, men at registreringen ikke er tilfredsstillende utført og at tallene ikke gir en fullstendig beskrivelse av sykefraværet. Rapporteringsrutinen innad i enhetene og fra enheter til sentraladministrasjonen har vist seg å ikke være gode nok. Revisjonen ser alvorlig på at registrering og føring av sykefravær ikke har vært tilfredsstillende. Vi oppfatter videre av samtaler at tallmaterialet ikke brukes systematisk i arbeidet for å få ned sykefraværet, men at tall har blitt diskutert på personalmøter ved en av enhetene. Når vi vet at det stilles krav til hvilke opplysninger som skal registreres, kan oversikten fungere som et godt utgangspunkt for å motvirke en eventuelt negativ utvikling. Opplysningene statistikken bygger på kan for eksempel si noe om fravær skyldes forhold på arbeidsplassen eller om problemet ligger hos arbeidstaker. Det betyr at enhetsleder må bruke statistikken aktivt i oppfølging av medarbeiderne. 4.2 Har Kautokeino et tilfredsstillende system for å sikre at kommunen mottar refusjon for alle sykemeldte? Data Personalkontoret har det overordna ansvaret for å søke om refusjon for utgifter kommunen har knyttet til arbeidstakers sykefravær. Personalrådgiver oppgir at det har vært skiftende og i perioder lav bemanning ved lønn og personal de siste årene. Bemanningssituasjonen har hatt betydning for oppfølging av refusjonskrav, både innad i kommunen og mellom kommunen og NAV. Kommunen har ikke hatt retningslinjer eller fastlagte prosedyrer for saksbehandling av sykelønnsrefusjoner for legemeldt fravær i vår undersøkelsesperiode. Personalavdeling har også i alt for stor grad mottatt sykemeldinga og annen nødvendig dokumentasjon fra enhetsnivå for seint, og har dermed mistet muligheten til å legge fram krav om refusjon ved 18