Rapport forvaltningsrevisjon Har kommunen gode rutiner for registrering av fravær og nærvær? Hitra kommune

Transkript

1 Rapport forvaltningsrevisjon Har kommunen gode rutiner for registrering av fravær og nærvær? Hitra kommune År 2005

2 Innholdsfortegnelse side 1. SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN FOR PROSJEKTET HJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON HØRING PROBLEMSTILLING OG REVISJONSKRITERIER PROBLEMSTILLING REVISJONSKRITERIER METODE OG GJENNOMFØRING METODE GJENNOMFØRING AVGRENSNINGER AV PROSJEKTET REVISORS FUNN OG VURDERINGER PROBLEMSTILLING OG KRITERIER GENERELLE VURDERINGER OG KOMMENTARER REVISORS KONKLUSJON REVISORS ANBEFALINGER KILDER VEDLEGG Orkanger, Inge Storås Revisjonssjef Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 2 av 2

3 1. SAMMENDRAG I denne rapporten undersøker vi om Hitra kommune har gode administrative rutiner for registrering og oppfølging av fravær. Det er viktig at kommunen registrerer og følger opp fravær på en korrekt måte. For det første er arbeidsgiver lovpålagt å registrere og rapportere alt fravær slik at grunnlaget for den offisielle fraværsstatistikken blir riktig. For det andre er det kun gjennom fullstendig og korrekt registrering kommunen kan skaffe seg kunnskap om hva som er årsakene til sykefraværet i organisasjonen og ha kontroll over utviklingen i fraværet. For det tredje sikrer en kommunens økonomiske interesser. Folketrygden refunderer utlegg til sykefravær ut over den såkalte arbeidsgiverperioden når kravene blir framsatt innen angitte frister. For det fjerde vil både kommunen og arbeidstakerne ha interesse av at også fravær som ikke skyldes egen sykdom (for eksempel permisjon med eller uten lønn og ferie) blir registrert og behandlet på en forsvarlig måte. Framstillingen i rapportens funn- og vurderingsdel er strukturert rundt fire kriterier. Vi undersøker for det første om kommunen har oversikt over antall ansatte og når de er på arbeid: Arbeidstidsregistrering, for det andre om fraværet blir registrert på en tilfredsstillende måte: Sykefravær. I det tredje kriteriet undersøker vi om kommunens krav om refusjon av sykepenger ut over arbeidsgiverperioden (16 dager) blir fulgt opp: Sykepengerefusjon og for det fjerde om kommunen har oversikt over ferieavviklingen: Ferieavvikling. Analysen under det første kriteriet viser at kommunens egne retningslinjer for registrering og kontroll av arbeidstid i en del tilfeller ikke blir fulgt. I det andre kriteriet viser analysen at kommunens fraværsregistrering har vært mangelfull. Det at korttidsfravær ikke dokumenteres med egenmelding, tyder på at kontrollrutinene ikke er gode nok. Analysens tredje del viser at innrapporteringen av refusjonskrav for sykepenger er tilfredsstillende, men at manglende registrering av korttidsfravær kan føre til at kommunen taper penger fordi det settes fram for små refusjonskrav. I fjerde del av analysen kommer det fram at det er rom for å forbedre oversikten over de ansattes uttak av ferie. Rapporten konkluderer med at på tross av at kommunen har egne interne rutiner for registrering og oppfølging av fravær, så blir disse i varierende grad ikke fulgt. Dette fører til at statistikker som offentlige etater benytter seg av, og kunngjør, ikke blir korrekte. Grunnlagsmaterialet som organisasjonen bruker når de skal behandle fravær blir også ukorrekt. Videre vil manglende registrering av korttidsfravær påvirke grunnlaget for sykepengerefusjon fra Folketrygden, og kunne føre til at kommunen taper penger. Det antydes også at en kan avhjelpe noen av problemene som avdekkes i rapporten ved å øke kompetansen i bruken av kommunens lønnssystem. Revisor kommer med en overordnet anbefaling til tiltak i rapporten. Samlet tyder undersøkelsen på at både kommunens egne vedtak om administrative rutiner og lovverk på området ikke er tilstrekkelig bevisstgjort og/eller bekjentgjort i organisasjonen. Dette vil på sikt kunne skape en praksis hvor registrering og oppfølging av alle typer fravær ikke oppfattes som viktig verken for ansatte eller ledelse, og/eller at det utvikler seg flere ulike måter å håndheve regelverket på. For å unngå dette bør kommunen sørge for at interne rutiner og lovverk på området blir etterfulgt og praktisert på lik linje i hele organisasjonen. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 3 av 3

4 2. INNLEDNING 2.1 Bakgrunn for prosjektet Det har vært en sterk økning i sykefraværet i Norge de siste 10 årene. Sykefravær er et tema som diskuteres i mange sammenhenger, og det representerer en stor utgiftspost for arbeidsgiverne og for staten. I tillegg er sykefravær et effektivitetstap for arbeidsgiver og samfunnet generelt. SINTEF Unimed har gjennomført et prosjekt for å beregne kostnaden med sykefravær og har kommet frem til at en fraværsdag koster samfunnet i gjennomsnitt kr Den totale årlige kostnaden i Norge er ut fra det beregnet til 120 milliarder. Både Staten og arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjonene har som mål og redusere sykefraværet og de har en avtale om å arbeide for å redusere sykefraværet. Av forskrift om gebyr og tvangsmulkt etter folketrygdloven 25-3 for arbeidsgiver som ikke oppfyller plikten til å gi meldinger til arbeidstakerregisteret mv., framgår det i 7 at det kan igangsettes sanksjoner om ikke plikten til registrering oppfylles: En arbeidsgiver som ikke etterkommer plikten til å føre statistikk etter denne forskriften, kan ilegges tvangsmulkt. For kommunesektoren som er en arbeidsintensiv sektor, vil sykefravær alltid representere en vesentlig kostnad og et betydelig effektivitetstap. I praksis må alt fravær registreres og følges opp administrativt for at kommunen skal få refundert alle kostnader forbundet med sykefravær ut over arbeidsgiverperioden. Gjennom korrekt registrering og oppfølging kan kommunen redusere kostnadene i forbindelse med sykefravær. For at arbeidsgiver skal kunne skaffe seg kunnskap om hva som er årsakene til sykefraværet i egen organisasjon og iverksette nødvendige tiltak, er det en forutsetning at en har oversikt over hvem som er syke, omfanget av fraværet og forholdet mellom korttids- og langtidsfravær. Fravær er ikke bare sykefravær, men også permisjon med eller uten lønn, samt ferie. Det finnes ulike typer permisjoner med forskjellige hjemmelsgrunnlag. Lovpålagte permisjoner som permisjon under sykdom, svangerskap, adopsjon etc plikter arbeidsgiver å etterkomme i den utstrekning loven bestemmer. Det finnes en rekke permisjoner som har sitt grunnlag i overenskomst og/eller hovedavtale, disse permisjonene er både tvungne og frivillige for arbeidsgiver. Ferieloven gir rett til ferie i 4 uker og 1 dag (5-dagersuke) for arbeidstakere, mens de sentrale overenskomster gir rett til 4 dager ferie i tillegg (sammen med "Grodagen" utgjør dette den 5. ferieuka). En arbeidstaker plikter å ta ferie og skal sikres både feriefritid og feriepenger. Dette medfører at arbeidsgiver har plikt til å sørge for årlig feriefritid og til å beregne og utbetale feriepenger. Når ansatte er borte fra arbeid må det ofte settes inn vikarer. Det er flere måter å bruke vikarer på avhengig av hvor stort behovet er i kommunen: Noen tilkaller vikarer når de har behov for det, og noen har vurdert behovet som så stort at det lønner seg å ha en fast ansatt vikar som kan brukes ved flere avdelinger. Skal det være mulig å vurdere dette må fraværet samt vikarbruken være basert på korrekte fakta. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 4 av 4

5 2.2 Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonsarbeidet skal omfatte forvaltningsrevisjon, jfr. kommuneloven 78 nr 2 og forskrift om revisjon 6. Forvaltningsrevisjonens innhold fremgår av forskrift om revisjon 7: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det sentrale i forvaltningsrevisjon er vurderinger av om resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon er i denne forstand resultatorientert. 2.3 Høring Delrapport som inneholder revisjonskriterier og funn er sendt på høring til Strand skole, Hitra barne- og ungdomsskole, Hitra helsetun, ledende vaktmester og leder for vedlikehold som ligger under driftsavdelingen. Alle har gitt tilbakemelding på at de ikke hadde noe å bemerke til funnene i rapporten. Driftsavdelingen kom med noen tilleggsopplysninger i forhold til ferieregistrering som er hensyntatt i rapporten. Kontorsjefen kom med en faktaopplysning som allerede er tatt med i rapporten i tillegg til noen forklaringer på avvik. Forklaringen er tatt med i rapporten og kommentert av revisor. Foreløpig rapport ble sendt på høring til rådmannen i brev av Frist for uttalelse ble satt til I e-post av ble ny frist for uttalelse satt til Det foreligger ingen uttalelse fra rådmannen til rapporten. 3. PROBLEMSTILLING OG REVISJONSKRITERIER 3.1 Problemstilling Har kommunen gode rutiner for registrering av fravær og nærvær? 3.2 Revisjonskriterier For å besvare prosjektets problemstilling, har vi utledet fire kriterier fra lover og forskrifter, og kommunens egne vedtak og retningslinjer. Prosjektets funn blir vurdert opp mot disse fire kriteriene: 1. Arbeidstidsregistrering 2. Sykefravær 3. Sykepengerefusjon 4. Ferieavvikling Ad kriterium 1: Arbeidstidsregistrering Arbeidstidsreglementet pkt 9 - Alminnelig orden, omhandler oppmøtested og oppmøtetid. Første avsnitt har ordlyden: Arbeidstaker må være på arbeidsstedet ved arbeidstidens begynnelse. I 2. avsnitt omtales fleksitidsordningen: For arbeidstakere som omfattes av fleksitidsordningen gjelder fleksitidsreglementets bestemmelser. Kommunens egne retningslinjer for fleksitid, sist vedtatt i kommunestyret Iflg. Fleksitidsreglement pkt 1.1 gjelder reglementet: alle kommunale arbeidstakere i et fast forpliktende arbeidsforhold og som ikke er unntatt fra fleksitidsordningen. Unntatt er sentralbordbetjening, renholdere, vaktmestre, landbruksvikarer, husmorvikarer, hjemmehjelpere, kommunelege, hjemmesykepleiere, kommuneveterinær, lærere, ansatte ved institusjon (herunder barnehager), bibliotek og museum. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 5 av 5

6 I pkt 2.4 står det at: Avregningsperioden skal være 2 måneder. Ved avregningsperiodens slutt regner arbeidstaker selv ut + - timer, fem-minutt mot fem-minuttt, noterer dette i registreringsskjemaet som leveres til overordnede for kontroll/registrering/oppbevaring. Pkt 2.5 lyder: Arbeidstakere som ikke fører registreringsskjema i henhold til regelverk skal fratas retten til å nytte fleksitid. I pkt 2.6 står det følgende i reglementet: Overordnet eller den han/hun bemyndiger kontrollerer at underordnede overholder den fastsatte arbeidstid. Vedkommende fører kontroll/registrering ved feriefravær, sykefravær og evt. annet fravær. Reglementet sier videre i pkt 2.7: Registreringsskjemaene som er i bruk skal alltid stå i mappe. Det er ikke tillatt for den enkelte arbeidstaker å oppbevare registreringsskjemaet selv. Av pkt 4.7 framgår det at det kan overføres inntil 30 plusstimer og 15 minustimer til neste avregningsperiode. Plusstimer over 30 strykes. Skyldig tid ut over 15 minustimer medfører trekk i lønn. Revisor tok den ut et fleksitidsreglement fra kommunens intranettside som avviker noe fra ovenfornevnte. Dette er i følge personalleder ikke gjeldende. Ad kriterium 2: Sykefravær Stortinget vedtok i desember 1990 at enhver arbeidsgiver har plikt å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom, jfr. FTL og AML. Bakgrunn for bestemmelsen er myndighetenes ønske om å redusere sykefraværet i norske bedrifter slik det bl.a. går frem av NOU 1990:23 Sykelønnsordningen. Folketrygdloven: FTL 25-2 fastslår at arbeidsgiver har plikt til å føre statistikk over sykefravær og å utlevere oppfølgingsplan. En arbeidsgiver plikter å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. En arbeidsgiver plikter etter krav fra trygdekontoret å utlevere oppfølgingsplanen som skal utarbeides etter arbeidsmiljøloven 13 nr. 4. Med hjemmel i loven er det utarbeidet Forskrift om føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. 3 fastslår at det skal føres statistikk for alle som har opparbeidet rett til lønn under sykdom. Forskriftens 4 angir også detaljert hvilke opplysninger som skal registreres. Arbeidsmiljøloven: I AML 1 slås det fast at et av formålene med loven er å gi grunnlag for at virksomhetene selv kan løse sine arbeidsmiljøproblemer i samarbeid med arbeidslivets organisasjoner og med kontroll og veiledning fra offentlig myndighet. Lovens 20 fastslår at Arbeidsgiveren plikter å føre statistikk over sykefravær og over fravær ved barns sykdom etter nærmere retningslinjer fra Rikstrygdeverket, jfr. folketrygdloven 25-2 første ledd. Rikstrygdeverket har utarbeidet en veileder for føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. I veilederen er det angitt klart hvem som skal omfattes av registreringen: Det skal føres statistikk over alle som har opparbeidet rett til lønn under sykdom. Det gjelder både ekstravakter (i de virksomheter der det benyttes) Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 6 av 6

7 Kommunens egne retningslinjer for fravær er inntatt i arbeidstidsreglement vedtatt i Kommunestyret sak 46/98, revidert oktober 2001: Fravær på grunn av sykdom, ulykke eller andre årsaker, skal så snart som mulig og senest innen arbeidstidens slutt første fraværsdag meddeles nærmeste overordnede. Dersom fraværet skyldes sykdom, må arbeidstaker følge bestemmelsene for bruk av egenmelding m.v. gitt i folketrygdloven, forskrifter, tariffavtaler og lokale avtaler Kommunen inngikk med virkning fra en samarbeidsavtale med trygdekontoret om å bli en såkalt IA-bedrift (inkluderende arbeidsliv). IA-avtalen gir arbeidstakerne mulighet til å bruke egenmelding for 8 kalenderdager per sykefraværstilfelle med et samlet øvre tak på 24 kalenderdager per år. Fra og med 9. dags sykefravær må sykemelding leveres. Ad kriterium 3: Sykepengerefusjon Folketrygdlovens bestemmelser om refusjon av sykepenger Arbeidsgiver får refundert sykelønn for fravær over 16 kalenderdager, jfr. Ftl 8-19 og Når det er gått mindre enn 16 kalenderdager siden forrige sykefravær, skal et nytt sykefravær regnes med i samme arbeidsgiverperiode. Det er ikke noe krav om at sykefraværet må være dokumentert med sykemelding fra lege for at fraværsperiodene kan legges sammen. Også fravær dokumentert med egenmelding kan tas med ved beregning av arbeidsgiverperioden. Krav fra kommunen må settes frem innen tre måneder for Trygdekontoret jfr. Ftl ,13 og 14. Ad kriterium 4: Ferieavvikling Arbeidstakernes krav på ferie er regulert i Ferieloven. Retten til ferie er samtidig en plikt for arbeidstaker til å avvikle ferie. En er unntatt denne plikten dersom opptjente feriepenger ikke dekker bortfallet av lønn under fraværet. Man kan avtale overføring av ferie med inntil 12 virkedager til påfølgende ferieår. 12 virkedager er det samme som 2 uker ettersom lørdager er medregnet i virkedagene. Reglene om tiden for ferie innen ferieåret kan fravikes ved tariffavtale eller annen avtale. Dersom sykdom hindrer ferieavvikling innen ferieårets utløp, kan arbeidstaker kreve å få overført inntil 12 virkedager ferie til neste år. Et slikt krav må framsettes før årets utløp. HTA gir arbeidstaker rett til fem virkedager ekstra: Den 5. ferieuken. Ved skriftlig avtale med den enkelte kan den 5. ferieuken overføres helt eller delvis til neste ferieår. Ferie som ikke er avviklet og ikke er overført til neste ferieår, bortfaller. Arbeidstaker som blir helt arbeidsufør før ferien, kan kreve at ferien utsettes til senere i ferieåret. Arbeidstaker som har vært helt arbeidsufør minst 6 virkedager i ferien, kan kreve at et tilsvarende antall virkedager gis som ny ferie senere i ferieåret. Kravet må dokumenteres med legeerklæring. Ferieloven 5 pkt 3 omhandler krav den ansatte har på ferie når han tiltrer i ny jobb i ferieåret og det godtgjøres at full ferie ikke allerede er avviklet hos annen arbeidsgiver tidligere i ferieåret. Finansdepartementet har utarbeidet en veiledning til økonomistyring, og under lønnssystem står det bl.a.: Lønnssystemet skal inneholde alle detaljer om lønn og lønnsrelaterte ytelser som gjelder hver enkelt tilsatt. Slike opplysninger vil blant annet være faste lønnsdata om de tilsatte og oversikt over opptjent og avviklet ferie. Denne detaljinformasjonen overføres ikke til regnskapssystemet. Undervisningspersonalets feriefritid er tariffestet til juli måned, dersom ikke annet bestemt etter drøftinger mellom arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker jfr. Håndbok om særavtaler m.m. for skoleverket pkt Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 7 av 7

8 Bruk av NLP 1 og NIT-rapporter 2 Kommunen benytter lønnssystemet til IBM, NLP, til å registre alle lønnsrelaterte data. Lønnssystemet er utviklet slik at det er mulig å foreta spørringer i systemet på de registreringer som er foretatt. Dette for å foreta kontroller på at registreringer i systemet blir riktig. I systemet ligger det også muligheter for å foreta avviks og fullstendighetskontroller med NITrapporter. IBM har lagt inn de mest brukte rapportene som standardrapporter, men det er mulig for brukerne å lage sine egne rapporter. NIT-rapporter skrives ut på grunnlag av registreringer i NLP. 4. METODE OG GJENNOMFØRING 4.1 Metode Revisor sendte 06. oktober 2004 brev til rådmannen med en orientering om oppstart av prosjektet. Som metode for datainnsamling er det benyttet intervju/samtaler og dokumentanalyse. Det er gjennomført intervju/samtaler med lønn- og personalansvarlig og saksbehandler i lønnseksjonen, ledere på to skoler samt leder for Helsetunet om hjemmebaserte tjenester. Lederne for vaktmesterne og vedlikehold som er tilsluttet driftsavdelingen ble også kontaktet. Revisor har gjennomført dokumentanalyse av rutinebeskrivelse, retningslinjer og bestemmelser. I tillegg har revisor analysert fraværsstatistikken for kommunen ved hjelp av NITrapporter samt aktuelle regnskapstall i NLP og kommunens regnskap. Det innhentede materialet blir betegnet som revisors funn i rapporten. 4.2 Gjennomføring Prosjektet er gjennomført av Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS. Hovedansvarlig har vært revisor Sissel Myrvoll. VRD har tidligere utarbeidet tilsvarende prosjekt mot Snillfjord kommune. 4.3 Avgrensninger av prosjektet Perioden som lønnsdata er innhentet fra er avgrenset til Prosjektet omfatter deler av kommunens virksomhet jfr pkt 4.1 Metode 2. avsnitt. Prosjektet omfatter ikke en økonomisk analyse av evt. tapte inntekter ved manglende sykefraværsregistrering Med fravær mener vi i denne rapporten: Sykefravær, annet fravær og ferie. 5. REVISORS FUNN OG VURDERINGER 5.1. Problemstilling og kriterier Har kommunen gode rutiner for registrering av fravær og nærvær? Kriterie 1: Arbeidstidsregistrering Kriteriet er å finne i kommunens arbeidsreglement samt reglement for fleksitidsordning. Vi vil vurdere om kommunen har oversikt over hvem som er ansatt og når ansatte er til stede på arbeid. 1 NLP - Fraværs-/lønnssystemet som kommunen bruker 2 NIT-rapport - rapporterings- og analyseverktøy for data i NLP Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 8 av 8

9 Revisors funn: Kommunen har iflg. NLP en bemanning 3 på 333,7 som gir mulige dagsverk 4. Alle de utplukkede enhetene ble forespurt om de foretar kontroll av om ansatte registrert i NLP stemmer overens med det faktiske antall ansatte, noe alle bekreftet at de ikke gjorde. Lønns- og personalavdelingen registrerer nyansatte i faste stillinger, vikarer og sluttmeldinger i NLP etter grunnlag fra AMU og avdelingene. En gjennomgang av NIT-rapporter som revisor har tatt ut avdekte at alle avdelingene, unntatt administrasjonen, har flere registrert som ansatt enn hva som virkelig er ansatt. Lærere og ansatte i helsevesenet arbeider etter planer som timeplaner og turnuser. Det er planene som viser når de ansatte skal være på jobb. Kontorpersonell har som hovedregel fleksitid, unntatt en skolesekretær som har fast arbeidstid. Lederne har fast arbeidstid. Ansatte i Hjemmebaserte tjenester som ligger under Helsetunet, arbeider turnus. Turnusarbeidere fører i en arbeidsbok når de kommer og går for dagen. Arbeidsboken blir gjennomgått ukentlig for kontroll. Hos administrasjonen er det frivillig om de som har fast arbeidstid registrerer når de kommer og går for dagen. Ansatte som har mulighet til å benytte seg av fleksitid skal registrere på timelister både oppmøte- og sluttidspunkt. Listene står i en perm på avdelingen. Listene blir ikke innlevert, men hver enkelt ansatt er ansvarlig for at listene er korrekt. Listene blir oppbevart til ringpermen er full. Leder for lønn og personal går gjennom listen ukentlig. Listene blir sjeldnere gjennomgått av de andre lederne. Vedlikeholdsavdelingen har to ansatte, og lederen for avdelingen kunne opplyse at de har praktisert fleksitid i alle år. Lederen tar en gjennomgang av tidregistrering fleksitid - listen ca en gang i uken. Vaktmesterne registrer på skjema for tidregistrering fleksitid når de kommer og går for dagen, og praktiserer fleksitid. Det foretas ingen kontroll av skjemaene som de ansatte noterer fleksitiden på. Det er basert på en tillit til de ansatte: Må jeg begynne å kontrollere listene da må vi gå tilbake til fast arbeidstid uttalte ledende vaktmester. Ledende vaktmester er klar over at fleksitidsreglementet ikke gjelder for vaktmestere. Den ansatte ved biblioteket registrerer på skjema for tidregistrering fleksitid oppmøte- og sluttidspunkt for arbeidsdagen, og praktiserer fleksitid. En kontroll avdekte at hos administrasjonen manglet listene til to av de ansatte. En av dem foretok registreringen på sin egen datamaskin, mens den andre ikke var ajour med å føre på registreringsskjemaet. Revisor fikk listene ettersendt. Hos vedlikeholdsavdelingen var en av de ansatte registrert som tilstedeværende på timelisten, men samtidig registrert i NLP som sykmeldt. I flg sykmeldingen gikk ikke vedkommende i aktiv sykmelding. Hos vaktmesterne ble det avdekket feil i summeringen av timene som blir overført til neste periode. Det var ingen av lederne som noterte initialene sine etter at listene var kontrollert, og listene har heller ingen rubrikk for å sette den signaturen. 3 Bemanning = Ansatte x stillingsandel 4 Mulige dagsverk = Bemanning x arbeidsdager i den gitte perioden Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 9 av 9

10 Revisors vurdering De fleste enhetene har registrert personer i NLP som ansatt, selv om de har sluttet. Når ansatte slutter i kommunen skal de sluttmeldes av lederen slik at de blir meldt ut av datasystemene. Det viser seg at denne rutinen ikke har blitt fulgt av alle lederne. Kommunen har mange ansatte fordelt over flere steder i kommunen, noe som gjør det vanskelig for personalansvarlig i kommunen å få fullstendig oversikt. Å fastslå at arbeidstakerregisteret for kommunen ikke inneholder navn på personer som har sluttet, kan revisor se vil bli et problem uten NIT-rapporter. Når antall ansatte i systemet er høyere enn det korrekte antallet, påvirkes statistikkene. Blant annet blir antall mulige dagsverk høyere enn det i realiteten er, noe som fører til at fraværsprosenten blir lavere. Fleksitidsreglementet unntar også grupper av ansatte som ikke går i turnus, eller følger timeplaner fra å benytte fleksitid. Det vil si at de skal ha fast arbeidstid. For de som har fast arbeidstid har administrasjonen ingen fast praksis med hvordan ansatte skal registrere når de kommer og går for dagen. Flere av de som iflg reglementet har fast arbeidstid registrerer både oppmøte- og sluttidspunkt for arbeidsdagen. I reglementet står det at avregningsperioden skal være 2 måneder og at registreringsskjemaet skal leveres til overordnede for kontroll/registrering/oppbevaring. Registreringsskjemaene mangler rubrikk for signatur som viser at skjemaene er kontrollert. Dette gjør at revisor ikke med sikkerhet kan uttale seg om overordnet foretar kontroll av skjemaene. Dersom overordnede hadde foretatt jevnlig kontroll mener revisor det ville blitt avdekt at ikke alle noterer oppmøte- og sluttidspunkt på registreringsskjemaet slik reglementet tilsier. Videre er det ikke spesielt heldig at en ansatt er registrert med tilstedeværelse under sykemelding. Denne feilen ville også blitt avdekket ved kontroll av registreringsskjemaene. Det er fort gjort å summere feil, men en gjenomgang av skjemaene ville avdekt dette. Vaktmesterne og den ansatte ved biblioteket er unntatt fra fleksitidsreglene men registrerer på skjema for tidregistrering fleksitid når de kommer og går for dagen. De praktiserer altså fleksitid, noe som er et klart brudd på reglementet. Samtidig er revisor positiv til at de har innført registrering av oppmøte- og sluttidspunkt for arbeidsdagen, noe som bekrefter tilstedeværelsen for de ansatte. At kommunen opererer med to forskjellige fleksitidsreglement ett i papirutgave og ett som ligger på intranett kan revisor se blir problematisk for ansatte å forholde seg til. Revisor vil anbefale at interne retningslinjer først legges ut på intranett etter at de er vedtatt. Kriterium 2: Sykefravær FTL og AML samt kommunens egne retningslinjer for fravær legges til grunn for kriteriet. Det er sykefraværet blant de ansatte som er grunnlaget. For å belyse dette kriteriet blir det vurdert om fraværsregistreringen er fullstendig og pålitelig. Sykefraværet framkommer på grunnlag av det fraværet som registreres i NLP. Grunnlaget kommunen benytter for fraværsregistrering i NLP er egenmeldinger og sykemeldinger. For at administrasjonen skal kunne føre korrekte tall i NLP er de avhengig av at alle ansatte leverer fraværsmeldinger for registrering. Alle lønnsrelaterte data som er registrert i datasystemet, kan sammenstilles og tas ut som rapporter fra lønnssystemet. Fraværsstatistikker, som også offentlige etater benytter seg av, og kunngjør, framkommer på grunnlag av det fraværet som registreres i NLP. Revisors funn: Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 10 av 10

11 Iflg NLP for perioden januar til oktober i 2004 var ansattes sykedager i dagsverk på 7 190,4. Dette gir en fraværsprosent på 10,5 regnet ut fra mulige dagsverk. Fraværsprosenten er videre brutt ned på de utplukkede avdelingene ut fra deres mulige dagsverk. Kommuneadministrasjonen Kommuneadministrasjonen får et fravær på 3,2 %. Sentraladministrasjonen har en fraværsprosent på 1,5 %, lønns- og personalseksjonen 0,6 %, økonomiavdelingen 10,6 % og servicetorget 1,1 %. I sentraladministrasjonen har ingen benyttet egenmeldinger, fra økonomiavdelingen har det blitt levert inn én egenmelding. Alle avdelingene har sykemeldt fravær registrert i NLP. Lønns- og personalseksjonen har levert 5 egenmeldinger. Når en ansatt er syk skal denne ringe til lederen sin. Lederen, eller den som tar telefonen skal fylle ut egenmeldingsskjema, levere dette til den fraværende ansatte når denne er tilbake på jobb. Den som har vært fraværende leverer skjemaet i ferdig utfylt stand til sin leder. Fravær registreres i NLP på grunnlag av egenmeldingsskjema og permisjonssøknader. Driftsavdelingen, vaktmestere og vedlikehold Vaktmesterne er registrert med 8,9 % i fravær og vedlikehold med 19,6 %. Hverken vedlikeholdsavdelingen eller vaktmestrene har levert inn egenmeldinger, men begge avdelingene har registrert sykemeldt fravær i lønnssystemet. Den høye fraværsprosenten hos vedlikehold dreier seg for det meste om langtidssykmeldinger. Når noen er syk ringer leder for vedlikeholdsavdelingen til lønnskontoret for at de skal registrere fraværet. Egenmeldingsskjema er det ingen på avdelingen som bruker. Ledende vaktmester mente at de ansatte vet at de skal levere inn egenmelding etter et fravær, og gjør ingen aktiv handling for å sikre at ansatte leverer inn egenmelding, og uttalte: Vi har tillit til våre ansatte Strand skole Strand skole er registrert med 19,44 % fravær som i hovedsak vedrører langtidssykmeldinger. Ansatte som er fraværende ringer skolen når de er syke, og den som mottar beskjed skal fylle ut egenmeldingsskjema og legge det på pulten eller hyllen til den det gjelder. Skjemaene ligger lett tilgjengelig oppå et skap i en fellesgang. Sekretæren sikrer at alle leverer egenmelding etter et fravær. Rektor har overlatt ansvaret for vikarinnhenting til en av lærerne. Hitra ungdomsskole Hitra ungdomsskole er registrert med 6,5 % fravær. Ansatte ringer til rektor når de er syke. Rektor fyller ut et skjema Permisjonssøknad der navnet på den som er borte, samt navnet vikaren står. I tillegg blir hvilke timer/fag vikaren har tatt ført opp. Permisjonssøknaden blir satt i en ringperm som blir oppbevart hos rektor, og blir ikke tatt ut før det kommer inn en egenmelding fra den fraværende. De som ikke har levert egenmelding blir purret. Skjema for permisjonssøknad og egenmelding blir samlet levert til sekretær for registrering. Hjemmebaserte tjenester Hjemmebaserte tjenester er registrert med 16 % fravær og har et langtidsfravær på 13,2 %. Den som tar telefonen noterer ned navnet på den som er fraværende på et egenmeldingsskjema og legger skjemaet i hyllen til den fraværende. Arbeidslederen er ansvarlig for å levere inn egenmeldingene for registrering. For å kontrollere om fraværet blir registrert i NLP, undersøkte vi et tilfeldig utvalg av ansatte. Utvalget ble gjort blant ansatte som hadde blanke rubrikker (ikke notert når de kom eller gikk), var notert som syk, eller var oppført med permisjon eller ferie i skjemaet: Tidregistrering Fleksitid. Utvalget ble sammenlignet med registreringene i NLP. De utplukkede månedene var februar til juni Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 11 av 11

12 Hos en av de kontrollerte enhetene, Servicetorget, ble det avdekket at halvparten av utvalget ikke var registrert i NLP. Det ble også avdekket noen få avvik hos Strand skole og hjemmebaserte tjenester. Hos vaktmestrene ble det avdekket avvik som gikk ut på at permisjoner ikke var registrert i tillegg til annet fravær. Fraværet til ansatte som var sykmeldt var registrert i NLP. Hos vedlikeholdsavdelingen, vaktmesterne og sentraladministrasjonen har ingen benyttet egenmeldinger, men sykemeldt fravær er registrert. Revisor spurte enhetene om de foretar kontroll av om ansattes fravær er registrert i NLP, men alle svarte benektende på dette. Noen av de forespurte enhetene mente at dette måtte være lønnsavdelingen sitt ansvar, siden de ikke har mulighet for å ta ut rapporter fra NLP. Revisors vurdering Kommunens skrevne retningslinjer er klar på at alle ansatte som har fleksitid skal føre i registreringsskjema, og at de som ikke fører registreringsskjema i henhold til regelverk skal fratas retten til å nytte fleksitid. Dette tolker revisor som at alt nærvær skal registreres av de som har rett til å benytte seg av fleksitid. Revisors kontroll av fravær er basert på blanke rubrikker i skjemaet: Tidregistrering Fleksitid og manglende registrering i NLP. En må gå ut fra at når det ikke registreres nærvær, så skyldes dette at den ansatte ikke har vært på arbeidsplassen. Årsaken til at nærværet ikke føres i skjemaet kan være sykdom, at arbeidstakeren er ute på oppdrag for kommunen eller rett og slett en forglemmelse. Slik revisor ser det burde det ikke forekomme blanke rubrikker som det ikke er redegjort for. Blir listene regelmessig gjennomgått og kontrollert opp mot NLP vil tilfeller hvor ansatte ikke har levert egenmelding bli avdekket. Hos administrasjonen blir ikke listene innlevert, men de ansatte er selv ansvarlig for at listene er korrekte. Servicetorget er registrert med 6 egenmeldinger og et fravær på 1,1%. Stikkprøver foretatt av revisor avdekte at det var avvik mellom skjemaet hvor ansatte noterer oppmøte- og sluttidspunkt og NLP, noe som kan indikere på at flere egenmeldinger burde vært registrert. Lederen for vedlikeholdsavdelingen kontakter lønns- og personalavdelingen pr telefon når noen av hans ansatte er syke slik at de skal registrere fraværet. Personalavdelingen kunne ikke bekrefte denne praksisen, som heller ikke kan godkjennes som framgangsmåte siden sykefravær kun kan registreres på grunnlag av egenmeldinger underskrevet av den ansatte. Den beskrevne framgangsmåten kan skyldes en misforståelse som igjen har ført til at kortvarig sykefravær ikke har blitt registrert. Både vaktmesterne og ansatte på vedlikehold noterer på faste skjema når de kommer og går for dagen. Revisor avdekte avvik mellom registrering på skjema og NLP. Registrering av fravær i NLP skjer bl.a. grunnlag av innkomne egenmeldinger. At egenmeldingene blir fylt ut og levert lederen for underskrift er de ansatte selv ansvarlig for, men det viser seg at dette ofte blir glemt av den som har vært syk. Når den ansatte ikke blir minnet på denne forglemmelsen blir ikke egenmeldingen levert til lønningskontoret, og fraværet vil ikke bli registrert i NLP. Er det etablert gode rutiner og kontrollrutiner rundt dette er det sjeldent at egenmeldingene ikke blir levert for registrering. Skyldes avvikene at ansatte har glemt å skrive opp når de har vært nærværende burde dette ha blitt avdekket av overordnet hvis de hadde fulgt retningslinjene som legger opp til en kontroll hver 2. måned. At kommunen har et tillitsforhold til sine ansatte bør ikke være til hinder for at det etableres kontrollrutiner. Kontrollrutiner vil sikre likebehandling av alle ansatte. Det vil alltid være en mulighet for at svakheter i systemene vil bli utnyttet hvis det ikke er etablert kontrollrutiner. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 12 av 12

13 Etablerte kontrollrutiner vil representere en sikkerhet for både arbeidsgiver og den ansatte, som unngår mistenkeliggjøring i ettertid. Når ansatte blir sykmeldt får de et skjema som arbeidstaker må levere arbeidsgiver, og begge må skrive under skjemaet. Revisor avdekte ingen manglende registreringer i NLP i de tilfellene hvor ansatte blir sykmeldt av lege. Dette viser at rutinene for innlevering av sykmeldinger til lønns- og personalkontoret i hovedsak blir fulgt. For mange grupper kommunalt ansatte er det nødvendig å sette inn vikar ved fravær. Tjenesteproduksjonen overfor innbyggere som elever og pleietrengende vil stoppe opp ved manglende tilstedeværelse. For lærere og helsepersonell må det som oftest settes inn vikar. Vikarene noterer ned timene de har arbeidet, og får lønn utbetalt etter grunnlagene på timelistene. Fraværet vil være lettere å etterspore dersom timelistene inneholder en rubrikk for registrering av hvem det er vikariert for. Tilfeller hvor den ansatte ikke er erstattet med vikar, er vanskeligere å etterspore i ettertid. Arbeidstidsregistrering og stempling vil være grunnlaget for å fastslå fravær. Revisors gjennomgang viser at kontroll av oppmøte/fravær for vaktmestrene, muliggjøres nettopp fordi de registrerer fleksitid. Samtidig er ikke denne gruppa gitt anledning til å praktisere fleksitid i henhold til arbeidstidsreglementet. Dersom vaktmesterne ikke hadde ført lister for fleksitid hadde manglene i fraværsregistreringen ikke blitt avdekket. Generelt for kommunen Kommunestyret vedtok retningslinjer for fravær siste gang i Fra inngikk kommunen en IA-avtale som innebærer at ansatte kan ha 24 sykefraværstilfeller per år. Tester revisor har foretatt viser manglende registrering av korttidsfravær, noe som kan tyde på at kontrollrutinene ikke er gode nok. I og med at retten til egenmelding er på 24 dager, blir det svært vanskelig for arbeidsgiver å holde kontroll på fraværet når rutinene for registrering er mangelfulle. I teorien kan fraværet bli mye mer enn 24 dager for en ansatt, før administrasjonen vil reagere på at en ansatt er mye borte. Når fraværet ikke er dokumentert i NLP blir det ikke mulig for administrasjonen å etterprøve fraværet. Kommunestyret har vedtatt retningslinjer for hvordan ansatte skal opptre ved fravær. Tester revisor har foretatt viser at det har vært klare brudd på retningslinjene fra ansatte og ledelse. En gjenganger er at ansatte ikke har levert inn egenmelding etter et sykefravær. Årsaker til dette kan være kommunikasjonssvikt vet ansatte at de skal levere inn egenmelding? En annen årsak kan være at hvis egenmelding ikke blir etterspurt, er det mulig det har oppstått en praksis der ansatte ikke er så nøye med å levere inn egenmeldinger. Både AML og FTL fastslår at arbeidsgivere er pliktig til å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. Grunnlaget for sykefraværsstatistikken som leveres eksternt og brukes internt, baseres på hva som blir registrert i NLP. Tester revisor har foretatt viser at kommunen har manglende registrering av fravær i NLP noe som igjen fører til at de offisielle fraværsstatistikkene for kommunen blir feil. Disse statistikkene er også grunnlag for adm. og politisk behandling av sykefraværet i kommunen (for eksempel: AMU). Beslutningsgrunnlaget vil dermed være misvisende. Kommunen har en bemanning tilsvarende 333,7 årsverk noe som tilsier at det kan være vanskelig å få en fullstendig oversikt over fraværet hvis det ikke benyttes verktøy som på en effektiv måte gir de ansvarlige disse oversiktene. Denne oversikten vil en standardrapport gi oversikt over, avdelingsvis eller samlet for hele kommunen. Intervjuobjektene kjente ikke til om disse rapportene ble tatt ut og benyttet som et hjelpemiddel. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 13 av 13

14 Kriterium 3: Sykepengerefusjon FTL og kommunens egne retningslinjer er grunnlag for kriteriet Arbeidsgiver får refundert sykelønn for fravær over 16 kalenderdager. Når det er gått mindre enn 16 kalenderdager siden forrige sykefravær, skal et nytt sykefravær regnes med i samme arbeidsgiverperiode. Krav fra kommunen må settes frem innen tre måneder for Trygdekontoret. Når sykemeldinger blir registrert i NLP gir systemet umiddelbart en tilbakemelding til den som fraværsregistrerer hvis egenmeldinger skal inkluderes i kravet til Trygdekontoret. Stortinget vedtok å endre ordningen med differensiert arbeidsgiveravgift fra og med Endringen innebærer for Hitra en gradvis opptrapping av avgiften fra 5,1% opp til full avgiftssats på 14,1% i Rikstrygdeverket sendte i september 2004 ut et skriv til alle kommunene der de informerte om at trygdeetaten automatisk beregner arbeidsgiveravgift etter regler som gjaldt i Trygdeetaten har utarbeidet en midlertidig ordning som innebærer at foretakene må sette fram krav om tilgodehavende beløp overfor trygdeetaten. Det er satt frister for framsetting av kravet, og krav fremsatt etter tidsfristene gir ikke rett til etterbetaling. Revisors funn Når arbeidstakere blir sykmeldt av lege, sender enten legen sykmelding per. post til arbeidsstedet, eller arbeidstakeren får den med seg for selv å kunne levere den til arbeidsgiveren. Sykemeldingene registreres i fraværssystemet. Refusjonskravet til trygdekontoret lages automatisk på grunnlag av data i NLP. Refusjonen overføres automatisk i kommuneregnskapet når refusjon sendes til trygdekontoret. Revisor foretok et tilfeldig utplukk av ansatte som i kommunens interne dokumentasjon var registrert som sykmeldt for å se nærmere på om kommunen har innrapportert krav til Trygdekontoret for arbeidstakere som har vært sykmeldt mer enn 16 dager (inkludert event. egenmelding). Det ble i tillegg tatt ut en NIT-rapport som viser sykefravær hvor kommunen har søkt om sykerefusjon og ikke mottatt det som kommunen har innrapportert som krav. Kontrollene avdekte ikke vesentlige svakheter med innrapportering av krav på sykepenger til Trygdekontoret. NIT-rapporten viser imidlertid at kommunen har utestående et krav på sykepengerefusjon på ca kr. Behandlingstiden hos Trygdekontoret tilsier at pengene burde være kommunen i hende innen kontrolltidspunktet. På spørsmål fra revisor om det blir foretatt noen kontroll av om sykepengerefusjon stemmer overens med kravet som kommunen sender trygdekontoret, viser det seg at kommunen har ikke rutiner for dette. Kontorsjefen har i høringsfasen kommentert det utestående kravet på ca kr kr: Ca. ½-parten av disse pengene omfatter manglende refusjon på arbeidsgiveravgift. Resterende beløp skyldes delvis forsinkelser og delvis feilføringer. Revisor mener imidlerid at beløpet er langt lavere. Den aktuelle NIT-rapporten viser at utregnet avgift er kr som utgjør 6,65%. Revisors vurdering Ansatte i kommunen skal ha lønn under sykdom jfr. Ftl 8. Kommunen får refundert fravær som har vart lengre enn 16 kalenderdager. Det er kommunen som må fremme krav om refusjon innen tidsfristen, og passe på at kommunen mottar det de har krav på. Tester revisor har foretatt viser at kommunen har utestående krav til trygdekontoret som burde være oppgjort. Grunnen til at kommunen ikke har mottatt det som de mener de har krav på, kan være at trygdekontoret har hensyntatt forhold som kommunen ikke har hensyntatt (ferie etc), trygdekontoret har betalt ut sykepengene direkte til den sykmeldte, eller at trygdekontoret har glemt å betale ut pengene. En forklaring på noe av avviket kan være at trygdekon- Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 14 av 14

15 toret beregner, og refunderer, arbeidsgiveravgift etter regler som gjaldt i Når kommunen ikke mottar det de har krav på vil det mangle inntekter i kommunens regnskap. Refusjonskravene til trygdekontoret blir framsatt automatisk på grunnlag av data i NLP, noe som forutsetter at sykemeldingen må være registrert i NLP for at kommunen skal få refusjon fra trygdekontoret. Dersom det oppstår et avvik mellom krevd og mottatt vil det komme frem med en gang det mottatte beløpet fra trygdekontoret blir registrert i NLP. Det vil være en fordel å få oppklart årsaken til avviket med en gang. En annen mulighet er å kjøre ut en standardrapport med jevne mellomrom som viser alle avvik som ikke er avklart. Det er viktig at alle avvik som er oppklart blir korrigert i lønns- og regnskapssystemet. Dersom de utestående beløpene som kommunen fremmer krav på overfor trygdekontoret ikke er riktig, vil dette gjøre seg utslag i at balansen heller ikke blir riktig. Det vil si at utestående fordringer i balansen blir for store. Når ansatte har et sykefravær innenfor en periode på 16 dager før en sykmelding, skal dette fraværet regnes inn i refusjonskravet til Trygdekontoret. Kommunens fraværsregistrering er basert på at ansatte leverer inn egenmeldinger når de har vært fraværende. Blir egenmeldingene registrert, skal de inkluderes i kravet kommunen sender Trygdekontoret. NLP ivaretar den kontrollen ved at den varsler den som registrer inn sykemeldingen når dette er aktuelt. Kommunen sender krav til Trygdekontoret på grunnlag av hva som er registrert i NLP. Tester revisor har foretatt avdekte ikke vesentlige svakheter ved innrapportering av krav på sykepenger til Trygdekontoret, men under kriterium 2: Sykefravær ble det avdekket at kommunen hadde manglende registrering av korttidssfravær ved flere avdelinger i organisasjonen. Egenmeldt sykefravær må ses i sammenheng med sykmeldinger fra lege når det skal innrapporteres krav til Trygdekontoret. Når sykefravær i forkant av en sykemelding ikke blir registrert i NLP vil en konsekvens være at den taper sykepengerefusjon fra Trygdekontoret. Kriterie 4: Ferieavvikling Kriteriene er å finne i Ferieloven, HTA samt i kommunens eget arbeidsreglement. Ferie er noe de ansatte har krav på. Arbeidstakere har også plikt til å gjennomføre den avtalte ferien. En arbeidstaker kan avtale med arbeidsgiver om å overføre inntil to ukers ferie til påfølgende ferieår, men når sykdom hindrer en i å avvikle ferie kan en arbeidstaker kreve å få overført inntil 12 virkedager ferie til neste år. Ferie som ikke er avviklet og ikke overført til neste ferieår, bortfaller. Revisors funn Avdelingene sender inn ferielister for alle ansatte, unntatt lærerne som har lovbestemt ferie, til lønns- og personalavdelingen for registrering. De utplukkede enhetene utarbeider alle en ferieplan. Lønnsavdelingen er ansvarlig for å registrere ferien for alle de utplukkede enhetene, unntatt Helsetunet som registrerer selv i NLP. Det er avdelingslederne som er ansvarlig for at ferielistene kommer til lønnsavdelingen. Lønnsavdelingen registrerer ferielistene når de har ledig tid. På grunn av tidsmangel i tiden før denne revisjonen ble gjennomført, har ikke ferieregistreringen blitt gjennomført fortløpende etter innsending fra avdelingene. Driftsavdelingen sender lønn- og personal et ferieskjema som viser avviklet ferie for hele året ved årsskiftet. De utplukkede enhetene ble spurt om de foretar kontroll av om ferieavviklingen er registrert i NLP. Alle enhetene svarte benektende på dette. Revisor tok ut NIT-rapporter på de utplukkede enhetene for å se om ferie er registrert i kommunens lønnssystem. Rapporten er kjørt ut den Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 15 av 15

16 Rapporten viser at dministrasjonen har 23 ansatte og at 10 av dem ikke har hatt ferie, 5 har benyttet seg av mindre enn 6 dager og 8 har hatt ferie i mer enn 10 dager. Vedlikeholdsavdelingen er registrert med 4 ansatte på ferielisten men kun to har hatt ferie, henholdsvis 30 og 20 dager. Rapporten viser også at de 7 vaktmestrene ikke har hatt ferie. Strand skole er registrert med 22 ansatte, og av dem har 18 ikke benyttet seg av ferie, 1 ansatt har benyttet 5 dager og 3 ansatte har benyttet 22 dager eller mer i ferie. Hos Hitra ungdomsskole har de 50 fastlønte iflg ferielisten, og 39 av dem har ikke benyttet ferie. 5 har hatt mer enn 17 dager ferie og 6 har hatt 5 dager eller mindre. På Helsetunet ble det foretatt et utplukk hos hjemmebaserte tjenester som har 80 registrerte som ansatte. Av dem var det 21 som ikke har hatt ferie. To av de ansatte har hatt 5 feriedager. En nærmere gjennomgang av ferieavviklingen hos vaktmestrene viser at ferie avviklet i mai ikke er registrert i NLP. Ser en på skjemaet som driftsavdelingen har utarbeidet er ferien registrert på dette. Ferie avviklet av ansatte hos Strand skole i juni og juli er heller ikke registrert i lønnssystemet. Enkeltdager avviklet av en ansatt hos Hitra ungdomsskole i mai er registrert, og det er også ferie avviklet i juli hos ansatte i administrasjonen. Ferieavvikling i april hos en ansatt i hjemmebaserte tjenester manglet i NLP Revisors vurdering Ferieloven gir både rettigheter og plikter. Når en ansatt i kommunen slutter og begynner hos en ny arbeidsgiver i løpet av ferieåret skal kommunen godtgjøre ferieavviklingen i ferieåret. Lønnssystemet kommunen bruker er utviklet slik at når feriedager blir registrert, er det fullt mulig å få ut data på hvor mange dager hver enkelt ansatt har benyttet, og hvor mange feriedager de har til gode. Kommunen har valgt å ikke registrere ferie på alle ansatte i NLP. Dette gjør at kommunen ikke har full oversikt over ansattes ferie og dermed kan kommunen heller ikke godtgjøre ferieavviklingen til ansatte som slutter i løpet av ferieåret til ny arbeidsgiver. Som det framgår av ferieloven kan en arbeidstaker avtale med arbeidsgiver om å overføre inntil to ukers ferie til påfølgende ferieår. Undervisningspersonalet har tariffestet ferie i juli måned. Kontroller revisor har foretatt viser at ferien til undervisningspersonale med få unntak ikke blir registrert i lønnssystemet. Det er lett å ha oversikt over ferien til undervisningspersonell når det er bestemt at ferien skal være i juli. Oversikten blir mindre i tilfeller hvor undervisningspersonell har vært syk i minst 6 virkedager i ferien og krever at et tilsvarende antall virkedager ferie utsettes og gis som ny ferie senere i ferieåret når dette ikke er registrert. Denne gjennomgangen viser at kommunen ikke har en samlet oversikt over om alle ansatte tar ut den ferien de er forpliktet til. Kommunen mangler også oversikt over om ansatte tar ut det riktige antall dager i løpet av ferieåret i tillegg til om riktige antall dager blir overført til neste ferieår. Når avviklingen av ferie ikke blir registrert i noe system som avdelingslederne eller lønnsansvarlig kan basere seg på, blir det også vanskelig å holde oversikt over om ansatte virkelig benytter seg av plikten, og retten til å ta ut, det korrekte antall feriedager. Noe av grunnen til at ferien ikke er registrert i lønnssystemet for de ansatte i driftsavdelingen er at det ikke blir levert ferielister for registrering før ved årets slutt. En annen årsak er at lønnsavdelingen ligger etter med denne registreringen. Revisor oppfatter et etterslep på 4 måneder som ganske lang tid, og viser da til manglende ferieregistrering i juni. Revisor mener at ferie avviklet i juni og juli bør være registrert av lønnskontoret i oktober. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 16 av 16

17 5.2 Generelle vurderinger og kommentarer Enkelte av de utplukkede avdelingene har i løpet av prosjektperioden gitt uttrykk for å ha endret rutinene for fraværsregistrering, spesielt etter at delrapporten var på høring. Dette ser revisor positivt på. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 17 av 17

18 6. REVISORS KONKLUSJON I denne rapporten har vi undersøkt om kommunen har gode administrative rutiner for registrering og oppfølging av fravær. Vi har operasjonalisert gode administrative rutiner som: alt fravær skal registreres skriftlig egenmelding skal leveres første arbeidsdag etter et sykefravær arbeidstiden til ansatte som kommer inn under ordningen med fleksibel arbeidstid skal kontrolleres krav om refusjon av sykelønn skal framsettes overfor trygdekontoret innen angitte frister oversikt over ferieavviklingen. Kommunen har vedtatt rutiner for registrering og kontroll av fravær, samt kontroll med ansattes fleksitid. I denne forvaltningsrevisjonsrapporten har vi avdekket tilfeller hvor:! Ansatte ikke har levert egenmelding ved sykefravær! Ansatte med fleksitid har unnlatt å notere årsaken til fravær på timelistene! Ansatte som er unntatt fleksitidsordningen praktiserer fleksitid Kommunen har sviktende interne rutiner på følgende områder:! Kontroll av om egenmeldinger blir innlevert! Kontroll av timelister for arbeidstakere med fleksibel arbeidstid! Kontroll på om kommunen mottar refusjon av krav satt frem for trygdekontoret innen rimelig tid! Ferieregistrering! Registrering av ansatte som slutter! Overholdelse av regler for pluss-/minustimer for ansatte med fleksibel arbeidstid! Oppdatering av kompetanse i NLP Manglende innlevering av egenmelding fører til at kommunen har manglende registrering av korttidsfravær. Dette fører igjen til at statistikker som KS 5 og offentlige etater benytter seg av, og kunngjør, ikke blir korrekte. Manglende registrering av korttidsfravær kan også resultere i at kommunen taper penger på sykepengerefusjon. Manglende kompetanse om bruk av lønnssystemet NLP kan være årsak til at kommunen ikke benytter seg fullt ut av mulighetene lønnssystemet gir. Gode administrative rutiner for registrering av fravær dreier seg for det første om muligheten til å skaffe seg kunnskap om hva som er årsakene til sykefraværet i egen organisasjon, og gjennom det kunne iverksette de riktige tiltakene. For å kunne gjøre dette er det en forutsetning at en vet hvem som er syke, omfanget av fraværet og forholdet mellom korttids- og langtidsfravær. Med riktig oppfølging av sykefraværet vil kommunen på sikt kunne begrense kostnadene som påføres organisasjonen og den enkelte som blir satt utenfor. Denne forvaltningsrevisjonen har vist at det er forbedringsmuligheter på dette området. Spesielt gjelder dette praksis for egenmeldinger. 5 Kommunens Sentralforbund Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 18 av 18

19 For det andre vil administrative rutiner for registrering og oppfølging av fravær ha direkte økonomiske konsekvenser. Som rapporten har vist dreier dette seg om for lite refusjon av sykepenger når egenmeldingsperioder ikke blir lagt til påfølgende legemeldt sykefravær. Samlet tyder undersøkelsen på at både kommunens egne vedtak om administrative rutiner og lovverk på området ikke er tilstrekkelig bevisstgjort og/eller bekjentgjort i organisasjonen. Dette vil på sikt kunne skape en praksis hvor registrering og oppfølging av alle typer fravær ikke blir så viktig verken for ansatte eller ledelen, og/eller at det utvikler seg flere ulike måter å håndheve regelverket på. For å unngå dette bør kommunen sørge for at interne rutiner og lovverk på området blir etterfulgt og praktisert på lik linje i hele organisasjonen. 7. REVISORS ANBEFALINGER Kommunen har vedtatt retningslinjer ved fravær. Revisor vil anbefale at det iverksettes tiltak som sikrer gode kontrollrutiner i kommunen. Videre bør kommunen prioritere arbeidet med å utarbeide skriftlige lønnsrutiner. I første omgang bør informasjon til de ansatte om kravet til å levere egenmelding etter et fravær formidles umiddelbart. 8. KILDER Lov om kommuner og fylkeskommuner Lov om folketrygd Lov om arbeidsvern og arbeidsmiljø. Lov om ferie Kommunens egne retningslinjer HTA Personalhåndboken Håndbok om særavtaler m.m. for skoleverket Lønnsdata for Hitra kommune Nettsted: Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 19 av 19