Møtebok for kontrollutvalget i Vestre Slidre kommune

Transkript

1 Møte: 05/2016 Til Sak: /2016 MØTEBOK KONTROLLUTVALGET I VESTRE SLIDRE Møtested: Kommunehuset Vestre Slidre, formannskapssalen. Møtedato: Tirsdag Møtetidspunkt: Kl Følgende deltok: Olle Rosendal Frode Rolandsgard Andris Tuvmarken - leder av K-utvalget - nestleder - varamedlem for Vivi Ann Skrindsrud Martin Sæbu - rådmann (til sak 11/2016) Åge Sandsengen Reidar Schlytter - revisjonssjef Kommunerevisjon IKS - sekretariatsansvarlig Innkalling godkjent. Godkjenning av møtebok Vedtak: Møtebok enstemmig godkjent. Neste møte, kl og fellesmøte fredag kl Leder Olle Rosendal, tlf Side 1

2 Sak 11/2016 Utvikling i sykefravær Dokumenter i saken: Rådmannen legger eventuelt disse frem i møtet. Saksopplysninger Det er viktig at kommunen har rutiner som sikrer at man følger utviklingen i sykefravær innenfor ulike sektorer, og at det iverksettes tiltak både for å forebygge sykefravær og for å sikre at sykemeldte kommer raskt tilbake i jobb. Dette er viktig for den enkelte arbeidstaker, for tjenestemottakere og for kostnadsnivået til kommunen. Videre er forebyggende helsearbeid et sentralt element i samhandlingsreformen, og kommunene bør være et foregangseksempel i så måte. Rådmannen er følgelig invitert til møtet for å informere om følgende: - Utvikling i sykefravær de siste tre årene fordelt på sektor (eller den inndeling kommunen bruker i sin rapportering). - Vurdering av hva som er et akseptabelt/ønsket nivå i de ulike sektorer. Eksempelvis hvorfor er det akseptabelt med +/- 10% sykefravær innen f.eks. barnehage og pleie- og omsorg, mens det kan være lavere på skole? - Redegjørelse for hvilke tiltak som er iverksatt for å forebygge sykefravær. F.eks. tiltak som kan iverksettes for å forebygge belastningsskader både innen kontor, barnehage og pleie- og omsorg. - Redegjørelse for hvilke tiltak som typisk iverksettes overfor sykemeldte/ansatte som er ofte syke for å sikre at de raskere kommer tilbake i jobb/sjeldnere blir syke. - Hvordan forholder kommunen seg til ansatte som er f.eks. 60 % sykemeldt, men som kan ha 100% tilstedeværelse på jobb? Eksempelvis kan det inngås nærmere samarbeid med kommunelegen om å sykemelde ansatte, og la de gå på egenmelding med signaler om at ansatte skal være tilstede på jobb i størst mulig grad. Herunder samarbeid med NAV, fastlege mv. Viser bl.a. til omtale om sykefravær i Aftenposten mandag 12.september. Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. Behandling i møte Rådmann la fram oversikt over sykefraværet i kommunen. og områder med høyt sykefravær ble viet spesiell oppmerksomhet. Herunder ble det drøftet tjenester der kortidsfraværet var relativt høyt. Totalt var det et fravær på 7,7 % for 2014, tilsvarende for inneværende år ,0 %. Oversikten viser stabilt sykefravær i kommunen, men det er viktig at kommunen følger opp områdene mht god dialog og kartlegging av årsak. Rådmann kom også inn på følgende mht spørsmål stilt i saksutredningen. - Vurdering av hva som er et akseptabelt/ønsket nivå i de ulike sektorer - Redegjorde for hvilke tiltak som er iverksatt for å forebygge sykefravær. - Redegjorde for hvilke tiltak som typisk iverksettes overfor sykemeldte/ansatte som er ofte syke for å sikre at de raskere kommer tilbake i jobb/sjeldnere blir syke Leder Olle Rosendal, tlf Side 2

3 - Hvordan forholder kommunen seg til ansatte som er f.eks. 60 % sykemeldt, men som kan ha 100% tilstedeværelse på jobb? Her er det godt samarbeid med NAV, fastlege mv. -Viste også til oppfølgingsplan for ledere med personalansvar for oppfølging av sykefraværet. Vedtak Kontrollutvalget anmoder rådmann om å: 1. Analysere årsaker til høyt kortidsfravær på de tjenester som har dette over lang tid, og vurdere å iverksette tiltak for å redusere dette. 2. Være pådriver for holdningsskapende informasjon om sykefravær innenfor de enkelte tjenesteområder. For øvrig tar Kontrollutvalget rådmannens orientering til etterretning. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra rådmann på hvordan han vil gjennomføre punkt 1 og 2 innen 11.oktober 2016, og kopi av resultatene og tiltakene som iverksettes. Leder Olle Rosendal, tlf Side 3

4 Sak 12/2016 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016 Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24 Vedtak: Møtet lukke med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24 Dokumenter i saken: Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt overordna analyse for. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13. Planen skal ta utgangspunkt i en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen, som dokumenteres i en overordnet analyse, jf. forskrift om kontrollutvalg 10: Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de som utøver kommunens eierinteresser gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll) og/eller gjennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontroll- og tilsynsarbeidet i Valdres er tenkt gjennomført i kommende fireårsperiode. Kontrollutvalget har bedt Kommunerevisjon IKS utarbeide overordna analyse for Vestre Slidre kommune, og deretter plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Planen skal legges frem for kommunestyre for behandling før Når det gjelder planens del tre vedrørende tema i kontrollutvalget er temaene nærmere beskrevet i saksdokument 12 B. Tanken er at saken i kontrollutvalget skal tilpasses den enkelte kommune. I dokumentet gis eksempler på hva som kan stå i saken. Dette er et arbeidsdokument for kontrollutvalget som vil bli videreutviklet i planperioden. Forslag til vedtak Kontrollutvalget oversender plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll godkjennes. Kontrollutvalget gis fullmakt til å gjøre endringer i planen dersom utvalget finner det nødvendig. Behandling i møte Ku (kontrollutvalget) gikk igjennom planen punkt for punkt. Leder Olle Rosendal, tlf Side 4

5 Vedtak Kontrollutvalget oversender plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll godkjennes. Kontrollutvalget gis fullmakt til å gjøre endringer i planen dersom utvalget finner det nødvendig. Vestre Slidre, Reidar Schlytter Sekretariatansvarlig Kopi: Ordfører, Rådmann, postmottak og Kommunerevisjonen IKS Møtebok godkjent: Vestre Slidre den... Olle Rosendal Frode Rolandsgard Andris Tuvmarken Leder Olle Rosendal, tlf Side 5