PROTOKOLL FRA MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13.

Transkript

1 Dato: DEN NORSKE KIRKE Halden kirkelige fellesråd Os allé 13, 1777 Halden Tlf: Fax: Org.nr: PROTOKOLL FRA MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13. Fra samarbeidsenhet Halden, Berg og Rokke: Berg menighet Halden menighet Rokke menighet Alf Rolin Anne-Brit Bjørk Gerd Myren Fra samarbeidsenhet Idd, Enningdalen, Tistedal og Asak: Asak menighet Enningdalen menighet Idd menighet Tistedal menighet Rolf Odberg John-Evert Vestbakke Svein Ystehede Hilde Kontinen Halden kommunes representant Biskopens representant Ansattes representant Administrasjonens representant Marte M.L. Akerbæk Klanderud Kari Mangrud Alvsvåg Jan Erik Norheim Jan Ivar Andreassen Andre: Marianne Grinnbo Meldt forfall: Bodil Greaker Flø, Hanne Grethe Mosen, Morten Lager og Marianne Grinnbo. Åpningsord Anne-Brit Bjørk 1

2 SAKSLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste. Vedtak: Innkalling og saksliste ble godkjent. Godkjenning av protokoll fra fellesrådets møte Vedtak: Protokoll fra fellesrådets møte ble godkjent. KF 32/16: Revisjon av permisjonsreglementet. Revisjonen av permisjonsreglementet er nødvendig. Det gamle er fra , og endringer i lovverket gjør at dette ikke lenger stemmer overens. Administrasjonen tok fatt på revisjonsarbeidet for rundt to år siden, men manko på arbeidskraft har bidratt til at arbeidet har gått sakte. Underveis i arbeidet har KA blitt konsultert og det har vært møte med tillitsvalgte. I referat fra møtet med tillitsvalgte hentes følgende informasjon. «Det gamle permisjonsreglementet trengte revidering, og administrasjonen har over tid jobbet med dette. Tillitsvalgte har fått forslaget tilsendt, og har hatt mulighet til å komme med kommentarer. Reglementet ble gjennomgått på møtet, og det ble foretatt noen justeringer. Redigert forslag til permisjonsreglement med den siste justeringen vedlegges dette møtereferatet. Det var enighet om at redigert dokument oversendes AMU for uttalelse før fellesrådet får det til endelig behandling i sitt møte i » Behandlingen av saken er utsatt fra til dagens møte fordi AMU først behandlet saken Referatet fra AMU er vedlagt. Fellesrådets AU hadde møte den og legger fram følgende forslag til revidert permisjonsreglement. På bakgrunn av AMU kommentarer, er det gjort noen få endringer. Disse framkommer med rød skrift i dokumentet. 2

3 Forslag til vedtak: Framlagte forslag til revidert permisjonsreglement godkjennes. Vedtak: Endringsforslag framsatt av fellesrådets leder, hvor det ble foreslått en justering av teksten i forhold til lesedager opp mot ordlyden i HTA Dette ble bifalt, og framlagte forslag til revidert permisjonsreglement ble godkjent med denne justeringen. KF 33/16: Økonomirapport pr Rapporten viser til et merforbruk pr på kr ,-, og som kan dekkes inn i 2016 mot at det begrenses kraftig på innkjøp av varer og tjenester resten av året. Kirkevergen har iverksatt innsparingstiltak fra av. Vedtak: Fellesrådet tar økonomirapporten til etterretning, det innkalles til AU i uke 42, for å følge utviklingen når september rapporten foreligger. KF 34/16: Finansiering av innbruddskade Idd driftsbygning. Det henvises til orienteringssak i FR den vedrørende Innbruddskade i driftsbygningen på Idd kirkegård, og hvor det ble Informert om at saken var anmeldt til politiet. På vegne av fellesrådet har kirkevergen sagt seg enig i politiets vurdering at forholdet skal påtales, og at det evt. kan straffeforfølges. Denne saken har også en økonomisk side, og det er fremmet krav om erstatning. Kravet er på kr 61910,- Mva. kr 15477,- Sum inkl. mva. kr 77387,- Egenandelen på våre bygninger er kr ,- og vi får derfor ikke dekket denne skaden via vårt forsikringsselskap. Hittil i 2016 har vi hatt fire akutte forhold, hvorav et av tilfellene ble dekket som naturskade. En mindre skade er dekket over ordinært driftsbudsjett, og en er dekket via omprioriterte investeringsmidler. Fellesrådet må nå vurdere 3

4 hvordan denne fjerde skaden skal dekkes inn. Mot slutten av regnskapsåret 2015, vedtok fellesrådet å gjøre avsetninger i driftsregnskapet til ulike utbedringstiltak. De fleste av avsetningene er allerede brukt, eller det er brukt deler av de. En av avsetningene som ennå ikke er rørt, og som er på kr ,-, er til trefelling og ny beplantningsplan. ( i første rekke er disse tiltenkt Os). AU har drøftet forholdet og kirkevergen foreslår at formålet for denne avsetningen endres til «bygningsskader», og at skaden på Idd driftsbygning dekkes via denne avsetningen. Kirkevergen har videre tatt initiativ til et møte med det forsikringsselskapet fellesrådet har avtale med for en gjennomgang av porteføljen. Tatt i betraktning innbruddet på Idd, er det aktuelt å se på de årlige kostnadene dersom egenandelen reduseres. Vedtak: 1. Fellesrådet endrer formålet på følgende avsetning gjort i driftsregnskapet for 2015: Avsetning på disposisjonsfond pålydende kr ,- til «trefelling og ny beplantningsplan», endres til avsetning «bygningsskader». 2. Avhengig av tilslutning til vedtakets pkt. 1 Innbruddsskaden på Idd driftsbygning dekkes over avsetningen på disposisjonsfond «bygningsskader». 3. Trefelling og ny beplantningsplan tas med i fellesrådets forslag til driftsbudsjett for KF 35/16: Kjøleaggregatet Os kapell defekt. Gjennom rutine kontroll av våre elektriske installasjoner er det avdekket at kjøleaggregatet på Os kapell (lik-kjøla) er ferd med å svikte. Aggregatet klarer ikke lenger å holde forsvarlig temperatur som er 2 4 grader. Enn så lenge ligger det på om lag 6 grader. Ved rehabiliteringen av kapellets underetasje i 2008 som gikk via et kommunalt investeringsprosjekt, ble ikke aggregatet skiftet. Det gamle aggregatet er trolig år gammelt. Vi er nå redd for at det kan føre til helseskader dersom ikke aggregatet snarlig blir skiftet. Kirkevergen har iverksatt innhenting av priser på nytt aggregat, og dette ønskes skiftet så snart som mulig. AU ble den informert om forholdet Koordinerende kirketjener på Os og 4

5 verneombudet er informert. Kommuneoverlege er kontaktet for mulig om å komme med en uttalelse eller tilbakemelding på de mulige helsemessige konsekvensene. AU har drøftet forholdet og det er enighet om at aggregatet må skiftes, men at det parallelt bes om en uttalelse fra kommuneoverlegen. Det må beregnes driftsstans i kapell og krematorium i ca. en uke. Seremonier må trolig foregå andre steder, og kister må lagres i Berg kapell, Rokke bårehus og etter avtale ved Halden helsehus. AU vurderer det slik at dette er en uforutsett kostnad som må tas, men som blir vanskelig for fellesrådet og håndtere økonomisk. Trolig vil kostnaden være rundt kr ,-. AU vil foreslå at det søkes Halden kommune om tilleggsbevilgning til å dekke denne utgiften, og kommune overlegens uttalelse vedlegges søknaden. Vedtak: 1. Kirkevergen iverksetter installasjon av nytt kjøleaggregat i Os kapell så snart som mulig etter at pristilbud er innhentet. 2. Fellesrådet søker Halden kommune om tilleggsbevilgning for dekning av de faktiske kostnadene fellesrådet har pådratt seg som følge av at kjøleaggregatet må skiftes. Kommuneoverlegens uttalelse vedlegges. KF 36/16: Budsjettforslag drift 2017 og investering Fellesrådets virksomhet har gjennom flere år måttet forholde seg til en stram økonomi. Ved gjennomgang av Kostra-tallene som ble foretatt i 2014 lå det kommunale driftstilskuddet til Halden kirkelige fellesråd betydelig under det relevante sammenlignbare fellesråd fikk. Det er ikke utarbeidet noen slik rapport for 2016, men situasjonen dette driftsåret er trolig ikke veldig forandret. Det er verd å merke seg at fellesrådet i hele fireårsperioden som ligger bak, kan henvise til regnskapstall der lønnskostnaden er ca. 70 % av de totale driftsutgifter. Ved inngangen til 2016 var sykefraværet på 4,6 %, noe som er lavere enn foregående år. Fellesrådet gikk inn i 2016 med et marginalt mindreforbruk (overskudd). Situasjonen hittil i 2016 har vært en restriktiv vikarbruk, store sparetiltak og stopp i vedlikehold. Resultatet er at mange forvaltningsmessige oppgaver blir liggende for lenge, og at stressnivået blant de ansatte øker. Utsatt vedlikehold på våre kirkebygg blir dyrere å ta igjen. Et lyspunkt er Asak kirke hvor det er kommet investeringsmidler og rehabiliteringsarbeidet er i full gang. 5

6 På Idd er det blitt enighet med Halden kommune at de kjører prosjektet «regulerings og utvidelse Idd kirkegård», dette er derfor tatt ut av fellesrådets budsjettforslag på investeringssiden. Framlagte forslag til driftsbevilgning for 2017 er om lag 3 mill. kroner høyere enn forslaget for Dette er forklart under pkt. 2 Driftsmessig utvikling i vedlagte budsjettdokument. Det er lagt inn vekst i bemanning med en halv stilling mot administrativ forvaltning, og en hel stilling mot kirke- og kirkegårdsforvaltning, og vedlikeholdsnivået er løftet. I det framlagte forslaget er det på investeringssiden blant de foreslåtte prosjekter gjort en prioritering: Kirkegårdsutvidelse på Os med muslimsk gravfelt. Sikring av midler til videre rehabilitering av Asak kirke. Midler til nye maskiner på kirkegårdene. Selv om Halden kommune fortsatt sliter økonomisk tungt, er det viktig å se at kirkens virksomhet trenger et nivåløft for å ivareta sine oppgaver på en forsvarlig måte. Da vil kirken i Halden kunne jobbe mer effektivt forvaltningsmessig, og igjen bli i stand til å utføre systematisk kirkevedlikehold. Vi mener det nå er viktig å minske stressnivået blant våre ansatte. Budsjettforslaget som legges fram er ikke fasjonabelt. Det gir derimot uttrykk for at dette er det nivået fellesrådet mener er forsvarlig i forhold til de oppgavene kirken lokalt er satt til å forvalte. Vedtak: Med noen tekstmessige justeringer ble framlagte forslag til driftsbudsjett for 2017 godkjent. Det innebærer at det bes om et kommunalt rammetilskudd til drift på kr ,- Framlagte forslag til investeringer for planperioden ble godkjent. I planperioden ber fellesrådet om investeringsmidler på til sammen kr ,-. KF 37/16: Orienteringssaker KA s landsråd Ingen forslag sendt inn fra Halden kirkelige fellesråd. Det henvises for øvrig til FR behandling av denne saken sak KF 28/16. 6

7 Hovedtariffoppgjøret i havn. Av 159 stemmegivere, svarte 158 JA og 1 NEI ved uravstemmingen. Hovedtariffoppgjøret finnes for øvrig på Nye regler for offentlige anskaffelser. Fra heves nasjonal terskelverdi fra en halv million til 1,1 mill. Dette forenkler anbudsprosessen da det blir en høyere terskel for å legge ut prosjektet på den offentlige søkebasen Doffin. Dette kan også gi lokale entreprenører større muligheter, da endringen gir et økonomisk større spillerom i begrensede anbudskonkurranser. Midlertidig orgelløsning i Os kapell? Orgelet i Os kapell er helt nedspillt og bør byttes. Orgelelet har i mange år vært på fellesrådets ønskeliste i forholdt til økonomiplanen. Det vurderes nå en midlertidig løsning. Se vedlegg: Arbeidsgruppe nedsatt. Revisjon av gudstjenesteordningen. Borg biskop har i brev av varslet gjennomgang av gudstjenesteforordningen. Sogneprestene bes om å ta et særlig ansvar for å forberede saken for menighetsråd og stab. Biskopen har gitt følgende frister: Innen menighetsrådenes vurderinger og begrunnet søknad. Det skal legges ved årsplan, og er det vesentlige endringer så skal menighetsmøtet gis rett til å uttale seg. Menighetsrådenes vedtak sendes kirkelig fellesråd. Innen Kirkelig fellesråd utreder de økonomiske og administrative konsekvensene og oversender dette til prosten. Innen Prosten gjør sin helhetsvurdering Innen Biskopen gjør sin helhetsvurdering på bakgrunn av alle innsendte vedtak og dokumenter og etter konsultasjon med kirkevergene og drøfting med fagorganisasjonene. Biskopen fastsetter den endelige forordningen. Videre leie av driftsbygningen i Os alle 7b. Den ble det inngått videre leieavtale med IFE institutt for energiteknikk om leie av driftsbygningen i Os alle 7b. Leietiden var fra , og med opsjon på å forlenge leietiden med 1 år. Leieavtalen er nå sagt opp, men det er igangsatt et arbeid for å etablere ny leiekontrakt. Partene vil møtes i løpet av oktober. Framdrift rehabiliteringen av Asak kirke. Sørvegg og halve gavel vegg er i ferd med å få ny puss. Anbudskonkurranse for neste del av rehabiliteringen er lagt ut på den 7

8 offentlige søkebasen Doffin, 13 firmaer har meldt sin interesse. Anbudsbefaring gjennomført den , og 4 firmaer møtte i tillegg arkitekt Per Stenseth fra Grimsrud og Stenseth arkitekter samt kirkevergen. Beslutningen på hvem entreprenør som tildeles oppdraget ligger hos fellesrådet, og må derfor påregnes og bli avgjort på fellesrådets AU møte den og vil bli referert fellesrådets møte den Referat fra integrerings- og inkluderingsutvalget av Utvalget er nå fulltallig - Se vedlegg Evt: Ingen saker meldt. Jan Ivar Andreassen Kirkeverge 8